I.
AUDIT OPERASIONAL KEGIATAN KEUANGAN
A.
PENDAHULUAN
Kegiatan keuangan meliputi kegiatan pencarian dana dan penggunaan dana tersebut secara ekonomis, efisien dan efektif. Adapun sumber-sumber keuangan tersebut antara lain dapat berasal dari hasil penjualan barang atau jasa secara tunai, penerimaan angsuran atau pelunasan piutang, pengambilan pinjaman dan penerimaan lainnya. Sedangkan penggunaan sumbersumber keuangan tersebut antara lain dapat berupa pengeluaran untuk pembelian barang dan jasa, pelunasan utang, pemberian pinjaman, investasi dalam surat-surat berharga, pembayaran gaji/upah pegawai dan pengeluaran-pengeluaran lainnya. Dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut perlu ada sistem pengendalian yang memadai, karena dalam kegiatan keuangan sangat mudah dijadikan objek berbagai tindakan penggelapan atau penyelewengan. Semua aktivitas dan keuangan di dalam suatu perusahaan dicerminkan dalam bentuk informasi keuangan, yaitu suatu informasi mengenai arus uang di dalam suatu perusahaan. 1. Penggalian sumber daya keuangan antara lain berasal dari : a. Hasil penjualan barang atau jasa secara tunai, b. Penerimaan angsuran atau pelunasan piutang, c. Pengambilan pinjaman dan penerimaan lainnya, dan lain sebagainya. Penggunaan sumber-sumber keuangan: a. Pembelian barang atau jasa, b. Pelunasan utang, c. Pemberian pinjaman, d. Investasi dalam surat-surat berharga, e. Pembayaran gaji/upah pegawai, f. Pengeluaran-pengeluaran lainnya. B.
TUJUAN KEGIATAN KEUANGAN Tujuan kegiatan keuangan adalah penggalian sumber-sumber keuangan, menyimpan sumber-sumber keuangan, dan penggunaan sumber-sumber keuangan tersebut secara ekonomis, efisien dan efektif. e fektif.
C.
ASPEK DALAM KEGIATAN KEUANGAN Secara garis besar aspek-aspek kegiatan keuangan yang akan dibahas dalam bagian audit operasional atas kegiatan keuangan yaitu: 1. Pengelolaan kas Membahas mengenai pengertian kas, komposisi kas, sumber-sumber kas, penerimaan kas, pengurusan kas, penyimpanan kas dan pengeluaran kas. 2. Pengelolaan piutang Membahas mengenai timbulnya piutang usaha, administrasi piutang, disposisi piutang, aspek-aspek kebijakan yang menyangkut piutang dan piutang lain-lain.
3.
Pengelolaan utang Membahas mengenai timbulnya utang, keabsahan utang, pengelolaan lebih lanjut mengenai utang, dan pelunasan utang. 4. Kegiatan pembayaran gaji/upah Membahas mengenai hubungan kegiatan pembayaran gaji/upah dengan bagian personalia, sumber data mengenai gaji, penyiapan daftar gaji, dan pelaksanaan pembayaran gaji dan upah. 5. Kegiatan investasi dalam surat-surat berharga Membahas mengenai bentuk investasi dalam surat-surat berharga, wewenang pembelian/penjualan surat-surat berharga, serta pencatatan dan audit fisik atas suratsurat berharga. D.
AUDIT OPERASIONAL TERHADAP PENGELOLAAN KAS
Dari sudut pengendalian, kegiatan pengelolaan kas perlu mendapatkan perhatian khusus karena kas mempunyai karakteristik yang unik sebagai berikut : 1. Sangat mudah dipindahtangankan; 2. Sangat mudah untuk diselewengkan. Berdasarkan alasan-alasan tersebut diatas, maka kegiatan pengendalian kas mendapat perhatian utama dari audit internal kegiatan keuangan. Proses Bisnis Pengeloaan Kas Perusahaan a.
Penerimaan Kas Perusahaan memperoleh kas terutama dari kegiatan bisnis yang dilakukan. Kegiatan perusahaan yang merupakan sumber kas antara lain : a) Penjualan tunai b) Hasil penagihan piutang c) Modal yang disetor pemilik d) Utang e) Penjualan Marketable Securities
b.
Penyimpanan dan Pengad minstrasian Kas Perusahaan perlu melindungi dan menjaga keberadaan fisik kas antara lain dengan cara menyediakan brankas atau melakukan penyetoran ke bank secara berkala. Untuk meminimalkan resiko kehilangan kas, sat ini sebagian besar transaksi bisnis telah melibatkan fasilitas transfer dana melalui bank. Untuk ketertiban administrasi kas maka pencatatan terhadap penerimaan dan pengeluaran kas harus dilakukan secara akurat dan akuntable.
c.
Pengeluaran Kas Kegiatan pengeluaran kas harus diatur sedemikian rupa sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Pengeluaran kas perusahaan digunakan untuk membayar : 1) Pembelian barang secara tunai 2) Beban Operasi 3) Angsuran Utang
4) 5) 6) 7) 8)
Dividen Pajak Bunga Pembelian Marketable Security Investasi
Gambaran Kegiatan Pengelolaan Kas
Tujuan Kegiatan Pengelolaan Kas Karena kas adalah aktiva yang sangat mudah dipindahkan dan paling mudah diselewengkan maka kegiatan pengelolaan kas ini bertujuan untuk melindungi dan mengendalikan kas perusahaan secara memadai. Titik Kritis atas Pengendal ian Kas Titik kritis pengendalian kas perusahaan terjadi pada saat : a. Perusahaan menerima kas. b. Perusahaan menyimpan dan mengadministrasikan kas. c. Perusahaan mengeluarkan kas.
R isik o yang dihadapi R esiko yang dihadapi dalam kegiatan pengelolaan kas antara lain adalah : a. Kas yang diterima tidak sesuai dengan jumlah yang seharusnya b. Kesalahan administrasi dan penyimpanan kas c. Pengeluaran kas yang tidak tepat sasaran R esiko
diatas dapat terjadi pada masing-masing proses bisnis pengelolaan kas, baik saat penerimaan, penyimpanan maupun saat pengeluaran kas. Secara lebih rinci resiko tersebut dapat dijabarkan dalam tabel sebagai berikut :
R isiko
yang dihadapi
Pengendalian yang diperlukan
Kas yang diterima tidak sesuai dengan jumlah yang seharusnya
1. Pertanggungjawaban atas penerimaan kas harus dilakukan secepatnya 2. Penetapan dasar pertanggungjawaban harus dihubungkan dengan kegiatannya 3. Pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan, pencatatan, otorisasi dan pengawasan penerimaan kas 4. Kegiatan penerimaan kas sedapat mungkin dipisahkan dari kegiatan pengeluaran kas 5. Penyusunan anggaran sebagai dasar untuk memperkirakan jumlah kas yang akan diterima
Kesalahan ad ministrasi dan penyimpanan k as
1. Perlindungan kas secara fisik harus memadai, misalnya dibuatnya brankas 2. Penerimaan-penerimaan kas hendaknya disetorkan secara utuh dan dengan segera ke bank atau tempat penyimpanan yang ditentukan 3. Jumlah kas yang tersedia harus dibatasi sampai suatu jumlah maksimum yang benar-benar diperlukan untuk membiayai kegiatan sehari-hari 4. Memanfaatkan potensi-potensi yang ada untuk memperoleh pendapatan dengan jalan mendepositokan dana yang menganggur 5. Pengarsipan seluruh bukti penerimaan dan pengeluaran kas 6. Pencatatan atas kas harus dilakukan segera setelah kas diterima maupun dikeluarkan
Pengeluaran sasaran
k as
yang
tidak tepat
1. Pemisahan fungsi, antara bagian pencatatan dan bagian pengeluaran kas 2. Kecukupan dokumentasi untuk melakukan pembayaran-pembayaran 3. Penggunaan dana kas kecil 4. Pengendalian atas penandatanganan cek 5. Penggunaan cek-cek atas nama 6. Kegiatan pengeluaran kas sedapat mungkin dipisahkan dari kegiatan penerimaan kas
Pengendalian proses penerimaan kas merupakan hal yang penting dikarenakan : 1. Penangguhan berarti memperbesar risiko terjadinya penyalahgunaan 2. Pengecekan lebih baik dilakukan seawal mungkin daripada terlambat 3. Terdapat kebutuhan untuk mengidentifikasikan saldo kas/bank pada suatu tanggal tertentu 4. Pertanggungjawaban harus ditetapkan untuk semua jenis transaksi keuangan Program Audit Proses Bisnis
Proses Penerimaan Kas
Tujuan Audit
Untuk memastikan pertanggungjawaban penerimaan kas
Program Audit
adanya Pastikan bahwa semua penerimaan kas atas setiap telah jelas diketahui sumbernya dari mana
Untuk mengetahui bahwa penerimaan kas Telusuri apakah pertanggung jawaban telah sesuai dengan kegiatan penyebabnya penerimaan kas telah sesuai dengan kegiatan yang menyebabkannya Untuk memastikan adanya pemisahan Pastikan telah ada pemisahan fungsi fungsi antara fungsi penerimaan, antara fungsi penerimaan, pencatatan, pencatatan, otorisasi dan pengawasan otorisasi dan pengawasan penerimaan kas Untuk memastikan bahwa kegiatan Telusuri apakah kegiatan penerimaan penerimaan kas terpisah dari kegiatan kas terpisah dari kegiatan pengeluaran pengeluaran kas kas Untuk membuktikan telah disusunnya anggaran sebagai dasar untuk memperkirakan jumlah kas yang akan diterima
Selidiki apakah telah ada anggaran penerimaan kas, jika ada bandingkan antara anggaran dengan realisasinya, hitung dan analisa selisihnya
Proses Penyimpanan dan pengad minist rasian Kas
Untuk mengetahui apakah perlindungan Selidiki apakah perlindungan kas kas secara fisik telah memadai secara fisik telah memadai, misalnya: tersedianya brankas atau tempat penyimpanan kas lainnya yang aman Pastikan adanya pembatasan akses terhadap kas, dimana hanya orang tertentu saja yang mengetahui kombinasi kode untuk membuka brankas Untuk mengetahui apakah telah ada Pelajari apakah kas yang tersedia pada mekanisme pembatasan persediaan uang bendahara telah dibatasi sampai suatu kas yang ada di bendaharawan jumlah maksimum yang benar-benar diperlukan untuk membiayai kegiatan operasi perusahaan Pastikan bahwa mekanisme penerimaan kas telah mengharuskan agar kas segera disetorkan ke bank Untuk memastikan telah ada pemanfaatan Selidiki adakah upaya pemanfaatan uang kas untuk memperoleh tambahan dana kas yang menganggur untuk pendapatan memperoleh tambahan pendapatan (misalnya dengan didepositokan atau berinvestasi pada surat berharga) Untuk mengetahui adanya aturan mengenai Selidiki apakah ada aturan mengenai uang jaminan kasir uang jaminan kasir yang diterapkan perusahaan Untuk memastikan adanya pengendalian Pastikan setiap transaksi baik yang memadai terhadap dokumen ± pengeluaran maupun penerimaan kas dokumen transaksi telah didukung dengan dokumen yang sah Selidiki apakah seluruh bukti transaksi baik pengeluaran maupun penerimaan kas telah diarsipkan dengan baik
Untuk memastikan rekonsiliasi saldo bank Pastikan telah dilakukan rekonsiliasi telah dilakukan setiap periode saldo bank secara periodik
Untuk mengetahui keakuratan jumlah dan Lakukan observasi fisik atas jumlah keberadaan uang kas kas secara mendadak, lihat kesesuaian antara jumlah fisik dengan catatan perusahaan, telusuri selisihnya Untuk memastikan bahwa penyelenggaraan Pastikan Penyelenggaraan catatan catatan pembukuan telah mutakhir dan pembukuan telah mutakhir dan pelaporan dilakukan tepat waktu pelaporan dilakukan dengan segera
Untuk mamastikan bahwa setiap transaksi Selidiki apakah jurnal penerimaan dan yang melibatkan kas telah dicatat dengan pengeluaran kas telah dicatat dengan benar benar posisi debet dan kreditnya
Proses Pengeluaran Kas
Untuk memastikan telah ada pemisahan Pastikan telah ada pemisahan fungsi, fungsi, antara bagian pencatatan dan bagian antara bagian pencatatan dan bagian pengeluaran kas pengeluaran kas Untuk mengetahui apakah Pastikan bahwa setiap pengeluaran kas pendokumentasian pembayaran kas telah telah didukung dengan dokumen yang memadai kuat (misalnya kwitansi, nota dll) Untuk mengetahui apakah telah ada Selidiki apakah telah ada mekanisme mekanisme penggunaan dana kas kecil penerapan sistem dana kas kecil di dalam perusahaan perusahaan Untuk mengetahui sejauh mana Pastikan bahwa semua cek yang pengendalian perusahaan atas cek-cek yang beredar telah ditandatangani oleh dikeluarkan pejabat yang berwenang Pastikan bahwa penggunaan cek telah ada prenumbered nya dan pengeluaran cek telah urut sesuai nomornya Untuk mengetahui penggunaan cek-cek atas Selidiki apakah pengeluaran cek telah nama oleh perusahaan menggunakan jenis cek atas nama bukan atas tunjuk Untuk memastikan bahwa pengeluaran kas Dapatkan anggaran pengeluaran kas telah sesuai dengan kegiatan yang perusahaan, bandingkan antara dianggarkan pengeluaran aktual dengan anggarannya, telusuri jika ada selisih
E. AUDIT TERHADAP KEGIATAN KEUANGAN - PIUTANG
Pendahuluan
Piutang merupakan tagihan kepada pihak ketiga di masa yang akan datang pada saat jatuh tempo yang timbul dari penyerahan barang atau jasa (piutang usaha), maupun tagihan kepada pegawai dan pejabat perusahaan sendiri (piutang lain-lain). Pengelolaan piutang usaha tidak terlepas dari kegiatan penjualan kredit perusahaan, karena dari proses inilah piutang usaha muncul. Suatu perusahaan cenderung melakukan penjualan kredit dibanding penjualan tunai karena penjualan kredit umumnya mempunyai dua kelebihan. Pertama, untuk meningkatkan angka penjualan, dan kedua, untuk membina hubungan yang baik dengan pelanggan. Secara sederhana, suatu sistem piutang usaha tergambar dalam diagram berikut ini: 1
Billed Orders New A/R
Add New A/R
A/R R ecords
Statement R ecords
Account R eceivabl
Provide General Data Ledger A/R Ledger Data
Prepare Statement
A/R R ecords to Delete
2
Statements Customer
Payments
Delete Paid
Paid A/R
Paid R eceivables File
Keterangan: 1. Billing 2. Maintain General ledger
Batasan Pembahasan
Pada dasarnya fokus pembahasan kegiatan pengelolaan utang perusahaan yang akan dijabarkan adalah tentang administrasi piutang oleh bagian piutang usaha dan buku besar (untuk berbagai perusahaan disebut bagian akuntansi dan keuangan), tetapi karena pengelolaan piutang didasari atas kegiatan pemasaran/penjualan, pembahasan mengenai timbulnya piutang usaha
tidak dapat kami tinggalkan. Sehingga pembahasan penelolaan ini dibagi menjdai tiga kelompok besar: (i) Timbulnya piutang; (ii) Administrasi piutang; dan (iii) Pembayaran piutang. Piutang prusahaan ada berbagai macam, tetapi sebagian besar piutang perusahaan adalah timbul dari kegiatan penjualan yang tergolong ke dalam piutang usaha. Pengelolaan piutang usaha dari kegiatan penjualan inilah yang akan menjadi fokus pembahasan kami.
Tujuan Kegiatan Tujuan
kegiatan pengelolaan piutang adalah sebagai berikut:
1. Memastikan bahwa piutang usaha timbul atas kegiatan penjualan yang telah mendapat otorisasi dan persetujuan kredit, serta dokumentasinya lengkap. Tujuan
ini dilakukan terutama oleh Bagian Kredit dan Bagian Penjualan seperti yang telah dibahas sebelumnya pada audit atas kegiatan pemasaran. Bagian penjualan umumnya memperoleh komisi berdasarkan seberapa banyak produk yang berhasil dijual oleh bagian tersebut, sehingga cenderung melakukan penjualan yang besar tanpa memperhatikan kelayakan pemberian kredit. Untuk mengatasinya perlu adanya otorisasi pemberian kredit dari Bagian Kredit. Selain itu, uji kelayakan pemberian kredit ini juga bertujuan untuk menjaga agar piutang perusahaan dapat ditagih. Keabsahan penjualan juga ditentukan oleh lengkapnya dokumen-dokumen penjualan. Dokumen seperti pesanan pelanggan, pesanan penjualan, faktur, bill of l ead ing , dan slip pengepakan harus terdokumentasi lengkap. 2. Memastikan bahwa faktur (invoice) telah akurat. Dasar pencatatan penjualan adalah saat adanya perpindahan hak dari penjual ke pembeli. Tetapi biasanya penjualan ini dicatat saat faktur dikirim ke pelanggan. Dengan demikian faktur sangat mempunyai peranan yang penting dalam pencatatan piutang usaha. Suatu faktur harus mencakup nomor faktur, data pembeli, data pesanan pelanggan, nama produk, jumlah yang dipesan, jumlah yang dikirim, termasuk harga satuan dan totalnya. 3.
Memastikan bahwa administrasi piutang usaha telah dilakukan dengan tepat. Administrasi di sini maksudnya adalah pemutakhiran, dan pelaporan piutang usaha.
kegiatan
penyelenggaraan
pencatatan,
4. Memastikan usaha-usaha penagihan piutang oleh perusahaan telah dilakukan dengan optimal. Upaya penagihan sebenarnya dimulai dari pengiriman faktur yang dilakukan oleh perusahaan. Setelah itu upaya penagihan yang dilakukan adalah melalui pengiriman monthly statement yang dikirimkan tiap bulan kepada pelanggan. M onthly S tatement ini menunjukkan posisi utang pelanggan kepada perusahaan berikut tanggal jatuh temponya. Selain sebagai alat monitoring, tujuan dari M onthly S tatement ini agar pelanggan dapat melunasi utang tepat pada
waktunya. Apabila sampai pada jatuh tempo pelanggan belum melunasi hutangnya, penagihan yang lebih intens harus dilakukan. Tetapi ,biasanya terdapat beberapa debitur yang gagal melunasi hutang akibat kebangkrutan, menghilangnya debitur, dan sebagainya yang menyebabkan perusahan terpaksa menghapus piutang tersebut. Tindakan ini harus dilakukan berdasarkan persetujuan dari pejabat yang berwenang, tetapi usaha penagihan masih tetap harus dilakukan sejauh memungkinkan.
Proses Bisnis
Pengelolaan utang meliputi tiga tahap penting yaitu menyangkut timbulnya piutang, administrasi piutang, dan menyangkut pelunasan piutang. 1.
Timbulnya
Piutang Usaha
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, piutang usaha umumnya timbul atas kegiatan penjualan kredit suatu perusahaan. Seperti yang sudah dibahas dalam audit kegiatan pemasaran, piutang usaha muncul atas kegiatan penjualan kredit. Secara ringkas prosesnya sebagai berikut: y
y
y
y
y
Penerimaan pesanan pelanggan oleh Bagian Pemasaran/ Penjualan; Bagian Pemasaran selanjutnya akan memprosesnya menjadi pesanan penjualan, salah satu tembusannya adalah ke Bagian Kredit untuk memperoleh persetujuan kredit. Hasil persetujuan kredit akan dikembalikan ke Bagian Penjualan yang akan mendasari pengiriman salinan pesanan penjualan lainnya ke berbagai bagian. Bagian penjualan mengirim salinan pesanan penjualan berikut salinan surat pengeluaran barang ke bagian gudang. Kemudian Bagian Gudang mengirim barang berikut salinan surat pengeluaran barang ke Bagian Pengiriman. Selain menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang dari Bagian Gudang, Bagian Pengiriman juga menerima salinan slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari Bagian Pennjualan. Semua dokumen-dokumen tersebut digunakan untuk memverifikasi kebenaran pesanan. Kemudian Bagian Pengiriman menyiapkan bill of l ad ing dan menyampaikan salinan slip pengiriman ke Bagian Penagihan yang menginformasikan bahwa pesanan pelanggan suda h dipenuhi dan dikirim. Bagian Penagihan menerima faktur, dan salinan file pesanan pesanan penjualan dari Bagian Penjualan. Atas dasar dokumen tersebut dan slip pengiriman dari Bagian Pengiriman menunjukkan bahwa berakhirnya peristiwa transaksi ekonomi dan merupakan saat di mana pelanggan sudah dapat ditagih.
2. Administrasi Piutang Usaha Administrasi piutang usaha dilakukan oleh tiga bagian utama, yaitu Bagian Penagihan, Bagian Piutang Usaha, dan Bagian Buku Besar umum (J ame s H all). a. Bagian Penagihan; Setelah mengirim faktur ke pelanggan, Bagian Penagihan akan melakukan pembukuan sebagai berikut:
y
Mencatat penjualan pada jurnal penjualan;
y
Mengirim salinan buku besar pesanan penjualan ke Bagian Piutang Usaha;
y
Mengirim dokumen pengeluaran barang ke Bagian Pengendalian Pesediaan;
Jurnal penjualan adalah jurnal khusus yang mencatat transaksi penjualan. Setiap faktur penjualan dicatat dalam jurnal sebagai item yang terpisah,. Pada akhir periode, akan disiapkan voucher jour nal yang akan diserahkan ke Bagian Buku Besar Umum. b. Bagian Piutang Dagang; Bagian Piutang Dagang akan membukukan dari salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang. Setiap pelanggan akan mempunyai record pada buku besar pembantu piutang dagang. Secara berkala, petugas akan merangkum saldo setiap akun menjadi satu, dan mengirimkannya ke Bagian Buku Besar U mum. Setiap bulan, Bagian Piutang Dagang juga akan mengirim monthly statement kepada setiap pelanggan atas saldo piuatang masing-masing pelanggan. c. Bagian Buku Besar umum; Pada saat penutupan periode pemrosesan, Bagian Buku Besar Umum telah menerima voucher jour nal dari Bagian Penagihan dan Pengendalian Persediaan, dan ikhtisar akun dari Bagian Piutang Dagang. Di samping itu kegiatan administrasi piutang usaha juga termasuk penyisihan piutang tak tertagih juga analisis rasio piutang.
3.
Berkurang Atau Terhapusnya Piutang Usaha Berkurang atau terhapusnya piutang dapat disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut: a. Adanya pelunasan piutang Proses bisnis pelunasan piutang ini secara sederhana adalah se bagai berikut: y
y
y
y
Cek dan Remittance Ad vice diterima dari pelanggan oleh Bagian Penerimaan Dokumen. Cek akan dikirim ke kasir pada Bagian Penerimaan Kas, dan Remmittance Ad vice akan dikirim ke Bagian piutang Dagang. Cek yang diterima oleh kasir dicatat pada jurnal penerimaan kas dan langsung disetor ke Bank. Remittance
Ad vice yang diterima Bagian Piutang Dagang akan digunakan untuk mengurangi saldo akun pelanggan sebesar nilai pembayaran. Bagian Peneriman Kas dan Departemen Piutang Dagang mengirimkan rangkuman informasi tersebut ke Bagian Buku Besar U mum.
b. Adanya R etur Penjualan
Karena beberapa faktor pelanggan mungkin saja akan mengembalikan barang yang sudah dibelinya. Terhadap adanya retur penjualan ini, perusahaan melakukan prosedur sebagai berikut: y
y
y
y
y
Bagian Penerimaan Barang akan menghitung, memeriksa, dan menyiapkan slip retur barang atas barang yang dikembalikan. Kemudian menyerahkn barang tersebut ke gudang berikut slip returnya, salinan slip akan d ikirim ke Bagian Penjualan. Atas slip tersebut, Bagian Penjualan selanjutnya menyiapkan memo kredit, dan mengirimkannya ke Bagian Kredit. Bagian kredit lalu akan mengevaluasinya dan memberikan persetujuan serta mengembalikannya ke Bagian Penjualan untuk diteruskan ke Bagian Penagihan. Bagian penagihan menerima memo kredit dan mencatatnya dalam jurnal penjualan sebagai entry kontra, lalu meneruskannya ke Bagian Pengendalian Persediaan dan Bagian Piutang Dagang. Bagian Pengendalian Persediaan dan Bagian Pengendalian akan menyesuaikan catatan persediaan dan piutang dagang pelanggan.
c. Penghapusan piutang tak tertagih Hal terpenting dlam proses bisnis penghapusan piutang tak tertagih ini adalah bahwa penghapusan ini telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang, di samping itu usaha penagihan masih tetap harus dilakukan sejauh memungkinkan.
Titik Kritis Titik
1. 2. 3. 4.
kritis yang terjadi dalam pengelolaan piutang ini dapat diidentifikasikan sebagai berikut:
Pemberian otorisasi dan persetujuan kredit yang mendasari terjadinya piutang usaha Pembuatan dan pengiriman faktur yang mendasari pencatatan piutang usaha. Pencatatan dan pelaporan piutang sebagai bentuk administrasi piutang. Prosedur penagihan dan otorisasi atas penghapusan piutang tak tertagih.
Tujuan Proses Bisnis, R isik o, dan Pengendalian yang Diperluk an
1. Memastikan bahwa piutang usaha timbul atas kegiatan penjualan yang telah mendapat otorisasi dan persetujuan kredit, serta dokumentasinya lengkap
R isik o yang dihadapi Piutang dengan tingkat ketertagihan rendah
Pengendalian yang diperluk an
Penjualan harus disetujui oleh Bagian Kredit, setelah melakukan analisis pelanggan dan batasan pemberian kredit. Piutang hanya berdasar pesanan atas pelanggan yang disetujui oleh pihak yang
berwenang.
Piutang fiktif
Setiap penjualan dokumentasinya.
harus
lengkap
2. Memastikan bahwa faktur (invoice) telah akurat
R isik o yang dihadapi
Pengendalian yang diperluk an
Nilai piutang dalam faktur yang tidak sesuai, atau kepada pelanggan yang keliru. Hal ini dapat memperusak hubungan dengan pelanggan
3.
Faktur yang dikirim kepada pelanggan dilakukan setelah pengiriman dilakukan dengan mencocokkan slip pengiriman dan salinan file pesanan penjualan. Baik nilai maupun nama pelanggan dan alamatnya harus sesuai.
Memastikan bahwa administrasi piutang usaha telah dilakukan dengan tepat
R isik o yang dihadapi Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha.
Pengendalian yang diperluk an Pengendalian edit entri data. R ekonsiliasi buku pembantu pitang usaha dengan buku besar, laporan bulanan ke pelanggan.
Kehilangan data atau modifikasi tidak sah
Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana, serta pengendalian akses
Kesalahan dalam penetapan piutang tak tertagih
Pemutakhiran a ging schedul e
R asio
cadangan
perputaran piutang dan likuiditas (current rat io) yang terlalu rendah,
Analisis rasio perputaran piutang usaha dan likuiditas secara terkomputerisasi (ear ly war ning)
4. Memastikan usaha-usaha penagihan piutang oleh perusahaan telah dilakukan dengan optimal
R isik o yang dihadapi Penerimaan piutang yang telah lewat tanggal jatuh tempo serta penghapusan piutang usaha akibat tidak dapat ditagih
Pengendalian yang diperluk an Pengiriman monthly report, sehingga pelanggan tahu posisi dan jatuh tempo hutangnya. Penagihan yang lebih intens terhadap utangutang yang sudah jatuh tempo. Upaya penagihan yang tetap dilakukan walaupun piutang sudah dihapuskan. Factoring atas piutang terutama untuk piutang-piutang yang ketertagihannya rendah
Program Audit
No
1
Tujuan Audit
Program Audit
Memastikan bahwa piutang usaha timbul 1. Baca dan observasi anggaran dasar atas kegiatan penjualan yang sah, yang perusahaan, apakah: telah mendapat otorisasi dan persetujuan ada pemisahan tugas bagian penjualan kredit, serta dokumentasinya lengkap. dan bagian otorisasi kredit. Prosedur penanganan timbulnya utang menggunakan dokumentasi yang lengkap. 2. Teliti apakah kebijakan-kebijakan yang berkenaan dengan pemberian kredit dinilai kembali secara periodik. 3. Bandingkan posisi piutang usaha per pelanggan dengan daftar pelanggan yang memperoleh batas kredit, untuk melihat: Apakah ada pemberian piutang usaha yang tidak mempunyai batas kredit. Apakah ada pelanggan yang piutangnya melebihi batas kredit yang diberikan. y
y
y
y
2
Memastikan bahwa faktur (invoice) telah akurat
3
Memastikan bahwa administrasi piutang
1. Observasi pengiriman faktur, pastikan faktur yang dikirim kepada pelanggan dilakukan setelah pengiriman dilakukan. 2. Observasi apakah ada pencocokkan faktur dengan slip pengiriman dan salinan file pesanan penjualan.
usaha telah dilakukan dengan tepat a. Berkaitan pelaporan
dengan
b. Berkaitan dengan piutang tak tertagih
pencatatan
dan 1. Observasi pencatatan piutang perusahaan atas penjualan kredit, apakah setiap pencatatan oleh bagian-bagian yang terlibat (Bagian penagihan, bagian piutang usaha, dan buku besar umum), dilakukan dengan segera setelah dokumen yang mendasari diterima dan sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Observasi pula pencatatan pengurangan piutang terhadap kegiatan retur penjualan. 2. Periksa daftar saldo piutang dan cocokkan jumlahnya dengan saldo menurut kartu piutang, buku besar, dan buku pembantu. Konfirmasikan nilai piutang per pelanggan berdasarkan data pelanggan dan nilai piutang dalam buku besar pembantu piutang. 3. Teliti adanya piutang kepada anak-anak perusahaan atau perusahaan afiliasi dan pisahkan dari piutang biasa. 4. Teliti perkiraan-perkiraan piutang pada cabang-cabang perusahaan untuk menentukan bahwa tidak terdapat pembukuan dua kali. 5. Tentukan adanya piutang-piutang yang dipakai sebagai jaminan sesuai dengan perjanjian/ kontrak yang berhubungan dengan itu dan pisahkan dari piutang lainnya.
pencadangan 1. Teliti kewajaran jumlah penyisihan piutang tak tertagih berdasarkan a ging schedul e.
c. Berkaitan dengan rasio piutang
d. Administrasi keamanan data
1.Minta/ hitung berapa rasio kecepatan peredaran rata-rata dan jangka waktu kredit rata-rata piutang. Apabila melewati batas atau devisasi nya besar, teliti sebabnya. Periksa apakah kemanan data piutang perusahaan sudah memadai, seperti adanya metode back up dan pengendalian akses ke catatan piutang.
4
Memastikan usaha-usaha penagihan 1. Pastikan monthly statement telah dikirim piutang oleh perusahaan telah dilakukan tiap bulan. dengan optimal 2. Pastikan perusahaan menagih yang lebih intens terhadap utang-utang yang sudah jatuh tempo. 3. Pastikan penagihan yang tetap dilakukan walaupun piutang sudah dihapuskan sejauh memungkinkan, termasuk negosiasi ulang. 4. Periksa piutang yang difaktoring kan, apa analisis cost bene fit nya sudah tepat.
F. AUDIT TERHADAP KEGIATAN KEUANGAN - UTANG
Pendahuluan
Setiap perusahaan pada umumnya melakukan pembelian bahan baku langsung, bahan baku tidak langsung, peralatan, dan sebagainya secara kredit sehingga menimbulkan utang bagi perusahaan. Pada saat kewajiban ini dibayar maka kegiatan utang akan berhubungan dengan prosedur pengeluaran kas. Pengelolaan utang melibatkan berbagai kegiatan. Pertama berkaitan dengan kegiatan yang mendasari timbulnya utang yaitu bagaimana mengendalikan jumlah utang dan menentukan keabsahannya. Yang kedua, berhubungan dengan pengadministrasian utang-utang yang ada. Kegiatan berikutnya menyangkut prosedur pelunasan utang. Secara sederhana, suatu sistem utang usaha tergambar dalam diagram berikut ini: 3 1
Incurred obligations
Set up supplier payables records
New payables data
Account payable file
Provide general led er data
Payable s Ledger data
Payables records to Pa ment data
2 R eceived
R eceived
purchases
purchases
Delete paid
Paid payables records Su
R ecei
t data
Paid su
Make supplier
Keterangan: 1. Purchasing 2. R eceiving 3.Maintain
general Ledger
lier data
Invoices data
Su Invoice and tatement
lier statement lier invoices
Supplier
Batasan Pembahasan
Pada dasarnya fokus pembahasan kegiatan pengelolaan utang perusahaan yang akan dijabarkan adalah tentang administrasi utang oleh bagian utang usaha, tetapi karena pengelolaan utang didasari atas kegiatan pembelian, pembahasan mengenai timbulnya utang usaha dari kegiatan pembelian tidak dapat kami tinggalkan. Utang prusahaan ada berbagai macam, tetapi sebagian besar utang perusahaan adalah timbul dari kegiatan pembelian yang tergolong ke dalam utang usaha. Pengelolaan utang usaha dari kegiatan pembelian inilah yang akan menjadi fokus pembahasan kami.
Tujuan Kegiatan Tujuan
kegiatan pengelolaan utang adalah sebagai berikut:
1. Memastikan bahwa utang usaha timbul atas kegiatan pembelian yang telah mendapat otorisasi serta dokumentasinya lengkap. Utang dapat timbul karena berbagai sebab, namun biasanya terjadi akibat aktivitas pembelian barang/ jasa oleh bagian pembelian. Pengendalian atas timbulnya utang diarahkan untuk memastikan bahwa kewajiban-kewajiban hanya timbul dalam batas-batas yang telah disetujui, baik jenis pengeluarannya maupun jumlah rupiahnya. Dokumen-dokumen pembelian seperti pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur harus ada, lengkap, dan akurat.
2. Memastikan bahwa faktur (invoice) telah diterima dan akurat. Dasar pencatatan utang pada dasarnya adalah setelah ada perpindahan hak. Tetapi biasanya perusahaan baru mencatat timbulnya utang setelah ada dokumen formal yang memiliki infomasi fnansial yaitu faktur pemasok. Jika perusahaan belum menerima faktur, perusahaan akan menunda pencatatan kewajiban hingga faktur tiba.
3.
Memastikan bahwa administrasi utang usaha telah dilakukan dengan tepat. Administrasi di sini maksudnya adalah kegiatan penyelenggaraan pencatatan, pemutakhiran, dan pelapoaran utang usaha.
4. Memastikan pelunasan utang dilakukan dalam waktu yang tepat. Pelunasan utang setelah tanggal jatuh tempo memungkinkan perusahaan dikenai penalti, sehingga usaha-usaha pelunasan harus dilakukan sampai tanggal jatuh tempo.
Proses Bisnis
Pengelolaan utang meliputi tiga tahap penting yaitu menyangkut timbulnya utang, administrasi utang, dan menyangkut pelunasan utang. 1.
Timbulnya
Utang Usaha
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, utang usaha umumnya timbul atas kegiatan pembelian kredit suatu perusahaan. Seperti yang sudah dibahas dalam audit kegiatan pembelian, secara ringkas prosesnya sebagai berikut: y
y
y
Departemen pembelian menerima permintaan pembelian dan membuat pesanan pembelian. Salinan pesanan pembelian akan dikirim ke pengendali persediaan, bagian utang usaha, bagian penerimaan, dan pemasok. Bagian penerimaan menerima barang dari pemasok, dan merekonsiliasikan dengan salinan kosong pesanan pembelian ( blind co p y). Lalu bagian penerimaan akan membuat laporan penerimaan dan mendistribusikannya ke bagian gudang, bagian pembelian, bagian pengendalian persediaan, dan ke bagian utang usaha. Ketika faktur tiba, bagian utang usaha akan merekonsiliasikan dengan salinan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan. Faktur inilah yang dijadikan dasar pencatatan timbulnya utang usaha.
2. Administrasi Utang Usaha Administrasi utang usaha dilakukan oleh dua bagian utama, yaitu Bagian Utang Usaha dan Bagian Buku Besar (James Hall). a. Bagian Utang Usaha; Ketika faktur diterima, bagian utang usaha akan merekonsiliasikan informasi fnansial dengan berbagai dokumen di file tunda yaitu salinan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan. Kemudian mencatatnya dalam jurnal pembelian serta mencatatnya ke rekening pemasok dalam buku besar pembantu utang usaha. Jika perusahaan menggunakan metode biaya actual, bagian utang usaha akan mengirim salinan faktur pemasok ke bagian pengendalian persediaan. Jika biaya standar digunakan, tahap ini tidak perlu dilakukan. Setelah mencatat kewajiban, bagiam utang usaha akan menstransfer dokumen sumber ke o pen account s pa yabl e fil e. File ini diatur berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk memastikan bahwa utang usaha dibayar tanpa melewati tanggal jatuh tempo dan kehilangan diskon. Kadang perusahaan menggunakan system voucher utang. Ada berbagai jenis voucher seperti cash basis-one time voucher, accrual basis-one time voucher (paling sering digunakan), dan built-up voucher. Dengan menggunakan voucher utang ini bagian utang usaha akan menggunakan ca sh d isbur sement voucher dan membuat voucher re gister . Nomor voucher re gister mencerminkan kewajiban utang usaha perusahaan. Penjumlahan dari berbagai voucher terbuka (belum dibayar) merupakan saldo utang usaha perusahaan, inilah sebagai pengganti buku pembantu utang usaha ( le d g er l e ss book i ping). Ca sh
d isbur sement voucher bersama dengan dokumen sumber pendukungnya disimpan dalam file vouchr utang dan juga disusun berdasar tanggal jatuh temponya. b. Bagian Buku Besar umum; Pada saat penutupan periode pemrosesan, Bagian Buku Besar Umum telah menerima voucher jour nal dari Bagian Utang Usaha dan sebuah ringkasan akun dari bagian pengendalian persediaan. 3.
Berkurang Atau Terhapusnya Utang Usaha Berkurang atau terhapusnya utang disebabkan oleh adanya pembayaran utang Proses bisnis pelunasan utang ini secara sederhana adalah sebagai berikut: a.
b. c.
d.
e.
hari bagian utang usaha akan melihat fil e voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat utang yang telah jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya ke bagian pengeluaran kas. Bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau dokumen kelengkapan dan akurasi administratifnya, serta membuat cek dan memperbarui check re gister . Cek tersebut dan dokumen pendukungnya msuk ke bagian pengeluaran kas, atau bendahara untuk ditandatangani. Cek akan dikirim ke pemasok,dan staf administrasi akan melampirkan salinan cek tersebut ke paket voucher dan menandai dokumen dalam voucher dengan tulisan sudah dibayar dan mengembalikan ke bagian utang usaha. Bagian utang usaha akan mendebit rekening pemasok dalam buku pembantu utang usaha, atau menutup voucher terbuka dengan mencatat nomor cek dalam check re gister serta menyimpan paket voucher ke dalam file voucher tertutup. Selanjutnya bagian buku besar akan menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Tiap
Titik Kritis Titik
1. 2. 3. 4.
kritis yang terjadi dalam pengelolaan utang ini dapat diidentifikasikan sebagai berikut:
Pemberian otorisasi pembelian kredit yang mendasari terjadinya utang usaha. Penerimaan faktur yang mendasari pencatatan utang usaha. Pencatatan dan pelaporan utang sebagai bentuk administrasi utang. Pembayaran utang.
Tujuan Proses Bisnis, R isik o, dan Pengendalian yang Diperluk an
1. Memastikan bahwa utang usaha timbul atas kegiatan pembelian yang telah mendapat otorisasi, prosedurnya benar, serta dokumentasinya lengkap
R isik o yang dihadapi Terdapat utang yang timbul tanpa otorisasi.
Pengendalian yang diperluk an Kewajiban yang timbul harus mendapatkan otorisasi pejabat berwenang baik jenis pengeluaraupn maun rupiah.
Terdapat
utang tanpa bukti yang cukup. Pembelian dilakukan atas dasar permintaan Kedua hal ini dapat menyebabkan: pembelian, pesanan pembelian, dan laporan Pengeluaran yang tidak terkait dengan penerimaan yang akurat. kegiatan bisnis perusahaan atau fiktif. Jumlah utang tidak sesuai dengan kualitas dan kuantitas barang yang dibeli utang dengan harga tidak layak dan syarat pembayaran memberatkan.
Pemasok dipilih secara kompetitif, pemasok dipilih yang capabl e berdasarkan daftar pemasok dan evaluasi pemasok secara berkala.
2. Memastikan bahwa faktur (invoice) telah akurat
R isik o yang dihadapi
Pengendalian yang diperluk an
Nilai utang dalam faktur yang tidak sesuai Faktur yang diterima harus direkonsiliasikan atau salah tagihan. dengan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan.
3.
Memastikan bahwa administrasi utang usaha telah dilakukan dengan tepat
R isik o yang dihadapi
Pengendalian yang diperluk an
Kesalahan dalam memasukkan data ketika Pengendalian edit entri data. memperbarui utang usaha serta utang tidak R ekonsiliasi buku pembantu utang usaha tersaji dan terklasifikasi dengan benar di dengan buku besar, laporan bulanan dari neraca pelanggan.
Kehilangan data
R asio
utang di luar batas kewajaran
Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana, pengendalian Analisis rasio utang usaha secara terkomputerisasi (ear ly war ning)
4. Memastikan pelunasan utang usaha telah dilakukan dengan optimal
R isik o yang dihadapi
Pengendalian yang diperluk an
Perusahaan tidak dapat memenuhi kewajiban Perencanaan pelunasan utang dengan schedule utangnya saat jatuh tempo. pelunasan utang.
Perusahaan gagal memanfaatkan diskon atau membayar setelah tanggal jatuh tempo
Penyusunan voucher sesuai tanggal jatuh tempo dan pengecekan harian terhadap voucher ini.
Membayar faktur yang sama lebih dari sekali
Faktur dibayar atas dokumen pendukung yang lengkap, dan setelah dibayar ditulis ³telah dibayarkan´.
Program Audit
No
1
Tujuan Audit
Progra m Audit
Memastikan bahwa utang usaha timbul 1. Baca dan observasi anggaran dasar atas kegiatan pembelian yang telah perusahaan, apakah: mendapat otorisasi serta Inisiatif pembelian terpisah dari bagian dokumentasinya lengkap pembelian. Prosedur penanganan timbulnya utang menggunakan dokumentasi yang lengkap. 2. Teliti apakah kebijakan-kebijakan yang berkenaan dengan perolehan kredit dinilai kembali secara periodik. 3. Periksa dokumen PO dan PR , pastikan bahwa PO dibuat setelah PR diterbitkan dan disetujui oleh pejabat yang berwenang. y
y
2
3
Memastikan telah akurat
bahwa
faktur
(invoice) 1. Observasi penerimaan, pastikan faktur yang diterima telah direkonsiliasikan dengan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan. Memastikan bahwa administrasi utang usaha telah dilakukan dengan tepat a. Berkaitan dengan pencatatan dan pelaporan
1. Minta daftar saldo utang dan cocokkan jumlahnya dengan kartu utang, buku besar
dan buku pembantu. 2. Cocokkan nilai utang per pelanggan, pastikan nilainya sama dengan monthly statement . 3. Cocokkan perubahan-perubahan/mutasimutasi pada perkiraan utang dengan bukti buktinya. Seperti retur pembelian dengan nota debit serta pembayaran utang dengan bukti pengeluaran kas. 4. Teliti sebab-sebab adanya saldo utang yang sudah lama tidak dibayar 5. Perhatikan adanya penerimaan potongan potongan harga, dan teliti ketepatan pembukuannya 6. Pisahkan utang-utang lainnya di luar utang usaha.
4
b. Berkaitan dengan rasio piutang
Minta/ hitung berapa rasio utang, dan bandingkan dengan ketentuan perusahaan.
c. Administrasi keamanan data
Periksa apakah kemanan data piutang perusahaan sudah memadai, seperti adanya metode back up dan pengendalian akses ke catatan piutang.
Memastikan pelunasan utang usaha telah dilakukan dengan optimal
Minta schedule pelunasan utang, lakukan pencocokan dengan alokasi dana pelunasan dan ketersediaan kas.
G. KEGIATAN PENGGAJIAN Gambaran Umum Kegiatan Penggaj ian a. Pengertian Gaji
Gaji adalah salah satu hal yang penting bagi setiap karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan, karena dengan gaji yang diperoleh seseorang dapat memenuhi kebutuhan hidupnya. Hasibuan (2002) menyatakan bahwa ³Gaji adalah balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti´. Pendapat lain dikemukakan oleh Handoko (1993), ³Gaji adalah pemberian pembayaran finansial kepada karyawan sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivasi pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang´. Selain pernyataan Hasibuan dan Handoko, ada pernyataan lainnya mengenai gaji dari Hariandja (2002), yaitu Gaji merupakan salah satu unsur yang penting yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan, sebab gaji adalah alat untuk memenuhi berbagai kebutuhan pegawai, sehingga dengan gaji yang diberikan pegawai akan termotivasi untuk bekerja lebih giat. Teori yang lain dikemukakan o leh Sastro Hadiwiryo (1998), yaitu : Gaji dapat berperan dalam meningkatkan motivasi karyawan untuk bekerja lebih efektif, meningkatkan kinerja, meningkatkan produktivitas dalam perusahaan, serta mengimbangi kekurangan dan keterlibatan komitmen yang menjadi ciri angkatan kerja masa kini. Perusahaan yang tergolong modern, saat ini banyak mengaitkan gaji dengan kinerja. Pernyataan di atas juga didukung oleh pendapat Mathis dan Lackson (2002), ³Gaji adalah suatu bentuk kompensasi yang dikaitkan dengan kinerja individu, kelompok ataupun kinerja organisasi´. b.
Peranan Gaj i
Menurut Poerwono (1982) peranan gaji dapat ditinjau dari dua pihak, yaitu : 1) Aspek pemberi kerja (majikan) adalah manager Gaji merupakan unsur pokok dalam menghitung biaya produksi dan komponen dalam menentukan harga pokok yang dapat menentukan kelangsungan hidup perusahaan. Apabila suatu perusahaan memberikan gaji terlalu tinggi maka, akan mengakibatkan harga pokok tinggi pula dan bila gaji yang diberikan terlalu rendah akan mengakibatkan perusahaan kesulitan mencari tenaga kerja. 2) Aspek penerima kerja Gaji merupakan penghasilan yang diterima oleh seseorang dan digunakan untuk memenuhi kebutuhannya. Gaji bukanlah merupakan satu - satunya motivasi karyawan dalam berprestasi, tetapi gaji merupakan salah satu motivasi penting yang ikut mendorong karyawan untuk berprestasi, sehingga tinggi rendahnya gaji yang diberikan akan mempengaruhi kinerja dan kesetiaan karyawan c.
Fungsi Penggaj ian
Menurut Komaruddin (1995) fungsi gaji bukan hanya membantu manajer personalia dalam menentukan gaji yang adil da n layak saja, tetapi masih ada fungsi-fungsi yang lain, yaitu: 1) Untuk menarik pekerja yang mempunyai kemampuan ke dalam organisasi 2) Untuk mendorong pekerja agar menunjukkan prestasi yang tinggi 3) Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode yang panjang d. Tujuan Penggaj ian
Menurut Hasibuan (2002) tujuan penggajian, a ntara lain : 1) Ikatan kerja sama Dengan pemberian gaji terjalinlah ikatan kerja sama formal antara majikan dengan karyawan. Karyawan harus mengerjakan tugas - tugasnya dengan baik, sedangkan pengusaha atau majikan wajib membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang d isepakati. 2) Kepuasan kerja Dengan balas jasa, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan - kebutuhan fisik,status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepu asan kerja dari jabatannya. 3) Pengadaan efektif Jika program gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan karyawan yang qualified untuk perusahaan akan lebih mudah 4) Motivasi Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, manajer akan mudah memotivasi bawahannya. 5) Stabilitas karyawan Dengan program kompensasi atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompentatif maka stabilitas karyawan lebih terjamin karena t urnover relatif kecil. 6) Disiplin Dengan pemberian balas jasa yang cukup besar maka disiplin karyawan semakin baik. Karyawan akan menyadari serta mentaati peraturan - peraturan yang berlaku. 7) Pengaruh serikat buruh Dengan program kompensasi yang baik pengaruh serikat buruh dapat dihindarkan dan karyawan akan berkonsentrasi pada pekerjaannya. 8) Pengaruh pemerintah Jika program gaji sesuai dengan undang - undang yang berlaku (seperti batas gaji minimum) maka intervensi pemerintah dapat d ihindarkan. http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/05/gaji-definisi-peranan-fungsi-dan tujuan.html
Proses Bisnis
Kegiatan penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur pada dasarnya merupakan kerjasama antara fungsi kepegawaian/personalia, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Fungsi kepegawaian/personalia bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat,
mutasi karyawan, penghentian karyawan, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja (Mulyadi.2001.373). Dalam paper ini kelompok kami memberikan batasan (cut off ) proses bisnis kegiatan penggajian terkait proses keuangan mulai pengelolaan data sumber perhitungan gaji/upah yang didapat dari bagian personalia sampai pembayarannya. Kegiatan penggajian memerlukan perhatian khusus berdasarkan beberapa alasan sebagai berikut: a. Gaji/upah biasanya merupakan bagian yang cukup besar dari seluruh biaya operasi perusahaan b. Pengeluaran ini secara langsung menyangkut manusia yang berarti menyangkut faktor kemanusiaan c. Gaji/upah berhubungan erat dengan semua aktivitas di dalam perusahaan serta usahausaha untuk mencapai pemanfaatan tenaga kerja yang efektif d. Gaji/upah berhubungan erat dengan ketentuan yang mengatur batas gaji/upah minimum, jaminan sosial dan asuransi Perhatian khusus diarahkan pada kecukupan pengendalian yang dilaksanakan yang mencakup: a. Hubungan Penggajian/Pembayaran Upah dengan Bagian Personalia Sebagaimana dijelaskan dalam kegiatan personalia, bagian personalia melaksanakan ruang lingkup aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan kepegawaian. Catatan kepegawaian dari bagian personalia merupakan sumber data/referensi utama bagi kegiatan penggajian. b. Sumber Data Mengenai Gaji. Oleh karena gaji hanya boleh dibayarkan kepada pegawai perusahaan, maka yang menjadi titik tolaknya adalah apakah orang yang bersangkutan benar-benar pegawai perusahaan yang berhak menerima gaji/upah. Hal ini merupakan tugas dari kegiatan personalia. Selain data kepegawaian dari bagian personalia, sumber data yang penting bagi penggajian adalah catatan waktu dari bagian produksi. c. Penyiapan Daftar Gaji Aspek pokok penyiapan daftar gaji adalah hal-hal sebagai berikut: R ekapitulasi waktu kerja Penetapan tarif upah Pengalokasian gaji dan upah Potongan gaji/upah, termasuk pajak. Penentuan gaji bersih R ekapitulasi waktu kerja berhubungan dengan data jam kerja dari bagian produksi. d. Pelaksanaan Pembayaran Gaji dan Upah y y y y y
Sik lus Penggaj ian
Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari produksi. Staf administrasi di departemen ini melakukan pekerjaan berikut (Hall.James.A.2007.392): 1. Menyiapkan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran lembur, dan pembayaran bersih. 2. Memasukkan informasi di atas ke catatan penggajian karyawan. 3. Menyiapkan cek gaji untuk karyawan 4. Mengirim cek gaji ke pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang 5. Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan persona lia, dan salinan daftar gaji
Gambar Sik lus Penggaj ian : 6.
Produksi
Kartu waktu
Personalia
Kegiatan personali
Catatan karyawa
R ekonsiliasi,
siapkan cek gaji dan bukukan ke catatan K egiatan personalia Kartu waktu
Catatan pembayaran Daftar Gaji
Cek Gaji Karyawan
Pengeluaran kas
Utang usaha
Titik Kritis Kegiatan Penggaj ian
a. Penyusunan catatan kepegawaian yang dilakukan oleh bagian kepegawaian dan rekapitulasi waktu kerja dari bagian produksi. b. Penyusunan rekapitulasi gaji/upah, perhitungan potongan gaji/upah, pajak dll. c. Pada saat pembayaran gaji/upah.
Pembahasan Proses bisnis
a. Tujuan Proses
- Penerimaan data dari bagian personalia terkait catatan pegawai dan rekapitulasi waktu kerja dari bagian produksi. - Penyiapan Daftar Gaji. - Pelaksanaan Pembayaran Gaji dan Upah b.
R isik o dan Pengendalian yang Diperlu k an
1. Penerimaan data dari bagian personalia terkait catatan pegawai dan rekapitulasi waktu kerja dari bagian produksi R isik o Yang Dihadapi Terdapat pegawai yang fiktif
Pengendalian Yang Diperluk an R ekonsiliasi nama pegawai dalam catatan waktu dengan catatan kepegawaian
2. Penyiapan Daftar Gaji R isik o Yang Dihadapi Terjadi
Pengendalian Yang Diperluk an
kesalahan perhitungan gaji dan Digunakan bantuan komputer untuk potongannya perhitungan gaji/upah bersih pegawai Mengadakan pengecekan ulang oleh pegawai yang berbeda dengan yang menghitung gaji Terdapat Daftar Gaji/Upah pegawai yang Daftar Gaji dibuat berdasarkan SK seharusnya tidak dibayarkan pengangkatan pegawai dan Catatan Waktu Kerja Bagian Produksi Adanya supervisi atasan setelah pembuatan daftar gaji
3.
Pelaksanaan Pembayaran Gaji dan Upah R isik o Yang Dihadapi
Pengendalian Yang Diperluk an
Pegawai bagian gaji/upah memanipulasi Pemisahan fungsi antara fungsi jumlah uang gaji/upah yang dibayarkan pembuatan dokumen-dokumen pembayaran gaji/upah dan fungsi kas untuk membayar gaji/upah Pelaksanaan pembayaran telah melewati Menerapkan batas akhir pembayaran jatuh tempo akibat terjadinya kesalahan gaji /upah prosedur
Audit Program Penggaj ian
1. Penerimaan sumber-sumber data dari bagian personalia da n produksi. Tujuan Audit
Prosedur Audit
Untuk mendeteksi adanya pegawai fiktif Pastikan ada rekonsiliasi nama yang ada dalam catatan waktu dari bagian pegawai dalam catatan waktu dengan produksi catatan kepegawaian 2. Penyiapan Daftar Gaji Tujuan Audit Prosedur Audit Untuk memastikan prosedur penyiapan Pastikan pembuatan daftar gaji dibuat daftar gaji telah dilakukan dengan benar. berdasarkan SK pengangkatan pegawai dan Catatan Waktu Kerja Bagian Produksi Pastikan digunakan bantuan komputer untuk perhitungan gaji/upah bersih pegawai Pastikan diadakan pengecekan ulang oleh pegawai yang berbeda dengan yang menghitung gaji Adanya supervisi atasan setelah pembuatan daftar gaji
3.
Pelaksanaan Pembayaran Gaji dan Upah
Tujuan Audit Menilai prosedur pembayaran gaji/upah
Menilai ketepatan waktu gaji/upah kepada pegawai
Prosedur Audit Amati proses pembagian gaji, pastikan ada pemisahan fungsi antara fungsi pembuatan dokumen dan fungsi kas yang membayar gaji/upah. pembayaran Lakukan pengamatan terhadap ketepatan pembayaran gaji/upah kepada pegawai. Tanyakan kepada bagian gaji mengenai batas akhir pembayaran gaji/upah
H. KEGIATAN INVESTASI DALAM SURAT-SURAT BERHARGA Tujuan Kegiatan
Investasi dalam surat berharga dapat dikelompokkan sebagai aktiva lancar (current a sset ) dan juga sebagai aktiva tidak lancar (noncurrent a sset s). Investasi dalam surat berharga yang digolongkan sebagai aktiva lancar disebut investasi dalam surat berharga jangka pendek, sedangkan yang digolongkan dalam aktiva tidak lancar disebut investasi dalam surat berharga secara permanen. 1.
Investasi dalam Surat Berharga Jangka Pendek Investasi dalam surat berharga jangka pendek umumnya dengan maksud untuk membungakan kelebihan uang. Oleh karena itu ciri investasi dalam surat berharga jangka pendek adalah : a. Umur investasi dalam surat berharga biasanya satu tahun atau kurang. b. Sifat surat berharga mudah dicairkan menjadi uang. Bentuk investasi ini adalah : surat berharga yang dikeluarkan oleh bank (misalnya tabungan, deposito berjangka, sertifikat deposito, dan lain-lain) dan surat berharga yang diperdagangkan dalam pasar modal yaitu berupa obligasi atau saham. Apabila investasi jangka pendek diperdagangkan dalam suatu pasar modal, maka ciri investasi jangka pendek yaitu mudah dicairkannya suatu surat berharga ditentukan oleh likuiditas surat berharga tersebut dalam pasar sekunder.
2.
Investasi dalam Surat Berharga Jangka Panjang Tujuan investasi jenis ini : a. Untuk menguasai baik sebagian maupun sepenuhnya suatu anak perusahaan b. Untuk mendapatkan penghasilan yang relatif permanen c. Untuk mendapatkan hubungan usaha yang permanen d. Untuk menciptakan dana khusus.
Investasi dalam surat berharga jangka panjang biasanya merupakan keputusan pimpinan perusahaan mengenai kebijakan usaha jangka panjang. Jadi perbedaan utama investasi dalam surat berharga jangka panjang dan pendek terdapat pada tujuan dilakukan investasi tersebut. Ada kalanya apa yang semula merupakan investasi jangka pendek mungkin dapat berubah menjadi investasi jangka pendek dan juga sebaliknya. Proses Bisnis
1. Pengambilan Keputusan Terkait Investasi Dalam Surat Berharga Seringkali sebuah perusahaan memiliki cadangan kas yang cukup besar. Atas kelebihan cadangan kas tersebut manajemen perusahaan dapat mengambil keputusan untuk menggunakan cadangan kas tersebut untuk melakukan investasi pada surat berharga. Sebagaimana telah dijelaskan di atas, ada dua investasi pada surat berharga, yaitu investasi jangka pendek seperti deposito maupun investasi jangka panjang yang bertujuan untuk
memperoleh penguasaan pada perusahaan lain. Terkait hal ini, diperlukan pertimbangan pertimbangan tertentu yang tepat dari manajemen apakah akan menanamkan uangnya dalam investasi atau tidak. 2. Penyimpanan Surat-Surat Berharga Surat-surat berharga yang dimiliki oleh perusahaan harus dijaga keamanannya dari orang yang tidak berhak. Caranya adalah dengan menyimpannnya dalam lemari besi atau dalam tempat terkunci dan harus berada dalam tanggung jawab seorang petugas yang ditunjuk oleh pejabat berwenang. Petugas penyimpan yang ditunjuk tidak dibenarkan ikut serta dalam transaksi surat berharga. 3.
Pencatatan dan Pemeriksaan Fisik Atas Surat-Surat Berharga
Setiap transaksi yang menyangkut surat berharga harus dicatat secara terinci oleh bagian akuntansi, demikian pula terkait surat-surat berharga yang d imiliki. Pencatatan antara lain, meliputi : a. Nama bank/perusahaan yang mengeluarkan surat berharga b. Nomor serinya c. Masa berlakunya d. Jumlah/nilainya e. Tanggal pengeluarannya Pemeriksaan fisik secara periodik harus dilakukan oleh auditor intern atau pejabat yang ditunjuk, misalnya dengan melakukan rekonsiliasi atas surat-surat berharga yang ada dengan catatan di bagian akuntansi. Titik Kritis
1. Pengambilan keputusan mengenai investasi 2. Penyimpanan surat berharga 3. Pencatatan terkait transaksi surat-surat berharga
Pembahasan Proses Bisnis Tujuan Proses
1. Memastikan bahwa keputusan investasi relevan untuk masa depan. 2. Memastikan keamanan penyimpanan surat-surat berharga yang dimiliki oleh perusahaan. 3. Memastikan bahwa nilai pada surat berharga tepat dan wajar & klasifikasi yang tepat (pencatatan surat berharga dilakukan dengan tepat.)
R isik o dan Pengendalian
1. Memastikan bahwa keputusan investasi relevan untuk masa depan R isik o Yang Dihadapi
Surat berharga menguntungkan
yang
dibeli
Nilai surat berharga berfluktuatif
Pengendalian Yang Diperluk an
tidak Persetujuan / otorisasi pembelian / penjualan surat-surat berharga oleh pejabat yang berwenang Adanya analisis kelayakan investasi sebelum keputusan membeli surat berharga Berinvestasi tidak hanya dalam satu surat berharga.
2. Memastikan keamanan surat-surat berharga yang dimiliki o leh perusahaan. R isik o Yang Dihadapi
Pengendalian Yang Diperluk an
Kehilangan data atas investasi surat-surat Prosedur cadangan dan pemulihan dari berharga bencana, pengendalian akses Pencurian dan penyalahgunaan surat-surat Pengendalian akses terhadap surat-surat berharga oleh orang yang tidak berwenang berharga misal: disimpan dalam brankas, ruangan yang terkunci, dititipkan pada safe deposit bank.
3.
Memastikan bahwa nilai pada surat berharga tepat dan wajar & klasifikasi yang tepat (pencatatan surat berharga dilakukan dengan tepat.)
R isik o Yang Dihadapi
Pengendalian Yang Diperluk an
Kesalahan dalam memasukkan data ketika Membuat catatan-catatan yang layak serta mencatat surat-surat berharga. diadakannya pemeriksaan fisik maupun pencocokan dengan catatan yang dibuat.
