2011 DROGUERIA ECONOMICA EL CAMPESINO Teruel, Huila
[MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS] DROGUERIA ECONOMICA EL CAMPESINO
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DEFINICION DE LA DROGUERIA ECONOMICA EL CAMPESINO DEFINICION DROGUERIA
La droguería Es un servicio asistencial de apoyo diagnostico y terapéutico para las instituciones de salud. Incluye la organización de recursos humanos, financieros y técnicos. Orientados a la satisfacción de intereses colectivos e individuales. En cuanto a los productos farmacéuticos este establecimiento esta dedicado a la venta al detal de medicamentos alopáticos, homeopáticos, fitoterapèuticos, dispositivos médicos, suplementos dietarios, cosméticos, productos de tocador, higiénicos y productos que no produzcan contaminación o pongan en riesgo la salud de los usuarios. Deberán cumplir con las disposiciones establecidas en los decretos 2200 de 2005 y resolución 2330 del 2006, el presente manual y la resolución que lo adopta y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, respecto a las condiciones esenciales para los procesos de preparaciones magistrales, recepción y almacenamiento, embalaje, distribución física, transporte y dispensación de alimentos y dispositivos médicos así como a los procedimientos de inyectologia.
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DEFINICION DE LA DROGUERIA ECONOMICA EL CAMPESINO DEFINICION DROGUERIA
La droguería Es un servicio asistencial de apoyo diagnostico y terapéutico para las instituciones de salud. Incluye la organización de recursos humanos, financieros y técnicos. Orientados a la satisfacción de intereses colectivos e individuales. En cuanto a los productos farmacéuticos este establecimiento esta dedicado a la venta al detal de medicamentos alopáticos, homeopáticos, fitoterapèuticos, dispositivos médicos, suplementos dietarios, cosméticos, productos de tocador, higiénicos y productos que no produzcan contaminación o pongan en riesgo la salud de los usuarios. Deberán cumplir con las disposiciones establecidas en los decretos 2200 de 2005 y resolución 2330 del 2006, el presente manual y la resolución que lo adopta y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, respecto a las condiciones esenciales para los procesos de preparaciones magistrales, recepción y almacenamiento, embalaje, distribución física, transporte y dispensación de alimentos y dispositivos médicos así como a los procedimientos de inyectologia.
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OBJETIVOS DE LA DROGUERIA ECONOMICA EL CAMPESINO OBJETIVO GENERAL
Desarrollar y fortalecer el servicio farmacéutico como un servicio de apoyo, que fortalezca la atención en salud; la cual busca disminuir el índice de morbilidad de la población con acciones educativas que fomenten la promoción de la salud, con actividades que garanticen la disponibilidad oportuna de los productos farmacéuticos (Homeopáticos, Naturistas, Dietario, etc).
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Asegurar la disponibilidad oportuna de los insumos esenciales que contribuyan con las acciones Socio-Sanitarias. Gerenciar y desarrollar los procesos de Planeación, Adquisición, Distribución y Dispensación de servicios de inyectologia. Promover el uso racional de los medicamentos a través de acciones educativas y de comunicación, relacionadas con las pedagogías que fomenten la promoción de la salud con actividades que garanticen la disponibilidad oportuna de los insumos farmacéuticos esenciales, teorías farmacológicas y no farmacológicas con el papel que cumple el medicamento con la salud de los individuos. Evaluar permanentemente el servicio y aplicar los respectivos. Racionalizar el uso de los recursos disponibles.
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PRESENTACION El presente manual es una guía para la gestión de la Droguería Económica el Campesino de Teruel, Huila. Cuyo objetivo es orientar todas las actividades, procedimientos necesarios con el sistema de suministro de productos farmacéuticos. El sistema de suministro tiene como propósito proveer a la comunidad de los insumos farmacéuticos esenciales, que se requieran para atender las patologías prevalentes, con oportunidad, cantidad, calidad y a un costo razonable. La estructura del manual permite orientar al personal involucrado en las actividades que forman cada unos de los procesos del sistema de suministro según decreto 2200/05 y el modelo de gestión según resolución 1403/07 (planeación, adquisición, almacenamiento, distribución, dispensación servicio de inyectologia), se presenta en una forma clara y concisa, explicando los subprocesos de cada proceso en forma de cuadro y diagramas de flujo, anexando los formatos requeridos y documentos necesarios según el caso. Los cuadros se presentan con la siguiente información:
Cargo y dependencia del responsable de la actividad. Descripción de la actividad: numerado cada paso a realizarse. Seguridad y control. Corresponde a documentos, autorización y legalización que aseguren que una actividad se lleva a cabo, acorde con las políticas de la farmacia. Herramientas: son los resultados obtenidos al realizar varias actividades consecutivas. Formatos: son ayudas preestablecidas que permiten el registro de la información, se anexa al realizar cada proceso. Frecuencia: es la periócidad en que se lleva a cabo la actividad, puede ser diaria, semanal o mensual, anual o cada vez que se presente un evento especifico, con respecto a los diagramas de flujo, con herramientas sencillas que explican resumidamente la secuencia de las actividades que conforman cada subproceso, indica quien realiza la actividad y que tipo de actividad se realiza, si es una operación, si requiere un traslado y si se arroja un documento.
Esperamos que con este trabajo se estandarice los procesos que se involucran dentro del servicio de farmacia. Facilitando la actuación periódica hasta lograr un servicio eficiente, eficaz y de calidad.
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DROGUERIA ECONOMICA EL CAMPESINO
VISION La Droguería económica el campesino de Teruel Huila, prestara un verdadero servicio integral e individual a las necesidades básicas y prioritarias, promoción, prevención y tratamiento de las diferentes patologías y a la dispensación de medicamentos alopáticos, homeopáticos, naturales, fitoterapèuticos; en el momento oportuno según las necesidades, con la debida información científica y actualizada según las indicaciones, reacciones adversas, interacciones y contraindicaciones que el uso del medicamento pueda presentar.
MISION La Droguería económica el campesino de Teruel, es un departamento que facilita el abastecimiento de medicamentos esenciales dentro de su filosofía y principios, avanza hacia el futuro buscando proyectarse como una de las mejores droguerías, previniendo las necesidades básicas a los clientes, en cuanto a la prevención de las enfermedades y tratamientos de las diferentes patologías. Lo anterior se logra mediante el programa de mejoramiento continuo, creando una verdadera droguería, basada en el avance tecnológico e investigativo de la Droguería económica el campesino.
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POLITICAS DE LA DROGUERIA ECONOMICA EL CAMPESINO
El listado básico debe ser realizado, evaluado anualmente por el comité de compras. Los insumos a adquirir serán los que aparezcan en el listado básico de los medicamentos. La decisión de la compra se basara en criterios de calidad, precio, servicio y forma de pago. Se contara con la calificación de proveedoras para obtener los criterios de calidad. Al finalizar cada año se presenta la calificación de cada proveedor. Los que no cumplan el puntaje mínimo no podrán seguir siendo proveedores. Por cada producto se determinara el nivel mínimo de existencia el máximo y el punto de reposición. Se realizara la priorización de medicamentos utilizando el método VEN (Muy esenciales, menos esenciales y no esenciales). Con la recepción de los productos se tendrán en cuenta las especificaciones administrativas y técnicas que aparecen en el manual de inspección de medicamentos. Se elaborara un acta de recepción por cada pedido que ingrese a la institución. No se mantendrán muestras medicas, ni productos marcados “prohibida su venta”, “uso institucional”. Se implementara el programa de control ambiental con la instalación de termómetros e higrómetros. No se aceptar productos con feche de vencimiento menor de dos año, a excepción de aquellos productos que por naturaleza la traigan próxima. El regente de farmacia contara con un manual de procedimientos, el cual deberá ser seguido por los auxiliares del servicio farmacéutico para garantizar las buenas prácticas de dispensación. El acceso al área de servicio farmacéutico será restringido al personal ajeno a las labores que allí se realicen.
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COMITÉS DECISORIOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE SUMINISTROS ESENCIALES
COMITÉ DE FARMACIA Y TERAPEUTICA:
Organismo de carácter científico, asesor de la dirección de una institución, cuya misión es recomendar políticas, normas y procedimientos para el integral de los medicamentos, desde su selección siempre y cuando tenga una contratación o preste servicios a alguna institución prestadora de salud. Se deja este comité conformado en caso de una contratación.
CONFORMADO POR:
El Gerente – Regente de Farmacia, quien lo presidirá. El Auxiliar de farmacia quien hará las veces de secretario.
FUNCIONES: Actuar como asesor de la dirección, del cuerpo medico y del servicio farmacéutico. Procedimiento para el manejo integral de los medicamentos, desde su selección. Recomendar la adopción de políticas relativas a evaluación, selección y uso terapéutico de los medicamentos en la institución. Evaluar, organizar, actualizar y difundir e listado básico de medicamentos de ls Droguería Económica el Campesino de Teruel, los reglamentos, instrucciones y normas para aplicarlo. Efectuando revisión periódica por lo menos una vez al año. Validar los protocolos de diagnostico y tratamiento para las patologías mas frecuentes. Promover estudios sobre la utilización de medicamentos. Proponer normas y procedimientos que fomenten el uso racional de los mismos. Avaluar y recomendar las normas que determinen el sistema de dispensación de los medicamentos alopáticos, homeopáticos y naturales y elementos a fines en la institución. Promover la difusión y actualización de los conocimientos sobre nuevos medicamentos y demás productos farmacéuticos de uso en la práctica medica. Recomendar las normas a seguir para la inclusión de nuevos medicamentos al formulario institucional y de igual forma para la exclusión. Promover el desarrollo de estudios sobre la eficacia comprobada de los medicamentos y elementos a fines utilizados en la droguería Económica el campesino de Teruel. Recomendar, revisar, actualizar y difundir las normas de prescripción de la droguería económica el campesino, de acuerdo, con las políticas y normas nacionales. Recomendar las normas que regulen la administración de los medicamentos.
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COMITÉ DE COMPRAS
Equipo de trabajo definido en la estructura de la droguería económica el campesino de Teruel, para asesorar en toma de decisiones relacionada con la evaluación de estudios jurídicos, técnicos y administrativos de las ofertas para : Adjudicación, previo análisis de la programación de necesidades y con el concepto técnico del regente de farmacia.
CONFORMADO POR:
Regente de Farmacia Auxiliar de servicios farmacéuticos.
FUNCIONES:
Aprobar el programa de compras y de entregas de medicamentos, previamente revisados por la unidad funcional; controlar y evaluar su ejecución y efectuar los ajustes que sean necesarios. Aprobar los ajustes que se hagan al plan de compras. Analizar los estudios económicos, jurídicos y técnicos de las ofertas presentadas por los proveedores, proponer mecanismos de negociación que permiten mantener niveles de inventarios bajos, sin que por ellos se afecte a disponibilidad. Solicitar la información adicional que considere necesaria para la adjudicación (consumos, niveles de existencias, indicadores de producción de servicios, estadísticas de precios o antecedentes de la última compra, etc). De acuerdo con la programación este comité se reunirá periódicamente y cuando las circunstancias lo exijan.
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FORMATO DE PLANEACION SERVICIO DROGUERIA ECONOMICA EL CAMPESINO PROGRAMACION MESUAL DE NECESIDADES ABC
VEN
NOMBRE
PRESENTACION
CONCENTRACION
CANTIDAD
CANTIDAD MES
VALOR MES
9
SUBPROCESO: SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS CARGO (DEPENDENCIA)
Comité de Compras de Farmacia. (servicio de farmacia)
Regente de Farmacia y Auxiliar de Farmacia
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
1. Elabora listado inical de medicamentos. 2. Elabora acta de reunión. 3. organizar el listado inicial por grupo farmacológico en orden alfabético. 4. digita e imprime el listado.
5. Solicitar listado de inventario actualizado. 6. Comparar listado anteriores. 7. elaborar listado de medicamentos que están en el inventario y no en el listado de medicamentos básico inical, y viceversa. 8. Elabora diseño final identificando la concentración, forma farmacéutica y si pertenece al plan obligatorio de
SEGURIDAD Y CONTROL
HERRAMIENTAS
RESULTADOS
*. Reunión del Comité de Compras y Farmacia. *. Acta Firmada.
*.Listado de medicamentos esenciales y terapéuticos. *.Listado de enfermedades prevalentes en la región. *.Políticas de la farmacia
Listado inicial
mensual
*. inventario actualizado
*. Lista de medicamentos existentes en farmacia. *. Listado obtenido *. Listado básico de medicamentos sin aprobar.
mensual
FTOS
FCIA
9
SUBPROCESO: SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS CARGO (DEPENDENCIA)
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
Comité de Compras de Farmacia. (servicio de farmacia)
1. Elabora listado inical de medicamentos. 2. Elabora acta de reunión. 3. organizar el listado inicial por grupo farmacológico en orden alfabético. 4. digita e imprime el listado.
Regente de Farmacia y Auxiliar de Farmacia
5. Solicitar listado de inventario actualizado. 6. Comparar listado anteriores. 7. elaborar listado de medicamentos que están en el inventario y no en el listado de medicamentos básico inical, y viceversa. 8. Elabora diseño final identificando la concentración, forma farmacéutica y si pertenece al plan obligatorio de salud. 9. digita e imprime el listado actualizado
Comité de Compras, Regente de Farmacia
10. evalúa, depura y aprueba el listado básico de medicamentos en reunión de comité. 11. elabora anta de reunión. 12. difunde e listado básico de medicamentos a nivel personal.
SEGURIDAD Y CONTROL
HERRAMIENTAS
RESULTADOS
*. Reunión del Comité de Compras y Farmacia. *. Acta Firmada.
*.Listado de medicamentos esenciales y terapéuticos. *.Listado de enfermedades prevalentes en la región. *.Políticas de la farmacia
Listado inicial
mensual
*. inventario actualizado
*. Lista de medicamentos existentes en farmacia. *. Listado obtenido *. Listado básico de medicamentos sin aprobar.
mensual
*Listado básico de medicamentos de farmacia
mensual
*Acta firmada
FTOS
FCIA
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COMITÉ DE COMPRAS
Inicio
REGENTE DE FARMACIA
Digita e Imprime Listado
Solicita el Listado de Inventario Manual de Medicamentos
Actualizado
Esenciales y Terapéuticos, lista de enfermedades prevalentes en a región y política de la institución
Analiza Diferencias
Compara los Listados Elabora listado inicial de
Anteriores
medicamentos farmacológicos en orden alfabético.
AUX DE ADMINITRACION - BODEGA
Digitar e Imprimir Listado actualizado
Entrega Lista
10
COMITÉ DE COMPRAS
REGENTE DE FARMACIA
AUX DE ADMINITRACION - BODEGA
Digita e Imprime Listado
Inicio
Entrega
Solicita el Listado de Inventario Manual de Medicamentos
Lista
Actualizado
Esenciales y Terapéuticos, lista de enfermedades prevalentes en a región y política de la institución
Analiza Diferencias
Compara los Listados Elabora listado inicial de
Anteriores
medicamentos farmacológicos en orden alfabético.
Digitar e Imprimir Listado actualizado
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SUBPROCESO: PROGRAMACION DE NECESIDADES DE MEDICAMENTOS CARGO (DEPENDENCIA) Comité de farmacia
Regente de Farmacia
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 13. Clasifica los medicamentos de los Listados Básicos de Medicamentos en Vitales Esenciales y poco esenciales VEN de acuerdo a la gravedad de las patologías de la región.
SEGURIDAD Y CONTROL * Reunión del comité de farmacia y compras.
14. Solicita listado de movimientos detallados en valores del año anterior. 15. Lista de los medicamentos en forma descendente, teniendo el cuenta el valor de cada medicamento. 16. Calcula el porcentaje relativo de cada medicamento respecto valor total del consumo. 17. Suma el porcentaje relativo acumulado de los medicamentos: 80 % correspondiente a la clasificación A, el 95 % a la B y el resto a la C. 18. Redacta e informa el listado obtenido.
HERRAMIENTAS *Listado básico medicamentos. *Patologías prevalentes en región.
RESULTADOS
de
Anual
*Listado básico de medicamentos con clasificación A. B. y C.
Anual
la
*Listado de movimiento detallado.
Anual
Define periodo de análisis de proyección de necesidades. 19. Solicita el listado de consumo promedio y existencial actual del
FCIA
*Listado básico de medicamentos con clasificación VEN
*Acta firmada Comité de Compras
FTOS
*Listado
de
*Lista de Insumos
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SUBPROCESO: PROGRAMACION DE NECESIDADES DE MEDICAMENTOS CARGO (DEPENDENCIA) Comité de farmacia
Regente de Farmacia
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 13. Clasifica los medicamentos de los Listados Básicos de Medicamentos en Vitales Esenciales y poco esenciales VEN de acuerdo a la gravedad de las patologías de la región.
SEGURIDAD Y CONTROL * Reunión del comité de farmacia y compras.
14. Solicita listado de movimientos detallados en valores del año anterior. 15. Lista de los medicamentos en forma descendente, teniendo el cuenta el valor de cada medicamento. 16. Calcula el porcentaje relativo de cada medicamento respecto valor total del consumo. 17. Suma el porcentaje relativo acumulado de los medicamentos: 80 % correspondiente a la clasificación A, el 95 % a la B y el resto a la C. 18. Redacta e informa el listado obtenido.
HERRAMIENTAS *Listado básico medicamentos. *Patologías prevalentes en región.
RESULTADOS
de
Comité de Compras
FCIA
*Listado básico de medicamentos con clasificación VEN
Anual
*Listado básico de medicamentos con clasificación A. B. y C.
Anual
la
*Listado de movimiento detallado.
*Acta firmada Comité de Compras
FTOS
Anual
Define periodo de análisis de proyección de necesidades. 19. Solicita el listado de consumo promedio y existencial actual del medicamento. 20. cuantifica las necesidades en el periodo proyectado 21. analiza las causas que incidieron en las modificaciones notables. 22. ajusta las cantidades y los valores. 23. define prioridades de acuerdo a las clasificaciones VEN y A.B.C. 24. Digita e imprime la programación anual de necesidades
*Inventario Actualizado
*Listado de consumos promedio. *Inventario actualizado. *Lista de insumos requeridos priorizada por niveles de uso. *Listado de Insumo Requeridos
*Lista de Insumos requeridos. *Lista de insumos requeridos ajustada. *Programación anual de necesidades.
Anual
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2. PROCESO DE ADQUISICIÓN RESPONSABLES:
Comité de Compras. Regente de Farmacia
OBJETIVO GENERAL
Obtener los insumos necesarios para el adecuado funcionamiento de la Farmacia. Cumpliendo con los estándar de calidad y un optima utilización del recurso financiero.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
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2. PROCESO DE ADQUISICIÓN RESPONSABLES:
Comité de Compras. Regente de Farmacia
OBJETIVO GENERAL
Obtener los insumos necesarios para el adecuado funcionamiento de la Farmacia. Cumpliendo con los estándar de calidad y un optima utilización del recurso financiero.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Definir los insumos a adquirir según el LBMF, las cantidades, el momento y la modalidad de la compra; para un periodo establecido, teniendo en cuenta la disponibilidad den los recursos financiero y las necesidades de la farmacia. Adquirir los insumos previamente definidos. Adquirir insumos no contemplados en la programación, debido a que no pertenecen al LBM de la Farmacia.
SUBPROCESOS 1. Programación de la adquisición 2. Ejecución de la adquisición. 3. Compras de Medicamentos a droguerías.
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COMITÉ DE COMPRAS
REGENTE DE FARMACIA
AUX. ADITIVO SECRETARIA
PROVEEDOR
AUX. ADMON SECRETARIA CIA ADITIVA
Inicio
Listado de los movimientos detallados de los últimos 12 meses. Definir la Modalidad de la Compra
Elaborar hoja de cálculo con indicadores de almacenamiento. Recibir cotización y decepcionar
Calcular CAP
Listado de los pedidos a realizar.
Apertura de la urna con Listado de los pedidos
jefe de suministro y
a realizar.
regente de farmacia
Digitar e imprimir listado de
Cotizar los
medicamentos a cotizar.
medicamentos Anexar formato de cotización a
Elabora lista de
la carta y enviar
proveedores para los
al roveedor
Entregar cotizaciones
requeridos y enviar cotización. 1
medicamento a cotizar.
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SUBPROCESO:EJECUCION DE LA ADQUISICION CARGO (DEPENDENCIA) Comité de Compras
Regente de Farmacia
Auxiliar de farmacia Regente de farmacia
Auxiliar de Farmacia (secretaria)
Regente de farmacia
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES 1. Define la modalidad de compra con base en el presupuesto y legislación vigente de la farmacia. 2. Elabora lista de proveedores para medicamentos a cotizar. (Previa selección según registro y calificación de proveedores). 3. Elabora carta de invitación a cotizar a lo proveedores. 4. Entrega a los proveedores la carta de invitación con el formato de cotización de los medicamentos. 5. Señala el listado de proveedores que entregan a cotización. 6. Deposita las cotizaciones en una urna cerrada. 7. Realiza la apertura de la urna. 8. Elabora acta de recepción de ofertas de medicamentos.
SEGURIDAD Y CONTROL
HERRAMIENTAS
Mínimo 3 cotizaciones por insumo
RESULTADOS
Decreto 2200/06/5 Presupuesto de farmacia Listado de medicamentos. Directorio de proveedores. Listado de medicamentos a cotizar y proveedores. Cotizaciones. Lista proveedores cotizar
FTO S
FCIA
Anual o
o
Lista de medicamentos a cotizar y proveedores. Carta invitación cotizar.
Mensual
de a 2
Mensual
de a
Cotizaciones recepcionadas. Acta de recepción
Mensual
Acta recepción ofertas
de de 4
Mensual
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SUBPROCESO:EJECUCION DE LA ADQUISICION CARGO (DEPENDENCIA) Comité de Compras
Regente de Farmacia
Auxiliar de farmacia Regente de farmacia
Auxiliar de Farmacia (secretaria)
Regente de farmacia
Comité de Compras (suministro) Regente de Farmacia
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
SEGURIDAD Y CONTROL
1. Define la modalidad de compra con base en el presupuesto y legislación vigente de la farmacia. 2. Elabora lista de proveedores para medicamentos a cotizar. (Previa selección según registro y calificación de proveedores).
Mínimo 3 cotizaciones por insumo
Lista proveedores cotizar
Acta firmada
ejecución
de
FCIA
Lista de medicamentos a cotizar y proveedores. Carta invitación cotizar.
Mensual
de a 2
Mensual
de a Mensual
Acta de recepción de ofertas diligenciada. Cuadro Comparativo
4
Mensual
5
Adjudicación de la compra Mensual
Cuadro Comparativo
12.Realiza compras
o
Cuadro Comparativo
FTO S
Anual o
Cotizaciones recepcionadas. Acta de recepción de ofertas. Cotizaciones de medicamentos.
RESULTADOS
Decreto 2200/06/5 Presupuesto de farmacia Listado de medicamentos. Directorio de proveedores. Listado de medicamentos a cotizar y proveedores. Cotizaciones.
3. Elabora carta de invitación a cotizar a lo proveedores. 4. Entrega a los proveedores la carta de invitación con el formato de cotización de los medicamentos. 5. Señala el listado de proveedores que entregan a cotización. 6. Deposita las cotizaciones en una urna cerrada. 7. Realiza la apertura de la urna. 8. Elabora acta de recepción de ofertas de medicamentos. 9. Elabora e cuadro comparativo de ofertas o cotización de medicamentos. 10. Evalúa el cuadro comparativo de ofertas y autoriza el trámite de compra. 11. Elabora acta de reunión.
HERRAMIENTAS
la
FIN DEL SUBPROCESO
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SUBPROCESO: PROGRAMACION DE ADQUISICION CARGO (DEPENDENCIA) Regente de Farmacia (servicio de farmacia)
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Determina consumos promedios teniendo en cuenta el movimiento de los últimos 6 meses. 2. Determina para todos los insumos del listado, los niveles máximos de existencia, (NME), los niveles mínimos de existencias, (NmE), punto de reposición (PR), tiempo de reposición (TR). Con las aplicaciones de las siguientes formulas. NmE = CP x TR / Pc (política de compra) PR = NmE + Consumo en el TR NmE = NmE + CP (durante el
SEGURIDAD Y CONTROL
Inventario Actualizado
HERRAMIENTAS
Listado de consumo promedio por insumo.
Formulas matemática s establecida s Formato e indicadores de almacenami ento.
RESULTADOS
FTO
Listado de consumo promedio por insumo.
1
FCIA
Listado de medicame ntos a pedir.
Mensual
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SUBPROCESO: PROGRAMACION DE ADQUISICION CARGO (DEPENDENCIA) Regente de Farmacia (servicio de farmacia)
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Determina consumos promedios teniendo en cuenta el movimiento de los últimos 6 meses. 2. Determina para todos los insumos del listado, los niveles máximos de existencia, (NME), los niveles mínimos de existencias, (NmE), punto de reposición (PR), tiempo de reposición (TR). Con las aplicaciones de las siguientes formulas.
SEGURIDAD Y CONTROL
HERRAMIENTAS
Inventario Actualizado
NmE = CP x TR / Pc (política de compra) PR = NmE + Consumo en el TR NmE = NmE + CP (durante el periodo de compra)
RESULTADOS
Listado de consumo promedio por insumo.
Formulas matemática s establecida s Formato e indicadores de almacenami ento.
FTO
Listado de consumo promedio por insumo.
1
FCIA
Mensual
Listado de medicame ntos a pedir.
3. Estima las cantidades a pedir. (CAP = NME – Existencias) 4. Digita e imprime listados a medicamentos a cotizar.
FIN DEL SUBPROCESO
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1. PROGRAMACION Y EJECUCION DE LA ADQUISICION REGENTE DE FARMACIA AUXILIAR DE FARMACIA
REGENTE DE FARMACIA
COMITÉ DE COMPRAS
1
Evaluar cuadros comparativos. Elabora acta de recepción de
Elabora cuadro comparativo de
ofertas de medicamentos.
ofertas. Asignar Proveedores. Entregar cuadro comparativo de ofertas.
Autorizar tramite para la compra.
Entregar a Suministro para ejecutar la compra.
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1. PROGRAMACION Y EJECUCION DE LA ADQUISICION REGENTE DE FARMACIA AUXILIAR DE FARMACIA
REGENTE DE FARMACIA
COMITÉ DE COMPRAS
1
Evaluar cuadros comparativos. Elabora acta de recepción de
Elabora cuadro comparativo de
ofertas de medicamentos.
ofertas. Asignar Proveedores. Entregar cuadro comparativo de ofertas.
Autorizar tramite para la compra.
Entregar a Suministro para ejecutar la compra.
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17
18
3. PROCESO DEL ALMACENAMIENTO RESPONSABLES:
Regente de Farmacia Auxiliar de farmacia
SUBPROCESO: 1. 2. 3. 4. 5.
Recepción y ubicación de insumos. Actualización de inventario por ingreso. Conservación de insumos. Control de inventario. Control de fechas de vencimientos.
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3. PROCESO DEL ALMACENAMIENTO RESPONSABLES:
Regente de Farmacia Auxiliar de farmacia
SUBPROCESO: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Recepción y ubicación de insumos. Actualización de inventario por ingreso. Conservación de insumos. Control de inventario. Control de fechas de vencimientos. Actualización de precios máximos al público.
OBJETIVO GENERAL
Inspeccionar y conservar las especificaciones técnicas de los insumos, garantizando un adecuado índice de rotación y un control de inventarios, desde el ingreso a la farmacia hasta su distribución o dispensación.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Verificar que los insumos despachados por el proveedor reúnan las condiciones establecidas en el orden de compra con respecto a la calidad, tipo y otras especificaciones. Garantizar el registro de los insumos que ingresan a la farmacia y sus cantidades. Implementar y fortalecer acciones que permitan el control de los factores que deterioran la calidad y disponibilidad de los insumos almacenados. Constatar que las existencias de insumos correspondan a los ingresos y egresos, garantizando seguridad en el almacenamiento. Evitar la perdida de insumos por vencimiento. Garantizar una información de precios máximos al publico actualizada para los servicios que requieren en sus procedimientos.
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SUBPROCESO: RECEPCION Y UBICACIÓN DE INSUMOS CARGO DEPENDENCIA
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
SEGURIDAD Y CONTROL
HERRAMIENTAS
Secretaria de farmacia
1. Recibe y registra orden de compra y /o contrato.
Libro de registro actualizado
Orden de compra y/o contrato
Auxiliar de Bodega de Farmacia
2. Recibe orden de compra y/o contrato. 3. recibe los medicamentos y/o material quirúrgico y la remesa. (certificado de entrega de la t rans) 4. compara los embalajes recibidos con la remesa; verificando cantidad recibida y estado de los mismos, (sin perforaciones, rupturas ni resquebrajamientos). 4.1. En caso de que no corresponda a lo especificado: hacer la observación en una de las copias de la remesa y remitirla a la transportadora.
Auxiliar de transporte
4.2. Corrige la diferencia. 4.3. Entrega faltantes al auxiliar de bodega con carta explicatoria.
Regente de Farmacia Auxiliar de bodega
5. Firma y Sella la remesa. 6. Entrega a la transportadora original y primera copia. 7. Archiva segunda copia. 8. Compara factura y/o orden de compra y/o contrato. 9. Verifica cantidades, precios, tiempo de entrega, forma farmacéutica y concentración, deben ser iguales a las solicitadas. 10. Identifica, cuenta e inspecciona físicamente los insumos. 10.1. Revisa el estado de los empaques, envases, tapas que no tengan perforación, rupturas, resquebrajamientos, y otros daños.
RESULTADOS
FTOS
FCIA Por pedido que ingrese
Remesa (original y dos copias).
1
Acta de recepción
Formato, Acta de recepción.
Observación en acta de recepción.
Remesa firmada
Orden de compra y/o contrato de factura.
Diligenciamiento de recepción.
Manual de inspección de medicamentos
Observación en el acta de recepción.
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SUBPROCESO: RECEPCION Y UBICACIÓN DE INSUMOS CARGO DEPENDENCIA
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
SEGURIDAD Y CONTROL
10.2. Revisa rótulos y etiquetas.
10.3. Revisa formas farmacéuticas. Regente de Farmacia Auxiliar de Farmacia
Regente de farmacia
Auxiliar de farmacia
11. En caso de irregularidades 11.1. Anota observación en el acta de recepción. 11.2. Lleva los insumos a área de cuarentena. 11.3. Informar al gerente.
11.4 Toma decisión de aceptación o rechazo de acuerdo al tipo de defecto. 11.5. Elabora carta informando irregularidad al proveedor. 11.5.1. Llama al proveedor. 11.5.2. En caso de rechazo entrega
Rótulos y etiquetas, planes de muestreo, tablas de inspección diligenciada. Manual de inspección de medicamentos en formas farmacéuticas.
HERRAMIENTAS
Contenido de rótulos y etiquetas. Muestra los medicamentos. Especificaciones técnicas. Acta de recepción.
Acta de recepción diligenciada.
Concepto técnico, especificaciones técnicas y administrativa.
Manual de inspección de medicamentos.
RESULTADOS
FTOS
FCIA
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SUBPROCESO: RECEPCION Y UBICACIÓN DE INSUMOS CARGO DEPENDENCIA
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
SEGURIDAD Y CONTROL
10.2. Revisa rótulos y etiquetas.
10.3. Revisa formas farmacéuticas. Regente de Farmacia Auxiliar de Farmacia
11. En caso de irregularidades 11.1. Anota observación en el acta de recepción. 11.2. Lleva los insumos a área de cuarentena. 11.3. Informar al gerente.
Regente de farmacia
11.4 Toma decisión de aceptación o rechazo de acuerdo al tipo de defecto.
Auxiliar de farmacia Secretaria de Farmacia
11.5. Elabora carta informando irregularidad al proveedor. 11.5.1. Llama al proveedor. 11.5.2. En caso de rechazo entrega carta con la devolución de los insumos 11.5.3. En caso de aceptación, entrega carta informando la irregularidad.
Proveedor
11.5.4 Soluciona irregularidades. 11.5.5. Envía corrección del documento y/o insumos, que iniciaran el procedimiento de recepción.
Rótulos y etiquetas, planes de muestreo, tablas de inspección diligenciada. Manual de inspección de medicamentos en formas farmacéuticas.
HERRAMIENTAS
RESULTADOS
FTOS
FCIA
Contenido de rótulos y etiquetas.
Muestra los medicamentos.
Especificaciones técnicas.
Acta de recepción.
Acta de recepción diligenciada.
Concepto técnico, especificaciones técnicas y administrativa.
Manual de inspección de medicamentos.
Carta con irregularidad.
la
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SUBPROCESO: RECEPCION Y UBICACIÓN DE INSUMOS CARGO DEPENDENCIA
Auxiliar de Farmacia (servicio farmacéutico)
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 12. Acepta insumos que están de acuerdo con los requerimientos y firma acta de recepción. 13. Clasifica insumos por tipos, medicamentos y material medico quirúrgico. 14. Clasifica los medicamentos por grupos farmacológicos. 15. Destina según el caso: a la nevera, estantes, bodegas o vitrinas para controlarlos. 16. Ordena los insumos según la fecha vencimiento y/o método PEPS. 17. Entrega el acta de recepción, factura, contrato y/o orden de compra al auxiliar de administración o secretaria.
SEGURIDAD Y CONTROL
HERRAMIENTAS
RESULTADOS
FTOS
2
Medicamento correctamente ubicado
Ficha para clasificación de proveedores. Acta de Recepción.
FIN DEL SUBPROCESO
Insumos almacenados.
FCIA
21
SUBPROCESO: RECEPCION Y UBICACIÓN DE INSUMOS CARGO DEPENDENCIA
Auxiliar de Farmacia (servicio farmacéutico)
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
SEGURIDAD Y CONTROL
12. Acepta insumos que están de acuerdo con los requerimientos y firma acta de recepción. 13. Clasifica insumos por tipos, medicamentos y material medico quirúrgico. 14. Clasifica los medicamentos por grupos farmacológicos. 15. Destina según el caso: a la nevera, estantes, bodegas o vitrinas para controlarlos. 16. Ordena los insumos según la fecha vencimiento y/o método PEPS. 17. Entrega el acta de recepción, factura, contrato y/o orden de compra al auxiliar de administración o secretaria.
HERRAMIENTAS
RESULTADOS
FTOS
FCIA
2
Medicamento correctamente ubicado
Ficha para clasificación de proveedores. Acta de Recepción.
Insumos almacenados.
FIN DEL SUBPROCESO
22
SUBPROCESO: CONSERVACION DE INSUMOS. CARGO DEPENDENCIA
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
Auxiliar de Farmacia
1. Determina temperatura ambiental y de neveras a diferentes horas del día (8:00 Am y 2:00 Pm). 1.1. Registra valores en los gráficos de control diario. 1.2. Reporta valores que estén por fuera de los rangos establecidos.
Regente de Farmacia
1.3. Toma decisión correctiva según el caso. 1.4. Supervisa la limpieza de los sitios de acondicionamiento y notifica irregularidades. 1.5. Establece y supervisa la realización de un programa de
SEGURIDAD Y CONTROL
Registro temperatura ambiental y red de frio. Temperatura ambiente 15º a 30º C. refrigeración 2º a 8º C.
HERRAMIENTAS RESULTADOS
LBM señalado. Formato para registro de temperatura. Termómetro.
FTOS
FCIA
Diario 4
Mensual
Anual
22
SUBPROCESO: CONSERVACION DE INSUMOS. CARGO DEPENDENCIA
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
Auxiliar de Farmacia
1. Determina temperatura ambiental y de neveras a diferentes horas del día (8:00 Am y 2:00 Pm). 1.1. Registra valores en los gráficos de control diario. 1.2. Reporta valores que estén por fuera de los rangos establecidos.
Regente de Farmacia
1.3. Toma decisión correctiva según el caso. 1.4. Supervisa la limpieza de los sitios de acondicionamiento y notifica irregularidades. 1.5. Establece y supervisa la realización de un programa de control de insectos y roedores.
SEGURIDAD Y CONTROL
Registro temperatura ambiental y red de frio. Temperatura ambiente 15º a 30º C. refrigeración 2º a 8º C.
HERRAMIENTAS RESULTADOS
LBM señalado. Formato para registro de temperatura. Termómetro.
FTOS
FCIA
Diario 4
Mensual
Anual
Cronograma de actividades.
FIN DEL SUBPROCESO
23
SUBPROCESO: CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO
CARGO DEPENDENCIA
Auxiliar de Farmacia o de administración.
Regente de Farmacia
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 1. Extrae de acta de recepción las fechas de vencimiento. 1.1 Actualiza archivos del sistema, eliminando insumos sin existencia y resaltando insumos que se vencen en los próximos seis meses. 1.2. Imprime el listado. 1.3. Recibe todo el listado y toma las medidas necesarias.
SEGURIDAD Y CONTROL
Listado de insumos y fechas de vencimientos.
HERRAMIENTAS RESULTADOS
Acta de recepción.
FIN DEL SUBPROCESO
Listado de insumos vencerse.
FTOS
FCIA
23
SUBPROCESO: CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO
CARGO DEPENDENCIA
Auxiliar de Farmacia o de administración.
Regente de Farmacia
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
SEGURIDAD Y CONTROL
1. Extrae de acta de recepción las fechas de vencimiento. 1.1 Actualiza archivos del sistema, eliminando insumos sin existencia y resaltando insumos que se vencen en los próximos seis meses. 1.2. Imprime el listado. 1.3. Recibe todo el listado y toma las medidas necesarias.
Listado de insumos y fechas de vencimientos.
HERRAMIENTAS RESULTADOS
FTOS
FCIA
Acta de recepción.
Listado de insumos vencerse.
FIN DEL SUBPROCESO
24
RECEPCION Y UBICACIÓN DE INSUMOS EMPRESA TRANSPORTADORA
AUXILIAR DE FARMACIA
EMPRESA TRANSPORTADORA
AUXILIAR DE FARMACIA
Inicio Recibir medicamentos faltantes y/o documentos.
Recibir órdenes de compra y/o inventarios. Correcto Entregar medicamentos y material medico – quirúrgico con
remesa
Si Recibir medicamentos y material medico-quirúrgico con la remesa
No Entrega medicamentos faltantes y/o documentos.
Transporta a zona de Recepción. Entrega medicamentos faltantes y/o documentos.
Levanta la observación de la segunda copia remesa y archiva.
Elabora carta de recibo.
Verificar cajas recibidas con la remesa
Correcto
Si
Entrega remesa al proveedor.
Entrega remesa original
24
RECEPCION Y UBICACIÓN DE INSUMOS EMPRESA TRANSPORTADORA
AUXILIAR DE FARMACIA
EMPRESA TRANSPORTADORA
AUXILIAR DE FARMACIA
Inicio Recibir medicamentos faltantes y/o documentos.
Recibir órdenes de compra y/o inventarios. Correcto Entregar medicamentos y material medico – quirúrgico con
remesa
Si Recibir medicamentos y material medico-quirúrgico con la remesa
No Entrega medicamentos faltantes y/o documentos.
Transporta a zona de Recepción. Entrega medicamentos faltantes y/o documentos.
Levanta la observación de la segunda copia remesa y archiva.
Elabora carta de recibo.
Verificar cajas recibidas con la remesa
Correcto
Entrega remesa al proveedor.
Si
No
Entrega remesa original y copia corregida.
Escribir observación en la remesa y acta de recepción.
Recibir Remesa (Firma y sello)
Colocar forma y sello a la remesa y entregar original y copia de la remesa
Fin
1
25
RECEPCION Y UBICACIÓN DE INSUMOS REGENTE DE FARMACIA AUXILIAR DE FARMACIA
REGENTE DE FARMACIA AUXILIAR DE FARMACIA
Verifica cantidades despachadas, tiempo de entrega, forma farmacéutica, concentración y precio.
Revisa estado de envases empaques y tapas.
Recibir.
Compara factura con contrato y/o orden de compra.
Revisar y verificar el tipo de defecto.
Entrega acta de recepción. Tomar decisión de aceptación o rechazo.
Elaborar carta informando la irregularidad.
Clasificar insumos por tipo.
Diligenciar ficha de calificación de proveedor.
Llamar al proveedor.
Clasificar por acción farmacológica.
Rechazo
Firma acta de recepción.
Revisa contenido de rótulos y etiquetas.
Diligencia el acta de recepción.
AUXILIAR DE FARMACIA
.
1 Compara factura con contrato y/o orden de compra.
REGENTE DE FARMACIA
Si Destinar según el caso: Nevera, estante, bodega, o vitrina.
No Entregar carta y orden de devolución de insumo.
25
RECEPCION Y UBICACIÓN DE INSUMOS REGENTE DE FARMACIA AUXILIAR DE FARMACIA
REGENTE DE FARMACIA AUXILIAR DE FARMACIA
AUXILIAR DE FARMACIA
.
1
Recibir.
Compara factura con contrato y/o orden de compra.
Compara factura con contrato y/o orden de compra.
Revisar y verificar el tipo de defecto.
Entrega acta de recepción.
Verifica cantidades despachadas, tiempo de entrega, forma farmacéutica, concentración y precio.
Tomar decisión de aceptación o rechazo.
Elaborar carta informando la irregularidad.
Clasificar insumos por tipo.
Diligenciar ficha de calificación de proveedor.
Llamar al proveedor.
Clasificar por acción farmacológica.
Rechazo
Firma acta de recepción.
Revisa estado de envases empaques y tapas.
Revisa contenido de rótulos y etiquetas.
Si Destinar según el caso: Nevera, estante, bodega, o vitrina.
Diligencia el acta de recepción.
No Entregar carta y orden de devolución de insumo.
Destinar según el caso: Nevera, estante, bodega, o vitrina.
Correcto
No
REGENTE DE FARMACIA
Entregar carta y orden de devolución de consumo.
Si
Anotar observaciones en el acta de recepción.
Ordenar por fecha de vencimie nto método FIFO.
Entregar acta de recepción y so orte al inventario.
2
26
CARGO (DEPENDENCIA) Regente de Farmacia
Auxiliar de Farmacia
Regente de Farmacia
Auxiliar de Farmacia
SUBPROCESO: CONSERVACION DE INSUMOS. DESCRIPCION DE LAS SEGURIDAD Y HERRAMIENTAS ACTIVIDADES CONTROL 1. Controla factores ambientales a los cuales están expuestos los insumos a almacenar. 1.1. Señala en LBM los fotosensibles y controla la luz con las siguientes medidas. * Conserva en el empaque los insumos hasta su dispensación. *Acondiciona frascos y empaques para almacenar insumos que lo ameriten en los stock.
*Listado medicamentos
*LBM señalados
fotosensibles, temperaturas, humedad adecuada de almacenamiento
los medicamentos fotosensibles.
FCIA
Anual
Diario
1.2. Señala en el LBM los sensibles a la humedad y controla este factor con las siguientes medidas.
*Determina la humedad relativa a diferentes horas del día (8:00 Am 1/2 día y 6:00 Pm). *Registra datos en el control diario. Reporta valores superiores a lo establecidos.
RESULTADOS FTOS
*LBM señalados los medicamentos sensibles a la humedad. * Registro diario. *Rango % HR: 65% a 70%.
* LBM señalado. *Formato para registro de la humedad. *TermeHigrometro.
Anual
4
Diario
26
SUBPROCESO: CONSERVACION DE INSUMOS. DESCRIPCION DE LAS SEGURIDAD Y HERRAMIENTAS ACTIVIDADES CONTROL
CARGO (DEPENDENCIA) Regente de Farmacia
Auxiliar de Farmacia
Regente de Farmacia
Auxiliar de Farmacia
Regente de Farmacia
1. Controla factores ambientales a los cuales están expuestos los insumos a almacenar. 1.1. Señala en LBM los fotosensibles y controla la luz con las siguientes medidas. * Conserva en el empaque los insumos hasta su dispensación. *Acondiciona frascos y empaques para almacenar insumos que lo ameriten en los stock.
*Listado medicamentos
*LBM señalados
fotosensibles, temperaturas, humedad adecuada de almacenamiento
los medicamentos fotosensibles.
FCIA
Anual
Diario
1.2. Señala en el LBM los sensibles a la humedad y controla este factor con las siguientes medidas.
*Determina la humedad relativa a diferentes horas del día (8:00 Am 1/2 día y 6:00 Pm). *Registra datos en el control diario. Reporta valores superiores a lo establecidos. *Toma decisiones correctivas del caso, acondicionando ventanas, ventiladores o aires acondicionados. 1.3. Asegura una temperatura adecuada para el almacenamiento de insumos 15º a 30º C y en la red de frio. *Señala en el LBM lo insumo que requieran refrigeración.
RESULTADOS FTOS
*LBM señalados los medicamentos sensibles a la humedad. * Registro diario. *Rango % HR: 65% a 70%.
* LBM señalado. *Formato para registro de la humedad. *TermeHigrometro.
Anual
4
*LBM señalizados los medicamentos que requieran refrigeración.
Diario
Anual
27
CONSERVACION DE INSUMOS REGENTE DE FARMACIA
AUXILIAR DE FARMACIA
3
Señala en el LBMN los medicamentos fotosensibles, sensibles a la humedad y los que requieren refrigeración.
Señala en el LBMN los medicamentos fotosensibles, sensibles a la humedad y los que requieren refrigeración.
Recibir LBM señalados. Entregar LBM señalando los medicamentos fotosensibles. Determinar y registrar humedad a las 8:00 Am, ½ día y 6:00 Pm Entregar LBM señalando los medicamentos sensibles a la humedad
Asegurar temperatura adecuada.
Reportar valor superior 65% a 75% HR.
Recibir LBM
REGENTE DE FARMACIA
27
CONSERVACION DE INSUMOS REGENTE DE FARMACIA
AUXILIAR DE FARMACIA
REGENTE DE FARMACIA
3 Señala en el LBMN los medicamentos fotosensibles, sensibles a la humedad y los que requieren refrigeración.
Señala en el LBMN los medicamentos fotosensibles, sensibles a la humedad y los que requieren refrigeración.
Recibir LBM señalados. Entregar LBM señalando los medicamentos fotosensibles. Determinar y registrar humedad a las 8:00 Am, ½ día y 6:00 Pm Entregar LBM señalando los medicamentos sensibles a la humedad
Reportar valor superior 65% a 75% HR.
Asegurar temperatura adecuada.
Recibir LBM
Tomar correctivos según el caso.
Determinar y registrar temperatura ambiente y de refrigeración a las 8:00 Am, ½ día y 6:00 Pm.
Entregar LBM señalando los medicamentos que requieren refrigeración.
4
Reporta valores de temperaturas por fuera de:15º a 30º C, refrigeración 2º a 8º C.
28
CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO. AUXILIAR DE FARMACIA
REGENTE DE FARMACIA
6
Extraer del acta de recepción las fechas de vencimiento.
Actualizar archivo del sistema: *Eliminar insumos sin existencia: *Resaltar próximos a vencerse. minimo 6 meses .
Imprimir Listado
Entregar listado.
Recibir listado.
Tomar medidas necesarias.
7
28
CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO. AUXILIAR DE FARMACIA
REGENTE DE FARMACIA
6
Extraer del acta de recepción las fechas de vencimiento.
Actualizar archivo del sistema: *Eliminar insumos sin existencia: *Resaltar próximos a vencerse. minimo 6 meses .
Imprimir Listado
Entregar listado.
Recibir listado.
Tomar medidas necesarias.
7
29
29
30
PROCESO DE DISTRIBUCION Y DISPENSACION
RESPONSABLES:
Regente de farmacia. Auxiliar de farmacia.
OBJETIVO GENERAL
30
PROCESO DE DISTRIBUCION Y DISPENSACION
RESPONSABLES:
Regente de farmacia. Auxiliar de farmacia.
OBJETIVO GENERAL
Garantizar que los insumos necesarios para el funcionamiento de la Droguería Económica El Campesino, estén disponibles en el momento oportuno, en el lugar adecuado, en las cantidades correcta y conservando las características con las que fueron recibidas.
OBJETIVO ESPECIFICOS
Garantizar oportunamente los insumos del Listado Básico de Medicamentos necesarios para cubrir la prescripción medica, cumpliendo con as normas de prescripción y las políticas de la Droguería Económica el Campesino en busca de la recuperación de los usuarios. Asegurar a los servicios hospitalarios del municipio los insumos establecidos indispensables para un buen servicio. Asegurar y controlar el suministro correcto y oportuno de los insumos requeridos en cada formula medica. Garantizar el ingreso al inventario de los insumos ingresados a la dispensación. Garantizar el registro de los insumos que salen del servicio farmacéutico y su cantidad.
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DISPENSACION DE INSUMOS AUXILIAR DE FARMACIA
AUXILIAR DE FARMACIA
Comprobar en el software listado de productos según sus exigencias. Recibir formula médica con medicamentos prescritos. Imprimir listado de los productos con mínimo 3 existencias para posterior adquision de medicamentos o insumos.
Verificar existencia del producto y validar la formula
Comprobar que este dentro del Listado Básico de Medicamentos
Imprimir total de ventas diarias..
Buscar cantidades, concentración y forma farmacéutica según lo indicado en la formula.
Despachar formula médica
Ingresar la venta al software de inventario
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INSPECCION, CLASIFICACION Y DETERMINACION DE DEFECTOS
Esta norma tiene por objeto la inspección de los I.H.E., para detectar los defectos con la finalidad de establecer criterios sobre la aceptación o no de los mismos.
DEFECTO
CATEGORIAS DEL DEFECTO CRITICO MAYOR MENOR
Rotulación:
Ausencia de nombre genérico, numero de registro sanitario, laboratorio fabricante, numero de lote, fecha de expiración, formulación del producto, cantidad o volumen. Ausencia de las condiciones especiales de almacenamiento cuando el producto así lo requiera (ejemplo: conservarse bajo refrigeración.) Ausencia de la vía de administración para soluciones y polvos parentales.
X X X
Rotulación del envase: Individual
Ausencia de nombre genérico, numero de lote y fecha de expiración. Ausencia de la vía de administración para soluciones y polvos parentales. Ausencia de la cantidad contenida en el envase para soluciones parentales. Ausencia de la formulación del producto por unidad posológica sin
X X X
32
INSPECCION, CLASIFICACION Y DETERMINACION DE DEFECTOS
Esta norma tiene por objeto la inspección de los I.H.E., para detectar los defectos con la finalidad de establecer criterios sobre la aceptación o no de los mismos.
DEFECTO
CATEGORIAS DEL DEFECTO CRITICO MAYOR MENOR
Rotulación:
Ausencia de nombre genérico, numero de registro sanitario, laboratorio fabricante, numero de lote, fecha de expiración, formulación del producto, cantidad o volumen. Ausencia de las condiciones especiales de almacenamiento cuando el producto así lo requiera (ejemplo: conservarse bajo refrigeración.) Ausencia de la vía de administración para soluciones y polvos parentales.
X X X
Rotulación del envase: Individual
Ausencia de nombre genérico, numero de lote y fecha de expiración. Ausencia de la vía de administración para soluciones y polvos parentales. Ausencia de la cantidad contenida en el envase para soluciones parentales. Ausencia de la formulación del producto por unidad posológica sin necesidad de especificar excipientes.
X X X X
Cuando se utilizan etiquetas:
Etiquetas rotas, sucias o arrugadas. Etiquetas torcidas o mal pegadas (solamente en medicamentos para reconstituir y que el nivel hasta donde hacerse este marcado en la etiqueta).
X X
Envase de vidrio:
Frascos sin contenidos o sin indicación del contenido. Color del envase, (debe ser el que requiera el medicamento con fines de protección). Ausencia de bandas de seguridad
X X X
33
CONTENIDO DE ETIQUETAS, ROTULOS Y EMPAQUES
1. Nombre del producto. 2. Nombre del laboratorio fabricante. 3. Formula por unidad psicológica. 4. Fecha de vencimiento. No podrá exceder los 5 años. 5. El numero del lote. 6. Las gotas contenidas en un mililitro. 7. La cantidad contenida en el envase.
33
CONTENIDO DE ETIQUETAS, ROTULOS Y EMPAQUES
1. Nombre del producto. 2. Nombre del laboratorio fabricante. 3. Formula por unidad psicológica. 4. Fecha de vencimiento. No podrá exceder los 5 años. 5. El numero del lote. 6. Las gotas contenidas en un mililitro. 7. La cantidad contenida en el envase. 8. Las condiciones especiales del almacenamiento. 9. Numero de registro sanitario 10. La frase “ VENTA BAJO FORM ULA U ODONTOLOGICA” o “VENTA LIBRE”.
11. Precio máximo de venta al público. 12. La leyenda “ MEDICAMENTO
ESENCIAL”.
13. Para productos biológicos se deben incluir adicionalmente:
La constitución físico-química o características biológicas e inmunológicas del producto. La indicación de su actividad y de sus unidades protectores y de capacidad, así como la dosis floculante o titulo del germen. La indicación del estado biológico del microorganismo. Vivo, modificado o muerto.
14. La leyenda “MANTENGASE FUERA DEL ALCANCE DE LOS NIÑOS”
34
CONDICIONES PARA EL SERVICIO DE INYECTOLOGIA DROGUERIA ECONOMICA EL CAMPESINO
1. INTRODUCCION La elaboración de este trabajo tiene como fin, la profundización en el conocimiento de las normas vigentes y la practica correcta de la inyectologia para la prestación de un servicio adecuado a la comunidad.
1.1. INFRAESTRUCTURA Y DOTACION
1.1.1. Se debe contar con una sección especial e independiente, que ofrezca la privacidad y comodidad para el administrador y el paciente, y contar con un lavamanos y un servicio sanitario cercano. 1.1.1.2. Una camilla, escalerilla y mesa auxiliar. 1.1.1.3. Contar con jeringas desechables, recipiente algodonero y cubetas. 1.1.1.4. Dispensador de toallas desechables y dispensador de jabón liquido. 1.1.1.5. Contar con los demás materiales y dotaciones necesarias para el procedimiento de la inyectologia.
1.2. RECURSO HUMANO
El encarga do de administrar el medicamento inyectable debe contar con formación académica y entrenamiento que lo autorice para ello, de conformidad con las normas vigentes sobre la materia, esta formación académica del personal que ejecuta la acción es realizada por la Cruz Roja Colombiana.
1.3. NORMAS DE PROCEDIMIENTO
Deberán contar y cumplir con normas de limpieza y desinfección de áreas, bioseguridad, manejo de residuos y manual de procedimientos técnicos.
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1.4. PROHIBICIONES
No se podrán administrar medicamentos por vía intravenosa, ni practicar pruebas de sensibilidad. No realizar curaciones médicas y odontológicas o suturas. No realizar consultas medicas y odontológicas, dentro del establecimiento. No almacenar o distribuir productos farmacéuticos sin registro sanitario, alterados, fraudulentos o vencidos. No aplicar soluciones parentales de gran volumen. Cambiar los productos prescritos por el medico u odontólogo. Aplicar inyecciones sin formula medica. Manejar medicamentos de control especial sin autorización.
DIRECCION DE VIGILANCIA Y CONTROL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD 2. ASPECTOS GENERALES BASICOS DE LAS INYECCIONES Aparte de la técnica especifica de las inyecciones, deberá recordar unas pocas reglas generales.
2.1 REGLAS GENERALES
Aplicar solo con formula medica. Leer la formula detalladamente, si es necesario releer. Observar fecha de vencimiento y presentación del medicamento. No aplicar en zona roja, dura o dolorosa. No limpiar aguja con algodón. Hacer desinfección del frasco y del tapón antes de perforarlo.
2.2 LUGAR PARA ALMACENAMIENTO DE HIPODERMICOS. Para evitar su contaminación, los hipodérmicos deben estar protegidos siempre del medio ambiente exterior, en un lugar donde no les de luz. En empaques siempre cerrados e individuales y en un lugar seco para evitar la humedad que los puede alterar. En lo posible almacenarlos en las gavetas destinadas para esto debidamente marcadas según el tamaño e las agujas y el volumen de las jeringas.
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2.3 FECHA DE CADUCIDAD Compruebe las fechas de caducidad de cada uno de los componentes del medicamento y si registro INVIMA, al que se antecede siempre con la letra M de medicamento.
2.4 MEDICAMENTO Asegúrese que el vial o la ampolla contiene la cantidad correcta y la concentración adecuada y su registro INVIMA al que se antecede siempre con la letra M de medicamento
2.5 ADMINISTRAR DOSIS CORRECTA
Modificaciones mínimas en la dosis formulada pueden ser importantes y peligrosas. En algunos medicamentos el margen entre una dosis terapéutica y otra potencialmente letal es muy estrecho. Compruebe dos veces la dosis formulada con a que esta a punto de administrar. Tenga cuidado con los decimales. En caso de que la dosis parezca muy elevada o muy baja, confirme directamente con el medico lo que prescribió. No aproxime la dosis al envasar los medicamentos, utilice la jeringa que permita medir la dosis exacta. Verifique los cálculos matemáticos de dosis y velocidad de infusión. Compruebe dos veces la dosis prescrita. Tenga en cuenta los factores que influyen en la cantidad necesaria para alcanzar una dosis terapéutica son: edad, sexo, superficie corporal y estado general del paciente. Para neonatos es ideal calcular la dosis por kilogramo de peso.
2.6. CONOCER LAS POSIBLES INTERACCIONES FARMACOLOGICAS
Siempre que se administren conjuntamente dos o más medicamentos puede ocurrir una interacción farmacológica. La reacción puede aumentar o disminuir la absorción o el efecto del medicamento. Los ancianos corren un mayor riesgo debido a las alteraciones fisiológicas secundarias al proceso de envejecimiento. Algunos alimentos pueden influir en la acción farmacológica de ciertos medicamentos.
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2.7 EDUCAR AL PACIENTE SOBRE EL MEDICAMENTO QUE SE LE VA A ADMINISTRAR.
El tiempo que usted invierta en educar al paciente puede proporcionarle beneficios al aumentar la seguridad y participación de este. Informe acerca del efecto farmacológico del medicamento y resalte la necesidad de una administración constante, oportuna y el tiempo de duración del tratamiento. Recuerde que del cumplimiento y el conocimiento de las terapias por parte del paciente se obtiene el éxito o el fracaso de los tratamiento farmacológicos. Verificar que el paciente este informado sobre cualquier proceso y tratamiento recibido y estimúlelo a que pregunten libremente acerca de ellos al igual que informe al medico sobre los efectos secundarios y/o alérgicos producidos por los medicamentos. El paciente debe: aprender los nombres de los medicamentos y las dosis con horas exactas. Conocer los medicamentos que no puede tomar y las razones. Observar las características de los medicamentos (presentaciones) y las condiciones de almacenamiento, los elementos, las unidades de medida para tomar dosis exactas.
2.8 ESTERILIDAD
Durante todo el proceso de preparación, el material deberá permanecer estéril. Aplique la técnica de lavado de manos, del manual de bioseguridad. Desinfección adecuada del sitio de aplicación.
2.9 AUSENCIA DE BURBUJAS
Asegúrese de que no queden burbujas de aire dentro de la jeringa.
3. PROTOCOLO DEL MANEJO DE CORTO PUNZANTES CORTO PUNZANTES: son aquellos que por sus características punzantes o cortantes pueden dar origen a un accidente percutáneo infeccioso. Dentro de estos se encuentran; limas, lancetas, agujas, restos de ampolletas, laminas de vidrio y cualquier otro elemento que por sus características corto punzantes pueda lesionar u ocasionar un riesgo infeccioso. La distribución de accidentes con objetos corto punzantes, ocurren en el siguiente orden: Antes de desecharlo Durante su uso Mientras de desecha Después de desecharlo
: : : :
50.9% 29.0% 12.6% 7.6%
38
3.1 NORMAS PARA MANEJO DE CONTENEDORES DE CORTO PUNZANTES O GUARDIANES
El contenedor debe estar en un hilo y de fácil acceso. El contenedor debe estar plenamente identificado. Nunca tratar de doblar o partir agujas con las manos. Después de emplear las agujas, desecharlas inmediatamente en el contenedor o recipiente destinado para tal fin. Usar el desem-patador de agujas que trae el contenedor corto punzante y no manipular las agujas directamente. Nunca tratar de abrir un contenedor que ha sido cerrado y mucho menos tratar de recuperar algo en su contenido. Desechar en el contenedor de corto punzantes además de las agujas, todos los elementos que puedan ocasionarnos lesiones en la piel como clavos, tornillos trozos de vidrio, alambres y ampolletas de vidrio rotas. Nunca dejar por fuera del contenedor o en las bolsas de basura desechos corto punzantes. Debe reportar cualquier accidente de inmediato.
4. ASPIRACION DE UNA AMPOLLA Pueden ser ampollas de vidrio o de plástico.
4.1 MATERIALES
Jeringa y aguja del tamaño adecuado. Ampolla con la solución o fármaco necesario. Gasa o algodón o pañitos alcoholados. Lima especial para romper ampollas de vidrio.
4.2 TECNICA
Lávese las manos. Coloque la aguja en la jeringa. Haga caer el líquido del cuello de la ampolla dándole un golpecito o girándola con un movimiento leve en espiral hacia abajo. Lime alrededor del cuello de la ampolla. Protéjase los dedos con una gasa si la ampolla es de vidrio. Desenfunde la aguja. Aspire el líquido de la ampolla. Quite el aire de la jeringa. Proteja de nuevo la aguja con la caperuza de plástico para evitar que este en contacto con el medio exterior o evitar punción accidental y derrame del liquido. Procedimiento del lavado de manos.
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5. TECNICA DE INYECCION INTRAMUSCULAR (IM) 5.1 OBSERVACIONES GENERALES: Para realizar el procedimiento tenga en cuenta lo siguiente:
Seleccione una aguja de longitud y diámetro correcto. Una aguja demasiado larga puede llegar al hueso, una demasiado corta no alcanzara el musculo. Para adulto elija una aguja de 3 ml. Con una aguja de 1 ½ pulgada (3.75 cm.) y un calibre de 21 o 23 gauge. En los adultos delgados se utilizan agujas de 1 pulgada (2.5cm.); en adultos obesos se utilizan las agujas mas largas de 1 ¾ pulgadas (4.78 cm); en los lactantes y niños pequeños se utilizan agujas de ½ pulgada (1.5 cm); nunca utilice una aguja 18 0 19 gauge. Evite inyecciones intramusculares en caso de alteración en la coagulación. Administre el volumen adecuado. Administre hasta 3 ml. En adultos, excepto cuando se administra en el deltoides, donde la cantidad máxima es de 2 ml. Evite mezclar medicamentos, a no ser que tenga información sobre la compatibilidad de estos. Informe al paciente del procedimiento. Explicarle adecuadamente el procedimiento que le va a realizar al paciente le ayudara a relajarse. Colaborara más. Explicarle al paciente el porque necesita la inyección y el tipo de sensación que experimentara. Algunos pacientes se quejan de dolor tras la inyección, posiblemente debido a la presencia de numerosas terminaciones nerviosas pequeñas. Los dedos de los pies del paciente deben apuntar hacia adentro, de modo que la cadera este en rotación interna. Inyecte el medicamento en la parte interior del musculo, no en la parte anterior del muslo.
5.2 ZONA DELTOIDEA El tamaño de la masa muscular del deltoides evita la administración de volúmenes superiores de 2 ml. Esta tan cerca del nervio radial y la arteria humeral profunda que existe la posibilidad de lesionar al paciente. La medicación aplicada en esta zona se absorbe mas rápidamente algunas vacunas como la hepatitis b y el toxoide tetánico (tetanol) tienen indicación de usar esta zona. Haga que el paciente flexione el codo, apoyando la parte del antebrazo, de forma que el deltoides este relajado. Exponga el brazo hacia el hombro.
