MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA Capítulo 4 DIAGRAMA DE FLUJO: REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PROCESO Un diagrama de flujo, también diagramación lógica o de flujo, es flujo, es una herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones entre los procesos de la empresa, para describir gráficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto mediante la utilización de símbolos, líneas y palabras simples Los objetivos de este capitulo son !" #omprender #omprender alguna algunass técnicas técnicas disponible disponibless sobre el el diagrama diagrama de flujo" flujo" $" %plicar %plicar estas técnicas técnicas para comprender comprender los procesos procesos de la empresa" empresa"
¿QUE SON LOS DIAGRAMAS DE FLUJO &epresentan gráficamente las actividades 'ue conforman un proceso, muestran cómo se adaptan en forma conjunta los diferentes elementos" ej
(sta breve visión de las principales actividades 'ue forman parte del proceso les permite, comparar rápidamente las similitudes y diferencias entre el proceso de contratación 'ue se realiza entre una empresa y otra" )tra ventaja consiste en 'ue la construcción de los diagramas de flujo nos sirve para disciplinar nuestro modo de pensar" La comparación del diagrama de flujo con las actividades del proceso real hará resaltar a'uellas áreas en las cuales las normas o políticas no son claras o se están violando" Los diagramas de flujo son un elemento muy importante en el mejoramiento de los procesos de la empresa *+(- cuales los procedimientos confusos interrumpen la calidad y la productividad"
!ISIÓN GENERAL DEL DIAGRAMA DE FLUJO (laborar un diagrama de flujo para la totalidad del proceso hasta llegar al nivel de tareas, es la base para analizar y mejorar el proceso" #ada situación y.o proceso presentará problemas /nicos de diagramación" (l e'uipo deberá enfrentarlos a medida 'ue se vayan presentando" ara obtener efectividad en el (+, usted debe comprender al menos cuatro de las técnicas, a saber !" 0iagramas de blo'ue, 'ue proporcionan una visión rápida de un proceso" $" 0iagramas de flujo del 1nstituto 2acional (stadounidense de (standarización *%merican 2ational 3tandards 1nstitute 4 %nsi-, 'ue analizan las interrelaciones detalladas de un proceso" 5" 0iagramas de flujo funcional, 'ue muestran el flujo del proceso entre organizaciones o áreas" 6" 0iagramas geográficos de flujo, los cuales muestran el flujo del proceso entre locaciones"
DIAGRAMAS DE "LOQUE (s el tipo más sencillo y frecuente de los diagramas de flujo" " La figura 6"! es un diagrama de flujo de blo'ue 'ue proporciona una visión general del proceso de contratación" Utilice los diagramas de blo'ue para simplificar los procesos prolongados y complejos o para documentar tareas individuales" #olo'ue una frase corta dentro de cada rectángulo para describir la actividad 'ue se realiza" Las frases estandarizadas aceleran la comprensión para el lector" Los diagramas de blo'ue pueden fluir horizontal o verticalmente *6"!vertical y 6"5 horizontal-" 2ormalmente, éstos se elaboran en primer lugar para documentar la magnitud del proceso7 luego, se utiliza otro tipo de diagrama de flujo para analizar el proceso en forma pormenorizada" 2o se detallan muchas actividades e inputs, en forma intencional, en un diagrama de blo'ue7 por tanto, puede tenerse una grafica muy simple de todo el proceso" (n el diagrama de blo'ues es fácil observar como pueden desagregarse los blo'ues para tener una grafica detallada de la forma como se realiza la actividad" Las actividades detalladas se expondrán mas adelante en el proceso del diagrama de blo'ue" Símbolo de notación, 'ue se utiliza para suministrar información adicional sobre la actividad" (l propósito de los diagramas de flujo es tener una grafica 'ue su e'uipo pueda comprender y utilizar con facilidad" (s una buena práctica iniciar el diagrama de flujo de su proceso de la empresa elaborando un diagrama de blo'ue del proceso" (ste puede utilizarse para ayudar a definir cuál de los diagramas de flujo ofrece la mejor comprensión detallada de las tareas 'ue forman parte del proceso"
6"5 0iagrama de flujo de blo'ue para preparar una barbacoa"
ACTI!IDADES DE DIAGRAMACION DE "LOQUE E INFORMACIÓN 8ambién es probable 'ue un proceso tenga su sistema de comunicación, con su propio flujo separado y diferente, superpuesto al flujo de actividades" (l organigrama de la empresa es un tipo de diagrama de blo'ue" (n este caso, la estructura de información tiene la forma de gráfica" Un buen sistema de comunicación fluye en forma ascendente, descendente y lateral"
S#M"OLOS ESTANDARES PARA EL DIAGRAMA DE FLUJO Los diagramas de flujos más efectivos solo utilizan símbolos estándares, ampliamente conocidos"
Operación: Rectángulo" Utilice este símbolo cada vez 'ue ocurra un cambio en un ítem" 3e usa para detonar cual'uier clase de actividad" 0ebe incluir en el rectángulo una breve descripción de la actividad"
Movimiento / transporte: P ara indicar el movimiento del output entre locaciones"
nspección: !írculo grande utilice un círculo grande para indicar 'ue el flujo del proceso se ha detenido, de manera 'ue pueda evaluarse la calidad del output " uede representar el punto en el cual se re'uiere una firma de aprobación
"ocumentación: símbolo para indicar 'ue el output de una actividad incluyó información registrada en papel"
#spera$ Rectángulo obtuso: cuando un ítem o persona debe esperar o cuando un ítem se coloca en un almacenamiento provisional antes de 'ue se realice la siguiente actividad"
"
%lmacenamiento: &riángulo #uando exista una condición de almacenamiento controlado y se re'uiera una orden o solicitud para 'ue el ítem pase a la siguiente actividad programada" se usa con mayor frecuencia para mostrar 'ue el output se encuentra almacenado, esperando al cliente" Lo ideal es eliminar este"
'otación: Rectángulo abierto Utilice un rectángulo abierto conectado al diagrama de flujo por medio de una línea punteada para registrar información adicional sobre el símbolo al cual esta conectado"
"irección del flujo: (lec)a$ Utilice una flecha para detonar la dirección y el orden 'ue corresponden a los pasos del proceso" ara indicar el movimiento de un símbolo a otro"
&ransmisión: (lec)a *uebrada" ara identificar a'uellos casos donde ocurre la transmisión inmediata de la información" ej 9ax"
!onector: !irculo pe*ue+o" con una letra dentro del mismo al final de cada diagrama de flujo para indicar 'ue el output de esta parte del diagrama de flujo servirá como el input para otro diagrama de flujo"
Límites !irculo alargado" Utilice un círculo alargado para indicar el inicio y el fin del proceso
DIAGRAMA DE FLUJO ESTÁNDAR DE LA ANSI
roporciona una comprensión detallada de un proceso 'ue excede, en gran parte, el del diagrama de blo'ue" (n efecto, el diagrama de blo'ue constituye frecuentemente el punto de partida7 el diagrama de flujo estándar se utiliza para ampliar las actividades dentro de cada blo'ue al nivel de detalle deseado" ara la mayor parte de las actividades de +(, este tipo de detalle se lleva a cabo /nicamente con carácter de excepción durante la etapa de mejoramiento" (l diagrama de flujo estándar de la figura 6": contiene diamantes como símbolos de decisión 'ue representan puntos en los cuales es posible seguir diferentes caminos"
DIAGRAMA DE FLUJO SIMPLE PARA EL PROCESO DE LA EMPRESA "8omemos al gerente de una gran tienda minorista en una ciudad grande" Los procedimientos 'ue debe seguir pueden ser bastante complejos" 0ebe tener un personal numeroso, delegar autoridad, supervisar varios departamentos, etc" #ada supervisor tiene 'ue completar y revisar informes de ventas versus cambios en el inventario" (l gerente debe dar a cada supervisor instrucciones para ayudar a aliviar la carga de trabajo y promover la uniformidad entre los diferentes departamentos, lo 'ue, a su vez, sirve de ayuda para el departamento de contabilidad"
