Guía para la terminación, consolidación y refinación del diagnóstico SEP-SN y la formulación del perfil de plan de acción para implementar la GpRD en el gobierno subnacional La terminación, consolidación y refinación del diagnóstico de la situación actual de la GpRD, así como la formulación del perfil de plan de acción para implementar la GpRD en el gobierno subnacional constituye las últimas actividades en el proceso de aprendizaje del curso y el inicio formal de la aplicación de los conocimientos ganados en el mejoramiento de la gestión por resultados en el ámbito gubernamental de cada equipo participante. Antes de entrar a la descripción de estas actividades, es importante tener claro la diferencia entre un perfil y un plan de acción detallado: •
El objetivo de este perfil es identificar de manera general los temas a trabajar en el futuro a fin de implementar o fortalecer la gestión para resultados en cada gobierno subnacional y llegar a un acuerdo con la máxima autoridad sobre las prioridades a incluir en el plan de acción. Dado su alcance, es una actividad que se puede realizar en pocos días como trabajo final del curso GpRD-SN.
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En contraste, un plan de acción detallado, como su nombre lo indica, requiere una clara y precisa identificación de las intervenciones y actividades orientadas a implementar o fortalecer la gestión para resultados. Un trabajo de esta magnitud requiere mayor tiempo de trabajo y por tanto no hace parte de este curso. Durante el año siguiente a la terminación del curso los equipos interesados en continuar este proceso podrán realizar un plan de acción detallado en la medida de la disponibilidad de tiempo y el apoyo de las máximas autoridades subnacionales.
A continuación se describen las actividades 36 y 37 con las tareas necesarias y fechas de inicio y fin para completar, consolidar y refinar el diagnóstico y luego formular el perfil del plan de acción: •
Actividad 36: Terminación, consolidación y refinación del diagnóstico
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Actividad 37: Formulación del perfil de plan de acción 1
Actividad 36: Terminación, consolidación y refinación del diagnóstico
Actividad
Tarea
Inicio
Fin
36
1. Terminación y consolidación de las matrices de análisis elaboradas durante los módulos 2, 3, 4, 5 y 6 del curso. A fin de tener en un solo documento las matrices de análisis de los cinco pilares y facilitar la elaboración del Informe Ejecutivo que se describirá en el paso 2, es necesario que cada equipo complete y consolide en un solo documento MS Word las 5 matrices de análisis que debieron ser elaboradas durante los módulos 2, 3, 4, 5 y 6. El coordinador de cada equipo deberá entregar esta versión inicial de la matriz de análisis consolidada en el aula virtual.
Sep 14
Sep 19
36
2. Elaboración del informe ejecutivo del diagnóstico. Con base en la matriz de análisis consolidada, cada equipo deberá elaborar una versión inicial de informe ejecutivo que sintetice los principales hallazgos de los cinco pilares del SEP. La extensión de este informe no deberá exceder las cinco páginas (una página para cada pilar como máximo). En el aula virtual encontrará enlaces a dos ejemplos de informe ejecutivo consolidado. El coordinador de cada equipo deberá entregar esta versión inicial de informe ejecutivo en el aula virtual.
Sep 14
Sep 19
36
3. Revisión y comentarios al diagnóstico consolidado. Los 5 tutores revisores harán una revisión de la matriz de análisis consolidada, del informe ejecutivo presentados por cada equipo y de las calificaciones ingresadas por cada equipo al formulario en línea, asignarán la respectiva nota a los diagnósticos presentados y, de ser necesario, enviarán comentarios a los equipos para asegurar la solidez y consistencia tanto de las calificaciones de los indicadores como de los argumentos que sustentan dicha calificación. En el anexo incluido al final de esta guía se describen los criterios que usarán los revisores INDES para calificar la versión inicial del diagnóstico presentado por los equipos.
Sep 20
Sep 22
2
Actividad
Tarea
Inicio
Fin
36
4. Revisión de los diagnósticos y ponderación de los puntajes del SEP. Un equipo de especialistas del PRODEV revisará los diagnósticos cuyo puntaje sea mayor a 80 sobre 100 en la calificación otorgada por los tutores-revisores INDES. El propósito de esta revisión es asegurar que los diagnósticos cumplan con los estándares del PRODEV. Adicionalmente, el PRODEV someterá los puntajes del SEP a un sistema de ponderadores que otorga distintos pesos a los indicadores y requisitos mínimos del SEP-SN en función de su importancia o contribución relativa a la GpRD. Por ejemplo, contar con un sistema de indicadores de desempeño es más importante que publicar la información del presupuesto en Internet. Por tanto, las calificaciones que cada equipo han otorgado a los indicadores y requisitos mínimos podrán variar después de que se apliquen los correspondientes ponderadores, en unos casos esas calificaciones podrían incrementarse y en otros reducirse. Los especialistas PRODEV enviarán las calificaciones ponderadas a cada uno de los tutores revisores INDES quienes se encargarán de actualizar las calificaciones ponderadas de sus respectivos equipos en el formulario en línea del aula virtual.
Sep 23
Sep 26
Sep 27
Oct 3
36
5. Refinación de la versión final del diagnóstico. A partir de los comentarios recibidos de los especialistas del PRODEV, los equipos elaborarán la versión final del diagnóstico lo cual implica, de ser necesario, refinar el informe ejecutivo que consolida los hallazgos en los cinco pilares y refinar la matriz de análisis consolidada. Es importante que los equipos realicen su mejor esfuerzo para afinar y completar este diagnóstico, dado que no solo constituye parte del trabajo final del curso, sino que además es la base para elaborar un buen perfil del plan de acción.
3
Actividad 37: Formulación del perfil de plan de acción
Actividad
Tarea
Inicio
Fin
Sep 27
Oct 3
6. Elaboración de la matriz para la formulación del perfil del plan de acción para implementar la GpRD. Para iniciar la elaboración del perfil del plan se sugiere utilizar la “matriz para la elaboración del perfil del plan de acción para la implementación de la GpRD”, documento Excel que está disponible en el aula virtual. Esta matriz ayuda a ordenar y sintetizar los problemas encontrados en el diagnóstico y permite visualizar los objetivos y estrategias para enfrentar dichos problemas, a fin de establecer los temas críticos para mejorar la gestión del gobierno subnacional durante los próximos años. Durante el año siguiente a la terminación del curso, dicho perfil podrá servir de base para la formulación del plan de acción detallado.
37
Sugerimos seguir los siguientes pasos para completar la matriz para la formulación del perfil del plan de acción: • Resumir la situación actual de cada uno de los indicadores en la columna “Problemas detectados en el diagnóstico” (primera columna). • Proponer los objetivos y estrategias para enfrentar los problemas identificados en el diagnóstico (segunda columna). Como referencia para esta tarea es conveniente revisar el Manual del SEP y el Decálogo para la institucionalización de la GpRD del libro “La gestión para resultados en el desarrollo” (páginas 88 a 95). Este libro se encuentra en el aula virtual bajo el subtítulo “Documentos (Lecturas útiles para todos los módulos)”. • Establecer de manera sucinta las áreas críticas donde se esperan resultados durante los próximos años para cada uno de los objetivos en función de las características técnicas y políticas del gobierno subnacional (tercera columna).
4
Actividad
Tarea
Inicio
Fin
37
7. Formulación del perfil de plan de acción. Una vez incluida la información necesaria en la matriz para la elaboración del perfil del plan de acción, el equipo deberá elaborar un documento de 5 a 6 páginas de extensión que contenga los objetivos y las estrategias prioritarias para implementar la GpRD en el gobierno subnacional. Con el propósito de facilitar esta tarea, en el aula virtual se han incluido dos ejemplos de perfiles de plan de acción elaborados por dos gobiernos subnacionales participantes en la primera edición del curso.
Sep 27
Oct 3
Sep 27
Oct 3
Sep 27
Oct 3
37
8. Presentación del diagnóstico y del perfil del plan de acción a la máxima autoridad subnacional. Una vez concluidos el diagnóstico y el perfil del de plan de acción, es necesario que el equipo organice una reunión con la máxima autoridad del gobierno subnacional para presentar el trabajo realizado y conocer sus comentarios y sugerencias. Al involucrar a la máxima autoridad en este proceso y contar con su apoyo se generarán condiciones propicias para que la propuesta del equipo sea factible de implementarse iniciando el año siguiente a la terminación del curso. Es necesario que el equipo levante un acta de la reunión en la que se señalen las observaciones y los acuerdos más importantes. Esta acta deberá estar firmada por los participantes en dicha reunión. Con el propósito de facilitar esta tarea, en el aula virtual se han incluido dos ejemplos actas elaborados por dos gobiernos subnacionales participantes en la primera edición del curso.
37
9. Entrega de las versiones finales del diagnóstico, del perfil del plan de acción y del acta de reunión. Luego de firmada el acta y de hacer los ajustes que fueren necesarios al perfil del plan de acción, el coordinador de cada equipo deberá entregar en el aula virtual las versiones finales de la matriz de análisis consolidada de los cinco pilares, del informe ejecutivo y del perfil del plan de acción junto con el acta de presentación firmada.
5
Actividad
Tarea
Inicio
Fin
Oct 4
Oct 21
10. Calificación de versión final del diagnóstico y perfil de plan de acción, ponderación de calificaciones SEP-SN y selección de los dos mejores perfiles. Como parte de las actividades de cierre del curso, los revisores INDES calificarán la versión final de la matriz de análisis consolidada, del informe ejecutivo y del perfil del plan de acción. En el anexo incluido al final de esta guía se describen los criterios que usarán los revisores INDES para calificar la versión final del diagnóstico presentado por los equipos. Actividad de cierre
Por su parte, los especialistas PRODEV harán la ponderación de las calificaciones SEP-SN que obtengan una nota mayor del 80% y seleccionarán los dos mejores perfiles elaborados por los equipos participantes. Los equipos que presenten los dos mejores perfiles de plan de acción recibirán asistencia técnica de PRODEV para su implementación durante el año siguiente a la terminación del curso. Adicionalmente, los dos mejores equipos serán invitados junto con la máxima autoridad subnacional a un encuentro internacional durante el 2012 para presentar los avances en la implementación del plan.
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Anexo Guía para el análisis y calificación de los diagnósticos SEP-SN
Aspectos a observarse y calificarse Pertinencia de los argumentos
Suficiencia de los argumentos
Definición El análisis realizado por el equipo debe enfocarse en los aspectos enunciados en los indicadores, requisitos mínimos y criterios de calificación correspondientes. El análisis realizado por el equipo debe ser lo suficientemente exhaustivo y detallado para que se comprenda la situación del indicador, del requisito mínimo y del criterio de calificación en el respectivo gobierno subnacional. Cada criterio de calificación debe tener su correspondiente análisis de situación.
El análisis realizado por el equipo debe respaldarse en documentos (leyes, informes, estudios) o en Suficiencia de la entrevistas a informantes calificados, según sea el documentación caso. Siempre deben señalarse las fuentes de de respaldo información en las que se basa el análisis y, cuando estén disponibles en Internet, deben anotarse el sitio en que se encuentran los documentos. Correspondencia entre los argumentos y la calificación
La calificación de los requisitos mínimos debe basarse en los argumentos que sustentan el análisis y debe guardar correspondencia con lo que se establece en los criterios de calificación.
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