Teléfono:
El teléfono es el medio de comunicación más usado en el hotel, tanto para comunicación interna como externa. Los hoteles generalmente trabajan con centrales, que tienen anexos en las habitaciones y en las principales áreas del hotel. Sus funciones específicas: tomar mensajes para los huéspedes o personal del hotel, hacer vales de las llamadas telefónicas, e inclusive hacer labores de despertador. despertador. En la comunicación telefónica es muy importante el tono de voz, la vocalización y la rapidez en la atención. Se recomienda coger lápiz y papel cada vez que suene el teléfono, para no hacer esperar, tomar los mensajes completo y dejar hablar hasta que el interlocutor termine termine su mensaje. MATERIALES Y EQUIPO DE TRABAJO
De la buena distribución de los muebles y equipos en la Recepción, depende que sus empleados realicen un trabajo rápido y eficiente. Reservas: 1. Hoja de Control de Reservas: es un formato en papel cuadriculado con 31 columnas, una para cada día del mes, y renglones según habitaciones del hotel, en el que se van anotando las reservas recibidas, y sirve para evitar sobreventas. 2. Formatos: de toma de reserva, de modificación, cancelación cancelación y confirmación de reservas.
Recepción:
Computadora: para llenar los slips o tirillas, para hacer tipeos, para hacer Listas de pasajeros.
P.O.S o máquina para imprimir vouchers de tarjeta de crédito
Intercomunicador o radio: para comunicarse con otras secciones del hotel. Algunos hoteles pueden utilizar teléfono. teléfono.
Rack
Rack Numérico: Dispositivo manual que sirve para ver el estado de las habitaciones. Tiene un casillero donde se coloca la llave de la habitación, por lo tanto, también sirve para saber que clientes están dentro y fuera del hotel. Con este rack se utilizan los slips, tirillas o tarjetas de colores. Slips: cartulinas de colores, que indican el estado de las habitaciones. Ocupada: van datos como n° habitación, nombre, fecha in / out Vacía: no se escribe nada, o se coloca cartulina blanca Sucia: se coloca cartulina amarilla Reserva: se coloca cartulina verde Bloqueada: se coloca cartulina azul Guest History Rack o Cardex:
Relación histórica de clientes, que recoge información sobre los mismos, para una mejor identificación y atención. 5. Libro de entradas y salidas reales: donde se anotan fecha, hora de llegada o salida, n° y tipo de habitación, n° paxs, nombres y apellidos. 6. Libro de Pendientes o Libro de Ocurrencias: para anotar todos los pendientes.
Teléfono: Central Telefónica: que antiguamente era con cordones, posteriormente con los avances tecnológicos, es mucho más pequeña, con pantalla, donde se pueden ver los casilleros con números de anexos, incluso puede reportar los vales. Con la central telefónica pueden controlarse todas las llamadas, con la hora exacta en la que fue realizada esta. Algunas sirven para despertar automáticamente a los huéspedes.
Fax: medio de comunicación muy usado por los clientes para enviar o recibir correspondencia.
Hoja de despertar
Vales
Mensajes
EQUIPO Y MATERIAL
12.1.Equipo 15 Ordenadores P 486 o superiores Impresoras de chorro de tinta o láser 1 Telefax 4 Calculadoras con impresora Centralita de teléfonos con, al menos, 3 extensiones y sus correspondientes teléfonos 1 Tarificador 1 Contador de pasos telefónicos (telefax) 1 Equipo de música ambiental 1 Equipo de megafonía 2 Buscapersonas 5 12.2 Herramientas y utillaje Fichero Planning de reservas mural Tablón de cotización de moneda extranjera Pizarra o tablón de anuncios Ficheros para disquetes de informática Se dispondrá de los materiales necesarios para que, en aquellas prácticas que así lo requieran, permitan su realización de forma simultánea
12.3 Material de Consumo Material de oficina (Folios, bolígrafos, lápices, gomas de borrar, etc.) Reglas de plástico de 30 cm. Fichas de policía para españoles Fichas de policía para extranjeros Libro-registro de viajeros (Libro de Policía) Talonarios de Hojas de Reserva u hojas sueltas para prácticas Hojas de Libro de Reservas Fichas de diferentes colores (blanco, verde, amarillo y rojo) en forma de “T”, para los racks individuales. Tirillas de diversos colores (blanco, verde, amarillo o rojo), de unos 30 x 2 cm. adecuadas para el planning de reservas. Talonarios de facturas de hotel u hojas de facturas modelo oficial sueltas Para prácticas. Talonarios de Cambio de habitación Tarjetas de cardex Hojas del Libro de Recepción (Entradas y Salidas) Hojas de Estadillo de Previsión Talonarios de memorándums Talonarios de parte de averías Talonarios de pedidos a Economato Hojas de Estadísticas oficiales Hoja de Reclamaciones (fotocopias) Impresos de mensajes y avisos Hojas del Diario de Producción (Mano corriente) Hojas de Arqueo de Caja Sobres de caja fuerte Talonarios Impreso compra moneda extranjera Propaganda del establecimiento Varios folletos turísticos Callejero de la localidad. Plano de ciudad Guías horarios de medios de transporte. Guía de restaurantes
Mapas de carreteras. Libro de control de botones Guía de hoteles Varias Guías de ocio, espectáculos, exposiciones, ferias, etc. Libro de incidencias Listado de huéspedes que no pernoctan Libro de giros Libro de correspondencia Hoja servicio de despertador Juegos de papel y sobres Impreso de telegramas 6 Prensa Hojas de liquidación diaria de teléfonos. Listado de extensiones telefónicas de cada departamento. Varios casetes, compact-disc de música actualizada. Varias cintas de video (películas, reportajes, etc). Archivadores de sobremesa para varias subcarpetas, de tamaño DINA4, para reservas, contratos, cartas, etc Archivadores de facturas tipo gaveta con separadores Y en general se dispondrá de los materiales en cantidad suficiente para la correcta realización de las prácticas del curso
