PEDOMAN PENGORGANISASIAN BAGIAN KEUANGAN RS. BAPTIS BATU TAHUN 2013
RS BAPTIS BATU JL RAYA TLEKUNG NO 1 JUNREJO - BATU
SURAT KEPUTUSAN No. 148/8/III/SK_DIR/2013
TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN PELAYANAN BAGIAN KEUANGAN DIREKTUR RS BAPTIS BATU MENIMBANG
: a.
b.
c.
MENGINGAT
: a. b. c.
f. g.
Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Keuangan Rumah Sakit Baptis Batu, maka diperlukan penyelenggaraan Pengorganisasian & Pelayanan Bagian Keuangan yang bermutu tinggi; Bahwa agar pelayanan Bagian Keuangan di Rumah Sakit Baptis Batu dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya kebijakan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu sebagai landasan bagi penyelenggaraan Pengorganisasian Dan Pelayanan Keuangan di Rumah Sakit Baptis Batu; Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam a dan b, perlu ditetapkan dengan Keputusan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan. Keputusan Menteri kesehatan Republik Indonesia Nomor 156 /Menkes/SK/I2003 Tentang Pedoman Akuntansi Rumah Sakit. Keputusan Menteri Kesehatan No. 129 Tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis Indonesia Nomor 047/YBI/VII/2011 tentang Struktur Organisasi Rumah Sakit Baptis Batu.
MEMPERHATIKAN : Perlunya usaha untuk meningkatkan kualitas Pengorganisasian Dan Pelayanan di Rumah Sakit Baptis Batu.
ii
MEMUTUSKAN MENETAPKAN
:
PERTAMA : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT BAPTIS BATU TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN PELAYANAN BAGIAN KEUANGAN RUMAH SAKIT BAPTIS BATU KEDUA
:
KETIGA
:
KEEMPAT :
KELIMA
:
Pedoman Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Akuntansi Rumah Sakit Baptis Batu sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini. Pedoman Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Akuntansi Rumah Sakit Baptis Batu harus dibahas sekurang-kurangnya setiap 3 (tiga) tahun sekali dan apabila diperlukan, dapat dilakukan perubahan sesuai dengan perkembangan yang ada. Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Akuntansi Rumah Sakit Baptis Batu dilaksanakan oleh Wakil Direktur Umum Keuangan Rumah Sakit Baptis Batu. Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Batu Pada tanggal : 08 Maret 2013 Direktur RS. Baptis Batu
Arhwinda Pusparahaju A.dr.SpKFR.,MARS
iii
DAFTAR ISI
Halaman Judul.............................................................................................
i
Surat Keputusan Direktur RS. Baptis Batu .................................................
ii
Daftar Isi......................................................................................................
iv
BAB I. Pendahuluan....................................................................................
1
BAB II. Gambaran Umum RS. Baptis Batu ...............................................
2
2.1. Deskripsi RS. Baptis Batu....................................................................
2
2.2. Sejarah Institusi RS. Baptis Batu .........................................................
3
BAB III. Visi, Misi, Falsafah, Nilai Dan Tujuan RS. Baptis Batu .............
5
3.1. Misi ......................................................................................................
5
3.2. Misi ......................................................................................................
5
3.3. Falsafah ................................................................................................
5
3.4. Nilai-Nilai ............................................................................................
6
3.5. Tujuan ..................................................................................................
6
3.6. Motto ....................................................................................................
6
BAB IV. Struktur Organisasi RS. Baptis Batu ...........................................
7
4.1. Bagan Organisasi .................................................................................
7
4.2. Keterangan / Pengertian .......................................................................
7
BAB V. Visi & Misi Bagian Keuangan ......................................................
11
5.1. Visi .......................................................................................................
11
5.2. Misi ......................................................................................................
11
5.3. Falsafah ................................................................................................
11
5.4. Tujuan ..................................................................................................
11
BAB VI. Struktur Organisasi Bagian Keuangan.........................................
12
BAB VII. Uraian Jabatan ............................................................................
13
7.1. Kepala Bagian Keuangan .....................................................................
13
7.2. Koordinator Kasir.................................................................................
14
7.3. Kasir Rawat Inap ..................................................................................
15
7.4. Kasir Rawat Jalan.................................................................................
18
7.5. Pembayaran ..........................................................................................
20
7.6. Administrasi Rawat Inap......................................................................
21
iv
BAB VIII. Tata Hubungan Kerja ................................................................
23
BAB IX. Pola Ketenagaan Dan Kualifikasi Personil..................................
26
BAB X. Kegiatan Orientasi.........................................................................
27
BAB XI. Pertemuan / Rapat........................................................................
28
BAB XII. Pelaporan ....................................................................................
30
v
BAB I PENDAHULUAN
Rumah Sakit Baptis Batu berdiri pada tanggal 14 Mei 1999 . Rumah sakit Batu adalah
rumah sakit swasta. Konsekwensi
sebagai
rumah sakit
swasta adalah segala biaya untuk keperluan operasional rumah sakit harus diupayakan sendiri dan dikelola dengan baik untuk memperoleh hasil yang optimal Perkembangan berbagai aspek kehidupan di Indonesia mengalami perkembangan yang cukup pesat , demikian pula Indonesia mengalami perkembangan terjadi
dunia perumahsakitan di
yang cukup pesat. Perkembangan
karena pengelola rumah sakit sadar maupun tidak sadar mengikuti
kecenderungan para pasien yang menginginkan pelayanan kesehatan yang lebih baik. Kecenderungan
tersebut pada umumnya mengakibatkan kenaikan biaya
dalam masalah kesehatan baik secara kasus per kasus maupun secara umum , dibidang keuangan , kecenderungan ini mengarah kepada semakin banyaknya biaya yang digunakan dalam upaya memperoleh pelayanan kesehatan. Jumlah rumah sakit akan meningkat dengan cepat, juga cakupan pelayanannya. Sebagai konsekuensi dari masalah ini ialah keharusan bagi pengelola rumah sakit untuk memahami
keuangan , agar tercapai efisiensi yang maksimal
dalam penggunaan sumber daya rumah sakit guna meningkatkan daya saing.
1
ini
BAB II GAMBARAN UMUM RS. BAPTIS BATU.
2.1. DESKRIPSI RS. BAPTIS BATU. Rumah Sakit Baptis Batu (RS. Baptis Batu) merupakan rumah sakit umum dengan pelayanan kesehatan mulai dari yang bersifat umum sampai dengan yang bersifat spesialistik, yang dilengkapi dengan pelayanan penunjang medis 24 jam. RS Baptis Batu berlokasi di JL. Raya Tlekung No. 1 Desa Tlekung Kec. Junrejo, Batu 65327, Jawa Timur, Indonesia. Telp 0341- 594161, (hunting) Fax: 0341 – 598911 dengan alamat e-mail
[email protected] RS. Baptis Batu diresmikan pada tanggal 11 Mei 1999, dengan status berada dibawah kepemilikan Yayasan Rumah Sakit Baptis Indonesia. RS Baptis Batu merupakan rumah sakit tipe madya yang setara dengan rumah sakit pemerintah tipe C. Pada saat ini RS Baptis Batu dipimpin oleh dr. Arhwinda Pusparahaju Artono, Sp.KFR, MARS selaku direktur. Pada permulaan kepemimpinan beliau pada tahun 2008 motto RS Baptis Batu yang lama yaitu Rumah Sakitku, Kebanggaanku, Tanggung Jawabku diubah menjadi Compassionate Hospital atau
Rumah Sakit yang berbelas kasih.
Demikian juga visi, misi, dan nilai dasar yang lama mengalami perubahan untuk menyusun rencana strategi RS. Baptis Batu sesuai kebutuhan dan perkembangan RS. Baptis Batu. Pada tahun 2009 RS Baptis Batu sudah terakreditasi 5 pelayanan dasar untuk Pelayanan Administrasi, Pelayanan Rekam Medik, Pelayanan Instalasi Gawat Darurat, Pelayanan Medik dan Pelayanan Keperawatan RS Baptis Batu memberikan beragam jenis pelayanan medis antara lain klinik umum, klinik gigi dan mulut, dan klinik spesialis, Instalasi Gawat Darurat, serta rawat inap yang terdiri dari kelas I, II, III, VIP dan VVIP yang dilengkapi pelayanan laboratorium, radiologi, farmasi, fisioterapi, anestesi, home care, hotel care, dan medical spa. Kapasitas tempat tidur pasien yang disediakan di RS Baptis Batu sebanyak 100 tempat tidur. Kebijakan umum rumah sakit adalah setiap pasien yang datang dilayani kebutuhannya secara tuntas dengan menyediakan keperluan perawatan dan 2
pengobatan pasien, baik obat maupun alat yang diperlukan, tanpa memberi resep yang harus dibeli oleh pasien, tanpa uang muka. Semua baru dibayar oleh pasien setelah pasien siap pulang. Kebijakan ini merupakan kebijakan yang telah ada sejak RS Baptis Kediri berdiri dan merupakan nilai dasar bagi RS Baptis.
2.2. SEJARAH INSTITUSI RS. BAPTIS BATU. RS Baptis Batu mulai dibangun pada tahun 1996, berlokasi di Jl. Raya Tlekung No. 1 Desa Tlekung Kec. Junrejo, Batu 65327, Jawa Timur, Indonesia. Di atas areal tanah seluas +/-7 hektar. Secara legalitas disahkan pada tanggal 11 Mei 1999. RS Baptis Batu didirikan sebagai pengembangan RS Baptis Kediri, diprakarsai oleh dr. Sukoyo Suwandani, selaku direktur RS Baptis Kediri, yang didukung oleh seluruh staf RS Baptis Kediri. Jabatan direktur dirangkap oleh direktur RS Baptis Kediri, yaitu dr. Sukoyo Suwandani. Pada awal pembukaan, RS Baptis Batu sebagian besar karyawan adalah karyawan RS Baptis Kediri yang bersedia dipindah tugas. Jumlah seluruh karyawan saat itu 143 orang. Visi RS Baptis Batu saat itu sama dengan visi RS Baptis Kediri, visi ini merupakan visi
yang tumbuh dari hati para misionaris yang mendirikan RS
Baptis Kediri yaitu : 1. Menyatakan kasih Tuhan Yesus dalam pelayanan kesehatan. 2. Terwujudnya kasih Tuhan Yesus kepada setiap orang melalui pelayanan rumah sakit. Misinya adalah: 1. Mengupayakan pelayanan kesehatan yang prima dengan dasar kasih Kristus tanpa membedakan status sosial, golongan, suku, agama. 2. Menumbuhkembangkan aset yang ada. Pelayanan kesehatan yang ada pada waktu itu adalah klinik umum, klinik spesialis (bedah, kandungan, penyakit dalam dan kesehatan anak), klinik gigi, instalasi gawat darurat, rawat inap yang terdiri dari kelas I, II, III, VIP dan VVIP, serta dilengkapi pelayanan laboratorium, alat X-Ray, USG, EKG, kamar obat,
3
fisioterapi. Sebagian besar peralatan medis dan non medis berasal dari RS Baptis Kediri. Pada saat pendirian RS Baptis Batu, dicanangkan target kemandirian dicapai tahun 2009. Yang dimaksud dengan target kemandirian adalah kemampuan untuk menutupi biaya operasional sendiri. Mulai awal berdiri tahun 1999 sampai tahun 2009, RS Baptis Batu masih mendapat bantuan dana operasional dari Rumah Sakit induk yaitu RS Baptis Kediri yang sudah berdiri sejak tahun 1957. Sebagai rumah sakit yang baru berdiri maka jumlah pasien yang dilayani tidak terlalu banyak. Pada waktu itu pasien lebih memilih berobat di rumah sakit yang berada di Malang yang lebih lengkap peralatannya. Setelah ada kerjasama dengan PT ASKES yang melayani askes sukarela, askes sosial, Jamkesmas dan Jamkesda jumlah pasien meningkat pesat mulai April 2006. Pada tanggal 11 Mei 2007 bertepatan dengan ulang tahun RS Baptis Batu yang ke-8, ditunjuk pejabat direktur RS Baptis Batu yaitu dr. Arhwinda Pusparahaju Artono, Sp.KFR, MARS, yang menjabat direktur sampai saat ini. Pada tahun 2008 disusunlah Rencana Strategis RS Baptis Batu 2008-2013. Sesuai dengan target, pada tahun 2009 RS Baptis Batu mencapai target kemandirian. Seluruh manajemen diserah terimakan dari direktur RS Baptis Kediri dr. Sukoyo Suwandani selaku induk organisasi kepada direktur RS Baptis Batu yaitu dr. Arhwinda Pusparahaju Artono, Sp. KFR, MARS. Sejak saat itu biaya operasional harus diusahakan sendiri. Apabila ada kekurangan dana operasional meminta bantuan RS Baptis Kediri yang diperhitungkan sebagai pinjaman. Dengan target kemandirian ini RS Baptis Batu mulai berbenah sesuai dengan rencana strategis yang sudah dicanangkan.
4
dapat
BAB III VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RS. BAPTIS BATU
3.1. VISI. Rumah Sakit Baptis Batu memiliki visi : “Menjadi Rumah Sakit pilihan utama masyarakat Malang Raya karena Pelayanan Kesehatan yang berpusat pada pasien dengan mengutamakan Mutu dan Keselamatan Pasien”
3.2. MISI. Rumah Sakit Baptis Batu memiliki misi : a) Memberikan pelayanan kesehatan prima secara holistik berlandaskan Kasih Kristus kepada setiap orang, tanpa membedakan status sosial, golongan, suku dan agama. b) Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang berpusat pada pasien dengan mengutamakan Mutu dan Keselamatan Pasien. c) Mengelola aset secara efektif dan efisien bagi Kesejahteraan dan Pengembangan rumah sakit dengan memanfaatkan potensi Kota Wisata Batu. d) Mengembangkan Sumber Daya Manusia secara utuh yang memiliki belas kasih, asertif, profesional, bekerja dalam tim, integritas dan sejahtera.
3.3.FALSAFAH. Rumah Sakit Baptis Batu memiliki falsafah : a) Menjadikan Rumah Sakit Baptis Batu pilihan utama masyarakat Malang Raya. b) Hak pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang bermutu. c) Sebagai tempat tenaga kesehatan mengabdi dan mengembangkan profesionalisme. d) Secara berkesinambungan meningkatkan kemampuan dan ketrampilan dalam berkarya.
5
e) Bekerja secara tim berdasarkan kebersamaan dan saling menghargai antar profesi. f) Memiliki komitmen untuk mencapai tujuan rumah sakit. g) Keselarasan dalam melaksanakan tugas.
3.4.NILAI – NILAI. Rumah Sakit Baptis Batu memiliki nilai-nilai : B
=
Belas Kasih
A
=
Asertif
P
=
Profesional
T
=
Tim Kerja
I
=
Integritas
S
=
Sejahtera
3.5.TUJUAN. Berpartisipasi dalam pembangunan kesehatan masyarakat demi peningkatan kualitas sumber daya manusia Indonesia secara rohani dan jasmani
3.6.MOTTO. Rumah Sakit Baptis Batu memiliki Motto : “Memberikan pelayanan dengan belas kasih”
6
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RS. BAPTIS BATU
4.1.BAGAN ORGANISASI.
4.2. KETERANGAN/PENGERTIAN. a. Unit Struktural i. Direktur Adalah kepala atau pejabat tertinggi di RS Baptis Batu ii. Wakil Direktur Adalah pejabat yang membantu Direktur dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya sesuai dengan bidang masing – masing, yaitu :
7
1. Wakil Direktur Pelayanan : membantu direktur dalam bidang pelayanan medis dan keperawatan 2. Wakil Direktur Umum dan Keuangan : membantu direktur dalam bidang umum dan keuangan iii. Manajer Adalah pejabat yang membantu Direktur dalam pelaksanaan satu atau lebih macam pelayanan rumah sakit, yaitu : 1. Manajer Rawat Jalan, Medical Check Up dan Klinik Satelit. 2. Manajer Rawat Inap dan Keperawatan 3. Manajer Gawat Darurat dan Out Care 4. Manajer ICU dan Kamar Operasi. 5. Manajer Pemasaran, Komplain dan Pelayanan Perusahaan Asuransi. 6. Manajer Wellness Center. iv. Unit Kerja Adalah suatu wadah struktural yang terdiri dari tenaga ahli atau profesi dan memiliki fungsi tertentu sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari rumah sakit baik berfungsi pelayanan maupun pendukung operasional rumah sakit. Unit Kerja di RS Baptis Batu dibedakan menjadi 2 yaitu divisi bisnis yang diberi istilah Instalasi dan divisi pendukung yang diberi istilah Bagian. Seluruh instalasi dibawah tanggungjawab Wakil Direktur Pelayanan dan seluruh Bagian dibawah tanggungjawab Wakil Direktur Umum Keuangan. Unit Kerja dapat bertanggungjawab atas satu atau lebih Sub Unit Kerja. Berikut adalah daftar Unit Kerja : -
Instalasi Rawat Jalan.
-
Instalasi Rawat Inap Ibu & Anak.
-
Instalasi Rawat Inap Kelas 1 & 2.
-
Instalasi Rawat Inap Lantai 2 ICU.
-
Instalasi Rawat Inap Kelas 3.
-
Instalasi Gawat Darurat.
-
Instalasi Kamar Operasi.
8
-
Instalasi Farmasi.
-
Instalasi Rehabilitasi Medik.
-
Instalasi Laboratorium.
-
Instalasi Radiologi.
-
Instalasi Gizi
-
Bagian Administrasi.
-
Bagian Sumber Daya Manusia.
-
Bagian Rekam Medik.
-
Bagian Sistim Informasi Manajemen Rumah Sakit.
-
Bagian Pemeliharaan Sarana.
-
Bagian Layanan Perusahaan & Asuransi.
-
Bagian Akuntansi.
-
Bagian Inventory.
-
Bagian Keuangan.
-
Bagian Pemasaran.
-
Bagian Humas.
v. Unit Kerja Outsourcing Cleaning Service, Satpam, Taman b. Unit Non Struktural i. Komite Adalah wadah non struktural yang terdiri dari tenaga ahli dan profesi dibentuk untuk memberikan pertimbangan strategis kepada direktur dalam rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah sakit. Komite yang ada di RS Baptis Batu adalah sebagai berikut : 1. Komite Pastoral. 2. Satuan Pemeriksa Internal. 3. Komite Etik Rumah Sakit. 4. Komite Medik. 5. Komite Keselamatan Pasien Rumah Sakit. 6. Komite Pencegahan Pengendalian Infeksi Rumah Sakit. 7. Komite Keperawatan
9
ii. KSM/Kelompok Staf Medis Adalah kelompok dokter yang bekerja di bidang medis dalam jabatan fungsional. Kelompok Staf Medis di RS Baptis Batu dikelompokkan sebagai berikut : 1. Kelompok Staf Medis Bedah. 2. Kelompok Staf Medis Non Bedah. 3. Kelompok Staf Gigi dan Mulut. iii. Panitia Adalah wadah non struktural yang terdiri dari tenaga ahli dan profesi dibentuk untuk bertanggungjawab terhadap bidang tertentu dalam rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah sakit 1. Panitia Mutu dan Keselamatan Pasien. 2. Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja. 3. Panitia Rekam Medik. 4. Panitia Farmasi dan Therapi. 5. Panitia Pendidikan Kesehatan Rumah Sakit.
10
BAB V VISI & MISI BAGIAN KEUANGAN
5.1. VISI. Melayani Administrasi Pasien Rawat Inap dengan Pelayanan Prima , Transparan dan Akurat.
5.2. MISI. 1. Memberi Estimasi biaya yang tepat dengan cara membuat paket – paket pelayanan supaya ada kepastian tentang nominal biaya yang harus dibayar pasien dan diinformasikan sebelum pasien masuk rawat inap 2. Memberi informasi tambahan
biaya / hari
dengan mencetak dan
memberikan rincian biaya
5.3. FALSAFAH. 1. Memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan 2. Menghargai individu dan membina kerjasama 3. Senantiasa berusaha mencapai yang terbaik
5.4. TUJUAN. Menerima dan mengelola sumber dana keuangan dengan kejujuran , dan kehati – hatian
sehingga sumber dana keuangan senantiasa dapat digunakan
untuk kemajuan dan kesejahteraan bersama
11
BAB VI STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN KEUANGAN
DIREKTUR
WAKIL DIREKTUR UMUM KEUANGAN
Ka. Bag. Keuangan
Koordinator kasir
Kasir RI
Kasir RJ
Pembayaran
Adm. Rawat Inap
12
BAB VII URAIAN JABATAN
7.1. KEPALA BAGIAN KEUANGAN. 1.
Nama Jabatan : KEPALA BAGIAN KEUANGAN
2.
Hasil Kerja : Laporan Mingguan Penerimaan dan Pembayaran Laporan Bulanan Penerimaan dan Pembayaran
3.
Uraian Tugas : -
Mensupervisi seluruh account yang dimiliki dan apabila ada penerimaan melaporkan ke Bagian akuntansi dan Wa dir
Umum
Keuangan dalam laporan Mingguan -
Mensupervisi bagian Kasir Rawat Jalan , Kasir Rawat Inap , bagian Pembayaran , bagian Administrasi Rawat Inap
-
Cek semua rekap penerimaan baik tunai maupun lewat bank
-
Cek semua rekap pembayaran baik tunai maupun via Internet Banking
-
Mengecek semua berkas pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap untuk membuat laporan Jasa Service , Jasa Resep maupun Jasa Administrasi
-
Laporan mingguan , Laporan Bulanan untuk pembayaran maupun penerimaan dan cek saldo kas
-
Berkoordinasi dengan bagian akuntansi menerima dan memeriksa semua setoran dari kasir rawat jalan dan rawat inap dan semua bagian atau instalasi lain.
-
Membuat potongan gaji karyawan baik dari Kasir Rawat Jalan maupun Kasir Rawat Inap
4.
-
Koordinasi internal bagian keuangan
-
Koordinasi eksternal dengan bagian lain
Tanggungjawab : -
Mengelola Keuangan Rumah Sakit dengan sebaik – baiknya
13
-
Membuat Laporan – laporan
sehingga keuangan Rumah Sakit
dapat dikontrol dengan baik 5.
Wewenang : Memberikan diskon / potongan setelah melaporkan / berkoordinasi dengan Wa dir Umum Keuangan Memberi persetujuan transaksi setelah semua prosedur transaksi dijalankan Menunda transaksi dengan lebih dulu melaporkan ke Wa dir Umum Keuangan apabila keadaan keuangan tidak memungkinkan untuk melakukan transaksi -
Mampu membuat keputusan yang berhubungan dengan masalah keuangan
-
Mampu membaca faktur penjualan, faktur pembelian, jurnal, pembukuan secara akurat dan teliti.
6.
Syarat Jabatan -
Pendidikan : S1 Manajemen Keuangan / S1 Akuntansi
-
Berpenampilan rapi dan sopan
-
Mempunyai jiwa seorang pemimpin
-
Mempunyai kemampuan untuk mendiskusikan dan menganalisa masalah keuangan
-
Mampu menghitung secara akurat dan teliti
-
Mampu membuat keputusan yang berhubungan dengan masalah keuangan
7.2. KOORDINATOR KASIR. 1. Nama Jabatan : KOORDINATOR KASIR 2. Hasil Kerja : Laporan Piutang Pasien Rawat Inap Laporan Potongan Gaji Pegawai 3. Uraian Tugas :
14
-
Mengkoordinasi bagian Kasir Rawat Jalan , Kasir Rawat Inap dan bagian Administrasi Rawat Inap sehingga semua pekerjaan dapat berjalan dengan baik.
-
Berkoordinasi dengan bagian akuntansi untuk merevisi laporan kasir rawat jalan apabila ada kesalahan .
-
Berkoordinasi dengan bagian Sistem Informasi Manajemen untuk memperbaiki laporan kasir rawat inap
-
Membuat potongan gaji karyawan baik dari Kasir Rawat Jalan maupun Kasir Rawat Inap
4. Tanggungjawab : -
Mengawasi semua pekerjaan Kasir Rawat Jalan , Kasir Rawat Inap dan Bagian Administrasi supaya berjalan dengan baik.
5. Wewenang : Memberikan diskon / potongan setelah melaporkan / berkoordinasi dan dengan Ka.Bag Keuangan , Wa dir Umum Keuangan. Berkoordinasi dengan Perusahaan Asuransi apabila ada masalah pasien asuransi yang dirawat di Rumah Sakit Baptis Batu 6. Syarat Jabatan : -
Pendidikan : D3 Manajemen Keuangan / Akuntansi
-
Berpenampilan rapi dan sopan
-
Mempunyai jiwa seorang pemimpin
-
Mempunyai kemampuan untuk mendiskusikan dan menganalisa masalah keuangan
-
Mampu menghitung secara akurat dan teliti
-
Mampu membuat keputusan yang berhubungan dengan masalah keuangan
7.3. KASIR RAWAT INAP. 1. Nama Jabatan : KASIR RAWAT INAP 2. Hasil Kerja : -
Laporan Penerimaan dari Pasien Rawat Inap
15
-
Laporan Penerimaan dari Pasien Rawat Jalan
-
Laporan Piutang / pelunasan piutang Pasien Rawat Inap
-
Laporan Potongan Gaji Pegawai
3. Uraian Tugas : -
Mengentri , mencetak dan mengecek semua perincian biaya rawat inap pasien rawat inap
yang akan pulang ( KRS) ke dalam
komputer. -
Menerima pembayaran biaya rawat inap baik tunai, debit maupun kartu kredit dan membuatkan kwitansi dan perincian biayanya.
-
Mengentri uang yang diterima ke dalam komputer.
-
Menyerahkan kwitansi , kelebihan uang dan kartu pelepas .
-
Menerima pembayaran uang muka biaya rawat inap dan membuatkan kwitansi sementara.
-
Apabila ada pasien yang pulang dan masih mempunyai hutang ke RS Baptis maka Kasir Rawat Inap akan membuat surat perjanjian dengan pasien tsb tentang jadwal pelunasan hutang ke RS Baptis
-
Melakukan input data biaya rawat inap pasien lantai 2 dan menjelaskan total biaya kepada keluarga pasien dan menyarankan kepada keluarga pasien untuk melakukan deposit , apabila ada pasien yang tidak mau melakukan deposit sementara total biaya terus bertambah maka akan diadakan koordinasi dengan bagian Akuntasi untuk menangani pasien tersebut.
-
Menghitung pasien Askes Sosial , Jamkesmas , Jamkesda , SPM sebagai pasien umum
-
Mengambil setoran pembayaran kasir rawat inap yang pulang di luar jam kerja di kantor perawatan
-
Memastikan pasien asuransi sudah ada surat jaminan atas nama pasien tsb ketika pasien akan pulang , jika belum ada kasir rawat inap wajib menghubungi bagian LPA
-
Menghitung selisih biaya yang harus dibayar pasien Askes sosial, sukarela maupun peserta asuransi baik yang naik kelas ataupun tidak
16
-
Memilah-milah dan menyusun berkas-berkas pelayanan rawat inap untuk pasien umum
-
Memilah – milah dan menyusun berkas – berkas pasien asuransi / JPK /Jasa Raharja/Jamsostek dan menuliskan di buku asuransi selanjutnya disampaikan ke bagian LPA
-
Mencatat semua status pasien ke dalam buku ekspedisi pasien pulang dan mengembalikan status pasien ke tempat sesuai pasien tsb dirawat
-
Menghitung seluruh jumlah penerimaan uang hari ini dan menyetorkan kepada Kepala Bagian Keuangan dilampiri laporan penerimaan dan rekap perincian biaya rawat inap
-
Membuat laporan potongan gaji pegawai setiap awal bulan
-
Membuat
laporan
potongan plafon untuk biaya rawat inap
pegawai/keluarga ke bagian SDM setiap minggu 4.
Tanggung Jawab : -
Melayani pembayaran dari pasien umum / asuransi baik rawat jalan maupun rawat inap dengan sebaik-baiknya.
-
Mengoptimalkan penerimaan dari pasien rawat jalan dan rawat inap
-
Mendokumentasikan
piutang /pembayaran piutang dari pasien
rawat inap/rawat jalan dengan sebaik-baiknya. 5.
Wewenang : -
Menerima pembayaran dari pasien rawat jalan maupun rawat inap
-
Menginformasikan total biaya rawat inap kepada pasien / keluarga pasien dan meminta pasien untuk melunasi biaya tersebut.
6.
Syarat Jabatan : -
Pendidikan : D3 Manajemen / Akuntansi
-
Berpenampilan rapid an sopan
-
Mempunyai jiwa seorang pemimpin
-
Mempunyai jiwa yang sabar dan mempunyai kemampuan negosiasi yang baik dengan pasien yang membayar di kasir rawat inap
17
-
Mampu menghitung secara akurat dan teliti
-
Mampu membuat keputusan yang berhubungan dengan pasien yang sedang ditangani baik pasien umum maupun pasien asuransi
7.4. KASIR RAWAT JALAN.
1. Nama Jabatan : KASIR RAWAT JALAN 2. Hasil Kerja : -
Laporan Penerimaan dari Pasien Rawat Jalan , Pasien Klinik Gigi dan Pasien IGD
-
Laporan piutang / pelunasan piutang pasien rawat jalan
-
Laporan potongan Gaji Pegawai
3.Uraian Tugas : -
Mengentri perincian biaya rawat jalan ke dalam computer
-
Menerima pembayaran biaya rawat jalan baik tunai, debit, maupun kartu kredit dan membuatkan kwitansi dan perincian biaya
-
Menerima pembayaran piutang pasien rawat jalan dan mencatat di buku piutang
-
Mengambil setoran pembayaran pasien rawat jalan di luar jam kerja di IGD
-
Sebelum
melayani pasien asuransi cek benefit pasien yang
bersangkutan yang tercantum dikartu asuransi pasien tersebut, apabila ada yang tidak jelas konfirmasi dengan bagian LPA sehingga pasien asuransi dilayani dengan benar . -
Menghitung selisih biaya yang harus dibayar pasien ASKES sosial dan sukarela maupun pasien peserta Asuransi lain
-
Menghitung seluruh jumlah penerimaan uang hari ini dan menyetorkan
pada
Bagian
Penerimaan
dilampiri
laporan
penerimaan dan rekap perincian biaya rawat jalan -
Membuat laporan potongan plafon pegawai / keluarga ke bagian
18
SDM . -
Membuat potongan gaji pegawai yang menjadi tanggungan karyawan setiap awal bulan
-
Mengecek berkas pasien asuransi dan dicatat di buku asuransi untuk selanjutnya berkas tsb disampaikan ke bagian LPA
-
Menghitung pasien Askes Sosial , pasien Jamkesmas , Jamkesda , SPM sebagai pasien umum untuk keperluan evaluasi
-
Mengecek semua transaksi hari ini dan melaporkan ke bagian akuntansi apabila ada bagian yang perlu direvisi
4.Tanggung Jawab : -
Melayani pembayaran dari pasien umum / asuransi baik rawat jalan dengan sebaik-baiknya.
-
Mengoptimalkan penerimaan dari pasien rawat jalan , IGD maupun poliklinik Gigi
-
Mendokumentasikan
piutang /pembayaran piutang dari pasien
rawat inap dengan sebaik-baiknya 5.Wewenang : -
Menerima pembayaran dari pasien rawat jalan maupun rawat inap
-
Menghubungi perusahaan asuransi apabila ada kesulitan dalam melayani pasien asuransi yang berobat di RS Baptis batu
-
Memberikan diskon/potongan/subsidi sesuai dengan peraturan yang berlaku
6.Syarat Jabatan : -
Pendidikan : D3 Manajemen / Akuntansi
-
Berpenampilan rapid an sopan
-
Mempunyai jiwa seorang pemimpin
-
Mempunyai jiwa yang sabar dan mempunyai kemampuan negosiasi yang baik dengan pasien yang membayar di kasir rawat jalan
-
Mampu menghitung secara akurat dan teliti
-
Mampu membuat keputusan yang berhubungan dengan pasien
19
yang sedang ditangani baik pasien umum maupun pasien asuransi
7.5. PEMBAYARAN. 1.
Nama Jabatan : PEMBAYARAN
2.
Hasil Kerja : -
Laporan Jasa Medis Dokter
-
Laporan Subsidi Uang Transport
-
Laporan Insentif Pegawai
-
Laporan Harian penggunaan uang
-
Laporan mingguan pembayaran
-
Laporan bulanan pembayaran
3. Uraian Tugas : -
Merencanakan dan Melakukan semua transaksi dengan sebaikbaiknya
- Menjaga sistimatika catatan rekening pembayaran Rumah Sakit dan
menempatkan
pembayaran
ke
masing-masing
pos
pembayaran - Membayar tagihan-tagihan sesuai dengan jadwal, pengeluaran rutin/non rutin baik secara tunai maupun bank. - Membukukan dan mencatat semua pengeluaran baik tunai maupun bank di buku pembayaran dan menyerahkannya kepada bagian pembukuan. - Membuat laporan pembayaran untuk rapat staf baik kas maupun bank. - Menghitung fee dokter tamu dan imbalan dokter. - Membuat perkiraan pembayaran untuk bulan berikutnya. - Membantu kasir rawat jalan / rawat inap apabila bila diperlukan. 4.
Tanggung Jawab : -
Membuat rencana pembayaran dan melakukan pembayaran baik secara tunai maupun lewat bank dengan sebaik - baiknya
20
-
Membuat laporan atas semua transaksi pembayaran dengan baik dan benar baik pembayaran tunai maupun lewat bank
5.
Wewenang : -
Melakukan transaksi pembayaran baik secara tunai maupun lewat bank setelah prosedur pembayaran dijalankan
6. Syarat Jabatan
:
- Pendidikan minimal D3 Akuntansi / Manajemen Keuangan dan mempunyai kemampuan untuk mendiskusikan dan menganalisa Berpenampilan rapi dan sopan. -
Mempunyai jiwa seorang pemimpin.
-
Mempunyai kemampuan untuk mendiskusikan dan menganalisa masalah keuangan.
-
Mampu menghitung secara akurat dan teliti
-
Mampu membuat keputusan yang berhubungan dengan masalah keuangan
-
Mampu membaca faktur penjualan, faktur pembelian, jurnal, pembukuan secara akurat dan teliti.
7.6. ADIMINISTRASI RAWAT INAP. 1.
Nama Jabatan : ADMINISTRASI RAWAT INAP
2.
Hasil Kerja :
3.
-
Laporan Informasi biaya pasien rawat inap
-
Laporan biaya operasi untuk membuat paket operasi
Uraian Tugas : - Melakukan input data biaya rawat inap untuk semua pasien yang menjalani rawat inap di RS
Baptis Batu baik pasien umum maupun
pasien asuransi -
Menginformasikan total biaya kepada keluarga pasien dan meminta keluarga pasien untuk membayar biaya tersebut di Kasir Rawat Inap
21
- Melakukan input data biaya untuk pasien Jamkesmas , Jamkesda ,pemegang SPM (Surat Pernyataan Miskin ) dengan memperhatikan total biaya , plafon biaya dari paket diagnosa setiap pasien . -
Mengkoordinasikan ke Kasir Rawat Inap apabila ada pasien yang mengalami kesulitan dalam pembayaran
- Menghitung biaya pasien askes sosial , Jamkesmas , Jamkesda , SPM sebagai pasien umum - Menghitung Unit Cost pasien askes sosial baik rawat jalan maupun rawat inap - Membantu kasir rawat inap dan rawat jalan bila diperlukan 4.
Tanggung Jawab : - Melakakukan input data biaya pasien rawat inap baik pasien umum maupun pasien asuransi dengan sebaik – baiknya. - Membuat laporan data biaya bagi pasien yang sedang menjalani rawat inap dan menginformasikan kepada keluarga pasien - Membuat data operasi untuk membuat paket operasi
5.Wewenang : - Memberikan informasi biaya bagi keluarga pasien yang sedang menjalani rawat inap di RS Baptis Batu 6.Syarat Jabatan : - Pendidikan minimal D3 Akuntansi / Manajemen Keuangan -
Berpenampilan rapi dan sopan.
-
Mempunyai jiwa seorang pemimpin.
-
Mampu menghitung secara akurat dan teliti
-
Mampu membuat keputusan yang berhubungan dengan Input data biaya pasien rawat inap
22
BAB VIII TATA HUBUNGAN Wadir Umum Keuanga n
Radiologi
Wadir Pelayana n
BPS
SIM RS
Laborato rium
Bagian SDM
Bagian Keuangan
Farmasi
IRJ
Akuntans i
IGD
Inventory
Gizi
1. Hubungan kerja dengan Bagian Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) : - Mengajukan permintaan untuk memperbaiki transaksi Rawat Inap apabila ada kesalahan transaksi , dengan menggunakan memo internal 2. Hubungan kerja dengan Bagian Sumber Daya Manusia ( SDM ) : -
Mengecek data gaji karyawan dengan bagian SDM
-
Mengajukan permintaan data Premi Askes, Data Jamsostek , Data Pembayaran Dana Pensiun , Potongan Koperasi , yang harus dibayar sebelum jatuh tempo.
-
Mengajukan permintaan data Subsidi Transportasi , Jasa Insentif Pegawai untuk selanjutnya dibagaikan kepada pegawai yang berhak
23
3. Hubungan kerja dengan Instalasi Rawat Jalan ( IRJ ) : -
Mengajukan permintaan data Beban Dokter untuk mengerjakan Jasa Medis Dokter Hubungan kerja dengan Bagian Akuntansi :
4. -
Mengajukan
permintaan Bukti Penerimaan bagi setiap uang
tunai/bank yang diterima Bagian Keuangan dengan menggunakan Bukti Penerimaan Kas -
Mengajukan permintaan Bukti Pembayaran untuk setiap transaksi yang akan dilakukan Bagian Pembayaran dengan menggunakan Form Surat Perintah Bayar (SPB) Mengajukan permintaan data nominal uang yang akan dibayarkan
-
kepada Supplier melalui transfer bank Mengajukan permintaan perbaikan data dari Kasir Rawat Jalan atas
-
terjadinya kesalahan transaksi , dengan menggunakan memo internal Hubungan kerja dengan Instalasi Rawat Inap ( IRNA)
5.
Mengkonfirmasi tindakan , obat bagi pasien rawat inap apabila ada
-
yang tidak jelas Hubungan Kerja dengan Instalasi Radiologi :
6. -
Mengajukan
permintaan data beban dokter untuk mengerjakan
Jasa Medis Dokter. 7.
Hubungan Kerja dengan Bagian Pemeliharaan Sarana ( BPS ) : - Mengajukan permintaan perbaikan line telepon , instalasi listrik yang mengalami kerusakan , dengan menggunakan Slip Perbaikan Bengkel
8.
Hubungan Kerja dengan Bagian Laborat -
Mengajukan permintaan data beban dokter untuk laporan Jasa Medis Dokter
- Mengajukan permintaan data laporan untuk pasien luar yang periksa di laborat RS Baptis Batu - Mengajukan permintaan data untuk laporan Jasa Insentif Pegawai - Mengkonfirmasi tarif tindakan laborat yang belum ada tarifnya
24
9.
Hubungan Kerja dengan Instalasi Farmasi - Mengajukan permintaan / konfirmasi harga obat - Mengecek harga obat yang diinput bagian Farmasi baik untuk rawat jalan maupun rawat inap
10.
Hubungan kerja dengan Instalasi Gawat Darurat ( IGD ) - Mengajukan permintaan / konfirmasi pasien yang dilayani di IGD untuk mencek jumlah pasien dan setoran yang diterima kasir
11. Hubungan Kerja dengan Bagian Inventori - Mengajukan permintaan barang untuk keperluan bagian keuangan dengan menggunakan E Slip - Mengajukan permintaan barang Non Stock dengan menggunakan formulir Order Non Stock 12. Hubungan Kerja dengan Bagian Gizi - Meminta data untuk potongan Gaji pegawai - Meminta data biaya yang harus dibayar mahasiswa yang praktek di bagian Gizi 13. Hubungan Kerja dengan Wakil Direktur Umum Keuangan - Melaporkan semua transaksi penerimaan maupun pembayaran baik harian , mingguan maupun bulanan 14. Hubungan Kerja dengan Wakil Direktur Pelayanan -
Melaporkan permasalahan yang berkaitan dengan pelayanan kepada pasien rawat jalan maupun rawat inap
25
BAB IX POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL
NAMA
PENDIDIKAN
JABATAN Ka.Keuangan
SERTIFIKASI
JUMLAH KEBUTUHAN
S 1 Manajemen
1
S1 Akuntansi Koordinator Kasir D3 Manajemen
1
D3 Akuntansi Kasir Rawat Inap D3 Manajemen
3
D3 Akuntansi Kasir Rawat Jalan D3 Manajemen
2
D3 Akuntansi Pembayaran
D3 Manajemen
1
D3 Akuntansi Administrasi
D3 Manajemen
Rawat Inap
D3 Akuntansi
2
26
BAB X KEGIATAN ORIENTASI
Hari
Materi
Waktu
Ke 1-3
Metoda
Penanggung Jawab
Belajar di Kasir
07.00 – 14.00
Dwi Wahyuni
07.00 – 14.00
dr Dita
07.00 – 14.00
Dwi Wahyuni
Rawat Jalan 4
Belajar di Layanan Perusahaan Asuransi ( LPA)
5-6
Belajar di Bagian
Lestari
Pembayaran 7-9
Belajar di Kasir
07.00 – 14.00
Merry D
07.00 – 14.00
Medi Sarosa
Rawat Inap 10-12
Belajar di Bagian Administrasi Rawat Inap
27
BAB XI PERTEMUAN / RAPAT
Rapat berkala terdiri dari : 1. Rapat Rutin 2. Rapat Insidentil 3. Rapat Kerja
1. Rapat Rutin diselenggarakan pada : Waktu
: Setiap Kamis ke dua setiap bulan
Jam
: 07.00 - selesai
Tempat
: Bagian Keuangan
Peserta
: Kepala Bagian Keuangan , Kasir Rawat Jalan ,Kasir Rawat
Inap
Bagian
Pembayaran,
Bagian
Administrasi Rawat Inap. Materi
: = Evaluasi kinerja mutu = Masalah dan pemecahannya = Evaluasi dan rekomendasi
2. Rapat Rutin diselenggarakan pada : Waktu
: Setiap Senin setiap minggu
Jam
: 13.00 - selesai
Tempat
: Ruang Wa Dir Umum Keuangan
Peserta
: Ka. Bag Keuangan , Ka.Bag Akuntansi , Ka.Bag Inventori , Ka. Bag LPA , Bagian Pembayaran , Kasir Rawat Inap
Materi
: = Evaluasi kinerja mutu = Masalah dan pemecahannya = Evaluasi dan rekomendasi
3. Rapat Insidentil diselenggarakan sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas segera. 4. Rapat Kerja :
28
Waktu : Setiap Selasa Minggu Ke dua Jam
: 13.00 – selesai
Tempat : Ruang Rapat / Klinik Rawat Jalan Lt 2 Peserta : Ka.Bag, Ka. Instal , Manajer Rawat Jalan , Manajer Rawat Inap , Manajer IGD , Wa.Dir Umum Keuangan , Wa.Dir Pelayanan , Direktur Materi : Evaluasi Kinerja Rumah Sakit Baptis Batu
29
BAB XII PELAPORAN
1. Laporan Harian Penerimaan dan Pembayaran 2. Laporan Mingguan Penerimaan dan Pembayaran 3. Laporan Bulanan Penerimaan dan Pembayaran 4. Laporan Bulanan Piutang Pasien Rawat Jalan maupun Rawat Inap 5. Laporan Bulanan Potongan Gaji Pegawai 6. Laporan Bulanan Keuangan Komite Medis 7. Laporan tahunan Penerimaan dan Pembayaran
30
