CHARISMA PORTOFOLIO MANAGEMENT MANUAL DE UTILIZARE
2011
1
Contents A.
INTRODUCERE .................................................................................................................................. 4 A.1
B.
DESCRIEREA APLICATIEI .................................................................................................................. 13 B.1
Descrierea succinta a proceselor....................................................................................................... 13
B.2
GESTIONAREA NOMENCLATOARELOR .............................................................................................. 14
2.1
Nomenclatorul de norme republicane .......................................................................................... 14
2.2
Nomenclatorul de norme interne de ofertare (norme proprii) .................................................... 14
2.3
Nomenclatorul de norme interne de consum ............................................................................... 15
2.4
Liste anexe norme republicane ..................................................................................................... 15
B.3
C.
D.
GESTIONAREA DICTIONARELOR ........................................................................................................ 16
3.1
Resursele ....................................................................................................................................... 16
3.2
Rolurile de resurse ......................................................................................................................... 17
3.3
Grupuri si subgrupuri roluri de resurse ......................................................................................... 18
3.4
Definirea tipului de lucrare ............................................................................................................ 19
OFERTARE ...................................................................................................................................... 20 C.1
CREAREA OFERTEI.............................................................................................................................. 20
C.2
DETALIEREA OFERTEI ......................................................................................................................... 20
CONTRACTARE ............................................................................................................................... 32 D.1 1.1.
E.
Glosar de termeni ................................................................................................................................ 4
Contractul cu beneficiarul ................................................................................................................. 32 Introducerea informatiilor contractuale ....................................................................................... 32
D.2
Contractele cu subanteprenorii......................................................................................................... 35
D.3
Contractele cadru de subcontractare................................................................................................ 36
DERULAREA CONTRACTULUI ........................................................................................................... 37 E.1
Actul aditional.................................................................................................................................... 37
1.1.
Nota de comanda suplimentara – NCS.......................................................................................... 38
1.2.
Nota de renuntare - NR ................................................................................................................. 38
1.3.
Istoricul actelor aditionale ............................................................................................................. 38
1.4.
Semnarea actului aditional ............................................................................................................ 39
E.2
Situatiile de lucrari............................................................................................................................. 39
2.1
Situatiile de lucrari catre Beneficiar .............................................................................................. 39
2.2
Situatia de lucrari pentru contractele de subcontractare ............................................................. 40 2
F.
G.
H.
I.
BUGETAREA INTERNA (DEVIZUL INTERN) ........................................................................................ 41 F.1
Pregatirea Devizului Intern ................................................................................................................ 41
F.2
Subcontractarea ................................................................................................................................ 43
FISA LIMITA .................................................................................................................................... 43 G.1
Fisa limita materiale .......................................................................................................................... 43
G.2
Fisa limita dotari ................................................................................................................................ 44
PROIECT – PLANIFICARE .................................................................................................................. 45 H.1
Gestionarea unui NCS pe proiect ...................................................................................................... 46
H.2
Gestionarea unei Note de Renuntare................................................................................................ 46
H.3
Planificarea proiectului cu Primavera................................................................................................ 46
SUBCONTRACTAREA ....................................................................................................................... 49 I.1
J.
Subcontractarea din Devizul Intern ................................................................................................... 49
URMARIREA PRODUCTIEI ................................................................................................................ 50 J.1
Productia pe proiect .......................................................................................................................... 50
J.2
Actualizarea proiectului cu Primavera............................................................................................... 50
J.3
Actualizarea proiectului fara Primavera ............................................................................................ 51
J.4
Distribuirea bonurilor de consum pe activitati de proiect ................................................................ 51
3
A. INTRODUCERE A.1
Glosar de termeni
Termen Cerere oferta Nota Informare Verbala
Definiţie -> explicaţii de Document prin care clientul solicita furnizorului transmiterea unei oferte privind furnizarea unui anumit produs -> solutie. de Documenteaza o comunicare verbala intre reprezentantii Adrem Invest si cei ai partenerilor si potentialilor parteneri , fie beneficiari, subcontractori ori furnizori.
Document emis de client catre furnizor, prin care se declara intentia de a procura un anumit produs furnizat de acesta. De regula, comanda poate face referire la anumite standarde si -> sau specificatii sau la comenzi -> contracte anterioare derulate intre parti. Comanda se confirma de catre Adrem Invest. Se raspunde cu o oferta. Devizul-Ofertă este documentul folosit în relaţia client-furnizor în faza premergătoare Contractului pentru stabillirea a ceea ce trebuie făcut şi la ce preţ. Devizul-Ofertă este compus dintr-un set de Obiective, cu cantităţile aferente. În spatele fiecărui Obiectiv se Oferta găsesc reţete (norme) care stabilesc cantităţile de resurse necesare pentru a realiza o unitate din acel obiectiv. Pe baza acestor norme se poate stabili un preţ pe Obiectiv şi, pe baza unui model de calculaţie, se poate calcula Închiderea de deviz. Deviz-Oferta Split of Supply. A se vedea definitia de la Oferta. Suma valorilor ofertate (pret de vanzare) pentru fiecare obiectiv (serviciu -> lucrare Buget client ofertata), consolidata la nivel de grupe de obiective si Valoarea totala oferta (deviz-oferta). A se vedea definitia de la Oferta. intelegere, scrisa si semnata, transmisa prin orice mijloace, intre un furnizor si un client, continand conditii convenite intre parti, cu privire la furnizarea unui produs -> serviciu. Contractul este documentul prin care se stabilesc, de comun acord, drepturile si obligatiile Contract parţilor. În contextul CPM, Contractul este entitatea ale cărei componente esenţiale sunt: setul de Obiective, Graficul de execuţie, precum şi un set de date specifice: număr -> dată contract, parteneri, garantii, penalitati, etc document emis ca raspuns la o Comanda ferma a clientului, prin care furnizorul isi asuma Confirmare de responsabilitatea furnizarii unui produs in conditiile stabilite de comun acord. Confirmarea comanda de comanda impreuna cu Comanda la care se refera au acelasi statut ca si un contract. In contextul CPM, confirmarea de comanda este asimilata contractului. document acceptat si semnat (de aceleasi functii care au semnat contractul) atat de client cit Act aditional si de furnizor in care sint convenite modificarile unui contract Proiectul reprezinta detalierea Activităţilor necesare pentru realizarea investiţiei din Proiect Contract. (= Work Breakdown Structure) Reprezinta structura logica de descompunere a Proiectului pe Faze ori Componente. Un element al acestei structurii (sub-proiect) ce poate la randul lui WBS contine ale sub-diviziuni. Un pachet de lucrari ce contine toate activitatile necesare atingerii unui Obiectiv al Contractului. Grafic de Planificarea în timp a etapelor majore necesare pentru realizarea investiţiei din Contract. execuţie Obiectivul este un element măsurabil care este asumat prin Contract şi care este realizat prin Obiectiv Proiect si subdiviziunile acestuia pentru a putea fi considerat finalizat cu succes. Comanda ferma
4
Termen Grup Obiective
Definiţie -> explicaţii de O grupare logica a Obiectivelor Contractului. Organizate ierarhic. Pachete de lucrari -> servicii -> produse. Tip de partener si parte in contract, destinatarul produselor ori serviciilor ofertate de AI si Beneficiar angajate prin contract. Proprietarul ori chiriasul dupa caz. Client A se vedea Beneficiar. Tip de partener si parte intr-un contract (cadru) de furnizare, persoană fizică sau juridică Furnizor care furnizează, procură diverse materiale catre AI. Tip de partener si parte intr-un contract (cadru) de subcontractare alaturi de AI (in calitate de contractor, antreprenor general). Persoană fizică sau juridică angajata de AI pentru a executa, presta o parte din serviciile, Subcontractor lucrarile ce fac obiectul contractului principal. AI raspunde de asigurarea conditiilor de lucru pentru subcontractorii sai fata de acestia si in fata Beneficiarului de calitatea muncii prestate de subcontractorii sai. Devizul intern are in principiu aceeaşi structură cu Devizul-Ofertă, dar poate conţine Deviz intern completari si -> sau modificări ale reţetelor (normelor). Suma valorilor bugetate intern (costuri de productie, achizitie, subcontractare) pentru Buget intern fiecare obiectiv (serviciu -> lucrare) din componenta Bugetului Intern, consolidata la nivel de grupe de obiective si Valoarea totala Buget Intern. A se vedea definitia de la Deviz Intern. Incadrata intr-unul din tipurile manopera, material, echipament, cheltuieli etc. poate reprezenta o resursa nominala, particularizata prin nume, marca, nr. inventar si alte Resursa caracteristici proprii angajatului, materialului, utilajului, etc. Nu se vor utiliza in cazul implementarii la AI. In contextul acestui document prin resursa se va intelege rol de resursa. A se vedea mai jos. Resursa generica incadrata intr-unul din tipurile manopera, material, echipament, cheltuieli etc. spre deosebire de resursele nominale, reprezinta de regula profesii, specializari, clase etc. Rol de resursa O entitate din nomenclatorul de roluri de resursa este incadrata intr-o ierarhie de grupe si sub-grupe de roluri de resursa, functie de clasificari date de provenienta (interna -> externa), specialitati, categorii, etc Pozitie neexplicitata in cadrul unei norme (vezi norme de ofertare). Consta intr-o lista Lista anexa predefinita de Roluri de resursa din care, la utilizarea normei, utilizatorul trebuie să aleagă. Set de Roluri de resursa si Liste anexe, ce constituie reteta unui Obiectiv ofertat (lucrare, Norma de serviciu). Contine informatii privind consumul specific (pt o unitate de obiectiv). ofertare Normele de ofertare sunt fie standard (republicane) fie proprii (interne). Norma Tip de norma de ofertare folosita in mod unitar de toti ofertantii. Nu sunt editabile in sistem, standard dar se pot salva variante ale unei norme republicane sub forma unei norme interne de (republicana) ofertare ori consum. Tip de norma de ofertare din categoria normelor de producator, folosita pentru ofertare in Norma proprie sistem propriu conform tehnologiei proprii utilizate. (interna) de Normele proprii (interne) de ofertare sunt editabile in sistem, si pot avea asociate norme de ofertare consum. Tip de norma similara ca structura normelor de ofertare, dar folosite intern cu ocazia Norma elaborarii bugetelor interne. Pot sa prevada componenta de resurse utilizate si -> sau (interna) de consumuri specifice diferite fata de norma de ofertare initiala, tehnologiei proprii utilizate. consum Normele (interne) de consum pot fi introduse si salvate manual sau create pe baza normelor standard ori interne de ofertare.
5
Termen
Consum specific
Definiţie -> explicaţii Cantitatea de Rol de Resursa (in Unitate de masura proprie) pentru o unitate de Obiectiv (in Unitate de masura proprie) Ex: nr. ore manopera pt 1 buc, mp, set, luna, etc dintr-un serviciu -> o lucrare kg, buc, etc materiale pt 1 buc, mp, set, luna, etc dintr-un serviciu -> o lucrare
Cantitate A se vedea Consum specific. normata Model de A se vedea Inchidere de deviz. calculatie Coeficient de A se vedea Inchidere de deviz. recapitulatie Set de coeficienti si baza de aplicare aferenta. Un coeficient sporeste -> diminueaza valoarea ofertei cu un procent aplicat global ori selectiv pe tipuri de resurse implicate functie Inchidere de de baza de aplicare a coeficientilor. Intervin intr-o stuctura de grupe de coeficienti ce pot fi deviz salvate sub forma de modele (seturi standard ori sabloane de inchidere de deviz) pentru reutilizare ulterioara. Coeficient (+ -> -) aplicat cantitatilor de resurse si roluri de resurse componenete ale retetei Spor unui obiectiv normat. functie in cadrul firmei care coordoneaza activitatile de ofertare, contractare, consultanta Manager tehnica (in interior si -> sau exterior) specifice serviciilor oferite de AI. Supervizeaza Vanzari activitatea Responsabilului Vanzari. Responsabil Vanzari
Angajat AI si utilizator CPM, ce efectueaza activitati de ofertare si contractare.
reprezinta produse de catalog, echipamente individuale, subansamble, accesorii etc Vanzari Simple identificabile prin coduri in cataloagele producatorilor care se livreaza ca atare sau care (Simple Sales) necesita un simplu montaj la client. (Activitatea de montaj va include testare si punere in functiune la client). instalatii (aplicatii ale procedeului termovid), Etuve, Grupuri vidare trafo care au mai fost Produse -> ofertate de Adrem Invest. Asimilate proiectelor complexe. A se vedea procedura interna solutii standard ofertare AI modificata. Produse -> instalatii care se realizeaza pentru domenii de aplicare noi solutii noi Aplicatie de tip Enterprise Resource Planning ce asigura managementul activitatilor de Charisma ERP gestiune si financiar contabile. Charisma Modul din cadrul suitei Charisma ERP destinat gestionarii contractelor si a celorlalte Portfolio documente si entitati utilizate in cadrul fluxurilor de ofertare, contractare, bugetare interna, Management derulare contract si legaturile cu fluxurile de achizitii si vanzari. Este o componenta a sistemului Charisma ERP. Un modul grupeaza o serie de nomenclatoare, documente, functionalitati si rapoarte formand un intrument eficient pentru Modul gestionarea unei anumite functiuni din companie. Exemplu: modulul Achizitii, modulul Financiar, modulul Vanzari, etc. Prin nomenclator se intelege o multime de elemente (entitati) de acelasi tip care prezinta in principiu trasaturi (proprietati) comune. Mai simplu, nomenclatoarele sunt liste din care se Nomenclator vor selecta ulterior anumite valori in momentul operarii de documente. Exemple: nomenclator de parteneri, nomenclator articole, nomenclator valute, etc.
6
Termen Partener Tip partener Locatie
Persoana
Angajat Depozit Celula
Gestiune
Articol Charisma ERP
Tip Articol
Catalog articole
Entitate Document
Definiţie -> explicaţii Orice persoana fizica sau juridica indiferent de forma de organizare cu care compania are relatii comerciale transpuse in anumite documente gestionate de sistemul Charisma. Poate fi client, furnizor, angajat, persoana fizica autorizata, etc. O caracteristica asociata partenerului prin care i se atribuie acestuia calitatea de furnizor, client, clienti si furnizor, salariat, client persoana fizica, etc. Spatiu delimitat fizic in care se desfasoara anumite activitati din cadrulunei companii. O locatie poate fi reprezentata de diferitele sedii ale unei companii, depozite, sucursale, magazine, puncte delucru, etc. Orice companie trebuie sa aiba cel putin o locatie. Pe langa nomenclatorul de parteneri exista in sistem si un nomenclator de persoane. Care este diferenta intre cele nomenclatorul de parteneri si cel de persoane? In nomenclatorul de persoane se inregistreaza date aferente unor persoane fizice care au legatura cu societatea respectiva. In nomenclatorul de persoane se pot adauga inregistrari care sa contina persoane fizice ce au calitatea de angajat in cadrul firmei respective. Se pot adauga de asemenea persoane care sa nu fie angajati in cadrul societatii respective, dar sa fie angajati in cadrul unor firme din nomenclatorul de parteneri. Pentru a putea selecta aceste persoane ca persoane de contact in fisa partenerului respectiv, persoanele acestea trebuie sa existe in nomenclatorul de persoane. Cu alte cuvinte, se adauga in sistem o persoana fizica dupa care se poate asocia ulterior calitatea de partener, persoana de contact, angajat Persoana fizica care calitatea de a fi si angajat in cadrul societatii respective. Departamentul de tip depozit reprezinta un spatiu delimitat fizic in care se depoziteaza bunuri in cadrul unei locatii. Subdiviziune fizica a depozitului in care se depoziteza anumite bunri si prin intermediul careia se poate localiza mai usor locul din depozit unde sunt depozitate bunurile. Orice depozit trebuie sa aiba cel putin o celula, caz in care depozitul se confunda cu celula. Gestiunea reprezinta o grupare logistica a mai multor celule apartinand diferitelor depozite din cadrul unei locatii. Orice gestiune trebuie sa contina cel putin o celula pentru a se putea efectua intrari in acea gestiune; in aces caz gestiunea se confunda cu celula. Gestiunile din Charisma din punct de vedere al gestionarii stocului este la pert de achizitie. Orice element (entitate) stocabil sau nestocabil care poate sa apara pe detaliul unui document gestionat prin intermediul sistemului Charisma. Exemplu: un produs care apare in factura de vanzare; un mijloc fix achizitionat de companie si care va aparea in detaliul facturii de achizitie. Tot ca articol se constituie si elementele nestocabile (de tip cheltuieli -> venituri) utilizate cu precadere in activitatea financiar-contabila. Exemplu: cheltuieli cu energia electrica care apare in factura de servicii-furnizor, cheltuieli cu dobanzi si comisioane bancare care apare pe detaliul documentului Extras de cont, etc. Reprezinta natura contabila a articolului. Este unul dintre elementele care contribuie la determinarea inregistrarilor contabile ce se vor utiliza prin intermediul unui articol al sistemului Cataloagele de articole se utilizeaza in cazurile in care furnizorii sau clientii unei companii utilizeaza pentru produsele pe care le cumparam -> vindem alte coduri si denumiri decat cele utilizate in sistemul nostru informatic. El face legatura intre codul (denumirea) utilizat de un anumit partener pentru un articol si codul (denumirea) utilizat intern pentru articolul respectiv. Prin entitate se intelege orice element care poate sa fie apara in sistem la un anumit moment. Prin document se intelege entitatea care gestioneaza informatii specifice referitoare la un anumit proces, tranzactie, gestionate prin intermediul sistemului Charisma.
7
Termen
Tip document
Antet document Detaliu document
Inregistrare
Raport
Definiţie -> explicaţii In sistem exista mai multe tipuri de documente, in cadrul tipului fiecare document fiind identificat prin informatii specifice, numar document, data document, etc. Exemplu de tipuri document: factura de achizitie, comanda client, extras de cont, fisa mijlocului fix, proces verbal de inventar. Documentele dintr-un anumit tip, spre exemplu facturi de achizitie, sunt reprezentate de totalitatea facturilor de achizitie introduse in sistem intr-o anumita perioada Informatiile din antet au caracter general si privesc intregul document cum sunt: data document, numar document, stare document, partener, etc. Detaliul unui document este impartit in linii si gestioneaza informatii referitoare la articolele din document. Un document va avea atatea linii, cate articole distincte sunt continute in detalierea sa. Exemplu: Daca intr-o factura de achizitie apar trei articole distincte atunci documentul respectiv va avea trei linii in detaliul ei. O inregistrare contine o serie de informatii referitoare la o entitate care respecta conditiile minimale pentru a putea fi salvata in sistem. Exemplu: In cazul nomenclatorului de parteneri informatiile aferente unui anumit partener: cod partener, denumire partener, tip partener, stare partener constituie o inregistrare. Raportul contine o serie de informatii din una sau mai multe entitati (nomenclatoare, documente) filtrate si grupate dupa anumite criterii. In principiu rapoartele din Charisma au format A4 si pot fi exportate in alte formate cum ar fi: excel, text, pdf, HTML.
8
Termen
Definiţie -> explicaţii Uzual se lucreaza cu patru stari ale unui document: generat, validat, anulat si inchis. Semnificatia fiecarei valori a campului
dintr-un document este urmatoarea: - Generat: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, se mai pot face modificari asupra lui, poate fi sters si produce anumite efecte in sistem. - Validat: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date si nu se mai pot face modificari asupra informatiilor continute de acesta si produce anumite efecte in sistem. In principiu, un document ca sa ajunga in starea Validat trebuie sa fi fost in prealabil in starea Generat. Un document in starea validat poate fi insa anulat doar in anumite conditii. - Anulat: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, nu se mai pot face modificari asupra informatiilor din el si nu produce nici un efect in sistem.
Stare document Charisma ERP
- Inchis: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, nu se mai pot face modificari asupra informatiilor din el si nu se mai poate utiliza ulterior momentului inchiderii pentru generarea altor documente. Stare doc
Poate fi Genereaza incasat\platit note contabile
Efect Stoc scade\creste rezerva stoc
NU DA NU NU
NU DA NU NU
NU DA NU NU
Se pot genera alte documente din el NU NU NU NU
Obs. Exceptie fac documentele din modulul Financiar care nu se valideaza manual de catre utilizator. De aceea ele isi produc efectele scontate si in starea . Fata de starile de baza utilizate de suita Charisma ERP (vezi Stare document Charisma ERP mai sus), in contextul CPM, pot fi definite si utilizate alte stari specifice documentelor oferta, contract, buget intern: stari editabile (asimilate starii definita mai sus): “in editare”, “in lucru”, stari read-only (asimilate starii definita mai sus): “semnat”, “aprobat” se doreste introducerea unei stari “draft final” (inaintat spre aprobare) ca stare intermediara Stari document intre si CPM Un document (entitate) aflat in aceasta stare este caracterizat astfel: - Read-only pt utilizatorul final are transfera controlul (inainteaza spre aprobare -> verificare) - Editabil pt utilizatorul (de regula key user) responsabil cu verificarea si aprobarea -> respingerea dupa caz. A se vedea fluxul de schimbare stari documnete din Fig. 2.1-2. Flux aprobare interna documente.
9
Termen
Tranzactie
Tranzactie manuala
Tranzactie generata
Definiţie -> explicaţii Prin tranzactia atasata unui tip de document se intelege modalitatea prin care tipul de document respectiv poate lua nastere in sistem. Fiecare tip de document poate avea atasata una sau mai multe tranzactii. Definirea tranzactiilor posibile se face in functie de situatiile concrete intalnite in companie pentru fiecare tip de document in parte. In tranzactiile manuale informatiile din documente vor fi introduse complet de la tastatura deoarece nu exista un document anterior care se poate constitui ca sursa de date pentru documentul curent. In tranzactiile generate pentru un anumit document exista un document anterior din care pot fi preluate automat anumite informatii si aduse in interiorul documentului curent; deci nu se vor mai introduce de la tastatura. Acest mecanism se numeste “generarea unui document din alt document”. In tranzactiile generate sunt implicate doua elemente: documentul sursa si document destinatie.
10
Termen
Definiţie -> explicaţii - adaugare: prin intermediul acestei actiuni se poate adauga o noua inregistrare. Pentru a putea adauga in sistem o noua inregistrare trebuie completate anumite campuri obligatorii. Campurile obligatorii se constituie in informatiile minimale necesare de a fi introduse in sistem pentru ca acesta sa poata functiona. - selectare: prin intermediul acestei actiuni se poate selecta o anumita inregistrare pe baza unor criterii de selectie. - consultare (vizualizare): prin intermediul acestei actiuni pot fi vizualizate informatiile aferente unei inregistrari din sistem. - modificare: prin intermediul acestei actiuni se pot modifica anumite informatii aferente unei inregistrari din sistem. Dupa efectuarea modificarilor inregistrarea trebuie salvata. - stergere: prin intermediul acestei actiuni se poate sterge din baza de date o anumita inregistrare din nomenclatoare. Stergerea unei inregistrari in sistem se poate face doar in anumite conditii. Exemplu: nu se va putea sterge din nomenclatorul de parteneri un furnizor pentru care exista facturi de aprovizionare in sistem.
Operatiuni (actiuni)
- copiere: este permisa pentru nomenclatorul de articole; pe baza unui articol deja introdus in sistem se poate face o copie a acestuia. Operatiunea de copiere este permisa si pentru documentele introduse in sistem prin tranzactii manuale. - multiplicare: este o operatiune de copiere specifica modulului Mijloace fixe si obiecte de inventar pentru multiplicarea documentului Fisa mijloc fix (Fisa obiect de inventar) cand sunt mai multe bucati din acelasi articol, dar numrul de inventar trebuie incrementat automat de catre sistem. - tiparire: prin aceasta actiune documentele pentru care s-a prevazut faptul ca vor trebui tiparite din sistem, pot fi listate la imprimanta intr-un anumit format prestabilit. Exemplu: factura de vanzare, bon de consum, etc. - navigare: operatiune prin care se poate urmari trasabilitatea documentelor in sistem, in sensul vizualizarii din interiorul unui document a legaturii acestuia cu alte documente sursa sau destinatie. Aceasta actiune este declansata prin apasarea butonului din interiorul fiecarui document. - export in alt format de fisier: operatiune prin care un raport afisat pe ecran este exportat in alt tip de fisier. Aceasta actiune se declanseaza executand click de mouse pe iconita de export (cea care arata ca un plic deschis) aflata in meniul stanga-sus.
Dictionar
Departament Centru de cost
. Dictionarul este o entitate din categoria nomenclatoarelor. Spre deosebire de nomenclatorul de articole si nomenclatorul de parteneri care contin informatii utilizate in aproape toate tipurile de documente din sistem, dictionarele contin un numar redus de inregistrari si au o utilizare mai restransa fiind folosite doar in anumite tipuri de documente. Entitate din sistem apartinand structurii organizatorice a unei companii. Un tip particular de departament este depozitul. Entitate din sistem pe care urmeaza sa fie evidentiate cheltuielile si\sau veniturile din cadrul companiei.
11
Termen
Definiţie -> explicaţii Ierarhia reprezinta o structura arborescenta prin care se clasifica anumite entitati din sistem in functie de anumite caracteristici. Se pot clasifica articolele, partenerii, departamentele, centrele de cost.
Ierarhie Functie anagajat
Pozitia pe care o anumita persoana o are in cadrul unei organizatii. Caracteristica asociata articolelor prin care se specifica faptul ca pentru articolul respectiv se va urmari stocul cantitativ valoric si va avea fisa demagazie in sistem. Caracteristica asociata diferitelor entitati din sistem care indica faptul ca se poata utiliza in sistem sau nu entitatea respectiva. Persoana care a primit un nume de utilizator si o parola si anumite drepturi de acces in sistemul Charisma.
Stocabil Valid Utilizator Grup utilizator
de
Reprezinta gruparea mai multor utilizatori care au aceleasi drepturi de operare in sistem.
12
B. DESCRIEREA APLICATIEI B.1
Descrierea succinta a proceselor
Implementarea modulului Charisma Portfolio Management cu modelarea fluxurilor conform solutiei descrise mai jos va urmari atingerea detaliilor obligatorii legate de realizarea obiectivelor principale, incadrul fiecarei zone de activitate. Se vor parcurge urmatoarele etape ale fluxului prezentat si descris mai jos: Fig. 1 Fluxul de business general Antemăsurătoare
Buget Intern
Oferta
Detaliere Proiect / Alocare cantităţi
Grafic de execuţie Act adiţional
Înregistrare progres
Semnare Contract / Act adiţional
Note de comandă suplimentară Note de renunţare
Situaţie de lucrari
Situaţie de plată
Factură
Se reţine un procent din valoarea facturii drept garanţie
PV Acceptanta
Reparaţii în garanţie
PV Recepţie Final
Recuperare garanţii
13
GESTIONAREA NOMENCLATOARELOR
B.2
2.1
Nomenclatorul de norme republicane
Vizualizarea dictionarului de norme republicane se face in Portofolio Management -> Dictionare -> Norme republicane. Avem la dispozitie un filtru de cautare dupa editie, indicator, cod sau denumire. La nivelul acestui dictionar normele nu pot fi modificate, ci doar vizualizare a continutului.
2.2
Nomenclatorul de norme interne de ofertare (norme proprii)
Crearea unei norme interne se poate face prin doua modalitati:
crearea direct in dictionar a unei norme interne se face apasand butonul Management -> Dictionare -> Norme interne de ofertare.
crearea plecand de la oferta se face din fereastra Deviz Oferta -> tabul Norma. Reteta se poate salva ca norma interna apasand butonul Salveaza resursele ca -> Norma interna de ofertare.
14
in Portofolio
2.3
Nomenclatorul de norme interne de consum
Sunt normele create dupa un retetar propriu, dar ce au in componenta resurselor un consum specific bazat pe masuratorile proprii. Acest tip de norme sunt specifice Devizului Intern. Crearea si gestionarea acestora este identica cu normele interne de ofertare.
2.4
Liste anexe norme republicane
In cadrul normelor republicane, se regasesc anumite materiale importante ce necesita utilizare explicita in cadrul devizelor. In cazul in care pe un deviz, se adauga o norma republicana ce contine o lista anexa dar utilizatorul nu selecteaza materialul din acea lista, la salvare acesta o sa primeasca o atentionare in acest sens si ulterior o sa fie pozitionat automat pe acea norma din lista ofertei.
Gestionarea listelor anexe se realizeaza din meniul Portofolio Management -> Dictionare -> Lista anexa norme republicane. Listele provenite automat de la normele republicane nu se pot modifica, dar se pot crea unele noi.
15
B.3
GESTIONAREA DICTIONARELOR 3.1
Resursele
In modulul Portfolio Management, resursele sunt vazute ca persoane -> angajati. Pentru fiecare resursa i se poate atribui un rol de resursa (o meserie) dar si multe alte detalii specifice.
16
3.2
Rolurile de resurse
Resursele utilizate in definrea normelor pentru obiectivele componente ale entitatilor Oferta, Contract si Buget Intern, Proiect cu care lucreaza CPM in cadrul fluxurilor de ofertare, contractare si respectiv bugetare interna, vor fi modelate în sistem sub formă de Roluri de Resursa. Codul si denumirea rolurilor de resursa trebuie sa fi unice in sistem.
MANOPERA (meseria)
MATERIALE
UTILAJE
TRANSPORT
17
DOTARI
CHELTUIELI
3.3
Grupuri si subgrupuri roluri de resurse
Clasificarea mai detaliata a rolurilor de resursa se poate face cu ajutorul acestor grupuri si subgrupuri. Aceasta clasificare este benefica in cadrul rapoartelor atunci cand vrem sa facem o grupare suplimentara dupa acest criteriu. Pentru rolurile de resursa care nu permit aceasta grupare suplimentara atunci se utilizeaza un grup si subgrup generic .
18
3.4
Definirea tipului de lucrare
Un anumit tip de lucrare ne este necesar in momentul in care se doreste calcularea valorii unui obiectiv dupa acest criteriu. Astfel dupa ce se negociaza cu partenerul extern lucrarile se introduc in sistem: Portofolio Management -> Ofertare -> Lista de preturi tipuri de lucrari.
3.5
Importul si gestionarea cataloagelor de la furnizori
Dictionarul cataloagelor de furnizori se defineste in PortofolioManagement/Ofertare/Cataloage furnizori ofertare. Presupune importul unui fisier cu extensia xls ce contine lista resurselor. Fisierul xls trebuie sa aiba urmatorul cap de tabel: Articol Denumire articol completa UM Pret catalog Cod resursa Denumire resursa La nivelul catalogului se va introduce discountul acordat de furnizor, moneda si perioada de valabilitate a catalogului. In aceasta faza se poate face legatura dintre rolul de resursa si articolul stocabil.
19
C. OFERTARE Lista cu toate ofertele companiei se poate vizualiza accesand Portofolio Management -> Ofertare -> Devize oferta. Pentru o navigare rapida, in partea din stanga avem disponibil un filtru de cautare (dupa : Data Ofertei (de la), beneficiar, stare oferta, cod sau denumire). In aceasta fereastra avem posibilitea de a ne creea propriu layout beneficiind de o serie de functionalitati (click dreapta pe capul de tabel): grupare, sortare, filtrare, adaugare coloane etc.
C.1 CREAREA OFERTEI Exista trei moduri de constructie a ofertei: importul unei oferte déjà existente, importul unor cantitati de materiale (XLS) si modul manual care presupune crearea in CPM. Importul unei oferte existente sub forma unui fisier de tip .LST sau .DBF.
In modul manual este nevoie de apasarea butonului in fereastra de Deviz oferta. Pentru aceasta oferta nou creata este necesar sa se completeze date din headerul de oferta. Daca oferta este in alta moneda decat in RON, atunci trebuie introdus si cursul valutar din acea zi.
C.2 DETALIEREA OFERTEI
a. Importul cantitatilor de material (XLS) presupune existent unei liste de materiale cu urmatorul cap de tabel [ COD ; DENUMIRE ; UM ; CANTITATE ; PRET]
20
In CPM, dupa ce s-a creat oferta si s-a definitivat structura acesteia (grupuri de obiective) urmeaza sa se importe lista de cantitati. Se selecteaza grupul de obiective pe care urmeaza sa se importe (in fereastra Deviz oferta) si se apasa butonul Adauga -> Adauga (importa obiective din fisier text.
In wizardul urmator se copiaza tabelul de mai sus respectand ca(Copy -> Paste).
21
Odata cu apasarea butonului CPM.
fiecare linie din lista de cantitati devine un obiectiv in
b. Importul din alta oferta existenta deja in sistem, din meniul ADAUGA -> Adauga din alta oferta.
Structura ofertei este urmatoarea (arborescenta): investitie, grup de obiective (pe x nivele), obiectiv, rol de resursa. Programe de devize
PORTFOLIO MANAGEMENT
Investitie
Investitie
Obiect
Obiect Deviz
Grup de obiective Articol de deviz
Obiectiv
Pentru adaugarea unui grup de obiective sau a unui obiectiv ne pozitionam pe nivelul ierarhic superior (investitie sau grup de obiective). Ne folosim fie de click dreapta -> Adauga grup de obiective respective Adauga obiectiv nou la acest grup, fie de shortcut-ul Ctrl+Ins sau Ins. Obiective se mai pot adauga direct din dictionarul de Normele republicane (Shift+Ins) sau din cel de Norme interne (definit anterior). Reteta unui obiectiv (articol) se defineste in fereastra Deviz Oferta, tabul Norma. Se pot adauga roluri de resurse manual, se pot atasa norme republican sau norme interne.
22
Si in aceasta fereastra avem posibilitatea de a ne creea propriul layout avand la dispozitie urmatoarele functionalitati : functii cut -> copy -> paste, mutare articol sus -> jos in structura ofertei, cautare articol -> grup de obiective, functii de minim, maxim, medie, numarare la nivel de reteta.
Detalierea ofertei in CM 1. Adaugarea unui grup de obiective (obiect sau deviz) se face apasand butonul Adauga/Adauga grup de obiective sau Ctr+Ins 2. Adaugarea unui obiectiv (articol) se face a. apasand butonul Adauga/Adauga obiectiv sau tasta Inser - crearea retetei in CM b. apasand butonul Adauga/Adauga aticol de deviz din norme interne de ofertare – norma este preluata cu reteta definita in dictionar. c. apasand butonul Adauga/Adauga aticol de deviz din norme republican – norma este preluata din dictionarul de norme republican.
23
3. Crearea unei norme compuse – dupa adaugarea unui obiectiv nou se va folosi butonul Ataseaza/Editeaza norma compusa din tabul Norma. Normele republicane sau cele interne din componenta normei compuse se pot multiplica (campul Multiplicator) sau li se pot aplica sporuri.
Crearea retetei unui obiectiv Reteta unui obiectiv se detaliaza in fereastra Oferta, tabul Norma. Se folosesc butoanele Adauga resursa, Sterge pentru a adauga resursa cu resursa. In crearea structurii obiectivului se poate apela la dictionarele de norme republicane sau la cele de norme interne de ofertare (Ataseaza norme interne de ofertare, Ataseaza norma standard) Numai in acest tab se poate interveni asupra consumului specific al resursei.
Alegerea pretului pentru resursa In etapa de stabilire a preturilor se face apel la cataloagele furnizorilor. Se apasa butonul , in tabul Norma si se interogheaza lista de resurse aferenta tuturor furnizorilor. Odata ales respectivul prêt, in coloana Furnizor din tabul Norma va fi preluat numele furnizorului.
24
Aplicarea discounturilor si adaosurilor la nivelul resurselor Se pot aplica discounturi si adaosuri la nivelul resurselor aferente anumitor furnizori sau anumitor grupe de resurse. Butoanele sunt disponibile in meniul Functii/Discounturi si adaosuri pe grupe de resurse/Pe furnizori.
Impactul aplicarii acestor discounturi si adaosuri in pretul resurselor se poate vedea in tabul Preturi.
25
Tipuri de calcul al obiectivului (articol de deviz) -
Tipurile de calcul ale obiectivelor se selecteaza in coloana Calcul pret si sunt urmatoarele: Pe baza resurselor (este tipul default al sistemului, valoarea obiectivului reiesind din insumarea valorilor rolurilor de resursa) Manual (valoarea e introdusa manual) Pret nomenclator lucrari (se definesc in prealabil mai multe tipuri de lucrari) Subcontractor + adaos (valoarea negociata cu subcontractorul + adaos)
Wizard pentrut modificare globala rapida Aceasta optiune este disponibila in tabul Preturi -> Modificare globala. Se pot face modificari globale la nivelul diferitelor tipuri de roluri de resursa (Materile, Manopera, Utilaje, Transport, Dotari): crestere -> descrestere procentuala, crestere -> descrestere valorica sau acela-si pret pentru toate resursele de tipul “x”. De asemenea sistemul ne permite o selectie a resurselor dupa un anumit furnizor.
26
Sporuri per tipuri de roluri de resurse Se pot aplica sporuri rolurilor de resursa atat celor de la nivelul obiectivului cat si celor de la nivelul grupurilor de obiective. Sporurile aplicate rolurilor de resursa apartinand unui obiectiv se introduc la nivelul obiectivului in tabul Sporuri -> Modifica.
Sporurile aplicate rolurilor de resursa apartinand unui grup de obiective se introduc la nivelul grupului : click dreapta -> Aplica sporuri
Analiza Pareto Analiza impact preturi in oferta (Pareto) ajuta la ajustarea pretului ofertei in functie de ponderea resurselor in Devizul Oferta. Se identifica rolurile de resursa cu ponderea cea mai mare in oferta. Astfel, ajutandu-ne de cele 3 variante de preturi putem definii 3 scenarii: pesimist, probabil si optimist.
27
Dupa ce s-au definit cele 3 variante de preturi se apasa butonul fereastra Devize Oferta se va recalcula noua valoare a ofertei apasand butonul
Graficul de contract Graficul de executie al ofertei se defineste in tabul Grafic de executie, fereastra Deviz oferta.
28
. La revenirea in .
Modele de inchidere de deviz Inchiderea de deviz se poate aplica atat la nivelul investitiei cat si la nivelul fiecarui grup de obiective (in cazul in care se aplica mai multe modele de inchideri). Modelul de inchidere de deviz se poate introduce in fereastra Deviz Oferta in tabul Inchidere deviz sau se poate prelua dintr-un dictionar de modele (Incarca model de inchidere).
Dictionarul de modele inchidere deviz se gaseste in Portofolio Management -> Ofertare -> Modele inchidere deviz.
Aplicarea inchiderii de deviz se realizeaza selectand nodul investitiei si din tabul Inchidere de deziv, fie se aplica un model predefinit fie se poate compune o inchidere noua, utilizand butoanele specifice.
29
Flux de aprobare Deviz Oferta Odata oferta definitivata se salveaza si se trimite spre aprobare beneficiarului: meniul Functii -> Stare oferta -> Trimite oferta spre acceptare. In functie de raspunsul acestuia se recurge la modificarea ofertei sau se creeaza contractual draft.
Sistemul inregistreaza toate versiunile de oferta dandu-ne posibilitatea de a face comparatii intre versiuni (meniul Fuctii -> Compara versiuni oferta ) si de a o alege pe cea mai buna (Transforma in versiune curenta):.
30
Dupa acceptarea ofertei modificarea este permisa doar printr-un act aditional cerut sau acceptat de catre client (lucrari suplimentare).
Functia Lock Sistemul CPM ne ofera posibilitatea de a proteja modificarile efectuate de un anumit utililizator, eliminand astfel situatia in care se fac modificari pe aceea-si oferta de catre doi sau mai multi utilizatori. Dupa activare, orice modificare a ofertei, la nivel de obiectiv sau la nivel de grup de obiective face ca utilizatorul curent sa blocheaze obiectivul, respectiv obiectivele din grup.
Grupul de obiective poate fi deblocat de cel ce l-a blocat sau de un alt utilizator care are drepturi pe oferta respectiva selectand obiectivele: Portofolio Management -> Ofertare -> Administrare Lock-uri.
31
D. CONTRACTARE D.1 Contractul cu beneficiarul
1.1.
Introducerea informatiilor contractuale
Odata cu aprobarea devizului oferta de catre beneficiar sistemul genereaza un contract in starea draft. Sunt preluate din oferta codul , denumirea, data, valoarea, beneficiar. Urmeaza sa se completeze celelalte date cu privire conditiile contractuale : Avans de primit, Garantii (Retineri sau Restituire), Scrisori de garantare avansuri sau Scrisori de garantare garantii. Dupa salvare se semneaza contractual din meniul Functii -> Semneaza contract.
32
Conditii contractuale
Forme de facturare
Avansul de primit In acesta fereastra se introduc avansurile primite de la beneficiar. In campul Tip avans se introduce modalitatea de returnare a acestuia: recuperare procentuala, partial valoric sau totala. In campul Procent se introduce procentul reprezentat de avans din valoarea contractului . In campul Valoare facturata este preluata din contabilitate valoarea facturii emise ca si contravaluare a avansului incasat. Pe masura ce se emit facturi pe baza situatiilor de lucrari se returneaza beneficiarului 33
avansul (procentual din valoarea situatiei de lucrari). Aceasta valoare se regaseste in coloana Valoare recuperate de catre beneficiar.
Garantii In acest tab se evidentiaza valoarea garantiilor platite beneficiarului si termenele la care se vor recupera acestea. In fereastra Retineri garantii se introduce valoarea garantiei sau procentul din valoarea contractului (coloana % sau Valoare). In coloana Valoare retinuta de catre beneficiar sunt preluate automat valorile garantiilor retinute de beneficiar din facturile emise pe baza situatiilor de lucrari. In Restituire garantii se introc datele de recuperare a garantiilor si valorile acestora.
Garantarea avansurilor si garantiilor Garantarea avansurilor si garantiilor se face de catre banca prin scrisori de garantie. In cazul ambelor scrisori dupa ce se apasa butonul se introduc urmatoarele date: valoarea, data de expirare a scrisorii, banca, IBAN. In partea dreapta a ferestrei sunt evidentiate valoarea totala (a garantiei sau a avansului), valoarea recuperata sau restituita si restul de recuperat sau de restituit.
34
Milestone-uri Sistemul permite înregistrarea şi corelarea milestone-urilor din cadrul contractului cu cele din proiect, astfel încât conform milestone-urilor din contract, să se poată factura atunci când s-a îndeplinit milestone-ul de execuţie din proiect.
D.2 Contractele cu subanteprenorii Ca si in cazul contractului cu beneficiarul, se regasesc aceleasi campuri cu privire la completarea conditiilor contractuale, avansuri, garantii si milestone-uri.
35
D.3 Contractele cadru de subcontractare In situatia in care se lucreaza cu subcontractori se creeaza necesitatea utilizarii si inregistrarii unor contracte cadru. Neintroducerea acestora in sistem nu blocheaza salvarea contractelor de subcontractare. Contractele cadru se vizualizeaza si se definesc in Portofolio Management -> Contractare -> Contracte cadru de subcontractare. Se introduc toate datele cu privire la contractual respectiv. In partea din mijloc a ferestrei se specifica obiectivele care fac obiectul contractului cadru (se definesc, se preiau din alte contracte sau se preiau din tipurile de lucrari)
36
E. DERULAREA CONTRACTULUI E.1 Actul aditional Un contract se poate modifica numai printr-un act aditional. Devizul oferta devine editabil odata cu trecerea contractului in starea editabil.
Dupa ce se fac modificarile respective (in oferta, in contract) actul aditional trebuie semnat. In Functii -> Versiuni de contract se regasesc toate actele aditionale aferente unui contract. In aceasta fereastra se pate face comparatie intre toate versiunile.
La editarea unui act aditional se vor activa in fereastra de Oferta, urmatoarele coloane: Cantitate modificata curent – camp editabil pentru introducerea cantitatilor (+ / -) Cantitate initiala – cantitatea originala contractata pana la inregistrarea primului aditional Cantitate modificata anterior – cantitatea totala inregistrata pe toate actele aditionale operate pana in acel moment, cu implicare asupra obiectivului stabilit.
37
1.1.
Nota de comanda suplimentara – NCS
Suplimentarea cantitatilor de obiective in cadrul unui act aditional se poate realiza in doua moduri: suplimentarea cantitatilor pe un obiectiv existent – cantitatea suplimentata se introduce direct in coloana Cantitate modificata curent. Aceasta cantiate introdusa, se adauga la cea existenta din coloana Cantitate totala. suplimentarea cu articole -> obiective noi – implica adaugarea de pozitii noi in oferta existenta. Pentru a introduce cantitatea pentru acele obiective, se utilizeaza coloana Cantitate modificata curent.
1.2.
Nota de renuntare - NR
Se bazeaza pe acelasi mecanism descris mai sus la NCS, numai ca se vor introduce cantitati negative, in loc de cantitati pozitive. Inainte de a opera in actul aditonal o Nota de Renuntare, mai intai trebuie sa se reduca cantitatea de pe Devizul Intern si Proiectul de executie. Vezi pct….
1.3.
Istoricul actelor aditionale
In acest tab se pot observa cate modificari a suferit acel obiectiv, la ce data, si cantitatea care a fost introdusa.
38
1.4.
Semnarea actului aditional
Dupa introducerea cantitatilor noi pe oferta si dupa ce au fost adaugate noile obiective, se merge in meniul de contracte, se deschide acel contract si se modifica starea acestuia.
E.2 Situatiile de lucrari
2.1
Situatiile de lucrari catre Beneficiar
Pe baza situatiei de lucrari urmeaza sa se factureze beneficiarul conform contractului. In meniul Portofolio Management -> Derulare contracte -> Situatii de lucrari se vizualizeaza lista tuturor situatiilor de lucrari. Pentru o situatie noua apasam butonul Adauga.In layout-ul deschis se completeaza urmatoarele campuri: data, numarul sitautiei de plata, numele contractului pentru care se face si nivelul la care se face situatia (grupul de obiective). Se apasa butonul pentru a se vizualiza obiectivele. In coloana Cantitate planificata se vizualizeaza cantitatea din oferta pentru respectivul obiectiv. In coloana Cantitate acceptata anterior se vizualizeaza cantitatea consumata la zi pe obiectiv (insumeaza consumurile tuturor situatiilor anterioare). In coloana Cantitate raportata intern se vizualizeaza cantitatea reala executata (introdusa la actualizarea proiectului). Cantitatile executate aferente situatiei de plata se introduc in coloana Cantitate executata curent. Validarea situatie de salvarea acesteia in casuta .
39
2.2
Situatia de lucrari pentru contractele de subcontractare
Decontarea cu subcontractorii se face pe baza situatiilor de lucrari aferente contractelor de subcontractare.Vizualizarea si adaugarea acestora se face in Portofolio Management -> Derulare contracte > Situatii de lucrari contracte de subcontractare. Modalitatea de adaugare este similara cu cea de la Beneficiar.
Avem disponibile urmatoarele campuri: Valoare bugetata (valoarea contractului de subcontractare), Valoare acceptata anterior (valoarea ultimelor situatii de lucrari) si Valoare acceptata curent (valoarea situatiei de lucrari curente). Situatia este validata numai dupa ce s-a pus bifa
40
.
F. BUGETAREA INTERNA (DEVIZUL INTERN) F.1 Pregatirea Devizului Intern Odata cu aprobarea ofertei se genereaza Devizul intern. Initial Devizul Intern este o copie a Devizului Oferta. In meniul Portfolio Management -> Planificare -> Devize interne se vizualizeaza sub forma de lista devizele interne existente. Filtre disponibile: Data Ofertei (de la), Data Ofertei (pina la), Cod, Denumire, Beneficiar. In aceasta etapa putem incepe ajustarea Devizului intern, cum spuneam mai inainte, avand ca punct de plecare Devizul oferta: modificarea cantitatii de articol de deviz,micsorarea consumului intern, inlocuirea unor roluri de resursa din tabul Norma; modificarea costurilor unor roluri de resursa in tabul Costuri.
41
Dupa aprobare, Devizul intern trebuie aprobat: meniul Functii -> Stare deviz intern -> Aprobat. Dupa aprobare, Devizul Intern poate fi editat numai daca este trecut in starea In lucru (meniul Functii -> Stare deviz intern -> In lucru )sau printr-un Act aditional in editare (vezi Act aditional). Modificarile pot fi cauzate de o lucrare suplimentara sau de o lucrare extrabugetata (numai modificarea devizului intern). Aceasta etapa este ultima in care se mai poate face maparea intre rolurile de resursa si articolele Charisma (fereastra Deviz intern -> tabul Norma) In aceasta fereastra avem posibilitatea de a face comparatia intre Devizul oferta si Devizul intern (tabul Comparatie Oferta – Deviz intern).
42
F.2 Subcontractarea Din structura devizului intern se pot subcontracta obiective, deoarece aceasta se realizeaza cantitativ.
G. FISA LIMITA G.1 Fisa limita materiale Fisa limita este considerata in aplicatie un document cu proprietati specifice si anume un document Charisma, deoarece din acest tip de document sursa se pot genera comenzi cu ajutorul tranzactiilor. Pentru vizualizarea fisei limita a materialelor este necesara o mapare intre fiecare resursa de tip material si un articol Charisma corespunzator acesteia. Acest lucru se face in ferestra Deviz Oferta (sau In fereastra Deviz Intern) in tabul Norma.
43
Pentru vizualizarea fisei limita este necesara maparea rolurilor de resursa de tip material cu articolele Charisma (in ferastra Deviz oferta sau Deviz intern). De asemenea e obligatoriu ca devizul intern sa fie aprobat si contractul semnat. Ea se vizualizeaza in Portofolio Management -> Planificare -> Fisa limita material (dupa ce se alege contractul).
G.2 Fisa limita dotari Fisa limita pentru dotari respecta acelasi principiu cu fisa limita pe materiale, numai ca in aceasta se vor evidentia dotarile utilizate in Devizul Intern.
44
H. PROIECT – PLANIFICARE Crearea proiectului se poate face plecand din lista devizelor interne sau din devizul intern deschis. Se alege optiunea Distribuie resurse pe activitati de proiect din meniul Functii. Exista 3 modalitati de creare a structurii unui proiect: 1. Dupa structura ofertei – fiecare obiectiv devine o activitate: Actiuni -> Creaza structura proiectului din structura ofertei curente. 2. Manual – se definesc mai intai etapele mari ale proiectului
dupa care se detaliaza cu
activitatile . 3. Importul din Primavera - presupune crearea in Primavera a unui proiect si importul acestuia in baza de proiecte a CPM
.
Odata definitivata structura proiectului se trece la alocarea obiectivelor (articolelor) pe activitati. Se selecteaza obiectivul (articolul) si activitatea pe care acesta urmeaza sa fie alocat. Se da dublu click pe obiectiv si se introduce cantitatea alocata.
45
Inainte de a salva proiectul , se verifica daca toate obiectivele au fost alocate: campul Cantitate neasociata devine 0 in dreptul fiecarui obiectiv din devizul intern. In meniul Portfolio Management -> Planificare -> Proiecte se vizualizeaza sub forma de lista toate proiectele. Filtre disponibile: Cod Proiect, Denumire Proiect, Manager de Proiect, Data Proiect (de la), Data Proiect (pina la), Data Start (de la), Data Start (pina la), Data finalizare (de la), Data finalizare (pina la).
H.1 Gestionarea unui NCS pe proiect Acest pas se realizeaza prin alocarea cantitatilor noi provenite in Devizul Intern, pe activitatile de proiect, pana cand cantitatea era cu cantitate zero.
H.2 Gestionarea unei Note de Renuntare Pentru notele de renuntare, se aplica procezul invers alocarii de obiective pe activitati si anume diminuarea cantitatii de obiectiv asociata astfel incat in coloana Cantitata neasociata trebuie sa ramana cantitatea la care urmeaza sa se renunte. Dupa ce se opereaza o nota de renuntare pe activitatea de proiect, va rezulta un nou buget planificat pentru resursele respective si implicit este obligatoriu sa se execute o sincronizare.
H.3 Planificarea proiectului cu Primavera Urmatorul pas este acela de face sincronizarea cu Primavera si de a transfera proiectul. Fereastra de sincronizare este disponibila in Portofolio Management -> Planificare -> Sincronizare proiect cu Primavera P6. Se apasa butonul
si se selecteaza proiectul dorit.
Daca proiectul este creat in CPM urmeaza ca in Primavera sa se faca relationarea activitatilor si eventual sa li se dea durate. 46
Sincronizare proiect cu Primavera P6 Sistemul permite sincronizarea intre cele doua baze (Contract Management si Primavera). Acest lucru se realizeaza in Portofoli Management -> Planificare -> Sincronizare proiect cu Primavera P6. Astfel , in aceasta fereastra se pot vizualiza toate proiectele aferente bazei Primavera. Proiectele ce urmeaza a fi folosite in CM2 se vor selecta din baza Primavera si se vor exporta in dictionarul de proiecte CM2. Proiectele ce sunt create in CM2 pot fi exportate ,la randul lor, in baza Primavera.
Dupa ce un proiect aferent unei baze isi are corespondentul in cealalta baza, orice modificare adusa acestuia se va regasi in ambele baze odata cu apasarea butonului Sincronizare. Sincronizarea este posibila odata cu introducerea datelor corecte de conectare: serverul de SQL si baza de Primavera cu care urmeaza sa se faca sincronizarea, userul si parola de SQL; user si parola aferentei bazei Primavera.
47
*** Rolurile de resursa ajung in Primavera, dupa sincronizare, dupa cum urmeaza: Materialele – Resurse Manopera, Utilaj – Roluri Transport - Expenses Directia de sincronizare a datelor dintre Portfolio Management si Primavera P6, se poate configura, astfel incat anumite date dintr-o aplicatie sa aiba prioritate si sa nu fie suprascrise din cealalta aplicatie. Acest lucru se bazeaza pe urmatoarele expresii de sincronizare:
P6 -->> CM2 P6 <<-- CM2 Newer version Ignore
48
I. SUBCONTRACTAREA I.1
Subcontractarea din Devizul Intern Pentru operatia de subcontractare este necesara existenta proiectului. Astfel se subcontracteaza
activitati : meniul Functii -> Subconbtracteaza activitati. Se apasa butonul urmeaza a fi subcontractata.
si se bifeaza activitatea ce
Dupa ce se alege activitatea ( ),in urmatorul layout, se completeaza campurile: partener, contract cadru (daca este cazul), tip subcontractare si numarul si data viitorului contract de subcontractare.
In fereastra urmatoare se introduce suma pentru care se incheie contractul ( in coloana Pret) si genereaza : Urmatoarea fereastra deschisa va fi cea de Contracte. Aici urmeaza sa se completeze celelalte date cu privire la conditiile contractuale . Dupa salvare se semneaza contractual din meniul Functii -> Semneaza contract.
49
J. URMARIREA PRODUCTIEI J.1
Productia pe proiect
Inregistrarea progresului unei activitati se face in fereastra Proiecte : a. Se schimba starea activitatii din Plan in Launched – activitatea selectata; click dreapta in coloana Stare; Stare activitate curenta -> Lanseaza activitatea. b. Se selecteaza data de start si cea de finish in cazul celor terminate (campurile Data de start reala si Data de finish reala devin active odata cu schimbarea starii activitatii). c. In tabul Obiective alocate se introduc cantitatile executate si data la care s-au executat pentru fiecare obiectiv alocat pe respectiva activitate – dublu click pe fiecare obiectiv
J.2
Actualizarea proiectului cu Primavera Sistemul permite inregistrarea unei cantitati executate mai mari decit cantitatea bugetata. 50
Dupa salvarea modificarilor se revine in fereastra de sincronizare cu Primavera (Portofolio Management -> Planificare -> Sincronizare proiect cu Primavera P6) unde se apasa butonul modificarile sa ajunga in P6.
J.3
pentru ca
Actualizarea proiectului fara Primavera a. Se schimba starea activitatii din Plan in Launched – activitatea selectata; click dreapta in coloana Stare; Stare activitate curenta -> Lanseaza activitatea. b. Se selecteaza data de start si cea de finish in cazul celor terminate (campurile Data de start reala si Data de finish reala devin active odata cu schimbarea starii activitatii). c. Se introduce procentul de realizare in cazul activitatilor care la data actualizarii sunt in desfasurare.
J.4
Distribuirea bonurilor de consum pe activitati de proiect
Aceasta operatiune se face in Portofolio Management -> Urmarire si control -> Distribuire material pe activitati de proiect. Dupa ce se vizualizeaza lista tuturor bonurilor de consum se alege bonul ce urmeaza a fi distribuit. In partea de jos a ferestrei se introduce procentul alocat, nivelul si elemental alocat.
51
52
