Makalah-apotek

APA
(Apoteker)

Fungsi Penjualan
( AA )

Asisten Apoteker / Juru resep

Fungsi Keuangan (kasir)

Fungsi Gudang
( AA )

Fungsi Pembelian
( AA )

Fungsi Pembukuan

Pembantu Umum

Pemilik Sarana Apotek (PSA)

Jenis Pengendalian

Implementasi SPO

- Fungsi Pembelian
- Fungsi Gudang
- Fungsi Pelayanan
- Fungsi Keuangan
- Fungsi Pembukuan

Pencapaian sasaran pada program kerja

- Fungsi Pembelian
- Fungsi Gudang
- Fungsi Pelayanan
- Fungsi Keuangan
- Fungsi Pembukuan

Sistim prosedur operasional

Sistim Pembelian

Sistim Gudang

Sistim Pelayanan

Sistim Keuangan

Sistim Pembukuan

17 " Page

Sistim prosedur operasional
Sistim Pembelian
Sistim Gudang
Sistim Pelayanan
Sistim Keuangan
Sistim Pembukuan
Jenis Pengendalian

Implementasi SPO

- Fungsi Pembelian
- Fungsi Gudang
- Fungsi Pelayanan
- Fungsi Keuangan
- Fungsi Pembukuan

Pencapaian sasaran pada program kerja

- Fungsi Pembelian
- Fungsi Gudang
- Fungsi Pelayanan
- Fungsi Keuangan
- Fungsi Pembukuan

MANAJEMEN APOTEK
APOTEK NAWI SEJAHTERA

Nama:
Bayyinah 108102000026
Dwi Nur Astria 108102000003
Kelas:
Farmasi VII A
Pembimbing:
Ibu Putri, S.Si, Apt

FAKULTAS KEDOKTERAN dan ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
DESEMBER 2011

PLANNING
Rencana di buat agar organisasi dapat mengarahkan dana dan sumber daya yang ada untuk mencapai suatu tujuan dan dapat di gunakan sebagai alat untuk memonitor semua kegiatan yang terjadi didalam suatu organisasi.
Apotek NAWI SEJAHTERA didirikan pada tanggal 1 November 2011 berdasarkan PP No.25 Tahun 1980, apotek dapat diusahakan oleh :
Lembaga atau intansi pemerintah dengan tugas pelayanan kesehatan di pusat atau di daerah.
Perusahaan milik Negara yang di tujukan oleh Negara.
Apoteker yang telah mengucapkan sumpah dan telah memperoleh izin kerja dari Mentri Kesehatan.
Apotek NAWI SEJAHTERA terletak di Jalan Permata Kuning No. 18A Yogyakarta. Diharapkan pendirian apotek akan berjalan dengan baik serta dapat memberikan pelayanan kefarmasian kepada masyarakat secara menyeluruh sehingga tercapai masyarakat yang sehat dan sejahtera. Apotek NAWI SEJAHTERA akan dikelola oleh Ibu Dwi Nur Astria, S.Far, Apt selaku Apoteker Pengelola Apotek dan Ibu Bayyinah, S.Far, Apt, selaku Pemilik Sarana Apotek di Apotek NAWI SEJAHTERA ini.
Visi dan Misi
Visi
Menjadi apotek yang menerapkan pelayanan kefarmasian yang bermutu, berkualitas dan terpercaya serta menguntungkan bagi konsumen dan karyawan.
Misi
Menyediakan obat, alat kesehatan serta perbekalan kefarmasian lainnya yang bermutu, berkualitas dan terjangkau oleh masyarakat.
Melaksanakan pelayanan kefarmasian yang tepat, cepat, ramah, informatif dengan memerapkan konsep Pharmaceutical care secara professional.

Maksud dan Tujuan
Apotek Nawi Sejahtera didirikan untuk memberikan pelayanan kefarmasian kepada masyarakat secara menyeluruh sehingga tercapai masyarakat yang sehat dan sejahtera. Tujuan pendiarian apotek Nawi Sejahtera adalah :
Sebagai tempat pengabdian profesi apoteker.
Melayani kebutuhan obat, bahan obat, alat kesehatan serta perbekalan farmasi
lainnya sesuai dengan kebutuhan masyrakat dengan berorientasi kepada kepentingan dan kepuasan pasien sebagai implementasi kompetensi profesi farmasis.
Memberikan dan menyediakan informasi, edukasi dan konsultasi kesehatan kepada masyarakat sehingga dapat meningkatkan pengetahuan masyarakat
tentang kesehatan, khususnya obat dan cara pengobatan yang tepat.

Lokasi
Pencarian lokasi apotek yang strategis sangat menentukan keberhasilan apotek dan erat hubungannya dengan aspek pasar yang dilakukan dengan :
Survey lokasi
denah lokasi

Menghubungi kelurahan untuk mendapatkan informasi mengenai penduduk antara lain :

Kepadatan penduduk
Apotek Nawi Sejahtera berada didaerah dengan kepadatan penduduk yang tinggi, dekat dengan kawasan perkantoran, sentra Bank swasta, hotel, pertokoan, dan perumahan penduduk.
Tingkat social dan ekonomi
Tingkat pendidikan masyarakat relative tinggi mengingat letak apotek Nawi Sejahtera yang berada di lingkungan perkantoran, pusat perbelanjaan, kampus, dan sekolah. Dengan demikian, tingkat kesadaran masyarakat akan pentingnya keselamatan cukup baik. Keadaan ekonomi secara relative cukup baik.
Pencatatan pelayanan kesehatan dalam batas radius 1-2 km :
1) Rumah Sakit Bethesda
2) Rumah Sakit Panti Rapih
3) Rumah Sakit Dr. Sardjito
4) Rumah Sakit di DKT Kota Baru
5) Rumah Sakit Bersalin Pura Raharja Kota Baru
6) Klinik Husada Kota Baru
Jumlah pesaing
Jumlah apotek sebagai pesaing adalah 3 yaitu : Wilujeng, Medistra, Kencana. Akan tetapi dengan melihat lokasi yang sangat strategis maka diharapkan apotek dapat bersaing dengan apotek lainnya.
Keamanan
Lingkungan apotek Nawi Sejahtera relative aman dan dekat dengan pos polisi dan kantor polisi.
Keterjangkauan
Lokasi apotek sangat mudah dijangkau karena terletak dipinggir jalan, bisa dijangkau dengan berbagai kendaraan umum. Apotek ini juga memiliki area parker yang cukup luas.

Peluang/Prospek Pemasaran
Kekuatan/Strength
Yang menjadi kekuatan kompetitif apotek baru yang akan didirikan adalah sebagai berikut :
Apotek dengan konsep layanan patient oriented yang berbasis layanan kefarmasian pharmaceutical care.
Letak/lokasi apotek berada di Jl.Jendral Sudirman yang ramai dilalui arus kendaraan dan mudah dijangkau dari segala arah.
Petugas apotek yang handal dan loyal, terdiri dari tenaga yang sudah berpengalaman dan tenaga-tenaga muda yang penuh semangat dan kreatif.
Apoteker yang selalu standby diapotek, siap memberikan layanan dan konsultasi seputar obat.
Kelemahan/Weakness
Merupakan apotek baru, belum dikenal oleh masyarakat, dan belum mempunyai langganan yang loyal.
Merupakan apotek swasta yang berdiri sendiri dan bukan suatu apotek jaringan atau warlaba.
Lokasi terletak dipertigaan lampu lalu lintas sehingga aksesnya sulit walaupun banyak dilewati oleh kendaraan.
Untuk menutupi kelemahan tersebut maka :
Nama apotek harus dibuat besar begitu juga dengan tulisan pada papan nama tersebut dengan neon box, tanda/marka apotek ditepi jalan
Disediakan parker yang luas dan gratis.
Peluang/Opportunity
Potensi daerah
Jumlah penduduk, terutama daerah terban dan kota baru ( sekitar lokasi apotek), cukup padat, sehingga menjadi sumber pelanggan apotek potensial.
Penduduk dengan latar belakang social yang beragam, sangat memungkinkan untuk menjadi pelanggan. Masyarakat golongan ini mempunyai daya beli lebih tinggi, karena itu apotek harus dikonsep sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi keinginan pelanggan seperti mereka.
Pendidikan dengan tingkat pendidikan yang cukup tinggi. Golongan masyarakat ini lebih kritis, lebih bisa menerima pikiran logis, dan mungkin.
Karena merupakan pusat perkantoran bank dan hotel, dapat dilakukan kerjasama. Dalam penyediaan obat bagi karyawan dengan menerapkan system "jemput bola" atau layanan antar jemput resep atau pembelian obat lainnya.
Ancaman/Threaths
Ancaman terutama dating dari competitor/pesaing yaitu apotek lain yang berada disekitar lokasi
Apotek wilujeng
Berada dilokasi yang banyak dikunjungi orang ( pom bensin ), tempat parkir sempit.
Apotek medistra
Lokasi strategis, terdapat praktek dokter, ada konseling obat, tempat parkir sempit, kelengkapan obat kurang.
Apotek kencana
Lokasi strategis, ada konseling obat, obat yang tersedia kurang lengkap, lokasi apotek yang sempit dan kurang nyaman.

Sumber Daya Manusia / Tenaga Kerja
Dalam menyelesaikan tugasnya Apotek NAWI SEJAHTERA tidak lepas dari kinerja para karyawan yang terlibat di dalamnya. Jumlah karyawan yang bekerja di Apotek Sehat ada 7 orang jumlah tersebut meliputi:
Apoteker Pengelola Apotek
Asisten Apoteker : 4 orang
Tenaga administrasi / obat bebas : 1 orang
Kasir : 1 orang
Pembantu umum : 1 orang
Masing-masing tenaga kerja mempunyai tugas, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peranannya di dalam apotek.
Studi Kelayakan
Bayyinah, S.Far, Apt. sebagai Pemilik Sarana Apotek mempunyai modal sebesar
Rp. 360.000.000
Dwi Nur Astria, S.Far, Apt sebagai Apoteker Pengelola Apotek

Modal

a. Modal tetap

- Perlengkapan penunjang (Mebeler, kulkas, TV, AC)
Rp. 30.000.000;
- Perlengkapan apotek
Rp. 20.000.000;
- Biaya perizinan
Rp. 2.000.000;
- Kendaraan
Rp. 7.000.000;
b. Modal Operasional
Rp. 121.000.000;
Cadangan modal
Rp. 20.000.000; +
Total Modal
Rp. 200.000.000;
2. Rencana anggaran pendapatan dan belanja tahun ke-1

a. Biaya rutin bulanan

1). Tenaga kerja

- Apoteker (1 orang)
Rp. 3.500.000;
- Asisten Apoteker (4 orang) @ Rp. 1.200.000
Rp. 4.800.000;
- Tenaga administrasi / penjualan bebas & Kasir (2 orang)
Rp. 1.600.000;
- Pembantu umum
Rp. 300.000; +

Rp. 10.200.000;

2). Biaya lain-lain

- Administrasi
Rp. 500.000;
- Listrik, telepon, wireless
Rp.1.500.000;
- Lain-lain
Rp. 500.000; +

Rp.2.500.000;

b. Biaya rutin tahun ke-1

1). Biaya bulanan 12 x Rp. 12.700.000;
Rp. 152.400.000;
2). Tunjangan hari raya (1 bulan gaji)
Rp. 10.200.000; +

Rp. 162.600.000;
3. Proyeksi Pendapatan

a. Pendapatan tahun ke-1

Pada tahun pertama dipromosikan resep masuk 15 lembar / hari dengan
harga rata-rata perlembar diperkirakan Rp. 75.000; dengan demikian
akan diperoleh pendapatan pada tahun pertama sebagai berikut :
- Penjualan resep tahun I (Keuntungan 35%)
(15 lembar x 26 hari x 12 bulan) x Rp.75.000;
Rp. 468.000.000;
- Penjualan bebas (Keuntungan 25%)
26 hari x 12 bulan x Rp. 350.000;
Rp. 109.200.000;
- Penjualan lain (OWA) (Keuntungan 35%)
26 hari x 12 bulan x Rp. 100.000;
Rp. 31.200.000;+
Total
Rp. 608.400.000;
b. Pengeluaran tahun ke-1
- Pembelian obat resep
65% x Rp. 351.000.000 Rp. 304.200.000
Pembelian obat bebas
75% x Rp. 109.200.000 Rp. 81.900.000
Pembelian OWA
65% x Rp. 31.200.000 Rp. 20.280.000
Pengeluaran rutin tahun ke-1 Rp. 162.600.000 +
JUMLAH Rp. 568.980.000

c. Perkiraan laba rugi tahun ke I

Pendapatan tahun I
Rp. 608.400.000;
Pengeluaran tahun I
Rp. 568.980.000; -
Laba sebelum pajak
Rp. 39.420.000;
Pajak pendapatan (10%)
Rp. 3.942.000; -
Laba netto
Rp. 35.478.000;

Perhitungan batas laba / rugi (BEP) tahun I
1. Pay Back Periode
Pay back periode = Total investasiLaba bersih
= Rp. 200.000.000Rp. 35.478.000
= 5,6 tahun ( 5 tahun 6 bulan )
2. Return of Investement (ROI)
ROI = laba bersihtotal investasi x 100%
= Rp. 35.478.000Rp. 200.000.000 x 100%
= 17,74%
3. Break Event Point (BEP) (laba obat-obatan 35%)
BEP = 11- biaya variabeltotal pemasukan x biaya tetap
= 11- Rp. 406.380.000Rp. 608.400.000 x Rp. 162.600.000
= Rp. 490.898.372,4/tahun
4. Presentase BEP
% BEP = Biaya tetapPendapatan-Biaya variabel x 100%
= Rp. 162.600.000Rp. 608.400.000-Rp. 406.380.000 x 100%
= 80,49%
5. Kapasitas BEP

Kapasitas BEP = presentase BEP x (jumlah lembar resep per tahun)
= 80,49% x (20 lembar x 26 hari x 12 bulan)
= 5022 lembar/tahun atau 418 lembar/bulan atau 14 resep/hari

Alat dan Perbekalan Farmasi yang diperlukan
Bangunan, terdiri dari :
Luas bangunan 50m2
Ruang tunggu 16m2
Ruang peracikan & penyerahan obat 16m2
Ruang administrasi & kamar kerja apoteker 12m2
Ruang penyimpanan obat
Ruang tempat pencucian alat 7m2
W.C 2m2
Dinding terbuat dari beton
Langit-langit terbuat dari plafon
Atap terbuat dari genteng
Lantai terbuat dari ubin

*Denah Bangunan

Kelengkapan bangunan apotek
Sumber air PAM
Penerangan dari PLN
Alat pemadam kebakaran ada 2 ukuran 9lb & 2lb
Jendela ada 2 buah & ventilasi ada 2
Sanitasi ada saluran pembuangan air limbah
Papan nama (panjang 60cm ; lebar 40cm) dengan tulisan hitam diatas dasar putih, tinggi huruf 5cm, tebal 5mm. Papan nama memuat : nama apotik, nama A.P.A , nomor SIA, alamat apotik, nomor telepon
Billboard nama apotek
1 buah TV layar datar 32 inch
1 jaringan Telepon
2 buah kipas angin
Wireless

Perlengkapan kerja
Alat pengolahan / peracikan :
Gelas ukur 10ml, 100ml, 250ml @ 1 buah
Labu erlenmeyer 100ml, 250ml, 1 liter @1 buah
Gelas piala 100ml, 500ml, 1 liter @ 1 buah
Panci pengukur 1 liter 1 buah
Corong 5cm, 10cm, 15cm @ 1 buah
Timbangan miligram dgn anak timbanganl 1 set
Timbangan gram dgn anak timbanganl 1 set
Termometer 1000C 1 buah
Mortir dgn garis tengah 5-10cm; dan 10-15cm @ 1 buah
Spatel logam, tanduk, plastik, dan porselen @ 1 buah
Cawan penguap porselen dgn garis tengah 5-15cm 1 buah
Batang pengaduk 2 buah
Pemanas air 1 buah
Rak tempat pengering alat
Kapas / tissu dan alcohol untuk membersihkan
Kain untuk membersihkan kapsul
Sendok untuk mengambil serbuk
Sudip untuk membersihkan sekaligus mengeluarkan serbuk dari dalam mortir.

Wadah
Botol (10-50 ml 50 buah ; 50ml-1liter 50 buah: >1 liter 10buah)
Pot
Kapsul ; besar, sedang dan kecil
Kertas perkamen
Klip dan kantong plastic
Etiket (biru dan putih)

Tempat penyimpanan
Lemari / rak obat untuk penyimpanan obat
Lemari narkotika
Lemari psikotropika
Lemari bahan berbahaya
Kulkas 2 buah

Perlengkapan Administrasi
Blangko pesanan obat
Blangko kartu stok obat
Blangko salinan resep
Blangko faktur dan blangko nota penjualan
Buku pembelian
Buku penerimaan
Buku penjualan
Buku pengiriman
Buku pembukuan keuangan
Kwitansi
Buku pencatatan narkotika dan psikotropika
Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika
Form laporan obat narkotika
Form laporan obat psikotropika
Buku pencatatan penyerahan racun
Alat-alat tulis dan kertas

Kelengkapan buku pedoman
Buku standar yang wajib :
Farmakope Indonesia edisi III dan IV
Kumpulan peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan apotik
Buku lainnya :
ISO volume 46
MIMS tahun 2010/2011
IONI
DOI (Data Obat di Indonesia)
Farmakologi dan terapi

Strategi dan Inovasi
Dalam rangka mengembangkan usaha perapotekan ini diperlukan strategi inovasi khusus, sehingga nantinya diharapkan mampu mempertahankan eksistensi dan mampu memajukan apotek NAWI SEJAHTERA dengan membuka cabang-cabang baru di daerah lain. Adapun strategi yang ditempuh antara lain :
Display ala minimarket, ada flow sebagai alur pasien dari saat kedatangan hingga keluar meninggalkan apotek.
Menyediakan jasa konseling secara gratis oleh APA.
Menyediakan obat-obatan yang dibutuhkan oleh pasien. Jika obat yang dibutuhkan pasien tidak ada maka berusaha mengambil di apotek lain, diusahakan agar pasien pulang mendapat obat yang diperlukan tanpa copie resep.
Monitoring pasien. Monitoring dilakukan terhadap pasien via telepon, terutama untuk pasien dengan penyakit kronis. Hal ini dilakukan untuk mengontrol keadaan pasien dan meningkatkan kepercayaan pasien terhadap apotek.
Fasilitas yang menarik. Ruang tunggu dibuat senyaman mungkin dengan fasilitas Kipas angin, TV, wireless, tempat duduk yang nyaman, majalah kesehatan, Koran dan tabloid serta tempat parkir yang luas.
Menerima pelayanan resep dengan sistem antar jemput (dengan catatan masih dalam Jalan Permata Kuning)
Memberikan bantuan rakyat bagi masyrakat yang kurang mampu dalam bentuk subsidi obat serta bekerjasama dengan kelurahan setempat
Sistem manajemen pelayanan customer: Bisa diakses secara online di http://nawi_sejahtera.com
Pemesanan obat by phone, fax, sms, internet (Yahoo Messenger, Black berry Messenger) dan semua jaringan lainnya memungkinkan untuk meraih customer dengan baik dan bisa dijangkau oleh semua kalangan pembeli obat dengan resep atau penjualan bebas yang memberi kesan interaktif dengan customer
Member get Member diberikan diskon special untuk member
Penjualan langsung dilayani oleh Asisten Apoteker berpengalaman.
Racikan per resep = 15 menit, gratis teh botol untuk kelebihannya.

Kebijakan / Police
Merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya). Salah satu kebijakan di apotek NAWI SEJAHTERA yaitu dalam penetapan harga yang menggunakan Price base on competition (PB on competition.)
PB on Competition melandaskan pada besarnya tingkat persaingan. Dimana penetration price diharapkan menjadi langkah terbaik untuk ditempuh. Penetration price merupakan penerapan harga awal yang lumayan rendah untuk meraih pangsa pasar yang luas menjangkau semua kalangan guna membangun image bisnis apotek pada konsumen. Kekurangannya yaitu PSA harus siap untuk menerima pendapatan atas margin yang menipis terlebih dahulu, namun sebagai kompensasinya ia akan mendapatkan market share yang luas dan image.

Aturan-aturan / SOP
Alur orang

Keterangan
1 : pasien masuk ke apotek
2 : pasien menyerahkan resep
3 : pasien menunggu diruang tunggu
4 : pasien membayar resep dan kembali menunggu
5 : pasien mengambil resep
5b : pasien berkonsultasi dengan apoteker
6 : pasien meninggalkan apotek
Catatan pasien :
1 : Pasien yang membeli OTC baik OWA (bukan racikan), sekaligus pemberian informasi dan pengarsipan.
4 : pasien membayar dan menerima obat
6 : pasien meninggalkan apotek
SOP Pelayanan OTC
Pasien datang
Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat apa yang dibutuhkan
Tanyakan lebih dahulu keluhan atau penyakit yang diderita pasien, kemudian bantu pasien untuk mendapatkan obat yang tepat
Menghitung harga minta persetujuan terhadap nominal harga
Bila harga sudah terjadi persetujuan, ambilkan obat yang diminta pasien sesuai dengan permintaan meliputi : nama obat dan jumlah obat
Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan obat dan efek samping obat yang diperlukan pengatasan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan.

SOP Pelayanan OWA
Pasien datang
Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat yang dibutuhkan
Tanyakan pada pasien apa keluhan yang dialaminya dan gejala penyakitnya
Tanyakan pada pasien apakah sebelumnya pernah menggunakan obat tertentu dan bagaimana hasilnya (kondisi membaik atau bertambah parah)
Bila pasien telah menggunakan obat sebelumnya dan hasilnya tidak memuaskan maka pilihkan obat lain yang sesuai dengan kondisi pasien, begitu juga untuk pasien yang sama sekali belum pernah minum obat
Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga
Setelah pasien setuju dengan harga obat, ambilkan obat diatas
Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi : dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan obat, cara penggunaan dan efek samping obat yang mungkin timbul setelah penggunaan obat dan jika diperlukan pengatasan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan
Catat nama pasien, alamat, dan no telepon pasien
Buat catatan khusus tentang pasien yang nantinya sebagai patien data record

SOP Pelayanan Resep
Menerima resep pasien
Lakukan skrining resep meliputi administrasi, pharmaceutical dan klinik
Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga
Pasien diberi no antrian
Tulis no. struk (print out) pada resep dan satukan resep dengan print out
Cocokan nama, jumlah dan kekuatan obat dalam resep dengan print out
Siapkan obat sesuai dengan resep
Jika obat racikan maka patuhi SOP meracik
Buat etiket dan cocokkan dengan resep
Teliti kembali resep sebelum diserahkan pada pasien termasuk salinan resep dan kuitansi ( jika diminta oleh pasien )
Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan dan efek samping obat yang mungkin timbul setelah penggunaan obat dan jika diperlukan pengatasan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan
Catat nama pasien, alamat dan no telepon
Buat catatan khusus tentang pasien

SOP Meracik Obat
Siapkan alat yang akan digunakan dan bersihkan meja untuk meracik
Buatlah instruksi meracik meliputi : no resep, nama pasien, jumlah dan cara mencampur
Siapkan etiket dan wadah obat sertakan bersama obat dan instruksinya untuk diracik
Cucilah tangan bila perlu gunakan sarung tangan, masker
Siapkan bat sesuai resep dan cocokkan dengan yang tertera pada struknya
Jika ada bahan yang harus ditimbang maka persiapkan lebih dahulu
Bacalah instruksi meracik dengan seksama dan lakukanlah hati-hati
Pastikan hasil racikan sesuai dengan instruksinya
Masukkan dalam wadah yang telah disediakan dan dberi etiket, kemudian serahkan pada petugas lain untuk diperiksa dan diserahkan
Bersihkan peralatan dan meja racik
Cucilah tangan sampai bersih

SOP Menimbang
Bersihkan timbangan
Pastikan timbangan dalam keadaan on dan dalam keadaan 0
Ambil bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep,
Timbang bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep,
Ambil bahan yang sudah ditimbang kemudian diberi nama yang tertera pada botol persediaan bahan
Cek ulang apakah bahan yang diambil sudah sesuai dengan resep kemudian dikembalikan ketempatnya

SOP Konseling OTC
Menanyakan keluhan pasien dan mengapa menggunakan obat tersebut dan sudah berapa lama pasien mengalami keluhan tersebut
Menanyakan bagaimana kondisi pasien setelah menggunakan obat tersebut
Apabila obat yang diminta sesuai dengan kondisi pasien dan memberikan efek seperti yang diharapkan maka obat boleh diberikan
Apabila obat yang diminta tidak sesuai dengan kondisi pasien maka pasien dipilihkan obat yang tepat untuk kondisinya
Menanyakan tentang bagaimana pasien menggunakan obat tersebut, bila ada yang kurang atau salah maka farmasi wajib membenarkan dan melengkapinya
SOP Konseling OWA
Menanyakan keluhan pasien sehingga pasien menggunakan obat tersebut dan sudah berapa lama pasien mengalami gejala tersebut
Cocokkan kondisi pasien dengan obat yang diminta, bila obat kurang sesuai untuk pasien maka rekomendasikan obat yang tepat untuk pasien
Menanyakan tentang bagaimana pasien menggunakan obat tersebut meliputi dosis, frekuensi, durasi dan cara penggunaan; bila yang kurang atau salah maka farmasis wajib membenarkan dan melengkapinya
Menanyakan bagaimana kondisi pasien setelah menggunakan obat tersebut
Apabila obat yang diminta sesuia dengan kondisi pasien dan memberikan efek seperti yang diharapkan maka obat boleh diberikan
Apabila kondisi pasien tidak membaik atau semakin memburuk maka sebaiknya dirujuk kedokter
Informasikan kepada pasien bahwa pasien diperbolehkan konsultasi dengan apoteker untuk berdiskusi tentang terapi yang dijalani

SOP Konseling resep
Obat diserahkan pada pasien sekaligus dicocokkan dengan data pasien
Mencocokkan obat dengan kondisi pasien dengan cara menanyakan pada pasien tentang keluhan yang dialaminya
Memberitahu pada pasien tentang obat yang diberikan dan tujuan penggunaan obat tersebut
Memberikan informasi pada pasien tentang aturan penggunaan obat ( dosis, frekuensi, durasi, cara penggunaan)
Menanyakan kembali tentang semua informasi yang telah disampaikan untuk memastikan bahwa pasien telah paham dan mengerti tentang aturan penggunaan obat
Memberitahukan pada pasien tentang ESO obat yang mungkin terjasi dan cara penanganan yang mungkin bisa dilakukan oleh pasien terhadap efek samping yang terjadi
Menyarankan pasien untuk pergi kedokter bila dirasa ESO cukup berat dan mengganggu
Informasikan pada pasien tentang hal apa saja yang perlu dihindari atau yang perlu dilakukan untuk menunjang keberhasilan riset
Catat nama pasien dan no telp pasein,
Buat catatan khusus tentang pasien sebagai.

SOP Penerimaan dan Penyimpanan Barang
Saat barang datang dari PBF,
Cek kesesuaian antara SP dengan faktur dan barangnya ( kecocokan tentang nama barang, bentuk, jumlah sediaan, no batch, dan tanggal ED )
Cek kondisi barang (rusak, pecah, tersegel atau tidak),
Faktur ditandatangani oleh apoteker atau asisten apoteker dilengkapi dengan no SIK/SIA/NIP serta dibubuhi stempel apotek
Faktur diambi 1 lambar untuk arsip apotek,
Serahkan faktur kapada bagian adsministrasi untuk diedit di komputer,
Cocokkan harga yang sudah ada di computer dengan harga yang ter-
tera pada faktur baru, apakah ada kenaikan atau tidak,
Tandatangani faktur yang telah diedit di komputer,
Hargai barang-barang/obat bebas dan letakkan sesuai dengan spesifikasinya. Untuk obat keras langsung disimpan dalam almari sesuai dengan efek farmakologinya atau berdasarkan abjad
Arsip faktur sesuai dengan nama PBF masing-masing merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternative, untuk dilakukan atau tidak dilakukan.

ORGANIZING
Proses ini meliputi :
Pembagian dan pengelompokan aktivitas yang sama dan seimbang kepada setiap karyawan.
Pemilihan orang yang tepat dalam setiap bidang, dan disesuaikan pada pengalaman sifat dan pendidikannya.
Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dikoordinasikan sebagai aktivitas hubungan dan tanggung jawab semua.
JOB REQUIREMENT
Pengertian job requirement adalah penjelasan terkait persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemangku jabatan dalam struktur organisasi apotek agar dapat menjalankan pekerjaannya sesuai target. Beberapa hal yang dibicarakan dalam Job Requirement adalah:
Persyaratan mutlak jabatan
Pendidikan
Pengalaman kerja
Kompetensi minimum yang dipersyaratkan kepada pemangku jabatan untuk dapat memenuhi tanggung jawab dan melakukan pekerjaan dengan baik.
Komponen ini hanya untuk melihat kesesuaian antara pekerjaan dengan orang yang akan menjalankannya, belum menggambarkan kemampuan orang tersebut dalam melakukan pekerjaan.
JOB ROLES
Job roles memiliki arti sebuah penjelasan mengenai tujuan jabatan dalam struktur organisasi apotek tersebut diciptakan, apa yang menjadi konstribusi spesifik sebuah jabatan, bagaimana dampaknya jika jabatan tersebut ditiadakan dan mengapa jabatan tersebut dibutuhkan. Mengambarkan posisi di dalam organisasi, ruang lingkup pekerjaan, tanggung jawab, aktivitas, keterhubungan aktivitas bisnis apotek, tantangan dan informasi lain yang terkait dengan jabatan dalam struktur organisasi apotek tersebut.

Struktur Organisasi

Fungsi dan tugas:
Membuat visi dan misi bersama APA
Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja bersama APA
Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama APA
Membuat dan menentukan indicator form record pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama APA
Membuat system pengawasan dan pengendalian SPO dan program kerja pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama APA
Wewenang dan tanggung jawab:
Menerima laporan seluruh kegiatan di apotek dari APA
Memberi gaji seluruh karyawan di apotek
Memberi bonus kepada karyawan yang berprestasi
Memberhentikan karyawan
Apoteker Pengelola Apotek (APA)
Kualifikasi
Minimal pendidikan Apoteker
IPK minimal 3,00
Berpengalaman di bidangnya minimal 3 tahun
Pria/Wanita Usia minimal 25 tahun
Mempunyai kemampuan leadership yang baik
English active
Dapat bekerja tim work
Disiplin & bertanggung jawab
Berkelakuan baik
Fungsi dan tugas :
Membuat visi dan misi bersama PSA
Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja bersama PSA
Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama PSA
Membuat dan menentukan indicator form record pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama PSA
Membuat system pengawasan dan pengendalian SPO dan program kerja pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama PSA
Memberika KIE pada pelanggan apotek
Wewenang dan tanggung jawab :
Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan
Menentukan sistim atau peraturan yang akan digunakan
Mengawasi pelaksanaan SPO dan program kerja
Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh dan melaporkan seluruh kegiatan kepada PSA
Asisten Apoteker
Fungsi pembelian
Tugas dan Fungsi
Mendata kebutuhan barang
Membuat kebutuhan pareto barang
Mendata pemasok (supplier)
Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yang dibutuhkan, kecuali ada ketentuan lain dari APA
Memeriksa harga, diskon hasil negosiasi dengan supplier
Wewenang dan tanggung jawab
Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan masa pembayaran dengan supplier
Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli
Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang
Fungsi Gudang
Tugas dan fungsi
Menerima dan mengeluarkan berdasarkan fisik barang
Menata, merawat dan menjaga keamanan barang
Bertanggung jawab keamanan barang
Menerima dan mengeluarkan barang
Menata dan menjaga keamanan barang
Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang, rusak digudang
Fungsi Penjualan / Pelayanan
Tugas dan fungsi
Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan
Menjaga kenyamanan ruang tunggu
Melayani konsumen dengan ramah dan santun
Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen
Membina hubungan baik dengan pelanggan
Memberikan diskon sesuai dengan matriks wewenangnya
Memberikan intensif kepada pelanggan sesuai dengan matriks wewenangnya
Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang yang terdapat difungsi penjualan
Bertanggung jawab terhadap kenyamanan ruang tunggu dan fasilitas konsumen lainnya
Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan
Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen
Fungsi Keuangan / Kasir
Tugas dan fungsi
Membuat rencana aliran kas ( cash flow ) bulanan dan tahunan
Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya sesuai dengan bukti-bukti dokumen yang telah disetujui APA
Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan, kerusakan uang dan surat berharga lainnya
Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit
Mengatur rencana aliran kas melalui penerimaan dan pengeluaran uang dan surat berharga lainnya
Memelihara keamanan uang dan surat berharga lainnya
Bertanggung jawab terhadap kondisi aliran kas yang terjadi
Fungsi Pembukuan
Tugas dan fungsi
Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan laporan dengan benar dan tepat waktu
Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen apotek dari resiko kehilangan atau kerusakan
Mengawasi pelaksanaan sistim yang telah ditetapkan pada setiap kegiatan yang ada diapotek
Memeriksa dan mengklarifikasi laporan kegiatan pembelian, penyimpanana (barang,uang) dan penjualan
Mengawasi pelaksanaan sistim pada seluruh kegiatan
Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kecepatan penyajian laporan hasil kegiatan apotek
Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan keamanan dokumen
Pembantu Umum
Tugas dan fungsi
Menjamin kebersihan di seluruh lingkungan kerja apotek
Mengelola sampah apotek dengan penuh tanggungjawab
Membantu AA dalam pengadaan dan penyiapan obat
Bertanggungjawab langsung kepada pimpinan apotek dan melaksanakan tugas sesuai instruksi dan petunjuk pimpinan apotek.

Kegiatan
Pengadaan barang
Pengadaan obat di Apotek NAWI SEJAHTERA dilakukan oleh bagian pembelian di bawah pengawasan APA dan PSA. Semua barang yang ada di apotek NAWI SEJAHTERA dicatat oleh bagian gudang. Macam – macam barang yang sudah habis atau yang tinggal sedikit ditulis dalam buku Defekta dan dipapan. Kemudian dipindahkan ke dalam surat pesanan yang dibuat dalam rangkap dua, satu diserahkan untuk arsip/disimpan. Supplier mengirimkan barang yang dipesan kepada apotek dengan disertai faktur pembelian. Pengadaan barang ini didasarkan atas kecepatan peredaran / penjualan.
Pengadaan obat apotek bertujuan agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan kebutuhan apotik dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat yang diperlukan. Pengadaan obat di apotek dilakukan dengan metode pembelian langsung ke distributor atau Pedagang Besar Farmasi (PBF). Selanjutnya pengadaan obat dilakukan oleh apoteker atau bagian khusus pembelian apotek yang berkoordinasi dengan bagian keuangan apotik dan PSA. Pengadaan obat harus menerapkan prinsip transparan, akuntabel, efisien dan efektif. Dalam pengadaan penting juga memilih distributor obat. Distributor obat yang dipilih hendaknya memiliki rekam jejak yang baik dalam dunia farmasi dan usaha. Hubungan apotek dengan distributor obat sangat penting sekali dalam menjaga kontinuitas ketersediaan obat di apotek.
Apotek NAWI SEJAHTERA mengadakan perencanaan kebutuhan obat dengan menerapkan pola metode kombinasi yaitu metode konsumsi dan metode morbiditas. Metode konsumsi yang didasarkan pada kebutuhan pasien akan obat, yaitu kebutuhan obat bulan lalu atau obat – obat yang sering diresepkan oleh dokter. Sedangkan metode morbiditas dilakukan untuk mengantisipasi sehingga tidak terjadi kekosongan obat dan kebutuhan pasien dapat terpenuhi karena adanya pola penyakit pada bulan-bulan tertentu, seperti pada bulan Januari sampai Februari yang merupakan musim hujan, sehingga pada bulan tersebut pasien banyak menderita penyakit influenza, batuk, demam, penyakit kulit, masuk angin dan sebagainya.
Perencanaan akan diawali dengan pemilihan obat yang merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN). Di Apotek ini, perencanaan dengan metode konsumsi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan analisa baik secara VEN maupun ABC.
Di Apotik NAWI SEJAHTERA, pengadaan tidak dilakukan setiap bulan atau setiap tahun, namun disesuaikan dengan kondisi stok barang. Jika stok obat sudah mulai berkurang maka akan dilakukan perencanaan. Biasanya perencanaan yang diikuti dengan pengadaan dilakukan maksimal 3 kali dalam sebulan baik melalui PBF ( untuk cito dapat langsung menelfon pihak PBF ), kredit 30 hari, atau menunggu salesman.
Untuk beberapa jenis obat yang bahan aktifnya memiliki masa kadaluarsa relative pendek harus diperhatikan waktu pengadaannya sehingga harus dihindari pengadaan dalam jumlah yang besar.
Kerjasama dengan PBF
Menurut keputusan Mentri Kesehatan RI nomor: 1191/MENKES /IX/2002. Tentang perubahan mentri kesehatan nomer : 918/MENKES/PER/X/1993 tentang Pedagang Besar Farmasi adalah badan hukum perseorangan terbatas atau koperasi yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Fungsi PBF adalah kepanjangan tangan dari pabrik farmasi (principal) untuk mendistribusikan segala produk farmasi ke seluruh daerah yang telah diliputnya (coverage). Alasan untuk bertransaksi dengan suatu PBF, yaitu :
Produk yang dimiliki PBF
Tanggapan PBF dan pelayanannya
Citra & reputasi PBF
Sikap & kemampuan salesman PBF
Pengiriman
Pelayanan salesman
Sifat & penampilan salesman
Jaminan PBF atas produk yang dijual
Kemudahan bertransaksi dengan PBF
Diskon & bonus
Informasi & lokasi PBF dengan apotek
Hubungan jangka panjang yang telah terjalin
Faktor harga & pembayaran
Komisi & entertainment
Batas nilai pemesanan (credit limit)
Masalah return (pengembalian) produk

Kualifikasi PBF:
Berbentuk badan hukum, perseroan terbatas, Koperasi, Perusahaan nasional, maupun perusahaan patungan antara penanam modal asing yang telah memperoleh izin usaha industrial Farmasi di Indonesia dengan perusahaan nasional. Izin diberikan oleh Mentri Kesehatan RI.
Memiliki nomor wajib pajak ( NPWP)
Memiliki Apoteker penanggung jawab
Anggota direksi tidak pernah terlibat pelanggaran ketentuan perundang-undangan di bidang farmasi.
Pedagang besar farmasi / Pedagang Besar farmasi cabang wajib mengadakan, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi yang memenuhi syarat mutu. Obat-obatan mempunyai sertifikat keaslian dari pabrik, dan untuk alkes mempunyai sertifikat analisis.
PBF wajib melaksanakan pengadaan obat, bahan baku obat dan alkes dari sumber yang sah.
Bangunan atau sarana memadai untuk melaksanakan pengadaan , pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran perbekalan farmasi.
Awal dari pengadaan dimulai dengan membuat SP ( Surat Permintaan ) yaitu lembar yang berisi permintaan bulan berikutnya ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab Apotek. SP ini kemudian akan diberikan ke PBF.
Adapun tahapan-tahapan pemesanan barang di Apotek NAWI SEJAHTERA Kota Yogyakarta, meliputi :
Pembuatan surat permintaan ( SP ) oleh pihak Apotek NAWI SEJAHTERA
Diserahkan ke Apoteker Pengelola Apotek yaitu Ibu Dwi Nur Astria, S.Far, Apt kemudian mendiskusikannya dengan PSA yaitu Ibu Bayyinah, S.Far, Apt
Apabila SP tersebut disetujui kemudian diserahkan ke PBF.Kemudian PBF akan mengirimkan barang sesuai dengan permintaan, disertai dengan faktur.
Untuk mencegah terjadinya kekosongan obat akibat delay time dan peningkatan permintaan atau kelebihan kebutuhan obat dari pasien, perencanaan permintaan akan dilebihkan 10 % dari permintaan pokok untuk menghindari jika ada kelebihan dalam kebutuhan obat pasien.
Untuk obat-obat narkotika, menggunakan surat pesanan khusus Narkotika dan hanya dipesan kepada PT. Kimia Farma yang ditandatangani oleh apoteker pengelola apotek. Setiap surat pesanan narkotika hanya berlaku untuk 1 item obat, sedangkan untuk obat psikotropika menggunakan surat pesanan biasa dan pemesanannya boleh dilakukan oleh PBF yang menyediakan obat tersebut.
Penerimaan dan penyimpanan barang
Penerimaan suatu rangkaian kegiatan pada penerimaan obat dari pemasok kepada Apotek dalam rangka memenuhi permintaan obat dari yang bersangkutan. Di Apotik Motilango, penerimaan barang dilakukan oleh petugas yang bertanggungjawab. Penerimaan obat di apotek NAWI SEJAHTERA dilakukan oleh bagian pembelian dan gudang. Untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan maka sebelum menerima barang, pihak apotek akan memeriksa barang yang datang apakah sesuai dengan permintaan.Pemeriksaan yang dilakukan meliputi :
Organoleptis barang / wujud luarnya (barang yang diterima dalam keadaan baik).
Kesesuaian barang dengan faktur.
Jenis dan jumlah barang.
Harga satuan dan harga total.
Masa pembayaran atau jatuh tempo
Tanggal kadaluarsa dan no Batch.
Kemudian bagi penerima menyerahkan semua barang harus sesuai dengan isi dokumen dan ditandatangani oleh petugas penerima serta harus diketahui oleh pimpinan. Apabila tidak memenuhi persyaratan maka petugas dapat mengajukan keberatan dan bila terdapat kekurangan dalam penerimaan obat maka wajib menuliskan yang kurang dalam setiap penambahan obat – obatan dicetak dan dibukukan pada buku penerimaan obat kartu stok.
Penyimpanan obat apotik bertujuan untuk menjamin agar mutu obat yang akan digunakan oleh pasien tidak berubah sesuai ketika diproduksi. Mutu obat bisa dilihat dari khasiat dan keamanannya. Tempat penyimpanan obat diapotik disesuaikan dengan volume obat apotik, jika obatnya sedikit maka cukup disimpan di rak atau lemari obat atau etalase, tetapi jika obatnya cukup banyak maka apotik perlu membuat gudang khusus.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan gudang adalah sebagai berikut :
Kemudahan bergerak
Gudang menggunakan sistem satu lantai, tidak menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang gudang ditata berdasarkan sistem arus garis lurus.
Sirkulasi udara yang baik
Sirkulasi udara yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi. Gudang penyimpanan tidak terdapat AC, namum terdapat dua pintu kaca yang lebar dan ventilasi sehingga mengefektifkan sirkulasi dan penyinaran.
Rak dan Pallet
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan farmasi. Keuntungan penggunaan pallet:
Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir
Peningkatan efisiensi penanganan stok
Dapat menampung sediaan farmasi lebih banyak.
Pallet lebih murah dari pada rak.
Kondisi penyimpanan khusus
Narkotika dan bahan berbahaya disimpan di lemari khusus pintu 2 dan selalu terkunci.
Sediaan supositoria, insulin, dan vaksin disimpan dalam lemari pendingin.
Obat-obat golongan kemoterapautika disimpan tersendiri pada lemari pendingin.
Ketika penyimpanan obat juga kita harus bisa menghindari atau mencegah hal-hal yang bisa menyebabkan kerusakan obat, misalnya lembab, cahaya matahari, suhu yang fluktuatif, serangga dan lain-lain.
Penyusunan stok perbekalan farmasi di Apotek NAWI SEJAHTERA
Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :
Dengan menerapkan prinsip FEFO (First Exp First Out) dimana barang yang waktu kadaluarsanya lebih cepat maka itu yang akan dikeluarkan atau didistribusikan terlebih dahulu, dan menerapkan prinsip FIFO (First In First Out) yaitu barang yang pertama diterima maka itu yang akan dikeluarkan atau didistribusikan terlebih dahulu. Prinsip ini bertujuan agar apotik bisa meminimalisir kerugian akibat menyimpan obat rusak karena penyimpanan atau kadaluarsa.
Meletakkan sediaan dalam rak depan tanpa di susun sehingga terlihat lebih luas dan mudah untuk diambil.
Untuk cairan misalnya Ringer Laktat, Glukosa, Natrium Klorida dan sebagainya di simpan di gudang penyimpanan dan disusun tidak lebih dari 8 dos. Untuk mempermudah pengambilan cairan, maka petugas mengambil 3 atau 4 dos dan diletakkan di samping ruang peracikan.
Memisahkan sediaan farmasi berdasarkan jenis baik untuk sediaan oral (obat tablet, syrup), topical, injeksi, inhaler, antibiotic dan sediaan lainnya, obat juga harus dibedakan penyimpanannya antara generik dan paten.
Dilakukan rotasi stok agar perbekalan terasebut tidak selalu berada dibelakang sehingga dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis.
Selain penyimpanan sediaan farmasi, resep-resep yang masuk di Apotek juga disimpan berdasarkan peraturan yang berlaku. Sebelum resep disimpan, maka obat-obat dalam resep akan dimasukkan ke dalam daftar yang kemudian akan diserahkan pada pihak yang bersangkutan misalnya PT.ASKES.
Setelah itu resep akan disimpan dalam gudang penyimpanan yang disusun berdasarkan tanggal resep diterima. Sedangkan untuk resep narkotika akan dipisahkan dari resep – resep umum dan disusun tersendiri. Jika telah 3 tahun penyimpanan maka resep akan dimusnahkan dengan cara dibakar.

Distribusi barang
Distribusi obat merupakan kegiatan penyaluran obat kepada pasien atau sarana kesehatan tertentu yang membutuhkan. Distribusi obat diapotik bisa disebut juga pemberian pelayanan obat kepada pelanggan baik menggunakan resep maupun tanpa resep. Distribusi obat dari apotik harus menyesuaikan dengan peraturan perundangan yang telah ada baik. Idealnya obat-obatan yang harus didistribusi dengan resep maka apotik harus melakukannya juga, misal obat-obatan golongan narkotika psikotropika, obat-obat keras/yang berlogo merah (kecuali OWA/Obat Wajib apotik). Proses distribusi obat diapotik juga sebaiknya menerapkan petunjuk teknis yang tertuang dalam prosedur tetap. Hal ini bertujuan agar proses distribusi berjalan baik, cepat dan tepat. Pendistribusian barang juga dapat dilakukan dengan kerjasama dengan pihak lain di sekitar apotek, seperti:
Dokter praktek
Puskesmas
Rumah Sakit
RSIA
Poliklinik
Dalam kegiatan distribusi obat termasuk didalamnya yaitu:
Penjualan Obat
Apotek NAWI SEJAHTERA melayani penjualan obat baik obat bebas, bebas terbatas maupun OWA (Obat Wajib Apotik). Berdasarkan Surat Keputusan Mentri Kesehatan NO.280/1980 pasal 24 yang menyatakan bahwa harga obat dengan jasa apotek ditekan serendah mungkin berdasarkan struktur harga yang ditetapkan oleh Mentri Kesehatan.
Struktur harga yang ditetapkan oleh Gabungan Pengusaha farmasi (GPF) dan disetujui oleh pemerintah yaitu harga eceran tertinggi kepada konsumen yang tidak boleh dicampuri oleh pedagang eceran. Harga jual apotek dibedakan atas obat generic dan obat generic bermerek yang dijual umum :
Harga Jual untuk Obat Generik di Apotek Motilango :
HJ = HO X 1,1 P X 1,2 L
Harga jual Obat Generik Bermerek di Apotek Motilango :
HJ = HO X 1,1 P X 1,175 L
Dimana :
HJ = Harga Jual
HO = Harga Obat
P = Pajak
L = Laba

Pelayanan di apotek
Jam kerja di apotek NAWI SEJAHTERA yaitu pukul 10.00 – 22.00.
Tahapan pelayanan resep di apotek
TAHAP 1
Resep diserahkan kepada asisten apoteker bagian pelayanan. Resep akan diperiksa kelengkapannya yang meliputi nama dokter, alamat dan nomor ijin praktek dokter, tempat dan tanggal resep di tulis, tanda R pada bagian kiri untuk tiap obat, nama obat, jenis sediaan obat (puyer, kapsul, tablet, syrup, injeksi, infuse atau salep), jumlah obat, aturan pakai obat. keterangan lain yang dibutuhkan seperti iter, prn atau cito (bahasa latin), nama pasien,alamat pasien, umur pasien, berat badan pasien serta tanda tangan atau paraf dokter.
TAHAP 2
Kemudian resep ini akan dilihat cara penggunaan obatnya, dosis, frekuensi pemakaian, jangka waktu penggunaan, ketepatan indikasi, adanya kontra indikasi, kemungkinan efek samping yang timbul, adanya polifarmasi, interaksi obat, dan hal-hal lain yang perlu agar obat yang di peroleh pasien aman dan berkhasiat. Apabila apoteker menganggap dalam resep terdapat kekeliruan atau penulisan resep yang tidak tepat maka harus diberitahukan kepada dokter penulis resep. Bila karena pertimbangannya dokter tetap pada pendiriannya maka dokter wajib membubuhkan tanda tangan atas resep.
TAHAP 3
Setelah itu asisten apoteker bagian pelayanan akan menyerahkan kepada kasir agar dihitung berapa total harga obat resep tersebut, dan menanyakan kepada pasien apakah setuju untuk menebus resep tersebut seluruh atau tidak. Apabila ada pasien yang tidak mampu menebus obat dalam resep maka apoteker wajib berkomunikasi dengan dokter untuk pemilihan obat alternatif. Kemudian lakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum lanjut ke langkah pelayanan resep berikutnya.
TAHAP 4
adalah peracikan obat oleh juru resep. Secara harfiah peracikan obat merupakan kegiatan menyiapkan, mencampur, mengemas dan memberi etiket pada wadah. Langkah awal peracikan obat yaitu persiapan meliputi perhitungan dosis dan jumlah obat yang diracik. Setelah itu dilakukan pencampuran obat dan dilakukan pengemasan kembali. Terakhir dilakukan penulisan etiket obat. Peracikan obat selesai dan dilakukan pengecekan ulang resep oleh apoteker meliputi pencocokan antara etiket dan resep (nama pasien, tanggal, aturan pakai dan cara pemakaian obat) serta pencocokan jumlah obat.
TAHAP 5
asisten apoteker bagian pelayanan menyerahkan obat kepada pasien. Penyerahan obat kepada pasien harus disertai dengan pemberian informasi dan konseling meliputi indikasi, aturan pakai, lama pemakaian obat, cara pemakaian obat, efek samping yang mungkin timbul dan informasi lain yang diperlukan pasien, khususnya untuk penderita beberapa penyakit tertentu. Apoteker wajib memberikan informasi ini. Jika ada obat yang kosong pada apotik tempat menebus resep tersebut maka harus dibuatkan salinan/copi resep oleh apoteker dan ditandatangani oleh apoteker yang bersangkutan. Salinan/Copi resep ini dapat ditebus di apotik lain.

Pelayanan obat tanpa resep
Pelayanan obat tanpa resep merupakan salah satu pelayanan yang penting di apotek sehubungan dengan perkembangan pelayanan kefarmasian yang berorientasi pada asuhan kefarmasian dan aspek bisnis apotik terkait dengan kepuasan pelanggan. Dilakukan kepada pelanggan apotik yang ingin melakukan pengobatan sendiri atau swamedikasi. Swamedikasi dilakukan tanpa perlu periksa ke dokter, klinik, rumah sakit atau sejenisnya untuk mendapatkan resep dokter. Faktor penting dalam swamedikasi ini adalah pelanggan/pembeli mengemukakan keluhan atau gejala penyakit, kemudian apoteker menginterpretasikan penyakitnya dan memilihkan alternatif obatnya atau menyarankan ke pelayanan kesehatan lain.
Obat-obatan apotik yang dapat di beli tanpa resep meliputi obat wajib apotek (OWA), obat bebas terbatas (OBT) dan obat bebas (OB).
Obat Wajib Apotek
Merupakan obat keras yang dapat diserahkan Apoteker kepada pesien di apotek tanpa resep dokter. terdiri dari obat kelas terapi oral kontrasepsi (pil KB), obat saluran cerna (obat maag), obat mulut serta tenggorokan, obat saluran nafas (obat asma), obat yang mempengaruhi sistem neuromuskular, anti parasit dan obat kulit topikal.
Obat Bebas Terbatas Bertanda Biru (W)
Obat bebas terbatas adalah obat keras yang dapat diberikan kepada pasien tanpa resep dokter dengan pengarahan dalam bungkus aslinya dan diberi tanda peringatan. Pada kemasannya diberikan tanda bulatan warna biru. Contohnya : obat batuk dan flu
Obat Bebas
Obat bebas adalah obat yang dapat diberikan atau dapat dibeli secara bebas dan tidak membahayakan bagi pemakai. Pada kemasannya diberi tanda bulatan warna hijau. Contohnya : obat – obat multivitamin.
Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi ( KIE )
Pelayanan KIE merupakan pelayanan dalam memberikan komunikasi, informasi serta edukasi kepada pasien berupa cara pemakaian, indikasi serta efek samping obat yang telah digunakan pasien secara baik.
Berikut Cara Pemakaian / Aturan Pakai :
Obat per oral, dalam meminum obat sebaiknya diminum dengan air putih, teh maupun buah – buahan lainnya yang bisa membantu dalam meminumnya. Contoh : buah pisang
Obat golongan antasida merupakan tablet kunyah yang cara pemakaiannya dikunyah terlebih dahulu sebelum / sesudah makan.
Obat golongan tetrasiclin sebaiknya tidak diminum dengan susu karena akan membentuk khelat (komplek)
Obat salep cara pemakaiannya dengan cara mengoleskan obat berkali – kali pada tempat yang sakit.
Suppositoria cara pemakaiannya dengan memasukkan lewat vagina maupun anus rectal. Suppositoria disini sebaiknya disimpan dalam keadaan sejuk dan dingin, karena Suppositoria akan meleleh serta mencair pada suhu panas (suhu tubuh).
Obat tetes, cara pemakaiannya diteteskan kedalam mulut ataupun diteteskan ke selaput mata biasanya sehari 2 – 3 tetes.
Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam cara pemakaian / aturan pakai antara lain :
3 x sehari 1 tablet
2 x sehari 1 tablet
3 x sehari ½ tablet
1 x sehari 1 tablet , dll.
Waktu pemakaian : pagi, siang dan sore / malam.
Adanya makanan dalam lambung akan memperlambat transit obat di lambung. Oleh karena itu apabila menghendaki obat tersebut cepat terserap dan bekerja secara maksimal, maka sebaiknya obat tersebut diminum pada saat lambung dalam keadaan kosong (1- 1/2 jam sebelum makan) tetapi hal tersebut hanya dalam kasus – kasus tertentu.
SERVICE & CARE
Opening
Saat pelanggan ada di hapadan langsung lakukan : salam, perkenalkan identitas, dan pernyataan siap untuk memberikan pelayanan.
Probing
Penggalian masalah pasien agar didapatkan fakta sebanyak mungkin tidak sebagai interogator layaknya penyidik melakukan penyidikan perkara. Pasien dibuat merasa nyaman, dan merasakan kehadiran staf apotek sebagai relasi untuk berbagi masalah.
Handling Objection
Buat skala prioritas, masalah apa saja yang mampu untuk ditangani saat ini, memerlukan solusi jangka panjang dan masalah mana saja yang tidak mampu diselesaikan oleh staf apotek namun memerlukan pihak lain untuk menyelesaikannya. Penggunaan tutur kata sehalus mungkin bila masalah itu menyangkut kondisi jiwa, fisik, maupun mental pasien. Untuk menghindari pasien demotivasi, maka selayaknya tutur kata yang digunakan menunjukkan sebuah spirit, motivasi dan optimisme bahwa semua akan berjalan baik – baik saja.
Closing
Dalam tahap akhir ini, diberikan informasi terhadap pilihan – pilhan yang diambil, baik segi pasitif dan negatifnya. Bila perlu diberikan pertimbangan – pertimbangan yang rasional kenapa disarankan untuk mengambil keputusan "A" daripada "B", namun jangan sampai memaksakan pelanggan / pasien.

Pencatatan dan pelaporan
Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaki perbekalan farmasi yang keluar dan masuk dilingkungan Apotik. Untuk sistem pencatatan di Apotek NAWI SEJAHTERA ini dilakukan pencatatan dikartu stok dan dengan menggunakan system komputerisasi. Untuk pencatatan dikartu stok khusus untuk obat-obat narkotik dan psikotropika.
Sistem pelaporan di apotek ini dilakukan setiap bulan yang dibuat oleh Asisten apoteker bagian pembukuan dibantu oleh kasir yang akan dilaporkan kepada APA dan PSA. Laporan yang biasa dibuat adalah laporan keuangan serta laporan narkotik dan psikotropik.

ACTUATING / PERGERAKAN
Kemampuan dalam memberikan dorongan atau motivasi kepada bawahan sehingga mereka dengan baik demi tercapainya organisasi, meliputi pengambilan inisiatif, membuat keputusan, memotivasi karyawan, berkomunikasi, pembinaan karyawan.
Melakukan training kepada staf & pengelola apotek
Training merupakan solusi agar para staf dan pegelola apotek mampu menjalin dan mengembangkan hubungan tersebut. Untuk masalah training selain bisa dilakukan oleh internal bisnis apotek, mengirimkan mereka pada even training eksternal juga diperlukan. Jika memang dibutuhkan, sesekali waktu bisa pula mengundang praktisi untuk memberikan suplemen skill & knowledge terkait bisnis apotek. Training juga merupakan ajang sharing knowledge antar praktisi dan staf serta pengelola apotek.
Meningkatkan citra bisnis apotek & mendidik customer
Dengan bekerjasama dengan pihak lain disekitar apotek, seperti dokter, RSIA, dll. Dapat dilakukan dengan melakukan kegiatan bersama, seperti:
Pendidikan sehat bersama diabetes dan Pelatihan penyuntikan insulin, terkait dokter Sp.PD
Manajemen darah tinggi (hipertensi) & layanan tensi, terkait dokter Sp.PD
Gigi sehat anak dengan pihak dokter gigi
Makanan bergizi untuk ibu hamil dengan pihak RSIA
Bonus gaji untuk yang berprestasi
kompensasi gaji dapat dibentuk melalui 2 elemen berikut :
Finansial (transaksional)
Kompensasi gaji finansial terbagi menjadi 2 bagian, yaitu :
Kompensasi yang didasarkan atas kinerja, misal : Gaji Pokok, Bonus.
Kompensasi yang tidak didasarkan atas kinerja, misal : Hak cuti karyawan.
Non Finansial (relasional)
Kompensasi gaji non finansial, terdiri atas 4 bagian, yaitu :
Pengakuan dan status, misal : Karyawan yang berpendidikan strata sarjana akan mendapatkan gaji yang berbeda dengan strata diploma.
Kesempatan belajar, misal : adanya kesempatan training eksternal bagi karyawan yang berprestasi

CONTROLLING
Sistem pengendalian adalah cara-cara untuk mengawasi pelaksanaan tugas, wewenang dan tanggung jawab suatu fungsi kegiatan. Pengawasan oleh pimpinan ini bertujuan untuk :
Mendorong efisiensi dan menghemat biaya-biaya yang dikeluarkan.
Menjaga aktiva agar tidak digunakan secara boros.
Menjamin bahwa semua pendapatan diterima dan dipertanggung jawabkan.
Agar suatu Apotek mampu meningkatkan penjualannya, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan yaitu : 4P (product, price, place, promotion) dan 7M (money, man, machine, material, methode, market, management). Semua faktor ini saling terkait satu sama lainnya. Dalam sistim pengendalian terdapat stuktur pengendalian, yaitu penetapan dan penggunaan sistim sebagai peraturan yang berlaku untuk mengoperasionalkan suatu fungsi kegiatan. Struktur sistim yang terdiri dari fungsi-fungsi sebagai pusat pertanggung jawaban, antara lain:
Fungsi Pembelian
Fungsi Gudang
Fungsi Pelayanan dan penjualan
Fungsi Keuangan
Fungsi Pembukuan
Struktur Sistim

Sarana Pengendalian adalah peralatan yang ditetapkan dan digunakan dalam mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan sistim operasional pada suatu fungsi kegiatan di apotek. Sarana pengawasan dan pengendalian sistim operasional trdiri dari:
Standar Prosedur Operasional
Standar sistim prosedur operasional (SPO) adalah tata cara menjalankan suatu fungsi kegiatan, misalnya:
Standar Pelayanan OTC
Standar Pelayanan OWA
Standar Pelayanan Resep
Standar Meracik Obat
Standar Menimbang
Standar Konseling OTC
Standar Konseling OWA
Standar konseling Resep
Standar Penerimaan dan Penyimpanan Barang
Standar Format Dokumen
Standar format dokumen adalah bentuk dokumen pencatatan dan pelaporan yang sah yang digunakan oleh setiap fungsi dalam menjalankan kegiatannya. Contoh bentuk-bentuk format dokumen pada fungsi pembelian, antara lain:
Defecta
Surat Pesanan
Laporan Pembelian
Kartu Hutang Dagang
Laporan Saldo Hutang
Proses pengendalian adalah pengamatan, pencatatan, dan penilaian terhadap pelaksanaan suatu ketentuan yang telah ditetapkan. Proses pengendalian dapat dilakukan baik terhadap pelaksanaan standar prosedur operasional ataupun terhadap pencapaian sasaran (tujuan) dalam pelaksanaan program kerja pada suatu fungsi.

Evaluasi penggunaan obat di apotek
Evaluasi penggunaan obat merupakan serangkaian prosedur untuk menilai apakah penggunaan obat di apotik sudah sesuai dengan tujuan pendirian apotik baik sisi bisnis maupun pelayanan kefarmasian. Faktor penting dalam proses evaluasi ini adalah pemilihan indikator yang akan digunakan. Beberapa indikator yang bisa digunakan meliputi :
Kesesuaian item obat dengan Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN)
Kesesuaian obat dengan pola penyakit
Tingkat ketersediaan obat
Prosentase dan nilai obat rusak/kadaluarsa
Prosentase rata-rata waktu kekosongan obat
Prosentase penulisan resep obat generik
Penilaian pada staff apotek
DATA
Organisasi bisnis apotek yang sehat dalam menilai kinerja staf apoteknya tentu tidak akan bersifat subyektif. Penilaian kinerja staf apotek harus didasarkan atas informasi yang lengkap dan akurat. Kelengkapan & akurasi informasi tersebut harus mampu mengakomodasi jenis penialian kinerja staf apotek yang dibidik. Data adalah sumber untuk mendapatkan sebuah informasi. Data dapat dimaknai sebagai sekumpulan fakta yang terkumpul sebagaimana adanya, dapat berbentuk angka, kata – kata, maupun citra (model). Jika data dapat diterjemahkan demikian, maka sebuah data sebenarnya adalah raw material (bahan mentah yang belum diolah). Agar data tersebut dapat bermakna, maka data (baik yang berwujud angka, kata – kata, citra / model) harus diolah terlebih dahulu. Data yang telah diolah menjadi sesuatu yang bermakna ini dinamakan informasi.
INFORMASI
Informasi yang baik tentu akan memberikan sebuah pemahaman atas suatu fakta yang telah terjadi. Informasi adalah data yang telah distrukturkan dengan menggunakan suatu metode tertentu, sesuai dengan kepentingannya untuk mendapatkan sebuah pembelajaran atas suatu fakta. Dengan demikian, suatu informasi yang salah bisa disebabkan karena data yang disajikan memang salah. Ketidakmengertian seseorang atas perbedaan data dan informasi inilah yang sering menyebabkan suatu penilaian bersifat subyektif.
No
Data
Informasi
Penilaian Kinerja
1.
Penjualan
Penjualan per bulan
Peningkatan / penurunan sales
2.
Absensi
Alpa per total hari kerja
Disiplin / tidak teratur
3.
Resep
Jumlah resep per dr.
Nilai produktivitas resep

Adanya informasi mampu merepresentasikan sebuah penilaian kinerja staf atas bisnis apotek yang dijalankan. Setelah adanya penilaian kinerja ini, PSA akan lebih mudah melakukan evaluasi atas realitas bisnis apotek yang telah berjalan. Tentunya untuk melakukan sebuah perbaikan di tempo yang akan datang.

Audit dan Inspeksi
Audit adalah suatu penilaian sistematis untuk menentukan apakah aktivitas dan hasil-hasil yang berhubungan sesuai dengan pengaturan yang telah direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai kebijakan dan tujuan organisasi. Sedangkan inspeksi adalah suatu kegiatan penilaian terhadap suatu produk, apakah produk itu baik atau rusak ataupun untuk penentuan apakah suatu lot dapat diterima atau tidak berdasarkan metode & standar yang sudah ditentukan. Audit dan Inspeksi di Apotek NAWI SEJAHTERA yang dilakukan oleh balai POM Kota Yogyakarta dilakukan 3 bulan sekali, untuk memeriksa beberapa produk obat, terutama obat narkotik dan psikotropik mengenai penyimpanan, penerimaan dan pengeluaran obat narkotika dan psikotropika. Selain itu dilakukan pemeriksaan terhadap obat-obat expired date apakah ada yang terjual atau mengenai pemusnahannya.

APA
(Apoteker)
Fungsi Pembelian
( AA )
Fungsi Gudang
( AA )
Fungsi Penjualan
( AA )
Asisten Apoteker / Juru resep
Fungsi Keuangan (kasir)

Fungsi Pembukuan
Pembantu Umum
[Type the document title]

Makalah-apotek

Recommend Documents