Mengelola Rancangan Organisasi Setelah kita membahas elemen dasar yang memainkan perananan dalam menciptakan organisasi, maka pada bahasan ini kita akan mengeksplorasi bagaimana elemen-elemen tersebut dapat dikombinasikan untuk menciptakan rancangan keseluruhan bagi organisasi.
1. Sifat Sifat Ranca Rancanga ngan n Or Organ ganisa isasi si Rancangan organisasi (organization design) adalah keseluruhan rangkaian dari elemen struktural dan hubungan di antara elemen-elemen tersebut yang digunakan untuk mengelola organisasi secara total. Oleh karena itu, rancangan organisasi merupakan cara dalam mengimplementasikan strategi dan rencana untuk mencapai tujuan organisasi. Ada dua titik penting dalam rancangan organisasi yaitu :
a. Organisasi tidak dirancang dan kemudian diti nggalkan utuh. Sebagian besar organisasi berubah hampir secara kontinu sebagai akibat dari faktor-faktor seperti situasi dan orang.
b. Rancangan organisasi untuk organisasi yang lebih besar sangat kompleks dan memiliki banyak tingkatan variasi
Implikasi Manajemen Manajer seharusnya tahu bahwa merancang suatu organisasi merupakan proses berkelanjutan yang tidak pernah selesai. Mereka seharusnya menyadari bahw bahwa a ranc rancan an an
sehingga mendeskripsikan mereka tidak dapat dilakukan dalam suatu penjelasan yang lengkap dan penuh.
1. Perspekt Perspektif if Univer Universal sal pada pada Ranca Rancangan ngan Organisas Organisasii
Untuk memecahkan masalah manajemen dapat menggunakan dua pendekatan yaitu pendekatan kontinjensi dan pendekatan universal. Pendekatan kontinjensi menjelaskan bahwa perilaku manajerial yang sesuai dalam suatu situasi tertentu tergantung pada elemen unik dalam situasi tersebut sedangkan pendekatan universal berusaha untuk mengidentifikasikan “satu cara terbaik” unutk mengelola organisasi. Fondasi untuk pemikiran kontemporer mengenai rancangan organisasi dapat ditelusuri kembali ke dalam dua perspektif universal yaitu : A. Mode Modell Biro Birokr krat atis is
Menurut Max Weber, birokrasi (bureaucracy) adalah model rancangan organisasi yang berdasar pada suatu sistem otoritas yang sah dan formal. Birokrasi yang ideal menunjukkan lima karakteristik dasar yaitu : •
Organisasi seharusnya menerapkan pembagian tenaga kerja yang berbeda , dan setiap posisi seharusnya diisi oleh seorang ahli
•
Organisasi seharusnya mengembangkan rangkaian peraturan yang konsisten untuk memastikan bahwa kinerja tugas seragam
•
Organisasi seharusnya menentukan hierarki posisi atau jabatan yang menciptakan rantai komando dari puncak organisasi ke dasar organisasi
•
Manajer seharusnya melakukan bisnis dengan cara yang ti dak personal dan mempertahankan jarak sosial antara mereka sendiri dengan bawahan mereka
•
Penerimaan tenaga kerja dan kemajuan karier dalam organisasi seharusnya didasarkan pada kecakapan teknis dan karyawan seharusnya dilindungi dari pemecatan secara sewenang-wenang.
Keunggulan dari model birokrasi adalah : ✔
Beberapa elemennya pada kenyataannya , sering meningkatkan efisiensi
✔
Membantu mencegah diskriminasi
✔
Membuat prosedur dan praktek menjadi lebih jelas bagi semua orang
Kelemahan dari model birokrasi adalah : ✔
Menghasilkan ketidakfleksibelan dan kekakuan
✔
Menghasilkan keacuhan terhadap proses manusia dan sosial dalam organisasi
Model birokrasi dari rancangan organisasi bergantung pada logika, rasionalitas, aturan, dan prosedur yang efisien. Banyak organisasi berusaha untuk menstandarisasi aturan dan prosedur ini dengan menciptakan formulir-formulir untuk digunakan orang ketika melakukan tindakan atau meminta persetujuan.
A. Model Perilaku
Model perilaku (behavioral model ) adalah model rangkaian organisasi yang konsisten dengan gerakan hubungan manusia dan menekankan perhatian pada pengembangan kelompok kerja dan perhatian mengenai proses interpersonal.
Rensis Linkert, seorang peneliti manajemen mempelajari beberapa organisasi besar untuk menentukan apa yang membuat beberapa organisasi lebih efektif dari organisasi lainnya. Kemudian Linkert mengembangkan kerangka kerja yang mengkarakterisasi organisasi dalam konteks delapan proses penting dengan mengimplementasikan model birokratis dan perilaku : (kepemimpinan, motivasi, komunikasi, interaksi, pengambilan keputusan, penetapan tujuan, pengendalian dan tujuan kinerja ) . Keunggulan dari model perilaku yaitu : ✔
Penekanan pada perilaku manusia dengan memperhatikan nilai penting dari karyawan organisasi
Kelemahan dari model perilaku yaitu : ✔
Hanya berpendapat bahwa terdapat satu cara yang terbaik untuk merancang organisasi
Organisasi Sistem 1 1. Proses kepemimpinan tidak mencakup
Organisasi Sistem 4
1. Proses kepemimpinan meliputi kerahasiaan
kepercayaan dan kerahasiaan. Bawahan tidak
dan kepercayaan yang dipersepsikan antara
merasa bebas untuk mendiskusikan masalah
atasan dan bawahan dalam semua hal.
pekerjaan dengan atasan mereka, yang
Bawahan merasa bebas untuk
sebaliknya tidak meminta ide dan opini
mendiskusikan masalah pekerjaan dengan
mereka.
atasan mereka, yang juga meminta ide dan opini
1. Proses motivasional membuka jalan hanya
1. Proses motivasional membuka jalan bagi
bagi motif fisik, keamanan , dan ekonomi,
serangkaian penuh motif melalui metode
melalui penggunaan ketakutan dan sangsi.
partisipasi. Sikap mendukung organisasi
Sikap yang tidak menyenangkan terhadap
dan tujuannya.
organisasi muncul di antara karyawan.
1. Proses komunikasi adalah sedemikian rupa
1. Proses komunikasi adalah sedemikian rupa
sehingga informasi mengalir ke bawah dan
sehingga informasi mengalir secara bebas
cenderung untuk terganggu, tidak akurat, dan
melalui organisasi ke atas, bawah, dan
dipandang dengan curiga oleh bawahan.
lateral. Informasi akurat dan tidak terganggu.
1. Proses interaksi tertutup dan dibatasi.
1. Proses interaksi terbuka dan ekstensif. Baik
Pendapat bawahan kurang diperhatikan
atasan maupun bawahan mampu
dalam menentukan tujuan, metode, dan
mempengaruhi tujuan, metode, dan
aktivitas departemen.
aktivitas departemen.
1. Proses keputusan hanya muncul pada puncak organisasi ; relatif tersentralisasi
1. Proses keputusan muncul di semua tingkat melalui proses kelompok ; relatif terdesentralisasi
1. Proses penetapan tujuan dilokasikan pada
1. Proses penetapan tujuan mendorong
puncak organisasi ; tidak memberi
partisipasi kelompok dalam menetapkan
kesempatan akan berpartisipasi kelompok
objektif tinggi, namun realistik
1. Proses pengendalian tersentralisasi dan
1. Proses pengendalian tersebar di sepanjang
menekankan pada perbaikan dari tuduhan
organisasi dan menekankan pengendalian
kesalahan
sendiri dan pemecahan masalah
1. Tujuan kinerja adalah rendah dan secara
1. Tujuan kinerja adalah tinggi dan secara
pasif dicari oleh manajer yang tidak
aktif dicari oleh atasan yang mengenali
membuat komitmen untuk mengembangkan
kebutuhan untuk membuat suatu komitmen
sumber daya manusia dari organisasi.
penuh untuk mengembangkan, melalui pelatihan, sumber daya manusia dalam organisasi.
Implikasi Manajemen Manajer seharusnya memahami konsep dasar yang melekat pada model nirokrasi dan perilaku dari rancangan organisasi. Sementara menghargai kekuatan dan kelemahan mereka, mereka seharusnya juga ingat bahwa model universal tidak benar-benar dapat
1. Pengaruh Situsional pada Rancangan Organisasi
Pandangan situsional pada rancangan organisasi ( situsional view of organization design ) berdasarkan pada asumsi bahwa rancangan optimal untuk setiap organisasi bergantung pada serangkaian faktor situsional yang relevan. Empat faktor situsional dasar yaitu :
A. Teknologi Inti
Teknologi (technology) adalah proses konversi yang digunakan untuk mengubah input (seperti bahan baku atau informasi ) menjadi output ( seperti produk atau jasa ). Sebagian besar organisasi menggunakan berbagai teknologi, akan tetapi teknologi organisasi yang paling penting adalah teknologi inti ( core technology ).
Hubungan antara teknologi dan rancangan organisasi pertama kali ditemukan oleh Joan Woodward. Tiga bentuk dasar dari teknologi diidentifikasikan oleh Woodward : ✔
Teknologi unit atau batch kecil. Produk dibuat sesuai dengan spesifikasi
konsumen atau produksi dengan kuantitas yang kecil. Contoh : Toko penjahit seperti Brooks Brothers (setelan) Toko percetakan seperti Kinko’s ( alat tulis perusahaan ) ✔
Teknologi produksi massal atau batch . Produk dibuat dalam jalur perakitan
dengan mengkombinasikan bagian-bagian komponen menjadi bagian lain atau produk jadi. Contoh : Manufaktur mobil Subaru, perusahaan elektronik Philips ✔
Teknologi proses kontinu. Bahan baku mentah diubah menjadi suatu produk
jadi melalui serangkaian mesin atau proses transformasi. Contoh : Penyulingan minyak seperti Exxon dan Shell Penyulingan kimia seperti Dow chemical
A. Lingkungan
Elemen lingkungan dan rancangan organisasi secara spesifik berhubungan dengan sejumlah cara. Terdapat dua organisasi lingkungan yaitu lingkungan stabil ( lingkungan yang relatif tetap konstan selama berlalunya waktu) dan tidak stabil ( merupakan subjek dari ketidak pastian dan perubahan yang cepat ) . Dua jenis rancangan yang muncul disebut organisasi mekanistik dan organisasi organik. Organisasi mekanistik , yaitu serupa dengan model birokratis atau sistem 1 , paling
sering ditemukan di lingkungan yang stabil. Organisasi organik, yaitu model rancangan organisasi yang sangat fleksibel dan
informal, paling sering ditemukan di lingkungan tidak stabil dan tidak dapat diramalkan.
Menurut Lawrence dan Lorsch , organisasi dapat dikarakterisasi dalam dua dimensi utama yaitu :
1. Diferensiasi , Sejauh mana organisasi dapat dipecah menjadi sub unit 2. Integrasi, Tingkatan di mana berbagai sub unit harus bekerja sama dalam cara yang terkoordinasi.
A. Ukuran Organisasi
Ukuran organisasi juga merupakan faktor lain yang mempengaruhi rancangannya. Ukuran organisasi dapat didefinisikan sebagai jumlah total dari karyawan permanen atau ekuivalen dengan karyawan.
B. Siklus Hidup Organisasi
Siklus hidup organisasi adalah pengembangan di mana organisasi berevolusi ketika organisasi tumbuh dan matang, terdiri dari empat tahap yaitu :
1. Kelahiran (birth) dari organisasi
Implikasi Manajemen
2. Masa kanak-kanak (youth), dikarakterisasi
Manajer seharusnya ingat bahwa rancangan organisasi tidak statis atau universal. Oleh karena itu penting bagi mereka untuk memahami bagaimana faktor-faktor situsional seperti lingkungan, teknologi, ukuran organisasi, dan siklus hidup organisasi seharusnya dipertimbangkan
oleh pertumbuhan dan ekspansi dari sumbersumber daya organisasi 3. Masa pertengahan (midlife) adalah suatu periode dari pertumbuhan gradual berevolusi pada akhirnya menuju stabilitas 4. Kematangan (maturity) adalah periode
stabilitas, mungkin pada akhirnya berevolusi menjadi penurunan.
4. Strategi dan Rancangan Organisasi Determinan penting lain dari rancangan organisasi adalah strategi yang diadopsi oleh manajer puncaknya. A. Strategi Tingkat Korporasi
Organisasi yang mengadopsi pendekatan portfolio dalam mengimplementasikan strategi korporasinya juga harus memastikan bahwa rancangannya sesuai dengan strateginya.
Sebagai contoh, setiap unit bisnis strategi mungkin tetap menjadi suatu unit yang relatif otonom dalam organisasi. B. Strategi Tingkat Bisnis
Strategi tingkat bisnis mempengaruhi rancangan dari bisnis individual dalam organisasi dan juga keseluruhan organisasi itu sendiri. Organisasi yang menerapkan strategi defender, misalnya, lebih mungkin untuk berbentuk bertingkat dan tersentralisasi, memiliki rentang manajemen yang sempit, dan mungkin mengambil pendekatan fungsional dalam departemenlisasi. Oleh karena itu, perusahaan mungkin secara umum akan mengikuti pendekatan birokratis terhadap rancangan organisasi.
Sebaliknya, jenis organisasi prospektor lebih mungkin untuk berbentuk datar dan terdesentralisasi. Dengan rentang manajemen yang lebih luas, organisasi berusaha untuk menjadi sangat fleksibel dan beradaptasi dengan pendekatannya dalam melakukan bisnis.
C. Fungsi Organisasional
Hubungan antara strategi fungsional organisasi dan rancangannya kurang jelas dan mungkin berada di bawah kewenangan ti ngkat korporasi dan bisnis.
Implikasi Manajemen Strategi juga merupakan faktor yang penting dalam menentukan rancangan terbaik untuk suatu organisasi tertentu. Oleh karena itu, manajer seharusnya memahami dengan jelas baik strategi korporasi, bisnis, dan strategi fungsional mereka dan bagaimana strategi tersbut mempengaruhi rancangan organisasi yang paling baik untuk situasi tersebut.
1. Bentuk Dasar Dari Rancangan Organisasi
Sebagian besar rancangan berada pada satu dari empat kategori dasar , dan yang lainnya hanya merupakan gabungan yang didasarkan atas dua atau lebih bentuk dasar.
A. Rancangan Fungsional ( Bentuk U )
Rancangan fungsional / bentuk U merupakan pengaturan organisasi yang didasarkan pada pendekatan fungsional terhadap departemenlisasi.
Agar organisasi beroperasi dengan efisien dalam rancangan i ni, harus terdapat koordinasi yang signifikan antarorganisasi. Integrasi dan koordinasi ini terutama merupakan tanggung jawab CEO dan anggota manajemen senior. Secara umum, pendekatan ini memiliki kelebihan dan kelemahan dasar yang dimiliki oleh departemenlisasi fungsional. Oleh Karena itu, pendekatan ini mengizinkan organisasi untuk menempatkan semua posisi penting dengan ahli f ungsional dan memfasilitasi koordinasi dan integrasi. Dilain pihak , pendekatan ini juga mengutamakan fokus terhadap fungsional dan bukan fokus terhadap organisasional dan cenderung untuk beroperasi secara sentralis. Contoh : WD-40 Company ( Minyak Pelumas), Mcllhenny Company ( Saus Tabasco).
B. Rancangan Konglomerat (Bentuk H )
Rancangan konglomerat / bentuk H adalah suatu pengaturan yang digunakan oleh organisasi yang terdiri dari serangkaian bisnis yang tidak berhubungan. Oleh karena itu, bentuk H pada intinya merupakan suatu holding company yang dihasilkan dari diversifikasi yang tidak berhubungan. Pendekatan ini didasarkan pada bentuk produk dari departementalisasi. Dalam organisasi bentuk H, seorang staf perusahaan biasanya mengevaluasi performansi dari setiap bisnis, mengalokasikan sumber-sumber daya korporasi diseluruh perusahaan, dan mengambil keputusan mengenai pembelian dan penjualan bisnis. Contoh: General electric ( Mesin pesawat udara, peralatan rumah tangga, siaran, jasa keuangan, produk lampu, plastic dan bisnis-bisnis lain yang tidak berhubungan ).
C. Rancangan Divisional ( Bentuk M )
Rancangan divisional / bentuk M adalah pengaturan organisasi yang didasarkan pada bisnis berganda dalam bidang yang berhubungan yang beroperasi dalam suatu kerangka kerja organisasi yang lebih besar. Walau setiap unit beroperasi secara otonomi, semua unit berfungsi pada pasar umum yang sama. Rancangan ini dihasilkan dari strategi diversifikasi yang berhubungan. Contoh : PepsiCo , The Limited, The Walt Disney Company, Hewlett-Packard.
D. Rancangan Matriks
Rancangan Matriks yaitu suatu rancangan organisasional yang didasarkan pada dua dasar departementalisasi yang saling tumpang tindih. Fondasi matriks adalah serangkaian departemen fungsional. Serangkaian kelompok produk atau departemen sementara, kemudian ditempatkan di seluruh departemen fungsional. Karyawan di suatu matriks secara simultan merupakan anggota dari departemen fungsional dan tim proyek. Manajer proyek mengkoordinasikan tim karyawan yang ditarik dari berbagai departemen fungsional yang berbeda. Oleh karena itu, matriks bergantung pada struktur komando ganda. Contoh : Compaq computer, General motors, The Chase Manhattan Bank, Monsanto Company.
E. Rancangan Hibrida
Implikasi Manajemen Manajer perlu memahami berbagai bentuk dasar rancangan organisasi, demikian juga dengan kekuatan dan kelemahan dari masing-masing. Sebagai tambahan, sangat penting bagi pembuat keputusan kuni untuk mengetahui situasi terbaik agar dapat menggunakan setiap pendekatan. Lebih lanjut, mereka seharusnya tidak mengikuti pendekatan dengan terlalu kaku, tetapi konsisten dengan model hibrida, manajer seharusnya
Berbagai organisasi menggunakan rancangan yang merepresentasikan hibrida dari dua atau lebih bentuk umum dari rancangan organisasi. Sebagai contoh , organisasi mungkin memiliki lima divisi yang berhubungan dan satu divisi tidak berhubungan, membuat rancangannya berupa persilangan bentuk M dan bentuk H. Contoh : Ford
1. PERSOALAN YANG MUNCUL DALAM RANCANGAN ORGANISASI
A. Organisasi Tim
Organisasi Tim adalah pendekatan terhadap rancangan organisasi yang bergantung hampir secara ekslusif terhadap tim jenis proyek, dengan sedikit atau tanpa hierarki fungsional yang mendasari.
B. Organisasi virtual
Organisasi virtual adalah organisasi yang memiliki sedikit struktur formal atau tidak memiliki struktur formal. Organisasi semacam ini pada umumnya hanya memiliki sedikit karyawan permanen dan sedikit staf serta fasilitas kantor. Dengan perubahan kebutuhan
organisasi, manajer akan membawa pekerja sementara dan pada umumnya pasar dalam organisasi ini berbentuk on-line.
C. Organisasi Pembelajaran
Organisasi pembelajaran yaitu suatu organisasi yang bekerja untuk memfasilitasi pembelajaran seumur hidup dan pengembangan pribadi dari semua karyawannya, sementara secara kontinu mengubah dirinya sendiri untuk merespons terhadap perubahan permintaan dan kebutuhan.
D. Persoalan dalam Rancangan Organisasi Internasional
Persoalan lain yang muncul dalam rancangan organisasi adalah tren menuju bisnis internasional. Perusahaan yang ingin berekspansi secara internasional sering kali merasa perlu untuk memperbaiki rancangan organisasinya ketika perusahaan tumbuh.
