BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGAWASAN Jl. Beringin II Pandansari, CIAWI – BOGOR 16720. Telp. 0251-249001 s.d 249003
PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT
1
2
WAKHYUDI Widyaiswara Pusdiklatwas BPKP Pendidikan terakhir : Master of Commerce (Accounting) Wollongong University, Australia Tempat/tanggal lahir : Kebumen, 10 April 1967 Alamat :
[email protected] HP : 081310010901
3
RIWAYAT PENDIDIKAN: 1. D-III STAN (1988) 2. D IV STAN (1994) 3. S-2:WOLLONGONG UNIVERSITY,AUSTRALIA (2000)
RIWAYAT PEKERJAAN: 1. BPKP JAKARTA (1988 – 1991) 2. BPKP MALUKU (1994 -1998) 3. BPKP YOGYA (2000 -2003) 4. PUSDIKLATWAS BPKP (JUNI 2003) 5. WIDYAISWARA (SEJAK OKT. 2007) 13/03/2015
3
1 PENDAHULUAN
4
2
9
STRATEGI PENULISAN
FORMAT PELAPORAN
8 REVIU & EDITING
PROSES PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT
3 PENULISAN INFORMASI
4 PENULISAN URAIAN
7 FORMAT & PENGATURAN
6 PENULISAN SIMPULAN
5 PENULISAN PERSUASI
5
PENGERTIAN LAPORAN HASIL AUDIT LHA adalah media auditor untuk memberitahukan/melaporkan hasil-hasil auditnya, berfungsi sebagai alat komunikasi dari auditor kepada pihak-pihak yang berkepentingan 5
Tujuan Laporan Hasil Audit Manajemen berkepentingan utk mengetahui risiko yg relevan, area yg bermasalah & pengendalian yg terkait
6
Menginformasikan cepat dan mudah dipahami manajemen
Meyakinkan hrs memuat fakta yg didukung dgn data dan argumentasi yg meyakinkan.
Tujuan Laporan Hasil Audit
Menghasilkan hrs memuat rekomendasi yg benar2 dpt mengatasi sebab dan akibat, menghasilkan manfaat yg lebih besar dari biaya serta dpt dilaksanakan oleh manajemen 6
Teknik Menulis untuk Menginformasikan
7
Nyatakan simpulan secara langsung Tulis secara tegas dan jelas 1. Memperoleh perhatian pembaca, dari paragraf pembuka Efektifitas laporan
Gunakan Istilah yg dipahami pembaca Dahulukan informasi yang paling diminati pembaca Gunakan format yang mengarahkan pembaca Pikirkan pembaca dan tujuan laporan
2. Mengelola detail informasi substansi scr menyeluruh
Ikhtisarkan data pendukung Pilih informasi yang dapat meyakinkan dan bermanfaat. Pertimbangkan manfaat informasi Sajikan data dalam format yang mudah dibaca 7
Peraturan/Standar/Pedoman Pelaporan No
1
Laporan
Audit kinerja dan audit investigatif
Peraturan/Standar/Pedoman
Standar Audit APIP (Permenpan Nomor PER/05/M.PAN/03/2008) Pedoman yang berlaku bagi instansi
2
Audit Komprehensif Audit atas LKP
Stadar Pemeriksaan Keuangan Negara (SPKN) BPK.
3
Reviu LK K /L
Standar Reviu LK K /L (Peraturan Menkeu No.41/PMK.09/2010)
Reviu LK Pemda
Pedoman Pelaksanaan Reviu LKPD (Permendagri No 4 Thn 2008)
4
5 6
8
Evaluasi Kinerja KepMen BUMN Nomor: Kep-100/MBU/2002 tgl 4 Juni 2002 Perusahaan, Evaluasi LAKIP Pedoman Penilaian Kinerja PDAM (Kepmendagri No. 47 tanggal 31 Maret 1999) Pedoman Umum Evaluasi LAKIP (Kepmenpan No KEP/135/M.PAN/ 9/2004) Monitoring dan Evaluasi, Tentang Pedoman Tata Cara Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemantauan Tindak Lanjut. Pemda (Permendagri No. 23 / 2007) Pengawasan Lainnya SPAP (asistensi, sosialisasi, dan 8 konsultansi)
9
Kiat-kiat menyiapkan laporan Bahan disiapkan selama proses audit Gunakan klasifikasi standar Sepakati mengenai substansi Segera susun laporan dan revisi draft
2. STRATEGI PENULISAN LAPORAN
TUJUAN PENULISAN : Laporan berkualitas dengan waktu terbatas !
MASALAH UMUM :
1. Waktu penulisan terbatas 2. Kecenderungan menunda 3. Ingin sempurna
10
11
Sajikan dalam bentuk yang mudah dibaca dalam;
Angka dan prosentase Daftar (list) Grafik dan bagan lampiran
Memperbaiki pola penulisan 1.
Siap membuat kesalahan dalam proses penulisan : Alur pikiran menjadi jelas Penalaran menjadi lebih baik Tahu apa yang ingin disampaikan
2.
Mulai proses penulisan sejak awal dan selama penugasan :
Tahap persiapan Tahap pengujian pengendalian dan substantif Tahap pengembangan temuan Tahap penyusunan draft
12
13
MENANGANI INFORMASI RINCI
Pertimbangan-pertimbangan Menangani Informasi Rinci Volume KKA VS Laporan Audit Mentrasfer kompleksitas audit ke laporan Terbiasa dg. tebalnya laporan = mencerminkan banyak kerjaan
14
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan kerincian laporan Sasaran pembaca dan tujuan laporan Iktisarkan data pendukung (rekap) Pemilihan informasi yang meyakinkan dan bermanfaat Hindarkan penulisan informasi detail yang tidak signifikan Sajikan dalam bentuk yang mudah dibaca
15
16
17
ARTI PENTING : – Agar dapat diterima dan memberikan pengaruh. – Agar pembaca memfokuskan dirinya pada isi laporan, bukan pada bahasanya.
PRINSIP PENULISAN KONSTRUKTIF : – – – –
Hindari bahasa opini dan generalisasi. Gagasan positif dalam bahasa positif. Berikan perspektif yang seimbang. Fokus pada manfaat, rekomendasi, dan solusi masalah.
HINDARI BAHASA OPINI & GENERALISASI TANPA DUKUNGAN Laporan audit harus faktual dan konklusif, tidak boleh kabur dan berbau opini. A. Gunakan bahasa yang konkrit dan faktual - Bahasa opini melemahkan argumen yang kita kemukakan Contoh : Menurut pendapat kami…………dst
B. Hindari kata-kata dengan konotasi negatif - Temuan - Mengungkapkan vs mengidentifikasi C. Hindari generalisasi yang tanpa dukungan - Jangan gunakan bahasa yang tidak persis/kabur (contoh: banyak sekali, berlebihan, sebagian besar dokumen….dst)
18
GAGASAN POSITIF DALAM BAHASA POSITIF
• Auditor tidak terbiasa membuat pernyataan positif. • Auditor biasanya berputar-putar dalam mengemukakan gagasan positif • Gagasan positif lebih suka dikemas dalam bentuk negatif
• Untuk meningkatkan kerjasama, ungkapkan upayaupaya yang telah dilakukan dengan itikad baik
19
20
PERSPEKTIF YANG SEIMBANG • Prioritas berdasarkan tujuan dan resiko (goal vs. control) • Tidak membesar-besarkan masalah (beri perspektif) • Jangan membuat daftar masalah yang minor • Apresiasi tindakan-tindakan yang telah dilaksanakan
21
FOKUS PADA MANFAAT, REKOMENDASI & SOLUSI MASALAH
• Trade-off resiko atas kondisi yang ada dengan manfaat dari solusi yang disarankan. • Tidak perlu menunjukan masalah yang manajemen sudah tahu. • Jangan ‘menggali’ masalah (supaya kerjasama lebih baik)
22
Teknik menulis persuasif 1. Masalah dijelaskan & dikuantifisir 2. Tunjukan dampaknya dari kacamata auditee & manajemen 3. Atasi berbagai keberatan yang disampaikan kepada auditor
23
Mendorong tindakan Informatif
Persuasif
*Volume *Jumlah temuan
* Pemborosan yang dicegah
Kesadaran Kontrol
*Manajemen
* Rekomendasi praktis
Sukses
*Jumlah laporan
Nilai Laporan
Strategi
* Peningkatan efisiensi
* Diyakinkan oleh auditor
*Menyajikan fakta
Keberatan Mgt.*Dibiarkan
•Hasil dan respon •Arti penting secara bisnis
•Dimengerti
24
• URUTAN ATRIBUT TEMUAN :
Judul Temuan Kondisi Kriteria Sebab Akibat Tanggapan Auditee Rekomendasi
24
Mengenali karakteristik temuan
25
Cukup signifikan untuk dilaporkan Didasarkan pada fakta dan bukannya opini Dokumentasi dalam bentuk bukti relevan kompeten, cukup
Obyektif dan tidak bias Relevan dengan permasalahan Cukup meyakinkan untuk adanya tindakan perbaikan
26
Proses Penyelesaian Temuan
1. INSIGNIFICANT FINDING 2. MINOR AUDIT FINDING 3. MAJOR AUDIT FINDING
27
KONDISI • Gambarkan dengan cara yang jelas dan ringkas. • Kondisi yang faktual dilaporkan dengan lengkap,
akurat dan tepat. MENYATAKAN APA YANG TEJADI SAAT INI ATAU APA YANG TERJADI DI MASA LALU
• Jika mungkin, kondisi dapat dikuantifikasi dengan terminologi tertentu, misal: waktu, uang, dan servis
27
28
KRITERIA Kriteria menyatakan standar apa yang seharusnya ada. Standar dapat ditetapkan oleh manajemen, praktik yang umum, UU, standar industri, dsb. Kondisi diukur dengan kriteria yang ditetapkan ini.
28
29
SEBAB Sebab menjawab pertanyaan: “Mengapa kondisi dan kriteria berbeda?” Beberapa sebab tidak dapat dikoreksi secara langsung (Contoh: Pembayaran tagihan terlambat karena adanya perubahan on-line system di Kantor Pusat), namun rekomendasi dapat diarahkan bagaimana mengurangi risiko (Contoh: dikembangkan disaster contigency plan untuk memastikan tidak terganggunya operasional). Sebab terbagi menjadi sebab utama (primary) sebab pendukung (supplemental). 29
30
AKIBAT Akibat adalah tingkatan risiko yang dapat ditunjukkan / dilihat jika sebab tidak ditangani atau jika kondisi tidak dikoreksi. Ini merupakan elemen yang cukup penting untuk tujuan “meyakinkan”
30
31
AKIBAT Secara persuasif, jelaskan risiko dan benefit dengan dukungan fakta yang diperoleh. Jika mungkin, akibat dkuantifisir (frekuensi, ukuran, atau kemungkinan terjadinya).
• Contoh: Karena kelalaian petugas dalam menganalisis kecepatan, volume, dan nilai transaksi, perusahaan akan mengalami kerugian jumlah uang dengan nilai yang sangat besar. Kerugian ditaksir sebesar Rp 5juta,- untuk setiap transaksi.
31
32
REKOMENDASI Rekomendasi adalah usulan atau saran perbaikan atas masalah yang ada dan dimaksudkan untuk mencegah agar temuan tidak berulang. 32
35
Checklist - Findings KONDISI Apakah kondisi saat ini dan yang lalu digambarkan dengan cara yang jelas dan ringkas? Apakah kondisi fokus pada saat ini atau yang lalu dan bukannya untuk suatu hal di masa depan? Apakah kondisi yang faktual dilaporkan dengan lengkap, akurat, dan tepat? Jika mungkin, apakah permasalahan dapat dikuantifisir? Apakah risiko dapat diduga atau diidentifikasi? 35
36
Checklist - Findings KRITERIA Apakah memang ada kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk lebih memperkuat temuan? Jika mungkin, ada referensi yang baku secara tertulis atas kriteria yang ditetapkan? Apakah kriteria memang mengarahkan pada permasalahan-permasalahan dalam kondisi yang faktual? 36
37
Checklist - Findings SEBAB Apakah sebab menjelaskan mengapa kondisi berbeda dengan kriteria?
Apakah sudah dibedakan antara apa yang merupakan sebab utama (primary) dan sebab pendukung (Supplemental)?
37
38
Checklist - Findings AKIBAT o Apakah akibat menjawab pertanyaan, “So what?” o Apakah akibat secara meyakinkan dapat menjelaskan mengenai risiko dan manfaat dengan pernyataan faktafakta yang mendukung? o Jika mungkin, apakah dampak dapat dikuantifisir dan dinyatakan dalam bentuk frekuensi, ukuran, atau kemungkinan?
38
39
Checklist - Findings REKOMENDASI
Apakah rekomendasi telah diarahkan untuk mengeliminasi
sebab dan akibat ? Apa rekomendasi dibuat praktis, logis, dan murah?
39
45
46
MANFAAT SIMPULAN :
Signifikan hasil audit, membantu menentukan tindakan.
Menjelaskan dampaknya pada bisnis dari hasil audit.
Sarana untuk memberi komentar yang konstruktif.
Style simpulan yang banyak dijumpai
………
• Penyakit 1 : – terlalu luas, kabur dan dapat diguanakan untuk hampir setiap laporan
• Penyakit 2 : – membingungkan ; nuansa berpindah-pindah dari nada positif ke negatif.
47
Enam langkah menuju simpulan yang efektif : Menjawab tujuan audit Menggunakan informasi pendukung yang konkrit Gunakan ‘nada’ yang konsisten dan tepat Balance Beri perspektif Komentar terhadap tanggapan manajemen
48
Menjawab tujuan audit :
Berikan jawaban atas tujuan audit secara langsung
Jika terdapat lebih dari satu tujuan audit, berikan
jawaban untuk semua tujuan tersebut
49
Menggunakan informasi pendukung yang konkrit :
Beri dukungan : fakta, contoh , perbandingan , dsb Berikan informasi pendukung Hindari kata-kata (frasa) yang tidak konkrit Kurangi qualifier: Misal: menurut pendapat kami, nampaknya, dsb Untuk mengurangi qualifier:
Jawab tujuan audit Informasi pendukung yang konkrit
50
51
Gunakan nada yang konsisten dan tepat :
• Nada tidak konsisten sangat membingungkan. • Jangan melebih-lebihkan.
52
Balance antara positif dan negatif : Penekanan yang seimbang Penekanan dengan mengatur penempatan gagasan positif/negatif dalam kalimat/paragraf. Contoh : Manual prosedur kerja yang lama, meskipun tidak mengakibatkan adanya kesalahan yang terjadi, memperlambat proses pelatihan staf yang baru. Meskipun manual prosedur kerja yang lama memperlambat proses pelatihan staf yang baru, tidak mengakibatkan adanya kesalahan yang terjadi.
53
Beri perspektif : Memudahkan pembaca menginterpretasikan hasil. Menggambarkan besar masalah & implikasi terhadap organisasi. Perspektif dengan menjelaskan signifikan (efek) temuan, memberikan perbandingan atau menunjukan penyebab masalah.
Checklist Laporan Audit 1.Apakah terdapat bab-bab yang diperlukan? 2.Apakah terdapat ikhtisar?
3.Apakah outline laporan memberikan overview atas isi laporan ? 4.Apakah terdapat headings yang cukup untuk menuntun pembaca?
5.Apakah judul-judul ditulis secara konsisten? 6.Apakah formatnya menarik? 7.Apakah komentar yang paling penting disajikan pada bagian awal? 8.Apakah komentar-komentar yang sejenis digabung? 9.Apakah pengulangan informasi telah dihindari?
10.Apakah rincian disajikan dalam lampiran?
54
TIPS... • • • • •
THA ; Kondisi ≠ Kriteria Kondisi – Kriteria = Akibat Akibat = Penyebab Rekomendasi – Penyebab = 0 Rekomendasi – Akibat = 0
55
56
CONTOH FORMAT LAPORAN
FORMAT LHA OPERASIONAL BENTUK BAB
57
Kulit Depan Halaman Pertama Daftar Isi Bagian Pertama: Ringkasan Hasil Audit Bagian Kedua : Uraian Hasil Audit Bab I: Pendahuluan (1) Landasan Audit dan Pernyataan Auditor tentang Kesesuaian Audit Dengan Std Audit (2) Informasi Umum Secara Singkat mengenai Auditi: (2.1) Organisasi dan Manajemen (2.2) Kegiatan Auditi (2.3) Sistem Pengendalian Internal Pusdiklatwas BPKP
57
FORMAT LHA OPERASIONAL BENTUK BAB
58
(3) Latar Belakang Diadakannya Kegiatan (4) Tujuan Kegiatan (5) Sifat Dan Informasi Tentang Kegiatan Auditi sebagai Sasaran Audit (6) Ukuran Kegiatan (7) Informasi Lainnya
Bab II: Uraian Hasil Audit 1)Temuan dan Rekomendasi 1 2)Temuan dan Rekomendasi 2 3)Dst. 4)Hal-hal Lain Pusdiklatwas BPKP
58
JUDUL DAN KONDISI • Terdapat Pengadaan Barang Z yang Tidak Efektif Sebesar Rp 185.000.000,• Kondisi; Hasil pemeriksaan fisik atas persediaan barang di gudang Unit Organisasi C, di peroleh data sisa barang Z per 31 Desember 2010 senilai Rp 185.000.000,-. Sebagai informasi tambahan diketahui pula bahwa sisa barang tersebut berasal dari pengadaan tahun 2010 sebesar Rp. 90.000.000,- yang merupakan realisasi dari anggaran yang telah tersedia dalam DIPA tahun 2010. Sedangkan sisa barang sebesar Rp. 95.000.000,berasal dari pengadaan sebelum tahun 2010.
59
KRITERIA DAN SEBAB • Kriteria • Seharusnya sisa barang Z per 31 Desember 2010 adalah nihil, yaitu sesuai dengan SK Menteri PQR No. XX/V/2008 tanggal 15 Mei 2008 mengatur bahwa pengadaan barang harus berdasarkan; • permintaan calon pemakai. • rencana kebutuhan sesuai kegiatan operasional tahun yang bersangkutan. • Penyebab; Panitia Pengadaan Barang tidak melaksanakan pengendalian anggaran secara efisien dan efektif yaitu dengan sengaja mengabaikan ketentuan yang telah diatur dalam SK Menteri PQR No No. XX/V/2008 tanggal 15 Mei 2008.
60
AKIBAT DAN REKOMENDASI • Akibat; – Terjadi sisa barang Z sebesar Rp 185.000.000,- tidak efisien dan efektif pemanfaatannya dengan dampak; – Sisa barang sebesar 110.000.000,- berpotensi akan rusak. – Sisa barang sebesar Rp 75.000.000,- telah rusak dan tidak dapat dimanfaatkan lagi.
• • Rekomendasi; – – – –
Kepada Pimpinan Unit Organisasi C, kami rekomendasikan agar segera; Merevisi anggaran tahun 2011 terkait pengadaan barang Z. Mengalokasikan pemanfaatan barang Z sebesar Rp. 110.000.000,Mengusulkan penghapusan barang Z yang rusak sebesar Rp 75.000.000,- yang dituangkan dalam berita acara penghapusan aset. – Memberikan sanksi kepada Panitia Pengadaan Barang atas kelalaiannya mematuhi SK Menteri PQR No No. XX/V/2008 tanggal 15 Mei 2008.
61
