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Los mapas de procesos se usan para demostrar visualmente todos los pasos y las decisiones de un proceso concreto. Un mapa de procesos o diagrama de flujo describe el flujo de las materias y la información, presenta las tareas asociadas a un proceso, muestra las decisiones que deben tomarse a lo largo de la cadena e indica cuáles son las relaciones fundamentales entre los pasos del proceso. Crear un mapa de procesos ayuda a organizar los procesos y hace que la información sea visible para todos. Al crear un mapa de procesos o diagrama de flujo, estás produciendo un ejemplo visual del proceso para entenderlo mejor y ver cuáles son las áreas que se pueden mejorar.
Los pasos para crear un mapa de procesos
Paso 1: Identifica el problema:
¿Cuál es el proceso que se debe visualizar? Escribe Escribe su nombre en la parte parte superior del documento.
Paso 2: Realiza una tormenta de ideas de todas las actividades que estarán involucradas:
En este punto, ordenar los pasos no es importante, pero puede ayudarte ayudarte a recordar los pasos necesarios para tu proceso. Decide qué nivel de detalle deseas incluir. Determina quién hace qué y cuándo se hace.
Paso 3: Establece los límites:
¿Dónde o cuándo comienza el proceso? ¿Dónde o cuándo se detiene el proceso?
Paso 4: Determina y ordena los pasos:
Es útil usar un verbo para comenzar la descripción. descripción. Puedes mostrar el flujo general o cada decisión o acción detallada.
Paso 5: Dibuja símbolos básicos de diagramas de flujo:
Cada elemento de un mapa de procesos está representado con un símbolo específico de los diagramas de flujo, que en conjunto representan los símbolos de los mapas de procesos: Los óvalos muestran el principio o el final de un proceso. Los rectángulos muestran una operación o actividad que debe llevarse a cabo. Las flechas representan la dirección del flujo. Los diamantes muestran un punto donde se debe tomar una decisión. Las flechas que se desprenden de los diamantes, por lo general, tienen la etiqueta "Sí" o "No". Solo una flecha sale del recuadro de una actividad. Si se necesita más, probablemente debas usar un diamante de decisión. Los paralelogramos muestran entradas o salidas.
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Símbolos básicos de diagrama de flujo
Paso 6: Finalizar el diagrama de flujo del proceso
Revisa el diagrama de flujo con los otros interesados (miembros del equipo, empleados, supervisores, proveedores, clientes, etc.) para asegurarte de que todos estén de acuerdo. Asegúrate de haber incluido información gráfica importante, como un título y una fecha, para que sea fácil tener una referencia. Preguntas útiles: ¿El proceso se está ejecutando como debería? ¿Seguirán los miembros del equipo el proceso descrito? ¿Todos están de acuerdo con el flujo del mapa de procesos? ¿Hay algo que sea redundante? ¿Hay algún paso que falte?
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Ejemplo:
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ELECCIÓN DE COMITE Y/O SUPERVISOR La participación de los trabajadores en materia de pre vención de riesgos laborales en la empresa es una obligación. Es obligación también del empleador garantizar el real y efectivo funcionamiento del Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo, como lo exige la ley. El estado, a través de la promoción de mecanismos de consulta, incentiva a las empresas a la adopción de mejoras en materia de seguridad y salud ocupacional. Base normativa
Artículo 29° al 33° de la Ley N° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo. Artículos del 38° al 73° del D.S. N° 005-2012-TR, Reglamento de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO El Comité de SST es un órgano bipartito y paritario que busca PROMOVER la salud y seguridad de los trabajadores.
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Este comité también ASESORA en todo lo referente al Reglamento Interno de SST de la empresa y la normativa nacional vigente y VIGILA su cumplimiento, favoreciendo el bienestar laboral y apoyando el desarrollo del empleador.
¿Quiénes están obligados de constituir un Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo? Los empleadores con 20 o más trabajadores a su cargo deben constituir un Comité de SST. Aquellos centros de trabajo con menos de 20 trabajadores deben nombrar un supervisor de seguridad y salud en el trabajo y son los mismos trabajadores quienes nombran a éste.
DEL PROCESO DE ELECCIÓN DEL CSST Para ser integrante del Comité SST se requiere:
Ser trabajador del empleador. Tener dieciocho (18) años de edad como mínimo. De preferencia:
Tener capacitación en temas de Seguridad y Salud en el Trabajo o Laborar en puestos que permitan tener conocimiento o información sobre riesgos laborales.
Cantidad de miembros que conforman el comité de SST: El número es definido por acuerdo de las partes (trabajador-empleador) y no puede ser menor de cuatro (4) ni mayor de doce (12) miembros.
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Entre otros criterios, también se podría tomar en cuenta el número de trabajadores y el nivel de riesgos de acuerdo a sus puestos.
Representantes del Sindicato en el Comité de SST: Los empleadores que cuenten con sindicatos mayoritarios, deben incorporar un (01) miembro del respectivo sindicato en calidad de observador al Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo. El observador del sindicato tiene las siguientes facultades:
Asistir, sin voz ni voto, a las reuniones del Comité de SST. Solicitar información al Comité de SST, a pedido de las organizaciones sindicales sobre el Sistema de Gestión en SST. Alertar a los representantes de los trabajadores ante el Comité de SST de la existencia de riesgos que pudieran afectar la transparencia o el cumplimiento de objetivos y de la normativa correspondiente.
ELECCIÓN DE LOS MIEMBROS DEL COMITE
Son considerados personal de dirección y confianza del Empleador: Según: Art. 43° del Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N° 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral Decreto Supremo N° 003-97-TR.
Personal de DIRECCIÓN es aquel que:
Ejerce la representación general del empleador frente a otros trabajadores o a terceros, o que lo sustituye, o comparte con aquel las funciones de administración y control. De cuya actividad y grado de responsabilidad depende el resultado de la actividad empresarial.
Trabajadores de CONFIANZA son aquellos:
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Que laboran en contacto personal y directo con el empleador o con el personal de dirección, teniendo acceso a secretos industriales, comerciales o profesionales y, en general, a información de carácter reservado. Cuyas opiniones o informes son presentados directamente al personal de dirección, contribuyendo a la formación de las decisiones empresariales.
Proceso de elección de los representantes:
Los trabajadores eligen a sus representantes mediante votación secreta y directa. La elección está a cargo del sindicato mayoritario o más representativo. En su defecto, a cargo del empleador.
PROCEDIMIENTO: ELECCIÓN DE LOS REPRESENTANTES DEL COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 1. El empleador designa a sus representantes titulares y suplentes ante el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo, entre el personal de dirección y confianza. (registrar mediante correo electrónico o carta). 2. De existir sindicato mayoritario o sindicato más representativo el empleador debe enviar una carta solicitando la convocatoria para las elecciones de los representantes titulares y suplentes de los trabajadores ante el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo. (Formato N°01, carta_empleador_convocatoria). 3. El Empleador o el Sindicato mayoritario/más representativo, según sea el caso, esta(n) a cargo de todo el proceso electoral. 4. El Empleador o el Sindicato mayoritario/más representativo debe(n) convocar a la elección de los representantes de los trabajadores ante el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo. (Formato N°02, convocatoria_proceso_eleccion). 5. El Empleador o el Sindicato mayoritario/más representativo designa a los integrantes de la Junta Electoral (presidente, Secretario, Vocal 1 y Vocal 2) para que lleven a cabo el proceso de elección del Comité de SST. 6. Los trabajadores pueden postular como candidatos para representantes ante el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo. (Formato N°03, carta_presentacion_candidatura). 7. La Junta Electoral deberá inscribir a los candidatos de la parte trabajadora ante el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo. (Formato N° 04, “lista_candidatos_inscritos”). 8. La junta Electoral deberá verificar que los candidatos inscritos sean aptos; es decir cumplan con los requisitos exigidos en el artículo N°47 del D.S.005-2012-TR. (Formato N° 05, lista_candidatos_inscritos_aptos). 9. La nominación de los candidatos debe efectuarse quince días (15) hábiles antes de la convocatoria a las elecciones, a fin de verificar que estos cumplan con los requisitos legales. Esto quiere decir que desde la fecha que tengo la lista de candidatos inscritos hasta la fecha de las elecciones debe haber 15 días hábiles. 10. El empleador deberá habilitar las Cédulas de Sufragio (Formato N°06, “cédulas_sufragio”) y el ánfora respectiva donde se depositarán las cedulas de votación.
La elección se realiza de forma democrática, mediante votación secreta y directa entre los candidatos. 11. La Junta Electoral llevará la Lista de participantes del Proceso de Elección (Formato N°7, “padron_electoral”), donde los electores pondrán su firma y huella digital después de realizar la votación. Además, se debe redactar el Formato N°08, “acta_inicio_proceso”.
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12. Una vez concluida el proceso de votación, la Junta Electoral procede a redactar el Acta (Formato N°9, acta_conclusion_proceso) donde se evidencia la cantidad de personas que participaron en la votación y las cedulas de sufragio utilizadas; también se procede a dar inicio el proceso de escrutinio de votos y determinación de los candidatos elegidos a través del Formato N°10, “acta_proceso_eleccion” y “acta_conclusion_proceso”.
13. Posterior al Proceso de Elección, el Empleador convoca a la Instalación del Comité de SST electo reuniéndose para redactar el Acta (Form ato N°11, acta_instalacion_comite”). 14. Al termino de cada sesión del Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo se levanta la respectiva acta (Formato N°12, acta_reunion_comite) que será asentada en el correspondiente Libro de actas. 15. El acto de elección, constitución e instalación; así como, toda reunión, acuerdo o evento del Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo, deben ser asentados en un Libro de actas, exclusivamente para estos fines.
La instalación del Comité de SST debe efectuarse dentro de los 10 días hábiles siguientes al término del proceso de elección de los miembros representantes de los trabajadores. El titular de la empresa o su representante legal debe instalar el Comité de SST El presidente y el secretario son elegidos por los miembros del CSST, ya sea por consenso o mayoría simple de votos. El mandato de los miembros del Comité de SST dura 1 año como mínimo y 2 años como máximo. Los representantes del empleador ejercerán el mandato por el plazo que la organización determine.
Si una entidad tiene varias sedes, donde existan más de 20 trabajadores:
Cuando una empresa tiene varias sedes, cada una de estas puede contar con un supervisor o Subcomité de SST, en función al número de trabajadores. Para menos de 20 trabajadores, se elegirá un Supervisor y para 20 o más trabajadores, un subcomité.
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En estos casos el Comité SST coordina y apoya las actividades de los subcomités o del supervisor. Cabe indicar que para la elección de los miembros del Subcomité de SST, se puede utilizar el procedimiento previsto para la conformación del Comité SST.
