Pengantar administrasi Kesehatan Azrul Azwar
Perangkat Administrasi Pembagian lain yang banyak dikenal di masyarakat ialah yang disebut sebagai 4M yakni manusia (man), uang (money), sarana (material) dan metoda (methode) untuk organisasi yang mencari keuntungan serta 6M (man), uang (money), sarana (material) dan metoda (methode), pasar (market), serta me sin (machinery) untuk organisasi yang mencari keuntungan.
PROSES
Yang dimaksud dengan proses (proses ) dalam administrasi adalah langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proses ini dikenal dengan nama fungsi administrasi (functions of administration). Pada umumnya proses dan ataupun fungsi adminitrasi ini merupakan tanggung jawab pimpinan. Pada saat ini dikenal beberapa pembagian proses dan ataupun fungsi administrasi tersebut. Beberapa diantaranya yang terpenting ialah: a.
Komisi pendidikan administrasi kesehatan amerika serikat Membedakan fungsi administrasi atas enam macam yakni perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), pengawasan (controlling), pengkordinasian (coordinating) dan penilaian (evaluation)
b. Freeman membedakan fungsi administrasi atas e nam macam yakni perencanaan (planning), penggerakan (actuating), pengkordinasian (coordinating), bimbingan (guidance), membebaskan (freedom) dan pertanggungjawaban (responsibility) c.
Geeorge R Terry mem bedakan fungsi adminitrasi atas empat macam yakni perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), pengawasan (controlling). Fungsi adminitrasi menurut Terry ini dikenal dengan singkatan POAC.
d. Barton membedakan fungsi adminitrasi atas delapan macam yakni perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan staf (staffing), penyusunan anggaran belanja (budgeting), pelaksanaan (implementing), pengkordinasian (coordinating), pelaporan (reporting) dan penilaian (evaluation) e. Luther M Gullick membedakan fungsi admintrasi admintrasi atas tujuh macam yakni perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan staf (staffing), pengarahan (directing), pengkordinasian (coordinating), pelaporan (reporting), penyusunan anggaran belanja (budgeting). Fungsi adminitrasi menurut Gullick ini dikenal dengan singkatan POSDCORB.
f.
Hendry Eayol membedakan fungsi adminitrasi atas lima macam yakni perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), (organizing), perintah (comanding), pengkordinasian (coordinating), (coordinating), pengawasan (controlling).
Dalam praktek sehari-hari, untuk memudahkan ini sering disederhanakan menjadi empat macam saja yakni: a. perencanaan (planning) yang didalamnya termasuk penyusunan anggaran belanja b. pengorganisasian (organizing) yang didalamnya termasuk penyusunan staf c.
penggerakan (actuating) yang didalamnya termasuk pengarahan, pengkordinasian, bimbingan, penggerakan, pengawasan.
d. pengawasan (controlling) yang didalamnya termasuk penyusunan laporan KELUARAN
Yang dimaksud dengan keluaran (output) adalah hasil dari suatu pekerjaan admistrasi. Untuk administrasi kesehatan, keluaran tersebut dikenal dengan nama pelayanan kesehatan (health service). Pada saat ini pelayanan kesehatan tersebut banyak macamnya. Secara umum dapat dibedakan atas dua macam. Pertama pelayanan kedokteran (medical service). Kedua, pelayanan kesehatan masyarakat ( public health service). Sasaran
Yang dimaksud dengan sasaran (target group) adalah kepada siapa keluaran yang dihasilkan, yakni upaya kesehatan tersebut,ditujukan. Untuk administrasi kesehatan sasara yang dimaksudkan disini dibedakan atas empat macam yakni perseorangan, keluarga, kelompok, dan masyarakat. Dapat bersifat sasaran langsung ( direct target gr oup), atau pun bersifat sasaran tidak langsung ( indirect target group). Dampak
Yang dimaksud degan dampak (impact) adalah akibat yang ditimbulkann oleh keluaran. Untuk administrasi kesehatan, dampak yang diharapkan adalah makin meningkatnya derajat kesehatan. Peningkatan derajat kesehatan ini hanya akan dapat dicapai apabila kebutuhan (needs) dan tutuntan (demand) perseorangan, keluarga, kelompok dan atau masyarakat terhadap kesehatan, pelayanan kedokteran serta lingkungan yang sehat dapat terpenuhi. Kebutuhan dan tutuntan ini adalah sesuatu yang terdapat pada pihak pemakai jasa pelayanan kesehatan.
Kegiatan administarsi Telah disebutkan bahwa melaksanakan pekerjaan administrasi sama artinya dengan melaksanakan semua fungsi administrasi. Dengan pengertian yang seperti ini menjadi jelas bahwa kegiatan utama yang dilakukan pada administarsi tidak lain adalah melaksanakan fungsi administrasi itu se ndiri, mulai dari fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan sampai dengan fungsi pengawasan ( Terry)
Bab 2 Sistem Kesehatan Jika menyebut perkataan system kesehatan ada dua pengertian yang t erkandung didalamnya. Pertama pengertian system kedua pengertian kesehatan. Pengertian system banyak macamnya. Beberapa diantaranya yang dipandang cukup penting adalah : 1. sistem adalah gabungan dan elemen elemen yang saling dihubungkan oleh suatu proses atau struktur dan berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi dalam upaya menghasilkan sesuatu yang telah ditetapkan(Ryans) 2. Sistem adalah suatu struktur konseptual yang terdiri dari fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai satu unit organic untuk mencapai keluaran yang diinginkan secara efektif dan efesian ( john mc manama) Unsur unsur sistem 1. Masukan Kumpulan bagian input atau elemen yang terdapat dalam sistem dan yang diperlukan untuk dapat berfungsinya sistem tersebut 2. Proses Kumpulan bagian elemen yang terdapat dalam sistem dan yang berfungsi untuk pengubah masukan menjadi keluaran yang direncanakan 3. Keluaran ( output) Kumpulan bagian atau elemen yang dihasilkan dari berlangsungnya proses dalam sistem 4. Umpan balik Kumpulan bagian atau elemen yang merupakan keluaran dari sistem dan sekaligus masukan bagi sistem 5. Dampak (impact) Akibat yang dihasilkan keluaran satu sistem 6. Lingkungan Dunia diluar sistem yang tidak dikelola oleh sistem tetapi mempunyai pengaruh besar te rhadap sistem Jenjang sistem Secara sederhana yang dimaksud dengan penjenjangan sistem ialah pembagian sistem ditinjau dari sudut peranan dan kedudukannya terhadap lingkungan. Untuk ini penjenjangan sistem dapat dibedakan menjadi 3 macam yaitu : 1. Suprasistem Lingkungan dimana sistem tersebut berada. Lingkungan yang dimaksud disini juga berbentuk suatu sistem tersendiri, yang kedudukan dan peranan lebih luas. Sistem yang lebih luas ini mempengaruhi sistem tetapi tidak dikelola oleh sistem
2. Sistem Sistem adalah sesuatu yang sedang diamati yang menjadi subjek dan objek pengamatan 3. Subsistem Subsistem adalah bagian dari sistem yang secara mandiri membentuk sistem pula. Subsistem yang mandiri ini kedudukan dan peranannya lebih kecil dari pada sistem Jika yang diamati adalah rumah sakit, rumah sakit adalah sistem. Suprasistemnya ialah sistem kesehatan nasional sedangkan subsistemnya ialah berbagai unit fungsional yang te rdapat dirumahsakit. Pendekatan sistem
Pada saat ini batasan tentang pendekatan sistem banyak macamnya, beberapa yang te rpenting adalah 1. Pendekatan sistem adalah penerapan suatu prosedur yang logis dan rasional dalam merancang suatu rangkaian komponen-komponen yang yang berhubungan sehingga dapat berfungsi sebagai suatu kesatuan mencapai tujuan yang telah ditetapkan ( L. James Harvey) 2. Pendekatan sistem adalah suatu strategi yang menggunakan metoda analisa, desain dan manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efe isien 3. Pendekatan sistem adalah penerapan dari cara berfikir yang sistematis dan logis dalam membahas dan mencari pemecahan dari suatu masalah atau keadaan yang dihadapi. Dari batasan tentang pendekatan sistem ini, dengan mudah dipahami bahwa prinsip pokok pendekatan sistem dalam pekerjaan administrasi dapat dimanfaatkan untuk dua tujuan: 1. Untuk membentuk sesuatu, sebagai hasil dari pekerjaan administrasi 2. Untuk menguraikan sesuatu yang ada dalam administrasi
Analisis sistem Pada saat ini batasan tentang anailisis sistem banyak macamnya. Beberapa yang terpenting ialah : 1. Analisis sistem adalah pelukisan atau penguraian operasional suatu sistem yang meliputi upaya pengidentifikasian tujuan, kegiatan, pelaksanaan kegiatan, situasi yang dihadapi serta informasi yang dibutuhkan oleh sistem pada setiap tahap pelaksnaannya 2. Analisis sistem adalah suatu cara kerja yang dengan mempergunakan fasilitas yang ada, dilakukan pengumpulan berbagai masalah yang dihadapi untuk kemudian dicarikan berbagain jalan keluarnya, lengkap dengan uraiannya, uraiannya, sehingga membantu administrator dalam mengambil keputusan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
BAB 3 Subsistem Pelayanan Kesehatan
Pelayanan kesehatan dapat dibedakan menjadi 2 secara umum menurut pendapat Hodgett dan Cascio (1983) : 1. Pelayanan kedokteran Pelayanan kesehatan yang termasuk dalam kelompok pelayanan kedokeran ( medical service) ditandai dengan cara pengorganisasian yang dapat bersifat sendiri ( solo practice) atau secara bersama- sama dalam satu organisasi ( institution), tujuan uatamanya untuk menyembuhkan penyakit dan memulihkan kesehatan, serta sasaran terutama untuk perseorangan dan keluarga 2. Pelayanan kesehatan masyarakat Pelayanan kesehatan yang termasuk dalam kelompok pelayanan kesehatan masyarakat ( public health services) ditandai dengan cara pengorganisasian yang umumnya secara bersama – sama dalam suatu organisasi, tujuan utamanya untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan serta mencegah penyakit, serta sasarannya terutama untuk kelompok dan masyarakat.
Pelayanan Kedokteran 1. Tenaga pelaksananya terutama adalah para dokter 2. Perhatian utamanya pada penyembuhan penyakit 3. Sasaran utamanya adalah perseorangan atau keluarga 4. Kurang memperhatiakan efeisiensi 5. Tidak boleh menarik perhatian karena bertentangan dengan etika kedokteran 6. Menjalankan fungsi perseorangan dan terikat dengan undang undang 7. Penghasilan diperoleh dari imbal jasa 8. Bertanggung jawab hanya kepada penderita 9. Tidak dapat memonopoli upaya kesehatan dan bahkan mendapat saingan 10. Masalah administrasi amat sederhana
Pelayanan Kesehatan Masyarakat 1. Tenaga pelaksananya terutama ahli kesehatan masyarakat 2. Perhatian utamanya pada pencegahan penyakit 3. Sasaran utamanya adalaah masyarakat secara keseluruhan 4. Selalu berupaya mencari cara yang efisein 5. Dapat menarik perhatian masyarakat misalnya dengan penyuluhan kesehatan 6. Menghasilkan fungsi dengan mengorganisir masyarakat dan mendapat dukungan undang undang 7. Penghasilan berupa gaji dari pemerintah 8. Bertanggung jawab kepada seluruh masyarakat 9. Dapat memonopoli upaya kesehatan 10. Menghadapi berbagai persoalan kepemimpinan
Pelayanan kesehatan menyeluruh dan terpadu Pengertian pelayanan kesehatan yang menyeluruh dan terpadu ada 2 macam ( Somers dan somers 1974) :
1. Pelayanan kesehatan yang berhasil memadukan berbagai upaya kesehatan yang ada di masyarakat yakni pelayanan peningkatan dan pemeliharaan kesehatan pencegahan dan penyembuhan penyakit serta pemulian kesehatan. Suatu pelayanan ke sehatan disebut sebagai pelayanan kesehatan yang menyeluruh dan t erpadu apabila kelima jenis pelayanan ini diselenggarakan secara bersamaan 2. Pelayan kesehatan yang menerapkan pendekatan yang menyeluruh ( holistic approach). Jadi tidak hanya memperhatikan keluhan penderita saja, tetapi juga berbagai latar belakang soc ial ekonomi, social budaya, social psikologi dan lain berbagainya. Suatu pelayanan kesehatan disebut sebagai pelayanan kesehatan yang m enyeluruh dan terpadu apabila pendekatan yang dipergunakan memperhatikan berbagai aspek kehidupan dan dari para pemakai jasa kesehatan
Stratifikasi Pelayanan Kesehatan Strata pelayanan kesehatan yang dianut oleh tiap Negara tidaklah sama namun, secara umum berbagai strata ini dapat dikelompokan menjadi 3 macam yakni : 1. Pelayanan kesehatan tingkat pertama Yang dimaskud dengan pelayanan kesehatan tingkat pertama ( primary health service) adalah pelayanan kesehatan yang bersifat pokok ( basical service), Yang sangat dibutuhkan oleh sebagian besar masyarakat serta mempunyai nilai strategis untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Pada umumnya pelayanan kesehatan tingkat pertama ini bersifat pelayanan rawat jalan ( ambulatory/out patient service) 2. Pelayanan kesehatan tingkat kedua Yang dimaksud dengan pelayanan kesehatan tingkat kedua ( secondary health service) adlaah layanan kesehatan yang lebih lanjut, telah bersifat rawat inap ( inpatient se rvice) dan untuk menyelengarakannya telah dibutuhkan tersedia tenaga te naga spesialis 3. Pelayanan kesehatan tingkat ketiga Yang dimaksud pelayanan kesehatan tingkat ketiga ( tersier health service) adalah pelayanan kesehatan yang bersifat lebih kompleks dan umumnya diselenggarakan oleh tenaga –tenaga subspesialis. Sistem Rujukan Adapun yang dimaksud dengan sistem rujukan diindonesia, seperti yang telah dirumuskan dalam SK mentri kesehatan RI no 32 tahun 1 972 ialan suatu sistem penyelengarakan pelayanan kesehatan yang melaksanankan pelimpahan tanggungjawab timbal balik terhadap satu kasus penyakit atau masalah kesehatan secara vertical dalam arti dari unit yang berkempuan kurang kepada unit yang lebih mampu atau horizontal dalam arti antar unit unit yang setingkat kemampuannya. Maca rujukan yang berlaku diindonesia telah pula ditentukan, sistem kesehatan nasional membedakannya atas 2 macam: 1. Rujukan kesehatan
Rujukan ini terutama dikaitkan dengan upaya pencegahan penyakit dan peningkatan derajat kesehatan. Dengan demikian rujukan kesehatan pada dasarnya berlaku untuk pelayanan kesehatan masyarakat ( public health service). Rujukan kesehatan dibedakan atas 3 macam yakni rujukan teknologi, sarana dan operasional. 2. Rujukan medic Rujukan ini terutama dikaitkan dengan upaya penyembuhan penyakit serta pemulihan kesehatan.dengan demikian rujukan medic pada dasarnya be rlaku untuk pelayanan kesehatan (medical service).
Sasaran Sasaran program menjaga mutu adalah pelayanan kesehatan yang diselenggarakan. Jika diketahui pada saat pelayanan kesehatan terdapat 4 unsur yang bersifat pokok yakni unsur masukan ( input), unsure proses (proses), unsur lingkungan (environment), serta unsur keluaran ( output). Maka m udah pahami dalam prakte sehari hari jika menyebut sasaran program menj aga mutu, maka yang dimaksud disini tidak lain adalah unsur masukan, unsur proses, unsur lingkungan, serta unsur keluaran tersebut. 1. Unsur masukan Yang maksud unsur masukan ialah semua hal yang diperlukan untuk terselenggaranya pelayanan kesehatan . unsur masukan ini banyak macamnya. Yang terpenting adalah tenaga ( man), dana (money), dan sarana (material). Secara umum disebutkan apabila tenaga dan sarana (quatitas dan qualitas) tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan ( standard operasional dan facility), serta jika dana yang tersedia tidak sesuai dengan kebutuhan, maka sulit diharapkan baiknya mutu pelayanan ( Bruce 1990; Fromberg 1988; Gambone 1991) 2. Unsur lingkungan Yang dimaksud dengan unsur lingkungan adalah keadaan se kitar yang mempengaruhi pelayanan kesehatan. Untuk suatu institusi kesehatan, keadaan sekitar yang terpenting adalah kebijakan (policy) organisasasi (organization) dan manajemen. Secara umum disebutkan apabila kebijakan, organisasi dan manajemen tersebut tidak sesuai dengan standard dan atau tidak bersifat mendukung, makan sulit diharapkan baiknya mutu pelayanan kesehatan ( Donabedian 1980). 3. Unsur proses Yang dimaksud dengan unsur proses adalah semua tindakan yang dilakukan pada pelayanan kesehatan. Tidakan tersebut secara umum dapat dibedakan atas 2 macam yakni tidakan medis ( medical procedure) dan tindakan non medis ( nonmedical procedure). Secara umum disebutkan apabila kedua tindakan ini tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan ( standard of conduct) maka sulit diharapkan diharapkan baiknya mutu pelayanan ( Pena 1984). 4. Unsur keluaran Yang dimaksud unsur keluaran adalah yang me nunjuk pada penampilan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan ( performance). Pe nampilan yang dimaksud disini banyak macamnya secara umum dapat dibedakan menjadi 2 macam. Pertama, penampilan aspek medis ( medical performance) Kedua, penampilan non medis ( non medical performance). Secara umum di
sebutkan apabila kedua penampilan ini tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan ( standar of pefromance) maka berarti pelayanan kesehatan yang diselenggarakan bukan pelayanan yang bermutu.
Kegiatan Pelaksanaan Kegiatan pelaksanaan program penjagaan mutu banyak pula macamnya secara umu dapat dibedakan atas 7 macam yakni ( Palmer 1979 dan Voulry 1980): 1. Menetapkan masalah mutu pelayanan kesehatan yang diselengarakan 2. Menetapkan prioritas masalah mutu pelayanan kesehatan yang diselenggarakan 3. Melakukan analisis masalah mutu pelayanan kesehatan yang diselenggarakan 4. Melakukan kajian masalah mutu pelayanan kesehatan se cara lebih mendalam 5. Menetapkan dan menyusun upaya penyelesaian masalah mutu pe layanan kesehatan 6. Melaksanakan upaya penyelesaian masalah mutu pelaynan kesehatan 7. Melakukan pemantauan dan menilai kembali masalah mutu pe layanan kesehatan yang diselesaikan 1. Menetapkan masalah mutu pelayanan kesehatan Adapun yang dimaksud dengan masalah mutu adalah ke senjangan antara penampilan pelayanan kesehatan dengan standar yang ditetapkan. Karena mutu pelayanan kesehatan menunjuk pada unsur keluaran ( output), maka yang dimaksud dengan standar disini adalah standar keluaran, yang pengukurannya dapat dilakukan dengan menggunakan indicator keluaran. Untuk dapat menetapakan masalah mutu ada beberapa langkah pokok yang harus dilakukan : a. Menyusun daftar masalah Untuk ini dapat digunakan teknik kesepakatan kelompok ( group decision making) yang dapat dibedakan atas 2 macam, Pertama tek nik curah pendapat ( Brain Storming Tecnic), Kedua teknik kelompok Nominal ( nominal group tecnic) b. Melakukan konfirmasi daftar masalah Melakukan konfirmasi daftar maslah yang telah berhasil disusun. Ada 2 teknik konformasi yang dapat digunakan: pertama secara langsung ( direct approach) dalam arti mengumpulkan data untuk setiap masalah yang tercantum dalam daftar. Kedua secara tidak langsung ( indirect approach) dalam arti memintakan pendapat staff lain yang terkait tentang kebenaran daftar masalah m asalah yang telah disusun. Hasil dari konfirmasi ialah te rsusunya daftar masalah yang sebernarnya. c.
Menentukan prioritas masalah mutu pelayanan kesehatan Menetapkan prioritas masalah masalah mutu pelayanan kesehatan dari daftar masalah mutu yang telah dikonfirmasi untuk dilakukan pemilihan. Cobalah mengusahakan adanaya kata sepakat (Konsesus). Tetapi jika tidak tercapai, data dilakukan pemungutan suara dengan menggunakan criteria tertentu. Teknik pemungutan suar dengan menggunakan criteria tersebut dikenal dengan nama teknik criteria matrix
d. Merumuskan pernyataan masalah Langkak keempat yang dilakukan ialah merumuskan pernyataan masalah yang telah ditetapkan prioritasnya. Syarat suatu perumusan pernyataan masalah yang benar, banyak macamnya. Yang terpenting harus dapat menjawab 5 pertanyaan pokok yakni, apa masalahnya, siapa yang terkena, berapa besar masalahnya, dimana masalahnya terjadi, serta bilamana masalah itu terjadi. e. Menetapkan sumber masalah Untuk ini diperlukan alat bantu yang dikenal dengan nama alur (flowchart) 2. Menetapkan penyebab masalah mutu Untuk dapat menetapkanpenyebab masalah ini perhatiaan hendaknya ditujukan pada unsur masukan (input), proses dan ataupun lingkungan pelayanan kesehatan. Setiap kesenjangan yang ditemukan adalah penyebab msalah mutu pelayanan. Untuk dapat menetapkan masalah mutu pelayanan, ada beebrapa langkah a. Menyusun daftar penyebab masalah sumber masalah yang telah ditetapkan sebelumnya. Menggunakan teknik curah pendapat dan atau teknik kelompok nominal. Upaya kan agar setiap anggota tim dapat mengemukakan pendapatnya secara bebas. Pakailah hokum sebab akibat . penyebab masalah disini ialah se bab yang berhasil identifikasi. Susunlah daftar penyebab masalah selengkap-lengkapnya. Untuk membentuk daftar penyuusunan penyebab masalah yang masih bersifat teroritis dapat digunakan digram tulang ikan (fish bone diagram) b. Untuk ini manfaatkan lah c.
hjcs
3. ,lsg;ls,
Proses
Sekalipun macam dan bentuk rencana anggaran sangat bervariasi, namun proses yang ditempuh dalam menyusun rencana anggaran pada dasarnya tidak berbeda. Proses yang dimaksud adalah: 1. Mengidentifikasi kegiatan Kegiatan pertama yang dilakukan adalah mengidentifikasi berbagai kegiatan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan yang t elah ditetapkan. Kegiatan yang diidentifikasi sebaiknya hanya yang bersifat pokok saja (mollar activities) dalam arti apabila tidak dilaksanakan, akan menyebabkan tidak tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. 2. Menentukan sumber daya Kegiatan kedua yang dilakukan ialah menentukan jumlah dan jenis sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang telah diidentifikasi. Sumber daya tersebut banyak macamnya. Secara umum dibedakan atas tiga macam yakni tenaga (man), dana (money), dan sarana (material). Hitung kebutuhan sumber daya tersebut untuk setiap kegiatan yang ditanyatakan dan unit tertentu, misalnya orang/jam, dana/orang, dan bahan/jam. 3. Mengubah sumber daya dalam bentuk uang Kegiatan ketiga yang dilakukan ialah mengubah sumber daya yang diperlukan ke dalam bentuk uang. Kegiatan ini dikenal dengan nama penentuan biaya, yang pelaksanaannya tidak sederhana. Berapakah besarnya honor yang pantas untuk seorang pekerja kasar? Be rapa pula untuk tenaga ahli? Berapa sebenarnya harga bahan baku yang diperlukan? Untuk memudahkan pekerjaan biasanya dipergunakan biaya unit baku (standard unit cost) yang dihitung berdasarkan harga masa lalu ditambah dengan perkiraan kenaikan harga pada masa datang. 4. Menyusun dan menyajikan rencana anggaran Kegiatan keempat yang dilakukan ialah menyusun dan menyajikan rencana anggaran yang telah disusun ke dalam format baku yang telah disepakati. Untuk Indonesia susunan anggaran pemerintah tertuang dalam Daftar Usulan Projek (DUP). 5. Mengirimkan untuk persetujuan Kegiatan kelima yang dilakukan ialah mengirimkan rencana anggaran yang telah disusun kepada pihak-pihak yang berwenang memberikan persetujuan. Kadang-kadang diperlukan bebe rapa revisi. Untuk Indonesia anggaran pemerintah yang telah disetujui disebut dengan nama Daftar Isian Projek (DIP). Pada dasarnya setelah rencana anggaran disetujui, selesailah proses perencanaan anggaran te rsebut. Kegiatan selanjutnya yang harus dilakukan ialah melaksanakan rencana anggaran, sedemikian rupa sehingga tujuan dari dilaksanakannya suatu rencana dapat dicapai dengan memuaskan. Hanya saja sekalipun tugas perencanaan anggaran telah selesai, bukan berarti pe kerjaan yang ada hbuungannya dengan anggaran terhenti. Untuk menjamin terselenggaranya anggaran dengan baik, ada dua hal lain yang perlu dilaksanakan yakni: 1. Melakukan pengawasan Pengawasan perlu dilakukan untuk mencegah terjadinya penyimpangan. Pengawasan yang dapat dilakukan banyak macamnya. Dalam sistem pemerintahan di Indonesia, para pelaksana
administrasi keuangan tidak demikian mudah melakukan pembayaran tanpa adanya dokumen dokumen yang menunjukkan persetujuan pemakaian anggaran. D okumen yang dimaksud antara lain Surat Keputusan Otorisasi (SKO) serta Surat Perintah Membayar Uang (SPMU). 2. Melakukan pemeriksaan Pemeriksaan pemakaian anggaran harus dapat dilakukan secar a berkala. Tujuannya adalah untuk menilai penggunaan anggaran apakah telah sesuai dengan prosedur dan peruntukannya. Pemeriksaan pemakaian anggaran ini lazimnya dilakukan oleh Kanor Akuntansi Publik, atau untuk instantsi pemerintah, oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK). Teknik kesepakatan kelompok
Pada saat ini teknik kesepakatan berkelompok banyak macamnya. Secara umum dapat dibedakan atas dua macam: 1. Untuk mengumpulkan pendapat Jika tujuan utama teknik kesepakata kelompok adalah untuk mengumpulkan pendapat (discovery), teknik yang dipergunakan adalah: a.
Synthetic group technique Teknik ini mirip dengan suatu survai biasa. Hanya saja respondennya adalah pihak ketiga yang umumnya adalah para ahli. Dari berbagai pendapat yang dikemukakan akan dapat ditetapkan prioritas masalah yang dihadapi.
Bab VIII Penilaian program kesehatan
Pendahuluan
Setiap administrator yang diserahkan tanggung jawab mengelola program kesehatan selalu dihadapkan pada suatu keadaan yang tidak pasti (uncertainuty). Keadaan yang tidak pasti tersebut jika disederhanakan dapat disimpulkan ke dalam tiga macam pertanyaan yakni: 1. Pertanyaan tentang ketepatan program Apakah program yang akan dilaksanakan adalah suatu program yang telah tepat, dalam arti: a.
Apakah masalah yang dirumuskan dalam rencana kerja telah sesuai dengan keadaan yang sebenarnya? b. Apakah tujuan yang tercantum dalam rencana kerja telah dirumuskan secara benar dan realistis? c. Apakah kegiatan yang ditetapkan dan tercantum dalam rencana kerja benar -benar dapat menjamin teratasinya masalah dan atau tercapainya tujuan? 2. Pertanyaan tentang pelaksanaan program Apakah program yang sedang dilaksanakan akan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dalam arti: a.
Apakah dalam melaksanakan kegiatan yang telah ditetapkan tidak terjadi penyimpangan sehingga dapat mempengaruhi penyelesaian masalah dan atau tujuan yang telah dirumuskan? b. Apakah dalam melaksanakan kegiatan tersebut tidak diperlukan penyesuaian sedemikian rupa sehingga masalah dapat diatasi dan tujuan dapat dicapai? 3. Pertanyaan tentang hasil yang dicapai Apakah program yang telah dilaksanakan berhasil mencapai tujuan sebagaimana yang direncanakan, dalam arti: a. Apakah masalah yang ada telah berhasil diatasi? b. Apakah tujuan yang dirumuskan telah berhasil di capai? Batasan
Batasan penilaian banyak macamnya. Beberapa di antaranya yang dianggap cukup penting adalah: 1. Penilaian adalah suatu cara belajar yang sistematis dari pengalaman yang dimiliki untuk meningkatkan pencapaian, pelaksanaan, dan perencanaan suatu program melalui pemilihan secara seksama berbagai kemungkinan yang tersedia guna penerapan selanjutnya (The World Health Organization) 2. Penilaian adalah suatu proses untuk me nentukan nilai atau jumlah keberhasilan dari pelaksanaan suatu program dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan (The American Public Association) 3. Penilaian adalah suatu proses yang teratur dan sistematis dalam membandingkan hasil yang dicapai dengan tolok ukur atau kriteria yang telah ditetapkan, dilanjutkan dengan pengambilan kesimpulan serta penyusunan saran-saran, yang dapat dilakukan pada setiap tahap dari pelaksanaan program (The International Clearing House on Adolescent Fertility Control for Population Options) 4. Penilaian adalah pengukuran terhadap akibat yang ditimbulkan dari dilakukannya suatu program dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Riecken). Jika diperhatikan keempat batasan di atas, segera terlihat bahwa ada dua pendapat tentang penilaian tersebut yakni: 1. Penilaian hanya dilakukan pada tahap akhir program Pendapat yang seperti ini dapat dilihat dalam batasan yang dirumuskan oleh Ricken. Di sini dikemukakan bahwa penilaian tersebut dilakukan terhadap akibat yang ditimbulkan oleh suatu program, yang pada dasarnya hanya dapat dilakukan jika suatu program telah selesai dilaksanakan. 2. Penilaian dapat dilakukan pada setiap tahap progr am Pendapat yang seperti ini secara tegas dikemukakan olej The International Clearing House on Adolscent Fertility Control for Population Options dan secara samar-samar ditemukan pula pada batasan yang dirumuskan oleh The World Health Organization dan American Public Health Association. Pada pendapat yang terakhir ini disebutkan bahwa penilaian tidak hanya dilakukan pada tahap akhir program, tetapi juga dapat dilakukan pada waktu program sedang dilaksanakan dan atau sebelum program te rsebut dilaksanakan. Jenis
Sesuai dengan pengertian bahwa penilaian dapat ditemukan pada setiap tahap pelaksanaan program, maka penilaian secara umum dapat dibedakan atas tiga jenis yakni: 1. Penilaian pada tahap awal program Penilaian yang dilakukan di sini adalah pada saat merencanakan suatu program (formative evaluation). Tujuan utamanya ialah untuk meyakinkan bahwa rencana yang akan disusun benarbenar telah sesuai dengan masalah yang ditemukan, dalam arti dapat menyelesaikan masalah tersebut. Penilaian yang bermaksud mengukur kesesuaian program dengan masalah dan atau kebutuhan masyarakat ini sering disebut pula dengan studi penjajakan kebutuhan (need assessment study)
2. Penilaian pada tahap pelaksanaan program Penilaian yang dilakukan di sini ialah pada saat program sedang dilaksanakan (promotive evaluation). Tujuan utamanya ialah untuk mengukur apakah progr am yang sedang dilaksanakan tersebut telah sesuai dengan rencana atau tidak, atau apakah t erjadi penyimpanganpenyimpangan yang dapat merugikan pencapaian tujuan dari program tersebut. Pada umumnya ada dua bentuk penilaian pada t ahap pelaksanaan program ini ialah pemantauan (monitoring) dan penilaian berkala (periodic evaluation). Perbedaan diantara keduanya dapat dilihat pada tabel. No 1
Hal yang dibandingkan Frekuensi
2
Pelaksana
3
Tujuan
Pemantauan Biasanya tiap dua minggu sebulan sekali Biasanya dilakukan oleh kalangan sendiri (internal evaluator) Biasanya bersifat terbatas yakni hanya memperbaiki beberapa penyimpangan saja
Penilaian berkala Biasanya tiap 6 bulan sampai 1 tahun sekali Dapat dilakukan oleh kalangan sendiri pihak ketiga (external evaluator) Biasanya bersifat lebih luas dan bahkan dapat merevisi program secara keseluruhan
3. Penilaian pada tahap akhir program Penilaian yang dilakukan di sini adalah pada saat program telah selesai dilaksanakan (summative evaluation). Tujuan utamanya secara umum dapat dibedakan atas dua macam yakni untuk mengukur keluaran (output) serta untuk mengukur dampak (impact) yang dihasilkan. Dari kedua macam penilaian akhir ini, diketahui bahwa penilaian keluaran lebih mudah daripada penilaian dampak, karena pada penilaian dampak diperlukan waktu yang lama. Ruang lingkup
Sesuai dengan luasnya pengertian kesehatan, maka ruang lingkup penilaian yakni hal-hal yang akan dinilai dari suatu program kesehatan adalah amat luas sekali. Beberapa sarjana memberikan pedoman sebagai berikut, yakni: 1. Deniston Deniston menyebutkan bahwa hal-hal yang dapat dinilai dari suatu program kesehatan dibedakan ke dalam empat jenis yakni: a. Kelayakan program Penilaian yang dilakukan di sini ialah terhadap program secara keseluruhan. Program dinilai layak (appropriateness) jika program tersebut telah dapat dilaksanakan dengan hasil yang sesuai dengan situasi dan kondisi yang dihadapi. b. Kecukupan program Sama halnya dengan kelayakan, maka penilaian yang dilkukan di sini adalah juga terdapat program secara keseluruhan. Suatu program dinilai cukup (adequancy) jika
programt ersebut telah dapat dilaksanakan dengan hasil yang sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. c.
Efektivitas program Penilaian juga dilakukan terhadap program secara keseluruhan. Suatu program dinilai efektif (effectiveness) jika program tersebut telah dapat dilaksanakan dengan hasil yang dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi.
d. Efisiensi Sama halnya dengan efektivitas, maka penilaian juga dilakukan terhadap program secara keseluruhan. Suatu program dinilai efisien (efficiency), jka program tersebut dapat dilaksanakan dengan hasil yang kecuali dapat menyelesaikan masalah juga pada waktu pelaksanaannya tidak memerlukan penggunaan sumber daya yang besar. Ruang lingkup penilaian Deniston 1. kelayakan program
George James 1. upaya program
Roemer 1. status kesehatan
2. kecukupan program
2. penampilan program 3. ketepatan penampilan 4. efisiensi program
2. kualitas program
Blum 1. pelaksanaan program 2. pemenuhan kriteria
3. kuantitas program
3. efektivitas program
4. sikap masyarakat 5. sumber program 6. biaya program
4. efisiensi program 5. keabsahan hasil 6. sistem
3. efektivitas program 4. efisiensi program
Untuk kepentingan praktis, ruang lingkup penilaian tersebut secara sederhana dapat dibedakan atas empat klompok saja yakni: 1. Penilaian terhadap masukan Termsuk kedalam penilaian terhadap masukan (input) ini ialah y ang menyangkut pemanfaatan berbagai sumber daya, baik sumber dana, tenaga dan ataupun sumber sarana. 2. Penilaian terhadap proses Penilaian terhadap proses (process) lebih dititik beratkan pada pelaksanaan program, apakah sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan atau tidak. Proses yang dimaksudkan di sini mencakup semua tahap administrasi, mulai dari tahap perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan program. 3. Penilaian terhadap keluaran Yang dimaksud dengan penilaian terhadap keluaran (output) ialah penilaian terhadap hasil yang dicapai dari dilaksanakannya suatu program. 4. Penilaian terhadap dampak Penilaian terhadap dampak (impact) program mencakup pe ngaruh yang ditimbulkan dari dilaksanakannya suatu program. Langkah
WHO membedakan langkah-langkah penilaian atas sembilan tahap yakni:
a.
Tahap penentuan hal yang akan dinilai Langkah pertama yang dilakukan ialah menentukan dahulu hal yang akan dinilai. Pekerjaan ini akan dapat dilakukan jika dapat dipelajari dengan baik program yang akan dinilai.
b. Tahap melengkapkan keterangan yang dibutuhkan Langkah selanjutnya yang dilakukan ialah mengumpulkan berbagai kete rangan yang ada hubungannya dengan program yang akan dinilai. Untuk ini perlulah dipelajari secara cermat berbagai laporan yang ada dan yang berhubungan dengan pelaksanaan program. c.
Tahap memeriksa hubungan antara keterangan dengan tujuan penilaian Apabila berbagai keterangan telah berhasil diperoleh, lanjutkanlah dengan penyeleksian keterangan. Buanglah keterangan yang tidak ada hubungannya dengan tujuan penilaian.
d. Tahap menilai kecukupan keterangan Lanjutkan pekerjaan penilaian ini dengan menilai kecukupan keterangan yang diperoleh. Apabila keterangan tersebut dianggap belum cukup, lakukan pengumpulan keterangan lagi. Jika telah cukup lanjutkan ke tahap berikutnya. e. Tahap menetapkan kemajuan program Nilai kemajuan program dengan memperg unakan keterangan yang telah dikumpulkan. Kemajuan program dapat dinilai dari keberhasilannya mencapai tujuan yang telah ditetapkan. f.
Tahap menetapkan efektivitas program Langkah selanjutnya ialah menetapkan efektivitas program. Suatu program dianggap efektif jika dinilai dapat mengatasi masalah yang mendasari dilaksanakannya program tersebut.
g.
Tahap menetapkan efisiensi program Lanjutkan dengan menilai efisiensi program yakni yang dikaitkan dengan besarnya dana yang dipergunakan untuk melaksanakan program tersebut.
h. Tahap menetapkan dampak program Setelah ditetapkan efektivitas dan efisiensi program, lanjutkan dengan menetapkan dampak program. i.
Tahap menarik kesimpulan dan menyusun saran Langkah terakhir yang dilakukan ialah menarik kesimpulan serta menyusun saran-saran sesuai dengan hasil penilaian.
