A. Penge Pengelo lolaa laan n Apote Apotek k
1. Peng Pengel elol olaa aan n Obat Obat a. Per Perenca ncanaan aan Apotek Kimia Farma pada umumnya dalam proses perencanaan obat dan perbekalan kefarmasian lainnya menggunakan campuran dari metode epidemiologi dan metode konsumsi. Namun dapat dikatakan lebih dominan pada menggunakan metode konsumsi. Perencanaan pembelian dilakukan seminggu sekali yakni pada hari senin berdasarkan data yang tercatat pada buku defecta yang berisi data persediaan barang yang hampir habis atau sudah habis dan pareto bulan sebelumnya, sebelumnya, yang disebut juga sebagai sebagai order besar, besar, kecual kecualii barang barangbar barang ang yang bersif bersifat at mendes mendesak ak karena karena permin permintaa taan n pasien pasien.. !elain !elain itu diperh diperhati atikan kan juga juga tingkat tingkat keterj keterjual ualan an barang barang agar tidak tidak terjad terjadii kekosongan persediaan atau penumpukkan barang di apotek. "aftar sediaan farmasi yang telah direncanakan ditulis dalam #on Permintaan #arang Apotek $#P#A%.Adapun format dari #P#A ini terlampir pada lampiran 1. b. &ekanisme penyaluran Pada Pada tahap tahap pengada pengadaan, an, Apote Apotek k Kimia Kimia Farma Farma member memberlak lakuka ukan n tiga tiga bentuk diantaranya order besar, order kecil dan pembelian mendesak. 'ntuk order besar, pengadaan dilakukan melalui #isnis &anajer $#&%. Permintaan barang dia(ali dengan pengiriman #on Permintaan #arang Apotek $#P#A% secara online melalui email ke Kantor #& di Kimia Farma &alioboro yang rutin dilakukan pada hari selasa pagi di setiap minggunya. Namun untuk golongan obat narkotika, psikotropika dan precursor yang memerlukan !urat Pesana Pesanan n $!P% $!P% Khusus Khusus sebelu sebelumny mnyaa dilakuk dilakukan an pengiri pengiriman man !P yang yang sudah sudah ditanda tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek setempat secara langsung ke kantor #&. 'ntuk 'ntuk order order kecil kecil dapat dapat dilaku dilakukan kan setiap setiap hari hari senin, senin, rabu, rabu, kamis, kamis, jum)at dan sabtu dengan jumlah item barang terbatas yakni biasanya tidak lebih dari 1* item obat. Permintaan order kecil ini dilakukan jika obat atau
perbekalan farmasi lainnya benarbenar habis, terdapat resep +inggal Ambil $+A% atau tertinggalterle(at saat dilakukan penyusunan order besar. !elain metode di atas, karena berbentuk jaringan dalam pengadaannya juga dapat dilakukan dengan melakukan permintaan barang ke sesama Apotek Kimia Farma biasanya disebut permintaan obat intern yang sistemnya berputar di seluruh Apotek Kimia Farma tanpa membayar secara tunai namun dengan pemindahan aset yang ada. Apotek Apotek juga juga dapat dapat melaku melakukan kan pembeli pembelian an mendes mendesak ak jika jika obat obat atau atau perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera namun tidak ada persediaan. Pembel Pembelian ian ini dilaku dilakukan kan ke Apote Apotek k lain.' lain.'ntu ntuk k pengada pengadaan an alat alat kesehat kesehatan an $Alkes%, semuanya menggunakan system konsinyasi yaitu perbekalan farmasi yang dititipkan kepada apotek.Kontrol dan pembayarannya dilakukan setiap tiga sampai empat bulan atau pada periode tertentu. #P#A yang terkirim akan terbaca secara otomatis di komputer #& dan kemudian bagian pembelian Kantor #& akan menyortir #P#A secara keseluruhan dan membuat !P ke distributor yang sesuai atas nama apotek pemesan.Pendistribusian barangnya dapat berupa dropping dari #& yang disert disertai ai dengan - rangka rangkap p bukti bukti dropping $1 di pegang #&, diba(a ke Apotek dimana satunya dikembalikan ke #& setelah dilakukan pengecekkan di Apotek sebagai tanda terima barang% atau P#F datang ke apotek secara langsung dengan memba(a faktur. Dropping faktur. Dropping disini disini dimaksudkan untuk proses distribusi dimana P#F atau distributor tertentu memberikan barangnya ke #& sehi sehingg nggaa apote apotek k jari jaring ngan an yang yang bers bersan angku gkuta tan n perl perlu u meng mengam ambi bill sendi sendiri ri barangnya ke #&. !aat !aat bara barang ng yang yang dipe dipesa san n
data datang ng dila dilaku kuka kan n
pene peneri rima maan an dan dan
pemeriksaan nama, kemasan, jumlah dan kondisi barang serta dilakukan pencocokan antara faktur dan salinan faktur dengan surat pesanan yang meliputi nama distributor, nama barang, kemasan, jumlah, harga barang, no. batchdan expire expired d date date dan. Kemudi Kemudian an faktur faktur ditand ditandata atangan nganii dan diberi diberi stemp stempel el apotek apotek.Fa .Faktur ktur asli asli disera diserahka hkan n kembali kembali kepada kepada petugas petugas pengant pengantar ar
barang atau distributor untuk kemudian dijadikan bukti pada (aktu pembayaran.Adapun faktur yang dimaksud disini dapat dap at dilihat pada lampiran . c. Peny Penyiimpanan Pada Pada tahap tahap penyi penyimp mpana anan, n, obat obat dikel dikelom ompok pokka kan n berd berdas asar arkan kan bentu bentuk k sediaan, jenis sediaan stabilitas dan kelas terapi.'ntuk obat yang dapat dibeli bebas diletakkan di s(alayan farmasi sementara yang lainnya$obatobat etic etichal hal%% disi disimp mpan an di ruang ruang peraci peracikka kkan. n.!e !ela lain in itu, itu, untu untuk k memu memudah dahkan kan pencarian setiap kelompok memiliki (arna yang berbeda dan disusun secara alfabet alfabetis. is.Pen Pengel gelompo ompokka kkan n penyim penyimpana panan n obatb obatbara arang ng di ruang ruang peraci peracikan kan disusun sebagai berikut/ 1% 0emari penyimpanan penyimpanan sediaan sediaan sirup atau suspens suspensi. i. % 0emari 0emari penyim penyimpana panan n obat psiko psikotro tropik pika. a. -% Obat Obat nark narkot otik ikaa disi disimp mpan an dala dalam m lema lemari ri khus khusus usdouble double pintu yang % *% 2% 3% 4%
terkunci. 0emari 0emari peny penyim impan panan an obat obat InHealth. InHealth. 0emari 0emari penyi penyimp mpana anan n obat obatethical . 0emari penyimpanan penyimpanan obat tetesdrop tetesdrops, s, salep salep dan tetes tetes mata. mata. 0emari 0emari penyim penyimpana panan n ampul, ampul, syringe syringe dan dan infus. 0em 0emari ari es untu untuk k peny penyim impa pana nan n obat obat yang yang term termol olab abil il sepe sepert rtii
suppositoria, serum dan 5aksin. 6% 0emari 0emari penyim penyimpana panan n bahan bahan baku. baku. !etiap pemasukan danpenggunaan obatbarang harus diinput ke dalam komputer dan untuk ketelitian pencatatan juga dilakukan pada kartu stok yang meliputi meliputi tanggal tanggal pengisianpe pengisianpengambil ngambilan, an, nomor dokumennya, dokumennya, jumlah jumlah barang yang ang
dii diisi sidiam diambi bil, l,
sisa
bara barang ng
dan dan
par paraf
pet petugas ugas
yang ang
melak elakuk ukan an
pengisianpengambilan barang.Kartu stok ini diletakkan di masingmasing obatbarang.!etiap karya(an di apotek bertanggung ja(ab terhadap stok barang yang ada di lemari. Obat atau barang yang dapat dibeli secara bebas disimpan pada rak penjualan obat obat bebas bebas s(alay s(alayan an farmas farmasi.P i.Penga engatur turan an penyimp penyimpana anannya nnya didasa didasarka rkan n pada bentuk dan jenis sediaan, serta kegunaannya untuk memudahkan petugas dalam mengam mengambil bil obat obat atau atau barang barang yang diingi diinginkan nkan oleh oleh pembeli pembeli.!e .!ement mentara ara untuk untuk
pengontrolan stoknya dilakukan setiap - bulan. Penyimpanan obat di Apotek Kimia Farma Palagan dapat dilihat dilihat pada lampiran lampiran -. d. Pem Pemusn usnahan han 'ntuk pemusnahan obat dilakukan dengan terlebih dahulu mengumpulkan obat obat yang rusak rusak atau atau kadalu kadaluars arsa.! a.!emen ementar taraa prosed prosedurn urnya ya APA APA membuat membuat dan menandatangani berita acara pemusnahan obat kadaluarsa yang ditujukan ke #&.
! Pengelo engelolaa laan n Rese Resep p a. Alur Penge Pengelo lola laan an rese resep p dila dilakuk kukan an denga dengan n alur alur,, resep resep data datang ng kemu kemudi dian an dilakukan skrining resep terkait persyaratan administratif, kesesuaian farmasetik dan dan pert pertim imba bang ngan an klin klinis is.. 7ese 7esep p kemudi kemudian an diber diberii harg hargaa dan menan menanya yakan kan kesetujuan pasien mengenai jumlah obat yang akan diambil, jika pasien setuju maka obat akan disiapkan, ditimbang atau diracik dan kemudian diberi etiket. !elain itu jika diperlukan, k(itansi atau salinan resep juga disiapkan.!ebelum obat diserahkan pada pasien, dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara antara obat dengan dengan resep.P resep.Peny enyera erahan han obat dilakuk dilakukan an oleh oleh apoteke apotekerr disert disertai ai pemberian konseling, informasi dan edukasi terkait terapi obatnya.!ementara untuk resep asli disimpan di apotek. Resep datang Skrining resep Cek ketersediaan obat Pasien setuju
Pasien tidak setuju
diberisesuai harga kemampuan pasien Diajukan obat alternative dengan jenis, jumlah, jumlah itemResep dan harga Pasien tidak setuju
Pasien setuju
Penyiapan/peracikan obat Resep Dalam hanya dikenakan biaya Resep konsultasi Luardokter Resep dikembalikan pada pasien Pemeriksaan akhir Penyerahan obat Pemberian Pemberian konseling, informasi, edukasi Monitoring penggunaan obat
Gambar 1.Skema alur pelayanan resep b. Penyimpanan "alam penyimpanannya resep yang masuk tiap harinya dikumpulkan dan dipisahkan
untuk
resep
yang
mengandung
obat
narkotik
dan
psikotropik.'ntuk resep yang mengandung obat narkotika diberikan garis merah di ba(ah nama obat, dan untuk resep yang mengandung psikotropika apotek ini memberikan garis (arna hijau di ba(ah nama obat atau diberikan tanda ceklist. !etiap bulannya resep obat disatukan dan disimpan.7esep narkotika dan resep psikotropika dapat dilihat pada lampiran . Namun berbeda bagi resep kredit yakni resep klaim yang berasal dari instansi tertentu yang telah melakukan kerjasama dengan apotek Kimia Farma.7esep kredit ini setiap harinya dipisahkan dan dikumpulkan, pada hari berikutnya resep diserahkan ke #& untuk dilakukan penagihan disetiap bulannya. c. Pemusnahan 7esep disimpan selama - sampai * tahun kemudian dilakukan pemusnahan yang dilakukan sendiri oleh apotek.
"! #dministrasi $euangan 1% #uku !etoran #erisi data keuangan hasil penjualan tunai dari setiap shift per hari dan bukti setoran ini dicetak setiap shiftnya. % #uku Kas Pada buku kas ini berisi data keuangan pemasukan dan pengeluaran yang ada pada apotek pada setiap harinya. -% #uku 0aporan 8khtisar Penjualan 9arian $08P9% 0aporan ini dibuat pada akhir transaksi di setiap harinya.0aporan ini memberikan informasi jumlah penjualan tunai $O+:, 'P"!, 9;%
dan kredit$resep kredit%.0aporan ini dibuat dan di5alidasi oleh APA.Khusus untuk laporan konsinyasi dibuat terpisah dan dicetak per supplier serta direkap tiap bulan. % 0aporan 7ealisasi Penggunaan "ana Kas Kecil $07P"KK% 0aporan ini merupakan laporan mengenai penggunaan kas kecil $petty cash% untuk keperluan operasional apotek, misalnya untuk pembayaran listrik, air, bensin, keamanan dan lainlain. 0aporan ini dibuat oleh bagian administrasi yang ditunjuk dan diketahui oleh APA, biasanya laporan ini di5alidasi tiap minggu. Administrasi pengelolaan obat &acammacam buku administrasi apotek / a% #uku pelanggan #uku ini berisi daftar pelanggan pembeli tetap diapotek.Pada dasarnya pelanggan adalah aspek penting yang dimiliki apotek. b% #uku defekta
$arya%an #potek $imia &arma "'( mencatat barang dan obat yang habis atau hampir habis, sehingga segera dipesan
agar dapat
tersedia secepatnya
sebelum stok habis. c%
Pencatatan !tok #arang Apotek Kimia Farma -12 melakukan pencatatan berupa pencatatan jumlah barang yang masuk dan jumlah barang yang keluar, serta jumlah barang yang masih tersedia di apotek dengan mengisi kartu stok yang tersedia disetiap rak obat.
d%
Pencatatan Permintaan #arang.
Permintaan
barang
dicatat
dalam
)P)#
*)on
Pemintaan )arang #potek+ berupa kebutuhan barang apotek, yang kemudian diajukan atau dikirimkan ke nit )usiness Manager -ogyakarta! e%
Pencatatan 7ekap 7esep
Perekapan
resep
merupakan
dipisahkan
berdasarkan
resep
tanggal
yang
dibuat
dikumpulkan
atau
dan
dikeluarkannya
resep.7esep asli beserta struk harga obat disimpan sebagai arsip.7esep ini dipisahkan berdasarkan antara resep kredit dan resep tunai serta antara resep narkotika dan psikotropika. f% #ukti "roping #erupa kumpulan bukti < bukti obat yang telah didroping dari apotek KF lain.
Administrasi pelaporan penggunaan obat 1. Narkotika dan psikotopika Pelaporan penggunaan obat narkotika dan psikotropika dilakukan setiap bulan..0aporan tersebut ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek dan dicap apotek. 0aporan dikirim 5ia online ke !8PNAP sebelum tanggal * bulan berikutnya. . 0aporan !tock Opname !tock opname adalah pemeriksaan jumlah dan kondisi fisik barang. Apotek Kimia Farma -12 ini melakukan stock opname setiap tiga bulan. 0aporan stok opname dapat dilihat pada lampiran *. 1= Administrasi !"& yaitu #uku operan shift
.! Sumber Daya Manusia *SDM+ a. +enaga kerja di Apotek Kimia Farma -12 berjumlah 4 orang yang terdiri dari 1 orang APA, 1 orang Apoteker Pendamping, * orang Asisten Apoteker $AA%,dan 1 orang nonAA. Posisi Apoteker Pendamping memiliki garis koordinasi dengan apoteker pengelola apotek. !edangkan karya(an lainnya kedudukannya samasejajar, dimana kesemuanya langsung bertanggung ja(ab kepada APA.
!edangkan tenaga kerja di Apotek Kimia Farma * berjumlah 3 orang yang terdiri dari 1 orang APA, 1 orang Apoteker Pendamping, - orang Asisten Apoteker $AA%, dan orang nonAA b. &asingmasing personil telah menjalankan tugasnya sesuai dengan tugasnya masingmasing yang dibuat oleh APA, sehingga kegiatan di apotek menjadi lancar. "alam menjalankan usahanya, Apotek Kimia Farma no. -12 dan no. * buka jam, dimana terbagi menjadi - shift secara umum, dimana shift pagi pada pukul =3.-=1*.== >8#, siang pukul 1*.==.== >8#, dan malam .===3.-= >8#. Pada masing masing shift harus terdapat seorang apoteker, misalnya pada shift 8 dihadiri APA maka Apoteker Pendamping masuk pada shift 88, begitu pun sebaliknya. 7atarata jam kerja karya(an adalah 3 jam kerja setiap harinya, dan mendapatkan 2 shift dalam seminggu. Pembuatan jad(al kerja dilakukan setiap bulan. !ementara untuk perhitungan jam kerja dilakukan secara adil yakni berjumlah sama untuk semua karya(an. Perhitungan didasarkan pada jumlah hari dalam satu bulan yang dikurangi jumlah jatah liburnya dan dikalikan jumlah (aktu per shift n ya. Karya(an umum tersebut telah diberi
pelatihan dan
pengetahuan dasar tentang obatobatan maupun administrasi oleh Apoteker Pengelola Apotek
sehingga diharapkan
memberikan pelayanan memadai kepada pasien.
mereka dapat
B. Pelayanan KIE dan Pharmaceutical Care
1. Peran apoteker dalam Pharmaceutical :are Peran utama yang dilakukan oleh apoteker diapotek Kimia Farma Palagan dalam Pharmaceutical :are adalah mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan penggunaan obat dan mengatasi masalah yang sudah terjadi serta mencegah untuk masalah yang belum terjadi pada penggunaan obat dan penggalian informasi tentang ri(ayat penggunaan obat $dengan metode WWHAM). $onsultasi penggunaan obat yang rasional juga
merupakan bagian dari penerapan Pharmaceutical Care, namun di apotek $imia &arma Palagan belum ada ruang konsultasi khusus! . K8? $Komunikasi 8nformasi ?dukasi% Pelayanan K8? di kimia farma apotek sudah dilakukan tetapi hanya sebatas pada saat setiap pasien datang menanyakan suatu obat pasti apoteker bertanya tentang keluhan yang dialami, ri(ayat alergi dan ri(ayat penggunaan obat sebelumnya. Kemudian apoteker menjelaskan tentang cara penggunanaan obat, efek samping yang mungkin terjadi, cara penyimpanan obat, tanggal kadaluarsa dan memberikan nomor telepon yang bisa dihubungi apabila masih ada yang ingin ditanyakan. K8? ini dilakukan biasanya pada saat penyerahan obat kepada pasien.
C. Evaluasi Apotek
Kimia Farma Apotek dalam perjalanannya pasti tidaklah selalu mulus. &aka perusahaan selalu melakukan e5aluasi, adapun e5aluasi yang dilakukan oleh kimia farma apotek adalah sebagai berikut 1. ?5aluasi bulanan "alam e5aluasi bulanan ini, yang menjadi sorotan adalah omset yang dicapai apakah memenuhi target, jumlah kunjungan, jumlah penjualan resep, jumlah penjualan 'P"!, jumlah penjualan 9;. . ?5aluasi tri(ulan ?5aluasi ini biasa disebut dengan stockopname."ilakukan setiap tiga bulan sekali dengan menghitung secara manual seluruh persedian dan dicocokkan dengan data computer. -. ?5aluasi kinerja !etiap karya(an kimia farma apotek selalu die5aluasi kinerjanya. !ebagai parameter adalah
kedisiplinan karya(an terhadap peraturan perusahaan,
komunikasi dan kemampuan meningkatkan penjualan, selain itu juga yang paling penting adalah bah(a karya(an Apotek Kimia Farma harus memiliki soft skill untuk mendukung keahlian secara khusus.
BAB IV PEMBAHASAN
Kimia Farma Apotek adalah apotek jaringan yang sudah berdiri sejak a(al kemerdekaan.Kiprahnya dalam rangka ikut menyehatkan #angsa sudah tidak diragukan lagi.Keberadaannya diseluruh (ilayah Negara Kesatuan 7epublik 8ndonesia menunjukkan komitmen yang kuat dalam ikut me(ujudkan cita < cita #angsa.+entu saja semua itu tidak lepas dari budaya yang dibangun dalam perusahan.!ehingga melahirkan sumber daya manusia yang handal dan system yang baik. Kimia Farma Apotek sebagai rumah besar bagi profesi Apoteker sekaligus sebagai salah satu #adan 'saha &ilik Negara $#'&N%, memiliki standar prosedur operasional yang baku dari !abang sampai &araoke. 9al inilah yang membedakan dengan apotek pada umumnya bahkan dengan apotek jaringan yang lain. "ari mulai cara berpakaian pega(ai sampai dalam hal pelayanan semuanya memiliki standar baku. Oleh karena itu dalam #ab 8; ini kami akan membahas tentang Kimia Farma Apotek, khususnya Kimia Farma Apotek No.-12 Palagan dan Kimia Farma Apotek No. * @odean ogakarta sebagai berikut /
Apotek Kimia arma No.!1" #a$ No.%%& Pala'a$ (o')akarta Apotek Kimia Farma No. -12 berada di Bl. Palagan +entara Pelajar No.3 ogyakartadan merupakan perluasan usaha dari P+. Kimia Farma Apotek khususnya #isnis &anager $#&% ogyakarta.Apotek Kimia Farma -12 terletak di daerah pinggir perkotaan namun berpemukiman yang ramai dengan penduduk yang cukup padat,dan merupakan salah satu jalan alternati5e untuk menuju perkotaan yang banyak dilalui oleh kendaraan pribadi. 0etak apotek ini mudah dijangkau oleh kendaraan umum, dekat dengan hotel dan dekat dengan tempattempat pelayanan kesehatan lain seperti
rumah sakit dan praktek dokter.0okasi Apotek Kimia Farma ini diperjelas dalam keputusan &enteri Kesehatan Nomor 1=3&enkes!K== tentang sarana dan prasarana menurut standar pelayanan kefarmasian di apotek, dalam keputusan menteri ini disebutkan bah(a apotek berlokasi pada daerah yang mudah dikenal dan dapat dengan mudah diakses oleh masyarakat. Apotek Kimia Farma -12 dilengkapi dengan praktek dokter umum dan dokter spesialis anak. Fasilitas lain yang tersedia pada Apotek Kimia Farma -12adalah s(alayan farmasi. )angunan #potek $imia &arma "'(ini memiliki '
lantai!Pengaturan
tata
ruang
di
#potek
ini
sebagai
apotek
pelayanan ditujukan untuk kelancaran kegiatan di apotek dan kenyamanan pasien!Ruang operasional apotek terdiri dari ruang tunggu, area s%alayan farmasi, area penerimaan resep, kasir, area penyerahan obat, area penyimpanan obat dan gudang, dan area peracikan! !(alayan farmasi menyediakan berbagai kebutuhan kesehatan yang terdiri atas obat bebas yang dapat dibeli tanpa resep dokter, kosmetik pera(atan tubuh seharihari, produk herbal, dan beberapa produk < produk makanan dan minuman ringan. !edangkan Apotek No. * berlokasi di Bl. @odean Km. * No. #anyuraden, !leman ogyakarta.Apotek ini mempunyai lokasi yang strategis dimana terletak di tepi jalan raya dua arah sehingga ramai dilalui oleh kendaraan, tidak hanya dengan kendaraan pribadi tetapi juga dengan adanya kendaraan umum seperti bus umum.Kemudahan akses masyarakat ke Apotek merupakan faktor penting sehingga pelanggan tidak enggan untuk datang ke Apotek.0etak Apotek Kimia Farma No.* juga
dekat
dengan
klinik,
praktik
dokter,
praktek
dokter
spesialis
serta
sekolah.Apotek juga dilengkapi dengan klinik dokter, hal ini dapat menambah pendapatan Apotek dari sektor obat ethical .
"ari segi tata ruang, Apotek Kimia Farma No.* tersedia ruang tunggu pasien, ruang peracikan dilengkapi dengan bak cuci, ruang administrasi, ruang kerja apoteker, ruang penyimpanan obat serta toilet.7uangan yang ada di Apotek dilengkapi dengan pendingin udara dan penerangan yang memadai sehingga memberikan kenyamanan baik bagi karya(an apotek maupun pengunjung. !elain itu Apotek Kimia Farma No.* memiliki area parkir yang luas sehingga memudahkan pengunjung untuk meletakkan kendaraan di area parker tersebut Apotek Kimia Farma -12 dan * dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek $APA% yang juga berperan sebagai &anager Apotek Pelayanan $&AP% yang bertanggung ja(ab terhadap keseluruhan kegiatan apotek. #erikut ini akan dibahas lebih lengkap tentang Apotek Kimia Farma dari berbagai aspek yaitu /
A. Pengelolaan Apotek
1. Pe$'elolaa$ *bat Pengelolaan obat adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyangkut aspek perencanaan, pengadaaan, distribusi, penyimpanan dan penggunaan obat dengan memanfaatkan sumbersumber yang ada. +ujuan pengelolaan obat yaitu optimasi penggunaan dana melalui peningkatan efektifitas dan efisiensi pengeloaan obat secara tepat dan benar. Pengeloaan obat di Apotek bertujuan untuk meningkatan pelayanan obat untuk menjamin penyerahan obat secara benar, dosis dan jumlah obat yang tepat, (adah yang menjamin mutu dan pemberian informasi yang jelas kepada pasien serta terlaksanaya peresepan yang rasional. Pengelolaan perbekalan farmasi di Kimia Farma Apotek no.-12meliputi/ a. Perencanaan Komoditas di Apotek Kimia Farma ini dikelompokkan menjadi beberapa katagori seperti multi5itamin, topical, medicine, traditional medine, obat keras, obat psikotropika, obat narkotika, dll. Pada umumnya perencanaan di Kimia Farma Apotek no.-12 dan * tidak jauh berbeda dengan teori. &etode perencaan yang digunakan pada keseharian lebih banyak menggunakan kombinasi antara metode
defecta, pareto dan epidemiologis.Analisis pareto atau analisis A#:yaitu metode pengelompokan data berdasarkan peringkat nilai tertinggi hingga terendah, yang terbagi atas - kelompok antara lain A $4=C%, # $1*C% dan : $*C%. !ehingga barangbarang yang dipesan dilihat berdasarkan kebutuhan dan seringnya barang tersebut laku atau dicari konsumen.+ujuannya untuk meminimalisir terjadinya penumpukan barang. Keuntungan lain dari metode pareto yaitu memperkecil terjadinya kehilangan kerusakan barang dan perputaran modal menjadi cepat. Perencanaan pembelian diapotek Kimia Farma No.-12 dilakukan oleh Apoteker, sedangkan di apotek * dilakukan oleh masingmasing penanggung ja(ab lemari sesuai dengan kebutuhan masingmasing, karena di apotek kimia farma -12 ini belum ada pembagian masing < masing penanggung ja(ab lemari. Penanggung ja(ab bertugas untuk memantau ketersediaan obat agar tidak terjadi kekosongan stok dan memantau kesesuaian stok fisik obat dengan data stok computer. Perencanaan di Kimia Farma Apotek di bagi dalam dua katagori, yaitu perencanaan mingguan dan perencanaan harian $cito%. Perencanaan mingguan dilaksanakan setiap hari !enin dan mencakup kebutuhan selama 1 minggu. !edangkan perencanaan harian dilaksanakan jika masih ada obat yang kosong diluar perencanaan mingguan yang jumlahnya tidak boleh lebih dari = item. Perencanaan yang dilakukan oleh Kimia Farma Apotek dimasukkan dalam #on Permintaan #arang Apotek $#P#A%. Penjad(alan (aktu perencanaan seperti diatas kami melihat sangat efektif dalam rangka memenuhi kebutuhan obat apotek. !elain itu juga dapat meminimalisir terjadinya deathstock. #P#A yang dibuat oleh Kimia Farma Apotek kemudian dikirim kepada #isnis &anager $#&% ogyakarta melalui email.Proses ini dapat berjalan dengan baik karena didukung oleh aplikasi sistem informasi. +ahap perencanaan inilah yang membedakan Kimia Farma Apotek dengan apotek yang lain pada umumnya. Aplikasi sistem informasi apotek sangat menunjang managemen apotek dalam dunia digital sekarang ini.
Pemeriksaan barang dan kartu stok
e!ekta
Pareto
Pemasukan data obat yang akan dipesan ke komputer Bon Permintaan Barang Apotek "BPBA# $alidasi ikirim ke Bisnis %anager melalui email
Gambar %.Alur Perencanaan Obat b. Pengadaan &enurut Permenkes 78 No. -* tahun =1, untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi sesuai ketentuan peraturan perundangundangan.Pengadaan harus direncanakan dengan baik untuk memenuhi permintaan konsumen, mencegah terjadinya kekosongan maupun penumpukan barang sehingga perputaran barang tidak mengalami hambatan.Kegiatan pengadaan barang di Apotek Kimia Farma no. -12 dan no.* ini dilakukan secara terpusat oleh bagian pengadaan di #isnis &anager $#&% ogyakarta.#agian pengadaan bertanggung ja(ab terhadap pengelolaan kegiatan dimulai dari perencanaan, pembelian barang serta tersedianya barang digudang dan Apotek. Keuntungan pengadaan secara terpusat oleh bagian pengadaan di #isnis &anager antara lain/ 1. &enghematsurat pesanan.
. Pembelian barang lebih ekonomis karena dilakukan dalam jumlah besar sehingga potongan harga yang diperoleh lebih besar. -. ?fisiensi modal kerja meningkatterutama untuk Apotek Pelayanan Kimia Farma. . Administrasi pemesananpembelian perbekalan farmasi lebih efisien. !elain itu dengan pengadaan perbekalan farmasi terpusat, membuat Kimia Farma Apotek hanya memfokuskan pada fungsi pelayanan. #agian pengadaan di #isnis &anager akan menentukan pemasok untuk barangbarang yang akan dibeli dengan mempertimbangkan/ 1% % -% % *%
0egalitas pemasok, Kecepatan pelayananpengiriman barang, 9argapotongan harga yang diberikan, Kondisi pembayaran yang dita(arkan, Proses retur ?"rusak mudah, !istem pengadaan barang terpusat ini yang membedakan Kimia Farma
Apotek dengan apotek pada umumnya.Kimia Farma Apotek no.-12 dan no.* hanya dapat mengadakan barangobat yang masuk dalam daftar.Apabila obat tidak terdaftar maka secara otomatis tidak dapat dimasukkan dalam #P#A.!etiap tempat
BPBA
pada etalase Kimia Farma Apotek memiliki nilai BM profit.&aka produk (o')akar ta farmasi yang ingin terpajang di Kimia Farma Apotek harus melakukan registrasi di Kimia Farma
Gu#a$' Pe$'a#aa$ Droppi$' Pusat $Bakarta%.8ni juga yang menjadikan Kimia Farma Apotek memiliki nilai lebih SP dibanding apotek pada umumnya.
AK+,R
!elain keuntungan yang didapat diatas, dengan sistem pengadaan terpusat DIS+RIB,+*R De-eta faktur perusahaan hanya cukup mengeluarkan 1 giro. pada saat akan pembayaran
AP*+EK KIMIA ARMA N*. !1"
!ehingga menghemat biaya yang harus dikeluarkan.!istem ini juga memangkas praktek korupsi yang mungkin terjadi di setiap instansi yang memiliki nilai profit.
PEMBELIAN MENDESAK /Apotek K Lai$0 BPBA
Droppi$' SP Narkotika
AK+,R
AP*+EK K (a$' Lai$
PB KIMIA ARMA
&ambar 'Alur Pengadaan Apotek Kimia (arma )o. '*+
Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma -12 dapat dari beberapa sumber antara lain/ 1. Pengadaan &ingguan Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma No.-12dan No.* dilakukan melalui #isnis &anager ogyakarta. #on Permintaan #arang Apotek $#P#A% yang diterima program Kimia Farma Information System $K8!% kemudian bagian pengadaan #isnis &anager akan merekapitulasi permintaan seluruh Apotek Kimia Farma ogyakarta dan membuat!P yang akan dikirim ke Pedagang #esar Farmasi $P#F%. Pedagang #esar Farmasi akan mengirim barang yang dipesan ke masingmasing Apotek Pelayanan sesuai !P. . Pengadaan :8+O
Pengadaan
:8+O
sama
dengan
pengadaan
mingguan,
dimana
permintaan barang yang dilakukan setelah Apotek mengirimkan #P#A kepada #& $#isnis &anager% melalui program K8!. Kemudian #& akan membuat !P yang dikirim ke P#F dan memberikan keterangan permintaan barang tersebut bersifat :8+O dan harus segera dikirim kepada Apotek. 9anya saja untuk pengadaan :8+O jumlah item obat nya dibatasi hanya = item. -. Dropping antar Apotek Kimia Farma Dropping antar Apotek
dilakukan untuk
meningkatkan
kualitas
pelayanan serta menghindari penolakan resep apabila mengalami kekurangan atau tidak tersedianya obat di Apotek. Dropping dilakukan antar sesama Apotek Kimia Farma yang terdekat dengan menuliskan jenis dan jumlah obat pada blanko permintaan 8ntern $0ampiran 2%.ang sebelumnya dilakukan permintaan by phone ke Apotek Kimia Farma lain mengenai ketersediaan obat yang dibutuhkan. . Pembelian &endesak Pembelian mendesak dilakukan apabila permintaan obat pasien tidak terdapat di Apotek Kimia Farma terdekat, sehingga pengadaan obat dilakukan dengan pembelian kepada Apotek lain. +etapi pengadaan dengan pembelian mendesak jarang dilakukan di Apotek Kimia Farma No.-12 dan No. * ini. *. Konsinyasi Konsinyasi merupakan salah satu bentuk kerjasama antara Apotek Kimia Farma dengan distributor yang akan menitipkkan produknya untuk dijual seperti suplemen makanan, alat kesehatan, perbekalan kesehatan yang baru beredar dipasaran. Pengadaan dengan konsinyasi harus melalui persetujuan dengan #isnis &anager ogyakarta. Pembayaran akan dilakukan setelah produk terjual dengan catatan apabila produk yang dikonsinyasi kadalua(arsa maka seluruhnya menjadi tanggung ja(ab distributor yang bersangkutan.Adapun format tanda bukti pengadaan secara konsinyasi dapat dilihat pada lampiran 3.
Pengadaan khusus seperti narkotika dan psikotropika dilakukan oleh Kimia Farma Apotek no.-12 melalui surat pesanan $!P% khusus $0ampiran 4%. !urat pesanan narkotika terdiri dari rangkap dimana dalam satu !P hanya berlaku untuk satu jenis obat narkotika.!ebanyak tiga rangkap !P narkotika diberikan kepada P#F dan satu rangkap disimpan di Apotek sebagai arsip.Pemesanan obat narkotika ditujukan kepada P+. Kimia Farma +rading D "istribution sebagai satusatunya distributor resmi obat narkotika yang ditunjuk oleh Pemerintah. !edangkan surat pesanan psikotropika terdiri dari rangkap dimana dalam satu !P dapat memesan beberapa jenis obat psikotropika. Pemesanan psikotropika dapat dilakukan ke P#F mana saja yang menyediakan obat psikotropika. !elain !P narkotika dan psikotropika, Apotek juga membuatsurat pesanan khusus untuk prekursor. Pemesanan prekursor sama seperti psikotropika yaitu ditujukan ke P#F mana saja. !P narkotika, psikotropika dan prekursor yang telah dibuat harus mencantumkan nama, !8PA Apoteker Pengelola Apotek $APA%, serta ditandatangani oleh APA. Pesanan narkotika, psikotropika dan prekursor akan langsung diantarkan P#F ke Apotek. Keberhasilan fungsi pengadaan suatu Apotek secara keseluruhan yaitu terjaminnya persediaan barang."imana indikator keberhasilan dari fungsi pengadaan adalah 9arga Pokok Penjualan $9PP% yang rendah serta jumlah penolakan resep kecil. c. Penerimaan P#F mengirim barang dan faktur ke bagian gudang bisnis manager ogyakarta atau langsung ke Apotek Kimia Farma. Prosedur penerimaan barang dilakukan penanggung ja(ab dengan langkahlangkah sebagai berikut/ 1% Petugas penerima barang dari distributor disertai dengan Faktur % Petugas penerima akan memeriksa kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan dengan faktur. Obat yang memiliki tanggal kadalu(arsa pendek perlu diperhatikan agar batas kadaluarsanya masih cukup lama, bila barang yang diterima tidak sesuai dengan !P atau kerusakan fisik maka
bagian pembelian akan melakukan retur ke P#F yang bersangkutan untuk dilakukan penukaran. -% Faktur yang sesuai akan dibubuhkan stempel Apotek, nama serta ditandatangani oleh Apoteker atau Asisten Apoteker yang memiliki !8K. a% Faktur asli diserahkan kepada P#Fyang akan digunakan sebagai bukti penagihan b% !alinanfaktur sebanyak - lembar akan diserahkan ke Apotek, satu lembar salinan disimpan untuk arsip Apotek dan dua lembar salinan akan diserahkan ke #isnis &anager. % Penanggung ja(ab mengentri faktur yang masuk lalu mengarsipkan faktur dan menyerahkan ke bagian pengadaan $@udang% untuk dicek kebenarannya melalui simka.
(aktur
Dropping
Cek kesesuaian ,umlah barang dengan !aktur
(aktur di stempel dan ditandatangani
(aktur asli diserahkan ke distributor
-Salinan !aktur ke Bisnis %anager * salinan !aktur ke Apotek
Gambar .Alur Penerimaan Barang Apotek
d. Penyimpanan Penyimpanan obat di Apotek Kimia Farma -12 dan * secara umum sudah sesuai dengan teori yaitu kedua apotek ini menerapkan penyusunan obat berdasarkan farmakologis, obatobat golongan narkotika dan psikotropika, obat yang disusun secara berdasarkan bentuk sediaan $injeksi, sediaan cair, obattetes oral, mata, hidung, telinga dan inhaler%, serta obatobat yang stabilitasnya dipengaruhi udara dan suhu sehingga harus disimpan di dalam lemari es $seperti o5ula, supositoria, insulin dan lainlain%. Kelompok obattersebut akan disusun secara alfabetis untuk mempermudah pencarian. 'ntuk obatobat bebas dan bebas terbatas disusun di counter s(alayan berdasarkan khasiat dan bentuk sediaan secara alfabetis. !elain counter obat juga terdapat rak khusus untuk penyimpanan alatkesehatan. Penyimpanan narkotika berada di lemari khusus dengan dua pintu yang terkunci dengan baik. Penyimpanan menggunakan prinsip F8FO $ First In First Out % yaitu obat yang masuk lebih a(al akan dikeluarkan terlebih dahulu dan F?FO $ First Expired First Out % yaitu obatobat yang mempunyai expired date $?"% lebih lama diletakkan dibelakang obatobat yang mempunyai ?" lebih pendek. 9al ini untuk mengantisipasi adanya obatobat yang telah ?" dan belum didistribusikan
yang dapat mendatangkan kerugian.'ntuk obat keras yang mendekati ?" diberikan stiker penanda dan dibubuhkan tanggal ?" nya. Obat < obat yang masa ?" nya kurang dari bulan dipisahkan dari kelompoknya, kemudian petugas akan mencarikan faktur barang tersebut untuk dilakukan proses retur. Khusus untuk penyimpanan bahan baku di Kimia Farma Apotek no.-12dan no.* dipisahkan dengan obatobat lain dan disimpan dalam (adah tertutup rapat dan diberi label yang jelas. e. Penyaluran $Penjualan% Pelayanan obat di Apotek Kimia Farma terdiri dari pelayanan penjualan bebas, pelayanan resep tunai, resep kredit, s(amedikasi yang dikenal sebagai 'paya Penyembuhan "iri !endiri $'P"!% dan Alat kesehatan.+ugas bagian penjualan meliputi menjaga persediaan barang, melayani konsumen, memberikan barang dan memberikan informasi kepada konsumen. Pelayanan 'P"! adalah penjualan obat (ajib apotek."alam beberapa kasus tertentu pelayanan 'P"! juga digunakan bagi pasien yang sudah rutin menggunakan obat dimana resep aslinya pernah masuk di Kimia Farma Apotek no.-12. "alam rangka peningkatan pelayanan kepada konsumen maka Kimia Farma Apotek no.-12dan no.* menyediakan pelayanan seperti pelayanan pengantaran obat ke pasien, dokter 5isit dan retur barang $sarat dan ketentuan berlaku%.!elain itu, setiap pasien yang datang mendapatkan secara gratis membership Kimia Farma Apotek.Kartu member ini bisa digunakan di Apotek Kimia Farma seluruh 8ndonesia. Keuntunan dari kartu member ini pasien akan mendapatkan akumulasi poin setiap kelipatan 7p 1=.===,, dimana poin tersebut dapat ditukarkan dengan produk Kimia Farma. Keuntungan yang didapat berikutnya adalah kartu member ini juga bisa menjadi medical record, sehingga apabila pasien lupa akan obat yang dikonsumsi bisa dilihat pada data member. !ecara umum setiap karya(an Kimia Farma Apotek no.-12 dan no.* memiliki tanggungja(ab yang sama terhadap pelayanan, administrasi dan
keuangan. ang membedakan adalah ke(enangan profesi yang berkaitan dengan aspek legal. f. Pengendalian #erdasarkan Permenkes -* tahun =1, pengendalian bertujuan untuk menghindari terjadinya kelebihan, kekurangan, kekosongan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan serta pengembalian pesanan. Pengendalian yang dilakukan di Apotek Kimia Farma No. -12No.* antara lain/ 1% Kartu !tok Kartu stok digunakan sebagai catatan manual untuk mengetahui (aktu, jumlah dan petugas yang melakukan pemasukanpengeluaran obat.Kartu stok ini diletakkan di masingmasing kotak obat.Pencatatan kartu stok dilakukan secara langsung pada saat ada penambahan maupun pengurangan jumlah obat.Kartu stok disini berfungsi untuk memantau ketersediaan obat dan dapat dijadikan media penelusuran bila terjadi ketidaksesuaian data stok obat $0ampiran 6%.Namun hal ini sering terlupa terutama pada saat Apotek ramai sehingga banyak ketidakcocokan antara jumlah fisik barang dan jumlah yang tertera pada kartu stok. ! "andom Sampling "andom Sampling merupakan suatu metode pemantauan barang dengan melakukan pencocokan jumlah stok fisik barang dengan jumlah stok barang yang ada di komputer. "andom Sampling dilakukan setiap hari dengan melakukan sampling minimal 1= jenis obat. !emua Petugas Kimia Farma Apotek no.-12diberikan tanggung ja(ab terhadap semua lemari obat sedangkan diapotek Kimia Farma No.* setiap lemari obat sudah ada masing < masing penanggungja(abnya yang melakukan pemantauan setiap hari.Fungsi uji sampling yaitu untuk menjaga agar stok selalu terkontrol dengan baik sesuai dengan antara jumlah stok fisik dengan jumlah stok komputer. #! Stock Opname Kegiatan stock opname merupakan suatu kegiatan pemeriksaan terhadap persediaan barang sebagai salah satu bentuk penga(asan Apotek yang dilakukan
untuk mengetahui kesesuaian jumlah barang yang tersedia secara fisik dengan jumlah barang yang tercatat. Kimia Farma Apotek no.-12dan no. * melakukan stock opname setiap - bulan sekali. +ujuan dari stock opname antara lain/ a% &enghitung jumlah fisik barang yang ada di stok untuk dicocokkan dengan data transaksi pada komputer. 9al ini berguna untuk mendeteksi secara dini adanya kehilangan barang. b% &endata barangbarang yang kadaluarsa atau mendeteksi (aktu kadaluarsa $untuk barang yang kadaluarsa dipisahkan dengan barang lain kemudian dibuat laporannya tersendiri%. c% &endeteksi barangbarang slo$ mo%ing dan fast mo%ing . Obatobat yang akan mendekati (aktu kadaluarsa akan dilakukan pencatatan dan akan dipajang agar menjadi perhatian sehingga menjadi prioritas untuk dikeluarkan lebih dahulu $0ampiran 1=%. 'ntuk mencegah kerugian obat obattersebut dapat dikembalikan ke P#F sesuai dengan perjanjian.Pengembalian ke P#F biasanya - $tiga% bulan sebelum obattersebut ?" dan barang dalam kondisi utuh. "alam pelaksanaan stock opname perlu disusun panitia pelaksana serta berita acara pelaksanaan.+ugas panitia dalam pelaksanaan stock opname antara lain/ a% &emastikan seluruh transaksi penerimaan barang $entry pembelian, import penerimaan% maupun pengeluaran $penjualan kredit, droping barang% sampai dengan akhir bulan sudah dilakukan entry. b% &emastikan tidak ada fisik barang dagangan yang terle(atkan dalam proses perhitungan. c% &emastikan kesesuaian status barang dagangan yang di opname fisik, apakah konsiyasi atau bukan konsiyasi. d% &emastikan kesesuaian status barang dagangan yang diopname, apakah baik, rusak atau kadaluarsa. e% &elakukan entry hasil perhitungan opname fisik barang dagangan. f% &elaporkan hasil opname fisik barang dagangan berupa cetakan detail barang perdagangan.
g% &elakukan koordinasi dengan petugas kompilasi opname fisik barang dagangan di #isnis &anager untuk memastikan data telah diterima secara utuh dan sesuai dengan data yang ada di Apotek. 9asil stock opname Kimia Farma Apotek no.-12 dan no. * dipertanggungja(abkan kepada #isnis &anager ogyakarta. g. Pelaporan Pelaporan penggunaan obatyang dilakukan Kimia Farma Apotek no.-12 dan no.* keduanya samaantara lain laporan penggunaan narkotika dan psikotropika. 9al ini sesuai dengan '' No. -* pasal 1 ayattahun ==6 dan '' No. * tahun 1663 yang menyatakan ke(ajiban Apotek membuat laporan pemasukan dan pengeluaran psikotropika dan narkotika. 0aporan penggunaan na rkotika meliputi/ 1% 0aporan penggunaan sediaan jadi narkotika % 0aporan penggunaan bahan baku narkotika -% 0aporan khusus penggunaan morfin dan petidin 0aporan pengeluaran morfin dan petidin dibuat khusus, terpisah dari laporan narkotika.Penyusunan laporan dilakukan oleh asisten apoteker yang telah ditunjuk.0aporan ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek $APA% disertai namaterang, surat iEin kerja dan cap apotek. Pelaporan dilakukan sebulan sekali dan laporan akan disampaikan paling lambat setiap tanggal 1= bulan berikutnya. "alam pelaksanaan akti5itas pelaporan narkotika dan psikotropika, "irektorat Benderal #ina Kefarmasian dan Alat Kesehatan menggunakan sistem pelaporan dalam bentuk soft$are yaitu !istem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika $!8PNAP% yang
#potek melakukan registrasi pada aplikasi SP0#P Dinkes $ab/$ota melakukan approval diakses
secara
online
dengan
alamathttp/(((.sipnap.binfar.depkes.go.id.
&ekanisme pelaporan psikotropika sama dengan pelaporan narkotika. !elain dalam bentuk pelaporan secara online, laporan narkotika dan psikotropika juga dicetak dalam bentuk hardcopy.
#potek melakukan pelaporan setiap bulan #potek akan menerima email user dan pass%ord dari siste
Proses veri1kasi oleh $emen$es
Dinkes $ab/$ota maupun Dinkes Provinsi mengakses laporan dan melakukan pembinaa
Gambar &.Alur Pelaporan )arkotika dan Psikotropika
%. Pe$'elolaa$ Resep Ada macam jenis resep di Kimia Farma Apotek no.-12antara lain resep tunai dan resep kredit begitu juga dengan Kimia Farma Apotek no.*.7esep kredit merupakan permintaan obat yang ditulis oleh dokter instansi atau perusahaan untuk pasien dari instansi atau perusahaan yang bersangkutan dan telah mempunyai perjanjian dengan Apotek dimana pembayaran dilakukan dalam jangka (aktu tertentu yang telah disetujui sesuai dengan kesepakatan lainnya."alam pelaksanaan pelayanan resep Kimia Farma Apotek selalu berpedoman terhadap enam langkah prosedur layanan resep sebagai berikut/ a. Penerimaan resep 1% Pemeriksaan keabsahan dan kelengkapan resep Nama, alamat, No. !8P, tanda tanganparaf dokter • Nama obat, dosis, jumlah dan aturan pakai. • % Pemberian nomor resep -% Penetapan harga % Pemeriksaan ketersediaan obat b. Perjanjian dan pembayaran 1% Pengambilan obat semuasebagian % Adatidaknya pengambilan obat atas persetujuan pasiendokter -% Pembayaran tunaikredit % ;alidasi dan penyerahan nomor resep *% Pembuatan kuitansi dan salinan resep c. Peracikan 1% Penyiapan etiketpenandaan obat dan kemasan % Peracikan obat $hitung dosis, timbang, campur, kemas% -% Penyajian hasil akhir peracikan d. Pemeriksaan akhir 1% Kesesuian hasil peracikan dengan resep % Kesesuaian salinan resep dengan resep asli -% Kebenaran kuitansi e. Penyerahan obat dan pemberian informasi 1% Penyerahan obat harus disertai dengan penjelasan informasi tentang/ Nama obat, bentuk dan jenis sediaan, dosis, jumlah dan aturan pakai. • :ara penyimpanan • ?fek samping yang mungkin timbul dan cara mengatasi • % +anda terima pasien f. 0ayanan purna jual 1% Komunikasi dan informasi setiap (aktu % Penggantian obat bila diperlukan Prosedur pelayanan resep kredit dan tunai tidak berbeda kecuali pada pemberian harga dan pembayarannya. "imana untuk resep kredit pasien tidak membayar secara langsung tapi cukup menunjukkan kartu identitas kepega(aian kepada petugas Apotek dan
memenuhi administrasinya.'ntuk penjualan kredit yang telah dihargai akan dikalkulasi berdasarkan masingmasing instansi bersangkutan yang selanjutnya akan dilakukan penagihan pada saat jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati.
Penerimaan /ese
/esep 0unai
/ese Kredit
Pemeriksaan kelengkapan administrasinya dan diberi harga
Pemeriksaan kelengkapan administrasinya
Pasien membayar dikasir dan diberi nomor resep
Pemberian nomor urut
Ba ian Peracikan
Obat Paten
Obat /acikan
Pemberian Etiket
Pemeriksaan Kesesuaian Obat
Penyerahan Obat
Obat diterima oleh pasien1pelanggan dan diberi in!ormasi obat dan konseling
/esep disimpan petugas
Gambar ".Alur pelayanan penerimaan resep
>aktu tunggu pelayanan resep sekitar 1* menit untuk penyiapan resep non racikan dan untuk penyiapan obat racikan -= menit tetapi hal ini tidak bakukarena harus mempertimbangkan jenis dan jumlah racikan. +etapi untuk penyiapan resep non racikan
apabila (aktu pelayanan lebih dari 1* menit maka akan ada potongan harga sehingga pada saat pemberian obat harus disertai dengan 5alidasi (aktu pemberian obat. 7esep asli dikumpulkan berdasarkan tanggal yang sama dan diurutkan berdasarkan nomor resep. 7esep yang berisi narkotika dan psikotropika dipisahkan dengan resep umum.7esep yang mengandung narkotika digarisba(ahi dengan tinta merah.7esep dibendel sesuai dengan tanggal, bulan, tahun, kelompok resep $resep umum, resep narkotika dan psikotropika%, dan disimpan ditempat yang telah ditentukan.Pengelolaan resep di Kimia Farma Apotek -12 dan * secara umum telah berjalan dengan baik.Penyimpanan bendel resep di Apotek yang dilakukan secara berurutan dan tera tur agar memudahkan petugas bila dikemudian hari diperlukan penelusuran resep. +ata cara pemusnahan resep di Kimia Farma Apotek telah sesuai dengan Keputusan &enteri Kesehatan 8ndonesia No. 4=&enKes;1641 tentang Ketentuan dan +ata :ara Pengelolaan Apotek antara lain/ a. 7esep yang terkumpul akan disimpan sekurangkurangnya selama - tahun. b. 7esep yang telah disimpan dalam jangka (aktu - tahun dapat dimusnahkan. c. Pemusnahan resep dilakukan dengan cara dibakar disaksikan oleh petugas Apotek disertai dengan adanya berita acara pemusnahan. #erita acara pemusnahan dikirimkan ke "inas Kesehatan Kota dengan tembusan #alai #esar Penga(as Obat dan &akanan "aerah.
!. A#mi$istrati- Pengelolaan administrasi di Apotek Kimia Farma Palagan No.-12 dan @odean No. * sudah memakai system komputerisasi. !emua harga obat atau barang sudah tercantum semua di komputer. Komputer di Apotek Kimia Farma selalu online.Kegiatan administrasi yang dilakukan Apotek Kimia Farma No. * dan No. -12 hanya berupa administrasi harian dalam bentuk pembuatan laporan harian baik penjualan tunai maupun kredit, penyerahan #P#A ke #isnis &anager serta memasukkan data resep tunai maupun kredit. Adapun administrasi yang dilakukan apotek no.-12 dan No.* yaitu / a. #uku pencatatan narkotika dan buku pencatatan psikotropika
#uku pencatatan untuk obat narkotika dan psikotropika di Apotek Kimia Farma No.-12 ini dilakukan oleh salah satu asisten apoteker yang bernama essi, yang diberi tanggung ja(ab untuk membuat jurnal laporan pengeluaran dan pemasukan obat < obat narkotika dan psikotropika yang berisi nama obat, saldo a(al, jumlah, tujuan pemakaian, dan saldo akhir. Pelaporan ini sudah dilakukan dengan baik. Pelaporan penggunaan obat narkotika dilakukan setiap bulan, dibuat rangkap lima dan ditujukan kepada Kepala "inas Kesehatan $KotaKabupaten ogyakarta% dengan tembusan kepada Kepala "inas Kesehatan Pro5insi "aerah 8stime(a ogyakarta $"8%, Kepala #alai Penga(asan Obat dan &akanan $#PO&% Pro5insi "8 dan Penanggungja(ab Narkotika dan Obat #erbahaya P+. Kimia Farma di Bakarta, serta sebagai arsip apotek. 0aporan tersebut ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek dan dicap apotek.0aporan obat narkotika dan psikotropika dapat dilihat pada lampiran 11. b. Pencatatan Permintaan dan Penerimaan #arang. #on Permintaan #arang Apotek $#P#A% berupa kebutuhan barang Apotek akan dibendel berdasarkan bulan. #arang yang diterima oleh Apotek akan dicatat berdasarkan surat pesanan dan faktur pembelian barang sebagai bukti penerimaan barang Apotek. Pencatatan dilakukan setiap barang datang dari P#F atau #& dengan disertai faktur pembelian. #ukti penerimaan barang Apotek beserta faktur dilaporkan ke 'nit #isnis &anager ogyakarta sebagai bukti bah(a Apotek Kimia Farma No.*dan No. -12 telah menerima barang sesuai surat pesanan atau #P#A yang telah diajukan. c. Pencatatan "efecta #uku "efecta di Apotek Kimia Farma -12 dan * ini dilakukan oleh semua !"& yang mengetahui dan mengecek stok obat yang sudah habis dan hampir habis.Pencatatan stok yang habis pada buku defecta ini sudah berjalan baik, karena !"& selalu rutin mengecek dan mencatatnya.!ehingga segera dipesan agar dapat tersedia secepatnya sebelum stok habis. d. Pencatatan !tok #arang $Kartu !tok%
#potek $imia &arma "'( dan 2 melakukan pencatatan berupa pencatatan jumlah barang yang masuk dan jumlah barang yang keluar serta jumlah barang yang masih tersedia di apotek!Pada
umumnya pencatatan stok barang dilakukan dengan mengisi kartu stok yang tersedia pada setiap rak obat!Pencatatan ini dilakukan oleh seluruh SDM di apotek!+etapi penggunaan kartu stokdi apotek ini belum dilakukan secara maksimal, karena masih ada yang lupa dan tidak melakukan pemotongan kartu stok.sehingga terjadi ketidaksesuaian data stok obat.
0amun dengan adanya sistem komputerisasi di mana setiap data penjualan dan penerimaan barang dimasukkan kembali setiap harinya
ke
dalam
komputer,
maka
secara
otomatis
akan
mengurangi atau menambah stok masing3masing jenis barang, sehingga terdapat data base mengenai jumlah stok obat di apotekyang dapat digunakan sebagai alat kontrol selain kartu stok! e. Pencatatan 7ekap 7esep Perekapan resep dilakukan setiap hari, di mana resep dikumpulkan dan dipisahkan berdasarkan tanggal dibuat atau dikeluarkannya resep.7esep asli beserta struk harga obat disimpan sebagai arsip. 'ntuk pencatan rekap resep ini dilakukan sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku oleh !"& apotek ini seperti untuk resep yang mengandung obatobat golongan narkotika dan psikotropika sudah direkap secara terpisah, dan diberi tanda, yang akan digunakan untuk keperluan pembuatan laporan penggunaan narkotika dan psikotropika serta pemisahan antara resep kredit dan tunai. f. 0aporan !tock Opname !tock opname adalah pemeriksaan jumlah dan kondisi fisik barang. Apotek Kimia Farma -12 dan * melakukan stock opname setiap tiga bulan. "an laporan stock opname ini sudah dilakukan oleh !"& apotek dengan baik. Pemeriksaan dilakukan untuk mengecek apakah jumlah fisik barang sesuai dengan form record kartu stok atau data di komputer. g. #uku pencatatan pelanggan yang telah memiliki member card Kimia Farma. #uku ini berisi nama, alamat, tanggal lahir dan nomor telepon dari pelanggan yang bersedia dibuatkan member card Kimia Farma. h. 0aporan Keuangan 0aporan keuangan berfungsi sebagai pemberi informasi kepada pengelola atau pemilik apotek mengenai perubahanperubahan yang terjadi pada unsurunsur kekayaan $neraca% yang dimiliki apotek pada a(al dan akhir kegiatan apotek, karena
adanya transaksi jual beli. 0aporan yang ada di Apotek Kimia Farma No.* dan No. -12 yaitu / 1% #uku !etoran Kas Apotek #erisi jumlah penerimaan uang yang berasal dari penjualan obat dengan resep dokter dan tanpa resep dokter, penjualan alat kesehtan dan dari bagian s(alayan. Buga jumlah uang yang dikeluarkan untuk kepentingan operasional. 9asil penjualan dikurangi pengeluaran adalah jumlah uang yang disetorkan ke bagian administrasi keuangan untuk dimasukan ke bank yang ditunjuk, disertai dengan buku setoran kasir apotek. Penyetoran dilakukan keesokan harinya setelah shift terakhir. % 0aporan 8khtisar Penjualan 9arian $08P9% 08P9 berisi rincian penerimaan uang di apotek yang berasal dari penjualan obat dan perbekalan kesehatan lainnya baik melalui resep atau non resep $'P"!%, yang selanjutnya dilaporkan ke &usiness 'anager ogayakarta. "alam 08P9 terdapat penjualan tunai, penjualan kredit, pengeluaran, dan total peneri maan setelah dikurangi pengeluaran.
. Sumber Da)a Ma$usia /SDM0 Apotek Kimia Farma No.-12 dan No. * dikepalai oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek $APA% yang juga bertugas sebagai &anajerApotek Pelayanan $&AP%."alam melakukan
pelayanan
kefarmasian, APA dibantu
oleh Apoteker
Pendamping.APA
memba(ahi super5isor yang menga(asi bagian layanan farmasi dan s(alayan farmasi. #agian layanan farmasi ditangani oleh asisten apoteker yang memba(ahi juru resep sedangkan bagian s(alayan farmasi ditangani oleh asisten apoteker yang memba(ahi petugas 9; (Hand )erkoop!*O+, (O%er +he ,ounter!. 'ntuk efisiensi dan efekti5itas kerja, diterapkan pembagian tugas dan tanggung ja(ab di setiap bagian sebagai berikut / 1.
Apoteker Pengelola Apotek $APA% Apotek Kimia Farma No. -12 Palagan ini dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola
Apotek yang bernama +enti 9era(ati !.Farm.,Apt dan Prihastuti !.Farm.,Apt sebagai Apoteker Kimia Farma No. *. Apotek Pengelola Apotek ini tentunya telah memenuhi syarat sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu memiliki !urat 8jin Praktek Apoteker $!8PA% dan !urat 8jin Apotek $!8A%.APA bertanggung ja(ab penuh terhadap semua kegiatan yang terjadi di apotek, baik di bidang teknis kefarmasian $seperti kegiatan pelayanan kefarmasian%
maupun
ketenagakerjaan%.
nonteknis
kefarmasian
$bidang
administrasi
dan
bidang
. Apoteker Pendamping Apoteker pendamping bertanggung ja(ab atas pelaksanaan tugas APA.Kimia Farma -12 dan * ini hanya memiliki 1 orang Apoteker Pendamping. "alam setiap shiftnya diapotek harus terdapat apoteker, tetapi apoteker pendamping di apotek Kimia Farma Palagan ini hanya ada 1 untuk apotek yang jam bukanya jam dan hanya ada pada shift pagi yang bersamaan dengan Apoteker Pengelola Apotek sehingga Apoteker Pengelola Apotek beban kerja lebih berat yaitu harus mengisi pada jam < jam tersebut. !edangkan di Apotek Kimia Farma * Apoteker Pendamping sudah bergantian shift dengan Apoteker Pengelola Apotek +ugas Apoteker pendamping yaitu / a% &elakukan pelayanan kefarmasian b% &elayani permintaan obat bebas, obat bebas terbatas, dan permintaan resep dokter, mulai dari penerimaan resep, skrining resep, pemberian harga resep, dispensing , penulisan etiket sampai dengan penyerahan obat. c% &elakukan pemesanan serta pembelian obat kecuali obat narkotika dan psikotropika dan bahan habis pakai apotek secara berkala kepada P#F. d% &enandatangani faktur obat yang masuk setiap harinya dan mengentry faktur kedalam computer. e% &engatur, mengontrol dan menyusun obat pada tempat penyimpanan obat. f% &embuat salinan resep dan kuintasi bila dibutuhkan. +erlepas dari tugas Apoteker Pengelola Apotek dan Apoteker Pendamping, secara umum di Kimia Farma Apotek seorang Apoteker berfungsi sebagai Profesional, &anajer, dan Kepala +oko $7etailer%.Apoteker sebagai Profesional mengacu kepada @FP $@ood Farmasis Practice% yang menjalankan pekerjaan kefarmasian sesuai dengan peraturan perundang < undangan yang berlaku. Apoteker sebagai manajer artinya Apoteker memba(ahi segala operasional yaitu memimpin, melakukan ser5ice ecellence,serta melakukan pelayanan yang cepat dan ramah. !edangkan Apoteker sebagai Kepala +oko $7etailer% artinya Apoteker (ajib tahu atau memahami bagaimana alur penataan obat di apotek sehingga dapat melayani dengan baik.Kimia Farma Palagan ini hampir setiap shift sudah ada Apotekernya. -. !uper5isor !uper5isoradalah seorang asisten apoteker yang sudah senior yang bertanggung ja(ab langsung kepada Apoteker Pengelola Apotek.!uper5isor ini juga merupakan koordinator yang memba(ahi asisten apoteker dan non asisten apoteker. +ugas super5isordiapotek adalah/
a
&embantu Apoteker Pengelola Apotek melakukan pengontrolan dan menga(asi kelancaran arus barang yang masuk dan keluardan pengadaan barang untuk apotek.
b
&engoordinasi dan menga(asi kerja para pega(ai apotek, termasuk mengatur jad(al kerja, pembagian tugas dan tanggung ja(ab terhadap persediaan obat.
c
#ertanggung ja(ab atas kelancaran pada tiap shift dinas.
. Asisten Apoteker Asisten Apoteker di Kimia Farma No. -12 Palagan berjumlah * orang yang sudah termasuk super5isor.!edangan Asisten Apoteker di Apotek Kimia Farma No.* @odean berjumlah
-
orang.Asisten
apoteker
bertanggung
ja(ab
langsung
kepada
super5isorpelayanan. +ugas asisten apoteker adalah sebagai berikut/ a
&engatur, mengontrol, dan menyusun penyimpanan obat dan perbekalan farmasi lainnya sesuai dengan bentuk dan jenis barang yang disusun secara farmakologi, bentuk sediaan, dan alfabetis.
b
&enerima resep dan memeriksa kelengkapan resep sesuai dengan peraturan kefarmasian $diba(ah penga(asan APA atau Apoteker%.
c
&emeriksa ketersediaan obat dan perbekalan farmasi lainnya berdasarkan resep yang diterima.
d
&eracik obat sesuai dengan resep dokter antara lain menghitung dosis obat untuk racikan dan menimbang bahan. Asisten Apoteker meracik apabila juru resep $reseptir% sedang tidak ada.
e
&embuat kuitansi dan salinan resep untuk obat yang hanya diambil sebagian, resep diulang $iter % dan bila diperlukan pasien.
f
&enyerahkan obat kepada pasien yang dilengkapi dengan informasi
g
&encatat masuk dan keluarnya obat pada kartu stok barang.
*. Buru 7esep $+enaga Non Kefarmasian% Buru resep bertugas membantu apoteker maupun asisten apoteker dalam menyiapkan obat dan perbekalan kefarmasian lainnya di ba(ah penga(asan asisten apoteker.Buru resep diapotek Kimia Farma -12 dan * berjumlah orang yang dibagi untuk shift siang dan shift malam. +ugas juru resep antara lain sebagai berikut/
a
&embantu asisten apoteker dalam menyiapkan obat, mengerjakan obatobat racikan yang telah disiapkan asisten apoteker sesuai dengan sediaan yang diminta.
b
&emberikan pelayanan penghantaran obat, apabila obat tidak dapat diserahkan pada (aktunya.
c
&enjaga kebersihan peralatanbotolkemasan yang dipergunakan dalam peracikan.
2. Petugas Kebersihan Petugas kebersihan di apotek * dan -12 berjumlah 1 orang dan mempunyai tanggung ja(ab untuk menjaga kebersihan dan kerapihan di lingkungan apotek termasuk sarana apotek seperti etalase, rak obat dan lainlain. Petugas kebersihan ini hanya bekerja pada shift pagi sedangkan untuk shift siang dan malam biasanya juru resep yang sesekali ikut membantu membersihkan lingkungan apotek.
"alam setiap pergantian shift , petugas Apotek bertanggung ja(ab untuk melaporkan hasil penjualan dalam bentuk setoran untuk selanjutnya perlu di5alidasi. ;alidasi merupakan proses pengecekan data transaksi dari hasil entry, dilakukan terhadap semua transaksi baik tunai maupun kredit. ;alidasi dilakukan setiap hari dan dikirim ke #isnis &anager. 'ntuk !"& di apotek Kimia Farma -12 dan * sudah baik dalam mengelola apotek, hanya
saja
untuk
Apotek
Kimia
Farma
No.-12
perlu
diadakannya
pembagian
penanggungja(ab dari masing < masing pembagian jenis obat, karena hanya penanggung ja(ab obat narkotika saja yang sudah ada namun untuk penanggungja(ab obat < obat yang lainnya belum ada pembagiannya. 'ntuk petugas kasir diapotek Kimia Farma -12, semua !"& apotek berperan sebagai kasir dan tidak ada pembagian !"& khusus untuk bagian kasir ini. !edangkan diapotek Kimia Farma * Apotek, seorang Asisten Apoteker merangkap sebagai petugas kasir dan administrasi.!etiap Asisten Apoteker mendapatkan tanggung ja(ab dalam menjalankan tugas administrasi seperti laporan narkotika, laporan psikotropika, laporan penjualan dan lainlain.
B. Perpa,akan
#potek $imia &arma merupakan apotek jaringan yang dalam system pembayaran pajaknya dilakukan secara khusus!Pengurusan perpajakan seluruh Apotek Kimia Farma ditangani oleh bagian administrasi pajak di #isnis &anager
ogyakarta.#agian administrasi pajak bertugas untuk mengurus seluruh administrasi pajak yang ada di #isnis &anager (ilayah ogyakarta antara lain/ 1. &elakukan pencatatan surat setoran pajak yang belum dan sudah diterima ke dalam !P+ dan penyusunan laporan perpajakan bulanan, untuk mendukung pemberian informasi uang aliran mengenai perpajakan perusahaan. . &elakukan rekapitulasi perhitungan total nilai pajak perhitungan yang harus dibayarkan oleh perusahaan, untuk mendukung pemberian informasi total nilai pajak secara tepat dan akurat. -. &elakukan perhitungan nilai pajak penghasilan atas se(a, kontrak dan perpanjangan, pembayaran jasa yang digunakan, untuk mendukung pemberian informasi nilai pajak secara tepat dan akurat. . &empersiapkan kelengkapan formulirformulir pajak dari kantor Pajak sebelum diserahkan kepada Kantor Pelayanan Pajak Negara dan "aerah, untuk mendukung kelancaran proses pembayaran pajak. *. &elaksanakan kegiatan administrasi dan kearsipan fakturfaktur standart dan formulir pajak bulanan, untuk memudahkan pengecekan, penga(asan dan pencarian informasi lebih lanjut di masa mendatang
Pajak yang ditangani #isnis &anager ogyakarta antara lain/ 1. Pajak Pertambahan Nilai $PPN% #erdasarkan lembaga pemungutnya Pajak Pertambahan Nilai termasuk dalam pajak pusat.Pajak pusat adalah pajakpajak yang dikelola oleh "irektorat Benderal Pajak.PPN adalah pajak yang dikenakan atas konsumsi #arang Kena Pajak atau Basa Kena Pajak.#esarnya PPN dibayar setiap bulannya dihitung dengan cara perhitungan pajak keluaran dikurangi pajak masukan $PKP&%. a. Bika total hasil PKP& G = maka nilai tersebut disetorkan ke Kas Negara b. Bika total hasil PKP&Hnol, maka !P+ masa PPN bulan bersangkutan diisi Nihil dan tetap dilaporkan. c. Bika total hasil PKP& I = maka nilai tersebut dimintakan restitusi dari Kantor Pajak. 7ekapitulasi pembayaran PPN dilakukan terpusat di #isnis &anager, dimana #& akan merekapitulasi PPN seluruh Apotek Kimia Farma ogyakarta. #& akan melakukan penyampaian !P+ dilakukan secara online melalui e!P+. Kemudian Kimia Farma Pusat akan merekapitulasi PPN dari seluruh #& di 8ndonesia. #atas (aktu pembayaran PPN adalah tanggal 1= bulan berikutnya. /ekapitulasi Pa,ak %asukan dan Pa,ak Keluaran selama * bulan
Pensortiran
Import ke Program e2SP0
/ekaputulasi Pusat
Gambar 2.Alur Pa,ak Pertambahan )ilai
. Pajak Penghasilan$PPh%pasal 1. Pajak penghasilan pasal 1 dikenakan pada pega(ai tetap maupun pega(ai kontrak.!ama seperti PPN, PPh pasal 1 termasuk dalam pajak yang dikelola oleh pusat. #isnis &anager ogyakarta hanya bertugas merekapitulasi PPh pasal 1 yang harus dibayarkan, yang kemudian akan dilakukan rekapitulasi di pusat. Pajak PPh 1 dibayar setiap bulannya dan secara teori akan memotong gaji setiap karya(an, tetapi untuk Kimia Farma Apotek PPh 1 ini tidak dipotongkan dari penghasilan karya(an, melainkan perusahaan yang menanggung. "engan syarat setiap karya(an harus memiliki NP>P.Kemudian untuk pajak penghasilan perusahaan dihitung dengan cara menggabungkan semua omset apotek seluruh 8ndonesia, kemudian dibayarkan oleh pusat ! -. Pajak reklame, in5entaris dan pajak bumi dan bangunan Pajak 7eklame termasuk pajak daerah dimana pajak yang dikelola oleh Pemerintah "aerah baik di tingkat Propinsi maupun KabupatenKota."asar pengenaan pajak reklame adalah Nilai !e(a 7eklame $N!7%.Nilai se(a reklame di hitung berdasarkan/ a. Benis b. 'kuran c. 0ama penyelenggaraan Pajak reklame, pajak in5entaris serta pajak bumi dan bangunan dibayarkan keseluruhannya di #& ogyakarta. !eolah < olah #& yang bayar, sebenarnya merupakan biaya operasional outlet masing < masing. +arif pajak sebesar *C dari N!7. #isnis &anager akan mengisi blanko !urat !etoran Pajak "aerah $!!P"%. !!P" disatukan dengan berkas permohonan dan diserahkan ke Kantor Pelayanan Pajak "aerah.
C. Pelayanan KIE dan Pharmaceutical Care
Pelayanan K8? dan -harmaceutical care sangat diperlukan dengan adanya perubahan orientasi pengobatan di bidang farmasi dari product oriented menjadi patient oriented serta merupakan tugas seorang Apoteker guna tercapainya efek terapi. Pelayanan K8? dan -harmaceutical care juga membantu Apoteker dalam memberikan suatu pengobatan s(amedikasi kepada pasien $pengobatan sendiri% untuk penyakitpenyakit yang masih bisa diobati sendiri oleh pasien.+ingkat pengetahuan pasien mengenai obat khususnya mengenai penggunaan obat yang lebih rasional dapat ter(ujud sehingga masyarakat lebih bijak dalam menggunakan obat. #anyak masyarakat yang belum mengerti dan memahami cara menggunakan obat yang benar dan aman sehingga terkadang terjadi kegagalan terapi. Pelaksanaan K8? di apotek Kimia Farma no. -12 dan no. * ini masih kurang optimal, hal ini disebabkan adanya keterbatasan tenaga dan (aktu apoteker yang tersedia. Apotek Kimia Farma No. * dan No. --2 mempunyai tempat untuk melakukan konseling antara Apoteker dengan pasien yaitu disebelah kanan meja administrasi dilakukan ditempat penyerahan obat.Konseling bertujuan untuk meningkatkan pemahaman pasien tentang obat dan pengobatan agar pasien terhindar dari penggunaan obat yang salah sehingga tujuan terapi dapattercapai.Akan tetapi kegiatan konseling belum berjalan dengan baik terkait dengan banyak kendala yang dihadapi. 9al ini disebabkan karena pasien tidak sabar dan memilih berdiri serta kebanyakan pasien lebih memilih untuk bertanya langsung dengan Asisten Apoteker yang ada di bagian administrasi mengenai informasi dan cara penggunaan obat. !arana yang belum dimiliki oleh Apotek Kimia Farma No. * dan No. -12 terkait kegiatan konseling adalah ruang konseling dan penggunaan formulir konseling pasien di Apotek Kimia Farma -12 dan * saat ini sudah tidak berjalan. Adapun formulir konseling pasien dapat dilihat pada lampiran 1. 7uang khusus konseling merupakan sarana yang diperlukan untuk menunjang pelayanan kefarmasian yang optimal sehingga perlu dipertimbangkan penyediaan sarana tersebut di masa mendatang dengan tetap mempertimbangkan kondisi Apotek seperti sumber daya Apoteker, pendanaan dan ruangan. "an sebaiknya formulir ini digunakan kembali pada proses konseling agar lebih berjalan optimal.
!edangkan -harmaceutical ,are diapotek Kimia Farma -12 dan * ini sudah cukup baik dalam implementasinya baik dalam menggali informasi penggunaan obat oleh seluruh !"& apotek dan Apoteker di apotek ini juga sudah melakukan identifikasi masalah penggunaan obat yang digunakan oleh pasien. !alah satu implementasi -harmaceutical ,are adalah Pelayanan
8nformasi Obat
$P8O%. P8O di Apotek Kimia Farma No. * dan No. -12 diberikan oleh Apoteker kepada pasien pada saat penyerahan obat baik untuk pasien dengan resep dokter maupun pasien s(amedikasi.P8O dilakukan untuk mengurangi penyalahgunaan dan salah penggunaan obat, meningkatkan kepatuhan pasien dan meningkatkan keberhasilan terapi.8nformasi yang diberikan berdasarkan !tandar Prosedur Operasional Kimia Farma meliputi/ 1. Nama obat, bentuk dan jenis sediaan, dosis, jumlah dan aturan pakai. . :ara penyimpanan -. ?fek samping yang mungkin timbul dan cara mengatasi. Pasien yang datang untuk s(amedikasi atau melakukan pengobatan sendiri untuk penyakit ringan, di berikan pelayanan oleh Apoteker maupun AA di Apotek dia(ali dengan penggalian informasi. Penggalian informasi yang dilakukan seperti menanyakan apa keluhan yang dialami pasien, sudah berapa lama keluhan tersebut, bagaimana ri(ayat penyakit pasien sebelum menentukan pengobatan yang benar, tepat dan rasional untuk pasien.'ntuk mendukung kegiatan s(amedikasi atau melakukan pengobatan sendiri maka Apotek Kimia Farma juga memberikan pelayanan pembelian obattanpa resep melalui 'P"! $'paya Pengobatan
"iri
!endiri%
sesuai
dengan
Keputusan
&enteri
Kesehatan
No.
1132&?NK?!!KJ1666 tentang "aftar Obat >ajib Apotek No. -. !(amedikasi adalah suatu pera(atan sendiri oleh masyarakatterhadap penyakit
BAB $ KESI%P34A) A) SA/A) A. Kesimpulan
#erdasarkan Praktek Kerja Profesi Apoteker $PKPA% di Apotek Kimia Farma No. -12 Palagan ogyakarta dari tanggal 3 April < 3 &ei =1*, dapat disimpulkan bah(a/ 1
Peran, fungsi, dan tugas apoteker di apotek adalah sebagai retailer , manager , dan professional dalam menentukan kebijakan pengelolaan apotek serta melaksanakan fungsi penga(asan dan pengendalian semua komponen yang ada di apotek.
!eorang Apoteker Pengelola Apotek $APA% harus mampu menerapkan pengetahuan dan keahlian dalam bidang teknis kefarmasian maupun bidang non teknis kefarmasian. "imana pelaksanaanya memerlukan kerjasama antara APA dengan semua personel apotek.
-
Pengelolaan Apotek Kimia Farma -12 dan * yang meliputi kegiatan administrasi, manajemen keuangan, pengadaan, penerimaan dan pen yimpanan, penyalur perbekalan farmasi serta pelayanan kefarmasian terhadap pasien telah dilakukan dengan baik serta sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku.
Penyediaan perbekalan farmasi dan perbekalan kesehatan di Apotek Kimia Farma -12 dan * sudah dapat memenuhi permintaan pasien. 9al ini karenaApotek Kimia Farma merupakan Apotek jaringan yang memiliki banyak cabang sehingga dapat meminimalisir penolakan pelanggan.
*
Pengendalian perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma No.-12 dan No.* dilakukan dengan membuat laporan dan pencatatan menggunakan kartu stok barang, stock opname dan data base computer.
2
Apotek Kimia Farma merupakan apotek yang menetapkan budaya perusahaan yang merupakan nilai inti Perseroan $corporate 5alues% yang bernama 8 : A 7 ? $8nno5ati5e, :ustomer First, Accountability, 7esponsibility, dan ?coFrendly% yang menjadi acuan atau pedoman bagi Perseroan dalam menjalankan usahanya, untuk berkarya meningkatkan kualitas hidup dan kesehatan masyarakat.
3
"i apotek Kimia Farma semua transaksi penjualan melalui system komputerisasi.
4
Apotek Kimia Farma menerapkan konsep s(alayan farmasi dalam penjualan obat bebas $O+, % dimana perbekalan farmasi disusun berdasarkan farmakologi, bentuk sediaan dan alfabetis.
B. Saran
1
Perlunya dilaksanakannya kembali monitoring penggunaan dan efek samping obat yang tidak diinginkan berdasarkan -atient 'edication "ecord $ -'"%,yang dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan apotek dan menjaminkeberhasilan terapi yang sekarang sudah tidak lakukan
Apotek Kimia Farma -12 dibuat ruangan konseling untuk memenuhi salah satu aspek !tandar Pelayanan Kefarmasian sehingga kegiatan konseling bisa dilakukan dan diterapkan sesuai dengan !tandar Pelayanan Kefarmasian.
