MATRIZ DE CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS LOGÍSTICOS
YOHEMIS YULIETH CABALLERO VARGAS
Instructor etapa lectiva: Daniel Guillermo Jaramillo Ayala
Actividad de aprendizaje 24: Estructurar el sistema de medición, control y mejora de los procesos logísticos.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE CENTRO DE INDUSTRIA Y COMERCIO REGIONAL TOLIMA TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA MODALIDAD VIRTUAL 2018
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CONTENIDO introduccion ...................................................................................................... 3 informacion proceso de aprovisionamiento....................................................... 4 informacion proceso de produccion .................................................................. 5 informacion proceso de distribucion ................................................................. 6 Tipos de informacion......................................................................................... 8 Tiempo de utilidad de la informacion ................................................................ 9 Fortalezas y amenazas ................................................................................. 110 Debilidades y oportunidades......................................................................... 111 Debilidades y amenazas ................................................................................. 12 Matriz DOFA ................................................................................................. 113 Conclusiones .................................................................................................. 17
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INTRODUCCIÓN La matriz
DOFA es
un
método
de
planificación
que
permite
tener
los enfoques claros de cuáles son los aspectos buenos y malos de una compañía o negocio, la matriz DOFA permite buscar soluciones para sus aspectos negativos, logrando
así
la
mejoría
progresiva
de
la
compañía,
cumpliendo
su misión acercándose más y más a la visión planteada. También es utilizada como herramienta de control cuando la compañía lleva tiempo en funcionamiento y presenta algunas fallas que no se han identificado con claridad, siendo la clave del éxito para cualquier empresa. La matriz nos enseña las debilidades las cuales se refiere a los aspectos internos que de alguna u otra manera no permitan el crecimiento empresarial o que frenan el cumplimiento de los objetivos planteados. Oportunidades nos indica los acontecimientos o características externas al negocio que puedan ser utilizadas a favor del empresario para garantizar el crecimiento de su empresa. Fortalezas son las características internas del negocio que permitan impulsar al mismo y poder cumplir las metas programadas y por último, amenazas que son los sucesos externos del negocio las cuales son más complejas para controlar y en los que se debe hacer mayor análisis por los colaboradores de la compañía analizada. Una fuente de información no se limita a publicaciones de texto solamente, sino que son mucho más amplias las posibilidades de obtener búsquedas, aquí conoceremos el tipo de información que manejan los diferentes procesos logísticos El software SAP permite a las empresas de todos los tamaños realizar plenamente sus labores y alcanzar su máximo potencial.
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INFORMACION EN EL PROCESO DE APROVISIONAMIENTO Gestión de inventarios:
Compras:
·
Reducir al mínimo posibles niveles de existencia
·
Solicitud del pedido
·
Asegurar la disponibilidad de inventario
·
Búsqueda proveedores
Estrategias de compra:
·
Generación orden de compra
·
Conocimiento del mercado
Recepción:
·
Implementación evaluación y control
·
Revisión de Calidad y Cantidad
·
Estrategias de búsqueda de proveedores
·
·
Mejorar procesos justo a tiempo
·
·
Desarrollo de negociaciones gana/gana
Almacenaje:
·
Manejo adecuado de promociones
·
Control al proceso de aprovisionamiento: · Planificar e implementar seguimiento · Análisis y mejora de la gestión logística · Mejora continua de su eficacia y eficiencia Ajuste de objetivos: ·
Análisis del rendimiento del sistema
Entrada y mercancía al almacén
·
Auditoria de procesos
Contabilización y pago de factura
Análisis datos medios
Recepción de Materia prima
·
Indicadores de procesos
·
Medición de cumplimiento de los
requisitos específicos ·
Aseguramiento de la calidad
·
·
Optimización de inventarios
Gestión de Calidad:
· Reserva de materia prima por producción · Salida de materia prima a producción
·
Definición seguimiento y medición objetivos
·
Entrada del producto a procesos
·
Desarrollo de un plan de formación
·
Salida del producto en proceso
· los
Planificación de estudios para conocer la satisfacción de
·
Entrada del producto terminado
·
Salida de mercancía para la venta
·
Devoluciones de clientes
·
Inicio del proceso desde la requisición de materia prima
clientes · Periodos de seguimiento de indicadores (medición de procesos) · Planificación del seguimiento y medición del Producto (inspecciones) ·
Planificación de las acciones correctivas y preventivas
Almacenamiento
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INFORMACIÓN EN EL PROCESO DE PRODUCCIÓN ·
Selección producto en proceso
Recepción de Materias Primas:
Control al Proceso de Producción:
-
Establecimiento de volumen de Producción
-
Certificación de la Calidad de las Mercancías
-
Planificar e implementar seguimiento
-
Coste de calidad bienes y servicios
-
Producción producto en proceso
-
Análisis y mejora de la gestión logística
-
Evaluación procesos tecnológicos
-
Producto en proceso Almacén
-
-
Condiciones de entrega establecidas
-
Medición de Calidad
-
Capacidad de los procesos tanto como lo comprometido
-
Producción Producto en Proceso:
Mejora continua de su eficacia y eficiencia Ajuste de objetivos: -
Análisis del rendimiento del sistema
-
Auditoria de procesos
Como el disponible
-
Salida a Almacén
Condiciones controladas en la producción
-
Entrada de Almacén
-
Continuación producto en proceso
-
Indicadores de procesos
-
Medición de Calidad
-
Medición de cumplimiento de los requisitos específicos
Producción Producto Terminado: -
Proceso de Empacado
-
Salida de Almacén
-
Retroalimentación del proceso de producción
-
Medición de Calidad
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Análisis datos medios
INFORMACIÓN EN EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN Determinación del Canal de Distribución:
Entrada de Almacén
Elegir el medio de transporte en el cual se distribuirá El producto terminado ya sea (ferrocarril, Marítimo, Fluvial o Carretera)
-
Determinación de los puntos de Venta:
-
-
Elegir los puntos o nodos destinos a los cuales se atenderán dentro de la ruta de transporte
Determinación Normas de Calidad:
Embarque Mercancía
Control al Proceso de Distribución: -
Planificar e implementar seguimiento
Mayorista
-
Análisis y mejora de la gestión logística
-
Detallista
-
Mejora continua de su eficacia y eficiencia
-
Consumidor Final
Ajuste de objetivos:
-
Vehículos acordes a Normas de Tránsito y Capacidad de almacenamiento de estos
-
Devolución del Consumidor
-
Análisis del rendimiento del sistema
-
Certificados de Calidad y manejado adecuado del producto que se está llevando
-
Retroalimentación Efectividad Distribución
-
Auditoria de procesos
-
Personal acorde para la distribución y con toda documentación completa
Análisis datos medios
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-
Indicadores de procesos
-
Medición de cumplimiento de los requisitos específicos
Tipos de información Información pública, calificada como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución, puede ser obtenida y ofrecida sin reserva alguna y sin importar si la misma sea información general, privada o personal. Información que puede solicitarse por cualquier persona de manera directa y sin el deber de satisfacer requisito alguno. La información privada, será aquella que por referirse sobre información personal o no, y que, por encontrarse en un ámbito privado, sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones. Es el caso de las recetas de la compañía o de la información extraída a partir de un proceso. La información reservada en el contexto de una sociedad de la información y el conocimiento, en el ejercicio de la función pública se convierte en un reto permanente el adecuado tratamiento de la información, particularmente aquella calificada y establecida por la Constitución y la ley como reservada. Proceso
Tipo de información
aprovisionamiento
Publica
Producción
Privada
Distribución
Publica
Software Desde sus inicios, es un programa para aplicaciones de negocios. "SAP AG" es la empresa multinacional alemana creadora de lo que hoy todo el mundo conoce como SAP. Ellos son los responsables de todo lo que hoy el mundo realiza con este potente programa, y de todas las metodologías y "buenas prácticas" que han ido desarrollando y el mundo ha ido aplicando a lo largo de los años SAP es un sistema informático, sirve para brindar información. Se alimenta de los datos que se cargan 7
y procesan dentro de un entorno, y el sistema se encargar (de acuerdo con la configuración realizada por el usuario -consultores SAP) de producir con esos datos información útil para la toma de decisiones y la exposición de esos datos de forma tal que puedan ser interpretados por los interlocutores interesados. Responsable Todos los actores de la cadena, para el manejo y configuración de todos los procesos en productos UPROLAC, existe un departamento creado para el manejo de esta aplicación. Tiempo de utilidad de la información Podremos ver como las Tecnologías de Información han venido a ocupar un parte fundamental en cualquier compañía que pretenda destacarse en los mercados tan competidos actualmente. Para ello es necesario implementar las Tecnologías de Información no sólo en los procesos de producción o distribución sino en todas las actividades de la empresa. Esta es la razón por la que la compañía decidió implementar el sistema integrado SAP que nos permite manejar información en tiempo real, permitiendo conocer todos los procesos de manera exacta y en el momento que sea necesario. Interrelación de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Fortalezas y oportunidades. Realizar el proceso de diversificación de negocios para abrir nuevos mercados potenciales. Somos una empresa dedicada a la producción de productos derivados de la leche, cuya naturaleza será siempre comercial, independientemente de las actividades previstas en su objeto social. El objeto social de UPROLAC LACTEOS se centra en la investigación, desarrollo y comercialización de productos lácteos en Colombia. Su sede principal se encuentra en la ciudad de Montería Córdoba. 8
Realizar constante procesos de innovación para obtener negocios nacionales. Este es uno de nuestros puntos más fuertes nos caracterizamos por innovación en productos y procesos de estos, tales como los lácteos, continuaremos avanzando y generando soluciones de abastecimiento que proporciona la mutua dependencia y el valor superior percibido por nuestros clientes.
Obtener un portafolio relevante de sus productos de alta calidad por medio de la certificación ISO. UPROLAC LACTEOS cuenta con políticas ambientales que son aplicadas a todas las actuaciones del personal de la compañía, así garantiza que sus trabajos se realice de forma responsable, nos preparamos para obtener una buena auditoria primero interna, en cual vamos a revisar en qué áreas están fallando y en qué proceso, ser reforzadas en el menor tiempo posible, para obtener una auditoria externa excelente, nuestros productos están respaldados no solo por un sistema de gestión de calidad, sino también por un sistema de control ambiental. De igual forma nuestra compañía aplica todos los procesos de las Buenas Prácticas de Manufactura. Fortalezas y amenazas Crecimiento en el área operativa para realizar ofertas de productos a nivel local. Con los sistemas y tecnologías que se están utilizando actualmente va avanzando muy rápido, el propósito es tener constantemente actualizados cada una de las maquinarias que tenemos en nuestra planta y realizándole su adecuado mantenimiento. Por esto queremos que el área operativa obtenga buena maquinaria para el trabajo sea más rápido y eficiente, logrando elaborar los productos a un menor tiempo, de calidad y buen precio, siendo ofrecido a nuestros cliente y distribuidores a nivel nacional. 9
Realizar sensibilización dentro de la comunidad sobre el uso de los recursos naturales. Como ya es bien sabido; las empresas del sector privado han entrado a jugar un papel importante en la comunidad, pues a través de nuestras obras logramos sensibilizar a la comunidad sobre cuidado del medio ambiente y el agua, por tal razón nuestra compañía continua con la promoción de programas a las comunidades más cercanas fortaleciendo nuestros lazos.
Desarrollar un buen sistema, para obtener una transformación de la materia prima a un buen precio. Cada día avanzamos en cuestión de equipos para trasformación de nuestra materia prima logrando minimizar costos y manos de obra para una mejor producción y servicio a nuestros clientes.
Altos costos en la exportación. Los precios de exportación son bastantes elevados ya que nos toca mirar costos de producción, costos de distribución y comercialización en general del producto, de tal manera que buscamos con nuestros proveedores y aliados nos brinden sus insumos a buen precio y de alta calidad para poder cumplir a nuestros clientes en los tiempos acordados.
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Debilidades y oportunidades Minimizar el costo de las materias primas con los proveedores actuales. Se realizarán reuniones con cada uno de los proveedores principales para planearle cuales son nuestros objetivos con nuestros productos más fuertes. Lo que queremos es poder llegar a un acuerdo con nuestros proveedores, logrando obtener descuentos, condiciones de pago y buena calidad en los productos que nos proveen cada uno de ellos.
Obtener el posicionamiento de nuestros productos en los mercados potenciales. Con el posicionamiento que tenemos en el país y con ayuda de estos lograremos que nuestros productos sean reconocidos y consumidos en otras comunidades. Nuestros nuevos clientes se contactarán con nosotros y se realizarán negocios y nuevas innovaciones para mantenernos en un posicionamiento excelente.
Abrir un nuevo portafolio de productos para generar nuevos negocios. Realizar nuevos estudios del mercado donde nos podremos dar cuenta de los productos que generan mayor demanda en nuestra población, procuraremos iniciar y seguir innovando en nuestros productos que capten la atención de nuestros clientes y de esta manera seguir expandiendo como compañía. Antes de todos estos procesos mencionados anteriormente continuaremos con estudios de los sobre costos que estos nos generan para mayor rentabilidad de este. Debilidades y amenazas Realizar negociaciones y descuentos con los proveedores para crecer y ofertar a nivel local buenos precios. Como se mencionaban en casos anteriores la relación con nuestros proveedores es muy estrecha, mantenemos en constante comunicación para mejoramiento de 11
sus servicios, está claro la oferta de otros proveedores queriendo entrar en nuestra compañía, de igual manera le daremos a conocer a nuestros proveedores que tenemos otras ofertas con mejores costos y los mismos insumos o servicios y así llegar a un acuerdo para el mejoramiento de nuestra compañía.
Tomar posición en la marca con productos sustitutos. Teniendo en cuenta que no todos nuestros consumidores pueden adquirir nuestros productos hemos decido realizar productos similares con la misma calidad, pero a menor precio. Lo que se quiere que todos nuestros clientes queden satisfechos.
Incursionar en nuevos mercados a nivel mundial, generaría sobrecostos de importación y exportación. De cierta manera, la elevación del dólar nos afecta a la hora de exportar, nos generan sobre costos y dificultad en el momento del transporte, para este caso logramos negociar con nuestros proveedores con los cuales realizaremos exportación e importación logrando así que ellos nos brinden un buen servicio en tiempos de entrega y de cierta forma los clientes se vean beneficiados con el negocio.
Matriz DOFA Debilidades: Alto costo de materia prima. Mejorar estrategias de publicidad. Nivel de promociones Innovación de empaques. Falta de posición en las grandes superficies.
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MEJORAS DEBILIDADES ITEM CARACTERISTICAS 1
Costo
de
COMBINACION ESTRATEGICA
materia Minimizar el costo de las materias primas con los
prima.
proveedores actuales Generar reconocimiento a través del equilibrio
2
Posicionamiento
de entre la identidad, proporcionando información
marca.
que genere confianza al mercado nacional e internacional Clasificar
3
Portafolio
reducido
de productos.
productos
que
obtengan
mayor
reconocimiento a nivel nacional e internacional, obteniendo así la atención e interés de los proveedores siendo así un atractivo para los consumidores
Se realizaron sus respectivas mejoras con el fin de seguir mejorando la productividad la rentabilidad y con ello expandirse con las nuevas estrategias de mercado en cuanto a calidad del producto, marca y reconocimiento, esto ampliara los portafolios, generando mayor atracción y fidelidad con los proveedores y consumidores. El seguimiento ayudara a que la empresa deba ser más competitiva en los mercados nacionales e internacionales. Oportunidades: Tecnologías para el mejoramiento de los procesos. Optimización de negocios actuales. Certificación de inocuidad ISO. Sistema integrado de calidad. 13
Nuevos mercados potenciales. Fortalecer marca. Incursión en nuevos negocios. Nuevas líneas de productos. Descubrimiento de nuevas necesidades a clientes y consumidores específicos. Mejorar procesos de trazabilidad.
MEJORAS OPORTUNIDADES ITEM
CARACTERISTICAS
COMBINACION ESTRATEGICA
Adquisición de nuevas Invertir en nuevas Tecnologías de la 1
tecnologías manejo
para de
el Información TIC, que le permita fortalecer el la Sistema de Información y la interacción con
información.
los diferentes Grupos de Interés. La compañía busca para el producto el
2
Sistema
integrado
calidad.
Certificado de Calidad ISO, que garantizan la
calidad,
tanto
en
el
proceso
de
fabricación, como en el producto final.
Aprovechar comportamiento 3
de
el Diseñar un mejoramiento en el Sistema de del Servicio al Cliente implementando los
cliente para recibir una PQRS que le permita a la Organización retroalimentación de la mejorar su interacción con los distintos tipos calidad de los productos. de clientes. Alianzas
4
para
con mejorar
terceros Implementar Sistemas de Información con sus terceros que le permitan generar una mayor
procesos de trazabilidad. trazabilidad en sus Procesos Operativos.
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Del Análisis de Oportunidades y Fortalezas de la Organización se encontraron nuevas
oportunidades
que
el
mercado
ofrece,
y se
plantearon nuevas
combinaciones estratégicas, encaminadas al mejoramiento continuo de la Organización en donde se resalta la necesidad de seguir certificándose en las diferentes normas internacionales de acuerdo a las necesidades de la Organización, invirtiendo en Tecnología de la Información TIC para así mejorar su Sistema de Información, el cual; a su vez soporta el Sistema de Trazabilidad, generando así una mejor operatividad de los distintos Procesos Logísticos. Fortalezas: Eficiencia operativa. Gestión administrativa. Relación con la comunidad. Sistema de desarrollo de proveedores. Innovación permanente de procesos. Portafolio relevante de producto de alta calidad. Equipo humano Alto posicionamiento en el mercado. Productos de alta calidad. Capacitación permanente de los colaboradores. MEJORAS FORTALEZAS ITEM
CARACTERISTICAS
COMBINACION ESTRATEGICA Entrar con gran impacto en nuevos mercados
1
Eficiencia operativa
aprovechando al máximo la alta eficiencia operativa que cuenta la compañía.
2
15
Dar incentivos a los clientes actuales como Gestión Administrativa
beneficio en precios, promociones, descuentos u obsequios para motivar y dar valor agregado a los grandes negocios garantizando y fortaleciendo las relaciones comerciales. Crear campañas e involucrar a la comunidad para
3
Relación con la
fomentar
conciencia
del
correcto
comunidad
aprovechamiento de los recursos naturales.
Fortalecer la relación y compromiso con el cliente brindándole productos y servicios de alta calidad. Sensibilizar al personal en la optimización del Personal altamente
manejo
de
los
recursos
de
la
empresa,
comprometido.
contribuyendo con la económica de la empresa y con el medio ambiente.
4
Sostener el Certificado de Inocuidad Alimentaria, con personal enfocado en la gestión de toda la cadena de suministro.
5
Diversidad de clientes,
Realizar ventas, para impulsar la compra de los
almacenes de cadena,
productos en pequeños negocios como tiendas,
grandes superficies e
restaurante y pequeñas empresas.
industrias de consumo
Ofertar los productos a más industrias de
masivo, entre otros.
consumo masivo para llegar a más consumidores de manera indirecta.
Amenazas: Inestabilidad en el precio de los insumos. Adquisición de un mayor poder financiero por parte de sus competidores. Crecimiento de oferta por parte de la competencia. 16
Altos costos. Sustitutos de los productos. Utilización de medios masivos por la competencia.
MEJORAS AMENAZAS ITEM CARACTERISTICAS
1
COMBINACION ESTRATEGICA
Importaciones de
Mantener la calidad de los productos en relación
mercancía con
con el reconocimiento de estos en el mercado
costos menores a la
buscando la fidelización del cliente.
oferta nacional.
2
Aumento de los
Optimizar
procesos,
inventarios.
Replantear
costos en la cadena
negociaciones, generar una propia base de datos
de suministro.
de proveedores, equilibrar los costes del stock y el nivel de oferta y demanda.
El generar estrategias que busquen la innovación, la estabilidad, el crecimiento y la optimización de los procesos reducirá de gran manera las amenazas que pueden intervenir en el desarrollo dentro y fuera de las organizaciones. Se busca mantener un análisis y evaluación permanente a estas Amenazas que en diferentes ámbitos bloquearía la red logística afectando la credibilidad y su desarrollo. La identificación de estas dará fortaleza e implementación de técnicas que las disminuyan y darles un rumbo adecuado que intervenga en todos los aspectos que una organización tome a su favor para la continuidad de su trayectoria.
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CONCLUSIONES La implementación de estrategias después de analizar esta herramienta, son fundadas por bases que solidifican su entorno interno y externo con toda la interacción de los actores de la cadena de suministro que fortalecen la red logística beneficiando la viabilidad, la rentabilidad de sus inversiones y cumpliendo con el objetivo principal que es la satisfacción del cliente. Esta actividad nos permitió recordar y tener siempre presente lo útil, básico y la gran importancia de utilizar estas herramientas, ya que lo que buscamos con esto es crear una empresa altamente proactiva y anticipada ante cualquier suceso negativo que pueda tener, además también pudimos apreciar si los puntos realizados anteriormente se están cumpliendo, si la empresa muestra debilidad frente a estos o si es caso contrario.
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