INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................................. i OBJETIVOS ..................................................................................................................................................... 1 JUSTIFICACIÓN .............................................................................................................................................. 2 METODOLOGÍA PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS DE LA EMPRESA UNIVERSAL CELULAR. ............... .................... ..... 3 1.
Formulación Formula ción del problema .................................. ................. ................................... ................................... ................................... ................................... ............................. ............ 3 1.1.La descripción de la situación actual y la deseada para el problema se presenta en la figura 1.1. ... 3 1.2.
PLANTEAMIENTO PLANTEAM IENTO DEL PROBLEMA. PROBLEM A. .................................. ................ ................................... ................................... .................................... .......................... ........ 3
1.2.1.
1.3.
Subdivisión Subdivisió n del problema en sub-problemas sub-pro blemas.................................. ................. ................................... ................................... .................... ... 3
1.2.1.1. 1.2.1 .1.
Mala administración administ ración .................................. ................ ................................... ................................... .................................... ................................ .............. 4
1.2.1.2. 1.2.1 .2.
Control Contro l de las existencias. existenc ias. ................................... ................. ................................... .................................. ................................... ........................ ...... 4
Planteamiento del problema problema general general del sistema de información información .......... ................... .................. ................... .................. ........ 4
1.3.1.
ESTADO ACTUAL .................................. ................. ................................... ................................... ................................... ................................... ............................. ............ 4
1.3.2. Estado deseado. .......................................................................................................................... 5 1.3.2.
Búsqueda de soluciones. soluciones .................................. ................ .................................. ................................... .................................... ................................... ................. 5
1.3.3.
FASE DE DECISION. ................................. ................ ................................... ................................... ................................... ................................... .......................... ......... 9
1.4.1 Software ..................................................................................................................................... 11 1.4.1.1 Sistema Operativo. .............................................................................................................. 11 1.4.1.2 Base de datos ...................................................................................................................... 12 1.4.2 Equipo Informático .................................................................................................................... 14 1.4.2.1 Equipo Informático con el que se cuenta actualmente para la implementación del sistema ........................................................................................................................................................ 15 1.4.2.1 Equipo Informático requerido para el funcionamiento de la solución propuesta. ............ 15 1.4.3 Recursos Humanos ..................................................................................................................... 16 1.4.4. Conclusión de la factibilidad técnica. ........................................................................................ 17 1.5. FACTIBILIDAD OPERATIVA ................................................................................................................ 18 1.5.1. Operaciones actuales (Control de ventas e Inventario) de la empresa .............. ....................... ................... ............. ... 19 1.5.2. Según el diagnóstico situacional en la empresa Universal Celular se puede mencionar algunos aspectos claves para la Operalizacion del nuevo sistema propuesto, tales como: ................... ............................ ......... 19 1.5.3. Conclusión de la factibilidad operativa ..................................................................................... 20 1.6. Factibilidad económica .................................................................................................................... 21 1.6.1. FACTIBILIDAD ECONOMICA DE LA EMPRESA UNIVERSAL CELULAR. .................... ............................. .................. ........... .. 21 1.6.1.1. Vida Útil del sistema .......................................................................................................... 21
1.6.1.2. Tasa de Inflación. ............................................................................................................... 21 1.6.1.3. Costos de operación actuales. ........................................................................................... 22 1.6.1.3.1. Calculo para determinar los tiempos t iempos y costos de en el área de venta. .............. ...................... ........ 22 1.6.1.3.2. Calculo para determinar el tiempo y costo de revisión de existencias en inventario.23 1.6.1.4. Costos de operación con la utilización del sistema automatizado. ............ ..................... .................. .............. ..... 26 1.6.1.4.1. Calculo para determinar los tiempos y costos de en el área de venta con el sistema propuesto. ................................................................................................................................... 26 1.6.1.4.2. Calculo para determinar el tiempo y costo de revisión de existencias en inventario con el sistema automatizado. ..................................................................................................... 27 1.6.1.5. Costos de operación del sistema automatizado (costo de oportunidad.) ................. ......................... ........ 30 1.6.1.6. Cuantificación del beneficio económico. ........................................................................... 30 1.6.1.7. Flujo de efectivo. ................................................................................................................ 31 1.6.1.7.1. 1.6.1.7 .1. Uso del método de valor neto presente. .................................. ................ .................................... ................................. ............... 32 1.6.1.8. Conclusión de la factibilidad económica. ........................................................................... 34 1.7. CONCLUSIONES ................................................................................................................................ 41 1.8. ANEXOS ............................................................................................................................................ 42 1.8.1. Anexo Nº 1 .................................................................................................................................... 42 ANALIS FODA PONDERADO DE LA EMPRESA UNIVERSAL CELULAR. ................... ............................ .................. .................. ................. ........ 42 1.8.1.1. ANALISIS INTERNO. ............................................................................................................ 43 1.8.1.2. ANALISIS EXTERNO. ............................................................................................................ 44 1.8.2. INTERPRETACIÓN INTERPRETACIÓN DE LA L A SITUACIÓN DE LA EMPRESA UNIVERSAL CELULAR. .................. ........................... ......... 46 1.8.2.1. Fortalezas. .......................................................................................................................... 46 1.8.2.2. Debilidades. ........................................................................................................................ 46 1.8.2.3. Oportunidades. .................................................................................................................. 46 1.8.2.4. Amenazas. .......................................................................................................................... 46 1.8.2. Anexo Nº 2 .................................................................................................................................... 47 1.8.3. ANEXO Nº 3 ............................................................................................................................... 49
ii
INTRODUCCIÓN La productividad de una empresa en cuanto a sus operaciones se logra mediante la utilización óptima de los recursos existentes; existentes ; así como también al realizar un diagnóstico situacional en la empresa para identificar la causa y la existencia de alguna problemática, de tal manera que se pueda orientar acciones enfocadas a mejorar la situación que experimenta la empresa. Generalmente los microempresarios en nuestro medio se enfrentan a muchos retos y desafíos, ya que carecen de habilidades y conocimientos para administrar y dirigir una empresa, por tal razón se hace difícil identificar los problemas que afectan las operaciones de la empresa y encontrar la solución adecuada a dicha problemática. En este caso en particular, se realiza un análisis en todos los ámbitos empresariales para identificar los problemas que actualmente enfrenta la empresa “Universal Celular” para
proponer una serie de acciones enfocadas a solucionar la problemática encontrada; el problema que normalmente enfrentan las micros y pequeñas empresas es mala gestión, procesamiento y mala utilización de la información, dando lugar a una administración deficiente y critica en la empresa, por tal motivo se hace necesario proponer acciones que contribuyan a eliminar este tipo de problemas, con la creación e implementación de un sistema informático para registrar y controlar las operaciones de la empresa para generar información útil para la toma de decisiones en beneficio de la empresa. De acuerdo al análisis situacional en la empresa “Universal Celular”, considerando las diferentes
factibilidades técnica, económica y operativa, se determina que si es posible la creación e implementación de un sistema informático de control de inventarios y de ventas para hacer mas eficientes las transacciones comerciales que la empresa realiza, para ejecutar la propuesta es necesario impulsar programas de entrenamiento y capacitación para el uso y manejo de este sistema y también de las nuevas tecnologías tec nologías existentes.
i
La situación económica que se vive en El Salvador es cada vez mas critica, por lo que es recomendable incentivar a las empresas sobre la utilización de software libre; para ahorrar dinero al no incurrir en costos de licencias y soporte técnico de los sistemas operativos privativos, considerando lo anterior, la propuesta del sistema informático de control de inventarios y de ventas se hace en base a una aplicación gratuita (OPENERP) gestionador de recursos empresariales, donde se crean y personalizan los módulos necesarios (VENTAS, INVETARIO, COMPRAS, Y TERMINAL DE PUNTO DE VENTAS) para registrar y controlar las transacciones comerciales de la empresa.
ii
OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL
Realizar un diagnóstico situacional en la empresa Universal Celular para encontrar los problemas que afectan las operaciones del negocio, determinar las causas y proponer alternativas de solución
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar las causas y la existencia del principal problema en la empresa para para buscar alternativas de solución a dicha problemática.
Establecer alternativas de solución al principal problema encontrado en la empresa, para contribuir a la realización de las operaciones de manera productiva y así lograr el éxito empresarial como empresa.
Determinar la posibilidad que la empresa implemente las acciones propuestas orientadas a corregir las deficiencias encontradas con el diagnostico situacional en la empresa.
1
JUSTIFICACIÓN Para identificar las causas y la problemática que experimenta una empresa se debe realizar una investigación acerca de la situación actual de la empresa, utilizando los medios adecuados para extraer información crucial para identificar con claridad la situación de la empresa tanto interna como externamente, a través de la encuesta dirigida a empleados de la empresa, la guía de entrevista dirigida a los gerentes propietarios y el método de la observación directa. El proyecto de investigación actual está enfocado en encontrar la problemática de la empresa “Universal Celular”, determinar la disponibilidad tanto de los propietarios como empleados
para adoptar las acciones y medidas que contribuyan a la solución del problema, utilizando el instinto y pensamiento investigativo, se observa mala administración en cuanto a la gestión, manejo y utilización de la información en el proceso de toma de decisiones, lo anterior es la base fundamental para la propuesta de un sistema de control de inventarios y de ventas para registrar y controlar las operaciones para tomaran las mejores decisiones en beneficio de la empresa. La situación crítica que experimenta la empresa mejorara al ejecutar las acciones propuestas como respuesta a las deficiencias encontradas en el diagnostico situacional, para lograrlo es necesario el compromiso de ambas partes propietarios y empleados para coordinar la creación, ejecución y manejo del sistema de control de inventarios y de ventas en la empresa.
2
METODOLOGÍA PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS DE LA EMPRESA UNIVERSAL CELULAR. 1. Formulación del problema
Estado actual
PROCESO
Lo que se pretende es que la empresa cuente con un sistema de información organizado que permita llevar un registro de sus compras, ventas y existencia de productos.
El estado actual de la empresa es que no cuenta con un control de registros de actividades en el área administrativa, lo cual produce que la empresa no tenga registro de sus compras, ventas y productos en existencia.
1.1.
Estado deseado
La descripción de la situación actual y la deseada para el problema se presenta en la figura 1.1.
1.2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
El problemática que se está analizando de la empresa universal celular surgirán respuestas a los problemas actuales que son
mala administración, control de las compras, ventas y las
existencias de sus productos, de las áreas que están directamente involucradas. 1.2.1. Subdivisión del problema en sub-problemas Se presentan las problemáticas que afectan a cada una de las áreas involucradas en el sistema:
3
1.2.1.1.
Mala administración
Mal manejo de la información.
No se realizan planeación de actividades
No se llevan registro de actividades.
No se realiza control interno dentro de la empresa.
No se lleva control de las ventas diarias.
1.2.1.2.
Control de las existencias.
No existen control de compras de productos.
No controlan la cantidad de productos en bodega
No controlan las salidas ni entradas de productos.
1.3.
Planteamiento del problema general del sistema de información
El problema puede ser sintetizado a manera de pregunta así: ¿UN SISTEMA DE INFORMACION PARA EL APOYO A LA ADMINISTRACIÓN,
LOS PROCESOS DE
COMPRA Y VENTAS, CONTROL DE LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA UNIVERSAL CELULAR, CONTRIBUIRÁ A LA EFICIENCIA LAS ACTIVIDADES?
1.3.1. ESTADO ACTUAL La empresa Universal Celular, Actualmente cuenta con 4 empleados de los cuales dos de ellos son propietarios del negocio y los otros dos contratados, uno de ellos se encarga de la reparación de los celulares y de la liberación de estos; mientras que los otros empleados se encargan de atender a los clientes al momento de que estos llegan a comprar al local, además estos son los encargados de hacer diferentes rutas para poder salir a vender los productos y los servicios que esta ofrece. La empresa actualmente vende celulares se encarga de la reparación y la liberación de estos, así como también vende accesorios como audífonos, carcasas para la protección de estos; además de estos venden repuestos para las diferentes marcas. Los repuestos son importados desde china y los accesorios los importan desde panamá.
4
También la empresa cuenta con muchas deficiencias dentro de su área de administración; ya que estos no llevan un control de los productos que venden, por lo que no saben con exactitud la existencia de todos los productos con los que cuenta ni un control de gastos que la empresa incurre. 1.3.2. Estado deseado. El estado deseado para la empresa Universal Celular con las características y funciones para mejorar la administración de la empresa es el siguiente.
Con un sistema automatizado de compras de productos.
Un sistema de control de ventas automatizado
Sistema de control d existencias automatizado en inventario de productos.
1.3.2. Búsqueda de soluciones. El problema encontrado es que la entidad no posee un control de los productos que compra y venden ni la existencia con los que la empresa cuenta, para encontrar las causas de este problema se recurrirá al diagrama Ishikawa para conocer los elementos claves a tomar en cuenta para la solución del problema, identificando las áreas que intervienen en el proceso de administración y que es ahí donde se generan las causas principales del problema mediante la lluvia de ideas. Las áreas identificadas son: Personal. Equipo tecnologico. Procedimiento. Administración.
5
ADMINISTRACION.
PROCEDIMIENTO. No hay control de las compras y ventas, ni de existencias en inventarios.
Mal manejo de informacion interna. No se planean las actividades y no hay registro de ellas.
La mayor parte personal carece de conocimientos de sistemas informáticos y el uso adecuado de equipos informáticos.
No hay recursos económicos para invertir en tecnología
No existe ningún lineamiento establecido para los vendedores para el control de ventas y compras. Ineficiencia en la administración, control de las ventas y control de las compras y existencias de los productos. Resistencia al cambio tecnologico.
Personal poco capacitado. No poseen computadoras suficientes para todos los empleados.
PERSONAL.
EQUIPO TECNOLOGICO.
6
La información que aparece en la tabla anterior son resultado del diagnóstico realizado a la empresa Universal Celular, en la cual se presentó un test de preguntas cerradas para obtener las causas que originan la problemática Ineficiencia en la administración, control de las ventas y control de las compras y existencias de los productos de la empresa con ello cada empleado proporciono cual serias las causas vitales de problema, también se le realizo una entrevista dirigida a los gerentes de la empresa y ello abono a obtener mayor informacion y ahondar a las causas mayores de la problemática. En la siguiente tabla se muestra las causas del problema anteriormente planteado de acuerdo al diagrama de causa y efecto junto con la frecuencia con que los empleados encuestados calificaron dicha causa como la principal que ocasiona el problema además de la frecuencia se detalla el porcentaje de empleados que consideran dicha causa como el principal detonante del problema, con el respectivo porcentaje acumulado, siendo los últimos dos campos los insumos para el gráfico de Pareto.
Frecuencia
Porcentaje
Porcentaje Acumulado
0
0.00%
0.00%
1
50.00%
50.00%
1
50.00%
100.00%
0
0..0%
0.00%
5 Personal poco capacitado
0
0.00%
0.00%
6 Resistencia al cambio tecnologico.
0
0.00%
0.00%
No poseen computadoras suficientes para todos los empleados.
0
0.00%
0.00%
Total.
2
100.00%
100.00%
Causa
1 Mal manejo de informacion interna. 2 3
4
7
No hay control de compras y ventas, ni de existencias en inventarios. No existe ningún lineamiento establecido para los vendedores para el control de ventas y compras. La mayor parte personal carece de conocimientos de sistemas informáticos y el uso adecuado de equipos informáticos.
Tabla 1.1
7
En la tabla anterior se ven reflejados los porcentajes de las principales causas de Ineficiencia en la administración, control de las ventas y control de las compras y existencias de los productos de la empresa Universal Celular y entre las cuales figuran.
No hay control de compras y ventas, ni de existencias en inventarios.
No existe ningún lineamiento establecido para los vendedores para el control de ventas y compras.
120 100 80
Porcentaje
60 Porcentaje Acumulado
40 20 0 1
2
3
4
5
6
7
Se muestra una serie de posibles soluciones al problema planteado anteriormente, propuesta que como equipo de trabajo hemos presentado utilizando la metodología de lluvia de ideas.
Realización de un plan de reestructuración para mejorar
el control interno: con esta
alternativa de solución que planteamos de reestructuración parcial para obtener
mejor
procesos y control interno dentro de la empresa.
Sistema informático para el control de ventas, compras y de inventarios: con esta solución se
plantea un proceso de análisis, diseño y construcción de un sistema informático compuesto de diferentes procesos mecanizados y una base de datos central que almacene datos de las compras y ventas y al mismo obtengamos un control de las existencias en los inventarios en
8
forma relacional; para un fácil acceso a ésta y que permita que sea consultada, insertada o modificada.
Capacitación continúa para los empleados en las áreas de ventas: con esta alternativa la
empresa podrá mejorar las capacidades y los conocimientos en las áreas de ventas eliminando las deficiencias que se tienen y así se desarrollen de la manera más eficiente en la empresa.
1.3.3. FASE DE DECISION. Código
Criterios
Ponderación
C1
Costo
70%
C2
Tiempo de obtención de resultados.
30%
Total
Código
100%
Mínimos vitales
Ponderación
No hay control de compras y ventas, ni de existencias M1
50%
en inventarios No existe ningún lineamiento establecido para los
M2
vendedores para el control de ventas y compras. Total
50%
100%
Tabla 1.2
La retribución de los valores de ponderación para cada criterio mostrado en la tabla anterior resulto de la entrevista realizada a los gerentes, y la ponderación de los mínimos vitales resultó de la división de las frecuencias de cada mínimo vital obtenidas en la encuesta dirigida a los empleados de la empresa Universal Celular. Seguido de esto se presentaron las alternativas de solución al gerente de la empresa y a los empleados y se calificó cada alternativa de solución en base a los criterios de solución y mínimos vitales. La calificación otorgada fue en una escala entre cero y 5 de la siguiente manera:
9
Posibles soluciones a la problemática.
Realización de un plan de reestructuración para mejorar el control interno.
Sistema informático para el control de ventas, compras y de inventario.
Capacitación continúa para los empleados en las áreas de ventas. Posible solución
C1
C2
total
M1
M2
total
4
3
7
4
3
7
5
4
9
5
3
8
2
2
4
0
1
1
Realización de un plan de reestructuración para mejorar el control interno. Sistema informático para el control de ventas, compras y de inventario. Capacitación continúa para los empleados en el área de ventas. Tabla 1.3 Obtenemos que para solucionar la problemática según el cumplimiento de mínimos vitales, es decir que ataque a las tres causas principales del problema previamente diagnosticadas. Con los resultados obtenidos del proceso de la fase de decisión se sugiere claramente que es la mejor solución para el problema es un Sistema informático para el control de ventas, compras y de inventario, con ello se mejorara el control en las ventas de los productos, y las compras y control de las existencias en los inventarios para poder desarrollar de manera más eficiente la administración y el control interno de la empresa Universal Celular.
10
1.4 Factibilidad Técnica En la factibilidad técnica evaluaremos si la empresa cuenta con el recurso humano con conocimientos necesarios y los recursos tecnológicos necesarios para determinar si es conveniente llevar a cabo la implementación del proyecto.
1.4.1 Software Para poder poner en marcha la implementación del nuevo sistema se hace necesario el uso de diferentes programas de entre los cuales están; el sistema operativo, un sistema informático para llevar control de las ventas de las compras y de la existencia de inventarios.
1.4.1.1 Sistema Operativo. El tipo de sistema operativo que se utilice deberá elegirse de acuerdo a las necesidades que desean satisfacerse; por lo que el tipo de sistema que sea el más adecuado de los que existen en el mercado, será el que se utilice. En la tabla 1.4 se hace una comparación entre algunos sistemas operativos que se encuentran vigentes en el mercado, para poder determinar cuál es el más factible para la implementación del proyecto para la empresa. Las opciones serán calificadas con una escala del 0 al 10 en el cual 10 es la mayor nota y cero la nota mínima, las calificaciones son asignadas de acuerdo al criterio de los conocimientos de nuestra docente. Criterio
Linux
Windows
Unix
Mac OS
7
9
10
7
10
5
8
8
Soporte de hardware
9
10
8
8
Facilidad de adaptación
9
10
7
6
Soporte técnico
8
8
7
7
10
5
5
5
53
47
45
41
Accesibilidad a redes Seguridad
Factibilidad de costeo Total
Tabla 1.4 calificación de los sistemas operativos.
11
Debido a los resultados obtenidos anteriormente se determinó que el sistema operativo que se debe utilizar es el Linux con lo cual se espera mejorar los servicios que la empresa realiza necesitan al tratarse de un software libre la empresa no incurrirá en un nuevo costo para desarrollar el nuevo sistema de compras ventas y de inventario.
Se utilizará entonces el sistema Linux para el cumplimiento de las necesidades de la empresa y el desarrollo y la ejecución del nuevo sistema que servirá a la empresa para llevar un control ordenado de su inventario.
1.4.1.2 Base de datos Debido a la cantidad de procesos que se harán en la empresa y a la necesidad de poder almacenarlos los diferentes datos procesados, se hará un estudio de los diferentes sistemas gestores de bases de datos que se encuentran actualmente en el mercado, con la finalidad de seleccionar el que sea más factible para la empresa, tomando en cuenta las siguientes características; velocidad, estabilidad, seguridad, concurrencia, costo y otros aspectos que serán de mucha utilidad en la implementación del nuevo sistema. En la tabla 1.5 se detalla el porcentaje de importancia asignado a cada criterio. Criterio
Porcentaje
Rapidez
10%
Estabilidad
10%
Seguridad
20%
Concurrencia
10%
Costo
15%
Adaptabilidad al hardware y software existentes en la institución.
15%
Experiencia del personal técnico de la unidad informática de la
20%
institución y el equipo de desarrollo. Total
100%
Tabla 1.5 calificacion de los criterios
12
La tabla 1.6 se muestra algunos de los diferentes gestores de bases de datos que existen en el mercado en el cual se hace una evaluación de acuerdo a los criterios establecidos en la t abla 1.6
Criterio
Segar
Open CRM
Open Bravo
Velocidad
8
8
8
8
Estabilidad
7
6
8
7
10
9
9
9
10
10
7
8
10
10
10
10
10
10
8
10
8
7
7
7
63
60
57
59
Seguridad Concurrencia Costo Adaptabilidad al hardware y software existente en la institución
CRM
Vtiger
Experiencia del personal técnico de la unidad informática de la institución y el equipo de desarrollo TOTAL
Tabla 1.7 tabla de evaluación de los gestores de bases de datos
13
Criterio
Open CRM
Open Bravo
Segar CRM
Vtiger
Velocidad
0.80
0.80
0.80
0.80
Estabilidad
0.70
0.60
0.80
0.70
Seguridad
2.0
1.80
1.80
1.80
Concurrencia
1.0
1.0
0.70
0.80
Costo
1.5
1.5
1.5
1.5
1.5
1.5
1.2
1.5
1.6
1.4
1.4
1.4
9.1
8.6
8.2
8.5
Adaptabilidad al hardware y software existente en la institución Experiencia del personal técnico de la unidad informática de la institución y el equipo de desarrollo TOTAL
Tabla 1.8 tabla de los puntajes ponderados delos gestores de bases de datos. En la tabla 1.8 se muestran los puntajes ponderados de cada uno de aplicaciones para base de datos evaluados. Estos puntajes resultan de multiplicar cada una de las calificaciones asignadas en la tabla 1.8 por sus respectivas ponderaciones porcentuales detalladas en la tabla 1.6 siendo el gestor de bases de datos seleccionado el Open CRM, de acuerdo a la evaluación obtenida de los criterios
1.4.2 Equipo Informático Se determinara el software necesario para que la empresa pueda llevar a cabo la implementación del nuevo sistema Luego se determina el equipo necesario para el desarrollo del proyecto y se establece que este cumpla con los requisitos mínimos para llevar a cabo la implementación del sistema.
14
1.4.2.1 Equipo Informático con el que se cuenta actualmente para la implementación del sistema La empresa actualmente solo cuenta con una computadora ya que solo tienen cuatro trabajadores los dos propietarios y los dos empleados, por lo que este equipo será de mucha
utilidad en la
implementación del nuevo sistema A continuación en la siguiente tabla se detallan las características de la computadora con la que cuenta la empresa para llevar a cabo sus actividades diarias. Característica
Descripción
Marca
Dell
CPU
Procesador 2.4 GHz Intel I3
Memoria RAM
4 Gb
Disco Duro
465 Gb
Sistema Operativo
Windows XP 200
Conectividad a Internet
Si posee
1.4.2.1 Equipo Informático requerido para el funcionamiento de la solución propuesta. De acuerdo a la selección del sistema operativo y al establecimiento de cuál sería el sistema gestor de bases de datos se establece la compra de una nueva computadora para llevar a cabo la realización de la nueva propuesta de manera adecuada, la información se detalla en la siguiente tabla. Característica
Descripción
Marca
Dell
Modelo
L14HCELS250V
CPU
Procesador, Intel Celeron Velocidad 1.4 GHz
Memoria RAM
2 Gb
Disco Duro
465 Gb
Sistema Operativo
Ubuntu, Linux
Conectividad a Internet
Si posee
15
1.4.3 Recursos Humanos El proyecto será desarrollado por un grupo de trabajo que necesita contar con habilidades y conocimientos, los cuales serán necesarias para llevar a cabo un manejo eficiente en el manejo de las diferentes herramientas que s e implementaran para llevar a cabo el proyecto en la empresa. Por lo que se requiere un nivel mínimo, así como también que las personas cuenten con una experiencia mínima Herramienta
Sistema Operativo Linux Open CRM Análisis de sistemas
Diseño de sistemas
Programación orientación a objetos
Conocimientos y Nivel mínimo habilidades Instalación y configuración Básico
Nivel deseado
Configuración de red
Básico
Medio
Instalación/desinstalación de Aplicaciones. Instalación y configuración Conocimiento y aplicación de técnicas de análisis y determinación de requerimientos. Conocimiento y aplicación de técnicas de diseño. Diseño de bases de datos relacionales Conocimiento y aplicación de técnicas de programación de sistemas.
Básico
Medio
Intermedio Intermedio
Avanzado Avanzado
Experiencia
Medio 4 Años
2 años 2 años
Intermedio
Avanzado
Intermedio
Avanzado
Intermedio
16
Avanzado
3 años 3 años
3 años
1.4.4. Conclusión de la factibilidad técnica. Desde el punto de vista de la factibilidad técnica después de analizar los diferentes componentes se concluye que.
Software: Dentro del software se utilizara un nuevo sistema operativo y un gestor de bases de datos, lo cual será de mucha utilidad para un mejor control de las actividades de la empresa.
Hardware: Se cuenta con el hardware necesario para la implementación del nuevo sistema pero además de este para un uso más eficiente debe hacerse la compra de una nueva computadora.
Recurso Humano: Se cuenta con suficiente recurso humano el cual cuenta con experiencia, pero se deben realizar capacitaciones para lograr un mejor entendimiento al momento de poner en marcha el nuevo plan.
Por lo tanto se concluye que desde el punto de vista técnico el proyecto es factible y realizable para la empresa.
17
1.5. FACTIBILIDAD OPERATIVA La posibilidad de operacionar un nuevo sistemas de control de ventas e inventario se determina a través de la implementación de dos instrumentos (Encuesta dirigida a empleados y Guía de Entrevista dirigida a los propietarios del negocio) para recolectar información acerca de la disponibilidad de hacer efectiva la propuesta de un nuevo sistema informático para generar información oportuna y confiable para tomar decisiones acertadas en la empresa Universal Celular. La propuesta de este nuevo sistema informático está orientada a corregir las deficiencias encontradas en la empresa en cuanto a la generación, procesamiento y utilización de la información, en fin, dar un orden gerencial al negocio al establecer el control de las operaciones, tales como ventas, compras y control de existencias en el inventario; lo cual permitirá tomar las decisiones adecuadas de acuerdo a los movimientos de las operaciones de la empresa. Debido a los múltiples beneficios que genera la implementación de un sistema de control de ventas e inventario en la empresa Universal Celular, tanto los gerentes propietarios muestran disponibilidad de dedicar tiempo y dinero en el proceso de creación e implementación de este nuevo sistema informático, así como también para realizar capacitaciones a empleados para adaptarse al uso y manejo del sistema y nuevas tecnologías para hacer sus actividades de manera productiva; los
empleados están dispuestos a participar en programas de
entrenamiento y capacitación para el uso de nuevas tecnologías, y mostrar interés acerca de la adaptabilidad al sistema y menos resistencia al cambio tecnológico.
18
1.5.1. Operaciones actuales (Control de ventas e Inventario) de la empresa Según la encuesta realizada a los empleados de la empresa Universal Celular esta cuenta con muchas deficiencias en el área de administración ya que no llevan un control de los artículos que se venden, por tal razón no se sabe con exactitud la existencia de los productos en el inventario, no se cuenta con un control de ingresos y gastos de manera formal en los que incurre la empresa para realizar sus operaciones. Mediante el análisis realizado y con el método de la observación, se identifica que la empresa goza de aceptación por parte de sus clientes, la problemática radica internamente ya que el proceso administrativo se realiza de manera informal, porque no se cuentan con las bases indicadas para dirigir el negocio de manera eficaz y eficiente, con el paso del tiempo será necesario realizar una reingeniería empresarial en cuanto al proceso administrativo para alcanzar el éxito de la empresa. Para realizar los pedidos se hace necesario inspeccionar de manera manual la existencia del inventario para poder identificar la necesidad de un determinado artículo, lo cual implica perder tiempo y dinero al realizar esta actividad de manera manual, sería más fácil y rápido hacerlo a través de un sistema automático, asignando un código de barras a cada producto, de tal manera que con un solo click se determina la existencia, el precio y el stock mínimo y máximo del inventario, en este sentido se tomaran más y mejores decisiones que beneficien a la empresa. 1.5.2. Según el diagnóstico situacional en la empresa Universal Celular se puede mencionar algunos aspectos claves para la Operalizacion del nuevo sistema propuesto, tales como:
Las áreas principales y funcionales de la empresa ejecutaran sus operaciones de manera rápida y eficiente, reduciendo tiempo y dinero, al eliminar la forma de hacer las actividades manualmente y de manera rudimentaria.
Se identifica la disponibilidad por parte de los gerentes propietarios de invertir los recursos necesarios para la creación e implementación del sistema en la empresa; así como también la colaboración por parte de los empleados al participar en programas
19
de entrenamiento y capacitación para el uso y manejo de nuevas tecnologías para facilitar el trabajo en la empresa.
Según el comportamiento de personal de la empresa no se observa que exista resistencia al cambio, por lo que la implementación y ejecución del sistema se hará de manera fácil, y en coordinación con todas las áreas de la empresa.
1.5.3. Conclusión de la factibilidad operativa De acuerdo a los resultados obtenidos de la encuesta dirigida a empleados y la guía de entrevista dirigida a los gerentes propietarios de la empresa Universal Celular, se determina que si es factible operacionar la creación, implementación y ejecución del sistema de control de inventario y ventas para hacer más productivas la realización de las actividades comerciales en la empresa. Todo el personal de la empresa muestra disponibilidad para apoyar la realización de este proyecto, ya que este sistema beneficiaria en gran medida a lograr mayor productividad, al reducir el tiempo y el coste de hacer las actividades de forma mecánica. El uso y manejo de este sistema estará reforzado por una serie de programas de entrenamiento y capacitación de tal manera que el empleado se adapte a la utilización de nuevas tecnologías para facilitar la realización de su trabajo. Con el paso del tiempo se pretende hacer una reingeniería de la empresa en cuanto al proceso administrativo, mediante la creación de áreas formales de la empresa, así como también la ejecución de programas de entrenamiento y capacitación que permitan el desarrollo y crecimiento continuo de las unidades que conforman la empresa.
20
1.6. Factibilidad económica 1.6.1. FACTIBILIDAD ECONOMICA DE LA EMPRESA UNIVERSAL CELULAR. 1.6.1.1. Vida Útil del sistema Es importante determinar cuál será la vida útil del sistema ya que esto influirá en la factibilidad económica con lo cual se conocerá de mejor manera cuáles serán los costos y los beneficios que se podrán obtener con el sistema atreves del tiempo. Para nuestro caso para determinar la vida útil del sistema, se realizó un estudio con los propietarios, en el cual se diagnosticó que las actividades de la empresa no presentan cambios importantes en periodos más o menos largos por lo cual la vida útil del sistema se mantendrá en un promedio de cinco años. Por lo que para llevar a cabo la realización del análisis económico, se establece una vida útil de cinco años para el sistema aunque para poder implementarlo se hará de acuerdo a la capacidad de adaptación del nuevo sistema y a su funcionalidad. 1.6.1.2. Tasa de Inflación. Año
Tasa de inflación esperada
2015
1.4%
2016
1.7%
2017
1.6%
2018
1.8%
2019
1.9%
Tasa promedio de Inflación
1.68%
Tabla 1.9 tasas de inflación para cinco años 1
1
www.economia.elpais.com/economia y copades.gob
21
1.6.1.3. Costos de operación actuales. La factibilidad económica de la empresa Universal Celular obteniendo el cálculo de los tiempos y costos diarios, semanales, mensuales y anuales se presentan a continuación.
1.6.1.3.1. Calculo para determinar los tiempos y costos de en el área de venta. Cálculos de los tiempos en la realización de una venta. Tiempo de realización de una venta 5 minutos. Promedio de clientes al día en ventas de celulares y repuestos 25 clientes. 25 clientes por 5 minutos = 125 minutos diarios 125 minutos por 6 días a la semana = 750 minutos semanales. 750 minutos por 4 semanas = 3000 minutos mensuales. 3000 minutos mensuales por 12 meses = 36,000 minutos anuales Cálculos de los costos por ventas.
Cuanta con una calculadora para realizar las diferencias Salario mensual $242.40 por empleado. Salario diario $242.40 entre 30 días = $8.08 diarios. Salario diario $8.08 entre 8 horas = $1.01 por hora Salario por hora $1.01 entre 60 minutos = $0.016833333 por minuto. En promedio en atender un cliente se tardan 5 minutos entonces el costo seria. 5 minutos por $0.016833333 = $0.084166665 centavos por cliente. Se atienden 25 clientes por día y tardamos en atenderlos 5 minutos en promedio y el costo por minuto es de $ 0.084166665 y en promedio diario son 125 minutos.
22
Seria $0.084166665 por 125 minutos = $10.520833125
Por semana seria 750 minutos semanales.
$0.084166665 por 750 minutos = $63.12499875
Por mes son 3000 minutos
$0.084166665 por 3000 minutos = $252.50
Anuales son 36,000 minutos.
$0.084166665 por 36000 minutos = $3,030 De acuerdo a los datos según los tiempos de ventas a los clientes en minutos anuales son de 36,000 minutos obteniendo costos de tiempo por minutos al año de $3,030 el costo anual de tiempo incurrido en la realización de las ventas.
1.6.1.3.2. Calculo para determinar el tiempo y costo de revisión de existencias en inventario. La empresa tiene una administración deficiente y fruto de ello es que no hay ningún control de los inventario a sabiendas de ello obtenemos los siguientes cálculos. Tiempo de revisión de existencia de un producto 8 minutos. Promedio de clientes al día en revisiones se tiene un promedio de 10 veces 10 veces por 8 minutos = 80 minutos diarios 80 minutos por 6 días a la semana = 480 minutos semanales. 480 minutos por 4 semanas = 1920 minutos mensuales. 1920 minutos mensuales por 12 meses = 23,040 minutos anuales Costo promedio de veces de revisión del inventario de productos tomando el salario mínimo con los cálculos anteriores resultando el costo por minuto de $0.016833333.
23
10 veces al día tardamos 8 minutos diarios entonces. 8 minutos por $0.016833333 = $0.134666664
Por día son 80 minutos.
80 minutos por $0.134666664 = $10.77 por día.
Por semana seria 480 minutos semanales.
$0.134666664 por 480 minutos = $64.64 por semana
Por mes son 1920 minutos
$0.134666664 por 1920 minutos = $258.56 por mes
Anuales son 23040 minutos.
$0.134666664 por 23040 minutos = $3,102.72 por año. El tiempo que la empresa tarda en revisión del inventario son 23040 minutos año con un costo de $3,102.72 por año en promedio
Tiempo de realización de compras para existencia en inventario Tiempo de realización de una compra revisando la existencia del inventario 10 minutos Promedio de clientes al día en revisiones se tiene un promedio de 1 ves 1 ves por 10 minutos = 10 minutos diarios 10 minutos por 6 días a la semana = 60 minutos semanales. 60 minutos por 4 semanas = 240 minutos mensuales. 240 minutos mensuales por 12 meses = 2,880 minutos anuales Costo promedio de realización compra de productos tomando el salario mínimo con los cálculos anteriores resultando el costo por minuto de $0.016833333.
24
1 ves al día tardamos 10 minutos diarios entonces. 10 minutos por $0.016833333 = $0.16833333
Por día son 10 minutos.
10 minutos por $0.16833333 = $1.68 por día.
Por semana seria 60 minutos semanales.
$0.16833333 por 60 minutos = $10.10 por semana
Por mes son 240 minutos
$0.16833333 por 240minutos = $40.40 por mes
Anuales son 2880 minutos.
$0.16833333 por 2880 minutos = $484.80 por año. El tiempo que la empresa tarda en realizar una compra verificando la existencia en inventarios es de 2880 minutos al año con un costo de $484.80 anuales.
Descripción.
Costo actual.
Ventas a los clientes.
$3,030.00
Revisión del inventario.
$3,102.72
compras para existencia en inventario
$484.80.00
Total costos de operación actuales.
$6,617.52
Tabla 1.10 costos de operación anuales actuales sin el sistema.
25
1.6.1.4. Costos de operación con la utilización del sistema automatizado.
1.6.1.4.1. Calculo para determinar los tiempos y costos de en el área de venta con el sistema propuesto. Cálculos de los tiempos en la realización de una venta. Tiempo de realización de una venta 3 minutos. Promedio de clientes al día en ventas de celulares y repuestos 25 clientes. 25 clientes por 3 minutos = 75 minutos diarios 75 minutos por 6 días a la semana = 450 minutos semanales. 450 minutos por 4 semanas = 1,800 minutos mensuales. 1800 minutos mensuales por 12 meses = 21,600 minutos anuales Cálculos de los costos por ventas.
Salario mensual $242.40 por empleado. Salario diario $242.40 entre 30 días = $8.08 diarios. Salario diario $8.08 entre 8 horas = $1.01 por hora Salario por hora $1.01 entre 60 minutos = $0.016833333 por minuto. En promedio en atender un cliente se tardan 5 minutos entonces el costo seria. 3 minutos por $0.016833333 = $0.050499999 centavos por cliente. Se atienden 25 clientes por día y tardaríamos con el sistema en atenderlos 3 minutos en promedio y el costo por minuto es de $ 0.050499999 y en promedio diario son 75 minutos. Seria $0.050499999 por 75 minutos = $3.80
26
Por semana seria 450 minutos semanales.
$0.050499999 por 450 minutos = $22.73
Por mes son 1800 minutos
0.050499999 por 1800 minutos = $90.90
Anuales son 21,600 minutos.
0.050499999 por 21,600 minutos = $1,090.80 Con la implementación de un sistema automatizado aproximadamente tardaríamos en atender a los clientes 21,600 minutos anuales con un costo de $1,090.80
1.6.1.4.2. Calculo para determinar el tiempo y costo de revisión de existencias en inventario con el sistema automatizado. Tiempo de revisión de existencia de un producto 3 minutos con el sistema. Promedio de clientes al día en revisiones se tiene un promedio de 10 veces 10 veces por 3 minutos = 30 minutos diarios 30 minutos por 6 días a la semana = 180 minutos semanales. 180 minutos por 4 semanas = 720 minutos mensuales. 720 minutos mensuales por 12 meses = 8,640 minutos anuales Costo promedio de veces de revisión del inventario de productos tomando el salario mínimo con los cálculos anteriores resultando el costo por minuto de $0.016833333. 10 veces al día tardamos 3 minutos diarios entonces. 3 minutos por $0.016833333 = $0.050499999
Por día son 30 minutos.
27
30 minutos por $0.050499999 = $1.5150 por día.
Por semana seria 180 minutos semanales.
$0.050499999 por 180 minutos = $9.10 por semana
Por mes son 720 minutos
$0.050499999 por 720 minutos = $36.36 por mes
Anuales son 8640 minutos.
$0.050499999 por 8640 minutos = $436.32 por año. Con la implementación del sistema automatizado para la revisión del inventario nos tardaríamos 8640 anuales con un costo de $ 436.32
Tiempo de realización de compras para existencia en inventario Tiempo de realización de una compra revisando la existencia del inventario 5 minutos Promedio de clientes al día en revisiones se tiene un promedio de 1 ves 1 ves por 5 minutos = 5 minutos diarios 5 minutos por 6 días a la semana = 30 minutos semanales. 30 minutos por 4 semanas = 120 minutos mensuales. 120 minutos mensuales por 12 meses = 1,440 minutos anuales Costo promedio de realización compra de productos tomando el salario mínimo con los cálculos anteriores resultando el costo por minuto de $0.016833333. 1 ves al día tardaríamos 5 minutos en promedio diarios con el sistema entonces. 5 minutos por $0.016833333 = $0.084166665
Por día son 5 minutos.
28
5 minutos por $0.084166665 = $0.4208 por día.
Por semana seria 30 minutos semanales.
$0.084166665 por 30 minutos = $2.525 por semana
Por mes son 120 minutos
$0.084166665 por 120 minutos = $10.10 por mes
Anuales son 1440 minutos.
$0.084166665 por 1440 minutos = $121.20 por año. Utilizando un sistema automatizado para la realización de las ventas se realizaría en un tiempo promedio de 1440 minutos anuales con un costo de $121.20 por año.
Descripción.
Costo estimado.
Ventas automatizadas a los clientes.
$1,090.80
Revisión automatizada del inventario.
$436.32
compras para existencia en inventario automatizadas
$121.20
Total costos de operación automatizados.
$1,648.32
Tabla 1.2 costos anuales estimados utilizando el sistema automatizado propuesto.
29
1.6.1.5. Costos de operación del sistema automatizado (costo de oportunidad.) Realizando un consolidado de los costos de inversión del sistema obtenemos que la inversión inicial, los costos de mantenimiento y capacitación de la fuerza laboral se presentan a continuación. Descripción
Costo
Inversión inicial de implementación y desarrollo del sistema
$300.00
Laptop DELL2
$379.00
Capacitaciones a los empleados.
$250.00
Total.
$929.00
Tabla numero 1.3 costo total de inversión del sistema. Descripción
Costo
Mantenimiento del sistema.
$150.00
Operación estimada de operación.
$1,648.32
Total.
$1,798.32
Tabla numero 1.4 Costo total anual de operación del sistema propuesto 1.6.1.6. Cuantificación del beneficio económico. Beneficio = Costo Actual – Costo Estimado Sustituimos. Beneficio Anual = $6,617.52- $1,798.32 Beneficio Anual = $ 4,819.20
2
LAPTOP DELL MODELO L14HCELS250V SISTEMA OPERATIVO OBUNTU, LINUX, PROCESADOR INTEL CELEROM VELOCIDAD 1.4GHZ, MEMORIA RAN 2.GB COTIZA EN LE ALMACEN LA CURACAO SUCURSAL METROCENTRO SAN MIGUEL
30
Estimamos un ahorro utilizando un sistema automatizado de $ 4,819.20 en rel ación a realizarlo de la manera actual
1.6.1.7. Flujo de efectivo. Flujo de efectivo estimado para el proyecto para cinco años. Vida Útil del Sistema automatizado Propuesto (años)
Descripción del Flujo
0
1
2
3
4
5
$ 679.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 250.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 00 .00
$ 150.00
$ 150.00
$ 150.00
$ 150.00
$ 150.00
$ 929.00
$ 150.00
$ 150.00
$ 150.00
$ 150.00
$ 150.00
Beneficios anuales
$ 0.00
$ 4,819.20
$ 4,819.20
$ 4,819.20
$ 4,819.20
$ 4,819.20
Flujo de Efectivo
($929.00)
$ 4,669.20
$ 4,669.20
$ 4,669.20
$ 4,669.20
$ 4,669.20
Costo asociado al desarrollo e implementación del proyecto y equipo. Costos de capacitación Costo de mantenimiento del nuevo sistema Costos anuales del nuevo sistema
Tabla 1.5 flujo de efectivo del proyecto para cinco años.
31
1.6.1.7.1. Uso del método de valor neto presente. Este es el valor monetario que resulta de restar la suma de los flujos descontados a la inversión inicial y se calcula de la siguiente manera. VPN = P + A *(P/A, i, n) “utilizando sistema para el cálculo”, pero si se hace de manera manual se genera la siguiente formula financiera
[ ] Dónde:
VPN
=
Valor Presente Neto
P
=
Inversión Inicial.
A
=
Costo anual.
i
=
Tasa mínima aceptable de rendimiento o tasa de descuento
Que se aplica Para llevar a valor presente. Se utilizará 6.68%, con una tasa de riesgo de 5% que indica que el proyecto es de un riesgo bajo 3. n
=
Vida Útil del sistema.
= Factor de valor presente P, para una serie de pagos iguales A. = 4.135569162 Entonces: VPN1: Valor Presente Neto del Sistema Actual P
=
Inversión inicial del sistema actual
=
$0
A
=
Costo anual del sistema actual
=
$6,617.52
3
Calculado TMAR= tasa de inflación + premio al riesgo = 1.68% + 5% El premio al riesgo significa el verdadero crecimiento de dinero, y para empresas de bienes y servicios el riesgo es relativamente bajo y el valor del premio fluctúa en 5%.
32
= 6617.52
VPN1 = P + A
= 6,617.52 (4.135569162) = $27,367.21
VPN2: Valor Presente Neto del Sistema Propuesto P
=
Inversión inicial del nuevo sistema
=
$ 929.00
A
=
Costo anual del nuevo sistema
=
$1,798.32
VPN2 = P + A
= 929 + 1,798.32
= 929 + 1,798.32 (4.135569162) = 929 + 7437.076735 = $ 8,366.08 Por lo tanto, el beneficio en el presente es: Beneficio = Valor Presente Neto del Sistema Actual – Valor Presente Neto del Sistema Propuesto Beneficio = $27,367.21 - $ 8,366.08 Valor del Beneficio Neto en el presente = $ 19,001.13
33
1.6.1.8. Conclusión de la factibilidad económica. Al observar los resultados del análisis del valor presente para determinar la factibilidad económica con respecto al uso del sistema actual o la implementación de un nuevo sistema de control de inventario y ventas en la empresa Universal Celular, al obtener un beneficio neto positivo de $19.001.13 comparando los montos de inversión requeridos para la utilización del sistema actual que es de $27,367.21 o la implementación de un nuevo sistema $ 8,366.08. Entonces se determina que la inversión en la implementación del nuevo sistema si es aceptable y económicamente factible, ya que se muestra un ahorro significativo durante la vida útil del nuevo sistema. Además que se espera que este nuevo sistema agilice los tiempos de realización de las transacciones comerciales que la empresa realiza.
34
1.7 TIPOS DE MODELO DE PROGRAMACIÓN DE SOFTWARE. La ingeniería de software, con el fin de ordenar el caos que era anteriormente el desarrollo de software, dispone de varios modelos, paradigmas y filosofías de desarrollo, estos los conocemos principalmente como modelos o ciclos de vida del desarrollo de software, esto incluye el proceso que se sigue para construir, entregar y hacer evolucionar el software, desde la concepción de una idea hasta la entrega y el retiro del sistema y representa todas las actividades y artefactos (productos intermedios) necesarios para desarrollar una aplicación,23 entre ellos se puede citar: 1.7.1. Modelo de prototipos. El modelo de prototipos pertenece a los modelos de desarrollo evolutivo. Este permite que todo el sistema, o algunos de sus partes, se construyan rápidamente para comprender con facilidad y aclarar ciertos aspectos en los que se aseguren que el desarrollador, el usuario, el cliente estén de acuerdo en lo que se necesita así como también la solución que se propone para dicha necesidad y de esta manera minimizar el riesgo y la incertidumbre en el desarrollo, este modelo se encarga del desarrollo de diseños para que estos sean analizados y prescindir de ellos a medida que se adhieran nuevas especificaciones, es ideal para medir el alcance del producto, pero no se asegura su uso real.
35
1.7.2. Modelo en espiral. El modelo en espiral, que Barry Boehm propuso originalmente en 1986, es un modelo de proceso de software evolutivo que conjuga la naturaleza iterativa de la construcción de prototipos con los aspectos controlados y sistemáticos del modelo en cascada, es decir, cuando se aplica este modelo, el software se desarrolla en una serie de entregas evolutivas (ciclos o iteraciones), cada una de estas entregando prototipos más completas que el anterior, todo esto en función del análisis de riesgo y las necesidades del cliente. Aunque el modelo espiral representa ventajas por sobre el desarrollo lineal, el cálculo de los riesgos puede ser muy complicado y por lo cual su uso en el ámbito real es muy escaso. 1.7.3. Modelo de desarrollo por etapas. Es un modelo en el que el software se muestra al cliente en etapas refinadas sucesivamente. Con esta metodología se desarrollan las capacidades más importantes reduciendo el tiempo necesario para la construcción de un producto; el modelo de entrega por etapas es útil para el desarrollo de la herramienta debido a que su uso se recomienda para problemas que pueden ser tratados descomponiéndolos en problemas más pequeños y se caracteriza principalmente en que las especificaciones no son conocidas en detalle al inicio del proyecto y por tanto se van desarrollando simultáneamente con las diferentes versiones del código. 1.7.4. Modelo Incremental o Iterativo. Desarrollo iterativo y creciente (o incremental) es un proceso de desarrollo de software, creado en respuesta a las debilidades del modelo tradicional de cascada, es decir, este modelo aplica secuencias lineales como el modelo en cascada, pero de una manera iterativa o escalada según como avance el proceso de desarrollo y con cada una de estas secuencias lineales se producen incrementos (mejoras) del software. 1.7.5. Modelo estructurado. Este modelo (como su nombre lo indica) utiliza las técnicas del diseño estructurado o de la programación estructurada para su desarrollo, también se utiliza en la creación de los algoritmos del programa. Este formato facilita la comprensión de la estructura de datos y su control.
36
1.7.6. Modelo orientado a objetos. Estos modelos tienen sus raíces en la programación orientada a objetos y como consecuencia de ella gira en torno al concepto de clase, también lo hacen el análisis de requisitos y el diseño. Esto además de introducir nuevas técnicas, también aprovecha las técnicas y conceptos del desarrollo estructurado, como diagramas de estado y transiciones.
37
1.7.7. Modelo RAD (rapid application development). Esta es una metodología que posibilita la construcción de sistemas computacionales que combinen técnicas y utilidades CASE (Computer Aided Software Engineering), la construcción de prototipos centrados en el usuario y el seguimiento lineal y sistemático de objetivos, incrementando la rapidez con la que se producen los sistemas mediante la utilización de un enfoque de desarrollo basado en componentes. 1.7.8. Modelo de desarrollo concurrente. Es un modelo de tipo de red donde todas las personas actúan simultáneamente o al mismo tiempo. Este tipo de modelo se puede representar a manera de esquema como una serie de actividades técnicas importantes, tareas y estados asociados a ellas. 1.7.9. Modelo en cascada o clásico. En ingeniería de software el modelo en cascada (también llamado desarrollo en cascada o ciclo de vida clásico) se basa en un enfoque metodológico que ordena rigurosamente las etapas del ciclo de vida del software, esto sugiere una aproximación sistemática secuencial hacia el proceso de desarrollo del software, que se inicia con la especificación de requerimientos del cliente y continúa con el diseño, programación, prueba e implementación del software terminado 4
Para la empresa se utilizara el modelo cascado o clásico ya que nuestra empresa es microempresa y este modelo se adapta de la mejor forma utilizando el software libre y se adapta mejor a las condiciones de la entidad. 1.7.9.1. Descripción de las etapas de del software. Análisis. El diseño se basa en las especificaciones que requerirá el software, de la empresa y las características que se requieren para automatizar las operaciones, de venta, compras e inventarios de productos de la empresa 1. http://es.wikipedia.org/wiki/Ingenier%C3%ADa_de_software#Modelos_y_Ciclos_de_Vida_del_Desarrollo_de_Software
38
Diseño. En esta etapa como grupo conjunto con los dueños de la empresa definimos un diseño apropiado para el sistema automatizado de realización de operaciones de la empresa conjuntamente, conforme a ello se utilizara diseños establecidos en el sistema CRM
Programación. En esta etapa ya está establecido el código fuente ya que es un software libre operado en Linux y Windows y se operara en ambiente web. Pruebas. Realización de las pruebas pertinentes para la implementación del software del software se realizaran en la empresa de acuerdo a los equipos de computación que la empresa posee. Implementación. Para la implementación del sistema del sistema utilizaremos un equipo informático con sistema Linux. Retroalimentación. La retroalimentación del sistema informático se realizara 1 vez al año revisando los sistemas informáticos y equipo informáticos.
CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA. De acuerdo a su tamaño: Microempresa: son aquellas que poseen hasta 10 trabajadores y generalmente son de propiedad individual, su dueño suele trabajar en esta y su facturación es más bien reducida. No tienen gran incidencia en el mercado, tienen pocos equipos y la fabricación es casi artesanal 5. Según el Sector de Actividad. Empresas del Sector Terciario o de Servicios: Incluye a las empresas cuyo principal elemento es 5
http://www.tiposde.org/empresas-y-negocios/4-tipos-de-empresas/#ixzz352ji6oyX
39
la capacidad humana para realizar trabajos físicos o intelectuales. Comprende también una gran variedad de empresas, como las de transporte, bancos, comercio, seguros, hotelería, asesorías, educación, restaurantes, etc. Según la Propiedad del Capital. Empresa Privada: La propiedad del capital está en manos privadas.
Según el Ámbito de Actividad. Empresas Locales: Aquellas que operan en un pueblo, ciudad o municipio. 6
6
http://emprendimientoudi.wikispaces.com/file/view/Tipos+de+Empresas.pdf
40
1.8. CONCLUSIONES
La empresa Universal Celular experimenta un problema muy grave en cuanto a su administración, ya que no realiza registros y control de sus operaciones de manera formal, lo cual no permite la generación de información para tomar decisiones.
Se observa disponibilidad por parte de la empresa para ejecutar la propuesta del sistema de control de inventarios y de ventas para solucionar el problema de mala administración y así generar la información certera y oportuna para el proceso de toma de decisiones.
La creación e implementación del nuevo sistema requiere desarrollar programas de entrenamiento y capacitación acerca del uso y manejo del mismo, como también de las nuevas tecnologías existentes para hacer más fácil y rápido el trabajo empresarial.
La empresa cuenta con un grado de aceptación considerable de parte de los clientes, el problema se genera internamente porque no se cuenta con las capacidades, habilidades y destrezas para dirigir y administrar el negocio, al no prestar atención a la utilización de la información para la toma de decisiones.
41
1.9. ANEXOS 1.9.1. Anexo Nº 1 ANALIS FODA PONDERADO DE LA EMPRESA UNIVERSAL CELULAR.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
FORTALEZAS. Tienen objetivos y metas bien definidos dentro de la empresa. Poseen buena cultura organizacional. Precios bajos, accesibles a los clientes. Excelente calidad, atención al cliente. Puntualidad en la entrega de los servicios ofrecidos. Cuenta herramientas, equipo y tecnología adecuada. Gran aceptación por parte de los clientes
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
DEBILIDADES Falta de publicidad. No capacita a los empleados. Carece de una misión y una visión estratégica No llevan control de inventario. No cuenta con planeación financiera No lleva contabilidad formal
1. 2. 3. 4. 5. 6.
CUADRO FODA DE LA EMPRESA UNIVERSAL CELULAR.
42
OPORTUNIDADES Uso de internet para una mejor resolución de problemas Aumento en la demanda de accesorios para celular. Clientes leales Bajo precio en servicios Obtención de mejor equipo y tecnología. Innovación en accesorios para celular Facilidad de créditos AMENAZAS Competidores con mejor captación de clientes. Competencia agresiva y más organizada. Surgimiento de nuevos competidores. Aumento al pago de impuestos. Aumento de la delincuencia. Nuevas políticas de importación.
1.9.1.1. ANALISIS INTERNO.
FACTORES INERNOS.
ESTRATEGICOS
VALOR
1
CALIFICACION PONDERADA
CALIFICACION. 2
3
COMENTARIOS 4
5
Fortalezas Objetivos y metas definidos. Cultura organizacional.
bien 0.05
3.0
0.15
Guía establecida.
0.05
3.5
0.18
Excelentes relaciones.
Gran aceptación por parte de 0.10 los clientes Precios bajos, accesibles a los 0.10 clientes.
3.5
0.35
Aumento de clientes.
3.0
0.30
Los precios son el promedio.
Excelente calidad, atención al 0.10 cliente (servicio).
2.5
0.25
Muy buena.
Puntualidad en la entrega de 0.10 los servicios.
2.5
0.25
Personal responsable.
Herramientas y equipo 0.05 tecnológico adecuado.
3.0
0.15
Personal con talento.
Debilidades. Falta de publicidad.
0.10
1.0
0.10
No hace ninguna publicidad.
No capacita a los empleados.
0.05
1.5
0.075
Necesita mejorar.
43
Carece de misión y visión 0.03 estratégica.
1.5
0.05
Obstáculo para el desarrollo de la estrategia.
No lleva control de inventario.
0.20
1.0
0.20
Absorbe tiempo innecesariamente.
No cuenta con planeación 0.02 financiera.
1.5
0.03
Muchas veces se improvisa.
No lleva contabilidad formal.
0.05
1.0
0.05
No hay un orden contable.
Calificaciones totales
1.0
2.14
1.9.1.2. ANALISIS EXTERNO. FACTORES INERNOS.
ESTRATEGICOS
VALOR
1
CALIFICACION PONDERADA
CALIFICACION. 2
3
COMENTARIOS 4
5
Oportunidades. Uso de internet para la 0.10 resolución de problemas. Aumento en la demanda de 0.15 accesorios para celular. Clientes leales. 0.05
3.5
0.35
Acceso fácil a internet.
4.5
0.68
Aumento de ventas.
3.0
0.15
Empresa comprometida.
Obtención de mejor equipo y 0.05 tecnología.
2.5
0.13
Trata de ir a la vanguardia.
Bajo precio en los servicios
0.05
2.0
0.10
Depende del servicio.
Innovación en accesorios para 0.10
3.5
0.35
Atracción de clientes potenciales.
44
celular. Facilidad de créditos.
0.10
3.5
0.35
Ampliación de facilidades de pago.
mayor 0.10
2.5
0.25
Mercado con muchos competidores.
Competencia agresiva y más 0.10 organizada.
3.5
0.35
Competencia fuerte.
Surgimiento competidores
2.8
0.14
Pocas barreras de entrada.
de 0.05
3.0
0.15
Menos utilidades.
0.08
3.0
0.24
Aumento de medidas de seguridad.
de 0.02
3.5
0.07
Implicaciones en el producto.
Amenazas. Competidores con captación de clientes.
Aumento impuestos.
al
de
nuevos 0.05 pago
Aumento de la delincuencia. Nuevas políticas importación. Calificaciones totales.
1.0
3.31
45
1.9.2. INTERPRETACIÓN DE LA SITUACIÓN DE LA EMPRESA UNIVERSAL CELULAR. 1.9.2.1. Fortalezas. Las fortalezas de la empresa son parte crucial para el desarrollo de la empresa, ya que las fortalezas que tiene la empresa actualmente ayudan a poder a desarrollarse de mejor manera utilizando los factores con los que cuenta.
1.9.2.2. Debilidades. Las debilidades que la empresa posee le generan desventajas competitivas en contraposición a las fortalezas que la empresa posee y debe aprovecharlas y transformarlas en oportunidades o fortalezas. 1.9.2.3. Oportunidades. Las oportunidades le abren nuevas puertas de competitividad a la empresa en la industria de teléfonos y accesorios en este sentido la empresa en la industria tiene la ventaja competitiva de crecer y automatizarse en los procesos de ventas y compras para obtener mayor eficiencia. 1.9.2.4. Amenazas. Representan circunstancias en la que la empresa puede inclinarse al fracaso si no realiza tácticas que le ayuden a poder superarlas y generar condiciones en el medio de la industria y desarrollarse mucho mejor utilizando los medios necesarios para poder desarrollar el; éxito empresarial. Las condiciones de la empresa le permitirán poder generar una ventaja competitiva utiliza su favor oportunidades y atenuando las debilidades transformándolas en oportunidades y la empresa universal celular podría actuar en el medio utilizando mayormente la tecnología con las oportunidades de usar software libre y poder desarrollar la eficiencia en la administración y controlar de mayor manera las operaciones comerciales ahorrando dinero y tiempo desarrollando la eficiencia, como ventaja competitiva en la administración.
46
1.9.2. Anexo Nº 2 ENCUESTA A LOS TRABAJADORES DE LA EMPRESA UNIVERSAL CELULAR.
UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR FACULTAD MULTIDISCIPLINARIA ORIENTAL DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS. Encuesta dirigida a los empleados de la empresa Universal Celular. OBJETIVO: Recolectar informacion acerca de las condiciones de la empresa universal celular en el área del manejo de la información. INDICACIONES: conteste las siguientes interrogantes seleccionando la opción que considera correcta. 1. ¿Cuál es el principal problema en el manejo de informacion de la empresa? a) Mala administración de la información. b) No existe control de registro de actividades c) No realizan planeación de actividades 2. ¿Qué área funcional tiene mayores dificultades o problemas? a) Recursos humanos b) Área Financiera. c) Área de administración d) Área de mercadotecnia. 3. ¿Cuáles considera que son las causas del problema? a) Falta de control interno b) Mala administración de la empresa c) Mala orientación de los recursos. 4. ¿Considera usted que un sistema informático o el uso de nuevas tecnologías mejoraría las operaciones dentro de la empresa? a) Si b) No
47
Porque. 5. ¿Se considera usted capaz de hacer uso de nuevas tecnologías y manejo de sistemas informáticos? a) Si b) No Porque. 6. ¿Estaría usted dispuesto a recibir capacitaciones para hacer uso de nuevas tecnologías y sistemas informáticos? a) Si b) No Porque_________ 7. ¿Aceptaría usted que la empresa implemente nuevos sistemas informáticos para el mejoramiento de las áreas funcionales de la empresa? a) Si b) No 8. ¿Considera usted una ventaja competitiva el uso de nuevas tecnologías dentro de la empresa? a) Si b) No Porque. 9. ¿Cuáles efectos considera usted que generaría la utilización de nuevas tecnologías y sistemas informáticos en la empresa? a) Eficiencia en las operaciones b) Optimización de recursos c) Mejores resultados en las operaciones d) Control interno en la empresa e) Todas las anteriores
48
1.9.3. ANEXO 3 GUIA DE ENTREVISTA A LOS PROPIETARIOS. UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR FACULTAD MULTIDISCIPLINARIA ORIENTAL DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS. Guía de entrevista dirigida a los gerentes de la empresa “Universal Celular”
OBJETIVO: Marque con una x en las preguntas que se le pidan y conteste como usted considere conveniente las interrogantes que correspondan para conocer la informacion proporcionada por los gerentes de “Universal Celular” acerca de l a importancia que tienen los sistemas
informáticos en el funcionamiento de la empresa. INDICACIONES: Conteste las siguientes interrogantes basándose en la situación actual y real de la empresa. 1. ¿Cuál considera usted que es el principal problema en el manejo de informacion en su empresa? a) Mala administración de la información. b) No existe control de registro de actividades c) No realizan planeación de actividades d) Otros: ___________________________________________ 2. Según la situación actual de su empresa, ¿Qué área funcional tiene mayores dificultades o problemas? a) Recursos humanos b) Área Financiera. c) Área de administración d) Área de mercadotecnia.
49
3. Según las respuestas a las preguntas anteriores, ¿Cuáles considera usted que son las causas del problema?
4. ¿Qué criterios utilizaría usted para implementar la solución? a) Costo b) Tiempo c) Flexibilidad d) Calidad e) Otros, especifique:_________________________________ 5. ¿mencione que porcentaje de importancia le daría usted a los criterios antes mencionados? a. Costo
___%
b. Tiempo
___%
c. Flexibilidad ___% d. Calidad
___%
e. Otro, especifique:_________________
___%
6. ¿La empresa posee los equipos informáticos que se necesitan en la implementación del sistema informático para la solución al problema encontrado? a) Si ___ b) No___ Mencione el equipo informático que posee y sus características:_______________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 7.
Considerando que la empresa cuenta con el Equipo Informático para solución a la problemática para la implementación de un sistema informático requiere de una inversión en las siguientes áreas: adquisición de equipo informático, implementación del sistema informático y capacitación a los empleados para la utilización del sistema
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¿considera usted que su empresa tiene la capacidad de realizar dicha inversión para implementación de dicho sistema informático propuesto? Justifique su respuesta
8. ¿Estaría usted dispuesto a financiar un plan de capacitaciones para hacer uso de nuevas tecnologías y sistemas informáticos? a) Si b) No Porque_________ 9. ¿Aceptaría usted que la empresa implemente nuevos sistemas informáticos para el mejoramiento de las áreas funcionales de la empresa? a) Si b) No
10. ¿Considera usted una ventaja competitiva el uso de nuevas tecnologías dentro de la empresa? a) Si b) No Porque. 11. ¿Cuáles efectos considera usted que generaría la utilización de nuevas tecnologías y sistemas informáticos en la empresa? a) Eficiencia en las operaciones b) Optimización de recursos c) Mejores resultados en las operaciones d) Control interno en la empresa e) Todas las anteriores.
51
1.9.4. anexo Nº 4 Cronograma de actividades del desarrollo del software Etapas
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Análisis Diseño Programación Prueba Implementación
52
Meses Julio Agosto
Septiembre
Octubre Noviembre Diciembre
