1.2 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES Ó LOGÍSTICA La Logística, en cualqulertpo de empresa, siempre ha constituido uno .de los aspectos más importantes de su funcionamiento. Está; importara cia se ha incrementado notablemente con el advenimiento d e nuevos ysofisticados procedimientos destinadbs a acelerar la producción, le que a su vez, ha hecho que la logística adquiera un valor determinante, en su propósito de apoyar todas las operaciones de la empresa, desde su planeamiento, hasta la fase final del procesó empresarial ^ El proceso logistico :de una empresa, visa la organización y dirección
de
I
fluir
de
los
materiales,
componentes,
abastecimientos, movimientos y otras actividades, desde los productores o proveedores hasta los clientes o usuarios.
La logística se encargará entonces, de organizar los recursos materiales, para satisfacer las necesidades que plantee la empresa como indispensables para su funcionamiento, determinando inclusive, las. fuentes internacionales que pudieran proveer esos recursos.
IMPORTANCIA DE LA LOGÍSTICA ItUflMOS
¿Porqué es importante
OPIpocho
la Logfstica7
* FINANZAS i
s■ mmvos nidldoi
Coslo Detos.: 20-60% Flujo de Caja
SEGURIDAD ■PRODUCCION— Ausencia de
Oportuno = costos Operativos bajos
Robos = costo Exacto.
Abastecimiento'
TECNOLOGIA Nuevos avances tecnológicos = Buenas relaciones comerciales
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CAPÍTULO I
LA FUNCIÓN LOGÍSTICA, SU PROCESO Y ESTRUCTURA
1.1 CONCEPTOS SOBRE AfíMINISTRAC|§N DE lifimi O LOGÍSTICA Considerando el .proceso que deben seguir todos los materiales dentro de la empresa, encontramos que estos deben ser adquiridos, almacenados, controlados y por último ;
distribuidos para su utilización o venta; es decir, que todas
estas
actividades
se
realizan
cuando
se
necesitan
materiales,: sean estos materias primas, productos . terminados, semi - manufacturados o en proceso, ó cualquier otro tipo de existencias ó servicio que generalizando, llamaremos' materiales. Recordando esta . finalidad dentro de la administración empresarial, podremos definir que la «Administración de Materiales» o logística es la función que planea, organiza, dirige, coordina y controla el proceso de los materiales, desde su adquisición hasta su entrega al usuario o consumidor. La Administración de Materiales es una parte de la Administración General que comprende el uso de principios, métodos y técnicas pre - establecidas, para permitir de wna
12
manera más económica y racional la utilización de los medios materiales, en la cantidad, calidad y otras condiciones conseguidas en.funcióh de fa producción. La logística, entendida como una función dentro del ámbito militar, encargada de transportar, abastecer y acuartelar a las tropas, es un .concepto que sirvió inicialmente para definirla. En la actualidad, la función logística puede definirse como el conjunto de operaciones que permiten..poner a. disposición de la empresa, en tiempo oportuno y en la cantidad y calidad deseada, todos ios artículos y productos necesarios para su funcionamiento ai menor costo posible. A esto habría que agregar, que toda la operación deberá permitir el eficiente flujo de materiales desde las fuentes'en que se inicia la producción hasta el usuario final. Para hacer efectiva esta función, se necesita contar con una compleja red de medios físicos y técnicas de organización. La Administración de Materiales o Logística, involucra la totalidad de los flujos de materiales de la empresa, desde la programación de materiales,
compra,
recepción,
almacenamiento
en
la
bodega,
movimiento de materiales, transporte interno, y almacenamiento en el depósito de productos acabados. Se refiere a la totalidad de las funciones relacionadas con los materiales, ya sea con su programación, adquisición, resguardo, distribución, etcétera, desde su llegada a la empresa hasta su salida con dirección a los clientes.
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LàAifi^lfcglS:a como parte importante del área administrativa, posibilita el aprCjvtefcnaWieiìto de las empresas,, la ejecución de planes de fabricación ^ producción y la distribución de productos. Todas estas funciones „debers estar debidamente relacionadas dentro de un sistema flftgiinal mayor, que garantice eficiencia y «Sisada.
1P“ !iÍ¡P®¡ MHHM mm
f J r_r_T_r
________
APLICACIONES DE LOS PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN, ÉN
■
* LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES O LOGÍSTICA $fendo,los principios de la Diree^Ka aplsable en sp;totsjídad a IOft48tígentes de encades* ©lilqilfera . sea li nivel éh que actei, es lógico pensar qt® aquellos que se Íp*la^É|lpÉE del -Éfibíto Éé )é-
&á$ík$timátB\ de,Materiales y Heneo persona! a ;ftíi órdenes, de|#rái teñe/1 ¡ifésénte las n#fciil$, guias $ |ÉM|pÉR ifHáMacfes a ¡fin de aplicarlos éh .el desempeño di ’ s -átJfcÍrtW#i:Íe« a.
Planeamiento.- se puede afirmar que la mayoría de los
planes que se elaboran dentro de una entidad, obligan a las dependencias de materiales i confeccionar sus propios planes, para :SÉ#fapfF#nM¿ ifffwción, por cuanto enfepap
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. elloilei.®pmpto^»falíne^e adcn|s¡||3nes y ulliíacfón de flfhUOi que hacen intervenir a la Dependencia de matlffefe# que por su función está
obligada
a
proporArtárielfeiíipiííunarnetie
y
con
la
mayoreconówla posible. La deteiOTÉnactóf| del objetivo en la Administración de materiales, así como la elaboración de los planes para alcanzarlo, debe basarse en el objetivo general de la empresa y en los planes relacionados con su obtención, de manera que unos con otros estén enlazados, cumpliendo de esta manera, con los principios referentes a la furfíóFI de planea^'i^Bdpsarroltep los ¿BtoÉfcá:" á* . Si se ha cditftí^ado que esta fundón tiene primacji sobré las otras que desarrollan los dirigentes, es indudable que para el administrador de materiales la responsabilidad que asume al planear las adquisiciones, lo obliga a llevar al ertresió la elaboración, de los planes,-programas, y pee supuestos que le permita tomar rápidas y acertadas decisiones. b.
Organización.- Una de las deficiencias que generalmente se constatan en las empresas, es la ubicación correcta de t;
ia dependencia administradora de Materiales dentro de la Organización de la Empresa, y esta deficiencia es la que da lugar en la mayor parte de, los casos, a que no se fije exactamente y con propiedad,'el nivel y la finalidad que deba ésta cumplir. Ello permite, muchas veces, convertir a los Compradores en mandaderos y a los almacenera en simples guardianes de los materiales.
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En la organización, debemos determinar con precisión las actividades que se deben llevar a cabo para alcanzar el objetivo general, y.debe contemplarse en forma esp¿illea cuales son las que corresponden a la Administración de Materiales, de manera que se pueda agruparlos bajo un solo mando, y no tenerlas dispersas o asignadas a varias dependencias. . Pero, todos los cuidados y medidas que se tomen al organizar la empresa piÉi establecer la Independencia administrativa de la íuftóón logldtica, p¡o tendrán efic^rtiÉ la propia dependencia no se organiza con igual cuidado. Por lo tanto, al departamentalízarla, al darle autoridad y responsabilidad, al dividir el trabajo que en ella se ha de realizar y al asignarle sus funciones, hay que tener siempre presente que su existencia debe facilitar el trabajo de los que requieren de sus servicios, mediante la entrega oportuna y económica de los artículos que necesiten para poder funcionar. c.
Formación de Cuadros.- La mayor traba en la centralización del proceso de materiales en una sola dependencia, se encuentra en la desconfianza que los usuarios sienten hacia dicha dependencia, así como el temor de no poder contar con los artículos que necesitan en el momento preciso. Esta desconfianza y este temor se basan generalmente en el personal que se destine para desempeñar estas actividades, así como en su falta de capacitación, lo que da lugar a que él control de las existencias y su renovación no se aplique eficientemente. Por lo expresado, y sabiendo que esta función completa la anterior, debe contemplarse una selección rigurosa del personal que se destine a la dependencia Administradora de Materiales.
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d. Dirección,- Dirigir significa orientar, guiar y supervisar a los subordinados, canalizando sus actividades hacia el objetivó. Es indudable que las dependencias que actúan con los materiales requieren la aplicación de todos los principios relativos a esta función. Para lograr una buena dirección, debe unificarse el mando y no duplicarse, poniendo bajo un solo jefe el proceso completo de los materiales dentro de la Empresa, a fin de qué este contemple todos los aspectos que con éí se relacionan, y por lo tanto dirigirá mejor su dependencia, haciendo comprender a su personal qué es lo que se pretende de ellos, y de su desempeño en los puestos que ocupan dentro del funcionamiento regular y eficiente de toda dependencia administradora de Materiales, o.
Coordinación.- Al tratar este aspecto, tenemos que relacionarlo con elobjetivo principal de las Administración de Materiales dentro de las Empresas, por cuanto la coordinación está basada en la armonía de los esfuerzos para alcanzar el oÉpN^o. Por tanto, si para esta ■ el objeji® pffaíápal consiste en servir a los que necesite» los materiales, proporcionándoselos oportunamente, fí haciendo adquisiciones económicas y evitando Jas pérdidas . íPópiÉ^éh^SSjÉKOésivas; es indudable que para üiarilf dicho objetivo,, debe funcionar la coordinación entre todos los elementos que en la empresa tiene a su cargo el aspetli J de FüMlfatefp idemll^ ifisfs los usuarios que los npÉHI pan» su fusKiohaniíeiibi. ■ ¿
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Es notorio todavía que en it|Uf|#s E m p r e s a s l a s adgutetófeftes se efectuarán sin establecer la ntSfsarií coordinación con la Dependencia de Almacenes, para ícei^war?e si ésta dispone d# espacia.fwcesaiáp para sti almacenaje o si los consumos ¡tiáÉÉñ relación con las . cantidades a adffcftife, f. Control.- Sin control #f¡:
.midiendo, cortitata.ndo y coírifíendolas aülldade.t'qii«,ás realizan doriamente, se podrá guiar, ofieÉar f pontfiir . iiej®t|a dependenoia hacla.su objiífeo común.
El control en |a Administración de Materiales, es base fffiportaniipara lograr ana dependencia lefttable f para obtener el otífÉfts© dá dar Értia y mantener la:fp#n.ufd»d del abastecimiento, «qferffMÉafti ¡acaasferta, §o dapfer adquisiciones e$gy jjüfljfff todo, para dar — pwMqai a los usuarios de que contarán con los materiales qye requieren ■p el m©m.<§éf» de control bien establecidas, que faciliten el acoplamiento de los planes en las medidas que se torpen para constatar su realización, se podrá preveer las*deficiencias, los problemas y dificultades; y, se podrá adelantar en la solución, a fin de mantener la eficiencia y rentabilidad de la dependencia.
I 4 PLAN DE ORGANIZACIÓN DE UNA DEPENDENCIA ADMINISTRADORA DE RECURSOS MATERIALES. II método que seguiremos nos permitirá efectuar un análisis conducente a establecer un plan de organización:
20
A. Definir el Problema. El primer paso a seguir consiste en definir ¿Cuál es e| problema que se tiene entre manos y cómo debe solucionarse?. La mejor forma de definir el problema es contestar algunas preguntas que uno
mismo
puede
plantearse y que podrían ser: 1. De qué tipo de entidad se trata, Industrial ó Comercial?. 2. Se encuentra ya funcionando, o va a iniciar sus operaciones?. 3. Las dependencias.que intervienen en .el proceso de la Administración
de
Materiales,
existen
?,
están
centralizadas?, de quién dependen?. 4. De qué cantidad dispone para su organización?, tiene • factores limitativos ál respecto?. B Situación Inicial. Una vez definido el problema, se estudiará la situación en que se encuentra ia dependencia que se trata de organizar en razón de: La organización que tiene, Los medios con los que cuenta. Procedimientos que emplea, -
Control que se realiza, y
-
Actividades que está cumpliendo.
Y en igual forma que en el primer paso, puede analizarse én razón de contestar preguntas como: 1.
Cómo están organizadas las áreas que integran la Administración
21
2.
Logística? Qué nivel ocupan dentro de la actividad?
3.
De quién dependen? A quiénes mandan?
4.
De qué medios humanos dispone? Son suficientes? Cuántos necesita? Qué grado de instrucción requiere cada puesto? En qué condiciones
5.
trabajan? Existe un Manual de Organización? Qué indica?
6. De qué materiales dispone? Cómo se utilizan? Cuánto requiere? 7. • Se está efectuando el control? Cómo? Es suficiente? Es excesivo? Cuál es su costo?. Establecida en esta forma la situación real que vive la dependencia, se continua el estudio mediante: En esté paso se debe determinar: 1. Qué se está haciendo bien? 2. Qué se está haciendo mal? 3. Qué mejoras pueden implantarse? 4. En qué forma o cuántas alternativas existen para corregir lo que se está haciendo mal o para mejorar los procedimientos de la dependencia?
D.
Comparación de las Alternativas. Al terminar el análisis deben tenerse varias soluciones para cada aspecto de la situación inicial y de los problemas detectados. Estas varias soluciones o alternativas que se encuentran, se compararán entre sí y con relación a los principios de la dirección, factores limitativos, política establecida en la entidad, etc., que constituyen jos patrones de comparación, que permitirán determinar las ventajas y i‟*
desventajas de cada alternativa para alcanzar eficientemente el objetivo general que se haya establecido.
22
E.
Elección de la mejor Alternativa o Decisión El último paso es el de decidir de acuérdo con la comparación efectuada, cuál de las alternativas es la más conveniente, para lo cual se requiere saber cuál es la que tiene más ventaja y menos desventajas, que pueden solucionarse con facilidad y,sin mayor costo. Al tomar la \ decisión y elegir la mejor alternativa, hay que elaborar el plan correspondiente, en base a dar respuesta a las preguntas siguientes: ¿Qué?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Cómo?, 'Quién?, ¿Con qué?, ¿Por qué?, ¿Para qué?; es decir determinando': t ¿Qué se va a hacer? ¿En que tiempo?
-
¿A qué costo? ' ' ¿En que condiciones? ¿Dónde se hará? ¿Cuándo se iniciará y cuándo terminará?
-
¿Cómo se realizará? ¿Quién o quienes lo harán? ¿Con qué medios?
En conclusión, mediante el análisis y la comparación de la situación que se encuentra, podremos dar solución a los problemas que se presenten teniendo siempre en cuenta los patrones que nos ayudarán a escoger la mejor alternativa, es decir, aquella que se podrá llevar a cabo con él menor esfuerzo, y al menor costo posible.
23
I
INVESTIGACIÓN
ORGANIGRAMA TÍPICO DE UNA DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA
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1.5 RELACIONES DE LA LOGISTICA CON OTRAS FUNCIONES DE LA EMPRESA La conclusión de que el flujo de materiales da lugar a un proceso I que debe ser integrado para permitir un mejor servicio a la
empresa en su conjunto, ha facilitado la centralización de las actividades y la creación del sistema loglstico, cuyo diseño y administración absorbe funciones que en el pasado estuvieron a cargo de las otras dependencias de la empresa. Es conocido que las actividades logísticas sufrieron una descentralización casi total, hasta que sé llegó a comprender que eran elementos de un solo proceso, cuyo reconocimiento ■sé produjo después de extensas polémicas en las que se demostró el carácter integral del sistema, en oposición a la idea de que cada actividad se podría desempeñar mejor y con resultados positivos para la entidad,.involucrándola en las dependencias a las que servia. La centralización dada por el sistema y la posición de función directiva o gerencial de alto nivel que ha logrado alcanzar la dependencia logística, aunque la denominen en diferentes formas, ha dado origen a que en el cumplimiento de sus funciones, establezca relaciones con otras dependencias de la empresa a nivel directivo, las que én algunos casos se ven afectados por discrepahcias en las soluciones que se den a los variados problemas de materiales que a diario se presentan y que son vistos en diferente forma, especialmente, por aquellos que tuvieron las actividades, hoy centralizadas, bajo su mando.
Aunque las relaciones de la dependencia logística abarcan a todos los elementos
de
la
empresa,
son
dirigidas
principalmente
hacia
Producción, Comercialización, Finanzas y Contabilidad, Ingeniería de Producto y Control dé Calidad y* lógicamente, hacia la Gerencia General. a.
Logística - Gerencia General Como se ha indicado anteriormente la ubicación de la dependencia logística en la organización de la empresa, es uno de los problemas que se presentan al centralizar las actividades relacionadas con ella. Se considera problema porque conformé han venido funcionando, las decisiones se han tomado, solamente, teniendo en cuenta satisfacer al usuario, y, por lo tanto, atendiendo sus exigencias y, a veces, caprichos, sin pensar en la importancia económica que cada, decisión podía tener, para la empresa. Las relaciones entre el Gerente General y el de Logística, deben basarse en la comprensión de la función que se ha asignado a éste por el conocimiento que tiene de la organización y del servicio que debe proporcionársele, así como por la aceptación de sus responsabilidades para administrar eficientemente, con política y procedimientos adecuados a fin de lograr resultados con costos económicos en todos los aspectos de su actividad. Lógicamente que para ello la Gerencia General debe apoyar al Gerenté de Logística, asignándole la autoridad que le corresponde a la responsabilidad que asume y procurando que cuente con todos los medios que le permitan alcanzar eficiencia en su trabajo.
La Gerencia General debe permitir actuar libremente al Jefe de Logística, confiando en sus conocimientos y escuchando sus opiniones, haciéndolo partldpar; tót (s definición de políticas y normas, asignándole el nivel gerencia! que debe tener, a! mjsmg lempo que le # el apoyo necesario para lograr la coordinación de la función logística con las de producción, finanzas, comercialización, etc., caso contrario la unción se verá limitada, los inventarios no estarán adecuados a las necesidades y las roturas de stocks o los excesos de existencias seguirán produciéndose y las quejas de los usuarios aumentarán. b.
Logística - Producción En las empresas {MíNi J¡rftpFÉÉÉfci#Í Ipil directivos se concentra en la fiÉln liIfliL TlU iTmnijili que todas las funciones giren alrededor de elia. Es indudable la Importancia que tiene esta función como principal consumidora de materiales y por ello, es que normalmente las actividades logísticas han estado bajo su dependencia y, aún en la actualidad, son muchas las empresas que las subordinan a la dirección o gerencia de producción. Sin embargo, un breve análisis de la función principal de ambos elementos, nos permitirá establecer que la mejor relación entre ellos debe ser enfocada desde el punto de vista de sus objetivos, tratando de unificarlos en base a su contribución eficaz a los beneficios generales de ja empresa,
Desde este punto de vista, se encontrará que iá relación entre los elementos debe ser de coordinación'y no de subordinación, no existiendo razones para que alguna de ellas domine y si más bien para que, mediante el desempeño coordinado de ambos, pueda producción contar i» materiales que requiere, sin tener preocupaciones extras a su
28
verdadera y principal función; la transformación de las materas primas en productos tejfilnados a costos verdaderamente competitivos. Mientras-que para Producción siempre es preferible pe sobren los materiales para no correr el riesgo de que se rompa el stock, para logística las sobre-existencias y las roturas de stock son pérdidas que la empresa debe evitar por su similar gravedad. Esta afirmación, concreta una de las razones por las que no puede subordinarse, una a la otra; y por ifo es que se debe tratar de alcanzar la más estrecha colaboración haciendo que Logística conozca y participe en el planeamiento de las necesidades futuras de Producción; de manera de lograr que su actividad tienda a mantener existencias a niveles adecuados a, que regule la renovación de los stocks en función de la capacidad de almacenaje; del medio de transporte más rápido y menos costoso para las cantidades que se adquieren, del control de inventarios y la posibilidad de sustituciones, de las relaciones con los proveedores, de la búsqueda de fuentes de abastecimientos que eviten depender, de un solo proveedor, en fin. las satisfacción de las necesidades de Producción, como uno de los usuarios, s® afectar la economía de la empresa, lo que se puede lograr si una colaboración y coordinación estrecha e independiente .-íjit faéilf las comunicaciones y el disponer deInfiMáfiiÉ , adecuada con oportunidad tanto fíi üftjfftfifltfct ippp en , otro. c.
Logística - Finanzas - Contabilidad Contabilidad; le compete el empleseflfpÉe del capiá! que la empresa tiene f ii‟ otftiól de ffti
29
i a^!Édaáii;^'re|ií^tóji
con
el
manejo
de
dicho
capital.
Las
"relacioníés con Lóffitlca soft constarías y lÉHÉd <£ im portanci ayaqueeséstaia qus.se H£P§Í de loImaySres desembolsos que se efectúan en la empresa en el ■■'cttcnplmíeRío de su función, tanto en ffeteÜÉá a loi , ,i|ÉitellÍteS''Á! Sitó cáÉMÉiiÉ,''iái&nSi- -iii”tfc, adfiMsifcft dfe ' ‟ÜÉríés dal:.aftif®,^ii aspectos ambos que sólo pu'éfgn pp? ■
AtjMaagÉpi tenlndo en cuanta la disponibilidad de dteer#
'.„ellcstiio y las posibilidades de contar con recursos cpé puedan ser .qirtpiíifíeidos pÉfe pagos,MÉí$S>'
.
Lá^%niíá6nlpg|f|i^'p^saj|sfig9c latBiceá^idél'íf'te
i
usuarios compromete la economía de la empresa y, antes de hacerlo, deberá coordinar con la dependencia de finanzas para definir sus posibilidades en las negociaciones con los proveedores y lograr'condiciones de pago acordes con la capacidad económica definida por Finanzas. Aunque no debiera producirse, sucede muy a menudo en las compañías, que la entidad financiera se entere de los acuerdos tomados por Logística con. los proveedores, al recibir la copia de la orden de compra epiitida; la que en muchos casos no puede ser cumplida en lo referente a condiciones de pago, por no tener posibilidades para ello la empresa, dado los acuerdos establecidos por Logística. Teniendo en cuenta que las acciones de las dependencias logísticas deben ser registradas y controladas por Contabilidad, lo que origina una serie de operaciones contables, es conveniente que los formularios, impresos y demás documentos que manejan estas
dependencias
sean
30
diseñados
considerando
las
necesidades, no sólo de Logística sino también de Contabilidad para evitar duplicaciones de formularios y de trabajo que encarecen los costos. La coordinación en los procedimientos relacionados con materiales,
es
indispensable
entre.
Logística
y
Finanzas-
Contabilidad, para conseguir efectivos beneficios en los costos. Igualmente lo relacionado con la clasificación de cuentas deberá ser coordinada entre ambas dependencias. d.
Logística - Comercialización La comercialización de los productos que.fabrica una empresa, es otro de los aspectos que como Producción la consideran ios directivos como de gran importancia, lo que es lógico por cuanto es ésta actividad la generadora de ingresos para la empresa. Sin embargo, dicha importancia no debe ser sobrevalorizada,' ai extremo de subordinar las otras actividades a ella.
La política de comercialización y las tácticas que se empleen para cumplirla tiene una influencia fundamental en e>l diseño y la operación del sistema logístico, pues sus requerimientos establecen los limites entre los cuales debe trabajar el sistema, especialmente en la actividad de distribución física afectando en muchos casos sus costos. A! establecer el pronóstico de ventas, la dependencia de comercialización e$tá definiendo para la empresa sus necesidades en producción, ya que ésta dependencia deberá planear sus actividades para responder al pronóstico establecido y proporcionar los artículos que en él ha previsto vender. La dependencia logística deberá al mismo tiempo adecuar su sistema para abastecer a producción con las materias primas que requieren los productos que fabricará, y además preparar sus almacenes de productos
31
terminados para recibir los artículos de producción, controlándolos y renovándolo en función de la comercialización que con ellos se realice. Como con las otras actividades, con la comercialización se debe establecer relaciones de coordinación y enlace que le permitan a Logística disponer del artículo y entregárselo oportunamente al cliente final a través de su dependencia de distribución física. Para ello debe medir el servicio que ofrece en función de: La rapidez con que los artículos pueden ser entregados al cliente. Confianza que dicha rapidez genera en los clientes. Grado de disponibilidad inmediata de los artículos.
32
Aspectos que se relacionan, ya que la rapidez de entrega está directamente afectada por la disponibilidad de los artículos, y la confianza se obtiene en báse a la disponibilidad y la rapidez. Al tratar de disponibilidad, se debe pensar que ésta se logra, siempre y cuando se sepa dónde está el artículo para que disponiendo del medió de transpórte, se pueda entregar con oportunidad al cliente, es decir, que disponiendo de un buen control de inventarios y del transporte adecuado, se logrará disponibilidad, rapidez y confianza, aun sin tener el artícuio en el propio almacén. e.
Logística - Control de Calidad A éste elemento le compete, como su nombre lo indica, controlar la calidad de los productos que fabrica la empresa y además aquellos que son adquiridos para la producción u otras dependencias. Por ello es que la actividad logística debe establecer coordinaciones y obtener la colaboración, de manera de asegurarse la calidad adecuada, haciéndola certificar por el control de calidad.
FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES O LOGÍSTICA Cualquier procedimiento de administración de materiales, empleará las siguientes fases:
1.
Programación.- Prevee en forma racional y sistemática, la satisfacción conveniente, adecuada y oportuna de los
bienes, servicios y obras requeridas
por
las
distintas
dependencias de la Empresa, previa determinación de los tilmos en base a sus metas institucionales. Constituye un elemento del planeamiento integral de la empresa y ordena ■
2.
la gestfóndel abastecimiento.
Adquisición ó Compra.-^ tfflés del cual se fo®ati! y consolida la tenencia o disponibilidad de los bienes | servicios requeridos por las dependencias de una Empresa. Estasadquisiciones se realizan a través de Jü É^aÉBÉII u oficinas de compras, y utilizando una serie de modalidades: ■
adjülfeacilfiii directas, por concursos o por licitaciones,
■ .teniendo en cuenta caraCter%&a:s propia# o •con#É8KÜ ■> & ‟ previstas (calidad, caridad, peso, wiumeri,:. etc, 3,
Almacenamiento.- Actividad funcional relacionada con tó ^uSfcacKsÉÉSica temporal de los bienes maíftfiales adquiridos pBf ja entidad, en un espacio,físico apropiado denorajipio almacén, >®rf fines de custodia desfts? final a tos usuarios. Estos ambientes físicos, denominados almacenes, deben reunir fas condiciones apropiadas para el debidoy adecuado StalleriTifentO^ conservación, preservación, seguridad ÜStema y efterna, dé los materiales que aSssrgftffc,
4« , Distrtbucióñ^ Actividad ÉHÉ^ÉI y téifÉfsa tááajfaia g la directa satisfacción de jas necesidades de bienes a las distintas dépeRderieias que oportunamente lo requiereri i - 1»
___ J
En esta actividad, el sistema logistico pone a disposición del usuano los bienes solicitados, previa presentación del pedido, debidamente autorizado y firmado por el jefe de la dependencia solicitante.
6.
Transportes.- función logistica mediante la cual se realiza el movimiento de los materiales, desde las plantas de aprovisionamiento hacia las instalaciones de las entidades. consumidoras y/o hacia los usuarios o clientes.
CIRCUITO DE LA LOGÍSTICA EMPRESARIAL ( LOGISTICA '}
( COMPRAS i
(SEGUIMIENTO) * V
INVÌI TIO ACIÓN OH MPRCAOOS ANALISIS OE (IINIRA ORDEN
PI COMPRA
V.
VV
. RECEPCION « . ALMACENAMIENTO* . DESPACHO TO I JCK. . ANALISIS OE STOCK REPOSICION
/ DISTRIBUCION v / DISTRIBUCION • V . TRANSPORTE . DISTRIBUCION » TARIFAS
35
QUE ES LA LOGISTICA?
II fL AftAI Tf CIMICIif 0 C/iCiEMTC Of LO» MATERIAL!» V IfHVKjOl NO HAkOtiÁl4t OOí NÉCÍ JITA UNA IMPRESA
EL ABASTECIMIENTO EFICIENTE ES TENER LOS MATERIALES EN * LA CALMAD NECESARIA * il MOMENTO OPOATUNO * LA CANTIDAD REOUERtfM *
ÍL MEMO* COSTOFOSIRLC (M«AO CTOKTUCMO
CL
ARASTE
CANTlOAO
CIMIENTO
WICISMTt
QUE ti TIENE OUi MACCA fAJU 0#TÉNÉR LO* fUQUlillOI ANTEfüORIS
1) PROGRAMARLAS ^
FUNCIONES BASICAS DE
NECESIOADES
LOGISTICA
2) CONTROL DE MATERIALES 1) COMPRAR
SVTSi
\ 4) ALMACENAR ESTAS 4 ACTIVIDADES SON LAS
CUANDO NO HAY PROGRAMACION IODOS LOS REQUISITOS SON URGENTES
CUANDO Si REQUIERE ALGO URGENTE. EL MATERIAL SE CONVIERTE EN ESCASO Y CARO
¿CUANTO?
¿CUANDO? MU IIIAItlt MATERIAL DISPOMIU.C
VAMOS A COMPRAR
MEDIANTE LA
PROGRAMACION 8E VA A DETERMINAR ES DECIR :
a ME OIANTE LA PROGRAMACION VAMOS A DETERMINAR LA CANTIDAD Y LA OPORTUNIDAD EN QUE EL MATERIAL DEBE ESTAR DISPONIBLE
36
ES UNA FUNGÓN MUY IMPORTANTE PORQUE NOS VA A DETERMINAR
J
ES DECIR. NOS VA A DETERMINAR LA CALIOAD AOECUAOA, OE ACUEROO A NUESTRO PRODUCTO.
¿OUE7 ES LO NECESITAMOS
QUE
REALMENTE
CONTROL DE MATERIALES DEBE:
* CONFECCIONAR LNA FICHA TÉCMCA DE CAOA MATERAL OUE CONTENGALOS REQUERIMIENTOS MÍNIMOS.QUE DEBENRELNIR PARA SER UTILES ALAEW’RESA: .
* NO SE CESEN ACEPTAR MATERIALES OUE NO CLMPLANCON LOS REQUERIMIENTOS MlNMOS SI LOS SUPERAH DEPENDE DEL PRECIO.
* CONTROL OE MATERIALES DEBE BUSCAR SIEMPRE NUEVOS MATERIALES OUE SUPEREN A LOS TRADICIONALES EN EL ASPECTO TÉCNICOECONÓMICO.
ANTERIORMENTE, YA SE HA OETERMINAOO: •CANTIDAD • OPORTUNIDAD Y
* CALIOAD LA LABOR CE CCMFRAS CONSISTE EN BUSCAR LA MEJOR OPERTA OUE SATISFAGA LOS REQUISITOS ^M^IONADOS
PARA ESTE FIN DESE REALIZA* UN BUEN ESTUOIO DEL MERCADO Y TENER:
37
• UN ÓPTIMO CATALOGO Y • KEGISTKO OE PROVEEDORES
38
/ SE \ ENCARG A
* RECIBIR ALMACE NAR DISTRIBUIR
LOS MATERIALES EN PERFECTAS CCNOCICNES CUANDO SEAN SaiCITADOS POR LOS USUAROS
HEMOS PRESENTADO LAS FUNCIONES BASICAS DE LOGISTICA LUEGO LAS ESTUDIAREMOS
ESQUEMATIZACIOM DEL CICLO DE ABASTECIMIENTO
Trresçrrsvr^T
CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN Diseñe una definición de «Logística», utilizando los siguientes conceptos: Sistema ir ■ ■ Empresa
-
Aprovisionamiento Producqión - / Administración Comercialización Conteste Verdadero (V) o falso (F) a las siguientes afirmaciones: a. La logística representa una gran inversión para la empresa. ■k•->C; V •.í) b‟ La logística debe funcionar como ente independiente de las demás áreas de una empresa.
(|
c. Los objeSvos del abastecimiento son únicamente calidad y cantidad.
.•
:.(.)
d. La función de distribución física se encarga de ios movimientos dé los productos en tránsito de un punto a otro. { ) Explfsjue- brevsmente: a. Importancia de la logística en el contexto empresarial. b. ¿Cuáles son las funciones básicas de la logística? c. ¿Con qué departamentos de la empresa„se relaciona más directamente la logística? Diseñar a su criterio, un: a. SiStema logíStico para una empresa industrial (pequeña) b. Sistema logístieo para una empresa comercial (mediana)
CAPÍTULO II
•;:■¿'■JÍ
■ ' ;• T>„‟ ' WS*.' i‟f
“GESTIÓN DE COMPRAS”
A.- PROGRAMACIÓN DE LAS COMPRAS
reí .e^tudipídeeste terna/ usted estará
IÍSMÍM
IB Ìl£cfcrì,,y/o yenk ^
.„-.i' -
Sp¡pne¿‘!f:-Vi;.SttW'
S
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||iia^glMteSfá8^tByi^)si iM^ri^^oCümWíit^^í^Qcssarlalpara^taborgr
f l
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f
42
I IB lili Sfilo® i R f w B
PROGRAMACIÓN DE RECURSOS MATERIALES
V
PLANIFICACIÓN Y POLITICA DE COMPRAS En primer lugar, definamos lo que entendemos por planificación: es el proceso de toma de decisiones anticipado acerca de Qué se debe hacer, Dónde y Quién lo hará; es en cierto modo el puente que va desde el lugar donde estamos, hasta el lugar donde queremos llegar en un futuro deseado. Por su parteóla política es también un plan, en el sentido que es el conjunto dé principios • generales o maneras de comprender que guian o canalizan el pensamiento y la acción en la toma de decisiones. Vistas Jas definiciones estamos frente a un tipo de toma de decisiones en el presénte, que producirá resultados en el futuro,' de tal manera de contar conda adecuada provisión de bienes y/o servicios necesarios para la empresa en función de sus metas y su capacidad financiera, permitiendo su flujo constante que asegure su continuidad cumpliendo los criterios de racionalidad y austeridad. En cuanto a las unidades responsables que; Intervienen en la determinación de la planificación y política dé compras, son principalmente:. a.
Logística.- Encargada del planeamiento y control de inventarios y por lo tanto de determinar las necesidades en
términos de cantidad. Asímífmo, *f coordinación estrecha con los usuarios, la plena iderttlfrqaciáo da los materiales requeridos (Mombre, Características técnicas, Calidad requerida, ifej-^por 43
$®nro es la encargada de diseñar la política de compras, especialmente era* cuanto a la oportunidad de las compras. b.
Planificación y Presupuesto.- Quién deberá proveedlos gastos presupuestarios, programarte y financiarlos. La Bifortmijión proporcionada por ellos eá básica, pues de acuerdo a ella se priorizará las compras., decidiendo la asignación de recursos.
c.
Compras.- Quién de acuerdo a la itfo|fiación recibida y en coordinación con los usuarios plartüiará las compras.
La planificación y política, debe tener las siguientes características: a.
Uniformidad.- la planificación y la política establecida es valida para todas las dependencias de la empresa, ninguna dependencia debe tener un tratamiento excepcional, por mucha jerarquía que tenga.
b.
,
Racionalidad.- Se refiere a que los métodos y procedimientos
sean ordenadamente aplicados y además que se garantice un eficiente empleo de los bienes y servicios.
44
c)
Flexibilidad.- Los mecanismos y procedimientos deben facilitar su actualización en caso que varíen las condiciones que originaron lo ínlcialmente establecido.
d)
Periodicidad.- La planificación y la política se establecen de acuerdo a las condiciones existentes y éstas son cambiantes. Una buena planificación ,es aquella que responde de manera fidedigna a las condiciones, por ello, debe establecerse por un período de tiempo concreto.
e)
Austeridad.- Entendido como el empleo mesurado de los limitados recursos con que cuenta la empresa y su adecuada combinación para obtener más y mejores resinados, Üüe ' los principales criterios de austeridad, podemos señalar: 1) Utilidad Múltiple.- A iftculos similares, en lo posible debe tenderse a estandarizados, de tal forma que un mismo articulo pueda servir para diferentes fines. 2) Uniformidad.- En lo posible deben agruparse bienes y/ o servicios similares, a fin de darles el mismo tratamiento t^nto en cuanto a compras, como en cuanto a mantenimiento. 3) Durabilidad.- Se debe dar preferencia a aquellos bienes, que relativamente respecto a su precio garanticen mayor duración o menor riesgo de deterioro. 4) Racionalidad.- De acuerdo a la disponibilidad financiera preveeí las necesidades indispensables para satisfacer las necesidades dé la empresa. 5) Prioridad.- te empresa debe establecer con claridad los criterios de prioridad para aplicarlos en éj caso que no sea posible obtener todo lo programado, en general, los que resulten críticos para eí curfiplirpientp de. las metas o aquellos que tiendan a vallar de precio con mayor frecuencia y magnitud. 6) Facilidad de Conservación*- Evitar en lo posible la obtención 45
anticipada de aquellos biénés y/o servicios cuyo mantenimiento o conservación demande considerables gastos. 7) Ahorros de Gastos Adicionales.- En lo posible debe evitarse gastos adicionales como transporte, seguros, etc., tendiendo a que sean asumidos por el proveedor. PROGRAMACIÓN DE COMPRAS El proceso de programación de las compras, consta de los •Iguientes pasos: 1. Determinación de Necesidades.- Identificar con claridad las necesidades de bines y/o servicios, formulándose en términos de Nombre, Especificaciones técnicas, tiempo máximo de provisión, Lugar en donde se requiere, etc. La determinación de las necesidades debe efectuarse en coordinación con la oficina de presupuestos a fin de que lo determinado esté'dentro del tope presupuesta! establecido y de éste modo la programación sea equilibrada y factible o en todo caso para hacer los reajustes necesarios.
46
PROGRAMACIÓN PARA EL ABASTECIMlENTO p E BIENES Y SERVICIOS i ALTA (XRECCIÓft
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47.
J
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Consolidación de Necesidades.* Consiste en reunir en un solo documento toda la Información recabada dé. las necesidades de bienes y servicios de toda la empresa. Formulación del Programa de Compras.- Consiste en determinar cuálescuántos de los bienes y los servicios requeridos habrán de comprarse, en que perfodof, a que costo global y con que modalidad. Este programa será establecido previa información y aprobación del presupuesto respectivo y debe establecer, entre otros: 7‟•
a) Política de compras especifica para ei periodo. b) Objeivos cuantitativos y cualitativos para el periodo. c) Calendario de compras. d) Modalidades de adquisición. El programa de compras, para facilitar su ejecución debe ser desagregado en dos sub - programas, uno de bienes y otro de servicios; en lo posible, al formular el programano debe recortarse ia obtención de algún bien o servicio* sino aplicando el criterio de racionalidad, distribuir las compras a lo largo del calendario de acuerdo a la disponibilidad de recursos financieros y actualizarlo periódicamente, a fin de introducir los cambios que se requiera.
( Entidad) Oucine General de Administración
UNIDAD ORGANICA :
CUADRO DE NECESIDADES Oficina de Abastecimiento ___________________________ BIENES í V SERVICIOS ( ) _______________________ Página K* Programa
GRUPO( 1
GRUPO GENERICO -------------------------------------------- - -------------------------------- ---------- 1 ?"n“Bd
METAS: -'
--------- - - - - ■ — ..................................... .. - ■ ■ - Personas
--
DENOMINACION
Unidad Medida
OBSERVACIONES
FORM. SA-PRG-01/A-4 (21.0x29.7 )
DENOMINACION
Aprobación : Unidad Medida
Total Necesitado
OBSERVACIONES
FORM. SA - PRG -02 / A-4 (21.0 x 29.7 ) Aprobación:
Firma / sello Funcionario Competente m
49 Lugar y fecha
4. Ejecución del Programa de Compras.* Se entiende por ejecución del programa de compras, el conjunto de acciones
conducentes;a
proporcionar
información,
formular realizar
documentos, ef
seguimiento
respectivo, hasta qué los materiales requeridos:estén al alcance de ios usuarios. 5,4 ¡Evaluación del Programa de Compras.- Se entiende por . evaluación ai conjunto^de. operaciones orientadas a establecer los resultados obtenidos, dentro del. periodo de
tiempo
resultados
establecido, esperados
programa respectivo.
comparándolos segúnjlaí
Mediante
con
los
planificación esté
proceso
y de
evaluación se obtendrá entre otros los siguientes resultados: a) Comparación entre lo previsto y lo obtenido para el periodo de tiempo evaluado. b) Información para obtener el costo global y parcial de lo ejecutado. c) Eficiencia de compras en cuanto a oportuna atención de necesidades existentes. d) j
Cantidad,; frecuencia y aspectos en que se ha
tenido que reprogramar las adquisiciones. é) Determinar las causas de las desviaciones de lo
50
ejecutado con respecto a lo previá& j
Ftana / sello Funcionario Compítanla
52
El planeamiento, en cualquier organización, debe considerarse como algo vivo y unido a la realidad del momento. No puede ser un grupo de recetas que se utilizan rígidamente, como: «En caso
de... haga...». La planificación es una herramienta y debe usarse como tal. No se le puede dar carácter inflexible ni infalible. ¿A qué preguntas debe responder un adecuado planeamiento en el
£rea
de
Abastecimientos,
específicamente
Compras?
Mencionemos algunas: ¿Cuál es el tiempo máximo que deberá transcurrir entre la recepción de un pedido y su ejecución? ¿Cuál debe ser la fluctuación de existencias para compensar los altibajos en la demanda de ventas? ¿En cuánto deben extenderse las compras por encima de las necesidades normales, para prevenir los aumentos de precio o la escasez? *
¿Sobre qué bases debemos fijar el nivel de consumo? ¿Cuáles son los costos que debemos considerar para la evaluación económica de un pedido? ¿Cuál será el periodo más conveniente para ordenar un pedido? ¿Qué productos necesitan un mejor estudio para la definición de todas las interrogantes planteadas?
Empecemos por absolver la última pregunta. Una empresa de producción
o
comercialización
maneja,
entre
productos
terminados (lo que produce o comercializa) y productos intermedios (materias primas y materiales de servicio o apoyo), una gran cantidad de artículos. Si todo§ y cada uno de ellos mereciera la misma importancia en la determinación de cantidades y tiempo de solicitud, la labor de la sección -incluso
apoyada por computadoras- serla titánica, y evidentemente insatisfactoria. Cualquiera que sea la solución que adoptemos, debe aplicarse en los sectores que no permitan mayores ventajas,.
1*1 |!Pp ¡PliFiSpiy^^ '■„ Al terminar ol estudio del.presento tema,'usted iliíH i í ¡ l ¡ l i ^ ; e i l l í i l j ‟ i i i M i l i l ! JM lÉ^É !-'L$Pj!!„ÍÍÍÍHÍ!iLyÉm3Í!ÍHl¡'MJi!Ji^
!!!¡n!l!ii!!ii!l!!j;rH;i3ir¡niiiiEÍ^¡mi|L¡H!!!¡l;EÍ3;í¡¡¡l|!ij5Eí;a!0¡r,¡iaH!¡!|iimM
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fíjiíl^iíf'^'.'.i^^;!]''^^
lBlÍ¡|||l||jM II í.'^Mln'tiBrh'aGíonales^i^ ¡i lijlí^í/l!' i ÍÍIIÍIIIÉIIIÍISB
ADMINISTRACIÓN.DE LAS CQMPRAS
FINALIDAD Y OBJETIVOS Los desembolsos económicos que se efectúan a través de Compras y la incidencia del costo de compra en el articulo que se produce y/o vende, obliga a pensar que no soló se trata de satisfacer las necesidades de las dependencias de la empresa, proporcionándoles lo que solicitan, sino que hay qüe tener en cuenta ciertos factores que requieren la coordinación de todos los elementos de Compras, porque ésta puede facilitar los materiales y, al mismo tiempo, beneficiar a la empresa. Para ello, se requiere no subordinar las compras a otra dependencia; hacerla actuar
55
independientemente bajo la dirección, de la Gerencia de Logística que coordine su acción con aquello a quienes debe servir, de manera que conociendo sus necesidades pueda facilitarles lo que requieren en forma económica. Do esta forma COMPRAS evolucionó de una simple función de
Mrvlclo, en provecho de producción, a una función directiva en In que hay que tomar decisiones constantes, qué muchas veces «on alteradas
en
lapsos
muy
cortos,
por
las
circunstancias
(•.amblantes de la economía y del comercio; ya no se trata de «operar órdenes para efectuar las adquisiciones, ahora hay que |tf«ver las necesidades y los cambios que puedan producirse, para
hacerles frente sin que resienta ¡a economía de la entidad. La finalidad de COMPRAS se determina conforme se va firecÉando su ¡mportarpíi para la empresa, iftgsta definirla en “ADQUIRIR MATERIALES,
forma " correcta,,
SUMINISTROS, HERR/iSIENTAS, MAQUINAS, EQUIPOS, ETC. DE LA CALIDAD ADECUADA, EN LA CANTIDAD NECESARIA, EN- EL MOMENTO Y LUGAR PRECISO, Y AL PRECIO MAS CONVENIENTE“. Para cumplir con dicha finalidad, se determinan los objetivos fundamentales que debe alcanzar, los cuales, constituyen las metas permanentes de sus actividades. Dichos objetivos son: 1. Mantener la continuidad en el abastecimiento. 2P: Inversión mínima compatible cóH la seguridad f provecho económico.
3.
Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizaciones de los 56
materiales.
4.
Mantener niveles de calidad acordes con el uso al que se destinan los material®!.
5.
Obtener costos bajos, compatibles con la calidad y servicio
6.
que se requieran. Mantener la posición competitiva de la empresa.
Los objetivos descritos obligan a COMPRAS a conocer las características'de los materiales y el uso que se destinan para, en función de ello, realizar los esfuerzos necesarios y efectuar la adquisición sin olvidar las metas que debe alcanzar. En esta forma podrá solicitar a los usuarios la información que requiera y no se dejará llevar por ofrecimientos de ios vendedores que aparentemente constituyen una ventaja para la empresa, pero que en realidad pueden estar atentando contra la continuidad del abastecimiento; producir duplicidad de adquisición; no disponer del servicio.conveniente; o afectar la posición competitiva do la empresa. l'ntre los factores específicos que han despertado una creciente Importancia en las compras, están los siguientes: 1,
Las oscilaciones cíclicas de sobrantes y fallantes, sumadas al rápido aumento en el costo de materiales, especialmente este último factor.
2
La ■'.reducción de utilidades", que obliga a empleartodos los recursos de la compañía a fin de sobrevivir a la extraordinaria y continua competencia. El hecho, ya mencionado, de que el costo de los materiales
57
comprados represente una parte considerable det costo total de los artículos fabricados. >t La competencia extranjera cada ver mayor que encuentran los productos nacionales. Le complejidad de los múltiples productos de reciente . ' %• ■ • creación, como los sistemas de cohetes. La expansión de los mercados mundiales "productos, con tarifas reducidas y un flujo más libre de componentes entre las compañías extranjeras y nacionales. En la industria las compras comprenden las gestiones de adquisición y entrega de los materiales, los suministros, las máquinas, las herramientas y los servicios necesarios para la instalación,
conservación,
explotación,
comercialización
y
administración de una empresa. Desde el punto de vista de la Organización Científica, las compras constituyen
una
actividad
altamente
especializada
de
la
Administración de Materiales, cuyo objetivo es adquirir, para cada material necesario: «La calidad apta, la cantidad justa, al precio razonable y con la entrega en el sitio y en el momento deseado. La función del Departamento de compras es procurar los materiales, los suministros, las máquinas, las herramientas y los. servicios a un costo final compatible con las condiciones económicas que rodean a la partida, salvaguardando el standard de calidad y la continuidad del servicio, al mismo tiempo que establece y mantiene la reputación de la Cía., en lo que corresponde a su seriedad y a su corrección.
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El concepto de compras involucra todo el proceso de localización de proveedores y fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a traVés de negociaciones de precio y condiciones de pago, asf como el acompañamiento del proceso con el proveedor seleccionado, y la recepción del material para controlar y garantizar el aprovisionamiento dentro de las especificaciones solicitadas. La función Compras, comprende fundamentalmente las llgulentes actividades básicas: 1,
Búsqueda y Evaluación de Proveedores. Constituye una de las actividades más importantes dentro de la Función de Compras tendente a tener una calificación de los proveedores en función de su "Capacidad de respuesta” frente a nuestra Empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con los mismos, Este punto, tiene un interés especial, sobre todo «cuanto en un entorno industrial trabajamos con una política de "co - fabricación", como veremos oportunamente.
2.
Mantenimiento de un archivo actualizado de productos con sus características, códigos de identificación, suministradores de los mismos, precio y condiciones de entrega y pago.
3.
Negociación
permanentemente
de
precios,
calidades,
presentaciones y plazos de entrega, en función de las previsiones de compra y clasificación del proveedor.
59
4,
Previsión Compras en DE sus LAS aspectos tanto técnicos como CAMPOdeDE ACCIÓN COMPRAS económicos y financieros. Planificación de pedidos por articulo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
tenerse al día en lo que se refiere al
DE PROCESOS
60
DE MERCADOS
6.
Preparación”de Ordenes de Compra, lanzamiento de pedidos jf$eg§¡míénio de los mimos, hástg sü recepción y corÉtei dé cílidad en su caso. ' '
7.
Solventar discrepancias en la recepción del producto.
0,
Analizar variaciones en precio, plazos de entrega t' c^ldadí
Para.-pqder resolver, con éxito los problemas que É;e presentan en el desarrollo de la función compras, es necesrio establecer políticas orientadoras que fijerr los limites en el cumplimiento de los objetivos de ¡á Empresa. ..
la confianza, la inicativa, el enriquecimiento de la relaciótlK comercial, el respeto, la ética pá responsabilidad son ps?“ ; prlnclpales jvalores que se deben involucrar a los !- oncargados de la función compras.
Por lo anterior, podemos deducir que el campo de acción de las oompras, comprende 04 factores: Calidad, Cantidad, Precio y TI«mpo: LA CALIDAD; está dada por las especificaciones técnicas del artículo que establece generalmente el Dpto. de Ingeniería o dependenciasinternas
o
externas
«specializadas
en
la
materia. '
2.
LA
CANTIDAD;
R , 61 necesidades,
está
dada
en
función
a
las
en *®^f'‘‘'Ío^^JÚfTíVñ<áisí^nIc6W9 Üe-Ííñáicah
ios Dptós.'dé Producción o
ventas/o cualquier otra dependencia que lo requiera.
. 3. EL PRECIO; debe de estar determinado de acuerdo a las ' especificaciones, volúmenes, homogeneidad de
los
productos, su ubicación, etc. 4. ....EL TIEMPO; está dado en función a los. Programas .,;i establecidos por lós Dptos! de Producción y/o ventas y v Piáheám¡erib;'pára la atención oportunadé sus necesidades
:
■ a¡át P ÍKí-';W;
y la de ios usuarios, consumidores o clientes. ;.
NORMAS TÉCNICAS EN CUANTO A CALIDAD, CANTIDAD, PRECIO V TIEMPO
... ........ ' ... , ...
. .....
: .1 '~4? :'x' ■** ■ . Todas,-las normas y^ principios ;que sobre compras se pueda : t; :
i\
^ '••• •» -?■ *•' '• v -
determinar/tendrán que tratar sobre estos cuatro aspectos:
a.
La Calidad Lá calidad estará en razón directa al uso que se vaya a dar . al articulo que se adquiera; por lo tanto, se fijarán normas , acordes cbrvja finalidad a que vayan a ser destinadas:
1. Isa Ca^ad debe definirse: Esto significa que el comprador debe establecer a priori las propiedades y especificaciones- que tendrán lis ■ materiales por adquirir, de manera.que pueden ser preciados por sus propiedades físicas y químicas. 2. La Calidad no se-mide por el precio:
62
Es común pensar que a mayor precio se obtiene mejor calidad del producto. En compras debe tenerse presente que los precios varían de una fuente de adquisición a otra, en artículos idénticos y a veces de inferior calidad.
3. La Galidad debe ser la conveniente: J' No siempre las adquisiciones se rigen por la mejor calidad o por que la calidad conveniente será siempre la mejor. Por eso debe indicarse en las especificaciones del pedido, la calidad mínima que puede aceptarse, ya que estos debemos relacionarlo con el precio y con el costo de venta.
4. La Calidad debe estar siempre disponible: Debemos cuidar que exista continuidad en la existencia del artículo en el mercado. Este concepto de disponibilidad, se refiere a que el artículo pueda ser adquirido con facilidad a un precio económico, dentro de un plazo razonable y en varias fuentes de suministro. En resumen, para determinar la calidad que debe exigirse a
los
proveedores,
es
imprescindible
que
compras'disponga de las especificación#! necesarias para saber exactamente lo que necesita adquirir, y pueda así ponerlo en conocimiento de los proveedores, y estas puedan
también,
remitir
artículos
capaces
de
ser
sometidos a inspeccionar y pruebas que determinen, si corresponde o no a la calidad deseada. Es un deber ineludible del comprador, el estar seguro que la cantidad que adquiere, es la correcta. Para esto 63
debe estar capacitado para determinar si la cantidad solicitada responde al consumo, y al mismo tiempo poder establecer la. Para pofpr i disposición de! wl iáttarios las cantidades que BiStopPf sus necesidades, debe Pupear, compulsar el equilibrio de los aspectos siguientes: *
La necesidad de consumo.
*
Las ventajas económicas, y t
* ' La seguridad de su almacenamiento.
Las normas a aplicarse sobre el particular pueden ser: 1. La Cantidad debe basarse en el control de ÜÜtenéias: Para los artículos de consumo constante que mantienen en almacén, las cantidades a pedir, deben ser basadas en el consumo que de ellos se hagan. Normalmente en los almacenes se establece un .control de existencias, que se debe poner a disposición
del
comprador
cuantas
veces
lo
requieren, que le permitan tener elementos de Juicio más exactos sobre las cantidades que se le .
solicitan,
y
adquirirlas
evitando
H caprichos,
preferencias o condiciones especiales de los usuarios. Toda
requisición 64
que
reciba
compras
por
2. La Cantidad debe ser respaldada:
determinadas cantidades a adquirir, debe tener un respaldo en cuanto ... a su determinación se^refiere. En el caso de artículos de stock, ya hemos manifestado que dicho respaldo será el control de existencias; en el caso de artículos que se adquieren por primera vez o de adquisición esporádica, este respaldo consiste én la indicación correcta del uso que se le va a dar ó del programa a ejecutar, de manera que pueda determinarse si es o no correcta la cantidad. 3, La Cantidad no debe ser influenciada por el precio unitario de compra: Se conoce que a mayor cantidad en la adquisición será menor el- precio unitario de compra. Sin embargo,,no
por
ello.se
comprarán
grandes
cantidades. La obtención de un buen precio obliga a analizar la cantidad que facilite ese precio y establecer si el consumo permite adquirirlo. En caso contrario, el comprador no debe influenciarse por el bajo precio unitario, sino que adquirirá la cantidad prevista. Las fluctuaciones de los precios en el mercado debe ser tenida en cuenta por el comprador para
65
establecer su política de compras que podría consistir en: - Para artículos cuyo precio varían poco, comprar de acuerdo a las necesidades. -
Para artículos de mucha variación en el precio, comprar cuando baja teniendo en cuenta las necesidades de los periodos en que sube.
4. - La cantidad que se determina debe tener en cuenta el tiempo que se demora: Este tiempo, debe contarse desde el momento en que se hacen los trámites iniciales, hasta su disponibilidad v en el almacén. Es necesario , mantener la continuidad del servicio a los usuarios, especialmente cuando se trata de adquisiciones de productos importados, donde . es necesario aplicar el tiempo de «pedido y embarque». 5. - El transporte a elegir es función deja, cantidad que se adquiera: SI'tenemos en cuenta que los medios de transporte establecen cantidades y volúmenes mínimos al fijar sus precios, es lógico que para determinar el medio y la vía á utilizarse tenga en cuenta la cantidad del articulo que - éstá solicitando.
66
2. La Cantidad debe serpuede respaldada: Este aspecto nos hacer
variar muchas veces la cantidad a adquirir si el consumo nos lo permite.
6. - La cantidad debe tener en cuenta él espacio disponible •
El espacio de que se dispone en el almacén y el costo de dicho espacio, influyen sobre la cantidad a pedir y
67
sobre el método a adoptar en la adquisición. El comprador deberá tener este aspecto muy presente para no abarrotar los almacenes y. tendrá que estudiar la , ,,, solución adecuada antes de cursar su pedido. Momento en que hay que comprar. tfsta norma evita realizar gastos inútiles y hacer compras de último minuto. Para ello es preciso tener en cuenta el "Punto de Pedido", como momento que nos alerta para solicitar el material. Como quiera que también depende de al ritmo de consumo, del tiempo de «Pedido y Embarque», de las vías a utilizar, distancias de transporte, de la cantidad a adquirir, etc., nos obliga a una constante coordinación con las dependencias de almacenes y de transporte, En síntesis, la norma a tener presente sobre el momento an que hay que comprar, depende de un «buen sistema de control de existencias». Proclo más conveniente Este factor llama generalmente la atención de los dirigentes porque se trata de desembolsar dinero,.y por ello debe rocordarse ló siguiente:
1, El precio de adquisición, es un elemento básico de la venta
Por lo tanto, para lograr vender a precios competitivos
69
en el mercado, es necesario adquirir a un precio que permita a la empresa competir cuando exponga su producto a los consumidores; 2. El precio debe buscarse en función de la calidad y la cantidad Hay que tener en cuenta que no se trata de buscar lo . más barato, sino el más bajo precio que se pueda pagar por un artículo que tenga la calidad mínima requerida y en la cantidad necesaria. Para ello, los compradores deben explotar y analizar el mercado hasta obtener dicha conveniencia. 3. El precio no solamente es el valor de compra La cantidad que se paga por un artículo es sólo un factor que interviene en el costo de compra. Hay que tener presente, además, el transporte, embalaje, recepción, almacenamiento, etc. y recordar que todo ello cuesta dinero y que inciden sobre los artículos que se adquieren. Hay que tener presente que algunos de estos costos son absorbidos por los proveedores. ORGANIZACIÓN FUNCIONAL DE «COMPRAS» La dependencia o elemento compras, su tamaño, actividades, funciones, varían en relación al tamaño o magnitud de la empresa ya la necesidad, cantidad y variedad de artículos por adquirir. A mayor dimensión de la empresa, mayor será el elemento comprador, y en la misma forma, a mayor variedad y cantidad 70 la
á
materiales por adquirir, será mayor |a necesidad de Mkimclalización y más compleja la organización. I unciones de Cada Elemento de Compras; « COMPRAS Y PEDIDOS Establecer ios contactos necesarios para efectuar las compras de los artículos que se les, solicité, obteniendo y teniendo en cuenta las especificaciones sobre calidad, asi como preocupándose por el costo de los artículos. Confeccionar los documentos pertinentes a compras, desde la cotización hasta los informes finales del proceso de compras que deben emitirse. h SEGUIMIENTO O CONTACTO Obtener el acuse de recibo por parte,del proveedor. ' Realizar las gestiones que permitan disponer con oportunidad de (os materiales o sie|#É3s solicitados. Mantener correspondencia con los proveedores para estar informado sobre la obtención de los pedidos, que se les ha hecho;- , : 1' Visitar las fábricas y empresas proveedores para establecerla opó|fti|.ad de la atención de los pedidos. 0
REGISTRO, ARCHIVOS E INFORMES DE COMPRAS Roglstros e,|nformes Del Departamento De Compras: Pora lograr alcanzar la finalidad, y objetivos que Compras llene asignados y teniendo en cuenta la
71
•
aplicación de los . procedimientos ya explicados, es muy importante llevar los siguientes registros: 1. De especificaciones de materiales. Es conveniente que todas las especificaciones de los .. artículos que Compras adquleré, sean archivadas y ' clasificadas de tai manera qüe el Jefe de Compras pueda disponer de ellas cuando sea necesario, especialmente cuando se trata de autorizar pedidos. En el Registro dé Compras se deben anotar los datos más saltantes de estas especificaciones, asi como el número del file o archivo en que se encuentran.
72
ORGANIZACIÓN DE UNA DEPENDENCIA COMPRAS
Su finalidad es poder realizar una comparación rápida y exacta de las compras efectuadas sobre un material o articulo determinado. Esta comparación podrá hacerse si para cada articulo se especifican los siguientes datos: Número de los pedidos efectuados. Descripción
detallada
de
los
materiales,
incluyendo especificaciones más saltantes y número de file o archivo en que se encuentran;. Proveedores a los que sehaya solicitado cotización con las fechas de las cotizaciones/ precios, condiciones de pago, condiciones de envío, flete y cantidad. Proveedor o proveedores que obtuvieron los pedidos y observaciones sobre ellos en relación 73
a cumplimiento, servicio, calidad, etc. 3. De Contratos. Es muy conveniente disponer de unregistro de contratos donde se especifiquen las anotaciones pertinentes a los contratos establecidos. Dichas anotaciones indicarán lo siguiente; Mercancía materia del contrato. Proveedor. Número del pedido. -
Cantidad total contratada. Plazos del contrato. Precios. Unidad. . Condiciones.
y la información necesaria para saber cuando se vence ■y la posibilidad de renovarlo. El archivo .de cada contrato deberá ser llevado en un Indice para facilitar su disponibilidad cuando sea necesario. De Proveedores. Cuya finalidad es que el Jefe de Compras pueda 74
conocer en cualquier momento a qué fuente de abastecimiento debe recurrir para la adquisición de determinado material, y además, el comportamiento y confianza que merece cada proveedor. Muchas veces se llevan files o archivos de cada proveedor en los cuales se guardan los documentos relativos a las adquisiciones que se le han hecho y sobre todo los informes que Compras ha obtenido de fuentes externas a la entidad. Éste registro puede combinarse con el de Compras, por cuanto en la realidad lo que interesa es satisfacer la necesidad de determinado articulo y si disponemos de un archivo de las adquisiciones realizadas; podremos ,(l v. .encontrar los proveedores que puedan satisfacer la necesidad de dichos artículos buscando en él Registro de Compras.
5. De precios o cotizaciones. Es conveniente llevar un registro o archivo de los precios de los artículos adquiridos y de las. diferentes cotizaciones presentadas sobre ellos; por cuanto es una ayuda para los que trabajan en Compras. Además de tener con éstos, precios ycotizaciones, se tiene las listas de precios, notas de descuentos, catálogos, circulares, etc, que envían los proveedores constantemente,
75
0. Resumen del trabajo d« Compras, El funcionamiento de
compras
trabajo y preparar programas
requiere planear el de
compras, también
debe ser factible constatar la eficiencia que demuestra en su funcionamiento, para lograr lo dicho anteriormente, sirve de ayuda un registro en el cual sé indique: Núfliipi de pedidos hechos mens’ualmente y acumulados indicado la razón del otorgamiento decadpipo. Número e importe je cada factura aprobada y pagada. Número de recepciones efectuadas.
76
- " Número de cartas escritas a los proveedores, anotándo la razón de cada una y el destinatario. - . Número dé cotizaciones efectuadas y cantidad de proveedores que intervinieron. Contando con este registro el Jefe de Compras podrá emitir con facilidad los informes mensuales que enviará a sus superiores inmediatos y éstos podrán evaluar su trabajo y su dependencia. Más importante aún es el provecho que puede sacar el propio Jefe de Compras de este rtgistro para adqwÉÍ f controlar su dependencia, contando con datos reales y veraces que le permitan trabajar rápidamente con mayor ÉlÉinffaf ooonfcacióft, Los datos contenidos o que deben contener los diferentes registros que se han mencionado deben ser obtenidos por el personal de Compras, pero el sistema a emplear en el archivamiento de estos datos f la cantidad
de
registros
que
se
requieran
es
prácticamente función de cada Jefe de Compras, quten determinará la cantidad de regaros ¡|ue disppdrá los dato# indicados. INFORMES »• V* 1, Informe sobre economías. b)
Es
la misma dependencia de compras la que debe 77
confeccionar el informe relativo a las economías que ha obtenido en 1a adquisición de los artículos. Pero, estas economías deben ser comprobadas y para ello es
conveniente
llevar
gráficos
o
registros
comparativos de las principales clases de artículos que se adquieren, ya que es ba stante difícil hacerlo sobre todos ios artículos que se compran. En dichos gráficos o registros, deberán mostrarse los ' precios medios del mercado y los reales pagados por Compras en sus adquisiciones, para que en forma resumida se pueda dar a conocer a los directivos de la entidad las economías realizadas. b) Las economías logradas por mejoramiento de métodos o sistemas,
así
sustituciones,
se
como
las
consideran
obtenidas como
crédito
por de
Compras siempre y cuando se hayan originado en esa dependencia y así se demuestre en el informe que eleve Compras, por consiguiente es necesario que toda sugerencia al respecto se origine con un memorándum o solicitud en la que Compras requiere la adopción de determinado método o sistema, o solicita la prueba de determinado articulo en sustitución de otro. Este memorándum o solicitud, así como las respuestas que se hayan obtenido a! respecto, deberán constar en el informe que sobre ■ estas economías se emita y muchas veces deberá
78
acompañarlos. c) También es conveniente informar sobre las economías que se obtengan por la adquisición de-artículos que anteriormente se fabricaban en la entidad y que a solicitud de Compras hayan dejado de fabricarse para adquirirse a terceros con beneficio para la entidad. En resumen, debe tenerse en cuenta que las adquisiciones económicas, la observación de métodos y sistemas que permitan y faciliten el abastecimiento regular de los materiales, la rapidez en la tramitación, las sustituciones, etc., son factores que acreditan la eficiencia de la dependencia en su funcionamiento y que deben llegar a conocimiento de los directivos para que se pueda efectuar la evaluación. 2.
Informes de Pedidos Es un documento que basado en el registro de pedidos, permite establecer cuáles han llegado a tiempo y cuáles con, retraso. Para ello, indicará! ¡I
1. Pedidos pendientes al iniciarse el mes. 2. Pedidos emitidos durante el mes. 3. Pedidos recibidos en el mes. 4.1 Pedidos pendientes al final del mes, 5. Pedidos recibidos a tiempo. 0. Pedidos recibidos con retraso (cantidad y porcentaje):
79
a) b) c)
De un dia a dos semanas. . >De una a dos semanas. Mayor da dos semanas....
Al indicar los pedidos recibidos con retraso, es conveniente ostablecer la razón del retraso por cuanto esto puede ser por:' Ineficacia de Compras (en el seguimiento). Demoras en la tramitación por causas ajenas a Compras o por responsabilidad de Compras. Demoras por causas del proveedor (cargables a Compras). El resultado de este informe permitirá cargar los gastos, por descuido e ineficacia de compras, que se hayan •factuado en los pedidos no llegados a tiempo. Es conveniente tener presente que la determinación de estos yitatos y sobre todo su asignación a Compras, depende del ilitema contable de la entidad y que es a veces bastante dificultoso el establecer su monto exacto, en consecuencia,
y
para
obviar
estos
inconvenientes,
se
acostumbra a cargar n compras sobre cada pedido llegado con retraso, el costo da renovación o tramitación que se ha establecido por pedido.
80
3.
Informes que emite contabilidad sobre Compras. 3.1 Gastos de la dependencia.* De la manera más detallada es posible y a fin de establecer el costo promedio de un pedido en relación con lo que cuesta a la entidad-la existencia de Compras, es conveniente determinar los gastos que efectúa dicha dependencia, •
como por ejemplo: Sueldos y jornales. Suministros y artículos de escritorio. T Alumbrado, alquiler del local, teléfono, telégrafo. 2 etc.’ Correo. ' Todos aquellos gastos que es necesario realizar para que Compras funcione.
3.2 Pérdidas por errores.- Se incluyen en este Informe los gastos ocasionados por ineficiencia de Compras y que generalmente se deben a: Errores en las especificaciones al confeccionar el pedido. -
Pérdidas al recibirlos o deterioros que son repuestos por el vendedor. Mercaderías defectuosas no sustituidas o no abonadas por el proveedor. Mercancías devueltas al proveedor por defectos. (Estas se cargarán a Compras, abonándose las
v..-
• notas de crédito que por ejias se reciban cuando ingresen otras mercaderías en su reemplazo). Gastos de transporte por devoluciones. Gastos de manipulación (menos aquellos que corren por cuenta del proveedor). -
Como se puede apreciar, los gastos que se indican son en su mayor parte causados por el mal funcionamiento de la dependencia que se evalúa, o sea Compras; en los casos en que se produzcan por causas ajenas a Compras, y que estos sean debidamente comprobados, se cargarán a la dependencia causante del defecto. 4. Informe de Control de Invéntáriós o Almacenes. El informe que emite, ya sea Control de Inventarios o Almacenes, indicará la cantidad de material almacenado y los gastos que demanda su mantenimiento o inventario. Generalmente, el monto de esta cuenta se establecerá como
y*
♦
un porcentaje del Inventarío, medio, o mejor expresado, de su valor, que está en función del costo de posesión. Esta cuenta constituirá un cargo para Compras, controle o no dicha dependencia los inventarios', en vista de que la ■cantidad de artículos almacenados están basados directamente en la dificultad inherente a la tarea de efectuar las compras y en los precios que pueden obtenerse.
82
5.
Informe sobre las actividades de Compras» A la dirección de una entidad deben llegar informes que muestran en forma más o menos detallada las actividades desplegadas por Compras para llevar a cabo su tarea, es deeft, para obtener los objetivos que su función Íes asigna. Por lo tanto, es conveniente que Compras inicie un informe en el que indique: Número de solicitudes de compra o requisiciones recibidas. Número de pedidos confeccionados y emitidos indicando su valor total.
Facturas recibidas y visadas por Compras. - Cartas escritas, telegramas enviados, etc. •'' Artículos.recibidos indicando la carga neta y lá vía. Devoluciones efectuadas. C) INVESTIGACIONES
Realizar los estudios sobre materiales, mercados, sustitutos a emplear,'cálculos de costos, fuentes de aprovisionamiento, etc., teniendo en cuenta la calidad de los productos y lá economía de la empresa. d) RECEPCIÓN Y FACTURAS Tramitar
la
llegada
dé
los
materiales,
estableciendo los contactos concernientes y constatando la calidad y cantidad de los artículos, según especificaciones solicitadas. Visar las facturas de los proveedores, para su cancelación.
La Jefatura de Compras debe encargarse de: Organizar, dirigir y controlar las dependencias o unidades bajo sus órdenes. Adquirir los materiales y servicios que les sean solicitados^ teniendo en cuentá los saldos en stock, la economía de la empresa y las necesidades de los usuáríos; 5 Llevar adelante el programa' de adquisición, sin Interrupciones ni demoras; Mantener una red selecta de proveedores/ ‘ Toner siempre presente, en toda adquisición, los criterios da calidad, cantidad, precio y tiempo. ♦
Mantener o crear reputación de integridad y corrección en su trato y negocio con los proveedores.
T Asesorar a ios directivos en relación con los presupuestos de adquisiciones y en todas las actividades relacionadas con su dependencia: ♦
.
Coordinar
su
acción
con
otras
dependencias,
especialmente con planeamiento, almacenes, finanzas y contabilidad; ♦
Evaluar
permanentemente
su
dependencia
para
determinar sú rendimiento. PROCEDIMIENTOS DÉ COMPRAS Los diferentes pasos u operaciones que hay que realizar para efectuar una adquisición. Su finalidad consiste en bajar el costo . de adquisición por medio de sistemas eficientes en la tramitación de las compras, haciendo que dicho trámite sea 84
fácil, rápido y evite demoras innecesarias. La labor de compras requiere un variado número de actividades que obliga al comprador a contemplar diferentes aspectos como son: -
Trato con diferentes personas y dependencias. Recepción de requisiciones por diferentes artículos, muchas veces en gr^n cantidad y variedad. Búsqueda de fuentes de aprovisionamiento y cont&cto con ellas, para conseguir buenos precios o rápidamente. Contacto con organizaciones que tienen sus propios sistemas y procedimientos.
I »lo nos permite establecer que la función de Compras es Imitante complicada, en cuanto a volumen y variedad se refiere y por ello deben simplificarse los detalles administrativos, a fin ilo que el comprador no se pierda en ellos, o se preocupe tanto por cumplirlos qué olvide la parte técnica y constructiva de su labor, l iij operaciones que se realizan en toda entidad son las •Igulontes: ;;sj.;¡ Definir la .necesidad;y,• hacerla conocer á Compras (R eq u igición Determinar Q'ué-y- Cuánto hay que comprar. • Estudiar las condiciones del mercado en función de la compra a realizar’ 5 l.scoger las fuentes de aprovisionamiento en las que pueden adquirirse los materiales solicitados..
Obtener cotizaciones y seleccionar al vendedor., Confeccionar y remitir el pedido u Orden de Compra. Mantener el contacto con el proveedor para asegurar el cumplimiento oportuno (Seguimiento). Recepción, inspección y entrega. “’ • • • Visación de facturas;
:
%
$
■
•
Informar sobre su funcionamiento. i iparaclonos para Comprar • Inquisición o Solicitud de Compra I i el documento o formulario por medio del cual el que solicita hace conocer a Compras su necesidad después de haberla definido. Por consiguiente, toda adquisición debe iniciarse con una solicitud de compra o requisición qué envía aquel que necesita el ojos artículos, a fin de. que satisfagan su necesidad. Esta solicitud puede tener dos orígenes. -
El almacén o control de inventarios, cuando se trate de artículos de stock: Cualquier dependencia para los artículos que se solicitan por primera vez o para las necesidades de un programa,
o
proyecto determinado, en nuevas lineas o aumentos de
producción o ventas, v. ' ': ■ En cualquiera de los casos mencionados es indispensable que en la solicitud se especifiquen detalladamente, los datos de los artículos que servirán a Compras para efectuar la ádqulsición 86
sin
tropiezos
ni
inconvenientes
y
sin
exponerse
á
equivocaciones. ¿os datos que debe tener la solicitud y que deben figurar én formularlos pre - establecidos son los siguientes: 3
Descripción del o los artículos, especificando el símbolo qye lo ídeni§que.
-
Cantidad necesaria y unidad de salida. Fecha en que deben estar disponibles en el almacén. -■ Cuenta a fa que se cargarán.
Utilización que se dará al articulo. Existencia disponible y consumo pasado y presente. Punto de entrega en la entidad. Fecha de expedición y firmas y autorizaciones correspondientes. Además, se incluirán para que sean llenados por Compras, los datos referentes al proveedor y que indiquen: Nombre y dirección. Precio y condiciones de pago. Forma de embarque y embalaje. Poso aproximado. Número y fecha de pedido. Focha de entrega aproximada, a la cual se compromete «I proveedor. Cotización o Proforma Cualquiera sea el origen de la solicitud de compra o fiqulllclón, si la compra procede, dará origen a la solicitud tía collzaclón. Esta solicitud es el documento mediante el cual 10 establece contacto entre Compras y los Proveedores- liara doterminar los mejores precios de adquisición, el mejor llampo de entrega de los artículos solicitados, la forma en i|tio afectuará la entrega, etc., y sobre todo, cual de los proveedores, es el que más conviene. La solicitud de ■■ni!/nclón debe contener los siguientes datos : (ocha de expedición. -. Cantidad que se solicita.
88
-
Unidad de despacho.
MODELO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
A Descripción del articulo con especificaciones detalladas. *• Puntó de entréga. » Plazo de entrega de la mercadería., *
Inspección a la que se someterán los artículos solicitados.
Además debe solicitarse información sobré lo siguiente: -
Precios.
■
Condiciones de pago.
* . Plazo de érÉlega a la que se cómpremete. '
Condiciones especiales que regirán la adqyttÉÉf*; ■ Peso brúló aproximado. *
Productos sustitutos ó alternativas. '
89
MPRAS »MAM IAMENTO.DE . Este Formato no Y Constituye un CO ( Razón Social
pedido
Iffltll ia nos coticen: sus mejores condiciones para los materiales n 1.1"»»*.!..! tihnjo , que entregarse (FOB / CIF) a nuestra empresa, ser deberá | ifOlliaclón entregada a mas tardar el y en caso de ser deberá aceptada se enviará a Uds. clones que se indican . •»!)»!•• d» «cuerdo a las condi IMAD DESCRIPCION PRECIO DESCUENT PRECIO TOTAL ¡AMI LISTA O NETO PARTIDA A
m
TOTAL GENERA L
nuaia 1* («cha exacta de entreaa aue se aarantíza r la (Makanla nos comprometemos a entregar los materiales arriba indicados
ai Htimlldonai anotadas, en las columnas respectivas .
• "M*iM!imij(ornos también a entregarlos dentro del plazo especificado arriJMiCIUM.I.I lm condiciones expuestas en la presente solicitud; •i-hn Firma
90
Esta solicitud debe ser enviada a todos los proveedores, que según los registros puedan proporcionar los artículos que
se
están
solicitando.
Este
aspecto
es
de
responsabilidad exclusiva de Compras, quien en base a su registro de proveedores encontrará los datos necesarios sobre artículos que proveen, cumplimiento en la atención de los pedidos, servicios que prestan, comportamiento en relación con los precios, calidad, entrega, etc. Hay que tener presente que cuando menos deben solicitarse 3 cotizaciones, y que las solicitudes deben remitirse én duplicado para que el proveedor utilice Una copia ál cotizar. Al mismo tiempo que se remiten las solicitudes deberá confeccionarse el «cuadro comparativo - Análisis de Cotizaciones» donde anotará los nombres de aquellos a quienes se les remite la cotización y la fecha de vencimiento de presentación de solicitudes. En este cuadro el día que se abran las cotizaciones recibidas se anotarán los precios y condiciones que estipule cada proveedor, las que servirán para que compras determine cual de los proveedores es if .. que atenderá a la entidad, indicándolo en el cuadro y exponiendo la razón por l a cual se le otorgó la buena pro. 3.
Pedido u.órden de Compra Seleccionado el proveedor o los proveedores que •
proporcionaran el o los artículos, materia de la 91
FORMATOseSTANDARD DE UNA ORDEN DE COMPRA requisición, procede a confeccionar el pedido u orden de compra. Este documento tiene por finalidad autorizar ai proveedor .para que envíe y cargue al comprador Ips mercaderías o materiales especificados en eila. También se puede agregar que el comprador se compromete a abopar e| valor de los artículos que ha recibido. En esta forma y por medio dé este documento se ha establecido una relación contractual entre el comprador y el proveedor, cuyos contactos se Iniciaron con la solicitud de cotización y la oferta o cotización. Por lo indicado, estamos seguro que el pedido en orden de compra es el más importante entre los documentos que emite Compras, por lo tanto, sus estipulaciones deben ser planeadas con mucho cuidado, debiéndose revisar a menudo para modificarlo si fuere necesario. Debe abarcar en forma concreta y precisa, todos los elementos esenciales- de la compra, de manera talque se eviten las malas Interpretaciones, los errores y las posibilidades de cambiar correspondencia al respecto; que quitan tiempo al proveedor y al comprador/
I n ln empresa, debemos procurar "crear estrategias de ubMtecImiento" .para impulsar el cambio de una |i«r«p6ctiva tácita de compras a una estratégica. Un» estrategia de compras bien estructurada, refleja un •nlandlmlento profundo de la dinámica empresarial y
92
i
OUMtlflca la rentabilidad estimada de la invensión. ZONA 2
ZONA 1
DATOS SOBRE EL
DATOS DE INTERES PARA
COMPRADOR Razón Social,
EL
COMPRADOR
dirección, teléfono, dirección
PROVEEDOR
cablegráfica, etc N* de la ZONA 3 DATOS DEL PROVEEDOR Razón Social, dirección, teléfono, etc
Orden Fecha
ZONA 4 INSTRUCCIONES REFERENTES AL EÑVlO ZONA 5 CONDICIONES GENERALES DE LA COMPRA
ZONA 6
PARA SOLICITAR LOS MATERIALES
ZONA 7 FIRMA
93
Y
EL
FORMATO STANDARD DE UNA ORDEN DE COMPRA S Por ser un documento resultante de la solicitud dé compra ^requisición, deberá basarse en ejla indicándose: Fecha de expedición. Número de orden, (pre-impreso para su control) •
Cantidad que solicita í;1;: .íáL^-vv •
• ■ Unidad de despacho.. . ; ' ¡ ■ -
Descripción desarticulo,'!?", ,
•
Instrucciones sobre entrega y expedición o embarque. Facturación y condiciones de pago.
•
Precios.
•
Cláusulas relacionadas con la situación del mercado, naturaleza de las mercaderías, etc. ||l'u ‘
•
Firmas y autorizaciones correspondientes.
La distribución del pedido interesa al Proveedor, al Almacén, a Contabilidad, al usuario y a Compras por lo que el número normal de copias que deben emitirse son seis, con el siguiente destino: Original : Proveedor Copla 1 : Compras - Registro Copia 2 : Compras - Seguimiento
94
i
Copia 3 : Almacén - Recepción Copia A : Contabilidad Copia 5 : Dependencia que solicitó el material.o Usuario.
95
96 (3) (4)
(2)
Verifica Conformidad de especificaciones. Verifica cantidad y calidad Informa a Contabilidad para Pago de Factura.
FLUJOGRAMA
En esta forma, al errarse el pedido se está informando a todos los interesados sobre fe adquisición; que se efectúa ft sobre la fecha aproximada en que se contará con los artículos. <1, El Seguimiento o Contacto en las Compras La responsabilidad dala dependencia Compras no termina con la emisión del pedido, por cuanto uno de los objetivos fundamentales que Compras tiene asignados consiste en: «Mantener la continuidad en el abastecimiento», es deei& evitar que falten los artículos en el almacén: Por lo tanto, al omitir el pedido y enviárselo al proveedor, comienza para Compras, el manteniniento del contacto con el fin de lograr que se cumpla; ps*i enriar tos; artículos solicitados en.la fecha correspondiente; esta labor corresponde al elemento qué dentro de compras defpninamos Seguimiento, y que cómo ss ha indicado jp la ^fiifibución del pedido, debe reéft^ una copia de ésté para poder realizar su trabajo.
Lo Importancia de seguir el pedido a través del proveedor, as
evidente,
ya
que
para
mantener
un
programa
Ininterrumpido de producción o ventas, es necesario contar con los materiales a tiempo. V En cada pedido debe indicarse una fecha para su entrega, (echa que figura en la requisición, en la solicitud de cotización, y por último en el pedido u orden de compra.
Los métodos o sistemas a adaptar para realizar ettiÉÉ¡|0
97
de seguimiento, dependen del ingenio y del conocimiento que de su labor tenga el encargarlo de realizarla,í " Por seguimiento de las compras se entiende al conlrol que debe existir para-que los plazos determinados para cada proceso de adqtÉÉiéri se; ssiTiplan. ;i Asi tenemos qüé para contemplar la adquisición de.yifi requisición, se deberá cumplir las siguientes funciones: Elección de los posibles.proveedores. " ■ (Estudio de Mercados) -
Solicitud de cotizaciones.
-
Recepción de ofertas.
-
Análisis de las ofertas y decisión técnicas - económica
-
Colocación de o/c.
*
Aprobación de o/c.. m
Entrega de la mercaderfa. - Recepción. Para cada uno de estos procesos, se le estipula un tiempo, qpUltj
se
denomina: «Tiempo, típico dé ;compra».
Seguimientos contraía que para cada proceso se Cumpla este tiempo típico, de lo contrario origina una Alffpcíón al Agente erfcargado de la requisición; Se entiende qué estos tiempos deben ser calculados en iase a la experiencia y estadística que se tengarj. Asimismo,' debemos tener en cuenta que son tiempos NORMADLES. En algunos casos (urgentes) se reducen 98
notablemente, y en otros, se puede alargar, . ■ El seguimiento para ser efectivo, debe diseñarse lo más simple posible y contemplar el control sólo de los principales pasoij'de lo coipario, no será muy éfectivo. 5.
Entrega del Material Una vez confirmada la o/c por el proveedor, y salvadas las diferencias que puedan existir, comienza a correr eJ plazo la entrega del material. . En
este
paso
de
intervenir
prirtóipaimehte
«'seguifflliitps»|. quien aüvará al próveedopJen. la feóha estipulada y gestionará el cumplimiento de la entrega de la mercadería en la forma correcta. En el caso debe Mercadería de importación; además £3él embarque hay que
controlar,
encargado
de
y la
activar
el
verificación
desaduanámiénto. cuantitativa
es
El el
Departamento de RECEPCIONES de la empresa. Este departamento hará ias verificaciones correspondientes con la o/c, planos y catálogos u otro material y medios que en ella se estipulen. Para tal efecto, puede hacerse asesorar o auxiliar con el i
usuario,
laboratorio,’departamento,;de
Control
de
Calidad^ etc. ;. Si todo está conforme, emitirá la NOTA DE INGRESO, una
99
de cuyas copias es enviada a Compras (seguimientos). De no estar la mercadería de acuerdo con la o/c, emitirá • nota de rechazó y la regresará al proveedor comunicado al Dpto. de compras que es el único que .debe hacer la coordinación
y/o
reclamó
correspondiente
con
el
proveedor, 6.
Facturación y Pago De ninguna manera el file de una requisición debe cerrarse con el ingreso de la mercadería como comúnmente ocurre. Es responsabilidad del agente, verificar que el pago del suministro se efectúe de acuerdo a lo pactado, de lo contrario, puede originar problemas cora los proveedores que incidirán directamente en suministros futuros. , En muchas empresas la recepción de las facturas no sigue un mismo canal, lo cual origina pérdidas o traspapéleos. Debe existir un sólo organismo encargado de la recepción de facturas de.los proveedores y de los documentos internos (nota de ingreso, guia de remisión), quien previa revisión, dará su Vo B° para el pago correspondiente.
Se débe orientar las acciones del abastecimiento a crear y mantener relaciones estrechas con ios proveedores. Las metas de mejora y las inversiones con proveedores juegan un papel significativo en forjar el tipo de cooperación mutua, para lográr ventajas competitivas.
100
Es importante apalancar la base de los proveedores y capacidad de innovación de éstos. Hoy en día existen proveedores que también actúan como cliente competidor, y hasta socio estratégico, y esa capacidad de innovación, multiplica la oportunidad de desarrollar nuevos productos ó mejorar la calidad de los actuales, .en beneficio de los consumidores.
101
102
CUESTIONARIO DE AUTO EVALUACIÓN 1, Conteste Verdadero o Falso a las siguientes afirmaciones: a)
La .gestión de. compras es un subsistema de la función logística.'
b)
()
La calidad del material se coordina entre los departamentos de Mercadeo y Compras
c)
()
Una vez que Operaciones verifica la recepción de pedidos, * tesorería se encarga de efectivizar el pago.
()
Explique brevemente:
a)
¿Cuáles son las funciones del Planeamiento de Compras?
b)
¿Cuáles son las funciones principales que se le asignan al
()
Area de Compras?
()
o) ¿Cuáles son los principales problemas que afronta el Area de Compras?.
()
¿Cuáles son. los tipos de compra?. ( )
1
103
104
6.
- GESTIÓN DE COMPRAS EN EL SECTOR PÚBLICO NACIONAL El sistema de Abastecimiento en el Sector Público Nacional, CUESTIONARIO DE AUTO EVALUACIÓN constituye ei conjunto Interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atffbuciones, procedimientos y procesos técnitos, orientados al racional suministro, y conservación de los medios
materiales,
asi
como
de
aquellas
acciones
encaminadas a asegurar la continuidad de los procesos productivos . Su ámbito de aplicación, es tanto para los bienes materiales como a los servicios no personales, siendo sus principales procesos técnicos los siguientes: a.
La programación
b.
La Adquisición.
c. d. e.
El Almacenamiento. La Distribución racional. EIDespacho.
a.
La programación, con el fin de determinar, la clase y carítídad de necesidades de bienes y de ser^felos, en general, de todas, y cada una de las dependencias de Cada entidad pública; la fecha para el abastecimiento; el importe
requeridoJisiisténtatorío 105
dei
^respectivo
calendario de compromisos; la modalidad de adquisición o el proceso de selección a aplicar, según el importe total a utilizar, etc.
1. La adquisición, a fin de, una vez que se cuenta con la respectiva disponibilidad presupuesta! certificada por la Oficina
de
Planificación
y
Presupuesto,
aplicarla
modalidad de adquisición o el proceso de selección que de acuerdo á la ley sea el pertinente, de acuerdo al valor unitario o de conjunto.de los bienes o servicios por adquirir procurando, aplicando y enseñando siempre a los usuarios, las ventajas económicas y técnicas significativas de su estandarización. El almacenamiento, instruyendo oportunamente al responsable del respectivo Almacén Institucional, que sólo debe recibir y darla conformidad a los bienes que estén entregando los proveedores o contratistas, siempre y cuando las características propias (calidad, cantidad, peso, medida, volumen, etc.) de éstos, guarden concordancia con las Indicadas en los documentos fuente de entrada girados para el efecto; previendo anticipadamente el lugar apropiado dentro del Almacén Institucional, en el que serán ubicados y colocados físicamente, de acuerdo a su naturaleza y caracteristicas. La distribución racional, en el sentido que la entrega física do los bienes adquiridos con sujeción a.la programación del abastecimiento, a las dependencias solicitantes, se haga con estricta sujeción a sus necesidades reales de las -.*■.■¡
mismas. La distribución de bienes del Almacén 106
institucional puade ser: a los usuarios para uso o consumo inmediato, con pedido comprobante de salida o, a los almacenes periféricos para uso o consumo posterior, con pedido interno do .ilmacén.
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107
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La Ley N° 26850 de «Contrataciones
y Adquisiciones del Estado», vigente
desde el 28 de setiembre de 1998 determina que el órgano rector del sistema dé adquisiciones en el Sector Público Nacional en el consejo Superior de Contratacional y Adquisiciones del estado (CONSUCODE).
Conforme al reglamento Unico de Adquisiciones - RUA, derogado, bienes son todos aquellos elementos materiales, individualizabies que se pueden medir, intercambiar y utilizar para el désarroilo de procesos productivos de diversa naturaleza. El concepto engloba a los artículos materiales, insumos, instrumentos de producción maquinarias, equipos, repuestos y accesorios y otros elementos necesarios para el cumplimiento de metas»,;! En consecuencia la adquisición¥¡ene a ser el procedimiento, técnico establecido,
constituido
por
un
conjunto
de
acciones
técnicas,
administrativas y jurídicas orientadas a conseguir la prioridad, en el derecho de uso o de acceso a la prestación de servicios. Se encuentran sujetas a la presente norma, todas las entidades del Sector público, con personería jurfdjca de derecho público y las entidades comprendidas en e! artículo 24 de la Ley 26703, Ley de Gestión Presupuestaria del estado. Ailmismo, se encuentran comprendidas dentro de los alcances de la presente Ley: Las empresas del estado de
derecho público o privado, ya sean dé propiedad del Gobierno central, regional o Local; y las empresas mixtas en las cuales el control de las decisiones de los órganos de gestión esté en manos del estado y en general los órginteáis y depÉlderiiSlis del Estado a fes que la Ley otorgue capacidad para celebrar contratos. 6.1 PRINCIPIOS QUE RIGEN A LAS CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL 109
Los procesos de contratación y adquisición regulados por esta Ley y Sif reglamento se rigen por los principios de moralidad, libre c o m p e t e n c i a ¿■'Impa reíalld a d, éiei#®ia, •transponía, ecorprnla, vigencia teSnóJógieaf trato jj|$o e igualitario a feados los airiratstas; teniendo como feaiidad garantizar qu’e üs entidades del Sectil Púbftco obtengan bienes y servicios déla calidad requériia,
en
forma
oportuna
y
a
precios
o
costos’;adecuados. PRINCIPIO DE MORALIDAD Todos los actos referidos a la adquisición, antes» durante y ' después del suministro o la prestación deben caracterizarse por la honradez, feracidad, iatarigibiiídáá, reserva, eqtf daá, lesicia ^ proísidad, por parte de Iosi«ep#onis y tófeionarisit iMfcos intervinientes. PRI'líCIPIO DE tóBRE COMPETEíiCW . '■ De conformidad cantos artículos 61* y 62° deMá'Con«H^%i poifllpá def peni y*et Decreto legistatl¥o Jí* 701 modffipf##
por ol Decreto Legislativo N° 807, se elimina toda práctica monopólica; controlísta y restrictiva de la jibre competencia an la producción y comercialización de bieneá y en la prostación de servicios, permitiendo que la libre iniciativa privada se desenvuelva procurando el mayor beneficio de los usuarios y consumidores. Siendo de aplicación lo Indicado a toda persona natural o jurídica sean de derecho público o privado, que realicen actividades económicas. 110
PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD Por este principio, el Comité y los funcionarios que participan nn el Proceso de Selección actúan con falta de designio Anticipado o de prevención a favor o en contra de los contratistas, de lo que resulta la posibilidad de juzgar o proceder con rectitud; PRINCIPIO DE EFICIENCIA Mor la eficiencia todo Proceso de Selección tiende al uso óptimo de los recursos y al logro de resultados en materiá do adquisiciones y contrataciones, aplicando los criterios do calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo, en ese orden do prioridad. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA Todos los actos deben ser diáfanos sin ninguna ambigüedad que pueda poner en duda la imparcialidad, la equidad y la ' moralidad del proceso de Selección. PRINCIPIO DE ECONOMÍA Este es un prineipio rector en los procesos en general; en el Proceso de Selección esta dirigido a lograr ahorro en gastos, en tiempo y en perjuicio a los Postores respecto del proceso. La celeridad es su consecuencia y objetivo, pues procura emplearej menor tiempo posfÉe ai tramitar una adquisición o contratación, sin menoscabo de
las
racionales
acciones
de
control
previo
y
concurrente, las cuales no deben significar instancia, retraso o demora. PRINCIPIO DE VIGENCIA TECNOLÓGICA Los bienes o 111
servicios a adquirir, incluso las obras a contratar, deben estar regido por la tecnología más avanzada, la vigente en el tiempo del Proceso. PRINCIPIO DE TRATO JUSTO E IGUALITARIO Todo postor debe, potencialmente, tener iguales oportunidades en el Proceso de Selección sin discriminación alguna. 6.
2. DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LAS ADQUISICIONES Y CONf RATACIONES La Ley establece que cada entidad establecerá la dependencia o dependencias responsables de planificar los procesos de adquisición o contratación, señalando en sus manuales de organización y funciones o dispositivo equivalente, las actividades que competen a cada cargo, con la finalidad de establecer las responsabilidades que le son inherentes. Cada entidad elaborará un Pian Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Dicho Plan debe prever el tipo de bienes y »orvicios que se requerirá durante el ejercicio presupuesta!
I
■ *'
y el monto del presupuesto requerido. El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones será aprobado por la máxima autoridad administrativa de la Entidad antes de Iniciado el año calendario. Al finalizar el año calendario, la dependencia presentará 112
un Informe de la ejecución del plan, en el que se dará cuenta do la ejecución real de lo planeado y de las adquisiciones o contrataciones extraordinarias que se efectuaron. Este Informe servirá para la evaluación de ia gestión
de
la
dependencia
y
de
los
servidores
responsables.
13, NORMAS ESTABLECIDAS EN LA LEY GENERAL DE PRESUPUESTO PARA LAS ADQUISICIONES EN EL SECTOR PUBLICO Do conformidad con la Ley de Presupuesto del Sector Público para el año 1999 - ley N° 27013 - Capitulo II - Art. 6\ los montos a que se sujetan las licitaciones públicas, concursos públicos y adjudicaciones directas, son los ilgulentes: *) Para la contratación de obras:
Licitación Pública, si al valor referencial es igual o superior a S/. 900,000 ( Nuevos Soles )
113
Adjudicación Directa, si el fataf/eferenEfc) es inferior a Sf, 900,000 ( Nuevos Soles | Cuando el monto del valor referencial de isa obra pública sea igual o mayor a S/. 4'05Ó,000, el organismo ejecutor no podrá ejercer la supervisión y cowií de obras, debiendo ser contratada obligatprlijpsnte. b) ‘ Para la adquisición de bienes y suministros: •
- • Licitación Públfea, si. e| valor referentíal es Igual o superior a SI. 350,000. ■ - Adjudicación Directa, si el valor referencia! es • inferior a SI. 350,000 c| Para la contratación de senüis ¡fie oorisajtorfa. tales '■ forno prestaciones dé eití¡f res asíle servicios, compañías de seguros, contratos de arrendamientos ño finaneietos, ÉíiyesttgaAnés,'
proyeirfol;'
estudióla
disetes,
supervisiones;* Inspección ti,. gerenfias. , géitSsnes, auditorias, asesorías Concurso Público, if ll valor referencial es igual o superior a S/. 150,000 Adjudicación Directa, si el valor referencial es inferior a SA 150,000 . La de auditorías externas, se realiza de . conforriidad con las normas quefjgert al Sistema Nacional de Control. • 114
OFICINA fONTROt, CONTA81»»• PATRIMONIAL (1) DEOFICINA BIENES SJERV|CIOS UOAD Y TESORERIA Y/OALMACEN IIÍHADQUISICIÓN AN OJICINA
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' La aplicadón del presente artículo de la de Presupuesto, se realiza en concordancia con la Ley N' 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su.Reglamento aprobado por el D.S. N" 039- K ■ 98-PGM del 28-Set-98. .
6.
4 PROCESO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES Para ser postor de obras ser requiere estar inscrito en el registro Nacional de Contratistas y no estar incluido en el registro de Inhabilitados para contratar con el estado. Este último requisito es también válido para el caso de adquis ¡dones, sumih^fós, servfctos generales y consuitória. El reglamento establecerá la organización, funciones y procedimientos de los Registros, asi como los requisitos para la*ínscripción #ficlus¡ón y la periodicidad pon ía que ■o publicará en el Diario Oficial «El Peruano» la relación de Inhabilitados! Los Registros deberán observar los pringos conten ¡dos en la Ley de Simplificación Ad WiiÉtr#!®. fin todos los casos para ser postor; se requiere no tener »»inción vigente según el registro de Inhabilitados para contratar ,con el estado; para el efecto bastará que en la propuesta el postor presente una Declaración jurada, la intima que, en caso de ser favorecido con la buena pro, iltberá reemplazar poctlft cerificado emttáo por el regiitró flipictlvo.
Están Impedidos de ser:
m
Postores a)
El Presidente y los Vicepresidentes de la República, •los representantes al Congreso, Ios-Ministros de Estado, los Vocales de la corte Suprema de justicia de la República, los titulares y los medios del órgano colegiado de los organismos
constitucionalmente
autónomos
y
el
Presidente del Instituto Peruano de Seguridad Social, hasta seis meses después de haber dejado el cargo; b)
Los titulares de instituciones de organismos públicos descentralizados, los alcaldes, los demás funcionarios públicos, los directores y funcionarios de las empresas del estado; las personas naturales de la Entidad que tengan intervención directa en ia definición de necesidades, especificaciones, evaluación de ofertas, selección de alternativas, autorización de adquisiciones o pagos;
c)
El conyugue, conviviente o los parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad y el segundo de afinidad de las personas a que se refiere los literales precedentes.
d)
Las personas jurídicas en las que las personas naturales a que se refieren los literales a), b) y c) tengan una participación superior al cinco por ciento del capital social, dentro dp los veinticuatro meses anteriores a la convocatoria;
e)
Las personas naturales o jurídicas que se encuentren sancionadas administrativamente con inhabilitación 118
temporal o permanente para contratar con entidades del Sector público. En los casos a que se refieren los incisos b), c) y d) el impedimento para ser postor se restringe al ámbito de la jurisdicción o sector al que pertenecen las personas a que refieren los literales a) y b). En el caso
de
los
organismos
constitucionalmente
autónomos, el impedimento se circunscribe a las adquisiciones y contrataciones que realizan dichas entidades. Contratistas Las personas naturales o jurídicas, que tengan obligaciones pendientes con el Instituto Peruano de Seguridad Social, asi como con las entidades prestadoras de salud a que se refiere ia_Ley N° 26790, con la Oficina de Normalización Previsional o las entidades del Sistema privado de Pensiones,
con
la
Superintendencia
nacional
de
Administración Tributaria, o con la Superintendencia Nacional de Aduanas, por ' deudas vencidas hasta el mes anterior a la fecha de suscripción del contrato.
No puede ser contratista aquella persona natural o jurídica
que
haya
participado
como
tal
en
la
elabOraíÉbn de los estudios o información técnica previa que da origen al Proceso de Selección y sirve de base para el objeto del contrato, salvo en el caso de los contratos de supervisión. Las propuestas que contravengan a lo dispuesto en el presente articulo, se tendrán por no presentadas, bajo responsabilidad de los miembros del Comité. Los contratos celebrados en contravención de lo dispuesto anteriormente, son nulos, sin perjuicio de las acciones a que hubiere lugar. REQUISITOS DE LA CONVOCATORIA En toda Licitación Pública o Concurso Público se deberá observar obligatoriamente lo siguiente: I. Realizar la convocatoria pública a través de la publicación de la misma por lo menos en el Diario Oficial El Peruano, en uno de circulación nacional y en otro de circulación en la localidad en que realiza la Licitación Pública o Concurso Público. El aviso deberá contener por lo menos:a) La identificación de la Entidad que convoca; b) Et proceso de selección; |p La descripción básica de los bienes, servicios u obras a ejecutarse; d) Las oficinas donde pueden recabarse las bases y su costo; 120
e) La fecha, prevista para el acto público de presentación de propuestas y para el acto de adjudicación de la buena pro; f)
y, El valor referencial.
La existencia de un plazo razonable entre la convocatoria y la presentación de ofertas, el plazo será establecido por la Entidad del Sector Público atendiendo a la urgencia y características propias de cada proceso. En ningún caso el plazo entre la convocatoria y la presentación dé propuestas será menor a veinte días hábiles. La existencia de bases aprobadas. En el caso de obras, adicionalmente, se requerirá de la existencia del expediente técnico. La celebración de acto público para la presentación de propuestas y para la publicación. La convocatoria a un proceso de adjudicación directa se •fectúa a través de su publicación en por lo_menc-s el Diario Oficial El Peruano y en otro de circulación nacional o local. L» convocatoria a un proceso de adjudicación directa de monor cuantía, se hace mediante invitación a no menos de Iros postores, en el caso de contratación de obras y ooniultorla. i
Previamente conviene hacer una distinción entre adquisición y compraventa, pues algunos textos legales asimilan ambas categorías. Adquisición es un término más extenso que
121
7.2 Contrato de Transporte compraventa y puede originarse a título gratuito; en cambio la compraventa siempre lo es a titulo onerosp. «La adquisición en sentido jurídico no es otra cosa que la incorporación de un derecho al patrimonio del adquiriente que deviene asi titular del mismo, puesto que el patrimonio es un conjunto de relaciones jurídicas». La compraventa es un acto siempre a titulo oneroso, que en todo caso puede ser considerado de adquisición derivada y que excluye otro tipo de adquisiciones, como lo podrían ser la accesión, la donación, la sucesión o el comodato. El contrato de compraventa constituye la figura típica del Comercio Internacional y el medio que posibilita la mayor circulación de diviáas . 7.1 Concepto La compraventa internacional representa una de las funciones básicas del comercio exterior: la de transacción. Es una operación de intercambio por medio de la cual se entrega una cosa determinada contra su^equivalencia en dinero.
Ampliamente
puede
definirse
como
una
convención mutua en virtud de la cual se obliga el vendedor a entregar la cosa que vende y el comprador el.precio convenido por ella. Es un vinculo entre la producción y el consumo Internacional de bienes y servicios. Si la compraventa es un acto de intermediación, quiere decir que es un hecho comercia.l; luego,la figura cpe dentro de los limites de Jos eventos mercantiles donde con más propiedad 122
debe considerarse, a diferencia de la compraveÉtócMiqijJe es*un acto de consumo; compr-o para satisfacer mi ¡necesidad; ei fin se realiza en el acto Mismo de la operación, sin que continúe el tránsito ni del negocio jurídico ni del bien. El otro ingrediente de'la compraventa, y que le da singularidad es el ánimo de lucro, la especulación, que está alejada de la compraventa civil en la que el sujeto busca racionalmente reducir costos para adquirir un bien que lo satisfaga, sin trasladar a otro el pago de dicho costo y percibir lo utilidad prevista por tal acción. «El ánimo de lucrar es necesario, aun cuando posteriormente el comerciante no obtuviera utilidad en la reventa. Además, el comerciante adquiere las cosas para revenderlas. luego, la compraventa internacional se caracléffca por a) Un acto de intermediación. b) Tener un fin especulativo, es decir buscar un lucro. c) Una relación Intersoberanla, ya que la mercancía o servicio circula por ordenamientos jurídicos distintos, il) . La conexión de dos contratos simultáneos, y sucesivos, , uno que vende, en este caso el exportador; y otro que compra, en este caso el importador, constituyendo una operación económica única. Uno de los contratos que se derivan del contrato de compraventa, aun cuando es autónomo, es el de transporte, ya que si él no podría viabilizarse o ejecutarse el objeto principa! de la operación de compraventa: hacer legar al 123
7.2 Contrato de Transporte comprador las mercaderías o el equipamtóio.’fc^^o ®, los
icaatraíOs
complejos
como
el
tutn-key,
elJspsin§
jffeiiiaBíonftl, countertrading o el de construcción pesada, Síi ejecución’ da origen a la formación de esta figura coitíractutp Una primera delimitación es necesario efectuar: el coftrata de transporté en general ha sido diferenciado en civil fr comercial. El primero es aquel que se hace a titulo gratuito, sin compromiso obligacionai ni moral alguno, y el segundo tiene siempre un propósito y un animus lucrandi. Son estos últimos a los que nos estamos refiriendo desde que nuestra tarea está referida a los contratos de comercio internacional en los que hay un contenido patrimonial inmediato. Se puede conceptualizar este contrato como aquel según el cual una persona natural o jurídica denominada el porteador se obliga a efectuar el traslado de mercaderías, por medios propios o ajenos de un establecimiento ubicado en un Estado a otro, según lliícácfeíU óMgación asumida por otra persona denominada expedidor, debiendo abonarse por ello una suma de dineroconóa¿fporte o flete. . Por otro lado, respecto a tai sujetos que .intervienen en este contrato
a#e® qye ¿on tres:.el porteador,
el cargador y céftslgnatwto- " ' a) Porteador. Es fe ^trsMa natifll 0 ^iSMIla que as.ume la obiigaiMl, f la responsabilidad de realizar ¡ü . transporte, por ellg tai®|rt se'le c®#ee equo transportador o transportista. No necesariamente 124
^importa que realice el transporte ni aún siquiera que sea el operador, si sobre él recaen los riesgos del cumplimiento de la obligación de transportar, • Este sujeto, también conocido con el término de exped^füife en algunos casos puedé'||rfífpf¡al, como es laiwgdlldad dellipsppíg com$|nado o mÉÈéàsM». b) Cargáálí;Es;f#|n slíiéita el transporté^ quÉfi adquiere el derecho a eligir su plena realización'. Por ello, la mayoría de Jos CÓcSfos de Comercio de A3f#tì|a latina señalan que si el comMÓnísta actúa en nombre fli£2g¡$ú, asume las obligaciones del cargador, ' c) Destinatario. Es la persona a cuya orden van las mercancías. Usualmente es el comprador, dentro de las reglas de la compraventa, pero puede ser una tercera ,¡(.)-,h;pérsona
no
ha
comprado precisamente el bien.' • #
Muchas son las modalidades del contrato de transporte, dependiendo del medio físico a través del cual opera, '
125
Las principales modalidades son: Terrestre, por ferrocarril, fluvial, lacustre, aéreo, multimodal y marítimo, todos los cuales serán referidos en el último capítulo del presente Manual. 7.2.1
Términos del Comercio Internacional Son usos y prácticas ordenados por gremios, ■ asociación de países u organismos internacionales que complementan el contrato de compraventa internacional,
ya
que
a
través
de
reglas
estandarizadas las partes conocen con antelación el punto de transmisión del riesgo y las obligaciones que están asumiendo. Hay quienes consideran que son contratos de compraventa, sin embargo están desprovistos de la relación obligacional directa. Son usos ordenados y estandarizados que complementan al contrato de compraventa y que posibilitan fijar determinadas situaciones, tipos en las cuales se pueden ver involucrados los operadores dentro del largo espacio entre la fábrica y el punto de distribución internacional. El riesgo de pérdida o deterioro de las mercaderías, asi como la obligación de asumir los costos relativos a las mismas, se transfieren del vendedor al comprador en el momento en que el vendedor cumpla su obligación de entregar o «poner a disposición» las mercaderías. 126
LOS INCOTERMS .♦
Eslos términos fueron diseñados por la Cámara de Comercio internacional de París en 1936 a fin de precisar las obligaciones de las partes y el punto de trasmisión del riesgo. Estas definiciones han sufrido una serie de revisiones (1953,1967,1976,1980) hasta el actual de 1990, que se conoce en sus siglas en inglés como Incoterms (International Commerce Terms). Su finalidad esencial es determinar claramente el punto en que una de las partes trasmite el riesgo a la otra, a fin de garantizar el derecho de pago y el de libre disposición de la mercadería. Definen la responsabilidad de los contratantes y el lugar físico de su cumplimiento de una forma simple y segura, eliminando cualquier zona gris en la entrega o puesta a disposición de las mercaderías. Adiciónalmente, se refieren a otros aspectos como el transporte, el seguro, manipulación, embalaje, gestión y entrega de la documentación. I ixlsten trece términos según la última versión de la Cámara de Comercio internacional, que se han clasificado en cuatro grupos como se aprecia en el gráfico. I. »tos grupos o familias se han identificado con las letras E, K,C.yD. El grupo «E» contiene el único término (EXW) mediante el cual el vendedor coloca las mercancías a disposición del
127
compradoren su propio domicilio olocal de producción que puede ser una fábrica, Industria, almacén, plantación, coíiforme Jo pactado en áí contrato de cóífípravenfe. Euial razón, el exportador debe facilitar tas mercaderías y la factura comercial ó el mensaje electrónicocójTespondiente asi como prestar al comprador, a pedido,' riesgo y costo de éste, toda la asistencia en la obtención dp cualquier licencia de exportación u otra oficial necesária para M d e las mercaderías. El grüpo «F» contiene los términos según los cuales el vendedor debe enviar la mercancía en lo que respecta a su transporte, de conformidad con las instrucciones dadas por el comprador puesto que es éste quien debe concluir el contrato de transporte y designar el transportador. Este grupo comprende los términos FCA, FAS y FOB. Para articular este grupo hay que tener en cuenta las reglas ISO (Internacional Standard Organizaron). Según el grupo »JG«, el vendedor lia de encontrar el Sansporte
éstas
cond
iciones
fíe
ccftyrnbró,
pe®i’.®1ftasí*Ér el riesgo de pérdida o daño de la mercancía o de costos adicionales debido a hechos acaecidos después de su enffe o despacho. En este grupo se encuentráifbs téptihos CFR, .C1F, CPT y CIP. En todos ellos es necesario haeer eonstar el plinto hasta donde se ha de pagar el transporte, 128
pues ésa es una ©ligación del ipndedOí; donde 10# LOS INCOTERMS Jeágos de pérdida o averia de tos productos, así EoniM&H costos adicionales resultantes de los acontecimientos que
129
después de la entrega de la mercadería al medio de transporte, recaen en el importador. Estos término son de la misma naturaleza que el grupo «F», por cuanto el vendedor viabiliza ei cumplimiento del contrato en el país de embarque o de despacho; aun cuando, particularmente, se deben articular con mucho cuidado al momento de añadir obligaciones del vendedor referentes a un tiempo posterior al mencionado «punto critico» de la transferencia del riesgo. Según la propia'naturaleza de los indicados términos, el vendedor está exonerado de todo riesgo o costo
suplementario,
una
vez
que
ha
cumplido
debidamente con su contrato, encargando el transporte y entregando la mercancía al transportador o consiguiendo un seguro (CIF yCIP). Los términos «D» son totalmente diferentes a los ya señalados, pues en este caso el vendedor responde dé la llegada de la mercancía al lugar de destino. El vendedor soporta la totalidad de riesgo y de costos para hacer llegar el bien al lugar convenido. Este grupo reúne cinco términos como: DAF, DES, DEQ, DDU y DDP, los cuales püeden aglutinarse en dos subgrupos: los DAF, DES y DDU, en los cuales el vendedor no tiene que entregar la mercancía despachada de importación; y los DEQ y DDP, en los qué tiene que despacharla. ,l'1.••
De todos ellos el término DDU es una novedad en la versión Incoterms 1990, que posibilita al vendedor a entregar la mercadería en el país de origen, sin despacho
de importación y sin pagar los derechos. Sin embargo, a la luz de la experiencia, no es recomendable que los operadores latinoamericanos, principalmente vendedores, usen este término pues trae el peligro de una demora prolongada
en
el
despacho
y
es
extremadamente
arriesgado comprometerse a entregar la mercancía más allá del punto de despacho de aduana. Los Incoterms 1990 deben ser estudiados conjuntamente con las reglas de la Convención de Viena de 1980, sobre compraventas internacionales de mercaderías; tal es el caso de las costumbres y usos locales, que deben ser observados al momento de firmar un contrato de compraventa y que mantienen su existencia aun por encima de las propias estipulaciones de los términos ya enunciados.
Es,
entonces,
recomendable
que
los
operadores de comercio internacional estén debidamente informados de tales costumbres cuando negocien un contrato y que establezcan cláusulas precisas que se superpongan a cualquier interpretación de los Incotermes. Otro, es el caso del embalaje, donde la obligación del vendedor de embalar la mercancía puede modificarse según el tipo y la duración del transporte previsto, pero que dicha exigencia es válida en la medida en que se lo hagan saber al vendedor en el momento de cerrar el contrato. a) EXW. En fábrica (ExWorks) "En fábrica" significa que la única obligación del vendedor consiste en facilitar la mercancía en sus
131
locales o '»IfistaJacícMfs BteSIÉEfc fábrica^, en particular, si ¡no es Èt el responsable de cargar la mercancía en ei vehículo ' sürrfeistrado por el comprador, a no ser que se Éajr’ acordado otra cosa. El comprador corres con todos tai costos y riesgos que entrañan el transporte de la mercancía desde allí hasta el punto de destino deseado. Este término supone, pues, la obligación mínima para el vendedor y es el más conveniente para el exportador latinoamericano, ya que únicamente está obligado a entregarla m e rea d erta con forme áülratóyp facilitar toda la asistencia para la obtención de cua!qtíí§!;fc|f#ɧ de exportación o autorización gubernamental. b)
FCA. Franco en el Transportista (Indicando el tugar) Se ha establecido este término, también conocido como free para indicar libre de. derechos en el transportÉl* Sirve para atender las exigencias ?if| transporte moderno, en partteular èi denominado ' «multimodal», como el dé cppteédores o el transbordo de rodadura en ref^qpes y bü^ies transbordadores. Se basa en el misnio|rtfcípio general que el FOB, con la diferencia de que el vendedor cumple sus obligaciones cuando entrega la mercancía a la cu.stoctla del transportista en el lugar convenido; Si no es posible * designar un punto preciso en el momento de firmar el ' contrato de compraventa, las partes deben referirse at ■ lugar o a la zona dónde el transportista debe hacerse cargo de la 132
mercancía. El riesgo de pérdida o daños de la mercancía se transfiere del vendedor al comprador, entonce*, f «s en la borda del buque. Transportista es toda persona que ha suscrito, o en cuyo nombre se ha firmado, un contrato de transporte. Cuando el vendedor
tiene
que
proporcionar
un
conocimiento
de
embarque, hoja de ruta o recibo
de
carga,*.cumple
plenamente
s<|
óbj¡ga¿#is
presentando ese documentó expedido por uñé persona definida de ese modo. Este término puede ser utilizado en cualquier modalidad de transporte, incluso el multlmodal, por ello es que cuando se señala el «terminal de transporte» si§éiSea una estación de ferrocarril, de carga, un terminal de contalners o patio o cualquier punto terminal de recepción; c) FAS FAS quiere decir «franco al costado del buque» [Free along $100
Con meglo a estacláisylf elvendeáir cumple sus obligaciones cuando se ha puesto ía mercancía al costado del bu|j®;, en el muelle o en barcazas. Esto significa que el comprador llene que correr con todos los costos y riesgos de pérdida o daño de la mercancía a partir de ése momento. Procede señalar que, a diferencia
delFOB,
estiAfti&íO
imponi?
al
comprador
la
obligación de despachar la mercancía ‘ para la hpEatoti^É%, Sin embargo, ella no puede li# -IfPOáfida cuando a| comprador na paedgk ci)f#ssia o atender las formalidades de expo||a¡^ópf d) FOB FOB quiere deÉf’ífenco a bordo» (Free árUÉM^ El vendedor
133
coloca a bordo de un buque la mergarMi eft el puerto de embarque convenido en ei ffPpÜP'fe compraventa. Se transfiere el riesgo de pérdida o daño del vendedor ai comprador cuando la mercancía ha pasado la borda dfi buque en
el
puerto
de
embarque
’del|¡ría3©.
Ekfe^irtM^úéíiJlOTliradoítertlFilié asumir todos los costos y riesgos de pérdida o daño a las ma^papcías a parttcde aquel pi»|pY ■ e) CFR CFR quiere decir «costo y flete» (cosí and
El
vendedor tiene que pagar los costos y fletes necesarios I para llevarla mercancía al punto de destino Conf#ii®|,. pero se transfiere el riesgo de pérdida o daño, ,tÉ céiS), el de cualquier aumento de los costos, del vtndeisrff' comprador, cuando la mercancía pasa la borda del buque en el puerto de embarque. : ' f) CIF CIF quiere decir «costo’ seguro, flete» (Cosí, ImééfBBm and
(reighi). Este término es básicamente
a
CFR, perp ei vendedor tiene que hacer, ad-iliáij Él ,,. ■ seguro marítimo contra eí riesgo de pérdida o daño de "iá mercancía durante ei transporte. El vendedor establece el contrato con el asegifitíKf ¡T“- paga la prima de seguro. El comprador debe tener en '
134
cuenta que a la luz de este término, a.diÉ áti vendedor obtener el seguro apenas con cobertura mínima, según el Instituto de Corredores de Seg® de Londres o cualquier entidad similar. Este seguro mínimo cubre el precio estipulado en el contrato’más un '10% y deberá ser cotizado en la moneda del contrato. i
. . ..
El riesgo se trasmite a partir ¡dei. momento til ¡fie 'i pisado Ja borda diihll^len eifitìiiito deembarqül. g) CPT. Flete o Porte ^Pagado hasta ” Al igual qüe CFR, «flete o porte pagado hasta í.iüfñta$pÉi or
carrikge paid (o) quiere decir que el vendedor paga los fletes de la mercancía hasta el punto fe tfiSfto convenido. Sin embargo, el riesgo de pérdida o dafto de la mercancía, asi como el de cualquier aumento de "los costos, se traniferen del vendedor al coSBjpracior cuando se entrega la mercancía a la custodia de! primer ibmpAsp^ y té en la Iwrdi *|gí buque' #s puede emplear en todas fes. formas de transporte, iÉsiüidas las operaciones miilimodales y el trasporte en contenedores o ej transbordo de rodadura en remolques y buques transbordadores. Cuando el vendedor
tiene
que
proporcionar
un
conocimiento
de
embarque, úna tìqjàsÉe-rutà o ün rècfbo de caifglj cumple plenamente f MI |b%a¿ohé§ jPHÉfHiBAi ÉssgáoeiHíerÉD expedido por la persona cori'la "cuál haoóntrátado el twiporte há'sta el "punto de desirid dgm^B^kk,, h) CIP. Flete o porte seguro pagpdo hasta Este término (Freight orcarriage and ¡nsurance paid to) es idéntico a «flete o pórte pagadohasta ...», pero el 135
vendedor tiene que hacer, además, un seguro de transporte contra el riesgo de pérdida o daño de la mercancía
durante
el
transporte.
El
vendedor
establece él contrato con el aseguradory paga la prima del seguro. El vendedor es apenas obligado a obtener el seguro con cobertura mínima. i)
r
■ SSf
DAF. Entregado en frontera "Entregado en frontera" (Delivered at frontier) quiere decir que él vendedor ha cumplido sus obligaciones cuando llega la mercancía a la frontera, pero antes del limite aduanero del país convenido en el contrato de compraventa. El término frontera puede ser usado para cualquier frontera, incluso la del país de exportación, por lo que es de vital importancia que sea claramente determinada. Este término está concebido principalmente para su uso cuando la mercancía ha de transportarse por ferrocarril o por
carretera,
pero
se
le
"puede
emplear
independientemente de la forma.de transporte. J) DES. Entregado desde abordo
Ex shipo delivered ex ship quiere decir que el vendedor ha de poner la mercancía a la disposición del comprador a bordo del buque, en el punto de destino convenido
en
el
contrato
de
compraventa.
El
vendedordebe hacerse cargo de todos los costos y 136
riesgos que entrañe el transporte de la mercancía hasta el puerto de destino designado. k) DEQ. Entregado en muelle "Entregado en muelle“ (Delivered ex quay) quiere decir que el vendedor pone la mercancía a la disposición del vendedor en el muelle, en el punto de destino convenido en el contrato de compraventa. Él vendedor debe hacerse cargo de todos los costos y riesgos que entrañe el transporte de la mercancía hasta ese punto. Sé emplea dos variantes de los contratos sobre muelle: «sobre muelle libre de derechos» y «sobre muelle derechos a cargo del comprador». Con arreglo a esta ultima cláusula, la responsabilidad de los trámites de importación de la mercancía Incumbe al comprador y no al vendedor. Las partes contratantes deben siempre hacer la descripción completa de estos términos, es decir «sobre muelle Ubre de derechos» o «sobre muelle derechos a cargo del comprador» para que queden bien claro quién és el responsable de dichos trámite^. I) DDU. Entregado sin pago de derechos El término DDU (Delivered duty unpaid) significa que el • vendedor
cumple
su
mercaderías
137
obligación
cuando
¡as
hubieran sido puestas a disponibilidad en el local designado en el país de importación. El vendedor debe asumir todos los costos y riesgos derivados de llevar las
mercaderías
hasta
su
destino
(excluyendo
derechos, Impuestos y otras cargas tributarias de importación), asi como todos los costos y riesgos derivados
de
las
formalidades
aduaneras.
El
comprador tiene que pagar cualquier costo adicional y asumir cualquier riesgo causado por su omisión en desaduanarlas mercaderías. Si las partes desearen que el vendedor cumpla las formalidades aduaneras y asuma los costos y riesgos resultantes, tal hecho debe ser precisado^ con una declaración para tal efecto. SI las partes desearen incluir en las obligaciones del vendedor alguno de los costos adeudados en razón de IA
importación de las mercaderías (como por ejemplo
el VAT, valor agregado al flete), ello debe ser aclarado Indicando: Delivered Duty Unpaid, Vat Paid (... named
place oí destination},. I lie término puede ser usado independientemente de l«t modalidad del transporte. m| OOP. Entrega libre de derechos I I lérrrilno «en fábrica» supone la obligación mínima dol vendedor; en cambio, «entrega libre de derechos»
138
(Dollvtred duty paid), seguido de la designación de los locales del comprador, constituye el extremo opuesto, es decir, la obligación máxima del vendedor. Significa que el vendedor cumple su obligación de entrega cuando torna las mercaderías d isponibles en el lugar designado en el país de importación. Si las partes contratantes desean que sea el vendedor quien se haga cargo de los trámites de Importación de la mercancía, pero excluyendo algunos de los costos pagaderos por la importación de la mercancía -por ejemplo, el Impuesto s obre el valor agregado (IVA) o impuesto general a las ventas (IGV) u otros impuestos similares-, se deberá precisar esta circunstancia añadiendo con tal fin las palabras pertinentes (por ejemplo: «excluidos el IVA y/u otros impuestos»). Los términos descritos anteriormente permiten a las partes articular sus dive: rsas condiciones y obligaciones, haciendo uso para caso de la cotización, entrega de .documentos y transmisión del riesgo, de cualquiera de los trece términos indiciados anteriormente.
139
INCOTERMS 1990 Qrupo"E" ttnllda
EXW
Ex Works
OfUpo "F"
FC
Hin pago transporte
FAS FOB
Free On Board
CFR
Cost and Freight
CIF
Cost, Insurance and Freight j
CPT
Carriage Paid To
A
Fre Carrier Free Alongside Ship
(ilnelpal Crürupe'C"
UtiM pngo transporte CIP ■1 :lltui'o :
"D"
1 Ingrid«
m "'
Carriage and Insurance Paid To...
DDAF
Delivered At Frontier Delivered
DES
Ex Ship Delivered Ex Quay
DEQ
Delivered Duty Unpaid Delivered
DDU
Duty Paid
DDP
L— ------------------------------------------------------
141
METODOS DE COMPRAS
Cualquiera que sea la compra que se realice, es conveniente adoptar un método determinado para efectuarla. Estos.métodos pueden ser: a) Según los factores que intervengan en la determinación de cuándo se comprará; y b) Según la forma de compra. a) Según la determinación de cuándo se comprará.
1. Ajustados a las necesidades. En general, son las compras realizadas para producir a pedido específico de un cliente. Se solicitan sólo cuando elartículo es necesario. Su frecuencia de consumo es ocasional y, por lo tanto, baja. Cubre situaciones urgentes y generalmente no se mantiene stock
de
productos
definido.
Se
necesita
de
proveedores confiables y honestos para que no especulen sobre la urgencia de la compra. * ' • i1
2. Para periodos específicos. Tal comb su nombre lo indica, se trata de adquirir artículos,
para
un
determinado
periodo.
Sus
características son: Ser utilizado, generalmente, para artículos de 142
consumo regular;
Que las variaciones de precio de los artículos sean significativos; Que el periodo para el cual se compra no sea fijo, sino basado en el control de existencias y en las variaciones de la fabricación. Que la economia que pueda obtenerse, afecte el periodo de compra y al costo de almacenamiento. Que la cantidad que se adquiera, abarque al fijado por el programa o plan de producción o por el consumo del almacén. 3. Según la situación del mercado. Por medio de este método se realizan compras tratando de aprovechar las fluctuaciones de los precios en
el
mercado.
Se
caracterizan
por
estudiar
constantemente las tendencias del mercado, y de acuerdo a ello, se establece la cantidad por adquirir (si la demanda es alta , se adquieren cantidades para necesidades inmediatas; si'la oferta es alta , se compran mayores cantidades). Igualmente
pueden
establecerse
143
contratos
para
entregas especiales , que generalmente se utilizan para adquirir productos de consumo estable. Proporcionan grandes economías, pero demandan mayores espacios de almacenaje y controles más exhaustivos. 4. Especulativas. ' Este método de compra es asumido por ia alta dirección e implica ÉÉ mayor riesgo que el normal, pues generalmente se adquieren grandes :S¿o|8ades con
la
Élea
de
gárisf
f
inep
revendiendo
1§Sexcederttef •. mtPCado, © asegurar C/n alto s toe fe.. No se toma ei el plan de producción, pues su objetivó es el '“lucro,' lnfÉSlzart%rancahí|íad de efec!{v|s|treqyjererí ' mucho espació de almacenaje. Si bien pueden generar * grandes ganancias, la posibilidad de que el material comprado devenga obsoleto supone el riesgo de grandes pélÉdáS í' Según la forma de compra 1. Compras por contrato Se estipula un contrato con el proveedor, según el cual, ' por un p»®^ deteftliado, se eiÜegarÉlips artículos solicitados de acuerdo a un cronograma. Con esta forma, escalonando entregas, se aprovechan'mejores precios, no se inflan ios stocks y se asegura ei aba sí e cimie n{o c o n tí n uo. Necesita de permanente
144
•' asesoría legal y precisión muy adecuada de los puntos < del contacto en lo referente a formas de pago, ‘ inspecciones, menteifpierfQ de la calidad, etc. 2. Compras en partidas agrupadas En este caso, se trata dé artículos de menor consumo. Estos artículos tienen un costo de adquisición mayor > que el precio del bien mismo y se adquieren en un sola operación. Con esta forma se logran economías importantes, se despierta el interés del proveedor (quien puede hasta mejorar sus precios) y los costos de tramitación disminuyen. 3. Compras con arreglo ai plan de producción En realidad, adquirir artículos bajo esta forma significa . lo mismo que utilizar el método de compras de pedido continuo. Permite un mayor acercamiento a. los proveedores, como también mantener controlado el nivel de existencias y reducir los costos de adquisición. Lo . recomendable, en esjp método, es entregar copia de! plan de producción a los proveedores, para que lo conozcan con antelación y estudien la factibilidad de atendernos. 9. COSTOS LOGÍSTICOS La determinación de ios costos ioglstícos es uno de los aspectos esenciales y de mayor importancia para efectuar ün análisis completo del sistema loglstíio de una empresa, pero al mismo
tiempo la obtención de dichos costos es difícil, en razón de que los elementos que lo constituyen y que afectan al sistema, no soh medidos por los procedimientos contables de costos industriales o finaruSieros empleados üualmente .e» las compañías. A continuación se describen ios diferentes tipos de costos que tienen relación las actividades logísticas y que deben ser conocidos por los ejecutivos del área para poder analizarlos, controlarlos y evaluarlos, en pro de una mejor administración de todos aquellos insumos, artículos o materiales que maneja el área logística. 1,
Costo Unitario. Se refiere al precio de compra, más los gastos relacionados con los fletes, aduana, transporte a destino, etc. en los materiales importados. En el caso de los materiales nacionales se considera como costo unitario al precio de los artículos puesto en los almacenes de la empresa. Costo de renovación. También llamado de Adquisición, es la suma de todos los gastos inherentes al abastecimiento de materiales en un lapso determinado, generalmente en un año, dividido entre el número de órdenes de compra emitidos en el mismo período de tiempo.
V
Los gastos que se efectúan para la renovación de las existencias o para su adquisición se puede clasificar en: a) Gastos de ordenar. Se denomina así a la suma de todos los gastos efectuados desde la preparación de la requisición
146
hasta la emisión de la orden de compra y su envío al proveedor (sueldos y leyes sociales, materiales de oficinas, servicios, programación, computo, contabilidad, etc.). b) Gastos de seguimiento. Corresponde a la suma de todos los gastos efectuados en lograr que el proveedor cumpla con remitir la mercadería oportunamente en la fecha ofrecida. Dentro de la adquisición de materiales, la labor del seguimiento o contacto con los proveedores, comprende gastos de cables, telex, llamadas telefónicas, visitas a las fábricas o plantas, etc. c) Gastos diversos. Existen otros gastos relacionados con la compra de materiales y que corresponden a actividades posteriores al ingreso del material a la empresa, pero que mientras no se efectúen, no se puede cerrar la orden de compra y considerarla como atendida. Éstos gastos son: Control de facturas y seguimiento de éstas dentro de la empresa para que se efectúe el pago y se cumpla con el proveedor. Anotaciones en el control de inventarios y balance de los stocks. Documentos que hay que enviar a los usuarios después de llegado el material, sea al proveedor, a los usuarios y a todos aquellos interesados en el control correspondiente. La obtención del costo de renovación permite definir para la empresa cuanto le cuesta cada orden de compra que emite y por ello es que la súma de
todos los gastos hay que dividir entre el número de órdenes emitidas. 3.
Costo de posesión o de almacenaje. Contar con existencias le cuesta a la empresa una fuerte cantidad de dinero é.n las diversas actÜdades relacionadas con el mantenimiento y control de los materiales que almacena; por ello es que a mayor cantidad almacenada es mayor el costo anual dé poseer materiales. Estos costos se expresan como un porcentaje del promedio anual del valor del inventario, en el cual se consideran gastos de caja y costos intangibles pero reales en que se incurren por tener existencias. Ti ... Para el costo de posesión los gastos se clasifican en: a) Gastos de inversión.- Corresponded a éste rubro los intereses dejados de percibir sobre el capital invertido en existencias. El dinero produce intereses y cuando no se tiene cuesta conseguirlo. b) Gastos de riesgo.-Tener materiales implica el riesgo de perderlos por obsolescencia, robo Ipcendio, deterioro, etc., y por ello las empresas aseguran su existencias; el valor de la prima del seguro que toma la empresa es un gasto que corresponde al costo de poseer materiales en almacenes y que, generalmente es fijado como un porcentaje sobre el valor promedio del inventario. c) Gastos de cuidado.- Tener materiales en los almacenes exige cuidarlos, ubicándolos en un determinado espacio y mantenerlos
para
evitar 148
su
deterioro,
asi
como
controlarlos
para
eliminar
los
desperdicios,
la
obsolescencia y la acumulación de materiales sin movimiento. ■d) Impuestos.- La influencia que ios inventarios tiene sobre los resultados hay que valorizados para establecer que porcentaje del impuesto que se pague se debe al monto convertido en materiales que guarda la empresa en los almacenes. 4.
Costos de fallantes o de roturas de stock. La no existencia de un articulo o materia prima, necesario para la empresa cuando ésta lo necesita, tiene un costo que en algunos casos llega a ser de consideración, por cuanto la falta de este material puede interrumpir las operaciones de la industria, generando mano de obra, equipo y maquinaria ociosa, elévando el costo de fabricación, o a veces obligando a realizar compras de «último momento» á un mayor precio que el que pudo obtenerse de haber tenido existencias adecuadas en el almacén. L
❖ Entre las formas que se utilizan para reducir los costos loglstlcos tenemos: Cambios en el diseño y en las especificaciones, que permitan a los proveedores fabricar a costos más bajo.
149
Sustituir materiales para reducir e| valor dei artículo
por
menor
valor
del
material
o
asegurarse una mejor calidad sin variar el costo. w Precio de Compra + Gastos para que artículos lleguen a la empresa (flete, seguro, transporte en la emp. Etc.)
RENOVACIÓN
POSESION '
Gastos de ordenar +
Gastos de InversiónK
Gastos de surgimiento Gastos diversos
Gastos de riesgo Gastos de cuidados Impuestos
COSTO ROTURA DE STOCK Valoración dal efecto que tiene fa falta de stock sobre tas operaciones
150
»Si
Reducción de la variedad de artículos contenidos en los
invéntanos,
mediante
ia
categorización
de
materiales. Eliminación de artículos obsoletos o fuera de uso de la empresa. Aplicación de técnicas analíticas que permitan reducir los costos sin afectar el valor de los materiales, transporte o servicio. Cambios de procedimientos que disminuyen el tiempo de demora en contar con el material, lo que incide en el stock a mantener y en las cantidades a comprar. Compra de materiales y equipos que reducen el costo de maño de obra o aumentan la eficiencia de las operaciones. LOTE ECONÓMICO DE COMPRA (tamaño de pedido económico) El lote económico de compra o cantidad económica es aquella que equilibra los costos de renovación y de posesión, haciéndolos iguales en relación al número de órdenes que se emiten y al almacenaje de las cantidades que se solicitan. Una Simple apreciación de los inventarios permite constatar que las grandes cantidades aumentan ios gastos de posesión o almabenaje y disminuya el número de ordenes de compra o pedidos a los proveedores; y a la inversa si se.pide cantidades pequeñas, se producirá el efecto contrario, mayor cantidad de órdenes y menos
gastos de almacenaje. Lograr el equilibrio entre estos dos costos conduce a la cantidad económica que hemos definido. Los factores que determinan lá cantidad que se debe comprar según el método desarrollado por Davis, son los siguientes: S = Consumo del material en unidades por año.
Tf = Tiempo de adquisición, en años, entre el momento de formular el pedido y la recepción del material.
T = Tiempo (en años) en el que el lote que hay que comprar se
consumirá.
Rf = Cantidad teórica que constituye el punto dé hacer el pedido; justamente el material necesario para que dure hasta que lleguen nuevos embarques o expediciones, en el tiempo T1
R = Reserva, esto es, existencias que deben tenerse en almacén para tener en cuenta las demoras en las entregas y también una cantidad adicional para los aumentos imprevistos en el consumo, las mermas o los desechos extra, etc. Es también la existencia mínima que debe haber en almacén.
R = Punto real del pedido, en unidades del material en existencia y disponible, suma de Rf + R2 Q * Cantidad en el lote de compra. M = . Existencias máximas, cuando llega el nuevo émbarque, suma de Q + REjemplo: Si son aplicables a cierto material las siguientes condiciones ¿Cuál es la cantidad que debe comprarse a un proveedor y cuándo debe hacerse el pe^ldp? 750 m Cantidad en existencia, en unidades. 3 semanas = Plazo de entrega. 4 semanas s reserva para los casos imprevistos urgentes. 300 = Consumo medio mensual, en unidades. 17 semanas ■ Existencias máximas que puede haber en almacén La cantidad en existencia, 750, dividida por 300, consumo i mensual da 2,5 meses de consumo, o sea 2,5 x 4,33 (promedio de semanas en un mes) = 10.825 + el suministro semanal aun disponible, o sean 11 semanas. Se mantienen reservas suficientes para cuatro semanas y el plazo de entrega es tres semanas. Por consiguiente, el pédido debe hacerse dentro de 11 - 7 - 4 152 semanas. El punto de hacér el pedido se alcanza, por
consiguiente, cuando la cantidad en 300
existencias y disponible baja /»—-«suntóad»». Puesto que la cantidad máxima que puede haber en almacén es el consumo de 17 semanas, o sea, 1.177, incluidas las reservas para cuatro semanas, la cantidad que hay que pédir es el consumo de 13 semanas, esto.es, tres meses, que es 3 x 300 ■ 900 unidades. Asi pues, el material se pedirá cuatro veces por año. Las existencias mínimas son: 300 4* -------- - 277 Unidades 4,33
Las cifras que anteceden no han tenido en cuenta el cálculo de la importancia económica del lote que debe comprarse, que, además de servir a las necesidades de la producción y de proporcionar reservas y puntos de pedido adecuados, introduce también el análisis de los descuentos o los precios unitarios reducidos que se consiguen al comprar en cantidad, frente a los costos en que se incurre al tener que poseer y almacenar el material. Para determinar la importancia económica del lote que debe comprarse de Un artículo hay que considerar diversos factores: 1.
Cantidad en existencia y disponible ( no consignada o asignada) eri los almacenes.
2.
Consumo, y si éste es constante, periódico o irregular.
3.
Tiempo necesario para la entrega de un nuevo lote.
4.
Cantidad que debe tenerse como reserva para el caso que se retrase la entrega del material.
5.
Cantidad que debe tenerse en existencia para los caos urgentes imprevistos, tales como un aumento súbito en la demanda, una merma excesiva en la fabricación, el deseo del departamento de ventas de aumentar sus existencias de productos acabados, etc.
6.
Longitud del periodo de fabricación que se desea proteger teniendo materiales en existencia.
7.
Descuento por cantidad 153que puede obtenerse pidiendo lotes grandes.
8.
Costo
de
alquiler
del
espacio
ocupado
en
el
almacenamiento. 9.
Importancia del capital móvil empleado e intereses perdidos sobre este capital.
154
10. Óteos costos y otras pérdidas inherentes a la posesión de los materiales: Impuestos, seguros, depreciación, calda en desuso, manipulación adicional, etc. Diversos investigadores han ideado fórmulas para determinarla cantidad que debe comprarse con el fin de obtener el costo mínimo por unidad, y Ja cantidad que debe pedirse para obtener ¡in tipo deseado de rendimiento sobre el capital móvil. QjÜs, Lechoczs'ky, Pennington y otros han desarrollado fórmulas de esa clase. Estando basados en datos empIHcos. estas fórmulas dan sólo resultados aproximados, pero lo propio sucede con todos los demás métodos y, en todo caso, los resultados tienen que someterse al criterio del que efectúa las compras. Aunque su
eficacia
se
limla
a
ciertos
casos,
esas
fórmulas
debeneoriocerlas todos los jefes de compras. Por el método desaristado por Davis, el cálculo matemático ii la cantidad más económica a comprar desde ei puntode vista de las cargas por adquisición, almacenamiento e intereses da cómo resultado la siguiente ecuación:
En la que K * un factor de interés * ■—— LO
Y H - un factor del costo de almacenamiento =
155
de modo que la expresión anterior puede reducirse a: 2GS .
C7 > 2BE
Los términos empleados se definen como sigue: Q - Cantidad total a comprar para obtener el costo unitario mínimo de compra, en número de unidades. G = Costo total de preparar, el pedido de compra, en dólares \} otra unidad monetaria, (gasto de funcionamiento del departamento de compras, costo de los impresos y otros materiales, gastos exteriores de compra tales como viajes, cualquier tiempo gastado por ejecutivos de la compañía en relación con el pedido, etc.). S = Consumo del material en unidades por año. CM = Precio total de compra de una unidad del material, incluidas las cargas de flete, en dólares u otra moneda. / = Tipo de interés sobre el dinero en tanto por uno, o sea, puesto el tanto por ciento en forma decimal.' B - . Espacio neto de piso de almacenaje ocupado por una unidad del material, en metros cuadrados. £ - Carga anual por almacenamiento por metro cuadrado de área de suelo, en dólares u otra moneda.
156
La ecuación anterior, da la cantidad más económica a adquirir de una vez para obtener el costo total unitario mínimo de comprar el material y almacenarlo. Ejemplo: Suponiendo ahora que haya que formular un pedido de compra en las condiciones que se indican a continuación, ¿Cuál será el lote de compra más económico y cuál el que deba comprarse para obtener el rendimiento máximo sobre el capital móvil o de trabajo? G =$30 S = 8000 unid. C“ = $0,10 I
= 5%
B =0,002 m2 E = $30 El cálculo de la cantidad más económica a pedir, es como sigue:
9, Q
u
2 x 30 x 8000
t --------------------------------------------------------------------------------------
WU
0t10x 0,05 +2x0,002x30
ss 1 960 unid. ™
redondeando, la cantidad a pedir serla de 2,000 unidades, esto es, el consumo de 3 meses.
157
Técnicas para determinar cuanto comprar o pedir Para definir la cantidad a comprar, o pedir, se puede aplicar diferentes métodos que nos conducen a la cantidad económica. Oe estos el más utilizado en la .actualidad es el de la formula de la cantidad económica, sin embargo existen otros métodos que pueden ser aplicados indistintamente y que se tratai* a continuación. 1.
Método de tabulación: Mediante este método se facilita la determinación de la cantidad económica a comprar o pedir y la frecuencia de los pedidos o número de veces en qué hay que emitir órdenes de compra (o/c) én el año; Muchas veces se pueden obtener descuentos en los precios unitarios en función de las cantidades que se adquieren y, por ello, en este método se han establecido dos formas en su aplicación, sin descuentos y con descuentos; lo cual significa que en el primer caso el precio Unitario es único en comparación con las diferentes formas en que pueden hacerse los pedidos, y en el segundo caso los precios unitarios varían en función del volumen o cantidad de artículos que se adquieren. Los datos a considerar son los siguientes: -
Demanda, consumo anual ó pronóstico de ventas. Precio unitarios (aplicables al segundo caso) Inventario promedio (IP) esta dado por la mitad de la 158
cantidad comprada o solicitada (CC) y su expresión matemática es:
Costo de posesión (porcentaje sobre el valor del inventario promedio) - ■ Costo de renovación (valor de cqda orden de compra) -
Costo incremental (suma de los costos de renovación y posesión)
•
Valor del pedido (aplicable al segundo caso por su variación de precio) Costo total (suma del costo de posesión más costo de renovación más valor del pedido).
Los resultados del método de tabulación se aprecian en los cuadros adjuntos, para cada caso, donde es posible analizar y comparar los costos totales resultantes de la suma de los costos de renovación y posesión.
160
rOOG DE TABULACION : Prado Unitario con Descuento según Volumen de Compra
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Cantidad Económica « 26,714 unidades
NUMERO DE PEDIDOS EN EL AÑO
w!
C3\
CONCEPTO
METODO DE TABULACION : Precio Unitario Onlco y sin Variaciones por Volumen Predo Unitario: Stf. 10.00
0-4 H
El método anterior puede aplicarse en empresas que tienen muy poca variedad de artículos, pero cuando existen miles de artículos diferentes, la labor de tabular las cantidades no es práctica. En esos casos es preferible utilizar la fórmula de la cantidad económica, la misma que se ha indicado anteriormente:
I
2GS
~
Q = ‘J -----------------------
y C”i + 2BE
i1, , List odpii/os que se buscan alcarsar con la aplicación de la fórtreula de la cantidad económica son:
1
Redtlpi'a! mínimo posible el nivel total de los inventarios.
162
que se puede exponer en forma de porcéntaje y que nos dará el tanto por ciento de ¡neflciencia de la dependencia. Si este porcentaje encontrado se resta de 100% que suponemos que 2. Método matemático es el máximo de rendimiento, se encontrará el porcentaje de eficiencia de compras. a) Costo Neto de Compras Para hallar el costo neto de compras, bastará determinar el gasto total de compras «G»f que estará formado por: 1. Gastos;de funcionamiento. 2. Costos de retrasos, pérdidas, errores, defínelas, eté. 3. Gastos de almacenaje y comprobación de las existencias en almacén (costos de posesión). A estos gastos se le resta las posibles economías que hubieren. El resultado de esta diferencia, se dividirá por el valor tota) de las compras realizadas durante el tiempo en el que se quiere evaluar a la dependencia; se obtendrá sí un Indice que al ser multiplicado por 100%, dará el porcentaje correspondiente al costo neto final, en relación con el valor de las mercaderías compradas. De lo expuesto se puede establecer que la fórmula final será:
Costo neto final (c) = Gastos (G) - Economías (E) ^ Valor total de compras
Encontrado el costo neto final 163 en forma de porcentaje, o
su expresión en relación con el valor de las mercaderías compradas, se puede obtener el porcentaje de eficiencia de la dependencia, restándolo de 100, que es el máximo de eficiencia que se supone tiene toda entidad al comenzar un trabajo o labor. Ejemplo Aplicativo: La empresa «X» ha efectuado durainte el mes de julio, adquisiciones por valor de $ 150,000 en diferentes artículos necesarios para su producción y funcionamiento. Al realizar estas adquisiciones su departamento de compras ha logrado una economía comprobada de $3,500, al obtener de los proveedores descuentos especiales y ai mejorar sus sistemas y procedimientos abreviando el. trámite. Durante este mes, se ha obtenido un ingreso por ventas de chatarra y materiales recuperados de $ 530. Los gastos del departamento de compras ha sido los siguientes: * a) Gastos de funcionamiento S/. 3240 b) Precios pegados en exceso en la adquisición de materiales c)
Costos de retraso
d) Perdidas y errores
SI. 270 SI. 350 SI. 7 8
164
El inventario medio de las existencias asciende a $ 58,9000 y el costo de posesión o almacenamiento en la entidad, es de 15%
Solución:
. ................... *
Para resolver-este problema y evaluar la eficiencia del departamento de compras* debemos aplicar fa íármaS Indicada para hallar el costo neto ¡bit' „ ' Gm
C w—- ------ x 100
Reemplazando por los valeres dados en el ejemplo, tendremos:
•
12773 - 4,030 8743
" H - - ...... x 100 a 5.8% / 150,000 150,00
La enciericia del departamento le encontramos restando del máximo de eficiencia, o sea 100, el porcentaje hallado, y nos da:
100-5.8 = 94.2%
165
CUESTIONARIO DE AUTO EVALUACIÓN Conteste verdadero o falso a las siguientes afirmaciones:
1.
Todos los artículos requeridos por una empresa para su funcionamiento merecen la misma importancia en ei proceso de adquisición.
2.
()
Los costos que interviene en la gestión de compras son dos: los costos de pedido y los costos de manejo.
()
La definición del lote económico permite establecer un punto, de partida para diseñar' la estrategia administrativa de abastecimiento. ( )
t Soluciones los siguientes casos y responda brevemente las preguntas planteadas: Una empresa requiere de 932 artículos para su funcionamiento. Gasta en promedio para comprarlos Ü.M. 45,000, que se distribuyen de la siguiente manera: | ■ Artículos A (10%) equivalen al 72% del costo. Artículos B (21%) equivalen al 20% del costo. Artículos C (69%) equivalen al 8% del costo. Responda lo siguiente: Ei I a.
'.
¿Cuántos artículos constituyen el grupo A y qué cantidad del coto representan?
b.
¿Cuántos artículos constituyen el grupo B y cuál es el valor de su costo?
2. Redgfir áiiifttimo la tncidéncia de los faltantes.
3. Reducir los costos de renovación (adquisición) y . [ffisesMfi (almacetlíje)
166
11.
- EVALUACIÓN DE LA QESlflíÓN DE COMPRAS En cuanto al método a utilizar, varia según la importancia de la entidad: y de gompfiil qué se realice en ella, pero en general, la evaluación se basa sobre la teoría que, la medida de eficiencia, está dada por el costo final que se establece para realizar el gasto de la unidad monetaria, en comparación con las economías realizadas. El resultado que se obtenga será un índice
167
