Penanganan Keluhan Terhadap Produk Dan Penarikan Kembali Produk

Penanganan Keluhan Terhadap Produk dan Penarikan Kembali Produk 

Semua Semua keluha keluhan n dan inform informasi asi lain lain yang yang berkait berkaitan an dengan dengan kemung kemungkin kinan an terjad terjadii kerusakan kerusakan obat harus dikaji dengan dengan teliti sesuai dengan dengan prosedur prosedur tertulis. Untuk menangani menangani semua kasus yang mendesak, hendaklah disusun suatu sistem, bila perlu mencakup penarikan kembali produk yang diketahui atau diduga cacat dari peredaran secara cepat dan efektif. Hendak Hendaklah lah tersedi tersediaa prosedu prosedurr tertuli tertuliss yang yang merinc merincii penyeli penyelidik dikan, an, evaluas evaluasi, i, tindak  tindak  lanj lanjut ut yang yang sesu sesuai ai,, term termas asuk uk pert pertim imba bang ngan an untu untuk k pena penari rikan kan kemb kembali ali prod produk uk,, dala dalam m menanggapi keluhan terhadap obat yang diduga cacat. Penanganan keluhan dan laporan suatu  produk termasuk hasil evaluasi dari penyelidikan serta tindak lanjut yang dilakukan hendaklah dicatat dan dilaporkan kepada manajemen atau bagian yang terkait. Perhatian khusus hendaklah diberikan untuk menetapkan apakah keluhan disebabkan oleh pemalsuan. Tiap keluhan yang menyangkut kerusakan produk hendaklah dicatat yang mencakup rincian mengenai asal usul keluhan dan diselidiki secara menyeluruh dan mendalam. Kepala bagian  pengaasan mutu hendaklah dilibatkan dalam pengkajian masala h tersebut. !ika ! ika produk pada suatu bets ditemukan atau diduga cacat, maka hendaklah dipertimbangkan untuk memeriksa  bets lain untuk memastikan apakah bets lain juga terpengaruh. Khusus bets yang mengan mengandun dung g hasil hasil pengol pengolaha ahan n ulang ulang dari dari bets yang yang cacat cacat hendak hendaklah lah diselid diselidiki iki.. Setelah Setelah melakukan penyelidikan dan evaluasi terhadap laporan dan keluhan mengenai suatu produk  hendaklah dilakukan tindak lanjut. Tindak lanjut ini mencakup" a. Tinda Tindakan kan perbai perbaikan kan bila bila diper diperluk lukan# an#  b. Penarikan kembali satu bets atau seluruh produk akhir yang yang bersangkutan# dan c. Tind Tindak akan an lai lain n yang yang tepat tepat..

Penarikan Kembali Produk 

Pelaksanaan Penarikan Kembali a$

Tindakan Tindakan penarikan penarikan kembali kembali produk produk hendaklah hendaklah dilakukan dilakukan segera setelah diketahu diketahuii ada  produk yang cacat mutu atau diterima laporan mengenai reaksi yang merugikan# merugikan#

 b$

Pemakaian produk yang berisiko tinggi tinggi terhadap kesehatan, hendaklah dihentikan dengan cara embargo embargo yang dilanjutkan dilanjutkan dengan penarikan kembali dengan segera. Penarikan Penarikan kembali hendaklah menjangkau sampai tingkat konsumen#

c$

Sistem dokumentasi penarikan kembali produk di industri farmasi, hendaklah menjamin  baha embargo dan penarikan kembali dilaksanakan secara cepat, efektif dan tuntas, dan

d$ Pedoman dan prosedur penarikan kembali terhadap produk hendaklah dibuat untuk  memungkinkan embargo dan penarikan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan efektif dari seluruh mata rantai distribusi.

%toritas pengaas obat negara kemana produk didistribusikan hendaklah diinformasikan segera apabila akan dilakukan penarikan kembali karena cacat atau dugaan cacat. &atatan distribusi hendaklah tersedia untuk digunakan oleh personil yang bertanggung jaab terhadap  penarikan kembali. &atatan distribusi hendaklah berisi informasi yang lengkap mengenai distributor dan pelanggan yang dipasok secara langsung 'dengan alamat, nomor telepon, dan(atau nomor fa) pada saat jam kerja dan di luar jam kerja, nomor bets dan jumlah yang dikirim$, termasuk distributor di luar negeri untuk produk yang diekspor dan sampel medis. Produk yang ditarik kembali hendaklah diberi identifikasi dan disimpan terpisah di area yang aman sementara menunggu keputusan terhadap produk tersebut. Perkembangan proses  penarikan kembali hendaklah dicatat dan dibuat laporan akhir, termasuk hasil antara jumlah  produk yang dikirim dan yang ditemukan kembali.

2.2.10 Dokumen

*okumentasi adalah bagian dari sistem informasi manajemen dan dokumentasi yang  baik merupakan bagian yang esensial dari pemastian mutu. *okumentasi yang jelas adalah fundamental untuk memastikan baha tiap personil menerima uraian tugas yang relevan secara jelas dan rinci sehingga memperkecil risiko terjadi salah tafsir dan kekeliruan yang  biasanya timbul karena hanya mengandalkan komunikasi lisan. Spesifikasi, dokumen  produksi induk(formula pembuatan, prosedur, metode dan instruksi, laporan dan catatan harus  bebas dari kekeliruan dan tersedia secara tertulis. Spesifikasi menguraikan secara rinci persyaratan yang harus dipenuhi produk atau  bahan yang digunakan atau diperoleh selama pembuatan. *okumen ini merupakan dasar  untuk mengevaluasi mutu. *okumen Produksi +nduk, Prosedur Pengolahan +nduk dan Prosedur Pengemasan +nduk 'ormula Pembuatan, +nstruksi Pengolahan dan +nstruksi Pengemasan$ menyatakan seluruh bahan aal dan bahan pengemas yang digunakan serta menguraikan semua operasi pengolahan dan pengemasan. Prosedur berisi cara untuk 

melaksanakan operasi tertentu, misalnya pembersihan, berpakaian, pengendalian lingkungan,  pengambilan sampel, pengujian, dan pengoperasian peralatan. &atatan menyajikan riayat tiap bets produk, termasuk distribusinya dan semua keadaan yang relevan yang berpengaruh  pada mutu produk akhir.

Dokumen Yang Diperlukan Spesifikasi

Hendaklah tersedia spesifikasi bahan aal, bahan pengemas dan produk jadi yang disahkan dengan benar dan diberi tanggal, hendaklah juga tersedia spesifikasi bagi  produk antara dan produk ruahan. Spesifikasi Bahan Awal

Spesifikasi bahan aal hendaklah mencakup " 1. *eskripsi bahan, termasuk" a. -ama yang ditentukan dan kode produk internal,  b. ujukan monografi farmakope 'bila ada$ c. Pemasok yang disetujui dan produsen bahan d. Standar mikrobiologis 'bila ada$ /. Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan# 0. Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan# 1. Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan# dan 2. 3atas aktu penyimpanan sebelum dilakukan pengujian kembali.

Spesifikasi Bahan Pengemas

Spesifikasi bahan pengemas hendaklah mencakup, dimana diperlukan" 4. deskripsi bahan, termasuk  a. -ama yang ditentukan dan kode produk internal#  b. ujukan monografi farmakope 'bila ada$# c. Pemasok yang disetujui dan produsen bahan# d. Standar mikrobiologis 'bila ada$# e. Spesimen bahan pengemas cetak, termasuk arna# 4. Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan# /. Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan# 0. Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan# dan 1. 3atas aktu penyimpanan sebelum dilakukan pengujian kembali.

Spesifikasi Produk Anara dan Produk !uahan

Spesifikasi produk antara dan produk ruahan hendaklah tersedia, apabila produk  tersebut dibeli atau dikirim, atau apabila data dari produk antara digunakan untuk 

mengevaluasi produk jadi. Spesifikasi hendaklah mirip dengan spesifikasi bahan aal atau produk jadi, sesuai keperluan.

Spesifikasi Produk "adi

Spesifikasi produk jadi hendaklah mencakup" a$ -ama produk yang ditentukan dan kode referen 'kode produk$#  b$ ormula(komposisi atau rujukan# c$ *eskripsi bentuk sediaan dan uraian mengenai kemasan, termasuk ukuran kemasan# d$ Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan# e$ Persyaratan kualitatif dan kuantitatifdengan batas penerimaan# f$ Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan khusus, bila diperlukan# g$ 5asa edar(simpan.

Dokumen Produksi

*okumen yang esensial dalam produksi adalah" a. *okumen Produksi +nduk yang berisi formula produksi dari suatu produkdalam  bentuk sediaan dan kekuatan tertentu, tidak tergantung dari ukuran bets#  b. Prosedur Produksi +nduk, terdiri dari Prosedur Pengolahan +nduk danProsedur  Pengemasan +nduk, yang masing6masing berisi prosedur pengolahan dan prosedur   pengemasan yang rinci untuk suatu produk dengan bentuksediaan, kekuatan dan ukuran bets spesifik. Prosedur Produksi +nduk dipersyaratkan divalidasi sebelum mendapat pengesahan untuk digunakan# dan c. &atatan Produksi 3ets, terdiri dari &atatan Pengolahan 3ets dan &atatan Pengemasan 3ets, yang merupakan reproduksi dari masing 6 masing Prosedur  Pengolahan +nduk dan Prosedur Pengemasan +nduk, dan berisi semua data dan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan produksi dari suatu bets produk. Kadang6kadang pada &atatan produksi bets, prosedur yang tertera dalam Prosedur  Produksi +nduk tidak lagi dicantumkan secara rinci.

Prosedur dan #aaan

Penerimaan

Hendaklah tersedia prosedur tertulis dan catatan penerimaan untuk tiap pengiriman tiap bahan aal, bahan pengemas primer dan bahan pengemas cetak. &atatan penerimaan hendaklah mencakup" a$ -ama bahan pada surat pengiriman dan adah#  b$ -ama 7internal8 dan(atau kode bahan 'bila tidak sama dengan a$ c$ Tanggal penerimaan# d$ -ama pemasok dan, bila mungkin, nama pembuat# e$ -omor bets atau referen pembuat# f$ !umlah total dan jumlah adah yang diterima# g$ -omor bets yang diberikan setelah penerimaan# dan h$ Segala komentar yang relevan 'misal, kondisi adah saat diterima$. Hendaklah tersedia prosedur tertulis untuk penandaan karantina internal dan  penyimpanan bahan aal, bahan pengemas dan bahan lain, sesuai keperluan.

Pengambilan Sampel

Hendaklah tersedia prosedur tertulis untuk pengambilan sampel yang mencakup  personil yang diberi eenang mengambil sampel, metode dan alat yang harus digunakan,  jumlah yang harus diambil dan segala tindakan pengamanan yang harus diperhatikan untuk  menghindarkan kontaminasi terhadap bahan atau segala penurunan mutu.

Pengu$ian

Hendaklah tersedia prosedur tertulis untuk pengujian bahan dan produk yang diperoleh dari tiap tahap produksiyang menguraikan metode dan alat yang harus digunakan. Pengujian yang dilaksanakan hendaklah dicatat. Hendaklah tersedia prosedur pelulusan dan penolakan tertulis untuk bahan dan produk  dan terutama pelulusan untuk penjualan produk jadi oleh kepala bagian 5anajemen 5utu 'Pemastian 5utu$. &atatan mengenai distribusi tiap bets produk hendaklah disimpan untuk  memfasilitasi penarikan kembali bets . Hendaklah tersedia prosedur tertulis dan catatan yang  berkaitan mengenai tindakan yang harus diambil atau kesimpulan yang dicapai, di mana  berlaku untuk" a.  b. c. d.

9alidasi, misalnya proses, prosedur, prosedur analisis, system komputerisasi# Perakitan peralatan, kualifikasi dan kalibrasi# peraatan, pembersihan dan sanitasi# Hal yang berkaitan dengan personil termasuk pelatihan, pakaian, higiene# Pemantauan lingkungan#

e. Pengendalian hama# f. Keluhan# dan g. Penarikan kembali produk.

Hendaklah disediakan buku log untuk mencatat peralatan utama atau kritis, sesuai keperluan, semua kegiatan validasi, kalibrasi, peraatan, pembersihan dan perbaikan, termasuk tanggal, identitas personil yang melaksanakan kegiatan tersebut. Pada buku log hendaklah juga dicatat dalam urutan kronologis penggunaan peralatan utama atau kritis dan area tempat produk diolah. 2.2.11 Pembuaan dan Analisis Berdasarkan Konrak 

Pembuatan dan analisis berdasarkan kontrak harus dibuat secara benar, disetujui dan dikendalikan untuk menghindarkan kesalahpahaman yang dapat menyebabkan produk atau  pekerjaan dengan mutu yang tidak memuaskan. Kontrak tertulis antara Pemberi Kontrak dan Penerima Kontrak harus dibuat secara jelas yang menentukan tanggung jaab dan keajiban masing6masing pihak. Kontrak harus menyatakan secara jelas prosedur pelulusan tiap bets  produk untuk diedarkan yang menjadi tanggung jaab penuh kepala bagian 5anajemen 5utu 'Pemastian 5utu$. Hendaklah dibuat kontrak tertulis yang meliputi pembuatan dan(atau analisis obat yang dikontrakkan dan semua pengaturan teknis terkait. *alam hal analisis berdasarkan kontrak, pelulusan akhir harus diberikan oleh kepala bagian 5anajemen 5utu 'Pemastian 5utu$. Pemberi Kontrak bertanggung jaab untuk menilai kompetensi Penerima Kontrak  dalam melaksanakan pekerjaan atau pengujian yang diperlukan dan memastikan baha  prinsip dan pedoman &P%3 diikuti. Pemberi Kontrak hendaklah menyediakan semua informasi yang diperlukan kepada Penerima Kontrak untuk melaksanakan pekerjaan kontrak  secara benar sesuai i:in edar dan persyaratan legal lain. Pemberi Kontrak hendaklah memastikan baha Penerima Kontrak memahami sepenuhnya masalah yang berkaitan dengan produk atau pekerjaan atau pengujian yang dapat membahayakan gedung, peralatan,  personil, bahan atau produk lain. Pemberi Kontrak hendaklah memastikan baha semua produk yang diproses dan  bahan yang dikirimkan oleh Penerima Kontrak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan atau  produk telah diluluskan oleh kepala bagian 5anajemen 5utu 'Pemastian 5utu$. Penerima Kontrak harus mempunyai gedung dan peralatan yang cukup, pengetahuan dan pengalaman, dan personil yang kompeten untuk melakukan pekerjaan yang diberikan oleh Pemberi

Kontrak dengan memuaskan. Pembuatan obat berdasarkan kontrak hanya dapat dilakukan oleh industri farmasi yang memiliki sertifikat &P%3 yang diterbitkan oleh 3adan P%5. Penerima Kontrak hendaklah memastikan baha semua produk dan bahan yang diterima sesuai dengan tujuan penggunaannya. Penerima Kontrak hendaklah tidak  mengalihkan pekerjaan atau pengujian apa pun yang dipercayakan kepadanya sesuai kontrak  kepada pihak ketiga, tanpa terlebih dahulu dievaluasi dan disetujui oleh Pemberi Kontrak. Pengaturan antara Penerima Kontrak dan pihak ketiga mana pun hendaklah memastikan  baha informasi pembuatan dan analisis disediakan kepada pihak ketiga dengan cara yang sama seperti yang dilakukan pada aalnya antara Pemberi Kontrak dan Penerima Kontrak. Kontrak hendaklah dibuat antara Pemberi Kontrak dan Penerima Kontrak dengan menetapkan tanggung jaab masing6masing pihak yang berhubungan dengan produksi dan  pengendalian mutu produk. ;spek teknis dari kontrak hendaklah dibuat oleh personil yang kompeten yang mempunyai pengetahuan yang sesuai di bidang teknologi farmasi, analisis dan &ara Pembuatan %bat yang 3aik. Semua pengaturan pembuatan dan analisis harus sesuai dengan i:in edar dan disetujui oleh kedua belah pihak. Kontrak hendaklah menguraikan secara jelas penanggung jaab pengadaan,  pengujian dan pelulusan bahan, produksi dan pengendalian mutu, termasuk pengaasan selama proses, dan penanggung jaab pengambilan sampel dan fungsi analisis. *alam hal analisis berdasarkan kontrak, kontrak hendaklah menyatakan apakah Penerima Kontrak  mengambil atau tidak mengambil sampel disarana pembuat obat. Kontrak hendaklah memuat i:in Pemberi Kontrak untuk menginspeksi sarana Penerima Kontrak. *alam hal analisis berdasarkan kontrak, Penerima Kontrak hendaklah memahami baha dia merupakan subjek untuk diinspeksi oleh 3adan P%5. 2.2.12 Kualifikasi dan %alidasi

+ndustri farmasi mensyaratkan untuk mengidentifikasi validasi yang dilakukan sebagai bukti pengendalian terhadap aspek kritis dari semua kegiatan yang dilakukan. 9alidasi dilakukan terhadap fasilitas, peralatan, dan proses yang dapat memengaruhi mutu  produk. Kegiatan validasi dituangkan dalam encana +nduk 9alidasi '+9$ " 4. /. 0. 1.

Kebijakan validasi Struktur organisasi kegiatan validasi ingkasan fasilitas, system, peralatan, dan proses yang akan di validasi ormat dokumen, format protokol dan laporan validasi, perencanaan dan jadal

 pelaksanaan 2. Pengendalian perubahan <. ;cuan dokumen yang digunakan

Protokol validasi tertulis hendaklah dibuat untuk merinci kualifikasi dan validasi yang akan dilakukan. Protokol hendaklah dikaji dan disetujui oleh kepala bagian manajemen mutu 'pemastian mutu$. Hendaklah dibuat laporan yang mengacu pada protokol kualifikasi dan( atau protokol validasi dan memuat ringkasan hasil yang diperoleh, tanggapan terhadap  penyimpangan yang terjadi, kesimpulan dan rekomendasi perbaikan. Tiap perubahan rencana yang ditetapkan sesuai protokol hendaklah didokumentasikan. Kualifikasi dalam &P%3 adalah sebagai berikut" 4. Kualifikasi *esain 5erupakan unsur pertama dalam melakukan validasi terhadap fasilitas, system atau  perlatan baru. *esain harus mengikuti ketentuan &P%3 dan didokumentasikan. /. Kualifikasi +nstalasi 'K+$ Kualifikasi +nstalasi 'K+$ hendaklah dilakukan terhadap fasilitas, sistem dan peralatan  baru atau yang dimodifikasi. K+ hendaklah mencakup, tapi tidak terbatas pada hal  berikut" a. +nstalasi peralatan, pipa dan sarana penunjang dan instrumentasi hendaklah sesuai dengan spesifikasi dan gambar teknik yang didesain#  b. Pengumpulan dan penyusunan dokumen pengoperasian dan peraatan  peralatan dari pemasok# c. Ketentuan dan persyaratan kalibrasi# dan d. 9erifikasi bahan konstruksi 0. Kualifikasi %perasional 'K%$ K% hendaklah dilakukan setelah K+ selesai dilaksanakan, dikaji dan disetujui. K% hendaklah mencakup, tapi tidak terbatas pada hal berikut" a. Pengujian yang perlu dilakukan berdasarkan pengetahuan tentang proses, sistem b.

dan peralatan# dan Pengujian yang meliputi satu atau beberapa kondisi yang mencakup batas operasional atas dan baah, sering dikenal sebagai kondisi terburuk ' worst  case$.

Penyelesaian K% yang berhasil hendaklah mencakup finalisasi kalibrasi,  prosedur operasional dan prosedur pembersihan, pelatihan operator dan persyaratan  peraatan preventif. Setelah selesai K% maka pelulusan fasilitas, s istem dan peralatan dapat dilakukan secara formal.

1. Kualifikasi Kinerja 'KK$ KK hendaklah dilakukan setelah K+ dan K% selesai dilaksanakan, dikaji dan disetujui. KK hendaklah mencakup, tapi tidak terbatas pada hal berikut"

a. Pengujian dengan menggunakan bahan baku, bahan pengganti yang memenuhi spesifikasi atau produk simulasi yang dilakukan berdasarkan pengetahuan tentang proses, fasilitas, sistem dan peralatan#  b. Uji yang meliputi satu atau beberapa kondisi yang mencakup batas operasional atas dan baah. 2. Kualifikasi asilitas, Peralatan dan Sistem Terpasang yang telah %perasional Hendaklah tersedia bukti untuk mendukung dan memverifikasi parameter operasional dan batas

variabel kritis pengoperasian alat.Selain

itu, kalibrasi, prosedur 

 pengoperasian, pembersihan, peraatan preventif serta prosedur dan catatan pelatihan operator hendaklah didokumentasikan. %alidasi Proses Pada umumnya validasi proses dilakukan sebelum produk dipasarkan 'validasi

 prospektif$. *alam keadaan tertentu, jika hal di atas tidak memungkinkan, validasi dapat juga dilakukan selama proses produksi rutin dilakukan 'validasi konkuren$. Proses yang sudah  berjalan hendaklah juga divalidasi 'validasi retrospektif$. asilitas, sistem dan peralatan yang digunakan hendaklah telah terkualifikasi dan metode analisis hendaklah divalidasi. Personil yang melakukan validasi hendaklah mendapat  pelatihan yang sesuai. asilitas, sistem, peralatan dan proses hendaklah dievaluasi secara  berkala untuk verifikasi baha fasilitas, sistem, peralatan dan proses tersebut masih bekerja dengan baik.

%alidasi Prospekif 

9alidasi prospektif hendaklah mencakup, tapi tidak terbatas pada hal berikut" a. Uraian singkat suatu proses#  b. ingkasan tahap kritis proses pembuatan yang harus diinvestigasi# c. *aftar peralatan(fasilitas yang digunakan termasuk alat ukur, pemantau dan pencatat d. e. f. g.

serta status kalibrasinya# Spesifikasi produk jadi untuk diluluskan# *aftar metode analisis yang seharusnya# Usul pengaasan selama proses dan kriteria penerimaan# Pengujian tambahan yang akan dilakukan termasuk criteria penerimaan dan validasi

metode analisisnya, bila diperlukan# h. Pola pengambilan sampel 'lokasi dan frekuensi$# i. 5etode pencatatan dan evaluasi hasil#  j. ungsi dan tanggung jaab# dan k. !adal yang diusulkan#

%alidasi Konkuren

Keputusan untuk melakukan validasi konkuren harus dijustifikasi, didokumentasikan dan disetujui olehkepala bagian 5anajemen 5utu 'Pemastian 5utu$. Persyaratan dokumentasi untuk validasi konkuren sama seperti validasi prospektif .

%alidasi !erospekif 

9alidasi retrospektif hanya dapat dilakukan untuk proses yang sudah mapan, namun tidak berlaku jika terjadi perubahan formula produk, prosedur pembuatan atau peralatan. 9alidasi proses hendaklah didasarkan pada riayat produk. Tahap validasi memerlukan  pembuatan protokol khusus dan laporan hasil kajian data untuk mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Pada umumnya, validasi retrospektif memerlukan data dari 4= 'sepuluh$ sampai 0= 'tiga puluh$ bets berurutan untuk menilai konsistensi proses, tapi jumlah  bets yang lebih sedikit dimungkinkan bila dapat dijustifikasi.

%alidasi Pembersihan

9alidasi pembersihan hendaklah dilakukan untuk konfirmasi efektivitas prosedur   pembersihan. Penentuan batas kandungan residu suatu produk bahan pembersih dan  pencemaran mikroba, secara rasional hendaklah didasarkan pada bahan yang terkait dengan  proses pembersihan. 3atas tersebut hendaklah dapat dicapai dan diverifikasi. Hendaklah digunakan metode analisis tervalidasi yang memiliki kepekaan untuk mendeteksi residu atau cemaran. 3atas deteksi masing masing metode analisis hendaklah cukup peka untuk  mendeteksi tingkat residu atau cemaran yang dapat diterima. 9alidasi prosedur pembersihan hendaklah dilakukan tiga kali berurutan dengan hasil yang memenuhi syarat untuk  membuktikan baha prosedur pembersihan tersebut telah tervalidasi.