MODUL
Mata Pelajaran
: Kompetensi Kejuruan
Standar Kompetensi
: Mengelola Pertemuan/Rapat
Kompetensi Dasar
: Mempersiapkan Pertemuan/Rapat
Kode Kompetensi
I
: 118 118
I!DIK"#OR P$!%"P"I"! KOMP$#$!SI
•
Siswa dapat mendeskripsikan pengertian pertemuan/rapat
•
Siswa dapat menunjukkan tujuan dan fungsi rapat
•
Siswa dapat membedakan antara jenis rapat yang satu dengan rapat yang lain
•
Siswa dapat menjelaskan syarat – syarat rapat yang baik
•
Siswa dapat mengidentifikasi persiapan rapat yang dibutuhkan
•
Siswa dapat menggambarkan tata ruang rapat
•
Siswa dapat menyebutkan etika pertemuan / rapat
•
Siswa dapat menuliskan teknik menyusun agenda & acara rapat
•
Siswa dapat menyusun undangan rapat
II
#U&U"! P$M'$L"&"R"!
•
Siswa mampu melakukan pertemuan dan peserta yang hadir sesuai dengan kebutuhan
•
Siswa mampu mengatur pertemuan berdasarkan kebutuhan dan merancang waktunya
•
Siswa mampu mengatur ruang pertemuan berdasarkan berdas arkan kebutuhan
•
Siswa mampu mendiskusikan informasi yang ada dalam agenda
•
Siswa mampu menyiapkan dan mengirimkan bahan untuk pertemuan kepada peserta sesuai dengan waktu yang telah dibuat
•
Siswa Siswa mampu mampu membua membuatt agenda agenda pertem pertemuan uan berdas berdasark arkan an tujuan tujuan pertem pertemuan uan yang yang telah telah ditetapkan
III
UR"I"! M"#$RI
" Pengertian Rapat
Salah satu tugas sekretaris sekretaris adalah mempersiapka mempersiapkan n dan dan melayani melayani pertemuan-per pertemuan-pertemuan temuan atau atau
rap rapat
yang ang
dise disele len nggar ggarak akan an
oleh leh
pimp impinan inanny nya, a,
baik baik
dala dalam m
hal
kepe keperl rlua uan n
pertemuan/rapat maupun dalam jamuan kepada para tamunya (peserta rapat) !apat adalah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun informal untuk membicarakan, merundingkan dan memecahkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan organisasi /perusahaan
' #ujuan dan (ungsi Rapat
!apat perlu diselenggarakan, antara lain " # $ntuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah % $ntuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan
Sebagai forum silaturahim dan demokrasi, diharapkan peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan
' Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat dengan perusahaan /organisasi enampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta) * Sebagai sarana bernegosiasi + etentuan hukum
% &enis)jenis Rapat
!apat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangannya atau segi peninjauannya 1 'erdasarkan #ujuan
enurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu " a* Rapat penjelasan ( information conference )
adalah rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan alam rapat ini, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukann mengajukann pertanyaan
+* Rapat peme,a-an masala- ( problem solving conference )
adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi .ada rapat ini peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpilkan bersama asil kesimpulan yang telah disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi
,* Rapat perundingan ( negotiation conference )
adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak
. 'erdasarkan Si(at
enurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu " a* Rapat resmi ( formal meeting )
adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku .eserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat b) Rapat tidak resmi ( informal meeting )
adalah rapat yang dilaksanakan dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi !apat ini tidak memerlukanpersiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba – tiba dan harus diselesaikan segera .ara peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung ,* Rapat ter+uka
adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah – masalah yang tidak bersifat rahasia d* Rapat tertutup
adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia
'erdasarkan &angka 0aktuna
enurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu "
a* Rapat mingguan
adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin +* Rapat +ulanan
adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu ,* Rapat semester
adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan d* Rapat ta-unan
adalah rapat yang diadakan setahun sekali
2 'erdasarkan 3rekuensi
enurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu " a* Rapat rutin
adalah adalah rapat rapat yang yang sudah sudah ditent ditentuka ukan n waktun waktunya ya (minggu (mingguan, an, bulana bulanan, n, tahuna tahunan) n) !apat !apat ini digunakan untuk masalah – masalah rutin dalam suatu organisasi / perusahaan +* Rapat insidentil
adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal 0iasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama
4 'erdasarkan !ama
enurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu " a* Rapat kerja
adalah rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan pelaksanaan tugas suatu instansi +* Rapat dinas
adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan) ,* Musa5ara- kerja
adalah kata lain dari rapat kerja 6 'erdasarkan Urgensina
enurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu " a* Rapat +iasa
adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah – masalah yang sudah dianggap biasa +* Rapat penting
1dalah 1dalah rapat rapat yang yang diadak diadakan an untuk untuk membah membahas as masalah masalah-ma -masala salah h yang yang diangg dianggap ap pentin penting g kare karena na akan akan meng mengha hasi silk lkan an kepu keputu tusan san yang yang memb membaw awaa damp dampak ak pent pentin ing g bagi bagi angg anggot otaa organisasi /perusahaan itu sendiri
7 'erdasarkan Pesertana
enurut pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu " a* Rapat ertikal
adalah rapat yang diadakan, dimana yang hadir dalam rapat itu adalah bawahan dan atasan +* Rapat -ori9ontal
1dalah rapat yang diadakan antar pejabat suatu organisasi / perusahaan yang sederajat
D Sarat sarat Rapat ang 'aik 1 Suasana #e #er+uka r+uka
1rtinya, setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapapun indari sikap saling mencurigai dan berprasangka negati2e diantara sesame peserta rapat . #idak "da Monopoli
!apat yang baik adalah yang demokratis 1rtinya, tidak ada tindas menindas atau ingin menguasai sendiri Setiap peserta rapat mempunyai hak yang sama ( hak bicara, hak ambil bagian, dsb) Partisipasi "kti( dari Peserta Rapat
1rtiny 1rtinya, a, tiap tiap peserta peserta rapat rapat aktif aktif ambil ambil bagian bagian dalamja dalamjalan lanny nyaa rapat, rapat, yaitu yaitu harus harus menjad menjadii pendengar dan pembicara yang baik
2 'im+ingan dan Penga5asan dari Pimpinan
!apat yang baik harus terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari ketua/pemimpin rapat .emimpin rapat juga harus dapat memonitor jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat 4 Perde+atan 'erdasarkan "rgumentasi +ukan $mosi
alam alam sebuah sebuah rapat rapat yang yang dicari dicari adalah adalah suatu suatu kebena kebenaran ran bukan bukan perseli perselisih sihan an atau saling saling menjatu menjatuhka hkan n antara antara pesert pesertaa rapat rapat !apat !apat yang yang baik baik adalah adalah mengad mengadu u argume argumenta ntasi si bukan bukan emosi 6 Pertanaan Singkat dan &elas
.ertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, menuju sasaran, dan tidak bertele – tele, serta jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat 7 Disiplin 5aktu
embiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat peserta rapatmenjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib 8 Selalu ada kesimpulan
!apat yang baik adalah yang mampu dibuat kesimpulan atau keputusan bersama Sedangkan rapat yang tidak baik adalah rapat yang bertele- tele, tanpa ada keputusan
$ Identi(ikasi Identi(ikasi Persiapan Rapat
Secara garis besar persiapan rapat mencakup tiga hal, yaitu" 1. Persiapan Administrasi
3ang 3ang perlu diperhatikan menyangkut persiapan administrasi, antara lain " a 4otula yang merupakan hasil rapat sebelumnya a
akalah atau kertas kerja yang akan dibahas dalam rapat
b 0eberapa peraturan yang dibutuhkan c
empersiapkan materi rapat ateri rapat antara lain" bahan-bahan acuan berupa buku, majalah/media cetak atau elektronik yang sesuai dengan materi rapat
d embuat surat undangan e
enyusun acara dan daftar hadir peserta
2. Persiapan Peralatan Peralatan & Perlengkapan Perlengkapan
1lat yang dipersiapkan antara lain sebagai berikut5 a) flip chart dan dan spidol b) whiteboard, alat tulis dan penghapusnya c) LCD Projector atau atau 6. d) Sound system e) Handy cam f)
amera
g) Tape Tape recorder h) ap atau tas yang digunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat i) Block note dengan ballpoint j)
Name tag untuk untuk peserta rapat
k) omputer, internet
3. Persiapan Ruangan Ruangan
1komodasi, 1komodasi, rapat yang dihadiri dihadiri oleh peserta dari luar kota dan berlangsung berlangsung berhariberharihari tentunya harus disiapkan akomodasi atau penginapan al-hal al-hal yang yang harus harus dipersi dipersiapk apkan an sehubu sehubunga ngan n dengan dengan pengat pengaturan uran ruang ruang rapat rapat adalah adalah sebagai berikut" 1 Cahaya penerangan 0ila 0ila ruan ruanga gan n tida tidak k meng menggu guna naka kan n pene peneran ranga gan n buata buatan n (lamp (lampu) u) tetap tetapii meng menggu guna nakan kan penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut engan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya
"
a) asil pekerjaan atau produkti2itas bertambah b) ualitas pekerjaan lebih baik c) esalahan-kesalahan berkurang d) Semangat kerja pegawai lebih baik e) engurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani) f)
.restise lebih baik untuk perusahaan
! Perencanaan warna warna 7arna 7a rna akan akan mempen mempengar garuhi uhi keadaan keadaan jiwa jiwa (perasa (perasaan, an, penger pengertia tian n dan pikiran pikiran) ) .ara ahli ahli membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah, kuning dan biru " #entila$i %dara $sahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang & Pengat%ran tempat d%d%k d%d%k , .engaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat
3 #ata Ruang Rapat
1da beberapa macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai berikut" 1. Gaa klasikal!kelas
8aya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak 0erikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas
MODUL . M$R$!%"!"K"! D"! M$MP$RSI"PK"! P$R#$M P$R#$MU"! U"!
#
%
'
a. b. c. d. e. f.
" Pengertian Rapat enurut 009, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah alam buku :tika omunikasi omunikasi karangan karangan Samsir !ambe" !apat adalah kumpulan kumpulan beberapa beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk untuk memberikan memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan persoalan dan sekaligus sekaligus mengadakan mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hash yang yang disepakati/disetujui bersama alam alam buku buku Sura Suratt eny enyur urat at dan dan omu omuni nika kasi si peny penyus usun un ;ut ;ut !o
# % ' * +
# % '
# a #)
•
•
•
%)
)
b #)
%)
)
')
' #u #ujuan juan Rapat 0eberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu" $ntuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah $ntuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern 1gar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi empersiapkan suatu acara atau kegiatan enampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat) dan lain-lain $ntu $ntuk k mene menent ntuk ukan an tuju tujuan an rapa rapatt dapa dapatt dila dilaku kuka kan n deng dengan an cara cara meng mengaju ajuka kan n bebe beberap rapaa pertanyaan sebagai berikut 1pakah tujuan tersebut realistik> 1pakah waktunya tepat> 1pakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat> 1pakah tujuan sesuai dengan 1 (1nggaran asar) dan 1!? (1nggaran !umah ?angga) organisasi atau perusahaan % &enis)&enis Rapat Dan Sarat saratna =enis-jenis rapat 0erdasarkan tujuan !apat penjelasan !apat penjelasan ialah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan Sebagai contoh" !apat penjelasan kepala sekolah dihadapan guru untuk menjelaskan perihal pelaksanaan magang bagi peserta diklat di S !apat penjelasan seorang direktur dihadapan para staf mengenai keadaan perusahaan secara umum !apat penjelasan yang dilakukan seorang ketua kelompok agar para anggota kelompok mulai melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku !apat pemecahan masalah !apat pemecahan masalah diselenggarak diselenggarakan an untuk menemukan menemukan pemecahan pemecahan tentang tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi !apat perundingan !apat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak 0erdasarkan sifat !apat formal (formal meeting) !apat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan !apat informal (informal meeting) !apat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja, kapan saja !apat terbuka !apat terbuka ialah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi ateri rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia !apat tertutup !apat !apat tertut tertutup up ialah ialah rapat rapat yang yang disele diselengg nggarak arakan an untuk untuk kalang kalangan an tertent tertentu u dalam dalam suatu suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum)
c #) %) ) ') d #) %)
e #)
%)
)
0erdasarkan jangka waktu !apat mingguan !apat bulanan !apat semester !apat tahunan 0erdasarkan frekuensi !apat rutin !apat rutin ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, misal mingguan, bulanan !apat incidental !apat insidental ialah rapat yang terjadi tanpa direncanakan direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera 0erdasarkan nama !apat kerja !apat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membabas halhal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi !apat dinas !apat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah) usyawarah kerja usyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja
% Syarat-syarat rapat a embicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah b .ada saat rapat seluruh peserta hams berperan aktif c Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka) d 1danya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas $ntuk $ntuk mencap mencapai ai tujuan tujuan rapat rapat agar agar rapat rapat berhasil berhasil,, setiap setiap pesert pesertaa rapat rapat hams hams mengeta mengetahui hui syaratsyarat rapat yang baik Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain" a .ersiapan rapat Secara garis besar persiapan yang harus dilakukan, yaitu" #) penentuan tujuan rapat dan acara rapat %) penentuan waktu, tanggal, hari, tahun ) penentuan tempat ') 1komodasi ) onsumsi *) media/peralatan engenai persiapan rapat secara terperinci akan dibahas dalam materi berikutnya b .elaksanaan rapat #) Suasana rapat berlangsung terbuka %) .ara peserta rapat berpartisipasi aktif ) 1danya kendali dari ketua rapat ') indarkan debat kusir ) 0ahasa harus komunikatif *) indarkan monopoli ketika berbicara +) ?erdapat ?erdapat keputusan dan kesimpulan rapat @) 1danya notulen A) 1cara rapat
#B) edia rapat ##) 7aktu
# % ' # % a
b
c
a #) %)
D Unsur)Unsur Rapat !apat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, di antaranya" tujuan rapat masalah yang dirapatkan pemimpin rapat peserta rapat media rapat notulis atau sekretaris ?ujuan rapat asalah yang dirapatkan .emimpin rapat ?ipe-tipe pemimpin rapat" ?ipe otoriter ?ipe otoriter maksudnya ialah seorang pemimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang yang yang paling paling berkua berkuasa, sa, paling paling mengeta mengetahui hui dalam dalam segala segala hal, hal, dan setiap setiap keputu keputusan san hanya hanya ditentukan dirinya ?ipe demokratis ?ipe ?ipe demokratis demokratis maksudnya maksudnya seorang pemimpin pemimpin yang bersifat adil, terbuka, memberikan kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau saran-saran, berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, pemimpin berusaha untuk membim membimbin bing g dan mengar mengarahk ahkan an peserta peserta rapat, rapat, member memberii petunju petunjuk, k, memberi memberikan kan bantua bantuan n kepada para peserta kelompok ?ipe laisse< faire ?ipe laisse< faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah atau cara dalam menyelesaikan masalah .eserta rapat Sifat atau karakter peserta rapci 0eberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut" ?ipe pemersatu penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar, tekun/ulet, mempunyai mempunyai sikap toleran ?ipe perantara 0ertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara yang satu dengan yang lain, baik perorangan maupun kelompok kelompok
) ?ipe pendengar .eserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat yang pasif, tidak turut berperan serta secara aktif dalam rapat ?ipe pendengar umumnya orang yang bersifat pendiam (jarang berbicara) ') ?ipe pemberi semangat .eserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan kemamp kemampuan uan bekerja bekerja yang yang cukup cukup tinggi tinggi apat apat mempen mempengar garuhi uhi orang orang lain lain karena karena pandai pandai membaca membaca situasi situasi,, berwib berwibawa, awa, disegan diseganii sehing sehingga ga mempun mempunya yaii pengar pengaruh uh baik baik di kalang kalangan an kelompok sendiri maupun di luar kelompok ) ?ipe inisiatif erupakan orang yang rajin, tekun, kreati2itas yang tinggi serta mempunyai keinginan yang baik, untuk turut memikirkan pemecahan keadaan keadaan atau masalah
*) ?ipe pemberi informasi .ada .ada saat rapat rapat orangorang-ora orang ng yang yang termasu termasuk k tipe tipe pember pemberii inform informasi asi selalu selalu mernbe mernberik rikan an inform informasi asi karena karena mempun mempunya yaii pengala pengalaman man dan penget pengetahu ahuan an yang yang cukup cukup banyak, banyak, mudah mudah bergaul, dan dapat dipercaya +) ?ipe penyerang .eserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap masalah yang sedang dibahas, pendapat, dan sikap orang lain Sehingga Sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perpecahan b Cungsi peserta rapat #) Sebagai penyumbang pendapat %) Sebagai penyimpul ) Sebagai penyumbang data ') Sebagai penerima basil keputusan ) Sebagai pembantu pemimpin ' edia rapat edia rapat adalah fasilitas peralatan yang biasa digunakan dalam suatu rapat balk rapat dengan peserta yang sedikit maupun peserta rapat yang berjumlah banyak 0eberapa contoh media rapat, antara lain" a ruangan, meja, dan kursi5 b lampu penerangan5 c papan tulis/white board5 d flip chart5 e sound system5 f ballpoint5 g buku5 h kertas5 i pensil5 j 6. (o2er head projector)5 k komputer5 l dan lain-lain 4otulis atau sekretaris =alanny =alannyaa rapat rapat ditulis ditulis oleh oleh seoran seorang g petuga petugass khusus khusus yaitu yaitu notuli notuliss atau sekreta sekretaris ris .erihal .erihal notulis ini dibahas lebih terperinci dalam bab bagian $ #eknik Penelenggaraan Rapat ?eknik-teknik ?eknik-teknik penyelenggaraan rapat terdiri atas kegiatan sebagai s ebagai berikut # .ersiapan rapat a 7hy (engapa>) Datar belakang diadakannya diadakannya rapat .ara peserta rapat perlu mengetahui mengetahui mengapa rapat perlu diselenggarakan b 7hat (1pa>) ate ateri ri atau atau masal masalah ah haru haruss diru dirumu musk skan an deng dengan an tepat tepat =anga =angan n sampa sampaii perm permasa asala laha han n dirumuskan terlalu luas c 7ho (Siapa>) 6rang-orang yang akan terlibat dan diundang dalam rapat harus disesuaikan dengan latar belakang diadakannya rapat dan masalah yang akan dirapatkan d 7here (imana) .enent .enentuan uan tempat tempat diselen diselengga ggarak rakann annya ya rapat rapat harus harus turut turut diperh diperhitu itungk ngkan an dengan dengan sebaiksebaik baiknya e 7hen (kapan) .enent .enentuan uan waktu, waktu, tangga tanggal, l, jam, jam, hari, hari, harus harus diperh diperhitu itungk ngkan an dengan dengan meliha melihatt kondis kondisii atau situasi perkembangan organisasi atau perusahaan
f
ow (bagaimana) yang akan diselenggarakan (tertutup, terbuka ataukah yang lain) hal-hal lain yang perlu dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat, yaitu sebagai berikut" a .ersiapan administrasi al-hal yang berkaitan dengan persiapan administrasi, antara lain sebagai berikut" #) mengirimkan notula rapat sebelumnya kepada para peserta rapat %) mengisyaratkan kebutuhan akan rapat selanjutnya ) mengumpulkan bermacam keterangan atau data dan butir-butir acara rapat ') memperhatikan hasil rapat atau perjanjian kesepakatan rapat terdahulu ) membuat usulan acara rapat dan mendiskusikannya *) menyusun secara sistematis setiap acara +) menentukan peserta rapat @) membuat surat undangan rapat atau kon2okasi A) menyusun acara rapat dan daftar hadir peserta rapat #B) memperhatikan dan menentukan media atau peralatan rapat seperti ruangan rapat, tempat duduk, bentuk tempat rapat, pengeras suara, 6., lampu penerangan, penempatan tempat duduk duduk peserta rapat, D; projector, projector, layar, layar, flip chart, sound system, kertas, ballpoint, ballpoint, buku, pensil, tip eE, komputer komputer ##) menyusulkan materi diskusi yang belum sempat dikirim #%) menyiapkan notulen b .ersiapan ruangan al-hal yang harus diperhatikan dalam aturan ruang rapat, antara lain" #) cahaya penerangan %) 2entilasi udara ) pengaturan tempat duduk ') penempatan peralatan c .ersiapan akomodasi konsumsi d esehatan dan keamanan e .enyusunan proposal egiatan yang memerlukan proposal sebelum pelaksanaan, antara lain" #) al-hal yang berkaitan dengan pekerjaan urusan dinas, organisasi, perusahaan %) al-hal yang berkaitan dengan hiburan isal, pentas seni, pasar amal, ba
% .enyelenggaraan rapat atau pelaksanaan rapat a .embukaan rapat b .embagian tugas .ada saat rapat berlangsung, adakalanya pembahasan masalah harus dilakukan dengan cara 6rang-orang yang harus mempromosikan barang • ;ara mempromosikan barang, media cetak/elektronik • .mebagian wilayah pemasaran • .eningkatan kualitas barang • an lain-lain • c !apat kelompok ?opik yang telah dibagi-bagi oleh pemimpin rapat dibahas dalam rapat kelompok 1pabila dipandang dipandang perlu setiap topik dapat dibahas dibahas lagi dalam setiap subkelompok subkelompok (kelompok (kelompok yang telah dibentuk dibagi lagi menjadi subkelompok) d !apat pleno !apat pleno merupakan rapat para peserta rapat secara keseluruhan e .erumusan .erumusan .erumusan hasil rapat dapat dilakukan dilakukan oleh tim perumus rapat (biasanya tim perumus perumus rapat telah ditentukan sebelum rapat dimulai) f !eproduksi asil perumusan rapat atau kesimpulan rapat diserahkan kepada pemimpin rapat 4askah basil rapat disahkan oleh pemimpin rapat sebagai hasil keputusan bersama dalam rapat Setelah hasil rapat disetujui dan disahkan g Selingan atau istirahat 1cara rapat yang padat bukan berarti tanpa istirahat .enyusun acara rapat harus menyelipkan waktu untuk istirahat makan, seperti makanan ringan, makan berat, dan waktu untuk istirahat serta waktu untuk sembahyang (salat) .elaporan a 0uku 1dministrasi .erkantoran odern karya ?he Diang 8ie, ialah suatu dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu b 0uku 0uku 0ahasa 0ahasa yang yang lugas lugas dalam dalam laporan laporan teknik teknik karang karangan an Faenal Faenal 1rifin, 1rifin, adalah adalah bentuk bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan c alam 009, adalah segala sesuatu sesuatu yang dilaporkan, dilaporkan, berita Sedangkan Sedangkanpelapo pelaporan ran ialah proses, cara, perbuatan melaporkan Secara garis besar, laporan terbagi atas dua macam, yaitu laporan hasil penelitian ilmiah dan laporan bukan hasil penelitian ilmiah $nsur-unsur laporan hasil rapat, yaitu" a .elapor b .enerima laporan c 0ahan yang dilaporkan ' Sarana komunikasi (bahasa) 9alah bahasa yang digunakan pelapor 0ahasa dalam laporan basil rapat hendaknya sederhana dan lugas agar mudah dipahami Selain itu, bahasa harus komunikatif artinya bahasa yang digunakan harus bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku 0ahasa yang baik dan benar berarti memperhatikan hal-hal" a .aragraf yang runtut .aragraf yang baik ialah semua kalimat yang membentuk paragraf menguraikan satu gagasan dan kalimat-kalimatnya saling berkaitan/padu b alimat yang efektif
alimat yang efektif adalah kalimat yang berisi gagasan secara jelas, singkat, dan tepat sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku 1gar kalimat yang kita susun dalam laporan rapat mudah dipahami, perhatikan petunjuk gut ini #) 8unakanlah kalimat-kalimat pendek %) 8unakanlah bahasa yang sederhana dan rnudah dipahami orang lain ) 8unakan kalimat luas tanpa kalimat majemuk maje muk kalimat tunggal yang diperluas disebut kalimat luas) ;ontoh" Saya pergi G kalimat tunggal Saya pergi ke 0andung G kalimat luas ') 8unakan kalimat aktif ) >ilihlah kata-kata yang tepat (jangan berHuakna Ianda) *) 8unakan buku pedoman umum :jaan yang isempurnakan Selain keempat macam teknik penyelenggara-at tersebut di atas, masih diperlukan langkahah selanjutnya, yaitu alat pengganda dan cara "nstribusian atau pengiriman engenai hal ini dibahas secara khusus dalam bab ' 3 Identi(ikasi Keperluan Rapat Secara garis besar keperluan rapat mencakup hal, yaitu" # 0ahan % 1lat akomodasi 0erikut ini kita bahas satu per satu ketiga keperluan rapat tersebut # 0ahan 3ang dima dimaks ksud ud baha bahan n di sini sini ialah ialah mater materii atau atau
o an disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan rapat 1komodasi ; Ma,am)Ma,am #ata Ruang Rapat .engertian tata ruang menurut para ahli adalah sebagai berikut # ?he ?he Dian Diang g 8ie 8ie dalam dalam buku bukuny nyaa yang yang berju berjudu dull 1dmin dminist istras rasii .erk .erkan anto toran ran ode odern rn dikemukakan bahwa K.enyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoranK % enurut Ditlefield & .etterson, dalam bukunya Kodern 6ffice anagementK, mengatakan" K6ffic K6fficee lay out may be define defined d as the arrangemen arrangementt of furnit furniture ure and eLuipm eLuipment ent within within a2aileble flour spaceK (?ata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia) 1dapun tujuan penataan ruang kantor adalah sebagai berikut" # memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja % memberikan kondisi keij a yang baik bagi setiap orang, sehingga timbul kepuasan bekerja para karyawan memudahkan pengawasan sehingga manager dapat melihat staf yang sedang bekerja ' memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja menghindarkan diri dari kemungkinan saling mengganggu antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lainnya * mempergunakan segenap ruangan dengan aik, sehingga setiap meter persegi, sudut atau -engah ruangan dapat dimanfaatkan untuk aerbagai aktifitas pekerjaan kantor + memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, aduh dan mengganggu dari pekerjaan yang sunyi @ terciptanya kesan yang baik tentang organi-:"asi tersebut dari para relasi dan tamu yang 5atang A pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak -erpendek enuru enurutt rs rs ?he ?he 8ie mengat mengataka akan n bahwa bahwa tata ruang ruang yang yang baik baik mempun mempunyai yai beberap beberapaa keuntungan, di antaranya" # mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena harus mondar mandir yang seharusnya tidak perlu5 % menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan5 mencegah mencegah para pegawai pegawai bagian bagian lain terganggu terganggu oleh publik publik yang akan menemui satu bagian bagian tertentu5 ' memungkinkan pemakaian ruangan secara Ifisien5 pengawasan mudah dilaksanakan5 * Ierciptanya suasana kerja yang menyenang-Iian Selanjutnya rs oekijat dalam dala m bukunya ?ata ?ata sana antor, mengatakan tata ruang yang baik memberikan manfaat sebagai berikut # merencanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan % penghematan penggunaan ruang lantai yang yang tepat pengawasan dapat dipermudah ' hubungan dapat dipercaya perlengkapan dan mesin kantor berguna berguna lebih baik * jalannya pekerjaan lebih lancer + menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan faktor yang harus diperhatikan dalam tata ruang rapat di antaranya" pengembangan kantor pada masa yang yang akan datang5 • gambaran perkembangan wilayah di masa yang akan datang5 • sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor5 •
• • •
# a b c d e f a b c d
udara yang bersih dan segar5 ongkos pemeliharaan yang rendah5 fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah
alam merancang dan menyusun tata ruang kantor perlu 1nda perhatikan juga faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi mempengaruhi terhadap penataan ruang kantor, yaitu cahaya, warna, udara, dan suara .erencanaan cahaya engan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya" hasil pekerjaan atau produkti2itas bertambah kualitas pekerjaan lebih baik kesalahan-kesalahan berkurang semangat kerja pegawai lebih baik mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani) prestise lebih baik untuk perusahaan 1da empat cahaya buatan manusia, yaitu" ;ahaya langsung ;ahaya setengah langsung ;ahaya tidak langsung ;ahaya setengah tidak langsung ibawah ini merupakan daftar tentang banyaknya cahaya yang mesti digunakan di dalam menerangi sebuah kantor menurut para ahli penerangan di 1merika Serikat acam .ekerjaan
Saran-saran besarnya cahaya (menurut perhitungan dengan Coot;andleM) # .ekerjaan yang B watt membutuhkan penglihatan tajamini meliputi pekerjaan mengenai huruuruf uruf atau atau angk angkaa-an angk gkaa yang yang lembu lembut, t, perb perbed edaa aan n warn warnaa yang yang sama samatt atau atau untuk jangka waktu lama secara terus menerus ;ontoh" memeriksa perhitungan, melakukan pembukuan dan menggambar % .ekerjaan yang B watt membutuhkan pengliahatan biasa ;ont ;ontoh oh"" memb membua uatt surat surat,, mengurus arsip, melakuk melakukan an rapat, rapat, bagian bagian pembukuan dan
%
• • •
• • • • • • •
• • • • • •
a b c d e
a b c
menggambar .ekerjaan yang #B watt membutuhkan penglihatan sepintas lalu ;ontoh ;ontoh"" ruang ruang akti2it akti2itas, as, rese reseps psi, i, tang tangga ga gedu gedung ng atau kamar mandi ' .ekerjaan yang watt membutuhkan penglihatan sederhana ;ontoh" lorong atau jalan lalu lintas dalam gedung .erencanaan warna enurut arul 1min =emmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja, diantaranya" abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan acam-macam warna" 7arna 7a rna primer" merah, biru, kuning 7arna 7a rna sekunder" warna yang dihasilkan dari campuran warna primer 7arna 7a rna tersier" campuran dari warna primer dan sekunder 1rti warna dan efek psikologis" erah"berani, sensual, merah uning" kehangatan, bercahaya dan cerah ijau" alami 0iru" harmonis, tenang, lapang .utih" orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang erah muda" ceria, romantis 6ranye" bersahabat, hampir sama dengan merah, dll .ertimbangan dalam memilih warna ruang" $kuran ruang Dokasi bangunan Dokasi ruangan ?ipe ruang 0entuk ruang ?inggi ruang engan menggunakan warna yang tepat dan baik, akan diperoleh keuntungan, di antaranya kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pe mandangan mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produkti2itas pegawai mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat kerja pegawai mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas enuru enurutt 4adine 4adine ?odd dalam dalam bukuny bukunyaa K6ffic K6fficee .ractic .racticee and Secretar Secretarial ial 1dmin 1dministr istratio ationK nK mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang atau kepada orang yang harus dilayani, di antaranya" epercayaan terhadap kantor :fisiensi atau produkti2itas oral .erencanaan udara
a b c
a b c d e f ' a b c d
a b c d
# % ' # % ' # a) b) c) %
enurut enurut .rof Soetarman, Soetarman, bahwa Kbeban panas yang berlebihan berlebihan dapat menurunkan menurunkan prestasi kerjaK $ntuk itu maka yang paling mendekati derajat celcius $ntuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diperhatikan hal berikut" mengatur suhu udara dalam ruang r uang kerja dengan alat 1; (1ir ;onditioning) membuat lubang-lubang udara (2entilasi) mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja engan pengaturan udara yang tepat dan baik maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan, di antaranya" kenyamanan bekerja pegawai terjamin produkti2itas kerja yang lebih tinggi kualitas pekerjaan yang lebih baik semangat kerja yang lebih tinggi kesehatan pegawai terpelihara dengan baik kesan yang lebih baik dari para tamu .enataan suara ebisingan/gaduh berakibat pada" gangguan mental dan saraf bagi pegawai esulitan mengadakan konsentrasi esalahan yang lebih banyakahan yang bertambah berta mbah Semangat kerja pegawai berkurang 0anyak suara terdapat dalam kantor yaitu" aan, geseran kursi-kursi, suara mesin kantor dan suara di luar kantor $ntuk $ntuk mengat mengatasi asi faktor faktor suara suara yang yang sering sering yang yang sering sering mengur mengurang angii efisien efisiensi si kerja kerja para para pegawai, hendak-memperhatikan berikut" Dangit-langit atau dinding ruangan dipakai an penyadap suara esin-mesin tik di bawahnya diberi alas karet rI a tipis .esawat telepon dibuatkan bilik kecil yang -r-rtup rapat Dantai-lantai ruangan sebaiknya diberi alas N-G-Het atau semacam tegel dari bahan yang tidak Ia 2 ak meneruskan suara < #eknik Menusun Undangan Rapat Surat tidak jelas dan terang pesannya, akan mengakibatkan" ?idak dapat dimengerti dan menimbulkan keraguan bagi penerima5 ?erjadi pemahaman yang salah (salah tafsir) pada isi surat5 ?idak mendapat tanggapan atau jawaban segaimana diharapkan5 tidak akan dapat mencapai maksud dan tujuan alam hal menulis surat, seseorang harus menguasai hal-hal berikut" emahami atau menguasai pemakaian bahasa/ tata bahasa yang baik engetahui permasalahan dan latar belakangn ya emahami peraturan yang berkaitan dengan surat dan pekerjaannya engetahui dan memahami kepada siapa is membuat atau menulis surat engenal dan menguasai teknik menyusun surat dengan baik 1da beberapa syarat penulisan bahasa surat yang baik, yaitu sebagai berikut" 4ada bahasa surat harus tepat hindari kata-kata atau kalimat majemuk, perhatikan aturan tata bahasa, dan terapkan sopan santun penulisan bahasa surat yang la
' a b
c a) b) c) d) e) f)
a b c d e a
b #) %) ) ') ) *) +) c
9si surat surat diru dirumu musk skan an secara secara singk singkat at di bagi bagian an sura suratt yang yang dike dikena nall deng dengan an K1D K1D atau atau .:!91DK !umusan tersebut harus menegaskan seluruh isi surat 1gar tidak terjadi salah penafsiran dari pembaca terhadap maksud dan tujuan isi surat, maka dalam penulisan surat harus jelas maknanya, untuk itu" hindari pemakaian kata atau istilah yang kurang la
.enutup 0agian penutup berisikan hal-hal sebagai berikut" #) Salam penutup %) .ejabat penandatangan I #eknik Menusun "genda Rapat Dan ",ara Rapat 0erdasarkan amus 0esar 0ahasa 9ndonesia yang dimaksud dengan" # ?eknik adalah" a pengetahuan dan kepandaian membuat sesuatu yang berkenaan dengan hasil industri (bangunan, mesin, dan sebagainya)
b c % a b a b c ' a b c
# % a b c d ' * + @ A
# % a b c #) %) ) ') )
cara (kepan (kepandai daian an dan sebaga sebagainy inya) a) membua membuatt sesuatu sesuatu atau atau melaku melakukan kan sesuatu sesuatu yang yang berhubungan dengan seni cara sistematis mengerjakan sesuatu 1genda ialah" buku catatan yang bertanggal, untuk satu tahun5 acara (yang akan dibicarakan dalam rapat) 1cara ialah" hal atau pokok yang akan dibicarakar (dalam rapat, perundingan, dan sebagainya)5 agenda5 hal atau pokok isi karangan5 perkara pemeriksaan dalam pengadilan !apat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan membicarakan sesuatu5 sidang5 majelis5 sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi5 pertemuan staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan pelaksanaa n tugas suatu instansi 0erdasarkan 0erdasarkan arti harfiah harfiah istilah agenda rapat dengan acara rapat mempunyai mempunyai arti yang sama namun dalam hal rapat terdapat perbedaan antara agenda rapat dengan acara rapat alam hal rapat rapat,, agen agenda da rapa rapatt adal adalah ah dafta daftarr yang yang beri berisi si poko pokokk-po poko kok k perm permasa asala lahan han yang yang akan akan dibicarakan dalam suatu rapat, sedangkan acara rapat adalah perincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat ?eknik menyusun agenda dan acara rapat adalah cara sistematis menyusun pokok masalah yang akan dibicarakan dalam pertemuan atau rapat
1dapun hal-hal yang hams diperhatikan dalam menyusun agenda rapat, yaitu" mengetahui dan menguasai pokok masalah yang akan dibicarakan dalam rapat mengetahui tema dan tujuan rapat mengetahui keadaan calon peserta rapat dari segi" peserta rapat dari luar organisasi (ekstern) peserta rapat dari dalam organisasi (intern) peserta rapat dari luar dan dalam organisasi (campuran) jenis kelamin, usia, jabatan, status sosial, pendidikan (secara umum) mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, pelaksanaan rapat mengetahui peralatan yang akan digunakan mengetahui keadaan calon pemimpin rapat mengetahui keadaan ruang rapat mengetahui makanan berat/ringan dan minuman yang akan dihidangkan serta waktu istirahat mengetahui tata tertib rapat $ntuk menyusun acara rapat, hal-hal yang harus diperhatikan sama dengan menyusun agenda rapat (sebanyak sembilan unsur) ditambah dengan" acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan secara umum urutan acara rapat terdiri atas" pembukaan pengarahan dari pemimpin rapat atau ada pejabat tertentu yang memberikan pengarahan pelaksanaan rapat (disesuaikan dengan kebutuhan rapat dan situasi), sebagai contoh" penjelasan atau pengarahan dari pemimpin rapat pembagian tugas berdasarkan kriteria/ ukuran tertentu yang dilakukan pemimpin rap at setiap kelompok mendiskusikan materi yang telah diterima mengemukakan hasil tugas kelompok oleh setiap seti ap ketua kelompok mengkaji permasalahan yang timbul
*) +) @) d
melaksanakan tahap tanya jawab dan adu argumentasi tahap mengambil keputusan tahap menyimpulkan pemimpin rapat atau pembawa acara membacakan hasil rapat atau kesimpulan rapat dan diakhiri dengan penutupan .ada .ada saat menyu menyusun sun acara acara rapat, rapat, penyu penyusun sun harus harus memperh memperhatik atikan an waktu waktu 7aktu aktu untuk untuk pelaksanaan rapat dibagi-bagi untuk selingan istirahat #B menit untuk snack/kudapan dan minum (coffee break), untuk makan siang dan istirahat/shalat, untuk coffee break lagi apabila acara berlangsung sampai sore 0ila acara sampai malam hari tentunya ditambah lagi dengan makan malam
TAHAP PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadi dijadikan kan pedoma pedoman n atau atau pegang pegangan an dalam dalam memper mempersia siapka pkanny nnya, a, yaitu yaitu sebaga sebagaii berikut # !"y# !"y# $engap $engapa a rapat rapat perlu perlu disele diselengg nggara arakan kan# # Hal Hal ini untuk untuk menent menentuka ukan n urgensi dari rapat tersebut% % !"at# !"at# Apa Apa masala masala" " yang yang akan akan dibi&a dibi&arak rakan an dalam dalam rapat# rapat# Hal ini untuk untuk mempersiapkan agenda rapat% !"o# Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut# Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang% ' !"ere# Di mana rapat akan diselenggarakan# Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat% !"en# 'apan rapat akan diselenggarakan# Hal ini untuk menentukan "ari, tanggal dan (aktu rapat akan diselenggarakan% * Ho(# )agaimana rapat akan diselenggarakan # "al ini untuk menentukan apaka" rapat tersebut akan diselenggarakan se&ara berkala atau "anya satu kali, kali, tertut tertutup up atau atau terbuk terbuka, a, dengan dengan ba"an ba"an rapat rapat yang yang dibagi dibagikan kan terleb terlebi" i" da"ulu da"ulu,, atau atau dengan dengan menggu menggunak nakan an *CD proje& proje&tor tor,, tape, tape, +ideo +ideo dan alat alat lainnya%
$eren&anakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lan&ar bukanla" suatu pekerjaan yang muda", karena seorang sekretaris "arus ber"ubungan dengan berbagai berbagai pi"ak dengan penyelengga penyelenggaraan raan suatu rapat% rapat% Hal ini menjadi menjadi tanggung tanggung ja(ab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan penyelenggaraan adala" sebagai berikut A% $embuat agenda rapat dan susunan a&ara rapat Agenda rapat adala" datar yang berisi pokok-pokok permasala"an yang akan dibi&arakan dalam suatu rapat% Sedangkan susunan a&ara rapat adala" rin&ian atau penjab penjabara aran n lebi" lebi" lanjut lanjut dari dari topiktopik-top topik ik dalam dalam agenda agenda rapat% rapat% Sekret Sekretari aris s "arus "arus
memastikan memastikan terlebi" da"ulu a&ara a&ara yang akan diadakan diadakan atau dilaksana dilaksanakan kan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebi" da"ulu kepada pimpinan rapat% A&ara tersebut "arus disusun se&ara sistematis dengan membuat pokok-pokok a&ara se&ara garis besar% )% $enentukan peserta rapat Dari Dari agen agenda da rapa rapatt yang yang tela tela" " dibu dibuat at dite ditent ntuk ukan an siap siap saja saja pese pesert rta a yang yang akan akan diunda diundang% ng% Setela Setela" " sekret sekretari aris s menyu menyusun sun datar datar para para pesert peserta a rapat rapat yang yang akan akan diundang, diundang, kemudian kemudian konsultas konsultasikan ikan kembali kembali dengan dengan pimpinan pimpinan rapat, rapat, apaka" apaka" ada penamba"an atau pengurangan peserta rapat% C% $embuat undangan rapat Surat Surat undang undangan an merupa merupakan kan surat surat pember pemberita ita"ua "uan n yang yang siatny siatnya a meng" meng"ara arapka pkan n ke"adiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu a&ara tertentu di tempat dan pada (aktu tertentu% .ndangan yang dibuat "endakla" memenu"i beberapa syarat, yaitu sebagai berikut # $enggunakan kop surat atau kepala surat% % $en&antumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan% $en&antumkan peri"al undangan rapat% ' $en&antumkan nama-nama orang yang diundang rapat% $en&antumkan "ari, diselenggarakan%
tanggal,
(aktu
dan
tempat
rapat
terse rsebut
* Ditandatangani ole" pejabat yang bertanggung ja(ab atas surat undangan tersebut%
!aktu pengiriman undangan, "endaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat% !aktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk untuk lupa% lupa% Seora Seorang ng sekret sekretaris aris "arus "arus dapat dapat memper memperkir kiraka akan n (aktu (aktu pengi pengirim riman an unda undang ngan an agar agar para para pese pesert rta a rapa rapatt memp mempun uny yai &uku &ukup p kese kesemp mpat atan an untu untuk k mempersiapkan ke"adirannya pada pertemuan atau rapat tersebut% Sekretris "arus juga memper"itungkan (aktu untuk men&etak undangan, memprosesnya "ingga mengirimnya% D% $embuat datar "adir rapat Ada dua ma&am datar "adir, yaitu buku tamu dan datar "adir biasa /yang dibuat di atas selembar kertas0% Datar "adir digunakan untuk mengeta"ui jumla" peserta yang yang data datang ng pada pada suat suatu u rapa rapat, t, untu untuk k meng menget eta" a"ui ui juml jumla" a" sist sistem em yang yang "aru "arus s dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai ba"an penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi% E% $empersiapkan ba"an )a"an-ba"an rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut # Agenda rapat%
rapat
% Notula1"asil rapat yang lalu /apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya0% )a"an-ba"an yang akan dibi&arakan dalam rapat /makala", laporan-laporan dan sebagainya0%
)a"an-ba"an tersebut disatukan dalam sebua" map dan "arus tela" tersedia untuk masing-masing peserta pada (aktu rapat dimulai% Apabila ba"an-ba"an tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka "arus tela" dikirimkan bersama dengan pemb pember erita ita"u "uan an rapa rapat1s t1sur urat at unda undang ngan an,, agar agar dapa dapatt dipe dipela laja jari ri terle terlebi bi" " da"u da"ulu lu%% 2% $empersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut # !"ile board lengkap dengan spidol dan peng"apus% % 2lip &"art lengkap dengan spidolnya% *CD Proje&tor atau 3HP /3+er Head Proje&tor0 lengkap dengan layarnya% ' Sound system lengkap dengan mikroponnya% $ap atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan ba"an-ba"an rapat% * )lo&k note denagn bolpointnya% + Name tag untuk peserta% @ *aptop atau &omputer%
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat da"ulu datar kebutu"an peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumla" barang yang dibutu"kan% 4%$empersiapkan ruang rapat Sekretaris "arus memastikan terlebi" da"ulu jumla" peserta yang akan "adir dalam rapat% Apabila jumla" peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang suda" tersedia di kantor% Namun apabila jumla" peserta &ukup banyak melebi"i kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di "otel atau gedung pertemuan% )ila rapat diselenggakan di "otel atau gedung pertemuan, sekretaris "arus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi% Hal-"al yang yang "arus "arus dipers dipersiap iapkan kan se"ubu se"ubunga ngan n dengan dengan pengat pengatura uran n ruang ruang rapat rapat adala" adala" sebagai berikut 5% Ca"aya penerangan )ila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan /lampu0 tetapi menggunakan penerangan &a"aya sinar mata"ari, pengaturan tempat duduk "arus disesuaikan dengan ara" datangnya sinar mata"ari tersebut%
6% 7entilasi udara .sa"akan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlal terlalu u dingin dingin akan akan mengak mengakiba ibatka tkan n konse konsentr ntrasi asi para para peser peserta ta rapat rapat berkur berkurang ang%% 8% Pengaturan tempat duduk Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumla" peserta rapat dan luas r uang rapat% Ada beberapa ma&am pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut a% 4aya klasikal1kelas 4aya klasikal1kelas &o&ok untuk jumla" peserta yang banyak% )erikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal1kelas b% 4aya konerensi 4aya 4aya koner konerens ensii dimaks dimaksud udkan kan agar agar semua semua pesert peserta a merasa merasa di"arg di"argai ai dan untuk untuk menimb menimbulk ulkan an seman semangat gat team team (ork% (ork% )eriku )erikutt ini pengat pengatura uran n tempat tempat duduk duduk gaya gaya konerensi &% 4aya "uru . Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya "ur . &o&ok untuk rapat inormal% )erikut ini pengaturan tempat duduk gaya "uru . d% 4aya (orks"op Pengat Pengatura uran n tempat tempat duduk duduk di ruang ruang rapat rapat gaya gaya (orks" (orks"op op &o&ok &o&ok untuk untuk disku diskusi si kelompok% )erikut ini pengaturan tempat duduk gaya(orks"op % H% Akomodasi1penginapan Pada rapat yang dilakukan lebi" dari satu "ari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat% .ntuk itu sekretaris "arus mengatur pemili"an tempat yang yang &o&ok &o&ok untuk untuk pelaks pelaksana anaan an rapat rapat terse tersebut but mulai mulai dari dari pemes pemesana anan n tempat tempat,, pembagian kamar, "ingga penge&ekan terak"ir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat% I% Transportasi 9ika 9ika suatu suatu rapat rapat tidak tidak dilaks dilaksana anaan an di dalam dalam kantor kantor,, tentuny tentunya a transp transport ortasi asi para para peserta rapat ke tempat rapat "arus dipersiapkan% 9ika "arus menye(a mobil atau bus, maka sekretaris "arus menyiapkannya% 9% 'onsumsi 'onsumsi rapat berupa makanan ringan /sna&k0 atau makanan berat untuk para peserta rapat "arus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat% 9ika pelaksanaan rapat lebi" dari satu "ari, +ariasi makanan juga "arus diper"atikan% Hal ini akan berdampak pada moti+asi peserta dalam mengikuti rapat% rapat% 'onsu 'onsumsi msi berup berupa a makana makanan n dan minuma minuman n dapat dapat disaji disajikan kan dengan dengan &ara &ara sebagai berikut # Disajikan sebelum peserta rapat dududk% % Disajikan selama rapat berlangsung%
Disajikan pada (aktu istira"at dengan &ara mengambil sendiri% ' Disajikan se&ara kombinasi% Pada a(al rapat tela" tersedia minuman dan saat istira"at para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang tela" tersedia%
'% 'ese"atan .ntu .ntuk k kegi kegiat atan an rapa rapatt yang yang pela pelaks ksan anaa aanny nnya a lebi lebi" " dari dari satu satu "ari, "ari, "end "endak akny nya a disediakan unit kese"atan untuk menjaga kondisi kese"atan para peserta rapat% *% Penge&ekan persiapan terak"ir Sebe Sebelu lum m rapa rapatt dimu dimula laii atau atau pada pada H - 5, sekr sekret etar aris is "aru "arus s meme memeri riks ksa a sega segala la pers persia iapa pan n untu untuk k mey meyakin akinka kan n apak apaka" a" sega segala la sesu sesuat atun uny ya tela tela" " siap siap untu untuk k dipergunakan% Hal-"al yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut # Apaka" kursi tela" &ukup &ukup sesuai dengan jumla" jumla" peserta rapat# % Apaka" letak tempat duduk duduk sesuai dengan ungsi dari setiap peserta rapat# rapat# Apaka" semua alat perlengkapan rapat tela" tersedia dalam ruang rapat dan berungsi dengan baik# ' Apaka" ba"an-ba"an atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat tela" disiapkan dalam suatu map# Apaka" datar "adir, "adir, agenda rapat rapat dan susunan a&ara a&ara tela" disiapkan# * Apaka" konsumsi konsumsi rapat tela" dipesan1disiapkan# dipesan1disiapkan#
$enyelenggaraan
Rapat
Dalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pi"ak yang bertanggung ja(ab atas kelan&aran proses penyelenggaraan penyelenggaraan rapat mulai m ulai dari rapat "ingga ak"ir% Rapat biasanya langsung dibuka ole" pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaan rapat rapat ang dilaku dilakukan kan ole" ole" pemba( pemba(a a a&ara a&ara,, seseor seseorang ang yang yang mendud menduduki uki posis posisii tert tertin ingg ggii pada pada suat suatu u peru perusa sa"a "aan an1o 1org rgan anis isas asii atau atau sese seseor oran ang g yang yang dise disega gani ni%% 5% $embuka rapat Hal-"al yang "arus dikemukakan dalam membuka subua" rapat adala" sebagai berikut # A&ara rapat% % Tata tertb rapat /bersiat leksibel0% $oti+asi /pentingnya masala" yang akan diba"as0% ' Pengenalan masala" atau persoalan masala" yang akan diba"as% Tujuan diadakannya rapat%
* Tanggapan-tanggapan atau saran%
6% )erlangsungnya rapat Selama rapat berlangsung pemimpin rapat "arus dapat mengatur jalannya rapat agar agar tert tertib ib%% $asa $asala la" " yang yang di"a di"ada dapi pi dala dalam m rapa rapatt "aru "arus s dapa dapatt diat diatas asi, i, sepe seperti rti terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembi&araan ole" sala" seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya% Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung ja(ab untuk membuat &atatan pelaksana pelaksanaan an rapat% rapat% )entuk )entuk &atatanny &atatannya a disesuaik disesuaikan an dengan dengan keinginan keinginan pimpinan pimpinan rapat% Ada dua bentuk &atatan rapat, yaitu sebagai berikut # 7erba 7erbatim tim,, yaitu yaitu &atata &atatan n lengka lengkap p semua semua pembi& pembi&ara araan an dalam dalam rapat rapat tanda tanda ditamba"i ataupun dikurangi% % Notula, Notula, yaitu &atatan yang berisi pokok-poko pokok-pokok k pembi&araa pembi&araan n yang diba"as dalam rapat%
8% $enutup rapat Rapat yang tela" berlangsung beberapa (aktu, pada ak"irnya akan ditutup% Apabila dalam rapat belum ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat memunjuk tim k"usus k"usus untuk untuk menye menyeles lesaik aikan an masala masala" " terseb tersebut% ut% Akan Akan tetapi tetapi,, bila bila dalam dalam rapat rapat tersebut tidak ditemukan "ambatan dan tela" meng"asilkan keputusan maka diak"ir rapat, pemimpin rapat dapat memba&akan "asil dari pertemua1 rapat tersebut dan memberikan memberikan kesempatan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemuka mengemukakan kan "al-"al "al-"al yang sekira sekiranya nya belum belum ter&ak ter&akup up dalam dalam "asil "asil keputu keputusan san rapat% rapat% Setela Setela" " tidak tidak ada lagi lagi permasala"an, maka pemimpin rapat dapat menutup rapat% Syarat syarat Rapat Rapat akan meng"asilkan tujuan yang di"arapkan, jika pelaksanaannya memenu"i syarat-syarat sebagai berikut /50 Suasana terbuka Suasa Suasana na rapat rapat yang yang terbuk terbuka a berart berartii setiap setiap pesert peserta a rapat rapat siap siap untuk untuk meneri menerima ma inormasi dari siapa pun% Hindari sikap saling men&urigai atau berprasangka negati diantara sesama peserta rapat% Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa rasa keke kekelu luar arga gaan an dan dan kerj kerja a sama sama yang ting tinggi gi dian dianta tara ra para para pese pesert rta a rapa rapat% t% /60 Tidak ada monopoli Dalam suatu rapat, monopoli pembi&araan ole" seorang peserta rapat atau ole" pimpinan rapat "arus di"indari% Hal ini akan meng"ambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasi /tidak berpartisipasi0% Dalam rapat semua pi"ak yang terlibat mempunyai "ak yang sama dalam mengeluarkan pendapat% /80 Partisipasi akti dari peserta rapat Rapa Rapatt yang yang baik baik apab apabil ila a para para pese peserta rta rapa rapatt turu turutt akti akti dala dalam m meme meme&a &a"k "kan an perm permas asal ala" a"an an yang yang diba diba"a "as s dala dalam m rapa rapat% t% Pese Pesert rta a rapa rapatt "end "endak akny nya a menj menjad adii penden pendengar gar yang yang baik baik saat saat diberi diberikan kan penje penjelas lasanan-pen penjel jelasa asan n dan "arus "arus dapat dapat member memberika ikan n sumban sumbangan gan saran saran atau atau pendap pendapat at yang yang posit positi i saat saat kegiat kegiatan an tanya tanya
ja(ab
atau
diskusi%
/:0 )imbingan dan penga(asan dari pimpinan% Pimpinan rapat "arus dapat memberikan bimbingan kepada seluru" peserta rapat agar mau berperan akti dalam pelaksanaan rapat% Seorang pemimpin rapat juga "arus dapat memonitori jalannya rapat se"ingga pemba"asan tidak menyimpang dari tujuan rapat% /;0 Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi Dalam sebua" rapat terjadi perdebatan adala" "al yag biasa, namun jika perdebatan menjad menjadii berke berkepa panja njanga ngan n dan tidak tidak berdas berdasark arkan an argume argumenta ntasi si yang yang benar benar akan akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan ak"irnya rapat akan dimonopoli ole" peserta yang saling berdebat% 3le" karena itu "indari perdebatan yang berkepanjangan% Perdebatan "endaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar akta bukan emosi% /<0 Pertanyaan singkat dan jelas Pertanyaan=pertanyaan Pertanyaan=pertanyaan yang diajukan dalam rapat "endaknya &ukup singkat, padat, dan jelas se"ingga muda" dimengerti ole" seluru" peserta rapat% Pertanyaan yang berliku-liku berliku-liku atau bertele-tel bertele-tele e akan membuat pertanyaan pertanyaan menjadi menjadi tidak jelas dan &uku &ukup p meny menyita ita (akt (aktu% u% Pada Pada"a "all dala dalam m rapa rapat, t, (akt (aktu u sang sangat at ber" ber"ar arga ga seka sekali% li% />0 Disiplin (aktu $embiasakan pelaksanaan rapat sesuai (aktu yang tela" ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebi" disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebi" tertib% Pengertian Notula )erdasark )erdasarkan an 'amus 'amus )esar )a"asa Indonesia Indonesia terbitan terbitan )alai Pustaka dijelaskan dijelaskan ba"(a notula adala" &atatan singkat mengenai jalannya persidagan /rapat0 serta "al yang dibi&arakan dan diputuskan% 3rang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai notulis% Apaka" Apaka" notulis dengan sekretaris sama# Dalam situasi tertentu sekret sekretari aris s dapat dapat pula pula menjad menjadii seora seorang ng notuli notulis, s, namun namun seoran seorang g notul notulis is tidakl tidakla" a" otomatis menjadi seorang sekretaris% Notulen merupakan sumber inormasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen "aru "arus s ditu dituli lis s deng dengan an telit teliti, i, tepa tepatt dan dan jela jelas% s% Peny Penyus usun unan an notu notule len n meme memerl rluk ukan an kemampuan menulis se&ara jalas dan singkat% Penulisan notulen "arus dida"ului dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut diselenggarakan% Setela" itu menyusun datar nama peserta rapat beserta jabatannya dan yang terak"ir adala" peserta rapat yang ber"alangan "adir juga "arus ditulis% 'emudian notuis men&atat apa yang terjadi dalam rapat% ?ang pertama di&atat iala" pengesa"an notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan (aktu itu adala" lanjutan dari rapat terda"ulu% Selanjutnya yang perlu di&atat adala" pemba"asanpemb pemba" a"as asan an sert serta a kepu keputu tusa sa-k -kep eput utus usan an yang yang damb dambil il meng mengen enai ai "al"al-"a "all yang yang ter&antum didalam agenda rapat% Dan yang terak"ir adala" men&atat pukul berapa rapat tersebut ditutup%
Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama. B. Tujuan diadakannya rapat : 1. untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah 2. untuk menyampaikan informasi, perintah atau pernyataan 3. sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern 4. agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi 5. mempersiapkan suatu acara atau kegiatan 6. menampung semua permasalahan dari arus bawah para peserta rapat! ". #enis-jenis rapat $. berdasarkan tujuan a. rapat penjelasan b. rapat pemecahan masalah c. rapat perundingan %. berdasarkan sifat a. rapat formal b. rapat informal c. rapat terbuka d. rapat tertutup &. berdasarkan waktu a. rapat mingguan b. rapat bulanan c. rapat semester d. rapat tahunan '. berdasarkan frekuensi a. rapat rutin
b. rapat insidental (. berdasarkan nama a. rapat kerja b. rapat dinas c. musyawarah kerja ). kriteria rapat : a. membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan *, instansi pemerintah, dll yang harus dirundingkan+didiskusikan secara musyawarah. b. pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif c. setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka tidak ada yang disembunyikan serta prasangka! d. adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas. syarat-syarat rapat yang baik $. persipan rapat a. penentuan tujuan rapat dan acara rapat b. penentuan waktu, tanggal, hari, tahun c. penentuan tempat d. akomodasi e. konsumsi f. media+peralatan %. pelaksanaan rapat a. suasana rapat berlangsung tebuka b. para peserta rapat berperan aktif c. adanya kendali dari ketua rapat d. hindarka debat kusir e. bahasa harus komunikatif f. hindarkan monopoli ketika bicara
g. terdapat keputusan dan kesimpulan rapat h. adanya notulen i. acara rapat j. media rapat k. waktu /-/ /-/ 012 R34 )5 6RT5K1 )/7 610/122R1 610 /122R1 R6T 89R7/ : A.
Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat genda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. 4edangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik topik-topik dalam agenda rapat. 4ekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. cara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar. B. Menentukan peserta rapat )ari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. 4etelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat. C. Membuat undangan rapat 4urat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. 3ndangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut : $.
7enggunakan kop surat atau kepala surat. %. 7encantumkan &. 7encantumkan '. 7encantumkan (. 7encantumkan diselenggarakan. . )itandatangani tersebut.
nomor surat undangan serta tanggal pembuatan. p embuatan. perihal undangan rapat. nama-nama orang yang diundang rapat. hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan
;aktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. ;aktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. 4eorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada
pertemuan atau rapat tersebut. 4ekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya. D.
Membuat daftar hadir rapat da dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa yang dibuat di atas selembar kertas!. )aftar hadir digunakan d igunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi. E. Mempersiapkan bahan rapat Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut : a. genda rapat. b. 1otula+hasil rapat yang lalu apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya!. c.
Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat makalah, laporan-laporan dan sebagainya!. Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. pabila bahanbahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat+surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu. F.
1. 2. 3. 4. %. &. . ,.
Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat 6eralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut : While board lengkap lengkap dengan spidol dan penghapus. Flip chart lengkap dengan spidolnya. LCD Projector atau 96 (Over 96 (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya. So!d "#"te$ lengkap dengan mikroponnya. 7ap atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat. 'loc !ote denagn bolpointnya. *a$e ta+ untuk peserta. Laptop atau computer. )alam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan. G.
Mempersiapkan ruang rapat
4ekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. pabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. kantor. 1amun apabila jumlah peserta cukup
banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. al-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 1.
a.
b.
c.
d.
Caha#a pe!era!+a! Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan lampu! tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. 2. -e!tila"i dara 3sahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang. 3. Pe!+atra! te$pat dd 6engaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. da beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut : a#a la"ial/ela" 2aya klasikal+kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal+kelas : a#a o!0ere!"i 2aya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat tea$ semangat tea$ or . Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi : a#a hr0 6engaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf 3 cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf 3: a#a or"hop 6engaturan tempat duduk di ruang rapat gaya or"hop cocok or"hop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya or"hop . H.
Akomodasi/penginapan
6ada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. 3ntuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
.
!ransportasi #ika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, kantor, tentunya transportasi transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. #ika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.
".
#onsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan snack! atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar ag ar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. #ika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari,
#esehatan 3ntuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
Diposkan oleh Kiki Komariah di 02.19 Kirimkan Ini lewat mail!l mail!lo" o"#h #his$ is$!e !erb rba" a"ii ke #wi #witte tterr!er !erba" ba"ii ke %aceboo %acebook k!a"ikan ke &interest Tidak ada komentar: Poskan Komentar
&ostin" 'ebih !ar( &ostin" 'ama !eranda 'an""anan) &oskan Komentar *+tom, -en"enai a/a
Kiki Komariah 'ihat prol len"kapk( +rsip !lo" •
@ 2013 *10, o
@ %ebr(ari *10,
&eralatan Kantor
KK&I
-en"elola &ertem(an apat
-en"etik
-en"elola data Informasi di tempat kera
&en""andaan Dok(men
-enan"ani (ratDok(men Kantor
+plikasi &eran"kat '(nak
D++ K+ KI'
K+I&+
#emplate #emplate &ict(re indow indow.. 7ambar template oleh fpm fpm.. Diberda/akan oleh !lo""er.. !lo""er
