Manual Control de Stock - Deposito y Ventas

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INVENTARIOS Y DEPOSITOS

Código MP-SOP

Edición 2.009

Fecha de Edición 12/10/09

Departamento Administrativo

Elaboró: Clase Ejecutiva

Aprobó Director

Pagina 1 al 12

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA INVENTARIOS Y DEPOSITO

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II- INDICE CAPITULO

DESCRIPCION

HOJA Nº

I- TITULO…………………………………………………… TITULO…………… ………………………………………

1

II- INDICE……………………… INDICE……………………………………………………. …………………………….

2

III- ALCANCE………………………………………… ALCANCE………………………………………………… ………

3

IV- OBJETIVO DEL MANUAL…………………………… MANUAL………………………………. ….

3

V- POLITICAS………………………………………………… POLITICAS …………………………………………………

3

VI- RESPONSABLES…………………………………………. RESPONSAB LES………………………………………….

3

VII- PROCEDIMIENTOS……………………………………… PROCEDIMI ENTOS………………………………………

4-9

VIII- REGISTRO DE CAMBIOS……………………………….

9

IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS……………………. RELACIONADOS…………………….

9

X- GLOSARIO DE TERMINOS……………………………… TERMINOS………………………………..

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XI-ANEXO XI-AN EXO 1 FLUJOGRAMA…………………………………… FLUJOGRAMA…… ………………………………

11-12

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IIIIII- ALCANCE El presente manual comprende procedimientos relacionados a inventarios de productos, donde se concentra actividades de manejo de los recursos como insumos, herramientas y demás elementos de trabajo de los diversos departamentos responsables de manejar stock de bienes.

IVIV- OBJETIVO

Lograr procedimientos prácticos para el registro oportuno, seguro y correcto de los movimientos que existen entre los depósitos.

VV- RESPONSABLES • • • • •

Encargado de Compras Encargado de Deposito Jefes de Departamentos Jefe de administración y finanzas Director Administrativo

VIVI- POLITICAS ACERCA DE INVENTARIOS 1. Todos los inventarios se realizaran con un corte operacional u administrativo dependiendo del tipo de inventario a ser realizado, y podrá durar entre 24 (veinticuatro horas) a 48 (cuarenta y ocho) horas. 2. Los jefes de departamentos coordinaran la realización del inventario y asignaran a las personas quienes ejecutaran la tarea, para ello, deberán comunicar a la Dirección dependiente los días de trabajo previstos, el alcance y quienes lo realizaran. 3. Al termino del inventario se comunicara por memo o nota el resultado obtenido, con el conteo físico y su posterior conciliación con el ultimo reportado, si existiesen diferencias evaluar las causas y justificarlas. 4. Los resultados obtenidos deberán constar en documentos y firmados por los ejecutores y responsables de área, a fin de ajustar las cantidades en el sistema informático. 5. Los inventarios deben realizarse trimestralmente en todos los casos, y en el caso de producción en forma mensual en fechas que serán fijadas por cada jefatura. 6. Se clasifican los tipos de inventarios por sector y se detalla a continuación:

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En Soporte : Todos los que se encuentran en depósito central que son: Herramientas,

implementos, insumos, fertilizantes, maquinarias, vehículos y demás utilizados en el campo.

En Ventas: Todos los que se encuentran en ventas vivero y sucursales, que son plantas, planteras,

soporte de planteras y demás artículos para la venta. También habrá un stock destinado a Jardinería, herramientas, y equipos de trabajo.

En Producción : Todos los insumos, productos en proceso, y productos terminados. También

habrá un deposito de herramientas menores y mayores para uso en Producción.

En Administración : Los muebles y equipos de oficina. También tendrán a su cargo el

almacenamiento de los útiles de oficina.

VII VIII- PROCEDIMIENTOS 7.1 7.1.1- INVENTARIOS DE HERRAMIENTAS, MAQUINAS Y EQUIPOS 1Queda establecido que el Jefe de Soporte deberá realizar un corte administrativo, a fin de desplazarse hasta los sectores en donde la empresa esta ejecutando proyectos y deberá realizar un inventario general de todas las herramientas menores y mayores existentes como asi también de las maquinarias e implementos utilizados para el trabajo diario y verificar las condiciones en que se encuentran los mismos. 2Elaborar una planilla donde se cargaran los detalles de los items, identificando su estado actual, (excelente, regular, malo), de esta manera se clasificaría y en caso de que hayan casos extremos en donde el ítem evaluado ya no sea apta para el normal y seguro trabajo, se deberá excluir o darle de baja, a través de un acta o planilla de movimiento de bienes. (ver con contabilidad) 3En caso de dar de baja al ítem, se registra en dicha planilla, con las justificaciones correspondientes, se retira la herramienta con la constancia y firma de los responsables del área, y se comunica al Director Administrativo y al Departamento de Contabilidad para la baja oficial. 4Al realizar dicho inventario deberá asignarle un código a fin de identificar dicho instrumento de trabajo. 

estimado menor a Gs. 500.000. 

estimado mayor a Gs. 500.000  

Herramientas Menores Menores: Todas aquellas que tienen un valor Herramientas Mayores: Mayores Todas aquellas que tienen un valor Tractores Implementos

5El Código asignado a todos los bienes a ser inventariados se deberá solicitar al Responsable del area de informática a fin de facilitar la descripción de los bienes con sus códigos respectivos.

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6Una vez asignadas las numeraciones y realizado el conteo, se cargara en un formulario y será entregado al Responsable del área, quien firmara conformidad. 7En caso de que se desplace herramientas de un sector al otro, el jefe de sector deberá realizarlo por escrito y hacer firmar a la otra parte que recibe, y llevara el control de entrada y salida del mismo. 8Dichos movimientos de herramientas que pudieran existir se debe comunicar vía mail o memo interno al Jefe de Soporte. 9El control de inventarios se llevara a cabo en forma permanente con cortes trimensuales al último día hábil de cada mes bajo los lineamientos, principios y estrategias establecidos en los presentes procedimientos. 10El Jefe de Soporte, entregara al encargado de deposito las informaciones recabadas en forma escrita a fin de que realice la carga en el sistema informático y de esta manera llevara un registro sistemático del movimiento de bienes, herramientas y productos de su deposito. 7.2 .2-- ENTRADA, N 7.2 ENTRADA, SALIDA Y CONTROL DE INSUMOS Y PRODUCTOS EEN DEPOSITO CENTRAL 7.21 .21-- SALIDA AL STOCK DEL DEPÓSITO 7.21 1El solicitante, deberá consultar con el encargado del deposito en forma verbal si el bien solicitado se dispone en stock, y si es factible, el solicitante debe llenar una ORDEN DE PEDIDO, (Cada sector debe contar con un talonario numerado y en duplicado), original PEDIDO deposito, duplicado para el solicitante, el jefe del sector solicitante debe firmar para su autorización correspondiente y remitirá al Encargado de depósito la OP (original), debiendo hacer firmar el duplicado al encargado de deposito quien recibe el pedido, y quedarse con el archivo del duplicado. 2El Encargado de depósito deberá revisar si existe en stock los ítems solicitados, si disponen de los mismos, entregara al solicitante registrando en la OP la salida del ítem previendo firma de conformidad y quedara con el archivo del original a fin de respaldar salidas de su stock. 7.22 .22-- ENTRADA AL STOCK DEL DEPÓSITO 7.22 1- Se genera el ingreso a través de las compras realizas, donde el Encargado de Compras al efectuar la compra, remite al Encargado de Deposito la Copia de la Orden de Compra. Cuando llegue el producto debera verificar el contenido de la factura recibida del proveedor coincida con la cantidad física de mercaderías recibidas de acuerdo a la OC y confirmando la información, ingresara en su planilla de inventarios inventarios, este deberá firmar atrás de la factura una vez que cargue al stock y remitirá a Compras la factura original. Deposito deberá quedarse con la copia de la OC para mantener un archivo de documentos respaldatorios a sus ingresos.

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2- En caso de transferencias de stock, por ejemplo se transfiere herramientas del campo y se devuelve al deposito, el jefe de sector quien remite, deberá hacerlo através de una nota de remisión, (en duplicado), original para quien recibe, duplicado para quien remite, con las firmas respectivas de quien ha emitido y quien ha recepcionado. 7.23 .23-- CONTROL DE INVENTARIO 7.23 a. De acuerdo a los registros realizados en el sistema informático o en la planilla excel, una vez al mes el encargado de depósito realizara la conciliación generando un reporte mensual de las cantidades por ítems del sistema, y las cantidades físicas existentes en su stock. b. El Jefe de Soporte deberá efectuar un control trimestral del inventario en base a las documentaciones respaldatorias que son entradas y salidas, mediante Orden de Pedido y Orden de Compra. Estos documentos quedaran archivado en Deposito para respaldar los movimientos existentes. c. En caso de que existieran diferencias entre las cantidades emitidas por el sistema y las físicas se deberá emitir un informe al Director Administrativo acerca del motivo o las justificaciones correspondientes a fin de realizar los ajustes reales. 7.3 .3-- PROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS DE STO STOCK CK 7.3 EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS 7.31 .31-- INGRESO DE STOCK 7.31 a- ORDEN DE RETIRO INTERNA(Código:21): INTERNA(Código:21) Se especifica las cantidades y variedades de plantas en general(flores, eucalyptus, bordes, plantas nativas, plantas ornamentales, etc.) o pastos que ingresan al STOCK de ventas provenientes del Dpto. de Producción Producción o del vivero Santa Ana. El vendedor especifica en este documento la fecha, las variedades, cantidades, el sector de producción de donde retira, el nombre completo del encargado jefe de ese sector, presenta a la gerencia de venta para la firma autorizada de su pedido y luego al jefe del sector de producción para que este firme la orden a fin de lograr un control cruzado. Este documento tiene dos ví vías as originales puesto que las dos están en la misma hoja y se completa primero la parte de arriba en manuscrito y posteriormente abajo ídem, la vía de la parte superior y la inferior llevan las firmas del Gerente de Ventas y del jefe de sector, posteriormente el vendedor entrega al jefe de sector una de las vías y la otra presenta al dpto. de Ventas para que la cajera cargue en su stock del sistema y archive. bENTRADA DE PRODUCTOS MANUFACTURADOS(Codigo:21): MANUFACTURADOS(Codigo:21) En este documento se especifican las cantidades y variedades productos manufacturados (planteras, pedestales, productos artesanales, etc.) que ingresan al STOCK de ventas provenientes del Dpto. de Carpintería o Herrería. El vendedor especifica en este documento la fecha, el producto, las cantidades, el sector de donde retira, el nombre completo del encargado jefe de ese sector, presenta a la gerencia de venta para la firma autorizada de su pedido y luego presenta al jefe del sector para que este firme la orden a fin de lograr un control cruzado. 6


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originales.. Una queda con el encargado del sector que está bajo la Este documento tiene dos vías originales supervisión del Jefe de Soporte (Ej. Herrería o Carpintería) y la otra vía queda en Dpto. de Ventas. cCOMPRAS LOCALES(Codigo:3) y COMPRAS DE IMPORTACIÓN(Codigo:8): Orden utilizada para dar entrada de productos al stock por compra de proveedores locales(ubicados dentro del territorio paraguayo) o importados(proveedores del extranjero), siguiendo los procedimientos generales de una compra. 6.33-- EGRESOS DE STOCK: 6.33 aa- Ventas al Contado o Crédito: Se da de baja uno o varios productos por ventas directas a clientes externos, emitiendo factura legal Contado(a través de una nota de pedido enumerada que elaboran los vendedores)o Crédito vía sistema(F. Crédito: solo para clientes antiguos o clientes internos, con un plazo máximo de 30días). bb- Orden de Baja de Stock(Código: 24): Es la orden utilizada para dar de baja del stock uno o varios productos por diferentes tipos de motivos, como por ej.: 1) PERDIDAS(Código: 24): son las bajas del stock por descomposición total de los productos a consecuencia de factores como agentes naturales, o por utilización de algunas variedades para el hermoseamiento de la empresa. 2) SALIDA DE COMPONENTE POR MONTAJE (Código: 18): son las bajas del stock por envió de los productos al sector de producción para su recuperación por alguna descomposición parcial de las variedades, que normalmente si se detecta a tiempo se podrá recuperar totalmente esa variedad para evitar llegar a las Perdidas. 3) SALIDA DE MATERIA PRIMA PARA PRODUCCIÓN (Código: ): son las bajas del stock por envíos de los productos al sector de producción, con el fin de multiplicar de estas bajas más cantidades de la misma variedad. estáá Observación: El tiempo de descomposición no tiene una fecha específica, porque est directamente relacionado al clima, normalmente cuando se presentan días seguidos de lluvia, o heladas, o el ataque repentina de algún insecto u hongos, etc. Los vendedores son responsables de informar al Gerente de Ventas quien verifica para posteriormente nte dar firma de conformidad en la Orden de Baja de stock. posteriorme cOrden de Retiro de Jardinería(Código: 25): es la orden utilizada para dar de baja del stock cuno o varios productos destinados al servicio de jardinería, la cual es facturada por la Jefa de Administración y Finanzas, quedando la unica via original para el archivo del Sector Ventas. dd- Transferencia de Vivero: es un documento nombrado como Remisión, la cual se utiliza cuando se realiza el traslado de productos del stock vivero Central (Código Nº3) al vivero Suc. Campo 9 Código Nº2.

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Este documento tiene dos vías, una queda en el Dpto. de ventas y otro con la encargada de la Suc. Campo 9 . El pedido realiza la Encargada de la Sucursal vía telefónica o algunas veces enviando vía fax, y mas adelante vía mail. La firma autorizadora de esta Remisión esta a cargo del Jefe de Ventas, Ventas, se remiten con el pedido dos vías firmadas por el mismo la cual una via quedaría quedaría para el quiie control de la Encargada de la Sucursal qu ien en recibe y la otra regresa al Dpto. Dpto. de ventas con la firma de su recepción dando conformidad de las cantidades y calidades de los productos .

LOS TIPOS DE PRODUCTOS SON: (Obs. Todos los productos son codificados por variedad) 1.

Plantas Ornamentales

2.

Plantas Exóticas

3.

Flores de Producción en el vivero y de importación.

4.

Planteras sin planta o planteras trabajadas con plantas

5.

Pedestales

6. Productos manufacturados como por ejemplo: pedestales varios, planteras en forma de tucanos, etc. 7.

Bordes

8.

Plantas frutales

7.4 7.4 .4-- PROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS DE STOCK EN EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCION 7.41 .41-- SALIDAS DE PRODUCTOS TERMINADOS 7.41 1Los encargados de sectores de producción deben realizar inventario físico en forma mensual, donde deben registrar los lotes de producción, con su correspondiente cantidad, característica, situación mediante una planilla pro forma, y remitir al Jefe de Producción. 2El Jefe de producción, producción, a través de de DATA ENTRY registra en el sistema informático informático todas las cantidades remitidas por los encargados, a fin de realizar aleatoriamente una verificación en cualquiera de sus productos. 3Salida al Stock Stock: Stock: Por VENTAS del Vivero o Remisión al CAMPO donde se solicita cierta cantidad de plantas, para ello se debe generar una OI, ORDEN DE RETIRO RETIRO INTERNA en duplicado y debidamente numerado, donde mencione la cantidad que se requiere, la característica, fecha, quien solicita, etc. Y la la firma y visto bueno del jefe del sector. Una via se 8


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entrega al Departamento de Producción y la otra al Jefe de Ventas. Si se remite al campo, el Jefe de Producción genera una Nota de Remisión, queda con el duplicado de la Nota debidamente firmado por quien se encarga del traslado de las plantas, y el Original se remite con la mercadería. 4Desde el momento que las plantas salgan del STOCK de Producción, se debe INGRESAR en el STOCK de VENTAS, VENTAS con la firma de quien recibió las plantas de modo que haya una TRANSFERENCIA de STOCK, cada sector maneja su propio STOCK de mercaderías. En el caso del campo se considera una venta, por tanto se da de baja directa del stock de producción. 5El Jefe de Producción debe mantener el archivo de las ORDENES INTERNAS recepcionadas tanto del vivero y las Notas de remisión en duplicado para l como del campo, a fin de remitir al DATA ENTRY para su descuento, y así mantener actualizado el stock en el sistema informático.

VII VIII III-- REGISTRO DE CAMBIOS

Edición 2.009 – 12/10/09 En el Alcance se define el responsable del proceso Se establece procedimientos para casos ca sos de anticipos. Punto 2 del Capitulo 3

IXIX- DOCUMENTOS RELACIONADOS Establecidos en el anexo • • • • • •

Orden de Compra Orden de Pedido Orden de Retiro Interno Transferencia de Vivero (Nota de Remision) Orden de Baja Entrada de Productos

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XTERMINOS MINOS X- GLOSARIO DE TER OP: Orden de Pedido, utilizado por los jefes de departamentos para solicitar insumos, productos al Deposito o a Compras. Tendta dos vias, el original se queda con quien recibe (Deposito o Compras) y el duplicado para quien emite. (jefaturas) OC: Orden de Compra, utilizado por el Encargado Encargado de compras para autorizar las compras solicitadas por el PM de deposito. Tendrá tres vías, original proveedor, y duplicado deposito y triplicado por talonario para archivo de compras. OR: Orden de Retiro Interna, Utilizado para retirar productos para la venta, venta, solicitado a Producción, Son dos vías originales, las dos están en la misma hoja, la vía de la parte superior y la inferior llevan las firmas del Gerente de Ventas y del jefe de sector. El vendedor entrega al jefe de sector una de las vías y la otra presenta al Dpto. de Ventas. EP: Entrada de Productos Manufacturados, Utilizado para dar entrada a productos elaborados por Soporte, las 2 vías son originales, una queda con el encargado del sector que está bajo la supervisión del Jefe de Soporte (Ej. Herrería o Carpintería) y la otra vía queda en Dpto. de Ventas. OB: Orden de Baja de Stock, utilizada para dar de baja del stock uno o varios productos por diferentes tipos de motivos, perdidas, o traslados a producción para reutilizarlos. TV: Transferencia de Vivero: es un documento de dos vías, uno queda en el Dpto. de Ventas y otro con el encargado de la sucursal solicitante, tiene la función de Nota de Remisión, la cual se utiliza cuando se realiza el traslado de productos del stock vivero Central (Código Nº3) al vivero Suc. Campo 9 Código Nº2.

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XI XII- FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMA DE ENTRADA AL STOCK

1

JEFATURAS

DEPOSITO

Compras /Transferencias 2

Verificación, Recepción, y conformidad

3

Archivo del Original NR o Nota de Pedido

5

Registro de Ingreso al Stock de Productos

Fin del Proceso

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FLUJOGRAMA DE SALIDA AL STOCK

SECTOR SOLICITANTE

ENCARGADO DEL STOCK

1

Solicitud de Plantas, bienes, herramientas u otro. 2 Verificación de Disponibilidad

3

4

5

Espera

Nota de Remisión u Pedido Interno

Salida de Productos

Firma en la NR o PI y conformidad

Fin del Proceso

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