A.
PENGENDALIAN KARYAWAN
1. Pengertian Pengendalian Karyawan
Fungsi pengendalian (fungsi controlling) adalah fungsi terakhir dari proses manajemen. Pengendalian ini berkaitan erat sekali dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling m engisi, karena: a) Fungsi pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan; b) Pengendalian hanya dapat dilakukan, jika ada perencanaan rencana; c) Pelaksanaan rencana akan baik, jika pengendalian dilakukan secara baik; d) Tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah pengenda peng endalia lian n atau at au pengu p engukuran kuran dilakuk dil akukan. an. Dengan demikian peranan pengendalian sangat menentukan baik/buruknya pelaksa pela ksanaa naan n suatu suat u rencana ren cana.. Sebagai Seb agai bahan baha n perbandi per bandingan ngan pengert pen gertian ian fungsi fungs i pengenda peng endalia lian n (controlling ). ). Berikut beberapa definisi : Earl P. Strong
Controlling is the process of regulating the various factors in an Controlling
“
enterprise according to the requirement of its plans.
”
Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana. Harol Koonnttz
“
Control as the measurement and correction of performance of
subordin subo rdinates ates in order orde r to make sure sur e that enterpr ente rprise ise objecti obje ctive ve and the plans plan s devised devi sed to attain then are accomplished
”
Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara Pengendalian dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan
bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan standar. Tujuan pengendalian /pengawasan adalah supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan rencana dan melakukan tindakan perbaikan (corrective) jika terdapat penyimpangan-penyimpangan (deviasi); supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan yang direncanakan. Dengan demikian pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan-kesalahan tetapi berusaha untuk menghindarkan terjadi penyimpangan-penyimpangan. Jadi kontrol dilakukan sejak proses dimulai, sampai dengan pengukuran hasil yang dicapai. Dengan pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen (6M) efektif dan efisien. Efektivitas (berhasil-guna) sedangkan efisien (berdaya-guna).
2. ASAS-ASAS PENGENDALIAN
Harold Koontz dan Cyril O Donnell menetapkan asas pengendalian sebagai berikut: a) Asas tercapainya tujuan ( principle of assurance of objective), pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan
(koreksi)
untuk
menghindarkan
penyimpangan-
penyimpangan/deviasi dari perencanaan. b) Asas efisiensi pengendalian ( principle of efficiency of control ). Pengendalian itu efisien bila dapat menghindarkan deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang di luar dugaan. c) Asas tanggung jawab pengendalian ( principle of control responsibility). Pengendalian hanya dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan rencana.
d) Asas pengendalian terhadap masa depan ( principle of future control ). Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang. e) Asas pengendalian langsung. (principle of direct control) teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manajer bawahan yang berkualitas baik. Pengendalian itu dilakukan oleh manajer atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. f) Asas refleksi perencanaan ( principle of reflection of plans) pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan. g) Asas penyesuaian dengan organisasi ( principle of organizational suitability ) pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan bawahannya merupakan saran untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengendalian yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi. h) Asas
pengendalian
individual
( principle
of
individuality
of
control ).
Pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik kontrol harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer . i) Asas standar ( principle of standar ). Kontrol yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang capai . j) Asas pengawasan terhadap strategis ( principle of strategic point control ). Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
k) Asas kekecualian (the exception principle) efiensi dalam kontrol membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama l) Asas pengendalian fleksibel ( principle of flexibility of control ). Pengendalian harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana. m) Asas peninjauan kembali ( principle of review) sistem kontrol harus ditinjau berkali-kali, agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan. n) Asas tindakan ( principle of action). Pengendalian dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran
untuk
mengoreksi
penyimpangan-penyimpangan
rencana,
organisasi, staffing dan directing .
3.
PROSES PENGENDALIAN (PROCE SS CONTROL )
Pengendalian/kontrol dilakukan melalui tahap -tahap sebagai berikut: a) Menentukan standar-standar atau dasar untuk kontrol b) Mengukur pelaksanaan c) Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan menentukan deviasi-deviasi bila ada. d) Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan (deviasi), agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
4.
JENIS-JENIS PENGENDALIAN
a) Pengendalian produksi ( production control ). Yaitu untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produk yang dihasilkan, apakah sesuai dengan rencana yang ada.
b) Pengendalian keuangan ( financial control ). Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan, termasuk pengendalian anggaran. c) Pengendalian pegawai (personal control ). Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, taat kerja, absensi pegawai dan lain lain d) Pengendalian waktu (time control ) pengendalian ini ditujukan kepada pengunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana. e) Pengendalian kebijaksanaan ( policy control ). Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah digariskan. f) Pengendalian teknis (technical control ). Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan g) Pengendalian penjualan ( sales control ). Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan h) Pengendalian Inventaris (Inventory control). Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang. i) Pengendalian Pemeliharaan (Maintenance control) Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan dan kantor terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan.
5.
SIFAT DAN WAKTU PENGENDALIAN
Sifat dan waktu pengendalian/kontrol dibedakan atas: a) Preventive dikerjakan
Control: dengan
pengendalian maksud
yang
supaya
dilakukan
tidak
sebelum
terjadi
kegiatan
penyimpangan-
penyimpangan. b) Repressive Control: ialah pengendalian yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan/kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran yang direncanakan dapat dicapai. c) Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki. d) Pengendalian berkala ialah pengendalian yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali e) Pengendalian mendadak ialah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk
mengetahui
dilaksanakan
apa
dengan
pelasakanaan
atau
baik.Pengendalian
peraturan-peraturan
mendadak
ini
yang
sekali-kali
ada perlu
dilakukan,supaya kedisiplinan karyawan tetap terjaga dengan baik. 6.
CARA-CARA PENGENDALIAN
Seorang manajer harus mempunyai berbagai cara untuk memastikan semua fungsi manajemen dilaksanakan dengan baik hal ini dapat diketahui melalui proses kontrol. Cara-cara pengendalian ini dapat di bedakan atas: 1. penga wasan langsung 2. penga wasan tidak langsung 3. penga wasan berdasarkan kekecualian.
1.
Pengawasan langsung, ialah pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh seorang manajer secara pribadi. Ia memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah hasil-hasilnya seperti yang dikehendakinya. Kebaikan/kelebihan dari pengawasan langsung : a.
Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya dilakukan dengan cepat.
b.
Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan memperdekat hubungan antara atasan dan bawahanya.
c.
Akan
memberikan
kepuasan
tersendiri
bagi
bawahan,karena
merasa
diperhatikan atasanya. d.
Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.
Keburukan/Kekurangan dari pengawasan langsung: a.
Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan la innya berkurang, misalnya planning lain-lainnya.
b.
Mengurangi inisiatif bawahan, karena mereka merasa bahwa atasanya selalu mengamatinya.
c.
Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainya. Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung, observasi di tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat (on the spot report)
2.
Pengendalian tidak langsung ialah pengendalian jarak jauh melalui laporan yang diberikan oleh bawahan. Laporan ini dapat berupa kata-kata, angka-angka atau
statistik yang berisi gambaran atas kemajuan yang dicapai. Pengendalian tidak langsung berupa laporan tertulis dan laporan lisan. Kebaikan/Kelebihan pengawasan tidak langsung : a.
Waktu
manajer
untuk
mengerjakan
tugas-tugas
lainya
semakin
banyak,misalnya perencanaan,kebijaksanaan,dan lain-lain. b.
Biaya pengawasan relatif kecil.
c.
Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan.
Keburukan/kekurangan pengawasan tidak langsung : a.
Laporan kadang-kadang kurang objective,karena ada kecendrungan untuk melaporkan yang baik-baik saja.
b.
Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga perbaikanya pun terlambat.
c. 3.
Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.
Pengendalian berdasarkan pengecualian ialah pengendalian yang dikhususkan pada penyimpangan-penyimpangan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan. Pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.
7.
MACAM-MACAM PENGENDALIAN
1. Internal Control (pengendalian intern) 2. Audit Control (pengendalian audit) 3. External Control (pengendalian ekstern) 4. Formal Control 5. Informal Control
Internal control ialah pengendalian yang dilakukan seorang atasan terhadap bawahannya. Cakupan dari pengendalian intern ini meliputi hal -hal yang cukup luas baik pelaksanaan tugas, prosedur, sistem, hasil, kehadiran, dan lain -lain. Audit control adalah pengendalian atau penilaian atas masalah-masalah yang berkaitan dengan pembukuan perusahaan. Jadi pengendalian atas masalah khusus yaitu tentang kebenaran pembukuan suatu perusahaan. External control ialah pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar. Pengendalian ekstern dapat dilakukan secara formal atau informal. Formal control . Ini dilakukan oleh instansi/pejabat yang berwenang dan dapat dilakukan secara intern, maupun ekstern. Informal control, Ini dilakukan oleh masyarakat/konsumen baik langsung maupun tidak langsung, misalnya melalui surat kabar, majalah dan lain-lain
8.
ALAT-ALAT PENGENDALIAN
Beberapa alat yang dapat dipergunakan untuk melakukan fungsi pengendalian perusahaan adalah: 1. Budget 2. Non Budget: a. Personal Observation b. Reports c. Statistic d. Financial Statement e. Break Even Point f. Internal Audit
1. Budget
Budget / anggaran adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Pengendalian budget dapat di ketahui atau diawasi, yaitu apakah hasil yang diharapkan dari penerimaan atau pengeluaran itu sesuai dengan yang diinginkan atau tidak. Hal ini dapat diketahui dengan cara membandingkannya dengan budget, karena dalam budget telah ditetapkan jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran serta hasil yang akan diperoleh untuk masa yang akan datang. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik penerimaan/pengeluaran maupun hasil yang diperoleh, maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan (deviasi0 dan pimpinan perusahaan harus segera mengadakan perbaikan (correction) Budgetary control biasanya digunakan sehubungan dengan kontrol basis yang bersifat fungsional yaitu penjualan, produksi dan pembelian, dan tidak terhadap kontrol basis yang bersifat fakturil, misalnya kualitas, biaya, waktu.
2.
Non Budget
a.
Personal Observation : yaitu pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan terhadap karyawan/bawahan yang sedang bekerja. Apabila terjadi penyimpangan maka pimpinan dapat segera melakukan koreksi dengan cara menegur atau memberikan petunjuk, sehingga pada saat itu juga kegiatan tersebut dapat segera diperbaiki.
b.
Report : laporan dibuat oleh para manajer bawahan, misalnya manajer produksi menyusun laporan produksi, manajer pemasaran membuat laporanlaporan pemasaran (marketing report), manajer personal membuat laporan
personal ( personal report ) dan manajer keuangan membuat laporan keuangan ( financial report ) c.
Financial statement : ini merupakan daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari balance sheet dan income statement (neraca dan daftar rugi laba). Dari kedua daftar ini dapat diketahui dan diawasi melalui analisa laporan keuangan, mengenai keadaan permodalan perusahaan.
d.
Statistik : statistik merupakan proses pengumpulan data, keterangan dan kejadian yang telah berlalu. Menganalisa data tersebut dan menyajikannya dalam
bentuk0-betnuk
tertentu,
misalnya
grafik-grafik,
kurva-kurva
sehingga dapat memudahkan pimpinan mengetahui kejadian yang telah berlalu dan dapat dengan mudah pula dijadikan informasi sebagai bahan dalam mengambil keputusan. e.
Break Even Point (Titik Pulang Pokok): yaitu suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak mendapat laba ataupun rugi. Jadi jumlah biaya sama dengan jumlah penjualan.
f.
Internal Audit : yaitu penganalisian yang dilakukan oleh atas terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah keuangan, apakah sesuai dengan prosedur dan praktek yang
telah ditetapkan. Auditing ini juga menyangkut pengendalian
persediaan yang baik, pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup apakah barang yang telah dibayar benar-benar telah diterima. Sumber http://ghiezaenimotivator.blogspot.co.id/2012/06/pengendalian-controlling.html
