PRESUPUESTO BASE CERO CONCEPTO El presupuesto base cero es una metodología de planeación y presupuesto ue trata de ree!aluar cada a"o todos los programas y gastos de una organi#ación$ Prop Proporc orcio iona na in%o in%orm rmaci ación ón deta detall llad adaa sobr sobree los los recu recurs rsos os económ económic icos os u uee se necesi necesitan tan para para lograr lograr los result resultado adoss desead deseados& os& destac destacand andoo la dup duplic licida idadd de es%uer#os$ El proceso de elaboración del presupuesto base cero consiste en identi%icar pauetes de decisión y clasi%icarlos seg'n su orden de importancia& i mportancia& mediante un an(lisis de costo bene%icio$ Establece programas& %i)a metas y ob)eti!os& toma decisiones relati!as a las políticas b(sicas de la organi#ación$ organi#ación$ CARACTER*ST+CAS En%oca la atención ,acia el capital necesario para los programas en lugar de en%ocarse ,acia el porcenta)e de aumento o reducción del a"o anterior$ Es una ,erramienta %le-ible y poderosa para el aparato estatal& puede simpli simpli%ic %icar ar los proced procedimi imient entos os presup presupues uestal tales& es& ayu ayuda da para para e!alua e!aluarr y asignar los recursos %inancieros de manera e%iciente y e%ica#$ El proceso reuiere ue cada gerente )usti%iue el presupuesto solicitado totalmente y en detalle& comprobar poru. se debe gastar& ayuda a la toma de decisiones& y a la asignación de recursos$ Proporciona a cada gerente un mecanismo para identi%icar& e!aluar y comunicar sus acti!idades y alternati!as a los ni!eles superiores$ Cada gerente debe preparar un /pauete de decisión0 de cada acti!idad u oper op erac ació ión& n& el cual cual debe debe incl inclui uirr un an(l an(lis isis is de cost costos os&& prop propós ósit itos os&& alternati!as& e!aluación de resultados& consecuencias de la no adopción del pauete y bene%icios obtenidos$ obtenidos$ Se anali#an a detalle las distintas acti!idades ue se deben lle!ar a cabo para instrumentar los programas& se selecciona la opción ue permite obtener los resultados deseados$ Se reali#a un estudio comparati!o de costo1bene%icio entre las di%erentes alternati!as e-istentes& para cumplir con las acti!idades$ Este m.todo se puede adaptar a cualuier organi#ación& tanto para la industria como para el gobierno$
OB2ET+3OS 4E5 PRESUPUESTO BASE CERO
Reducir gastos sin a%ectar acti!idades prioritarias& manteniendo los ser!icios o minimi#ando los e%ectos negati!os de la medida$ Suprime las acti!idades de ba)a prioridad ue no a%ectan el resultado esperado de la organi#ación$ En caso de reuerirse economías mayores& la reducción se e-tiende a las acti!idades de prioridad media& tratando de minimi#ar los e%ectos negati!os de la medida$ +denti%icar cada acti!idad y operación al cien por ciento& a %in de ue cada gerente e!al'e y analice la necesidad de cada %unción& así como los m.todos alternati!os para desempe"ar esa %unción$ E!aluar a %ondo& por cada gerente de acti!idad o centro de costos& todas las operaciones para !alorar las alternati!as y comunicar su an(lisis y recomendaciones a la alta dirección& a %in de ue las re!isen y e-aminen al determinar las asignaciones del presupuesto$ +denti%icar los pauetes de decisión y clasi%icarlos de acuerdo a su importancia& detallando las acti!idades u operaciones 6pauete de decisión7 ue se ,an de a"adir o suprimir$
PA8UETES 4E 4EC+S+9N Es un documento ue identi%ica y describe una %unción o una acti!idad especí%ica en tal %orma ue la dirección pueda e!aluarlo y clasi%icarlo en comparación con otras acti!idades ue compitan por los mismos recursos y decidir aprobarlo o no& incluyendo las consecuencias de no e)ecutar esa %unción$ Reuiere de un an(lisis detallado de las %unciones incluyendo alternati!as& tendencias de costos& y recomendaciones ue indiuen la intensidad y e%ecti!idad del traba)o para decidir sobre su aprobación o rec,a#o$
5os pauetes de decisión se e!aluar(n y clasi%icar(n en orden de importancia mediante un an(lisis sistem(tico$
:ormato para la estructuración de los pauetes de decisión; Nombre o Título del pauete; 4i!isión; 4epartamento; Clasi%icación; Propósito; 4escripción de las acti!idades; 5ogros y Bene%icios;
+n%ormación ue debe contener el pauete de decisión; =$ Nombre del pauete$1 Nombre descripti!o de la %unción o acti!idad$ Si ,ay !arios ni!eles de es%uer#o ue se recomiendan el nombre debe aparecer así; 6= de n7 6> de n7& 6? de n7 para identi%icar el ni!el de es%uer#o ue representa el pauete$ >$ 4i!isión& 4epartamento$1 Nombre de la 4i!isión y@ o 4epartamento 6abre!iado de ser posible7$ ?$ Clasi%icación$1 En orden descendente de importancia 6 el pauete clasi%icado con el No$ = es m(s importante ue el pauete No$ >7 $ Propósito$1 4escribir la %inalidad de este pauete con respecto al problema ue se uiere prestar con el mismo 6metas& ob)eti!os7$ $ 4escripción de las acti!idades 6operaciones7$1 4escribir los m.todos& acciones u operaciones necesarios para elaborar el pauete 6u. se ,ar(& cómo se ,ar(7 $ 5ogros y bene%icios$1 +denti%icar los resultados tangibles ue se lograr(n mediante la elaboración del pauete& ,aciendo .n%asis en los resultados cuantitati!os$ En los logros debe determinarse la %orma en ue se cumplen parcial o totalmente las %inalidades o se resuel!e al problema y debe destacar cualuier aumento en la e%icacia o la e%ecti!idad$
D$
Fastos Brutos$1 Costo total para dic,a acti!idad
o
Fastos netos$1 Fastos netos menos cargos
o
o
o
Personal$1 N'mero de empleados asalariados o por ,ora ue se reuieran$ Fastos y personal >G=?@>G=>$1 gastos reales de >G== y personal remunerado a %inales del a"oH gastos proyectados para >G=> y personal remunerado a %inales del a"o$ I >G=?@>G=>$1 Porcenta)e de gastos y personal para >G=? en comparación con los gastos y personal para >G=>H se calcula di!idiendo las cantidades para >GG? entre las cantidades para >G=>$
J$ Alternati!as y consecuencias de no aprobar un pauete$ =G$4ecisión$ ==$:ec,a de preparación$ C5AS+:+CAC+9N 4E PA8UETES 4E 4EC+S+9N 5os pauetes de decisión se pueden clasi%icar en dos grupos; =$ 4e eliminación mutua$1 Auellos ue presentan di!ersas alternati!as para reali#ar la misma acti!idad& eligi.ndose la me)or& e-cluyendo los pauetes restantes$ >$ 4e incremento$1 Son auellos ue presentan di%erentes ni!eles de acti!idad o costo$ :inalidad; +denti%icar y presentar los pauetes de decisión en orden de importancia y bene%icios para ayudar en la e!aluación y determinación de los ni!eles presupuestales$
8ui.n los prepara; Todos los gerentes ue preparan pauetes de decisión o reali#an la clasi%icación de pauetes de decisión$ A ui.nes se presentan; Seg'n lo especi%iuen los ni!eles superiores de la gerencia& incluyendo al superior inmediato dela organi#ación y al director de la di!isión$ 5a t.cnica del PBC comprende cinco etapas; =$ 4e%inir la unidad de decisión$1 Es el ni!el institucional responsable de la e)ecución de una o un grupo de acti!idades o %unciones& ue puede por sí e!aluar la marc,a de auellas& su costo y bene%icio& y @o someter a consideración superior la necesidad de iniciar nue!os programas de acción$ >$ Establecer los ob)eti!os de cada unidad de decisión$1 El responsable de cada )urisdicción u organismo deber( determinar cu(les son los ob)eti!os de la unidad de decisión$ ?$ :ormular los pauetes de decisión$1 la %ormulación de los pauetes de decisión es el elemento %undamental de la t.cnica del PBC& y consiste en identi%icar una acti!idad& e!aluar los costos y bene%icios de lle!arla adelante en distintos ni!eles 6el actual& uno mínimo y uno óptimo7& e!aluar %ormas alternati!as de cumplir el mismo ob)eti!o& especi%icar por u. no son utili#ados y considerar cu(les serían las consecuencias de no reali#ar esta acti!idad$ 3ale decir ue lo ue se persigue es presentar todos los elementos necesarios para tomar una decisión con respecto a la con!eniencia de incluir una determinada acti!idad en el presupuesto$ $ 5istar los pauetes de decisión estableciendo un orden de prioridades$1 Una !e# redactados los pauetes de decisión& se establece un orden de prioridades entre ellos$ $ Conducir un adecuado control de gestión de la e)ecución presupuestaria$1 4e las acti!idades ue ,an sido incluidas en el presupuesto& se debe lle!ar un control de gestión estricto sobre la e)ecución de las mismas$ ELEMENTOS DEL PROCESO PARA EL PRESUPUESTO
1- el establecimiento de suposiciones acerca del nivel de planeación que tendrá la empresa y al cual se deben adscribir todas las unidades responsables de elaborar presupuestos particulares
2- la identificación de aquellas unidades de objeto del presupuesto base cero , esto puede verse en términos de un organigrama. 3- reparar una serie de alternativas de las cuales debe elegirse la más apropiada. ! este conjunto de alternativas cuantificadas el presupuesto base cero le llama paquetes de decisión para actividades. "- #a evaluación de cada uno de los proyectos que conforman el paquete de decisiones, cada uno de ellos puede ser elegido, para elegirlo es preciso establecer un criterio de elección. $- !plicar los criterios para evaluar los paquetes de manera que se elijan los mas apropiados y se aginen los recursos correspondientes. %- oner en práctica el presupuesto y evaluarlo sus resultados para retroalimentar el proceso con nuevos enfoques y planes.
Ejemplo Presupuesto Base Cero
ADMÓN. DE EMPRESAS PRESUPUESTOS – EJEMPLO PAQUETE DE DECISIÓN 24 DE ABRIL DE 2010
PAQUETE DE DECISIÓN
1. NOMBRE DEL PAQUETE:
Paquete paa !"#e$e"ta e% "!&e% 'e &e"ta( 'e epue(t)( aut)$)t)e(.
2. DIVISIÓN Depata$e"t) 'e &e"ta(
3. PROPÓSITO * I"#e$e"ta e% "!&e% 'e &e"ta( 'e %a #)$pa+,a e" u" 20 -. 4. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: * C)"tata#!" '!e#ta p) %a e$pe(a 'e 2 a(e()e( paa e% /ea 'e &e"ta( #)" u" #)"tat) a t$!") !"'e!"!'). * Ma"e3) 'e 'e(#ue"t)( $e'!a"te %a( P$e( 'e% 20- 25 - 60- 'epe"'!e"') 'e %a #a"t!'a' 'e pe'!')( que ea%!#e" e(ta p)$)#!" (e 'a,a a #)")#e $e'!a"te pu7%!#!'a' &!(!ta pe()"a% a %)( epe(e"ta"te( 'e #)$pa. * Da a #)")#e %)( p)'u#t)( (e&!#!)( p) $e'!) 'e a#t!&!'a'e( 'e $e#a'e) 8pu7%!#!'a' p)$)#!"9 #)" e% !" 'e $)t!&a%)( e !"#e"t!&a%)( a #)$pa %)( epue(t)( #)$e#!a%!:a')( p) %a e$pe(a. * Ut!%!:a#!" 'e %a e(tate;!a PULL 8ata##!"9 e" e% (e;$e"t) 'e #%!e"te( "atua%e( que &!(!ta" e% pu"t) 'e &e"ta. * I$p%e$e"ta a%!a":a( #)" ta%%ee( 'e $e#/"!#a paa 7!"'a%e a %)( #%!e"te( ") ()%) %a &e"ta 'e %)( epue(t)( (!") %a epaa#!" 'e% &e<,#u%). * D!!;!(e a% (e#t) 'e %a( a(e;ua')a( ta%%ee( 'e $e#/"!#a e$pe(a( 'e ta=! e"te )ta P$e( que ()" %a( e"t!'a'e( #)" $a) p)te"#!a% 'e %a e$pe(a ea%!:a"') &!(!ta( a e(ta( %%e&a"') !")$a#!" pu7%!#!'a' ')"'e (e ' a #)")#e %a #)$pa+,a %)( p)'u#t)( (e&!#!)( que )e#e. 5. LOGROS Y BENEFICIOS * 'e 'e(#ue"t)(. Ma) e#)")#!$!e"t) 'e "ue(ta $a#a. *Ma) #u7!$!e"t) 'e %a pe(ta#!" 'e "ue(t) (e&!#!) e" %a p)7%a#!" )73et!&). *I"#e$e"t) e" %)( !";e()( 'e %a );a"!:a#!" e" u" > 10?.@?0.120 *I"#e$e"t) e" %a ut!%!'a' 'e% e3e#!#!) e" >
[email protected]1 * Ata##!" 'e $a) #%!e"te%a p) %a !$p%a"ta#!"
6. MEDICIÓN 7. RECURSOS REQUERIDOS E% #)(t) t)ta% 'e% paquete 'e 'e#!(!" (e e(t!$a a%e'e') 'e% >61.55.0 p) e% pe!)') 'e E"e) – D!#!e$7e 'e% a+)...
2. DETERMINANDO EL PRECIO DE VENTA CON BASE AL COSTO Cua"') ()$)( e(tu'!a"te( e( ")$a% e#!7! 'e% p)e() u" e3e#!#!) e" e% que ")( '!#e que (e &e"'e" p)'u#t)( #)" u"a ut!%!'a' ) e"ta7!%!'a' 'e =- ()7e e% #)(t). E" e(t)( #a()( 'e7e$)(
10.000 (e qu!ee &e"'e #)" u"a e"ta7!%!'a' 'e% 50- ()7e e% #)(t). C)(t) F 10.000 Re"ta7!%!'a' e(pea'aG 10.000 = 50- F 5.000 Pe#!) 'e &e"ta 8#)(t) e"ta7!%!'a'9 F 10.000 5.000 F 15.000 Paa 2.000 que #)e(p)"'e a u"a e"ta7!%!'a' 'e% 40()7e e% #)(). L) que e" e(te #a() (e 'e7e
3.1 C!"#! Se 'e!"e #)$) e%K&a%) (a#!!#a') paa a'qu!! 7!e"e( ) (e&!#!)( que (e $!'e e" '!"e) $e'!a"te %a e'u##!" 'e a#t!&)( 8De(e$7)%()9 ) a% !"#u! e" pa(!&)( e" e% $)$e"t) e" que (e )7t!e"e" %)( 7e"e!#!)( 8A'qu!(!#!" 'e 'eu'a9. Ba3) e(te p!($a
M)'! (% O-*) (+*%,#): E( aque%%a '!e#ta$e"te !"&)%u#a'a e" %a a7!#a#!" 'e u" p)'u#t) te$!"a') que pue'e a()#!a(e #)" (te #)" a#!%!'a' que epe(e"ta u" !$p)ta"te #)(t) 'e $a") 'e )7a e" %a e%a7)a#!" 'e% p)'u#t). E% ta7a3) 'e %)( )pea')e( 'e u"a $/qu!"a e" u"a e$pe(a 'e $a"ua#tua (e #)"(!'ea $a") 'e )7a '!e#ta. O Pe()"a que pu%e %a $a'ea e"(a$7%a %a %!tea. M)'! (% O-*) +'(+*%,#): E( aque%%a !"&)%u#a'a e" %a a7!#a#!" 'e u" p)'u#t) que ") (e #)"(!'ea $a") 'e )7a '!e#ta. La $a") 'e )7a !"'!e#ta (e !"#%ue #)$) pate 'e %)( #)(t)( !"'!e#t)( 'e a7!#a#!". E% ta7a3) 'e u" (upe&!() 'e p%a"ta e( u" e3e$p%) 'e e(te t!p) 'e $a") 'e )7a. 8Jee 'e Tu") e" %a $ue7%e,a9 C!"#!" I'(+*%,#!" (% F)-*+,),+': Se ut!%!:a paa a#u$u%a %)( $ate!a%e( !"'!e#t)( %a $a") 'e )7a !"'!e#ta %)( 'e$/( #)(t)( !"'!e#t)( 'e a7!#a#!" que ") pue'e" !'e"t!!#a(e '!e#ta$e"te 8e" e% p)'u#t) !"a%9 #)" %)( p)'u#t)( e(pe#,!#)(. E3e$p%)( 'e )t)( #)(t)( !"'!e#t)( 'e a7!#a#!" ()" ae"'a$!e"t) e"e;,a #a%ea##!" 'epe#!a#!" 'e% equ!p) 'e %a /7!#a E/%&0$!: U"a e$pe(a !"#ue e" %)( (!;u!e"te( #)(t)( e" %a a7!#a#!" 'e $e(a( 'e $a'ea.
C!',$"+' C)" 7a(e e" %a( a"te!)e( #!a( e% #)(t) 'e %)( $ate!a%e( '!e#t)( (e,a 'e > 20.000. %a $a") 'e )7a '!e#ta 'e > 540.000. %)( #)(t)( !"'!e#t)( 'e a7!#a#!" > 142.00.. E(ta( #!a( epe(e"ta" %)( e%e$e"t)( 'e% p)'u#t) #)$) (e 'eta%%a" a"te!)$e"te. N) (e !"#%ue" #)$) #)(t)( 'e% p)'u#t) e% ae"'a$!e"t) 'e )!#!"a e% (a%a!) 'e )!#!"a %a 'epe#!a#!" 'e% equ!p) 'e )!#!"a p) que ") ()" e%e$e"t)( 'e #)(t) 'e% p)'u#t). P) %) ;e"ea% apae#e" #)$) 'e'u##!)"e( 'e %a ut!%!'a' 7uta e" e% e(ta') 'e e(u%ta') #)$) a(t)( 'e A'$!"!(ta#!" e"ta. L)( > ?42.000. 'e% #)(t) t)ta% 'e% p)'u#t) apae#e/" #)$) e% p!"#!pa% #)$p)"e"te e" e% e(ta') 'e% #)(t) 'e %)( 7!e"e( $a"ua#tua')( 'e u" a7!#a"te. La #%a(!!#a#!" 'e% #)(t) que (e 7a(a e" %a e%a#!" #)" e% p)'u#t) #a$7!a/ a $e'!'a que &a,a e% p)'u#t) ) (e&!#!). P) e3e$p%) %a $a'ea a(ea'a e( u" #)(t) 'e $ate!a% '!e#t) #ua"') (e u(a e" %a $a"ua#tua 'e $ue7%e( 'e $a'ea. S!" e$7a;) %a $a'ea a(ea'a e( u" #)(t) 'e $ate!a% !"'!e#t) #ua"') (e e$p%ea e" e$7a%a3e( paa e% e$7aque 'e equ!p)(. E% pe()"a% 'e $a"te"!$!e"t) 8p)te) &!;!%a"te9 'e u"a p%a"ta $a"ua#tuea e( u" #)(t) 'e $a") 'e )7a !"'!e#ta (u u"#!" ") e(t/ '!e#ta$e"te e%a#!)"a'a #)" %a p)'u##!". N) )7(ta"te e" u"a #)$pa+,a que (u$!"!(ta (e&!#!) 'e $a"te"!$!e"t) a )ta( pe()"a( e% pe()"a% 'e $a"te"!$!e"t) (e #)"(!'ea u" #)(t) 'e $a") 'e )7a '!e#ta.
