APLIKASI BERBASIS WEB DAN MYSQL PENGELOLAAN PENERIMAAN KAS DAN PENGELUARAN KAS (Studi Kasus pada CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik) Musdalifah Politeknik Telkom
[email protected] Abstrak
CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik adalah salah satu perusahaan yang telah menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik bergerak dibidang pembuatan peralatan industry dan perlengkapan suku cadang. Salah satu aktivitas yang ada pada perusahaan CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik adalah mengenai pencatatan kas. Secara umum pencatatan akuntansi pada CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik sudah sesuai standar akuntansi keuangan akan tetapi tidak sepenuhnya terkomputerisasi. Pengerjaan jurnal umum dan pembuatan laporan keuangan masih menggunakan Microsoft Office Excel, sehingga menyebabkan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas menjadi tidak efektif. Oleh karena itu Perusahaan membutuhkan suatu aplikasi pengelolaan kas. Aplikasi pengelolaan kas ini dibangun untuk memudahkan CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik dalam proses pencatatan kas, pembuatan jurnal khusus penjualan, jurnal khusus penerimaan kas, jurnal khusus pengeluaran kas dan buku besar . Aplikasi yang dibuat adalah aplikasi berbasis web PHP dan menggunakan MySQL sebagai basisdatanya. Sedangkan metode pengembangannya menggunakan SDLC dengan model waterfall. Aplikasi ini menghasilkan faktur pemesanan, faktur cicilan, faktur pelunasan, bukti pengeluaran kas, jurnal khusus dan buku besar selain itu data juga dapat tersimpan lebih aman. Kata Kunci: PHP, MySql, Jurnal Khusus, Buku Besar, Faktur Keluaran dan Bukti Pengeluaran.
Abstract CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik is one company that has used computers as a tool in the implementation of the company’s operation. CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik engaged in the manufacture of industrial equipment and spareparts supplies. One of the actifities available on the company’s CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik regarding the recording technique is cash. In general, the accounting records on a CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik are appropriate accounting standars but does not fully computerized. The execution of general ledger and financial statement are still using Microsoft Office Excel, causing the recording of cash receipts and disbursements to be ineffective. Companies therefore need a cash management application. Cash management application is built for easy CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik in the process of recording cash, making the sale of special journals, specialized journals receipts, purchases of special journals and ledgers. Application is made is a web based application using PHP and MySQL as database. While the method development using SDLC waterfall model. This application generates an invoice book, invoice payments, payment of invoice, proof of cash outlay, special journals and ledgers in addition to the data can also be stored more securely Keywords: PHP ,MySQL, Special Journals, General Ledger, Invoicing Families and Evidence of Expenditure. 1.
Pendahuluan
Penerimaan dan Pengeluaran kas merupakan salah satu komponen akuntansi yang mempunyai peran yang sangat penting untuk suatu perusahaan. Sehingga, semakin banyak tuntutan yang mendorong suatu perusahaan dalam melakukan perancangan dalam pengolahan data agar menghasilkan informasi yang berkualitas dan bermanfaat bagi yang menggunakan informasi tersebut. Proses pengolahan data menjadi informasi yang bermanfaat hanya akan dapat diwujudkan dengan adanya suatu Aplikasi yang baik dan strategi yang baik juga.
Aplikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan adalah Aplikasi keuangan yang menghasilkan suatu informasi keuangan yang dibutuhkan tersebut, untuk proses pengambilan keputusan dan juga proses pengelolaan perusahaan tersebut di masa mendatang. Aplikasi yang digunakan juga harus sesuai dengan standar akuntansi dan menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan, salah satunya adalah Aplikasi penerimaan kas dan pengeluaran kas. CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik adalah salah satu perusahaan yang telah menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pelaksanaan kegiatan operasional. CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang
jasa, memberikan pelayanan pembuatan mesin produksi pabrik. Penulis melakukan penelitian di bagian keuangan yaitu bagian yang melakukan pencatatan penerimaan kas dan pengeluaran kas. Pada sistem pencatatan penerimaan kas dan pengeluaran kas yang sedang berjalan ini CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik masih menggunakan Microsoft Office Excel. Pengerjaan pencatatan penerimaan kas dan pengeluaran kas dilakukan oleh bagian keuangan. Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis akan membangun sebuah aplikasi dengan menggunakan web php dan mysql dalam membuat Proyek Akhir dengan judul Aplikasi Berbasis Web dan Mysql Untuk Pengolahan Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas Bagian Keuangan pada CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik. Aplikasi Pengelolaan Penerimaan Kas dan Pengeluaran kas ini dapat membantu proses penerimaan dan pengeluaran kas operasional pada CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik sehingga dapat menghasilkan fartur pemesanan, cicilan dan pelunasan sebagai bukti penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas. Aplikasi ini juga dapat menghasilkan Jurnal Khusus penerimaan, pengeluaran dan buku besar. Metode yang digunakan untuk mengerjakan proyek akhir adalah SDLC (Software Development Life Cycle) dengan menggunakan model Waterfall yang terdiri dari : a. Requirements analysis and definition. b. System and software design c. Implementation and unit testing d. Integration and system testing e. Operation and Maintenance
diperoleh dengan cara mengunduh di Internet secara gratis.”
2.
2.3.1 Pengertian Kas Munurut (Waren 2008, 32), “Kas (cash) meliputi uang receh, uang kertas, cek, wesel, dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank bersangkutan”
Tinjauan Pustaka
2.1
Aplikasi Berbasis Web Menurut (Kadir, 2009, p. 2) “Aplikasi Web adalah jenis aplikasi yang diakses melalui browser, misalnya Internet Explorer dan Mozila Firefox.” 2.1.1 PHP Pengertian PHP menurut (Suryatiningsih, 2009, p. 141), “PHP adalah bahasa scripting yang menyatu dengan HTML dan dijalankan pada serverside. Artinya semua sintax yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja.” 2.1.2 MySql Pengertian MySql menurut (Kadir, 2009, p. 15), “MySql merupakan software yang tergolong database server dan bersifat Open Source. Open Source menyatakan bahwa software ini dilengkapi dengan source code (kode yang dipakai untuk membuat MySql), selain tentu saja bentuk executable-nya atau kode yang dapat dijalankan secara langsung dalam sistem operasi , dan bisa
2.2
Akuntansi
2.2.1 Penggertian Akuntansi Pengertian Akuntansi dikemukakan (Anggadini, 2009, p. 1): Beberapa kutipan pendapat dari para ahli mengenai definisi akuntansi, yaitu sebagai berikut: Menurut American Institute of Certified Public Accountants : “Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalm bentuk satuan uang, dan penginterpretasian hasil proses tersebut.” 2.2.2 Siklus Akuntansi Siklus Akuntansi menurut (Anggadini, 2009, p. 21), “Kegiatan Akuntansi meliputi : 1. Pengidentifikasian dan pengukuran data yang relevan untuk pengambilan keputusan, 2. Pemrosesan data dan kemudian pelaporan informasi yang dihasilkan, 3. Pengkomunikasian informasi kepada pemakai laporan. Kegiatan-kegiatan tersebut diatas merupakan suatu proses yang berulang sehingga membentuk suatu siklus, yang disebut dengan Siklus Akuntansi.” 2.3
Penerimaan dan Pengeluaran Kas
2.3.2 Pengertian Penerimaan Kas Pengertian penerimaan kas menurut (Mulyadi, Sistem Akuntansi 2008, 455), “Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu, penerimaan dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.” Pengertian sistem akuntansi penerimaan kas menurut (Waren, 2008, p. 321) adalah sebagai berikut: ”Sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan” Pengertian penerimaan kas menurut PSAK No.9 adalah:
”Yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. ” Contoh Jurnal Khusus Penerimaan Kas
Gambar 2.3.1 Jurnal Khusus Penerimaan Kas
2.3.3 Pengertian Pengeluaran Kas Pengertian pengeluaran kas menurut (Mulyadi, Sistem Akuntansi 2008, 543) adalah sebagai berikut: “Pengeluaran kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan.” Contoh Jurnal Khusus Pengeluaran Kas
2.5
Alat Bantu
2.5.1 Flowchart Pengertian Flowchart menurut (Untoro, 2010, p. 35) adalah sebagai berikut: “Flowchart adalah suatu teknik untuk menulis algoritma menggunakan simbol (chart) dan garis panah” 2.5.2 Entity-Relationship Diagram “ Entity relationship diagram (E-RD) adalah diagram yang menggambarkan keterhubungan antar data secara konseptual”. (Eddy Prasetyo Nugroho 2009, 70) 2.5.3
Data Flow Diagram “Diagram untuk menggambarkan aliran data dalam sistem, sumber dan tujuan data, proses yang mengolah data tersebut dan tempat penyimpanan data”. (Eddy Prasetyo Nugroho 2009, 61) 3.
Analisis dan Perancangan
3.1
Kebutuhan Perangkat Perangkat Keras Tabel 3.1 Kebutuhan Perangkat Keras
No. 1
Gambar 2.3.2 Jurnal Khusus Pengeluaran Kas
Buku Besar Pengertian buku besar menurut (Irton, 2009, p. 186) adalah sebagai berikut: “Sekelompok akun dari suatu perusahaan disebut buku besar. Buku besar dapat diklasifikasikan menjadi tiga kelompok buku besar umum, buku besar pembantu piutang dan daftar buku piutang, dan buku besar pembantu utang. ”
Gambar 2.4.1 Buku Besar
Spesifikasi
Komputer
Monitor
yang Dibutuhkan
Processor Intel (R) Core (TM) 2 Duo CPU 1.80 GHz Harddisk 80 GB
2.4
Contoh Buku Besar
Komputer
RAM 512 MB Mouse dan Keyboard Printer 3.2
Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk membangun Sistem Informasi Akuntansi CV. Mitra Usaha Mandiri Teknik adalah sebagai berikut: 1. Sistem Operasi Windows XP 2. Macromedia Dreamweaver 8 sebagai tool pembangunan aplikasi 3. Microsoft visio 2007 untuk tool perancangan 4. XAMPP sebagai web server saat pembangunan aplikasi 5. Basis data menggunakan MySQL 6. Web Browser seperti Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Internet Explorer.
3.3
Perancangan
3.1.1 Diagram Konteks data_profile data_barang data_pemesanan data_cicilan data_pelunasan data_pembelian data_beban data_login_bgkeuangan
2.
Proses 2 data_barang
Aplikasi Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Bag. Keuangan data_profile data_barang data_pemesanan data_cicilan data_pelunasan data_pembelian data_beban data_valid_login_bgkeuangan
Bag.Keuangan
data_barang
data_barang
barang
data_barang
2.3 Lihat Barang
Gambar 3.3.4 DFD Level 2 Proses 2
data_output_profile
data_input_profile data_update_profile
2.4 Hapus Barang
data_barang
2.2 Edit Barang
3.1.2 DFD Level 1 Bag. Keuangan
data_barang
data_barang
Gambar 3.3.1 Diagram Konteks
2.1 Input Barang
data_barang
1.0 Mengelola data profile bag. keuangan
bagkeuangan
2.0 Mengelola data Barang
barang
3.
Proses 3 data_pemesanan
Bag.Keuangan
data_input_pemesanan 3.0 Mengelola data pemesanan
data_output_pemesanan
faktur_pemesanan_penerimaan_kas
3.1 Input data pemesanan
pemesanan
data_pemesanan data_pemesanan
data_input_cicilan
4.0 Mengelola data cicilan
data_output_cicilan
data_input_pelunasan akun 5.0 Mengelola data pelunasan
data_output_pelunasan
pemesanan
data_pemesanan
cicilan
akun
3.2 Lihat data pemesanan
pelunasan
Gambar 3.3.5 DFD Level 2 Proses 3 data_input_pembelian 6.0 Mengelola data pembelian
data_output_pembelian
4.
pembelian
Proses 4 data_cicilan
data_input_beban
7.0 Mengelola data beban
data_output_beban
beban
Bag.Keuangan
faktur_cicilan_penerimaan_kas
periode
4.1 Input data cicilan
data_pemesanan 8.0 Membuat Laporan penerimaan dan pengeluaran kas
data_output_laporan_penerimaan_pengeluaran_kas
data_cicilan
pemesanan data_cicilan data_cicilan 4.2 Lihat data cicilan
Gambar 3.3.2 DFD Level 1
akun
Gambar 3.3.6 DFD Level 2 Proses 4
3.1.3 DFD Level 2 1. Proses 1
5.
Proses 5 data_pelunasan
username,password,realname,alamat,notelp
Bag.Keuangan
cicilan
data_profile_bag.keuangan
1.1 Input Profile bag. keuangan
Bag.Keuangan
faktur_pelunasan_penerimaan_kas data_cicilan
5.1 Input data pelunasan
data_profile_bag.keuangan username, password, realname, alamat,notelp
bagkeuangan
data_profile_bag.keuangan 1.2 Edit Profile bag. keuangan
data_profile_bag.keuangan
1.4 Hapus Profile bag. keuangan
cicilan
data_pelunasan
data_pelunasan data_pelunasan
pelunasan
data_profile_bag.keuangan
data_profile_bag.keuangan
Gambar 3.3.3 DFD Level 2 Proses 1
1.3 Lihat Profile bag. keuangan
akun
5.2 Lihat data pelunasan
Gambar 3.3.7 DFD Level 2 Proses 5
6.
Proses 6
3.1.4 Entity-Relationship Diagram data_pembelian
jmlbrg tothrg
tgl_pesan
Bag.Keuangan
6.1 Input data pembelian
faktur_pengeluaran_kas
tlppesan
PPN
almtpesan nmpesan
tgl_jthtem
id_pemesanan
nmbrg
data_pembelian data_pembelian
tgl_jadi
tgl_cicilan
pembelian data_pembelian
sisa
akun
1
namabrg
Pemesanan
dilakukan
1
Barang
7.
Proses 7
Cicilan 1
m
mencatat mencatat
HPP
sisacicilan
1
m
1
Gambar 3.3.8 DFD Level 2 Proses 6
id_cicilan
hrgbrg
id_barang
6.2 Lihat data pembelian
uangcicilan
jmlbrg
uangmuka
hrgbrg
dilakukan
mencatat id_pelunasan kd_akun
data_beban
1 1
Bag.Keuangan
7.1 Input data beban
faktur_pengeluaran_kas
Akun
nmkar
1
m
almtkar
Beban
m
total mencatat
mencatat
tgl_beban ket
beban data_beban
uangbeban
7.2 Lihat data beban
mencatat
akun m
Gambar 3.3.9 DFD Level 2 Proses 7
id_pembelian
Pembelian
namasupp
8.
Proses 8
uangbeli
almtsupp
output_jurnal_khusus Bag.Keuangan
Gambar 3.3.11
periode
output_buku_besar
ket tgl_beli
7.1 Jurnal khusus
periode
Entity-Relationship Diagram 7.2 Buku Besar
pemesanan
cicilan
pelunasan
pengeluaran
Gambar 3.3.10 DFD Level 2 Proses 8
4.
Penutup
4.1
Kesimpulan Berdasarkan yang telah dipaparkan pada aplikasi berbasis web dan Mysql untuk pengelolaan kas ini maka diperoleh kesimpulan, antara lain : 1. Aplikasi berbasis web untuk pengelolaan kas dapat menghasilkan faktur pemesanan, faktur cicilan, faktur pelunasan dan bukti pengeluaran kas, 2. Mengelola transaksi pemesanan, cicilan, pelunasan dan pengeluaran kas, 3. Menghasilkan jurnal khusus penjualan, jurnal khusus penerimaan, jurnal khusus pembelian dan buku besar. 4.2
diskon
1
data_beban data_beban
tgl_lunas
nmakun Pelunasan
1
id_beban
Saran Untuk meningkatkan kinerja dari Aplikasi Pengelolaan Kas ini, maka disarankan untuk meningkatkan segi keamanan data, mengingat aplikasi ini digunakan oleh Bagian Keuangan dimana segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan perusahaan ataupun lembaga merupakan sesuatu yang sangat rahasia.
5.
Daftar Pustaka
[1]
Anggadini, E. S. (2009). Akuntansi Keuangan. Yogyakarta: Graha Ilmu. Eddy Prasetyo Nugroho, K. R. (2009). Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung:Politeknik Telkom. Irton, S.(2009).Handbook of Accounting (Buku Pegangan Akuntansi). Yogyakarta: UPP STIM YKPN. Kadir, A.(2009). Membuat Aplikasi Web dengan PHP + Database Mysql. Yogyakarta: ANDI. Mulyadi. (2008).Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Suryatiningsih, W. M.(2009). Web Programming. Bandung: Politeknik Telkom Untoro, F. W.(2010). Algoritma dan Pemrograman dengan Bahasa Java. Yogyakarta: Graha Ilmu. Waren, C.S. (2008). Pengantar Akuntansi Buku Satu-Edisi 21. Jakarta:Salemba Empat. Wiswakarma, K. (2009). Membuat Katalog Online dengan PHP dan CSS. Yogyakarta: Lokomedia.
[2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9]
