Matriz de consolidación de la información de los procesos logísticos
JUAN DAVID SANCHEZ ROBAYO TECNOLOGO GESTION DE LOGISTICA
Av. del Ferrocarril No. 27-97 Santa Marta, Centro de Logistica y Promoción Ecoturistica Regional Magdalena. 2017
En el mundo y ambiente de negocios tan fieramente competitivo, debe existir una relación e interacción muy fuerte entre los productores y sus clientes. Esto significa que, para producir bienes y/o servicios de calidad según los requerimientos del cliente, y cumplir con despachos al tiempo pedido y de forma rápida, la empresa debe mantenerse cerca con sus proveedores y sus clientes. En orden de lograr estos buenos despachos, bajar los tiempos morosos y perdidos dentro de la producción y mejorar la eficiencia y efectividad de su andar, los productores necesitan tener una administración, y mas que eso, una planificación y sistema de control eficiente que permita una muy buena sincronización y planificación en todo el proceso de organización. Hoy, sin embargo, el desafío es intenso y requiere una fuerte integración en la cadena de valor. Enterprise ResourcePlanning es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios en miras de ganar una competitividad en el turbulento ambiente de los negocios. Además, estos sistemas pueden ser complementados con sistemas más especializados conocidos como “Best of Breed”, los cuales se implementan en una Rea específica de la organización para que cumplan una función independiente de las demás aplicaciones. Sistemas de información de logística El éxito de la logística está en sustituir los inventarios por información con el objetivo de lograr la satisfacción del cliente. La inversión logística debe invertir en tecnología de la información. Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la administración de la información mejora el funcionamiento logístico. Se cree que al mejorar el contenido y velocidad de la comunicación se reducen tiempos rectores e incrementa la flexibilidad y sensibilidad de la organización ante demandas. Actualmente los sistemas de información de logística se dividen en dos tipos: ERP (Enterprise ResourcePlanning) y Best of Breed. Enterprise ResourcePlanning Enterprise ResourcePlanning o sistemas de planeamiento de recursos de la empresa, es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios. Los sistemas proveen una arquitectura que cumple con los requisitos internos y externos para soportar todos los procesos integrados a través de la cadena de suministro. Los sistemas ERP fueron diseñados a comienzos de los años setenta y sus antecedentes fueron el MRP y MRPII. El MRP
(MaterialsRequirementsPlanning) permitía a un fabricante contar con los materiales correctos donde se les necesita y a en el momento adecuado sin acumulaciones innecesarias y el MRPII es un sistema con base en computadoras que dirige la planeación y el control de la producción mediante la integración de información procedente de los departamentos de finanzas, contabilidad, personal y comercialización entre otros.
Modelos de los sistemas ERP
Según el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas:
Herramienta: es una aplicación a la medida, capaz de funcionar totalmente de acuerdo con las necesidades del usuario. Son sistemas muy sofisticados que permiten utilizar rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programación de alto nivel para añadir código (programación) de manera muy eficiente y rápida con vistas a cumplir con los requisitos buscados. Aplicación Parametrizable: incluye las funcionalidades empresariales totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definición de parámetros. En teoría éste es el sistema ideal, ya que supuestamente contiene todas las posibilidades de uso ya programadas requiriendo simplemente la indicación de los procedimientos y datos se quieren usar. Sin embargo, es imposible contemplar y programar de antemano todos los posibles procedimientos que cualquier empresa pueda necesitar por lo que se considera suficiente para evitar la programación adicional pero no cubre todo el espectro de necesidades.
Aplicación Fija. Es la que lleva ya la programación terminada con los procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la más económica pero también es la más rígida, al no permitir variaciones sobre el diseño original. Para decidir cuál de las anteriores aplicaciones es la más conveniente para la realidad de la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento correcto de la aplicación a lo largo de todas sus funcionalidades, economicidad, rapidez de implantación, facilidad de actualización y la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias adaptaciones, a otros países con diferentes idiomas, legislación y costumbres operativas.
Características de los sistemas ERP
Cualquier sistema debe poseer un mínima cantidad de características para ser calificado como una verdadera solución para el tema ERP: Flexibilidad: para responder a las necesidades cambiantes de las organizaciones.
Modular y abierto: cualquier modulo pude ser separado o interceptado en cualquier momento que sea necesario, sin afectar a los demás módulos. Comprensivo: Tiene que ser capaz de soportar una variedad de funciones organizacionales y debe ser adecuado para un amplio rango de empresas Más allá de la compañía: no debe estar amarrado sólo a los limites de la compañía, sino que tendrá permitir conectare a otras entidades del negocio de la organización. Los mejores procesos de negocios: debe contener una colección de los mejores procesos para negocios aplicables mundialmente. Simular la realidad: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en el computador. Por ningún motivo debe tener el control más allá del negocio y debe asignar responsabilidad a los usuarios detrás del sistema. Características Técnicas
Las aplicaciones ERP están construidas con lenguajes de programación como C, Visual C++, Visual Basic, Java, Delphi, y las herramientas de programación visual como PowerBuilder, Visual Age, y otros similares. En cuanto a la arquitectura utilizada la más recomendada es la de ClienteServidor en tres capas; por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad. Los sistemas operativos en los que funciona son Windows NT, Novell Netware, OS/2, Unix y Linux y las bases de datos que se recomiendan son las que se han convertido en universales y tienen detrás una empresa de software de garantía, como SQL Server de Microsoft, Oracle, Btrieve de Pervasive, Informix, y DB2 de IBM.
Costo y tiempo de implementación de los ERP
El costo de implementar incluye Software en aproximadamente un17%, Hardware en un 14%, servicios profesionales en un 46% y costos del staff interior de alrededor del 23%. El promedio de costo para una implantación de ERP es de $ 15.000.000. El tiempo de implementación del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un rango de 18 meses a 26 meses, y el tiempo para alcanzar a notar beneficios cuantificables se toman entre 9 a 12 meses desde el término del período de implementación. Pasan alrededor de 2.5 años desde la iniciación del proyecto antes de lograr lo que se conoce como Retorno a la Inversión (“ROI”).
Aplicaciones “Best of Breed” El término “Best of breed” es frecuentemente utilizado durante el proceso de selección de un software. La mayoría de personas que emplean este término están de acuerdo en que esto significa utilizar la mejor solución de software para un trabajo en particular. Este trabajo puede ser manejar un centro de distribución, administrar un programa de beneficios para los empleados o un plan de mantenimiento en la empresa. Es cualquier solución que mejor se ajuste a los requerimientos funcionales de la organización. En un mundo globalizado como el actual la solución tiene que ser parte de un gran rompecabezas, por lo tanto este debe ajustar con otras piezas relacionadas, la integración juega un rol en la determinación de un “best of breed”. Asimismo una empresa “best of breed” hace referencia a aquella que se enfoca en un eslabón de la cadena de valor, “best of breed” significa escoger el mejor producto disponible para cada función del negocio. Las compañías que están buscando agilidad y efectividad en su negocio, competir más efectivamente en nuevos mercados, ven la solución “best of breed” como el mejor camino; por la velocidad de la implementación y la evidencia tangible; es decir se muestran resultados rápidamente. Podríamos hacer la pregunta ¿best of breed significa utilizar los mejores paquetes funcionales junto con la integración tanto como sea posible? Para contestar esta pregunta en necesario tomar en consideración un factor muy importante; el costo. Los aplicaciones funcionales producen beneficios tangibles, pero también se incurren en costos de adquisición, implementación y administrativos. Por lo tanto una solución “best of breed” es aquella que produce un mejor retorno. Otro factor a considerar es el riesgo. La implementación de un software “ best of breed” puede ser terriblemente compleja, sobregiros en el presupuesto, tiempos de finalización excedidos y otros que pueden ser atribuidos al pobre manejo y conocimiento del paquete. No es fácil decidir cual “best of breed” escoger ya que lo que trabaja para una compañía puede que no funcione para otra. “Best of breed” significa muchas cosas. Significa tomar la mejor solución para la situación, significa tener el mejor retorno sobre la inversión y significa vivir con un nivel de riesgo. Algunas de las aplicaciones más comunes desarrolladas como “best of breed” se presentan a continuación:
•Warehouse Management System (WMS) ó Sistema de Administración de Almacenes Funciones
Funciones
Definición del LAY OUT
Relación Artículo - Ubicación
Actualización de Posiciones
Días de búsqueda F.I.F.O
Relación Tipo de Artículo - Ubicación
Reporte del LAY OUT
Relación Familia Ubicación
de
Artículo
-
•Stock Management System (SMS) ó Sistema de Stock Funciones
Funciones
Carga de Preparación
Movimientos
en Ficha de Stock
Procesar Informes de Recepción
Saldo de Stock por depósito
Procesar Ordenes de Carga
Saldo de Stock a una fecha
Confirmación Recepción
de
Informes
de Histórico de posiciones
Confirmación de Ordenes de Carga
Control de Carga
Confirmación de Guías en Bultos
Seguimiento de Lotes
Reimpresión de planillas
Estadística de ocupación de depósito
Anulación pendientes
Totales de movimientos por artículo
de
comprobantes
Carga de movimientos de Stock
Comprobantes preparación
pendientes
Transferencias entre posiciones
Comprobantes preparación
Transferencias a Picking
Reportes de Stock
en
Confirmación de transferencias a Picking Control de Accesos Conteo Cíclico
Ficha de Stock
proceso
de de
•MilkRunManagemenSystem (MMS) ó Sistema de recolección consolidada Funciones
Funciones
Generación de Recolecciones Fijas
Estado de Flota
Armado de Orden de Retiro
Gestión y Emisión de Carta de Porte
Armado de Viaje
Emisión y Seguimiento de Remitos
Asignación de Flota
Manejo de Fleteros
Cierre de Viaje
Control de Documentación
Anulación de Viaje
Módulo de Performance
Listados de Servicio de Transporte •Trucking Management System (TMS) ó Sistema de Transporte Funciones
Funciones
Generación de Servicio
Estado de Flota
Armado de Viajes
Gestión y Emisión de Carta de Porte
Asignación de Flota
Emisión y Seguimiento de Remitos
Carga de Remitos Cliente
Manejo de Fleteros
Cierre de Viaje
Control de Documentación
Anulación de Viaje
Módulo de Performance
Anulación de Remitos
Control de Accesos
Listados de Servicios de Transporte
Estado de Flota
•Distribution Management System (DMS) ó Sistema de Distribución Funciones
Funciones
Carga de Pedidos
Comprobantes distribución
Carga de Remitos Clientes
Listado de Viajes pendientes de Cierre
Carga de Ordenes de Despacho
Estado de Flota
Armado de Viajes
Operaciones con Redespacho
Asignación de Flota
Emisión y Seguimiento de Remitos
Emisión de Hoja de Ruta
Manejo de Fleteros
pendientes
de
Emisión de Carta de Porte
Control de Documentación
Emisión de Guías
Módulo de Performance
Anulación de Viajes
Control de Accesos
Cierre del Viaje
Comprobantes distribución
Carga de Pedidos
Listado de Viajes pendientes de Cierre
pendientes
de
Carga de Remitos Clientes •Container Management System (CMS) ó Sistema de Administración de Contenedores Funciones
Funciones
Retiro de Contenedores
Emisión y Seguimiento de Remitos
Transporte de Contenedores
Manejo de Fleteros
Devolución de Contenedores
Control de Documentación
Asignación de Flota
Módulo de Performance
Emisión de Carta de Porte de Retiro
Control de Accesos
Emisión de Transporte
Carta
de
Porte
de Movimientos Contenedores
Emisión de Carta Devoluciones
de
Porte
de
de
Locator
de
Reserva Automática de Ubicaciones
Armado de Orden de Retiro
Confirmación de Arribos
Cierre de Viaje
Programación de Ubicaciones de Arribos
Anulación de Viaje
Programación de Descargas
Anulación de Cierre de Viaje
Confirmación de Movimientos
Gestión y Emisión de Carta de Porte
Transferencias entre posiciones
Retiro de Contenedores
Emisión y Seguimiento de Remitos
Transporte de Contenedores
Manejo de Fleteros
Devolución de Contenedores
Control de Documentación
•Financial Management System (FMS) ó Sistema de Administración Financiera Funciones
Funciones
Facturación de Servicios
MENU PRINCIPAL
Cuentas a Pagar
Archivos Maestros
Cuentas a Cobrar
Facturación
Caja y Bancos
Cuentas Corrientes Deudores
Contabilidad General
Gestión de Proveedores
Facturación de Servicios
Administración de Caja y Bancos Control de Ventas Contabilidad General Depuraciones Cierres Diarios
Las tendencias actuales muestran como las organizaciones están empezando a adoptar unas estrategias basadas en los sistemas integrados ERP y además están llenando mejor sus deficiencias o huecos con sistemas “Best of Breed”. Muchas empresas de este tipo de software se han dedicado a unir varios de estos sistemas en sistemas integrados, que puedan compartir mejor los datos, y si todavía siguen ocurriendo problemas de compatibilidad de plataformas, el vendedor se compromete a hacer la integración sin costo adicional. Escoger entre un sistema integrado ERP o “Best of Breed”, depende del tamaño de la organización, la cultura y estilo de administración de la misma. Antes de escoger entre un “best of breed” o un ERP debe tomarse en consideración un factor muy importante como lo es el costo, el cual al final determinará la capacidad de la empresa de adquirir uno u otro software, sino el presupuesto necesario para darle mantenimiento y modernización. En la actualidad la empresas desarrolladoras de software best of breed están buscando la manera de tratar de unir sus aplicaciones para lograr una integración comparativa que además no requiera de personal especializado para su utilización. Hay dos variables críticas que se deben tomar en cuenta a la hora adquirir un sistema logístico, primero si el soporte técnico es eficiente y segundo si es necesario contar con personal especializado para la utilización y mantenimiento del sistema.
