Modelo costes por departamentos en la pyme

Estrategia Financiera nº 344, diciembre 2016 , Nº 344 , 01 diciembre 2016 , Editorial Wolters Kluwer España

Método del Caso

Aproximación a un modelo de costes por departamentos en la pyme 8

l Estrategia

Financiera

Nº

44

• Diciembre 2016

1/9


[

www.estrategiafinanciera. www .estrategiafinanciera.es es

]

De cara a la toma de decisiones de planificación planificación y control control en na empresa empresa es es importante conocer sus costes en función de su naturaleza (origen) y comportamiento (evolución ante cambios en la actividad de la empresa). Dependiend Dependiendo o de o anterior, existen diferentes clasificaciones de costes, aunque nos centraremos en la separación entre los denominados “costes directos”, que directos”, que son aquellos costes que se asocian directamente a un producto o servicio, a una una actividad o a n área área concreta concreta de a empresa empresa y los “costes indirectos”, que no pueden identificarse directamente identificarse directamente con ningún área, actividad o producto específico y, por tanto, deben epartirs epartirsee de forma global a las diferentes áreas, actividades o productos de productos de la empresa. empresa. A artir de esto, esto, hemos tratado tratado de confeccionar una herramienta informática, en hoja de cálculo (Excel), que (Excel), que nos permita desarrollar un modelo sencillo para el cálculo de costes en una pyme, a pyme, a través de las actividades más relevantes que se ealizan dentro de cada uno de los departamentos de la empresa, de empresa, de forma que podamos determinar el coste directo e indirecto imputable a cada uno de ellos Juan Jesús Bernal García CU.

étodos Cuantitativos en Informáticos. Universidad olitécnica de Cartagena

José Soto Solano onsultor de empresas

C

on sta herramienta herramienta no pretendemos pretendemos abordar la complejidad inherente a los diferentes sistemas de costes (costes completos, estándar o variables), orientados fundamentalmente hacia el cálculo del coste e producción (aunque (aunque contemplan también también otros ostes). Solo tratamos de aportar una visión sencilla al cálculo de costes en empresas no productivas, como una forma de mejorar su toma de decisiones de cara al control y la planificación planificación e objetivos a corto plazo, así así como a compararse con la ompetencia y determinar determinar i es rentable o no externalizar ciertas actividades o servicios o incluso la posibilidad de ofrecer nuestros servicios erceros.

II I I  La metodología ue vamos a utilizar utilizar en nuestro nuestro modelo será la iguiente: • A partir partir de los datos que nos acilita la contabilicontabilidad y la información complementaria referida a los diferentes departamentos y actividades de la empresa, calcular el coste por secciones/depa secciones/departartamentos. A partir de aquí podríamos extender el modelo a procesos/actividades procesos/actividades y,y, por upuesto, a familias/artículos, familias/artícu los, aunque no es el objeto de esta herramienta. Nº

44

• Diciembre 2016

Socio-Director e Solgestión Consultoría

Concretamente llevaremos tareas:

abo las siguientes

• Identifi Identificar car y v lorar los los diferentes diferentes conconceptos de costes generados por la empresa: aparecen r flejados a través del balance de sumas y saldos c ntable mediante mediante las cuentas de g sto (cuentas (cuentas contables contables corresponcorrespondientes al grupo 6 del Cuadro de Cuentas del Plan General de Contabilidad). Señalar ue e incorporarán al balance aquellos gastos que, por su naturaleza, naturaleza, no no h yan sido objeto de reflejo contable, pero se deben de tener en cuenta mediante su periodificación extracontable (concretamente hablamos de las amortizaciones de los elementos de inmovilizado de la empresa, que eneralmente se suelen contabilizar a final de año). • Separar los diferentes departamentos o secciones dentro de la empresa y asignar a cada uno de ellos una superficie ocupada respecto de la superficie superficie global e la misma. • Identificar las actividades principales que e realizan en cada departamento y el número de personas que realizan dichas actividades para cada mes. Estrategia Financiera

l

9

2/9


Método del Caso Aproximación a un modelo de costes por departamentos en la pyme

l objetivo es, a partir de los datos contables y la información complementaria de complementaria de los departamentos

actividades de la

empresa, calcular el coste de estos

• Reparto de costes directos departamento.

indirectos a ada

Hay ue matizar que, dado ue nuestra idea se centra en los costes de los diferentes departamentos, sin llegar a escender a nivel nivel de artículos o familias, determinados ostes como los los de compras o los de transportes de ventas no se contemplan, al considerar que su imputación imputación va irectamente al producto final.

AS A S P  I I atos de partida

• Establecer el porcentaje de coste de personal ue representa cada actividad entro del departamento. • Establecer unos riterios de reparto para cada tipo de gasto, e cara al reparto de los costes indirectos de la empresa.

igura 1. 1. Menú

Para nuestro caso práctico partiremos de los datos de una pyme perteneciente al sector de la distribución ue ofrece ofrece sus sus productos online a a través de una ienda propia. La La mpresa cuenta cuenta con una una susuperficie global de 2200 metros cuadrados, repartidos entre las diferentes secciones/departamentos: secciones/departamentos: administración, comercial, ompras, RRHH, RRHH, informática, almacén y tienda. Nota. Se han adjuntado dos libros de Excel, uno con los datos del caso práctico (Hecostes_CP) y otro con los datos en blanco (Hecostes). A partir de aquí vamos a diseñar un modelo elaborado en en hoja e cálculo cálculo Excel ue contempla las hojas que se muestran en el menú e la figura 1. Los datos de las hojas “BALANCE DE DE UMAS Y SALDOS”, “DEPARTAME “DEPARTAMENTOS” NTOS” y “ CTIVIDADES CTIVIDADES”” se introducen manualmente a partir e la información información de nuestro programa de contabilidad o de la información complementaria complementaria portada. Mientras que para el resto de hojas, se automatizarán todas las operaciones, con la idea de obtener los informes de costes que eseamos.

Balance de sumas y saldos La primera información información ue vamos a necesitar va va a er el balance de comprobación comprobación o de sumas saldos de la empresa, de las cuentas de gasto, del grupo 6 de la contabilidad, contabilidad, en nuestro nuestro caso, caso, de forma mensual, mensual, aunque nos vamos a centrar en el primer trimestre

igura 2. Balance de sumas y saldos

10

l Estrategia Financiera

Nº

44 • Diciembre 2016

3/9


Método del Caso Aproximación a un odelo de costes por departamentos en la pyme

de un ejercicio, por lo que necesitaremos información del balance de sumas y saldos a enero, enero, ebrero y marzo. Tal y como se aprecia en la figura figura 2, en la ho a de Balance de sumas saldos, enemos una flecha de vuelta al menú y los datos estructurados de forma mensual, con con detalle del código de cuenta, escripción, grupo contable y meses. Señalar que los datos se han tratado en forma de tabla (seleccionamos el rango y, a partir de aquí, escogemos del Menú superior “Insertar-T “Insertar-T bla”) y que que la la olumna “Grupo” se ha calculado utilizando la función de Excel EXTRAER, que nos permite obtener los 2 primeros dígitos de la cuenta contable. Igualmente podemos añadir más meses estando dentro dentro de la abla, con clic derecho derecho del ratón, la opción e “Insertar-Columna “Insertar-Columna de tabla a la derecha”. Nota. Como siempre, hemos hemos ñadido la posibilidad e introducir introducir el logo logo de la mpresa, que apareceaparecerá en los sucesivos informes.

Herramienta muy útil para útil para la imputación de costes que, gracias a las ablas dinámicas, puede elaborar informes analítico-gráficos muy versátiles de forma sencilla ge contablemente contablemente t dos los gastos gastos de personal personal y trasladamos ste importe a la hoja hoja “Reparto costes costes personal”. Lógicamente este importe es el del total de coste del mes, para imputar la parte proporcional a cada departamento, lo haremos multiplicando por los porcentajes porcentajes de coste que aparecen en l

epartamentos La empresa dispone de los departamentos comentados anteriormente, a los que añadiremos el de Dirección. De cara al reparto e los costes indirec os de la empresa, empresa, indicaremos la superficie superficie cupada por cada uno de ellos (ver figura 3). Igualmente trataremos los datos en forma e abla abla.. Para Para cada d parta parta-mento estableceremos un código numérico (ver en figura 3 Cod_D).

igura 3. 3. epartamentos

Actividades Pasamos ahora a efinir las actividades dentro de cada cada epartamen epartamento. to. Utilizar Utilizaremos emos un código d dos ígitos para definir cada actividad, manteniendo como primer ígito el código del partamento y como segundo dígito el ue fine la actividad (ver figura ). Con el fin de acilitar la entrada de los nombres e los distintos epartamentos y actividades, se ha incluido incluido una hoja hoja con el listado listado d los mismos llamada “Intermedia” (que puede ocultarse si se dese deseaa con l b tón d rech rechoo sobr sobree u nom nombre bre activar ocultar). Podemos ir introduciendo quí los distintos departamentos, y ello nos irve para hacer un desplegable desplegable en las las ho as ucesiv ucesivas. as. El listado listado es una TABLA, con lo cual (como ya hemos comentado en otras herramientas herramientas),), si n s posicionamos posicionamos en el último nombre de la lista y pulsamos la tecla Tabulación, se añade una línea para introducir un nuevo elemento la lista, y a parecerá en los desplegables correspondientes.

igura 4. 4. Actividades

eparto de costes de personal Vamos a indicar en esta h ja para cada m s departamento, el coste directo directo a imputar de cuerdo con los datos datos de la hoja hoja “Balance “Balance d sumas y salsaldos”.. Para llo localizamos el grupo 64 que recodos” Nº


Estrategia Financiera

l

11

4/9



Figura 5.

igura 6.

eparto costes de personal

riterios de reparto

columna “% Coste_P” y que es el porcentaje que le corresponde correspon de del total de costes de personal a cada departamento (ver gura 5). Para saber el coste coste directo directo a imputar a da actividad, multiplicaremos el coste del departamento, calculado como definimos anteriormente, por un porcentaje de coste coste d cada actividad y que aparece en la columna “% Coste_A” (ver también figura 5). Se ha utilizado la función de Excel, SUMAR.SI, para importar automáticamente los gastos de personal (grupo 64) de la hoja “Balance de sumas y saldos”. Además, la hoja incluye la columna “Indicador”, tanto en las hojas de “Reparto de costes e personal” como en la e “Reparto de costes generales”, sirve para para comprobar que los cálculos eran correctos, es decir, que imputábamos correctamente todo el coste que hay n la hoja de BSS.

eparto de costes generales Los costes generales ngloban el conjunto de costes indirectos de la empresa, incluida la amortización contable. Por sencillez, establecemos el reparto de costes generales a nivel de departamentos a partir de un determinado “cost driver” o inductor de coste, sin incluir incluir las a tividades. Como inductoinductores de coste para c da departamento departamento tenemos tenemos,, l número de raba jadores, la superficie cupada un porcentaje porcenta je del total de cost (ver figuras 7 columna columna “Crit_R”). Para seleccionar el criterio de reparto hemos realizado realizado una validación validación de datos, datos, a p rtir de una definición previa de un nombre en las celdas S5 a S7 de esta misma hoja, y dónde aparecen los 3 criterios mencionados. Las hipótesis de reparto son las ue aparecen en la figura 6. Antes de entrar en el detalle de los informes, hay que tener tener en cuenta cuenta qu debemos preparar preparar los datos para presentarlos en forma “tabla dinámica”.. Esto supone que debemos rear la siguiente mica” estructura que e muestra n la figura 8. Como mos en la figura 8, se resumen los datos p r depart departamen amentos tos,, activi actividade dadess y m ses ses,, on detalle de los costes directos indirectos a imputar. 12


Nº


5/9



Para el cálculo e los costes directos, directos, importamos d la hoja “Reparto “Reparto costes costes personal” personal” los datos c rrespondientes utilizando la función de Excel SUMAR. SI.CONJUNTO. Igualmente, para el álculo de los costes indirectos, importamos la hoja “Reparto

igura 7.

costes enerales” los los datos correspondientes utilizando la función SUMAR.SI.CONJUNTO que multiplicaremos por el porcentaje que asignamos a cada Actividad dentro del departamento y que importamos de la ho a “Reparto costes personal” (columna (columna

eparto costes generales

igura 7.1. eparto costes generales-coste reparaciones

igura 7.2. eparto costes generales-otros gastos

igura 8.

Nº

esumen para tabla dinámica



l

13

6/9



ara a toma de decisiones de lanificación

Figura 9a. P ra dis diseña eñarr a tabl tablaa dinámica

control en una control en

empresa es importante conocer sus costes en función de función de su naturaleza de su comportamiento “% oste_A”) utilizando ambién la función SUMAR. SI.CONJUNTO SI.CONJ UNTO

Informe departamentos A partir de los datos c ntenidos en la hoja “Re“Resumen para TD”, TD”, insertamos una abla dinámica: 1.º Seleccionamos el rango e datos que vamos a utilizar para nuestros informes. A priori todos los datos contenidos en la hoja anteriormente mencionada. 2.º Insertar, gráfico dinámico tabla dinámica. 3.º Le indicamos dónde insertar insertar la tabla dinámica, que en nuestro caso será en la hoja “Report departamentos”. 4.º Seleccionamos los campos que queremos para el informe: departamento, costes directos y c stes indi indirectos rectos (ver figur figuraa 9a). Si n s situamos tua mos s bre l bla din dinámi ámica, ca, apar aparece ece en la parte superior e la ventana “Herramientas de tabla dinámica” y en la pción “Diseño”, podemos optar p r “Filas con con bandas” bandas” (ver figura figura 9b).

Figura 9b. Informe coste departamentos

Costes directos Costes indirectos

n i ó c r a i s t i n m A d

14


é n a c l m A

l i a c e r m C o

a s p r m C o

n i ó c c i r e D

Nº

a i c á t r m f o I n

H H R R

a n d i e T


7/9



5.º Se ha incluido un gráfico de barras dinámico, para poder seleccionar l mes/meses a visualizar, insertamos una “segmentación de datos por meses”: estando dentro de la tabla, ir al Menú Analizar, insertar segmentación de datos y seleccionamos el campo mes.

3.º Añadimos un ltro por departamento, que nos permita er las Actividades dentro de él, aunque también podíamos haber añadido, al igual que antes, una segmentación de datos por Departamento. Para añadir el filtro, nos situamos n la lista de campos de de l abla y arrastramos el el campo Departamento a la etiqueta “Filtros”

Informe actividades En la figura 10 podemos ver cómo qu edaría. Vamos a repetir los dos primeros pasos el informe anterior, y continuación: 1.º Le indicamos dónde insertar la tabla dinámica, dinámica, que en nuestro caso será en la hoja “Report Actividades”. 2.º Seleccionamos los campos campos que ueremos para el informe: Actividad, Departamento, Costes directos y ostes indirectos.

SIS Se ha elaborado una herramienta muy útil para la imputación de costes y, gracias las tablas dinámicas, se pueden elaborar informes analítico-gráficos muy versátiles de forma relativamente sencilla. El usuario puede, a partir de este ejemplo, completarla y adaptarla a sus necesidades.

igura 10. Informe coste actividades 50.000,00 Costes directos Costes indirectos 40.000,00

30.000,00

20.000,00

10.000,00

,00 Contabilidad

Nº


F ac ac tu tu ra ra ci ci ón ón

G es es ti ti ón ón c ob ob ro ro s

G es es ti ti ón ón p ag ag os os


l

15

8/9


Fiscalidad

Balances: la imagen fiel imagen fiel de la empresa 16

l Estrategia

Financiera

Nº


9/9

Modelo costes por departamentos en la pyme

Recommend Documents