Human Capital Management
Simplu | Complet | Intuitiv | Flexibil
Beneficii principale Automatizează şi simplifică procesele şi fluxurile interne complexe. Automatizează procesele organizaţionale care acoperă departamente sau locaţii multiple. Reduce costurile operaţionale şi creşte eficienţa angajaţilor. Creşte vizibilitatea indicatorilor de performanţă; Creşte loialitatea clienţilor faţă de produsele şi serviciile oferite. Creşte agilitatea şi competitivitatea instituţiei. Contribuie la crearea unui mediu de lucru colaborativ, focalizat pe satisfacerea nevoilor partenerilor de afaceri.
Beneficii management Analize detaliate şi suport cheie în dezvoltarea instituţiei. Rapoarte complexe, structurate, de la nivel general până la cele mai mici detalii. Transparenţă crescută asupra proceselor complexe, interdepartamentale. Tablou de bord complet cu indicatorii de performanţă financiari şi non-financiari ai organizaţiei.
Beneficii angajaţi Interfaţă intuitivă, prietenoasă, uşor de utilizat. Posibilitate de automatizare a acţiunilor repetitive, pentru a salva timp preţios. Posibilitate de extragere a datelor din alte aplicaţii software sau surse de informare. Posibilitate de accesare a diferitelor rapoarte dintr-o interfaţă unică. Posibilitatea suportului tehnic direct din interfaţa aplicaţiei.
Beneficii costuri Uşurinţă în actualizarea şi dezvoltarea sistemului pe nevoi de business viitoare. Integrare unitară a informaţiilor între departamente sau echipe diferite, cu atribute şi reguli diferite. Training şi suport tehnic dedicat către administratorii de sistem.
În organizaţiile moderne, capitalul uman înlocuieşte capitalul financiar ca resursă strategică. Managementul resurselor umane a depăşit rolul pur administrativ, devenind o componentă cheie în maximizarea performanţelor organizaţiei. Datorită mediului concurenţial aflat în continuă schimbare, principala provocare este menţinerea şi loializarea angajaţilor valoroşi, care pot face diferenţa între companie şi competitorii ei. Menţinerea echilibrului între obiectivele personale ale angajaţilor şi obiectivele de performanţă ale companiei este esenţială pentru succesul oricărei organizaţii, deoarece motivarea, recompensarea sau alinierea salariaţilor într-o cultură organizaţională sănătoasă, orientată spre succesul clienţilor săi, determină şi influenţează direct performanţele financiare ale companiei.
Charisma HCM este cea mai puternică soluţie de management a resurselor umane adaptată legislaţiei româneşti, care acoperă atât zonele critice de salarizare şi administrare de personal, cât şi zonele strategice a investiţiilor în dezvoltarea capitalului uman. Astfel, Charisma HCM rezolvă într-un mod simplu şi intuitiv, complexitatea extraordinară a domeniului resurselor umane, oferind funcţii avansate de analiză a performanţei angajaţilor, de management a competenţelor, de planificare la cursuri sau programe de training şi de urmărire a evoluţiei carierei în cadrul organizaţiei.
Charisma HCM este un sistem complex format din module care acoperă diverse problematici de resurse umane. Aceste module care pot funcţiona atât de sine stătător, cât şi integrat. Avantajul modularităţii soluţiei îl reprezintă posibilitatea de a se adapta rapid la nevoile specifice oricărei organizaţii, indiferent de dimensiune sau complexitate. Şi, poate mai important, se poate adapta evoluţiei resurselor umane în funcţie de dinamica acestor organizaţii.
.ro
Beneficii Asigură conformitatea cu legislaţia în vigoare n Nu mai trebuie să vă îngrijoraţi de modificările legislative. Acest aspect rămâne în întregime în responsabilitatea noastră. Structura organizaţională, într-o singură privire n Toată structura organizaţională este centralizată, iar rolurile, funcţiile, responsabilităţile precum şi informaţii critice de personal sunt accesibile persoanelor autorizate. Flexibilitate în calcul salarial n Aveţi posibilitatea modificărilor tarifare sau norme în timpul lunii, în funcţie de politica internă a organizaţiei. Suport strategic în deciziile manageriale n Soluţia permite diverse scenarii şi previziuni pentru a calibra corect investiţiile salariale sau în dezvoltarea capitalului uman, cu obiectivele financiare şi de business ale companiei.
vor fi disponibile doar angajaţilor care au drept de acces asupra acestor date, dar şi că informaţiile de interes general pot fi accesate de către toţi angajaţii, degrevând personalul de HR. Transfer rapid de date cu alte sisteme informatice n Charisma HR se integrează cu un număr mare de sisteme financiar-contabile, sau cu alte aplicaţii interne care rulează deja la beneficiar, cum ar fi PeopleSoft, SAP, SUN, Scala, MFGPro, Charisma ERP. Aplicaţia permite importuri / exporturi configurabile, printr-un modul dedicat care poate lucra cu diferite formate de fişiere - DBF, XML, XLS, TXT, CSV, PDF, DOC, VSD, JPEG, Open Office. Raportare şi afişare în mai multe limbi străine n Charisma HR este perfect adaptată multinaţionalelor. Indiferent că se doreşte interfaţa în engleză, franceză, germană, rusă, sârbă, sau poloneză, soluţia oferă aceleaşi rapoarte complexe, printr-un singur click, în limba dorită.
Asiguraţi confidenţialitatea datelor n Soluţia include nivele avansate de securizare totală, care asigură confidenţialitatea datelor pe 7 niveluri de securitate. Aveţi astfel certitudinea că datele sensibile
Evidenţa cheltuielilor pe centre de cost n Puteţi evalua eficienţa investiţiilor în dezvoltarea competenţelor angajaţilor, zonele cele mai eficiente
Charisma HCM este soluţia preferată de către peste 400 de organizaţii, naţionale şi multinaţionale, din domenii de activitate precum financiar-bancar, servicii, distribuţie, retail, medical-farmaceutic, producţie, construcţii, proiectare, utilităţi, instituţii publice. De altfel, Charisma HCM gestionează salariile a peste 10% din forţa de muncă activă a României, şi calculează peste 25% dintre cele circa 150,000 de salarii externalizate în regim de outsourcing. 4 5
sau zonele care necesită intervenţii din partea echipei de HR. Toată activitatea este urmărită la nivel de centre de cost, permiţând urmărirea execuţiei bugetării pe diverse componente, cum ar fi training, evaluări, compensaţii, beneficii, proiecte de recrutare, etc. Astfel, Charisma HR oferă un suport real în ajustarea eforturilor spre zonele cu impact maxim în dezvoltarea organizaţiei. n Rapoarte statice sau dinamice complexe, complet
configurabile Puteţi accesa rapid orice categorie de informaţii din baza de date, inclusiv rapoarte statistice, prezentate sub formă grafică. Astfel, puteţi evalua oricând dinamica personalului companiei sau a altor indicatori de performanţă specifici companiei dumneavoastră. În plus, puteţi urmări activitatea utilizatorilor sistemului, date cu modificările din sistem, informaţiile vizualizate sau alte acţiuni întreprinse de către utilizatori. Soluţia oferă de asemenea rapoarte centralizate în timp real la nivel de grup, în cazul organizaţiilor de tip holding.
căror contract expiră. Vă puteţi configura alertele funcţie de orice eveniment care prezintă interes pentru dumneavoastră. Modulul permite notificări prin email către liste de distribuţie, cum ar fi lista noilor angajaţi către departamentul de securitate sau IT. n Permite configurări multiple, simultan
Charisma HR oferă informaţiile dorite pe specificul fiecărui utilizator în parte. Astfel, marea majoritate a configurărilor sistemului pot fi realizate de către utilizatori. Soluţia include un mecanism de validare a introducerii datelor, care nu permite operarea eronată în sistem. n Reduce timpul de lucru şi optimizează activităţile de
rutină Soluţia self-service permite participarea angajaţilor şi managerilor la anumite procese de resurse umane, cum ar fi chestionare de satisfacţie a angajaţilor, evaluări 360 º, cereri de concediu în format electronic, dar şi diferite informaţii de interes personal, cum ar fi zile de concediu rămas.
n Alerte şi notificări în avans
Nu veţi uita să vă felicitaţi angajaţii cu ocazia aniversărilor personale, veţi şti din timp persoanele a
În plus! n Asigură realizarea de operaţii pe seturi de angajaţi -
pontaje, bonusuri, indexări; n Permite extragerea automată a contractelor individuale de muncă, actelor adiţionale sau diverselor adeverinţe; n Permite generarea automată a actelor adiţionale în funcţie de perioada de amortizare a şcolarizărilor oferite de companie către angajaţi; ... şi multe altele.
.ro
Diferenţiatori
Servicii
n Cea mai largă comunitate
Suport tehnic Timp de reacţie scăzut la orice tip de solicitări Access permanent la consultanţii Charisma
Implementare Migrarea datelor Integrare cu alte aplicaţii externe Customizare rapidă pentru satisfacerea proceselor interne specifice
Consultanţă Business Consultanţă pe procesele interne Implementare de indicatori de performanţă şi procese specifice
construită în jurul unei soluţii software de management a resurselor umane din România; Interfaţări complexe cu terţe n aplicaţii (SAP, PeopleSoft, SUN, Scala, MFGPro, etc); Cel mai puternic modul de training n din România, capabil să administreze peste 800.000 ore de formare pe an, să asigure un flux pentru obţinerea necesităţilor de formare din partea managerilor, să permită gestiunea logistică dar şi monitorizarea proceselor de training; Experienţă semnificativă în n managementul resurselor umane, obţinută în urma celor peste 400 de implementari în organizaţii complexe de diverse dimensiuni, în toate sectoarele de activitate; Asigurarea conformităţii cu n legislaţia în vigoare. Pentru a nu perturba activitatea companiei, modificările legislative sunt implementate în timp real în sistem;
Training Cursuri interne pentru utilizarea aplicaţiei Seminarii pentru înţelegerea avantajelor unei strategii HCM Workshop-uri pentru pregătirea utilizatorilor interni
6 7
Funcţionalitate unică de document n management, care pune la dispoziţia utilizatorilor accesul direct la documentele scanate şi salvate în sistem, indiferent de locaţie. Soluţia elimină timpul necesar căutării acestora în arhiva fizică şi transmiterii lor prin diverse mijloace; Reducere semnificativă a n numărului de documente scrise ale departamentului de HR printr-o serie de funcţionalităţi unice: n Transmiterea automată a fluturaşilor în format electronic, eliminând astfel costurile legate de tipărirea acestora şi timpul necesar distribuirii lor; n Pontaje electronice – înregistrarea pontajelor cu ajutorul aparatelor de acces pontaj, iniţializarea automată a lunii de pontaj şi completarea acestuia de către manageri; n Eliminarea cererilor scrise de concediu prin asigurarea unui flux de aprobare a concediilor,
.ro
bazat pe relaţii ierarhice; n Înlocuirea altor formulare scrise din cadrul departamentului de HR cu formulare electronice; Motor de raportare configurabil n prin modulul Dashboard, sistemul pune la dispoziţia utilizatorilor un set complex de rapoarte şi indicatori configurabili; Eliminarea operării redundante în n mai multe sisteme de HR – toate aplicaţiile software oferite de stat în vederea depunerii situatiilor obligatorii către autorităţile de stat (REVISAL, VERANEXE, IVG, DECLSOM, etc.) pot fi înlocuite cu una singura - Charisma HR; Eficientizarea comunicarii prin n asigurarea unui intranet care, în plus faţă de alte soluţii asemănătoare, permite modificarea datelor direct de către angajaţi, în funcţie de drepturile setate; Alerte şi notificări configurabile n care pot fi trimise prin email sau SMS.
Resurse Umane
Beneficii financiare şi operaţionale Creşterea gradului de motivare a angajaţilor Modulul asigură un management performant al activităţilor de evaluare periodică, oferind transparenţa angajaţilor privind gradul de realizare a obiectivelor, nivelul de competenţă dorit sau nevoi de dezvoltare profesională ulterioară.
Modulul dedicat resurselor umane acoperă toate aspectele legate de activitatea de management a resurselor umane, de la definirea modului de organizare a unei companii, până la informaţii detaliate referitoare la angajaţi, performanţă şi evoluţia acestora, pregătire profesională şi procese de recrutare. Nivelul de detaliere şi organizare a informaţiilor permite cu uşurinţă utilizarea acestora în formatul solicitat de către orice organizaţie, indiferent de sectorul de activitate în care activează, complexitate sau dimensiune.
Îmbunătăţirea performanţei angajaţilor Soluţia permite gestionarea programelor de şcolarizare în funcţie de necesităţile fiecărui angajat, dar şi ale departamentului, aşa cum reies din procesele periodice de evaluare a performanţei. O mai bună organizare la nivel de departament şi organizaţie Modulul asigură o imagine clară, disponibilă în orice moment, asupra structurii organizatorice şi ierarhice a companiei. Acces rapid la informaţii actualizate Departamentul de resurse umane are acces rapid la o bază de date unică, actualizată în timp real, care include toate informaţiile relevante despre angajaţii companiei, inclusiv istoricul lor. Reducerea semnificativă a costurilor operaţionale Modulul reduce semnificativ timpul necesar generării documentelor legale, cum ar fi cărţi de muncă, contracte, acte adiţionale, adeverinţe, etc. 8 9
Funcţionalităţi Permite stabilirea clară a structurii n departamentelor şi a legăturilor dintre acestea, asigurând totodată posibilitatea modificării lor în structura organizatorică a companiei. Administrează structura ierarhică a n companiei, permiţând obţinerea a patru tipuri diferite de organigramă care se editează în mod automat din orice nod al acesteia. Organigrama poate fi generată în format grafic fără a mai necesita alte aplicaţii externe. Gestionează toate informaţiile n referitoare la resursele umane, informaţii grupate în categorii distincte precum: n Informaţii personale; n Informaţii despre educaţie, calificări şi certificări; n Informaţii financiare (salarii, beneficii, asigurare medicală, cont bancar, costuri asociate); n Informaţii despre evoluţia profesională (candidatură, experienţa profesională, poziţia actuală, evaluări, candidaturi interne); n Informaţii despre contractul de muncă, istoricul cărţii de muncă; n Informaţii despre concedii de odihnă şi concedii medicale; n Informaţii despre proiectele la care angajatul este asignat.
.ro
Acoperă întregul proces de evaluare al n companiei, indiferent de sistemul de evaluare folosit. Gradul ridicat de configurabilitate al aplicaţiei permite definirea de criterii şi metode proprii de evaluare cât şi implementarea unor scheme standard utilizate în practica internaţională. Înregistrează evaluările angajaţilor, n obiectivele propuse cât şi un istoric al acestora, elemente critice pentru urmărirea evoluţiei performanţei angajaţilor. Urmăreşte şcolarizările din mai multe n puncte de vedere, cum ar fi structura cursurilor, detalii legate de organizare, costuri asociate fiecărui participant sau costurile totale. Permite realizarea de bugete şi n previziuni care se referă la cheltuielile cu şcolarizarea angajaţilor. Asigură posibilitatea modificării n informaţiilor despre angajaţi în avans (modificări de contracte referitoare la poziţii, salarii tarifare, norme). Permite extragerea automată a n contractelor individuale de muncă, actelor adiţionale sau diverselor adeverinţe. Asigură posibilitatea generării automate n a actelor adiţionale în funcţie de perioada de amortizare a şcolarizărilor oferite de companie către angajaţi.
Salarizare
Beneficii financiare şi operaţionale
Modulul de salarizare a fost proiectat special pentru a automatiza şi simplifica procesele de salarizare din companii de orice dimensiune sau complexitate, indiferent de sectorul de activitate sau de numărul de angajaţi. Rolul acestuia este de a elimina o mare parte din responsabilităţile de rutină şi mari consumatoare de timp pe care le implică calculul salarial şi totodată să asigure acurateţea acestui proces.
Rapiditate şi acurateţe în calculul salarial Modulul permite configurări complexe şi generează atât rapoarte standard, cât şi rapoarte adaptate nevoilor oricărei organizaţii, precum şi toate documentele specifice procesului de salarizare. Independenţă totală faţă de schimbările legislative Configurabilitatea excepţională a formulelor de calcul salarial vă degrevează de grijile şi responsabilităţile ridicate în faţa schimbărilor legislative. Flexibilitate ridicată în abordarea calculului salarial Modulul permite posibilitatea modificărilor tarifare sau de norme în timpul lunii, oferind flexibilitatea unor decizii punctuale, fără a afecta procesul general de salarizare din cadrul organizaţiei. Respectă politicile de confidenţialitate salarială Modulul are opţiunea tipăririi fluturaşilor de avans şi lichidare pe hârtie securizată, pentru a respecta cele mai stricte politici de confidenţialitate salarială. Imagine clară, uşor accesibilă Soluţia oferă o imagine unică asupra tuturor informaţiilor legate de situaţia salarială a unui angajat, incluzând bonusuri, prime, impozite, asigurări de sănătate, de la angajare şi până la părăsirea companiei. 10 11
Funcţionalităţi Asigură baza pentru întregul proces de n calcul salarial, aplicaţia fiind complet parametrizabilă în ceea ce priveşte formulele de calcul, tipurile de salarii, sporuri, prime (în sumă fixă, netă sau brută, procent, în lei sau valută), concedii medicale, concedii de odihnă, reţineri (taxe şi impozite datorate de angajat şi de angajator către stat, alte tipuri de reţineri). Permite calculul salariului brut şi taxele n suportate de companie pornind de la salariul net exprimat în lei sau o valută oarecare (definită de utilizator). Pune la dispoziţie toate rapoartele n standard specifice unei aplicaţii de salarizare, cum ar fi ştatele de plată pentru avans, lichidare, concedii medicale, concedii de odihnă, fluturaşi, liste de verificare corelaţii, recapitulaţii, cheltuielile cu salariile sau fişa fiscală FF1 şi FF2. Asigură calculul salariilor pornind de la n numărul orelor efectiv lucrate, înregistrate de pontaj şi transferate automat în sistem. Permite transferul automat, de la o lună n la alta, a evidenţei datoriilor şi dă posibilitatea obţinerii de rapoarte privind istoricul acestora, indiferent de perioada selectată. Permite importul şi exportul datelor din n sau spre alte aplicaţii, integrarea aplicaţiei cu alte sisteme contabile (PeopleSoft, SAP, SUN, Scala, MFGPro, Charisma Enterprise, REVISAL, VERANEXE, IVG, DECLSOM, etc). Asigură evidenţa cheltuielilor pe centre n
.ro
de cost. Permite realizarea de operaţii pe seturi n de angajaţi (ex: pontaje, bonusuri, indexări etc.). Asigură calculul salariilor în condiţiile n impuse de o structură de tip holding. Permite planificarea bugetului de salarii n prin realizarea de scenarii – se pot introduce date ipotetice şi ulterior se pot vizualiza noile costuri totale sau per angajat. Asigură calculul automat al n indemnizaţiilor de concediu de odihnă şi concediu medical. Oferă posibilitatea de transfer salarial şi n a altor drepturi băneşti într-un cont bancar. Asigură generarea automată a notelor n contabile precum şi a dispoziţiilor de plată. Permite menţinerea unei evidenţe n salariale în sistem multi-valută. Oferă posibilitatea de a raporta n multiple situaţii lunare privind salarizarea: n Raportarea iniţială - coincide cu plata salariilor pe luna în curs (ex: data de 25 a lunii de calcul); n Raportarea de la sfârşitul lunii - în care se fac ajustările ţinând cont de pontaj; n Raportarea de după 5 zile lucratoare de la sfârşitul lunii perioada în care se fac ultime reglări pe pontaj (ex: se introduc şi ultimele certificate medicale sosite cu întârziere).
eCharisma
Beneficii financiare şi operaţionale Reduce costurile operaţionale Produsul permite eliminarea orelor necesare derulării unor activităţi de rutină, consumatoare de timp, precum calcularea zilelor de concediu, solicitări de adeverinţe,sau actualizarea de informaţii despre angajaţi. Un alt cost eliminat provine din reducerea semnificativă a volumului de papetărie necesar în activitatea desfăşurată de departamentul de resurse umane. Creşte productivitatea departamentului HR eCharisma permite comunicarea şi adoptarea rapidă de noi cerinţe şi regulamente interne, cum ar fi publicarea unui regulament de ordine interioară, şi simplifică sarcinile administrative de verificare a citirii noilor regulamente. În plus, produsul asigură control şi acces rapid la informaţiile despre angajaţi, prin Internet, în orice moment şi din orice loc.
Definit ca site-ul departamentului de resurse umane, Modulul eCharisma joacă un rol important în creşterea transparenţei în organizaţie, în îmbunătăţirea comunicării şi motivării, în cunoaşterea rolurilor şi responsabilităţilor, dar şi a altor informaţii cu caracter personal, care pot sta la baza unei culturi interne sănătoase, orientate spre motivarea, implicarea şi responsabilizarea angajaţilor. Prin intermediul modulului eCharisma, TotalSoft a mers dincolo de funcţionalităţile tradiţionale ale unui sistem de management al resurselor umane, dezvoltând un instrument puternic şi robust, accesibil în orice moment din orice loc prin intermediul internetului, care dă puterea angajaţilor de a se implica direct în diverse procese. Angajaţii au posibilitatea introducerii anumitor date în sistem, cum ar fi concedii de odihnă, evaluări, planuri de training etc., degrevând astfel departamentul de resurse umane de activităţi consumatoare de timp.
Motivează şi responsabilizează salariaţii companiei Prin implicarea activă a managerilor şi angajaţilor în evaluările de 360º, în cererile de concediu sau în alte procese de resurse umane, soluţia responsabilizează personalul şi creşte motivarea prin îmbunătăţirea transparenţei, comunicării şi colaborării între echipe.
12 13
Funcţionalităţi Utilizatorii care pot accesa modulul eCharisma sunt divizaţi în mai multe categorii, în funcţie de drepturile atribuite. Conturile şi drepturile acestor utilizatori sunt validate de către departamentul de resurse umane. Angajatul companiei Angajaţii companiei pot accesa informaţiile publice oferite de către departamentul de resurse umane, operaţiile pe care le pot face fiind: n Accesarea noutăţilor din cadrul companiei (ex: organizarea unui team building, a unor sesiuni de cursuri sau recrutare, angajarea unor noi colegi, anunţarea angajaţilor lunii etc.); n Accesarea secţiunii de formulare folosite în cadrul companiei; n Accesarea informaţiilor publice despre angajaţii activi din companie, permiţându-se accesul la paginile personale ale fiecăruia, dar şi la informaţii de genul număr de telefon, email, poziţionare în birou, etc; n Simularea calculului salarial de la brut la net şi de la net la brut, cu toate taxele angajatului şi angajatorului; n Trimiterea de cereri către HR; n Vizualizarea informaţiilor personale; n Iniţierea unor fluxuri precum cereri de concediu de odihnă, solicitări de adeverinţe, etc; n Modificarea anumitor date personale (adresă, documente personale, stare civilă), daca i se configurează aceste drepturi; n Realizarea auto evaluarii, completând calificative pentru fiecare activitate / .ro
obiectiv / competenţă. Managerul Pe lângă drepturile atribuite angajaţilor, managerul poate: n Vizualiza anumite informaţii pentru toţi subalternii săi: balanţa de concedii, pontajul, rezultatele evaluărilor, planuri de training; n Aproba sau respinge cererile iniţiate de către subalternii săi; n Completa evaluări, planuri de training sau managementul carierei pentru angajaţii aflaţi în subordinea sa; n Completa informaţii despre rezultatele interviurilor la care participă având ca subiect candidaţi ce urmează să se angajeze pe posturi aflate în subordinea sa. Top managerul Are posibilitatea de a accesa în plus organigrame şi rapoarte statistice manageriale. De asemnea, au la dispoziţie un dashboard cu informaţii referitoare la fluctuaţiile de personal şi cheltuielile cu salariaţii repartizate pe companii, puncte de lucru sau centre de cost. Persoana care introduce pontajul pe Web Are drepturi similare angajatului, suplimentar putând introduce pontajul angajaţilor pentru care este alocată; Angajatul din departamentul HR Are acces la secţiunea de legislaţie de interes pentru managementul resurselor umane care se actualizează periodic prin intermediul noilor versiuni, sau prin punerea la dispoziţie a unui serviciu Web.
Managementul Talentelor
Managementul talentelor reprezintă un proces complex, care presupune identificarea celui mai potrivit candidat pentru susţinerea obiectivelor organizaţiei. Într-o piaţă a muncii în care fluctuaţiile şi schimbările majore au loc într-un timp foarte scurt, procesul de recrutare a căştigat un loc esenţial în strategia de resurse umane a organizaţiilor, deoarece permite atragerea de competenţe şi aptitudini cheie în dezvoltarea acestora.
Beneficii financiare şi operaţionale Creşte productivitatea activităţii de recrutare Aplicaţia permite acces rapid la informaţii detaliate, corecte şi actualizate despre candidaţi, eliminând timpul pierdut în căutarea în baze mari de CV-uri. Ajută la identificarea celui mai bun candidat pentru organizaţie Soluţia pune la dispoziţia departamentului de resurse umane toate informaţiile despre experienţa şi abilităţile candidatului, plasându-l în centrul procesului de recrutare. Reduce sau elimină complet activităţile de rutină Aplicaţia elimină introducerea redundantă de date, permiţând focalizarea pe elementele esenţiale al procesului de recrutare: selectare, intervievare, negociere. Astfel, timpul necesar procesului de angajare scade cu până la 35%.
Gestionarea eficientă a unei baze foarte mari de CV-uri, înregistrarea potenţialilor candidaţi interni şi externi, selecţia candidaţilor după criterii bine stabilite şi preluarea automată în sistem a CV-urilor postate pe site-ul companiei sau pe site-uri terţe, reprezintă baza fără de care procesul de recrutare nu se poate desfăşura. O soluţie software care acoperă toate aceste funcţionalităţi este esenţială pentru specialiştii de resurse umane deoarece îi degrevează de activităţile de rutină, putându-se astfel concentra pe elementele esenţiale ale procesului de recrutare: selectare, intervievare, negociere, etc.
Asigură urmărirea candidaţilor pe întregul proces de recrutare În orice moment, clienţii interni ai procesului de recrutare pot vizualiza stadiul recrutării, lista scurtă de candidaţi, profilele lor, având acces rapid la istoricul fiecărui candidat. 14 15
Funcţionalităţi Redirecţionarea automată a CV-urilor n postate pe website în modulul de recrutare, după o validare preliminară offline. În cazul în care un candidat are deja un CV în baza de date şi aplică la un nou job, CV-ul acestuia este redirectat automat pe postul respectiv. Permite importul CV-urilor care provin n din alte surse, cum ar fi site-uri specializate sau agenţii de recrutare. Permite actualizarea CV-urilor n înregistrate deja în sistem prin posibilitatea încărcării în sistem a CV-ului sub formă de document (doc, pdf, sau imagine scanată). Asigură opţiunea de căutare avansată n dupa criterii compuse sau atribute: nivel limbi străine, experienţă). Asigură transferul de date despre n candidaţi în sectiunea „angajaţi” (în cazul în care candidaţii devin angajaţi ai companiei) printr-o simplă bifare a unei opţiuni. Permite definirea proiectelor/sesiunilor n de recrutare: data de început proiect, deadline pentru CV-uri, comisie de proiect, etc. Gestionează automat posturile n disponibile şi numărul de poziţii vacante, ţinând cont de posturile vacante la un moment dat, dar şi de poziţiile ocupate. Defineşte costurile implicate de procesul n de recrutare: comisioane recrutare, participare la târguri de job-uri, anunţuri de recrutare. Permite notificarea automată pe portal/ n email cu posturile vacante la un anumit moment (lista posturilor de pe Internet
.ro
poate fi diferită de cea de pe Intranet). Oferă posibilitatea definirii de proiecte n doar pentru candidaţi externi sau interni, sau proiecte mixte pe care pot aplica atât candidaţi externi, cât şi interni. Candidaţii interni au posibilitatea să n urmărească starea candidaturii lor până la sfârşitul proiectului; aceştia primesc notificări despre interviuri şi rezultatele acestora. Oferă accesare automată a anumitor n date din modulele de resurse umane şi salarizare de către echipa de recrutare în cazul recrutării interne. Permite preluarea automată a CV-urilor n de pe eJobs, BestJobs, etc; Permite definirea criteriilor de selecţie n preliminară - din lista totală de candidaturi se vor califica în faza urmatoare doar cei care întrunesc un punctaj minim stabilit în grila de selecţie. Asigură setul complet de documente şi n indicatori specifici recrutării: n CV – varianta pentru tipărire; n Oferta pentru candidat; n Numărul de candidaturi pe sursa de provenienţă; n Durata procesului de recrutare pe un proiect (duratele intermediare ale subproceselor: interviuri, selecţii, etc); n Estimarea duratei procesului de recrutare pe baza istoricului – pentru un anumit post; n Numărul de candidaţi selectaţi pentru interviu; n Formular pentru scrisoare de răspuns.
Medicina Muncii
Medicina muncii reprezintă un pas obligatoriu atât pentru un angajat nou, cât şi pentru angajator. Acest consult medical trebuie să se realizeze atât la momentul angajării cât şi ulterior, cu o anumită periodicitate stabilită în funcţie de condiţiile specifice de muncă. Menţinerea unei evidenţe exacte a vizitelor medicale, analizelor şi rezultatelor analizelor efectuate este esenţială în îndeplinirea obligaţiilor companiei în legătură cu medicina muncii.
Beneficii financiare şi operaţionale Scăderea costurilor operaţionale indirecte Prin monitorizarea permanentă a stării de sănătate a angajaţilor, precum şi a efectuării regulate a controalelor medicale, modulul de medicină a muncii asigură prevenirea îmbolnăvirilor de tip profesional, reducând zilele de concediu medical Control şi transparenţă asupra activităţilor referitoare la medicina muncii Soluţia asigură o bază unică, completă, cu date la zi, referitoare la toate informaţiile cu trimitere directă la medicina muncii. Astfel, menţinerea unui istoric a tuturor incidentelor, şi luarea unor decizii de prevenire pe baza acestui istoric, duce la reducerea sau evitarea unor noi accidente de muncă în viitor. Reducerea timpului necesar derulării activităţilor de medicina muncii Modulul include funcţionalităţi avansate de înregistrare, monitorizare şi raportare rapidă a tuturor informaţiilor specifice. Aceste funcţionalităţi vă ajută să acţionaţi rapid în vederea refacerii analizelor expirate ale angajaţilor, prin posibilitatea de notificare automată. 16 17
Funcţionalităţi Administrează informaţii despre vizitele n medicale ale angajaţilor, despre analizele pe care le-au făcut sau trebuie să le facă aceştia, precum şi despre toate problemele medicale ale acestora. Monitorizează starea de sănătate a n angajaţilor, prevenind astfel îmbolnăvirile profesionale. Administrează examenele medicale la n angajare, examenele medicale de adaptare, controalele medicale periodice şi examenele medicale la reluarea activităţii. Defineşte seturi de analize care se pot n ataşa unor grupuri de angajaţi, direct pe angajaţi sau prin intermediul poziţiilor pe care le ocupă. Înregistrează toate informaţiile legate n de analize: data şi clinica medicală la care s-au efectuat, data la care expiră şi starea acestora. Permite configurarea listelor şi seturilor n de analize, clinici medicale şi starea analizelor, acestea putându-se extinde sau restrânge în funcţie de necesităţi. Notifică în mod automat expirarea n analizelor angajaţilor, precum şi lista analizelor ce trebuiesc efectuate de anumiţi angajaţi. Ţine evidenţa accidentelor de muncă n existând posibilitatea monitorizării
.ro
următoarelor informaţii: n Data, ora şi locul accidentului de muncă; n Tipul acestuia; n Consecinţele accidentului de muncă; n Localizarea leziunilor; n Primul ajutor (nomenclator); n Cauzele accidentului; n Descrierea accidentului; n Împrejurările accidentului; n Spitalizarea şi inspectorul care întocmeşte raportul; Ţine evidenţa controalelor medicale şi a n bolilor salariaţilor, înregistrând următoarele informaţii: n Denumire risc (nomenclator); n Examen medical cerut şi periodicitatea examenului medical; n Tip, denumire şi codul afecţiunii medicale; n Data efectuării consultului; n Recomandare medicală; n Data expirării; n Rezultatul examenului medical dacă angajatul este sau nu apt de muncă. Generează rapoarte simple sau n complexe pe baza informaţiilor din cadrul acestui modul.
Acces - Pontaj
Beneficii financiare şi operaţionale Reduce timpul necesar înregistrării şi revizuirii pontajelor cu până la 80% Revizuirea unui pontaj durează în medie 6 minute, însă acest timp este redus la aproximativ un minut în urma utilizării unui sistem automat. Reduce semnificativ costurile operaţionale Prin reducerea timpului necesar calculului salarial pe baza pontajelor sau o reducerii timpului necesar alocării schimburilor de lucru pe angajaţi, soluţia reduce semnificativ costurile operaţionale. Reduce erorile intenţionate cu privire înregistrarea orelor libere Modulul reduce factori care afectează orarul normal de lucru, cum ar fi prânzul prelungit, întârzieri, plecări înainte de finalizarea programului care, conform Asociaţiei Americane de Salarizare, pot ajunge până la 4.08 ore pe săptămână. Sistemul înregistrează întârzierile, absenteismul cât şi intrările eronate.
În acest moment, cele mai mari cheltuieli de HR la nivel de organizaţie sunt alocate, în mod direct sau indirect, urmăririi şi centralizării orelor de lucru ale angajaţilor. Acest lucru este susţinut de faptul că eliminarea erorilor umane din înregistrarea orelor lucrate poate duce la diminuarea semnificativă a greşelilor de calcul salarial. Pe de altă parte, asigurarea unui acces securizat în cadrul oricarei companii are implicaţii majore în siguranţa angajaţilor şi în controlul fluxului de persoane în interiorul companiei. Soluţia care reuşeşte să acopere aceste procese, oferind securitate şi control, dar şi înregistrarea orelor de intrare şi iesire din instituţie este un element de nelipsit din cadrul unei companii. Modulul de Acces Pontaj îndeplineşte exact acest rol, fiind destinat controlului şi înregistrării accesului în companie pentru personalul angajat şi oferind instrumentele pentru înregistrarea orelor de venire/plecare în vederea calculului timpului de lucru.
Imagine completă asupra profitabilităţii Modulul permite compararea volumului de muncă depus cu bugetele salariale atât la nivel de organizaţie cât şi la nivel de proiect, departament, centru de cost, sau client. În plus, există posibilitatea realizării unor analize de performanţă detaliate, periorice, cum ar fi ore lucrate vs. standard, ore facturabile vs. ore consumate, etc. 18 19
Funcţionalităţi
.ro
Oferă pontaj electronic pentru toţi n
Asigură definirea aparatelor de pontaj n
salariaţii - la intrarea în companie sau pentru accesul în diferite sectoare ale acesteia, fiecare angajat utilizează o cartelă de acces introdusă într-un cititor de cartele, care înregistrează codul cartelei, salvând informaţii precum data şi ora la care s-a făcut trecerea prin dreptul cititorului. Permite descărcarea datelor înregistrate n de aparatele pentru acces-pontaj (manual sau automat) în calculator, acestea putând fi interpretate şi prezentate sub forma de rapoarte referitoare la prezenţa angajaţilor. Securizează datele prin definirea n ierarhizată de utilizatori. Permite configurarea parametrilor care n pot fi folosiţi în calculul orelor lucrate: toleranţă la intrare, rotunjire la ora întreagă, timp implicit de ore lucrate şi ore suplimentare, număr maxim de ore suplimentare admis, pauză admisă, sau minute ignorate. Introduce filtre pentru selecţie şi n căutare rapidă precum: marcă, nume, departament, locaţie, dată, sau tipuri de ore. Permite setarea nomenclatoarelor: zone n de acces, orare de funcţionare a aparatelor, orare de intrare, ieşire sau mixte pentru fiecare din aparate, stări ale aparatelor, tipuri de ore lucrate, zile speciale.
prin introducerea denumirii acestora (pentru localizare usoara), introducerea tipului de aparat (acces şi/sau pontaj), a orarului de funcţionare, zona de acces, stare aparat. Permite atribuirea şi retragerea n cartelelor magnetice / de proximitate angajaţilor - orice cartelă atribuită, trecută prin aparat, este identificată de program ca aparţinând unui anumit angajat. Asigură actualizarea (adăugarea, n modificarea, ştergerea) schimburilor de lucru. Permite alocarea / realocarea n schimburilor de lucru angajaţi. Asigură validarea informaţiilor n prelucrate de program: marca angajatului, nume, prenume, data pontajului, ora de intrare, ora de ieşire, întârziere, avans, schimb de lucru, număr de ore lucrate, tip ore lucrate, perechile intrări-ieşiri ale fiecărui angajat. Înregistrează separat orele n suplimentare efectuate, a avansurilor sau a întârzierilor angajatului, modulul permitand de asemenea corectarea erorilor înregistrate de aparate. Asigură o validare generală pe tipuri de n ore lucrate, putându-se face corecţii ale orelor lucrate prin modificări aplicate unui angajat sau grup de angajaţi.
Rapoarte
Una dintre principalele provocări ale departamentului de resurse umane este extragerea din întreaga bază de date a unor rapoarte şi situaţii care să ilustreze evoluţia şi dinamica resurselor umane, a bugetului de salarii, a orelor lucrate efectiv de către angajaţii companiei, evoluţia competenţelor, bugetele de timp alocate cursurilor de pregătire internă sau externă, sau eficienţa investiţiilor în dezvoltarea capitalului uman. Lipsa unui motor puternic de raportare reduce cu până la jumatate eficienţa unui sistem informatic care s-ar limita strict la înregistrarea unor date în sistem.
Beneficii financiare şi operaţionale Asigură o imagine de ansamblu asupra dinamicii departamentului de resurse umane. Generează rapid orice situaţie referitoare la activitatea departamentului de resurse umane, fie că vorbim de salarizare, date despre angajaţi, pontaj, etc. Permite analizarea indicatorilor cheie şi măsurarea eficienţei şi performanţei acestui departament. Elimină erorile umane din procesul de raportare şi oferă o imagine corectă şi la zi a situaţiei resurselor umane din companie.
20 21
Funcţionalităţi
.ro
Permite generarea facilă a unui set n
Rapoarte Acces-Pontaj n
complex de rapoarte standard, principalele fiind: Rapoarte Resurse Umane n n Lista actualizată a angajaţilor; n Planificarea concediilor de odihnă anuale; n Contracte individuale de muncă; n Acte adiţionale; n Rapoarte promovări; n Plan de instruire angajat; n Fişa de evaluare; n Fişa personală; n Istorie funcţie şi salarii; n Raport Turnover; n Raport Headcount; n Adeverinţe vechime. Rapoarte Salarizare n n Centralizator salarii; n Ştate de salarii; n Adeverinţe medicale; n Liste reţineri; n Ştate concedii medicale; n Fluturaşi salarii; n Declaraţii sănătate; n Declaraţii FNUASS.
n Raportul de prezenţă pe schimburi; n Raportul privind deplasările în afara firmei (în interes privat sau profesional); n Raportul de prezenţă a angajaţilor pe departamente, centre de profit/cost; n Programul global de lucru; n Rapoarte lunare; n Fişa individuală de pontaj. Oferă posibilitatea extragerii din baza n de date a oricărei informaţii existente sub forma unor rapoarte adaptate la cerinţele fiecărui utilizator. Pune la dispoziţie un motor puternic de n configurare a rapoartelor, cu doar câteva click-uri putându-se seta forma şi conţinutul raportului. Permite exportul rapoartelor în orice alt n tip de aplicaţie externă pentru prelucrări ulterioare. Permite selecţia extrem de uşoară şi n rapidă a informaţiilor din baza de date, aceasta putând fi realizată de către orice utilizator instruit al aplicaţiei.
ITM
Beneficii financiare şi operaţionale
Una dintre principalele atribuţii ale departamentului de resurse umane este să gestioneze toate documentele şi raportările obligatorii cerute de stat, dar şi menţinerea conformităţii acestora cu legislaţia în vigoare. În acest proces nu se acceptă erorile umane. Orice document sau raportare făcută în alt format decât cel cerut de către stat, sau care nu include anumite informaţii cat se poate de banale, poate duce la respingerea raportării şi, implicit, la creşterea timpului şi costurilor dedicate acestui proces.
Reducerea semnificativă a timpului necesar raportării către ITM Soluţia generează automat toate rapoartele necesare şi identifică orice modificare înregistrată de la o lună la alta, avertizând departamentul de resurse umane şi, astfel, prevenind consumarea inutilă de timp, energie şi bani în refacerea rapoartelor. Eliminarea erorilor umane Datorită automatizării procesului de raportare, orice inconsistenţă identificată în datele angajatoilor este eliminată şi semnalizată factorilor de decizie. În plus, modulul elimină erorile apărute în urma modificărilor legislative, asigurând conformitatea cu legislaţia în vigoare. Toate actualizările legislative se realizează în timp real. Imagine de ansamblu asupra tuturor raportărilor către ITM În orice moment, este posibilă vizualizarea istoricului tuturor raportărilor către ITM. Produsul oferă filtre avansate de căutare, uşurând găsirea unor informaţii dorite şi reducând activităţile de rutină, consumatoare de timp. 22 23
Funcţionalităţi Generarea tuturor fişierelor care trebuie n transmise la inspectoratele teritoriale de muncă, conform legislaţiei în vigoare (ex. registrul de evidenţă în format electronic). Generarea periodică a fişierelor n aferente registrului de evidenţă, conform specificaţiei elaborate de Inspecţia Muncii. Generarea exclusivă a fişierelor care n conţin modificări apărute în datele personale sau contractele salariaţilor, precum şi în datele noilor angajaţi – acest lucru este posibil datorită opţiunii de comparare a datelor din situaţia actuală cu cele din ultima raportare la Inspectoratul Teritorial de Muncă. Definirea mai multor angajatori care pot n fi mapaţi cu entităţile legale, locaţiile, punctele de lucru sau alte forme de organizare definite în Charisma HR, urmând să fie generate fişiere individuale pentru fiecare angajator,
.ro
incluzând datele proprii aferente. Permite verificarea fişierelor - sunt n prevăzute anumite chei de verificare, fişierele putând fi generate doar după validarea tuturor cheilor de verificare de către sistem. Asigură tipărirea inconsistenţelor sau a n datelor care nu respectă specificaţia ITM prin intermediul raportului „Lista erori” (ex. verifică dacă localitatea din care este angajatul are un cod SIRUTA valid sau dacă temeiul legal al încetării contractului se află în lista prezentă în specificaţie). Generează o serie de rapoarte n configurabile care includ date raportate către Inspectoratul Teritorial de Muncă. Asigură securitatea informaţiilor prin n configurarea drepturilor utilizatorului referitor la accesarea şi procesarea datelor referitoare la toţi angajatorii sau doar la anumiţi angajatori.
Bugete
Bugetare înseamnă în primul rând planificarea acţtivităţilor şi resurselor necesare atingerii obiectivelor de business, element esenţial în atingerea rezultatului dorit. Lipsa unui instrument care să simplifice definirea, planificarea şi controlul bugetelor pe anumite perioade de timp poate priva compania de posibilitatea de a identifica la timp oportunităţile de eficientizare a costurilor, cât şi de o imagine unitară asupra activităţii finaciare şi operaţionale a companiei, în orice moment.
Beneficii financiare şi operaţionale Reduce timpul alocat activităţilor de rutină Modulul Bugete furnizează rapoarte şi informaţii utile în timp real, oferind imediat toate informaţiile necesare întocmirii, comparării şi evaluării eficienţei execuţiei bugetelor specifice resurselor umane. Datorită centralizării tuturor informaţiilor într-o singură bază de date, personalul HR economiseşte timp important, putându-se focaliza mai mult pe activităţi productive.
Modulul Bugete oferă toate funcţionalităţile necesare construirii bugetelor departamentelor de resurse umane, plecând de la planificarea acţiunilor critice necesare susţinerii obiectivelor strategice, cum ar fi asigurarea competenţelor şi a planurilor de evaluare de performanţă, şi până la activităţile operaţionale necesare asigurării resurselor umane, a trainingurilor sau a salarizării şi administrării de personal.
Reduce costurile operaţionale Modulul elimină implicarea mai multor persoane în culegerea informaţiilor, în construcţia de rapoarte sau a situaţiilor la zi, eliminănd munca redundantă şi manuală, survenită din utilizarea simultană a mai multor aplicaţii. Reduce costurile de migrarea a datelor Modulul Bugete este parte integrantă a sistemului Charisma HCM, ceea ce permite o migrare rapidă a datelor. 24 25
Funcţionalităţi Permite configurararea elementelor de n buget - taxe, număr angajaţi, creşteri salariale, clauze speciale, etc.; Asigură bugetarea la nivel de angajat – n permite bugetarea pe fiecarea HC, centru de cost, societate, brand, locaţie pe fiecare lună a anului bugetat Asigură un set complet de rapoarte n specifice: n Raport pentru un an de bugetare (headcount, CC, funcţie, taxe, prime, salariu lunar de baza, cost
.ro
total angajat, locaţie); n Raport anual de variaţii ale elementelor de buget (număr angajaţi, salarii, bonusuri, rata curs valutar); n Buget pe anul următor versus buget pe anul trecut; n Buget pe anul curent versus cheltuieli actuale; n Buget pe anul următor versus cheltuieli actuale;
Dashboard
O cerinţă tot mai presantă a departamentulor de HR este posibilitatea de extragere din întreaga bază de date a unor rapoarte şi situaţii la zi, care să ilustreze corect evoluţia şi dinamica resurselor umane, a bugetului de salarii, dar şi orele lucrate efectiv de către angajaţii companiei.
Beneficii financiare şi operaţionale Asigură o imagine de ansamblu Modulul permite analiza indicatorilor cheie, oferind o imagine clară, bazată pe informaţii la zi, despre dinamica resurselor umane din organizaţii de orice dimensiune sau complexitate.
Modulul Dashboard este o soluţie puternică de business intelligence, special proiectată pentru a obţine cifre relevante pentru departamentele de HR din organizaţii de orice dimensiune sau complexitate. Modulul monitorizează activitatea şi eficienţa capitalului uman al companiei prin intermediul unui set de indicatori complet configurabili, financiari sau non-financiari, care acoperă toate aspectele privind situaţia angajaţilor, evoluţia numărului de angajaţi, turnover pe nivele ierarhice, dinamica mişcărilor interne de personal, investiţii în capitalul uman, eficienţa programelor de training şi alţi indicatori specifici departamentelor moderne de resurse umane.
Reduce timpul necesar obţinerii unei situaţii la zi Modulul permite generarea şi accesarea rapidă a numeroase situaţii referitoare la eficienţa departamentului de resurse umane. Elimină erorile umane din procesul de evaluare Sistemul pune la dispoziţia utilizatorilor informaţii actualizate, relevante, detalitate şi în timp real. 26 27
Funcţionalităţi Asigură înregistrarea, vizualizarea, n editarea şi ştergerea datelor pe anul curent, pe baza cărora se emit rapoarte. Permite calcularea de indicatori sau n grupuri de indicatori pe baza datelor de intrare. Permite închiderea lunilor prin opţiunea n “Închide luna”; ulterior acestei comenzi valorile sunt afişate în rapoarte (aceste valori nu mai pot fi modificate). Pune la dispoziţia utilizatorilor: n n Datele de intrare şi indicatorii cheie de performanţă (KPI) pe anul curent, grupate pe luni închise; n Analiza situaţiei curente a numărului de angajaţi, calculată atât ca HC (număr total de anagajaţi) cât şi ca FTE (echivalentul în angajaţi fulltime). Analiza poate fi prezentată pe departamente sau pe companie; n Monitorizarea evoluţiei numărului de angajaţi din companie pe anul curent, calculată atât ca HC (număr total de anagajaţi) cât şi ca FTE (echivalentul în angajaţi fulltime) şi pe lunile inchise; n Situaţia turnover-ului de personal (Număr Plecări / HC) pe nivele ierarhice şi departamente. Acest
.ro
indicator se poate calcula pe lunile închise; n Dinamica mişcărilor interne de personal pe fiecare departament: plecări definitive din companie, transferuri între departamente, promovări, suspendări, transferuri în interiorul departamentelor. Acest indicator se poate calcula pe lunile închise; Permite identificarea indicatorilor după n nume, etichetă, grupul din care face parte. Preia informaţiile care stau la baza n calculării indicatorilor din sistem, pe baza formularelor - modificarea datelor din sistem atrage automat actualizarea valorii indicatorilor. Permite adăgarea de noi indicatori, n conform nevoilor specifice ale organizaţiei. Permite configurarea departamentelor n pentru care se vor calcula datele şi care vor fi prezentate în rapoarte. Permite configurarea motivelor pe baza n cărora un angajat este considerat promovat sau transferat. Oferă propriile rapoarte standard şi n configurabile.
Declaraţii
Beneficii financiare şi operaţionale Elimină operarea paralelă în mai multe sisteme informatice Toate aplicaţiile software oferite de stat în vederea depunerii situaţiilor obligatorii către autorităţile de stat (REVISAL, VERANEXE, IVG, DECLSOM, etc.) pot fi înlocuite cu o singură aplicaţie, intuitivă şi uşor de utilizat. Reduce semnificativ timpul necesar realizării raportării către bugetul de stat Genereată automat rapoarte şi identifică imediat modificările înregistrate de la o lună la alta. Elimină erorile umane din procesul de raportare Datorită extragerii datelor direct din baza de date a sistemului, care conţine situaţiile la zi ale organizaţiei, produsul elimină potenţialele erori umane care apar în procesul de trecere a informaţiilor manual dintr-un sistem în altul.
Pentru un departament de resurse umane, o activitate extrem de importantă este să gestioneze toate documentele şi raportările obligatorii cerute de stat, dar şi menţinerea conformităţii acestora cu legislaţia în vigoare. În acest proces nu se acceptă erorile umane, orice document sau raportare făcută în alt format decât cel prezentat de stat, sau care nu include anumite informaţii cat se poate de banale, putând duce la respingerea raportării şi implicit la creşterea timpului dedicat acestui proces. Modulul Declaraţii simplifică şi automatizează activităţile atât de importante dar consumatoare de timp pentru încărcarea, verificarea şi generarea tuturor declaraţiilor către bugetul de stat - CAS, Şomaj, FNUASS, Sănătate sau Comision ITM. Perfect adaptat legislaţiei în vigoare şi integrat nativ cu celelalte module ale suitei Charisma HCM, modulul Declaraţii reduce semnificativ costurile operaţionale şi erorile umane din procesul de raportare către stat.
Elimină erorile apărute în urma modificărilor legislative Modulul asigură conformitatea cu legislaţia în vigoare, actualizările legislative fiind făcute în timp real, fără a perturba activităţile operaţionale ale companiei. 28 29
Funcţionalităţi Permite generarea tuturor declaraţiilor n obligatorii către bugetul de stat, cum ar fi declaraţia CAS, declaraţia SOMAJ, declaraţia SĂNĂTATE, declaraţia FNUASS, sau declaraţia comision ITM Asigură exportul declaraţiilor şi n printarea lor în formatul solicitat de lege; Permite verificarea fişierelor - sunt n prevăzute anumite chei de verificare, fişierele putând fi generate doar după
.ro
validarea tuturor cheilor de verificare de către sistem. Asigură securitatea informaţiilor prin n configurarea drepturilor utilizatorului referitor la accesarea şi procesarea datelor referitoare la toţi angajatorii, sau doar la anumiţi angajatori. Permite arhivarea declaraţiilor, n utilizatorul putând oricând accesa declaraţiile depuse pe lunile trecute.
Training
Beneficii financiare şi operaţionale Oferă control centralizat al Planului de Training Modulul permite definirea unui format configurabil al Planului de Training la nivel de organizaţie, cât şi completarea corespunzătoare cu date despre cererea şi oferta de training. În plus, modulul gestionează toate aspectele legate de logistică, planificare şi consolidare a datelor. Scade timpul de răspuns la solicitările de training Modulul automatizează procesul de training, permiţând transmiterea mult mai rapidă a informaţiei între clienţii interni şi departamentul de resurse umane şi asigurând accesul la o bază de date actualizată a competenţelor angajaţilor, cursurile deja efectuate, furnizori şi programe de training. Optimizează procesul de training Modulul pune la dispoziţia utilizatorilor instrumente de monitorizare şi raportare privind procesul de training, permiţând identificarea punctelor slabe şi remedierea acestora. Reduce atribuţiile administrative Oferă posibilitatea departamentului HR de a consacra mai mult timp activităţilor strategice, automatizând multe din activităţile rutiniere implicate de procesul de training derulat la nivelul companiei.
Specializarea şi dezvoltarea competenţelor este unul dintre principalele elemente nonfinanciare de motivare a angajaţilor. În plus, trainingul a devenit o necesitate, o activitate absolut obligatorie în dezvoltarea sănătoasă a companiei pe termen lung. Motivele pentru care departamentele de resurse umane din marile organizaţii, cât şi managerii firmelor în dezvoltare, apelează la cursuri specializate, se bazează pe identificarea propriilor nevoi de natura organizaţională. Pentru acestea, trainingul este una dintre cele mai profitabile investiţii, întrucât există certitudinea că aceasta se regăseşte în calitatea oamenilor şi în respectarea standardelor profesionale ale companiei. Modulul Training asigură eficientizarea tuturor activităţilor necesare derulării activităţilor de training, începând cu procesul de planificare a necesarului de competenţe pe fiecare angajat, echipă sau departament, evaluarea programelor de training optime şi a furnizorilor acestora, centralizarea duratelor de pregătire, execuţia efectivă şi evaluarea rezultatelor obţinute. Modulul este o piesă de bază a suitei Charisma HCM, cu impact major în gestiunea talentelor şi competenţelor organizaţiei.
30 31
Funcţionalităţi Permite stabilirea unui format n configurabil pentru planul de training şi popularea acestuia cu datele privind oferta şi cererea de training. Crează şi planifică sesiunile de training n caracterizate prin: durată, număr de participanţi, prezenţă, sală, trainer, suport de curs, data de începere / încheiere, mijloace pedagogice, evaluare, etc. Gestionează oferta de training, n permiţând setarea şi detalierea domeniilor de training (limbi străine, inginerie, design, etc). Acoperă partea logistică a planurilor de n training (rezervarea şi modul de utilizare a sălilor, necesarul de manuale, prezenţa la cursuri, evaluări în urma cursului, etc), contribuind la reducerea timpului consacrat aspectelor de logistică. Permite consolidarea datelor privind n necesarul de training de la departamente sau sucursale, incluzând informaţii precum numărul de persoane şi orele pentru fiecară persoană alocate trainingului, tipul de training cât şi repartizările pe zile, ore, persoane. Automatizează anumite atribuţii ale n Planului de Training asigurând: Reducerea înregistrărilor duble şi a n numărului de e-mailuri schimbate; Circulare rapidă a informaţiilor n (sesiuni planificate, coeficient de completare a sesiunilor); Permite consultarea şi utilizarea n
.ro
planului de training de către toţi utilizatorii, lucru care va îmbunătăţi timpul de evoluţie şi va contribui ca sesiunile să se desfăşoare într-un timp redus. Permite elaborarea standardizată şi n automată a Tabloului de Bord aferent procesului de Formare, lucru care înlocuieşte numeroase activităţi şi înregistrări manuale. Oferă interfeţe în mai multe limbi de n circulaţie internaţională; Oferă un set de rapoarte specifice n procesului de training, rapoarte centralizate sau pe zone, departamente, profesii, etc. Include posibilitatea accesării istoricului n de training pe o anumită persoană, pe anumite persoane din cadrul unui departament, a traingurilor dintr-o anumită perioadă, rezultate la teste, etc. Include posibilitatea de convocare n automată, prin e-mail, a persoanelor înscrise la training. Permite monitorizarea unui set de n indicatori specifici procesului de training: efectiv lunar mediu, număr de persoane care au participat la training, rata accesului la training, ore de training, calculul absenteismului, ore de training pe individ, procentul de bărbaţi sau femei din persoanele care au participat la training, ore realizate pe categorie de vârstă, de personal sau pe categorie de training.
Alerter
Beneficii financiare şi operaţionale
Modulul Alerter este un sistem de alertare a evenimentelor sau acţiunilor care trebuie întreprinse într-un interval de timp bine definit. Alertele sunt perfect configurabile, putând fi create sau citite doar de către utilizatori cu anumite drepturi, conform politicii interne a organizaţiei. Integrat cu suita Charisma HCM, modulul extrage orice tip de informaţii din sistem, menţinând persoanele responsabile în alertă la evenimentele importante ale companiei.
Minimizeaza întârzierile Modulul transmite alerte în timp util referitor la anumite activităţi şi evenimente de realizat. Astfel, întârzierile sau uitarea unor evenimente importante pentru angajaţi vor fi de domeniul trecutului. Reduce costurile Datorită eliminării penalităţilor ce pot apărea în urma nerealizării unor activităţi în timp, sistemul contribuie la reducerea costurilor non-calitate. Reduce timpul acordat planificării activităţilor Opţiunea de stabilire a unor alerte automate reaminteşte utilizatorilor despre anumite activităţi care trebuie realizate, precum şi termenul limită de realizare. Creşte satisfacţia şi motivarea angajaţilor Modulul oferă posibilitatea de a felicita angajaţii cu ocazia evenimentelor personale, cum ar fi ziua de naştere, căsătorie, aniversare copil / soţ /soţie, aniversare angajare în companie, sau orice alt tip de alerte dorite.
32 33
Funcţionalităţi Permite mesaje complexe care pot n include atât elemente standard cât şi informaţii specifice extrase direct din aplicaţia Charisma HR. Asigură preluarea de informaţii direct n din sistemul Charisma HR. Transmite automat mesaje, prin e-mail n sau SMS, către anumite persoane, cu ocazia anumitor evenimente. Permite o utilizare rapidă şi facilă prin n intermediul unei interfeţe prietenoase; Permite setarea frecvenţei cu care se va n transmite o alertă. Vizează utilizatori din departamente n precum: IT, Securitate, Top Management: n n Salariaţi care vor părăsi compania sau se vor angaja în următoarele 7 zile n Salariaţi care îşi vor modifica poziţia în următoarele 7 zile Middle Management: n n Salariaţi care aniversează un anumit eveniment în următoarele 7 zile: naştere, căsătorie, naştere copil /soţ /soţie; n Salariaţi cărora le expiră perioada de probă sau contractul pe
.ro
perioada determinată de probă în următoarele 20 zile; n Salariaţi care împlinesc doi ani de la suspendarea contractului pentru îngrijire copil în următoarele 30 de zile. HR supervisor - Raport de activitate n zilnic pentru verificarea datelor introduse în sistem în decursul unei zile. HR: n n Copii ai angajaţilor care împlinesc 18 ani în următoarele 30 de zile; n Deduceri pentru alte persoane în întretinere care expira în următoarele 30 de zile; n Salariaţi ale caror controale medicale expira în următoarele 30 de zile; n Interviuri programate pentru următoarele 7 zile; n Sesiuni de training programate pentru următoarele 7 zile; n Acţiuni programate pentru următoarele 7 zile (ex. aprobare adeverinţă); n Modificări care afectează partea de salarizare.
Clocking In
Beneficii financiare şi operaţionale Reduce timpul necesar înregistrării şi revizuirii pontajelor cu până la 80% Revizuirea unui pontaj durează în medie 6 minute, însă acest timp este redus la aproximativ un minut în urma utilizării unui sistem automat. Reduce semnificativ costurile operaţionale Prin reducerea semnificativă a timpului necesar calculului salarial pe baza pontajelor sau o reducerii timpului necesar alocării schimburilor de lucru pe angajaţi, modulul reduce semnificativ costurile operaţionale, îmbunătăţind eficienţa companiei.
În acest moment, cele mai mari cheltuieli de HR la nivel de organizaţie sunt direcţionate, în mod direct sau indirect, pe managementul orelor de lucru ale angajaţilor. Acest lucru este susţinut de faptul că eliminarea erorilor umane din înregistrarea orelor lucrate poate duce la diminuarea semnificativă a greşelilor de calcul salarial. Modulul Clocking-In este un instrument extrem de util, care colectează simplu şi rapid, prin Internet, pontajele de la angajaţii distribuiţi în teritoriu. Produsul aduce avantajul completării tuturor informaţiilor într-un singur loc, direct în baza de date, aceste informaţii ajungând în timp real în pontajul lunar, care urmează să fie validat de către un utilizator cu drepturi speciale.
Reduce erorile intenţionate cu privire la înregistrarea orelor libere Soluţia reduce factorii care afectează orarul normal de lucru, cum ar fi prânzul prelungit, întârzieri sau plecări înainte de finalizarea programului. Sistemul scoate în evidenţă şi înregistrează întârzierile, absenteismul cât şi intrările eronate. Imagine completă asupra profitabilităţii Soluţia permite compararea volumului de muncă depus cu bugetele salariale atât la nivel de organizaţie cât şi la nivel de proiect, departament, centru de cost, sau client. În plus, există posibilitatea realizării unor analize de performanţă detaliate, periorice, oferind o imagine unitară, la zi, asupra zonelor eficiente sau ineficiente din organizaţie. 34 35
Funcţionalităţi Permite completarea pontajelor direct n de către responsabili folosind o sursă unică accesibilă pe web, folosind o foaie de potaj configurabilă; Asigură verificarea pontajelor, erorile n fiind semnalate prin mesaje de alertă. Acestea pot fi corectate de către utilizatori, transmiterea pontajelor nefiind posibilă până când toate alertele sunt rezolvate; Consolidează toate informaţiile de n pontaj, modulul permiţând o verficare suplimentară a datelor odată ce acestea sunt primite la sediul central. În cazul în care acestea sunt respinse, se pot retransmite către responsabil pentru revizuire; Permite introducerea mai multor tipuri n
.ro
de ore într-o singură zi, fiecare centru de cost putând avea alocate mai multe locaţii; Defineşte centrele de cost pe baza n cărora se va înregistra pontajul; Asigură securitatea datelor prin n definirea a trei tipuri de utilizatori cu drepturi de înregistrare, verificare şi asistare a procesului de pontaj; Permite arhivarea datelor de pontaj pe n o perioadă definită de către utilizator; Generează o serie de rapoarte de n pontaj, formatul fiind asemănător cu foaia de pontaj. La rularea raportului se poate selecta perioada cât şi aplicarea unor filtre precum: marcă, nume şi prenume, centrul de cost, locaţia.
La scurt timp după înfiinţarea sa în 1994, TotalSoft a devenit una dintre cele mai importante firme de software din România, cu o reputaţie ireproşabilă şi o poziţie consolidată pe piaţa de software internă şi internaţională. În prezent, echipa TotalSoft este formată din peste 380 de specialişti, cu o excelentă experienţă în domeniul IT&C, al căror spirit de inovaţie şi competenţă garantează îndeplinirea cu succes a proiectelor clienţilor săi. Cu peste 1500 de clienţi în sectorul privat şi public din 20 de ţări, printre care USA, Germania, UK, Italia sau Franţa, TotalSoft deţine o expertiză de necontestat în verticale ca financiar-bancar, leasing, distribuţie, pharma, retail, medical, utilităţi, construcţii, proiectare, producţie, servicii sau administraţie publică.
TotalSoft este parte a grupului Global Finance, una dintre cele mai importante firme de investiţii private din Europa de Sud-Est, cu birouri în Atena, Bucureşti, Sofia şi Belgrad. Global Finance administrează fonduri de peste 850 milioane euro, obţinute în urma administrării de fonduri de investiţii private şi imobiliare, şi a realizat peste 70 de investiţii de la înfiiţarea sa în 1991.
Notes
TotalSoft Headquarter Global City Business Park Str. Bucureşti - Nord, nr. 10, Clădirea O2 Etaj 8, 077190, Bucureşti-Ilfov, România T: +4021 335 17 09 F: +4021 335 17 12
[email protected] www.totalsoft.ro www.charisma.ro
© TotalSoft 2010
