Monografía de SISTEMAS UNI Final

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

TEMA:

“ANÁLISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

DE SISTEMAS UNI”

CURSO: ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN PROFESORA: LLANCCE MONDRAGON, LUISA INTEGRANTES: -

LEÓN MENDOZA, Luis SALAZAR MEDINA, Miguel SANTOS RIVERA, Daniel SEGOVIA HERRERA, Nestor

2008 - I

INDICE 

INTRODUCCIÓN



RESUMEN

CAPITULO I: MARCO TEORICO 1.1.- Definición de Organización 1.1.1.- Organización Abierta 1.1.2.- Organización Cerrada 1.2.- La Administración Administración 1.2.1.- Definición de Administración 1.2.2.- Proceso Administrativo 1.2.3.- Niveles Administrativos 1.2.4.- Administración de Recursos Humanos 1.3.- Clasificación del Ambiente 1.3.1.- Ambiente de Trabajo o Directo 1.3.2.- Ambiente Contextual o Indirecto 1.4.- Sistemas Claves 1.4.1.- Sistema de Comunicación 1.6.- Estructura Organizacional 1.6.1.- Cadena de Mando 1.6.2.- Tipo de Estructura Organizacional

CAPÍTULO II: GENERALIDADES DE LA EMPRESA 2.1.- Reseña Histórica 2.2.- La Empresa 2.3.- Misión 2.4.- Visión

CAPÍTULO III: ANÁLISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO 3.1.- Análisis Interno 3.1.1.- Organización y Administración 3.1.2.- Factores Organizacionales 3.1.3.- Organigrama, Funciones y Procedimientos 3.1.4.- Administración de Recursos Humanos 3.2.- Análisis Externo 3.2.1.- Ambiente de Trabajo 3.2.2.1.- Clientes 3.2.2.2.- Competidores

CAPÍTULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1.- Conclusiones 5.2.- Recomendaciones

BIBLIOGRAFIA ANEXO

INTRODUCIÓN Sabemos hoy en día que la tecnología de la información es una herramienta eficaz y muy importante para el desarrollo y la competitividad de diferentes instituciones, empresas y/u organizaciones. Es por ello que múltiples instituciones crean su unidad de negocio con el fin de enseñar herramientas informáticas para el avance y contribución de todos los estudiantes peruanos, es así que aparece la unidad de negocio de la facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas de la Universidad Nacional de Ingeniería SISTEMAS UNI. Para toda empresa empresa educativa de este tipo, el sistema de calidad es fundamental para tener esa confianza con el cliente haciéndola más competitiva en el mercado. Por este motivo es de suma importancia analizar el sistema administrativo estableciendo todas las relaciones administrativas, técnicas y de docencia para que la organización sea mas eficiente y así ofrecer una mayor calidad de servicio al cliente.

RESUMEN Dentro del Marco Teórico, definimos todos los conceptos que utilizaremos para determinar nuestro análisis del sistema administrativo evaluando todas sus características de sus diferentes áreas. Conoceremos su historia, es decir cual fue su proceso de formación y formalización, así como su función como empresa y su visión – misión. Realizamos además el Diagnostico a la Empresa, que comprende el Diagnostico Interno, donde analizamos la Organización y Administración; OrganizaciónFunciones-Procedimientos. Y también figura el Diagnostico Externo con los siguientes puntos: Ambiente de Trabajo, Clientes y Competidores. Terminando así con algunas de Conclusiones y Recomendaciones. Siendo la más importante la predominancia de Fortalezas y Oportunidades, que nos permitirá establecer un análisis critico para la mejora eficiente de Sistemas UNI.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS “Análisis del Sistema Administrativo de Sistemas UNI”

CAPITULO I

MARCO TEORICO 1.1.- Definición de Organización: La organización es un conjunto de personas interrelacionadas que desarrollan acciones para lograr un objetivo común, basados en una estructura jerárquica y con una clara definición de sus funciones. 1 1.1.1.- Organización Abierta: Una Organización abierta se caracteriza porque interactúa constantemente con su ambiente, el cual es dinámico y heterogéneo, el sistema administrativo que se da en este tipo de organizaciones es el participativo, donde los miembros de la organización pueden dar sus opiniones para la toma de decisiones. 1.1.2.- Organización Cerrada: Una organización cerrada se caracteriza por que no recibe la influencia, ni interactúa con el ambiente. El ambiente en el que se encuentra es estático y predecible y el sistema administrativo que predomina es el paternalista y autoritario.2

1 2

Administración; James Stoner, Edward Freeman; pag: 12-13

Adminiatración; Hitt Black; Novena Edición Pearson-Prentice Pearson-Pr entice Hall

“Administración y Organización”

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1.2.- La Administración: Administración: 1.2.1.- Definición de Administración: La administración es un proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo trabajo de los miembros de la organización organización y de usar los recursos disponibles de la organización or ganización para alcanzar las metas establecidas.3 1.2.2.- Proceso Administrativo: Administrativo: El proceso administrativo es una forma sistemática de hacer las cosas dentro de una organización, en este caso dichos procesos son dirigidos por los gerentes quienes buscan la interrelación de ciertas actividades con el propósito de alcanzar las metas que se desea en la organización. Las actividades administrativas básicas son:  Planificación  Organización  Dirección  Control 1.2.3.- Niveles Administrativos: Administrativos: Los niveles administrativos de una organización, son las jerarquías que existe entre los miembros de la organización, y esta encabezado por los gerentes quienes son personas con cierto grado de autoridad dentro de la organización. Entre los principales niveles administrativos se encuentra:  Directivos  Gerentes de Primera Línea  Gerentes Medios 1.2.4.- Administración de Recursos Humanos: Es una función administrativa encargada de reclutar, colocar, capacitar y desarrollar a los miembros de la organización.4

3 4

Administración; James Stoner, Edward Freeman; pag: 6-9 Administración; James Stoner, Edward Freeman; pag: 412-414


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1.3.- Clasificación del Ambiente: 1.3.1.- Ambiente Ambiente de Trabajo o Directo: Directo: Son las fuerzas externas que tienen efecto directo e inmediato en las decisiones de la organización, los cuales son pertinentes a la consecución de las metas; entre ellas los competidores. Relaciones específicas: proveedores, clientes, empresas de servicio etc. 1.4.- Sistemas Claves: Los sistemas claves son los sistemas que se forman y toman en cuenta en una organización, ya que influyen en gran medida en el desempeño de dicha organización. 1.4.1.- Sistema de Comunicación: Son los elementos que participan en la comunicación, es decir receptores y transmisores, quienes a través de un medio de difusión suministran información e integran a la organización. 1.4.2.1.- Comunicación Formal: Este tipo de comunicación que se da entre los elementos de la organización, utilizan dispositivos físicos de transmisión de información, conocidos como medios formales. 1.4.2.2.- Comunicación Informal: Este tipo de comunicación se da en una organización, cuando los elementos de la organización comparten un espacio y tiempo, a través del cual pueden coordinar algunas actividades y también se genera un apoyo emocional, emocional, social entre los integrantes de la organización. 1.5.- Estructura Organizacional: Es la forma en que se divide, organiza y coordina las actividades de la organización. 1.5.1.- Cadena de Mando: Es la línea ininterrumpida de autoridad del nivel superior al nivel inferior.


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1.5.1.1.- Autoridad: Son los derechos inherentes a una posición administrativa por los cuales las personas puede dar ordenes y esperar que éstas sean obedecidas. 1.5.1.2.- Responsabilidad: Es la obligación o expectativa de lograr un rendimiento determinado. 1.5.1.3.- Unidad de Mando: Es el principio de administración según el cual un subordinado debe tener un superior y solo uno, ante quién será directamente responsable. 1.6.2.- Tipos de Estructura Organizacional: 1.6.2.1.- Estructura Organizacional Funcional: Es la forma de departamentalización en la que las personas que se dedican a una actividad, por ejemplo: Mercadotecnia o finanzas, se agrupan en una unidad. 1.6.2.2.- Estructura Organizacional por Producto: Es la organización de una empresa en divisiones que reúnen a las personas involucradas con un tipo dado de producto. 1.6.2.3.- Estructura organizacional por Mercado: Implica organizar una empresa en divisiones que reúnen a las personas involucradas con un tipo dado de mercado. 1.6.2.4.- Estructura Organizacional Matricial: Es la estructura de la organización en la que cada empleado depende tanto de un gerente de funciones o divisiones divisiones como de un gerente de proyecto o grupo.5

5

Organización de Empresas; Enrique Benjamin, Segunda Edición Mc Graw Hill Interamericana Editores.


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CAPÍTULO II

GENERALIDADES DE LA EMPRESA 2.1.- Reseña Histórica: Es la evolución de una unidad de negocio que que se forjo en la década de los “80”

(1989 – 1990); muchos muchos afirman que comenzó comenzó como una oficina de cursos de computación e informática destinados principalmente a la capacitación de la plana docente de la facultad, meses más tarde se llamo Centro de Cursos de Información (CCI), el cual estuvo destinado hacia el público en general, con la coordinación del Ing. Arambulo Ostos, el alumno Dino Fuentes y una secretaria, luego asumiría la dirección el Sr. Teodoro Córdova, para aquella época ya se contaba con 5 maquinas que habían sido compradas compradas con fondos del Tesoro Público (dinero del estado). En 1990, el Ing. Córdova es sustituido por el Ing. Leyton, en este periodo se registro conflictos internos de querer plantear unidades de negocio independientes por parte de todas las áreas de la facultad, finalmente se llego a unificar un solo órgano representativo CCI , estas actividades continúan hasta 1992, año en el cual el CCI pasaría pasaría a ser ser dirigida por la Sra. Neli Sotomayor Manrique como parte de la nueva gestión del Decano Osvaldo Saavedra, Saavedra, en este periodo se siguió con los mismos mecanismos del periodo pasado. En 1994 el CCI pasaría a ser Centro de Computo FIIS para este entonces ya se contaba con un total de de 80 80 participantes participantes (las clases se realizaban en audiovisuales FIIS). En febrero de 1995 asume asume el cargo de Gerente el Ing. Jorge “Administración y Organización”

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Monzón Fernández, Fernández, en ese ese año el Ing. Víctor Caicedo Bustamante asume el Decanato de la FIIS, FIIS, como una de sus primeras gestiones gestiones fue la elaboración del Diagnostico General de la Facultad, en donde se estimo que el ingreso económico de la FIIS dependía únicamente del estado y que era alrededor de 365 mil por año, ello significaba que se invertía por alumno una cantidad de un nuevo sol, este problema fue la principal motivación para que este equipo de trabajo pudiese plantear objetivos para la búsqueda de proyectos para captar recursos propios. Para ello se elaboraron grupos de proyectos pr oyectos tales como:  Sistemas UNI  Consultoría : Cónsul FIIS  Transporte : Cursos de Seguridad Vial  Post Grado  Oficina de Cooperación Técnica E internacional: Ipecaylla El nuevo grupo de proyecto que estuvo enfocado a sistemas UNI planteo como estrategia la elaboración de jornadas Internacionales de Telemáticas para acaparar la atención del público (realizaron 2 jornadas) fue así como se llego a tener 1200 participantes, cifra significativa a comparación de los 80 participantes que se tenía al inicio de la gestión. Con esta estrategia se logro un buen posicionamiento en el mercado. En el verano del 96 se llego a recaudar un millón de soles, dos años más tarde los ingresos ascendían a 6 millones de soles para este entonces el Centro de Computo FIIS pasaría a ser sistemas UNI.

2.2.- La Empresa: Sistemas UNI es una Organización Educativa de la Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas de la UNI, conformada por un grupo de profesionales y técnicos de la más alta experiencia y calidad dedicados a brindar capacitación en tecnología de Información, ofreciendo los últimos cursos así como paquetes integrados de cursos a través de sus módulos de especialización.


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En este Sentido asume el compromiso en la formación de jóvenes y en la capacitación de profesionales facilitándoles a su vez el uso de las herramientas de trabajo necesarias para posesionarse en el mercado laboral en el más breve plazo. 2.3.- Visión Ser una organización educativa reconocida como líder nacional y con presencia nacional por brindar calidad en nuestros servicios, en nuestros recursos humanos y en la satisfacción de nuestros clientes. Liderar el mercado de capacitación y entrenamiento en tecnologías de información (TI) recientes apoyado en el uso intensivo de tecnología de punta en nuestra organización. Brindar soluciones de negocios empresariales aprovechando el conocimiento generando la relación empresa - universidad. 2.4.- Misión: Ser una Organización Educativa reconocida como líder a nivel Nacional por brindar servicios de calidad, liderando el mercado de capacitación y entrenamiento en tecnología de Información (TI) utilizando tecnología de punta y así poder brindar soluciones a negocios empresariales y poder generar la relación Empresa-Universidad.


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CAPÍTULO III

ANALISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO 3.1.- Análisis Interno: 3.1.1 Organización y Administración: Sistemas UNI tiene una organización cerrada ya que dentro de la organización se aplica y se ejerce labores previsibles previsibles y de rutina, además del del cumplimiento de la división del trabajo (secretariado, recepción, mantenimiento, administración, etc.) logrando con ellos una mayor especialización en el trabajo con la orientación de un liderazgo directivo, el cual brinda la forma que debe de llevarse acabo de terminado trabajo. 3.1.2 Factores Organizacionales: Organizacionales: 

Los factores determinan las condiciones internas existentes que tiene Sistemas UNI, para asegurar el éxito en sus proyectos, eventos, etc.



El Clima organizacional, es el conjunto de actividades, comportamientos y sentimientos que caracterizan la vida en una organización, en esta parte se observa que que en cada área área de trabajo las relaciones que que existen que son por por medio de la comunicación comunicación informal y el modo de coordinar ciertas actividades es buena trayendo consigo un clima agradable por los integrantes, pero la relación o sentimientos existentes entre las las diferentes aéreas de de trabajo, por decir (mantenimiento con secretaria, etc.) no es buena, debido a que existe cierto tipo de recelo, antipatía y hasta se pude decir que no existe comunicación, trayendo consigo un clima aceptable en forma general para la organización que en este caso Sismas UNI.


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

Cultura Organizacional, es el conjunto de ideologías, creencias, valores que se practica en Sistemas UNI, los valores que mas se practican es la solidaridad, responsabilidad, respeto, es tos se resaltan a la hora de realizar una actividad de ayuda mutua entre los integrantes.



La adaptabilidad adaptabilidad de los trabajadores trabajadores se lleva acabo acabo mediante las relaciones que se da da en los almuerzo, en la festividad festividad de de cumpleaños, almuerzos en la hora del descanso y fuera del trabajo, pero estas actividades no lo realiza la organización misma, es decir no existe un plan que incluya la realización de familiarización del trabajador en la organización organización que pude ser por medio de paseos paseos de integración.



Capacidad de Ver la realidad, los trabajadores trabajadores de de sistemas sistemas UNI tienen muy claro la realidad que existe en Sistemas UNI, el el favoritismo un un factor que se se vive vive diariamente de los los altos directivos hacia ciertos puestos de trabajo, de acuerdo a las encuestas realizadas el favoritismo es de los altos directivos hacia el sector de secretariado, el modo de selección de un puesto de trabajo es por medio de recomendaciones


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3.1.3.- Organigrama, Funciones y Procedimientos: En este punto se analizara la estructura organizacional de Sistemas UNI, así como las funciones que desempeñan las distintas áreas y los procedimientos que realiza cada área para el cumplimiento de sus actividades. Organigrama del Centro de Cómputo de Sistemas UNI: El organigrama de Sistemas UNI está conformada por: a) Organigrama General de Sistemas UNI:



El organigrama general que maneja Sistemas UNI es del tipo vertical o de tramo estrecho debido a que existe una cadena de mando y jerarquías, en este caso por parte del Director general, quien es el representante de la Facultad FIIS en esta unidad de negocio sobre las distintas sedes que tiene Sistemas UNI.



Las decisiones que toma Sistemas UNI, ya sea para la realización de distintas actividades como por ejemplo: convenios, implementación de infraestructura, incremento de personal, etc. depende en gran parte de las decisiones que tome la Facultad por medio de su representante, en este caso el Director General de Sistemas UNI.



Cada sede cuenta con un Director, quienes son los representantes de la Facultad FIIS en esta unidad de negocio, la elección de estos directores lo realiza el Concejo de Facultad de la FIIS cada año, entre sus principales funciones se encuentra la administración de dicha sede, además son los encargados de presentar el balance económico de la sede que administran al final de su periodo, así como también son los que reportan acerca de las


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actividades que se van a desarrollar en su sede al director general para que este pueda aprobarlo. 

Uno de los principales problemas que presenta Sistemas UNI es que la elección de los directores de la distintas sedes, es por afinidad, ya que para la dirección se designa a un profesional que muchas veces no se encuentra apto, debido a que son algunos representantes son profesionales de carreras que no tienen cierta relación con lo que es la administración de de empresas, es por eso que que se observa una una serie de problemas con respecto a la administración en las distintas sedes, teniendo algunos balances económicos negativos, un inadecuado clima laboral, lo cual genera insatisfacción en el empleado.



La dirección que debería de realizar cada director de las distintas sedes no es la más adecuada ya que muchas veces no se encuentran supervisando ni controlando, en lo que es el reclutamiento de personal, no buscan mejoras para el clima laboral, no fomentan la capacitación de los empleados, etc.



Si bien es cierto que la estructura organizacional debería ser un medio para que los directores de cada sede puedan lograr los objetivos de sistemas UNI, esto no se logra debido a que la estructura que maneja sistemas UNI no está adaptada a una estrategia porque esta no tiene.



Dentro de la estructura organizacional de Sistemas UNI, principalmente es una organización formal debido a que cada director de las distintas sedes tiene que relacionarse con la facultad a través de su representante, en este caso es el director general, dicha relación se da por medio de papeles o documentos.


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b) Organigrama Funcional de Sistemas UNI Sede Central:



La estructura organizacional que Sistemas UNI Sede Central posee es una estructura del tipo vertical o de tramos estrechos, dado que hay cadenas de mando entre las distintas áreas, lo cual genera que exista una jerarquía en su estructura organizacional, control en las distintas áreas. ár eas.



La función que desempeña cada área es distinta, entre las principales se encuentra el equipo de recepción ya que son ellos quienes tienen un contacto directo con los clientes, mientras que el equipo de soporte se encarga de que las maquinas de computo funcionen correctamente durante las clases, ambos equipos se encuentran supuestamente bajo la supervisión de del área de administración; mientras que el área comercial se encarga de supervisar a los equipos que se encargan de actualizar la Web, el equipo encargado de atención a los proveedores y el equipo que se encarga a la distribución de publicidad. También se tiene otros 6 equipos que tienen una mayor jerarquía que los equipos mencionados anteriormente, entre ellos el área de servicios informáticos, emisión de manuales, logística, emisión de certificados, servicios generales y por


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ultimo se cuenta con la secretaria general que al igual que el encargado del área de servicios informáticos son los encargados de dirigir la empresa cuando no se encuentra presente el director general. 

Esta estructura como se puede observa es del tipo funcional, esto debido a que existen áreas donde se realizan distintas actividades y las cuales son fijas es decir casi siempre desarrollan la misma actividad, ya que de esta manera se debería de aprovechar mejor el potencial del recurso humano con el que cuentas pero esto no se da en Sistemas UNI, ya que cuando el personal se especializa en su área este busca mejoras económicas o se le presentan nuevas ofertas laborales que generan mejores beneficios económicos y como consecuencia este migra hacia el otro empleo.



De acuerdo a la estructura organizacional que posee Sistemas UNI, debería de existir un control entre las áreas superiores hacia las inferiores, pero esto no se da; la supervisión por parte del director de esta sede, es casi mínima, además las otras áreas inferiores tales como: Área de Administración que es la encargada de supervisar al equipo de soporte técnico, no realiza debido a que este equipo se encuentra distribuido en los salones de computo verificando el correcto funcionamiento de los equipos en las clases; además el área de administración también se encarga de supervisar al equipo de recepción sin embargo no lo realiza con mucha frecuencia ya que debido a las encuestas realizadas las personas cuando solicitan información no son atendidos bien.



De acuerdo a esta estructura la comunicación entre los subordinados, entre los subordinados y los superiores debería de ser rápida, sin embargo esto no se da por que de acuerdo a la encuesta y la entrevista realizada a los trabajadores de Sistemas UNI para identificar la cultura y clima que maneja la empresa, se pudo observar que entre las distintas áreas la comunicación es mínima y la comunicación entre los superiores (director, secretaria general, servicios generales, etc.) con los subordinados (equipo de


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recepción, soporte técnico, etc.) es mínima, solo existe la comunicación entre los empleados del misma área. 

En esta estructura organizacional no hay integración entre sus elementos, ya que como se dijo anteriormente no existe mucha comunicación entre las áreas y esto genera cierto alejamiento y desunión entre los miembros de la empresa, lo cual genera que existe un mal clima laboral en la organización. 3.1.4.- Administración de Recursos Humanos:







Políticas de integración; integración; de de acuerdo acuerdo a las en las las entrevistas entrevistas con los los trabadores trabadores no confirman que no hacen actividades de integración llámese paseos de integración, festividad de cumpleaños u otro mecanismos de fomento de la interrelación laboral.

El centro de computo

“SISTEMAS

UNI” no posee

Según las encuestas y entrevistas realizadas a los trabajadores observamos que existe una mal planeamiento de Reclutamiento del mayoría del personal personal a adquirido adquirido el puesto puesto por afinidad y personal ya la mayoría recomendación. Estas malos criterios de re3clutamiento se ven reflejadas en el mala empatía que tienen con los clientes o con alguien que va a pedir informes también a esto agregamos la insolencia de algunos trabajadores que no colaboraron con nuestro estudio. estudio. Capacitación y entrenamiento El centro de computo computo “SISTEMAS UNI” no tienes una política política adecuada de

entrenamiento, sin embargo realiza eventos (conferencias) y becas y semibecas a sus trabajadores. 

otorga

Programa social No existe un programa social formal, los trabajadores se las arreglan para para poderse ayudar; e una entrevista con un personal de recepción, ella nos comenta que siempre hacen actividades como polladas, parrilladas todo


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esto

como muestra de solidaridad que existe en centro de computo

“SISTEMAS UNI”.

o





No se realizan Paseo de integración por eso es que no existe mucha comunicación comunicación entre el área de soporte soporte técnico y secretaria pero observamos que existe una buena relación entre secretaria y recepción (área de administración) a pesar de pertenecer aéreas diferentes.

Condición laboral 70% de los encuestados y/o entrevistados señala que no respetan algunos derechos laborales eta respuesta obedecen a que existen trabajadores con salario salario inferiores al salario mínimo vital, señalan señalan que trabajan feriados y domingos además de no gozar de vacaciones ;30% de la población están conformes. Estos problemas afectan a la motivación y el desempeño de los empleados. Los Problemas de los trabajadores radican el bajos sueldos pocos beneficios (no poseen vacaciones, trabajan feriados).

Motivación y Liderazgo: La motivación motivación en el centro de computo computo “SISTEMAS UNI” no es planificada lo lo

que es otorgar becas y semibecas de estudio para estudiar en el “sistemas suni” a sus trabajadores trabajadores además además de hacer un evento evento al año que cosiste cosiste en

conferencias y a veces palabras de felicitaciones personales. Estos Estos son los únicos mecanismos mecanismos que pudimos identificar sin embargo embargo esto parece parece ser una coincidencia ya que no se identifico ninguna política de motivación elaborada por la dirección. De ninguna manera se ejerce liderazgo solo se puede apreciar encargados de para las diferentes áreas, que se limitan a ser informes hacer “supervisión“.


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Planeación y Dirección Las actividades no se se planean a nivel corporativo se planean a nivel nivel de áreas y se poca coordinación entre estas. La dirección pinta por su ausencia ya que el director general no se comunica directamente con todas las áreas. En la entrevista que tuvimos con un trabajador del área d administración (soporte técnico) nos menciona que el director solo coordina con los más allegados a él poniéndose poniéndose de de manifiesto la preferencia por afinidad .

3.2.- Análisis Externo: 3.2.1.- Ambiente de Trabajo: El ambiente de trabajo se da en las dos etapas: Ambiente de trabajo o directo: Las fuerzas externas que tienen efecto directo en las desiciones a tomar dentro de la organización esta dada por el orden inmediato superior que será el decanato de la facultad a la que pertenece (FIIS) Ambiente contextual o indirecto: Las fuerzas que aparecen de manera habitual en este caso son los diversos días festivos de la universidad o el sistema de control del sistema administrativo. 3.2.2.1.- Clientes: Cuentan con miles de clientes en este caso son estudiantes de distintas universidades y profesionales de mando medio y de ascenso que son los que estudian continuamente en el centro, contando con profesionales de enseñanza y dictando cursos libres de duracion de 24 horas ayudando al uso de herramientas tecnológicas al quien lo necesite.


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3.2.2.2.- Competidores: Competidores: Los competidores mas cercanos son empresas dentro de la universidad así como también fuera de ella como nuestro análisis no nos permite verificar que tan grande es el mercado para el uso de herramientas tecnológicas solo nos limitaremos a ver los competidores mas cercanos. Entre estas tenemos los centros de cómputo de 11 facultades que brindan servicio al público en general entre los cuales se encuentran los mas importantes como el centro de computo de la facultad de mecánica (CCIFIM) y el centro de informática de la facultad de ingeniería ambiental (CI-FIA).


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CAPITULO IV

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones:  El hecho de que una empresa adopte un tipo de estructura organizacional, es decir ya sea una estructura vertical u horizontal muchas veces las funciones que deberían de cumplirse no se llevan a cabo tal es el caso de Sistemas UNI, donde tiene una estructura organizacional vertical, sin embargo las ventajas que ofrece este tipo de estructura no se observa que se lleve a cabo en esta unidad de negocio. 

La estructura organizacional es un medio por el cual los directivos de una empresa buscan lograr sus objetivos, sin embargo muchas empresas no llegan a cumplir sus objetivos debido a que sus estructuras organizacionales no se encuentran adaptados a una estrategia, porque estas no tienen, lo cual genera que la administración de la empresa sea ineficiente.



Sistemas UNI es una organización que se encuentra estancada actualmente debido al mal manejo por parte de los administradores.



No tiene una visión ni una misión establecida ya que todos los miembros no se encuentran identificados con la misma.


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UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS “Análisis del Sistema Administrativo de Sistemas UNI” 

El planteamiento, organización, dirección y control de las operaciones del centro de computo “SISTEMAS UNI” no están institucionalizados, además

sabemos que que estos aspectos aspectos se dan a fin de de lograr los objetivos que esta persigue y así mismo, los pueda alcanzar, pero percibimos que ni siquiera tienen objetivos claros, su visión y misión apuntan a un mismo horizonte, entonces “SISTEMAS UNI” corre

un

riesgo

de caer en el

fracaso. 

La dirección no cumple su rol de mandar, influir y motivar a los empleados empleados a que realicen tareas tareas esenciales, a que hagan hagan sus mejores esfuerzos, esfuerzos, y establecer el ambiente adecuado para alcanzar los objetivos (no hay objetivos definidos).

Conclusiones de la encuesta y las entrevistas: A continuación continuación se muestra los resultados de la encuesta y entrevistas que que con los trabajadores de l centro de computo “SISTEMAS UNI”, que permitirán 

Conocer el hecho o situación que se analiza



Describir el hecho y situación

Identificar y explicar su comportamiento La finalidad de de la encuesta es conocer la situación situación actual y luego definir el diagnostico del centro centro de computo” SISTEMAS UNI”. 

Se mostraran las preguntas hechas, definiremos las respuestas.

luego de acuerdos a las estadísticas

SISTEMAS DE COMUNICACION 1. como es la comunicación comunicación entre a tus compañeros compañeros de trabajo trabajo

EL 80% de los encuestados considera como como BUENO la comunicación entre ellos y el 20% como regular. Esta comunicación comunicación es principalmente principalmente informal informal ya que no existe medios medios formales de comunicación y por ende tampoco existe un sistema de información. “Administración y Organización”

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Según las entrevistas que que tuvimos con el personal ellos interrelacionan interrelacionan en el almuerzo en la festividad de cumpleaños (comunicación informal). En la entrevista que tuvimos tuvimos con el personal personal del área de soporte técnico, nos nos menciona que ellos no tienes buena comunicación con el Ing. Ing. Yangato Yangato y nos afirma que no coordinan acciones con las demás aéreas llámese para ser campaña de verano y otros, ello muestra que no poseen un planeamiento corporativo . FACTORES ORGANIZACIONALES ORGANIZACIONALES CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL 2. como te llevas llevas con tus compañeros de trabajo

El 70% de los entrevistados entrevistados afirma que se llevan bien; son afables, solidarias solidarias .etc. sin embargo el 30% afirma que existe muchos favoritismos de afinidad afinidad y muchos casos hasta discriminación por parte de la autoridad máxima hacia un grupo de trabajadores; cabe resaltar que el área de secretaria existe existe una mayor interrelación con la autoridad máxima. 3. que virtudes practican es SISTEMAS SISTEMAS UNI

El valor que mas rescata en la organización organización es solidaridad ya ya que el 80% de los entrevistados lo afirma ello se deja traslucir cuando se trata de hacer actividades de ayuda mutua, otros valores que se practican son la responsabilidad , el respeto sin embargo los valores de responsabilidad y honestidad tuvieron los menores porcentajes porcentajes ya ya que solo un entrevistado menciono la puntualidad y solo tres menciono la honestidad. 4. que virtudes malas observas en la organización

El 40%de los entrevistados señalo que existe envidia ,40% señalo señalo que existe irresponsabilidad y un 50% señalo que que existe muchos muchos favoritismo a aun cierto grupo de trabajadores los que afirman ello son la mayoría del área de soporte técnico u se refieren a las secretarias mas allegadas al gerente e inclusive señalan que a ellas les aumentaros sueldo mientras que en el área de soporte técnico existen trabajadores con sueldos inferiores al salario salario mínimo “Administración y Organización”

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vital; esta información no pudimos confirmarla ya fue difícil contactarnos con el Ing. Jorge Guzmán Yangato. Otras malas virtudes que señalan son las chismosearías; pero nosotros le atribuimos a este tipo de comportamiento comportamiento como como especie especie de sospecha que se se tienen guardados entre ellos. MOTIVACION E INTEGRACION 5. como te relacionas y/o integras con tus compañeros de trabajo

Observamos que no existe una política política de integración formal: no tienes paseo de integración, festividad de cumpleaños al fin de mes, no premian a su mejor trabajador y otros, pero ellos se integran informalmente llámese en el almuerzo, e sus actividades de solidar idad (polladas…) reuniones en casa de un trabajador (cumpleaños) o por el trabajo en sí. 6. SISTEMAS UNI que eventos extra laborales laborales realiza –como motiva a su personal

SISTEMAS UNI otorga becas y semibecas de estudio para para estudiar en el el “sistemas suni” a sus trabajadores además de hacer un evento al año que cosiste en conferencias conferencias y a veces palabras de felicitaciones personales. personales. Estos son los únicos mecanismos que pudimos identificar. SITUACION PERSONAL Y LABORAL 7. SISTEMAS UNI promueve tu superación personal

50% de trabajadores afirman que si, generalmente estos trabajadores son del área de secretaria; secretaria; el 30% está conforme y el 20% afirman que no. 8. cuanto tiempo vienes trabajando 

10%de los trabajadores tienes menos de dos mes



30% tiene 3 meses



O% 3-6mese



10% 6-1 año



50% Más de un año


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9. como consideras tu trabajo

El 50% de los entrevistados afirma estar conforme con su trabajo, 20% afirma que el trabajo es aceptable, aceptable, mientras un 30% se se sienten indignado por por los salarios que perciben, estamos hablando de los del área de soporte técnico. 10. te sientes a gusto con tu espacio de trabajo (oficina, material de trabajo,, etc.)

El 90% de los participantes si sienten bien con sus puestos de trabajo, pese a los problemas que existen mientras el 10% presentan presentan un un grado de disconformidad. 11. crees que respetan tus derechos laborales

70% de los encuestados y/o entrevistados señala que no respetan respetan algunos algunos derechos laborales eta respuesta obedecen a que que existen existen trabajadores trabajadores con salario inferiores al salario mínimo vital, señalan que trabajan feriados y domingos además de no gozar de vacaciones vacaciones ;30% de la población población están conformes. CONTROL Y DIRECION 12. como es la supervisión supervisión y el control de su trabajo

80% de los encuetados señalan que la supervisión es pasiva, sin embargo existen normas como descuento descuento por tardanza tardanza descuento descuento por faltas. El 20% afirman que si ejercen control sobre sobre ellos, estos trabajadores son en la del área de recepción, pero según nuestras observaciones instantáneas pudimos percibir que existe un exceso exceso de personal personal en esta área área ya ya que que siempre hay una secretaria libre o a veces las dos están haciendo cosas improductivas(chatear, conversar, etc.) 13. existe un plan de trabajo elaborado por la gerencia para las l as actividades que desempeñan

Si bien es cierto las aéreas independientemente independientemente poseen una coordinación para sus actividades no existe existe un plan corporativo corporativo , en la entrevista con un un “Administración y Organización”

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personal del área de soporte técnico nos menciona que para campañas de verano se pelotean para ir al publicidad. POLITICAS DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL 14. qué criterios te evaluaron para adquirir tu puesto de trabajo(marcar los que criterios )

El 60% de los encuestados afirman que fue por consideran la afinidad y/o recomendación y el 40% consideran el grado de instrucción. Por un agente tercero nos enteramos que la ultima contratación de personal fue netamente por afinidad y era una persona persona con solo solo secundaria completa , a esto obedece los malos tratos que estas secretarias le dan al cliente, miras de reproche, reproche, actitudes de de indiferencia y otros. 15. que te gustaría que cambien en el SISTEMAS UNI(sugiere algunos) algunos)

Los trabajadores dieron sus opiniones generales generales Que dejen de hacer chismes : para evitar los rumores se la información que se maneja se debe hacer más evidente y formal, para ello es conveniente elaborar un sistema información y así de esta manera evitar que información que fluya sin ser ser modificada. Respeten los derechos laborales: piden que les den vacaciones, aumento de sueldo ; que el sueldo que ganan ganan para algunos sea al menos el salario mínimo vital, que respeten los domingos y feriados piden días de descanso. Que se dejen de hacer favoritismos de afinidad: piden igualdad de oportunidades por muchos notas que algunas cosas se coordinan sin tomarlo en consideración consideración esto a la vez desencadena desencadena una serie de rumores. rumores. Otros: mayor compañerismo compañerismo entre los trabajadores trabajadores del turno turno mañana y del turno noche.


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Recomendaciones:  Realizar un reajuste en su estructura organizacional debido a que se observa cierta desconexión entre las diversas áreas de Sistemas UNI y a la vez mejor el clima organizacional ya que algunos de los trabajadores no se sienten a gustos en las actividades que realizan, lo cual trae como consecuencia ineficiencia en la labores que realizan. 

Desarrollar una estrategia al cual se adapte su estructura organizacional y en base a ello desarrollar las actividades para el logro de objetivos, dicha estructura debe de fomentar la comunicación y a la vez la integración entre las áreas.



Analizar el sistema de información y de comunicación de Sistemas Uni.



Verificar o tener un control sobre el accionar del empleado en todas las áreas.



Establecer un entorno sociable y acorde con lo que la exigencia de la organización lo requiera.



Proponer una nueva nueva visión y misión, es decir determinar un planeamiento planeamiento estratégico para la consecución de las actividades.



Replantear la visión, misión y los objetivos.



Se deben hacer hacer planeamientos de actividades a nivel nivel corporativo y de esta manera evitar duplicidad de esfuerzos. Además de realizar políticas de motivación, integración , comunicación (sistema de información).


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BIBLIOGRAFIA 

JAMES STONER, FREEMAN EDWARD, DANIEL GILBERT Administración

Cuarta Edición, PRENTICE-HALL HISPANOAMERICANA 

STEPHEN P. ROBBINS, MARY COULTER Administración

Sexta Edición, PEARSON EDUCACION DE MEXICO



HAROLD KOONTZ, HEINZ WEIHRICH Administración: “Una Perspectiva Global”

Séptima Edición, Mc. GRAW-HILL



ENRIQUE BENJAMIN FRANKLIN Organización de Empresas

Segunda Edición, Mc GRAW HILL INTERAMERICANA EDIORES


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ANEXO ENCUESTA Y ENTREVISTA: Nº 1 OBJETIVO GENERAL El objetivo de esta encuesta es recopilar datos para hacer el diagnostico interno de la administración del centro de computo SISTEMAS UNI. 

OBJETIVOS ESPECIFICOS Analizar la situación del sistema de comunicación en el centro de computo SISTEMA UNI. 



Recopilar información acerca del clima, cultura cultura organizacional, motivación, liderazgo, situación personal – laboral laboral de los trabajadores, control, dirección y la políticas de reclutamiento.

PÚBLICO OBJETIVO: Trabajadores del centro de cómputo del “SISTEMAS UNI” 16. como 16. como es la comunicación entre tus compañeros de trabajo a) Muy buena b) Buena c) Regular d) Mala

17. como 17. como te llevas con tus compañeros compañeros de trabajo trabajo a) b) c) d)

Muy bien Bien Regular Mal

” 18. que virtudes practican En el centro de computo “ SISTEMAS UNI ” o

Solidaridad

o

Honestidad

o

Responsabilidad

o

Respeto

o

Puntualidad

o

Otros…………………………………………………………………………… …………………………………………………………..

19. que virtudes malas malas observas en la organización o

Envidia

o

Irresponsabilidad


-3-

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS “Análisis del Sistema Administrativo de Sistemas UNI” o

Discriminación

o

Favoritismos de afinidad

Otros………………………………………………………………………… …………………………………………………………… o

20. como 20. como te relacionas relacionas y/ o integras con tus compañeros compañeros de trabajo a) Paseos de integración b) Reuniones fuera de trabajo c) Festividad de cumpleaños Actividades extra laborales laborales (polladas,…. d) e) Almuerzos Otros……………………………………………………………… Otros…………………………… …………………………………………………………………… ……………………………………………………… …………………… f) ………………

” I, que eventos extra 21. “ SISTEMAS SISTEMAS UN ” extra laborales realiza:(marcar con con un check) Paseos de integración o Curso de capacitación y/o eventos o Becas y/o semibecas de estudio a los trabajadores Festeja cumpleaños o Premia al mejor trabajador o …………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… ………………… Otros……………………………………………………………… o ………………. o

” a su personal 22. como 22. como motiva “ SISTEMAS SISTEMAS UNI ” a) Premia a su mejor trabajador b) Actividades de integración formal c) Festeja cumpleaños d) Incentivos monetarios e) Eventos f) Horarios flexibles …………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… ………………… g) Otros……………………………………………………………… ……………… …………………………………………………………………… ………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………… … …

” promueve tu superación personal 23. “ SISTEMAS SISTEMAS UNI ” a) b)

Si No

24. cuanto 24. cuanto tiempo vienes trabajando a) b) c) d)

Un mes 1-3 meses 3-6mese 6-1 año


-4-

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS “Análisis del Sistema Administrativo de Sistemas UNI” e)

Más de un año

25. 25. como consideras tu trabajo a) b) c) d)

Muy bueno Bueno Regular Mal

26. te 26. te sientes a gusto con tu espacio de trabajo (oficina, material de trabajo,etc)

a)

Si

b)

No

27. crees 27. crees que respetan tus derechos laborales a) b)

Si no

28. como 28. como es la supervisión supervisión y el control de su trabajo a) b) c) d)

Estricta Rigurosa Pasiva No se hace el control

29. existe un plan de trabajo elaborado por la gerencia para las actividades que desempeñan

a)

Si

b)

No

30. qué criterios te evaluaron para adquirir tu puesto puesto de trabajo(marcar los que criterios ) o

Afinidad y/o recomendación

o

Grado de instrucción

o

Imagen y estética

o

Carisma

31. que te gustaría que cambien en el centro de computo “ SISTEMAS ”(sugiere SISTEMAS UNI ” ( sugiere algunos) ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------“Administración y Organización”

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ENCUESTA DE ATENCION AL CLIENTE EN EL CENTRO DE COMPUTO SE SISTEMAS UNI Objetivo: Verificar el grado de satisfacción de los clientes con los servicios ofrecidos por el Centro de computo Sistemas UNI. Público: Estudiantes (clientes). 1. ¿Por medio de qué forma se entero de la existencia del Centro de Cómputo sistemas UNI? Radio y TV

Afiches

Recomendaciones

Internet

Otros

2. ¿Cuál fue su primera impresión cuando llegaste a Sistemas UNI, con respecto a la atención? Muy buena

Buena

Regular

Mala

Muy mala

3. ¿Cuánto tiempo tienes tienes estudiando en el Centro Centro de Cómputo Cómputo de Sistemas UNI? Primera Vez

2-6 meses

6-12 meses

1-2 año

Mas de 2 años

4. ¿Cómo calificas el servicio de atención atención en el Área de Informes o recepción.? recepción.? Muy buena

Buena

Regular

Mala

Muy mala

5. ¿Cómo calificas el servicio servicio de atención atención en el Área Área de Emisión de Certificados Certificados y Notas? Muy buena

Buena

Regular

Mala

Muy mala

6. ¿Cómo califica califica el servicio servicio ofrecido ofrecido por el personal personal de Soporte? Muy buena

Buena

Regular

Mala

Muy mala

7. De acuerdo a los cursos llevados llevados considera usted que el nivel de enseñanza enseñanza impartido en Sistemas UNI es competitivo.


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Totalmente de acuerdo

De acuerdo

En desacuerdo

Totalmente en desacuerdo

No aplicable

8. En comparación con con otras instituciones, con respecto a la atención atención al cliente, como califica el servicio de atención ofrecido por Sistemas UNI. Mucho mejor Algo Mejor Más o menos igual Algo peor Mucho peor

8. ¿Ha recomendado recomendado usted al Centro de Cómputo de Sistemas Sistemas UNI a otras personas? Sí

No

9. ¿Recomendaría usted al Centro de Computo Sistemas UNI a otras personas? Sí Probablemente sí No estoy seguro Probablemente no No 10. Al hacer un reclamo te atienden….

Con Gentileza De Inmediato Con Indiferencia Con desprecio No Atiende


-7-

Monografía de SISTEMAS UNI Final

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