COOL DRINKS SAS - PETI
Autor: GRUPO DE AUDITORÁ INFORMÁTICA UNIVERSIDAD DE CALDAS
Presentado al profesor: Carlos Hernán Gómez
UNIVERSIDAD DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍAS Ingeniería de Sistemas y Computación 2010
RESUMEN
El presente documento pretende dar a conocer la constitución del área de sistemas y la forma como opera actualmente en la organización. Se pretende mostrar la situación actual de la empresa y la organización para identificar las áreas en las cuales las tecnologías de la información juegan un papel importante para el desarrollo de la empresa, agilizando procesos, mejorando accesibilidad de la información, etc. Identificar la infraestructura tecnológica de la empresa es de vital importancia para descubrir posibles falencias que pueden incurrir en el deterioro de la empresa y poder realizar cambios pertinentes.
MODELO DE NEGOCIOS Misión Hacer buen uso de la tecnología en la empresa para dar soluciones y soporte a las necesidades de toda la unidad organizacional, logrando de esta manera optimizar los procesos y generar un desempeño de mayor calidad. Apoyar el crecimiento productivo de la empresa entregando herramientas, conocimiento y tecnología informática, propiciando el desarrollo armónico de todo el talento humano con el que cuenta la organización.
Visión Para el 2015 se pretende contar con tecnología de punta y hacer el mejor uso de esta para optimizar los procesos en todas las áreas de la empresa y así lograr ser reconocidos por la excelencia en los servicios ofrecidos dando cada vez más un mejor apoyo y acompañamiento a la unidad organizacional. Se pretende también generar cultura tanto en las personas directamente involucradas en el área de sistemas como el resto de personal, educando y dando a conocer la importancia de tener las bases necesarias para poder manipular las herramientas de la mejor manera y así garantizar una gestión de conocimiento que permitirá a la vez tener un mejor manejo de las aplicaciones que se vayan incorporando.
Valores Valores Empresariales Servicio Calidad Honestidad Compromiso Acompañamiento Principios Corporativos Crecimiento continuo Competitividad Trabajo en equipo Compromiso con el talento humano
Democracia participativa Factores Críticos De Éxito Calidad en los servicios que ofrece el área de Sistemas La administración de los datos de una manera ordenada y segura para dar más confiabilidad en los procesos Personas con un alto nivel de competitividad en su campo Administración no solo eficaz sino eficiente de la l a información Medios de Capacitación y Soporte continuos Hacer auditorías internas para evaluar el proceso que se lleva
Objetivos Ser verdadero apoyo a todas las áreas que componen la organización, estableciéndonos como una de las partes más fundamentales en la evolución y crecimiento c recimiento de la misma. Diseñar, desarrollar e implantar y mantener los sistemas de información que requiera la organización, todo conforme a normas, estándares y prioridades establecidos. Llevar a la organización a estar destacada entre las mejores industrias con la mejor tecnología en la automatización de los procesos.
Metas Capacitar al personal de la empresa para la adecuada manipulación de la solución empresarial con el que cuenta CoolDrinks. Prestar soporte al personal de la empresa para tener una optima utilización del ERP establecido. Elaborar y mantener actualizada la documentación relevante de la organización. Elaborar estudios enfocados a incorporar nuevas tecnologías y procedimientos relacionados con el procesamiento electrónico de los datos. Evaluar el desempeño del personal a cargo, conforme a las políticas y procedimientos establecidos.
Matriz DOFA
NECESIDADES DE INFORMACIÓN DE ALTA GERENCIA
La alta gerencia de Cool Drinks debe conocer información vital para saber el estado en el que se encuentra la empresa. Para cumplir con este objetivo, se presentaran informes mensuales de información requerida que será presentada por los jefes de cada una de las siguientes áreas: Mercadeo: El jefe de mercadeo debe presentar informes acerca de las campañas a realizar, adquisición de insumos y evaluaciones e informes periódicos de las ventas. Evaluaciones e informes periódicos de las ventas en línea. Presentar reportes de análisis de mercado cuando el jefe de dicha área lo crea necesario. Cualquier estrategia de mercadeo debe ser presentada a la alta gerencia con anticipación para su aprobación. Justificar ante los directivos, en compañía del departamento de Producción y Contabilidad, la asignación de precios de los diferentes productos. Justificar ante los directivos el plan de compras. Asesor jurídico: En caso tal que no se cumplan los asuntos de carácter jurídico en algún departamento, informar de manera inmediata a los directivos de la empresa. Formular y recomendar a la Alta Dirección alternativas de política de carácter jurídico. En el momento que se presente alguna anomalía de carácter jurídico en la elaboración de contratos, presentar un informe completo explicando la razón de esta situación y las diferentes soluciones que se pueden dar a este problema. Producción: Presentar programas detallados de producción. Presentar informes de rendiciones parciales de gastos. Reportar problemas de calidad en el momento que sean detectados. Presentar informes de pronóstico de demanda de los productos de forma oportuna.
Presentar reportes de actividades, nominas y diferentes eventos que se puedan presentar en su área. Presentar planes para el uso óptimo del tiempo y los recursos. Presentar análisis y reportes periódicos de pruebas de calidad sobre los productos, insumos y procesos. Presentar informes de estados de funcionamiento de la maquinaria y edificios de la organización periódicamente. Además, presentar informes de mantenimiento y reparación de las maquinarias e instalaciones a su cargo. Recursos humanos: Presentar informes de cambio de personal con su respectiva justificación. Reportar instalaciones en mal estado o que puedan afectar el rendimiento o salud de los empleados. Si cree necesaria alguna capacitación de algún tipo, pasar una propuesta a los directivos para su respectiva aprobación. Contabilidad: Presentar informes periódicos acerca de la situación financiera de la empresa. Presentar un presupuesto anual detallado, especificado en la descripción de puestos del gerente de impuestos. Revisor fiscal: Presentar informes de los estados financieros de la empresa.
MODELO OPERATIVO TAREAS Recolección de la información de operaciones de la entidad.
Mercadeo: Fijación de metas adecuadas para cumplir los objetivos propuestos. Fijación de políticas, programas programas y planes de marketing marketing Determinar cuotas globales de ventas y aprobar la distribución de estas en los distintos sectores de comercialización. Dirigir las políticas de promoción y ventas de la compañía. Revisión del desempeño de las áreas que componen en departamento Analizar permanentemente la acción de la competencia y proponer y desarrollar las estrategias adecuadas para llevar a la Compañía a una mejor posición competitiva en el mercado nacional Asumir en forma directa, la actividad de relaciones públicas de la empresa. Proceso de marketing
Investigación de mercado y entorno económico
Control plan del marketing
Mezcla de mercadotecnia
Definir mercado objetivo
Establecer estrategia de marketing
Funciones área de ventas Coordinar acción de ventas Participar en la determinación de los presupuestos de ventas por marcas y mercados y responder porque todas las dependencias y actividades a su cuidado actúen ajustadas a la organización, políticas y normas aprobadas. Contribuir a determinar las necesidades específicas, de promoción de Ventas o Investigaciones de Mercado. Dirigir en el mercado todo lanzamiento de nuevos productos. Analizar exhaustivamente las actividades de la competencia y proponer los cambios que estime necesario introducir a nuestros productos, políticas o sistemas a fin de colocar y mantener la Compañía en una favorable posición de competencia en el mercado nacional. Se encarga del el entrenamiento entrenamiento y capacitación del personal de Marketing. Ocuparse del reclutamiento y selección de la fuerza de ventas, a la vez que supervisar su instrucción y entrenamiento de campo, fijando las normas relacionadas con las áreas que deben cubrirse a tales efectos. Dedicar una atención especial promocional a los clientes
Proceso de venta
Prospección
preparación
Acercamiento
Detección de necesidades
Agradecimiento
Servicio postventa
Cierre
Manejo de objeciones
Entrevista de cierre
Preparación de la solución
Funciones área de publicidad Responder por la función promocional. Responder por el control de costos de promoción y publicidad. Responder por la distribución del presupuesto promocional. Responder porque el material de punto de ventas sea planeado en su ejecución y se encuentre en las cantidades y fechas adecuadas. Responder por la eficacia de distribución, fijación y mantenimiento del material de punto de ventas.
Responder por el planeamiento de la capacitación, desarrollo, estímulo o incentivos a la fuerza de ventas Responder por la elaboración del plan promocional anual así como por su ejecución y resultados. Responder por el calendario de fiestas, turnos etc. Responder por la elaboración de un boletín informativo informativo y motivacional dirigido a la fuerza de ventas. Responder por la elaboración elaboración y ejecución de de Manuales Manuales de Supervisión Supervisión y Ventas. Responder por la atención en relaciones públicas a la clientela.
Fase de investigación
Fase de creación del plan de publicidad
Fase de control y evaluación
Proceso de publicidad dentro del departamento de partamento de marketing
Ejecutar los objetivos y programas
Determinar el presupuesto
investigar
Desarrollar procedimiento de selección
Valorar los resultados
Proceso de compra
Requisición de compra
Análisis de mercado
Identificación de proveedores
Orden de compra y/o contrato
Negociación con proveedores
Administración renegociación con proveedor
Pago al proveedor
Entrega de bien o servicio
Cotizaciones o licitaciones
Controlar los gastos
Contabilidad: Contemplar toda la gestión de la contabilidad de la empresa de forma eficiente para el tratamiento de la información i nformación contable. Procesos 1. Impuestos especiales: Introducción de los datos para la declaración de impuestos y pago de impuestos especiales. 2. Cierres mensuales y anual: Realización de cierres mensuales y anuales. Cierres independientes de cuentas a pagar, a cobrar y contabilidad general. 3. Asientos Contables: Consulta, adición, modificación y anulación de un asiento. Identificación de: Origen del asiento Tipo del asiento Tipo de cuenta Tipo del análisis Obtención de información de clientes y artículos a partir de los asientos. 4. Informes Financieros: Balance Cuenta de resultados Balance por periodos Informes
Finanzas: Fijación de metas adecuadas para cumplir los objetivos propuestos. Fijación de políticas, políticas, programas programas y planes financieros. Determinar el financiamiento de la compañía. c ompañía. Determinar el presupuesto de inversión de la compañía. Revisar el desempeño de las áreas que componen el departamento. Determinar el monto apropiado de fondos que debe manejar la organización Definir el destino de los fondos hacia activos específicos de manera eficiente.
Obtener fondos en las mejores condiciones posibles, determinando la composición de los pasivos. Controlar el flujo de fondos con el fin de generar reportes para determinar la disponibilidad presupuestal de la empresa. Prestar asesoría a los departamentos que presenten las necesidades de estimaciones presupuestales y uso de fondos en general, o cualquier actividad en que aplique. Fijar los indicadores de desempeño de sus subordinados, supervisarlos y evaluarlos para lograr los niveles de eficiencia y calidad para cumplir los requisitos del cargo. Planear y gestionar la consecución de créditos requeridos para el desarrollo de las operaciones de la compañía y buscar permanentemente las mejores alternativas de refinanciación de estos créditos. Elaborar el presupuesto anual de costos y gastos y someterlos a aprobación de la gerencia. Funciones área de tesorería Controlar el flujo de fondos con el fin de generar reportes para determinar la disponibilidad presupuestal de la empresa. Generar reportes mensuales y anuales de la situación financiera de la empresa Prestar asesoría a los departamentos que presenten las necesidades de estimaciones presupuestales y uso de fondos en general, o cualquier actividad en que aplique. Trabajar en conjunto con el departamento de Ventas para el control de cobros a clientes y seguimiento de sus cuentas. Control de pagos a proveedores y negociación con los mismos. Supervisar la emisión de pagos para cancelar las obligaciones de la empresa en los tiempos indicados. Llevar el control de flujo de caja de la empresa, a fin de suministrar a la gerencia de finanzas la disponibilidad de efectivo. Elaborar el estimado de flujo de caja, de acuerdo a las ventas estimadas, cuentas por pagar, cobranzas y estimados de gastos.
Revisor Fiscal: Por medio de auditorías internas a las operaciones de la empresa, generar informes de cumplimiento, eficiencia y eficacia del desarrollo de las mismas. Evaluar los sistemas de control interno. Velar porque los reportes generados sean preventivos y oportunos para no incurrir en actividades irregulares o ilícitas. Producción: Plantear los programas y planificación detallados de la producción. Crear informes de rendiciones parciales de gastos. Realizar en conjunto con el supervisor de calidad y el revisor fiscal, auditorías de procesos y productos. Elaborar reportes e indicadores.
Asesor Jurídico: Verificar la correcta elaboración de contratos, resoluciones, demandas y demás documentos públicos o jurídicos que se necesiten en la organización.
Recursos Humanos: La planeación, organización, desarrollo, coordinación y el control de técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal. Proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo más satisfactorio a sí mismo y a la colectividad en que se desenvuelve. Satisfacer las necesidades individuales, organizacionales y nacionales. Relacionar los recursos humanos con las necesidades futuras de la empresa, con el fin de recuperar al máximo la inversión en recursos humanos. Acoplar o ajustar las habilidades de los empleados a las necesidades de la empresa enfocándose en el futuro en vez del presente. Prever la demanda de mano de obra, o cuántos trabajadores necesitará la empresa en el futuro.
Prever la oferta de mano de obra, o la disponibilidad de trabajadores con las capacidades requeridas para satisfacer la demanda de mano de obra de la empresa. Efectuar una planeación en forma continua y ser apoyada por acciones apropiadas cuando sea necesario, ya que los cambios en el ambiente de los recursos humanos son continuos. Procesos La Administración de Recursos Humanos se divide en subsistemas, en los cuales se integra varia s características que en su conjunto satisfacen “el universo” que es el mismo subsistema.
Subsistema de alimentación de recursos humanos: Investigación del mercado. Mano de obra. Reclutamiento y selección. Subsistema de aplicación de recursos humanos: Análisis y descripción de los puestos. Integración o inducción. Evaluación del mérito o desempeño. Movimiento de personal. Subsistema de mantenimiento de recursos humanos: La remuneración. Planes de beneficios sociales. Higiene y seguridad en el trabajo. Registros y controles de personal. Subsistema de desarrollo de recursos humanos: Entrenamiento y planes de desarrollo de personal.
Subsistema de control de recursos humanos: Banco de datos. Sistemas de información de recursos humanos. Auditoría de Recursos Humanos.
Sistemas: Intervenir en la definición y control técnico de las tareas desarrolladas por proveedores de sistemas. Asesorar el proceso de adecuación de las tecnologías TI de la empresa.
Análisis de la información representativa de la operación operac ión de la empresa.
Mercadeo: Información de proveedores y clientes. Información de segmentación de mercados y posicionamiento del producto. Informes y reportes de marketing realizado al producto.
Contabilidad: Inventario general de los activos del patrimonio de la empresa. Reportes de información contable. Contratos de compra de insumos, contratos de venta de lotes de producción, comprobantes de ingreso/egreso y órdenes de pago. Balances periódicos. Finanzas: Presupuesto anual. Plan financiero proyectado a 5 años.
Revisor Fiscal: Reportes de rendimiento y desempeño de las operaciones de la empresa.
Plantilla de sistemas de control interno. Planeación de medidas preventivas de fallas frecuentes encontradas en los procesos y oportunas para no incurrir en actividades irregulares o ilícitas.
Producción: Materia prima e insumos necesarios. Información técnica de elaboración del producto. Maquinaria utilizada para la elaboración del producto.
Asesor Jurídico: Contratos firmados con proveedores y clientes. Documentos de constitución legal de la empresa. Razón social de la empresa.
Recursos Humanos: Personal requerido en cada departamento. Planeación de la capacitación del personal y mano de obra.
Sistemas: Documentación y manuales técnicos de la plataforma informática. PETI. Políticas de seguridad. Gestión de servicios TI. Archivos y documentación de herramientas propietarias.
Determinar acciones inmediatas de atención a necesidades específicas.
Las necesidades específicas se ven solventadas por el Catálogo de Servicios suministrados por los respectivos módulos informáticos de cada área de la empresa.
2. MATRIZ PROCESO - ORGANIZACIÓN Organización
Proceso Comercialización de Productos y Compra de insumos Informar rentabilidad del negocio con respecto a los contratos estipulados Velar por la atención a proveedores y clientes Suministrar información contable al revisor fiscal y a la gerencia Mantener control sobre contratos de compra de insumos, contratos de ventas de lotes de producción, comprobantes de ingreso/egreso, y órdenes de pago Generar balances periódicos de movimientos financieros de la empresa Coordinar generación de inventario, junto con los departamentos involucrados Estimar presupuesto para departamentos que apliquen Fijar indicadores de desempeño para cumplir con los requisitos de cada cargo Elaborar presupuesto anual Generar informes de cumplimiento eficiencia y eficacia efi cacia del desarrollo de auditorías internas Evaluar los sistemas de control internos Velar porque los reportes generados sean preventivos y oportunos para no incurrir en actividades irregulares Plantear los programas y planificación detallados de la producción Crear informes de rendiciones parciales de gastos Realizar en conjunto con el supervisor de calidad y el revisor fiscal, auditorías de procesos y productos Elaborar reportes e indicadores de producción Verificar la elaboración de contratos, resoluciones, demandas y demás documentos públicos o jurídicos que se necesiten en la organización Brindar la capacitación requerida al personal p ersonal Velar por el bienestar de los empleados de la empresa Intervenir en la definición y control técnico de las tareas desarrolladas por proveedores de sistemas
o e d a c r e M
d a s d a i l z i b n a a t n n i o F C
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Asesorar el proceso de adecuación de las TI de la empresa A: ALTA RESPONSABILIDAD B: BAJA RESPONSABILIDAD
A
LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN COMO PARTE INTEGRAL DE LA COMPAÑÍA Cool Drinks Drinks S.A.S. tiene la necesidad de permanecer de manera manera competente y estable en el mercado que cada vez es más exigente, de allí que la aceleración de procesos, la buena toma de decisiones, la consolidación y posicionamiento en el mercado, la integración de todas las áreas del negocio, la posibilidad de expansión y la centralización de la información; información; hacen que las tecnologías tecnologías de la información se conviertan en la mejor alternativa para alcanzar estas metas. Actualmente el mercado ofrece soluciones de aplicaciones empresariales integrales; que garantizan una mayor competitividad, además de permitir la tercerización de las operaciones secundarias lo que hace que la compañía se focalice exclusivamente e xclusivamente en aquello que es propio del negocio de la producción y la distribución de bebidas no alcohólicas. Por estas razonas Cool D Drinks rinks S.A.S. contará con una solución integral integral que apoyará el cumplimiento cumplimiento de los procesos y de las siguientes actividades en cada departamento de la empresa: Mercadeo: Fijación de metas adecuadas para cumplir los objetivos propuestos. Fijación de políticas, programas programas y planes de marketing marketing Determinar cuotas globales de ventas y aprobar la distribución de estas en los distintos sectores de comercialización. Dirigir las políticas de promoción y ventas de la compañía. Revisión del desempeño de las áreas que componen en departamento Analizar permanentemente la acción de la competencia y proponer y desarrollar las estrategias adecuadas para llevar a la Compañía a su mejor posición competitiva en el mercado nacional Asumir en forma directa, la actividad de relaciones públicas de la empresa. Contabilidad y Finanzas: Contemplar toda la gestión de la contabilidad de la empresa de forma eficiente para el tratamiento de la información i nformación relacionada con la misma. Fijación de metas adecuadas para cumplir los objetivos propuestos. Fijación de políticas, políticas, programas programas y planes financieros. Determinar el financiamiento de la compañía. Determinar el presupuesto de inversión de la compañía. Revisar el desempeño de las áreas que componen el departamento. Determinar el monto apropiado de fondos que debe manejar la organización
Definir el destino de los fondos hacia activos específicos de manera eficiente. Obtener fondos en las mejores condiciones posibles, determinando la composición de los pasivos. Controlar el flujo de fondos con el fin de generar reportes para determinar la disponibilidad presupuestal de la empresa. Prestar asesoría a los departamentos que presenten las necesidades de estimaciones presupuestales y uso de fondos en general, o cualquier actividad en que aplique. Fijar los indicadores de desempeño de sus subordinados, supervisarlos y evaluarlos para lograr los niveles de eficiencia y calidad para cumplir los requisitos del cargo. Planear y gestionar la consecución de créditos requeridos para el desarrollo de las operaciones de la compañía y buscar permanentemente las mejores alternativas de refinanciación de estos créditos. Elaborar el presupuesto anual de costos y gastos y someterlos a aprobación de la gerencia. Revisoría Fiscal: Controles Financieros Cumplimiento en la comercialización Administración de auditorías y seguridad Relación con proveedores Administración de Desempeño Producción: Ingeniería del Producto: Esta función comprende el diseño del producto, tomando en cuenta todas las especificaciones requeridas por los clientes. Una vez elaborado dicho producto se deben realizar ciertas pruebas de ingeniería, consistentes en comprobar que el producto cumpla con el objetivo para el cual fue elaborado; Y por último brindar la asistencia requerida al departamento de mercadeo para que esté pueda realizar un adecuado plan tomando en cuenta las características del producto. Ingeniería de la planta: El departamento de producción realiza el diseño pertinente de las instalaciones tomando en cuenta las especificaciones requeridas para el adecuado mantenimiento y control del equipo. Ingeniería Industrial: Se realiza el estudio de mercado concerniente a métodos, técnicas, procedimientos y maquinaria de punta; investigación de
las medidas de trabajo necesarias, así como la distribución física de la planta. Planeación y control de la producción: Se establecen los estándares necesarios para respetar las especificaciones requeridas en cuanto a calidad, lotes de producción, stocks (mínimos y máximos de materiales en almacén), mermas, etc. Además deberá realizar los informes referentes a los avances de la producción como una medida necesaria para garantizar que se está cumpliendo con la programación fijada. Abastecimiento: El abastecimiento de materiales, depende de un adecuado tráfico de mercancías, embarques oportunos, un excelente control de inventarios, inventarios, y verificar que que las compras que se realicen realicen sean las más apropiadas. Control de calidad: Reúne características del producto en cuanto a mercadeo, ingeniería, fabricación y mantenimiento , por medio de las cuales el producto es satisfactorio para las expectativas del cliente; tomando en cuenta las normas y especificaciones requeridas, realizando las pruebas pertinentes para verificar que el producto cumpla con lo deseado. Fabricación: Donde se hace la transformación necesaria para la obtención de las bebidas. Recursos Humanos: La planeación, la organización, el desarrollo, la coordinación y el control de técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal. Proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo más satisfactorio a sí mismo y a la colectividad en que se desenvuelve. Satisfacer las necesidades individuales, organizacionales y nacionales. Relacionar los recursos humanos con las necesidades futuras de la empresa, con el fin de recuperar al máximo la inversión en recursos humanos. Acoplar o ajustar las habilidades de los empleados a las necesidades de la empresa subrayando el futuro en vez del presente. Prever la demanda de mano de obra, o cuántos trabajadores necesitará la empresa en el futuro. Prever la oferta de mano de obra, o la disponibilidad de trabajadores con las capacidades requeridas para satisfacer la demanda de mano de obra de la empresa.
Efectuar una planeación en forma continua y ser apoyada por acciones apropiadas cuando sea necesario, ya que los cambios en el ambiente de los recursos humanos son continuos.
Productos MODELO FUNCIONAL/PROCESOS DE LA EMPRESA
Para ver el Mapa de Procesos detalladamente remitirse al adjunto.
Procesos Destacados
Proceso i1. Concretar compra.
Proceso e1. Flujo de elaboración.
Proceso v1. Concretar venta.
Factores críticos de éxito Objetivos O1. Mapear procesos específicos para cada área de la empresa.
O2. Coordinar los procesos interdepartamento de la empresa. O3. Alcanzar una posición líder en el mercado. O4. Mejorar la calidad del servicio. O5. Ganar ventaja competitiva. O6. Mejorar la imagen de la empresa.
Metas M1. Definir un catálogo de operaciones para cada área de la empresa (O1, O2, O4).
Estrategias E1. Definir pormenorizadamente los procesos involucrados en la elaboración del producto de la empresa (O1, O2, M1, M2, O4). M2. E2. Comunicación Convergencia de efectiva entre todas procesos y las áreas de la departamentos de organización (O2, la empresa (O2). O4, M2, M6). M3. Reducir E3. Mejoramiento de costos de prácticas de operación 5% mercado (O5, O6). (O3, O4). M4. Alcanzar E4. Penetración en 30% de la mercados nuevos participación en el (O3, O4, M5). mercado (O3, O6). M5. Mejorar E5. Mejoramiento en ganancias de la generación de inversionistas productos nuevos 15% (O3). (O4, O5). M6. Ajustar la E6. Coordinar los producción a la resultados de demanda del mercadeo con los mercado (O2, procesos de O4). producción (O2, M2, M6).
FCEs F1. Incremento porcentual de la producción y oferta del producto (O3, O5, M4, M5, M6, E2, E3, E4, E5, E6). F2. Introducir una estrategia de distinción (O3, O5, E3). F3. Mejor administración del flujo de efectivo (O3, M5). F4. Crecer a través de adquisiciones (O3, E4). F5. Mejorar la capacitación (O6, M3). F6. Mejorar atención a clientes (O4, E5).
Infraestructura Infraestructura Tecnológica T ecnológica Introducción Para Cool Drinks SA es fundamental contar con una solida base tecnológica, por esto los equipos adquiridos reflejan este compromiso. Para esto, hemos sellado convenios con los grandes de estas áreas, destacamos a Dell y Cisco, quienes nos proveen equipos y soporte cuando este es necesario. Telecomunicaciones En la actualidad la empresa se encuentra comunicada por una solida red de cableado cruzado categoría 7. Se cuenta con un rack de comunicaciones el cual contiene: 2 x RW248G4P (Switch de 48 puertos) p uertos) 1 x Cisco 2811 Router 20 Teléfonos IP Cisco 500 Series 1 x Cisco ASA 5500 De esta manera, al implantar estos sistemas nuestra empresa estará comunicada de manera ágil y reduciendo costos. Estaciones de Trabajo Para el diseño de esta componente se planeo solo utilizar dos modelos de computadores, esto debido a que la gran mayoría de procesos que se realizan en la empresa son de baja intensidad en cuestión de recursos de cómputo. Se planea utilizar computadores Dell Vostro 230s para todas las áreas de la empresa y Apple iMac, esta ultima para asegurar que el talento que exista en el departamento de Mercadeo/Publicidad no sufra problemas de familiaridad y eficiencia con los equipos, ya que estos son norma en la industria de diseño, fuera de esto se adquirirán ultra portátiles Vostro 1220.
Resumen Se planea utilizar alrededor de 20 estaciones de trabajo Vostro en toda la empresa Se utilizaran 2 iMac distribuidas en el departamento de Mercadeo Se adquirirán 10 ultra portátiles Dell Vostro 1220 para tareas de supervisión y tareas varias.
Contingencia En las 20 estaciones de trabajo adquiridas, se tiene en cuenta 2 equipos Dell Vostro 230s en caso de que uno de estos falle y se deba enviar por reparaciones, esto para evitar una mínima perdida de eficiencia por parte de nuestros empleados. También se contara contara con 2 ultra portátiles que cumplirán labores de reemplazo en caso que se necesite. Impresoras Por motivos de costos y agilidad se utilizara por cada departamento una impresora multifuncional Dell 1125, la cual será accesible por red solo para el departamento al cual pertenezca. Para el departamento de publicidad, se utilizara una Dell 1235cn, la cual es a color y por obvias razones, algo fundamental para los diseños que este departamento presente. Características Dell Vostro 230 Intel Pentium E5400 @ 2.7GHZ 2GB RAM Monitor Dell E1910H 18’
250GB HDD Unidad Quemadora 16x Red Base-T 1000 Microsoft Windows 7 Home Basic Microsoft Office 2007 Dell Vostro 1220 Intel Core 2 Duo T6670 @ 2.1GHZ 3GB RAM 12 Pulgadas 250GB HDD Unidad Quemadora 8x Windows 7 Professional Peso de 1.5kgs iMac Espacio visible 21’
Intel Core 2 Duo E7600 @ 3GHZ 4GB RAM
500GB HDD Red Base-T 1000 WiFi 802.11 a/b/g/n Integrado MacOS X Snow Leopard
Distribución de Equipos Estaciones de Trabajo Se repartirán las estaciones de trabajo, una por cargo como hemos especificado, con ciertas excepciones. Los Dell Vostro (18) Estaciones para todos los Gerentes y Jefes con la excepción del Jefe de Publicidad y e-Marketing los cuales utilizaran las iMac adquiridas (2). Ultra Portátiles Los Ultra portátiles serán distribuidos entre el personal de Producción (5), cabe destacar que estos serán usados únicamente para tareas de supervisión, es decir que requieran movilidad. Se contara con otros tres (3), los cuales pueden ser solicitados por cualquier Jefe o Gerente en caso de que requieran requieran hacer una presentación o algo similar. Estos serán administrados por la unidad de sistemas de la empresa. Servidores Para el diseño de esta área, es fundamental pensar en las capacidades de expansión y la confiabilidad de los componentes. Por esto contamos con un gabinete PowerEdge 2420 el cual alberga 2 servidores PowerEdge R510 comunicados con un conmutador de consola 2321DS, al igual que un Powervault NX300.
Especificaciones PowerEdge 2420 Alto: 1.2m Ancho: 60cm Profundidad: 1m 24U de capacidad Puede albergar enrutadores y switches
PowerEdge R510 Intel Xeon E5502 @ 1.86GHZ 8 GB RAM 1 TB de HDD en RAID 5 SATA Windows Server 2008 con Service Pack 2 Enterprise de 64 Bits
PowerVault NX300 Intel Xeon E5502 @ 1.86GHZ 2 GB RAM 4 TB SATA Fuente de Poder Redundante Windows Storage Server 2008
Las labores de estos servidores, serán distribuidas de la siguiente forma: 1) PowerEdge 1: Se Se encargara de servir el sitio web web y las posibles aplicaciones web desarrolladas de manera interna 2) PowerEdge 2: Se Se encargar de los componentes internos de la empresa, empresa, como es la solución ERP, contabilidades y demás. 3) PowerVault: Funcionara como almacén almacén de datos, centralizando la información de la empresa, compras, ventas, facturas, etc...
Resumen Software Utilizado Los servidores utilizaran Windows Server 2008 con Service Pack 2 El NAS utilizara Windows Storage Server 2008 Las Estaciones de Trabajo PC usaran Windows 7 Home Basic Las Estaciones de Diseño Macintosh usaran OSX Snow Leopard La suite ofimática será Office 2007, para ambas plataformas Para software antivirus se utilizara u tilizara G Data Antivirus Business La parte de diseño usara la Suite Adobe CS 4
Análisis financiero: relacionado con la inversión histórica y actual en TI En estos dos años que lleva en funcionamiento Cool Drinks SAS, se ha visto la necesidad cada vez mayor de llevar como uno de los puntos críticos de la empresa la inversión en el desarrollo de proyectos de TI, ya que con el buen desempeño de este se podrá acelerar procesos que hasta el momento son demasiado robustos en cuanto a tiempo, costo y trabajo. Invertir en tecnologías de Información y Comunicación TIC, es un componente de carácter transversal para todas las áreas de la organización el cual afecta y potencia todo el esfuerzo global de la misma para que así, la ciencia, la tecnología y la educación se incorporen como herramientas poderosas para avanzar hacia la gestión del mercado de productos de consumo, el cual es un mercado demasiado inestable ya que depende de muchos factores como lo son los estándares mundiales, exigencias de los distribuidores y los gustos volubles del cliente. Es por esta razón razó n que es de suma importancia en la organización que se siga implantando de d e manera optima TIC en la empresa, así ésta podrá adaptarse ad aptarse rápidamente y con ella los procesos organizacionales, dependiendo de la la variabilidad del mercado. Primero que todo se recomienda que las tareas que se deben establecer para lograr una buena administración en cuanto a la inversión de TI, deberían ser establecidas en conjunto con el área financiera de la empresa la cual está conformada por el Gerente financiero y el jefe de tesorería, para establecer un optimo marco de trabajo, además de tener un estándar global para evaluar los proyectos con otras direcciones, en especial a las referidas al área de sistemas, esto con el fin de que en cada área de la organización el proceso se ejecute de igual manera y que luego la evaluación de presupuesto se haga con el área financiera. Es de tener en cuenta, que es complicado establecer estándares, elaborar portafolios, si los directivos no trabajan de forma separada, y sin olvidar y por tanto respetar el debido proceso en el que el único departamento que se encarga del presupuesto es finanzas. Lo que sí se puede establecer dentro del departamento es: Priorizar la ejecución de actividades o de un proyecto en un diagrama de Gantt, los cuales serán establecidos por el director de área de redes y los jefes de las áreas a su cargo. Establecer los proyectos a realizar durante un periodo de 12 meses, si se trata de un proyecto se propone un estándar para la gestión de proyectos. Como es el caso del PMBOK Conociendo el proyecto a ejecutar se enviara una solicitud a quien corresponda para que este sea evaluado y aprobado además de ser enviado también al área financiera para la adjudicación del presupuesto si fuera aprobado dicho proyecto. Es indispensable llevar un registro de presupuesto asignado, dependiendo de lo designado por el área financiera
Entregables que se deben producir si se sigue un marco de trabajo para la gestión de proyectos. Usar TIC, tanto en su gestión interna como externa La comercialización de las bebidas refrescantes de Cool Drinks SAS a través de Internet Una administración electrónica Personal expresamente dedicado a la gerencia de proyectos Capacitación y apoyo en lo referido a soporte. Los usuarios tendrán acceso a un esquema unificado del TI, para mayor adaptabilidad. Una metodología estándar predefinida para el personal de sitemas Claridad en la ejecución de las funciones del personal de Sistemas Estándar tecnológico en cuanto a lo referido a SW y HW Indicadores de desempeño Gestión de actividades En este momento la empresa Cool Drinks SAS, en el área de sistemas para el buen desarrollo de TIC, cuenta con 24 empleados los cuales tienen perfiles distintos y de diferentes áreas del conocimiento. Y los cuales son empleados de planta y los cuales han sido distribuidos de la siguiente forma. 7 Ingenieros de Sistemas 4 Ingenieros Electrónicos 2 Ingenieros de Alimentos 1 Administradores de empresas 3 Practicantes Universitarios 2 Ingenieros Químicos 1 Tecnólogo en Sistemas 2 Diseñador Visual 2 Ingeniero Industrial Los proyectos de inversión para este año tienen como derrotero a groso modo la adquisición de nuevo hardware que sean aptos para los planes de crecimiento tecnológico planeado por la alta gerencia además de dar a conocer estos planes en todas las áreas de la empresa. En cuanto a la continuidad del servicio TI, se ha optado por garantizar la continuidad del servicio que satisface el requisito de negocio de TI para así asegurar un mínimo impacto a nuestro negocio y economía a la hora de una dificultad de servicios de TI, enfocándose en el desarrollo de resistencia en las soluciones automatizadas, desarrollando, dando soporte y haciendo pruebas de los planes de continuidad de TI.
MODELO DE PLANEACIÓN Objetivo #1: Ejecutar los proyectos de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones Descripción: Programa para instalación, mantenimiento, adaptación e integración de los sistemas de información solicitados y necesarios por los departamentos de CoolDrinks S.A.S para su control y comunicación. El sistema de información abarcará todas las dependencias de la empresa, sin embargo es necesario definir las necesidades específicas dentro de cada uno para determinar semejanzas y variaciones a adaptar para cada uno de sus casos. Partiendo de allí, la integración del sistema constará de un estándar que tendrá las características esenciales que permitan unificación de todos los departamentos. Fecha de inicio: 03 de marzo de 2008 Fecha final: 25 de abril de 2008 Responsables: Gerente De Sistemas - División De Soporte Técnico - Asesores (Software empresarial) Retorno de la inversión Costo: El costo para este primer objetivo es bastante grande pues busca automatizar los procesos gerenciales de la organización, mediante sistemas de información, los cuales mencionaremos más adelante. Beneficio: La automatización de la compañía permitirá tener una toma de decisiones mucho más acelerada, minimizando las perdidas, basados en estadísticas y en los diferentes reportes entregados por cada dependencia y su respectivo sistema de información. Proyectos Sistema de Información para la investigación, análisis, producción y control para los departamentos de la gerencia de Producción. Sistema de Información para la asistencia integral y cuidado de las personas y trabajadores de la empresa para los departamentos de la gerencia de Recursos Humanos.
Sistema de Información para la administración de costos y finanzas de los departamentos de la gerencia de Contabilidad y la gerencia de Finanzas. Sistema de Información para el control de estadísticas de ventas y competencia en el mercado como publicidad para la gerencia de Mercadeo. Adaptación e integración de los sistemas de información para su administración, control y seguimiento desde la gerencia de Sistemas. Sistema de información para el desarrollo de actividades del los departamentos del Revisor Fiscal y el Asesor Jurídico
Objetivo #2: Lograr y mantener un indicador de clima organizacional, tratando de promover actitudes positivas del personal hacia su trabajo y la empresa. Descripción: Programa para mejorar la calidad de los sistemas que den satisfacción y desarrollo integral de los colaboradores de TIC, como para los integrantes de toda la empresa en pro de su bienestar. Es necesario definir una estructura organizacional adecuada de Sistemas al interior de la empresa que centralice y dirija todos los recursos humanos y físicos para el cumplimiento de los planes y proyectos definidos. Esta estructura debe contener claramente orientación al trabajo en equipo y trabajo por proyectos de tal forma que se puedan dar los resultados. En esta estructura se deben identificar claramente unidades, equipos o personas que atiendan actividades relacionadas con los procesos propios de sistemas tales como: Administración y gerencia de proyectos, mantenimiento de software, soporte al usuario final, administración de la infraestructura de hardware, software y telecomunicaciones, administración del portal en Internet, administración de las bases de datos y administración de la Seguridad Informática. Fecha de inicio: 15 de febrero de 2008 Fecha final: 02 de marzo de 2008 Responsables: Gerente De Sistemas – División De Soporte Técnico Retorno de la inversión Costo: El costo de este producto es bastante menor a su beneficio, en cuanto a costos podemos hablar de las capacitaciones en cuanto a dinero y tiempo por
parte de los empleados y contratación de personal multidisciplinar pues se busca un aporte siempre holístico en todos los procesos. Beneficio: El principal beneficio de este proyecto es obtener un personal que se sienta parte de la organización y que sienta el apoyo de la misma en su crecimiento, creando así un ambiente de trabajo mucho más agradable, donde todas las personas tiran hacia un mismo objetivo. Proyectos Crear y mantener equipos de trabajo multidisciplinarios. Elaborar y ejecutar un plan de capacitación permanente al personal de TIC de la empresa. Definir e implementar una estructura adecuada de personal de TIC de la empresa.
Objetivo #3: Estar preparados para la certificación de calidad ISO 9000 en los procesos y servicios informáticos Descripción: Programa para el mejoramiento de procesos y servicios de TICs, que permitan la eficiencia en la prestación de servicios. Se debe implementar el proceso de mejoramiento continuo en el área de sistemas ofreciendo servicios con la mejor calidad y garantía, de tal forma que se alcance una excelencia operativa en la empresa. Fecha de inicio: 09 de junio de 2008 Fecha final: 31 de agosto de 2008 Responsables: Gerente De Sistemas Retorno de la inversión Costo: La estandarización de procesos es un proceso complicado pues puede significar tiempo perdido para la compañía, además, el capital que se debe invertir invertir para que los servicios informáticos sean de la más alta calidad son muy altos.
Beneficio: Una empresa certificada es sinónimo de confianza y que allí se están realizando bien las cosas, permitiendo no solo ganar mas prestigio en el mercado, si no también, clientes. Proyectos Establecer el esquema de administración por procesos en TICs: su definición, planeación, operación y control. Establecer un esquema de administración integral para la gestión de todos los procesos de TICs de la empresa.
Objetivo #4: Garantizar por lo menos en el 80% la operación y continuidad de los productos y servicios informáticos ofrecidos. Descripción: Programa de eficiencia administrativa de los recursos requeridos y administrados por Tecnologías de Información y Comunicaciones – TIC. Se deben definir e implementar políticas, normas y procedimientos para hacer eficientes en la administración de los recursos informáticos: su adquisición, mantenimiento y soporte, que brinde la continuidad en dichos servicios. Es fundamental que la empresa cuente con un plan de contingencias y recuperación de desastres que permita asegurar la continuidad de la operación y prestación de los servicios ofrecidos que dependen de tecnologías de información. Fecha de inicio: 01 de mayo de 2008 Fecha final: 13 de junio de 2008 Responsables: Gerente De Sistemas – División De Soporte Técnico Retorno de la inversión Costo: para que un sistema sea confiable y sus procesos tengan un funcionamiento siempre optimo debemos primero que todo elaborar unos muy buenos planes de contingencia, esto conlleva a una gran inversión en
infraestructura y equipos especializados para los diferentes problemas que se puedan presentar. Beneficio: Tener un sistema confiable, el cual, funcione la mayor cantidad de tiempo posible en perfecto estado es fundamental para que una empresa como como la nuestra que busca agilizar sus procesos mediante la automatización de los mismos, significando grandes ganancias para la organización. Proyecto Definir políticas e implementar normas y procedimientos para la consolidación de las compras de elementos de Tecnologías de Información y Comunicaciones – TIC, el manejo de proyectos corporativos y la definición y utilización de estándares tecnológicos. Programa para asegurar la continuidad de las operaciones y los servicios de CoolDrinks S.A.S que dependen de los Sistemas de Información. Implementar y mantener un plan de recuperación y continuidad de las operaciones y los servicios de CoolDrinks S.A.S que dependen de los Sistemas de Información.
Objetivo #5: Implementar y mantener el esquema de seguridad informática requerido para generar confianza y transparencia en las operaciones informáticas. Descripción: Programa de Seguridad Informática para la operación transparente y confiable de los Sistemas de Información de CoolDrinks S.A.S. Los proyectos no han de gestionarse únicamente para cumplir plazos o desplegar infraestructuras, sino que deben ser “manejados y tensionados” en beneficio
propio, para imponer nuevos procesos, actividades y hábitos de seguridad necesarios para el buen funcionamiento de la compañía. Es sumamente importante que CoolDrinks S.A.S cuente con políticas, normas y procedimientos de seguridad informática que permitan que los sistemas de información se operen dentro de un ambiente de confiabilidad, protección y seguridad. Fecha de inicio: 12 de mayo de 2008 Fecha final: 31 de mayo de 2008
Responsables: Gerente De Sistemas – División De Seguridad
Retorno de la inversión Costo: El área de sistemas y en particular su área de seguridad informática es fundamental en una empresa, es por esto que al ser un sector tan crítico su inversión debe ser aun mayor, con la contratación del personal altamente capacitado, data-centers para el almacenamiento de toda la información de la empresa. Beneficio: Tener una empresa ampliamente segura en el área informática es importante pues minimizaran las perdidas, evitando fraudes electrónicos, o incluso permitiendo ver el estado real de la empresa sin ninguna desconfianza, generando una mayor inversión de socios. Proyectos Implementar la Seguridad Informática en toda la empresa. Crear e implantar las políticas de d e seguridad informática. Elaborar e implementar el sistema resguardo de la información, independientemente del lugar en donde se encuentre registrada, en algún medio electrónico o físico. Elaborar el análisis de riesgos, e implementar la seguridad lógica empresarial.
Objetivo #6: Lograr eficiencia en los procesos de prestación de servicios informáticos, de forma que se pueda generar ahorro y reducción de costos de hasta un 20%. Descripción: Programa de eficiencia administrativa de los recursos requeridos y administrados por Tecnologías de Información y Comunicaciones – TIC. Se deben definir e implementar políticas, normas y procedimientos para hacer eficientes en la administración de los recursos informáticos: su adquisición,
mantenimiento y soporte, los cuales deben hacerse de una forma centralizada y corporativa que redunde en beneficios no solamente económicos sino de calidad en dichos servicios. Fecha de inicio: 03 de marzo de 2008 Fecha final: 29 de agosto de 2008 Responsables: Gerente De Sistemas Retorno de la inversión Costo: En la actualidad el tiempo es valiosísimo, el principal costo de este proyecto sería el análisis para la elaboración de sistemas que sean eficientes. Este costo sería en tiempo y dinero. Beneficio: Si invertimos tiempo en un buen análisis para la elaboración de los sistemas estos después de implementados y apoyados en la agilización de procesos significaran ganancias importantes para la empresa Proyecto Definir políticas e implementar normas y procedimientos para la consolidación de las compras de elementos de Tecnologías de Información y Comunicaciones – TIC, el manejo de proyectos corporativos y la definición y utilización de estándares tecnológicos.
Objetivo #7: Apoyar los procesos operativos, gerenciales y comerciales de la empresa, por lo menos un 50% para que se puedan seguir implementando los proyectos en el área de TIC’s. Descripción: Programa de evaluación de procesos operativos, gerenciales y comerciales, a través de los l os Sistemas de Información de CoolDrinks S.A.S. Se deben formular proyectos de tecnologías de información que permitan hacer seguimiento a cada uno de estos procesos y a partir de allí se puedan plantear aspectos a mejorar en los mismos. Fecha de inicio: 01 de septiembre de 2008 Fecha final: 28 de noviembre de 2008 Responsables: Gerente De Sistemas
Retorno de la inversión Costo: Un Un estudio de los procesos de una empresa puede ser costoso, y la elaboración de un informe de los mismos es complicado, esto implica tiempo que puede ser vital para el funcionamiento de la empresa. Beneficio: Saber cómo están funcionando las cosas en la empresa es fundamental para saber en qué aspectos se está fallando y cómo podemos mejorar para asi obtener el máximo rendimiento en nuestra empresa.
Proyectos Adquirir aplicaciones de seguimiento y gestión de procesos operativos, gerenciales y comerciales; que se ajusten a las necesidades de la empresa. Elaborar planes de mejoramiento de los procesos operativos, gerenciales y comerciales; que tomen como materia prima los resultados arrojados por las aplicaciones de gestión de los mismos.
Objetivo #8: Apoyar la integración en el 2010 de al menos el 80% de las dependencias administrativas en lo relacionado con sus Sistemas de Información y herramientas de computación y telecomunicaciones. Descripción: Programa para la consolidación de un Sistema Integrado de Información para CoolDrinks S.A.S. que integre los Sistemas de Información de la empresa para facilitar su administración y accesibilidad. Se requiere que la empresa se vea y trabaje como un gran sistema de información integrado en donde se visualicen y optimicen las relaciones entre sus dependencias. Fecha de inicio: 01 de julio de 2008 Fecha final: 30 de septiembre de 2008 Responsables: Gerente De Sistemas – División De Desarrollo Retorno de la inversión
Costo: Esta demostrado que la implementación de un sistema unificado para una empresa es un poco costoso, en cuanto a tiempo de implantación del mismo, y de dinero pues su construcción debe adaptarse perfectamente a nuestra empresa. Beneficio: El principal beneficio de tener el area de sistemas completamente unificada, es permitir manipular toda la información completamente actualizada y a disposición para cuando se necesite, facilitando la toma de decisiones y la realización de reportes en cualquier momento. Proyectos Actualizar y fortalecer la capacidad de la red de Telecomunicaciones de la empresa. Integrar las aplicaciones existentes y a desarrollar para cada una de las dependencias de la empresa.
Cuadro de actividades MESES Febrer Marz Abril Mayo Juni o o o 1 2 3 S O 4 V I 5 T E 6 J B 7 O 8
Juli o
Agost o
Septiembr Octubr e e
Noviembre
