Siklus Sumber Daya Manusia

SIKLUS SUMBER DAYA MANUSIA PENDAHULUAN Setiap bisnis selalu bertujuan untuk terus bertahan dan memiliki masa depan yang baik ( going going concern). concern). Oleh karena itu, setiap bisnis menjalankan seluruh kegiatan operasinya dengan efektif dan efisien. Untuk mencapai tujuan tersebut, salah satunya dengan memiliki sumber daya manusia yang andal. Sumber daya manusia merupakan salah satu sumber daya yang penting dimiliki sebagai penggerak suatu bisnis. Perusahaan yang membutuhkan sumber daya manusia yang andal, memiliki kewajiban untuk menjamin kesejahteraan para pegawai yang telah memberikan tenaga, pikiran, dan waktu mereka dalam menjalankan operasi perusahaan dengan memberikan gaji, upah, maupun tunjangan-tunjangan. Hal ini penting dilakukan oleh suatu perusahaan karena menyangkut loyalitas dan menjaga agar setiap pekerja selalu produktif dalam menjalankan setiap tugas-tugasnya. Manajemen sumber daya manusia adalah aktivitas berulang yang dilakukan perusahaan dimulai dari rekrut pekerja baru, pelatihan pekerja, penetapan tugas pada pekerja, pemberian kompensasi dan pembayaran gaji kepada karyawan, evaluasi kinerja, dan pemberhentian pekerja atau pemecatan. Penggajian merupakan aktivitas yang penting bagi perusahaan karena merupakan aspek yang fundamental dalam tingkat kinerja karyawan, juga memiliki risiko manipulasi pada perhitungan dan pendistribusian gaji. Apabila aktivitas ini tidak dilaksanakan dengan baik, yaitu terdapat banyak manipulasi pada pendistribusian gaji atau upah, jika terungkap, perusahaan akan mendapatkan risiko kerugian yang tidak sedikit, hal ini diakibatkan oleh semangat kerja karyawan yang menurun. Semangat kerja karyawan berpengaruh terhadap produktivitas, apabila produktivitas turun, maka keuntungan perusahaan juga akan menurun. Kerugian juga terjadi apabila terjadi unjuk rasa yang dilakukan oleh para pekerja dapat menghambat aktivitas bisnis yang berujung pada kerugian finansial. Kerugian yang dialami perusahaan juga didapat dari pemerintah berupa sanksi karena tidak mematuhi peraturan yang diatur pada Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Hal terpenting dari siklus penggajian adalah pemberi kerja harus membayar setiap pekerja sesuai dengan aturan pemerintah, kinerja dan jabatan yang dimiliki, maupun segala tunjangan yang dijanjikan perusahaan kepada para pekerja.

Titles you can't find anywhere else

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime.











Penggajian merupakan salah satu aktivitas yang terdapat dalam siklus sumber daya manusia. Siklus manajemen sumber daya manusia menurut Romney dan Steinbart (2009) adalah membayar jasa karyawan secara efektif dan efisien. Pengolahan penggajian umumnya dilakukan secara batch karena pembayaran gaji umumnya periodik (mingguan, dua mingguan, atau bulanan) dan sebagian besar gaji karyawan dibayar pada waktu yang sama. Soemarso (2005) penggajian secara umum merupakan suatu jumlah uang yang yang ditetapkan dan diterima seseorang atas pekerjaannya yang ditetapkan berdasarkan masa waktu, biasanya setiap bulan. Jika dilihat dari sistem yang umumnya diterapkan oleh perusahaan, menurut Saifuddin Bachrun (2011) terdapat 3 bagian sistem yaitu berdasarkan posisi, berdasarkan kompetensi karyawan, dan berdasarkan kinerja. Pengendalian internal yang baik akan terlaksana, jika perusahaan menerapkan ketentuan atau komponen-komponen yang dikeluarkan oleh COSO. COSO (Committee (Committee of Sponsoring Organization) Organization) adalah suatu organisasi di Amerika Serikat yang anggotanya terdiri dari AAA (The American Accounting Association), Association), AICPA, IIA (The (The Institute of Internal Auditors), Auditors), IMA (The Institute of Management Accountants) Accountants) dan FEI (The (The Financial Executive Institute). Institute).

SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Siklus Sumber Daya Manusia

Siklus Sumber Daya Manusia (disingkat SDM) atau sering juga siklus personalia (buman (buman resource cycle) cycle) adalah siklus yang bertanggung jawab untuk mengelola personalia diperusahaan, sejak seleksi karyawan, pengangkatan karyawan, pembedaan karyawan, perotasian kerja











Siklus ini sangat penting karena masalah sumber daya manusia kalau tidak ditangani dengan baik, tidak akan mendatangkan hasil yang baik. Belum tentu perusahaan yang memiliki tim manajer yang isinya orang-orang yang kompeten di bidangnya, mampu mengalahkan pesaingan yang para manajernya mungkin kalah kemampuan. Mengapa? Karena banyak faktor yang mempengaruhi kinerja para karyawan atau manajer. Salah satu hal yang sangat penting adalah kemampuan bekerja sama antar karyawan dan staf. Masalah sumberdaya manusia memang harus sangat diperhatikan oleh perusahaan, apalagi yang memiliki karyawan dan pimpinan dalam jumlah banyak. Belum tentu karyawan yang digaji cukup besar akan berprestasi baik dalam pekerjaanya. Untuk itulah diperlukan siklus SDM yang mampu mengatur kinerja masing-masing karyawan secara adil dan merata.

Tugas2 siklus manajemen SDM/Penggajian : a. Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru b. Melatih c. Memberikan tugas pekerjaan d. Memberikan kompensasi (penggajian) e. Mengevaluasi kinerja f.

Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat

Mencari dan memilih calon karyawan yang baik dan berkompetisi sesuai dengan tugas yang akan diberikan kepadanya. Menguasai karyaawan dengan prinsip “put the right person on the right place at the right time” (menguasai karyaawan diposisi yang sesuai dengan kemampuannya dan tepat waktunya). Mengelola penugasan karyawan dengan rotasi dan libur yang sesuai. Jangan sampai afa karyawan yang bertugas di satu posisi atau di satu tempat terusmenerus tanpa ada istirahat (liburan) atau tanpa rotasi. Seorang satpam misalnya, mamang akan bertugas sebagai satpam hampir untuk selamanya, tetapi bisa bertugas berlainan, tahun ini berada di lobi kantor depan, mungkin tahun depan dikawasan pabrik, tahun depanya depan ya lagi di toko











karyawannya,yang bersifat finansial atau nonfinansial. Mengadakan penelitian kinerja karyawan, baik perorangan maupun secara kumulaif di suatu bagian atau departemen dan mencari tahu sebabnya. Apabila menyebabkan prestasi karyawan baik, maka perlu ditularkan di depatmenen lain. Apabila menyebabkan prestasi karyawan buruk, maka di deparmenen lain juga segera harus di antisipasi atau dihilangkan penyebabnya. Memberhentikan karyawan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang ada di dalam perusahaan. Bila aturan itu belum ada, maka siklus ini bertugas untuk menyusun prosedur tersebut.

Aktivitas siklus penggajian 1. Perbarui file induk penggajian 2. Perbarui tarif dan pemotongan pajak 3. Validasi Data waktu dan kehadiran 4. Skema pembayaran 5. Mempersiapkan penggajian 6. Membayar gaji

Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)

• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran











• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya. • Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)

• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai. • Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)

• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian. • Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai pegawai bekerja.. • Informasi tingkat gaji didapat dari file induk peng gajian. • Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.

Membayar Gaji (Aktivitas 5)

• Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas atas cek gaji ke pegawai. • Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)











dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian. • Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)

• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi

Pilihan pemrosesan : Biro jasa penggajian dan organisasi tenaga kerja 

Biro jasa penggajian adalah biro yang memelihara file induk penggajian untuk setiap klien mereka dan melakukan aktivitas pemrosesan penggajian.



Organisasi tenaga kerja (professional employer organization PEO) tidak hanya memproses penggajian, tetapi juga memberikan layanan manajemen SDM, seperti desain kompensasi dan administrasi pegawai

Biro jasa penggajian dan PEO sangat menarik untuk bisnis kecil hingga menengah, karena alasan2 berikut ini : a. Menurunkan biaya b. Kompensasi yang lebih luas c. Membebaskan sumber daya computer













1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar 2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid 3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi di catat 4. Semua transaksi penggajian di catat secara akurat 5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah terpenuhi 6. Aset (baik kas maupun data)dijaga dari kehilangan atau pencurian 7. Aktivitas siklus manajemen SDM/Penggajian dilakukan secara efisien dan efektif

Proses / aktivitas 1. Pengontrakan dan

Ancaman 

Mempekerjakan

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan 

Prosedur mempekerjakan yang baik,

perekrutan tenaga

pegawai yang tidak

termasuk verifikasi keahlian pelamar

kerja

berkualifikasi atau

kerja, referensi dan riwayat pekerjaan

berkelakuan buruk 



Dokumentasi lengkap atas prosedur

Pelanggaran hukum

untuk

mempekerjakan;

ketenagakerjaan

perkembangan

terkini

pelatihan dalam

hal

ketenagakerjaan

1. Pemrosesan



Perubahan file induk



Pemisahan

tugas:

data

SDM

vs













Setoran langsung; distribusi cek gaji dilakukan

oleh

seseorang

yang

independent dari proses penggajian



3. Umum



Kehilangan atau



Prosedur

pembuatan

cadangan;

pengungkapan data

rencana

tanpa otorisasi

pengendalian akses fisik dan logis;

Kinerja yang kurang

enkripsi data

baik



pemulihan

dari

bencana;

Pengembangan dan tinjauan periodic atas metric kinerja yang tepat; program pelatihan











































Visi PT Kebon Agung sebagai Perusahaan Swasta Nasional yang bergerak di bidang industri gula dan perdagangan umum, yaitu: 1. Secara langsung maupun tidak langsung turut berperan aktif dalam pembangunan Nasional dengan berperan serta dalam produksi gula, memberikan pendapatan kepada Negara, dan menciptakan lapangan kerja. 2. Sebagai organisasi usaha profesional, PT Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil senantiasa berusaha untuk maju dan mengembangkan usaha-usaha baik yang berbasis tebu maupun usaha lainnya sehingga perusahaan mampu bersaing dalam era pasar bebas, dan meningkatkan kesejahteraan bagi seluruh stakeholder. Untuk mewujudkan visi di atas, maka misi PT Kebon Agung adalah memantapkan industri gula dengan mengelola secara profesional guna menjamin kelangsungan hidup perusahaan sehingga dapat memberikan manfaat dan meningkatkan kesejahteraan bagi seluruh stake holder.

Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi yang diterapkan oleh PT Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dalam mengatur











jumlah tenaga kerja pada masa DMG perusahaan memperkejakan karyawan dengan status yang beragam, sementara pada saat LMG perusahaan hanya memperkerjakan karyawan tetap. Secara lebih rinci status tenaga kerja karyawan kar yawan PT. Kebon Agung Pabrik Gula Gu la Trangkil terdiri dari: 1. Karyawan staff Karyawan staff disebut juga karyawan sebagai pimpinan, tugasnya memimpin dan mengawasi kerja karyawan pelaksana. Pengangkatan dan pemberhentian karyawan staff dilakukan oleh direksi. 2. Karyawan pelaksana Karyawan pelaksana dibagi atas: a. Pekerja tetap Pekerja yang sifat hubungan kerjanya didasari terlebih dahulu dengan peraturan-peraturan, hal ini karena pekerja tetap akan bekerja secara tetap diperusahaan dan dibagi menjadi beberapa golongan sesuai dengan lama masa bekerja. Pekerja tetap akan habis masa kerjanya pada saat pensiun. Pekerja tetap akan bekerja pada saat DMG dan LMG. b. Pekerja tidak tetap











Pekerja yang tugasnya mengangkut tebu mulai dari timbangan sampai ke gilingan dan mengatur gula di atas alat pengangkut dan para pekerja pabrik yang bekerja dalam proses pengolahan tebu. Para pekerja kampanye ini akan bekerja dalam waktu tiga bulan selama dalam masa giling.

Jam Kerja Karyawan

PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki dua periode kerja, yaitu DMG dan LMG, sehingga ada perbedaan jadwal kerja bagi karyawan. Jadwal jam kerja dibedakan untuk karyawan tetap dan tidak tetap. Jadwal jam kerja untuk karyawan tetap adalah: 1. Jam 07.00 s.d 11.30 waktu bekerja 2. Jam 11.30 s.d 12.30 waktu istirahat 3. Jam 12.30 s.d 15.00 waktu bekerja Jadwal kerja ini berlaku untuk masa DMG dan LMG. Karyawan tidak tetap jam kerjanya dibagiatas tiga shift dan masing-masing shift adalah tujuh jam ditambah satu jam lembur. Jadwal untuk karyawan tidak tetap adalah: 1. Jam 05.00 s.d 13.00 shift I 2. Jam 13.00 s.d 21.00 shift II











Trangkil adalah dengan menggunakan application software fingerprint untuk karyawan tetap, sedangkan karyawan tidak tetap dan kampanye menggunakan sistem absensi manual, dan yang bertanggungjawab adalah bagian pengupahan. Fu ngsi pencatatan waktu hadir ini akan menentukan jumlah gaji dan upah yang akan diterima karyawan, apakah gaji yang diterima utuh atau ada potongan yang disebabkan keterlambatan atau ketidakhadiran karyawan. Namun pada pelaksanaannya tidak ada potongan gaji dan upah bagi k aryawan yang terlambat ataupun tidak masuk kerja. Pencatatan waktu hadir ini ditempatkan di setelah masuk menuju kantor, kan tor, tetapi tidak ada petugas ataupun karyawan yang mengontrol penggunaan mesin pencatatan waktu hadir tersebut. 2. Fungsi pembuatan gaji dan upah

Fungsi ini bertujuan untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan yang berisi gaji pokok dan tunjangan yang diterima oleh karyawan serta berisi potongan gaji dan upah yang terjadi selama periode pemberian gaji dan upah. Dalam menetukan gaji karyawan menggunakan acu an surat keputusan perusahaan tentang pemberian gaji dan upah, jabatan karyawan, golongan, dan masa kerja. Daftar gaji dan upah akan dibuat oleh bagian PDE (Pengolahan Data Elektronik)











Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur pencatatan waktu hadir menggunakan application software dan proses manual yang ditangani oleh bagian pengupahan dengan pelaksanaan nya sebagai berikut:

a) Untuk pegawai tetap pencatatan presensinya menggunakan application software fingerprint, sedangkan untuk pegawai tidak tetap dan pegawai kampanye presensi akan dicatat oleh bagian pengupahan. b) Membuat dan membagi daftar presensi sesuai dengan bagian karyawan yang bersangkutan. c) Menyerahkan daftar presensi kepada manajer bagian.

Prosedur penggajian dan pengupahan

Prosedur ini akan dilakukan oleh bagian TUK dengan uraian sebagai berikut :

a) Bagian PDE akan menerima rekap daftar presensi dari bagian pengupahan b) Membuat gaji berdasarkan surat keputusan pengangkatan pegawai, jabatan, golongan dan













a) Bagian accounting akan menerima rekap struktur gaji dan upah dari bagian personalia. b) Mencatat biaya gaji dan upah. c) Membuat bukti kas keluar. d) Kasir akan mengeluarkan gaji karyawan. e) Untuk karyawan tetap gaji ditransfer ke rekening karyawan, sedangkan untuk karyawan tidak tetap dan kampanye gaji akan diserahkan secara langsung. f) Karyawan tetap akan menerima perincian gaji sebagai bukti gaji sudah ditransfer.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penggajian dan pengupahan di PT. Kebon











g) Sampul gaji (amplop gaji) Sampul gaji ini akan diberikan kepada karyawan tidak tetap dan kampanye dengan rincian berisi nama, bagian, nomor SKB, dan jumlah gaji perbulannya. h) Bukti kas keluar Dokumen ini berisi tentang uraian pengeluaran kas, jumlah, dan akan diperiksa terlebih dulu sebelum kas dikeluarkan.

Analisis Sistem Pengendalian Intern Dalam Aktivitas Pengendalian Sistem Penggajian dan Pengupahan

Berdasarkan penjelasan mengenai sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon











1. Karyawan yang namanya tercantum dalam daftar d aftar gaji dan upah telah memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan tetap yang telah ditandatangani oleh pimpinan, tetapi untuk karyawan selain karyawan tetap tidak memiliki surat keputusan pengangkatan karena pekerja hanya bekerja pada saat waktu tertentu. 2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat karyawan akan didasarkan pada surat keputusan pimpinan. 3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan didasarkan pada surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi accounting. 4. Kartu jam hadir tidak diotorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan. 5. Perintah lembur diotorisasi oleh kepala bagian upah.











Analisis Sistem Pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan berdasarkan unsur pengendalian yang baik menurut konsep

1. Lingkungan pengendalian

a.Integritas a. Integritas dan nilai-nilai etika Intregritas dan nilai-nilai etika merupakan salah satu alat yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk memberikan peraturan bagi karyawannya. Peraturan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, pada bagian TUK (Tata Usaha dan Keuangan) untuk jam kerja sudah diatur oleh pimpinan perusahaan secara tertulis. Peraturan jam masuk kerja jam 07.00. Mengenai ijin tidak











c.Struktur c. Struktur organisasi Struktur organisasi diperusahaan merupakan alat untuk pencapaian tujuan dan dengan adanya struktur organisasi yangn jelas dapat diketahui batasan wewenan g dan tanggungjawab sesuai dengan fungsinya. Struktur organisasi di bagian TUK terdapat perangkapan jabatan yang terjadi pada fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Struktur organisasi dengan perangkapan jabatan ini dapat menyebabkan penyalahgunaan jabatan. Pada perusahaan ini juga tidak memiliki job descriptionyang jelas dan tertulis. Sehingga sistem pengendalian yang ada di perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik, ini dapat menjadi kelemahan dalam perusahaan.

d. Komite Audit













Di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dalam perekrutan karyawan akan diadakan seleksi untuk menetukan apakah calon karyawan tersebut telah berkompeten di bidangnya. Misalnya untuk bagian accounting pendidikan minimal D3.











memanipulasi data yang ada. Hal ini dimungkinkan terjadi karena tidak adanya pengawasan dalam proses penggajian di perusahaan. Untuk meminimalisasi terjadinya kecurangan perusahaan dapat melakukan pengawasan berkala.











upah, surat perintah kerja lembur, surat tugas, sampul gaji bukti kas keluar. Dengan adanya ad anya dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penggajian dan pengupahan ini membantu dalam memberikan pertanggungjawaban dalam proses pemberian gaji dan upah.











Tabel 1

Dari tabel di atas jika dianalisis menurut unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik,











Berdasarkan analisis dan pembahasan terhadap sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebo n Agung Pabrik Gula Trangkil dapat disimpulkan bahwa sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon Agun g Pabrik Gula Trangkil,

Siklus Sumber Daya Manusia

Recommend Documents