Manuel de Procedures Comptables Et Financieres - Tenor Distrib_2

2008

MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIERES

C ABINETSEDDIK AOUT2008

PRESENTATION DU MANUEL

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PRESENTATION DU MANUEL

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Le présent manuel décrit l’organisation, les procédures comptables et financières de la Direction Ad Adminis inistr tra ativ tive et fin fina ancière ière.. La La mise ise en plac lace des proc rocédures res décrite ites ci-d i-dessous rép répond aux objec jectifs tifs suivants : )

Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif et financier pour qu’elles soient conformes aux obligations réglementaires relatives à l’organisation comptable.

)

Responsabiliser davantage le personnel, de quelque niveau que ce soit, dans l’accomplissement des tâches respectives par une définition précise des postes et des attributions afférentes à chacun.

)

Am Amélio liorer la qualité lité comptab table et le les délais lais de res restitu tituti tio on en assuran rant l’o l’op ptim timisa isatio tion des circ ircuits its d’information

)

Mettre en œuvre un outil de contrôle interne efficace.

Il y’a lieu de préciser qu’il ne s’agit pas d’une description des procédures d’une Direction isolée, mais d’une schématisation de procédures imbriquées dont les flux opérationnels convergent vers la Direction Ad Adminis inistr tra ativ tive et Fina inancière ière.. L’application, l’évaluation et la mise à jour du manuel de procédures seront d’autant plus pertinentes que les procédures des différentes Directions se rattachent. L’application des procédures mentionnées dans le dit manuel ne doivent pas se limiter aux flux opérationnels décrits, elle doit porter sur les flux logiques qu’engendrent les activités de la société de sorte que la mise à jour et la modification d’une procédure serve en même temps à améliorer le processus général dont elle fait partie.

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DESCRIPTION DU MANUEL

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Objectifs du manuel de procédures

Le manuel de procédures formalise les principales procédures de gestion administrative, comptable et financière. Il a pour objectifs de : ¾

Décrire l’organisation administrative, financière et comptable

¾

Décrire les procédures à mettre en œuvre par l’ensemble du personnel comptable dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer ainsi que les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents.

¾

Décrire les tâches qui incombent à tout un chacun Mise à jour des procédures

Une liste des détenteurs du manuel de procédures sera maintenue par le « Coordinateur » pour permettre la mise à jour de tous les exemplaires chaque fois que celle-ci sera opérée. La mise à jour du manuel peut être motivée par : ¾

Des modifications des systèmes et procédures de travail dans le but d’améliorer l’existant.

¾

Des changements rendus nécessaires par l’application de dispositions réglementaires.

¾

Des modifications concernant l’affectation du personnel ou les tâches qui lui incombent.

¾

Des aménagements dans l’organisation de la société.

o

Responsabilitéde la tenue et la mise àjour du manuel :

La responsabilité de la tenue et la mise du manuel de procédures incombe au coordinateur. La direction « Audit et inspection » pourrait être désignée comme coordinateur de projet. Elle doit décider du nombre de copie à remettre au personnel ainsi que de l’accès au manuel sur le réseau de la société. La décision de modification des procédures existantes doit être prise sur son initiative.

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o

Procé dure de mise àjour du manuel de procé dures :

Les décisions de modification doivent faire l’objet de réunion entre le collaborateur de projet et le département concerné par la dite modification. Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter. A l’issue de cette réunion un procès- verbal est établi indiquant les éléments suivants : ¾

Les procédures devant êtres modifiées.

¾

Les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées

¾

La personne chargée de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le manuel.

La personne chargée de la rédaction des nouvelles procédures doit les soumettre au coordinateur de projet afin qu’il y apporte les éventuelles modifications et pour arrêter le texte définitif. Après adoption du texte définitif, le coordinateur de projet se charge de distribuer les nouvelles procédures aux personnes intéressées. La date de transmission des nouvelles procédures aux personnes intéressées doit être mentionnée sur un registre de « Mise à jour du manuel de procédures ». Il y’a lieu de désigner une personne qui sera chargée de suivre les mises à jour de chaque copie du manuel ainsi que les copies existantes sur les réseaux partagés.

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ORGANISATION ET DESCRIPTION DE LA DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

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ORGANISATION COMPTABLE :

Organigramme général :

Directeur Admi ni st rat if et Financier

Responsable ju ri di qu e

Responsable Comptabilité Client

Chef comptable

Responsable Comptabilité Fournisseurs

Responsable Trésorerie

Coursier

Responsable des Ressources Humaines

Agent administratif

Comptables

Aide comptable

Lieu de tenue de la comptabilité : La comptabilité est tenue au niveau du siège social de la société. Classification des docu ments comptables : •

La codification de base de tous les documents du service comptabilité se présente comme suit: ANNEE

•

D.A.F/

CODE CHRONO/

CODE DOCUMENT

Le classement des documents du service comptabilité de l’exercice en cours est assuré suivant un ordre chronologique par mois : cf. Classement et archivage des documents.

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Récapitulatif des modes de cl assement des docum ents de l’exercice en cour s du service comptable :

Type de document

Lieu d’archivage

Mode de classement

Contrat du personnel

Direction des Ressources humaines

Chronologique

Achats

Service Comptabilité

Fournisseurs/Chronologique

Ventes


Chronologique/mois

Trésorerie


Chronologique/mois

Dossier Fiscal


Chronologique/mois

Gestion des archives comptables: •

•

Après l’arrêté comptable au 31/12/N, la Société procède à l’archivage des documents de l’exercice clos. Les documents comptables des exercices antérieurs sont archivés au siège social de la société sous la responsabilité du Directeur Financier.

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DESCRIPTION DES TACHES :

La présente section constitue un descriptif de l’ensemble des postes de la Direction administrative et financière qui se présentent comme suit : Directeur Administratif et Financier Responsable juridique Responsable Ressources Humaines Chef comptable Responsable comptabilité Client Responsable comptabilité Fournisseurs Responsable Trésorerie Comptables Aide comptable Agent administratif Coursier

Chacune des fiches de fonction présentent une description détaillée des éléments suivants : Titre du poste Supérieur hiérarchique direct Remplaçants Nombre d’agents subordonnés Rôle Activités et tâches du poste Documents Rapports produits au poste Relations à l’intérieur Relations à l’extérieur

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Titre du poste : Supé rieur hié rarchique direct : Remplaçants : Nombre d’agents sous sa responsabilité: Folio Date de mise àjour

DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER DIRECTEUR GENERAL 3 1/3 Août 2008

1. Rôle : •

•

Animer et coordonner l’activité du service Superviser les travaux réalisés par les différents intervenants au sein du service

•

Assurer la fonction comptable et financière sous l’autorité de la direction générale

•

Assurer la fonction administrative principalement envers le personnel et les administrations

2. Activité s et tâches du poste Gestion administrative : •

Veiller à l’application des procédures administratives, comptables et financières

•

Participer à la préparation des budgets

•

Effectuer le suivi et l’exécution des budgets

•

Contrôler le suivi des immobilisations

•

Préparer les rapports de suivi financier périodiques

Gestion de personnel : •

Contrôler les journaux de paie mensuels

•

Valider le paiement des salaires

Gestion financière : •

Définir la politique financière à suivre et s’assurer de sa mis en œuvre

•

Interpréter les écarts quant aux prévisions financières

•

Veiller à la gestion rigoureuse de la trésorerie et des placements financiers.

•

Veiller à l’approvisionnement régulier des comptes bancaires

•

Contrôler les états de rapprochement bancaires

•

Valider les chèques et autres moyens de règlement

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Gestion de la comptabilité : •

Veiller à la tenue à jour de la comptabilité

•

Superviser les travaux d’inventaire physique

•

Préparer les états financiers

3. Documents : 3.1 Documents reçus au poste de travail Nature du document • • • • • • • • • •

3.2

Expéditeur

Détail des frais généraux Déclaratif des ventes Facture de vente Etat des livraisons aux franchisés Dossier de règlement Echéancier Ordre de virement Facture « proforma » Contrat de bail commercial Bon de caisse

• • • • • • • • • •

Direction Marketing et commercial Responsable du suivi des encaissements Chef comptable Responsable Logistique Chef comptable Chef comptable Chef comptable Responsable des moyens généraux Direction Développement Réseaux Responsable de la caisse

Documents produits au poste de travail Nature du document • • • •

Destinataire

Demande de financement Budget contractuel Note de frais Détail des charges par agence

• • • •

Société de crédit-bail (leasing) Direction Commerciale et Marketing Direction Générale Direction Contrôle de gestion

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4. Rapports produits au poste •

Rapport de suivi financier périodique

•

Etats de synthèse

•

Tableaux de bord financiers

5. Relations àl’inté rieur : •

Avec le comptable pour la supervision de la tenue comptable

•

Avec le département contrôle de gestion pour la préparation des situations financières périodiques

•

Avec le département Ressources humaines

•

Avec le responsable juridique pour fixer les clauses et négocier les termes des contrats et accords

•

Avec la Direction Générale pour le choix des modes de financement et l’arrêté des budgets par Direction

6. Relations àl’exté rieur : •

Avec les banques, assurances, fournisseurs, prestataires de services…

•

Avec les auditeurs, commissaires aux comptes, inspecteur des impôts…

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CHEF COMPTABLE DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER 8 1/3 Août 2008

1. Rôle : •

Veiller à l’élaboration des états financiers et des informations comptables et financières dans les meilleurs délais et dans le respect de la réglementation et des normes en vigueur.

2. Activité s et tâches du poste Supervision et coor dination : •

Contrôler le brouillard de saisi comptable

•

Superviser le département comptable

•

Coordonner les tâches au sein du département comptable

•

Veiller au respect des procédures comptables au sein du département

•

Veiller au respect des règles fiscales et des obligations légales

•

Coordonner les relations avec les autres services

•

Planifier les activités du département comptable et suivre leur réalisation

•

Vérifier les déclarations sociales et fiscales.

Elaboration des états f inanciers et reporting •

Elaborer les états financiers conformément à la réglementation comptable

•

Procéder à la consolidation des informations comptables et financières et élaboration des états de reporting financier

•

Elaborer les situations périodiques de la trésorerie

Suivi des immobilisations : •

Calculer les amortissements

•

Rapprocher avec la comptabilité générale

•

Comptabiliser les dotations aux amortissements et aux provisions et cessions des immobilisations

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3. Documents : 3.1 Documents reçus au poste de travail Nature du document • • • • • • • • •

•

3.2

Expéditeur

Déclaratif des ventes Facture « proforma » Facture d’achat Bon de commande Bon de livraison Bon de réception Facture de vente Brouillard de saisi Moyens de règlement (Chèque, ordre de virement…) Bulletins de paie

• • • • • • • • •

Administratif Moyens généraux Moyens généraux Moyens généraux Moyens généraux Moyens généraux WANA Comptables Responsable suivi des règlements

•

Responsable des ressources humaines

Documents produits au poste de travail Nature du document • • • •

Destinataire

Etats de rapprochement bancaires Tableau de suivi de la trésorerie Etats de synthèse périodiques et annuels Note de frais

• • • •

Directeur financier Directeur financier Directeur financier Directeur financier


Rapport financier sur la trésorerie (Banques et caisse)

•

Rapport de supervision comptable périodique


Avec le Directeur Financier pour les arrêtés de situation périodiques

•

Avec les comptables pour le suivi de la tenue de la comptabilité

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Avec les clients, fournisseurs, banques et autres organismes de financement, assurances, avocats….

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COURSIER CHEF COMPTABLE

1/1 Août 2008

1. Rôle : •

L’agent de liaison entre la société et les différentes entités externes. Il s’occupe de la circulation des documents entre la société est l’extérieur.

2. Activité s et tâches du poste •

Transmission du courrier

•

Reproduction de documents

•

Dépôt des déclarations fiscales et sociales

•

L’accomplissement de toutes les tâches que le chef comptable juge utile de lui confier

3. Documents : 3.1 Documents reçus au poste de travail Nature du document •

3.2

Expéditeur

Tout document à lui confier dans le cadre de ses fonctions

•

Personnel de la Direction comptable et financière

Documents produits au poste de travail Nature du document •

Destinataire

Néant (Registre de courses)

•

Néant


Néant


Avec l’ensemble du personnel pour les courses et autres tâches compatibles avec ses fonction


Transmission des documents

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AGENT ADMINISTRATIF CHEF COMPTABLE

1/2 Août 2008

1. Rôle : •

S’occuper de l’ensemble des tâches administratives d’exécution


Saisir et présenter des documents

•

Effectuer le classement informatique des documents

•

Reproduire, classer et archiver les documents

•

Traiter les documents administratifs selon les consignes

•

Rédiger les procès verbaux des réunions au sein de la Direction administrative et financière

•

Réceptionner et expédier le courrier de la Direction administrative et financière

3. Documents : 3.1 Documents reçus au poste de travail Nature du document •

3.2

Expéditeur

Tout document à lui confier dans le cadre de ses fonctions

•

Personnel de la Direction administrative et financière


Destinataire

Tout document reproduit ou traité selon les consignes

•

Personnel de la Direction administrative et financière


Etablir l’ensemble des rapports nécessaires que le chef comptable juge utile de lui confier

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AGENT ADMINISTRATIF CHEF COMPTABLE

2/2 Août 2008


Avec le personnel de la Direction administrative et financière


Toute entité avec qui il sera appelé à traiter dans le cadre de ses fonctions

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RESPONSABLE JURIDIQUE DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER

1/2 Août 2008

1. Rôle : •

•

•

Rechercher l'adéquation des objectifs poursuivis par la société avec l'ensemble des règles juridiques qui s'imposent à elle Appréhender les impératifs législatifs d'une décision et prévoir ses conséquences Prévention des contentieux


Assister la direction dans l’élaboration et la rédaction des contrats ou projets

•

Assurer la relance des débiteurs

•

Suivre les réclamations des clients et des fournisseurs de la société

•

Evaluer les risques des opérations menées avec les clients, fournisseurs et partenaires

•

Négocier les termes des contrats et accords

•

•

•

Représenter la société devant les juridictions compétentes (Tribunal, inspection des impôts, CNSS…) S’occuper des tâches de documentation, d’administration et d’organisation dans le cadre de ses fonctions (Rédaction des PV, Lettres…) Validation des factures de leasing, d’assurances…

3. Documents : 3.1 Documents reçus au poste de travail Nature du document • • • • •

Expéditeur

Contrats de bail commercial Dossier de réclamation Dossier de contentieux Factures de leasing Factures d’assurance

• • • • •

Direction Développement Réseau Clients / Fournisseur Direction général Chef comptable Chef comptable

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Titre du poste : Supé rieur hié rarchique direct : Remplaçants : Nombre d’agents sous sa responsabilité: Folio Date de mise àjour 3.2

RESPONSABLE JURIDIQUE DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER

2/2 Août 2008

Documents produits au poste de travail Nature du document • • •

Destinataire

Projet d’accords ou contrats Ordre du jour des réunions Convocation aux assemblées générales

• • •

Direction générale / Direction financière Direction générale / Direction concernée Administrateurs de la société


Rapport sur la situation juridique de la société

•

Rapport sur le suivi des contentieux de la société


Avec la direction générale

•

Avec la direction financière

•

Avec les directions concernées par un contentieux


Assurer les relations extérieures de la société avec les organismes professionnelles

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Titre du poste :

RESPONSABLE COMPTABILITE FOURNISSEUR CHEF COMPTABLE COMPTABLE

Supé rieur hié rarchique direct : Remplaçants : Nombre d’agents sous sa responsabilité: Folio Date de mise àjour

1/2 Août 2008

1. Rôle : •

Veiller à la tenue à jour des comptes fournisseurs


Valider toute création ou modification de la base fournisseurs

•

Réceptionner les factures d’achat et les bons de livraison

•

Rapprocher entre les éléments du dossier achat

•

•

•

Assurer le suivi des dettes fournisseurs Valider les règlements fournisseurs Assurer le suivi des impayés.

•

Préparer les moyens de règlements

•

Gérer les relances fournisseurs.

•

Editer le journal achat, grand livre et balance des tiers « fournisseurs »

•

•

Analyser les comptes fournisseurs Suivre et mettre à jour des tableaux de bord réguliers sur les fournisseurs

3. Documents : 3.1 Documents reçus au poste de travail Nature du document • • • •

Expéditeur

Bon de commande Bon de livraison Bon de réception Facture d’achat

• • • •

Direction des moyens généraux Direction des moyens généraux Direction des moyens généraux Direction des moyens généraux

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Titre du poste :

RESPONSABLE COMPTABILITE FOURNISSEUR CHEF COMPTABLE COMPTABLE

Supé rieur hié rarchique direct : Remplaçants : Nombre d’agents sous sa responsabilité: Folio Date de mise àjour 3.2

2/2 Août 2008

Documents produits au poste de travail Nature du document • • • • •

Destinataire

Echéancier des dettes fournisseurs Suivi des règlements fournisseurs Brouillard de saisi Journaux d’achat Grand-livre et balance tiers (fournisseurs)

• • • • •

Chef comptable Responsable règlement fournisseurs Chef comptable Chef comptable Chef comptable


Situation des comptes fournisseurs

•

Rapport sur la situation de trésorerie par rapport au règlement fournisseurs


•

•

Avec le chef comptable pour la validation des écritures comptables et le contrôles des documents comptables Avec le responsable suivi des règlements pour le rapprochement avec l’échéancier des dettes fournisseurs Avec le responsable juridique pour le suivi des litiges avec les fournisseurs


Avec les fournisseurs pour la remise des chèques de règlement, réclamation…

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RESPONSABLE RESSOURCES HUMAINES DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER

1/3 Août 2008

1. Rôle : •

Définir la stratégie de la société en matière de gestion de personnel

•

Veiller à l’organisation du travail et au respect de la législation sociale

•

•

Définir et mettre en place la politique de recrutement, de formation et de promotion de la gestion des carrières Gérer les ressources humaines, matérielles et financières au niveau de la direction


•

•

Déterminer les besoins en personnel, en collaboration avec les différentes Directions de la société. Rédiger et mettre à jour les documents administratives (descriptions de poste, formulaires de demande d’emploi, mécanismes d’évaluation, etc.) Etablir et appliquer les politiques et procédures de gestion des ressources humaines en concertation avec les différentes Directions (embauche, promotion, évaluation de rendement, etc…)

•

Etablir et Mettre à jour tableaux de bord sociaux

•

Rédaction des conventions collectives

•

Rédaction du règlement intérieur

•

Rédaction des projets de contrats de travail

•

Planifier et animer les réunions des négociations collectives

•

Gérer les conflits sociaux

•

Suivi des réclamations des salariés

•

Tenir à jour les dossiers du personnel

•

Traiter la paie

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Titre du poste : Supé rieur hié rarchique direct : Remplaçants : Nombre d’agents sous sa responsabilité: Folio Date de mise àjour •

•


2/3 Août 2008

Etablissement des déclarations sociales mensuelles et trimestrielles (CNSS, CIMR, Mutuelle) Etablissement des déclarations fiscales mensuelles et annuelles (IR, Etat 9421, Etat des traitements et des salaires).

3. Documents : 3.1 Documents reçus au poste de travail Nature du document • • • • • •

3.2

Expéditeur

Demandes d’emploi Offre de recrutement (Besoin en personnel) Contrats de travail Rapports des contentieux sociaux Courrier Lettre de réclamation

• • • • • •

Candidats Toute Direction concernée Responsable juridique Responsable juridique Organismes sociaux Salariés


• • • • •

• • • •

Destinataire

Budget prévisionnel de la direction

•

Bon de commande interne Formulaire de candidature Fiche d’évaluation du personnel Projet de contrat de travail Projet de règlement intérieur / Convention collective Livre de paie Journaux de paie Bulletin de paie Tableaux de bord sociaux

• • • • •

• • • •

Directeur générale / Directeur administratif et financier Direction des moyens généraux Direction concernée Direction concernée Responsable juridique Responsable juridique Chef comptable Chef comptable Chef comptable Directeur général / Directeur administratif et financier / Responsable contrôle de gestion

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3/3 Août 2008


Rapport social

•

Rapport d’évaluation du rendement du personnel


•

•

Avec l’ensemble des Directions pour la définition des besoins en personnel (profil, conditions, etc…) Avec le responsable juridique pour la gestion des contentieux sociaux (avocats, inspection de travail, organismes sociaux) et pour le respect de la législation sociale en matière de gestion du personnel. Avec le département contrôle de gestion pour la communication et l’analyse des tableaux de bord sociaux

6. Relations àl’exté rieur :

•

Avec les organismes de sécurité sociale

•

Avec l’inspection du travail

•

Avec les avocats

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RESPONSABLE COMPTABILITE CLIENT CHEF COMPTABLE

1/3 Août 2008

1. Rôle : •

Veiller à la tenue à jour de l’ensemble des opérations comptables liées aux postes clients


Valider toute modification de la base clients

•

Rapprocher les éléments du dossier « Vente »

•

Contrôler la comptabilisation des opérations de ventes et de paiement

•

Etablir et suivre la facturation du client

•

Gérer les encaissements et les impayés

•

Suivre les litiges avec les clients

•

Assurer le suivi des avoirs

•

Gérer les encours clients

•

Mettre en place un échéancier des créances clients

•

Assurer le recouvrement des créances

•

Editer le journal vente, le Grand-livre et la Balance des tiers « Clients »

•

Suivre et mettre à jour des tableaux de bord réguliers sur les clients

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2/3 Août 2008

3. Documents : 3.1 Documents reçus au poste de travail Nature du document • • • • • • •

3.2

Expéditeur

Bon de commande Bon de livraison Déclaratif des ventes Etat des encaissements clients Journaux de ventes Grand livre client Balance tiers « Client »

• • • • • • •

Direction commercial et marketing Direction commercial et marketing Administratif Responsable Trésorerie Comptable Comptable Comptable


• •

Destinataire

Facture de vente Etat des relances client Echéancier des créances clients Tableaux de bord Etat suivi des encaissements et des impayés Etat des clients douteux ou litigieux Analyse des comptes client

• • • • • • •

Chef comptable Chef comptable / Responsable Trésorerie Chef comptable / Responsable Trésorerie Directeur administratif et financier Chef comptable / Responsable Trésorerie Chef comptable Chef comptable


Rapport sur les litiges avec les clients à communiquer au responsable juridique

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3/3 Août 2008


Avec la Direction commercial et marketing afin d’améliorer les relations avec les clients dans le but d’anticiper les litiges.

•

Avec le responsable juridique pour la gestion des litiges et contentieux avec les clients

•

Avec le responsable Trésorerie pour le suivi des encaissements et des impayés


Avec les clients pour la négociation des délais de paiement

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RESPONSABLE COMPTABILITE TRESORERIE CHEF COMPTABLE

1/2 Août 2008

1. Rôle : •

Veiller à la tenue à jour de l’ensemble des opérations affectant les comptes de trésorerie (Banque et Caisse)


Etablir les états de rapprochements bancaires

•

Etablir un état de suivi des disponibilités par banque

•

Etablir un arrêté mensuel de caisse

•

Organiser le déroulement de l’inventaire de caisse

•

Etablir les déclarations mensuelles de TVA et les déclarations d’acomptes de l’I.S

•

Etablir un arrêté périodique de la situation des encaissements et des règlements

3. Documents : 3.1 Documents reçus au poste de travail Nature du document • • • • • •

Expéditeur

Relevés bancaires Bon de caisse Note de frais Demande d’avance sur salaire Factures d’achats Facture de vente

• • • • • •

Banques Bénéficiaire Bénéficiaire Bénéficiaire Responsable comptabilité fournisseurs Responsable comptabilité clients

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RESPONSABLE COMPTABILITE TRESORERIE CHEF COMPTABLE

2/2 Août 2008

Documents produits au poste de travail Nature du document • •

• • • • • •

Destinataire

Etats de rapprochement bancaires Etat de trésorerie par banque

• •

Arrêté mensuel de la caisse Déclaration TVA Déclaration des acomptes IS Etat suivi des encaissements Etat suivi des règlements Moyens de règlement

• • • • • •

Chef comptable Chef comptable / Directeur administratif et financier Chef comptable Chef comptable Chef comptable Responsable comptabilité clients Responsable comptabilité fournisseur Chef comptable


Situation périodique de trésorerie


Avec le responsable comptabilité client pour le suivi des encaissements

•

Avec le responsable comptabilité fournisseur pour le suivi des règlements

•

Avec le Directeur financier pour l’analyse de la situation de la trésorerie

•

Avec le responsable juridique pour tout litige avec la banque


Avec les clients pour effectuer le recouvrement des créances

•

Avec les fournisseurs pour la remise des chèques et autres moyens de règlements

•

Avec la banque et autres organismes financiers.

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COMPTABLE CHEF COMPTABLE AIDE COMPTABLE 1/2 Août 2008

1. Rôle : •

Veiller à l’enregistrement et à la tenue à jour sur le système informatique de l’ensemble des opérations affectant le patrimoine de la société.


Gestion des fichiers tiers

•

Imputation des factures

•

Rapprochement entre inventaire comptable et inventaire physique

•

Réalisation des travaux liés aux arrêtés comptables

•

Enregistrement et saisi de l’ensemble des opérations comptables (Clients, fournisseurs, Trésorerie, OD)

•

Enregistrement des écritures liées aux salaires et charges sociales, note de frais…

•

Enregistrement des opérations liées aux arrêtés comptables

3. Documents : 3.1 Documents reçus au poste de travail Nature du document • • • • •

Expéditeur

Facture de vente Facture d’achat Note de frais Etat d’inventaire physique Bulletin de paie

• • • • •

Responsable comptabilité Client Responsable comptabilité Fournisseurs Responsable Trésorerie Chef comptable Responsable Ressources humaines

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COMPTABLE CHEF COMPTABLE AIDE COMPTABLE 2/2 Août 2008


Destinataire

Brouillant de saisi comptable Journal de vente Journal d’achat Journal des OD Etat des écarts sur inventaire

• • • • •

Chef comptable Responsable comptabilité Client Responsable comptabilité Fournisseurs Chef comptable Chef comptable


Rapport sur l’arrêté comptable périodique


•

Avec les responsable comptabilité client pour la saisie et le suivi des opérations de vente Avec le responsable de la comptabilité Fournisseur pour la saisie et le suivi des opérations d’achat

•

Avec le responsable Trésorerie pour la saisie et le suivi des opérations de banques et de caisse

•

Avec le chef comptable pour la validation des écritures de paie


Avec les clients, fournisseurs, banques…

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AIDE COMPTABLE CHEF COMPTABLE

1/2 Août 2008

1. Rôle : •

S’assurer de l’ensemble des tâches qui lui sont confiés dans le cadre de la gestion comptable


Contrôle de régularité et de conformité des factures

•

Contrôle arithmétique sur les factures d’achat (TVA, remises, escompte, etc…)

•

Contrôle de régularité des dossiers achats et dossier vente

•

Participer aux missions d’inventaire physique

•

Procéder à la saisie informatique des opérations qui lui sont confiées

•

Veiller au respect des procédures de classement et d’archivage des tirages comptables

3. Documents : 3.1 Documents reçus au poste de travail Nature du document • •

3.2

Expéditeur

Dossier de vente Dossier d’achat

• •

Responsable comptabilité Client Responsable comptabilité Fournisseur


Destinataire

Brouillard de saisie

•

Chef comptable

4. Rapports produits au poste Néant

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AIDE COMPTABLE CHEF COMPTABLE

2/2 Août 2008


Avec le responsable comptabilité Client

•

Avec le responsable comptabilité Fournisseur

•

Avec le chef comptable


Avec les clients, fournisseurs, banques, etc…

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PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES

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2 008

Cette partie du manuel de procédures présente l’ensemble des processus de gestion relatifs à la Direction administrative et financière. Les procédures ont été élaborées selon un découpage modulaire des flux de transactions qui se présente comme suit : Budgétisation Achat-Fournisseur Vente-Client Frais généraux Immobilisations Trésorerie Stock Opérations Diverses L’ensemble des procédures de gestion décrites ci-dessous respectent les principes suivants : Exhaustivité des enregistrements comptables Spécialisation des exercices Bonne imputation des opérations comptables Séparation entre les tâches incompatibles Protection des actifs de la société Evaluation correcte des actifs Fiabilité du degré de validation des transactions Fluidité du système de contrôle interne Chacune des procédures explique le déroulement des opérations entre les intervenants concernés. Le plan adopté pour la présentation des procédures est le suivant : Module Liste des opérations Objectifs des procédures Description des procédures

Member

37

AOU

2 008

Réf : A

Présentation des procédures Module « Budgétisation »

Folio : 1/2

1. Liste des opérations : •

Construction des plans d’action

•

Elaboration des programmes et des budgets

•

Suivi du budget

•

Analyse des écarts

2. Objectifs des procédures : •

Assurer la cohérence de la construction budgétaire

•

Assurer un meilleur suivi des prévisions financières

•

Assurer la bonne allocation des ressources de la société

•

Contrôler et analyser les performances pour une meilleure réactivité dans la prise de décision

3. Description des procédures : 3.1 Construction des plans d’action : •

Chaque direction met en place un plan d’action sur le court ou moyen terme selon les objectifs stratégiques communiqués par la direction générale lors des réunions de concertation.

•

Les plans d’action sont communiqués à la direction générale pour validation.

•

La direction générale remet les plans d’action validés aux directions concernées et à la direction financière qui sera chargée de la supervision de l’élaboration des budgets.

3.2 Elaboration des programmes et des budgets : •

Chaque direction établit un projet de budget annuel qui sera alloué au financement des opérations prévues dans le plan d’action.

•

Le projet de budget est communiqué au Directeur administratif et financier qui, après consolidation des budgets, procède au montage des schémas de financement des programmes d’activité.

•

Les projets de budget et les prévisions financières sont communiqués à la direction générale pour validation.

Member

38

AOU

2 008

Présentation des procédures Module « Budgétisation »

Réf : A

Folio : 2/2

3.3 Suivi des budgets : •

Chaque direction est tenue de préparer une situation périodique des dépenses engagées en précisant les opérations financées.

•

Cet état est transmis à la direction financière pour le rapprocher avec les budgets prévisionnels.

•

Tout dépassement des budgets (dans la limite de la rallonge de financement fixé par la D.A.F) doit être justifié par la direction concernée.

•

Un état des écarts sur budgets est préparé par le directeur financier et est transmis à la direction Contrôle de gestion.

3.4 Analyse des écarts : •

Sur la base de l’état des écarts sur budgets, le responsable contrôle de gestion procède à une analyse de ces écarts afin de :

•



Justifier les dépassements des budgets alloués



Identifier les opérations imprévues



Procéder aux ajustements nécessaires

Il prépare un rapport de suivi et analyse des budgets qui doit être communiqué à la Direction administrative et financière et à la Direction générale.

Member

39

AOU

2 008

Présentation des procédures Module « Achat-Fournisseurs »

Réf : B

Folio : 1/2


Réception du Dossier

•

Contrôle de conformité

•

Comptabilisation

•

Classement


S’assurer que les charges et produits inscrits au compte de résultat et provenant des opérations d’achats, résultent uniquement de l’enregistrement intégral des transactions réalisées dans l’exercice comptable considéré ;

•

S’assurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opérations d’achats sont correctement évalués et bien imputés ;

3. Description des procédures : 3.1 Réception du dossier : •

Le responsable comptabilité Fournisseur reçoit la facture d’achat.

•

Il rassemble les éléments du dossier d’achat (Bon de commande, Bon de livraison, Bon de réception et facture) et transmet la liasse à l’aide comptable.

3.2 Contrôle de conformité : •

L’aide comptable rapproche entre les éléments de la liasse d’achat, il procède à un contrôle arithmétique des opérations de la facture (TVA, remise, etc…)

•

Si la livraison n’est pas conforme ou s’il y a sur la facture des erreurs de calcul, une réclamation est établie en trois exemplaires : 

le 1er exemplaire pour le fournisseur ;



le 2ème pour le Département logistique



le 3ème est agrafé à la facture et remis à l’agent administratif pour classement dans une chemise par ordre alphabétique.

Member

40

AOU

2 008

Réf : B •

Présentation des procédures Module « Achat-Fournisseurs »

Folio : 2/2

Si la facture est conforme et ne porte aucune erreur de calcul, l’aide comptable transmet la liasse d’achat au comptable.

3.3 Comptabilisation : •

Le comptable établit en double exemplaire, un ordre d’imputation (Cf. modèle B-1), sur lequel il porte l’écriture comptable à passer ainsi que toute autre information nécessaire.

•

Le 1er exemplaire, de l’ordre d’imputation, est attaché à la liasse d’achat (Facture, BC, BR et BL) ;

•

Le 2ème exemplaire, de l’ordre d’imputation, est classé chronologiquement dans un chrono « Achats », qui servira par la suite à la saisie des écritures comptables ; La comptabilité consistera à :

•

Créditer le compte fournisseur (compte de tiers) 4411 pour le montant TTC de la facture.

•

Débiter le compte d’achats correspondant 6111 suffixé selon la nature du produit pour le montant H.T.

•

Débiter le compte « TVA récupérable sur charges » (compte de tiers) 3455, suffixé suivant le taux de TVA, du montant de la TVA.

•

Le comptable cachète les factures enregistrées par le cachet « Comptabilisé »

•

Les comptes Fournisseurs sont analysés trimestriellement par le Responsable comptabilité Fournisseurs sur un document prévu à cet effet et visé par le Directeur administratif et financier et par la Direction générale.

3.4 Classement : •

La facture et les documents annexes seront classés dans un parapheur par ordre chronologique « factures en instance de règlement ».

•

Une fois la facture réglée (Cf. Procédure de règlement), la facture et les documents annexes doivent être définitivement classés dans le Chrono « Achat » ;

Member

41

AOU

2 008

Présentation des procédures Module « Vente-Clients »

Réf : C

Folio : 1/5


Facturation

•

Comptabilisation


•

S’assurer que les produits et charges inscrits au compte de résultat et provenant des opérations de ventes résultent uniquement de l’enregistrement intégral des transactions réalisées dans l’exercice comptable considéré ; S’assurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opérations de ventes correctement évalués et bien classifiés ;

3. Description des procédures : 3.1 Ventes – Agences : 3.1.1 •

•

•

•

La Direction logistique transmet au responsable Comptabilité-Clients un état de répartition des marchandises aux agences, muni d’une copie du bon de livraison signé par le responsable de l’agence. Le responsable Comptabilité-Client transmet la liasse de vente (BL et états de répartitions) à l’aide comptable pour qu’il procède au rapprochement de ces éléments. Les non-conformités observées doivent être communiquées à la responsable logistique pour régularisation. Le responsable Comptabilités-Client édite la facture de vente qui est transmise au comptable après visa du Directeur administratif et financier.

3.1.2 •

Facturation

Comptabilisation :

Le comptable établit en double exemplaires un bon d’imputation (voir m odèle C-1), sur lequel il porte l’écriture comptable à passer ainsi que toute autre information nécessaire ; o

Le 1er exemplaire, de l’ordre d’imputation, est attaché à la liasse (Facture, état de répartition et BL) ;

o

Le 2ème exemplaire, de l’ordre d’imputation, est classé chronologiquement dans un chrono « Ventes », qui servira par la suite à la saisie des écritures comptables ;

Member

42

AOU

2 008


Réf : C •

Folio : 2/5

La liasse de vente sera classée dans un parapheur par ordre chronologique « Factures à encaisser ».

•

Une fois l’encaissement effectué (Voir procédure encaissement), la facture et les documents annexes doivent être classés dans des dossiers suspendus par agence ;

•

Des comptes spécifiques seront crées pour chaque agence (Code agence)

•

Les numéros des ordres d’imputation tiendront lieu de numéro de pièce. Ils seront repris sur le journal des ventes lors de la comptabilisation.

•

La comptabilisation consiste à : 

Débiter le compte client 3421 suffixé du code de l’agence pour le prix de vente T.T.C



Créditer le compte « Ventes » 7111 correspondant du prix de vente H.T



Créditer le compte « TVA facturée » 4455 suffixé suivant le taux TVA correspondant du montant de la TVA

•

Tout ordre d’imputation comptabilisé doit porter la mention « comptabilisé et les références de l’enregistrement (mois, journal et imputation).

•

Les comptes clients seront analysés trimestriellement sur un document prévu à cet effet et visé par le Directeur financier et la Direction générale.

•

Les analyses de compte doivent permettre de faire le rapprochement avec les inventaires physiques tenus au niveau des agences.

3.2 Ventes – B to B 3.2.1 •

Facturation :

L’attaché commercial remet au responsable Comptabilité-Clients le chèque du client muni du bon de livraison signé par la Direction logistique et par le client.

•

Ces documents sont transmis à l’aide comptable pour procéder au contrôle de conformité du dossier de vente.

•

Toute non-conformité est immédiatement signalée à la Direction logistique pour régularisation.

•

Si le dossier est conforme, le responsable Comptabilité-Client édite une facture de vente.

•

Après visa du Directeur administratif et financier :

Member

43

AOU

2 008


Réf : C

3.2.2 •



Le 1er exemplaire de la facture est remis au client



Le 2ème exemplaire est remis au comptable pour comptabilisation

Folio : 3/5

Comptabilisation :


Le 1er exemplaire, de l’ordre d’imputation, est attaché à la liasse (Facture, BL) ;

o


•


Débiter le compte client 3421 suffixé du nom du lient pour le prix de vente T.T.C







•

Tout ordre d’imputation comptabilisé doit porter la mention « comptabilisé » et les références de l’enregistrement (mois, journal et imputation).

•


•

La liasse de vente (Facture, BL) sont classé définitivement dans le chrono « Ventes-B to B»

3.3 Ventes – Franchisés 3.3.1 •

Facturation :

Le responsable Comptabilité-Client reçoit de la part de la direction logistique un état des ventes aux franchisés, auquel sont joints les bons de livraisons signés par le responsable de l’agence.

•


•


•


Member

44

AOU

2 008


Réf : C •


3.3.2 •

Folio : 4/5







Comptabilisation :


Le 1er exemplaire, de l’ordre d’imputation, est attaché à la liasse (Facture, état de ventes aux franchisés et BL) ;

o


•


Débiter le compte client 3421 suffixé du code de la franchise pour le prix de vente T.T.C







•


•


•

La liasse de vente (Facture, état des ventes aux franchisés BL) sont classés définitivement dans le chrono « Ventes-Franchisés»

3.4 Ventes – Directes 3.4.1 •

Facturation :

Le client remet au responsable Comptabilité-Clients le chèque de règlement et le bon de livraison signé par la Direction logistique.

Member

45

AOU

2 008


Réf : C •

Folio : 5/5


•


•


•


3.4.2 •







Comptabilisation :


Le 1er exemplaire, de l’ordre d’imputation, est attaché à la liasse (Facture, BL) ;

o


•


Débiter le compte client 3421 suffixé du nom du lient pour le prix de vente T.T.C







•


•


•

La liasse de vente (Facture, BL) sont classé définitivement dans le chrono « Ventes-Directes»

Member

46

AOU

2 008

Réf : D

Présentation des procédures Module « Frais généraux »

Folio : 1/3


Réception du dossier

•

Contrôle de conformité

•

Comptabilisation

•

Classement


•

S’assurer que les charges et produits inscrits au compte de résultat et provenant des opérations d’achats de frais généraux, résultent uniquement de l’enregistrement intégral des transactions réalisées dans l’exercice comptable considéré ; S’assurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opérations d’achats de frais généraux sont autorisés et correctement évalués et imputés ;

3. Description des procédures : 3.1 Réception du dossier •

La Direction des Moyens généraux transmet la liasse d’achat (Facture, Bon de commande, Bon de livraison et Bon de réception) au responsable Comptabilité-Fournisseurs.

•

Il accuse réception de la liasse d’achat en signant et cachetant un modèle prévu à cet effet (Cf. modèle D-1)

•

•

Les frais de déplacement seront matérialisés par des ordres de mission (Cf. modèle D-2). Après visa de la Direction générale, les ordres de mission sont remis à la Direction administrative et financière

•

Après chaque déplacement des notes de frais, récapitulant les différentes dépenses engagées, doivent être établies par l’intéressé.

•

Les notes de frais doivent être rapprochées aux ordres de missions correspondants.

Member

47

AOU

2 008


Réf : D

Folio : 2/3

3.2 Contrôle de conformité : •

L’aide comptable rapproche entre les éléments de la liasse d’achat, il procède à un contrôle arithmétique des opérations de la facture (TVA, remise, etc…)

•





le 2ème pour la Direction des Moyens généraux




•



Les imputations seront portées directement sur l’ordre d’imputation prévu à cet effet.

•

Elles seront saisies sur le journal « frais généraux ». Le cachet « saisi » sera apposé sur l’ensemble des ordres d’imputation saisis.

•

La comptabilisation consistera à : o

Débiter le compte de charges 61 suffixé du code de la charge correspondante du montant H.T. de la charge lorsque la T.V.A. est récupérable.

o

Débiter le compte 3455 suffixé du taux de T.V.A. correspondant « T.V.A./frais généraux » (compte de tiers) du montant de la T.V.A.

o

Créditer le compte 4411 suffixé au code fournisseur correspondant du montant TTC.

3.4 Classement : •

Les factures et quittances justifiant les dépenses ayant le caractère de frais généraux (entretien, fournitures de bureau, eau, électricité) suivent le même circuit que les factures d’achats locaux de marchandises, avec un chrono frais généraux à part et un parapheur « factures non réglées frais généraux ».

Member

48

AOU

2 008

Réf : D •


Folio : 3/3

il sera ouvert un dossier par fournisseur notamment pour les charges suivantes (téléphone, loyer, assurances, Eau, Electricité …).

•

Un document, prévu en annexe, sera rempli à chaque réception de quittance à chaque fois qu’une charge paraît avoir un caractère répétitif un tableau identique sera mis en place.

•

Les factures ou quittances seront classés chronologiquement à l’intérieur de chaque dossier.

Member

49

AOU

2 008

Présentation des procédures Module « Immobi lisations »

Réf : E

Folio : 1/3


Acquisition des immobilisations

•

Réception du dossier d’acquisition

•

Suivi des immobilisations

•

Sortie des immobilisations

•

Comptabilisation


S’assurer que les montants inscrits aux postes d’immobilisations reflètent l’intégralité : 

Des biens dont l’entreprise est propriétaire et qu’elle utilise ;



Des coûts encourus pour l’acquisition ou la création de ces biens.

3. Description des procédures : 3.1 Procédure d’acquisition des immobilisations : •

•

•

•

•

Les demandes d’acquisition sont transmises par la Direction des moyens généraux au Directeur administratif et financier. Après rapprochement des demandes d’acquisition avec le budget d’investissement prévu, il vise le bon de commande interne et le transmet à la Direction générale pour validation. La consultation des fournisseurs (appel d’offres) doit concernée au moins trois (3) fournisseur Les devis sont transmis par la Direction des moyens généraux au Directeur administratif et financier. Il procède à l’étude comparative de financement et établit un état comparatif qu’il transmet à la Direction générale pour validation.

Member

50

AOU

2 008


Réf : E

Folio : 2/3

3.2 Réception du dossier d’acquisition : •

Le dossier d’acquisition (Bon de commande, Bon de livraison, Procès verbal de réception, Facture) est transmis au responsable Comptabilité fournisseur qui accuse réception du dossier d’acquisition en signant et cachetant un modèle prévu à cet effet ;

•

L’aide comptable rapproche entre les éléments du dossier d’acquisition, il procède à un contrôle arithmétique des opérations de la facture (TVA, remise, etc…)

•





le 2ème pour la Direction des Moyens généraux




•


3.3 Suivi des immobilisations :

•

La prise en compte des immobilisations se fait sur un registre des immobilisations tenu par le chef comptable.

•

Ce registre doit comporter les informations suivantes : 

Numéro de la pièce (numéro interne),



Date de la facture,



Date de mise en service,



Numéro de la facture,



Nom du fournisseur,



Nature de l’immobilisation,



Imputation comptable (n° du compte),



Montant H.T.,



Montant T.V.A.,

Member

51

AOU

2 008


Réf : E 

Montant T.T.C.,



Date et mode de règlement,



Mois de récupération de la T.V.A.



Taux d’amortissement,



Année et montant de la première annuité d’amortissements,



Année et montant de la dernière annuité d’amortissement,

Folio : 3/3

3.4 Sortie des immobilisations : •

Les immobilisations peuvent sortir du patrimoine de la société du fait d’une cession, d’un retrait ou d’un échange.

•

Chaque cession doit être validée par la Direction générale et le Directeur administratif et financier et doit être matérialisée par l’établissement d’un procès verbal de sortie.

•

Le procès verbal de sortie doit être remis au chef comptable pour la prise en compte des mouvements intervenus dans le registre des immobilisations.

•

Le procès verbal de sortie doit être joint au dossier d’acquisition de l’immobilisation concernée.


L’enregistrement comptables se fera sur la base du dossier «immobilisations » et sur le journal des Immobilisations.

•

Il consistera à : o

Débiter le compte d’immobilisations correspondant du montant hors taxe sur valeur ajoutée lorsque celle-ci est récupérable, T.T.C. dans le cas contraire.

o

Créditer le compte « T.V.A./Immobilisations » du montant de la T.V.A.

o

Créditer le compte de dettes tiers correspondant.

Member

52

AOU

2 008

Réf : F

Présentation des procédures Module « Trésorerie »

Folio : 1/6


Gestion de la caisse

•

Gestion des opérations de banques

•

Comptabilisation


•

S’assurer que tous les paiements effectués sont saisis et comptabilisés ; S’assurer que les règlements comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de l’entreprise ;

•

S’assurer que tous les paiements réalisés sont enregistrés sur la bonne période ;

•

S’assurer que les dépenses réalisées sont correctement évaluées ;

•

S’assurer que la situation de la banque de l’entreprise à la clôture de l’exercice est reflétée de façon exacte par les montants inscrits au bilan.

•

S’assurer que toutes les recettes de l’entreprise sont enregistrées et encaissées ;

•

S’assurer que les recettes enregistrées correspondent à des recettes réelles de l’entreprise ;

•

S’assurer que toutes les recettes sont enregistrées sur la bonne période ;

•

S’assurer que les recettes enregistrées sont correctement évaluées ;

•

•

S’assurer que la situation de la caisse et de la banque de l’entreprise à la clôture de l’exercice est reflétée de façon exacte par les montants inscrits au bilan. S’assurer que les dépenses dont le montant est supérieur à 10.000,00 Dhs ne sont pas effectuées par caisse.

Member

53

AOU

2 008


Réf : F

Folio : 2/6

3. Description des procédures : 3.1 Gestion de la caisse 3.1.1

Petites dépenses :

•

La caisse dépenses sera tenue par le responsable Trésorerie.

•

Il sera remis à celui-là un montant fixe de 10.000,00 DH qui sera destiné à faire face aux dépenses quotidiennes faites en espèces.

•

Une fois par semaine, ou à chaque fois que nécessaire, la caisse sera alimentée par chèque, d’un montant égal aux dépenses effectuées au courant de la semaine écoulée.

•

•

Après chaque alimentation, le solde de la caisse sera 10.000,0 DH (montant de l’alimentation). Le chèque d’alimentation de caisse doit être remis au Directeur administratif et financier qui s’assurera que : o

Le montant de l’alimentation correspond au total des pièces présentées ;

o

Les pièces présentées sont toutes annulées par un cachet portant la mention « Réglée en espèce » afin d’éviter tout double emploi ;

o

Que les dépenses correspondent à des dépenses réelles engagées dans le cadre de l’activité de la société.

•

Les chèques d’alimentation de caisse sont remis au Directeur général pour validation.

•

Tous les mouvements de la caisse (alimentations et dépenses) seront reportés sur le registre de caisse tenu par le responsable Trésorerie, qui reprendra le solde de la caisse après chaque opération.

•

•

•

Pour chaque mouvement, il sera établi un bon de caisse (Cf. modèle F-1) Les bons de caisse seront numérotés (une suite par mois). Ces numéros seront repris par le responsable Trésorerie sur le registre de caisse. La caisse devra être arrêtée à la fin de chaque mois et un rapprochement entre le solde comptable, le solde ressortant sur le registre de caisse et le solde réel, devra être effectué.

Member

54

AOU

2 008


Réf : F

3.1.2 •

•

•

•

•

•

•

•

Règlement des factures fournisseurs :

A la réception de la facture Fournisseur à régler, le responsable Trésorerie établi, en double exemplaire, un ordre de paiement, sur lequel il mentionne le nom du fournisseur, le numéro de la ou des factures à régler et le montant total à décaisser ; Il joint au premier ordre de paiement la facture à régler, le bon de dépense caisse, et remet le dossier de règlement au Directeur administratif et financier pour visa Une fois le bon de dépenses visé par la direction et le fournisseur réglé, Le bon de dépense est joint au deuxième exemplaire de l’ordre de paiement, et seront classés dans un Chrono « Caisse », qui servira à la saisi des écritures comptable ; Après le règlement de la facture, cette dernière jointe aux pièces annexes, sont reclassée dans le dossier fournisseur correspondant ;

3.1.3 •

Folio : 3/6

Comptabilisation :

La comptabilisation des opérations de caisse se fera par le comptable sur le journal « Caisse » comme suit : L’enregistrement des dépenses consistera à débiter un compte de charge (Classe 6), de tiers (Classe 4) ou le compte virement de fonds lors d’une remise d’espèces en banque, et à créditer le compte caisse. Pour les recettes, le compte à créditer sera le compte de virement de fonds en cas d’émission d’un chèque destiné à alimenter la caisse. Lorsque celle-ci est alimentée par un apport effectué par un des associés, le compte courant dudit associé sera crédité. La contre partie de tous ces crédits sera le débit du compte « Caisse ».

N.B : Toutes les opérations enregistrées sur le journal « Caisse » on t pour contre partie u n mouvement enregistré sur l e compte « Caisse ». •

•

•

Le compte virement de fonds sert à enregistrer les mouvements de fonds entre la banque et la caisse, c’est un compte intermédiaire qui doit être soldé à la fin de chaque mois. Les imputations comptables seront mentionnées directement sur le cahier de caisse qui servira de document de base pour la saisie. Les numéros de pièce indiqués sur le cahier de caisse devront être repris lors de la saisie.

Member

55

AOU

2 008

Réf : F

•

•


Folio : 4/6

Toute pièce saisie devra porter le cachet « Saisie ». A la fin de chaque mois, les mouvements ressortant sur le cahier de caisse devront être rapprochées des mouvements du journal caisse.

Member

56

AOU

2 008


Réf : F

Folio : 5/6

3.2 Gestion des opérations de banque : 3.2.1 •

•

•

•

•

•

A la date d’échéance d’une facture Fournisseur, le responsable Trésorerie établi, en double exemplaire, un ordre de paiement, sur lequel il mentionne le nom du fournisseur, le numéro de la ou des factures à régler et le montant total à décaisser ; Il joint au premier ordre de paiement la facture à régler, le chèque de règlement, et remet le tous au Directeur administratif et financier pour validation ; Le chèque est remis au Directeur général pour signature La facture originale et les doubles doivent obligatoirement comporter la mention « réglé » en indiquant le mode et la date de règlement. Une fois le chèque est signé et remis au fournisseur, une copie de ce dernier, accusée réception par le fournisseur, est jointe au deuxième exemplaire de l’ordre de paiement, et seront classés dans un Chrono « Banque », qui servira à la saisi des écritures comptables ; Après le règlement de la facture, cette dernière et les pièces annexes sont reclassées dans le dossier fournisseur correspondant ;

3.2.2 •

•

•

•

•

Règlement fournisseurs :

Encaissements :

A la réception d’un chèque client, le service commercial inscrit dans un registre le chèque reçu, et le remet au service comptabilité qui établit, en double exemplaire, un ordre de recette, sur lequel il mentionne le nom du client, le numéro de la ou les factures à encaisser et le montant total à encaisser ; Le chèque doit être remis le jour même, dés sa réception, à la banque, l’avis de versement est joint au premier exemplaire de l’ordre de recette, et sera classé dans le Chrono « Banque », qui servira à la saisi des écritures comptables ; Un rapprochement doit être effectué, chaque semaine, par la direction entre les avis de versement et le registre des chèques reçus. La ou les factures encaissées seront jointes au deuxième ordre de recette et seront reclassées dans le dossier client correspondant ; Dès la réception d’un relevé bancaire, celui-ci doit être rapproché des pièces bancaires reçues. Toute pièce manquante devra être réclamée à la banque par écrit, et ce au cours du mois de réception du relevé.

Member

57

AOU

2 008


Réf : F

•

En fin de semaine, le directeur général remet le chéquier à la secrétaire comptable qui reporte sur un état à partir du talon chéquier.

3.2.3 •

o

La date d’émission du chèque ;

o

Le n° de chèque ;

o

Le bénéficiaire avec n° de la facture ;

o

Le montant du chèque.

Comptabilisation :

La comptabilisation des opérations de banque se fera par le comptable sur le journal « Banque » comme suit :

•

Les dépenses par chèque seront comptabilisées à partir des ordres de paiement.

•

Les numéros de chèque seront mentionnés en libellé.

•

Folio : 6/6

Pour les autres opérations de banque, les imputations seront indiquées sur les ordres de recettes.

•

Les numéros de pièces sont repris lors de la saisie.

•

Un cachet « saisi » sera apposé sur toute pièce saisie (ordre de paiement ou ordre de recettes).

•

Les comptes mouvementés sont 5541 solde créditeur 5141 solde débiteur

•

•

•

•

dans le cas où le compte change de sens, l’extourne à l’autre compte ne se fera qu’en fin de période. A la fin de cha chaque mois un état tat de rap rapproc rochement devra être tre étab tabli par le res responsable Trésorerie. Cet état a pour but de mettre en évidence les opérations enregistrées en comptabilité mais ne figurant pas sur le relevé bancaire et les opérations figurant sur le relevé bancaire mais pas en comptabilité. Cet état doit être contrôlé par le chef comptable

N.B. N.B. : Les écritures traduisant l es opérations de banque ne doivent pas être enregistrées en comptabilité à partir du relevé bancaire. Ce dernier dernier ne const itue pas une pièce comp table justific ative.

Member

58

AOU

2 00 00 8

Réf : G

Présentation des procédures Module « Stock »

Folio : 1/5


Gestion des stocks

•

Tenue de l’inventaire physique


S’assure que tous les mouvements de stocks sont saisis et enregistrés ;

•

S’assurer que les stocks enregistrés existent et appartiennent à l’entreprise ;

•

S’assurer que les stocks sont correctement évalués ;

•

•

S’assurer que les montants inscrits dans les comptes annuels représentent tous les produits physiquement identifiables qui appartiennent à l’entreprise ; S’assurer que les différences constatées entre l’inventaire permanent d’une part et l’inventaire physique d’autre part, ont été expliquées, portées à l’attention de la Direction, et ajustées dans les comptes du grand-livre, dans l’inventaire permanent, et sur les fiches de stocks.

3. De Description scription des procédures : 3.1 Gestion de stock :

•

Une surveillance efficace du stock ne peut être assurée qu’en confiant la responsabilité du dépôt au magasinier. Celui-ci conscient de cette responsabilité veillera aux mouvements qui toucheront les différents articles et devra rendre compte des articles manquants ou avariés.

•

L’accès au magasin ne doit être fait qu’en sa présence.

•

La gestion des stocks de la société est assurée par un logiciel informatique spécifique.

•

La valorisation de stocks se fera selon le coût moyen pondéré mensuel.

•

•

Un inventaire physique devra être fait une fois par mois. Cet inventaire sera établi par le magasinier en présence du comptable. Les résultats de l’inventaire physique seront consignés sur un document type, permettant de rapprocher l’existant en stock des soldes des fiches manuelles et de faire ressortir les différences éventuelles qu’il faudra, en outre justifier.

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Réf : G

Folio : 2/5

•

Sur les états de l’inventaire physique doivent figurer les visas du magasinier et du comptable

•

Ces états d’inventaire devront être remis à la Direction.

3.2 L’inventaire physique des marchandises : 3.2.1 •

•

•

•

Le recensement des quantités en stock doit porter, en principe, sur l'ensemble des éléments constitutifs du stock faisant partie du patrimoine de l'entreprise. En cas d'inventaire tournant, le programme des comptages doit permettre d'inventorier tous les éléments au moins une fois par an. Les opérations de comptage concerneront tous les éléments constitutifs du stock du siège et des agences, quelque soit leur nature : Marchandises, approvisionnements, emballages, etc… Les opérations de comptage concerneront également les stocks détenus par l’entreprise, à titre de dépôt, par des tiers, qu’il convient d’inventorier séparément. Les marchandises et produits en cours de route, doivent être également inclus dans l’inventaire du siège et des agences, il en est ainsi des livraisons de marchandises aux différentes agences de distribution et des livraisons au siège.

3.2.2 •

•

Eléments à inventorier :

Organisation de l’inventaire :

L’organisation de l’inventaire constitue une étape importante de la procédure d’inventaire, elle doit permettre de : Disposer d’informations précises sur les références des articles en stock et les unités de comptage.

•

Choisir une date ainsi que les horaires de commencement (Plan de comptage)

•

Préparer les lieux de stockage.

•

Désigner le personnel chargé de l'inventaire (équipe de comptage)

•

•

•

Arr Arrê êter ter les les mouvements pendant l'in l'inv ventair taire e Préparer les documents qui serviront à enregistrer les constats (Relevés et feuilles de comptage). Centraliser les résultats de l’inventaire

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Réf : G

3.2.3 •

Folio : 3/5

Types d’inventaire :

L’inventaire tournant peut être adopté au niveau des agences, rapproché avec les données de l’inventaire permanent, soit : o

Un inventaire couvrant la totalité du réseau de distribution

Ou bien : o

•

Le site de stockage du siège fera l’objet d’un inventaire physique complet à la fin de chaque semestre, rapproché avec les données de l’inventaire permanent.

3.2.4 •

•

Un inventaire effectué sur un échantillon statistique.

Déroulement de l’inventaire :

L’inventaire ne doit pas être réalisé par les seules personnes ayant la charge du magasinage et, le cas échéant, de la tenue de l'inventaire permanent Faire participer à la prise d'inventaire physique des collaborateurs d'autres services : comptabilité générale, service commercial…

•

Prévoir un nombre de personnes suffisant pour réaliser l’inventaire dans les délais impartis.

•

Les zones où se trouvent les articles à inventorier doivent être correctement rangées.

•

•

•

Affecter les équipes de stockage par zone de stockage selon le plan du site de stockage. Un Contrôle devra être effectué afin de : o

S’assurer que les stocks on été bien rangés et qu’ils sont identifiables.

o

S’assurer que des unités de comptage ont été affectées à chaque élément à inventorier.

o

S’assurer que la séparation entre les stocks de l’entreprise et les stocks des tiers a été correctement faite

Les équipes de comptage reportent les quantités recensées pour chaque lot compté sur la ligne de l'article correspondant et, après s'être assuré que tous les lots relevant de leur secteur ont bien été recensés, ils procèdent à la sommation des quantités portées sur chaque ligne.

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AOU

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Réf : G

3.2.5

Folio : 4/5

Etapes et responsabilité :

Note d’inventaire : •

Qui : Service Moyens généraux et Logistique ainsi que la Direction Financière et générale.

•

Quand : chaque fin de semestre

•

Comment : o

Détermination des dates d’inventaire physique

o

Détermination des trois équipes responsables de l’inventaire

Inventaire physique •

Qui : Service gestion de stocks, Service Moyens généraux et Service logistique

•

Quand : 15/06/N et 15/12/N

•

Comment : o

La première équipe fait le comptage des différents articles en stock par catégorie (matières premières, pièces de rechange, produits finis et marchandises en l’état), sur une liste livrée par le service appelé liste vide des articles ;

o

Le résultat du comptage est délivré au service gestion des stocks ; par la suite la seconde équipe procède au deuxième comptage et livre les résultats au S.G.S.

3.3 L’inventaire des immobilisations : •

•

•

•

Chaque directeur de département à la responsabilité de dénombrer les immobilisations dont il a la charge. Le calendrier de dénombrement devra être fixé par la direction financière. Tout changement de propriété, d’un département à un autre, doit être notifié à la direction financière. Chaque directeur a la responsabilité de vérifier les informations figurant dans l’inventaire des immobilisations :

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AOU

2 008


Réf : G

•

•

•

o

Description de l’immobilisation

o

N° de modèle

o

N° de série

o

Date d’acquisition

o

N° du bon de commande assigné par le Service des Moyens généraux

Folio : 5/5

La fiche d’inventaire des immobilisations doit être signée par la personne qui procède au dénombrement ainsi que par le directeur du département ayant la charge de l’immobilisation en question. Le service Financier procédera à un deuxième dénombrement des immobilisations au niveau de chaque département. Les résultats de ce dénombrement seront rapprochés avec la fiche d’inventaire établie lors du premier dénombrement.

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2 008

Présentation des procédures Module « Opérations diverses »

Réf : H

Folio : 1/6


La paie

•

La taxe sur la valeur ajoutée

•

Centralisation et analyse

•

Traitement des écritures de fin d’année

•

Elaboration des états de synthèse


S’assurer que toutes les charges sociales et fiscales sont enregistrées.

•

S’assurer que les charges sociales et fiscales sont réelles.

•

•

S’assurer que les charges sociales et fiscales sont correctement imputées, totalisées, centralisées. S’assurer que toutes les sociales et fiscales enregistrées dans la bonne période.

3. Description des procédures :

3.1 La paie 3.1.1 •

Dossier de personnel

Ces dossiers doivent contenir : o

Le CV de l’intéressé ;

o

Le contrat de travail ;

o

Les justificatifs affectant la situation du salarié ;

o

Les correspondances ;

o

Les sanctions ;

o

Les décisions d’affectation ou d’augmentation de salaire ou d’octroi d’avantages ;

o

Les décisions de prêt…etc.

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AOU

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Réf : H

3.1.2 •

Folio : 2/6

Bulletin de paie

Des bulletins de paie doivent être établis à la fin de chaque mois par le Département Ressources humaines

3.1.3

Déclarations

3.1.3.1 IGR : modèle n° 9404/ IGR •

•

Le total des retenus effectuées au titre de L’IGR tel qu’il ressort sur le livre de paie doit être versé au trésor avant la fin du mois qui suit celui relatif aux dites retenues. Ce versement est fait à l’aide d’un avis de versement (modèle 9404/ IGR) établi en deux exemplaires dont l’un cacheté par la perception doit être conservé dans la société avec le reçu correspondant.

Informations à porter sur l’avis de versement •

Identité de la société

•

Paiement effectués en DH : total des salaires bruts figurant sur le livre de paie

•

Montant en principal : total des retenues IGR figurant sur le livre de paie

3.1.3.2 CNSS : •

•

•

•

Les demandes d’immatriculation seront déposées lors de l’embauche des salariés si ces derniers ne sont pas déjà immatriculés à la CNSS. Au niveau des Bordereaux de versement des cotisations mensuelles, pour les salariés dont les noms figurent sur la déclaration CNSS, il faudra compléter les colonnes « nombre de jours », salaires non plafonnés et salariés plafonnés. Pour les autres salariés dont les noms ne figurent pas sur la déclaration, utiliser l’imprimé complémentaire. Les cotisations CNSS doivent être versées avant la date prévue sur le bordereau de versement des cotisations (à déposer avant le …..).

3.1.4 •

Comptabilisation :

La comptabilisation de la paie doit se faire mensuellement sur un journal d’opérations diverses (OD).

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Réf : H

•

•

•

•

•

•

Folio : 3/6

Ce journal peut prendre la forme de feuilles volantes. Ces feuilles doivent être numérotées et datées (indication du mois d’enregistrement de l’OD), le numéro de la page d’OD tiendra lieu du numéro de pièce. Toute page d’OD saisie devra porter le cachet « Saisi » puis être classée dans un chrono ouvert à cet effet. L’enregistrement comptable de paie consistera à : Débiter : le compte 61711 « salaires » du total des salaires bruts mensuels tel qu’il ressort sur le livre de paie. Créditer : o

le compte 6174 « CNSS » (compte de charges) du total des retenues mensuelles (livre de paie).

o

le compte 4455 « IGR » du total des prélèvements effectués au titre de l’IGR (livre de paie)

o

le compte 3431 « avances au personnel » du total des retenues effectuées au titre des avances, éventuellement.

o

le compte 4432 « rémunérations dues » du net à payer au personnel (livre de paie).

Les charges patronales de CNSS seront enregistrées comme suit : o

le compte 6174 « CNSS » (compte de charges) sera débité du montant de la part patronale plus la part salariale

o

le compte 4441 « CNSS » (compte de tiers) sera crédité du même montant. N° du compte. Ce compte sera soldé par le crédit du compte banque lors du virement.

3.2 La taxe sur la valeur ajoutée 3.2.1 •

•

L’établissement des déclarations :

Les déclarations TVA doivent être établies mensuellement et déposées avant la fin du mois qui suit le mois au titre duquel la déclaration est faite. Pour les encaissements Il faudra déclarer les entrées du mois et ce à partir des relevés et des pièces bancaires et éventuellement du cahier de caisse pour les factures encaissées en espèces.

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AOU

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Réf : H

•

N.B : les avances sur factures doivent également être déclarées.

•

Un mémo sera établi. Celui – ci mentionnera le détail des entrées déclarées :

•

•

•

Numéro de la facture ( ou n° de la commande s’il s’agit d’une avance ).

o

Date de la facture

o

Date d’encaissement de celle-ci

o

Nom du client

o

Montant hors taxes

o

Montant de la TVA

o

Montant TTC

concernant la « TVA » sur les achats et frais généraux, elle sera récupérée avec un décalage d’un mois sauf pour les immobilisations. la récupération de la TVA se fera sur la base des avis de débit, du relevé bancaire et du cahier de caisse.

3.2.2 •

o

Folio : 4/6

Comptabilisation :

Une fois déposées, les déclarations TVA doivent faire l’objet d’un enregistrement qui consiste à: o

créditer le compte de 3455 suffixé suivant le taux de TVA « TVA à récupérer » du montant de la TVA récupérée (total du tableau des déclarations).

o

débiter le compte de 4455 suffixé suivant le taux de TVA « TVA collectée » du montant de la TVA déclarée sur les encaissements.

o

Créditer le compte 4456 « TVA due » (ou débiter le compte 3456 « crédit de TVA » du montant de la TVA due au titre du mois en question ou du montant du crédit de TVA dégagée au titre du mois en question).

Les comptes de TVA seront analysés trimestriellement en rapprochant les comptes du grand livre et : o

le tableau de récupération de la TVA (pour la TVA à récupérer)

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2 008


Réf : H

o

Folio : 5/6

le mémo donnant le détail du C.A déclaré pour la TVA facturée déclarée.

3.3 Centralisation et analyse •

•

•

•

Le comptable édite à la fin de chaque mois : o

Les journaux comptables

o

Le grand livre général et auxiliaire

Le responsable comptabilité Client/Fournisseur effectue une analyse des écritures et des comptes par o

Rapprochement des états avec les pièces justificatives,

o

Redressement des comptes en cas d’erreur.

Le comptable procède ainsi à la comptabilisation des stocks par : o

Annulation des stocks initiaux par le débit des comptes variation des stocks et crédit des comptes de stocks au bilan (rubrique 31).

o

Comptabilisation des stocks finaux par le crédit des comptes 6144 et le débit des comptes de stocks au bilan.

Si la valeur de réalisation des stocks est inférieure à leur valeur à la date d’inventaire, une provision pour dépréciation des stocks est constatée.

3.4 Traitement des écritures de fin d’année •

•

•

•

A la fin de l’exercice, le chef comptable établit un état des écritures d’inventaire qu’il soumet au Directeur administratif et financier et à la Direction générale pour approbation. Les écritures comptables en question sont élaborées sur la base des règles suivantes : Les charges à payer et les charges constatées d’avance sont comptabilisées et évaluées sur la base : o

De la valeur des charges constatées mais non consommées durant l’exercice.

o

De la fraction des charges concernant l’exercice mais non encore constatée.

Les produits à recevoir sont évalués de façon approximative sur la base de pièce probante.

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AOU

2 008

Manuel de Procedures Comptables Et Financieres - Tenor Distrib_2

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