MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
INTRODUCCIÓN
El presente manual tiene como propósito estandarizar los procesos de venta del sistema TPS de la panadería industrial Mas que Pan, esto ayudará a definir claramente para cada empleado el sistema completo, además de su participación e importancia en el, dándole una noción clara de lo que se espera de el en el tiempo que se espera, asegurando así el éxito del proceso en el que participa. Este manual asegura que cada uno de los clientes recibirá un servicio igual al de todos los demás con la misma calidad, con los mismos estándares y con el mismo trato, esto no solo permite garantizar la satisfacción de ellos, sino también abre la oportunidad de establecer un sistema de evaluación confiable para este sistema de ventas.
SIMBOLOGIA La simbología a utilizar en los Análisis de Procesos es la siguiente: PROCESO
DECISIÓN
DOCUMENTO
INICIAR/ FINALIZAR
CONECTOR
OPERACIÓN MANUAL
RETRASO
TARJETA
ALMACENAMIENTO
PREPARACIÓN
TRASLADO
Manual del Proceso de Ventas NUMERO: Administración
Nombre:
Objetivos del Manual. En vigor:
APROBADO
_______________________
Página:_______
Modificado ___/___/____
GERENTE GENERAL
OBJETIVOS La elaboración del manual persigue los siguientes objetivos a)
Establecer el proceso a seguir para la venta y despacho de un pedido de pan realizado por cualquier cliente, por cualquier cantidad.
b)
Dar una clara visión al empleado de sus labores y comportamiento.
c)
Facilitar a la empresa el entrenamiento del personal a través de procesos sencillos claramente definidos.
d)
Que todos los procesos estén sujetos a los mismos estándares y con ello a los mismos efectos controlados.
e)
Que la información de los procesos llegue clara y de forma sencilla.
Manual del Proceso de Ventas NUMERO:
Nombre: APROBADO
Administración
Alcance del manual. En vigor:
_______________________
Página:_______
Modificado ___/___/____
GERENTE GENERAL
CAMPO DE APLICACIÓN Se entenderá como el conjunto de Unidades Administrativas y puestos, que tienen relación con los procedimientos, así como el área física en la que se desarrollan las actividades que se norman en este Manual. El campo de aplicación de los procedimientos normalizados para la Estación de Servicio, se circunscribe a las unidades siguientes.
Gerente General
Gerente Administrativo
Asistente Administrativo
Supervisor
Cajera
Encargada de facturación
Jefe de pista
Encargado de engrase
Ayudante de engrase
Despachadores.
LOGO
NUMERO: Administración
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: APROBADO
Procedimiento Gráfico de Reclutamiento y Selección de Personal (Propuesto) En vigor: Modificado
___________________________________ GERENTE GENERAL
Paso Descripción / Procedimiento No. 1. Se procede a imprimir el perfil del puesto vacante, este se pegará en la cartelera de Información. 2.
Página:_______
Supervisora
___/___/____
Asistente Admón.
Tiempo
Costo
0:02
Q. 0.21
1:30
Q. 15.94
1.30
Q. 15.94
Inicio
Se revisara la papelería de las personas interesadas en la plaza, se seleccionaran por lo menos 3 personas para verificar sus datos. 2
3.
Se realiza una entrevista con las personas seleccionadas dándole a conocer salario, puesto a desempeñar en forma general. 1 LOGO
NUMERO:
Administración
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre:
Procedimiento Gráfico de Reclutamiento y Selección de Personal (Propuesto)
APROBADO ___________________________________ GERENTE GENERAL
Paso Descripción / Procedimiento No. 4 Se seleccionada a la persona idónea para la plaza vacante.
En vigor:
Modificado
Página:_______
___/___/____
Supervisora
Asistente Admón.
Tiempo
Costo
1:00
Q. 12.50
0:45
Q. 9.38
4:07
Q. 53.97 43.76% 45.85%
1 No 2
5
Se le informa a la persona para darle los datos de la plaza a ocupar más detallada, su salario, horario de trabajo, políticas de la empresa, nombre de su jefe inmediato y que día se debe de presentar a trabajar.
Si
Fin
TOTALES Reducción en Tiempo (Proceso Actual vrs. Propuesto) Reducción en Costo (Proceso Actual vrs. Propuesto)
5:23 Q. 63.74
Administración
APROBADO ___________________________________ GERENTE GENERAL
Paso Descripción / Procedimiento No. 4 Se seleccionada a la persona idónea para la plaza vacante.
En vigor:
Modificado
Página:_______
___/___/____
Supervisora
Asistente Admón.
Tiempo
Costo
1:00
Q. 12.50
0:45
Q. 9.38
4:07
Q. 53.97 43.76% 45.85%
1 No 2
5
Se le informa a la persona para darle los datos de la plaza a ocupar más detallada, su salario, horario de trabajo, políticas de la empresa, nombre de su jefe inmediato y que día se debe de presentar a trabajar.
Si
Fin
TOTALES Reducción en Tiempo (Proceso Actual vrs. Propuesto) Reducción en Costo (Proceso Actual vrs. Propuesto)
LOGO
NUMERO: Administración
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre:
Procedimiento Gráfico de Inducción al Puesto de Trabajo. En vigor: Modificado
APROBADO
___________________________________
Página:_______
GERENTE GENERAL
Paso Descripción / Procedimiento No. 1. La supervisora de la Estación, le proporciona su contrato de trabajo para que lo firme, después le presenta al personal administrativo al nuevo trabajador. 2. 3.
5:23 Q. 63.74
Supervisora
Empleado Nuevo
___/___/____
Tiempo
Costo
Inicio
La supervisora procede a presentarle a Jefe de Pista y de una forma rápida al demás personal. La Supervisora procede a enseñarle las instalación de la empresa, el listado de clientes de crédito, como accionar las bombas y políticas de despacho. Fin
TOTALES
0:10
Q. 1.15
0:15
1.75
1:30
10.32
1.55
Q. 13.22
Paso Descripción / Procedimiento No. 1. La supervisora de la Estación, le proporciona su contrato de trabajo para que lo firme, después le presenta al personal administrativo al nuevo trabajador. 2. 3.
Supervisora
Empleado Nuevo
Tiempo
Costo
Inicio
La supervisora procede a presentarle a Jefe de Pista y de una forma rápida al demás personal. La Supervisora procede a enseñarle las instalación de la empresa, el listado de clientes de crédito, como accionar las bombas y políticas de despacho. Fin
TOTALES
0:10
Q. 1.15
0:15
1.75
1:30
10.32
1.55
Q. 13.22
Manual de Normas y Procedimientos
LOGO
NUMERO: Administración
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: APROBADO
Cálculo y Pago de prestaciones laborales. En vigor: Modificado
_______________________
Página:_______
___/___/____
GERENTE GENERAL
Para el cálculo y Pago de prestaciones labores se rige por lo que establece el código de trabajo que es lo siguiente:
Manual de Normas y Procedimientos
LOGO
NUMERO: Administración
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: APROBADO
Cálculo y Pago de prestaciones laborales. En vigor: Modificado
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Página:_______
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GERENTE GENERAL
Para el cálculo y Pago de prestaciones labores se rige por lo que establece el código de trabajo que es lo siguiente:
Cálculo y pago de Vacaciones La supervisora de la Estación será la responsable de llevar el récord de cada trabajador para el pago de vacaciones. 1.1
La Supervisora de la empresa calcula las vacaciones de la persona interesada tomando como base el salario ordinario y extraordinario devengado los últimos 3 meses.
1.2
El trabajador interesado tendrá derecho a gozar de 15 días hábiles más el día sábado y domingo en total serán 22 días.
1.3
La Supervisora entrega el cálculo a la Asistente Administrativa para su revisión y emisión del cheque de pago
1.4
La Asistente Administrativa entrega el calculo y el cheque para firma a la Gerente Administrativa
1.5
La Gerente administrativa entrega a la Asistente administrativa el calculo y el cheque ya firmados.
1.6
La asistente Administrativa entrega el calculo con el cheque a la Supervisora para que le avise al trabajador desde que día comienza a gozar sus vacaciones y hacerle entrega del cheque para lo cual el trabajador debe de firmar el finiquito de vacaciones.
1.7
En caso fuera por terminación laboral el calculo se hará proporcionalmente.
Cálculo de Bono 14 La supervisora de la Estación será la responsable llevar Récord de cada trabajador para el pago de Bono 14 que será efectivo El 15 de julio de cada año. 1.1 La Supervisora de la empresa procede a hacer en la primera semana de julio el calculo de la planilla de Bono 14 tomando en cuenta la fecha de ingreso del personal hasta el 30 de junio del año en curso, en caso no tengan el año se hará proporcional a los días trabajados. 1.2 La Supervisora entrega la planilla de Bono 14 a la Asistente Administrativa para su revisión y proceder a emitir cheques por cada trabajador. 1.3 La Asistente Administrativa entrega la planilla del Bono 14 y los cheques para firma a la Gerente administrativa. 1.4 La Gerente administrativa firma los cheques y entrega la planilla de Bono 14 y los cheques ya firmados a la Asistente Administrativa.
1.5 La Asistente administrativa revisa que todos los cheques estén firmados y los entrega a la Supervisora. 1.6 La supervisora al pagar la planilla de salarios de la segunda semana de julio hace entrega también del cheque de Bono 14. Por medio de cheque dentro de los primeros quince días calendario siguientes al mes que finaliza y conforme a los términos del contrato suscrito con la empresa.
LOGO
NUMERO: Administración
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: APROBADO
Pago de sueldos y salarios al personal En vigor: Modificado
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Página:_______
___/___/____
GERENTE GENERAL
NORMAS 1. CLASIFICACIÓN DE LAS REMUNERACIONES La clasificación que se contempla en el presente manual, contiene básicamente las remuneraciones de ley, las cuales consisten en los pagos ,
salarios ordinarios, extraordinarios y bonificaciones según la ley que se le hacen al personal de la Estación.
1.1.1.1.
Salarios Ordinarios
Será el pago que se efectúe al personal que labore de acuerdo a lo estipulado según el código de trabajo en Jornadas Ordinarias.
1.1.1.2.
Jornada Diurna
Es aquella que se ejecuta entre la seis y las dieciocho horas un mismo día. No puede exceder de 44 horas semanales.
1.1.1.3.
Jornada Nocturna
Es aquella que se ejecuta entre las dieciocho horas de un día y las seis horas del día siguiente. No puede exceder de 36 horas semanales.
1.1.1.4.
Jornada Mixta
Es la que se ejecuta durante un tiempo que abarca parte del período diurno y parte del período nocturno. No puede exceder de 42 horas semanales.
1.1.1.5.
Salarios Extraordinarios
Será el pago que se efectúe al personal que labore más tiempo de lo estipulado según las jornadas de trabajo.
1.1.1.6.
Bonificaciones:
Será el pago que se efectúe al personal según decreto 7-2000 del congreso de la república, será de Q.250.00 al mes.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
LOGO
NUMERO:
Nombre: Procedimiento para elaboración y pago de planillas. APROBADO En vigor: Modificado
Administración
_______________________
Página:_______
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GERENTE GENERAL
1.
PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PAGO DE PLANILLAS 2.1.
Los días viernes por la tarde la supervisora procede a recoger las
tarjetas de entrada y salida del personal para determinar las horas trabajadas. 2.2.
Procede a hacer los cálculos para elaborar la planilla semanal.
2.3 Terminada la planilla la asistente administrativa procede a verificar la planilla.
2.4 Ya revisada la planilla se le entrega a la supervisora para que el día sábado a medio día se proceda a pagar en efectivo. 2.5 El sábado la supervisora llama al personal para hacerle efectivo el pago firmando el libro de planilla para su entera satisfacción.
Manual de Normas y Procedimientos
LOGO
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
NUMERO: Administración
Nombre: Procedimiento gráfico para elaboración y pago de planillas. (ACTUAL) APROBADO En vigor: Modificado _________________________________ GERENTE GENERAL
No. 1 2 3 4 5
DESCRIPCION
Página:____________
SUPERVISORA
_____/______/____
ASISTENTE ADMINISTRATIVA
Tiempo Costo
Los días viernes por la tarde la supervisora procede a recoger las tarjetas de entrada y salida del personal para determinar las horas trabajadas. Procede a hacer los cálculos para elaborar la planilla semanal.
10
Traslada la planilla a la asistente administrativa para verificar y autorizar la planilla. Ya Autorizada la planilla se le entrega a la supervisora para que el día sábado a medio día se proceda a pagar en efectivo. El sábado la supervisora llama al personal para hacerle efectivo el pago firmando el libro de planilla para su entera satisfacción.
TOTALES
30
3.44
15
1.72
20
2.29
30
3.44
1:45
12.04
Autoservicio de Estación de Servicio
Página -14
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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NUMERO: Administración
Nombre: Procedimiento para el Control de las Ventas APROBADO En vigor:
Modificado
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GERENTE GENERAL
PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL DE VENTAS Cuadro No 1
1.15
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
LOGO
NUMERO: Administración
Nombre: Procedimiento para el Control de las Ventas APROBADO En vigor:
Modificado
_______________________
___/___/____
Página:_______
GERENTE GENERAL
PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL DE VENTAS Cuadro No 1 1. La supervisora toma las lecturas de cada bomba, quetzales y galonajes, así como las medidas de los tanques, tomando nota en el documento # 1 como lectura inicial. 2. Al otro día la Supervisora a las 7;00 am. Vuelve hacer el procedimiento del inciso 1, pero se anotará en lectura como lectura final. 3. Se procede a restar las lecturas: Lectura final(- )Lectura inicial tanto en galones como en quetzales para determinar el monte de la venta . 4. Si hubiere ventas de lubricantes y de servicios se procede a determinar su monto y anotarla en la parte “ Lubricantes, repuestos y servicios “ del documento #1. 5. Ya determinado el monto de combustible vendido y estimado de lubricantes, repuestos y servicios se determina un monto total. 6. Ya determinado el monto total de las ventas se procede a sumar los vales de crédito y también el dinero en efectivo verificando que cuadre . 7. Ya determinado el monto de ventas de galones de combustible se procede a anotarlo en la columna de Inventario de Combustible diario en el renglón de ventas. 8. Se procede a verificar las medidas en pulgadas en la tabla de calibración de tanques por producto.
9. Si se hubieran realizado compras de combustible se anota en el renglón compras el galonaje recibido. 10.Se procede a sumar el Inventario inicial las compras ( - ) las ventas y así determinar la existencia teórica. 11. Se
procede a restar la existencia teórica (-) existencia física (son las
cantidades que resultan de medir los tanques) para determinar los faltantes y sobrantes del día. 12.Se procede a sumar las ventas y las compras en las columnas, para llevar un acumulado en el cuadro de Inventario de Combustible Acumulado. 13.Debe tomarse en cuenta que en el registro acumulado la existencia final pasa a hacer la existencia inicial del siguiente mes. 14.Se procede a anotar en otro cuadro en blanco las lecturas finales del día pasan a hacer lecturas iniciales para el siguiente día, lo mismo que las existencias de combustible. 15.En el cuadro de clientes crédito se anotarán los vales de ventas al crédito. 16.Ya terminado el cuadro No.1 de ventas se le traslada a la Asistente Administrativo para que verifique las operaciones. 17.Ya verificados el cuadro No.1 la Asistente Administrativa procede a efectuar los depósitos bancarios (esta operación de depositar no se realiza a una misma hora por razones de seguridad) 18.La supervisora traslada los vales de crédito a la Cajera para que los anote en el kárdex y los archive en cada fólder del cliente correspondiente. 19.Ya efectuado el depósito la Asistente Administrativa deberá engrapar la boleta de depósito al cuadro de ventas correspondiente. Cuadro No. 2 1. La Asistente Administrativa procede a ingresar al programa Excel, en el archivo control de ventas. 2. Procede a ingresar las lecturas de galones y quetzales (estos datos están anotados en el cuadro No. 1 de ventas).
3. Al terminar de operar todos los datos debe coincidir los resultados con el cuadro No. 1 de ventas. 4. Procede a imprimir el cuadro de ventas diaria. 5. Se procede a verificar el cuadro de ventas acumulado, los datos del cuadro de ventas diario pasan al cuadro de ventas acumulado automáticamente. 6. El cuadro de acumulado se tienen que ir sumando las compras de combustible. 7. Si se requiere de imprimir el cuadro de ventas acumuladas se realiza, sino sólo se graba. 8. Al finalizar el mes se imprime el cuadro de ventas acumuladas para archivarlo en un fólder y tener un registro de ventas mensuales. 9. Las lecturas finales de galones y quetzales así como la existencia de combustible de fin de mes pasan a ser iniciales para el siguiente mes.
BIBLIOGRAFÍA
•
www.shell.com
