El Registro
contable
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EL REGISTRO CONTABLE
EL REGISTRO
CONTABLE EL PRESENTE CAPÍTULO, TENDRÁ COMO OBJETIVO DAR A CONOCER LOS SIGUIENTES TEMAS:
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Efecto de las transacciones en los Estados Financieros. Describir en forma resumida la esencia de los libros de contabilidad: Libro Diario y Libro Mayor. Explicar el concepto y elementos de las cuentas utilizadas en contabilidad. Definir los criterios y procedimientos de los registros contables y las condiciones establecidas en la norma de la partida doble.
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tabla de contenido
pág.
1. REGISTRO CONTABLE
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1.1 EFECTO DE LAS TRANSACCIONES EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
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1.2 LIBROS DE CONTABILIDAD
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1.3 CONCEPTO CUENTA
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1.3.1 Definición 1.3.2 Clasificación 1.3.3 Elementos de una cuenta 1.4 CRITERIOS BÁSICOS PARA EL REGISTRO CONTABLE
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 3
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Comencemos el presente capítulo, con el siguiente diagrama, donde cada variable se explicará detalladamente. ACTIVO PASIVO
transacciones
cambios en
PATRIMONIO INGRESOS GASTOS ACTIVO
CLASIFICACIÓN: CUENTAS
DE BALANCE
PASIVO PATRIMONIO
DE RESULTADOS
INGRESOS GASTOS
1. REGISTRO CONTABLE 1.1. EFECTO DE LAS TRANSACCIONES EN LOS ESTADOS FINANCIEROS Definamos las transacciones como aquellas actividades o eventos económicos que puedan ser medidos monetariamente y que produzcan algún cambio en la situación o en los resultados de la empresa. Lo anterior implica entonces que al realizar una transacción se debe modificar el Balance General o se debe modificar el Estado de Resultados o se deben modificar ambos informes.
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1.2. LIBROS DE CONTABILIDAD Los libros principales de la contabilidad son: el libro diario, el libro mayor, el libro de inventario y los balances.
cambios en estados financieros
transacciones
Libro Diario
Libro Mayor
• Consiste en llevar el registro día a día de todas las • En este libro deben transacciones realizadas por el ser anotadas en orden ente contable. cronológico todas las transacciones realizadas • La idea central es tener todas por la empresa, se hace las transacciones anotadas un registro clasificado que de forma cronológica, permita hacer consultas de modo que si en algún concretas respecto a los momento conocemos la elementos que presentamos fecha de una transacción en los Estados Financieros: podamos consultar en dicho Activos, Pasivo, Patrimonio, libro la forma como ella fue Ingresos y Gastos. contabilizada.
transacciones
LIBRO DIARIO Anota una a una todas las transacciones en orden cronológico. LIBRO MAYOR Nos permite clasificar la información de modo que podamos consultar fácilmente los registros relacionados con alguna cuenta en particular.
1.3. CONCEPTO CUENTA 1.3.1. Definición Podemos definir las cuentas como el medio utilizado en contabilidad para cumplir con un triple objetivo:
cuenta
medio para
ANOTAR LOS AUMENTOS ANOTAR LAS DISMINUCIONES MOSTRAR EL VALOR
SALDO
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1 .3.2. Clasificación C uen ta s d e l B a l a nc e Se incluye en esta categoría todas las cuentas que utilizamos para elaborar el Balance General. También se conoce con los nombres de cuentas permanentes o cuentas reales. La característica más importante es que se trata de cuentas para las cuales, al terminar un periodo contable, se conserva el saldo y continúa afectándose con las transacciones del periodo siguiente.
Cue nta s d e R e s ulta d o En esta categoría se incluye todas las cuentas que utilizamos para acumular información que nos permita elaborar el Estado de Resultados. También se conoce con los nombres de cuentas temporales o cuentas transitorias porque se utilizan para acumular información de un periodo contable en forma independiente de los datos de otros periodos. Es decir, que los saldos acumulados en ellas no se transfieren de un periodo contable al siguiente o que al empezar cada periodo contable en ellas se parte de cero.
1.3.3. Elementos de una cuenta La representación de las cuentas, por recurso pedagógico tendrá una forma de letra “T”.
presentación gráfica elemento de una cuenta
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NOMBRE
contenido
DÉBITO
CRÉDITO
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débito •
La acción de registrar esta operación se llama “Cargar”.
saldo •
El saldo de una cuenta es la diferencia entre la suma del debe y la suma del haber. Pueden existir tres tipos de saldo:
1. SALDO DEUDOR: cuando la suma del DÉBITO es mayor que el CRÉDITO.
crédito •
La acción de registrar esta operación se llama “Abonar”.
2. SALDO ACREEDOR: cuando la suma del CRÉDITO es mayor que la suma del DÉBITO. 3. CERO: cuando la suma del DÉBITO y CRÉDITO son iguales.
1.4. CRITERIOS BÁSICOS PARA EL REGISTRO CONTABLE
En las cuentas de activo se utilizará siempre la columna de la izquierda (débito) para registrar los aumentos, y por consiguiente, las disminuciones se registrarán siempre en la columna derecha (crédito). En las cuentas pasivos y en las cuentas de patrimonio se utilizará siempre la columna de la derecha (crédito) para registrar los aumentos, por consiguiente, las disminuciones se registrarán siempre en la columna izquierda (débito).
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ACTIVOS
cuentas de activo DÉBITO
aumentos
=
+ cuentas de PASIVO
PATRIMONIO
pasivo o cuentas de patrimonio
CRÉDITO
CRÉDITO
disminuciones
aumentos
DÉBITO
disminuciones
activo
pasivo
capital
cargo abono
cargo abono
cargo abono
Los aumentos en las cuentas de ingresos se registran en el lado derecho (crédito), pero los aumentos en las cuentas de gastos se registran en el lado izquierdo (débitos).
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ingresos
AUMENTOS DEL PATRIMONIO
gastos
DISMINUCIONES DEL PATRIMONIO
patrimonio DISMINUCIONES
cuentas de gastos DÉBITO
aumentos
AUMENTOS
cuentas de ingresos DÉBITO
CRÉDITO
ACTIVO
= + PASIVO
CRÉDITO
aumentos
PATRIMONIO
Es indispensable que en cada registro contable se aplique una última norma de registro conocida como la norma de la Partida Doble.
Esta norma establece tres condiciones que se deben cumplir en todo el registro contable sin ningún tipo de excepciones. Si al hacer el registro contable de una transacción omitimos alguna de esas condiciones la consecuencia será que el Balance General estará descuadrado.
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Las condiciones son:
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Cada transacción debe originar registros como mínimo en dos cuentas. El registro no estará completo si utilizamos una sola cuenta. Las cuentas usadas en cada registro pueden ser Activo y del Pasivo o Activo y de Ingreso o cualquier mezcla de cuentas. Cada transacción debe contener registros débitos y también registros créditos.
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En el registro de cada transacción, la suma de las cantidades anotadas en el débito debe ser igual a la suma de las cantidades anotadas en el crédito.
Es necesario insistir en que nos referimos a la suma de los valores no al número de los registros.
Te o r í a de l a pa rti da d ob l e : Considerando que en toda operación debe cuidarse el equilibrio entre el activo y el pasivo con el capital, podrá entonces comprenderse porqué en toda operación se afectarán cuando menos dos cuentas en las que se pueden presentar las siguientes situaciones:
SI EN LA OPERACIÓN INTERVIENEN DOS
cargo
abono
cargo
abono
cargo
abono
CUENTAS DE ACTIVO, UNA DE ELLAS AUMENTA Y OTRA DISMUNUYE POR EL MISMO IMPORTE
SI EN LA OPERACIÓN INTERVIENEN DOS CUENTAS DE PASIVO, UNA DE ELLAS AUMENTA Y OTRA DISMINUYE POR ELMISMO IMPORTE
SI EN LA OPERACIÓN INTERVIENEN UNA CUENTA DE ACTIVO Y UNA DE PASIVO, LAS DOS AUMENTAN O DISMINUYEN POR EL MISMO IMPORTE
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS De Rojas, G. C. (2004). Contabilidad para la gestión empresarial. Thomson. Ortiz Anaya, H. (2003). Finanzas básicas: para no financieros. Bogotá: Thomson. Warren, C. S., Reeve, J. M., & Fess, P. E. (2000). Contabilidad Financiera. Thomson.
