Taller Base Cero UDEM SEP 09

Taller UDEM

“Presupuesto Base Cero”

Septiembre de 2009 1

ÍNDICE

1.

Introducción

2.

Detonando la mejora presupuesto base cero

3.

Metodología del presupuesto base cero

4.

Conclusiones y recomendaciones

2

con

el

INTRODUCCIÓN Contexto del sistema de presupuestación y control en la UDEM: VISIÓN Y LÍNEAS DE ACCIÓN

1

INF.

INF.

PROGRAMAS DE ACCIÓN INF.

REPORTES

REVISIÓN DEL

Y ANÁLISIS

PRESUPUESTO

PRESUPUESTO

4

2 OPERACIÓN Y MEDICIÓN

3

INF. 3

EN RESUMEN

INTRODUCCIÓN

Los principales objetivos de un sistema de presupuestación y control son: 

Asegurar el logro de los objetivos y metas organizacionales previamente establecidos.



Detectar de manera oportuna las causas de desviación en el logro de dichas metas y objetivos.



Establecer e implementar las medidas preventivas y correctivas necesarias.

4

5

PRESUPUESTO BASE CERO El PRESUPUESTO BASE CERO es una herramienta presupuestal mediante la cual se determinan cada año todos los programas y gastos, siempre a partir de cero.

Justificar las actividades mediante un análisis costo beneficio

Jerarquizar las actividades de acuerdo a su relevancia

6

PRESUPUESTO BASE CERO El proceso de base cero reúne diversas técnicas de planeación y control dentro de un marco sistemático: Definición de metas y objetivos

Presupuesto por rubro

Análisis costo beneficio

Análisis de alternativas 7

PRESUPUESTO BASE CERO La diferencia esencial entre el presupuesto tradicional y el base cero es que este último requiere que las actividades para realizarse deben justificarse sobre la base de costo beneficio.

INCREMENTAL O TRADICIONAL

BASE CERO

• Inicia en la base existente

• Inicia con blanco”

• Inicia con unidades monetarias

• Inicia con propósitos y objetivos

• Sólo examina los costos

• Permite examinar los beneficios y costos de todas las actividades

8

el

programa

“en

PRESUPUESTO BASE CERO Con la metodología del presupuesto base cero en la UDEM nos proponemos: 1. Identificar y eliminar actividades que no agregan valor para reducir los costos y hacer más eficiente la operación.

2. Incentivar el análisis de métodos alternativos de operación para optimizar costos y lograr los resultados deseados.

9

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METODOLOGÍA La metodología para la elaboración de un presupuesto base cero en la UDEM es: 1. Conocer la visión y líneas de acción de la UDEM

2. Establecer los principios y premisas del presupuesto base cero

3. Definir las actividades por centro de costos y sus indicadores

6. Asignar los recursos

5. Justificar las actividades

4. Jerarquizar las actividades

7. Integrar el presupuesto anual base cero

8. Dar seguimiento al presupuesto base cero

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METODOLOGÍA

Visión

1. Conocer la visión y líneas de acción de la UDEM.

La visión de la UDEM para 2010 es: En la Universidad de Monterrey tenemos una visión muy clara de lo que esperamos ser en el año 2010: una de las cinco mejores universidades de inspiración católica del continente americano y la mejor de México.

Fuente: http://www.udem.edu.mx/acerca/masacerca/mision_y_vision/256

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METODOLOGÍA

Líneas de acción

Las líneas de acción de la UDEM para 2010 son:

1. Aumentar ingresos.

2. Retención de alumnos.

3. Infraestructura académica.

4. Fortalecer la calidad académica y formativa. Fuente: UDEM

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METODOLOGÍA

Principios y premisas

2. Establecer los principios y premisas del presupuesto base cero.

Para optimizar costos y lograr los objetivos de la UDEM en la elaboración del presupuesto 2010 se debe cumplir con los siguientes principios relacionados con el presupuesto base cero.

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METODOLOGÍA

Principios

1. Las actividades co n su presu puesto de re cursos deben estar orientadas al cumplimiento de metas y estrategias. Implica: •

Definir las metas, líneas de acción y proyectos que se quieren cumplir.

•

Alinear las actividades con las metas por realizar.

•

Detallar los recursos que se requieren para lograr cada actividad.

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METODOLOGÍA

Principios

2. Toda actividad para ser realizada debe justificarse con base en un análisis costo beneficio. Implica: •

Justificar cadalauna de las actividades partiendo siempre de cero, es decir, como si fuera primera operación de la empresa, evaluando y justificando cada rubro.

•

Justificar el presupuesto completo de cada actividad, contemplando los recursos necesarios y su correlación con la meta a lograr.

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METODOLOGÍA

3.

Principios

El presupuesto base cero es una plataforma mínima a lograr.

Implica: •

La meta se puede mejorar.

•

El presupuesto base cero no es el resultado incremental del ejercicio anterior.

•

El logro de metas y la optimización de recursos debe ser alcanzado.

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METODOLOGÍA

Principios

4. Los responsables de los centros de costos serán los encargados de definir, justificar y jerarquizar las actividades con su presupuesto de recursos. Implica: •

Agrupar las tareas actividades quecostos permitan dosde o tres actividades como en máximo por globales centro de al definir mando un responsable.

•

Incrementar la participación de los diferentes niveles de la organización en el diseño de sus metas y actividades, dado el conocimiento de su área.

•

Establecer una jerarquía de actividades de acuerdo a su costo-beneficio y en relación con los objetivos.

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METODOLOGÍA

Principios

5. En la asignación de presupuesto debe imperar la creación de valor de las actividades para que se les asigne recursos a dichas actividades. Implica: •

Si alguna actividad es necesaria, pero su costo es actividad mayor a su beneficio se deben buscar métodos alternos de realizar dicha con menores recursos.

•

El proceso de presupuestar debe ser aprovechado para encontrar métodos alternos para cumplir metas y optimizar recursos.

•

Aprovechar el ejercicio de presupuestación base cero como mecanismo para la reasignación de recursos hacia las actividades que agregan mayor valor.

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METODOLOGÍA

Principios

6. En el seguimiento del presupuesto se debe analizar las causas de desviaciones. Implica: •

No buscar culpables de problemas, buscar causas para atacarlas de raíz.

•

Obligar a realizar un autoanálisis periódico en forma sistemática para plantear acciones inmediatas y estructurales respecto a las variaciones encontradas.

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METODOLOGÍA

Premisas

Para la elaboración del presupuesto 2010 en base a la técnica de base cero, se requiere cumplir con las siguientes premisas: •

El presupuesto 2010 debe alinearse al cumplimiento de la visión de la UDEM y a sus líneas de acción.

•

Las actividades y recursos que componen el presupuesto 2010 deben ser justificados y no debe ser mayor al presupuesto 2009 en términos nominales.

•

La optimización del gasto es prioritaria.

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METODOLOGÍA

Definir actividades y sus indicadores

3. Definir las actividades por centro de costos y sus indicadores.

ACTIVIDAD es el grupo de tareas específicas que contribuyen al cumplimiento de los procesos y objetivos. Es un evento que transforma recursos e insumos en servicios. Permite el análisis de “PARA QUÉ se gastan los recursos”.

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METODOLOGÍA


Las actividades pueden identificarse usando la siguiente técnica:

El responsable del centro de costos se reúne con los integrantes del área para definir sus actividades. Ejemplo: • En la reunión se reflexiona en torno a: • Las metas y objetivos del área. • Las responsabilidades del centro de costos. • Los recursos necesarios para alcanzar sus objetivos, etc. • La información se analiza para determinar las actividades del área.

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METODOLOGÍA


Para realizar la definición de una actividad se deben observar ciertas reglas que facilitan su identificación: REGLAS

1. ¿Produce un producto o servicio? 2. ¿Existe una transformación? 3. ¿Agrega valor? 4. ¿Existe un cliente específico? (interno o externo) 5. ¿Es una cadena de tareas relacionadas? 6. ¿Tiene entradas y salidas? 7. ¿Describe apropiadamente lo que hace? 100%

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METODOLOGÍA


Algunos consejos para la definición de actividades y su nivel de detalle son: Para la definición de actividades: 1. Utilizar frases con verbos en infinitivo que indiquen acción y el objeto específico que recibe la acción. Ejemplo: • Impartir clases a alumnos de profesional. • Coordinar graduaciones para los alumnos.

• Brindar soporte a los maestros.

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METODOLOGÍA


Para el nivel de detalle: 2. Definir actividades y no tareas de cada centro de costos (2 ó 3 actividades como máximo para facilitar su administración y seguimiento).* Ejemplo: • Las actividades para el Departamento son tres: • Elaborar y actualizar programas de estudio. • Impartir clases a alumnos de profesional. • Realizar actividades de convivencia con los maestros.

* Para lograr una definición de actividades relevantes se recomienda combinar actividades relacionadas, que usan el mismo indicador, están al mismo nivel operativo o representan un esfuerzo porcentual bajo respecto al total.

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METODOLOGÍA


Para cada actividad se deben definir indicadores que faciliten la evaluación del presupuesto.

El análisis de los indicadores lleva a generar acciones y tomar medidas correctivas en caso de ser necesario.

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METODOLOGÍA


En la UDEM utilizaremos dos tipos de indicadores para efectos del presupuesto: • La eficiencia se relaciona con la capacidad para

INDICADORES DE EFICIENCIA

llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo gasto de tiempo. • Son las medidas que indican el esfuerzo invertido en la consecución de actividades. • Son indicadores del proceso.

• La eficacia se relaciona con hacer efectivo un

INDICADORES DE EFICACIA

intento o propósito. • Son las medidas que indican el acierto en la

consecución de las actividades. • Son indicadores del resultado.

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METODOLOGÍA


Caso: • Un departamento planea gastar en una actividad $100,000, realizará 1,000 procesos de

admisión e inscribirá a 100 alumnos.

• Escenario 1: Gastó $120,000, realizó 2,000 procesos de admisión e inscribió a 10

alumnos.

• Escenario 2: Gastó $90,000, realizó 700 procesos de admisión e inscribió a 120

alumnos.

• ¿Cuáles son sus indicadores de eficiencia y eficacia?

Indicador de Eficiencia = Núm. de admisiones procesadas. Indicador de Eficacia = Núm. de alumnos de nuevo ingreso.

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METODOLOGÍA


PRESUPUESTADO: $ 100,000 / 1,000 proceso de admisión = $100 Admisión por alumno $100,000 / 100 alumnos = $ 1,000 Inscripción por alumno

ESCENARIO 1: •

Indicador de Eficiencia $ 120,000 / 2,000 procesos de admisión = $ 60 Admisión por alumno

•

Indicador de Eficacia $ 120,000 / 10 alumnos = $12,000 Inscripción por alumno

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METODOLOGÍA


ESCENARIO 2: •

Indicador de Eficiencia $ 90,000 / 700 proceso de admisión = $ 129 Admisión por alumno

•

Indicador de Eficacia $90,000 / 120 alumnos = $ 750 Inscripción por alumno

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METODOLOGÍA


Algunos consejos para la definición de indicadores son: 1. Definir un solo indicador para efectos del presupuesto que aliente a mejorar el desempeño. • Permite que el modelo sea más eficiente. • Requiere menor mantenimiento y recolección de los datos del

indicador.

2. Seleccionar indicadores que sean fáciles de medir para facilitar su control y seguimiento.

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METODOLOGÍA


Ejemplo: • El responsable de un Departamento definió los siguientes indicadores para sus

actividades:

1. Elaborar y actualizar

2. Impartir clases a

programas de estudio

alumnos de profesional

3. Realizar actividades de convivencia con los maestros

Eficiencia: Tiempo de revisión de los programas de estudio

Eficiencia: Núm. de clases impartidas

Eficiencia: Tiempo promedio de invertido en cada actividad

Eficacia: Núm. de programas revisados

Eficacia: Núm. de alumnos

Eficacia: Núm. de maestros

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METODOLOGÍA


Captura en Formatos: 1. Ingresar al archivo “Formato para Presupuesto Base Cero UDEM 2010”. 2. Ingresar a la pestaña “Definiciones” para revisar una explicación del contenido de los campos del formato.

37

METODOLOGÍA


3. Ingresar a la pestaña “Ejemplo” para revisar un ejercicio.

38

METODOLOGÍA


4. Ingresar a la pestaña “Justificar Actividades” para iniciar la captura de las actividades y sus indicadores.

Nombre de la actividad

Es una medida del proceso

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Es una medida del resultado









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METODOLOGÍA

Jerarquizar actividades

4. Jerarquizar las actividades. •

Los responsables de los centros de costos deben clasificar o enumerar las actividades según su orden de importancia sin repetir el número de jerarquía.

•

La forma de clasificación es ordenando las actividades de mayor a menor partiendo de lo más relevante en relación a la visión y metas que se quieren lograr.

•

El proceso de clasificación permite identificar las prioridades para tomar decisiones de asignación de recursos.

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METODOLOGÍA


Ejemplo: • El responsable de un Departamento jerarquizó sus actividades en el siguiente orden de

importancia de acuerdo a su relevancia dentro del proceso educativo:* 1. Impartir clases a alumnos de profesional. 2. Elaborar y actualizar programas de estudio. 3. Realizar actividades de convivencia con los maestros.

* Es posible tener más de tres actividades en el archivo de trabajo, sin embargo éstas se deben depurar para entregar al Departamento de Presupuestos máximo 3 actividades por centro de costos.

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METODOLOGÍA


Captura en Formatos: 1. Ingresar al archivo “Formato para Presupuesto Base Cero UDEM 2010”. 2. Ingresar a la pestaña “Justificar Actividades” para iniciar la captura de la prioridad de las actividades.

Ordenar la actividad de acuerdo a su importancia siendo el “1” el de mayor prioridad

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METODOLOGÍA

Justificar actividades

5. Justificar las actividades. •

Consiste en explicar con argumentos fundamentados la importancia de realizar las actividades que requieran la asignación de recursos.

•

La justificación de actividades se realiza mediante un análisis costo beneficio.

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METODOLOGÍA


Los elementos a considerar en la justificación de actividades son: 1. Propósito de la actividad. •

Señalar las metas y objetivos que se persiguen al realizar la actividad.

2. Justificación de la actividad. •

Describir la importancia de la actividad con respecto a la visión y líneas de acción de la UDEM.

3. Logros y beneficios de realizar la actividad. •

Identificar los resultados tangibles que se lograrán mediante la realización de la actividad. 46

METODOLOGÍA


4. Alternativas de acción. • Señalar las distintas formas de llevar a acabo la misma función

realizando un análisis ello, después de lo cual se selecciona la mejor y se descarta el resto.

• Señalar los niveles de esfuerzo requerido para realizar la función

identificando los niveles de esfuerzo que se tienen como alternativa y los niveles de gasto necesarios para ello.

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METODOLOGÍA


Algunos consejos para la justificación de actividades son: 1. Ser muy específico al puntualizar el propósito de la actividad, su importancia, sus logros y las consecuencias de no realizarla.

2. Señal ar alguna varias aactividad. lternativas de acción para evitar la eliminación total de

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METODOLOGÍA


Captura en Formatos: 1. Ingresar al archivo “Formato para Presupuesto Base Cero UDEM 2010”. 2. Ingresar a la pestaña “Justificar Actividades” para iniciar la captura de datos en el área de captura de los mismos (Figura A). La información a capturar comprende: • • • • • • • •

Número del Departamento Descripción del Departamento Prioridad Propósito Justificación Logros y beneficios Alternativas Consecuencias

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METODOLOGÍA


Figura A

Número del centro de costos

Metas y objetivos que se persiguen

Nombre del centro de costos

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METODOLOGÍA


Figura A

Importancia de la actividad respecto a las metas y objetivos de la UDEM

Resultados que se lograrán

51

Otras formas de llevar a cabo la actividad

Consecuencias de no realizar la actividad

METODOLOGÍA


3. Al terminar de llenar el archivo “Formato para Presupuesto Base Cero UDEM 2010” favor de enviarlo vía correo electrónico a José Demetrio González con el siguiente asunto:

•

Asunto: Presupuesto 2010

•

E-mail: [email protected]

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METODOLOGÍA

Asignar recursos

6. Asignar los recursos.

Los RECURSOS son los gastos de la institución y son consumidos por las actividades. Pe rmite el análisis de “EN QUÉ se gastan los recursos”.

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METODOLOGÍA

Asignar recursos

Después de tener las actividades que agregan valor es necesario buscar realizar las actividades al costo óptimo, por ejemplo: 1.

Minimizar los gastos buscando alternativas más económicas o de m ejor rendimiento.

2.

Mejorar negociaciones con proveedores.

3.

Desarrollar modelos alternos de abastecimiento de insumos.

4.

Buscar reducción de gastos en los eventos.

5.

Optimizar el c osto de impartir clases contando con e l número adecuado de alumnos por grupo.

6.

Tener una actitud constructiva para compensar gastos imprevistos.

7.

Mejorar la eficiencia y efectividad de promociones.

8.

Optimizar el gasto en publicaciones, cursos y seminarios.

9.

Maximizar el uso de la capacidad instalada. 55

METODOLOGÍA

Asignar recursos

Captura en Banner: 1. Ingresar a BANNER con su cuenta (usuario – password). 2. Ingresar al “Modulo de Captura de Presupuesto” mediante la forma FZASEME.*

* Si no puede ingresar es porque no cuenta con permiso. En ese caso, el director del departamento debe enviar un correo al Depto. de Presupuestos especificando el nombre y número de AD de Banner de la persona para brindarle acceso.

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METODOLOGÍA

Asignar recursos

3. En la ventana aparece la forma de captura de presupuesto (FZASEME), en la cual se capturan los siguientes datos:* • • • • •

Chart: Empresa 2 (UDEM) Fiscal year: Año 10 Organization: Número del centro de costos Ejemplo: 24403 Presupuestos Fund: 10P (Presupuesto de Operación) Prog: Programa que tiene asignado el centro

Ejemplo: DOC, FOR, OPE, etc.

ACTIVIDAD

Área de captura de datos generales de los centros de costos

* Es necesario que los datos se capturen correctamente porque ahí se vaciará el presupuesto del centro de costos.

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METODOLOGÍA

Asignar recursos

4. Después de teclear los datos del centro de costos se debe hacer un “Click” en NEXT BLOCK o teclear al mismo tiempo “Control + Av Pag” para avanzar al área de captura de datos e ingresar las cuentas.* Área de captura de datos Next Block ACTIVIDAD

Área de captura de cuentas de gastos

* Para avanzar de casillas en el mismo renglón dar “Enter” o “Click” al seleccionar la casilla. Para ir a casillas en un renglón superior o inferior usar las teclas de flechas o “Click” al seleccionar la casilla.

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METODOLOGÍA

Asignar recursos

Indicaciones para capturar en el “Área de Datos”:* 1. Capturar en #ACC el número de cuenta. Ejemplo: 520302. “Enter” para desplegar el nombre de la cuenta en la 2. Presionar casilla siguiente. Ejemplo: Papelería.

3. En la casilla de ACTIVIDAD dar “Click” para seleccionar la actividad correspondiente del listado que aparecerá. 4. Con “Enter” se avanza las casillas de meses (JAN A DEC), en las cuales se asigna el presupuesto para cada actividad. * Para avanzar de casillas en el mismo renglón dar “ Enter” o “Click” al seleccionar la casilla. Para ir a casillas en un renglón superior o inferior usar las teclas de flechas o “ Click” al seleccionar la casilla.

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METODOLOGÍA

Asignar recursos

5. Si se requiere borrar un registro se selecciona el registro y se da “Click” en RECORD REMOVE.

ACTIVIDAD

Seleccione el registro a borrar

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METODOLOGÍA

Asignar recursos

6. Al terminar la captura del presupuesto se guarda dando “Click” en el ícono SAVE como se muestra en la siguiente figura.* Al grabar la información aparecerá en la parte inferior el mensaje de cambios guardados.

ACTIVIDAD

Save Área de mensajes

* Se recomienda guardar los datos capturados con frecuencia y revisar los mensajes que aparecen en la parte inferior, con la finalidad de no perder información.

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METODOLOGÍA

Asignar recursos

Indicaciones para obtener un reporte impreso del presupuesto: 1. Dar “Click” en el botón REPORTE (Figura B) y aparecerá el reporte en formato previo (Figura C).

Figura B

ACTIVIDAD

Impresión reporte de presupuesto

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METODOLOGÍA

Asignar recursos

2. Para imprimir de debe dar “Click” en el botón de impresión.

Figura C

Imprimir reporte de presupuesto

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METODOLOGÍA

Integrar presupuesto anual

7. Integrar el presupuesto anual base cero. •

•

Integrar el presupuesto final requiere: •

Tomar las actividades aprobadas de cada uno de los centros de responsabilidad.

•

Clasificar las actividades de acuerdo con las unidades presupuestarias correspondientes.

Al sumar los costos especificados en cada centro de costos, se obtiene un presupuesto total.

65

METODOLOGÍA


La elaboración del presupuesto anual de la UDEM implica:

Elaborar un presupuesto definitivo por centro de costos

Integrar al presupuesto anual que incluye las actividades

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METODOLOGÍA


Presupuesto de Rectoría

Presupuesto de Vicerrectoría de Desarrollo

Presupuesto UDEM

Presupuesto de Vicerrectoría de Educación Superior

Presupuesto de Vicerrectoría Educ. Media Sup. y Form. Int.

Presupuesto de Vicerrectoría Admnistrativa

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METODOLOGÍA

Dar seguimiento

8. Dar seguimiento al presupuesto base cero. •

En esta última fase se controla que cada unidad de decisión cumpla con sus actividades programadas para tomar las acciones correctivas necesarias.

•

Lo que no se mide no se mejora.

•

Detectar las causas de las variaciones de raíz.

•

El responsable de cada área debe monitorear sus variaciones y aporta soluciones acertadas.

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METODOLOGÍA

Dar seguimiento

El monitoreo se realiza mediante reportes comparativos para las áreas clave de la UDEM. Los reportes incluyen:

1. Datos generales como centro de costos, fondo, programa, año fiscal, fecha, entre otros.

2. Datos reales y presupuestados del periodo analizado.

3. Datos de los fondos disponibles.

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METODOLOGÍA

Dar seguimiento

Seguimiento en Banner: El reporte FZAPRED de Banner muestra información del gasto real vs. el gasto presupuestado.

Indicaciones para dar seguimiento al presupuesto: 1. Ingresar a BANNER con su cuenta. 2. Ingresar al “Modulo de Captura de Presupuesto” con la forma FZASEME. 3. Ingresar los datos generales en la forma FZASEME.

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METODOLOGÍA

Dar seguimiento

4. Dar “Click” en el botón FZAPRED.

ACTIVIDAD

Reporte estado de cuenta del centro de costos

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METODOLOGÍA

Dar seguimiento

5. Aparecerán en pantalla algunos datos a llenar para mostrar el reporte. • • • • • •

De Org. a Org. : Numero de centro de costo Ejemplo: 24403 Presupuestos Periodo a Periodo: Mes que se desea acumular Ejemplo: Enero a Septiembre Año Fiscal: 10 (Puede ser el año actual o el anterior) COA: Empresa 2 UDEM Fondo: 10P Fondo de Presupuesto Operativo Programa: Es el programa que maneje el centro Ejemplo: DOC, OPE, FOR, etc.

Área de captura de datos

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METODOLOGÍA

Dar seguimiento

6. Al terminar la captura dar “Click” en REPORTE PDF para visualizar la información.

Reporte PDF

74

METODOLOGÍA

Dar seguimiento

7. El reporte FZAPRED se visualiza como sigue:

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METODOLOGÍA En resumen, el procedimiento a seguir para la elaboración del presupuesto base cero de la UDEM es: NO Definir actividades en el “Formato para

Validar formato

Entregar formato

Presupuesto Base Cero UDEM 2010”

SÍ

SÍ

Autorizar con la Junta de Rectoría

SÍ

Revisar con el Director

NO

NO

NO

Autorizar con el Consejo

SÍ

Autorizar con el Vicerrector

Presupuesto base cero autorizado

NO 76

SÍ

Dar de alta actividades en la forma Banner FZASEME

Asignar los recursos en la forma Banner FZASEME

77

CONCLUSIONES

El presupuesto base cero permitirá a la UDEM: 

Optimizar el gasto y hacer un uso eficiente de los recursos en las distintas áreas que conforman la UDEM al contar con un sistema de presupuestación y control implantado.



Desarrollar la cultura de justificación del gasto bajo el enfoque de costo beneficio.



Identificar en forma oportuna las causas de las desviaciones en los presupuestos a fin de implementar acciones de mejora.

78

HIDALGO 2023 . COLONIA OBISPADO . CP 64060 MONTERREY, N.L. TELS. Y FAX (81) 81 8346 54 04 . 81 8346 54 05 . 81 8346 54 06

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Taller Base Cero UDEM SEP 09

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