Monitorear significa seguir, acompañar, orientar y mantener el comportamiento de las personas dentro de determinados límites de variación. En una cultura democrática y participativa, el control externo se debe sustituir por el autocontrol autocontrol y la autonomía de las personas, orientados hacia metas y resultados que se deben alcanzar. Monitorear significa acompañar esas operaciones y actividades, a fin de garantizar que la planeación se ejecute bien y que los objetivos se alcancen de manera adecuada. Los procesos de monitorear están relacionados con la manera de alcanzar los objetivos a través de la actividad de las personas que conforman la organización. En este aspecto, la función del staff del DRH y la responsabilidad gerencial de línea adquieren límites más precisos. La función staff consiste en diseñar sistemas de recolección y obtención de datos para abastecer el sistema de información gerencial que sirve de soporte a las decisiones gerenciales de línea. Los procesos de monitoreo se pueden enfocar de manera
tradicional cuando
siguen el paradigma de la teoría X (desconfianza respecto a las personas, y control sobre su comportamiento), en un esquema de control externo y rígido (al cual las personas se deben ajustar y deben obedecer) que adopta una disposición de fiscalización y vigilancia (para obligar a las personas a obedecer), a través de un código de disciplina severa (para limitar el comportamiento de las personas) que impone restricciones y limitaciones (a fin de mantener la dependencia de las personas), en un
sistema centralizado
(generalmente, administrado por el
órgano de RH). Además, la organización privilegia un sistema de castigos y sanciones. Por el contrario, los procesos de monitoreo pueden adoptar un enfoque moderno, en la medida que siguen el paradigma de la teoría Y (confianza en las personas e incentivos a su comportamiento), en un esquema de autocontrol y flexibilidad (concediendo a las personas una posición de libertad y autonomía (a fin de impulsar la iniciativa y creatividad de las personas), y exige disciplina por
consenso (dando a las personas y a los equipos libertad para decidir) y da plena autoridad y responsabilidad (para aumentar la participación y el compromiso de las personas), un sistema totalmente descentralizado en las gerencias de línea y en lo equipos de trabajo.
DEFINICIÓN DE MONITOREO
La teoría de la planificación del desarrollo define el seguimiento o monitoreo como un ejercicio destinado a identificar de manera sistemática la calidad del desempeño de un sistema, subsistema o proceso a efecto de introducir los ajustes o cambios pertinentes y oportunos para el logro de sus resultados y efectos en el entorno. Así, el monitoreo permite analizar el avance y proponer acciones a tomar para lograr los objetivos; Identificar los éxitos o fracasos reales o potenciales lo antes posible y hacer ajustes oportunos a la ejecución.
Es el proceso que evalúa la calidad del control en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Se orienta a la identificación de controles débiles, insuficientes o innecesarios y promueve su reforzamiento Según Chiavenato, el monitoreo de personas es el proceso de administrar el conocimiento de las personas, que facilita la información de los trabajadores, para saber en donde se encuentra el conocimiento dentro de la organización
FORMAS DEL MONITOREO
El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: a) durante la realización de actividades diarias en los distintos niveles de la entidad; b) de manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades, incluidas las de control; y, c) mediante la combinación de ambas modalidades. Llevar a cabo un monitoreo es vigilar, que el programa o proyecto no se deteriore integral o parcialmente y se cumpla. Implica determinar puntos en el tiempo para hacer evaluaciones, aunque formalmente, es recomendable una evaluación continua de monitoreo
ELEMENTOS DEL PLAN DE MONITOREO
Un plan de monitoreo está compuesto por una secuencia de acciones necesarias para la medición y el análisis del desempeño, dichas acciones incluyen el desarrollo de un plan o enunciado, un esquema de indicadores y un esquema de metas. y
Plan o enunciado : esta parte describe la racionalidad o el sentido que sustenta la iniciativa con respecto a la realidad que se pretende modificar. Dicho sentido se expresa en la manera en que se articulan las actividades, los resultados, los objetivos y los efectos buscados.
y
Esquema de indicadores : cada objetivo, resultado o producto son medidos por una serie de indicadores con sus valores respectivos (unidades de medida), los responsables y las fuentes para la recopilación de los datos sobre el desempeño. Algunas veces los valores de los indicadores están desagregados en aspectos más específicos. Por ejemplo: en el indicador Número de alumnos promovidos, puede interesar
desagregarlos en: i) región del país; ii) niño o niña; iii) población indígena o no indígena. y
Esquema de metas durante el período : este componente permite identificar el comportamiento de los indicadores durante un determinado período de tiempo a definir (trimestral, semestral, anual etc.). Los indicadores pueden medirse o cotejarse con referencia al pasado respecto a los valores de la Línea de Base, o bien a futuro, con respecto a las metas definidas para el ciclo de tiempo definido.
PROCESO DEL MONITOREO
Captación de datos , de las fuentes establecidas y posterior registro en los instrumentos respectivos; Comparación de los datos contra el nivel esperado de cumplimiento;
Decisión
respecto
de
las
acciones
correctivas
retroalimentación necesarias de acuerdo a la información obtenida;
o
de
Implementación que pondrá en práctica las acciones correctivas o de retroalimentación.
AREAS DE MONITOREO
Las áreas de monitoreo son: Financiera, administrativa y la de sistemas de entrega. y
El Monitoreo financiero ,
Es donde los programas o proyectos implican el uso de insumos y recursos humanos con costos establecidos. En la fase de planeación se determina el presupuesto base del programa que incluye rubros como personal, equipos y materiales, espacios e instalaciones, viajes, etc. Para el control presupuestal existen herramientas financieras como los flujos de caja, ingresos y egresos mensuales. En el monitoreo financiero, al igual que otros sistemas de monitoreo puede ser analizado según su capacidad de respuesta o adaptación a cuatro criterios centrales: - Existencia de datos: En esta área abunda la información ya que es la más controlada y sometida a sanciones administrativas e incluso legales. - Perioricidad: El control se expresa en ingresos y egresos con base en cuentas anuales, mensuales e incluso diarias. - Tipos de datos: Es una información de carácter secundario, registrada con fines administrativos centrada en el control de caja, item usual de todo seguimiento de presupuesto. - Influencia en la toma de decisiones: El monitoreo financiero es muy sensible a la toma de decisiones, por la dependencia central que tiene un programa o proyecto de la disponibilidad oportuna de recursos.
y
Monitoreo administrativo
En el Control administrativo es importante evaluar el contexto institucional y las regulaciones o trámites de la organización que acoge el programa. La evaluación conlleva el cumplimiento de los criterios administrativos racionales (pasos internos) de ajuste de desempeño a la descripción del cargo, niveles de productividad aceptables o mínimos, sujeción a estatutos administrativos o de contrato. El monitoreo administrativo permite detectar las posibles necesidades de cambio organizacional. - Existencia de datos: Los datos de monitoreo administrativo son los que generalmente registra la oficina de personal de las instituciones: descripción de cargos, cumplimiento de funciones, asistencia, tareas realizadas, evaluación de cargos etc. - Perioricidad: Es continua en el control de deberes y discontinua en mediciones de autoevaluación de cargos. - Tipos de datos: Son de carácter secundario (control de asistencia, de tareas, etc). y
Sistema de entrega
Procesos interactivos, los programas o proyectos son una organización formal que activa procesos interactivos que tienen una dinámica específica no siempre bien prevista en la etapa de diseño. Hay que evaluar, las relaciones entre quienes toman las decisiones y grupos técnicos y entre éstos y el personal de apoyo. Estas relaciones se pueden analizar a través de los procesos de liderazgo, motivación y comunicación. - Existencia de datos: Se deben hacer evaluaciones de los problemas presentados entre los grupos, especificando la frecuencia de los mismos, ya que estos retrasan la ejecución del proyecto. - Perioricidad: No hay datos sistemáticos, aunque se debe recurrir a evaluaciones mensuales o anuales.
- Tipos de datos: La información es de tipo primario y se recoge mediante cuestionarios semi estructurados, entrevistas dirigidas o grupales. El Monitoreo tiene vital Influencia en la toma de decisiones, la sensibilidad a la toma de decisiones está en la relación a nivel local y autogestionaria del programa. Organizacionalmente se deben compatibilizar tres instancias que implican diferentes alternativas de roles: Tomador de decisiones: es quien toma de decisiones según lógica administrativa, política o profesional; el grupo técnico: Conflicto
de
roles,
estereotipos
profesionales,
estilos
burocráticos
vs.
Democráticos; y el personal de apoyo.
INDICADORES Los indicadores son, sustancialmente, información utilizada para dar seguimiento y ajustar las acciones que un sistema, subsistema, o proceso, emprende para alcanzar el cumplimiento de su misión, objetivos y metas. Un indicador como unidad de medida permite el monitoreo y evaluación de las variables clave de un sistema organizacional, mediante su comparación, en el tiempo, con referentes externos e internos. Dos funciones básicas son atribuibles a los indicadores: la función descriptiva , que consiste en la aportación de información sobre el estado real de una actuación o proyecto, programa, política, etc.; y la función valorativa que consiste en añadir a la información descriptiva un juicio de valor, lo más objetivo posible, sobre si el desempeño está siendo o no el adecuado, para orientar la posterior toma de decisiones que hace parte del denominado ciclo de monitoreo.
CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES
y
Medible : Un indicador debe ser medible en términos cuantitativos o cualitativos. La mayor utilidad de un indicador es poder hacer una comparación entre la situación medida y la situación esperada. Lo anterior, se facilita si durante la planificación, al formular los objetivos y
fijar las metas, la redacción se hace de tal forma que sea posible su medición durante el monitoreo y la evaluación. y
Preciso: un indicador debe estar definido de forma precisa, debe ser inequívoco, es decir, no permite interpretaciones o dudas sobre el tipo de dato a recoger.
y
Consistente: Un indicador también debe ser consistente aún con el paso del tiempo. Si un indicador ha de proporcionar una medida confiable de los cambios en una condición de interés, entonces es importante que los efectos observados se deban a los cambios reales en la condición y no a cambios en el propio indicador.
y
Sensible : Finalmente, es cardinal que un indicador sea sensible. Un indicador sensible cambiará proporcionalmente y en la misma dirección que los cambios en la condición o concepto que se está midiendo.
MONITOREO
Y
GESTION
DE
RECURSOS
HUMANOS.ubicado
http://www.buenastareas.com/ensayos/Monitoreo-y-Gestion-De-RecursosHumanos/1599968.html
RIVERA, O. Guatemala. Monitoreo e indicadores. Ubicado en : http://www.oei.es/idie/mONITOREOEINDICADORES.pdf
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en:
