-1-
PEMERINTAH KABUPATEN GARUT DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS BAGENDIT JL. K.H Hasan Arif No.10 Desa Banyuresmi Kecamatan Banyuresmi Kab. Garut Tlp. (0262) 444504 E-mail 444504 E-mail :
[email protected]
KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS BAGENDIT NOMOR : A……/Ka.Pus/SK/01/2017
TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DI LINGKUNGAN UPT PUSKESMAS BAGENDIT DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA PUSKESMAS BAGENDIT,
Menimbang
: a. bahwa dalam rangka tertib administrasi dan penyeragaman bentuk naskah di lingkungan UPT Puskesmas Bagendit perlu diatur penyelenggaraan penyelenggaraan tata naskah Puskesmas: b. bahwa untuk maksud tersebut pada butir hurup a, perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan.
Mengingat
:
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009, tentang tata naskah di lingkungan Pemerintah Daerah; 2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi
Nomor
80
Tahun
2012,
tentang
Pedoman Tata Naskah Instansi Pemerintah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 69); 3. Peraturan menteri kesehatan Republik Indonesia nomor 46 tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Mandiri Dokter, Dan Dan Tempat Praktik Mandiri Mandiri Dokter Gigi; 4. Peraturan Daerah Kabupaten Garut Nomor 6 Tahun 2013 Tentang Penyeleng Penyelenggaraan garaan Kearsipan; Kearsipan; 5. Peraturan Bupati Garut Nomor 23 tahun 2016, tentang Tata Naskah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Garut.
-2-
MEMUTUSKAN
Menetapkan
:
KEPUTUSAN KEPALA
UPT PUSKESMAS
BAGENDIT TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DI LINGKUNGAN UPT PUSKESMAS BAGENDIT; KESATU
:
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan UPT Puskesmas Bagendit digunakan sebagai sebagai acuan dalam dalam tertib administrasi administrasi bagi seluruh
pegawai
UPT
Puskesmas
Bagendit
dalam
menyelenggarakan tata naskah puskesmas.di UPT Puskesmas Bagendit ; KEDUA
:
Pedoman Tata Naskah Puskesmas di lingkungan UPT Puskesmas Bagendit
adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Keputusan; KETIGA
:
Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan,
apabila
dikemudian hari terdapat kekeliruan maka akan dilakukan perbaikan/perubahan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Garut Pada Tanggal : 27 Februari 2017 KEPALA UPT PUSKESMAS BAGENDIT,
Drs. Kadar Wilasmana, SKM., M.Si Pembina NIP. 19640502 198803 1 005
-3-
LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS TAROGONG NOMOR A……/Ka.Pus/SK/01/2017 TENTANG : PEDOMAN PEDOMAN TATA NASKAH DI LINGKUNGAN UPT PUSKESMAS BAGENDIT
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Menurut ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), naskah dinas adalah sarana komunikasi tertulis yang dirumuskan dalam suatu format tertentu dan digunakan untuk kepentingan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Berdasarkan Permendagri Permendagri nomor 54 tahun tahun 2009, Tata Tata naskah dinas dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam kedinasan. Sedangkan naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat
dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dalam upaya mewujudkan Tata Pemerintahan Pemerintahan yang yang baik (Good (Good Governance) Governance) Tata naskah, baik
dinas maupun dokumen sebagai salah satu unsur
administrasi mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, penomoran, penggunaan logo rumah sakit, cap dinas, serta penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskah dinas. Sedangkan tata naskah dokumen mencakup segala bentuk dokumen internal dan eksternal yang dipergunakan sebagai acuan dalam pelayanan baik dalam bentuk kebijakan, pedoman, panduan, standar prosedur operasional, maupun bentuk lain yang disahkan di UPT Puskesmas Bagendit . Keterpaduan tata naskah dinas dan dokumen di UPT Puskesmas Bagendit sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan di Puskesmas.
-4-
Sehubungan dengan hal tersebut, Pedoman Umum Tata Naskah Puskesmas perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan kepala UPT Puskesmas Bagendit.
B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan UPT Puskesmas Bagendit dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan UPT Puskesmas Bagendit. 2. Tujuan Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan UPT Puskesmas Bagendit bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di Lingkungan UPT Puskesmas Bagendit .
C. Sasaran 1. Tercapainya 1. Tercapainya
kesamaan
pengertian,
bahasa,
dan
penafsiran
dalam
penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan UPT Puskesmas Bagendit ; 2. Terwujudnya 2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan pengelolaan tata naskah dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; 3. Tercapainya 3. Tercapainya kemudahan kemudahan dalam pengendalian pengendalian komunikasi tulis; 4. Tercapainya 4. Tercapainya penyelenggaraan penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan UPT Puskesmas Bagendit yang efisien dan efektif; 5. Berkurangnya
tumpang-tindih
dan
pemborosan
penyelenggaraan
tata
naskah.
D. Asas Asas tata naskah dinas terdiri atas: 1. Asas efisien dan efektif efektif adalah
dilakukan melalui melalui penyederhanaa penyederhanaan n dalam
penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. 2. Asas pembakuan adalah dilakukan melalui tatacara dan bentuk yang telah dibakukan.
-5-
3. Asas akuntabilitas adalah yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, keabsahan dan dokumentasi. 4. Asas keterkaitan adalah yaitu tata naskah dinas diselenggarakan dalam satu kesatuan sistem. 5. Asas
kecepatan
dan
ketepatan
adalah
yaitu
tata
naskah
dinas
diselenggarakan diselenggarakan tepat waktu dan tepat sasaran. 6. Asas keamanan adalah yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi.
E. Ruang Lingkup Pedoman ini menjelaskan tugas dan tanggung jawab penyusun naskah, pemilik naskah, pengguna naskah, dan pengendali naskah. Tahapan termasuk dalam panduan ini mulai dari penyusunan, pengesahan, penomoran, penerbitan, revisi, serta pemusnahan naskah yang usang yang ada di UPT Puskesmas Bagendit .
F. Pengertian Umum 1.
Unit Pelaksana Teknis selanjutnya disebut UPT adalah unsur pelaksana teknis operasional dinas atau badan untuk melaksanakan sebagian urusan dinas atau badan.
2.
Tata Naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. kedinasan.
3.
Naskah
Dinas
adalah
informasi
tertulis
sebagai
alat
komunikasi
kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkunga l ingkungan n pemerintah daerah. 4.
Format adalah naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang/logo dan cap dinas.
5.
Stempel/Cap Dinas adalah cap (basah) yang dibubuhkan (lazimnya) di sisi kiri tanda tangan pejabat, bila ada.
6.
Kop Naskah Dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama SKPD tertentu yang ditempatkan dibagian atas kertas.
-6-
7.
Kop Sampul Naskah Dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan atau nama SKPD tertentu yang ditempatkan dibagian atas sampul naskah.
8.
Kewenangan adalah adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan.
9.
Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari pejabat kepada pejabat atau pejabat dibawahnya.
10. Mandat adalah pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu atas nama yang memberi mandat. 11. Penandatanganan
Naskah
Dinas
adalah
hak,
kewajiban
dan
tanggungjawab yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan kewenangan pada jabatannya. 12. Keputusan Kepala UPT Puskesmas adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan, individual, konkrit dan final. 13. Surat Edaran adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 14. Surat Biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya. 15. Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal. 16. Surat Perintah adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaaan tertentu. 17. Surat Izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. 18. Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama antara dua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. 19. Surat Perintah Tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 20. Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas.
-7-
21. Surat Kuasa adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan
berisi
pemberian
wewenang
dengan
atas
namanya
untuk
melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. 22. Surat Undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan. 23. Surat Keterangan melaksanakan Tugas adalah naskah dinas dari pejabat yang
berwenang
berisi
pernyataan pernyataan
bahwa
seorang
pegawai
telah
menjalankan tugas. 24. Surat Panggilan adalah adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap. 25. Nota Dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan kepada atasan. 26. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas adalah naskah dinas untuk menyampaikan konsep naskah dinas kepada atasan. 27. Lembar Disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan. 28. Telaahan Staf adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain berisi analisis pertimbangan, pendapat dan saran-saran secara sistematis. 29. Pengumuman adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pemberitahuan yang bersifat umum. 30. Laporan adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang berisi informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan. 31. Rekomendasi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan. 32. Surat Pengantar adalah naskah dinas berisi jenis dan jumlah barang yang berfungsi berfungsi sebagai sebagai tanda terima. terima. 33. Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi keterangan atas sesuatu hal yang ditanda ditanda tangani tangani oleh para pihak. pihak. 34. Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan proses sidang atau rapat.
-8-
35. Memo adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi catatan tertentu. 36. Daftar Hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi keterangan atas kehadiran seseorang. 37. Piagam adalah
naskah
dinas
dari
pejabat
yang
berwenang
berisi
penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan. 38. Surat Tanda Tamat Pendidikan Dan Pelatihan Disingkat STTPP adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah lulus pendidikan dan pelatihan tertentu. 39. Sertifikat adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan tertentu. 40. Perubahan adalah adalah merubah atau menyisipkan suatu naskah dinas. 41. Pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlakunya suatu naskah dinas sejak ditetapkan pencabutan tersebut. 42. Pembatalan adalah adalah pernyataan bahwa suatu naskah dinas dianggap tidak pernah dikeluarkan. 43. Dokumen adalah naskah yang disusun dalam bentuk produk hukum yang berlaku di Rumah Sakit Paru Respira Daerah Istimewa Yogyakarta yang meliputi: 44. Dokumen Eksternal yaitu segala produk hukum yang diterbitkan di luar Rumah Sakit Paru Respira Daerah Istimewa Yogyakarta dan diberlakukan atau wajib berlaku di Rumah Sakit Paru Respira Daerah Istimewa Yogyakarta. 45. Dokumen Internal yaitu terdiri dari: kebijakan, pedoman, panduan, standar prosedur operasional, program serta bentuk lain yang berlaku di Rumah Sakit Paru Respira Daerah Istimewa Yogyakarta. 46. Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pada jabatannya. Bila berjenjang, makin ke kiri dan ke sisi bawah, menunjuk pada hirarki jabatan yang makin tinggi. Dalam hal penandatangan naskah, maka perlu dilihat kesesuaian header dengan pejabatnya.
-9-
47. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas yang berlaku di Rumah Sakit Paru Respira Daerah Istimewa Yogyakarta yaitu dengan sistematika penomoran. 48. Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau tulisan. 49. Pemilik Dokumen bertanggung
jawab
adalah untuk
Sie/Subsie/Unit/Komite/Tim/Panitia menyusun
dokumen
dan
atau
yang
merevisi
dokumen, mengajukan pengesahan dokumen, menggunakan dokumen, membagi dokumen baru kepada unit terkait, menarik dokumen yang tidak berlaku, serta menyerahkan dokumen tidak berlaku kepada pengendali dokumen. 50. Pengguna Dokumen adalah Sie/Subsie/Unit/Komite/Tim/Panitia yang menggunakan dokumen terkendali untuk proses pelayanan. 51. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan lingkungan Rumah Sakit Paru Respira Daerah Istimewa Yogyakarta Yogyakarta secara vertikal dan horisontal. 52. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi yang dilakukan oleh Rumah Sakit Paru Respira Daerah Istimewa Yogyakarta dengan pihak lain di luar lingkungan Rumah Sakit Paru Respira Daerah Istimewa Yogyakarta.
-10-
BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS UPT PUSKESMAS BAGENDIT BAGENDIT
A. JENIS Naskah di lingkungan UPT Puskesmas Bagendit terdiri dari dua jenis, yaitu : 1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produkproduk hukum berupa re regula gulasi. 2. Naskah
yang
dirumuskan
dalam
bentuk
bukan
produk-
produk hukum berupa surat surat..
1. Naskah
yang dirumuskan dirumu skan
dalam susunan susun an dan d an bentuk produkprodu k-
produk hukum berupa r egul asi. a. Peraturan Kepala Puskesmas ; Peraturan
Kepala Puskesmas
UPT Puskesmas Bagendit adalah
naskah yang berbentuk peraturan, yang mengatur urusan UPT UP T Puskesmas
Bagendit
kebijaksanaan undangan
yang
baru,
untuk
mewujudkan
melaksanakan
lebih
kebijakan
peraturan
tinggi tinggi dan menetapkan
dan
perundang-
sesuatu dalam
lingkungan UPT Puskesmas Bagendit. Bagendit . b. Keputusan Kepala Puskesmas ; Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan m emuat muat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupa merupakan penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebi jakan jakan dalam rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata ker ja Unit
Pelaksana
Teknis,
penetapan
ketatalaksaan
organ isasi organi sasi,
program kerja dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap. tetap.
-11-
c. Instruksi Kepala Puskesmas ; Instruksi
adalah
naskah
yang
memuat
arahan
atau a tau
peri per inta ntah tentang pelaksanaan ke k ebijak ijakan. d. Surat Edaran Kepala Puskesmas ; Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan ten tentang tang hal tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting dan me m endesa ndesak. e. Standar Prosedur Ope Operasional; on al; Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang me m emuat muat serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiata kegi atan n operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti ole oleh individu pejabat atau unit ker ja. ja. f.
Per jan jan jian. jian. Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan be b ersa rsama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau atau lebih
untuk
melaksanakan
suatu
tindakan
atau
perbuatan
hukum yang telah disepakati bersa bersama.
2. Naskah
yang
dirumuskan
dalam
bentuk
bukan
produk-
produk hukum berupa surat. a. Surat Biasa; Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya. b. Surat Perintah; Surat perintah adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan. c. Surat Perjanjian; Naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama antara dua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
-12-
d. Surat Perintah Tugas; Naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya. e. Surat Perjalanan Dinas; Naskah
dinas dari pejabat
yang berwenang kepada bawahan atau
pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan perjalanan dinas. f.
Surat Kuasa; Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai p ejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.
g. Surat Undangan; Surat
undangan
pejabat/pegawai pejabat/pe gawai
adalah
surat
yang
memuat
undangan
pada alamat tujuan untuk menghadiri
kepada
suatu acara
tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. h. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas; Surat Keterangan Melaksanakan Tugas adalah naskah dinas dari pejabat yang
berwenang berwenang
berisi
pernyataan pernyataan
bahwa seorang pegawai telah
menjalankan tugas. i.
Surat Panggilan; Surat Panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap.
j.
Nota Dinas; Nota Dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi komunikasi kedinasan antar pejabat
atau dari atasan kepada bawahan dan dari
bawahan kepada atasan. k. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas adalah naskah dinas untuk menyampaikan konsep naskah dinas kepada atasan. l.
Lembar Disposisi; Lembar Disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan.
m. Telaahan m. Telaahan Staf; Staf;
-13-
Telaahan Staf adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain berisi analisis pertimbangan, pendapat dan saran-saran secara sistematis. n. Pengumuman; Pengumuman adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pemberitahuan yang bersifat umum. o. Laporan; Laporan adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang berisi informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan. p. Rekomendasi; Rekomendasi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan pertimbangan kedinasan. q. Berita Acara; Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi keterangan atas sesuatu hal yang ditandatangani ditandatangani oleh para pihak. r. Memo; Memo
adalah
naskah
dinas
dari
pejabat
yang
berwenang
berisi
catatan tertentu. s. Daftar Hadir. Daftar
Hadir adalah
naskah
dinas
dari
pejabat berwenang yang
berisi keterangan atas kehadiran seseorang. t. Not Notulen. len. Notulen adalah Naskah Dinas
yang memuat catatan jalanny jalanny a
kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasa pembahas an masalah sampai dengan dengan pengambilan Peraturan serta serta penutupan. penutu pan.
-14-
B. Bentuk Naskah Dinas 1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi. regulasi . a. Naskah Dinas Pengatura P engaturan n Naskah dinas yang bersifat pengaturan yang ada di UPT Puskesmas Bagendit terdiri atas Tata Tertib, Pedoman, Panduan, Kerangka Acuan, dan Standar Operasional Prosedur (SOP), a. Pedoman / Panduan 1) Pengertian Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk
menentukan
dan
melaksanakan
kegiatan.
Panduan
adalah
petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP. Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka FKTP menyusun/membuat sistematika buku pedoman/ panduan sesuai kebutuhan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu: a)
Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau
keputusan
Kepala
FKTP
untuk
pemberlakuan
pedoman/
panduan tersebut. b)
Peraturan Kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala FKTP.
c)
Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali.
d)
Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/Panduan untuk suatu kegiatan/ pelayanan tertentu, maka FKTP dalam membuat pedoman/ panduan wajib
e)
mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan.
f)
Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut:
-15-
(1) Pedoman (1) Pedoman Manual Mutu Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi. Manual mutu tersebut meliputi: Kata Pengantar I. Pendahuluan A. Latar belakang 1. Profil Organisasi Organisasi 2. Kebijakan Mutu 3. Proses Pelayanan (Proses Bisnis) B. Ruang Lingkup C. Tujuan D. Landasan hukum dan acuan E. Istilah dan defi nisi II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan: A. Persyaratan umum B. Pengendalian dokumen C. Pengendalian rekaman III. Tanggung Jawab Manajemen: A. Komitmen manajemen B. Fokus pada sasaran/pasien C. Kebijakan mutu D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu E. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi F. Wakil Manajemen Mutu/Penanggung Jawab Manajemen Mutu G. Komunikasi internal IV. Tinjauan Manajemen: A. Umum B. Masukan Tinjauan Manajemen C. Luaran tinjauan
-16-
V. Manajemen Sumber Daya: A. Penyediaan sumber daya B. Manajemen sumber daya manusia C. Infrastruktur D. Lingkungan kerja VI. Penyelenggaraan Pelayanan: A. Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas: 1.
Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan pengukuran kinerja
2. Proses yang berhubungan dengan sasaran: a. Penetapan persyaratan sasaran b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran c. Komunikasi dengan sasaran 3. Pembelian (jika ada) 4. Penyelenggaraan UKM: a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya b. Validasi proses penyelenggaraan penyelenggaraan upaya c. Identifi kasi dan mampu telusur d. Hak dan kewajiban sasaran e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada) f. Manajemen risiko dan keselamatan 5.
Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan kinerja UKM:
a. Umum b. Pemantauan dan pengukuran: 1) Kepuasan pelanggan 2) Audit internal 3) Pemantauan dan pengukuran proses 4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai d. Analisis data e. Peningkatan Peningkatan berkelanjutan f. Tindakan korektif g. Tindakan preventif
sasaran
-17-
B. Pelayanan klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan): 1. Perencanaan Pelayanan Klinis 2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan 3. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis: a. Proses pembelian b. Verifi kasi barang yang dibeli c. Kontrak dengan pihak ketiga 4. Penyelenggaraan Penyelenggaraan pelayanan klinis: a. Pengendalian proses pelayanan pelayanan klinis b. Validasi proses pelayanan c. Identifi kasi dan ketelusuran ketelusuran d. Hak dan dan kewajiban kewajiban pasien e.
Pemeliharaan
barang
milik
pelanggan
(spesiemen,
rekam medis, dsb) f. Manajemen risiko dan keselamatan pasien 5. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien: a. Penilaian indikator kinerja klinis b. Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien c. Pelaporan insiden keselamatan pasien d. Analisis dan tindak lanjut e. Penerapan manajemen risiko 6. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan: penyempurnaan: a. Umum b. Pemantauan dan pengukuran: 1) Kepuasan pelanggan 2) Audit internal 3) Pemantauan dan pengukuran proses,kinerja 4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan c. Pengendalian Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai d. Analisis data e. Peningkatan berkelanjutan f. Tindakan korektif korektif g. Tindakan g. Tindakan preventif preventif
-18-
VII. Penutup Lampiran (jika ada)
(2) Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja Kata pengantar BAB I Pendahuluan BAB II Gambaran Umum FKTP BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan FKTP BAB IV Struktur Organisasi FKTP BAB V Struktur Organisasi Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja BAB VIII Pola Ketenagaan Ketenagaan dan Kualifi kasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat Rapat BAB XI Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan
(3) Format (3) Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja Kata pengantar BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Bel akang B. Tujuan Pedoman C. Sasaran Pedoman D. Ruang Lingkup Pedoman E. Batasan Operasional BAB II STANDAR KETENAGAAN KETENAGAAN A. Kualifi kasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan C. Jadwal Kegiatan BAB III STANDAR FASILITAS FASILITAS A. Denah Ruang B. Standar Fasilitas
-19-
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN A. Lingkup Kegiatan B. Metode C. Langkah Kegiatan BAB V LOGISTIK BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP
(4) Format Panduan Pelayanan BAB I DEFINISI BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATA LAKSANA BAB IV DOKUMENTASI Sistematika pedoman/panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan materi/isi pedoman/panduan. Pedoman/panduan yang harus dibuat adalah pedoman/panduan minimal yang harus ada di FKTP yang dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian. Bagi FKTP yang telah menggunakan e-fi le tetap harus mempunyai hardcopy pedoman/panduan yang dikelola oleh tim akreditasi FKTP atau bagian Tata Usaha FKTP.
b. Penyusunan Kerangka Acuan Program/Kegiatan Program/Kegiatan Penyusunan Kerangka Acuan Program/Kegiatan Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh FKTP. Program/kegiatan yang dibuat kerangka acuan adalah sesuai dengan Standar Akreditasi, antara lain: Program Pengembangan SDM, Program Peningkatan Mutu Puskesmas Dan Keselamatan Pasien, Program Pencegahan Bencana, Program Pencegahan Kebakaran, kegiatan pelatihan triase gawat darurat dan sebagainya. Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatankegiatan yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan.
-20-
Tujuan dibedakan atas tujuan umum yang merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan program/kegiatan, dan tujuan khusus yang merupakan tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan. Dalam
kerangka
acuan
harus
dijelaskan
bagaimana
cara
melaksanakan kegiatan agar tujuan tercapai, dengan penjadwalan yang jelas, dan evaluasi evaluasi serta pelaporan. pelaporan. Kerangka acuan dapat menggunakan format yang diterapkan di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota masing-masing atau contoh Sistematika Kerangka Acuan sebagai berikut:. 1) Pendahuluan Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan. 2) Latar belakang Latar belakang adalah merupakan justifi kasi atau alas an mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat. 3) Tujuan 3) Tujuan umum dan tujuan khusus khusus Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Program/kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci 4) Kegiatan pokok dan rincian kegiatan Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan
yang
harus
dilakukan
sehingga
tercapainya
tujuan
Program/kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. 5) Cara melaksanakan kegiatan Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain. 6) Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan.
-21-
Sasaran
Program/
kegiatan
menunjukkan
hasil
antara
yang
diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu: a) Specific: sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan,
bukan
cara
pencapaiannya.
Sasaran
harus
memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik. spesifik. b) Measurable: sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. pencapaiannya. Akuntabilitas harus
ditanamkan
ke
dalam
proses
perencanaan.
Oleh
karenanya metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan
upaya/
kegiatan)
harus
ditetapkan
sebelum
kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan. c) Agressive but A A ainable: apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak. d) Result oriented: sedapat mungkin sasaran harus menspesifi kkan hasil yang ingin dicapai. Misalnya: mengurangi komplain masyarakat masyarakat terhadap pelayanan rawat inap i nap sebesar 50%. e) Time bound: sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan
(sebaiknya
kurang
dari
1
tahun).
Kalau
ada
Program/kegiatan Program/kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas. 7) Jadwal 7) Jadwal pelaksanaan pelaksanaan kegiatan kegiatan Jadwal adalah merupakan perencanaan perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan Ganti. 8) Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
-22-
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang direncanakan. Jadwal tersebut tersebut akan dievaluasi dievaluasi setiap setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga sehingga tidak mengganggu mengganggu Program/ kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa. 9) Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi dokumentasi kegiatan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan. Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/kegiatan secara menyeluruh. Jadi yang ditulis di dalam kerangka acuan, bagaimana
melakukan
evaluasi
dan
kapan
evaluasi
harus
dilakukan. Jika
diperlukan,
kebutuhan,
tetapi
dapat tidak
ditambahkan diperbolehkan
butir-butir
lain
mengurangi,
sesuai
misalnya
rencana pembiayaan dan anggaran
c. Standar Operasional Prosedur 1) Pengertian. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan
-23-
aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan (Permenpan No. 035 tahun 2012). Karena beraneka ragamnya istilah tentang prosedur dan untuk menghindari salah tafsir serta dalam rangka menyeragamkan istilah maka dalam pedoman penyusunan dokumen ini digunakan istilah “ Standar Operasional Prosedur “ (SOP) sebagaimana yang tercantum dalam Permenpan Nomor 35 tahun 2012. 2) Tujuan Tujuan
Penyusunan
SOP
Agar
berbagai
proses
kerja
rutin
terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten / seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. 3) Manfaat SOP a) Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas b) Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan c) Memastikan
staf
Puskesmas
memahami
bagaimana
melaksanakan pekerjaannya. Contoh: SOP
Pemberian
informasi,
SOP
Pemasangan
infus,
SOP
Pemindahan pasien dari tempat tidur ke kereta dorong. 4) Format Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan materi/kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit yang memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan di dalam melihat langkah-langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-item yang ada di SOP.
-24-
Format SOP sebagai berikut: a) Kop/heading SOP
b) Komponen SOP
Penjelasan: Penulisan SOP yang harus tetap di dalam tabel/kotak adalah: nama Puskesmas dan logo, judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tanda tangan Kepala Puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/langkah-langkah, prosedur/langkah-langkah, dan unit u nit terkait boleh tidak diberi tabel/kotak. c) Petujuk Pengisian SOP i. Logo:
bagi Puskesmas, logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/kota, dan lambang Puskesmas.
bagi Klinik Pratama dan Tempat Praktik Mandiri Dokter/ Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi, logo yang dicantumkan adalah logo Klinik Pratama dan Tempat Praktik Mandiri Dokter/ Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi.
ii. Kotak Kop/Heading diisi sebagai berikut:
Heading hanya dicetak halaman pertama.
-25-
Kotak FKTP diberi Logo pemerintah daerah, dan nama Puskesmas atau logo dan nama Klinik Pratama dan Tempat Praktik Mandiri Dokter/ Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi.
Kotak Judul diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya.
Nomor Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang
berlaku
di
Puskesmas/FKTP Puskesmas/FKTP
yang
bersangkutan, bersangkutan,
dibuat sistematis agar ada keseragaman.
No. Revisi: diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf. Contoh: dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B dan seterusnya. Tetapi dapat juga dengan dengan angka, misalnya untuk untuk dokumen
baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya.
Tanggal terbit: diberi tanggal sesuai tanggal tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut.
Halaman: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut (misal 1/5). Namun, di tiap halaman selanjutnya dibuat footer misalnya pada halaman kedua: 2/5, halaman terakhir: 5/5.
Ditetapkan Kepala FKTP: diberi tandatangan Kepala FKTP dan nama jelasnya.
iii. Isi SOP Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut:
Pengertian: diisi defi nisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau defi nisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multipersepsi.
Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan pelaksanaan SOP SOP secara spesifi k. Kata Kata kunci: “ Sebagai acuan acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”.
Kebijakan: berisi kebijakan Kepala FKTP yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut, misalnya untuk SOP imunisasi pada bayi,
-26-
pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No 005/2014 tentang Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak.
Referensi: penyusunan
berisi SOP,
dokumen bisa
eksternal
berbentuk
sebagai buku,
acuan
peraturan
perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka.
Langkah-langkah prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. Dari keenam isi SOP sebagaimana diuraikan di atas, dapat ditambahkan antala lain: bagan alir, d okumen terkait. g)
Diagram
Alir/
bagan
alir
(Flow
Chart):
Di
dalam
penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkahlangkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/ bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro. (1) Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol, yaitu simbol balok:
Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk symbol sebagai berikut:
o Awal kegiatan:
o Akhir kegiatan:
-27-
o Simbol Keputusan: Keputusan:
Ya
Tidak
o Penghubung:
o Dokumen :
o Arsip :
iv. Syarat penyusunan SOP:
Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim
atau
panitia
Puskesmas/FKTP
yang
hanya
ditunjuk untuk
oleh
menanggapi
Kepala dan
mengkoreksi SOP tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena
komitmen
terhadap
pelaksanaan
SOP
hanya
diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan SOP.
SOP
harus
merupakan
flow
charting
dari
suatu
kegiatan.Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan tanggapan.
Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa.
SOP
jangan
menggunakan
kalimat
predikat dan objek SOP harus jelas.
majemuk.
Subjek,
-28-
SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi bagi pelaksana dengan bahasa yang dikenal pemakai.
SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SOP pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikutiperkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, kesehatan, dan memperhatikan memperhatikan aspek keselamatan pasien.
v. Evaluasi SOP Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP.
Evaluasi
penerapan/
kepatuhan
terhadap
SOP
dapat
dilakukan dengan menilai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list:
Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikutidalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (checkmark).
Daftar tilik merupakan bagian dari system manajemen mutu
untuk
mendukung
standarisasi
suatu
proses
pelayanan.
Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.
Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan
dan
memonitor
SOP,
bukan
untuk
menggantikan menggantikan SOP itu sendiri.
Langkah-langkah menyusun daftar tilik: Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan Identifi kasi prosedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya.
Gambarkan fl ow-chart dari prosedur tersebut,
Buat daftar kerja yang harus dilakukan,
Susun urutan kerja yang harus dilakukan,
-29-
Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu,
Lakukan uji-coba,
Lakukan perbaikan daftar tilik,
Standarisasi Standarisasi daftar tilik.
Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP dalam langkah-langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut.
Compliance rate (CR) =
Σ Ya
x
100 %
Σ Ya+Tidak
b. Naskah Dinas Kebijakan Penetapan (Keputusan) Kebijakan adalah Peraturan/ Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan kebijakan tersebut, disusun tata tertib, pedoman/ panduan dan standar operasional prosedur (SOP) yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmas. Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus didasarkan pada Peraturan Bupati Garut. Peraturan/ Surat Keputusan Kepala Puskesmas dapat dituangkan dalam pasal-pasal dalam
keputusan tersebut, atau merupakan merupakan lampiran dari
peraturan/ keputusan. Format Peraturan/ Surat Keputusan disesuaikan dengan Peraturan Daerah yang berlaku berlaku atau dapat dapat disusun sebagai sebagai berikut: a.
Pembukaan ditulis dengan huruf kapital: 1) Kebijakan
: Peraturan/Keputusan Peraturan/ Keputusan Kepala UPT Puskesmas
Bagendit, 2) Nomor
: ditulis sesuai sistem penomoran di Kepala UPT
Puskesmas Bagendit, 3) Judul
: ditulis judul Peraturan/K Peraturan/Keputusan eputusan tentang tentang
4) Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa 5) Jabatan pembuat keputusan keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin diakhiri dengan tanda koma (,)
-30-
b.
Konsideran, meliputi: 1) Menimbang: a) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan, b) Huruf awal awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri, c) konsideran
menimbang
diawali
dengan
penomoran
menggunakan huruf kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri di akhiri dengan tanda baca (;). 2) Mengingat: a) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan
pembuat
Peraturan/Surat
Keputusan
tersebut, b) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi, c) Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang, d) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal disebut lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan diakhiri dengan tanda baca (;). c.
Diktum: 1) Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital; 2) Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ); 3) Nama
keputusan
sesuai
dengan
judul
keputusan
(kepala),
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ). d.
Batang Tubuh. 1) Batang
tubuh
memuat
semua
substansi
Peraturan/Surat
Keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya:
-31-
Kesatu : Kedua : dst 2) Dicantumkan
saat
berlakunya
Peraturan/Surat
Keputusan,
perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan 3) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/Surat Keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan Peraturan/Surat Keputusan. e.
Kaki: Kaki Peraturan/Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi yang
memuat
penanda
tangan
penerapan
Peraturan/Surat Peraturan/Surat
Keputusan, pengundangan pengundangan peraturan/keputusan peraturan/keputusan yang terdiri dari: 1) tempat dan tanggal penetapan, 2) nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,), 3) tanda tangan pejabat, dan 4) nama lengkap pejabat yang menanda tangani. f.
Penandatanganan: Peraturan/Surat Keputusan Kepala FKTP ditandatangani oleh Kepala FKTP, ditulis dengan menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan pangkat.
g.
Lampiran Peraturan/Surat Keputusan: 1)
Halaman
pertama
harus
dicantumkan
nomor
dan
Judul
Peraturan/Surat Keputusan, 2)
Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala FKTP.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan / Surat Keputusan yaitu : a.
Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala FKTP te tap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala FKTP hingga adanya kebutuhan revisi atau pembatalan.
b.
Untuk Kebijakan berupa Peraturan, pada Batang Tubuh tidak ditulis sebagai diktum tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal.
Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok
atau
kebijakan
pelaksanaan
yang
harus
dipedomani
dan
dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi
-32-
pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.
c. Naskah Dinas Intruksi Kepala Puskesmas Pu skesmas a. Instruksi 1) Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala instruksi terdiri dari
kop naskah dinas yang berisi gambar lambang negara dan tulisan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo instansi dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris.
c) Konsiderans Bagian konsiderans instruksi terdiri dari
kata
menimbang,
yang
memuat
latar
belakang
penetapan
instruksi;
kata mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi.
-33-
d) Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi. e) Kaki Bagian kaki instruksi terdiri dari
tempat
(kota
sesuai
dengan
alamat
instansi)
dan
tanggal
penetapan instruksi;
nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;
tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;
nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan mencantumkan gelar.
4) Distribusi dan Tembusan Instruksi
yang
telah
ditetapkan
didistribusikan
kepada
yang
berkepentingan. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan Diperhatikan
Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi
harus
merujuk
pada
suatu
peraturan
perundangundangan.
Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.
Format instruksi dapat dilihat pada lampiran.
d. Naskah Dinas Edaran Kepala Puskesmas
a. Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari 1) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo instansi dan nama instansi
(untuk
nonpejabat
negara),
yang
ditulis
dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris; 2) tulisan surat edaran , yang dicantumkan di bawah lambang negara/logo
instansi,
ditulis
dengan
huruf
kapital
serta
nomor surat edaran di bawahnya secara simetris, 3) Kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
-34-
judu l surat edaran, e daran, yang ditulis ditul is dengan huruf huru f kapital 4) Rumusan judul secara simetris di bawah kata tentang.
b. Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari 1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; 2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; 3) (3) pemberitahuan
tentang
hal
tertentu
yang
dianggap
mendesak. c. Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari 1) tempat dan tanggal penetapan; 2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; 3) tanda tangan pejabat penanda tangan; 4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital; 5) cap dinas. d. Distribusi Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak terkait lainnya. Format surat edaran dapat dilihat pada lampiran. 2. Naskah
yang
dirumuskan
dalam
bentuk
bukan
produk-produk
hukum berupa surat. a. Surat Biasa; Bentuk dan susunan surat dinas adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat dinas terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress; b) Tanggal pembuatan pembuatan surat surat diletakkan di sebelah kanan kanan atas; atas; c) Kata Kepada Yth ditulis tegak lurus di bawah kata Perihal. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas
-35-
a) nama jabatan; b) tanda tangan; c) nama lengkap; d) stempel digunakan sesuai dengan ketentuan penggunaan; e) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima tembusan.
b. Surat Perintah; 1) Pengertian Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah perintah untuk untuk melaksanakan melaksanakan pekerjaan pekerjaan tertentu. tertentu.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan f) Kepala Bagian kepala surat perintah terdiri dari
kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris;
kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah.
b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut.
Konsiderans
meliputi
pertimbangan
dan/atau
dasar
pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah dasar
memuat
ketentuan
yang
dijadikan
landasan
ditetapkannya ditetapkannya surat perintah tersebut.
Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata
-36-
kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan. dilaksanakan. d) Kaki Bagian kaki surat perintah terdiri dari
tempat dan tanggal surat perintah;
nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
tanda tangan pejabat yang menugasi;
nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;
cap dinas.
4) Distribusi dan Tembusan
Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah.
Tembusan surat surat perintah disampaikan disampaikan kepada kepada pejabat/instansi pejabat/instansi yang terkait. terkait.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. Jika perintah merupakan merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. keterangan.
Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. dilaksanakan.
Format surat perintah dapat dilihat pada gambar dibawah.
c. Surat Perjanjian; Bentuk dan susunan naskah perjanjian adalah sebagai beri berikut 1) Kepala naskah per janj janjia ian n a) Tulisan
“Surat “Surat
Perjanjian” Perjanjian”
lembar naskah dina dinas; b) Nomor dan tahun tahun;;
yang
ditempatkan diteng itenga ah
-37-
c) Tulisan
“Tentang tang ”;
d) Judul Surat Pe P er jan jan jian. jian. 2) Isi naskah per jan jan jian jian a) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat tempat pe pembuata mbu atan n; b) Nama,
pangkat,
NIP
(bagi
PNS),
pekerjaan
dan
alam alamat
pihak-pihak yang terlibat dalam per janj janjia ian; n; c) Permasalahan – permasalahan yang diper janj janjiikan,
dirumuskan
dalam bentuk uraian atau dibagi dalam pasal pas al-- pasal
dan
dikemukakan
dari
yang
menyangkut
hak
dan kewajiban
masing-masing pihak serta tid tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berla ber laku; ku; d) Sanksi – Sanksi – sanksi sanksi Hukum; Hukum; e) Peny eles elesaian-penye aian-penyele les saian. aian. 3) Bagian akhir naskah pe p er jan jan jian jian a) Tulisan “Pihak “Pihak ke ..” ..”; b) Nama jabatan pihak-pihak yang membuat per janj janjia ian; n; c) Tanda tangan pihak-pihak yang membuat per janj janjia ian; n; d) Mate Materrai; e) Nama jelas pihak-pihak penanda penand atangan; tangan; f)
Pangkat dan NIP bagi PNS;
g) Stempel Ja Jabatan atan/Insta Instans nsi; i; h) Saksi-saksi (nama jelas dan tanda tandata tangan). ngan).
d. Surat Perintah Tugas; 2) Pengertian Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi. 3) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Penandatangan Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 4) Susunan a) Kepala
-38-
Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris; (2) kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari hal berikut. (1) Konsiderans
meliputi
pertimbangan
dan/atau
dasar
pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas dasar
memuat
ketentuan
yang
dijadikan
landasan
ditetapkannya ditetapkannya surat tugas tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. d) Kaki Bagian kaki surat tugas terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat tugas; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (5) cap dinas. 5) Distribusi dan Tembusan a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/instansi pejabat/instansi yang terkait. terkait.
-39-
6) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format surat tugas dapat dilihat di bawah.
e. Surat Perjalanan Dinas; Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas. f. Surat Kuasa; Bentuk dan susunan surat kuasa adalah sebagai ber ikut. 1) Kepala a)
Kop surat kuasa terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progr ess.
b)
Tulisan surat kuasa seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di tengah margin.
2) Batang Tubuh Batang
tubuh memuat
nama, alamat,
jabatan,
nomor KTP pihak p ihak pemberi
kuasa dan penerima surat kuasa serta objek yang dikuas akan. 3) Kak i Bagian kaki terdiri atas a)
tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembua tan;
b)
tanda tangan dan nama jelas pihak pemberi kuasa dan p ener ima ima kuasa;
c)
mater ai ai.
Hal-hal berikut perlu diperha tikan. 1)
Penerima kuasa terletak di sebelah kanan dan pemberi kuasa ter leta letak disebelah kir i.
2)
Materai ditempel di tempat pemberi kuasa.
g. Surat Undangan; a. Pengertian Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
-40-
b. Kewenangan Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat undangan terdiri dari a) kop surat undangan, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara); b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan; c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; d) kata Yth., ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat ( jika diperlukan). 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari a) alinea pembuka; b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; c) alinea penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital. b. Hal yang Perlu Diperhatikan Diperhatikan 1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran; 2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. Format surat undangan dapat dilihat di lampiran
-41-
h. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas; 1) Pengertian Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat keterangan terdiri dari (1) kop surat keterangan, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; (2) judul (2) judul surat keterangan; keterangan; (3) nomor surat keterangan. 4) Batang Tubuh Bagian
batang
tubuh
surat
keterangan
memuat
pejabat
yang
menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan. keterangan. 5) Kaki Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah. Format surat keterangan dapat dilihat dibawah.
c. Surat Panggilan; Bentuk dan susunan surat panggilan adalah sebagai berikut 1) Kepala Surat Panggilan terdiri atas a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun; b) Nama Perorangan yang dipanggil; c) Nomor, Sifat, Sifat, Lampiran Lampiran dan dan Perihal. 2) Isi Surat Surat Panggilan Panggilan terdiri terdiri atas : a) Hari,
Tanggal,
Pukul,
Tempat,
Alamat pemanggil; b) Maksud Surat Panggilan tersebut.
Menghadap
kepada,
-42-
3) Bagian Akhir Akhir Surat Panggilan Panggilan terdiri terdiri atas : a. Nama Jabatan; b. Tanda tangan tangan pejabat; c. Nama pejabat. d. Stempel jabatan/instansi; jabatan/instansi; e. Tembusan apabila apabila diperlukan. diperlukan.
d. Nota Dinas; 1) Pengertian Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. 1) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 2) Susunan a) Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri dari
kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan organisasi ditulis secara simetris di tengah atas;
kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik;
kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital;
kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital;
kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital.
b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas.
-43-
c) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu). 3) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas. b) Tembusan nota nota dinas berlaku berlaku di lingkungan lingkungan intern intern instansi. instansi. c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format Nota Dinas dapat dilihat pada lampiran.
e. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; Format Nota Dinas dapat dilihat pada lampiran.
f. Lembar Disposisi; Lembar Disposisi terdiri atas : 1) Tanggal diterimanya surat; 2) Diteruskan kepada; 3) Catatan. 4) Paraf atasan Format Nota Dinas dapat dilihat pada lampiran.
g. Telaahan Staf; a. Pengertian Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan
dengan
memberikan
jalan
keluar/pemecahan
yang
disarankan. b. Susunan 2) Kepala Bagian kepala telaahan staf terdiri dari 1) judul telaahan telaahan staf dan diletakkan secara secara simetris simetris di tengah atas; 2) uraian singkat tentang permasalahan. a) Batang Tubuh Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari
-44-
(1) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan; (2) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang; (3) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang landasan analisis dan pemecahan pemecahan persoalan; (4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya,
hambatan
serta
keuntungan
dan
kerugiannya,
pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; (5) Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; (6) Tindakan yang disarankan, disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi mengatasi persoalan yang dihadapi. b) Kaki Bagian kaki telaahan staf terdiri dari: (1) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (2) tanda tangan; (3) nama lengkap; (4) daftar lampiran. Format telaahan staf dapat dilihat dibawah.
h. Pengumuman; 1) Pengertian Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai pejabat/pegawai dalam instansi atau perseorangan perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman
dibuat
dan
ditandatangani
mengumumkan mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala pengumuman terdiri dari
oleh
pejabat
yang
-45-
(1) kop naskah dinas yang memuat logo dan nama instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (2) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah logo instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya; (3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan huruf capital secara simetris di bawah tentang. b) Batang Tubuh Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat (1) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; (2) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman: (3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. c) Kaki Bagian kaki pengumuman terdiri dari (1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menetapkan; (4) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (5) cap dinas (6) Hal yang Perlu Diperhatikan 4) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan kelompok/golongan tertentu. 5) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan. Format pengumuman dapat dilihat dibawah
i. Laporan; 1) Pengertian Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. kegiatan/kejadian. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
-46-
Laporan ditandatangani ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas. 3) Susunan a. Kepala Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris. b. Batang Tubuh Bagian batang-tubuh laporan terdiri dari (1) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan serta ruang lingkup dan sistematika laporan; (2) Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, factor yang mempengaruhi, mempengaruhi, hasil pelaksanaan pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dihadapi, dan hal hal lain yang perlu dilaporkan; dilaporkan; (3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; (4) Penutup, merupakan akhir laporan. c. Kaki Bagian kaki laporan terdiri dari (1) tempat dan tanggal pembuatan laporan; (2) nama jabatan pejabat pembuat laporan, ditulis dengan huruf awal kapital; (3) tanda tangan; (4) nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital.
Format laporan dapat dilihat dibawah
j. Rekomendasi; Rekomendasi Rekomendasi terdiri terdiri atas : 1) Kepala a) Tulisan “Rekomendasi “Rekomendasi “ ditempatkan ditengah ditengah-tengah -tengah isi naskah; b) Nomor ditempatkan dibawah tulisan “Rekomendasi “; c) Tulisan “Tentang “Tentang “; d) Nama / Judul Rekomendasi. Rekomendasi. 2) Isi Rekomendasi Rekomendasi dirumuskan dalam dalam bentuk uraian. uraian. 3) Bagian Akhir Rekomendasi Rekomendasi terdiri terdiri atas : a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun; b) Nama Jabatan pembuat Rekomendasi; Rekomendasi;
-47-
c) Tanda tangan tangan pejabat; d) Nama Jelas; e) Stempel jabatan/instansi.
k. Berita Acara; 1) Pengertian Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan. 2) Susunan a) Kepala Bagian kepala berita acara terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; (2) judul (2) judul berita acara; acara; (3) nomor berita acara. b) Batang tubuh Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari (1) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara; (2) substansi berita acara. c) Kaki Bagian
kaki
berita
acara
memuat
tempat
pelaksanaan
penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi apabila diperlukan. Format berita acara dapat dilihat pada Lampiran
l. Memorandum; 1) Pengertian Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/unit kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
-48-
3) Susunan a) Kepala Bagian kepala memorandum terdiri dari (1) kop
naskah
dinas,
yang
berisi
nama
instansi/satuan
organisasi ditulis secara simetris di tengah atas; kecuali memorandum yang ditandatangani oleh Menteri/pejabat negara, kop naskah dinas menggunakan lambang negara; (2) kata memorandum, ditulis di tengah dengan huruf kapital; (3) kata nomor, ditulis di bawah kata memorandum dengan huruf kapital; (4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. c) Kaki Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a. Memorandum tidak dibubuhi cap dinas; b. Tembusan memorandum memorandum berlaku berlaku di lingkungan lingkungan intern instansi; c. Penomoran memorandum dilakukan nomor
dengan
mencantumkan mencantumkan
memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode
klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format memorandum dapat dilihat pada lampiran
m. Daftar Hadir. Daftar Hadir terdiri atas atas : 1) Kepala Daftar Hadir Hadir terdiri terdiri atas : a) Tulisan “Daftar Hadir“ ditempatkan naskah;
ditengah ditengah-tengah
lembar
-49-
b) Tempat, Hari, Tanggal, Tanggal, Waktu dan Acara ditulis dibawah tulisan Daftar Hadir sebelah kiri. 2) Isi Daftar Hadir terdiri terdiri atas atas : a) Kolom nomor urut; b) Kolom nama; c) Kolom jabatan; d) Kolom tanda tangan/paraf;
n. No tulen. Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan proses sidang atau rapat.
o.
Formulir Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan. Jenis – jenis formulir yang tersedia di UPT Puskesmas Bagendit terdir dari : 1)
Surat keterangan Sakit
2)
Surat Keterangan Sehat
3)
Surat Keterangan Melahirkan
4)
Surat Keterangan Hamil
5)
Formulir Rekam Medis
6)
Formulir Visum Pelaksanaan Kegiatan
7)
Formulir Visum At Refertum
8)
Formulir Inform Concent
-50-
BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A. Persyaratan Persyaratan Penyusunan Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut. 1) Ketelitian Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan putusan/kebijakan. 2) Kejelasan Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan materi. 3) Singkat dan Padat Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap). 4) Logis dan Meyakinkan Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan.
Struktur
kalimat
harus
lengkap
dan
efektif
sehingga
memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas. 5) Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi Naskah Dinas. B. Nama Instansi/Jabatan Instansi/Jabatan pada Kepala K epala Naskah Dinas Untuk memberikan identifikasi pada Naskah Dinas, pada halaman pertama naskah dinas dicantumkan Kepala Naskah Dinas, yaitu nama jabatan atau nama instansi. Kepala nama jabatan digunakan untuk mengindentifikasikan bahwa Naskah Dinas ditetapkan oleh pejabat negara, sedangkan kepala nama instansi
digunakan
untuk
mengidentifikasikan
bahwa
Naskah
Dinas
-51-
ditetapkan oleh pejabat yang bukan pejabat negara. Pencantuman Kepala Naskah Dinas adalah sebagai berikut.
1. Nama Jabatan Kertas dengan kepala nama jabatan dan lambang Negara digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani sendiri oleh pejabat negara. Kepala Nama Jabatan berturut-turut terdiri dari gambar Lambang Negara dan Nama Jabatan yang seluruhnya seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dicetak di atas secara simetris.
Perbandingan
ukuran
Lambang
Negara
dengan
huruf
yang
digunakan hendaknya hendaknya serasi dan sesuai dengan ukuran kertas. 2. Nama Instansi/Unit Organisasi Kertas kepala nama instansi dan logo instansi serta alamat digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani pejabat yang berwenang. Kepala nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Bagi instansi yang telah memiliki ISO dapat mencantumkan di sebelah kanan atas pada kepala naskah dinas.
C. Penomoran Naskah Dinas Nomor pada Naskah Dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh karena itu susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip. 1. Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan merupakan Lampiran Peraturan, penomorannya sama dengan nomor Peraturan yang mengantarkannya dan diletakkan di sebelah kanan atas. Contoh 1: LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS ………………. NOMOR ... TAHUN ... TENTANG PEDOMAN …………………………… Contoh 2: LAMPIRAN PERATURAN KEPALA UPT PUSKESMAS ……………….NOMOR... TAHUN ... TENTANG PETUNJUK PETUNJUK PELAKSANAAN ……………
-52-
2. Surat Perintah dan Surat Tugas Susunan penomoran Surat Perintah dan Surat Tugas adalah sebagai berikut: 1) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim); 2) kode jabatan penandatangan; 3) bulan (ditulis dalam dua digit); 4) tahun terbit.
Contoh 1: SURAT PERINTAH NOMOR 09/ka.Pusk/02/2017 09
:
Nomor
urut
Surat
Perintah
dalam
satu
tahun
takwim/kalender Ka.Pusk
: Kode jabatan kepala puskesmas
02
: Bulan Ke-2 (Februari)
2017
: Tahun 2017
Contoh 2: SURAT TUGAS NOMOR 08/Ka.Pusk/11/2017 08
: Nomor urut Surat Tugas dalam satu tahun takwim/kalender takwim/kalender
Ka.Pusk
: Kode jabatan Kepala Puskesmas
02
: Bulan Ke-2 (Februari)
2017
: Tahun 2017
3. Nomor Surat Dinas Susunan nomor Surat Dinas mencakup hal-hal berikut. Surat Dinas yang ditandatangani oleh pimpinan instansi terdiri dari: a) kode derajat pengamanan Surat Dinas; b) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim); c) singkatan nama jabatan; d) kode klasifikasi arsip; e) bulan; f)
tahun terbit.
-53-
Contoh: R-235/Ka.Pusk/KKA/06/2012 Kode derajat pengamanan surat dinas yang bersifat rahasia Nomor naskah dinas Singkatan nama jabatan Kode klasifikasi arsip Bulan Tahun terbit
4. Nomor Memorandum/Nota Dinas Memorandum/Nota Dinas bersifat internal, dengan susunan penomorannya sebagai berikut: a. nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim); b. kode jabatan penanda tangan; c. kode klasifikasi arsip; d. bulan (ditulis dalam dua digit); e. tahun terbit. Contoh 1: Memorandum yang ditandatangani Kepala Subag Tata Usaha Nomor 124/Ka.SubagTU/KKA/02/2012 124
: Nomor urut Memorandum dalam satu tahun takwim/kalender takwim/kalender
Ka.SubagTU : Kode jabatan Deputi Bidang Tata Laksana KKA
: Kode Klasifikasi Arsip
02
: Bulan Ke-2 (Februari)
2012
: Tahun 2012
D. Nomor Halaman Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan mencantumkan nomor halaman.
-54-
E. Ketentuan Jarak Spasi 1. Jarak antara antara bab dan judul adalah dua spasi. 2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi. 3. Jarak antara antara judul dan subjudul adalah empat spasi. 4. Jarak antara antara subjudul dan uraian adalah dua spasi. 5. Jarak masing-masing masing-masing baris disesuaikan disesuaikan dengan dengan keperluan. keperluan. Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan isi naskah dinas.
F. Penggunaan Huruf Naskah dinas berupa produk hukum menggunakan jenis huruf Bookman Old Style dengan dengan ukuran 11 atau 12. Sedangkan naskah dinas selain produk hukum menggunakan jenis huruf Arial dengan dengan ukuran 11 atau 12.
G. Lampiran Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya
H. Daftar Distribusi Daftar Distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Setiap distribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah.
I.
Rujukan Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut. 1. Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar. 2. Surat Dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis.
-55-
a. Dalam hal Surat Dinas memerlukan Rujukan, naskah Rujukan ditulis pada alinea pembuka, diikuti substansi materi surat yang bersangkutan rujukan lebih dari satu naskah, Rujukan itu harus ditulis secara kronologis b. Cara menulis Rujukan adalah sebagai berikut. 1) Rujukan Berupa Naskah Penulisan Rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penandatangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas. 2) Rujukan Berupa Surat Dinas Penulisan Rujukan berupa Surat Dinas mencakupi informasi singkat tentang Surat Dinas yang menjadi Rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penandatangan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat, dan hal. c. Rujukan Surat kepada Instansi Nonpemerintah Rujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang ditujukan kepada instansi nonpemerintah. nonpemerintah.
J. Ruang Tanda Tangan Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan Kepala Puskesmas yang dirangkaikan dengan nama instansi. a. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir. b. Nama jabatan diletakkan pada baris pertama tidak disingkat. c. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat paragraf. d. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat mengatur, ditulis dengan huruf kapital, dan nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital. e. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah + 3 cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.
-56-
K. Penentuan Batas/Ruang Tepi Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu a. ruang tepi atas
:
apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas;
b. ruang tepi bawah
: sekurang-kurangnya seku rang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas;
c. ruang tepi kiri
:
sekurang-kurangnya sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar
agar
pada
waktu
dilubangi
kepentingan dalamordner/snelhechter
untuk
penyimpanan tidak
berakibat
hilangnya salah satu huruf/kata/angka pada naskah dinas; d. ruang tepi kanan
:
sekurang-kurangnya sekurang-ku rangnya 2 cm dari tepi
kanan
kertas.
Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan memperhatikan aspek keserasian dan estetika.
L. Penggunaan Bahasa Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat, dan menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu Tata Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.
-57-
Ejaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan peruandang-undangan.
M. Media/Sarana Naskah Dinas Media/sarana naskah dinas adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas).
1. Kertas Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah : a. Naskah Surat Keputusan, Pedoman/Panduan dan Laporan Pelayanan memakai kertas ukuran A4 yang berukuran berukuran 297 x 210 mm ( 81/4. x 113/4 inci) 80 gram. b. Naskah Dinas berupa SOP, Surat Tugas, Surat Perintah, memakai kertas ukuran Folio (210x330mm) 70 gram;
2. Sampul Surat Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar instansi. Ukuran, bentuk, dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan instansi, diatur sesuai dengan
keperluan
instansi
masing-masing
dengan
mempertimbangkan
efisiensi. a. Warna dan Kualitas Sampul Surat Dinas menggunakan kertas tahan lama (bond) berwarna putih dengan kualitas sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat dinas yang dikirimkan. b. Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan Pada Sampul Surat harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak pada bagian atas dengan susunan dan bentuk huruf yang sama dengan yang dicetak pada kepala surat, yaitu lambang
negara/logo
instansi,nama
instansi/jabatan,
alinea
pertama
alamat tujuan mulai dicetak atau ditulis pada bagian sampul kanan bawah. c. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul Surat dinas dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatan harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat dinas dilipat harus dipertimbangkan
-58-
sampul yang akan digunakan. Surat dinas dilipat dengan cara sepertiga bagian bawah lembaran surat dilipat ke depan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang. Selanjutnya, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan
bagian
kepala
surat
menghadap
ke
depan
penerima/pembaca penerima/pembaca surat.
CONTOH CARA MELIPAT SURAT
Pertama, sepertiga bagian bawah lembaran kertas surat dilipat kedepan
Lembar KertaS Surat
Kedua, sepertiga bagian atas lembaran kertas surat dilipat ke belakang
Ketiga, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap ke depan ke arah
ke
arah
-59-
i. Susunan Surat Dinas 1. Kop Surat Kop Surat mengidentifikasikan nama instansi pembuat surat dan alamat dengan ketentuan sebagai berikut. 1)
Kop Surat Nama Instansi menunjukkan nama dan alamat instansi pemerintah. Kertas dengan kop surat dimaksud digunakan untuk kemudahan dalam surat menyurat.
2)
Kop surat nama instansi menggunakan logo diletakkan di kiri atas, dan nama instansi dicetak sebanyak-banyaknya tiga baris;logo dicetak setingkat lebih tinggi (serasi) di atas nama i nstansi.
3)
Surat jenis nota dinas dan memorandum tidak menggunakan kop surat berlogo instansi.
3. Tanggal Surat Tanggal surat surat ditulis dengan dengan tata urut urut sebagai berikut: berikut: a. tanggal ditulis dengan angka Arab; b. bulan ditulis lengkap; c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab. Contoh: 31 Oktober 2012 4. Hal Surat Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan dengan alasan berikut a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi; b. memudahkan memudahkan identifikasi; c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat. 5. Paragraf dan Spasi Surat Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitan satu dengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan. Fungsi
paragraf adalah
mempermudah pemahaman penerima, memisahkan, atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis. Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5 - 2 spasi di antara paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya. Surat yang terdiri atas satu paragraf jarak antarbarisnya adalah dua spasi. Pemaragrafan Pemaragrafan ditandai dengan takuk, yaitu + 6 ketuk atau spasi.
-60-
6. WarnaTinta Tinta yang digunakan untuk surat-menyurat surat-menyurat berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan penandatanganan surat berwarna hitam atau biru tua. 7. Salinan Salinan surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan terdapat pada tembusan surat,yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang terkait. 8. Tingkat Keamanan a. Sangat Rahasia disingkat (SR): tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi; sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara. b. Rahasia
disingkat
(R):
tingkat
keamanan
isi
surat
dinas
yang
berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan merugikan negara. c. Biasa disingkat (B): tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a dan b. Namun, itu tidak berarti bahwa isi surat dinas
tersebut
dapat
disampaikan
kepada
yang
tidak
berhak
mengetahuinya. d. Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam rangka keamanan dan keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik) berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika Surat Dinas tersebut disalin, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli. 9. Kecepatan Kecepatan Penyampaian a. Amat
Segera/Kilat
adalah
surat
dinas
yang
harus
diselesaikan/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam. b. Segera adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan dalam batas waktu 2 x 24 jam.
-61-
c. Biasa adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman.
ii. Ketentuan Surat-Menyurat 1. Komunikasi Langsung Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat yang dituju. Jika surat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instansi, untuk mempercepat penyampaian penyampaian surat kepada pejabat yang dituju tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi dengan mencantumkan untuk perhatian (u.p.) pejabat yang bersangkutan. 2. Alur Surat-Menyurat Surat-Menyurat Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian. 3. Disposisi Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan naskah dinas korespondensi, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan. Format Disposisi dapat dilihat dibawah
-62-
BAB IV PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI
Korespondensi sangat penting untuk mendukung terselenggaranya tugas fungsi organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya. Pengurusan naskah dinas korespondensi yang
baik
akan
meningkatkan meningkatkan
efektivitas
dan
efisiensi
penyelenggaraan penyelenggaraan
administrasi instansi pemerintah pe merintah..
A. Naskah Dinas Koresponde K orespondensi nsi Intern (Nota Dinas/Memorandum) Pengurusan
nota
dinas/memorandum
adalah
pengelolaan
nota
dinas/memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. Pengurusan nota dinas/memorandum itu sebaiknya dipusatkan di kesekretariatan atau di bagian
lain
yang
menyelenggarakan
fungsi
kesekretariatan
untuk
memudahkan pengawasan dan pengendaliannya.
B. Naskah Dinas Koresponde K orespondensi nsi Ekstern 1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas a.
Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran.
b.
Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.
c. Jawaban terhadap terhadap Surat Surat yang Masuk Masuk 1) Instansi pengirim harus segera menginformasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi. 2) Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi i nstansi pengirim.
2. Pengurusan Surat Masuk Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan
dan
pengendalian,
penerimaan
surat
masuk
sebaiknya
-63-
dipusatkan di kesekretariatan atau di bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. kesekretariatan. Penanganan Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut a. Penerimaan Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (SR, R, dan B) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (kilat, sangat segera, segera, dan biasa). Selanjutnya, surat ditangani sesuai dengan tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaiannya. b. Pencatatan 1) Surat masuk yang diterima dicatat pada buku agenda menurut tingkat keamanan. 2) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan SR dan R dilakukan oleh pimpinan kesekretariatan atau pejabat tertentu yang mendapatkan kewenangan kewenangan dari pimpinan instansi. 3) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan B dilakukan oleh pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan kesekretariatan. kesekretariatan. 4) Pencatatan
surat
dilaksanakan
dengan
prioritas
sesuai
dengan
tingkat kecepatan penyampaian. 5) Pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi dan surat mengenai nomor agenda dan tanggal penerimaan. penerimaan. 6) Pencatatan surat masuk dimulai dari Nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. 7) Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan. c. Penilaian 1) Kegiatan penilaian surat masuk mulai dilaksanakan pada tahap pencatatan. 2) Pada tahap penilaian, surat dinilai apakah akan disampaikan pimpinan atau dapat disampaikan langsung kepada pejabat yang menangani. Di tiap instansi sudah diatur surat yang harus melalui pimpinan dan surat yang dapat langsung disampaikan kepada pejabat tertentu.
-64-
3) Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula
penilaian
penanganan surat, apakah surat masuk itu akan diproses biasa atau melalui proses pemberkasan naskah. 4) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilai termasuk surat yang harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup. 5) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian penyampaian surat. d. Pengolahan 1) Pada tahap pengolahan, pimpinan/pejabat memutuskan tindakan yang akan diambil sehubungan sehubungan dengan dengan surat masuk tersebut. 2) Dari hasil pengolahan dapat diputuskan tindakan lanjutnya, yaitu langsung disimpan atau dibuat naskah dinas baru. 3) Pengolahan surat masuk dapat menggunakan proses pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa sesuai dengan kebutuhan. e. Penyimpanan 1) Surat dinas harus disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan. di perlukan. 2) Surat masuk yang melalui proses pemberkasan naskah disimpan dalam berkas naskah dinas menurut bidang permasalahan. 3) Surat masuk yang diproses tidak melalui proses pemberkasan, naskah dinas disimpan dalam himpunan sesuai dengan kebutuhan. 4) Beberapa cara menghimpun surat adalah sebagai berikut. a) Seri adalah himpunan satu jenis surat dinas yang berdasarkan format surat atau jenis naskah dinas, misalnya keputusan, petunjuk kronologis.
pelaksanaan, Himpunan
dan
surat
menurut
edaran,
seri
selain
disusun
secara
dibatasi
oleh
kemampuan map juga dibatasi oleh tahun naskah dinas. b) Rubrik adalah himpunan dari satu macam masalah/hal/pokok persoalan
yang
disusun
secara
kronologis,
misalnya
cuti,
kunjungan dinas, kerja lapangan. Himpunan menurut rubrik dibatasi dengan tahun atau dibatasi sampai dengan masalah selesai. c) Dosir adalah himpunan satu macam kegiatan atau persoalan yang disusun secara kronologis dari awal sampai akhir. Misalnya,
-65-
fail/berkas pegawai adalah himpunan naskah dinas mulai dari lamaran sampai dengan pemberhentian. 5) Penyimpanan Penyimpanan surat atau himpunan dilakukan sebagai berikut. a) Lateral adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian sisi samping, misalnya penyimpanan penyimpanan dalam ordner dan kotak arsip; b) Vertikal adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian muka, misalnya penyimpanan penyimpanan surat map pada lemari berkas; c) Horizontal adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian
rupa
sehingga
muka
surat/himpunan
terlihat
di
sebelah atas, misalnya penyimpanan peta atau gambar konstruksi. 6) Surat yang masih aktif, tetap berada di unit pengolah. Setelah surat menjadi arsip inaktif, penyimpanannya harus sudah dialihkan ke unit kearsipan sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku.
f. Sarana Penanganan Surat Masuk 1)
Buku agenda adalah sarana utama pengendalian dan pengawasan surat masuk. Semua surat masuk pertama kali dicatat pada buku agenda, yang disusun dalam kolom catatan sebagai berikut: a) tanggal; b) nomor agenda; c) nomor dan tanggal surat masuk d) lampiran; e) alamat pengirim; f)
hal/isi surat;
g) keterangan. Sesuai dengan kebutuhan, kolom catatan dapat ditambah, misalnya dengan petunjuk pada nomor yang lalu dan petunjuk pada nomor berikutnya. 2) Pengurusan surat masuk yang tidak melalui proses pemberkasan naskah dinas selain buku agenda, dapat digunakan sarana lain yang diatur sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing. 3) Sarana pengurusan surat masuk melalui proses pemberkasan naskah, selain dengan buku agenda, juga digunakan sarana lain.
-66-
3. Pengurusan Surat Keluar Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas. Penanganan
surat
masuk,
pencatatan,
pemberian
nomor/cap
dan
pengiriman surat keluar sebaiknya dipusatkan di secretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian. Penanganan Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap sebagai berikut. a. Pengolahan 1) Kegiatan
pengolahan
dimulai
dari
penyiapan
hingga
ke
penandatanganan surat dinas. Penyiapan surat keluar dilaksanakan, antara lain karena (a) adanya kebijaksanaan pimpinan; (b) reaksi atas suatu aksi; (c) adanya konsep baru. 2)
Penyiapan/penyusun Penyiapan/penyusunan an konsep surat keluar adalah sebagai berikut. a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pejabat/pegawai yang membidanginya, membidanginya, seperti sekretaris/pimpinan sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang ditunjuk. b) Setiap konsep yang disiapkan harus didasarkan pada kebijaksanaan dan pengarahan pimpinan. c) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih dahulu harus diteliti oleh sekretaris/pimpinan sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang diserahi menurut
wewenang.
Sesuai
pertimbangannya
dengan sendiri
petunjuk terhadap
pimpinan isi
surat
atau dinas,
sekretaris pimpinan sekretariat menetapkan tingkat kecepatan penyampaian dan tingkat keamanan surat. d) Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh para pejabat dua tingkat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut. e) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut. (1) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penanda
tangan
surat
dinas
dibubuhkan
kiri/sebelum nama pejabat penanda tangan surat.
di
sebelah
-67-
(2) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda
tangan
surat
dinas
dibubuhkan
di
sebelah
kanan/setelah nama pejabat penanda tangan. (3) Setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yang bersangkutan bersangkutan dan tidak lagi mengandung kekurangan/kesalahan yang perlu diperbaiki, proses selanjutnya adalah (a) pengajuan kepada pejabat yang akan menandatangani surat; (b) penandatanganan oleh pejabat yang bersangkutan; (c) pembubuhan cap; (d) pemberian nomor. b. Pencatatan Semua surat keluar dicatat dalam Buku Pencatatan Surat Keluar yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannya diatur oleh instansi masing-masing. d. Penggandaan 1) Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak surat dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju. 2) Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar ditandatangni oleh pejabat yang berhak. 3) Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan salinan). 4) Jumlah yang digandakan digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat distribusi). 5) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya kilat dan sangat segera harus didahulukan. 6) Penggandaan
surat
keluar
yang
tingkat
keamanannya
sangat
rahasia/rahasia harus diawasi dengan ketat. 7) Sekretaris/pimpinan
sekretariat
berkewajiban
menjaga
agar
penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang diatur oleh instansi masing-masing. e.
Pengiriman 1)
Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam sampul.
-68-
2)
Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya biasa (B), rahasia (R), dan sangat rahasia (SR) dicantumkan alamat lengkap, nomor surat dinas, dan cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian (kilat/segera/sangat segera/biasa).
3)
Surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas, cap dinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian penyampaian dan cap tingkat keamanan. Sampul ini dimasukkan ke dalam sampul kedua dengan tanda-tanda yang sama kecuali cap tingkat keamanan.
4)
Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam Buku Ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri.
5)
Untuk
kepentingan
mengusahakan
keamanan,
keselamatan
sekretaris/pimpinan
pengiriman
sernua
secretariat
surat
keluar,
khususnya yang tingkat keamanannya SR/R. f. Penyimpanan 1) Semua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam kearsipan. 2) Naskah asli surat dinas keluar dan naskah yang diparaf harus disimpan. 3) Tata
cara
penyimpanan
masingmasing.
surat
keluar
diatur
oieh
instansi
-69-
BAB V PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS
A. Penandatanganan 1. Penggunaan Garis Kewenangan Pimpinan UPT Puskesmas Bagendit bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi atau instansinya. Tanggung jawab jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang. Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatang ditandatangani ani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang. 2. Penandatanganan Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan tiga cara. a) Atas Nama (a.n.) Atas
nama
yang
disingkat
(a.n.)
digunakan
jika
pejabat
yang
menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf capital pada setiap awal kata, didahului dengan singkatan singkatan a.n. Contoh: a.n. Kepala UPT Puskesmas …………………………………… …………………………………… Kepala Subag Tata Usaha
Tanda Tangan Nama Lengkap
g) Untuk Beliau (u.b.) Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahny bawahnya. a.
-70-
Contoh:
a.n. Kepala UPT Puskesmas …………………………………… …………………………………… u.b Kepala Subag Tata Usaha
Tanda Tangan Nama Lengkap
B. Untuk Perhatian (u.p.) instansi. Contoh: Yth. Kepala Dinas Kesehatan Kab. garut Jalan Proklamasi Proklamasi u.p. Kabid Yankes C. Pelaksana Tugas (Plt.) Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas, yang disingkat (Plt.), adalah sebagai berikut. 1.
Pelaksana
tugas
menandatangani
(Plt.)
digunakan
naskah
dinas
apabila
belum
pejabat
ditetapkan
yang
berwenang
karena
menunggu
ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut. 2.
Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan.
Contoh: Plt. Kepala Biro Umum, Tanda Tangan Tangan Nama Lengkap D. Pelaksana Harian (Plh.) Ketentuan penandatanganan pelaksana harian, yang disingkat (Plh.), adalah sebagai berikut. 1.
Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikan menggantikannya. nya.
2.
Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat.
-71-
Contoh: Plh. Kepala Biro Umum, Tanda Tangan Tangan Nama Lengkap
E. Kewenangan Penandatang Penandatanganan anan 1.
Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat dinas antar/keluar
instansi
pemerintah
yang
bersifat
kebijakan/keputusan/arahan berada pada pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah. 2.
Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat yang tidak bersifat
kebijakan/keputusan/arahan
dapat
diserahkan/dilimpahkan
kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya. 3.
Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan oleh Kepala Subag tata Usaha Puskesmas Bagendit.
F. Cap Jabatan UPT Puskesmas bagendit 1.
Penggunaan cap dinas terletak terle tak di sebelah sebel ah kiri tanda tangan naskah dinas dan mengenai sedikit tanda tangan pejabat yang berwenang.
2.
Cont Contoh oh
ben bentu tuk k
Bagendit
dan
spe spesi sifi fika kasi si
cap cap
jaba jabata tan n
UPT Puskesmas
dapat dilihat pada Gambar dibawah ini.
-72-
BAB VI PENGGUNAAN LOGO DALAM NASKAH DINAS
A. Penggunaan Logo 1. Ketentuan Penggunaan Logo a. Umum 1) Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas di nas instansi i nstansi pemerintah sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya. 2) Setiap instansi pemerintah harus memiliki dan mengguna menggunakan kan logo. 3) Logo digunakan oleh pejabat berwenang pada lembaga pemerintah pusat dan daerah, lembaga pemerintah nonkementerian, sekretariat lembaga negara, dan lembaga negara lainnya. b. Logo wajib digunakan untuk: 1)
kop naskah dinas;
2)
amplop dinas;
3)
dokumen resmi yang diterbitkan oleh instansi;
4)
stop map;
5)
papan nama kantor;
6)
kartu tanda pengenal pegawai;
7)
tanda pengenal pin pegawai;
8)
label barang milik negara; dan
9)
situs resmi.
c. Logo dapat digunakan: 1) pada gedung kantor; 2) pada kartu nama pejabat/pegaw pejabat/pegawai; ai; dan 3) untuk hal-hal lain yang memerlukan simbol. d. Penggunaan Logo untuk hal-hal selain yang diatur dalam huruf b dan huruf c, harus mendapatkan izin dari pimpinan satuan organisasi yang memiliki tanggung jawab di bidang ketatalaksanaan. ketatalaksanaan.
-73-
2. Penggunaan Logo pada Kop Naskah Dinas a. Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskah dinas instansi dengan menggunakan logo adalah pejabat yang berwenang pada kementerian/lembaga/pemerintah daerah. b. Bentuk dan spesifikasi cap instansi dengan logo adalah sebagai berikut. 1) Logo pada kop naskah dinas dicantumkan berdasarkan bentuk, perbandingan ukuran, dan warna yang telah diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2) Bentuk kop naskah dinas dengan menggunakan Logo, yang terletak di tepi atas kertas dan berada di sebelah kiri, diikuti dengan tulisan nama kementerian/lembaga/pemerintah daerah dan alamat lengkap yang terletak di sebelah kanan sejajar dengan Logo. Tulisan nama nama kementerian/lembaga/pemerintah daerah dicetak tebal dengan huruf kapital tipe Times ukuran 16 dengan warna hitam dan alamat lengkap ditulis dengan huruf c. awal kapital berukuran 12. 3) Contoh bentuk dan spesifikasi kop naskah dinas UPT Puskesmas Bagendit dengan menggunakan logo dapat dilihat pada Gambar dibawah
B. Pengawasan Pimpinan instansi/lembaga bertanggung jawab atas pelaksanaan ketentuan ini dan wajib melakukan pengawasan.
-74-
BAB VII PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH DINAS UPT PUSKESMAS BAGENDIT
Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat naskah dinas harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas mana yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat tersebut. A. Pengertian 1. Perubahan Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah dinas diubah. Perubahan dinyatakan dengan Lembar Perubahan 2. Pencabutan Pencabutan berarti bahwa naskah dinas itu tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru 3. Pembatalan Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah dinas tidak berlaku mulai saat naskah dinas ditetapkan. Pembatalan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru. 4. Ralat Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah pengetikan atau slah cetak sehingga tidak sesuai dengan naskah aslinya. B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat 1. Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan harus diubah, dicabut atau dibatalkan dengan naskah dinas yang sama jenisnya. Keputusan gubernur/ gubernur/bupati/walik bupati/walikota ota harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan keputusan gubernur/bupati/walikota juga. 2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. 3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.
-75-
BAB VIII PENUTUP
Pedoman Tata Naskah Dinas ini merupakan acuan bagi Instansi UPT Puskesmas Bagendit dalam menyusun Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas sesuai dengan keperluan di Instansi UPT Puskesmas Bagendit.
Ditetapkan di : Garut Pada Tanggal : 27 Februari 2017 KEPALA UPT PUSKESMAS BAGENDIT,
Drs. Kadar Wilasmana, SKM., M.Si Pembina NIP. 19640502 198803 1 005