Bab 4 Pengendalian Rm 1

Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis

BAB IV PENGENDALIAN REKAM MEDIS

A. PENGENDALIA PENGENDALIAN N REKAM MEDIS MEDIS

Dokumen rekam medis yang telah disimpan selalu akan digunakan kembali untuk keperluan pelayanan, penelitian p enelitian dll. Agar rekam medis yang keluar dari rak  penyimpanan tersebut dapat dikendalikan sehingga mudah diketahui keberadaan dan penggunaanya, maka setiap pengambilan dari rak penyimpanan harus disisipi  bon pinjam dan diletakkan dalam rak tersebut dalam keadaan tertidur.

B. PEMINJAMAN PEMINJAMAN BERKAS BERKAS REKAM REKAM MEDIS 1.

Kunjungan Ul Ulang

Peminjaman Peminjaman dokumen rekam medis rawat inap sesuai dengan prosedur prosedur tetap yang berlaku, antara lain: petugas unit rawat inap membuat bon pinjam dokumen rekam medis yang ditandatangani oleh dokter ruangn yang membutuhkan. Bon  pinjam tersebut dikirim ke unit rekam medis untuk disiapkan. Dokumen rekam medis yang diperlukan dicarikan berdasarkan No.R. 2.

Data Data Med Medis is Unt Untu u Asu! Asu!an ansi si

Data Data medi mediss yang yang dipe diperl rluk ukan an asur asuran ansi si !"as !"asaa Rahar Raharja ja,, Aste Astek k dll# dll#,, untuk  untuk  membayar klaim pengganti pertanggungan asuransi. Dilain pihak kerahasian data medis dilindungi undang$undang no.%& th %'(( tentang ) *ajib +impan Rahasia. engingat isi dokumen rekam medis milik penderita sedang berkas milik rumah sakit, maka untuk memberikan data medis bagi asuransi perlu  persetujuan pihak penderita atu keluarga. -ntuk itu perlu disusun suatu  prosedur tetap yang memungkinkan pemberi data medis bagi kepentingan asuransi tanpa melanggar undang$undang no.%& th%'(( tersebut. ".

Data Data Medi Mediss Unt Untu u Pene Peneli liti tian an

Data Data medis medis yang yang diperl diperluka ukan n untuk untuk peneli penelitia tian n karena karena isinya isinya menyan menyangkut gkut data datai in/ n/or orma masi si yang yang

dapa dapatt

dipe diperrguna gunaka kan n

seba sebaga gaii

aspe aspek k

pene peneli liti tian an

dan dan

 pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan. aka untuk memberikan data data medis medis untuk untuk peneli penelitia tian n perlu perlu perset persetuju ujuan an dari dari pihak pihak rumah rumah sakit sakit yaitu yaitu Direkt Direktur ur Rumah Rumah +akit. +akit. -ntuk -ntuk itu perlu perlu disusu disusun n suatu suatu prosed prosedur ur tetap tetap yang yang memungkinkan pemberian data medis bagi kepentingan penelitian.

(%

Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis

#. Data Medis Untu Pendidian

+uatu dokumen yang mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut datain/ormasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien. Dengan demikian in/ormasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahanre/erensi pengajaran dibidang pro/esi si  pemakai. aka untuk memberikan data medis untuk pendidikan perlu  persetujuan dari pihak rumah sakit dalam hal ini adalah Direktur Rumah +akit melalui prosedur tetap yang jelas.

$. %A%A $ARA PENGAMBILAN REKAM MEDIS

Permintaan$permintaan terhadap rekam medis oleh dokter atau unit lain selain menejemen dan 01, petugas rekam medis akan mengantarkan dokumen rekam medis apabila ada permintaan peminjaman dari manajemen atau 01 berdasarkan +2 direktur Rumah +akit itra +ehat edika Pandaan. 1. Pengelua!an Rea& Medis

2etentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah: a. 3idak satupun dokumen rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda keluarkartu permintaan  buku ekspedisi peminjaman.  b. +eorang yang menerimameminjam dokumen rekam medis, berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu, jika dalam waktu yang di tetapkan dokumen rekam medis belum kembali maka  petugas rekam medis menghubungi pihak peminjam. c. Dokumen rekam medis tidak dibenarkan keluar dari rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan. d. Dokter$dokter atau pengawas rumah sakit yang berkepentingan dapat meminjam rekam medis, untuk dibawa keruang kerjanya dan di kembalikan ke ruang penyimpanan rekam medis selambatnya 4 5 46 jam, apabila melebihi waktu yang telah ditentukan maka petugas rekam medis  berhak untuk menanyakan kembali.

2. Petunju Kelua! 'Ka!tu Pinja&(%!a)e!*

Petuunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaanya )Petunjuk 2eluar ini diletakkan sebagai  pengganti pada tempat berkas rekam medis yang diambil !dikeluarkan# dari rak   penyimpanan. 2artu pinjampetunjuk keluar tetap berada di rak /ile tersebut. +ampai berkas rekam medis yang diambil !dipinjam# kembali ke tempat semula.

(4

Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis

D. PENGIRIMAN BERKAS REKAM MEDIS

Pengiriman atau pendistribusian rekam medis di R+ itra +ehat edika Pandaan dilakukan dengan tangan !manual# dari satu tempat ke tempat lainnya. Pengiriman atau pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan untuk  sementara ini dilakukan oleh perawat poli mengambil di bagian penda/taran. Petugas rekam medis tidak dapat mengirimkan satu$persatu dokumen rekam medis secara rutin pada saat diminta mendadak !dokumen rekam medis rawat inap#. -ntuk itu bagian$bagian lain yang memerlukan !untuk darurat# harus mengirim petugasnya untuk mengambil sendiri ke bagian rekam medis.

E. %A%A $ARA PENGEMBALIAN D+KUMEN REKAM MEDIS ,ANG DIPINJAM

3ata cara pengembalian dokumen rekam medis yang dipinjam adalah sebagai  berikut: %. Petugas unit terkait yang meminjam menyiapkan dokumen yang akan dikembalikan apabila sudah jatuh tempo. 4. Petugas rekam medis menerima dokumen tersebut memberikan tanggal  pengembalian di buku ekspedisi peminjaman. 7. Petugas rekam medis memasukkan kembali dokumen yang selesai dipinjam  pada rak penyimpanan

-. PERA%URAN DAN %A%A %ER%IB REKAM MEDIS

2etentuan dasar yang membantu memperlancar pengelolaan rekam medis: %. Pada saat doumen rekam medis dikembalikan ke unit rekam medis, harus disortir kecocokan data pasien dalam satu map. 4. 8anya petugas rekam medis yang dibenarkan menangani dokumen rekam medis. +ta/ rumah sakit, pegawai rumah sakit dari bagian lain tidak  diperbolehkan atau diperkenankan mengambil rekam medis dari tempat  penyimpanan!dokumen rekam medis rawat inap#. 7. Rekam medis yang sampulnya rusak atau lembarnnya lepas, harus segera diperbaiki untuk mencegah makin rusakhilangnya lembaran$lembaran yang diperlukan. 6. Pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara periodik untuk  menemukan salah simpan dan menemukan  tracer yang terletak pada sampul rekam medis yang dipinjam.

(7

Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis

9. Rekam medis dari pegawai rekam medis itu sendiri atau rekam medis yang  berkenaan dengan proses hukum disimpan ditempat penyimpanan khusus, sedang di tempat penyimpanan diberi petunjuk. (. Petugas penyimpan harus memelihara kerapian dan teraturya rak$rak   penyimpanan yang menjadi tanggunjawabnya. . Dokumen rekam medis yang sedang diprosesdipakai oleh bagian rekam medis harus diletakkan diatas mejarak tertentu dengan maksud bahwa rekam medis terebut siap saat dipergunakan. ;. Dokumen rekam medis yang sangat tebal harus dijadikan 4 atau 7 jilid.

G. PEMELIARAAN REKAM MEDIS

Dilihat dari segi praktisnya dapat dikatakan bahwa patokan utama untuk  menentukan rekam medis akti/ maupun rekam medis tidak akti/ adalah  berdasarkan ruangan yang tersedia untuk penyimpanan rekam medis yang baru. Batas umum rekam medis dinyatakan inakti/ adalah 9 tahun diitung dari tanggal terakhir berobat !Permenkes No.4(' tahun 4&&; tentang rekam medis#. Apabila sudah tidak tersedia lagi tempat penyimpanan rekam medis harus dilaksanakan kegiatan pemilahan rekam medis akti/ dan inakti/. Rekam medis yang tidak akti/  dapat disimpan diruangan lain. Rak penyimpanan rekam medis yang tidak akti/ dapat diletakkan diruang tersendiri yang sama sekali terpisah dari rak penyimpanan rekam medis akti/.

(6