PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA DAN REKRUTMEN PADA ORGANISASI NON PROFIT Juni 18, 2012 pada 2:39 am (kuliah) A. Latar Belakang Masalah Sumber Daya Manusia (SDM) adalah manusia yang bekerja di lingkungan suatu organisasi (disebut juga personil, tenaga kerja, pekerja atau karyawan). Dalam sebuah organisasi tidak terlepas dari unsur manusia sebagai sumber daya organisasi yang harus dikelola sebagaimana sumber-sumber daya yang lain. Manusia merupakan sumber daya dalam organisasi yang berpartisipasi dan memberikan kontribusi sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing dan sesuai dengan strategi-strategi yang ditentukan oleh organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Sebuah organisasi dalam mewujudkan eksistensinya dalam rangka mencapai tujuan memerlukan perencanaan Sumber daya manusia yang efektif. Suatu organisasi, menurut Riva’i ( 2004:35) tanpa didukung pegawai/karyawan yang sesuai baiik segi kuantitatif, kualitatif, strategi dan operasionalnya, maka organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukan dimasa yang akan datang. Manusia yang menjadi sumber daya juga dituntut trampil dalam pengelolaan sumber dana/keuangan atau memanajemen keuangan untuk mendukung tercapaianya tujuan organisasi secara maksimal. Dari uraian diatas berarti perencanaan sumber daya manusia dan rekrutmen pada organisasi non profit tidak dapat dilepaskan kaitannya dengan kegiatan perencanaan strategis. Dari kegiatan tersebut, harus diperoleh sejumlah tenaga kerja yang potensial dengan kualitas terbaik. Agar dengan kemampuannya yang terus meningkatkan sesuai dengan tuntutan lingkungan kerja, tidak saja mampu mempertahankan eksistensi organisasi, tetapi juga mampu mengembangkan dan memajukan organisasi. B. Rumusan Masalah Untuk mempertajam telaah dalam makalah ini, penulis mengambil dua masalah berdasarkan latar belakang di atas yaitu: 1. Bagaimana perencanaan SDM ditinjau dari manajemen strategik? 2. Bagaimana strategi rekrutmen SDM manajemen strategik bagi organisasi non profit? C. Tujuan Penulisan Sesuai dengan permasalahan yang ada, maka tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengkaji secara teoritis mengenai perencanaan SDM dan mengetahui strategi rekrutmen organisasi non profit sehingga dapat dijadikan acuan dalam perencanaan SDM dan rekrutmen SDM di lingkungan organisasi pendidikan. BAB II PEMBAHASAN A. Perencanaan Sumber Daya Manusia 1. Pengertian perencanaan sumber daya manusia
Perencanaan sumber daya manusia adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan. Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi. George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) mendefinisikan bahwa: “Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”. Perencanaan SDM adalah proses untuk menetapkan strategi, memperoleh, memanfatkan, mengembangkan dan mempertahankan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan sekarang dan pengembangannya dimasa mendatang. Perencanaan sumber daya manusia untuk organisasi non profit selain dikenal sebagai perencanaan tenaga kerja juga sebagai rencana pengembangan staf. Perencanaan sumber daya manusia harus mampu berpegang pada prinsip pokok untuk mendayagunakan pegawai/karyawan yang sudah dimiliki secara efektif dan efisien, sebelum memprediksi kebutuhan (demand) jumlah dan kualifikasi pegawai/karyawan baru yang dibutuhkan untuk mengisi kekosongan dimasa mendatang.seharusnya semua organisasi non profit harus melakukan kegiatan audit SDM (Human Resource Audit) atau analisis tenaga kerja (Work Force Analysis) untuk mnegatahui kondisi pegawai/karyawan yang dimiliki. Kegiatan audit SDM dan analisis tenaga kerja ini cenderung tidak pernah dilakukan oleh sebagian besar organisasi non profit di Indonesia. 2. Jenis/bentuk perencanaan sumber daya manusia a) Perencanaan sumber daya manusia jangka pendek Perencanaan jangka pendek ini adalah untk mengisi kekosongan jabatan/pekerjaan yang diprioritaskan satu tahun mendatang. Karena jika jabatan pokok ini tidak segera diisi maka akan berdampak pada pelayanan umum dalam bidang tertentu menjadi terhenti. b) Perencanaan sumber daya manusia jangka sedang Perencanaan jangka sedang ini untuk mengisi prediksi kekosongan jabatan antara dua sampai lima tahun mendatang. Hal ini untuk menyeimbangkan antara kebutuhan dengan ketersediaan internal berdasarkan hasil analisis volume dan beban kerja yang diketahui melalui hasil audit sumber daya manusia dan informasi hasil analisis pekerjaan yang akurat. c) Perencanaan sumber daya manusia jangka panjang Perencanaan ini dilakukan untuk memperoleh calon karyawan yang memiliki kemampuan potensial sehingga dapat dikembangkan menjadi kemampuan real yang prima dalam mengantisipasi tantangan pemberian pelayanan umum, baik untuk jabatan struktural maupun fungsional. 3. Manfaat Perencanaan SDM a) Meningkatkan Sistem Informasi SDM, yang secara terus menerus diperlukan dalam mendayagunakan SDM secara efektif dan efisien bagi pencapaian tujuan organisasi. b) Mempermudah pelaksanaan koordinasi SDM oleh manajer SDM, dalam usaha memperpadukan pengelolaan SDM.
c) Untuk memperkirakan kondisi dan kebutuhan pengelolaan SDM selama dua atau sepuluh tahun mendatang (untuk jangka panjang). d) Untuk mengetahui posisi/jabatan atau pekerjaan yang kosong pada tahun mendatang (untuk jangka pendek). 4. Faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia a) Faktor eksternal: • faktor ekonomi, nasional dan Global • Faktor sosial, politik dan hukum • Faktor teknologi • Faktor pesaing b) Faktor internal (organisasi): • Rencana strategic dan rencana operasional (taktik) • Anggaran sumber daya manusia • Peramalan produksi dan penjualan • Faktor desain organisasi dan desain pekerjaan • Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer c) Faktor ketenaga kerjaan • Pensiun, PHK, meninggal dunia dan tenaga kerja yang selalu absen. • Promosi, pindah, tenaga kerja yang mendapat pelatihan dan yang mengikuti pendidikan diluar organisasi. d) Faktor-faktor lain • Pasar tenaga kerja • Prestasi kerja • Waktu yang tersedia untuk mencapai sasaran organisasi jangka pendek. • Faktor demografi • Faktor supervise • Faktor staf pendukung • Faktor lokasi 5. Audit sumber daya manusia dan rencana penempatan ulang. Audit SDM adalah pemeriksaan kualitas kegiatan sumber daya manusia secara menyeluruh dalam suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan atau perbaikan (Rivai, 2004, p. 548). Menurut Gomez-Mejia (200 1 :28), audit sumber daya manusia merupakan tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu organisasi. Audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundanganundangan dan rencana-rencana strategis organisasi. Audit SDM merupakan suatu metode evaluasi untuk menjamin bahwa potensi SDM dikembangkan secara optimal (Rosari, 12 Mei 2008). Secara lebih terinci, audit SDM juga memberi feedback dan kesempatan untuk: 1. Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM, yang meliputi: rekrutmen dan seleksi, pelatihan, dan penilaian kinerja.
2. Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan. 3. Melakukan benchmarking kegiatan SDM untuk mendorong perbaikan secara berkelanjutan. 4. Mengidentifikasi berbagai masalah strategi dan administratif implementasi fungsi SDM. 5. Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM. 6. Mengevaluasi ketaatan terhadap berbagai peraturan perundang-undangan, kebijakan dan regulasi pemerintah. 7. Meningkatkan keterlibatan fungsi lini dalam implementasi fungsi SDM. 8. Mengukur dan menganalisis biaya dan manfaat setiap program dan kegiatan SDM. 9. Memperbaiki kualitas staf SDM 10. Memfokuskan staf SDM pada berbagai isu penting dan mempromosikan perubahan serta kreatifitas. Formulir Audit SDM dilingkungan organisasi non profit dapat dikembangkan untuk menjaring informasi manajerial lainnya seperti: 1. Jumlah pegawai/karyawan yang dikelola manajer yang diaudit pada jabatannya sekarang 2. Tipe pekerjaan sebagai tugas pokok manajer yang diaudit dalam jabatannya sekarang 3. Jumlah total anggaran yang dikelola manajer yang diaudit sekarang 4. Pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung jawab manajer yang diaudit dalam memimpin bawahan pada jabatannya sekarang 5. Penerimaan bawahan terhadap kepemimpinan yang dilaksanakan manajer yang diaudit sekarang Manfaat Audit SDM menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM mengevaluasi aktifitas SDM yang digunakan dalam suatu perusahaan dan merupakan pengendalian kualitas keseluruhan yang mengevaluasi aktifitas SDM dalam suatu perusahaan. Manfaat dari audit SDM ini antara lain yaitu: 1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan 2. Meningkatkan citra profesional departemen SDM 3. Mendorong tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara karyawan departemen SDM 4. Memperjelas tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM 5. Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM 6. Menemukan masalah-masalah SDM yang kritis 7. Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku 8. Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif 9. Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan didalam departemen SDM. Menurut Rivai (2004, p. 567), Audit SDM bertujuan untuk: 1. Menilai efektifitas SDM 2. Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki 3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam 4. Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut. 5. Untuk menetapkan data dasar untuk perbaikan di masa depan. 6. Untuk mengevaluasi efektivitas saat ini. 7. Mengetahui kesesuaian jumlah pegawai dengan jumlah yang dibutuhkan. 8. Kondisi nyata pegawai guna melakukan penempatan ulang 9. Untuk meningkatkan tingkat kinerja.
10. Mempermudah kegiatan memprediksi kebutuhan/permintaan SDM Ruang Lingkup Audit SDM. Dalam pelaksanaan audit SDM untuk mendukung jalannya kegiatan-kegiatan SDM perlu dilakukan pembatasan terhadap aspek yang akan di audit. Secara garis besar, prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi SDM yang berkaitan dengan kegiatankegiatan SDM yang dimulai dari perencanaan SDM, perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan evaluasi kinerja SDM (Handoko, 1997, p.226). Informasi atau hasil audit SDM dapat digunakan untuk berbagai macam manajemen SDM, khususnya kegiatan pengembangan organisasi untuk menunjang pengimplementasian manajemen strategik. Dua kegiatan utamanya adalah kegiatan pengembangan dan kegiatan rencana suksesi dalam rangka pengembangan karier pegawai yang potensial. Rencana suksesi adalah proses yang dilakukan oleh manajer puncak sebuah organisasi non profit dengan bantuan manajer SDM dalam menggunakan informasi dan perkembangannya tentang pegawai, yang dinilai dan diputuskan untuk ditempatkan pada suatu jabatan tertentu dimasa depan. Rencana suksesi ini dibuat sangat rahasia oleh pimpinan puncak dengan bantuan manajer SDM dalam bentuk chart penempatan ulang, karena pimpinan instansi atasan yang lebih berwenang telah atau membuat keputusan yang lain. Manfaat chart penempatan ulang adalah untuk mengetahui status dan peluang calon yang akan dipilih mengikuti rancana suksesi, calon yang dalam pengembangan dan perencanaan karier akan dipromosikan, calon yang akan dikembangkan meskipun belum akan dipromosikan dan pegawai yang sulit dikembangkan dan dalam rangka pengembangan dan perencanaan karier memerlukan kegiatan pengembangan organisasi secara khusus. B. Rekrutmen Pada Organisasi Non Profit 1. Pengertian Rekrutmen Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar sekolah sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya manusia. 2. Tujuan Rekrutmen Tujuan dari rekrutmen adalah mendapatkan calon karyawan sebanyak mungkin sehingga memungkinkan pihak manajemen (recruiter) untuk memilih atau menyeleksi calon sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh sekolah. Semakin banyak calon yang berhasil dikumpulkan maka akan semakin baik karena kemungkinan untuk mendapatkan calon terbaik akan semakin besar. Hasil yang didapatkan dari proses rekrutmen adalah sejumlah tenaga kerja yang akan memasuki proses seleksi, yakni proses untuk menentukan kandidat yang mana yang paling layak untuk mengisi jabatan tertentu yang tersedia di sekolah. Seleksi adalah proses penentuan, pemilihan dan penetapan orang orang tertentu yang akan diterima sebagai tenaga baru/ pegawai setelah terlebih dahulu diadakan proses rekrutmen. Pelaksanaan rekrutmen dan seleksi merupakan tugas yang sangat penting, krusial, dan membutuhkan tanggung jawab yang besar. Hal ini karena kualitas sumber daya manusia yang akan digunakan sekolah sangat tergantung pada bagaimana prosedur rekrutmen dan seleksi dilaksanakan. 3. Paradigma Rekrutmen dan Seleksi Ditengah keterpurukan pembangunan ekonomi bangsa ini sangatlah dibutuhkan generasi baru yang mempunyai kesiapan mental untuk berbuat, bertindak secara konkrit (bekerja) yang
dibarengai dengan kecerdasannya. Ada banyak cara pandang dalam melihat, memahami bahkan membentuk manusia itu sendiri karena dia diciptakan dengan potensi yang komplek dan tergantung paradigma yang dipakai dalam mendidiknya dan membuatnya belajar, termasuk dalam hal ini adalah paradigma yang dipakai dalam melakukan proses rekrutmen dan seleksi pegawai baru. Beberapa paradigma yang bisa dijadikan pedoman dalam melakukan rekrutmen dan seleksi dalam kaitannya dengan tindakan kerja : a) Human Thingking Paradigma yang hanya memahami pelamar hanya dari dimensi berfikir saja sehingga dalam proses mencari dan menentukan pilihan hanya dan murni berlandaskan pada sejauh mana kemampuan analisa, menyimpulkan, dan kreativitas alternatif- alternatif untuk menyelesaikan masalah yang dia hadapi sehingga hubungannya hanya dipandang dari relasi berfikir saja. b) Human Working Human working adalah cara pandang yang hanya memahami calon pelamar dari dimensi kerjanya saja. Cara pandang ini melihat dam memahami manusia hanya dari kesiapan mentalnya untuk bekerja dan melakukan segala sesuatu secara konkrit segala hal yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnnya oleh sekolah, tidak mesti pintar yang penting kuat untuk bekerja. c) Human Original Cara pandang seperti ini dalam proses rekrutmen dan seleksi hanya akan mencari dan memilih orang yang belum berpengalaman sama sekali, tidak mesti pintar yang penting bisa dibina, diarahkan dan dibentuk melalui upgreding SDM sekolah. Hubungan Rekrutmen dengan kegiatan manajemen SDM sebelumnya 4. Alasan-alasan Dasar Rekrutmen dan Seleksi Rekrutmen di laksanakan dalam suatu organisasi karena kemungkinan adanya lowongan (vacancy) yang beraneka ragaman alasan, antara lain: • Berdirinya organisasi baru • Adanya perluasan kegiatan organisasi • Terciptanya pekerja-pekerja dan kegiatan-kegiatan baru • Adanya pekerja yang pindah ke organisasi lain • Adanya pekerja berhenti, baik dengan hormat maupun tidak hormat sebagai tindakan positif • Adanya pekerja yang berhenti karena memasuki pension • Adanya pekerja yang meniggal dunia 5. Faktor-faktor Rekrutmen dan Seleksi Jalannya suatu organisasi sangat di pengaruhi oleh lingkungan. Terdapat tiga faktor lingkungan yang mempengaruhi kebijaksanaan-kebijaksanaan dan praktek-pratek rekrutmen, terutama di sektor publik yakni: a) Kondisi ekonomi. Faktor ekonomi sangat mempengaruhi rekrutmen karena akan menentukan penawaran para pelamar bagi pekerja-pekerjaan pemerintah. Perekonomian yang stabil akan mengurangi pemberhetian-pemberhentian di badingkan dengan pekerjaan-pekerjaan di sektor swata. b) Faktor politik. Faktor-faktor politik mempengaruhi rekrutmen karma adanya kemungkinan terjadinya prioritas-prioritas program pembangunan, yang pada gilirannya akan mempengaruhi permintaan dan penawaran relative bagi berbagai pekerjaan.
c) Peraturan-peraturan dan keputusan-keputusan pengadilan. Peraturan-peraturan keputusankeputusan pengadilan juga mempengaruhi proses rekrutmen peraturan-peraturan itu menuntut agar instansi-instansi pemerintah untuk lebih terbuka perihal bagaimana mengiklankan lowongan-lowongan kerja. 6. Sistem Rekrutmen dan Seleksi Rekrutmen dan seleksi pada dasarnya adalah bagian dari program pengadaan tenaga kependidikan yang baru di sebuah lembaga pendidikan, upaya rekrutmen dan seleksi dalam sebuah organisasi dilaksanakan oleh suatu panitia yang ditetapkan oleh SK kepala sekolah, rektor atau apapun namanya dari pimpinan tertinggi dari sebuah organisasi pendidikan. Komposisi dan kepanitiaan melekat pada jabatan yang berkaitan dengan bidang pekerjaan kepegawaian. Secara umum tipologi sistem rekrutmen dan seleksi dapat dilaksanakan dengan dua cara: 1) Sistem Langsung Sistem rekutmen dan seleksi semacam ini adalah sistem yang menerima secara langsung terhadap seorang tenaga baru dengan langsung memberikannya SK dari pimpinan tertinggi atau yang bertangung jawab. Adapun bentuk- bentuknya dapat dikategorikan sebagai berikut: a. Pemupukan ekternal b. Pemupukan internal c. Bentuk terbuka d. Bentuk tertutup 2) Sistem Tidak Langsung Sistem ini adalah sistem rekrutmen dan seleksi yang menerima secara tidak langsung terhadap tenaga baru dengan langsung memberikannya SK tetapi SK diberikan setelah tenaga baru melewati masa orientasi yang berfungsi evaluatif selektif dalam jangka waktu tertentu. Adapun bentuknya meliputi: a. Orientasi selektif Adalah proses orientasi beberapa orang yang telah diterima untuk bekerja di lembaga namun masih berada dalam bingkai untuk memilih yang terbaik. misalnya setelah A, B dan C dinyatakan diterima untuk bekerja tidak langsung mendapatkan SK dari pimpinan sehingga statusnya bukanlah pegawai tetap. Mereka terlebih dahulu diorientasi dalam waktu satu tahun untuk dievaluasi atau dinilai kinerjanya untuk kemudian dipilih yang terbaik dan sesuai kebutuhan organisasi yang kemudian barulah mereka mendapatkan SK setelah dinyatakan benarbenar diteerima dengan terbitnya SK dari pimpinan tinggi. b. Orientasi akumulatif Adalah proses orientasi beberapa orang yang telah benar- benar diterima semuanya dengan tujuan hanya untuk mengenalkan dan memantapkan cara berfikir dan bertindak mereka sesuai dengan visi dan misi lembaga. Beberapa hambatan yang dapat merugikan dalam kegiatan rekrutmen dilingkungan organisasi non profit antara lain: a. Strategi dan kebijakan tertutup dari manajer atau pimpinan puncak dan adanya kemungkinan deskriptif atas dasar suku, agama, keluarga, teman dan lainnya b. Sistem sentralisasi dalam pengangkatan pegawai baru, yang dilakukan dalam bentuk penjatahan dapat berakibat jumlah dan kualifikasinya tidak sesuai dengan kebutuhan satuan kerja yang akan menggunakannya c. Kurangnya persediaan calon pegawai eksternal, terutama untuk keahlian langka lulusan perguruan tinggi yang hanya terdapat di PTN tertentu atau yang berpengalaman, karena telah
bekerja pada organisasi non profit lainnya d. Sistem kompensasi yang kurang menarik. e. Tuntutan masyarakat agar merekrut calon pegawai baru dilingkungan sekitar. f. Kebiasaan rekrutmen yang bersumber dari pengalaman masa lalu yang cenderung keliru dan dijadikan kebiasaan. Misalnya kebiasaan mencari calon karyawan dengan memberitahukan dari mulut ke mulut g. Manajemen SDM yang disebut bagian kepegawaian dikelola oleh pegawai yang tidak profesional, bahkan tidak pernah mendapat pelatihan khusus dalam bidang analisis pekerjaan/jabatan, perencanaan SDM, Rekrutmen dan seleksi sebagai suatu paket. BAB III KESIMPULAN 1. Perencanaan sumber daya manusia dilingkungan organisasi non profit dapat dilakukan dengan tiga bentuk yaitu perencanaan jangka pendek, perencanaan jangka sedang, dan perencanaan jangka panjang. 2. Sebelum pelaksanaan rekrutmen di lingkungan organisasi non profit, dalam perencanaan SDM dilakukan dengan memperhatikan kebijakan pertimbangan manajer puncak. Memprediksi jabatan yang akan kosong kemudian akan diisi dengan mengacu pada informasi hasil analisis jabatan kemudian menunggu persetujuan keputusan dari atasan pimpinan satuan kerja. Proses rekrutmen baru dilaksanakan dengan memilih metode yang terbaik agar mendapatkan calon pegawai/karyawan ang memenuhi kualifikasi persyaratan.
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sebuah organisasi dalam mewujudkan eksistensinya dalam rangka mencapai tujuan memerlukan perencanaan Sumber daya manusia yang efektif. Suatu organisasi, menurut Riva’i( 2004:35) “tanpa didukung pegawai/karyawan yang sesuai baiik segi kuantitatif,kualitatif, strategi dan operasionalnya ,maka organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukan dimasa yang akan datang”. Oleh karena itu disini diperlukan adanya langkah-langkah manajemen guna lebih menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai jabatan, fungsi, pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan . Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang diinginkan di masa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia. Tujuan dari integrasi system adalah untuk menciptakan proses prediksi demand sumber daya manusia yang muncul dari perencanaan strategik dan operasional secara kuantitatif, dibandingkandengan prediksi ketersediaan yang berasal dari program-program SDM. Oleh karena itu, perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu agar tujuan utama dalam memflitasi keefektifan organisasi dapat tercapai. 1.2 1. 2. 3. 4. 5.
Rumusan Masalah Perencanaan kebutuhan sumber daya manusia (SDM). Faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan SDM. Manfaat perencanaan SDM. Proses yang terjadi di Perencanaan SDM Sistem dalam Perencanaan SDM
1.3 Tujuan Penulisan 1. Untuk mengetahui perencanaan kebutuhan sumber daya manusia (SDM). 2. Untuk Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan SDM 3. Agar mengetahui manfaat perencanaan SDm 4. Agar memahami Sisitem-sistem yang terjadi dalam Perencanaan SDM
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM)
Perencanaan kebutuhan tenaga kerja atau sumber daya manusia (SDM) dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dilaksanakan. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan pada informasi dari faktor internal & faktor eksternal perusahaan. Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor kunci dalam reformasi ekonomi, yakni bagaimana menciptakan SDM yang berkualitas dan memiliki keterampilan serta berdaya saing tinggi dalam persaingan global yang selama ini kita abaikan. Dalam kaitan tersebut setidaknya ada dua hal penting menyangkut kondisi SDM Indonesia, yaitu: • Pertama adanya ketimpangan antara jumlah kesempatan kerja dan angkatan kerja. Jumlah angkatan kerja nasional pada krisis ekonomi tahun pertama (1998) sekitar 92,73 juta orang, sementara jumlah kesempatan kerja yang ada hanya sekitar 87,67 juta orang dan ada sekitar 5,06 juta orang penganggur terbuka (open unemployment). Angka ini meningkat terus selama krisis ekonomi yang kini berjumlah sekitar 8 juta. • Kedua, tingkat pendidikan angkatan kerja yang ada masih relatif rendah. Struktur pendidikan angkatan kerja Indonesia masih didominasi pendidikan dasar yaitu sekitar 63,2 %. Kedua masalah tersebut menunjukkan bahwa ada kelangkaan kesempatan kerja dan rendahnya kualitas angkatan kerja secara nasional di berbagai sektor ekonomi.Lesunya dunia usaha akibat krisis ekonomi yang berkepanjangan sampai saat ini mengakibatkan rendahnya kesempatan kerja terutama bagi lulusan perguruan tinggi. Sementara di sisi lain jumlah angkatan kerja lulusan perguruan tinggi terus meningkat. Sampai dengan tahun 2000 ada sekitar 2,3 juta angkatan kerja lulusan perguruan tinggi. Kesempatan kerja yang terbatas bagi lulusan perguruan tinggi ini menimbulkan dampak semakin banyak angka pengangguran sarjana di Indonesia. 2.2 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain: ( 1. Lingkungan Eksternal Perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek dan kadangkadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang. a. Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan. b. Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya. c. Sedangkan perubahan-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit
diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dasyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia. d. Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh, “pembajakan” manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia. 2. Keputusan-keputusan Organisasional Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia. a. Rencana strategis perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh. Ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru. Sasaransasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang dibutuhkan di waktu yang akan datang. b. Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana strategi menjadi operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia. c. Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia jangka pendek. d. Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru. e. Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang. 3. Faktor-faktor Persediaan Karyawan Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan.Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia.Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat. 2.3 Manfaat Perencanaan SDM Dengan perencaaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-manfaat tersebut antara lain: 1. Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber daya manusia pun perlu diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat dalam perusahaan. Inventarisasi tersebut antara lain meliputi: • Jumlah karyawan yang ada
• Berbagai kualifikasinya • Masa kerja masing-masing karyawan • Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan formal maupun program pelatihan kerja yang pernah diikuti • Bakat yang masih perlu dikembangkan • Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan • Hasil inventarisasi tersebut sangat penting, bukan hanya dalam rangka pemanfaatan sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas-tugas sekarang, akan tetapi setidaknya berhubungan dengan empat kepentingan di masa depan, yaitu: • Promosi karyawan tertentu untuk mengisi lowongan jabatan yang lebih tinggi jika karena berbagai sebab terjadi kekosongan. • Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas yang sama. • Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja yang berarti seseorang ditugaskan ke lokasi baru tetapi sifat tugas jabatanya tidak mengalami perubahan. 2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Standard Operating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja yang telah dimiliki yang meliputi: suasana kerja kondusif, perangkat kerja sesuai dengan tugas masing-masing sumber daya manusia telah tersedia, adanya jaminan keselamatan kerja, semua sistem telah berjalan dengan baik, dapat diterapkan secara baik fungsi organisasi serta penempatan sumber daya manusia telah dihitung berdasarkan kebutuhan dan beban kerja. 3. Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbgai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Melalui pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia yang diikuti dengan peningkatan disiplin kerja yang akan menghasilkan sesuatu secara lebih professional dalam menangani pekerjaan yang berkaitan langsung dengan kepentingan perusahaan. 4. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak. 5. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penaganan informasi ketenagakerjaan. Dengan tersedianya informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang banyak dengan cabang yang tersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri maupun di luar negeri). Dengan adanya informasi ini akan memudahkan manajemen melakukan perencanaan sumber daya manusia (Human Resources Information) yang berbasis pada teknologi canggih merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan di era perubahan yang serba cepat.
6. Seperti telah dimaklumi salah satu kegiatan pendahuluan dalam melakukan perencanaan termasuk perencanaan sumber daya manusia adalah penelitian. Berdasarkan bahan yang diperoleh dan penelitian yang dilakukan untuk kepentingan perencanaan sumber daya manusia, akan timbul pemahaman yang tepat tentang situasi pasar kerja dalam arti: a. Permintaan pemakai tenaga kerja atas tenaga kerja dilihat dan segi jumlah, jenis, kualifikasi dan lokasinya. b. Jumlah pencari pekerjaan beserta bidang keahlian, keterampilan, latar belakang profesi, tingkat upah atau gaji dan sebagainya. Pemahaman demikian penting karena bentuk rencana yang disusun dapat disesuaikan dengan situasi pasaran kerja tersebut. 7. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusuia dalam perusahaan. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan karyawan baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan perusahaan mencapai tujuan dan berbagai sasarannya.Tanpa perencanaan sumber daya manusia, sukar menyusun program kerja yang realistik. 8. Mengetahui pasar tenaga kerja. Pasar kerja merupakan sumber untuk mencari calon-calon sumber daya manusia yang potensial untuk diterima (recruiting) dalam perusahaan. Dengan adanya data perencanaan sumber daya manusia di samping mempermudah mencari calon yang cocok dengan kebutuhan, dapat pula digunakan untuk membantu perusahaan lain yang memerlukan sumber daya manusia. 9. Acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia dapat dijadikan sebagi salah satu sumbangan acuan, tetapi dapat pula berasal dari sumber lain. Dengan adanya data yang lengkap tentang potensi sumber daya manusia akan lebih mempermudah dalam menyusun program yang lebih matang dan lebih dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat diketahui manfaat dari perencanaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan sebagai sesuatu yang sangat penting, demi kelancaran dan tercapainya tujuan dari perusahaan.
2.4 Proses Dalam Perencanaan SDM Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya. 1. Kepentingan Perencanaan SDM Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu: • Kepentingan Individu. • Kepentingan Organisasi. • Kepentingan Nasional. 2. Komponen-komponen Perencanaan SDM
Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu: Tujuan• • Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Perencanaan Organisasi• • Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi.Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi.Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir. • Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi. Syarat – syarat perencanaan SDM• a. Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya. b. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM. c. Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM. d. Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang. e. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan. f. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.
3. Proses perencanaan SDM Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola. Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang.Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orangorang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut. • Prosedur perencanaan SDM
• Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan. • Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM. • Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya. • Menetapkan beberapa alternative. • Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana. • Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan. Metode Perencanaan SDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja.Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan. Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya.Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.
4. Pengevaluasian Rencana SDM Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungankeuntungan sebagai berikut: • Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya. • Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih besar biayanya. • Tersedianya lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan. • Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang. Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik. Kendala-kendala Perencanaan SDM • Standar kemampuan SDM • Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif.Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti. • Manusia (SDM) Mahluk Hidup • Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin.Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya.
• Situasi SDM • Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses PSDM yang baik dan benar.
• Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah/ Peraturan Pemerintah • Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat. 2.5 SISTEM PERENCANAAN SDM Ada 4 kegiatan yang saling berhubungan dalam sistem perencanaan SDM 1. Inventarisasi persediaan SDM Pencatatan atau pendataan jumlah SDM yang ada dalam melaksanakan tugas di Suatu Organisasai, atau dengan kata lain pencatatan atau pengumpulan data tentang kegiatan, hasil yg dicapai, pendapat umum, sekarang atau yang sedang terjadi. 2. Forecast SDM/ peramalan SDM Peramalan SDM berguna untuk memprediksi permintaan karyawan dimasa datang. Metode peramalan ketersediaan /penawaran tenaga kerja (supply) dari sumber eksternal terdiri atas: a. Perencanaan rekrutmen dan seleksi b. Pasar tenaga kerja Memprediksi permintaan tenaga kerja (demand) mendatang lebih rumit dan subjektif daripada memprediksi ketersediaan tenaga kerja (supply), karena banyak faktor yang mempengaruhinya. Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan tenaga kerja (Simamora, 1997:176) terdiri atas: • Perubahan lingkungan eksternal • Perubahan kondisi organisasi • Perubahan kondisi tenaga kerja • 3. Penyusunan rencana SDM Penyusunan rencana SDM dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis. 4. Pengawasan dan Evaluasi Pengawasan dan Evaluasi Sumber Daya Manusia dapat berupa apa saja tentang manusia dalam organisasi. Yang lain dapat pula mengenai dayanya sendiri atau orangnya sendiri yang juga memerlukan pengawasan dan evaluasi. Pengawasan dan evaluasi sumber daya manusia merupakan fungsi yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin terhadap anak buahnya. Dengan demikian, fungsi manajemen
sumber daya manusia ini sama pentingnya dengan perencanaan dan pelaksanaan. Pelaksanaan merupakan langkah lanjut dari perencanaan, tetapi sesudah dilaksanakan menyusul kedua fungsi ini karena pengendalian dan pengawasanlah yang dapat menyatakan apakah pelaksanaan sudah berhasil sesuai dengan yang direncanakan
BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian sebelumnya, pada bab ini penulis mengemukakan beberapa kesimpulan : 1. Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan salah satu fungsi dalam Manajemen Sumber daya manusia yang mengorientasi pada bagaimana menyusun langkah-langkah strategi menyiapkan sumber daya manusia (pegawai/karyawan) dalam suatu organisasi secara tepat dalam jumlah dan kualitas yang diperlukan. Perencanaan SDM sebagai proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan dengan menggunakan data sebagai pedoman perencanaan di masa depan . 2. Perencanaan sumber daya manusia awal difokuskan pada perencanaan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan serta cara pencapaian tujuannya dan implementasi program-program, yang kemudian berkembang, termasuk dalam hal pengumpulan data untuk mengevaluasi keefektifan program yang sedang berjalan dan memberikan informasi kepada perencana bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan dan program daat diperlukan. 3. Dalam pelaksanaannya, perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan
dengan strategi tertentu. Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisikan adanya kesenjangan agar tujuan dengan kenyataan dan sekaligus menfasilitasi keefektifan organisasi dapat dicapai.Perencanaan sumber daya manusia harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang organisasi. Hal ini diperlukan agar organisasi bisa terus survive dan dapat berkembang sesuai dengan tuntutan perubahan yang sangat cepat dan dinamis . 4. Pada akhirnya dari seluruh penjelasan diatas dapat kita tarik kesimpulan bahwa PSDM sangat penting untuk dilakukan karena memungkinkan HRD menempatkan Staf yang tepat pada saat yang tepat
3.2 Saran . Hal Yang paling penting di dalam suatu perusahaan adalah Perencanaan SDM, sehingga hal yang harus dan penting untuk diperhatikan adalah Perencanaan SDM. Perencanaan SDM yang baik akan menentukan tingkat kemapanan suatu perusahaan. Mungkin sedikit saran dari penulis, : 1. SDM yang saat ini tersedia bisa di daya gunakan secara baik sehingga meningkatkan kualitas Perusahaan. 2. Visi dan misi SDM harus sejalan dengan visi dan misi perusahaan. 3. Perusahaan harus bisa melakukan pengadaan karyawan secara ekonomis. 4. Mungkin inilah yang diwacanakan pada penulisan meskipun penulisan ini jauh dari sempurna minimal kita mengimplementasikan tulisan ini
Daftar Pustaka
Yustika Ahmad Erani, 2007, Perekonomian Indonesia, FE UNIBRAW, Malang. Management, Massahusetts, Allyn & Bacon Nawawi, Hadari, 2001, Manajemen Sumberdaya Manusia, Yogyakarta, Gadjah Mada University Press. Nursanti, T.Desy, 2002, Strategi Terintegrasi Dalam Perencanaan SDM , dalam Usmara, A (ed), Paradigma Baru Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta, Amara books. Perencanaan SDM. Jakarta, Usahawan, 7(29):3-8 Riva’i, Veithzal, 2004, Manajemen Sumberdaya Manusia untuk Perusahaan : dari teori ke praktek, Jakarta.
Dr. A.A. Anwar Prabu Mangkunegara, Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia.
PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA (PSDM) A. PENGERTIAN PERENCANAAN SDM Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”. George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) mendefinisikan bahwa: “Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”. Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya. 1. Kepentingan Perencanaan SDM Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu: Kepentingan Individu. Kepentingan Organisasi. Kepentingan Nasional. 2. Komponen-komponen Perencanaan SDM Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:
Tujuan Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Perencanaan Organisasi Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir.
Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi. Syarat – syarat perencanaan SDM Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM. Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM. Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah. 3. Proses perencanaan SDM Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola. Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang. Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orangorang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut. Prosedur perencanaan SDM Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan. Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya. Menetapkan beberapa alternative. Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana. Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan. Metode PSDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan. Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.
4. Pengevaluasian Rencana SDM Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungankeuntungan sebagai berikut: Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya. Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih besar biayanya. Tersedianya lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan. Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang. Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik. Kendala-kendala PSDM 1. Standar kemampuan SDM Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti. 2. Manusia (SDM) Mahluk Hidup Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya. 3. Situasi SDM Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses PSDM yang baik dan benar. 4. Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat. B. PERAMALAN Peramalan (forecasting) menggunakan informasi masa lalu dan saat ini untuk mengidentifikasi kondisi masa depan yang diharapkan. Proyeksi untuk masa yang akan datang tentu saja ada unsur ketidaktepatan. Basanya orang yang berpengalaman mampu meramal cukup akurat terhadap benefit organisasi dalam rencana jangka panjang. Pendekatan-pendekatan untuk meramal SDM dapat dimulai dari perkiraan terbaik dari para manajer sampai pada simulasi komputer yang rumit. Asumsi yang sederhana mungkin cukup untuk jarak tertentu, tetapi jarak yang rumit akan diperlukan untuk yang lain. Jangka waktu peramalan
Peramalan SDM harus dilakukan melalui tiga tahap: perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang. Peramalan terhadap kebutuhan SDM (permintaan) Penekanan utama dari peramalan SDM saat ini adalah meramalkan kebutuhan SDM organisasi atau permintaan kebutuhan akan SDM. Ramalan permintaan dapat berupa penilaian subjektif atau matematis. Metode meramalkan permintaan, yaitu: 1. Metode penilaian terdiri dari: a. Estimasi dapat top down atau bottom up, tetapi pada dasarnya yang berkepentingan ditanya “Berapa orang yang akan anda butuhkan tahun depan?” b. Rules of thumb mempercayakan pedoman umum diterapkan pada situasi khusus dalam organisasi . Contoh; pedoman “one operations managers per five reporting supervisors” membantu dan meramalkan jumlah supervisor yang dibutuhkan dalam suatu divisi. Bagaimanapun, hal ini penting untuk menyesuaikan pedoman untuk mengetahui kebutuhan departemen yang sangat bervariasi. Teknik Delphi menggunakan input dari kelompok pakar. Opini pakar dicari dengan menggunakan kuesioner terpisah dalam situasi diramalkan. Opini pakar kemudian digabungkan dan dikembalikan kepada para pakar untuk opini tanpa nama yang kedua. Proses ini akana berlangsung beberapa pakar hingga pakar pada umumnya asetuju pada satu penilaian. Sebagai contoh, pendekatan ini telah digunakan untuk meramalakan pengaruh teknologi pada Manajemen SDM dan kebutuhan perekrutan staff. Teknik kelompok Nominal, tidak seperti Delphi, membutuhkan pakar untuk bertemu secara langsung. Gagasan mereka biasanya timbul secara bebas pada saat pertama kali, didiskusikan sebagai kelompok dan kemudian disusun senagai laporan. 2. Metode Matematika, terdiri dari: a. Analisis Regresi Statistik membuat perbandingan statistik dari hubungan masa lampau diantara berbagai faktor. Sebagai contoh, hubungan secara statistik antara penjualan kotor dan jumlah karyawan dalam rantai retail mungkin berguna dalam meramalkan sejumlah karyawan yang akan dibutuhkan jika penjualan retail meningkat 30 %. b. Meode Simulasi merupakan gambaran situasi nyata dalam bentuk abstrak sebagai contoh, model ekonometri meramalkan pertumbuhan dalam pemakaian software akan mengarahkan dalam meramalkan kebutuhan pengembangan software. c. Rasio Produktivitas menghitung rata-rata jumlah unit yang diproduksi perkaryawan. Rata-rata ini diaplikasikan untuk ramalan penjualan untuk menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan, sebagai contoh, suatu perusahaan dapat meramalkan jumlah penjualan representative menggunakan rasio ini. d. Rasio jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dapat digunakan untuk meramalkan tenaga kerja tak langsung. Sebagai contoh, jika perusahaan biasanya menggunakan satu orang klerikal untuk 25 tenaga kerja produksi, yang rasio dapat digunakan untuk membantu estimasi untuk tenaga klerikal.
C. ESTIMASI PERSEDIAAN/SUPPLY SDM INTERNAL DAN EKSTERNAL Kalau sudah ada proyeksi permintaan HR dimasa yang akan datang, masalah berikutnya adalah bagaimana mengisi kebutuhan tersebut. Ada dua sumber persediaan SDM : internal dan eksternal. Persediaan/supply internal bisa berasal dari karyawan yang telah ada yang dapat dipromosikan, ditransfer, atau didemosi untuk mengisi lowongan. Supply eksternal berasal dari luar atau mereka yang tidak sedang bekerja di organisasi tersebut dan siap direkrut oleh organisasi/perusahaan. 1. PENILAIAN INTERNAL TERHADAP KETENAGAKERJAAN ORGANISASI Bagian dari perencanaan sumber daya manusia adalah menganalisis pekerjaan yang perlu dilakukan dan keahlian yang terdapat pada seseorang untuk melakukan suatu tugas. Kebutuhan organisasi harus di bandingkan dengan penyediaan tenaga kerja yang ada. Tidak hanya sekedar menghitung jumlah karyawan. Harus dilakukan audit tenaga kerja yang sudah ada untuk mengetahui kemampuan pekerja yang ada. Informasi ini menjadi dasar estimasi tentatif mengenai lowongan-lowongan yang dapat diisi oleh karyawan yang ada. Penugasan tentatif ini biasanya dicatat di”Replacement Chart”. Chart ini merupakan representasi visual menyangkut SIAPA yang akan menggantikan SIAPA jika terjadi pergantian. Namun karena informasinya yang terbatas maka perlu juga dilengkapi dengan “Replacement Summaries”. Mempertimbangkan karyawan-karyawan yang sudah ada untuk lowongan di masa yang akan datang adalah penting jika karyawan diproyeksikan memiliki karir yang panjang. Audit and Replacement Chart juga penting bagi HRD. Dengan pengetahuan akan karyawan yang lebih banyak, HRD dapat merencanakan recruiting, training, dan career planning secara lebih efektif. Pengetahuan ini juga dapat membantu HRD untuk memenuhi AAP dengan mengidentifikasi calon-calon minoritas interen untuk lowongan-lowongan tertentu. Berikut adalah pertanyaan yang di berikan selama penilaian internal: 1. Pekerjaan apa yang ada pada saat ini ? 2. Berapa banyak orang yang mengerjakan setiap tugas ? 3. Apa hubungan laporan di antara tugas-tugas tersebut ? 4. Berapa pentingnya masing-masing tugas tersebut ? 5. Pekerjaan manakah yang membutuhkan penerapan strategi organisasi ? 6. Apa saja karakteristik dari pekerjaan yang di harapkan ? Metode-metode yang digunakan untuk mengestimasi/menilai supply SDM internal yaitu: 1.1. Auditing Pekerjaan dan Keahlian Tahap permulaan untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan yang ada didalam suatu perusahaan adalah mengaudit pekerjaan yang sedang dilakukan organisasi pada saat ini. Penilaian internal ini menolong menempatkan kedudukan suatu organisasi dalam mengembangkan atau memantapkan keunggulan kompetitif.
Analisis yang komprehensif dari semua pekerjaan saat ini memberikan dasar untuk mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan pada masa yang akan datang. Audit SDM merupakan tindak lanjut dari realisasi perencanaan-perencanaan yang telah dilakukan. Kepentingan audit bagi perusahaan Untuk mengetahui prestasi karyawan. Untuk mengetahui besarnya kompensasi karyawan yang bersangkutan. Untuk mengetahui kreativitas dan perilaku karyawan. Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi (vertical-horizontal) dan atau diberhentikan. Untuk mengetahui apakah karyawan itu dapat bekerja sama dengan karyawan lainya. Kepentingan audit bagi SDM Untuk memenuhi kepuasan ego manusia yang selalu ingin diperhatikan dan mendapat nilai/pujian dari hasil kerjanya. Karyawan ingin mangetahui apakah prestasi kerjanya lebih baik dari pada karyawan lainya. Untuk kepentingan jasa dan promosinya. Mengakrabkan hubungan para karyawan dengan pimpinannya Tujuan audit SDM Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Untuk mengetahui apakah semua karyawan dapat menyelesaikan job descriptionnya dengan baik dan tepat waktu. Sebagai pedoman menentukan besarnya balas jasa kepada setiap karyawan. Sebagai dasar pertimbangan pemberian pujian dan atau hukuman kepada setiap karyawan. Sebagai dasar pertimbangan pelaksanaan mutasi vertical (promosi atau demosi), horizontal, dan atau alih tugas bagi karyawan. Untuk memotivasi peningkatan semangat kerja, prestasi kerja, dan kedisiplian karyawan. 1.2. Inventarisasi Kemampuan Organisasi Sumber dasar dari data tenaga kerja adalah data Sumber Daya Manusia pada organisasi. Perencana dapat menggunakan inventarisasi ini untuk menentukan kebutuhan jangka panjang untuk perekrutan, penyeleksian dan pengembangan sumber daya manusia. Juga informasi tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan kemampuan tambahan yang diperlukan tenaga kerja masa mendatang yang mungkin belum diperlukan pada saat ini
Komponen Inventarisasi Kemampuan Organisasi sering kali terdiri dari:
a. Demografi tenaga kerja secara individu ( umur, masa kerja di organisasi, masa kerja pada jenis tugas yang sekarang). Kemajuan karier secara individu penanggung tugas, waktu yang diperlukan untuk setiap jenis tugas, promosi atau perbahan ke tugas lain, tingkat upah). Data kinerja secara individu ( penyerlesaian pekerjaan, perkembangan pada keahliannya) Ketiga informasi diatas dapat diperluas meliputi: Pendidikan dan pelatihan Mobilitas dan letak geografis yang diinginkan Bakat, kemampuan dan keinginan yang spesifik Bidang yang diminati dan tingkat promosi didalam perusahaan Tingkat kemampuan untuk promosi Pensiun yang diharapkan Informasi yang telah diperoleh dari hasil Audit SDM dan inventarisasi kemampuan organisasi SDM diatas lalu dikonversikan ke dalam: · Sistem Informasi SDM (SISDM) SISDM adalah sistem integrasi yang dirancang untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan SDM. 1. Tujuan SISDM Meningkatkan efisiensi data tenaga kerja dimana SDM dikumpulkan Lebih Strategis dan berhubungan dengan perencanaan SDM. 2. Kegunaan SISDM SISDM mempunyai banyak kegunaan dalam suatu organisasi. Yang paling dasar adalah otomatisasi dari pembayaran upah dan kegaiatan benefit. Dengan SISDM , pencatatan waktu tenaga kerja dimasukan kedalam system, dan dimodifikasi disesuaikan pada setiap individual. Kegunaan umum yang lain dari SISDM adalah kesetaraan kesempatan bekerja. Untuk merancang SISDM yang efektif, para ahli menyarankan untuk menilainya dengan pertanyaan-pertanyaan mengenai data yang akan diperlukan seperti: 1. Informasi apa yang tersedia, dan informasi apa yang dibutuhkan tentang orangorang dalam organisasi? 2. Untuk tujuan apa informasi tersebut akan diberikan? 3. Pada format yang bagaimana seharusnya output untuk penyesuaian dengan data perusahaan lain? 4. Siapa yang membutuhkan informasi 5. Kapan dan seberapa seringnya informasi dibutuhkan? · Succesion Planning Merupakan proses HR planner dan operating managers gunakan untuk mengkonversi informasi mengenai karyawan-karyawan yang ada sekarang kedalam keputusan-keputusan menyangkut “internal job placements” dimasa yang akan datang.
2. ANALISIS LINGKUNGAN EKSTERNAL Analisis lingkungan merupakan proses penelitian terhadap lingkungan organisasi untuk menentukan kesempatan atau ancaman. Hasil analisis akan mempengaruhi rencana SDM karena setiap organisasi akan masuk pada pasar tenaga kerja yang sama yang memasok, juga perusahaan lain. Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi pasokan tenaga kerja antara lain: Pengaruh pemerintah Kondisi perekonomian Masalah kependudukan dan persaingan komposisi tenaga kerja dan pola kerja D. SEBAB-SEBAB PERMINTAAN SDM 1. Faktor internal sebagai sebab permintaan SDM Faktor internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam melakukan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya dimasa depan. Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan yang melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM. Alasan ini terdiri dari: Faktor Rencana Strategik dan rencana operasional Faktor prediksi produk dan penjualan Faktor pembiayaan (cost) SDM Faktor pembukaan bisnis baru (pengembangan bisnis) Faktor desain Organisasi dan Desain Pekerjaan Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer 2. Faktor eksternal sebagai sebab permintaan SDM Faktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategic dan rencana operasional, sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada perencanaan SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat dikategorikan sebagai sebab atau alasan permintaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan. Sebab atau alasan terdiri dari: Faktor Ekonomi Nasional dan Internasional (Global) Faktor Sosial, Politik dan Hukum Faktor Teknologi Faktor Pasar Tenaga Kerja dan Pesaing 3. Faktor Ketenagakerjaan Faktor ini adalah kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki perusahaan sekarang dan prediksinya dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi tersebut dapat diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM) sebagai bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah organisasi/perusahaan. Beberapa dari faktor ini adalah: a. Jumlah, waktu dan kualifikasi SDM yang pensiun, yang harus dimasukan dalam prediksi kebutuhan SDM sebagai pekerjaan/jabatan kosong yang harus dicari
penggantinya. Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti/keluar dan PHK sesuai dengan Kesepakatan Kerja Bersama(KKB) atau kontrak kerja, yang harud diprediksi calon penggantinya untuk mengisi kekosongan pada waktu yang tepat, baik yang bersumber internal maupun eksternal. Prediksi yang meninggal dunia Pada akhirnya dari seluruh penjelasan diatas dapat kita tarik kesimpulan bahwa PSDM sangat penting untuk dilakukan karena memungkinkan HRD menempatkan Staf yang tepat pada saat yang tepat.
MAKALAH PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia Perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses sistematis yang digunakan
untuk
memprediksi
permintaan
dan
penyediaan
SDM
di
masa
mendatang. Melalui program perencanaan SDM yang sistematis dapat diperkirakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan pada setiap periode tertentu seingga dapat membantu bagian SDM dalam perencanaan rekrutmen, seleksi, serta pendidikan dan pelatihan. Rencana jangka pendek dan panjang telah ditentukan terutama hrus dilaksanakan oleh manusia ada dalam organisasi. Jika SDM yang melaksanakan rencana organisasi tersebut tidak sesuai dengan kualifikasi dan jumlah yang dibutuhkan maka tidak akan berhasil. Perencanaan SDM merupakan elemen yang penting dalam mengembangkan “Stategic Planing” karena merupakan keputusan organisasi yang memuat tentang apa yang akan dicapai sesuai misi organisasi dan bagai mana cara yang dilakukan untuk mencapai misi tersebut. Perencanaan merupakan kegiatan atau proses yang sangat penting dalam organisasi, termasuk dalam manajemen SDM sebab perencanaan merupakan persyaratan
pelaksanaan
kegiatan
yang
harus
dilakukan.
Perencanaan
mengembangkan “focus” dan “fleksibilitas” suatu organisasi yang memiliki focus untuk mengetahui apa yang terbaik, mengetahui apa yang dibutuhkan. “Perencanaan sumber daya manusia adalah proses analisis dan identifikasi tersedianya dan kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuan” (Robert L.Mathis dan Jhon H.Jackson;2001)
2.2
2.2.1
Pentingnya
Perencanaan
Sumber
Daya
Manusia
Tingkat Perorangan Perencanaan sumber daya manusia sangat penting bagi kepentingan individu karena perencanaan dapat membantu meningkatkan ketrampilan. Kepuasan individu dapat lebih mudah dicapai melalui perencanaan karier yang terarah.
2.2.2
Tingkat Perusahaan Organisasi atau lembaga menggunakan perencanaan sumber daya manusia untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya dalam jangka panjang. Organisasi harus merekrut tenaga kerja yang berkualitas tinggi untuk dipekerjakan sehingga dapat bekerja secara produktif.
2.2.3
Tingkat Nasional Masalah sumber daya manusia di tingkat nasional terkait dengan jumlah, komposisi, keragaman, dan angkatan kerja yang ada pada suatu Negara. Teknologi yang sangat berperan dalam industry akhir-akhir ini sangat membutuhkan sumber daya manusian yang lebih terampil dalam bidang iptek, manajerial dan inovatif terhadap perubahan-perubahan yang terjadi. Sangat perlu disiapkan sumber daya-sumber daya yang berkualitas dan unggul untuk memenuhi kebutuhan yang meningkat untuk produktivitas yang lebih baik dan tanggung jawab social yang tinggi.
2.3 Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia Perencanaan sumber daya manusia dapat
memenuhi
banyak
tujuan
1)
organisasi. Menurut Thomas H. Stone terdapat dua tujuan pokok, yaitu : Membantu menentukan tujuan organisasi, termasuk perencaan pencatatan
2)
kesepakatan kerja yang sama pada karyawan dan tujuan tindakan afirmatif. Melihat pengaruh program dan kebijakan alternative sumber daya manusia dan menyarankan pelaksanaan alternative yang paling menunjang kepada keefektifan organisasi.
2.4 Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia
Secara umum manfaat perencanaan akan memberikan nilai-nilai positif bagi kepentingan organisasi. Focus pada perencanaan saja akan merugikan organisasi karena mengakibatkan fungsi-fungsi yang lain. Manajemen perlu menyeimbangkan antara fungsi perencanaan sumber daya manusia dengan fungi-fungsi yang lain agar sasaran organisasi tercapai secara keseluruhan. Jika perencanaan sumber daya manusia dilakukan dengan baik, akan 1.
diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut : Manajemen puncak memiliki visi yang lebih baik terhadap aspek-aspek sumber
2.
daya manusi atau terhadap keputusan bisnis. Manajemen dapat memprediksi adanya ketidakseimbangan yang mempengaruhi
3.
biaya SDM menjadi tindakan terkontrol. Manajemen dapat menempatkan “right man on the right place” dengan tepat
4.
sesuai dengan kebutuhan organisasi. Manajemen memberikan kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan
5.
golongan minoritas dalam program perencanaan SDM internal organiasi. Menambah system informasi menjadi lebih baik untuk mengetahui tentang profil karyawan, pekerjana, keahlian, kemampuan, kompetensi yang adil dan layak, serta
6. 7.
dapat memprediksi kebutuhan jumlah tenaga kerja saat ini dan yang akan datang. Memungkinkan penarikan karyawan baru secara ekonomis. Koordinasi SDM berjalan lebih baik.
2.5 Elemen-Elemen Perencanaan Sumber Daya Manusia 1. Tujuan Aktivitas perencanaan SDM memiliki tujuan pribadi/individu
sekaligus
organisasi.
Tujuan
ini
harus
yang memuat
berdasarkan SDM
yang
representative untuk kepentingan jangka panjang organisasi. Factor yang perlu diperhatikan dalam merumuskan tujuan adalah : a. Sejarah b. Kemampuan organisasi c. Lingkungan organisasi d. Focus pada pasar e. Dapat dicapai f. Dapat memotivasi g. Spesifik 2. Perencanaan organisasi Perencanaan ditujukan untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Perencanaan harus mendukung fungsi-fungsi yang lain, seperti pengorganisasian, sususan kepegawaian, kepemimpinan, dan pengendalian. Perencanana dapat meminimalkan 3.
resiko atau ketidak pastian. Audit sumber daya manusia Audit juga merupakan pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan-kegiatan personalia dalam suatu departemen, divisi atau organisasi.
Manfata audit sumber daya manusia : Memberikan kontribusi kepada departemen personalia organisasi. Kesamaan dalam penetapan kebijaksanaan dan praktik-praktik personalia. Memberikan rasa profesionalisme dan tanggung jawab diantara karyawan. 4. Peramalan sumber daya manusia Peramalan SDM pada sisi permintaan berupaya untuk memperkirakankebutuhan tenaga kerja organisasi di masa mendatang. Teknik yang dapat dipakai antara lain teknik Delphi, ekstrapolasi, analisis computer, indeksasi, new venture analysis, dan masih banyak lagi. Tentunya, metode apa pun yang akan digunakan harus memiliki pertimbangan keakuratan, validitas, dan efisien dari sisi angaran.
2.6 Peramalan Penawaran Sumber Daya Manusia Peramalan penawaran SDM bertujuan memprediksi jumlah permintaan dan penawaran karyawan di waktu yang akan datang baik secara kuantitas maupun kualitas. Sumber daya manusia harus memilih metode yang paling sesuai untuk menjawab permasalahan organisasi. Factor-faktor di bawah ini dapat dijadikan 1. 2. 3. 4. 5. 6.
pertimbangan dalam memilih metode peramalan : Stability dan certainty Ketersediaan data Jumlah karyawan Ketersediaan sumber daya Kreibilitas manajemen Jangka waktu Berikut beberapa teknik peramalan yang dapat direkomendasikan pada organisasi.
Teknik Delphi
Ekstrapolasi
Analisis computer
Indeksasi
New venture analysis
Analisis markov
2.7 Tahap Atau Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia I Analisi factor penyebab perubahan II Peramalan kebutuhan III Penentuan kebutuhan IV Analisis ketersediaan Mungkin SD,S=D V Implementasi program 2.8 Hambatan dan Kendala Dalam Perencanaan Guna meminimalkan resiko kesalahan dari perencanaan, ada beberapa hambatan utama dalam perencanana dan penempatan tujuan yang mesti dipahami oleh semua jajaran manajemen dan karyawan . Hambatan dalam perencanaan : 1)
Tujuan yang tidak tepat
2)
System kompensasi yang tidak tepat
3)
Lingkungan eksternal yang tidak komplek dan dinamin
4)
Kondisi persaingan yang semakin tajam
5)
Keengganan untuk mengubah tujuan
6)
Tidak memahami organisasi yang semakin dinamis
7)
Terjadi konflik internal organisasi antara manajemen dan buruh
Mengatasi hambatan : Salah
satu
cara
mengatasi
hambatan
perencanaan
adalah
dengan
memahami tujuan perencanaan dan proses penetapan tujuan. Meskupun bukan salah satu dalam mengatasi masalah, tetapi paling tidak dapat membantu pengambilan keputusan. System informasi dapat pula membantu pencapaian efektivitas perencanaan. Alat bantu ini diharapkan dapat meminimalkan tingkat risiko dan ketidakpastian hasil yang ada. Kendala-kendala Perencanaan Sumber Daya Manusia a. Standar Kemampuan SDM Standar kemampuan SDM yang pasti dan akurat belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya ramal-ramalan (prediction) saja yang sifatnya subjektif. Hal
ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti, seperti informasi energy mesin. b.
Manusia (SDM) makhluk hidup
Manusia sebagai makhluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. c.
Situasi SDM
Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses perencanaan sumber daya manusia yang baik dan benar. d.
Kebijaksanaan Perburuhan pemerintah
Kebijaksanaan Perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.
2.9 Perencanaan Fungsi-Fungsi MSDM Agar setiap fungsi MSDM diterapkan dengan baik dan tepat maka perlu perencanaan terlebih dahulu. 1. Perencanaan organisasi 2. Perencanaan pengarahan 3. Perencanaan pengendalian 4. Perencanaan pengadaan 5. Perencanaan pengembangan 6. Perencanaan kompensasi 7. Perencanaan pengintergrasian 8. Perencanaan pemeliharaan 9. Perencanaan kedisiplinan 10. Perencanaan pemberhentian 2.10 Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia 1) Penyusunan Anggaran Sumber Daya Manusia Merupakan kegiatan memeadukan jumlah tenaga kerja yang tersedia dengan jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Penyusunan anggaran tenaga kerja ini disebut pula
dengan
diperhatina :
penyusunan
informasi.
Datam
penyusunan
informasi
perlu
Dasar penyusunan formasi System penyusunan formasi Analisis kebutuhan tenaga kerja Anggaran belanja pegawai 2) Penyusunan Program Tenaga Kerja Merupakan kegiatan-kegiatan untuk mengisi formasi yang meliputi program pengadaan tenaga kerja, promosi jabatan pegawai, pelatihan dan pengembangan pegawai, pengembangan karier, program pemeliharaan pegawai dan program pemberhentian pegawai.
BAB III PENUTUP 3.1 KESIMPULAN Perencanaan merupakan kegiatan atau proses yang sangat penting dalam organisasi, termasuk dalam manajemen SDM sebab perencanaan merupakan persyaratan
pelaksanaan
kegiatan
yang
harus
dilakukan.
Perencanaan
mengembangkan “focus” dan “fleksibilitas” suatu organisasi yang memiliki focus untuk mengetahui apa yang terbaik, mengetahui apa yang dibutuhkan. “Perencanaan sumber daya manusia adalah proses analisis dan identifikasi tersedianya dan kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuan” (Robert L.Mathis dan Jhon H.Jackson;2001)
Manajemen perlu menyeimbangkan antara fungsi perencanaan sumber daya manusia dengan fungi-fungsi yang lain agar sasaran organisasi tercapai secara keseluruhan.
DAFTAR PUSTAKA Rahmawati Ike Kusdayah. 2008 . Manajemen Sumber Daya Manusia.Yogyakarta: CV.ANDI Hasibuan, Malayu S.P. 1989. Manajemen, Dasar, Pengertian, dan Masalah. Jakarta : CV Haji Masagung
Mangkunegara Anwar Prabu. 2008 . Manajemen Sumber Daya Perusahaan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya
