CHARISMA HR & PAYROLL Manual Administrare Aplicatie
Istoric de revizii Data 06.03.2009
Versiunea 1.0
Descriere Versiune initiala
2
Autor
CUPRINS
SECURITATEA APLICATIEI...................................................................................................................................................4 Module.....................................................................................................................................................................................4 Grupuri....................................................................................................................................................................................5 Utilizatori.................................................................................................................................................................................6 SALVARE BAZA DE DATE.....................................................................................................................................................7 UTILIZATORI – LOCURI PLATA...........................................................................................................................................8 DREPTURI PENTRU IMPORT.................................................................................................................................................9 DREPTURI PENTRU EXPORT..............................................................................................................................................10
3
SECURITATEA APLICATIEI Configurarea accesului la anumite meniuri si/ sau tabsheet-uri se poate face prin definirea drepturilor de acces, folosind meniul Unelte cu submeniurile Module, Grupuri, Utilizatori. Modulele reprezinta meniuri din aplicatie (cum ar fi Vizualizare angajat, Angajat nou etc) sau doar tabsheet-uri ale sectiunilor (cum ar fi Parametri Plati din Vizualizare angajat etc). Grupurile reprezinta seturi de drepturi ce vor fi acordate unui grup de utilizatori de acelasi rang (cum ar fi Grup Salarii, Grup Candidati etc fiecare cu alte drepturi de acces, grupuri ce contin unul sau mai multi utilizatori). Utilizatorii reprezinta persoana care va primi drepturile conform grupului din care face parte. Aceste submeniuri nu se vor folosi decat de catre Administratorul aplicatiei care va seta nivelurile si drepturile de acces ale utilizatorilor. Module In fereastra Module se pot defini module distincte care sa permita accesul unui utilizator la anumite meniuri/ ferestre/ tabsheet-uri ale aplicatiei.
Spre exemplu, Modulul “Candidati” contine toate ferestrele din lista de jos: Candidati-Candidat nou, Candidati - Vizualizare Candidati, Candidati – Angajare Candidat, etc. Daca un grup de utilizatori nu are drept de vizualizare pentru una din ferestre, se va putea crea un Modul nou (prin adaugare la sfarsitul listei din partea de sus a ecranului) care sa contina toate ferestrele pentru modulul respectiv, mai putin cea pentru care grupul nu are drepturi. Adaugarea sarcinilor se face expandand nodurile disponibile, dupa care se cauta in lista sarcina respectiva trecandu-se in ecranul din dreapta sarcina dorita apasand pe butonul cu sageata. Eliminarea unei sarcini se face pozitionand cursorul pe inregistrarea respectiva dupa care apasam butonul cu sageata in sens invers.
4
Un grup de utilizatori va apela module care sa contina mai putine sarcini, nu prin modificarea sarcinilor din grupurile existente ci prin adaugarea unui grup nou care sa contina toate sarcinile, mai putin cele pe care nu are acces. Grupuri Submeniul Grupuri permite definirea grupurilor care vor putea apela modulele create la punctul anterior.
Pentru un anumit grup de utilizatori (definit in partea de sus a ecranului) se pot adauga in lista de jos modulele anterior create, cu drepturi de citire/scriere sau doar de citire, dupa necesitati. Grupul special creat pentru GrupHR are spre exemplu doar drept de vizualizare pentru toate ferestrele din modulul Organizare, astfel incit utilizatorii alocati acestui grup sa nu poata introduce sau modifica nici un cimp al bazei de date ci doar sa vizualizeze informatiile. Pentru fiecare grup se pot aloca drepturi pe anumite rapoarte cu ajutorul meniului Rapoarte>Grupuri rapoarte.
5
Utilizatori Pentru un grup creat se pot defini mai multi utilizatori, fiecare avand posibilitatea sa apeleze aplicatia folosind propriul nume de utilizator si parola alocata. In fereastra de Utilizatori se pot crea utilizatori noi prin deschiderea unei inregistrari noi (folosind tasta Insert sau sagetile din tastatura). In partea de sus se completeaza: •
Utilizator – numele de user cu care utilizatorul se va loga la deschiderea aplicatiei;
•
Nume si prenume – informatie aditionala, pentru a putea identifica persoana care va folosi datele respective de login (avand in vedere ca numele de utilizator nu trebuie sa corespunda neaparat cu numele persoanei);
•
Parola – parola cu care se va loga utilizatorul. Cu clic pe butonul ... se deschide o fereastra in care se introduce parola de 2 ori (pentru verificare);
•
Grup – se alege din lista grupul din care face parte utilizatorul respectiv, grup definit anterior.
Se poate realiza si o filtrare a userilor in functie de Utilizator respectiv Nume si Prenume, folosind campurile din dreptul lupei, de deasupra coloanelor corespondente, cursorul pozitionandu-se pe prima inregistrare gasita in timp ce se tasteaza. Partea de jos-stanga, Setari Generale: •
Manageri OK – se bifeaza in cazul in care utilizatorul respectiv are drept de operare pe o parte a bazei de date care este confidentiala, ea continand date despre personalul din conducerea firmei;
•
Manageri OK2 – similar cu precedentul, cu aplicabilitate in eCharisma;
•
Prioritate verificare – prioritatea utilizatorului pe ecranul de verificare;
•
Angajat – este obligatoriu de completat doar pentru eCharisma, astfel incat utilizatorul sa-si poata vedea datele personale dupa login pe website-ul aplicatiei;
•
Status – utilizatorul care nu a intrat in sistem de mai mult de 60 de zile va avea starea Inactiv, cel care a introdus de 3 ori la rand o parola gresita va avea starea Restricted. Aici se poate schimba starea ultilizatorului pentru a-i permite accesul;
•
Cale export – calea catre folderul in care utilizatorul va regasi exporturile sale. Daca nu se completeaza nimic in acest camp, exporturile se vor face in calea implicita, adica in folderul unde este instalata Charisma.
6
Partea de jos-dreapta, Setari E-Mail, se completeaza doar pentru eCharisma, datele de aici fiind obligatorii pentru a functiona fluxurile de cereri: •
Adresa e-mail locala – adresa de e-mail a utilizatorului respectiv;
•
Nume utilizator e-mail – nume si prenume care va fi folosit la trimiterea e-mailului;
•
Nume server e-mail – numele server-ului de email al firmei.
Implicit, un nou utilizator are drepturi de acces pe toate locatiile. Daca el va trebui sa acceseze doar anumite locatii (doar angajatii din aceste locatii), se vor adauga pe rand cu clic pe butonul Adauga locatie. Pe masura ce se adauga, locatiile vor aparea cu text albastru in partea de jos a ferestrei, delimitate cu virgula. Eliminarea unei locatii se face cu clic pe butonul Scoate locatie, selectand din lista care se deschide locatia dorita.
SALVARE BAZA DE DATE Din CharismaHR se poate salva baza de date folosind optiunea de meniu “Configurari -> Salvare baza de date”.
Se da un click stanga cu mouse-ul pe meniul indicat anterior. Va apare urmatoarea fereastra:
In aceasta fereastra se va introduce numele bazei de date salvate. Calea in care va fi salvata baza de date este cea specificata in Configurari interne in campul Backup directory:
7
Va aparea o fereastra in care utilizatorul este atentionat ca salvarea bazei de date se efectueaza.
Fereastra se inchide dupa ce salvarea a fost efectuata cu succes.
* Modalitatea in care baza de date poate fi restaurata se regaseste in documentul “Manual de Instalare Charisma HR & Payroll”
UTILIZATORI – LOCURI PLATA In acest modul se stabileste un nivel nou de securitate, astfel incat un utilizator sa aiba drept de acces (vizualizare, introducere, modificare) la datele despre salarii ale angajatilor atasati anumitor centre de plata. In fereastra de mai jos, in partea stanga sus, se vizualizeaza toti utilizatorii definiti in meniul Unelte/Utilizatori, care nu fac parte din grupul de administratori Implicit, utilizatorii din grupul de administratori au drept de acces la toate datele, inclusiv cele despre salarii de pe toate centrele de plata. In partea stanga jos sunt vizualizate toate centrele de plata definite in submeniul Optiuni/Centre Plata iar in partea dreapta a ferestrei sunt vizualizate acele centre de plata la care are drept de acces utilizator-ul selectat. Modul in care se stabileste dreptul de acces al unui utilizator pe un anumit centru de plata este urmatorul: - se selecteaza utilizatorul (stanga sus) - se selecteaza centrul de plata (stanga jos) - se apasa butonul “Adauga” , astfel incat centrul de plata selectat va trece in partea dreapta, user – ul avand astfel drept de acces pe acest centru plata - se apasa butonul “Adauga Tot”, daca se doreste atasarea tuturor centrelor de plata 8
- se apasa butonul “Elimina”, daca se doreste anularea dreptului de acces la un centru de plata care a fost deja trecut in partea dreapta - se apasa butonul “Elimina Tot”, daca se anuleaza dreptul de acces la toate centrele de plata (centrele din partea dreapta vor fi trecute in partea stanga jos) Se apasa butonul “Inchide”, pentru salvarea modificarilor si inchiderea submeniului “Utilizatori – Locuri Plata“.
DREPTURI PENTRU IMPORT Apeland meniul Configurari => Drepturi pentru import se pot aloca drepturi grupurilor de utilizatori pentru accesul la meniul Configurari => Import. Fereastra de alocare este impartita in 3 sectiuni folosite dupa cum urmeaza:
•
in sectiunea din stanga sus sunt afisate toate grupurile de utilizatori definite in meniul Unelte => Grupuri;
9
•
In sectiunea din stanga jos sunt afisate toate actiunile de import posibile de alocat grupurilor de utilizatori, mai putin cele alocate deja;
•
In sectiunea din dreapta sunt afisate toate actiunile de import alocate grupului selectat in stanga sus.
Alocarea sau dealocarea uneia sau mai multor actiuni de import se face cu ajutorul butoanelor: Adauga, Adauga toate, Elimina, Elimina toate. Dupa alocare sau dealocare, iesirea din fereastra se face cu clic pe butonul X din coltul dreapta sus sau pe butonul Renunta. Dupa fiecare definire a unei actiuni de import, pentru ca aceasta sa fie vizibila unui grup de utilizatori, trebuie alocata acelui grup. Grupul de administratori primeste alocarea in mod automat. Fiecare utilizator care intra in modulul de Import are vizibile doar actiunile care i-au fost alocate.
DREPTURI PENTRU EXPORT Configurarea drepturilor de export se face intr-o fereastra similar celei pentru configurarea drepturilor de import.
Modul de lucru este identic cu cel pentru configurarea drepturilor de import.
10
