Pengantar Bisnis BAB 9 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 9. Konsep Sistem Informasi Manajemen Pada umumnya, apabila orang membicarakan sistem informasi manajemen, yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfaatan data di sini dapat berarti penunjang pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi organisasi, atau untuk pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut. Kini kalau orang mendengar istilah sistem informasi manajemen, biasanya mereka juga membayangkan suatu sistem komputer. Sesungguhnya, pengertian tentang sistem informasi manajemen di dalam organisasi telah ada sebelum perangkat komputer diciptakan. Inti pengertian sistem informasi manajemen konvensional tentu saja terkandung dalam pekerjaan-pekerjaan sistematis seperti pencatatan agenda, kearsipan, komunikasi di antara manajer- manajer organisasi, penyajian informasi untuk pengambilan keputusan. dan lain sebagainya. Akan tetapi, tersedianya teknologi pengolahan data dengan komputer yang relatif murah sekarang dan di masa depan penggunaan komputer untuk menunjang sistem informasi manajemen tidak dapat dihindari lagi. 9.1. Pengertian dan Karakteristik SIM 9.1.1. Pengertian SIM
Pada dasarnya orang dapat membahas sistem informasi manajemen tanpa komputer, tetapi kemampuan komputer membuat SIM terwujud. Persoalannya bukan dipakai atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem informasi manajemen, tetapi sejauh mana berbagai proses akan dikomputerisasikan. Gagasan suatu sistem informasi atau keputusan berdasarkan komputer tidak berarti automatisasi total. Konsep sistem manusia/mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya dikerjakan oleh manusia dan yang lain dilakukan oleh mesin. Gordon B. Davis dalam bukunya yang berjudul "Management Information System; Conceptual Foundation, Strukcture and Development" mendefinisikan SIM sebagai berikut: "SIM" adalah sistem manusia/mesin yang terpadu guna menyajikan informasi untuk mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan didalam suatu organisasi.
9.1.2. Karakteristik Karakteristik SIM Berikut dijelaskan karakteristik SIM guna mendapatkan sinyal yang lebih dini tentang keberadaan dan kondisi SIM di organisasi. 1. SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan tingkat kontrol saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan pula sebagai alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior. 2. SIM didesain untuk memberikan laporan operational sehari-hari sehingga dapat memberi informasi untuk mengontrol operasi tersebul dengan lebih baik. 3. SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut. 4. SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah. Kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada Decision pada Decision Support Systems. 5. SIM biasanya berorentasi pada data-data yang sudah terjadi atau data-data yang sedang terjadi, bukan data-data yang akan terjadi seperti f orecas orecasti ti ng. 6. SIM juga berorentasi pada data-data di dalam organisasi dibanding data-data dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya serta relatif stabil. 7. SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memiliki kemampuan agar manajer dapat membuat
53
Pengantar Bisnis laporannya sendiri, tetapi sebenarnya data-data yang dibutuhkan manajer tersebut sudah ada dan sudah disiapkan lebih dulu. 8. Sebagaimana problematika yang telah di sebutkan di atas, SIM membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambi! memperhitungkan perkembangan organisasi di masa mendatang. Sebuah literatur menyebutkan bahwa analisis dan desain SIM biasanya membutuhkan waktu antara satu sampai dua tahun. 9.2. Perkembangan Konsep SIM Pada pertengahan 1960-an, sebagian besar perusahaan besar akhirnya mengatasi kesulitan penerapan komputer mereka. Hal itu merupakan tugas yang sangat sulit karena organisasiorganisasi tersebut telah mengumpulkan volume data yang sangat banyak selama bertahun-tahun dan diperlukan banyak usaha untuk menempatkan data dalam bentuk yang dapat diterima oleh komputer. Pengetahuan tentang komputer di perusahaan pada waktu itu terbatas pada sejumlah kecil specialis informasi dan para spesicialis itu tidak memiliki pengalaman nyata dalam mengarahkan melalui langkah-langkah dari siklus hidup sistem. Pencapaian berlangsung lambat dengan menggunakan metode "trial and error".
Bangkitnya perusahaan-perusahaan besar pada akhir abad ke-18 menciptakan kebutuhan sebuah sistem informasi yang lebih besar dan rumit dari pada sistem yang dirancang untuk perusahaan yang agak kecil yang ada sebelum masa itu. Pada mulanya, upaya pengendalian manajerial berpusat pada akuntansi biaya dan penganggaran sederhana. Akan tetapi, pergeseran menuju penganggaran dan pengendalian biaya bisnis berkembang pesat dalam dasawarsa 1920-an dan 1930-an. Perhitungan biaya sederhana dalam awal 1900-an sering lemah dalam membantu mengambil keputusan manajemen. Dasawarsa 1930-an dan 1940-an meliputi karya teoritis sehubungan dengan biaya bagi pengambilan keputusan dan penerapan model pengambilan keputusan. Kebanyakan karya ini berasal dari bidang ekonomi mikro (ekonomi perusahaan atau ekonomi manajerial). Akan tetapi, akuntansi manajerial perkembangan konsepsi ini dapat diterapkan ke dalam organisasi. Hasilnya menimbulkan perubahan dalam bentuk analisis biaya dan metode pelaporan yang lebih baik. Apabila organisasi berkembang, manajer mempekerjakan staf bawahannya untuk mengisi bermacam- macam bagian atau departemen di dalam organisasi yang bersangkutan. Dengan timbulnya kebutuhan koordinasi dan komunikasi, bahan-bahan yang semula dipesan hanya oleh pengusaha atau manajer, sekarang mungkin dilakukan oleh seorang bawahan. Salah seorang manajer atau supervisor dapat membuat perjanjian dengan langganannya dan lalai atau lupa memberitahukan hal tersebut kepada bagian lain atau pengusaha sendiri. Jelaslah kiranya bahwa organisasi membutuhkan sistem informasi yang cermat dan tepat waktu. Sistem informasi manajemen hendaknya terus-menerus diperiksa untuk menjamin sistem tersebut terorientasi kepada pemakai. Hal ini berarti bahwa informasi yang memadai harus diberikan kepada semua tingkatan manajemen, informasi yang berlebihan harus dihindari, dan pemakai tidak dipaksa untuk memelihara sistem paralelnya sendiri guna memahami informasi yang diberikan kepadanya. Selama penggunaan sistem baru, pegawai harus mengetahui bahwa beban yang besar diberikan kepada manajer operasi yang harus memelihara sistem lama untuk memproses pekerjaan sehari-hari guna membantu peralihan sistem yang lama ke sistem yang baru, serta untuk mengetahui bagaimana cara menggunakan sistem yang baru tersebut. SIM harus terus-menerus dipelihara dan dijaga untuk menjamin sistem tersebut dapat menyediakan informasi yang penting bagi pemakainya atau user itu sendiri. Gagasan sebuah sistem informasi untuk mendukung manajemen dan pengambilan keputusan telah ada sebelum dipakainya komputer, yang memperluas kemampuan organisasi untuk menerapkan sistem semacam itu. Perluasan kemampuan tersebut sedemikian menyolok sehingga SIM menjadi sesuatu yang baru. Banyak gagasan yang merupakan bagian SIM, yang berkembang dan berevolusi dari bagian ilmu pengetahuan lain. Ada empat bidang pokok konsep dan pengembangan sistem yang sangat penting dalam melacak asal mula konsep SIM: 54
Pengantar Bisnis •
•
•
•
Akuntansi manajerial Ilmu pengetahuan manajemen Teori manajemen Pengolahan komputer
Konsep SIM dapat dipandang sebagai suatu perluasan secara mendasar dari akuntansi manajerial dengan mengikutsertakan gagasan dan teknik ilmu manajemen serta teori perilaku tentang manajemen dan pengambilan keputusan. Kemampuan komputer telah membantu perkembangan konsep SIM karena perangkat keras dan perangkat lunak telah membuka dimensi baru yang digunakan dalam konseptualisasi sistem informasi bagi sebuah organisasi. Sistem informasi organisasi yang dimaksud untuk digunakan oleh eksekutif perusahaan baru berkembang. Sebagai permulaan memang terlambat, hal ini disebabkan oleh kegiatan eksekutif yang tidak terstruktur dengan baik sehingga para spesialis informasi lebih sukar memahami pemecahan keputusan di tingkat eksekutif daripada di tingkat manajemen yang lebih bawah. Lambat laun penggunaan komputer bergerak merambat naik dan sekarang mendapat perhatian dari para eksekutif. Sistem informasi eksekutif sekarang merupakan salah satu area komputasi bisnis yang sedang marak dibicarakan. Sistem informasi eksekutif (EIS) merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manajer pada tingkat perencanaan strategis. 9.3. Komponen fisik SIM Kalau orang ingin melihat sistem informasi suatu organisasi, maka akan ditunjukkan komponen fisiknya. Suatu pertanyaan mengenai apa saja yang dikerjakan komponen fisik bisa dijawab dengan fungsi pengolahan atau bisa juga dengan keluaran sistem. Unsur ini adalah penting dalam memahami suatu sistem pengolahan dan karenanya akan diselidiki sebelum kerangka atau strukturnya diuraikan. Kalau pembelian suatu sistem informasi manajemen dilakukan seperti lazimnya suatu mobil atau peralatan, maka komponen yang diserahkan untuk melengkapi suatu sistem pengoperasiannya akan terdiri atas perangkat keras, perangkat lunak, prosedur, personalia pengoperasian, dan database. Berikut ini dijelaskan komponen fisik SIM, yaitu:
Tabel. 1 Komponen Fisik SIM Komponen Sistem
Perangkat Keras
Perangkat Lunak
Database
Catatan
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran, unit penyimpanan file, dan lain sebagainya), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran. Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama: 1. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. 2. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. 3. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi. File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain di atas kertas, mikro film, dan lain sebagainya.
55
Pengantar Bisnis Prosedur
Personil
Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 (Tiga) jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu 1. Instruksi untuk pemakai 2. Instruksi untuk penyiapan masukan 3. Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer Operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP.
Suatu sistem informasi dapat diuraikan menjadi komponen fisik. Akan tetapi, komponen fisik ini tidak menjelaskan sistem seperti halnya suatu pembahasan mengenai konfigurasi perangkat lunak tidak menjelaskan mengapa disusun sedemikian rupanya. 9.4. Sintesis Struktur SIM Struktur SIM diuraikan dengan dua cara, yaitu atas dasar kegiatan manajemen dan fungsi organisatoris. Kedua rancangan ditambah konsep struktural kini akan disintesiskan ke dalam suatu struktur SIM. Pada hakekatnya hal ini merupakan suatu kerangka konseptual yang memungkinkan pembahasan dan perencanaan sistem informasi. Ada pula suatu struktur fisik yang mendefinisikan cara pelaksanaan SIM. Struktur konseptual suatu SIM merupakan suatu sintesis gagasan yang telah disajikan. SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat seksi pengolahan informasi: A. Pengolahan transaksi B. Dukungan operasi sistem informasi C. Dukungan pengendalian manajerial sistem informasi D. Dukungan perencanaan strategis sistem informasi
Setiap subsistem fungsional mempunyai file data unik yang hanya dipakai oleh subsistem itu. Sesungguhnya beberapa aplikasi di dalam subsistem mempunyai file data unik yang tidak diperlukan oleh aplikasi lain. Ada pula file yang perlu dijangkau oleh lebih dari satu aplikasi dan perlu tersedia untuk pencarian kembali. File diorganisasikan ke dalam suatu pangkalan data yang memerlukan perangkat lunak khusus (sistem basis data). Suatu perluasan lebih lanjut dari struktur adalah introduksi perangkat lunak umum. yakni subsistem berisi program aplikasi yang khusus ditulis untuk subsistem itu. Akan tetapi, terdapat juga aplikasi umum yang melayani banyak fungsi. Setiap subsistem bersambungan dengan aplikasi umum. Ada juga model analitik dan keputusan (program regresi, program linier, model anggaran permodalan, dan model perencanaan) yang bisa dipakai banyak aplikasi. Hal ini merupakan dasar model bagi sistem informasi. Subsistem ini mempunyai program unik tiap kegiatan dan file yang unik. Subsistem ini menikmati pemakaian aplikasi perangkat lunak, suatu bentuk model, sistem database, dan sistem manajemen database. Sistem ini mengendalikan semua file di dalam database, tetapi bisa juga dipakai untuk penyimpanan dan pencarian kembali dari file unik. Bila semua subsistem digabung, maka mereka membentuk sistem informasi berbasis komputer bagi organisasi. Kegiatan yang berbeda untuk fungsi tidak memerlukan dukungan pengolahan informasi yang serupa, misalnya pengolahan transaksi lebih penting dipandang dari segi waktu pengolahan yang dipakai dan file yang digunakan dibandingkan perencanaan strategis. Sistem pengolahan transaksi memberi dasar bagi semua dukungan informasi. Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu sistem database, yakni beberapa aplikasi umum dan model dasar analisis umum serta model keputusan. Sedangkan struktur fisik adalah serupa kalau semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah. Akan tetapi, tidaklah selalu demikian adanya. Ada penghematan yang cukup besar dari pengolahan terpadu dan pemakaian modul umum. Pengolahan terpadu dicapai dengan perencanaan berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu sistem tunggal untuk menyederhanakan penghubung sistem (interface) 56
Pengantar Bisnis dan mengurangi duplikasi masukan (input). Suatu contoh yang baik adalah suatu sistem pesanan. Pencatatan suatu pesanan mengawali suatu urutan pengolahan. Tiap langkah memakai data baru, tetapi banyak data dari pengolahan sebelumnya. Struktur fisik juga dipengaruhi oleh pemakaian modul umum untuk operasi pengolahan yang cukup besar. Misaln ya, suatu rutin edit masukan dapat dipakai untuk semua aplikasi. Kalau suatu aplikasi terdiri atas masukan, edit masukan, kontrol kesalahan, pengolahan, dan keluaran, maka pemakaian modul umum untuk edit masukan dan kontrol kesalahan berarti tiada aplikasi yang lengkap tanpa pemakaian modul ini. 9.5. SIM Berbasis Komputer Sistem informasi manajemen yang berbasis komputer (computer-based management information system) terdiri dari manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), data, dan prosedur-prosedur organisasi yang saling berinteraksi untuk menyediakan data dan informasi yang tepat pada waktunya kepada pihak-pihak di dalam maupun di luar organisasi yang berkompeten. Ada pula dikatakan bahwa SIM berbasis komputer adalah suatu SIM yang menempatkan perkakas pengolah data komputer dalam kedudukan yang penting. Sekarang ini, kalau orang menggambarkan SIM yang modem yang dimaksud adalah SIM yang terkomputerisasi sehingga gagasan-gagasan tentang komputerisasi di dalam organisasi swasta maupun publik sesungguhnya berkenaan dengan tujuan penyempurnaan sistem informasi itu sendiri. Ada beberapa alasan mengapa komputer merupakan perkakas yang sangat penting di dalam SIM modern. Alasan yang pertama berkenaan dengan kemampuan komputer mengolah data. Perangkat otomatis ini dalam beberapa hal ternyata lebih unggul sebagai penyerap atau pencatat data jika dibandingkan dengan daya ingat manusia, sekalipun pengambilan keputusan tetap dilakukan oleh manusia. Ciri-ciri kemampuan komputer dan kemampuan otak manusia dapat diuraikan dalam tabel berikut:
Tabel 2. Ciri-Ciri Kemampuan Komputer dan Otak Manusia Kemampuan Komputer Kemampuan Manusia Pengolahan cepat Intuisi dan penilaian Akurasi
Fleksibilitas dan adaptivitas
Kapasistas penyimpan (storage) yang besar
Responsif terhadap kejadian yang tidak terduga
Efektif untuk tugas yang berulang-ulang (repetitif)
Pemikiran abstrak
Otomatis
Perencanaan dan penetapan tujuan (goalsetting)
Dapat berfungsi hampir secara terusMampu mengenali pola tindakan menerus Teliti dalam mendeteksi situasi menyimpang Mampu menetapkan prosedur dan kontrol Dapat diperbaiki dan ditingkatkan (upgrade)
Dapat mengemukakan argumentasi
Bekerja hanya kalau diperintah
Dapat membaca majalah "Newsweek"
Dari ciri-ciri kemampuan manusia dan kemampuan komputer tersebut, dapat dilihat bahwa apabila keunggulan manusia dan komputer digabungkan akan kita peroleh kinerja yang sangat baik bagi SIM. Sebagian pakar bahkan mengatakan bahwa persoalan pokok di dalam SIM modern adalah bagaimana mengkombinasikan kemampuan manusia dan kemampuan komputer untuk menghasilkan keputusan manajerial yang baik. Alasan yang kedua tentang pentingnya pemakaian komputer dalam SIM adalah bahwa teknologi otomasi melalui komputerisasi sudah tersedia di mana-mana dan dapat diperoleh dengan mudah dan murah. Sangat disayangkan bila kemampuan finansial suatu organisasi dan kemampuan aparatnya sudah memungkinkan untuk mengadakan 57
Pengantar Bisnis SIM berbasis komputer tidak mau menyesuaikan diri dengan tuntutan kebutuhan yang mengharuskan pengolahan data yang cepat dan efisien. Sudah tentu, komputerisasi tidak dapat dilakukan serta-merta tanpa mempertimbangkan kemampuan staf, keuangan, dan kebutuhan pengolah dala. Akan tetapi, bila kemampuan itu memang sudah ada, hendaknya organisasi segera menyesuaikan diri. Harus diingat bahwa meskipun komputer mampu melakukan hal-hal yang fantastis di dalam mengolah informasi, penggunaan informasi itu tetap tergantung pada manusianya. Secanggih apapun sistem komputer yang dipakai, bila manusia tidak dapat memanfaatkan informasi yang dihasilkan atau kurang mampu memanfaatkan komputer itu secara optimal, maka sistem komputer itu tidak akan banyak manfaatnya. Bagaimanapun juga komputer adalah alat. Keberhasilan penggunaannya tergantung pada manusia. Ini perlu ditegaskan berulang kali karena berdasarkan pengalaman banyak manajer yang memiliki ekspektasi (harapan) terlalu tinggi dari adanya komputerisasi. Kegagalan yang dialami oleh suatu SIM banyak disebabkan oleh anggapan bahwa komputerisasi akan dapat memecahkan setiap persoalan dalam organisasi atau karena too high expectation tersebut. Banyak manajer yang mengharapkan peningkatan besar dalam produktivitas dan pelaksanaan di dalam organisasi setelah sebuah sistem komputer baru terpasang. Harapan itu terkadang terlalu besar dan tidak realistis. Kembali kepada pembahasan pokok, pengadaan data dan informasi di dalam organisasi merupakan suatu sistem. Secara garis besar SIM berbasis komputer mengandung unsur-unsur berikut: 1. Manusia. Setiap SIM yang berbasis komputer harus memperhatikan unsur manusia supaya sistem yang diciptakan bermanfaat. Hendaknya diingat bahwa manusia merupakan penentu keberhasilan suatu SIM dan manusialah yang akan memanfaatkan informasi yang dihasilkan oleh SIM. Unsur manusia dalam hal ini adalah para staf komputer profesional dan para pemakai (computer users). 2. Perangkat keras (hardware). Istilah perangkat keras merujuk pada perkakas mesin. Karena itu, perangkat keras terdiri dari komputer itu sendiri yang terkadang disebut sebagai central processing unit (CPU) beserta semua perangkat pendukungnya. Perangkat pendukung yang dimaksud adalah perkakas keluaran (output devices), perkakas penyimpanan (memory), dan perkakas komunikasi. 3. Perangkat lunak (software). Istilah perangkat lunak merujuk pada program-program komputer beserta petunjuk-petunjuk (manual) pendukungnya. Yang disebut program komputer adalah instruksi-instruksi yang dapat dibaca oleh mesin yang memerintahkan bagian- bagian perangkat keras SIM berbasis komputer untuk berfungsi sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersedia. 4. DATA. Seperti telah diuraikan sebelumnya, data adalah fakta-fakta yang akan dibuat menjadi informasi yang bermanfaat. Data inilah yang akan diklasifikasikan, dimodifikasi atau diolah oleh program-program supaya dapat menjadi informasi yang tepat guna, tepat waktu, dan akurat. 5. PROSEDUR. Prosedur adalah peraturan-peraturan yang menentukan operasi sistem komputer. Misalnya, peraturan bahwa setiap permintaan belanja barang di suatu instansi harus tercatat di dalam database komputer atau peraturan bahwa setiap akses operator komputer kepada pengolah induk harus dilaporkan waktu dan otoritasnya. Secara teknik, pelaksanaan SIM berbasis komputer meliputi bagian input, pengolahan, penyimpanan (di dalam storage devices maupun didalam memory), dan output. Perkakas input berfungsi menyediakan data mentah ke sistem komputer. Data itu kemudian diolah/diproses oleh CPU sesuai instruksi yang diberikan oleh perangkat lunaknya. Setelah informasi dihasilkan dan diberikan kepada perangkat output, saat komputer menjalankan fungsinya ia mengalirkan, memakai, dan menyimpan data dalam ruang elektronik yang disebut memory. Ada dua jenis memory komputer, yaitu memory yang diakses oleh komputer secara langsung pada saat ia berfungsi ( primary memory atau main memory) dan memory yang seluruhnya memuat sumber data 58
Pengantar Bisnis yang terbaca mesin sebagai cadangan ( secondary memory, eksternal memory atau auxeliary memory). Sistem operasi komputer modern dapat membarui/meremajakan (mengupdate) data dari sumber data dengan cara yang begitu kompleks. Akan tetapi, pada dasarnya ada dua macam cara peremajaan data: A. Sistem pengolahan dalam gugus/tumpukan ( bacth processing) Sistem ini merupakan sistem pengolahan atau pembaruan data yang lama, tetapi relatif murah. Transaksi, kegiatan operasional, atau catatan penting dalam organisasi dikumpulkan dalam gugus dan secara periodik diolah untuk digabung dengan file induknya. Sebagai contoh, banyak bank yang mengumpulkan catatan tentang deposit nasabahnya selama 1 hari dan membuatnya di dalam sebuah gugus data deposit di dalam file induk neraca. Sistem pengolahan yang sama dapat pula dilakukan untuk menyusun faktur dan daftar gaji. B. Sistem pengolah waktu-nyata (real-timeprocessing). Dengan sistem pengolahan ini pembaruan data dilakukan langsung pada file maupun database. Contoh sistem pembaruan data adalah sistem pemesanan karcis pesawat udara. Segera setelah satu tempat duduk terjual, jumlah tempat duduk yang masih tersedia disesuaikan sehingga semua agen yang terhubung dengan sistem itu akan tahu secara tepat berapa tempat duduk yang masih tersisa di penerbangan tertentu. Masing-masing sistem pengolahan di atas memiliki keunggulan dan kelemahan. Pengolahan bacth yang dilakukan secara periodik jelas tidak sesuai untuk sistem pemesanan karcis karena pembuatan keputusan operasionalnya memang menghendaki penyesuaian data secara cepat. Beberapa transaksi perbankan juga tidak dapat dilakukan secara bacth, misalnya penarikan deposit atau pengambilan tunai melalui ATM (Automated Teller Machine). Sedangkan transaksi real-time diperlukan bila menyangkut transaksi bisnis yang perputarannya cepat. Akan tetapi, banyak sistem administrasi yang masih tetap menggunakan sistem batch karena lebih mudah pelaksanaannya. Perubahan status pegawai di dalam daftar gaji akan lebih tepat jika dilakukan secara batch. Pertimbangan biaya merupakan faktor penting bahwa sistem batch masih banyak digunakan.
59
