Manual Contasis - Gestion Contable Financiero (1)

MANUAL DE USUARIO

SISTEMA EXPERTO CONTABLE FINANCIERO

SISTEMA

EXPERTO CONTABLE

FINANCIERO MANUAL DE USUARIO Versión 10.0

MANUAL DE USUARIO


SISTEMA EXPERTO ® CONTABLE FINANCIERO Acorde a la reforma contable en el Perú, posibilita un registro de transacciones sobre la base del PCGE modificado y NIC-NIIF, simultáneamente está estructurado el ingreso de información para la obtención de información de carácter tributario vigente en el País. Todo ello permite la obtención de nuevos libros y registros que exige SUNAT, incluido los Libros electrónicos, libros contables convencionales y la preparación y presentación de Estados Financieros de acuerdo a RG. N° 010-2008-EF/94.01.02 CONASEV, así como reportes de Gestión Financiera en forma automática. Ud. podrá realizar su trabajo contable de la forma más FACIL, RAPIDO Y CON EL MAXIMO NIVEL DE ANALISIS, como exigen los actuales negocios y la nueva normativa contable y tributaria vigente en el país.

I.

DESCRIPCION TECNICA 1. Utilitarios y herramientas para una adecuada aplicación del PCGE modificado. La versión 10.0 se encuentra dotada de herramientas como: - Panel de consultas rápidas de cuentas y subcuentas del PCGE modificado, incluyen una tabla de equivalencias desde el PCGR. - Asientos Predefinidos con el uso de cuentas y subcuentas del PCGE modificado, incluyendo aplicación del máximo nivel de dígitos que exige el PCGE modificado. - Asistente de Reclasificación de cuentas y subcuentas, a nivel de transacciones del PCGR al PCGE modificado 2. Ingreso Rápido y Fácil de Operaciones: Se puede registrar cualquier operación de forma rápida y sencilla sin necesidad de ingresar asientos contables, garantiza la fiabilidad de los datos introducidos así como la rapidez en el ingreso de datos (aproximadamente 10 veces más rápido que los sistemas tradicionales). Esto es posible utilizando la Base de Conocimientos en la que se almacena toda la incidencia contable de las operaciones con aplicación del PCGE modificado. 3. Verificación On – Line: Permite realizar el Análisis “Drill Down”, es decir “bucear” en el detalle de la información que contiene cualquier saldo de los estados financieros o cualquier otro reporte gerencial para fines de verificación y seguimiento de saldos y operaciones. Así mismo el sistema experto permite realizar la demostración de saldos de los estados financieros de manera directa desde los reportes. 4. Conectividad con otros sistemas de CONTASIS: Transacciones realizadas en módulos de gestión de la línea i-contasis (Compra, Venta, Activo Fijo, Movimiento de Almacén, Planilla, etc.) pueden migrarse fácilmente de acuerdo a periodicidad, información mínima y forma que establezca el usuario, evitando duplicidad d elabores en ingreso de ventas, compras, cancelaciones, pagos. Versión 10.0

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5. Integración con otros sistemas expertos de Contasis. Control de Inventarios, Planillas y Activos Fijos pueden integrarse generando información en tiempo real, automatizando el registro contable de operaciones numerosas y repetitivas. 6. Imputación automática a Contabilidad Analítica: Permite la imputación automática de operaciones a Contabilidad Analítica, de las cuentas de la clase 6 a las cuentas de la clase 2 y 9 o viceversa. 7. Exportación fácil y rápida de sus reportes a Herramientas Microsoft Office (Excel, DBF). 8. Integración con otros sistemas, cuenta con la opción de PLUGINS para permitir la importación de datos desde otros sistemas del mercado generando automáticamente los registros necesarios en contabilidad. 9. Múltiples Centros de Costos/Utilidad, Determinación de ingresos y costos o gastos así como la rentabilidad de las diversas unidades de negocios por centro de costos (Resultado Operacional por UEN ó Proyecto). Los centros de costo pueden ser definidos de acuerdo a criterios: geográfico, giro, actividad o cualquier otro, utilizándose para ello un centro de costo distinto. Aplicación de NIIF 8. 10. Control Presupuestal, con estimado mensual, anual, compara la ejecución y determina variaciones en términos numerales y porcentuales a nivel de ingresos y egresos. 11. Indicadores de Gestión; de liquidez, solvencia, rentabilidad y eficiencia, son obtenidos automáticamente luego de cerrados los períodos contables. 12. Reportes Financieros y de gestión, Estado de cuenta corriente, conciliación bancaria, análisis documentario a nivel de transacciones y la obtención de Flujos de Tesorería en forma semanal, quincenal, mensual.

II.

CARACTERISTICAS ESPECIFICAS  Estados Financieros de libre definición, SUNAT, CONASEV sobre la base de PCGE modificado.  Contabilidad Completa y contabilidad simplificada.  Obtención en forma de reportes de libros contables convencionales , base de preparación presentación de estados financieros sobre NIC-NIIF.  Libros Electrónicos, opcional.  Interfaz Tributaria, exportación de datos a PDT, DAOT, COA.  Cierre contable automático y apertura de libros del periodo siguiente.  Multi-ejercicio, Multiempresa, Multidiario. Versión 10.0

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 Personalización autónoma de Parámetros de cálculo: Impuestos, Tasas, Variables de prorrateo de costos.  Personalización de asientos plantilla para ingreso experto de transacciones diarias.  Ajustes por inflación–deflación.  Tratamiento de la diferencia de cambio en cuentas por Cobrar y Pagar: Libre definición de monedas y uso de hasta 5 tipos de cambios para conversión de monedas, tratamiento de la diferencia de cambio de acuerdo a la normativa tributaria y contable. Diferencia de Cambio de Documentos Cancelados, Actualización de Saldos a fin de mes o de Período, Cancelación de Diferencias de Cambio por redondeo. Cumple con FASB 52.  Tratamiento de la diferencia de Cambio en Bancos. Muestra la hoja de trabajo para realizar la diferencia de cambio del Saldo de Bancos a fin de mes o fin de período.  Multidiario, permite la libre definición de diarios auxiliares o sub diarios.  Tratamiento de la diferencia de cambio en Bancos, Cuentas por Cobrar y Pagar.  Copia de Seguridad, periodificada y personalizada según usuario  Determinación de niveles de acceso según perfil de usuario  Multiempresa, multiusuario en red local.  Bloqueo de períodos cerrados para evitar la manipulación de datos.  Servicios ON LINE desde el Panel de usuario.

III.

PRINCIPALES REPORTES (En Soles Y Dólares)

1.

LIBROS Y REGISTROS DE CARÁCTER TRIBUTARIO: RS 2342006/SUNAT.  Contabilidad Completa,  Contabilidad Simplificada

2.

LIBROS CONTABLES PRINCIPALES Convencionales. En forma de reporte libre.

Y

AUXILIARES

3.

Libros Electrónicos. Obtención de reportes, envío de archivo TXT y proceso de validación en PLE SUNAT de acuerdo a RES. SUNAT.

4. ESTADOS FINANCIEROS. FORMATO SUNAT RS 234-2006/SUNAT Y CONASEV RG. N° 010-2008-EF/94.01.02.  Balance General  Estado de Ganancias y Perdidas  Estado de Flujos de Efectivo  Estado de Cambios en el Patrimonio Neto  Demostración de saldos drill down

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5.

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REGISTROS ESPECIALES Y EXPORTACION A PDT-DAOT-SUNAT.  Reporte de Detracciones, Percepciones de IGV, Retenciones IGV  DAOT – Operaciones con Terceros, PDT 3550 – Detalle de Operaciones.  PDT Renta Anual DD.PP.  PDT 350  DAOT  PDB, compras, ventas, medios de pago

6. REPORTES DE GESTION FINANCIERA.  Reporte de vencimientos a determinada fecha o por periodo  Estado de situación bancaria  Estado de Cuenta por Clientes  Estado de Cuenta de Proveedores  Flujo de Caja, histórico Control presupuestal  Presupuesto formulado  Presupuesto ejecutado  Variaciones presupuestales Utilidades por Centros de Costos  Por Áreas de Negocio  Por proyectos  Por contratos Indicadores Financieros de Gestión  Liquidez  Solvencia  Rentabilidad  Eficiencia 7. AJUSTES POR INFLACION. Hoja de Trabajo y Cedulas de los Ajustes por Inflación en forma automática.

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A2. UTILIZACIÓN DE BOTONES

Permite el ingreso de un nuevo dato. Permite modificar un dato ya ingresado. Permite grabar los datos ingresados anteriormente. Permite eliminar un dato ya grabado. Da la opción de buscar un dato ya sea por códigos o

descripción.

Permite imprimir los datos de la ventana activa. Permite cerrar la ventana activa.

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A3. UTILIZACION DEL MOUSE

Al igual que con el teclado y con los botones, el Sistema maneja un método estándar también para el uso del Mouse, es decir que las ventanas estan diseñadas para utilizar el mouse en cada acción que el usuario desee realizar, en algunas ventanas se puede utilizar el botón derecho del mouse y se mostrará un menú contextual.

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A4. UTILIZACION DEL TECLADO

El Sistema maneja un estándar en cuanto a la utilización del teclado en el ingreso de datos:

TECLAS ESTÁNDAR: INSERT – INS: Permite el ingreso de un nuevo dato. Se activa el control donde se pide el ingreso de un nuevo código para su ingreso. DEL – SUPR: Elimina un dato ya ingresado, el sistema pide confirmación para la eliminación. HOME – INICIO: Modifica un dato ya ingresado. END – FIN: Graba los datos.

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A5. INGRESO DE DATOS

Para lograr un ágil ingreso de datos, el sistema ofrece las siguientes características: La barra de estado muestra una breve descripción de que tipo de datos se espera al momento de situarse en alguno de los campos

En los controles de ingreso de código se puede digitar los primeros caracteres, si el sistema encuentra coincidencia mostrará una ventana donde se muestren los datos que contengan esos caracteres. Se recomienda que al ingresar los parámetros en los archivos principales (Experto contable, clientes - proveedores, plan de cuentas, sub diarios, documentos) los códigos sean numéricos y las descripciones deben comenzar con caracteres para lograr eficientemente la utilización de la búsqueda por coincidencia. En el Experto Contable, se puede digitar las iniciales de la plantilla y luego pulsar la barra espaciadora, en el ejemplo se escribe "com para mostrar los que contengan "COM" en su descripción sin importar si ésta se sitúa al inicio, al medio o al final de la descripción de la operación.

Cuando pide NIT o RUC, se puede digitar las iniciales del nombre del ente o las iniciales del RUC y luego pulsar la tecla enter.

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Cuando se ingresa asiento por el CTRL + I(Ingreso de asientos), se debe capturar la cuenta entonces ahí se puede escribir las iniciales del nombre de la cuenta o las iniciales del código de cuenta y luego pulsar la tecla enter, aquí se escribe IMP para que muestre los que inicien con IMP, por ejemplo IMPUESTO…

Presionando las teclas CTRL + L en un campo de ingreso de códigos, se mostrará la lista de búsqueda, esta lista de búsqueda tiene la característica que realiza las búsquedas dentro del campo elegido para búsqueda, no importando el orden de ubicación. Ejemplo: en el campo Cliente – proveedor se presiona CTRL + L y se escoge el campo de búsqueda CRAZON y se digita PER, se mostrara los nombres o apellidos que coincidan con estas letras. En el caso del campo Cliente – Proveedor y Cuenta en el ingreso de capturas de cuenta (Menú Proceso / Ingreso de asientos) si se desea ingresar un nuevo código a la base de datos se debe digitar la tecla * (asterisco) y pulsar ENTER, así se mostrará un formulario de ingreso rápido de códigos de Clientes – Proveedores o cuenta, si el código ya existe se podrá modificar los datos ya ingresados, o buscarlos solo pulsando CTRL + L. En el siguiente ejemplo se muestra como crear un RUC en tiempo de ingreso de asiento tanto por el experto o ingreso de asientos solo escribiendo un “*” en NIT luego presionando Enter.

Luego de ello se muestra un cuadro donde se debe rellenar los datos del nuevo ente al final se debe hacer clic en el botón Agregar.

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A6. RESUMEN ESQUEMATICO DE PROCEDIMIENTOS

Los pasos a seguir para utilizar este sistema se pueden resumir en dos circunstancias: 1. Cuando el sistema no esta instalado en su PC y no esta disponible ninguna tabla:

2. Cuando el sistema ya ha sido instalado en su PC, esta creada la empresa y otras tablas en la cual desea trabajar:

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B1. EMPRESAS

Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla Empresas de la Suite Contasis. Permite agregar, modificar y eliminar los datos de una empresa, el número de empresas posible a registrar esta en función a la capacidad del hardware que posea el usuario. Ubicación en la Barra de Menús:

Se presenta la siguiente ventana:

Campo / Opción Código

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Descripción Asignamos un código que sirve para identificar a una empresa dentro de la Suite. Los códigos que se asignen a las empresas pueden B1


Descripción Dirección Giro R.U.C.

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adoptar forma alfanumérica. Nombre, denominación o razón social de la empresa. Dirección o domicilio fiscal de la empresa. Giro comercial de la empresa. Registro Único del Contribuyente que es asignado por la Administración Tributaria (SUNAT).

Nota: La consignación de información no fidedigna es responsabilidad del usuario del sistema contable. Estos datos saldrán impresos en los reportes configurando el membrete, en la parte izquierda superior de los reportes. Cada empresa necesita parámetros para cada ejercicio o año de proceso que necesariamente debemos definir para poder trabajar en una determinada empresa. Esta definición se realiza haciendo un clic en el Botón de la ventana anterior, y aparece la ventana Propiedades de la Empresa que se esta definiendo.

Campo / Opción Año Cuenta de IGV Cta de Resultados

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Descripción Ingresamos el año en que vamos a procesar información de la empresa. Ingresamos la cuenta que va a utilizar el sistema para contabilizar el Impuesto General a las Ventas (IGV). Ingresamos la cuenta que será utilizada por el sistema para contabilizar el resultado obtenido en el ejercicio.

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Ingresamos el porcentaje que el sistema utilizará para calcular el Impuesto General a las Ventas. Indicamos el Sub diario en que se registrarán las Sub Diario Ajuste diferencias de cambio en las operaciones que realice la empresa. Ingresamos la cuenta que el sistema utilizará para Cuenta De Ganancia registrar los importes originados por diferencia de cambio, cuando se genere una ganancia Ingresamos la cuenta que el sistema utilizará para Cuenta De Pérdida registrar los importes originados por diferencia de cambio, cuando se genere una pérdida. Generar Estado de Permite que la empresa pueda generar un Estado de Flujos de Efectivo Flujos de Efectivo. Controlar Estado de Permite que la empresa pueda generar un Estado de Cambios en el Cambios en el Patrimonio Neto. Patrimonio Neto Utilizar plugins Permite utilizar los plugins desarrollados por el usuario optimizados que le permita obtener información personalizada. Se fuerza el ingreso del tipo de cambio cuando por Forzar Tipo de defecto este en 1 para las opciones: Ingreso de cambio Asientos y Experto Contable Validar duplicidad de Solo al activar esta propiedad el sistema comenzara a números análisis de validar en las cuentas de análisis por documentos si documentos existen duplicados o no, pero solo si es compromiso. Ingresamos el directorio o ruta de la carpeta donde se van a localizar los archivos del módulo de la empresa Ruta para ese año, en esta carpeta se crearán las tablas necesarias para el óptimo funcionamiento del módulo. Adicionalmente podemos ingresar una ruta que indique el directorio en el cual el sistema almacenará las Ruta Seguridad copias de seguridad generadas por el usuario en la opción Generar Copia de Seguridad (Utilitarios/Asistentes/Generar Copia de Seguridad). % I.G.V.

Al hacer clic en el botón se muestra la siguiente ventana donde se ponen los títulos de las cabeceras del registro de compras y ventas.

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Al hacer clic en el botón el sistema propondrá los nombres que se ven. Nota: Al inscribir una empresa en el módulo Contable Financiero, esta también estará disponible para los demás módulos de la Suite ContaSis, solo será necesario configurarle las rutas respectivas en cada módulo. Ejemplo: Módulo Planillas : C:\contasis\2009\01\PLANI Módulo Sistema Contable : C:\contasis\2009\01\CONTA Se recomienda establecer una carpeta diferente para cada módulo, pues si bien pueden ser las mismas en algunos procesos se pueden generar conflictos. Ejemplo:

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Importante: Al eliminar una empresa en el Contable Financiero, también se eliminará para los demás módulos.

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UTILIZACION DE LA OPCIÓN WIZARD El módulo Contable Financiero permite la utilización de plantillas predefinidas, para esto hacemos clic en el botón

(Wizard).

Campo / Opción

Descripción Seleccionamos una de las plantillas que el sistema pone a disposición del usuario, al seleccionar una

Plantillas Disponibles

plantilla y hacer clic en el botón se crearán los parámetros necesarios para el adecuado funcionamiento del sistema. Seleccionamos el período en el cual se procesará información. Indicamos el directorio en el cual se crearán los parámetros necesarios para un óptimo funcionamiento de los procesos que tenga que realizar el sistema.

Período Ruta

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ASISTENTE PARA LA CREACIÓN DE EMPRESAS

Para poder crear una empresa de manera fácil y rápida, el módulo Gestión Contable Financiero dispone en la barra de herramientas del botón cuya función es simplificar los procedimientos referidos a la creación de una nueva empresa en la cual podamos procesar los datos suministrados por el usuario.

Campo / Opción Código Descripción Dirección Giro R.U.C. Período Plantilla

Ruta

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Descripción El sistema asigna un código a la nueva empresa. Ingresamos el nombre, razón o denominación social de la empresa. Indicamos la dirección de la empresa. Indicamos cual es el giro de la empresa. Ingresamos el RUC de la empresa, fue suministrado por la Administración tributaria al momento de la inscripción. Seleccionamos el período sobre el cual vamos a procesar los datos. Seleccionamos una plantilla disponible en el módulo Gestión Contable Financiero. El sistema asigna una ruta para la creación de la empresa en el disco duro del computador, si optamos por esta modalidad en la creación no podemos modificar la ruta propuesta por el sistema.

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GESTION CONTABLE

Al haber ingresado la información requerida por el sistema para la creación de la empresa, hacemos clic en el botón

para iniciar el proceso.

El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación:

Clic en el botón Sí para finalizar con la creación. Para poder acceder a la empresa debemos acceder en la opción Elección de Empresa (Proceso/Elección de Empresa).

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B2. USUARIOS

Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla Usuarios de la Suite, permite definir, modificar y eliminar los usuarios con los que puede trabajar el sistema. Esto con el fin de controlar los accesos a los diferentes niveles de información para garantizar la seguridad de los datos. Ubicación en la Barra de Menús:



El ingreso a esta opción también se realiza pulsando “Ctrl. + U”.

 También se accede a esta opción haciendo un clic en el icono de Estándar y aparecerá la ventana Usuarios del sistema:

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de la Barra

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Campo / Opción Código Nombre A. Paterno A. Materno

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Descripción Ingresamos un código de usuario dentro del Sistema. Corresponde a la descripción del usuario, con este nombre ingresará al sistema. Apellido paterno del usuario. Apellido materno del usuario.

Nota:  Al inscribir un usuario en el módulo de contabilidad esta también estará disponible para los demás módulos de la Suite.  Al eliminar un usuario en el módulo de Contabilidad también se eliminará para los demás módulos.  Para que un usuario tenga derechos de ingreso a una empresa se debe autorizar en el menú Accesos a la Empresa (Utilitarios/Accesos a la empresa).  Para cambiar el Password de un determinado usuario, se procede haciendo clic derecho sobre el nombre del usuario en la barra de Estado.

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B3. TIPO DE CAMBIO

Objetivo: Generación, actualización y mantenimiento de los tipos de cambio que se emplearán en las transacciones contables, para facilitar su identificación y contabilización. Ubicación en la Barra de Menú:


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Campo / Opción Fecha

Descripción Fecha del tipo de cambio a registrar. Tipo de cambio utilizado en las transacciones comerciales. TC comercial Es el tipo de cambio por defecto que el sistema considera en el ingreso de operaciones. Fecha De Ventas: tipo de cambio a fecha publicación venta. Publicación Compra: tipo de cambio a fecha publicación compra. Ventas: tipo de cambio a fecha de cierre venta. Fecha De Cierre Compras: tipo de cambio a fecha de cierre compra. Genera todas las fechas del año en proceso con tipo de Genera cambio S/. 3.5. Permite exportar el tipo de cambio en un archivo con Exportar nombre .Tc. Nota:  Solo al ingresar con el asistente experto contable se utiliza los cinco tipos de cambio para hacer el tratamiento contable de la diferencia de cambio.

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B4. PLAN DE CUENTAS

Objetivo: Actualización y Mantenimiento del Plan de Cuentas de la empresa. Permite agregar, modificar y eliminar datos de una cuenta contable. Ubicación en el Panel de Control:



El ingreso a esta opción también se realiza pulsando “ctrl. + P”.



También se accede a esta opción haciendo un clic en el icono Estándar y aparecerá la ventana Plan de Cuenta:

Campo / Opción Código Descripción Versión 10.0

de la Barra

Descripción Identifica el código de la Cuenta Contable. Se puede ingresar códigos de hasta 10 dígitos. Corresponde al nombre o nomenclatura completa del B4


Nivel

Análisis

Tipo

Código De Balance 1

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código indicado. Las cuentas en el sistema son de 3 niveles: General: Son las cuentas de 2 dígitos o cuenta principal. Sub - Total: Sirven para agrupamientos en sub totales de las cuentas de nivel registro, pueden tener de 3 a 9 dígitos. Registro: Estas cuentas varían de 3 a 10 dígitos de acuerdo a las necesidades del usuario, se utilizan en el registro de las operaciones y deben ser de máximo nivel de detalle. Ninguno: Solo se utilizan para un control contable, es decir cargos y abonos. Documentos: En los registros que se efectúen con estas cuentas, se debe ingresar datos adicionales como código del documento, número de documento, fecha del documento, Identificación del cliente / proveedor y otros con el fin de controlar los documentos por cobrar o pagar, así como las diferentes amortizaciones que se hace sobre estos documentos. Se debe indicar además si va a ingresar el compromiso del documento o va a realizar alguna cancelación de un documento ya ingresado, teniendo en cuenta los documentos de las entidades que todavía queden pendientes. Bancos/Detalle: Pide los datos necesarios para realizar el control de Bancos, de esta manera se puede sacar reportes contables tales como conciliación bancaria y otros relacionados con bancos; además para las empresas que quisieran agregarle mas detalle y/o manejan Centros de Costo ayuda a darle más análisis a los datos que ingresan. Se debe tener presente que la cuenta del IGV, siempre debe tener nivel registro, análisis ninguno, ya que siempre pedirá los datos necesarios para elaborar los registros de Compras y Ventas. Se debe identificar a que rubro pertenece la cuenta puede ser Activo (10 - 39), Pasivo (40 - 59), Resultado (66, Clase 7, Clase 8, Excepto 79), Naturaleza (Clase 6, Excepto 66, 69), Función (69, Clase 9), Orden (Clase 0), Mayor (79). Lo cual permite la elaboración correcta de la hoja de trabajo. Las cuentas que tienen incidencia en las columna Naturaleza y Función de la hoja de Trabajo serán del tipo Resultado (Ejemplo: 701, 661, etc.). Código que identifica el rubro del Estado Financiero en el cual se acumularán los saldos de la cuenta al

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Reclasificación 1

Código Balance 2

Reclasificación 2

Destino Automático

Centro de Costos

Presupuesto

BOTON OTROS

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momento de generar el reporte del primer juego del Balance Clasificado, generalmente Tributario (Reportes Contables / Balance Clasificado / Formato Balance Tributario). Indica el Código Reclasificado del primer juego de balance clasificado. Los códigos de reclasificación se definen cuando la cuenta contable arroja saldos diferentes a su naturaleza, cuentas de activo con saldos acreedores (Ejemplo sobregiro bancario) o de pasivo con saldos deudores. Identifica el rubro en el cual se acumularán los saldos de la cuenta al momento de sacar el reporte del segundo juego del Balance Clasificado, generalmente Formato CONASEV. Indica el Código reclasificado del segundo juego del balance clasificado. Cuentas que el sistema utilizará para generar el asiento de destino automático. (Ejemplo: la cuenta 6310094 tendrá un destino automático; Debe: 941 y Haber: 791). Sin Centro de Costos: Si la cuenta no tiene incidencia en ningún Centro de Costos. Cuenta Ganancia: Si la cuenta tiene incidencia en algún centro de costo y generalmente estas cuentas son de la clase 7. Cuenta Pérdida: Si la cuenta tiene incidencia en algún centro de costo y generalmente estas cuentas son de la clase 6. Seleccionamos la opción que se crea conveniente, si esta cuenta va a ser utilizada en la formulación del presupuesto, elegimos la opción Si. Se utiliza para las cuentas contables de bancos o cuentas corrientes, al hacer clic en este el sistema pedirá: Entidad Financiera, Nº Cuenta y Moneda de la cuenta corriente.

Nota:  El sistema genera el asiento automático sólo si los dos conceptos (debe y haber) del destino automático existen es decir están con datos.  Los Centros de Costos también pueden generar destinos automáticos, pero los definidos en el archivo Plan de cuentas tienen prioridad.

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B5. ENTIDADES

Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla entidades: clientes, proveedores, trabajadores, bancos, accionistas que se emplearán en las transacciones contables, para facilitar su identificación y contabilización. Ubicación en el Panel de Control:

Campo / Opción R.U.C. T/ Persona Ap. Paterno Versión 10.0

Descripción Código que Identifica al Ente: cliente, proveedor, Entidad Financiera y otros (Ejemplo trabajadores). Este es de libre definición lo recomendable es que sea el RUC. Permite identificar el tipo de persona que registrar. No esta disponible para personas jurídicas. B5


Ap. Materno Nombre 1 Nombre 2

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No esta disponible para personas jurídicas. No esta disponible para personas jurídicas. No esta disponible para personas jurídicas.

R. Social

Nombre o la razón social, sólo para personas jurídicas, máximo 40 caracteres.

Dirección

Dirección o domicilio fiscal de la entidad, máximo 40 caracteres.

Teléfono

Se debe ingresar el teléfono o teléfonos de la entidad, máximo 20 caracteres.

T/ Docum

Se debe elegir el tipo de documento que identifique la entidad (DNI, RUC, Etc.) que identifica a la entidad.

Tipo

Créditos

Condición

Interactúa con la opción tipo de códigos del menú Archivo Sistema, este campo sirve para clasificar a cada una de las personas o empresas registradas en esta tabla. Su utilización es opcional, pero sirve para poder filtrar en el reporte Cuenta Corriente Cliente – Proveedores los grupos que se desean visualizar. En la primera columna se ingresa el monto en S/. y en la segunda columna se ingresa el monto en $ del crédito que puede otorgar la empresa a un cliente en particular como máximo, esta opción sirve para visualizar en la opción Análisis de Documentos del Menú Reportes Financieros, activando el botón Límite de Créditos, los clientes que sobrepasen los montos ingresados como límites de créditos así como los clientes que no sobrepasen. Buen contribuyente: Nos indica que este ente tiene la calidad de Buen contribuyente. Agente de Percepción: Nos indica que este ente tiene la calidad de Agente de percepción Agente de Retención: Nos indica que este ente tiene la calidad de Agente de retención. Al marcar esta opción se identifica a la entidad seleccionada como morosa, si está marcada la opción EN LINEA en el MENÚ OPCIONES, se actualizará también en el módulo GESTIÓN COMERCIAL. Para desmarcar a un cliente como moroso y poder realizar ventas se tendrá que colocar un código el cual se generara en un usuario "CREDITOS" (MENÚ

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ARCHIVOS/USUARIOS), luego crearle una contraseña haciendo clic derecho en la barra de estado que se encuentra en la parte inferior de la ventana principal.

El botón permite imprimir el reporte de entidades marcadas como morosas.

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B6. TIPO DE CÓDIGOS

Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla Tipo de Códigos que se emplearán para poder agrupar los datos ingresados en la opción entidades, por ejemplo se puede seleccionar por clientes, proveedores, bancos, trabajadores, etc.

Campo / Opción Código Descripción

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Descripción Carácter o número de codificación. Nombre con el cual será reconocido el código

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B7. SUB - DIARIOS

Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla de Sub-Diarios, que identifican el origen o la naturaleza de los asientos contables. Este catálogo contiene los códigos y descripciones de los Sub-Diarios (conocidos también como Diarios Auxiliares) que identifican el origen o naturaleza de los asientos contables.

Ubicación en el Panel de Control:


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Solo Lectura

Numeración

GESTION CONTABLE

Descripción Identifica al Sub Diario, de una longitud de 2 caracteres alfanuméricos. Nombre del sub-diario, debe indicar claramente la naturaleza u origen de las operaciones que deben registrarse en dicho sub-diario. Se activa para evitar modificaciones en los asientos ingresados. También para el caso de operaciones que son controlados por otros módulos y exportados a contabilidad. Controla la numeración de los asientos ingresados en el sistema en forma automática por cada mes y sub diario.

Los cuadros ubicados en la parte inferior (Apertura, Enero, Febrero,………Clase 8 y Reversión) indican el número de asientos registrados en estos meses utilizando el Subdiario seleccionado.

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B8. DOCUMENTOS

Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla de los tipos de documentos que sustentan las transacciones contables, para facilitar su identificación y contabilización.


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Descripción Identifica el código del documento fuente que sustenta las operaciones registradas, los comprobantes de pago deben figurar con el respectivo código de SUNAT. Corresponde al nombre del documento.

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B9. FORMATO BALANCE CLASIFICADO

Objetivo: Actualización y mantenimiento de los juegos de Formato Balance Clasificado que tiene el sistema. El sistema maneja tres juegos de formato Balance clasificado, la definición del nombre de cada juego así como de sus rubros son libres y son los siguientes:

PRIMER JUEGO

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: Formato balance tributario (SUNAT).

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SEGUNDO JUEGO : Formato balance CONASEV:

Estos formatos están divididos en 4 Grandes Grupos: Balance Activo, Balance Pasivo, Resultados por Naturaleza y Resultados por Función, cuya estructura interna difiere en ambos formatos: Campo / Opción Activo Pasivo

Naturaleza

Función

Código

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Descripción Son los rubros conformantes del Activo en el Balance clasificado, su código está antepuesto por la letra A. Son los rubros conformantes del Pasivo y Patrimonio en el Balance clasificado, su código está antepuesto por la letra P. Son los rubros conformantes del Resultado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza, su código está antepuesto por la letra N. Son los rubros conformantes del Resultado de Ganancias y Pérdidas por Función, su código está antepuesto por la letra F. El código esta formado por 4 caracteres de los cuales ingresamos los tres últimos, ya que el sistema asigna automáticamente el primer carácter según la ubicación. Tres “000” significan cabecera de Grupo y “999” significa B9


Descripción

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el pie de ese grupo, el sistema al momento de sacar el reporte realizará una totalización en este rubro. Dos “00” al final significan cabecera de Subgrupo y “99” al final significa el pie de ese subgrupo, el sistema al momento de sacar el reporte realizará una sub totalización en este sub grupo. Descripción completa del rubro del Balance Clasificado.

Nota:  Si desea cambiar la definición de los nombres de los juegos seleccionar el menú Utilitarios / Opciones.  Los rubros conformantes del Resultado de Ganancias y Pérdidas tanto por naturaleza y por Función (Ingresos y cargas excepcionales) deberán tener codificado tanto en Naturaleza como en Función la misma parte numérica y al momento de amarrar una cuenta a estos rubros en el Plan Contable se reemplazará la N y F por la R.

Ejm: Las ventas netas es definida en Naturaleza: N005 y Función: F005, y al momento de asignarle a la cuenta 7011 un rubro del Balance Clasificado en el Plan de Cuenta se le asigna R005.

TERCER JUEGO : Formato Estado de flujo de Efectivo:

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El formato es similar a los anteriores juegos de formatos pero se debe tener en cuenta que aquí se puede ingresar fórmula solo en los códigos que termines con "99" ejemplo "F099".

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B10. CENTRO DE COSTOS

Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla de Centros de Costos que se emplearán en las transacciones contables, para facilitar su identificación y contabilización. Esta Tabla debe contener las descripciones de las áreas orgánicas o funcionales a los que se destinan los ingresos, gastos o costos de la empresa. Gracias a esta tabla se controla la utilidad operativa por cada área orgánica o funcional. Ubicación en el Panel de Control:


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Descripción Identifica el código del centro de costos. Primer Nivel: Debe ser de dos dígitos, este nivel agrupa al segundo nivel. Segundo Nivel: Debe ser de cuatro dígitos, el cual B10


Descripción

Asiento Destino

GESTION CONTABLE

utilizaremos en el ingreso de operaciones. Corresponde a la descripción completa del centro de costo asociado al código indicado. Identifica las cuenta contables que se utilizará para hacer el asiento por destino automático. Se debe tener en cuenta que tiene prioridad el asiento por destino definido en el plan de cuentas.

Nota: Si eliminamos un centro de costos que este siendo utilizado por un presupuesto en la opción Presupuestos (Archivos/Presupuestos), la información ingresada en la opción Partidas Presupuestales (Reportes Financieros/Presupuestos/Partidas Presupuestales), también será eliminada. Podemos

bloquear

un centro de costos, activando la opción , si realizamos esta acción el sistema ya no permitirá realizar ingreso de datos utilizando el centro de costos bloqueado; por ejemplo, si tratamos de utilizar un centro de costos previamente bloqueado para realizar un ingreso al sistema, nos mostrará el siguiente mensaje:

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B10

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B11. FACTORES DE AJUSTE

Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla de factores de ajuste que se emplearán en el proceso de ajuste por efectos de inflación y/o Deflación.

Campo / Opción

Descripción Se debe ingresar los factores correspondientes a Factores cada mes. Identifica el código del sub-diario en el que se R.E.I. generará los asientos del REI. Cuenta de Resultado Identifica la Cuenta Contable que acumulará el REI. por Exposición a la inflación

Versión 10.0

B11

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B12. CONTROL DEPRECIACIÓN

Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla de activo fijo. El módulo de contabilidad cuenta con un control de activo fijo nativo independiente del módulo de activo fijo de la Suite. Se debe utilizar este control solo en caso que no se cuente con el módulo de Activo fijo.

Campo / Opción Código Descripción Fecha Adquisición Depreciar Valor del activo Valor Residual Depreciación Acumulada Estado Del Activo

Meses Tasa % Ubicación Versión 10.0

Descripción Identifica el activo dentro del sistema, acepta un código alfanumérico de hasta 10 caracteres. Descripción detallada del activo, acepta caracteres alfanuméricos de una longitud máxima de 40. Identifica la fecha de adquisición del activo. Opción que indica al sistema si el activo está sujeto a depreciación. Valor de adquisición o compra del activo. Valor residual o de rescate del activo definido en la NIC 16. Depreciación acumulada del activo a la fecha de ingreso al Sistema. Estado de operación en el que se encuentra el activo. Cantidad de meses en que se va a depreciar el activo (este valor es referencial no tiene implicancia o relevancia para cuando se efectúe la operación del CÁLCULO DE LA DEPRECIACIÓN). Porcentaje en el que el activo se va a depreciar. Lugar en donde se encuentra el activo físicamente. B12


Centro de Costos Cuenta Activo Cuenta Depreciación Cuenta Gastos Información adicional

GESTION CONTABLE

Centro de costos al que va a afectar la depreciación del activo fijo. Cuenta contable a la que pertenece el activo (clase 3). Cuenta contable en la que se acumularán los importes de la depreciación del activo (cuenta 39). Cuenta contable en la que se imputarán las provisiones del activo (cuenta 68). En este cuadro ingresamos información referente al activo que sea de utilidad para el usuario.

Notas: Para que esta opción funcione sin ningún tipo de distorsión de datos, los activos deben de ser ingresados en forma detallada por cada bien. En esta opción también se puede adaptar el control de Intangibles y su amortización.

Versión 10.0

B12

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B13. BASE DE CONOCIMIENTO

Objetivo: Actualización y mantenimiento de la Base de Conocimientos, ésta es utilizada para automatizar el ingreso de datos, para que sea realizado por personas que no necesariamente tengan alguna noción de dinámica contable. Otra de las ventajas de la Base de Conocimientos, es que se puede amarrar a un Plug-in (programa externo desarrollado por el usuario o terceros) que imprima el documento sustentatorio al momento de registrar la operación. Ubicación en el Panel de Control:

Versión 10.0

B13



Código Descripción Sub Diario Libro Código Plug – in

Espacio en blanco

Descenc.

GESTION CONTABLE

Descripción Código de la operación, se recomienda que los dos primeros dígitos sean similares al subdiario al que pertenece el asiento a generarse. Código de la operación, se recomienda que los dos primeros dígitos sean similares al subdiario al que pertenece el asiento a generarse. Descripción de la operación, el cual se propondrá como glosa del asiento. Código del sub diario en el que se registrará el asiento. Código del libro auxiliar en el que se reflejará la operación. "C" compras,"V" ventas y en blanco si no tiene incidencia en los libros mencionados. Código del Plug-in que se va a utilizar para la impresión del documento fuente que sustentará la operación (para control de transacciones en línea). En este espacio se puede realizar un pequeño comentario que permita al usuario que ingresa los datos identificar mejor la transacción. (Para visualizar en el experto contable se hace doble clik en la palabra "Descrip"). Permite utilizar otra plantilla inmediatamente después de la primera.

El botón permite obtener un movimiento contable predeterminado que podrá ser utilizado desde el Experto Contable a partir de un asiento que hayamos registrado en el sistema, por ejemplo: Utilizando la opción Ingreso de Asientos (Proceso/Ingreso de asientos), si hacemos click en este botón, el sistema nos solicitara los datos del asiento registrado:

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B13


GESTION CONTABLE

Campo / Opción

Descripción Ingresamos el número de asiento con que Num. Asiento registramos la operación. Ingresamos el Sub diario en el que fue registrado el Sub Diario asiento contable que vamos a utilizar para la creación del movimiento. Código de Asiento para Asignamos un código al movimiento que estamos nueva base de creando a partir de un asiento ingresado en el conocimientos sistema. Clic en el botón para concluir con el proceso de creación del movimiento que podrá ser utilizado desde el Experto Contable, debemos tener en cuenta que el sistema mantendrá las propiedades asignadas a las cuentas en el Plan Contable que utiliza la empresa pero debemos asignar la descripción a cada cuenta y definir que conceptos serán requeridos por el sistema. El botón original.

sirve para crear un nuevo modelo contable a partir del modelo

Al hacer un clic en la palabra Asientos, ésta tendrá el formato en negritas y de esta manera activará la visualización de los asientos realizados de toda la lista.

El botón modelo contable.

Versión 10.0

de la ventana anterior permite determinar los parámetros del

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Campo / Opción Concepto

Debe

Haber Pedir

Fórmula

Rango (R)

Localización (loc.)

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GESTION CONTABLE

Descripción Breve descripción del dato que deberá ingresar el usuario. (Debe considerarse no utilizar términos, técnicas y que el ingreso lo va realizar generalmente un usuario no contable). Código de la cuenta contable que en el asiento va cargada, en caso de la clase 6, se puede activar la columna de rango cuando se vaya a distribuir proporcionalmente entre los gastos administrativos y de ventas u otros. En la columna del debe se ingresará la cuenta de nivel subtotal de la clase 6 para luego ingresar la cuenta a nivel Registro de la clase 6 mediante el Botón Rango. Código de la cuenta contable que en el asiento va abonada. Activada permite que al momento de ejecutarlo se ingrese el monto del concepto. Una vez activada esta opción se desactivará la opción fórmula o viceversa. Fórmula que permite el cálculo del monto del concepto, sólo en el caso que no se active "pedir". Parar referenciar al monto de un concepto ubicado en líneas anteriores o posteriores se utiliza la letra “I” acompañado del número del concepto mas los signos: "+" (suma), "-" (resta),”*” (multiplicación),”/” (división) y algunas funciones de Visual Fox Pro para usuarios avanzados. Activado permite indicar, en el botón rango, las cuentas de nivel de registro de la clase 6 en las cuales se disgregará el monto del concepto con sus respectivos porcentajes de distribución. Los porcentajes siempre deben sumar el 100% en caso contrario el asiento no cuadrará, además se puede indicar en forma opcional los códigos de los centros de costos al que se imputarán los importes de las cuentas, si la cuenta de gastos dentro de DEBE es de nivel subtotal, dentro del Rango, en el rubro Cuentas se podrá añadir cuentas de nivel registro, diferentes entre si. También se pueden utilizar variables definidas en la Tabla Variables para realizar la distribución, que son mas flexibles al momento de hacer cambios de porcentajes. Se utiliza cuando se desea que el monto del concepto se ubique en una determinada columna del registro de compras o ventas (0 Ninguno, 1 Inafecto, 2 Exonerado, 3 Neto, 4 Neto 2, 5 Neto 3, 6 ISC). Ingrese un número mayor a 6 para visualizar una pequeña tabla la cual le indicará que número ingresar. Solo se rellena datos para las cuentas que involucren algunos de los conceptos mencionados para el registro de Ventas o Compras y Siempre que en Libro este marcado C o V. También es indispensable que la cuenta de IGV forme parte del modelo de ingreso de datos que se este configurando. B13


GESTION CONTABLE

Activar si el concepto Amortiza o Cancela una cuenta por pagar o cobrar. Cuando esta activado el casillero pedir obligatoriamente debe estar activado. Activar si desea que el monto se refleje en el control de caja auxiliar que maneja el sistema. Solo se utilizará si Caja esta activada la opción "Activar proceso en línea con módulo Gestión Comercial" de la pestaña En Línea del comando opciones del menú utilitarios. Define cual de los cinco tipos de cambio va a utilizar el sistema para realizar los cálculos de pérdida o ganancia por diferencia de cambio de las amortizaciones o cancelaciones, si pone cero no se realizará ningún cálculo. Ingresando un número mayor a 5 visualizarán una Tipo de Cambio pequeña tabla la cual le indicará que número ingresar.(El (T/C) tipo de cambio se elige con los números siguientes el 1 "Comercial", 2 "Venta Fecha de Publicación", 3 "Compra fecha de Publicación",4 "Venta fecha de cierre", 5 "Compra Fecha de Cierre", ). Se pone T/C sólo a las cuentas que se Amortizan o Cancelan. Realiza el asiento de diferencia de tipo de cambio Diferencia de automáticamente. La diferencia de cambio se aplica a las cambio cuentas diferentes a las de Análisis de Documentos que (D/C) son Amortizadas o Canceladas. Código del documento fuente que se sustenta la Doc. operación, se puede definir por cada concepto. Parte o total del número del documento fuente. que el Número sistema propondrá (Indicar serie y/o número si es comprobante de pago). RUC o Código del ente que propondrá el sistema al usar NIT-RUC esta plantilla. Centro de costo de la cuenta que este en el ítem que C/ Costo siempre propondrá el sistema al usar esta plantilla. Glosa de la cuenta que esta en el ítem, siempre propondrá Glosa el sistema al usar esta plantilla. Fecha de documento de la cuenta que esté en el ítem, F/docum. siempre propondrá el sistema al usar esta plantilla. Fecha de vencimiento de la cuenta que esté en el ítem, F/vencim siempre propondrá el sistema al usar esta plantilla. Si esta activado buscara en la tabla Numeración de Documento (Archivo/Numeración de Documento) el documento indicado en "docinc" con la serie "serieinc" e Autonum ira incrementándose el numero en función a lo que se indico en la tabla Numeración de Documento.(si se deja en blanco los campos docinc y serieinc el sistema no realizará la autonumeración). Es la serie del documento a buscar en la tabla serieinc Numeración de documento siempre y cuando este activado Autonum. docinc Es el código de documento a buscar en la tabla Cancela

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Flujo/E

Despliega

Datos R.E.

Datos docum.

Reg. Esp.

CanXDoc Costos Docum M/Pago

Patri/Trib

Patri/Conasev

Versión 10.0

GESTION CONTABLE

Numeración de documento (Archivo/Numeración de Documento) siempre y cuando este activado Autonum. Código del Estado de Flujo de Efectivo de la cuenta que este en el ítem, siempre propondrá el sistema al usar esta plantilla. Si esta activado entonces el sistema mostrara una lista de cuentas con nivel de registro (Archivo/Plan de Cuenta) cuyos primeros dígitos coincidan con lo que se indique en cuenta del debe o el haber que este en el ítem, siempre propondrá el sistema al usar esta plantilla. Copia datos de documentos ingresados en otro ítem cuyo campo Reg. Esp. (Régimen especial) esté activado. Por ejemplo si la cuenta "40117" esta en el ítem 4 y en el ítem 5 tenemos la cuenta "421" este activado como "Reg. Esp.", podríamos escribir en Datos R.E. del ítem 4: "I5" para copiar datos de la "421" para la cuenta donde estamos ubicados ("40117"), sin importar si esta tenga o no análisis o que este activado o no "Reg. Esp." Copia datos de documentos ingresados en otro ítem sin importar si este tenga o no análisis; ideal para identificar documentos relacionados a la Amortización o Pago. Por ejemplo si en el ítem 1 tenemos la cuenta 421 al debe y en el item 2 la cuenta 104 al haber, en "Datos docum" del ítem 1 pondríamos "I2", el cual estaría copiando los datos del documento (Cheque, Recibo de Egresos, etc.) con que fue Amortizado o Cancelado al Proveedor. Se activara cuando se necesite controlar: DETRACCIONES DEL IGV, PERCEPCIONES DEL IGV, RETENCIONES DEL IGV y RETENCIONES DE CUARTA CATEGORIA. Se debe tener en cuenta que debe estar rellenado correctamente en ARCHIVOS/EMPRESAS/PROPIEDADES/TITULOS, las cuentas correspondientes caso contrario no seria válido el activarlo este ítem. Esta opción se activará a las cuentas con análisis por documento, es utilizada cuando es necesario cancelar varios documentos pendientes de diferentes entidades en una sola operación. Copia el centro de costo ingresado en otro ítem. Predefine el Tipo de Medio de Pago para una cuenta de banco (Archivo/Tipo de medio de pago). Código del Formato Tributario del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Archivo/Estado de Cambios en el Patrimonio Neto/Formato Tributario) de la cuenta que esta en el ítem, siempre propondrá el sistema al usar esta plantilla. Código del Formato CONASEV del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Archivo/Estado de Cambios en el B13


Presupuesto

GESTION CONTABLE

Patrimonio Neto/Formato CONASEV) de la cuenta que esta en el ítem, siempre propondrá el sistema al usar esta plantilla. Ingresamos el código del presupuesto que vamos a utilizar (Archivos/Presupuestos). Debemos tener activada la opción Presupuestos (Archivos/Plan de cuentas).

Ejemplo: Este ejemplo es de la emisión de recibo por honorarios.

Este ejemplo es de una planilla afecta a AFP-SNP provisión CTS.

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GESTION CONTABLE

Nota: Las plantillas, modelos contables o asientos pre definidos (Base de Conocimientos), son los únicos que hacen el tratamiento de amortizaciones de cuentas por pagar y cobrar en moneda extranjera con la utilización de hasta tres tipos de cambio generando la correspondiente pérdida o ganancia por diferencia de cambio automáticamente. Esta base de conocimiento es utilizado mediante la opción Experto Contable, es decir pulsando CTRL+X. Las plantillas, modelos contables o asientos pre definidos (Base de Conocimientos), son los únicos que hacen el tratamiento de amortizaciones de cuentas por pagar y cobrar en moneda extranjera con la utilización de hasta tres tipos de cambio generando la correspondiente pérdida o ganancia por diferencia de cambio automáticamente. Esta base de conocimiento es utilizado mediante la opción Experto Contable, es decir pulsando CTRL+X. Adicionalmente el sistema permite la configuración de los componentes de la base de conocimientos haciendo uso de una ventana que facilita el ingreso de parámetros a los movimientos que estamos configurando, para acceder a esta ventana hacemos click en el botón Configurar.

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que esta situado al lado derecho del botón

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B14. VARIABLES Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla Porcentajes. Permite agregar, modificar y eliminar datos de un código de porcentaje usados en la base de conocimientos, tales como: ITF, IES, SNP, RPS, etc. Ubicación en el Panel de Control:


Descripción

Porcentaje

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Descripción Identifica el código del porcentaje. Se puede ingresar códigos de hasta 3 dígitos, EJM: ITF Corresponde a la descripción completa de la variable, EJM: Impuesto a las Transacciones Financiaras. Se ingresa el porcentaje en tanto por uno (porcentaje; dividido entre 100) para su utilización directa en las fórmulas de la Base de Conocimientos. EJM: se ingresa 0.0008, en caso el ITF (0.08%), en caso de ingresar 0.08 al usar en la fórmula éste será dividido entre 100. B14


GESTION CONTABLE

Nota: Los códigos de variables definidos son utilizados anteponiéndoles la palabra SYSP_ en la base de conocimientos: SYSP_RPS, SYSP_ITF, SYSP_SNP, etc, etc. Por ejemplo en el caso de haber definido el valor del CTS con 0.0833 este se utilizaría de la siguiente manera al configurar el asiento en la BASE DEL CONOCIMIENTO (Archivos / Base de Conocimientos).

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B15. NUMERACIÓN DE DOCUMENTOS

Objetivo: Controlar la numeración de los documentos con la finalidad de optimizar el ingreso de los datos.

Campo / Opción Documento Serie Número

Descripción Identifica el código del documento a imprimirse. Se deberá colocar la serie del referido documento. Se deberá colocar el número del documento con el que va iniciar la impresión

Nota: Este control se habilita en la opción del Menú Archivos de sistema/Configuración/opción AutoNum en la cuenta que controla documentos indicando la serie inicial y el código del documento.

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B16. TIPO DE MEDIO DE PAGO

Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla Tipo de Medio de Pago. Códigos de uso obligatorio para las empresas, indica las formas de movimiento de efectivo por ejemplo: depósitos en cuenta, giro, tarjeta de débito, etc.


Descripción Identifica el código del tipo de medio de pago, estos códigos deben figurar con el respectivo código de SUNAT. Corresponde al nombre del tipo de medio de pago.

Nota: Estos códigos son de uso obligatorio para los libros contables del 2008.

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B17. ENTIDADES FINANCIERAS

Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla Entidades Financieras. Códigos de uso obligatorio, para facilitar su identificación y contabilización.


Descripción Identifica el código de la Entidad financiera, estos códigos deben figurar con el respectivo código de la SUNAT. Corresponde al nombre de la Entidad Financiera.

Nota: Estos códigos son de uso obligatorio para los libros contables del 2008.

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B17

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B18. ESTADO CAMBIOS PATRIMONIO NETO

Objetivo: Actualización y mantenimiento de los juegos de Formato de Estado de Cambios en el Patrimonio Neto que tiene el sistema. El sistema maneja dos juegos de formato de Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, y son los siguientes:

PRIMER JUEGO

: Formato Tributario (SUNAT).

SEGUNDO JUEGO : Formato CONASEV:

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B18



Descripción

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GESTION CONTABLE

Descripción El código esta formado por 3 caracteres. Tres “000” significan cabecera de Grupo y “999” significa el pie de ese grupo, el sistema al momento de sacar el reporte realizará una totalización en este rubro. Descripción completa del rubro del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.

B18

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B19. PRESUPUESTOS

La presupuestación se ha convertido en una de las herramientas más aceptadas universalmente en la gerencia de la actualidad. El presupuesto suministra el recurso mediante el cual pueden alcanzarse las políticas, los objetivos y las normas de la compañía. Además el presupuesto ha encontrado su aplicación en una multitud de funciones de control, como evaluación de desempeño, coordinación de actividades e implementación de planes, para nombrar tan solo unas cuantas. En este escenario actual en que se encuentra implícito el empresario nacional el módulo Gestión Contable Financiero pone a su disposición esta herramienta que será de gran utilidad para el usuario. Objetivo: Diseñar un presupuesto para las distintas actividades, tiendas, sucursales, etc. de la empresa, el diseño de este presupuesto va a depender del nivel de actividades que posea la empresa.


Nivel

Descripción Ingresamos el código que va identificar a cada una de las partidas presupuestales. Ingresamos una descripción del presupuesto, Subtotal o partida presupuestal. Indicamos el Nivel que estamos ingresando: Presupuesto, Sub-total o Partida presupuestal. Nota: Los códigos de 2 dígitos solo pueden adoptar la opción Presupuesto.

Nota: Debemos tener que esta opción interactúa con el Plan contable.

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B19


GESTION CONTABLE

CENTRO DE COSTOS Objetivo: Los presupuestos pueden tener un centro de costos con el objetivo de hacer que las proyecciones que se hacen o presupuestan abarquen también a un centro de costos en particular. Puede agregar un centro de costos a un presupuesto, creando un nuevo presupuesto o con la opción “modificar”; seleccione luego la opción "Con centro de costos". Sólo puede ponerle centro de costos a un presupuesto que tenga el nivel: Presupuesto (El sistema le pondrá el centro de costos a todos los niveles restantes del presupuesto).

Campo / Opción

Centro de Costos

Descripción Determinamos si el presupuesto que estamos diseñando va o no a tener un centro de costos: Sin Centro de Costos: Seleccionamos esta opción si se desea que el presupuesto no tenga centro de costos, por defecto el presupuesto no tiene centro de costos. Con centro de Costos: Seleccionamos esta opción si se desea que el presupuesto tenga centro de costos. Nota: Sólo puede ponerle centro de costos a un presupuesto que tenga el nivel: Presupuesto (El sistema le pondrá el centro de costos a todos los

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B19


GESTION CONTABLE

niveles restantes del presupuesto). Si quita un centro de costos a un presupuesto se ELIMINARÁN todos los datos que se hayan registrado en ese centro de costos y presupuesto en la opción PARTIDAS PRESUPUESTALES (Reportes Financieros/Presupuestos/Partidas Presupuestales). Si un presupuesto no tiene Centro de Costos y registra datos en la opción PARTIDAS PRESUPUESTALES (Reportes Financieros/Presupuestos/Partidas Presupuestales), al cambiarlo a “Con centro de costos”, también se ELIMINARÁN TODOS los datos que se hayan registrado para ese presupuesto en la opción PARTIDAS PRESUPUESTALES. Para asignar un Centro de Costos al presupuesto hacemos click en el botón para que se Descripción – Centro de activen las opciones deplegables al lado izquierdo Costos de este botón, y podemos seleccionar un centro de costos previamente ingresado en la opción Centro de Costos (Archivos/Centro de Costos). Importante: Todo cambio que el usuario realice en la opción Centro de Costos (Archivos/Centro de Costos) afectará también a los presupuestos que hagan uso de este centro de costos; es decir, si se elimina un Centro de Costos también se eliminará de la opción Presupuestos (Archivos/Presupuestos) y consecuentemente se eliminarán toda la información registrada en la opción Partidas Presupuestales (Reportes Financieros/Presupuestos/Partidas Presupuestales).

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B20. OTROS CONCEPTOS CUENTAS CORRIENTES Objetivo: Permite agregar, modificar y eliminar los datos de un vendedor, para luego observar el movimiento de documentos por las ventas realizadas de cada uno de estos. Para esto se debe trabajar conjuntamente con el Módulo de Gestión Comercial.


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Descripción Identifica el código del vendedor dentro del sistema. Se deberá colocar el nombre y apellido del vendedor.

B20

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B21. PLANES DE CUENTA ALTERNOS

Objetivo: Permite utilizar planes de cuenta distintos al principal, para poder observar reportes.


Descripción Identifica el código del plan alterno. Se deberá colocar el nombre o descripción del plan alterno.

Al ingresar a esta opción por primera vez, se cambia el menú a TIPOS DE PLAN (Sin el Ctrl + K), lo que significa que el sistema está listo para ingresar los nuevos planes de cuenta alternos:

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B21


GESTION CONTABLE

Campo / Opción

Descripción Identifica el código de la cuenta de plan alterno, Código respetando la cantidad de dígitos. Cuenta Plan Estándar Se coloca el código de la cuenta del plan principal al relacionada que estará relacionada la nueva cuenta. Nivel Se marca la opción del nivel de la cuenta nueva.

Una vez definidos estos datos se podrá ingresar al BALANCE DE COMPROBACIÓN DE 10 COLUMNAS (MENÚ REPORTES CONTABLES/ BALANCE DE COMPROBACIÓN DE 10 COLUMNAS), en el cual en la parte inferior de la ventana aparece una lista de los planes de cuenta alternos y el principal,

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así poder alternar con estos.

B21

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B22. CONFIGURAR PAGINA

Objetivo: Establecer la impresora que se va a utilizar para la impresión, el tamaño de hoja en la que se va a imprimir, la posición de la misma.

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B22

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B23. MENU VER BARRA ESTÁNDAR Barra de acceso rápido para las opciones más utilizadas del menú del Sistema como son: Usuarios, Empresas, plan de cuentas, ingreso de voucher, cambio de mes de proceso, transferencia datos red -> disco local, impresión, calculadora, xpert pacioli, asistente para reclasificación de cuentas, salir y ayuda. Ubicación en la Barra de Tareas:

BARRA DE ESTADO Nos muestra el año de proceso, la empresa en proceso, el usuario y la barra de mensajes. Haciendo clic con el botón derecho en el nombre de usuario podremos hacer cambio del password de acceso del usuario, ingresando la clave actual e ingresar dos veces la nueva clave.

Al hacer doble clic en el nombre de la Empresa, se copia la ruta de la empresa a la memoria de Windows (portapapeles).

PANEL DE CONTROL Activa o desactiva el panel control (opciones que se muestran en la pantalla principal del sistema).

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B23


GESTION CONTABLE

MENÚ PANTALLA COMPLETA Activa y desactiva el modo de visualización de la pantalla Completa, en este modo el sistema ocupa por completo la pantalla y ningún otro programa puede ponerse delante de la pantalla del Sistema.

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MENÚ PROCESO

C1. ELECCIÓN DE EMPRESA

Objetivo: El sistema esta diseñado para el trabajo con múltiples empresas (multiempresa), por lo que es necesario que elija la empresa de la cual va a procesar sus datos. Esta opción nos muestra un listado por cada año de todas las empresas registradas en el sistema de las cuales se puede elegir una. Ubicación en la Barra de Menús:



El ingreso a esta opción también se realiza pulsando “Ctrl. + E”.



También se accede a esta opción haciendo un clic en el icono de la Barra de herramientas Estándar y aparecerá la ventana Elección de Empresa:

Campo / Opción Año

Clave de Acceso

Descripción Año de proceso de la empresa. Nombre del Usuario que ingrese a la empresa. El usuario por defecto es ADMIN y no tiene clave de acceso hasta que se le asigne. Clave de acceso a la empresa del usuario.

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C1

Usuario

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C2. CAMBIO DE MES DE PROCESO

Cambia el mes de proceso. El Sistema procesa los datos por meses, por lo que es necesario que el usuario elija el mes de proceso respectivo antes de ingresar las operaciones.

Nota: El sistema utiliza 16 meses para controlar el proceso contable en forma completa. Mes 00: Apertura, ingreso del asiento inicial o de reapertura. Mes 01-12: Meses en las que se registran las operaciones de enero a diciembre. De ellos se obtienen los saldos contables y EEFF históricos. Mes 13: Ajustes, mes en el cual se registran los asientos de ajuste a los EEFF Históricos, los cuales pueden ser por inflación y/o por deflación. Mes 14: Clase 8, es el mes en el que se saldan o cancelan las cuentas de resultados con las cuentas de la clase 8. En este mes se registran las liquidaciones o cálculos de participación Patrimonial, Impuesto a la Renta, reservas. Mes 15: Reversión, último mes en el cual se saldan o cancelan las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio. Notas: La opción GENERAR ASIENTO INICIAL del menú PROCESO solo puede ejecutarse en el mes de 00 APERTURA La opción CALCULO DEL REI del menú PROCESO solo puede ejecutarse en el mes 13 AJUSTES. La opción ASIENTO DE CIERRE CLASES 6, 7,9 del menú PROCESO solo puede ejecutarse en el mes 14 CLASE 8. La opción ASIENTO DE CIERRE ACTIVO Y PASIVO del menú PROCESO, solo puede ejecutarse en el mes 15 REVERSIÓN.

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C2

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C3. INGRESO DE ASIENTOS

La ventaja de CONTASIS es que admite los dos métodos de registro de información: 1. METODO TRADICIONAL (ingreso de asientos): Requiere de conocimientos contables y el ingreso es más lento, la utilidad de esta opción radica en la libertad que da al usuario para que pueda ingresar los asientos utilizando las cuentas que crea conveniente en el registro de una operación. 2. METODO EXPERTO (Ingreso de datos básicos): No requiere de conocimientos contables. Y es más rápido. Objetivo: Esta opción sirve para registrar operaciones bajo el METODO TRADICIONAL, es decir registro directo de los documentos fuente, mediante el ingreso de asientos de contabilidad, el cual exige en el momento de registro aplicar conocimiento contable para hacer los asientos débito/crédito, el METODO TRADICIONAL tiene las siguientes características:   

Registro a través del ingreso de asientos. Exige conocimiento contable para hacer los asientos débito/crédito. Existe alta probabilidad de errores.


Se accede a esta opción pulsando “Ctrl. + I” aparecerá la ventana Ingreso de Asientos. También se accede a esta opción haciendo un clic en el icono herramientas estándar.

de la barra de

La parte superior de la ventana, permite el ingreso de los datos generales de la operación:

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C3


Campo / Opción Sub Diario

Asiento Fecha Moneda

Tipo de Cambio

Bloquear

L/Registro

GESTION CONTABLE

Descripción Ingresar el código del subdiario en el cual se debe registrar la operación. Identifica el número de asiento. El sistema enumera correlativamente los asientos, en caso de que se ingrese un número de asiento ya existente, el sistema lo muestra para su modificación. Ingrese la fecha del asiento. Elija el tipo de moneda en el que se registrará la operación. Ingrese el tipo de cambio aplicable a la operación. De preferencia el tipo de cambio ya tiene que haberse ingresado en la opción Tipo de Cambio del Menú Archivo. Bloquea el tipo de cambio, los asientos ingresados bloqueando el tipo de cambio no tiene equivalencia en la otra moneda Ideal para realizar ingresos para ajuste por Tipo de Cambio en las cuentas que el sistema no realiza el ajuste por Diferencia de Cambio. Se ingresa el Código del libro, de acuerdo a las disposiciones de la SUNAT.

Si hacemos clic en el botón , podemos acceder al visor que permite navegar por los asientos contables que se han ingresado en el sub-diarIo indicado (o en los demás), en este modo de visualización las opciones para modificar el Versión 10.0

C3


GESTION CONTABLE

asiento estarán desactivadas, si deseamos realizar algún cambio debemos salir del visor. La siguiente ventana corresponde a esta opción, el cuadro rojo indica los botones que se activan para que el usuario navegue por los asientos ingresados: : Nos envía al primer asiento en el primer sub-diario (o el menor). : Nos envía al último asiento en el primer sub-diario (o el mayor). : Visualizamos el próximo asiento (en orden descendente al actual). : Visualizamos el próximo asiento (en orden ascendente al actual).

Al momento de hacer clic en el botón se desplegará una ventana en la cual se ingresarán los datos dependiendo de como se hayan definido en el Plan de Cuentas.

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C3


Campo / Opción

Cuenta

GESTION CONTABLE

Descripción Se debe ingresar el código de la cuenta contable (nivel registro), en caso de no existir la cuenta, se podrá crear dicha cuenta, sin necesidad de ir al plan de cuentas, se digitará un asterisco ( * ) en el recuadro y al hacer un ENTER, automáticamente, el sistema nos pedirá los datos a rellenar: Para ubicar un cuenta rápidamente se procede por uno de los siguientes procedimientos: a) Digitar los primeros caracteres del código o descripción de la cuenta y pulsar ENTER o; b) Pulsar la tecla Ctrl + L y buscar por código o descripción por coincidencia de caracteres. Si la cuenta no existe podemos crearla, ingresamos ”r;*” (asterisco) y pulsamos (asterisco) y pulsamos Enter:

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C3


Glosa

Registrar Documento

Cancelar Documento

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GESTION CONTABLE

Se ingresa una descripción breve de la operación, esta glosa por defecto muestra la glosa de la cuenta anterior. Se recomienda indicar información que no se refleje en el asiento. Este botón solo se activa si la cuenta ha sido definida como cuenta con Nivel de Análisis por Documentos en el archivo Plan de Cuentas, IMPORTANTE: Solo se debe utilizar en el caso de asientos de compromiso (Apertura del Saldo de Cuenta Pendiente por cobrar o pagar, Provisión de Compra al Crédito, etc); se debe ingresar los datos necesarios para registrar el documento y con ellos el sistema apertura el control de cuenta corriente en el que se registran las amortizaciones hasta su cancelación; en el caso de que el cliente/proveedor no esté registrado en el sistema, se podrá registrar sin necesidad de ir a la tabla Entidades; se digitará un asterisco (*) en el recuadro correspondiente al N.I.T.-RUC y al hacer un ENTER, automáticamente, el sistema nos pedirá los datos a rellenar. Este botón solo se activa si la cuenta ha sido definida como cuenta con Nivel de Análisis por Documentos en el archivo Plan de Cuentas, IMPORTANTE: Solo se C3


GESTION CONTABLE

utiliza en los asientos de amortización o pago de cuentas pendientes; y se muestra un formulario en el cual se ingresa el código del cliente, proveedor, trabajador, etc (búsqueda rápida o Ctrl. + L) al que pertenece el documento y se mostrará una lista de todos los documentos de ese cliente, proveedor, trabajador que se encuentren registrados en el sistema y que estén pendientes de cancelación. Las opciones en esta nueva ventana nos permite realizar una selección múltiple de documentos, primero se hace un clic en el primer documento seleccionado, un clic en selección múltiple y procede a realizar un clic en el segundo documentos escogido, nuevamente un clic en selección múltiple y precede a hacer un clic sobre el tercer documento seleccionado y así sucesivamente, una vez seleccionado todos los documentos que desea cancelar se hace un clic sobre la opción seleccionar. Para desactivar un documento ya seleccionado simplemente haga clic sobre ese documento y presione selección múltiple.

Libro

Si la cuenta se ha definido en el archivo propiedades de empresa del Sub Menú Empresas como la cuenta que controla el impuesto general a las ventas se activará esta casilla y se debe ingresar el código de libro "C" de Compras o "V" de Ventas en el cual se debe registrar la operación. En caso de no poner ”r;C” o ”r;V” aparecerá y pulsar el botón ACEPTAR aparecerá el siguiente mensaje:

Al hacer click en (SI) el enfoque ira al campo libro.

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Documento Número Fecha del Documento

Fecha de vencimiento

Diferido

RUC

Centro de Costos

F/efectivo

Med/Pago

Patri/Trib.

Patri/Cnv

Neto 2

IGV 2 19.00% Versión 10.0

GESTION CONTABLE

Al hacer click en (NO) continúa normalmente con el resto de instrucciones del botón ACEPTAR. Código del documento sustentatorio de la operación. Se ingresa la serie y el número del documento que sustenta la operación. Se ingresa la fecha de emisión del documento, esta puede ser diferente a la fecha de registro del asiento. Se ingresa la fecha de vencimiento del documento en caso que este la tenga. Si la Empresa controla sus vencimientos, tanto deudor como acreedor, y/o genere Flujo de Caja, este dato es indispensable, debe ser igual o posterior a la fecha del documento. Es utilizado para operaciones diferidas, Ejemplo para cheques diferidos; al activar esta opción el sistema nos pedirá la fecha a partir del cual devengará el documento. Ingrese el código de la entidad que genera la operación, o utilice búsqueda rápida (ctrl. + L), en caso de no existir el cliente o proveedor, se podrá crear, digitando un asterisco (*) en el recuadro y presionando ENTER, para poder rellenar, el cuadro que aparecerá, con datos de la Entidad. Se debe ingresar el código de 4 caracteres del centro de costos al que va a afectar los montos de esta cuenta. Se debe rellenar el código del Estado de Flujo de Efectivo, pero esto se activará siempre que en propiedades de la empresa este activado. Código del Tipo de Medio de Pago, solo se activa para cuentas corrientes. Se debe rellenar con un código del formato de Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Menú Archivo, opción Estado de Cambios en el Patrimonio Neto/Formato Tributario), pero esto se activará siempre que en propiedades de la empresa este activado y se este registrando una cuenta de la clase 5. Se debe rellenar con un código del formato de Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Menú Archivo, opción Estado de Cambios en el Patrimonio Neto/Formato Conasev), pero esto se activará siempre que en propiedades de la empresa este activado y se este registrando una cuenta de la clase 5. Se ingresara la segunda base imponible que se distingue tributariamente o por control de las otras bases imponibles a criterio del usuario el cual tendrá por separado su impuesto. Es el impuesto que corresponde a la segunda base imponible (Neto 2), se calcula automáticamente. y se C3


Neto 3

IGV 3 19.00%

ISC Inafecto Exonerado Neto IGV 19.00%

GESTION CONTABLE

registrará en el código de cuenta contable que se ha definido en propiedades de la empresa opción "TITULOS" Se ingresara la tercera base imponible que se distingue tributariamente o por control de las otras bases imponibles a criterio del usuario el cual tendrá por separado su impuesto. Es el impuesto que corresponde a la tercera base imponible (Neto 3), se calcula automáticamente, y se registrará en el código de cuenta contable que se ha definido en propiedades de la empresa opción "TITULOS" Se debe rellenar el monto correspondiente al IMPUESTO SELECTIVO AL CONSUMO. Monto inafecto del documento del registro de compras o ventas. Monto Exonerado del documento del registro de compras o ventas. Base imponible del documento del registro de compras o ventas. Impuesto a las ventas del documento del registro de compras o ventas que corresponde a Neto. Permite definir si el documento esta afecto a algún régimen especial.

Régimen Especial

Adicional PDB

Para activar la opción ”r;Producto” se tiene que escoger el régimen de Detracción y en el campo ”r;Libro” debe ir la letra ”r;C”. Declaración Única de Aduanas, Se activa solo para la cuenta 40111 definida en propiedades de la empresa. Programa de Declaración de Beneficios, Se activa solo para la cuenta 40111 definida en propiedades de la empresa.

Botón Cancelación de documentos se muestra la siguiente ventana:

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Versión 10.0

GESTION CONTABLE

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GESTION CONTABLE

Nota 1: Si en el Plan de Cuentas se encuentra activado la opción: Centro de Costos ya sea como Cuenta Ganancia o Pérdida, entonces el casillero centro de costo se encontrará activo. Análisis como Ninguno, entonces, solo se ingresará los campos Cuenta y Glosa. Análisis como Documentos, entonces, se ingresarán los campos: Cuenta, Glosa, Registrar o cancelar documento, código del documento, número, fecha de emisión y de vencimiento del documento, código del cliente – proveedor. Análisis como Bancos, entonces, se ingresarán los campos: Cuenta, Glosa, código del documento, número y fecha de emisión del documento, código o N.I.T. del Banco o entidad. Si la cuenta a ingresar es la del IGV y es utilizada para registro de Compras o Ventas entonces se colocará la letra "C" o "V" según corresponda en el campo Libro y se activarán las casillas: Libro, código del documento, número y fecha de emisión del documento, código del cliente – proveedor, las casillas de Inafecto, Exonerado, Base Imponible, Impuesto y Total. Al ingresar el importe en la casilla Base Imponible o Total, automáticamente el sistema disgregará el Impuesto de acuerdo a la tasa con la que trabaje la Empresa. Si la cuenta a ingresar es la del IGV y es utilizada para el pago de este impuesto, entonces solo se ingresará la glosa y se procederá a Aceptar. Al concluir el ingreso de todas las cuentas referentes al asiento que está generando, con sus respectivos importes, debe existir Partida Doble (Suma de la columna Debe = Suma de la columna Haber), para así poder proceder a grabar dicho asiento, si las sumas no son iguales el sistema le mostrará un mensaje en el cual le indica que el asiento no cuadra, pero igual le permitirá grabar si selecciona "Si" o si desea modificar seleccione la opción "No". Si desea modificar un monto, no hace falta presionar el botón eliminar, ni borrar el monto ingresado anteriormente, solo basta con escribir el nuevo monto ya sea en el Debe o en el Haber de su respectiva cuenta. La opción eliminar, como su nombre lo dice, eliminará la cuenta seleccionada, así como los datos de está junto con su importe. La opción modificar, permite cambiar los datos de la cuenta ingresada, mas no el número de la cuenta, si desea cambiar el número de la cuenta, tendrá necesariamente que eliminar y volver a ingresar con el número de cuenta correcto. Los métodos de acceso rápido de estos botones, para operar con el teclado, son Insert(Nuevo), Inicio (Modifica), Supr (Elimina), Fin (Grabar), Esc (Grabar), tal como se detalla, tal como se detalla en la ayuda Utilización del Teclado.

Nota 2:

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GESTION CONTABLE

La modificación del asiento de apertura generado automáticamente puede originar distorsiones en la información, los cambios que se realicen son responsabilidad del usuario.

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GESTION CONTABLE

Impresión de Voucher de Contabilidad El sistema Gestión Contable Financiero permite realizar la impresión del voucher de contabilidad, documentos fuente o de control para los fines que el usuario estime conveniente, podemos imprimir el asiento contable de forma individual o por lotes. Si en la ventana no se visualiza ningún asiento, podemos imprimir un lote de asientos ingresados previamente:

Hacemos clic en el botón

Versión 10.0

, se muestra la siguiente ventana:

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Campo / Opción Sub Diario Asientos Del … Al

Imprimir el:

GESTION CONTABLE

Descripción Indicamos el Sub Diario en el cual se registro el asiento contable. Podemos utilizar la combinación Ctrl + L para realizar la búsqueda del Sub Diario. Indicamos el rango de asientos que se va a imprimir. Indicamos que formato va a utilizar el sistema para la generación del reporte: Voucher: Permite la impresión de cualquier tipo de asiento que el usuario requiere. Cheque Voucher: Solo permite la impresión de aquellos asientos en los cuales intervenga la cuenta 104.

Si el asiento se esta visualizando en la ventana principal de la opción Ingreso de Asientos, podemos realizar la impresión de la siguiente manera:

Si hacemos click en el botón para poder imprimir el asiento que se visualiza en la ventana antes mencionada, se muestra la ventana Impresión de Asientos / Cheque Voucher. En caso no se haya guardado aun en el sistema el asiento que se pretende imprimir, el sistema mostrará el siguiente mensaje de modo preventivo.

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GESTION CONTABLE

De cualquier modo el usuario puede continuar con el proceso de impresión de voucher de contabilidad.

En la ventana Impresión de Asientos / Cheque Voucher podemos visualizar el Sub diario y el número de asiento que vamos a imprimir. Se permite la impresión en los siguientes formatos: Voucher: Permite la impresión de cualquier tipo de asiento que el usuario requiere. Cheque Voucher: Solo permite la impresión de aquellos asientos en los cuales intervenga la cuenta 104, caso contrario mostrará el siguiente mensaje:

Si hacemos click en el botón podemos indicar la acción que vamos a realizar: Generar una vista previa a la impresión, exportar a otros programas (Por ejemplo a una hoja de cálculo de Microsoft Excel).

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GESTION CONTABLE

A continuación se muestra una vista previa con el formato que se emplea si hemos seleccionado la opción Voucher:

Si hemos seleccionado la opción Cheque Voucher se muestra el siguiente formato, recordemos que solo esta disponible para los asientos que hayan utilizado la cuenta 104 en su ingreso al sistema:

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GESTION CONTABLE

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C4. ELIMINACIÓN DE ASIENTOS

Objetivo: Mediante esta opción se eliminan operaciones (asientos) de la empresa, por tanto es necesario que se rellene correctamente el rango de asientos. Se debe tener en cuenta que una vez eliminados los asientos, no se puede recuperar porque viene a ser una eliminación definitiva. Para borrar una operación se debe tener presente el mes, sub diario y N° de asiento.

Campo / Opción Sub Diario

Números de Asientos

Descripción Debemos ingresar el código del subdiario a eliminar. Se debe ingresar el número inicial y final de los asientos ha eliminar del subdiario indicado, esta opción solo tiene efecto en el mes actual del proceso. Si se desea eliminar un solo asiento, se debe ingresar como número inicial y como número final el número del asiento a eliminar.

Hacemos click en el botón para confirmar la acción que estamos realizando, el sistema mostrará el siguiente cuadro de confirmación para poder concluir el proceso de eliminación.

Nota: Las operaciones (asientos) también pueden ser eliminados directamente desde los diferentes reportes.

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GESTION CONTABLE

Importante: Cerciorarse si el mes al que pertenece los asientos a borrar esta activo en la barra de herramientas, ya que existe igual numeración de asientos de los subdiarios en todos los meses.

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C5. AJUSTE POR EXPOSICIÓN A LA INFLACIÓN Objetivo: Esta opción permite hacer el ajuste por exposición a la inflación para fines tributarios y/o contable - Financiero. CLASIFICACIÓN DE CUENTAS Esta sub opción nos muestra las cuentas definidas en el plan contable para el amarre con sus respectivas cuentas de ACM. El sistema ajustará solo las cuentas que tienen una cuenta ACM, relacionada.

Para relacionar una cuenta con una cuenta ACM, se procede de la siguiente manera. Ejemplo relacionaremos la cuenta 201 MERCADERÍAS con 208 MERCADERÍAS ACM: 

Ubicarse sobre la cuenta a relacionar 201.

 

Clic en el Botón Sale la siguiente ventana:

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GESTION CONTABLE

En el campo cuenta se ingresa la cuenta ACM (208) relacionada a la cuenta 201 MERCADERÍAS. Nota: Si se utiliza una cuenta en el control del activo fijo, el cálculo del ACM de esta cuenta estará a cargo del módulo de control del Activo Fijo. En el caso que el factor de ajuste sea menor a uno se puede condicionar dicho ajuste a las cuentas que son aplicables o no. En el caso de la Clase 2 el ajuste es por el método de agotamiento. CALCULO DEL REI Esta sub opción nos muestra los ajustes por inflación de las cuentas.

Nota: Esta opción solo se puede ejecutar en el mes 13 (Ajustes) Al definir los activos fijos y asignarles una cuenta, ésta será ajustada por el módulo de activo fijo y será dejada de lado en este proceso de ajuste.

Versión 10.0

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C6. ACTIVO FIJO Objetivo: Esta opción permite calcular la depreciación de los activos (definidos en la opción Archivos de Sistema / Activo Fijo), asiento, además del calculo del REI en forma automática. CALCULO DE LA DEPRECIACIÓN Ubicación en el Panel de Control:

En esta sub opción se muestra todos los ítems del activo fijo para poder realizar el cálculo de la depreciación, el cálculo se hace del mes del proceso (haciendo un clic en el botón Cálculo) y se puede generar su respectivo asiento contable (haciendo un clic en el botón Asiento), para esto se elige el subdiario donde se desea generar el asiento.

Versión 10.0

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GESTION CONTABLE

CALCULO DEL REI ACTIVO FIJO Esta ventana nos muestra el cálculo del REI del activo fijo.

Versión 10.0

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C7. ASIENTOS DE CIERRE CLASES 6, 7 Y 9

Objetivo: Esta opción solo se puede ejecutar en el mes 14 (Clase 8), es en este mes donde el Sistema efectúa el cierre automático de las cuentas de naturaleza, función y destino, originándose la cuenta 89 RESULTADOS DEL EJERCICIO, una vez efectuado el asiento de cierre, debe efectuar los asientos por el cálculo del Impuesto a la Renta, repartición de Utilidades y otros si es que los hubiera, para así poder realizar el asiento a la cuenta 59 de ser el caso y así poder proceder al Asiento de Reversión. Ubicación en el Panel de Control

Es importante señalar que en Parámetros de Empresa debe estar definido como cuenta de resultado la cuenta 891. El sistema preguntara si se esta seguro de seguir con la generación del asiento de cierre.

Se indica el sub diario donde se desea generar el asiento.

Versión 10.0

C7

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C8. ASIENTOS DE CIERRE ACTIVO Y PASIVO

Esta opción solo se puede ejecutar en el mes 15 (REVERSIÓN), es en este mes donde el Sistema efectúa el cierre automático de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio.

Ubicación en la Barra de Menús:

Los saldos que muestra el Balance de Comprobación hasta antes de realizar este proceso deben ser los correspondientes al Activo, pasivo y patrimonio neto. El sistema preguntara si se esta seguro de seguir con la generación del asiento de cierre.

Se indica el sub diario donde se desea generar el asiento.

Versión 10.0

C8

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C9. GENERAR ASIENTO INICIAL

Objetivo: Al iniciar un nuevo periodo contable, el Sistema ejecuta el Asiento Inicial automáticamente, para esto, la empresa debe contar con los archivos respectivos del periodo anterior y con el Asiento de Cierre de Activo y Pasivo, es de este mes (mes de Reversión) del cual el Sistema toma los datos necesarios para el Asiento Inicial del siguiente periodo. Ubicación en el Panel de Control:

Cabe resaltar que el Sistema genera dos tipos de Asiento Inicial, dependiendo del usuario: Pasar solo saldos Con esta opción el Sistema generará el asiento inicial sin considerar el detalle histórico de las cuentas por cobrar o pagar. Pasar los saldos con detalle de análisis por documentos Con esta opción el Sistema generará el asiento inicial considerando el detalle histórico de las cuentas por cobrar o pagar. La ruta que muestra el cuadro en la parte inferior se refiere a la ruta de la empresa en el periodo anterior, es solo referencial, no se puede modificar.

Versión 10.0

C9

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MENÚ REPORTES CONTABLES

D1. LIBRO DIARIO

Objetivo: Muestra los asientos contables que reflejan las transacciones de la empresa en un periodo de tiempo determinado. Ubicación en la Barra de Menús:

Permite visualizar al libro diario en las siguientes formas: analítico (cuentas de nivel registro: 3 a más dígitos) o General (cuentas de nivel general: dos dígitos), de un determinado mes o acumulado a dicho mes y además de un sub diario en particular o de todos los sub diarios; la combinación elegida será de acuerdo a las necesidades del usuario. Campo / Opción Tipo

Versión 10.0

Descripción 1.- Analítico: En este rubro, el sistema nos muestra un informe detallado de cada operación de ingreso, egreso, o de cualquier otro que se haya realizado. - Al elegir esta opción se activará la opción D1


Periodo Moneda Por sub diario

GESTION CONTABLE

el cual al ser marcado mostrara el reporte del libro diario mas detallado. 2.- General: En este rubro el sistema nos muestra un informe ya acumulado, quiere decir que nos muestra en forma general un solo rubro de ingreso y otro de egreso o de cualquier otro por cada cuenta. - Al elegir esta opción se activará la opción el cual al ser marcado mostrará el reporte por día. 3. Combinado: Permite seleccionar varios sub diarios de los cuales se desea sacar el reporte. Permite seleccionar el periodo del cual se desea sacar el reporte, puede ser del mes de proceso, acumulado al mes de proceso o entre fechas. Permite elegir el tipo de moneda en la que saldrá el reporte. Permite seleccionar un sub diario (opcional), del cual se desea sacar el reporte.

Se presenta el siguiente reporte:

Versión 10.0

D1

MANUAL DE USUARIO


D2. LIBRO MAYOR

Objetivo: Agrupa las transacciones por cada cuenta contable y controla así movimientos deudores y acreedores de cada una de ellas. Ubicación en la Barra de Menús:

Permite visualizar al libro mayor en las siguientes formas: analítico (cuentas de nivel registro: 3 a más dígitos) o General (cuentas de nivel general: dos dígitos), de un determinado mes o acumulado a dicho mes; la combinación elegida será de acuerdo a las necesidades del usuario. Campo / Opción

Tipo

Versión 10.0

Descripción Permite elegir el nivel de análisis de los movimientos de las cuentas. Mayor analítico: Muestra todos los movimientos de las cuentas de nivel registro (3 a más dígitos) que se han realizado en un determinado mes o acumulado a dicho mes. - Al elegir esta opción se activará la opción el cual al ser marcado mostrara el reporte del libro mayor al detalle. Mayor General: Muestra un resumen de los movimientos de la cuenta general (dos dígitos). D2


Periodo Moneda

Cuentas Título

GESTION CONTABLE

- Al elegir esta opción se activará la opción el cual al ser marcado mostrará el reporte por día. Combinado: Permite seleccionar subdiarios que se desea resumir para sacar el reporte. Permite mostrar el reporte del Libro Mayor del mes de proceso, acumulado al mes de proceso o entre fechas. Permite elegir el tipo de moneda para la visualización del reporte. Para obtener este reporte es necesario que se ingrese un intervalo de cuentas contables, las cuales necesariamente tienen que ser definidos como nivel registro en el Plan Contable. Permite dar un título al reporte.

Se presenta el siguiente reporte:

Versión 10.0

D2

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D3. REGISTRO DE COMPRAS

Objetivo: Es el registro auxiliar obligatorio en el cual se registran las operaciones de compras que realiza la empresa en un periodo. Permite visualizar todas las compras y/o prestación de servicios de terceros afectas, inafectas o exoneradas del IGV. Ubicación en la Barra de Menús:

Campo / Opción

Periodo

Moneda

Versión 10.0

Descripción Del Mes.- Nos muestra las compras de bienes y/o de servicios del mes en proceso. Acumulado.- Nos muestra las compras de bienes y/o de servicios acumulado al mes en proceso. Entre fechas.- Permite seleccionar el periodo del cual se desea obtener el reporte, puede ser del mes de proceso, acumulado al mes de proceso o de un intervalo de fechas. Nos permite elegir el tipo de moneda con el que se mostrará el reporte. Nuevos Soles: Nos mostrará el reporte en S/. D3


GESTION CONTABLE

nuevos soles, convirtiendo todas las transacciones consultadas a S/.nuevos soles. Dólares Americanos: Nos mostrará el reporte en $ dólares americanos, convirtiendo todas las transacciones consultadas a $ dólares americanos. Moneda Original: Nos muestra el reporte (datos consultados) en la moneda en que se origino la transacción. Nos permite especificar un código de proveedor (RUC) para dicho reporte (opcional), en caso N.I.T./R.U.C. contrario mostrará todos los proveedores que hayan efectuado alguna operación. Se mostrará en el formato con 5 columnas (Inafecto, Formato corto Exonerado, Neto, IGV, Total) Se mostrará en el formato con 10 columnas Formato largo (Inafecto, Exonerado, Neto, IGV, Neto 2, IGV 2, Neto 3, IGV 3, ISC, Total). Incluir Datos centro de Permite visualizar las compras en relación a un costos determinado Centro de Costos. Se selecciona el centro de costos del cual queremos C/Costos consultar el reporte.

Al hacer clic en el botón

Versión 10.0

se muestra la siguiente ventana:

D3


Campo / Opción Fecha Vencimiento o pago. Nº Documento emitido por el no Domiciliado. Referencia al Documento Nota de Crédito o Débito

GESTION CONTABLE

Descripción Se registra la fecha que vence el documento o la fecha de pago del documento. Se registra el documento emitido por el sujeto no domiciliado. Se registra datos relacionados a Notas de Débito o Crédito

Para un mejor manejo del Libro Compras, podemos modificar el orden de las operaciones que se están visualizando, de la forma siguiente: 1. Si hacemos click en la cabeza de columna D. las operaciones se ordenarán en función al código que se le asigno al documento utilizado. 2. Si hacemos clic en la cabeza de columna Número las operaciones se ordenaran en función al Mes, Sub diario y Asiento. 3. Si hacemos click en la cabeza de columna Fecha las operaciones se ordenaran en función a la fecha en que se originaron (la fecha en que fueron registrados). Si hacemos click en el botón asiento que se muestra en este libro:

Versión 10.0

podemos acceder a un mayor análisis del

D3


GESTION CONTABLE

Hacemos clic en el botón si deseamos eliminar el asiento contable del registro, el sistema mostrará la siguiente ventana de confirmación para que el usuario determine la acción a tomar:

: Permite añadir una imagen desde una ruta seleccionada. : Elimina una imagen.

Versión 10.0

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D4. REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS

Objetivo: Es el registro auxiliar obligatorio en el cual se registran las operaciones de ventas que realiza la empresa en un periodo. Permite visualizar todas las ventas de mercaderías y/o prestación de servicios. Ubicación en la Barra de Menús:

Campo / Opción

Periodo

Moneda

Versión 10.0

Descripción Del Mes.- Nos muestra las ventas de bienes y/o prestación de servicios del mes en proceso. Acumulado.- Nos muestra las ventas de bienes y/o prestación de servicios acumulado al mes en proceso. Entre fechas.- Permite seleccionar el periodo del cual se desea obtener el reporte, puede ser del mes de proceso, acumulado al mes de proceso o de un intervalo de fechas. Nos permite elegir el tipo de moneda con el que se mostrará el reporte. Nuevos Soles: Nos mostrará el reporte en S/. nuevos soles, convirtiendo todas las transacciones consultadas a S/.nuevos soles. Dólares Americanos: Nos mostrará el reporte en $ dólares americanos, convirtiendo todas las transacciones consultadas a $ dólares americanos. D4


GESTION CONTABLE

Moneda Original: Nos muestra el reporte (datos consultados) en la moneda en que se origino la transacción. Nos permite especificar un código de cliente (Número de R.U.C. Identificación Tributaria) para dicho reporte (opcional). BOTON Permite resumir documentos por el registro de ventas por AVANZADAS días. Incluir datos Permite visualizar las ventas en relación a un determinado de centro de Centro de Costos. Costos Se selecciona el centro de costos del cual queremos C/Costos consultar el reporte. Se mostrará en el formato con 5 columnas (Inafecto, Formato corto Exonerado, Neto, IGV, Total). Se mostrará en el formato con 10 columnas (Inafecto, Formato largo Exonerado, Neto, IGV, Neto 2, IGV 2, Neto 3, IGV 3, ISC, Total).

Al marcar la opción se activará el botón el cual permite filtrar por el tipo de documento por serie que se desea ver el reporte:

Versión 10.0

D4


Si hacemos clic en el botón asiento que se muestra en este libro:

GESTION CONTABLE

podemos acceder a un mayor análisis del

Hacemos click en el botón si deseamos eliminar el asiento contable del registro, el sistema mostrará la siguiente ventana de confirmación para que el usuario determine la acción a tomar:

Versión 10.0

D4


GESTION CONTABLE

Podemos acceder al documento que ha originado el asiento contable haciendo clic en el botón

:

: Permite añadir una imagen desde una ruta seleccionada. : Elimina una imagen.

Versión 10.0

D4

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D5. LIBRO CAJA Y/O BANCOS

Objetivo: Este reporte muestra los movimientos de Caja y Bancos en el formato CAJA ITALIANA (Mostrando los Asientos que generan los Ingresos y saldos).Permite visualizar el libro Caja y/o bancos en las siguientes formas: analítico (cuentas de nivel registro: 3 a más dígitos) o General (cuentas de nivel general: dos dígitos); de un determinado mes o acumulado a dicho mes y además de una, varias o todas las cuentas. Ubicación Barra de Menús:

Campo / Opción

Tipo

Periodo Versión 10.0

Descripción Permite elegir el nivel de análisis de los movimientos de las cuentas de registro de clase 10. - Caja Analítico: Muestra todos los movimientos de las cuentas de nivel registro (3 a más dígitos) que se han realizado en un determinado mes o acumulado a dicho mes. - Caja General: Muestra un resumen de los movimientos de la cuenta general (dos dígitos), este reporte es mucho mas corto que el Libro caja analítico. Permite seleccionar el periodo a visualizar en el reporte, D5


Moneda Cuentas Título

GESTION CONTABLE

puede ser del mes de proceso, acumulado al mes de proceso o de una fecha determinada. Permite elegir el tipo de moneda para el reporte. Permite seleccionar el intervalo de cuentas de las cuales se va a reportar el libro (cuentas nivel de registro de la 10 Caja y Bancos). Permite indicar un título opcional al reporte.

Nota: Se utiliza cuando el registro es por cada operación, si se ingresaron asientos de centralización (Asientos con la cuenta 10 en el debe y haber), el reporte sale distorsionado. Se presenta el siguiente reporte:

Versión 10.0

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D6. CONCILIACIÓN BANCARIA

Objetivo: El reporte de Conciliación Bancaria permite contrastar el saldo en el Libro Bancos y el informe del estado de cuenta que emite la entidad bancaria.

Campo / Opción Descripción Del mes de proceso Visualizará el reporte solo del mes en proceso. Acumulado al mes de Visualizará el reporte acumulado hasta el mes del proceso proceso. Debemos ingresar el código de la cuenta a reportar, al presionar ctrl. + L únicamente aparecerán las Cuenta cuentas que han sido definidas como cuenta de análisis de banco en la opción Plan de Cuentas del Menú Archivo. Nos permite elegir el tipo de moneda para el reporte, si la cuenta bancaria es en moneda extranjera, y los asientos relacionados a esta cuenta han sido Moneda ingresados en moneda extranjera, entonces esta opción serviría para visualizar el reporte en moneda nacional o extranjera, dependiendo de la opción que elija el usuario.

Versión 10.0

D6


GESTION CONTABLE

, Este botón nos permite realizar la conciliación tomando en cuenta, por ejemplo un extracto bancario.

, Este botón nos mostrará el resultado de la conciliación.

Versión 10.0

D6

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D7. REPORTE ESPECIAL BANCOS

Objetivo: Esta opción permite obtener reportes sobre los bancos con los que la empresa mantiene algún tipo de relación de tipo comercial, en estos reportes se muestra información referente a los cheques girados, conciliados, no conciliados, sólo depósitos, etc. El reporte se podrá imprimir o solo obtener una vista previa, exportar a tablas o a hoja de cálculo.

Campo / Opción

Descripción Seleccionamos el banco sobre el cual vamos a generar el Banco reporte. Seleccionamos la moneda en la cual se quiere obtener el Moneda reporte. Seleccionamos el un centro de costos específico para C. Costo filtrar la información. Permite filtrar la información, mostrando solo los cheques Diferidos diferidos. Permite filtrar la información mostrando los cheques que No Conciliados no han sido conciliados aun. Del mes de … Muestra la información solo del mes de proceso. Acumulado al mes Muestra la información acumulada hasta el mes de de ... proceso. Permite ingresar un rango de fechas para obtener el Entre Fechas reporte solo del tiempo indicado. Mostrará la información solamente de los movimientos que Solo Conciliados han sido conciliados. Muestra solo los movimientos que significan ingresos a la Sólo Depósitos cuenta bancaria que hemos seleccionado. Muestra solo los movimientos que significan egresos o Solo Giros salida de fondos de la cuenta bancaria que hemos seleccionado. Versión 10.0

D7


GESTION CONTABLE

Luego de indicar los parámetros que se tomarán en cuenta para la generación del reporte, hacemos clic en el botón para indicar la acción que queremos realizar:

, se muestra la siguiente ventana

Podemos enviar la información a una hoja de cálculo, o a una tabla, a continuación mostramos una vista previa a la impresión del reporte en mención:

Versión 10.0

D7

MANUAL DE USUARIO


D8. BALANCE COMPROBACIÓN SUMAS Y SALDOS

Objetivo: Es un informe que nos presenta la composición de los saldos, de las cuentas del mayor, en sus diferentes niveles así como el movimiento de las Cuentas a nivel de saldos iniciales, el movimiento (total cargos y total abonos) y el saldo final al mes de proceso. Esta ventana nos permite seleccionar el tipo de moneda en el que se mostrar el reporte:

Muestra el siguiente reporte:

Versión 10.0

D8

MANUAL DE USUARIO


D9. BALANCE COMPROBACIÓN 10 COLUMNAS

Objetivo: Es un informe que nos presenta un resumen del movimiento de cada una de las cuentas a un determinado nivel y su distribución al Balance, Resultados por Naturaleza y Resultados por Función. Permite visualizar la hoja de trabajo en las siguientes formas: sólo cuentas Generales (dos dígitos) o sólo cuentas de registro (3 o más dígitos). Ubicación en el Panel de Control:

Campo / Opción Tipo Moneda

Periodo

Descripción Nos permite elegir el tipo de reporte que deseamos obtener, puede ser de nivel general (dos dígitos) o de registro (de tres a más dígitos). Nos permite elegir el tipo de moneda a utilizar para el reporte. Del Mes.-Nos muestra el reporte del Balance de comprobación del mes en proceso. Acumulado.- Nos muestra el reporte del Balance de comprobación acumulado al mes en proceso.

El reporte se muestra de la siguiente forma a nivel general:

Versión 10.0

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GESTION CONTABLE

ANÁLISIS DRILL DOWN Este tipo de análisis permite navegar de la información más general y resumida, a la información más específica y analítica (asientos por cada operación y/o documentos sustenta torios). Gracias a este análisis los usuarios cuentan con una herramienta importante que les permite: Gerente: Analizar e identificar las entidades que generan los saldos de los reportes. Contador: Verificar los movimientos y operaciones que sustentan los saldos contables. Estudiante de Contabilidad: identificar las representaciones contables, que mediante la acumulación de saldos (mayorización) genera la información en tiempo real. El análisis Drill Down se realiza ubicando el cursor en la cuenta, suma del debe o suma del haber y haciendo un clic en el botón derecha del reporte.

de la parte inferior

Otra forma de realizar el Análisis Drill Down es haciendo Doble Clic en la Cuenta, Descripción (en éstas dos anteriores muestra la mayorización total de la cuenta), Débito o Crédito (mostrará la mayorización de los saldos deudores o acreedores).

Versión 10.0

D9


Hacemos clic en el botón

GESTION CONTABLE

para obtener un mayor análisis:

Hacemos click en el botón si deseamos eliminar el asiento contable del registro, el sistema mostrará la siguiente ventana de confirmación para que el usuario determine la acción a tomar:

Versión 10.0

D9


Versión 10.0

GESTION CONTABLE

D9

MANUAL DE USUARIO


D10. ANÁLISIS NATURALEZA- FUNCIÓN

Objetivo: Esta opción nos permite analizar los Gastos de Naturaleza - Función, utiliza para ésta, los destinos automáticos generados por el sistema, otros asientos que se hayan ingresado directamente no serán considerados en el reporte.

Campo / Opción

Periodo

Moneda

Versión 10.0

Descripción Del Mes.- Nos muestra el Análisis Naturaleza Función del mes en proceso. Acumulado.- Nos muestra Análisis Naturaleza Función acumulado al mes en proceso. Entre fechas.- Permite seleccionar el periodo del cual se desea obtener el reporte, puede ser del mes de proceso, acumulado al mes de proceso o de un intervalo de fechas. Nos permite elegir el tipo de moneda para la visualización del reporte.

D10


Versión 10.0

GESTION CONTABLE

D10

MANUAL DE USUARIO


D11. REPORTE DE ANÁLISIS DESTINO POR CUENTA

Objetivo: Permite visualizar un reporte en el cual se muestra los destinos de una cuenta por meses.

Campo / Opción Cuenta Moneda

Al hacer clic en el botón

Descripción Seleccionamos la cuenta de la cual deseamos ver sus destinos. Seleccionamos la moneda en la cual se quiere obtener el reporte. se mostrará la siguiente ventana:

Nota: Al hacer doble clic en la columna mes de cada ítem se muestra mostrará la ventana del MAYOR DEL MES y al hacer doble clic nuevamente muestra el detalle de los asientos.

Versión 10.0

D11

MANUAL DE USUARIO


D12. ESTADOS FINANCIEROS CONASEV

Objetivo: Generar un informe que nos presente la distribución de los rubros en el formato de Balance Clasificado Conasev que incluye el Balance General, los Estados de Pérdidas y Ganancias por Naturaleza y por Función, la relación de las cuentas contables con los rubros de este formato se realiza en la tabla Plan de Cuentas y Formato Balance del menú Archivos Sistema. Importante: Para que este reporte se genere en forma concreta todas las cuentas de nivel de Registro del Plan de Cuentas deben estar enlazados con el rubro del Estado Financiero. (Códigos de Balance). Ubicación en el Panel de Control:

Formato Balance CONASEV: Esta opción permite visualizar al Balance General y al Estado de Ganancias y Pérdidas (por función y por naturaleza) de acuerdo a lo establecido por la CONASEV a una determinada fecha; para poder mostrar este reporte, se tiene que relacionar en el plan de cuentas (Archivos Sistema/Plan de Cuentas/ C/Balan. 2) cada cuenta con un código establecido en el formato balance tributario (Archivos Sistema/ Formato Balance/Formato balance CONASEV). Este reporte puede ser observado en ambas monedas a la vez eligiendo la opción:

Dicha opción también modifica el reporte del botón

Versión 10.0

.

D12


GESTION CONTABLE

ANÁLISIS DRILL DOWN Este tipo de análisis permite navegar de la información más general y resumida, a la información más específica y analítica (asientos por cada operación y/o documentos sustenta torios) Gracias a este análisis los usuarios cuentan con una herramienta importante que les permite: Gerente: Analizar e identificar las entidades que generan los saldos de los reportes. Contador: Verificar los movimientos y operaciones que sustentan los saldos contables. Estudiante de Contabilidad: identificar las representaciones contables, que mediante la acumulación de saldos (mayorización) genera la información en tiempo real. El análisis Drill Down se realiza haciendo doble clic en el monto del rubro a partir del cual se desea hacer este análisis, cabe indicar que este análisis se puede hacer por entidad o cuentas contables.

Estado de Ganancias y Pérdidas (CONASEV)

Versión 10.0

D12


GESTION CONTABLE

Estado De Flujo De Efectivo: Esta opción permite visualizar al Estado de Flujo de efectivo a una determinada fecha; para poder visualizar esta opción, se tiene que relacionar en el plan de cuentas en el momento de la operación que genere ingreso o salida de la cuenta "10"; previa activación en propiedades de la empresa "Generar Estado de Flujo de Efectivo" el cual obligará el ingreso de con un código establecido en el formato Estado de Flujo (Archivos Sistema/Formato Balance/Formato flujo de efectivo).

El reporte que se mostrara será el siguiente dependiendo de que se definió correctamente los parámetros e ingreso de código en las operaciones que afecten:

Versión 10.0

D12


GESTION CONTABLE

Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

Versión 10.0

D12

MANUAL DE USUARIO


D13. ESTADOS FINANCIEROS SUNAT Objetivo: Generar un informe que nos presente la distribución de los rubros en el formato de Balance Clasificado SUNAT que incluye el Balance General, los stados de Pérdidas y Ganancias por Naturaleza y por Función, la relación de las cuentas contables con los rubros de este formato se realiza en la tabla Plan de Cuentas y Formato Balance del menú Archivos. Importante: Para que este reporte se genere en forma concreta todas las cuentas de nivel de Registro del Plan de Cuentas deben estar enlazados con el rubro del Estado Financiero. (Códigos de Balance). Formato Balance Sunat: Esta opción permite visualizar al Balance General y al Estado de Ganancias y Pérdidas en formato Tributario a una determinada fecha; para poder visualizar esta opción, se tiene que relacionar en el plan de cuentas (Archivos Sistema/Plan de Cuentas/C/Balan 1) cada cuenta con un código establecido en el formato balance tributario (Archivos Sistema/ Formato Balance/Formato balance Tributario). Este reporte puede ser observado en ambas monedas a la vez eligiendo la opción:

Dicha opción también modifica el reporte del botón

Versión 10.0

.

D13


El botón Balances en forma vertical.

GESTION CONTABLE

Permite visualizar el Libro de Inventario y

ANÁLISIS DRILL DOWN Este tipo de análisis permite navegar de la información más general y resumida, a la información más específica y analítica (asientos por cada operación y/o documentos sustentatorios). Gracias a este análisis los usuarios cuentan con una herramienta importante que les permite: Gerente: Analizar e identificar las entidades que generan los saldos de los reportes. Contador: Verificar los movimientos y operaciones que sustentan los saldos contables. Estudiante de Contabilidad: identificar las representaciones contables, que mediante la acumulación de saldos (mayorización) genera la información en tiempo real. El análisis Drill Down se realiza haciendo doble clic en el monto del rubro a partir del cual se desea hacer este análisis, cabe indicar que este análisis se puede hacer por entidad o cuentas contables.

Versión 10.0

D13


GESTION CONTABLE

Estado de Ganancias y Pérdidas (SUNAT)

Estado De Flujo De Efectivo: Esta opción permite visualizar al Estado de Flujo de efectivo a una determinada fecha; para poder visualizar esta opción, se tiene que relacionar en el plan de cuentas en el momento de la operación que genere ingreso o salida de la cuenta "10"; previa activación en propiedades de la empresa "Generar Estado de Flujo de Efectivo" el cual obligará el ingreso de con un código establecido en el formato Estado de Flujo (Archivos Sistema/Formato Balance/Formato flujo de efectivo).

El reporte que se mostrará será el siguiente dependiendo de que se definió correctamente los parámetros e ingreso de código en las operaciones que afecten:

Versión 10.0

D13


GESTION CONTABLE

Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

Versión 10.0

D13

MANUAL DE USUARIO


D14. ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS Objetivo: Generar un informe que nos presente la distribución de los rubros en los Estados Financieros, mediante una comparación de saldos mes a mes. Esta opción permite sacar el Balance General y los Estados de Ganancias y Pérdidas comparativos mensualmente.

Luego de elegir el tipo de formato si es Sunat o Conasev y por EGP por Naturaleza o EGP por Función hacemos click en el botón

Versión 10.0

:

D14

MANUAL DE USUARIO


D15. IMPRESIÓN DE ASIENTOS / CHEQUE VOUCHER Objetivo: Esta opción permite imprimir los asientos contables que el usuario haya ingresado al sistema, de forma individualizada o por lotes de asientos, es decir indicaremos el rango de asientos ingresados en un Sub Diario determinado.

Campo / Opción

Descripción

Sub Diario

Indicamos el Sub Diario en el cual se registro el asiento contable. Podemos utilizar la combinación Ctrl + L para realizar la búsqueda del Sub Diario.

Asientos Del … Al

Indicamos el rango de asientos que se va a imprimir.

Indicamos que formato va a utilizar el sistema para la generación del reporte: Imprimir el:

Voucher: Permite la impresión de cualquier tiempo de asiento que el usuario requiere. Cheque Voucher: Solo permite la impresión de aquellos asientos en los cuales intervenga la cuenta 104.

Si hemos seleccionado la opción Cheque Voucher (Solo permite la impresión de aquellos asientos en los cuales intervenga la cuenta 104). Si hacemos clic en el botón podemos indicar la acción que vamos a realizar: Generar una vista previa a la impresión, exportar a otros programas (Por ejemplo a una hoja de cálculo de Microsoft Excel).

Versión 10.0

D15


GESTION CONTABLE

A continuación se muestra una vista previa con el formato que se emplea si hemos seleccionado la opción Voucher:

Si hemos seleccionado la opción Cheque Voucher se muestra el siguiente formato, recordemos que solo esta disponible para los asientos que hayan utilizado la cuenta 104 en su ingreso al sistema:

Versión 10.0

D15


Versión 10.0

GESTION CONTABLE

D15

MANUAL DE USUARIO


D16. REPORTE ASIENTOS MODIFICADOS/ELIMINADOS Objetivo: Esta opción permite visualizar los asientos contables, que han sido modificados o eliminados por el usuario. Esta opción a su vez permite restaurar los asientos contables que se hayan eliminado por equivocación. El reporte se encuentra en el menú Reportes Contables -> Reporte de Asientos Modificados/Eliminados.

Campo / Opción

Descripción Todo: Muestra todos los modificados y eliminados.

Seleccionar

asientos

contables

Modificados: Muestra solo los asientos contables modificados. Eliminados: Muestra solo los asientos contables Eliminados.

Periodo

Del mes de : Muestra el reporte de los asientos contables modificados/eliminados del mes en proceso. Acumulado al mes de : Muestra el reporte de los asientos contables modificados/eliminados acumulados al mes de proceso.

Versión 10.0

D16


GESTION CONTABLE

Entre fechas : Muestra el reporte de los asientos contables modificados/eliminados entre fechas determinadas por el usuario.

Moneda

Permite seleccionar el tipo de moneda en soles o dólares.

Por Sub diario

Permite visualizar el reporte por un sub diario determinado.

Se genera la siguiente ventana:

Nota: Si queremos restaurar algún asiento que ha sido eliminado o modificado, seleccionamos el asiento contable y hacemos clic en

Versión 10.0

.

D16

MANUAL DE USUARIO


E1. CUENTA CORRIENTE ENTIDADES Objetivo: Este informe nos muestra los saldos y detalle de cada código proveedor/cliente), considerando todos los documentos registrados en el sistema. Permite visualizar los saldos que se tiene por pagar a proveedores, trabajadores, bancos, etc. y los saldos que se tiene por cobrar a clientes y otros; para poder tener acceso a estas opciones se debe relacionar la tabla Cliente-Proveedores (Menú Archivos Sistema/Clientes - Proveedores) con la tabla Tipo de Códigos (Menú Archivos Sistema/Tipo de Códigos).

Ubicación en la Barra de menús:


La primera ventana que le muestra el Sistema al ingresar a esta opción, le permite escoger el tipo de moneda con el que se mostrará el reporte.

Versión 10.0

E1


GESTION CONTABLE

Se muestra la siguiente ventana:

Campo / Opción

Tipo

Mostrar solo:

Pendiente

Cancelados Histórico

Versión 10.0

Descripción Todos: Se muestra todos los códigos tanto aquellos que contengan saldos como aquellos que no contienen saldo. Saldo: Solo aquellos que contengan saldos. Esta opción está relacionada con la opción Tipo de códigos del menú Archivos (ver Archivos/Tipo de Códigos), que a su vez está relacionada con la opción Entidades (ver Archivos/Entidades...) del mismo menú, al activar esta opción el Sistema le dará a escoger una de las opciones que el usuario haya creado y de acuerdo a esta elección el Sistema procederá a filtrar los datos y mostrará a un grupo mas reducido y con la misma característica seleccionada. Muestra el detalle del saldo pendiente o por cancelar y los documentos que sustentan por cada Entidad. Muestra los documentos cancelados de la Entidad. Muestra tanto los documentos cancelados como pendientes de la Entidad.

E1

MANUAL DE USUARIO


E2. ESTADO DE CUENTA CLIENTES Objetivo: Este informe nos muestra los saldos y detalle de cada código de la entidad, considerando todos los documentos registrados en el sistema. Permite visualizar los saldos que se tiene por cobrar a clientes, trabajadores, bancos, etc. Ubicación en la Barra de Menús:


Campo / Opción

Descripción

R.U.C.

Ingresamos el Número de Identificación Tributaria del cliente o proveedor, para visualizar su estado de cuenta.

A fecha

Permite indicar hasta que fecha se requiere filtrar la información.

Incluir documentos al Incluye en el reporte información referida a las contado operaciones realizadas al contado con la entidad.

Versión 10.0

E2


Versión 10.0

GESTION CONTABLE

E2

MANUAL DE USUARIO


E3. ANÁLISIS DE DOCUMENTOS

Objetivo: Este informe nos muestra los saldos y detalle por documento de cada entidad (proveedor/cliente, bancos, otros) en relación a una cuenta con análisis de documentos; es decir, considera todos los documentos registrados en el sistema, respecto a determinada cuenta contable.

Permite visualizar los documentos que sustentan los saldos por pagar o cobrar y documentos ya cancelados o pagados, puede ser visualizado por cada individuo o entidad o por todos, por ejemplo se puede visualizar los documentos por cobrar a todos los clientes así como también los documentos por cobrar a un determinado cliente.



Versión 10.0

E3


Campo / Opción

GESTION CONTABLE

Descripción

Cuenta

Se ingresa la cuenta contable a analizar, puede ser a partir de dos dígitos, es decir a partir de una cuenta general hasta una cuenta de registro, el sistema solo aceptará aquellas que hayan sido definidas como cuentas que controlan documentos en la opción Plan de cuentas del menú Archivos.

R.U.C.

Nos permite especificar el código de proveedor, cliente, etc. del que vamos a obtener el reporte (es opcional, en el caso que no se indique muestra el reporte de todos). Nos permite elegir el tipo de moneda con el que se mostrará el reporte.

Moneda

Nuevos Soles: Nos mostrará el reporte en S/. nuevos soles, convirtiendo todas las transacciones consultadas a S/.nuevos soles. Dólares Americanos: Nos mostrará el reporte en $ dólares americanos, convirtiendo todas las

Versión 10.0

E3


GESTION CONTABLE

transacciones consultadas a $ dólares americanos. Moneda Original: Nos muestra el reporte (datos consultados) en la moneda en que se origino la transacción. Ambas Monedas: Nos muestra el reporte en Nuevos Soles y Dólares Americanos.

Periodo

Permite seleccionar el periodo del cual se desea sacar el reporte, puede ser del mes de proceso o acumulado al mes de proceso.

Otros Conceptos

Permite seleccionar otros conceptos por el cual se analizarán los documentos, Por ejemplo: por vendedor. Permite elegir el tipo de saldos que debe mostrar el reporte: Pendientes: muestra los documentos con algún saldo pendiente. Cancelado: muestra los documentos cancelados o con saldo cero.

Tipo

Histórico: muestra todos los documentos, tanto pendientes como cancelados. Sólo Pendientes: Permite ver el análisis histórico de aquellas entidades con algún documento pendiente de cancelación. Sólo Cancelados: Permite ver el análisis histórico de aquellas entidades con documentos cancelados.

Permite mostrar el monto pendiente por cada Ver Resumen por cada entidad, sin el detalle de documentos, en función a código la cuenta indicada.

Ver totalizados Documentos

Límite de Crédito

Versión 10.0

por Muestra los documentos totalizados, tanto en sus cargos como en sus abonos.

Permite mostrar aquellas entidades a los que se le ha determinado un límite de crédito en la opción Entidades (Archivos/Entidades). E3


GESTION CONTABLE

Solo los que sobrepasan su Límite: Muestra solo a las entidades que sobrepasan su límite de crédito. Todos: Muestra a todas las entidades con límite de crédito, hayan o no sobrepasado su límite.

Filtrar resultados

Permite mostrar el reporte de un determinado periodo, elegido por el usuario, el periodo puede ser en relación a la fecha de asiento o fecha del documento.

Datos gestión Com.

Esta opción se activa cuando esta en línea con el Sistema de gestión comercial e inventarios, permite ver detalles relacionado a inventarios.

Al hacer click en el botón

Versión 10.0

se muestra la siguiente ventana:

E3

MANUAL DE USUARIO


E4. REPORTE DE VENCIMIENTOS Objetivo: Este informe nos muestra los saldos y detalle de documentos vencidos o pendientes de las entidades (proveedor, cliente, trabajadores, bancos, etc.), considerando todos los documentos registrados en el sistema. Ubicación en la Barra de Menús:


Campo / Opción

Documento

R.U.C.

Moneda

Versión 10.0

Descripción Se debe ingresar la cuenta contable (cuentas definidas en el plan de cuentas como de nivel registro) para poder analizar los documentos, el sistema solo aceptará aquellas que hayan sido definidas como cuentas que controlan documentos en la opción Plan de cuentas del menú Archivos. Nos permite especificar el Número de Identificación Tributaria del proveedor, cliente, etc. Sobre le que deseamos obtener el reporte (es opcional, en caso no se indique muestra un reporte general).

Nos permite elegir el tipo de moneda a utilizar para el reporte. E4


Vencimiento

GESTION CONTABLE

Se ingresa la fecha inicial y final del periodo a consultar.

Permite elegir el tipo de saldos que debe mostrar el reporte.

Tipo

Pendientes: muestra los documentos con algún saldo pendiente. Cancelado: muestra los documentos cancelados o con saldo cero. Histórico: muestra todos los documentos, tanto pendientes como cancelados.

Ordenar por Fecha

Ordena los documentos por la fecha de vencimiento, sin importar la entidad.

Se muestra el siguiente reporte:

Versión 10.0

E4


GESTION CONTABLE

En esta ventana al hacer doble clic en la columna " FECHA VENC" aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana se podrá reprogramar la fecha de vencimiento del documento, además de observar el número de reprogramaciones que ha sufrido este documento haciendo un click en el botón

.

Al hacer click en el botón se mostrará la siguiente ventana, donde se podrá agregar los contactos y referencias a la entidad visualizada.

Versión 10.0

E4


GESTION CONTABLE

El botón permite marcar a un cliente como moroso, se debe tener en cuenta que a la tercera reprogramación que tenga un cliente se le considerará también como moroso.

Versión 10.0

E4

MANUAL DE USUARIO


E5. CONTROL DE CAJA Objetivo: El control de caja nos muestra todos los movimientos de las cuentas que hayan sido definidos como control de caja en el diseño de la Base de Conocimientos. Permite visualizar los ingresos, egresos y saldo de efectivo de un determinado periodo.

Campo / Opción Cuenta

Descripción Ingresar una cuenta de nivel registro (3 a más dígitos).

Utilizar saldo inicial de Este reporte de manera opcional puede jalar los cierre de caja al saldos iníciales de una cuenta contable. Fecha de Inicio

Se debe ingresar la fecha inicial que el sistema tendrá en cuenta para mostrar el reporte.

Fecha Final

Se debe ingresar la fecha final que el sistema tendrá en cuenta para mostrar el reporte.

R.U.C.

Se digita el número o código de la entidad de la que se desea ver los datos en el reporte.

Incluir Datos de Gestión Esta opción se activa cuando esta en línea con el Comercial Sistema de gestión comercial e inventarios, permite ver detalles relacionado a inventarios.

Versión 10.0

E5


GESTION CONTABLE

Notas: Sólo pueden llegar a caja los asientos que hayan sido ingresados por la opción Experto Contable y que a su vez hayan sido definidos como control de caja en el Asiento Plantilla.(Menú Archivos de Sistema y opción Base de Conocimientos). Si se trabaja con el Sistema Gestión Comercial, se debe activar la opción "Procesos en línea" de la lengüeta "EN LINEA" del cuadro de dialogo "OPCIONES" en ambos módulos (Contabilidad y Gestión), para así, poder manejar el control de caja total de la empresa. Se muestra el siguiente reporte conteniendo todos los movimientos de las cuentas que hayan sido definidos como control de caja en el diseño de la Base de Conocimientos.

Versión 10.0

E5

MANUAL DE USUARIO


E6. FLUJO DE TESORERIA PROYECTADO Objetivo: Esta opción permite medir la disponibilidad de efectivo para 7 periodos a partir de la fecha indicada, que pueden ser diario, cada 7 días o cada 30 días, en base a las cuentas por cobrar y pagar que se tiene registrado, el sistema suma todas las cuentas que se tienen por cobrar en el periodo y resta todas las cuentas que se tienen por pagar en el mismo.



Campo / Opción Diario Cada 7 días Cada 30 días Moneda Iniciar Número de Periodos

Versión 10.0

Descripción Esta opción muestra 6 días desde la fecha indicada. Esta opción muestra las 6 semanas desde la fecha indicada. Esta opción muestra los 6 meses desde la fecha indicada. Nos permite elegir el tipo de moneda a utilizar para el reporte. Fecha a partir de la cual se generará el reporte. Permite visualizar el número de periodos, siendo este como mínimo 6.

E6


Versión 10.0

GESTION CONTABLE

E6

MANUAL DE USUARIO


E7. FLUJO DE TESORERÍA DETALLADO

Objetivo: Esta opción permite visualizar el flujo de efectivo de forma detallada a diferencia del flujo de caja proyectado que solo permite visualizar los saldos.

Campo / Opción

Descripción

Diario

Esta opción muestra 6 días desde la fecha indicada.

Cada 7 días

Esta opción muestra las 6 semanas desde la fecha indicada.

Cada 30 días

Esta opción muestra los 6 meses desde la fecha indicada.

Fecha de Inicio

Fecha a partir de la cual se generará el reporte.

Número de Periodos

Permite visualizar el número de periodos, siendo este como mínimo 6.

Versión 10.0

E7


Versión 10.0

GESTION CONTABLE

E7

MANUAL DE USUARIO


E8. RATIOS FINANCIEROS

Objetivo: Esta opción nos permite visualizar informes útiles para la gestión eficiente de la empresa de acuerdo a las necesidades: REPORTE DIARIO DE GESTIÓN y los RATIOS o INDICES FINANCIEROS de acuerdo a la CONASEV, cabe indicar que en la opción Generador de Reportes Gerenciales (Menú Utilitarios/Asistentes/Generador Reportes Gerenciales), es posible diseñar nuevos reportes basados en cuentas y rubros de los Estados Financieros, además permite la utilización de operadores matemáticos y funciones del Manejador de Base de Datos (Visual Fox Pro).



Versión 10.0

E8


GESTION CONTABLE

Para visualizar algún reporte, se procede de la siguiente forma:  Clic sobre el reporte a consultar.  Clic en el botón

.

Es importante indicar que para visualizar cualquiera de los reportes predeterminados se debe ingresar antes a los ESTADOS FINANCIEROS con formato CONASEV para que el sistema reconozca los rubros, de lo contrario este reporte no se mostrará.

Versión 10.0

E8

MANUAL DE USUARIO


F1. CONTABILIDAD SIMPLIFICADA Objetivo: Esta opción nos permite visualizar los libros y registros contables requeridos por la SUNAT para asuntos tributarios, de acuerdo a la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006) vigente para el ejercicio 2009.

Registro de Compras - Formato Simplificado Permite visualizar el Registro de Compras Simplificado, exigido por la SUNAT a aquellos contribuyentes cuyas ingresos netos del periodo anterior no superen los 100 UITs.

Ubicación en la Barra de Menús


Campo / Opción

Periodo

Versión 10.0

Descripción Del Mes: Nos muestra las compras de bienes y/o de servicios del mes en proceso. Acumulado: Nos muestra las compras de bienes y/o de servicios acumulado al mes en proceso. Entre fechas: Permite seleccionar el periodo del cual se desea obtener el reporte, puede ser del mes de proceso, acumulado al mes de proceso o de un intervalo de fechas. F1


Moneda

N.I.T./R.U.C.

GESTION CONTABLE

Nos permite elegir el tipo de moneda con el que se mostrará el reporte. Nuevos Soles: Nos mostrará el reporte en S/. nuevos soles, convirtiendo todas las transacciones consultadas a S/.nuevos soles. Dólares Americanos: Nos mostrará el reporte en $ dólares americanos, convirtiendo todas las transacciones consultadas a $ dólares americanos. Moneda Original: Nos muestra el reporte (datos consultados) en la moneda en que se origino la transacción. Nos permite especificar un código de proveedor (RUC) para dicho reporte (opcional), en caso contrario mostrará todos los proveedores que hayan efectuado alguna operación.

Registro de Ventas - Formato Simplificado Permite visualizar el Registro de Ventas Simplificado, exigido por la SUNAT a aquellos contribuyentes cuyas ingresos netos del periodo anterior no superen los 100 UITs.

Versión 10.0

F1


GESTION CONTABLE



Campo / Opción

Descripción Del Mes: Nos muestra las compras de bienes y/o de servicios del mes en proceso.

Periodo

Acumulado: Nos muestra las compras de bienes y/o de servicios acumulado al mes en proceso. Entre fechas: Permite seleccionar el periodo del cual se desea obtener el reporte, puede ser del mes de proceso, acumulado al mes de proceso o de un intervalo de fechas. Nos permite elegir el tipo de moneda con el que se mostrará el reporte.

Moneda

Nuevos Soles: Nos mostrará el reporte en S/. nuevos soles, convirtiendo todas las transacciones consultadas a S/.nuevos soles. Dólares Americanos: Nos mostrará el reporte en $ dólares americanos, convirtiendo todas las

Versión 10.0

F1


GESTION CONTABLE

transacciones consultadas a $ dólares americanos. Moneda Original: Nos muestra el reporte (datos consultados) en la moneda en que se origino la transacción.

N.I.T./R.U.C.

Nos permite especificar un código de proveedor (RUC) para dicho reporte (opcional), en caso contrario mostrará todos los proveedores que hayan efectuado alguna operación.

Avanzadas

Muestra resumen de documentos seleccionando el tipo de documento.

por

días

Libro diario - Formato Simplificado: Permite visualizar el Libro Diario Simplificado, exigido por la SUNAT a aquellos contribuyentes cuyas ingresos netos del periodo anterior no superen los 100 UITs.

Versión 10.0

F1


GESTION CONTABLE


Campo / Opción Periodo

Descripción Permite seleccionar el periodo del cual se desea sacar el reporte, puede ser del mes de proceso, acumulado al mes de proceso.

Moneda

Permite elegir el tipo de moneda en la que saldrá el reporte.

Por sub diario

Permite seleccionar un sub diario (opcional), del cual se desea sacar el reporte.

Versión 10.0

F1


Versión 10.0

GESTION CONTABLE

F1

MANUAL DE USUARIO


F2. CONTABILIDAD COMPLETA: Objetivo: Esta opción nos permite visualizar los libros y registros contables requeridos por la SUNAT para asuntos tributarios, de acuerdo a la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006) para aquellos contribuyentes cuyas ingresos netos del periodo anterior sea mayor a los 100 UITs.

Versión 10.0

F2

MANUAL DE USUARIO


F3. LIBROS ELECTRÓNICOS Objetivo: Esta opción nos permite visualizar los libros y registros contables electrónicos.



Se muestra la siguiente ventana:

Versión 10.0

F3

MANUAL DE USUARIO


F4. DETRACCIONES Objetivo: Esta opción permite visualizar el reporte de DETRACCIONES siempre que este se haya generado con los parámetros necesarios. Ubicación en la Barra de Tareas:


Descripción Muestra las operaciones Controlados por la Cuenta Contable que se indique (Opcional).

R.U.C.

Muestra las operaciones de la entidad cuyo código indiquemos (opcional).

Moneda

Permite ver el reporte en Nuevo soles o en dólares americanos (o la moneda que se defina).

Del mes de ...

Versión 10.0

Nos permite ver el reporte solo del mes de proceso.

F4


GESTION CONTABLE

Acumulado al...

Nos muestra el reporte acumulado al mes en proceso.

Entre Fechas...

Nos muestra el reporte solo entre las fechas indicadas.

Compras

Nos muestra el reporte solo de los que hayan sido originadas por operaciones de compra.

Ventas

Nos muestra el reporte solo los que hayan sido originadas por operaciones de compra.

Mostrar sólo una línea Nos muestra el reporte solo de los que hayan sido por Documento originadas por operaciones de venta.

Versión 10.0

F4

MANUAL DE USUARIO


F5. PERCEPCIONES Objetivo: Esta opción permite visualizar el reporte de PERCEPCIONES siempre que este se haya generado con los parámetros necesarios.


Descripción Muestra las operaciones Controlados por la Cuenta Contable que se indique (Opcional).

R.U.C.


Moneda


Del mes de ...


Acumulado al...


Entre Fechas...


Compras


Ventas

Nos muestra el reporte solo los que hayan sido originadas por operaciones de compra


Versión 10.0

F5

MANUAL DE USUARIO


F6. RETENCIONES Objetivo: Esta opción permite visualizar el reporte de RETENCIONES siempre que este se haya generado con los parámetros necesarios.


Descripción Muestra las operaciones Controlados por la Cuenta Contable que se indique(Opcional).

R.U.C.


Moneda


Del mes de ...


Acumulado al...


Entre Fechas...


Compras


Ventas



Versión 10.0

F6

MANUAL DE USUARIO


F7. RENTA DE CUARTA CATEGORÍA Objetivo: Esta opción permite visualizar el reporte de CUARTA CATEGORÍA siempre que este se haya generado con los parámetros necesarios.


Descripción Muestra las operaciones Controlados por la Cuenta Contable que se indique(Opcional).

R.U.C.


Moneda


Del mes de ...


Acumulado al...


Entre Fechas...


Compras


Ventas



Versión 10.0

F7

MANUAL DE USUARIO


F8. 0654 - RENTA TERCERA CATEGORÍA Objetivo: Muestra un reporte similar al Balance de Comprobación, que SUNAT tiene como formato, solo a nivel de subcuentas y de tres dígitos, además este formato será presentado en un archivo txt:

El archivo se generará haciendo clic en el botón

.

Botón Validar: Muestra un mensaje de las cuentas que están en el plan de cuentas pero que no coincide con las cuentas de la SUNAT.

Versión 10.0

F8


GESTION CONTABLE

Botón Generar: Genera un archivo .txt y muestra la ruta en la cual se guarda dicho archivo generado a fin de exportar al PDT o para los fines convenientes.

Versión 10.0

F8

MANUAL DE USUARIO


F9. PDT RENTA ANUAL DE TERCERA CATEGORÍA E ITF Objetivo: Muestra un reporte similar al Balance de Comprobación, que SUNAT tiene como formato, solo a nivel de subcuentas y de tres dígitos, además este formato será presentado en un archivo txt.

Botón Validar: Muestra un mensaje de las cuentas que están en el plan de cuentas pero que no coincide con las cuentas de la SUNAT.

Versión 10.0

F9


GESTION CONTABLE

Botón Generar: Genera un archivo .txt y muestra la ruta en la cual se guarda dicho archivo generado a fin de exportar al PDT o para los fines convenientes.

Versión 10.0

F9

MANUAL DE USUARIO


F10. DAOT - OPERACIONES CON TERCEROS Objetivo: Esta opción permite visualizar el reporte de DAOT (Declaración Anual de Operaciones con Terceros) solicitada por la SUNAT, en el cual se visualizan las compras o ventas por entidad de un periodo superiores a monto determinado, este reporte puede ser exportado al PDT.

Campo / Opción

Descripción Seleccionamos el tipo de operaciones que se va a reportar.

Tipo

Compras: Muestra las operaciones realizadas con los proveedores de la entidad. Ventas: Muestra las operaciones realizadas con los clientes de la entidad.

Mayores a

Versión 10.0

Indicamos el monto mínimo de la operación que se va a tomar como referencia para obtener el reporte. Este monto estará en función a la legislación vigente.

F10


GESTION CONTABLE

Para exportar al PDT, hacemos click en el botón Exportar al PDT Se encuentran obligados a presentar la DAOT los sujetos que:  Al 31 de diciembre del 2007, hubiesen tenido la categoría de Principales Contribuyentes.  Aquellos cuyas ventas o compras internas totales en el 2007, hayan sido superiores a S/. 240,000. Los sujetos obligados que no tuvieran Operaciones con Terceros a declarar, es decir; la suma de los montos de las transacciones realizadas con cada tercero (cliente o proveedor) no supera dos (2) UIT (S/ 6,900.00 para el 2007), deberán informarlo a la SUNAT presentando su "Constancia de no tener información a declarar".

Versión 10.0

F10

MANUAL DE USUARIO


F11. DETALLE DE OPERACIONES

Objetivo: Esta opción permite visualizar las ventas de un determinado periodo resumido por tipos de documentos.

Campo / Opción Del mes de …

Descripción

Visualiza las ventas del mes de proceso.

Acumulado al mes de ... Visualiza las operaciones acumuladas hasta el mes de proceso. Entre fechas

Versión 10.0

Permite visualizar las ventas en un rango de tiempo determinado.

F11


GESTION CONTABLE

Podemos imprimir este reporte haciendo click en el botón o generar un archivo con extensión .TXT para su exportación al PDT, hacemos click en el botón

Versión 10.0

.

F11

MANUAL DE USUARIO


F12. PDB EXPORTADORES – COMPRAS Objetivo: Permite enviar información a administración tributaria, deberán enviar esta información aquellos contribuyentes que solicitan la devolución del Saldo a Favor del Exportador o efectúan la compensación del Saldo a Favor del Exportador contra deudas del Tesoro Público. El PDB fue aprobado mediante la Resolución de Superintendencia Nº 157005/SUNAT y esta vigente desde el 02/11/2005.

Campo / Opción Del mes de Acumulado al mes de Entre fechas

Moneda

R.U.C.

Descripción

Filtrará la información solo del mes de proceso. Filtrará el acumulado hasta el mes de proceso. Filtrará la información que corresponda al rango de fechas que se indique. Podemos seleccionar una opción: Nuevos soles: Filtra solo con moneda Nuevos Soles. Dólares Americanos: Filtra solo con moneda Dólares Americanos. Nuevos Soles y Dólares Americanos: Filtra los dos tipos de moneda. Filtra solo la seleccionada.

información

de

la

empresa

Incluir datos centro de Permite incluir en el reporte los datos referidos al costos centro de costos. Versión 10.0

F12


GESTION CONTABLE

Podemos seleccionar las compras que vamos a exportar hacemos click en los recuadros que se encuentran a la izquierda de cada una de ellas o podemos hacer click en el recuadro Todo ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana. Podemos modificar la ruta en la que se generará el archivo .TXT, para realizar esta acción hacemos click en el botón

.

Para generar el archivo .TXT hacemos click en el botón exportar el PDB o click en el botón DUA.

Versión 10.0

, si se desea

si lo que se desea es exportar la

F12

MANUAL DE USUARIO


F13. PDB EXPORTADORES – VENTAS Objetivo: Permite enviar información a administración tributaria, deberán enviar esta información aquellos contribuyentes que solicitan la devolución del Saldo a Favor del Exportador o efectúan la compensación del Saldo a Favor del Exportador contra deudas del Tesoro Público. El PDB fue aprobado mediante la Resolución de Superintendencia Nº 1572005/SUNAT y esta vigente desde el 02/11/2005.


Moneda

Descripción Filtrará la información solo del mes de proceso. Filtrará el acumulado hasta el mes de proceso. Filtrará la información que corresponda al rango de fechas que se indique. Podemos seleccionar una opción: Nuevos soles: Filtra solo con moneda Nuevos Soles. Dólares Americanos: Filtra solo con moneda Dólares Americanos. Nuevos Soles y Dólares Americanos: Filtra los dos tipos de moneda.

R.U.C.

Filtra solo la información de la empresa seleccionada. Permite incluir en el reporte los datos referidos al Incluir datos centro de centro de costos. costos Avanzadas Permite resumir el documento por días.

Versión 10.0

F13


GESTION CONTABLE

Podemos seleccionar las ventas que vamos a exportar hacemos click en los recuadros que se encuentran a la izquierda de cada una de ellas o podemos hacer click en el recuadro Todo ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana. Podemos modificar la ruta en la que se generará el archivo .TXT, para realizar esta acción hacemos click en el botón

.

Para generar el archivo .TXT hacemos click en el botón exportar el PDB o click en el botón DUA.

Versión 10.0

, si se desea

si lo que se desea es exportar la

F13

MANUAL DE USUARIO


F14. PDB EXPORTADORES - MEDIO DE PAGO Objetivo: Permite enviar información a administración tributaria sobre los medios de pago. El PDB fue aprobado mediante la Resolución de Superintendencia Nº 15705/SUNAT y esta vigente desde el 02/11/2005.


Descripción

Filtrará la información solo del mes de proceso. Filtrará el acumulado hasta el mes de proceso. Filtrará la información que corresponda al rango de fechas que se indique. Podemos seleccionar una opción: Nuevos soles: Filtra solo con moneda Nuevos Soles.

Moneda Dólares Americanos: Filtra solo con moneda Dólares Americanos. Nuevos Soles y Dólares Americanos: Filtra los dos tipos de moneda. R.U.C.

Filtra solo la seleccionada.

información

de

la

empresa

Incluir datos centro de Permite incluir en el reporte los datos referidos al costos centro de costos.

Versión 10.0

F14


GESTION CONTABLE

Podemos seleccionar los medios de pago que vamos a exportar hacemos click en los recuadros que se encuentran a la izquierda de cada una de ellas o podemos hacer click en el recuadro Todo ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana. Podemos modificar la ruta en la que se generará el archivo .TXT, para realizar esta acción hacemos click en el botón

.

Para generar el archivo .TXT hacemos click en el botón exportar el PDB.

Versión 10.0

, si se desea

F14

MANUAL DE USUARIO


G1. EJECUTAR Suite ContaSis para aumentar su versatilidad y potencia cuenta con el comando Ejecutar, el cual permite la ejecución de plug-ins, diseñados específicamente para la obtención de toda clase de reportes adicionales, en versión estándar el sistema no cuenta con ellos. Con esta opción podemos asignarle un código a los plug-ins y a la vez incluirlos en el menú del Sistema.


Al momento de la instalación se agrega el plug-in DEMOCONTA.PLG que se puede agregar al sistema, éste plug-in muestra un mensaje y termina su ejecución; usted puede escribir un programa en Visual Fox Pro, compilarlo y reemplazar el programa democonta.fxp ubicado en el directorio PLUGINS de la ruta d instalación del módulo (por defecto c:\contasis\), y así de esta manera al ejecutar el plug-in se ejecutará el programa que Ud. compiló. Variables disponibles con los cuales se puede diseñar plug-ins o reportes personalizados. SYS_EXCELFILAS : numérico, número de filas hoja Excel VFILEDBF

: carácter, nombre y ruta del archivo generado contabilidad

VFILEFXP : carácter, ruta y nombre del archivo prg que se esta ejecutando c:\contasis\plugins\ventasesmiga.fxp SYS_CONTA

: carácter, ruta de la empresa

SYS_MES

: carácter, mes de proceso, "02"

SYS_MONEDA

: numérico, tipo de moneda, 1 soles 2 dólares.

SYS_EMPRESA

: carácter, nombre de la empresa.

SYS_YEAR

: numérico, año de proceso de la empresa.

SYS_CTAREG

: carácter, cuenta de registros de compras y ventas, "40111".

SYS_DIREC_MAIN : carácter, directorio donde esta los programas de ContaSis, "c:\contasis\". Versión 10.0

G1


GESTION CONTABLE

SYS_RUTA_CONTA : carácter, ruta de contabilidad. SYS_RUTA_PLANI : carácter, ruta de planillas. SYS_RUTA_STOCK : carácter, ruta de gestión comercial. SYS_RUTA_ACTIVO : carácter, ruta de activo.

Nota: Al diseñar un plug-in debe tener mucho cuidado en no borrar tablas o corromper los datos pues estos afectarán el funcionamiento normal de la Suite Contasis.

Versión 10.0

G1

MANUAL DE USUARIO


H1. IMPORTAR DATOS Objetivo: Esta opción permite al Sistema integrar al proceso contable datos que hayan sido generados por otros módulos como Planillas, Stock, Facturación, Activos Fijos, etc. Estos datos deben residir en un archivo de formato DBF que cumpla con la estructura de la base de datos "puente" que utiliza el sistema en caso de que sea generado por programas que no sean parte de la Suite ContaSis ®. Ubicación en la Barra de Menús:

Elegir el archivo: Permite hacer búsquedas en las unidades de almacenamiento lógicas o físicas para ubicar el archivo puente del que se ha de importar los datos. Verificar archivo: Verifica si el archivo puente del cual se va a importar los datos contiene asientos que ya se encuentran en el sistema (asiento duplicado: mes, origen y número de asiento iguales), si elige "importar" cuando se hayan detectado asientos duplicados primero el sistema eliminará el asiento respectivo y después procederá a importar el nuevo asiento.

Nota: El Sistema guarda el archivo en la carpeta origen de la cual fue creado. Por ejemplo si tenemos una empresa ubicada en C:\Contasis\2004\01\Gestión y de esta carpeta realizamos una exportación de datos hacia contabilidad, entonces, para ubicar el archivo para su respectiva importación, tendríamos que acceder a la ruta mencionada líneas atrás y buscar el archivo COMEXP02.DBF ó VENEXP02.DBF si

Versión 10.0

H1


GESTION CONTABLE

se trata de un archivo de compras o ventas respectivamente y si pertenece al mes de febrero (02). COMEXP02.DBF ó VENEXP02.DBF significa compras (COM) ó ventas (VEN), exportadas (EX) del mes de febrero (02). Este nombre es generado automáticamente por el Sistema, pero el usuario si desea puede cambiar de acuerdo a su criterio tanto el nombre como la ruta en la cual será guardada.

Versión 10.0

H1

MANUAL DE USUARIO


H2. COPIA DE TABLAS Objetivo: Este asistente se utiliza cuando se crea una nueva empresa, y sirve para la copia de las tablas auxiliares de parámetros de otras empresas o rutas, ya que al crear la nueva empresa todas las tablas se encuentran vacías, si no se utiliza el Wizard.




Seleccionar el modo de la copia de las tablas: se debe seleccionar si se van a copiar de una empresa registrada en el sistema o una ruta de acceso.



Seleccionar las tablas a copiar: El asistente muestra las tablas que podrá copiar, de las cuales se debe seleccionar las deseadas.

Versión 10.0

H2




GESTION CONTABLE

Una vez elegida la empresa o la ruta de la cual se copiará las tablas, estas tablas se visualizarán como disponibles y podemos realizar una selección de todas o solo algunas:

Este icono sirve para copiar una tabla de forma individual. Este icono sirve para copiar todas las tablas disponibles. Este icono sirve para regresar de forma individual una previamente agregada. Este icono sirve para regresar todas las tablas agregadas. Después de seleccionar todas las tablas deseadas, deberá hacer un clic en el botón Iniciar de la ventana del asistente. Nota: Este asistente al copiar las tablas auxiliares sobrescribe o reemplaza las tablas existentes de la empresa. Una vez finalizado el asistente se debe proceder a ejecutar la opción Mantenimiento de Datos Empresa (Utilitarios/Mantención de Datos Empresa).

Versión 10.0

H2

MANUAL DE USUARIO


H3. VERIFICAR ESTRUCTURAS

Objetivo: Este asistente verifica las estructuras de las tablas de la empresa para su correcto funcionamiento. Esta opción debe utilizarse cuando se actualiza el Sistema con una nueva versión ya que se pueden agregar nuevos campos adicionales en futuras versiones, así como modificar la longitud de estas.



Verifica las estructuras buscando diferencias



Corrige las diferencias, ya sea agregando nuevos campos o modificando los existentes.

Procedimiento: 

Se muestra la ventana Asistente verificación de estructuras de tablas, hacemos clic en Siguiente.



Se muestra una ventana que contiene las tablas que serán analizadas por el sistema, hacemos clic en Siguiente.



El sistema muestra una ventana para que el usuario confirme la acción, hacemos clic en el botón Finalizar.



Clic en el botón Si para concluir con el proceso.

Versión 10.0

H3

MANUAL DE USUARIO


H4. DIFERENCIA DE CUENTA BANCOS Objetivo: Permite calcular la diferencia de cambio de la cuenta bancos y a su vez generar el asiento por dicho evento.

Campo / Opción

Descripción

Cuenta

Se coloca el código de la cuenta del plan contable donde se encuentra el banco.

Moneda

Aparecerá el tipo de moneda en la que se encuentra la cuenta.

T/Cambio

Es el tipo de cambio para aplicar al saldo a un pasivo al final del ejercicio.

Versión 10.0

H4


Campo / Opción

Subdiario

GESTION CONTABLE

Descripción

Es el subdiario en el cual el asistente registrará el asiento generado. Se digita el centro de costo al cual ira la pérdida o la ganancia.

C. Costo

Este se exige cuando las cuentas de ganancia y pérdida en centro de cuentas están marcadas como "Cuenta Ganancia" o "Cuenta Pérdida" en el plan de cuentas de la empresa. Genera el asiento previa confirmación:

Generar Asiento

Versión 10.0

H4


GESTION CONTABLE

NOTA: Las cuentas de perdidas y ganancias deben estar con los datos de las cuentas de "Destino Automático", en el caso de que no este definido de esta manera pero se encuentra definida como "Cuenta Ganancia" o "Cuenta Pérdida" tomará las cuentas de DEBE/HABER del centro de costo seleccionado para realizar el asiento de destino. Esto se define en el plan de cuentas. Si no se cumple con estas no se realizara el asiento de destino.

Versión 10.0

H4

MANUAL DE USUARIO


H5. DIFERENCIA DE CAMBIO Objetivo: Esta diseñado para cuadrar las cuentas por cobrar o pagar de las entidades en las cuales se haya generado análisis de documentos pero que estas hayan sido amortizadas a diferentes tipos de cambios y que en el total siempre hay saldos pendientes en mínimas cantidades en soles.

Campo / Opción

Descripción

A las operaciones en

Seleccionar la moneda respecto al cual se generó la diferencia de cambio.

Diferencia de documentos cancelaciones

Se hará un asiento solo de los documentos que hayan sido cancelados por lo menos en la moneda secundaria pero que en la moneda primaria sale un saldo (en cualquier mes).

Ajuste Saldos pendientes

Se hará un asiento solo de los documentos que mantengan saldos al final del año y que haya variado su saldo debido al alza o baja de el tipo de cambio.(Solo en el mes de diciembre).

T/C Activo

Es el tipo de cambio para aplicar al saldo a un activo al final del ejercicio.

T/C Pasivo

Es el tipo de cambio para aplicar al saldo a un pasivo al final del ejercicio.

Subdiario

Es el subdiario al cual registrará el asistente el asiento generado. Se digita el centro de costo al cual ira la pérdida o la ganancia.

C. Costo

Versión 10.0

H5


GESTION CONTABLE

Hacemos clic en el botón para acceder a la ventana VISTA PREVIA –REGULARIZACIÓN EN EL LIBRO DIARIO:

Podemos imprimir el reporte haciendo click en el botón Para cancelar el proceso, hacemos click en el botón

. .

Para continuar con el proceso de generación de los asientos contables, hacemos click en el botón . El sistema guardara los datos en un archivo para que el usuario pueda imprimir estos en otro momento, el nombre del archivo se creara con el siguiente formato: Glosa de la operación + mes + asiento + sub diario Ejemplo: AJUSTE_DIF_CAMBIO_SALDO_ANUAL_SOLES_11-1-05.DBF

Glosa de la operación: Ajuste_Dif_ Cambio_anual / Diferencia_de_cambio_mensual. Mes

:

Asiento:

Mes en el que se efectuó el registro. Número de asiento asignado.

Versión 10.0

H5


Sub diario:

GESTION CONTABLE

Sub diario que el usuario esta utilizando.

El sistema muestra la siguiente ventana de confirmación:

El sistema concluirá con el proceso y guardará un archivo para que el usuario pueda realizar impresiones posteriores. Para poder ingresar a los archivos guardados con anterioridad, utilizamos el botón de la ventana REGULARIZACION CUENTAS CORRIENTES (Utilitarios/Asistentes/Diferencia de Cambio):

Seleccionamos el archivo y hacemos click en el botón

Versión 10.0

:

H5


GESTION CONTABLE


Versión 10.0

H5

MANUAL DE USUARIO


H6. CANCELACIÓN SALDOS POR REDONDEO Objetivo: Permite cancelar cuentas en las que se tengan saldos pendientes originados por el redondeo aplicado en la amortización o cancelación de dichas cuentas. Es aplicable a los saldos que por cuestiones de redondeo esta pendiente, entonces es necesario cancelarlos.

Campo / Opción

Descripción

Cuenta

Ingresamos o seleccionamos la cuenta contable para realizar el redondeo.

Moneda

Seleccionamos el tipo de moneda, el sistema solo mostrará las operaciones en esta moneda.

Click en el botón para poder acceder a las cuentas que están pendientes, o tienen saldos por regularizar.

Versión 10.0

H6


Campo / Opción Subdiario C. Costo

Diferencia

Tipo de Cambio

GESTION CONTABLE

Descripción Seleccionamos el Subdiario en el que se generarán los asientos de cancelación de los saldos por redondeo. Se digita el centro de costo al cual ira la pérdida o la ganancia. Ingresamos un monto máximo de diferencia que vamos a filtrar, el sistema mostrará las cuentas que tengan un saldo por regularizar que sea igual o menor al monto ingresado en esta casilla. Ingresamos el tipo de cambio para la cancelación del saldo.

Para seleccionar los registros que vamos a cancelar, hacemos clic en el botón , si hacemos nuevamente click en este botón el registro dejará de estar seleccionado, si no hemos seleccionado ningún registro no podemos continuar con el proceso, el sistema mostrará el siguiente mensaje:

Luego de seleccionar al menos un registro continuamos con la cancelación haciendo clic en el botón de confirmación:

, el sistema mostrará el siguiente aviso

Confirmamos la orden para culminar con el proceso de cancelación de saldos por redondeo. El botón de la ventana principal sirve para poder visualizar y/o imprimir las cancelaciones realizadas utilizando este asistente, se muestra la siguiente ventana que contiene los archivos guardados automáticamente por el sistema: Versión 10.0

H6


GESTION CONTABLE


Versión 10.0

H6

MANUAL DE USUARIO


H7. TRANSFERENCIA DE DATOS Objetivo: El asistente para Transferencia de Datos crea un archivo donde se incluyen todos los datos necesarios para la actualización entre terminales que no se encuentren comunicados por ninguna clase de red. Las ventanas emergentes de esta opción están diseñadas para guiarlo en cada proceso mientras se concluye con la transferencia.

Paso 2: Depende del Diario para transferir las operaciones ingresadas en la base de datos. (Asientos Contables) Seleccionar Archivos para transferir los parámetros de las tablas auxiliares base de datos. (Asientos Contables) Paso 3: Seleccionar Archivos (se debe elegir con doble click o con el boton ">" para elegir "DIARIO ARCHIVO DE ASIENTOS" o la lista de tablas auxiliares según Paso 2), para poder filtrar datos de acuerdo al siguiente cuadro

Paso 4: Se debe especificar bajo que condiciones se debe transferir los datos:

PARA EL CASO DE EL DIARIO ARCHIVO DE ASIENTOS: Fecha de registro en el sistema(es la fecha que marcaba la PC al momento de realizar la operación) Fecha de Asiento(Es la fecha que se ingresa manualmente en el momento de la operación)

Versión 10.0

H7


GESTION CONTABLE

Solo del mes de proceso (Solo transferirá datos del mes en que se encuentre el sistema) Sub/D (Se transferirá datos de los subdiaros indicados pero separado por ":". Por ejemplo: 01:02:10:11).

PARA EL CASO DE SELECCIONAR ARCHIVOS: Todos los registros (Se transferirán todos los datos de esa tabla auxiliar) Los últimos… (Según que se indiquen la cantidad de registros transferirá solo esos registros) Como se muestra el asistente indica el paso en el que se encuentra:

Paso 5: Se debe especificar el nombre de el archivo .ZIP y la ruta o directorio donde se debe enviar a fin de buscarlo cuando se actualice datos.

Versión 10.0

H7


GESTION CONTABLE

Paso 6: Es opcional se puede enviar por correo electrónico si se dispone de conexión a Internet y el programa OUTLOOK EXPRESS, configurado para envíos directos. Posteriormente saldrá un mensaje de "Proceso de transferencia de datos concluidos".

Versión 10.0

H7

MANUAL DE USUARIO


H8. ACTUALIZACIÓN DE DATOS Objetivo: Este asistente trabaja con los datos enviados por el Asistente Transferencia de Datos. El asistente actualizará sus datos con los de un equipo remoto al que no se puede tener acceso en forma directa. Al igual que el asistente para la transferencia de datos, esta opción está diseñada para guiarlo paso a paso en cada proceso mientras realiza la actualización de los datos.

Nota: La opción de Transferencia y Actualización de datos se ha desarrollado, para las empresas que tienen sucursales y que no cuentan con un sistema de red para enlazar sus computadoras, por el elevado precio que ocasionaría su instalación, mediante estas opciones la empresa sucursal puede transferir sus datos a la empresa principal o viceversa, haciendo mas factible la actualización de la información. Cada empresa debe manejar una codificación diferente de sub diarios para poder realizar una transferencia y actualización de datos sin correr el riesgo de una perdida de información por tener la misma codificación.

Versión 10.0

H8

MANUAL DE USUARIO


H9. GENERAR COPIA DE SEGURIDAD Objetivo: Este asistente crea una copia de seguridad de toda la información que contiene la empresa que se esta procesando. Esta copia de seguridad dará como resultado un archivo .zip en la ruta que se especifique. Ubicación en el Panel de Control:

Hay dos opciones en las cuales se puede generar una copia de seguridad:  Si seleccionamos los cuales se desea hacer la copia.

se podrá seleccionar los archivos de

 Si seleccionamos no se podrá seleccionar los archivos ya que el objetivo de esta opción es de copiar toda la carpeta

Versión 10.0

H9


GESTION CONTABLE

donde se encuentra los datos de una empresa (archivos de impresión, reportes personalizados u otros). Campo / Opción

Icono

Password

Opciones

Versión 10.0

Descripción El Sistema sugiere una carpeta y un nombre acompañado de la fecha de creación para guardar la copia de seguridad, pero, el usuario puede escoger su propia carpeta y nombre para la creación del archivo, si el directorio que sugiere el usuario no existe, el Sistema lo creará sin necesidad de salir de esta ventana. Al activar esta opción le permite ingresar una clave la cual ingresará al momento de restaurar la copia de seguridad (descomprimirlo). Selección de archivos, si se desactiva alguno de ellos entonces el sistema NO incluirá en la copia esa tabla de la base de datos.

H9

MANUAL DE USUARIO


H10. RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD Objetivo: Este anteriormente.

Asistente

Campo / Opción Archivo Directorio Destino

Password

Versión 10.0

descomprime

el

archivo

de

seguridad

creada

Descripción Ingreso de la ruta donde se encuentra la carpeta copia de seguridad. Ingresar la ruta de la carpeta donde se descomprimirá la copia de seguridad. (La ruta de la empresa). Se debe ingresar la misma clave pedida anteriormente al momento de generar la copia de seguridad.

H10

MANUAL DE USUARIO


H11. IMPORTACIÓN REGISTRO DE COMPRAS Objetivo: Esta opción permite realizar la importación del registro de compras que se genera en una hoja excel.

Si se desea crear el formato excel en el cual se digitaran los datos hacemos click en el botón

, se generará el siguiente archivo:

Se digitaran los datos necesarios tomando en cuenta las notas escritas en este archivo. Luego al escoger el archivo en el botón

, seguidamente se activará el botón

al hacer click en este se importara los datos y se mostrará la siguiente ventana: Versión 10.0

H11


Campo / Opción Sub Diario R. Compra

Sub Diario R. Contado

Cuenta Contado S/.

Cuenta Contado US$.

F/Efectivo

Generar Asientos

Versión 10.0

GESTION CONTABLE

Descripción Se coloca el código de subdiario donde se generará el asiento de compras. Se puede utilizar la combinación ”Ctrl + L” para hacer la búsqueda. Se coloca el código de subdiario donde se generará el asiento de pago al contado. Se puede utilizar la combinación ”Ctrl + L” para hacer la búsqueda. Se coloca el código de la cuenta contable en nuevos soles para el pago al contado. Se puede utilizar la combinación ”Ctrl + L” para hacer la búsqueda. Se coloca el código de la cuenta contable en dólares para el pago al contado. Se puede utilizar la combinación ”Ctrl + L” para hacer la búsqueda. Se coloca el código del rubro de flujo de efectivo al que afectará la importación. Se puede utilizar la combinación ”Ctrl + L” para hacer la búsqueda. Al hacer click en este botón se generarán los asientos respectivos. H11

MANUAL DE USUARIO


H12. IMPORTACIÓN REGISTRO DE COMPRAS

Objetivo: Esta opción permite realizar la importación del registro de ventas que se genera en una hoja excel.

Si se desea crear el formato excel en el cual se digitaran los datos hacemos clicken el botón

Versión 10.0

, se generará el siguiente archivo:

H12


GESTION CONTABLE

Se digitaran los datos necesarios tomando en cuenta las notas escritas en este archivo.

Luego al escoger el archivo en el botón


al hacer click en este se importara los datos y se mostrará la siguiente ventana:

Campo / Opción Sub Diario R. Venta

Sub Diario R. Contado

Cuenta Contado S/.

Cuenta Contado US$.

Versión 10.0

Descripción Sub Diario R. Venta Se coloca el código de subdiario donde se generará el asiento de pago al contado. Se puede utilizar la combinación ”Ctrl + L” para hacer la búsqueda. Se coloca el código de la cuenta contable en nuevos soles para el pago al contado. Se puede utilizar la combinación ”Ctrl + L” para hacer la búsqueda. Se coloca el código de la cuenta contable en dólares H12


GESTION CONTABLE

para el pago al contado. Se puede utilizar la combinación “Ctrl + L” para hacer la búsqueda.

F/Efectivo

Generar Asientos

Versión 10.0

Se coloca el código del rubro de flujo de efectivo al que afectará la importación. Se puede utilizar la combinación “Ctrl + L” para hacer la búsqueda. Al hacer click en este botón se generarán los asientos respectivos.

H12

MANUAL DE USUARIO


H13. IMPORTACIÓN DE COBRANZAS Y PAGOS Objetivo: Esta opción permite realizar la importación de las cobranzas y los pagos que se genera en una hoja Excel.

Primero se debe escoger que tipo de importación se desea hacer, si se desea crear el formato excel en el cual se digitaran los datos hacemos click en el botón , se generará el siguiente archivo:

Versión 10.0

H13


GESTION CONTABLE

Se digitaran los datos necesarios tomando en cuenta las notas escritas en este archivo. Luego al escoger el archivo en el botón


al hacer click en este se importara los datos y se mostrará la siguiente ventana:

Campo / Opción

Sub Diario

L/Registro

F/Efectivo

Versión 10.0

Descripción Se coloca el código de subdiario donde se generará el asiento de cobranza o pago. Se puede utilizar la combinación “Ctrl + L” para hacer la búsqueda. Se coloca el código del libro de registro. Se puede utilizar la combinación “r;Ctrl+ L” para hacer la búsqueda. Se coloca el código del rubro de flujo de efectivo al que afectará la importación. Se puede utilizar la combinación “Ctrl + L” para hacer la búsqueda.

H13

MANUAL DE USUARIO


H14. GENERADOR DE REPORTES GERENCIALES Objetivo: En ésta opción se diseña ilimitado número de reportes, basados en cuentas y rubros de los Estados Financieros, además permite la utilización de operadores matemáticos y funciones del visual fox pro.

Campo / Opción Grupos Agrupar Eliminar Editar

Ejecutar

Cerrar

Versión 10.0

Descripción Permite crear grupos para ordenar los reportes. Permite asignar un reporte a un determinado grupo, previamente creado con el botón anterior. Permite eliminar un determinado reporte. Permite dar la configuración a un nuevo reporte. Permite ejecutar un reporte determinado, cabe indicar que estos reportes se pueden ejecutar también mediante la opción Reportes Gerenciales (Menú Reportes Financieros / Reportes Gerenciales). Permite cerrar la ventana.

H14

MANUAL DE USUARIO


H15. EXPERTO CONTABLE Objetivo: Este asistente permite la utilización de la Base de Conocimientos, pidiendo sólo los datos básicos necesarios para el registro de la operación; pulsando ”r;Ctrl.+ X” aparecerá el cuadro Experto Contable. Ubicación en el Panel de Control:

Campo / Opción

Descripción

Versión 10.0

Descripción En este campo se busca las operaciones a registrar, la búsqueda se hace por coincidencia, Ejemplo: si digitamos COM MER CRE. se mostrará: -COMPRA MERCADERÍA GRAVADAS AL H15


Código Glosa Fecha Moneda Tipo de Cambio Subdiario Asiento

GESTION CONTABLE

CRÉDITO -COMPRA MERCADERÍA EXONERADAS AL CRÉDITO No importa el orden en el que se ingresen los caracteres. Para que efectúe el listado se debe pulsar la barra espaciadora. Código del asiento predefinido. Glosa que se aplicará al asiento, por defecto es el mismo nombre del asiento predefinido. Fecha de la operación que se registra. Tipo de moneda en el que se realiza la operación. Tipo de cambio que se aplicará a la operación. Muestra el subdiario donde se registrará la operación. Muestra el número asiento de la operación.

Una vez concluido el ingreso de estos datos generales el asistente le pedirá los datos necesarios para generar el asiento contable. Nota: La búsqueda de los diferentes asientos, se puede realizar de una manera más rápida escribiendo solo las primeras letras de la opción a buscar y cada vez que se presione la barra espaciadora se irá filtrando de acuerdo a los datos ingresados. Cuando termine de escribir cada palabra, presione la barra espaciadora, incluso cuando termine de escribir todo el grupo de palabras. Para un mejor manejo del sistema se recomienda hacer doble clic sobre la palabra Descrip de la ventana Experto Contable para poder activar y visualizar los asientos a los cuales se refiere dicha descripción más los comentarios que pudieran tener estas.

Versión 10.0

H15


GESTION CONTABLE

Ejemplo del uso del Experto Contable en la cancelación de un documento: Primero seleccionamos el movimiento, para este caso es la cancelación de una factura a un proveedor determinado.

Ingresamos la fecha en la cual estamos realizando la cancelación: Versión 10.0

H15


GESTION CONTABLE

Ingresamos el RUC en el campo correspondiente en la ventana 4211 FACTURAS POR PAGAR M.N.

Versión 10.0

H15


GESTION CONTABLE

Inmediatamente después de ingresar el RUC y presionar la tecla Enter el sistema muestra la ventana Cancelación de Documentos en la cual podemos indicar el documento que será cancelado.

Campo / Opción RUC

Filtrado

Selección Múltiple R. Especial Seleccionar

Descripción En este campo ingresamos el RUC de la entidad con la cual tenemos una cuenta pendiente de cancelación. No filtra: No realiza ningún tipo de filtrado en el listado de documentos que se tienen pendientes con esa entidad. Vencimiento: Permite filtrar los documentos en función a la fecha de vencimiento del documento. Documento: Permite filtrar los documentos en función a la fecha del documento. Permite seleccionar los documentos pendientes. Permite definir si el documento esta afecto a algún régimen especial. Permite seleccionar los documentos que van a ser cancelados por el sistema.

Debemos tener en cuenta que el filtro es solo para acortar la lista porque si se selecciona un documento y después se filtra, en apariencia el documento no figurará en el listado pero si será considerado para la cancelación respectiva. Versión 10.0

H15


GESTION CONTABLE

Para seleccionar un documento podemos utilizar la barra espaciadora. Si el listado es muy extenso podemos hacer crecer la ventana de forma vertical, para realizar esta acción utilizamos el mouse. NOTA: El experto contable también cuenta con la opción de régimen especial previamente configurado, haciendo click en el botón

:

Este botón permite definir si el documento esta afecto a algún régimen especial.

Para activar la opción ”Producto” se tiene que escoger el régimen de Detracción y en el campo ”Libro” debe ir la letra ”C”.

Versión 10.0

H15

MANUAL DE USUARIO


H16. XPERT PACIOLI Objetivo: Este aplicativo se utiliza para la formación de Profesionales en Contabilidad, permite dominar el registro de las operaciones mediante el método de la Partida Doble identificando las variaciones patrimoniales.

Versión 10.0

H16

MANUAL DE USUARIO


H17. CANJE DE DOCUMENTOS Objetivo: Permite de forma sencilla poder canjear una cuenta por cobrar en letras por cobrar con los intereses que esta operación va a generar, para la utilización de este asistente debemos saber con exactitud los la cuenta por cobrar que se va a afectar.

Ingresaremos los datos relacionados a la factura que vamos a canjear (Cuenta y R.U.C.)

Debemos tener en cuenta que para poder canjear la cuenta por cobrar (por ejemplo una cuenta 121 por una 123), esta cuenta debe estar vencida.

Versión 10.0

H17


Campo / Opción Cuenta R.U.C. Canje

Interés

GESTION CONTABLE

Descripción Seleccionamos la cuenta contable que se utilizo para registrar la operación. Seleccionamos el R.U.C. de la entidad con la que se realizo la operación comercial. Seleccionamos si se va a canjear la deuda por otra a un plazo determinado. Ejm, Canje de facturas vencidas por letras. Seleccionamos si se va a incrementar intereses a los documentos de una cuenta. Esta opción activa las opciones

Datos Generales: Campo / Opción Número de cuotas Vencimiento Fecha Canje T/C Intereses a aplicar

Descripción Indicamos el número de cuotas en que se esta dividiendo la deuda. Indicamos el tiempo (en días) en que vence cada cuota. Indicamos la fecha en que se efectúa el canje de documentos. Indicamos el tipo de cambio utilizado en el canje (de realizarse en moneda extranjera). Indicamos la tasa de interés simple que se aplicará a la deuda refinanciada.

Detalle Cuotas: Hacemos clic en el botón para que el sistema realice los cálculos respectivos en esta sub-ventana se pueden modificar los montos pero se debe tener en cuenta de que estos deben sumar el total establecido. Se digita el RUC del aval y los datos de referencia de la letra.

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GESTION CONTABLE

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GESTION CONTABLE

Contabilidad:

Campo / Opción S/Diario Cuenta Docum.

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Descripción Seleccionamos el Subdiario en que se realizará el canje. Seleccionamos la cuenta que se utilizará para la realización del canje. Seleccionamos el documento que se utilizará para el canje.

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Campo / Opción

GESTION CONTABLE

Descripción

S/Diario

Seleccionamos el Subdiario en que se consignarán los intereses que se generarán con la operación.

Debe

Seleccionamos la cuenta que estará cargada como consecuencia de la aplicación de los intereses.

Haber

Seleccionamos la cuenta que estará abonada como consecuencia de la aplicación de los intereses.

Campo / Opción L/Registro Glosa

Descripción Por defecto aparece el Sub diario "05" Libro Diario. Esta aparece por defecto y puede ser modificada.

Click en el botón para que el sistema guarde los datos contables utilizados en este canje y tener activos estos datos en un canje posterior. Para generar el asiento hacemos clic en el botón pregunta para continuar con el proceso se activará el botón

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, luego de una .

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H18. CONSOLIDACIÓN DE DATOS Objetivo: Permite consolidar la información que se tiene ingresada en distintas empresas del mismo módulo, esta información resulta de gran utilidad cuando estamos trabajando con empresas que tienen vinculación económica tales como las matrices y sus sucursales. Así como también cuando la legislación vigente exija que la información se presentada de forma consolidada. Se debe tener en cuenta que las empresas a consolidar deben tener idénticos planes de cuentas, además las empresas deben manejar subdiarios diferentes, caso contrario el asistente los juntara y mostrara mensaje de advertencia.

Campo / Opción Código Descripción Dirección Giro R.U.C. Período Al mes de Con Princ.

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Descripción Código de la empresa en la que se va a consolidar la información (el sistema asignará el código). Asignamos una descripción o nombre a la empresa. Ingresamos la dirección de la empresa. Indicamos el giro de la empresa. Ingresamos el Número de Identificación Tributaria de la empresa. Indicamos el período en que se encuentran las empresas cuyos datos se quiere consolidar. Indicamos hasta que mes del año seleccionado se va a consolidar la información. Seleccionamos las empresas que se van a consolidar. Seleccionamos la empresa que tiene la condición de Principal.

H18

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H19. ASISTENTE RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS Objetivo: Realiza una reclasificación de las cuentas que hayan variado en la transición del PCGR al PCGE, el sistema propone las cuentas para la reclasificación pero el usuario puede modificar estas en función a las necesidades de la empresa. Para poder utilizar este asistente debemos haber cerrado el ejercicio anterior en la empresa (2008) en el que se utilizaba el PCGR y genere su asiento de apertura utilizando el PCGE.

Campo / Opción S/D a reclasificar S/D Destino

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Descripción Indicamos el código del Sub-diario que vamos a reclasificar, generalmente es el SD 00 Apertura. Indicamos el Sub-diario de destino en el cual se van a generar los asientos de reclasificación.

H19


GESTION CONTABLE

Reclasificación de Cuentas Para realizar el proceso de reclasificación de cuentas de una empresa para su adecuación al Plan Contable General Empresarial seguimos el siguiente procedimiento: 

Debemos cerrar el periodo en el cual se utilizó el Plan Contable General revisado:

 Generamos un nuevo periodo pero con el Plan Contable General Empresarial (Archivos/Empresas/Wizard):

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GESTION CONTABLE

Ingresamos a la empresa en el nuevo periodo y generamos el asiento inicial utilizando el asistente Generar Asiento Inicial:

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GESTION CONTABLE

Ahora podemos utilizar el Asistente Reclasificación de Cuentas, podemos acceder utilizando el botón de la barra de herramientas o por el menú Utilitarios: Indicamos el Sub-diario a reclasificar, generalmente es el SD 00. Indicamos el Sub-diario de destino, en el cual se generarán los asientos de reclasificación. El asistente muestra todas las cuentas del sub-diario y una columna donde se pondrá la cuenta con la cual se va a reclasificar, además si esta cuenta tiene análisis por documentos mostrará este detalle en la parte inferior de la ventana y así también poder reclasificar cada uno de estos componentes. El sistema propone las cuentas en la columna Reclasificar pero podemos seleccionar manualmente la cuenta que creamos conveniente, para poder navegar por el Plan Contable General Empresarial utilizamos la combinación de teclas Ctrl+L. Versión 10.0

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Con el botón con la reclasificación.

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GESTION CONTABLE

se abre la última reclasificación guardada para continuar

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GESTION CONTABLE

Con el botón se guarda el avance que hayamos realizado en la reclasificación para continuar con la reclasificación en otra sesión, se mostrará la ruta donde se guarda el archivo.

Con el botón se puede agregar más detalles aparecerá la siguiente ventana, donde se pondrán los datos del nuevo detalle creado:

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Con el botón error.

GESTION CONTABLE

se modifican los detalles ya ingresados si tuvieran algún

Luego se debe hacer click en el botón para validar las sumatorias de las cuentas, al hacer esto se activa el botón para reclasificar. Para iniciar el proceso de reclasificación hacemos click el botón

.

Solo generarán asientos de reclasificación de aquellas cuentas que tengan rellenada su columna Reclasificación. Se debe tener en cuenta que una vez generados los asientos si volvemos a utilizar el asistente se duplicarán los asientos, se recomienda eliminar los asientos ya generados antes de volver a utilizar el asistente. Notas: El asistente propone las cuentas que se utilizarán para la reclasificación, de no figurar nada el usuario deberá ingresar estas manualmente. Si la cuenta original y la de destino son iguales el sistema las pasará por alto y no generará el asiento.

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H20. IMPORTAR DATOS Objetivo: Permite ingresar información al módulo Gestión Contable Financiero que el usuario haya almacenado en hojas de Microsoft Excel, de modo tal que no se tendrá que volver a ingresar la información en el sistema. Ubicación en la Barra de Menús:


Para realizar una importación exitosa, seguimos las siguientes indicaciones:

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GESTION CONTABLE

CREAR FORMATO Ingresamos a la opción Importar Datos (Utilitarios/Importar Datos). Se muestra la ventana IMPORTAR DATOS y en el lado izquierdo disponemos de opciones que podemos seleccionar para generar los formatos necesarios para la importación. Seleccionamos los formatos que deseamos generar. Click en el botón .

El sistema generará el siguiente formato (solo se selecciono PLAN DE CUENTAS):

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GESTION CONTABLE

Debemos observar las notas para su uso que se debe tener en cuenta para su importación, no se debe cambiar los nombres de los campos de la fila 12, es importante que se mantengan como estén. Llenar los campos según los requerimientos del formato. Después de llenar la información necesaria debemos eliminar las filas 1 al 11 (solo dejamos la fila 12). Guardar el archivo con el nombre ”ImpPlan.xls”. El sistema reconoce la versión de Microsoft Excel que el usuario posee, por lo tanto la extensión del archivo puede variar (.xls ó .xlsx).

Versión 10.0

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GESTION CONTABLE

IMPORTAR AL SISTEMA Ingresamos a la opción Importación de Datos (Utilitarios/Importación de Datos). Se muestra la ventana IMPORTAR DATOS y en el lado derecho vamos a indicar el archivo que hemos generado previamente y que ahora vamos a importar al módulo Gestión Contable Financiero. Hacemos click en el botón para indicar el directorio en el cual se encuentra el archivo de importación, el sistema mostrará el o los archivos que puedan ser importado al sistema. Seleccionamos el archivo que vamos a importar.

Click en el botón para finalizar con el proceso de importación, si la importación se ha realizado exitosamente el sistema mostrará el siguiente mensaje:

Notas: Durante el proceso de importación, si el sistema detecta un campo no válido, cancelará la importación. El usuario debe verificar la información ingresada en la hoja de cálculo.

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H21. MANTENIMIENTO DE DATOS EMPRESA Objetivo: Realiza una serie de procedimientos que permite regenerar los archivos y actualizar los saldos de las bases de datos del sistema. Ubicación en el Panel de Control:

Empaquetar Archivos: Elimina físicamente los registros que han sido eliminados del sistema. Regenerar Índices: Genera los índices de todas las tablas de la empresa, se recomienda usar esta opción cuando los índices se hayan corrompido, eliminado o se hayan copiado tablas de parámetros. Regenerar Saldos: Este proceso vuelve a calcular los saldos de las cuentas contables así como de las Entidades, es necesario activar esta opción cuando se note que los saldos se hayan desactualizado por cortes de energía o salidas con error del programa. Cancelar documentos: Esta opción cancela todos los documentos que se hayan ingresado al sistema.

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H22. REGENERAR REGISTROS AUTOMÁTICOS

Objetivo: Esta opción vuelve a generar los asientos automáticos de todos los asientos. Debe ejecutarse cuando se haya detectado corrupción en los asientos en lo referente a los registros automáticos.

Si Ud. Desea deshacer esta regeneración, el sistema genera un archivo de nombre Diario.mil en la carpeta de la empresa en proceso, UD. Deberá eliminar el archivo Diario.dbf y renombrar el archivo. Diario.mil por Diario.dbf y ejecutar la mantención de datos.

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H23. CONSISTENCIA DE DATOS Objetivo: Esta opción verifica la correcta introducción de los datos al sistema, localiza cuentas que no han sido definidas, cuentas de nivel diferente al nivel tres, códigos de Entidades no definidos, códigos de documentos, centros de costos no definidos, ingreso de asientos con cantidades negativas, entre otros. Ubicación en el Panel de Control:


Campo / Opción Consistencia General

Descripción Esta opción permite realizar la consistencia de datos solamente del diario.

Consistencia Destino de Al marcar esta opción se puede se analizarán las Cuentas cuentas de destino de los asientos.

Consistencia Cuentas

Clase 6, Esta opción analiza la consistencia en los Plan de datos del plan de cuentas en la clase 6. Clase 9, Esta opción analiza la consistencia en los datos del plan de cuentas en la clase 9.

En el ejemplo siguiente se muestra el cuadro después de pasar una consistencia de datos y el mensaje de esa línea es "La cuenta …. no existe", entonces se tendrá que anotar el subdiario, asiento y mes a fin de poder modificar o eliminar dicho asiento. Versión 10.0

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GESTION CONTABLE

En caso de no tener inconsistencias, se mostrara el siguiente mensaje:

Versión 10.0

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H24. CONSISTENCIA DOCUMENTARIA Objetivo: Este utilitario le permite verificar la correlatividad numérica de los documentos registrados en el registro de ventas, buscando números faltantes o números duplicados. Se puede indicar si se buscará solo en datos del mes de proceso, acumulado al mes de proceso o e n un determinado rango de fechas. También se puede elegir una cuenta diferente a la 40111, para darle consistencia documentaria.

Nota: 

Para una mejor búsqueda se debe ingresar los números de los documentos con un signo "-" que separa la serie del número, ejemplo 001-00998.



En el siguiente ejemplo se muestra acumulado al mes de setiembre y se muestra agrupados por tipo de documento y serie en la cual el sistema verifica si están correlativos y muestra "no faltan documentos en el rango" , pero si faltan entonces el mensaje es "Falta del Numero xx al xxx".

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GESTION CONTABLE

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H25. ACCESOS A LA EMPRESA

Objetivo: Esta opción permite controlar los accesos de los usuarios definidos en el sistema a la empresa, se le puede asignar derechos y restricciones sobre las opciones del menú y por subdiarios. El usuario por defecto ADMIN puede ingresar a cualquier empresa aunque no se le haya dado derechos y tiene acceso a todos los comandos del menú así se le hayan restringido los derechos, por eso es necesario que este usuario tenga una clave de acceso conocida solo por el administrador del sistema.

Esta opción esta ligada con la opción Usuarios (Archivos / Usuarios), cada usuario puede tener accesos diferentes, dependiendo de los accesos que le active el Usuario Principal (ADMIN). Para cambiar el Password de un determinado usuario, se procede haciendo clic derecho sobre el nombre del usuario en la barra de Estado. NOTA: La opción Restringir por Subdiarios nos permite, un segundo nivel de control de Acceso a la Empresa.

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GESTION CONTABLE

Podemos restringir el acceso del personal solo a determinados subdiarios, para llevar a cabo esta acción debemos ingresar entre corchetes los subdiarios a los que el trabajador va a tener acceso. De esta forma los trabajadores pueden ingresar información al sistema solo haciendo uso del subdiario asignado, podrán visualizar la información ingresada en otros subdiarios pero no ingresar datos sin contar con la autorización correspondiente.

Versión 10.0

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H26. CIERRE DE MESES

Objetivo: Esta opción se utiliza una vez registrado todos los asientos de un mes contable, al momento de activar, el Sistema lo protege ante posibles modificaciones o eliminaciones de datos o asientos, el ingreso a dicho mes con el objetivo de visualizar los reportes no se restringen. La modificación o eliminación de asientos no será posible mientras se encuentra activada esta opción. Ubicación en el Panel de Control:

El botón

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permite cerrar caja de un periodo determinado.

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H27. OPCIONES Objetivo: Esta opción permite controlar algunas variables importantes para el funcionamiento en general del sistema. GENERAL:



Títulos Columnas Libres: Para poner los títulos de las columnas libres de los registros de compras y ventas.



Juego de Formato Balance: Definir los nombres de los dos juegos de formato balance clasificado que maneja el sistema.



Identificación Cliente-Proveedor: Nombre de la identificación de los códigos de los clientes-proveedores.



Número de Filas Hoja Excel: Numero de filas máximo que debe tener en cuenta el sistema al momento de enviar datos a Excel.



Validar Código de Entidad: Nos da la opción para validar los RUCs de los clientes o proveedores.



Archivo de Imagen para Fondo de Pantalla: Nombre y ubicación del archivo de imagen opcional que se colocará en el fondo de pantalla del sistema.

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GESTION CONTABLE

REGIONAL:



Moneda: Nombres y símbolos de las dos monedas que manejará el sistema.



Ruta de Bases Maestras: Seleccionamos la ruta en que el sistema va a almacenar las bases maestras.

EN LÍNEA:

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

GESTION CONTABLE

Activar Proceso en Línea Módulo Gestión comercial: Permite la activación de los procesos con el módulo de gestión comercial, pide el modo de cancelación en los asientos predefinidos para mandar al reporte de control de caja.

IMPRESORA:

Permite definir el largo y ancho de las hojas al momento de imprimir en impresoras matriciales, también permite modificar el código que se enviará a la impresora para obtener letra comprimida.

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H28. SOLICITUD DE REGISTRO Objetivo: Esta opción permite imprimir la solicitud para el registro de la licencia de uso del sistema, para empezar debe rellenar todos los datos y luego imprimir la solicitud la cual debe ser enviada por Fax a Contasis al teléfono (01) 2260714 ó (064) 211606 o enviar todos los datos al correo [email protected] y abonar la suma correspondiente en las cuentas del banco que se le indique, se le remitirá de inmediato vía correo electrónico o Fax el Número de licencia que servirá para utilizar el sistema en modo Profesional. Hasta no registrar el producto, el sistema trabajará con un límite determinado de ingresos de operaciones.

Campo / Opción Módulo Versión Petición Usuario

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Descripción Visualizamos el módulo de la Suite Contasis que se esta registrando. Visualizamos la versión del producto que se esta registrando. Visualizamos el número de petición que es distinta por cada producto. Indicamos el usuario del sistema.

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Organización Ciudad Dirección Teléfono Fax E-Mail Serie Nº Licencia

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Indicamos la organización, por defecto figura la de Contasis SAC. Indicamos la ciudad a la que corresponda. Indicamos la dirección de la organización que esta adquiriendo el sistema. Indicamos el número telefónico que corresponda. Indicamos el número de fax que corresponda. Indicamos la dirección de correo electrónico de la organización. Ingresamos la serie que se le va a proveer a los clientes. Ingresamos el número de licencia que corresponda, este código es individual y será entregado a cada cliente para la activación del sistema profesional.

H28

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H29. GENERAR COPIA DE SEGURIDAD INTEGRAL Objetivo: Permite realizar una copia integral de la carpeta CONTASIS (esta es la carpeta donde se instalo el programa).

Campo / Opción Password

Descripción Al activar esta opción le permite ingresar una clave el cual le pedirá al momento de restaurar la copia de seguridad (descomprimirla).

Se puede direccionar el archivo zip a otra unidad de almacenamiento o carpeta haciendo un clic en el botón

.

Nota:  No es posible restaurar esta copia mediante menú alguno del sistema. La razón es que cuando se realiza una copia de la carpeta CONTASIS, se incluyen las aplicaciones correspondientes. La forma de restaurar este archivo generado seria simplemente descomprimirlo desde el Explorador de Windows.

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H30. DETECTAR Y REPARAR Objetivo: Actualiza las tablas y demás parámetros que son necesarios para el correcto funcionamiento de esta aplicación, permite solucionar problemas como el que se daría si al cambiar la versión que se esta utilizando se han creado nuevas tablas o estructuras que son inherentes a una versión superior a la que originalmente se tenía activada.

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H30

MANUAL DE USUARIO


H31. ASISTENTE DE CORRECCIÓN DE ERRORES Objetivo: Este asistente implementado en este módulo permite que el usuario pueda corregir los posibles errores que se presentan como consecuencia de incompatibilidad en los datos ingresados u otros de orden lógico.

Seleccionamos la empresa y hacemos click en el botón INICIAR para que el asistente corrija errores en la empresa. Nota: Para evitar posibles pérdidas de información, el usuario debe generar su copia de seguridad antes de ejecutar este asistente.

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H31

MANUAL DE USUARIO


H32. SELECCIONAR INTERFAZ Objetivo: Permite seleccionar la interfaz grafica del sistema, así mismo como regresar a la interfaz tradicional.

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H32


GESTION CONTABLE

INDICE DE CONTENIDOS GESTIÓN COMERCIAL

Generalidades  Descripción general ------------------------------------------------------------------- Utilización de botones ----------------------------------------------------------------- Utilización del mouse ------------------------------------------------------------------ Utilización del Teclado ----------------------------------------------------------------- Ingreso de Datos ----------------------------------------------------------------------- Resumen Esquemático de Procedimientos --------------------------------------Menus y Opciones Archivos  Empresas --------------------------------------------------------------------------------- Usuarios ----------------------------------------------------------------------------------- Tipo de cambio -------------------------------------------------------------------------- Plan de cuentas ------------------------------------------------------------------------- Entidades---------------------------------------------------------------------------------- Tipo de códigos -------------------------------------------------------------------------- Subdiarios --------------------------------------------------------------------------------- Documentos ------------------------------------------------------------------------------ Formato Balance Clasificado -------------------------------------------------------- Centro de costos ------------------------------------------------------------------------ Factores de ajuste ---------------------------------------------------------------------- Control Depreciacion ------------------------------------------------------------------- Base de conocimiento ----------------------------------------------------------------- Variables ---------------------------------------------------------------------------------- Numeración de documentos --------------------------------------------------------- Tipo de medio de pago ---------------------------------------------------------------- Entidades financieras ------------------------------------------------------------------ Estado Cambios Patrimonio Neto -------------------------------------------------- Presupuestos----------------------------------------------------------------------------- Otros conceptos cuentas corrientes ----------------------------------------------- Planes de Cuenta Alternos ----------------------------------------------------------- Configurar página ----------------------------------------------------------------------- Ver  Menú VER -------------------------------------------------------------------------------- Proceso  Elección de empresa ------------------------------------------------------------------ Cambio mes de proceso -------------------------------------------------------------- Ingreso de asientos--------------------------------------------------------------------- Eliminación de asientos --------------------------------------------------------------- Ajuste por exposición a la inflación------------------------------------------------- Activo fijo -----------------------------------------------------------------------------------

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A1 A2 A3 A4 A5 A6

B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9 B10 B11 B12 B13 B14 B15 B16 B17 B18 B19 B20 B21 B22 B23

C1 C2 C3 C4 C5 C6


GESTION CONTABLE

 Asientos de cierre clases 6, 7 y 9 --------------------------------------------------- Asientos de cierre Activo y Pasivo ------------------------------------------------- Generar asiento inicial ------------------------------------------------------------------

C7 C8 C9

 Reportes contables  Libro diario -------------------------------------------------------------------------------- Libro mayor ------------------------------------------------------------------------------- Registro de Compras ------------------------------------------------------------------ Registro de Ventas e Ingresos ------------------------------------------------------ Libro caja y bancos --------------------------------------------------------------------- Conciliación bancaria ------------------------------------------------------------------ Reporte Especial Bancos ------------------------------------------------------------- Balance de comprobación Sumas y Saldos ------------------------------------- Balance de comprobación 10 columnas ------------------------------------------ Analisis Naturaleza – Función ------------------------------------------------------- Reporte de Analisis Destino por Cuenta ------------------------------------------ Estados Financieros Conasev ------------------------------------------------------- Estados Financieros Sunat ----------------------------------------------------------- Estados Financieros Comparativos ------------------------------------------------ Impresion De Asientos Cheque Voucher ----------------------------------------- Reporte de Asientos Modificados/Eliminados ------------------------------------

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13 D14 D15 D16

Reportes financieros  Cuenta corriente Entidades ---------------------------------------------------------- Estado de cuenta Clientes ------------------------------------------------------------ Analisis de documentos --------------------------------------------------------------- Reporte de vencimientos-------------------------------------------------------------- Control de caja --------------------------------------------------------------------------- Flujo de tesorería proyectado -------------------------------------------------------- Flujo de Tesoreria Detallado --------------------------------------------------------- Ratios Financieros ---------------------------------------------------------------------- Presupuestos  Partidas presupuestales--------------------------------------------------------------- Presupuestos-----------------------------------------------------------------------------Centro de costos  Resultado operacional ----------------------------------------------------------------- Movimiento por centro de costos --------------------------------------------------- Saldo por cuentas -----------------------------------------------------------------------Reportes Sunat Libros y Registros Tributarios  Contabilidad Simplificada ------------------------------------------------------------- Contabilidad Completa ---------------------------------------------------------------- Libros Electrónicos --------------------------------------------------------------------- Detracciones ----------------------------------------------------------------------------- Percepciones ----------------------------------------------------------------------------- Retenciones ------------------------------------------------------------------------------ Renta de Cuarta Categoría ----------------------------------------------------------- 0654 - Renta Tercera Categoría -----------------------------------------------------

Versión 10.0

E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9 E10 E11 E12 E13

F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8


GESTION CONTABLE

 Renta anual de Tercera Categoría e ITF ----------------------------------------- Operaciones con terceros ------------------------------------------------------------ Detalle de operaciones ---------------------------------------------------------------- PDB Exportadores – Compras ------------------------------------------------------ PDB Exportadores – Ventas --------------------------------------------------------- PDB Exportadores - Medio de Pago ------------------------------------------------

F9 F10 F11 F12 F13 F14

Ejecutar reporte  Ejecutar -------------------------------------------------------------------------------------

G1

Utilitarios  Asistentes  Importar datos---------------------------------------------------------------------------- Copia de tablas -------------------------------------------------------------------------- Verificar estructuras -------------------------------------------------------------------- Diferencia de Cuenta Bancos -------------------------------------------------------- Diferencia de cambio ------------------------------------------------------------------- Cancelación saldos por Redondeo ------------------------------------------------- Transferencia de datos ---------------------------------------------------------------- Actualización de datos ----------------------------------------------------------------- Generar copia de seguridad --------------------------------------------------------- Restaurar copia de seguridad ------------------------------------------------------- Importación Registro de Compras -------------------------------------------------- Importación Registro de Ventas ----------------------------------------------------- Importación de Cobranzas y Pagos ------------------------------------------------ Generador de reportes gerenciales ------------------------------------------------ Experto contable ------------------------------------------------------------------------ Xpert pacioli ------------------------------------------------------------------------------ Canje de documentos------------------------------------------------------------------ Consolidación de datos---------------------------------------------------------------- Asistente Reclasificación De Cuentas --------------------------------------------- Importar Datos --------------------------------------------------------------------------- Mantenimiento de datos empresa -------------------------------------------------- Regenerar registros automáticos --------------------------------------------------- Consistencia de datos ----------------------------------------------------------------- Consistencia documentaria----------------------------------------------------------- Accesos a la empresa ----------------------------------------------------------------- Cierre de meses ------------------------------------------------------------------------- Opciones ---------------------------------------------------------------------------------- Solicitud de registro -------------------------------------------------------------------- Generar Copia de Seguridad Integral --------------------------------------------- Detectar y reparar ----------------------------------------------------------------------- Asistente de Corrección de Errores ------------------------------------------------ Seleccionar Interfaz ---------------------------------------------------------------------

H1 H2 H3 H4 H5 H6 H7 H8 H9 H10 H11 H12 H13 H14 H15 H16 H17 H18 H19 H20 H21 H22 H23 H24 H25 H26 H27 H28 H29 H30 H31 H32

Versión 10.0

Manual Contasis - Gestion Contable Financiero (1)

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