Pedoman Pengorganisasian Bagian Umum 2

PEDOMAN PENGORGANISASIAN BAGIAN UMUM

Daftar isi Daftar tabel Peraturan direktur Rumah Sakit Mekar Bagian umum BAB I pendahuluan BAB II gambaran umum Rumah Sakit Mekar Sari BAB III visi, misi, motto, falsafah, nilai dan tujuan Rumah Sakit Mekar Sari BAB IV struktur organisasi Rumah Sakit Mekar Sari BAB V visi, misi, motto, falsafah, nilai dan tujuan Rumah Sakit Mekar Sari BAB VI struktur organisasi bagian umum Rumah Sakit Mekar Sari BAB VII uraian jabatan BABVIII tata hubungan kerja BAB IX pola ketenagaan dan kualifikasi personil BAB X penilaian kinerja BAB XI kegiatan orientasi BAB XII pertemuan atau rapat BAB XIII pelaporan

PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT MEKAR SARI NOMOR TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN BAGIAN UMUM DIREKTUR RUMAH SAKIT MEKAR SARI

Menimbang : 1. Bahwa dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Mekar Sari, diperlukan suatu proses pelayanan yang profesional, cepat dan tepat. 2. Bahwa untuk melancarkan tugas dan pelayanan di bagian umum Rumah Sakit Mekar Sari, dipandang perlu untuk membuat pedoman pengorganisasian. 3. Bahwa untuk kepentingan tersebut di atas, perlu diterbitkan peraturan direktur tentang pedoman pengorganisasian bagian umum Rumah Sakit Mekar Sari, Mengingat : 1. Undang – undang no 44 tahun 2009 tentang rumah sakit 2. Undang – undang no 36 tahun 2009 tentang kesehatan 3. Keputusan menteri kesehatan republik indonesia no 1087 tahun 2010 tentang standar kesehatan dan keselamatan kerja dirumah sakit 4. Keputusan menteri kesehatan republik indonesia no 432/menkes/sk/IV/2007 tentang pedoman manajemen kesehatan dan keselamatan kerja (K3) di rumah sakit 5. Keputusan menteri kesehatan republik indonesia no 373/menkes/sk/III/2007 tentang standar profesi sanitarian 6. Keputusan menteri kesehatan republik indonesia no 1204/menkes/SK/X/2004 tentang persyaratan kesehatan lingkungan rumah sakit 7. Pedoman pengujian kalibrasi alat kesehatan departemen kesehatan republik indonesia tahun 2001 8. Pedoman sanitasi rumah sakit di indonesia, departemen kesehatan republik indonesia tahun 2000 9. Pedoman manajemen linen di rumah sakit, departemen kesehatan republik indonesia tahun 2004

BAB I PENDAHULUAN

Pada hakikatnya setiap manusia memiliki kebutuhan akan kesehatan secara fisik dan mental / spiritual. Hal ini dapat di observasi melalui kunjungan pasien ke rumah sakit baik kunjungan rawat jalan maupun kunjungan rawat inap. Sadar bahwa nilai kesehatan manusia merupakan sesuatu yang penting, maka pembangunan rumah sakit atau sarana kesehatan lainnya sangat di prioritaskan agar manusia atau individu bisa mendapatkan pelayanan, perawatan dan kesembuhan yang maksimal. Pelayanan kesehatan melalui rumah sakit merupakan salah satu bentuk peran serta masyarakat sebagai upaya peningkatan, pencegahan, penyembuhan maupun, pemulihan kesehatan yang diisyaratkan dalam sistem kesehatan nasional atau menuju indonesia sehat. Rumah Sakit Mekar Sari adalah instansi kesehatan yang terdiri dari berbagai bidang atau bagian pelayanan. Salah satunya adalah bagian umum. Bagian umum turut berpartisipasi dalam meningkatkan upaya pelayanan kesehatan melalui divisi yang di pimpinnya. Melalui pemeliharaan sarana dan prasarana yang di lakukan secara rutin dan berkala. Transportasi kendaraan yang siap pakai, pemantauan dan pengelolaan kesehatan yang ramah lingkungan, pengeleloaan linen yang sesuai standar linen rumah sakit. Pelayanan keamanan yang prima serta pengeleloaan logistik yang teratur, akan sangat membantu kegiatan pelayanan di rumah sakit, sehingga mendukung motto Rumah Sakit Mekar Sari PRIMA ( Profesional,Ramah,Inovative, Mampu, Amanah) dapat terwujud. Untuk menigkatkan dan mengembangkan kualitas pelayanan di bagian umum di butuhkan suatu pedoman pengorganisasian media yang dapat memfasilitasi setiap petugas dalam melaksanakan kegiatan supaya mencapaitujuan dan standar yang diinginkan rumah sakit. BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT MEKAR SARI Struktur organisasi Rumah Sakit Mekar Sari Rumah Sakit Mekar Sari, dipimpin oleh seorang direktur dan di bantu oleh Manajer yang membawahi Unit pelayanan medis: 1( Satu) Menejer Pelayanan Medik , 1 (satu) Menejer Keperawatan Membawahi keperawatan,1(satu) Menejer Penunjang Medik Membawahi penunjang medis, bagian keuangan, dipimpin seorang Menejer Keuangan serta 1 (satu ) Menejer menbawahi HRD, Marketing & Legal , 1( satu) Menejer Umum di bantu oleh 1 orang Asisten Menejer membawahi Unit Logistik , Rumah Tangga dan Unit Pemeliharaan ( UPSRS ) dan Kesling. Dalam menjalankan tugasnya direktur dibantu oleh beberapa perangkat antara lain komite medis, komite keperawatan, satuan pemeriksaan internal.

Struktur organisasi Rumah Sakit Mekar Sari digambarkan sebagai berikut :

DIREKTUR RS MEKAR SARI

MANAJER PELAYANAN MEDIS

UNIT PRAKTEK MEDIS

UNIT MUTU & PENGEMBANGAN

MANAJER KEPERAWATAN

SATUAN PEMERIKSA INTERN

INFO & COMM TECHNOLOGY

KOMITEKOMITE

BUSINESS DEVELOPMENT

DUTY MANAGER

SEKRETARIS DIREKTUR

MANAJER PENUNJANG MEDIS

MANAJER SDM

MANAJER KEUANGAN & AKUNTANSI

MANAJER UMUM

UNIT RAWAT JALAN

UNIT FARMASI

UNIT KEPEGAWAIAN

UNIT KEUANGAN

UNIT PSRS

UNIT RAWAT INAP

UNIT LABORATORIUM

UNIT DIKLAT

UNIT AKUNTANSI

UNIT RUMAH TANGGA

UNIT KEBIDANAN

UNIT RADIOLOGI

UNIT GAWAT DARURAT

UNIT FISIOTERAPI

UNIT KAMAR OPERASI

UNIT REKAM MEDIS

UNIT PERAWATAN INTENSIF (ICU)

UNIT GIZI

UNIT MEDICAL CHECK UP

UNIT HEMODIALISA

UNIT LOGISTIK

BAB V MOTTO, VISI, MISI, FALSAFAH DAN TUJUAN BAGIAN UMUM

A. Visi bagian umum Visi bagian umum adalah Responsip, Cepat , Tepat dan Akurat B. Misi bagian umum Misi bagian umum adalah  Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan, sehingga mampu menyelenggarakan pelayanan di bagian umum dengan cepat, tepat dan akurat  Meningkatkan kualitas pemeliharaan sarana dan pra sarana serta pengelolaan kesehatan lingkungan yang mampu memberikan rasa aman dan nyaman untuk pelanggan  Meningkatkan mekanisme kontrol terhadap pelaksanaan, pengelolaan, pengendalian, pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan logistik rumah sakit  Meningkatkan mekanisme kontrol terhadap pelaksanaan, pengelolaan, pengawasan, pengendalian dan evaluasi kegiatan di Unit rumah tangga rumah sakit. C. Motto bagian umum Motto bagian umum adalah D. Falsafah dan tujuan bagian umum Dalam memberikan pelayanan di bagian umum, petugas berkeyakinaan bahwa : 1. Manusia adalah individu yang mempunyai kebutuhan akan rasa aman dan nyaman dalam suatu lingkungan khususnya ruang lingkup rumah sakit 2. Pelayana yang diberikan bertujuan untuk meingkatkan derajat kesehatan secara optimal melalui pelayanan penunjang yang dilakukan di bagian umum 3. Petugas bertanggung jawab serta memiliki wewenang dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tata laksaana atau standar prosedur operasional (SPO) yang berlaku 4. Pengembangan pelayanan di bagian umum dilakukan melalui diklat internal dan eksternal

BAB VI STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN UMUM

Gambar 6.1 struktur organisasi bagian umum

BAB VII URAIAN JABATAN

1. Nama jabatan : Manager Umum Hasil kerja : 1. Terkoordinasinya pengelolaan kegiatan Unit logistik, Unit rumah tangga dan Unit bagian UPSRS 2. Terlaksananya pembinaan sumber daya manusia bagian umum baik perorangan maupun Kelompok untuk mencapai kualitas yang di inginkan 3. Terlaksananya kegiatan rapat koordinasi untuk mengevaluasi kegiatan dari masing – masing bagian. Uraian tugas : 1. Membantu direktur dalam manajemen bagian umum rumah sakit 2. Bekerjasama dengan Para Manager bagian lain untuk mencapai tujuan penyelenggaraan manajemen rumah sakit 3. Mengkoordinasi pelaksanaan, pengelolaan, pegawasan, pengendalian dan evaluasi di sub bagian rumah tangga dan sub bagian UPSRS. 4. Melaksanakan perencanaan, monitoring dan evaluasi terhadap sarana dan mutu pelayanan bagian umum 5. Membantu menyusun laporan penyelenggaraan rumah sakit khususnya dalam pelayanan bagian umum 6. Melaksanakan program keselamatan pasien dan pengendalian infeksi di rumah sakit 7. Melakukan analisa ketenagaan dibagian umum 8. Menyusun uraian tugas semua staf di bagian umum 9. Melakukan penilaian kinerja dari staf yang berada di bagian umum 10. Mengupayakan peningkatan sumber daya manusia di bagiaan umum melalui program pengembangan sumber daya manusia. 11. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh direktur Tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab dalam segala aspek yang terjadi dalam penyelenggaraan pelayanan bagian umum di rumah sakit 2. Merencanakan, melaksanakan, membina, dan membantu semua kegiatan pelayanan bagian umumdi rumah sakit sesuai dengan ketentuan perundag – undangan , garis kebijakan rumah sakit dan peraturan lain yang di buat dalam rangka mempertegas dan membantu tugas serta tanggung jawab masing – masing staf.

Wewenang : 1. Memita data dan informasi staf terkait 2. Memeriksa hasil kegiatan di bagian yang dipimpinnya sesuai dengan tata laksana ata standar yang di tetapkan. 3. Memberikan bimbingan dan arahan kepada staf 4. Melakukan kerja sama dan koordinasi dengan semua pihak demi kelancaran pelayanan admunistrasi rumah sakit 5. Menandatangani surat dan dokumen yang ditetapkan menjadi wewenang kepala bagian umum. Bagian Rumah Tangga I.

Uraian tugas : Ka Unit Rumah Tangga (Pa Amos) 1. Membantu Manager Umum dalam perencanaan di Unit logistik rumah sakit 2. Bekerrja sama dengan kepala Unit bagian lain / instansi untuk : a. Mengendalikan dan serta menjamin kelancaran Proses Tata laksana sub bagian logistik , Cleaning Service, Loundry dan Pelayanan Kendaraan( Driver) b. Kegiatan orientasi karyawan baru dibawah kewenangannya  Cleaning service  Logistik  Driver  Loundry c. Memimpin Breaffing untuk Tim /staff dibawahnya d. Memimpin rapat bagian dijadwalkan 3 bulan sekali karena sudah dilakukan harian melalui Morning Breaffing 

   

Rapat insidentil dilakukan bila ada hal – hal yang mendesak atau ada kejadian – kejadian yang membutuhkan penanganan khusus dan bersifat segera Materi rapat sesuai dengan kejadian atau permasalahan yang terjadi pada saat itu Waktu dan tempat di atur sesuai kebutuhan Peserta rapat dari bagian terkait Kelengkapan rapat sama seperti rapat rutin.

e. Membuat Laporan : 1. Sub bagian logistik

 Melakukan pencatatan dan pelaporan pembelian dan pengeluaran barang rutin dan non rutin  Mengadministrasikan dokumen pembelian Logistik Umum  Melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan inventarisasi rumah sakit. 2. Sub bagian rumah tangga – urusan linen :  Pencatatan dan pelaporan jumlah pengelolaan linen kotor  Pencatatan dan pelaporan pendistribusian linen jadi ke seluruh unit rumah sakit 3. Sub. Bagian Cleaning Service  Membuat Jadwal dan bembagian lapangan kerja Staff CS  Mencatan dan pelaporan Penggunaan Chemical  Mencatat dan melaporkan penggunaan Alat Kebersihan 4. Sub. Bagian Driver  Membuat Jadwal dan bembagian lapangan kerja Staff Driver  Mencatan dan pelaporan Penggunaan BBM  Mencatat dan melaporkan penggunaan Kendaraan  Menyiapkan Kendaraan Selalu dalam keadaan Baik  Menjadwalkan service rutin Kendaraan Pencatatan dan pelaporan kegiatan pemeliharaan sarana dan pra sarana  Pencatatan dan pelaporan kegiatan pemeliharaan kendaraan

II.

Uraian Tugas Koordinator CS ( Sayono)  Membantu Ka. Unit Rumah Tangga dalam mengkoordinir Staff Cleaning Service  Menjamin Tim Cleaning Service Bekerja sesuai SOP yang ada  Memantau Hasil Kerja Tim dengan toll yang dimiliki ( Form Check list )  Membuat laporan hasil Cheklis kepada Ka. Unit Rumah Tangga

5. Ka. Unit Kesling Sub bagian pemeliharaan – urusan UPL & UKL : ( Imam M. Santoso )  Pencatatan dan pelaporan kegiatan check list peralatan  Pencatatan dan pelaporan sampah non medis  Pencatatan dan pelaporan sampah medis  Pencatatan dan pelaporan pemeriksaan pH dan kekeruhan air  Pencatatan dan pelaporan kegiatan kebersihan ruangan dan pemeliharaan pertamanan  Memantau da mengendalikan Penggunaan Air

     

Menjamin tersedianya air minum Pasien dan Karyawan Melaksanakan Program Green Hospital RS. Mekar Sari Mengendalikan hewan pengganggu: Nyamuk, Lalat, Rayap, Tikus dan Kucing Berjalanya Program K3 Rumah Sakit Membuat Laporan Kegiatan Kesling 6 bulanan untuk Pimpinan , ditembuskan ke Dinkes dan BPLH Kota Bekasi. Menjaga Sinage-sinage jalur evakuasi tetap ada Urusan linen : Guntur Dkk     

Menarik linen Kotor dari unit Perawatan, KB, OK, ICU, UGD Menimbang, Memilah Linen Infeksiun Non Enveksius Serah terima dengan Petugas Vendor Loundry Pencatatan dan pelaporan jumlah pengelolaan linen kotor Pencatatan dan pelaporan pendistribusian linen jadi ke seluruh unit rumah sakit Urusan keamanan :  Pencatatan dan pelaporan kegiatan harian petugas urusan keamanan  Pencatatan dan pelaporan kegiatan key walker  Identifikasi Staff dan mengunjung di pintu akses Rumah Sakit  Pencatatan dan pelaporan kegiatan PBB, binsik dan uji fungsi APAR  Menaikan/ Menurunkan Bendera  Apel pagi Staff Urusan Kesling (Abadi & Rusdi)  Menjaga Kebersihan Area IPAL  Menjaga Kebersihan Saluran Air Lingkungan dan Penampungan RS. Mekar Sari  Membantu Kesling dalam tatalaksana pengendalian Hewan dan hama penggangu,  Membantu mereffil Hand Scrab diunit unit yang membutuhkan.  Mengangkut Sampah Medis dari Ruangan ke TPS

BAB VIII TATA HUBUNGAN INSTALASI RAWAT JALAN

SEKSI SDM KEPERAWATAN

SEKSI ASUHAN KEPERAWATAN

INSTALASI GAWAT DARURAT

SUB BAGIAN KEUANGAN

INSTALASI KAMAR OPERASI

DIREKTUR SUB BAGIAN AKUNTANSI

INSTALASI PELAYANAN INTENSIF

SUB BAGIAN SEKRETARIAT

INSTALASI FARMASI

BAGIAN UMUM INSTALASI LABORATORIUM

SUB BAGIAN HUMAS & PELAYANAN PELANGGAN

INSTALASI RADIOLOGI

SUB BAGIAN PERROL

UNIT LOGISTIK INSTALASI GIZI

UNIT UPSRS

SUB BAGIAN PEMASARAN

INSTALASI REHABILITASI MEDIS

SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN & PENGEMBANGAN SDM

INSTALASI REKAM MEDIS

SUB BAGIAN RUMAH TANGGA – URUSAN LINEN

INSTALASI STERILISASI SENTRAL

SUB BAGIAN RUMAH TANGGA – URUSAN KEAMANAN

INSTALASI RAWAT INAP

SUB BAGIAN PEMELIHARAAN – URUSAN PEMELIHARAAN SARANA & PRA SARANA

SUB BAGIAN PEMELIHARAAN – URUSAN UPL & UKL

Syarat jabatan : Ka. Unit bagian logistik Hasil kerja : 1. Terkoordinasinya pengelolaan kegiatan logistik rumah sakit 2. Terlaksananya evaluasi dan monitoring kegiatan logistik rumah sakit 3. Terlaksananya pembinaan staf yang dipimpinnya utuk mencapai kualitas sumber daya manusia yang profesional Uraian tugas : Membantu Manager Umum dalam perencanaan di Unit logistik rumah sakit 3. Bekerrja sama dengan kepala Unit bagian lain / instansi untuk :

1. Tata laksana sub bagian logistik A. Permintaan barang / bahan rutin:  Petugas unit mengecek persediaan fisik barang / bahan rutin yang ada di unit.  Petugas mencatat permintaan barang / bahan rutin ke dalam lembar (rangkap) 2 dan buku permintaan barang / bahan  Petugas unit memintakan otorisasi kepala unit dan kepala instalasi/ kepala sub bagian  Petugas unit menyerahkan lembar (rangkap 2) dan buku permintaan barang / bahan kepada sub bagian logistik – urusan distribusi. B. Permintaan barang / bahan non rutin  Petugas unit mengecek persediaan barang fisik/ bahan non rutin yang ada di unit  Petugas unit mencatat permintaan barang / bahan rutin kedalam lembar (rangkap 2) dan buku permintaan barang / bahan  Lembar permintaan barang / bahan rangkap 2 diotorisasi kepala bidang / kepala bagian masing – masing  Buku dan lembar permintaan barang / bahan rangkap 2 diserahkan ke kepala sub bagian logistik C. Pembelian barang / bahan  Petugas logistik – urusan pembelian membuat surat pesanan rangkap 4.  Petugas logistik urusan pembelian memintakan otorisasi kepala instalasi / kepala sub bagian dan kepala bidang / kepala bagian/ direktur.  Surat pesanan di distribusikan ke  Asli ke suplier  Tembusan 1 ke bagian keuangan  Tembusan 2 ke petugas logistik urusan penerimaan  Tembusan 3 ke petugas logistik urusan pembelian  Melaksanakanpembelian barang / bahan sesuai spesifikasi D. Penerimaan dan pembayaran barang / bahan untuk pembelian tunai :



Berdasarkan surat pesaran asli, maka suplier mengirimkan barang / bahan yang sesuai dengan pesanan dan disertai dengan faktur / nota penjualan rangkap 4 dan atau surat jalan rangkap 2.  Petugas logistik urusan penerimaan menerima dan memeriksa jumlah dan jenis barang / bahan denganfaktur / nota penjualan rangkap 4 dan atau surat jalan rangkap 2 dari suplier serta mencocokan dengan surat pesanan tembusan 2.  Mencatat barang / bahan yang diterima di laporan penerimaan barang  Faktur/ nota penjualan dan atau surat jalan diotorisasi kepala instalasi / kepala sub bagian dan kepala bidang / kepala bagian di bon pengeluaran kas kolom “mengetahui” dengan di lampiri faktur / nota penjualan data atau surat jalan disertai dengan surat pesanan tembusan 2.  Mendistribusikan faktur penjualan rangkap 4 :  Faktur penjualan dan atau surat jalan asli disertai bon pengeluaran kas ke kasir  Faktur penjualan tembusan 1 dan atau surat jalan tembusan 1 ke petugas logistik urusan pembelian  Faktur pembelian tembusan 2 ke petugas logistik urusan penerimaan  Faktur penjualan tembusan 3 diserahkan ke sub bagian logistik.  Mencatat semua barang / bahan yang diterima ke kartu stok dan menyimpan barang / bahan sesuai dengan spesifikasi / pengelompokan material. E. Penerimaan dan pembayaran barang / bahan untuk pembelian kredit  Berdasarkan surat pesanan asli, maka suplier mengirimkan barang /bahan sesuai dengan pesanan disertai dengan faktur / nota penjualan rangkap 5 dan atau surat jalan rangkap 2.  Petugas logistik urusan penerimaan dan memeriksa jumlah dan jenis barang / bahan dengan faktur / nota penjualan rangkap 5 dan atau surat jalan rangkap 2 dari suplier serta mencocokan dengan

BAB IX POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA Tabel 9.1 kualifikasi sumber daya manusia Nama jabatan

I. K Ka. Unit bagian logistik a. UUrusan perencanaan

b. UUrusan pembelian c. UUrusan penerimaan dan distribusi d. UUrusan inventaris II. kepala sub bagian rumah tangga A. KKepala urusan linen Pelaksana urusan linen(loundry) B. KKoordinator keamanan Pelaksana urusan keamanan/Danru III. Ka. Unit bagian pemeliharaan A. KKa Unit UPSRS Pelaksana urusan pemeliharaan sarana &

Kualifikasi Formal Non formal

1

Tena ga yang ada 1

SLA

1

1

Sarjana ekonomi

1

1

SLA

2

1

Sarjana ekonomi

1

1

SLA

1

1

D3 keperawatan

1

1

SMKK/SMA/SD

4

4

Merangkap kepala Kesling Cukup

SLA

Tenaga yang di butuhkan

keterangan

cukup

Pelatihan Merangkap kepala sub bagian logistik Dibantu Porceshing Membutuh kan 1 tenaga Dibantu oleh Acounting cukup

SMA

pelatihan

1

1

cukup

SMA

Pelatihan

15

13

K STM

pelatihan

1

1

Membutuh kan 2tenaga cukup

1

1

Cukup

16

12

Membutuh kan 2

STM/SMK STM / SMA

Pelatihan

prasarana dan pelaksana urusan kendaraan Kepala urusan UPL & UKL Pelaksana urusan kebersihan

D3 kesehatan lingkungan SMA / sederajat

pelatihan

2

1

27

27

75

66

Keterangan : Pelaksana urusan kebersihan sejumlah 27 orang terdiri dari :  Ka. Unit 1 orang  Koordinator 1 orang

B. Distribusi ketenagaan

tenaga teknisi & 2 tenaga pengemudi Kurang 1 Membutuh kan 2 tenaga (reliver unit II dan III)

Tabel 9.2 distribusi ketenagaan Unit logistik, Unit rumah tangga ,Unit pemeliharaan( UPSRS dan KESLING

No

1.

tugas pokok

Uraian tugas

Rerata Waktu yang di butuhkan volume kerja Satuan jumlah

Kepala Unit logistik

Bekerja sama dengan Manager umum dalam perencanaan Unit bagian logistik rumah sakit

1

30

30

Bekerjasama denganUnit lain atau instalasi untuk mencapai tujuan penyelenggaraan logistik rumah sakit Mengkoordinasi pelaksanaan, pengelolaan, pengawasan, pengendalian, dan evaluasi di Unit bagian logistik

1

30

30

1

60

60

Menyelenggarakan kegiatan logistik rumah sakit meliputi perencanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan. Pendistribusian dan penghapusan logistik rumah sakit Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap mutu logistik rumah sakit

1

60

60

1

50

50

Menyusun laporan rutin kegiatan logistik rumah sakit Melakukan penelitian kinerja dari staf yang berbeda di Unit bagian logistik

1

50

50

4

10

40

Mengupayakan peningkatan sumber daya manusia diUnit bagian logistik melalui program pengembangan sumber daya manusia Mengadakan pertemuan berkala dengan staf di sub bagian logistik Total Jam kerja Jumlah tenaga yang di butuhkan

No

Tugas pokok 2. Urusan perencanaan

Uraian tugas Membuat perencanaan untuk pengadaan logistik rumah sakit Mengecek kartu stok masing – masing item barang untuk mengetahui jumlah yang akan di rencanakan untuk pembelian Mengecek dan merekap permintaan Mengecek ulang rekapan rencana pembelian yang diterima dari bagian perencanaan Mengecek harga barang yang akan

1

40

40

2

30

60

420 420 1

Rerata volume kerja 1

Waktu yang di butuhkan Satuan jumlah 30 30

1

70

70

1

30

30

1

15

15

4

15

60

dibeli pada beberapa supplier untuk mengetahui perbandingan harga Membuat surat pesanan sesuai dengan spesifikasi barang yang akan dibeli Melakukan pembelian barang sesuai dengan permintaan dari unit unit

1

15

15

2

120

240

BAB XI KEGIATAN ORIENTASI Kegiatan orientasi karyawan bagian umum meliputi : Tabel 11.1 orientasi karyawan baru sub bagian logistik

No

Materi

Minggu pembimbing

1. Sosialisasi bagan organisasi sub bagian logistik

1

2. Sosialisasi visi, misi, motto, falsafah, dan tujuan sub bagian logistik 3. Sosialisasi uraian tugas Kanit logistik :  Urusan perencanaan  Urusan pembelian  Urusan penerimaan dan distribusi  Urusan inventaris 4. Pengenalan lingkungan, ruang dan peralatan di Unit logistik 5. a. Orientasi di bagian perencanaan  Pengenalan master stok barang / bahan di logistik pusat  Pengenalan alur dan prosedur

1

Kanit Logistik logistik Kanit Logistik Kanit Logistik

1

Kanit Logistik

II

Kepala sub bagian logistik

perencanaan barang / bahan yang akan di beli b. Orientasi di bagian pembelian :  Pengenalan master stok barang/ bahan di logistik pusat  Pengenalan rekanan atau suplier  Pengenalan alur dan prosedur pembelian barang / bahan rutin dan non rutin  Membandingkan barang / bahan di beberapa suplier sebagai pembanding  Melakukan pembelian barang / bahan sesuai perencanaan  Pencatatan, pelaporan, dan pengarsipan dokumen pembelian c. Urusan penerimaan dan distribusi :  Memeriksa dan mencocokan faktur dan fisik barang  Penyimpanan dan pengelompokan barang/ bahan sesuai spesifik  Mendistribusikan barang / bahan ke unit – unit sesuai permintaan  Pencatatan, pelaporan, dan pengarsipan dokumen penerimaan dan distribusi d. Urusan inventaris :  Menginventaris linen, barang pecah belah dan peralatan non medis  Pencatatan, pelaporan dan pengarsipan dokumentasi inventarisasi No

Materi

1.

1

2.

Sosialisasi bagan organisasi sub bagian rumah tangga – urusan linen Visi, misi, motto, falsafah, dan tujuan urusan linen

3.

Uraian tugas urusan linen

1

4.

Pengenalan lingkungan, ruang dan peralatan di urusan linen Orientasi SPO peralatan kerja :  Teknik penggunaan key walker  Teknik pemantauan CCTV

1

KepalaUnit bagian rumah tangga KepalaUnit bagian rumah tangga Kepala Unit bagian rumah tangga Kepala urusan linen

IV

Dan RU keamanan

5.

Minggu pembimbing

1

Tabel 11. 3 orientasi karyawan baru sub bagian pemeliharaan – urusan pemeliharaan sarana dan pra sarana No 1.

2. 3. 4.

5.

Materi Sosialisasi bagan organisasi sub bagian pemeliharaan – urusan pemeliharaan sarana dan pra sarana Misi, visi, motto, falsafah, dan tujuan urusan pemeliharaan sarana dan prasarana Uraian tugas urusan pemeliharaan sarana dan prasarana Pengertian lingkungan, ruang lingkup pekerjaan, dan urusan pemeliharaan sarana dan prasarana

minggu I

pembimbing Kepala Unit bagian pemeliharaan

I

Kepala Unit bagian pemeliharaan Kepala Unit bagian pemeliharaan Kepala Unit pemeliharaan sarana dan prasarana Kepala Unit

I I

Orientasi dan pengertian peralatan kerja

II

Tabel 11.4 orientasi karyawan baru sub bagian pemeliharaan – urusan upaya pemantauan lingkungan dan upaya pengelolaan lingkungan No

Materi 1.

2.

3. 4.

mingg u 1

Sosialisasi bagan organisasi sub bagian pemeliharaan – urusan upaya pemantauan lingkungan dan upaya pengelolaan lingkungan Visi, misi, motto, falsafah dan tujuan urusan upaya 1 pemantauan lingkungan dan upaya pengelolaan lingkungan Urusan tugas urusan upaya pemantauan lingkungan 1 dan upaya pengelolaan lingkungan Pengenalan lingkungan kerja upaya pemantauan lingkungan dan upaya pengelolaan lingkungan  Rawat inap

BAB XII PERTEMUAN ATAU RAPAT Kegiatan rapat yang dilakukan bagian umum adalah : 1. Rapat rutin 2. Rapat insidentil

pembimbing Kepala sub bagian pemeliharaan Kepala sub bagian pemeliharaan Kepala sub bagian pemeliharaan Kepala urusan upaya pemantauan lingkungan dan upaya pengelolaan

1.Rapat rutin (sesuai program kerja bagian umum tahun 2016) : a. sub bagian pemeliharaan – urusan pemeliharaan sarana dan pra sarana : 1.

Waktu Jam Tempat Peserta

Materi

Kelengkapan rapat

Minggu I (januari, april, juli, oktober) 12.00 - selesai Ruang meeting  Kepala sub bagian pemeliharaan  Kepala urusan pemeliharaan sarana dan prasarana  Staf (teknisi, bagian pengecatan dan meubelair, pengemudi) a. Evaluasi pelaksanaan jadwal pemeliharaan ruang dan peralatan (harian, mingguan, bulanan) b. Evaluasi pelaksana penanganan lapor kerusakan ruang dan peralatan dari unit terkait c. Evaluasi penanganan kerusakan ruang dan peralatan yang masyk melaui angket pasien maupun hotline rumah sakit d. Evaluasi pelaksanaan check list pemeliharaan peralatan e. Evaluasi pelaksana check list pemeliharaan kendaraan f. Evaluasi pelaksanaan standar prosedur operasional kerja dan peralatan Undangan, daftar hadir, notulen rapat

Keterangan : Jadwal rapat bagian dijadwalkan 3 bulan sekali karena sudah dilakukan evaluasi mingguan 3. Rapat insidentil  Rapat insidentil dilakukan bila ada hal – hal yang mendesak atau ada kejadian – kejadian yang membutuhkan penanganan khusus dan bersifat segera  Materi rapat sesuai dengan kejadian atau permasalahan yang terjadi pada saat itu  Waktu dan tempat di atur sesuai kebutuhan  Peserta rapat dari bagian terkait  Kelengkapan rapat sama seperti rapat rutin.

BAB XIII PELAPORAN Jenis laporan yang dilakukan secara rutin oleh bagian umum : 6. Sub bagian logistik  Melakukan pencatatan dan pelaporan pembelian dan pengeluaran barang rutin dan non rutin  Mengadministrasikan dokumen pembelian Logistik Umum  Melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan inventarisasi rumah sakit.

7. Sub bagian pemeliharaan – urusan pemeliharaan sarana dan prasarana dan Kesling  Pencatatan dan pelaporan kegiatan pemeliharaan sarana dan pra sarana  Pencatatan dan pelaporan kegiatan pemeliharaan kendaraan  Pencatatan dan pelaporan kegiatan check list peralatan 8. Sub bagian pemeliharaan – urusan UPL & UKL :  Pencatatan dan pelaporan sampah non medis  Pencatatan dan pelaporan sampah medis  Pencatatan dan pelaporan pemeriksaan pH dan kekeruhan air  Pencatatan dan pelaporan kegiatan kebersihan ruangan dan pemeliharaan pertamanan 9. Sub bagian rumah tangga – urusan linen :  Pencatatan dan pelaporan jumlah pengelolaan linen kotor  Pencatatan dan pelaporan pendistribusian linen jadi ke seluruh unit rumah sakit 10. Sub bagian rumah tangga – urusan keamanan :  Pencatatan dan pelaporan kegiatan harian petugas urusan keamanan  Pencatatan dan pelaporan kegiatan key walker  Pencatatan dan pelaporaan jumlah kendaraan di parkir karyawan  Pencatatan dan pelaporan kegiatan PBB, binsik dan uji fungsi APAR