Manual Utilizare Charisma

Manual de utilizare Charisma ERP 2013

Versiune manual 4.0

Manual de utilizare Charisma ERP 2013 Versiune manual 4.0

ISO 9001: SYSTEM INTEGRATOR & SOFTWARE DEVELOPMENT TotalSoft S.A. – Sos. Bucuresti Nord Nr. 10 Global City Business Park, Cladirea O2, Etaj 8 077190, Bucuresti-Ilfov, Romania Telefon: +40 – (0)21 – 335 17 09, 335 17 10, 335 17 11; Fax: +40 – (0)21 – 335 17 12 E-mail: [email protected] Internet: www.totalsoft.ro

Pagina 1 din 466


Versiune manual 4.0

Istoricul versiunilor manualului Data

Versiune

Descriere

Autor

06.09.2005

1.0

Versiune initiala

Cristi Dinca

31.07.2006

1.2

Versiune modificata

Florin Miu

16.03.2008

2.5

Versiune modificata

Cristi Dinca

19.08.2009

2.11

Versiune modificata

Catalin Nica

15.11.2011

3.0

Up-grade la

Gabriela Cioban

Charisma ERP 2.9 08.05.2013

4.0

Up-grade la Charisma ERP 3.3

Pagina 2 din 466

Lucian Iacob


Versiune manual 4.0

Continut I.

INTRODUCERE ------------------------------------------------------------------------------------------ 7 PREZENTARE GENERALA------------------------------------------------------------------------------------------------ 7 Scurta descriere a modulelor aplicatiei ------------------------------------------------------------------------------------- 7 Accesul in aplicatie ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 Configurarea statiei de lucru ---------------------------------------------------------------------------------------------- 10 CONCEPTE DE BAZA ----------------------------------------------------------------------------------------------------13 Entitatile cu care lucreaza sistemul - definitii ---------------------------------------------------------------------------- 13 Proprietati ale entitatilor din sistem -------------------------------------------------------------------------------------- 17 Actiuni posibil de efectuat asupra entitatilor ----------------------------------------------------------------------------- 20 Dictionare specifice pe module -------------------------------------------------------------------------------------------- 26 STRUCTURA ECRANULUI ----------------------------------------------------------------------------------------------28 RAPOARTE --------------------------------------------------------------------------------------------------------------42 Rapoarte financiar-contabile ---------------------------------------------------------------------------------------------- 42 Rapoarte operationale ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 45

II.

MODULUL GENERAL ---------------------------------------------------------------------------------- 48 CONFIGURARE SOCIETATE --------------------------------------------------------------------------------------------48 Date societate -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 48 Departamente -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 50 ARTICOLE ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------51 Tipuri de conturi ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 51 Tipuri de articole ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 52 Articole --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 53 Catalog articole ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 68 Liste de preturi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 69 Coduri vamale -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 77 Cursuri valutare ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 85 PARTENERI--------------------------------------------------------------------------------------------------------------87 Parteneri -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 87 Persoane-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 94 Banci -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------98 Credit control --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 99 CENTRE DE COST ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 108 Definire centre de cost --------------------------------------------------------------------------------------------------- 108 Sisteme de analiza -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 110 CLASIFICARI ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 112 Clasificare articole -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 112 Clasificare centre de cost ------------------------------------------------------------------------------------------------- 117 Clasificare parteneri ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 121 ADMINISTRARE------------------------------------------------------------------------------------------------------- 126 Utilizatori ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 126 Grupuri de utilizatori ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 128 Parametri de initializare -------------------------------------------------------------------------------------------------- 131

III.

MODULUL ACHIZITII -------------------------------------------------------------------------------- 133

ACHIZITII ARTICOLE STOCABILE DE LA INTERN ----------------------------------------------------------------- 135 Comanda furnizor --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 135 Aviz de expeditie de aprovizionare -------------------------------------------------------------------------------------- 139 Nota de intrare-receptie -------------------------------------------------------------------------------------------------- 147 Proces verbal de diferente------------------------------------------------------------------------------------------------ 155 Factura de achizitie ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 158 Aviz retur catre furnizor -------------------------------------------------------------------------------------------------- 166 Factura storno de aprovizionare ----------------------------------------------------------------------------------------- 171 Factura proforma de aprovizionare -------------------------------------------------------------------------------------- 176 ACHIZITII ARTICOLE NESTOCABILE DE LA INTERN -------------------------------------------------------------- 177 Factura de servicii -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 177

Pagina 3 din 466


Versiune manual 4.0

Factura de aprovizionare (marfa si cheltuieli auxiliare) ---------------------------------------------------------------- 179 IMPORTURI ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 186 Factura de import --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 186 Facturi auxiliare ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 190 Declaratia vamala de import --------------------------------------------------------------------------------------------- 191 Nota de intrare receptie din DVI ----------------------------------------------------------------------------------------- 199

IV.

MODULUL VANZARI --------------------------------------------------------------------------------- 204 CONFIGURARE OFERTE SPECIALE ---------------------------------------------------------------------------------- 206 Oferta Discount ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 207 Oferta pe Grupe de Produse---------------------------------------------------------------------------------------------- 219 Oferta Valorica pe Grupe de Produse ------------------------------------------------------------------------------------ 220 Oferta Valorica ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 221 Oferta Produse Discount -------------------------------------------------------------------------------------------------- 222 Oferta Discount Plati Anticipate ------------------------------------------------------------------------------------------ 225 Oferta Produse cu Gratuitati --------------------------------------------------------------------------------------------- 226 VANZARI ARTICOLE STOCABILE LA INTERN ---------------------------------------------------------------------- 228 Comanda client ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 228 Confirmare comanda client ----------------------------------------------------------------------------------------------- 239 Aviz de expeditie ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 244 Factura de vanzare ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 248 Aviz retur de la client ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 252 Factura storno de vanzare ----------------------------------------------------------------------------------------------- 257 VANZARI ARTICOLE NESTOCABILE--------------------------------------------------------------------------------- 262 VANZARI MIJLOACE FIXE ------------------------------------------------------------------------------------------- 262 EXPORTURI ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 264

V.

MODULUL DEPOZIT ---------------------------------------------------------------------------------- 274 CREAREA DE GESTIUNI ---------------------------------------------------------------------------------------------- 275 INTRARI IN STOC ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 279 Nota de intrare-receptie -------------------------------------------------------------------------------------------------- 279 Nota de predare ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 279 Bon de restituire (retur) -------------------------------------------------------------------------------------------------- 282 IESIRI DIN STOC ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 286 Bon de consum------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 286 Nota de casare ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 289 TRANSFERURI DE STOC---------------------------------------------------------------------------------------------- 291 Nota de transfer----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 292 Aviz de expeditie intern -------------------------------------------------------------------------------------------------- 295 COMPUNEREA SI DESCOMPUNEREA -------------------------------------------------------------------------------- 298 Ordin de compunere ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 298 Ordin de descompunere -------------------------------------------------------------------------------------------------- 300 INVENTAR ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 301 Inventar de numarare ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 301 Proces verbal diferente inventar de numarare -------------------------------------------------------------------------- 308 Proces verbal corectie stoc ----------------------------------------------------------------------------------------------- 310 FISA DE MAGAZIE ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 314 OBIECTE DE INVENTAR ---------------------------------------------------------------------------------------------- 316 Achizitionarea obiectelor de inventar ------------------------------------------------------------------------------------ 318 Bon de consum obiecte de inventar (fara identificare) ----------------------------------------------------------------- 319 Bon de restituire obiect de inventar ------------------------------------------------------------------------------------- 322 Fisa obiect inventar ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 324 Bon de consum obiecte de inventar (cu identificare) ------------------------------------------------------------------- 329 Bon de transfer obiecte inventar ----------------------------------------------------------------------------------------- 329 Proces verbal de scoatere din uz ob. de inv. ---------------------------------------------------------------------------- 330

VI.

MODULUL MIJLOACE FIXE -------------------------------------------------------------------------- 333 DICTIONARE ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 334 Grupe ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 334 Clase ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------335 Alte dictionare ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 336 DOCUMENTE SI FUNCTIONALITATI -------------------------------------------------------------------------------- 337

Pagina 4 din 466


Versiune manual 4.0

Fisa mijlocului fix --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 337 Fisa de amortizare lunara ------------------------------------------------------------------------------------------------ 342 Bon de miscare mijloace fixe --------------------------------------------------------------------------------------------- 343 Procese verbale ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 345

VII.

MODULUL FINANCIAR ------------------------------------------------------------------------------- 354

PLATI PENTRU PARTENERI (CHITANTA, OP, CEC, BO) ----------------------------------------------------------- 356 Ordin de plata furnizori --------------------------------------------------------------------------------------------------- 356 Particularitati ale ecranului Chitanta numerar -------------------------------------------------------------------------- 361 Particularitati ale ecranelor CEC si Bilet la ordin ------------------------------------------------------------------------ 361 INCASARI DE LA PARTENERI (CHITANTA, OP, CEC, BO, CARTE DE CREDIT) ---------------------------------- 362 Ordin de plata clienti ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 363 Particularitati ale ecranului Chitanta numerar Client ------------------------------------------------------------------- 367 Particularitati ale ecranelor CEC si Bilet la ordin ------------------------------------------------------------------------ 368 DECONTAREA CU FURNIZORII (PLATA SI INCASAREA RETUR) ------------------------------------------------- 368 DECONTAREA CU CLIENTII (INCASAREA SI PLATA RETUR) ----------------------------------------------------- 369 BORDEROU DE DEPUNERE LA BANCA A CEC-URILOR SI BO ----------------------------------------------------- 369 EXTRAS DE CONT ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 372 DIVERSE PLATI ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 376 Bon fiscal diverse --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 376 Dispozitia de plata diverse ----------------------------------------------------------------------------------------------- 378 FLUX DECONTURI ANGAJATI---------------------------------------------------------------------------------------- 380 Acordarea unui avans spre decontare ----------------------------------------------------------------------------------- 380 Operarea decontului ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 382 Inchiderea decontului ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 387 COMPENSARE, NOTE DE REGLARE SI INCHIDERE AVANSURI --------------------------------------------------- 393 Compensarea intre facturi ------------------------------------------------------------------------------------------------ 393 Notele de reglare --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 395 Inchiderea avansurilor ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 397 REEVALUARE FACTURI SI AVANSURI FURNIZORI SI CLIENTI -------------------------------------------------- 399 Reevaluare facturi furnizori si clienti ------------------------------------------------------------------------------------ 400 PROVIZIOANE CLIENTI INCERTI ----------------------------------------------------------------------------------- 403 Configurarea provizioanelor ---------------------------------------------------------------------------------------------- 403 Documentul de calcul al provizioanelor ---------------------------------------------------------------------------------- 405 Diagrama de stari --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 410 Contare clienti incerti si provizioane ------------------------------------------------------------------------------------- 411

VIII. MODULUL CASH-FLOW ------------------------------------------------------------------------------ 413 CONFIGURARE CASH-FLOW ----------------------------------------------------------------------------------------- 413 DEFINIRE STRUCTURA CASH-FLOW -------------------------------------------------------------------------------- 414 VIZUALIZARE CASH-FLOW ------------------------------------------------------------------------------------------ 415 DETALIERE CASH-FLOW --------------------------------------------------------------------------------------------- 417

IX.

MODULUL CONTABILITATE ------------------------------------------------------------------------- 421 PRINCIPALELE ETAPE DE LUCRU CU MODULUL CONTABILITATE ----------------------------------------------- 423 DEFINIRE PARAMETRI ----------------------------------------------------------------------------------------------- 424 Sisteme contabile --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 424 Planul de conturi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 424 Perioade contabile -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 426 Stare perioade contabile-------------------------------------------------------------------------------------------------- 428 Cote de TVA --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 432 Tipuri de TVA -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 433 Exercitiul financiar initial ------------------------------------------------------------------------------------------------- 434 Entitati si atribute --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 436 Machete de conturi ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 438 Modele de contare -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 440 DOCUMENTE SI FUNCTIONALITATI -------------------------------------------------------------------------------- 444 Note contabile din documente primare ---------------------------------------------------------------------------------- 444 Note contabile ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 448 Operatiuni periodice ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 451

Pagina 5 din 466


Versiune manual 4.0

METODOLOGIE INCHIDERE LUNA ---------------------------------------------------------------------------------- 452

X.

MODULUL BUGETE ----------------------------------------------------------------------------------- 454 DEFINIRE TERMENI -------------------------------------------------------------------------------------------------- 454 Sisteme de analiza, articole de calculatie ------------------------------------------------------------------------------- 454 Relatia Articol de calculatie – Cont contabil ----------------------------------------------------------------------------- 454 Preluarea datelor executiei bugetare ------------------------------------------------------------------------------------ 455 Chei de repartizare ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 455 Modele de calculatie ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 456 CONFIGURARI GENERALE ------------------------------------------------------------------------------------------- 457 BUGETARE ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 459 Definire Centre de cost/profit -------------------------------------------------------------------------------------------- 459 Ierarhia de Centre de cost ----------------------------------------------------------------------------------------------- 459 Definire Sisteme de analiza ---------------------------------------------------------------------------------------------- 460 Introducere buget--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 460 PRELUAREA VALORILOR DIN CONTABILITATE ------------------------------------------------------------------- 462 Configurare chei de repartizare ------------------------------------------------------------------------------------------ 462 Valori chei de repartizare ------------------------------------------------------------------------------------------------- 462 Definire pasi de transfer a valorilor din contabilitate ------------------------------------------------------------------- 463 Repartizarea costurilor pe centrele de profit ---------------------------------------------------------------------------- 466 Comparare bugetat-realizat ---------------------------------------------------------------------------------------------- 466

Pagina 6 din 466


I.

Versiune manual 4.0

INTRODUCERE

Sistemul Charisma face parte din categoria sistemelor ERP (Enterprise Resources Planning) fiind conceput si dezvoltat in totalitate de TotalSoft. Prin flexibilitatea si configurabilitatea sa, sistemul Charisma a reusit sa fie implementat cu success in cele mai diverse domenii de activitate cum sunt: farmaceutic, productie, constructii, distributie, retail, leasing. Principalele atuuri ale sistemului:  Este modular, acoperind toate domeniile de activitate ale unei companii. Include module precum Financiar, Contabilitate, Achizitii, Vanzari, Depozit, Mijloace fixe, Productie, Service, WMS, Leasing, Retail, Bugete, Cash-flow s.a.m.d.;  Suporta mai multe sisteme contabile;  Opereaza simultan cu mai multe monede (RON, EURO, USD, etc);  Permite generarea cu usurinta a rapoartelor cerute de legislatia in vigoare, precum si a altor rapoarte necesare managementului;  Este un sistem foarte bine securizat, avand posibilitatea sa fie gestionat chiar la nivel de fiecare camp cu ajutorul drepturilor acordate utilizatorilor. PREZENTARE GENERALA Scurta descriere a modulelor aplicatiei Un modul grupeaza o serie de nomenclatoare, documente, functionalitati si rapoarte formand un intrument eficient pentru gestionarea unei anumite activitati din cadrul companiei Principalele module ale aplicatiei sunt: GENERAL – este modulul care sta la baza tuturor celorlalte module. Aici se gestioneaza nomenclatoarele de articole, parteneri, centre de cost si alte dictionare cu care lucreaza aplicatia. Tot in acest modul se configureaza tranzactiile fluxurilor de lucru din cadrul companiei, se seteaza anumiti parametrii in functie de specificul companiei, se administreaza drepturile utilizatorilor, se introduce cursul valutar, se definesc seriile documentelor, in general tot ce tine de administrarea sistemului. ACHIZITII – este modul in care se inregistreaza acele operatii/documente ce tin de activitatea de aprovizionare a companiei: comenzi, avize, facturi, receptii, etc. VANZARI – este modulul destinat inregistrarii aspectelor comerciale ce tin de domeniul vanzarilor: oferte, comenzi, avize, facturi, configurari discounturi, etc. COMERT EXTERIOR - este modulul destinat inregistrarii aspectelor comerciale ce tin de relatia cu partenerii externi: facturi de import, declaratii vamale de import, facturi de export. DEPOZIT – este modulul destinat inregistrarii aspectelor referitoare la gestiunea stocurilor: intrari, iesiri, transferuri, inventare, rapoarte pentru urmarirea stocurilor. MIJLOACE FIXE – este modulul destinat inregistrarii aspectelor referitoare la gestiunea mijloacelor fixe: stabilirea grupelor si claselor de mijloace fixe, intocmirea documentului Fisa mijlocului fix, generarea documentului Fisa de amortizare lunara, diverse procese verbale care apar in gestiunea mijloacelor fixe, rapoarte pentru urmarirea mijloacelor fixe. FINANCIAR – este modulul care include toate operatiunile financiare derulate de catre companie: decontarile cu partenerii (furnizorii si clientii), decontarile cu angajatii, operatiunile cu banca, operatiunile cu casa, compensari intre facturi si note de reglare, inchidere avansuri, reevaluarea creantelor si datoriilor in valuta, rapoarte financiare specifice s.a.m.d. CASH-FLOW – este suportul necesar in controlul fluxului de intrari si iesiri de numerar in cadrul organizatiei. Obiectivul acestui modul este de a informa corect si rapid managementul companiei si de a mentine un nivel optim al fluxului de bani.

Pagina 7 din 466


Versiune manual 4.0

CONTABILITATE – este modulul in care se centralizeaza date din toate celelalte module ale aplicatiei, incepand cu datele primare cu care opereaza contabilitatea, continuand cu generarea notelor contabile si finalizand cu emiterea rapoartelor contabile (Balanta de verificare, Bilantul, Contul de profit sau pierdere, etc.). BUGETE – modulul permite definirea, planificarea si controlul consolidat al bugetelor, pe perioade distincte de timp, in organizatii de orice dimensiune sau complexitate, indiferent de sectorul de activitate in care activeaza, fiind un instrument puternic de eficientizare a activitatii financiare a companiei, prin identificarea din timp a oportunitatilor de salvare a banilor pentru cheltuieli cunoscute sau necunoscute din viitor.

Accesul in aplicatie Pentru deschiderea sistemului Charisma ERP se executa dublu-click pe icon-ul din imaginea de mai jos:

Accesul in sistem se face pe baza unui nume de utilizator si a parolei atasata acestuia. Apoi se apasa butonul sau, de la tastaura, tasta .

Exista si posibilitatea de accesare a sistemului Charisma fara introducerea unui nume de utilizator si a parolei aferente, ci prin simpla bifare a casutei , urmata

Pagina 8 din 466


Versiune manual 4.0

de apasarea butonului . Astfel sistemul Charisma nu mai are nevoie de o autentificare speciala a persoanei care incearca sa-l acceseze, pe baza de user si parola, ci se foloseste de autentificarea facuta in prealabil de sistemul de operare Windows, cand persoana s-a logat cu un user si o parola, la pornirea statiei de lucru. Aceasta facilitate presupune insa doua configurari prealabile, configurari care pot fi facute doar de catre administratorul de sistem al companiei, si anume:  sincronizarea utilizatorilor de domeniu cu cei ai Charisma, cu ajutorul instrumentului numit ADList, creat de TotalSoft;

In ecranul de mai sus se apasa butonul si in lista ce apare se bifeaza utilizatorii de Windows care vor lucra si cu Charisma. Se apasa butonul si se salveaza fisierul cu extensia “.sql”. Se deschide SQL Server Management Studio si se ruleaza acest script pe baza de productie.  modificarea in Charisma a parametrului de initializare SingleSignOn pe valoarea “Da” (meniul General > Administrare > Parametri de initializare). O data deschisa aplicatia Charisma ERP, utilizatorul va avea acces doar la modulele si ecranele pe care i-a fost acordate drepturi de utilizare, in conformitate functia si atributiile detinute in cadrul companiei. Utilizatorii din grupul Administrator vor avea acces la toate meniurile contractate. Pentru a deschide meniul aplicatiei se apasa pe logo-ul

Pagina 9 din 466

.


Versiune manual 4.0

In partea stanga a ecranului vor aparea modulele din sistem: Depozit, Financiar, Contabilitate, Achizitii, Vanzari, Mijloace Fixe, General s.a.m.d. (pot aparea mai multe/putine module, in functie de modulele contractate de companie si drepturile acordate utilizatorului). Fiecare modul are un submeniu propriu care contine documente, functionalitati si rapoarte specifice.

Configurarea statiei de lucru In principiu fiecare calculator pe care se va lucra in sistemul Charisma are un an financiar si o gestiune implicita (depozit) pe care lucreaza. Spre exemplu un operator de la vanzari care va

Pagina 10 din 466


Versiune manual 4.0

lucra in Charisma va emite facturi pentru anul in curs din gestiunea de marfa. Pentru ca aceste doua elemente sa fie preluate automat in documente si sa apara implicit trebuie sa fie configurata statia de lucru cu valorile respective. Acest lucru se face in principiu o singura data. Se intra in modulul General > General > Configurare statie de lucru.

Se va deschide urmatorul ecran:

Daca nu este setat nimic in campul sau este o alta gestiune cat cea dorita, se apasa pe sageata din dreapta campului. Se va deschide o fereastra in care putem cauta o anumita gestiune din cele introduse in sistem. Din lista respectiva se selecteaza gesiunea de lucru pentru computerul respectiv.

Pagina 11 din 466


Versiune manual 4.0

Apoi se apasa pe tabul [Contabilitate] si se alege anul financiar pe care se va lucra pe computerul respectiv.

Se apasa butonul pentru a salva modificarile.

Pagina 12 din 466


Versiune manual 4.0

CONCEPTE DE BAZA In acest capitol veti lua contact cu notiunile si conceptele generale ale sistemului, modul in care este el organizat, cum functioneaza, care sunt actiunile posibile in sistem si regulile de baza ale sistemului. Entitatile cu care lucreaza sistemul - definitii Prin entitate se intelege orice element care poate sa apara in sistem la un anumit moment. Exemplu: un furnizor reprezinta o enitate, o factura de vanzare, un anumit cont contabil, un anumit produs, o gestiune din cadrul unei companii, un mijloc fix. In A. B. C.

principiu entitatile din sistem pot fi grupate in trei mari categorii: Nomenclatoare Documente Rapoarte

Prin partener se intelege orice persoana fizica sau juridica indiferent de forma de organizare a acesteia care apare in anumite documente gestionate de sistemul Charisma. In contextul in care un anumit partener are in acelasi timp calitatea de furnizor dar si cea de client, partenerul se defineste in sistem doar o singura data, dubla sa calitate fiind atribuita prin intermediul tipului de partener: furnizor, client, persoana juridica, client persoana fizica, furnizor+client, etc.

Prin articol se intelege orice element (entitate) stocabil sau nestocabil care poate sa apara pe detaliul unui document gestionat prin intermediul sistemului Charisma. Exemple de articole:  un produs de tip marfa care apare in factura de vanzare;  un serviciu de transport care apare in factura de aprovizionare;  un mijloc fix achizitionat de companie (specific Charisma: mijloacele fixe sunt tratate ca articole nestocate – vezi detalii in capitolul Mijloace Fixe);  cheltuiala cu energia electrica care apare in factura de aprovizionare;

Pagina 13 din 466


Versiune manual 4.0

 cheltuiala cu dobanzi si comisioane bancare care apare pe detaliul documentului Extras de cont, s.a.m.d.

Prin nomenclator se intelege o multime de elemente (entitati) de acelasi tip care prezinta in principiu trasaturi (proprietati) comune. Mai simplu, nomenclatoarele sunt liste din care se vor selecta ulterior anumite valori in momentul operarii documentelor. Exemple de nomenclatoare:  nomenclatorul de parteneri – gestioneaza multimea partenerilor unei firme cu informatii referitoare la acestia cum sunt: cod partener, denumire partener, tip partener, adresa, numar fax, etc.

Pagina 14 din 466


Versiune manual 4.0

 nomenclatorul de articole – gestioneaza informatii despre toate articolele utilizate in sistem, si anume cod articol, denumire articol, tip articol, unitate de masura, daca este stocabil sau nu, etc.

Prin document se intelege entitatea care gestioneaza informatii specifice referitoare la un anumit proces, tranzactie gestionata prin intermediul sistemului Charisma. Exista mai multe tipuri de documente, iar in cadrul tipului fiecare document este identificat prin informatii specifice, gen: numar document, data document, etc. Exemple de tipuri document:  factura de aprovizionare;  comanda client;  extras de cont;  fisa mijlocului fix;  proces verbal de inventar, etc. Din punct de vedere al organizarii informatiei, orice document este impartit in doua mari zone: zona de antet (sau header) si zona de detalii. Informatiile din antet au caracter general si privesc intregul document, de exemplu: data document, numar document, stare document, partener, etc. Detaliul unui document este impartit in linii si gestioneaza informatii referitoare la articolele din document. Un document va avea atatea linii, cate articole distincte sunt continute in detalierea sa.

Pagina 15 din 466


Versiune manual 4.0

O inregistrare contine o serie de informatii referitoare la o entitate care respecta conditiile minimale pentru a putea fi salvata in sistem. Exemplu: In cazul nomenclatorului de parteneri, informatiile aferente unui anumit partener cum ar fi cod partener, denumire partener, tip partener, stare partener, constituie cate o inregistrare. Raportul contine o serie de informatii din una sau mai multe entitati (nomenclatoare, documente) filtrate si grupate dupa anumite criterii. In principiu rapoartele din Charisma au format A4 si pot fi exportate in alte formate cum ar fi: excel, text, pdf, HTML. Exemplu: Raportul “Stoc disponibil curent” care ofera informatii privind stocul curent impartit in doua coloane: disponibil si rezervat la data rularii raportului. Se pot introduce diverse criterii de filtrare, cum ar fi: locatia, gestiunea, tip articol, articol, celula, etc.

Pagina 16 din 466


Versiune manual 4.0

Proprietati ale entitatilor din sistem In sensul general, prin proprietate vom intelege acele informatii specifice legate de o anumita entitate care o definesc si o caracterizeaza. Exemplu: In nomenclatorul de parteneri, campul reprezinta o proprietate asociata entitatii partener.

In sistemul Charisma proprietatile foarte des utilizate ale unei anumite entitati au campuri speciale, ce contin liste de valori predefinite, cum este si cazul exemplului de mai sus. Alte proprietati predefinte in sistem ale unui partener pot fi observate in ecanul de mai sus: forma

Pagina 17 din 466


Versiune manual 4.0

legala, valuta de baza, adrese, telefoane, persoane contact, conturi in banci, etc. In cazul in care se doreste introducerea in sistem a altor proprietati decat cele pentru care exista campuri predefinite, se pot adauga proprietati noi in sistem. Aceasta operatiune este posibila pentru doua entitati: partener si articol.

O importanta proprietate predefinita a entitatii document este starea documentului. Aceasta proprietatea este vizibila in orice document si reflecta status-ul documentului respectiv. Uzual se lucreaza cu trei stari ale unui document: Draft, Valid si Anulat. Starea oricarui document poate fi vizualizata din interiorul acestuia si se afla in coltul dreapta-sus al documentului respectiv.

Pagina 18 din 466


Versiune manual 4.0

Semnificatia valorilor campului dintr-un document este urmatoarea:  Draft – indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, se mai pot face modificari asupra lui, poate fi sters si produce anumite efecte in sistem;  Valid – indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, nu se mai pot face modificari asupra informatiilor continute de acesta si produce anumite efecte in sistem. In principiu, un document ca sa ajunga in starea Valid trebuie sa fi fost in prealabil in starea Draft. Un document in starea Valid poate fi anulat in anumite conditii.  Anulat – indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, nu se mai pot face modificari asupra informatiilor din el si nu produce nici un efect in sistem.  Inchis – indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, nu se mai pot face modificari asupra informatiilor din el si nu mai produce nici un efect in sistem din momentul actiunii de inchidere. In principal se foloseste pentru documentele de rezervare de stoc care nu se pot anula deoarece reprezinta documente sursa pentru alte documente ulterioare, insa pentru care se doreste stoparea efectele asupra stocului. Un astfel de document este Comanda client care are rolul de a rezerva stocul pentru livrarile ulterioare catre client, reprezentand document sursa fie pentru avize de expeditie, fie direct pentru facturi de vanzare. Insa la un moment dat, din diverse motive si dupa cateva livrari/vanzari din acea comanda, se decide inchiderea rezervarii si implicit repunerea cantitatii nelivrate in stocul disponibil pentru alte iesiri/rezervari de stoc. Atunci comanda se va inchide, neputand fi anulata. Prin tranzactia atasata unui tip de document se intelege modalitatea prin care tipul de document respectiv poate lua nastere in sistem. Fiecare tip de document poate avea atasata una sau mai multe tranzactii. Definirea tranzactiilor posibile se face in functie de situatiile concrete intalnite in companie pentru fiecare tip de document in parte. Exemplu: Pentru tipul de document Factura de vanzare putem avea urmatoarele situatii (cu mentiunea ca nu sunt toate cazurile posibile): a) clientul cumpara anumite produse si i se intocmeste factura de vanzare cu toate informatiile necesare fara a se fi intocmit anterior vreun alt tip de document referitor la vanzarea respectiva; b) clientului i s-au trimis anterior marfurile cu aviz de expeditie, acum urmand facturarea avizului respectiv, prin preluarea datelor continute in acesta; c) clientului i s-a emis anterior o factura proforma si acum urmeaza sa-i fie intocmita factura fiscala de vanzare pe baza datelor din factura proforma; d) clientul a facut anterior o comanda si acum urmeaza sa i se intocmeasca factura fiscala pe baza datelor din comanda. Din punct de vedere al modului in care se comporta tranzactiile acestea sunt de doua tipuri:  tranzactii manuale – unde informatiile din documente vor fi introduse complet de la tastatura deoarece nu exista un document anterior care se poate constitui ca sursa de date pentru documentul curent. In exemplul anterior este cazul a).  tranzactii automate – unde pentru un anumit document exista un document anterior din care pot fi preluate automat anumite informatii si aduse in interiorul documentului curent, deci nu se vor mai introduce de la tastatura. In exemplul anterior este cazul descris la punctele b), c) si d) cand in factura de vanzare vor putea fi preluate automat informatii din documentele sursa: aviz, proforma, respectiv comanda client. Acest mecanism se numeste generarea unui document din alt document. In tranzactiile automate sunt implicate doua elemente: documentul sursa si documentul destinatie. In exemplul nostru, in cazul descris la punctul c), documentul sursa este factura proforma, iar documentul destinatie este factura de vanzare.

Pagina 19 din 466


Versiune manual 4.0

In cadrul unei tranzactii automate, pentru un document destinatie, pot exista unul sau mai multe tipuri de documente sursa. Cazul frecvent intalnit este la documentul Declaratie vamala de import cand la intocmirea acestuia intervine o factura de import si o factura auxiliara de transport. De asemenea un document se poate constitui ca sursa pentru mai multe documente, de exemplu cand dintr-o Factura de aprovizionare se pot genera si o Nota de intrare-receptie, dar si o Factura storno de aprovizionare pentru eventualele articole neconforme.

Pentru o buna gestionare a tranzactiilor din sistem este recomandabil ca acestea sa se denumeasca sugestiv, in conformitate cu situatiile concrete pe care le reprezinta, astfel incat operatorii sa poate alege cu usurinta o tranzactie sau alta in functie de cazul concret in care se afla. In cazul nostru, posibile denumiri ale tranzactiilor atasate tipului de document factura de vanzare ar putea fi (fara a se intelege ca aceasta alegere este unica sau obligatorie): a) Emitere Factura de vanzare; b) Generare Factura de vanzare din Aviz de expeditie de vanzare; c) Generare Factura de vanzare din Factura proforma de vanzare; d) Generare Factura de vanzare din Comanda client, s.a.m.d. In plus este de dorit ca numele tranzactiilor sa incepa cu: a) “Inregistrare document X” – in cazul tranzactiilor manuale pentru documentele primite din exteriorul companiei, cum ar fi: facturi de aprovizionare, oferta furnizor, etc. b) “Generare document X din document Y” – in cazul tranzactiilor automate cand se genereaza un document pe baza unui document sursa; c) “Emitere document Z” – in cazul tranzactilor manuale pentru documentele emise de companie cum sunt: factura de vanzare, aviz de expeditie client, bon de consum, etc. Actiuni posibil de efectuat asupra entitatilor Asupra entitatilor din sistem pot fi efectuate urmatoarele actiuni, in functie de categoria din care acestea fac parte, dupa cum urmeaza:  Entitati de tip nomenclator

Pagina 20 din 466


Versiune manual 4.0

 adaugare: prin intermediul acestei actiuni se poate adauga o noua inregistrare intr-un nomenclator. Pentru a putea adauga in sistem o noua inregistrare trebuie completate anumite campuri obligatorii. Campurile obligatorii se constituie in informatiile minimale necesare de a fi introduse in sistem pentru ca acesta sa poata functiona;  selectare: prin intermediul acestei actiuni inregistrare pe baza unor criterii de selectie;

se

poate

selecta

o

anumita

 consultare (vizualizare): prin intermediul acestei actiuni pot fi vizualizate informatiile aferente unei inregistrari din sistem;  modificare: prin intermediul acestei actiuni se pot modifica anumite informatii aferente unei inregistrari din sistem;  stergere: prin intermediul acestei actiuni se poate sterge din baza de date o anumita inregistrare din nomenclatoare. Stergerea unei inregistrari in sistem se poate face doar in anumite conditii (de ex. nu se va putea sterge din nomenclatorul de parteneri un furnizor pentru care exista facturi de aprovizionare in sistem);  copiere: este permisa pentru nomenclatorul de articole; pe baza unui articol deja introdus in sistem se poate face o copie a acestuia. Copia va fi introdusa automat de sistem si va adauga la sfarsitul codului si denumirii expresia “_Copy”. Inainte de operatiunea de copiere trebuie sa stabilim care vor fi codul si denumirea noului articol. Pentru a copia un articol se intra in ecranul General > Articole > Articole. In modul lista, ne pozitionam pe articolul respectiv, executam click-dreapta de mouse si alegem optiunea . Va aparea urmatoarea fereastra (presupunem ca dorim sa copiem articolul 10001 - BORSEC APA CARBO 0,5L):

Presupunem ca dorim ca noul articol sa preia toate proprietatile articolului copiat, doar ca trebuie sa alocam un cod nou (100100) si alt nume (BORSEC APA CARBO 1,5L). Pentru acest lucru se intra in cele doua campuri din fereastra de mai sus, se fac modificarile necesare si apoi se apasa butonul .

Daca operatia de copiere a reusit veti primi urmatorul mesaj:

Pagina 21 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa butonul si in acest moment vom avea in baza de date un nou articol cu codul 100100 si numele BORSEC APA CARBO 1,5L.  Entitati de tip document  adaugare: prin intermediul acestei actiuni se poate adauga un nou document in sistem. Pentru a putea adauga in sistem o noua inregistrare trebuie completate anumite campuri obligatorii;  selectare: prin intermediul acestei actiuni inregistrare pe baza unor criterii de selectie;

se

poate

selecta

o

anumita

 vizualizare: prin intermediul acestei actiuni pot fi vizualizate informatiile aferente unui document inregistrat in sistem;  tiparire: prin aceasta actiune documentele pentru care s-a prevazut faptul ca vor trebui tiparite din sistem, pot fi listate la imprimanta intr-un anumit format prestabilit. Exemplu: factura de vanzare, bon de consum, etc.;  modificare: prin intermediul acestei actiuni se pot modifica anumite informatii aferente unui document inregistrat in sistem. Modificarea informatiilor dintr-un document se poate face doar daca acesta este in starea Draft;  validare: operatiunea prin care un document aflat in starea Draft trece in starea Valid. Se efectueaza prin apasarea butonului din interiorul documentului;

Pagina 22 din 466


Versiune manual 4.0

 anulare: operatiune prin care un document inregistrat in sistem este anulat. Anularea unui document se poate face doar in anumite conditii. Este suficient ca una dintre conditiile de mai jos sa fie indeplinita si documentul nu va putea fi anulat. a) documentul pe care vrem sa il anulam se constituie ca document sursa pentru un alt document, deja existent in sistem; b) documentul are nota contabila generata; c) data documentului se afla intr-o luna calendaristica inchisa.  stergere: operatiune prin care un document este sters din baza de date, moment din care el nu va mai putea fi regasit in sistem. Este suficient ca una dintre conditiile de mai jos sa fie indeplinita si documentul nu va putea fi sters: a) documentul are starea Valid; b) documentul are starea Draft dar se constituie ca sursa pentru alt document din sistem; c) data documentului se afla intr-o luna calendaristica inchisa.  navigare: operatiune prin care se poate urmari trasabilitatea documentelor in sistem, in sensul vizualizarii din interiorul unui document a legaturii acestuia cu alte documente sursa sau destinatie. Aceasta actiune este declansata prin apasarea butonului din interiorul fiecarui document.

Pagina 23 din 466


Versiune manual 4.0

In imaginea de mai sus se observa, pe de o parte, ca factura de aprovizionare in cauza a fost generata dintr-o comanda furnizor, comanda care a fost generata la randul ei dintr-un necesar de aprovizionare, iar pe de alta parte, ca pe baza acestei facturi de aprovizinare s-a generat o nota de intrare-receptie in sistem, dar si o factura storno.  copiere: pe baza unui document deja introdus in sistem se poate face o copie fidela a acestuia. Copia va fi introdusa automat de sistem in starea Draft. Aceasta operatiune este foarte utila in contextul in care dupa validarea unui document se constata o greseala de operare. In aceasta situatie documentul se anuleaza, apoi se copiaza. Deoarece copia se realizeaza cu starea Draft, se va putea corecta greseala si ulterior valida documentul respectiv. Deci doar documentele introduse prin tranzactie manuala se pot copia, cele generate din alt document neavand aceasta optiune. La incercarea de copiere a acestora va aparea urmatorul mesaj.

 Entitati de tip raport  vizualizare: actiune prin care, dupa stabilirea filtrelor dorite, se vizualizeaza datele din interiorul unui raport. Actiunea este declansata prin apasarea butonului aflat in partea stanga-sus in fereastra de rapoarte.

Pagina 24 din 466


Versiune manual 4.0

 tiparire: operatiune prin care un raport afisat pe ecran este trimis la imprimanta pentru tiparire. Dupa afisarea raportului, daca se doreste tiparirea lui, se executa click pe icon-ul

(imprimanta) aflat in partea de sus a ecranului;

 export in alt format de fisier: operatiune prin care un raport afisat pe ecran este exportat in alt tip de fisier. Aceasta actiune se declanseaza executand click de mouse pe icon-ul

(plic deschis) aflat in partea de sus a ecranului.

Pagina 25 din 466


Versiune manual 4.0

Dictionare specifice pe module Dictionarul este o entitate din categoria nomenclatoarelor. Spre deosebire de nomenclatorul de articole si nomenclatorul de parteneri care contin informatii utilizate in aproape toate tipurile de documente din sistem, dictionarele contin un numar redus de inregistrari si au o utilizare mai restransa fiind folosite doar in anumite tipuri de documente. In plus dictionarele pot fi utilizate pentru inregistrarea in sistem a unor informatii din nomenclatoare. De exemplu, cateva pagini mai sus mentionam ca la inregistrarea unui partener in nomenclatorul de parteneri apare si campul . Informatia se selecteaza dintr-un dictionar.

Un alt exemplu: In tipul de document Comanda furnizor, valorile selectabile in campul constituie un dictionar.

Pagina 26 din 466


Versiune manual 4.0

In principiu dictionarele pot sa apara in unul sau mai multe tipuri de documente. De asemenea, in cadrul unui tip de document pot sa apara unul sau mai multe dictionare. Continutul acestor dictionare poate fi modificat si se pot adauga inregistrari noi in functie de specificul firmei. Dictionarele se pot gestiona fie din meniul General > Dictionare,

fie chiar la nivelul ecranului unde acestea apar, prin apasarea butonului

Pagina 27 din 466

.


Versiune manual 4.0

STRUCTURA ECRANULUI In marea lor majoritate, ecranele aplicatiei se deschid in modul lista, insemnand ca afiseaza lista documentelor deja inregistrate in sistem in ziua curenta. Tot aici, cu ajutorul filtrelor de cautare, se pot cauta si afisa si celelalte documente existente. De aceea, acest prim ecran afisat se mai numeste generic si ecranul de filtrare. Sa luam exemplul ecranului Factura de Aprovizionare. Deschis in data de 27.07.2012, el va arata ca in imaginea de mai jos:

Se observa ca la aceasta data, pe locatia Site 1 (locatie generica) – implicit apare locatia pe care s-a logat utilizatorul – sunt introduse deja trei documente.

Pagina 28 din 466


Versiune manual 4.0

Se mai poate observa ca titlul ecranului este Inregistrare Factura de Aprovizionare. Regula de afisare a titlului unui ecran este urmatoarea: a) La prima deschidere a ecranului (adica a celui de filtrare) se afiseaza numele tranzactiei implicite cu care se introduce documentul in sistem (ca in imaginea de mai sus). Configurarea se face din calea General > Administrare > Tipuri tranzactii. Aici se alege documentul destinatie (in cazul nostru, factura de aprovizionare) si se filtreaza tranzactiile active. Se intra pe tranzactia ce se doreste a fi implicita si, in tabul [Grupuri utilizatori], se bifeaza pe coloana Tranzactie implicita in dreptul grupului de utilizatori aferent. Se salveaza. Atentie: Nu pot exista doua tranzactii implicite! Alegerea tranzactiei implicite se poate face pe criteriul celei mai folosite tranzactii de introducerea a documentului respectiv.

b) Daca dupa deschiderea ecranului de filtrare se vizualizeaza un anumit document care a fost introdus in sistem cu o alta tranzactie decat cea implicita, de exemplu Generare Factura de Aprovizionare din Confirmare Comanda Furnizor, atunci ecranul de editare se va deschide avand titlul tranzactiei respective. Ecranul de filtrare este impartit in doua zone principale, si anume: zona filtrelor si lista documentelor filtrate. In partea de jos, regasim o serie de butoane cu ajutorul carora putem actiona asupra unui document existent sau putem introduce unul nou.

Pagina 29 din 466


Versiune manual 4.0

In continuare vom detalia fiecare dintre aceste zone. Zona filtrelor

Zona filtrelor este specifica fiecarui ecran din Charisma si contine principalele informatii dupa care se poate cauta o inregistrare in baza de date. In cazul documentului pe care l-am luat drept exemplu, Factura de Aprovizionare, utilizatorul poate filtra facturile existente in sistem utilizand o serie de campuri, si anume:  , – cele doua campuri de tip data reprezinta inceputul si sfarsitul perioadei de cautare. Este data sistemului, cea la care s-a facut inregistrarea documentelor. Daca se debifeaza, in lista apar toate facturile, indiferent de data inregistrarii;  – in acest caz este numarul documentului, asa cum apare pe documentul fizic;  – seria facturii, asa cum apare pe documentul fizic;  – starea documentului in Charisma (Draft, Valid, Anulat, Inchis);  – codul sau denumirea partenerului inscris pe document;  – depozitul/gestiunea proprie in care s-a facut aprovizionarea;  – articolul care apare pe detaliul documentului;  – reprezinta locatia unde a fost inregistrat documentul;  – filtrarea documentelor primite de la o anumita locatie a partenerului, in cazul in care exista mai multe;  – moneda folosita pe document;  , – sunt campuri de tip data reprezentand data emiterii documentelor, cele inscrise pe documentele fizice; In cazul facturii de

Pagina 30 din 466


Versiune manual 4.0

aprovizionare, data sistemului poate coincide cu data emiterii sau nu, insa pentru usurinta gestionarii acestora se recomanda ca aceste date sa fie identice. Folosirea caracterului special „%” va ajuta la cautare in cazul in care nu cunoasteti intregul cod sau intreaga denumire, ci doar o secventa din acestea. comp% - filtreaza tot ce incepe cu secventa "comp"; %comp - filtreaza tot ce contine secventa "comp".

Dupa selectarea filtrelor dorite se apasa butonul (Executa filtru) din partea dreapta a zonei de filtrare sau, de la tastatura, tasta . Astfel va aparea lista documentelor ce indeplinesc cumulativ conditiile respectivei filtrari. Butonul (lupa) deschide ecranul de cautare avansata. Acesta contine campuri de cautare specifice fiecarui document din Charisma. Mai jos regasim ecranul de cautare avansata pentru documentul Factura de Aprovizionare:

- afiseaza ierarhia de articole, de unde se poate selecta un anumit nod (parinte sau copil). Rezultatul filtrarii va intoarce toate documentele (facturile de aprovizionare) care contin in detaliul lor articolele din categoria respectiva.

Pagina 31 din 466


Versiune manual 4.0

- afiseaza ierarhia de parteneri, de unde se poate selecta o anumita categorie. Rezultatul filtrarii va intoarce toate documentele (facturile de aprovizionare) care au fost emise de catre partenerii din categoria respectiva.

- se alege tipul partenerului: Furnizor, PFA, Producator, etc.; - se alege tipul de tranzactie prin care s-a generat documentul; Sistemul functioneaza similar si pentru celelalte campuri: , daca se cauta dupa un lot special, , daca se cunoaste doar aceasta informatie despre partener etc. Dupa introducerea filtrelor, utilizatorul apasa pentru inchiderea ecranului si obtinerea rezultatelor filtrarii avansate. Filtrarea avansata tine cont de toate filtrarile active, din zona de filtrare. Lista documentelor filtrate Sa presupunem ca dorim sa cautam toate facturile de aprovizionare valide, inregistrate in luna iulie 2012 si provenite de la furnizorul METRO. Dupa setarea filtrelor aferente apasam Fulgerica sau tasta si vom avea urmatorul rezultat:

Pagina 32 din 466


Versiune manual 4.0

Lista documentelor contine urmatoarele coloane:  – este locatia in care a fost inregistrat documentul respectiv;  – numarul documentului;  – data documentului; coincide cu data emiterii;  – starea documentului (Draft, Valid, Anulat, Inchis);  – seria facturii, asa cum apare pe documentul fizic;  – codul sau denumirea partenerului inscris pe document;  – valoarea TVA-ului;  – valoarea fara TVA;  – valoarea inclusiv TVA;  – moneda documentului;  – data la care a fost emisa factura;  – data pana la care se asteapta plata respectivei facturi;  – codul tranzactiei prin care s-a inregistrat factura in sistem;  – denumirea tranzactiei;  – textul introdus in campul de la nivelul fiecarui document; Documentele din lista de mai sus pot fi ordonate crescator sau descrescator dupa toate coloanele prin click pe capul de tabel. Mai mult, pozitionarea coloanelor in cadrul tabelului poate fi inter-schimbata prin tragerea acestora mai la stanga sau mai la dreapta, folosind manevra drag and drop (click pe capul de tabel al coloanei pe care vreti sa o mutati si, tinand apasat butonul mouse-ului, trageti de coloana respectiva pana cand linia neagra va indica viitoare pozitionare). Prin click-dreapta in zona listei de documente se deschide un meniu special:

Pagina 33 din 466


Versiune manual 4.0

O parte din optiunile acestui meniu sunt disponibile implicit, cum ar fi:  - indica istoricul starilor pentru documentul selectat;

 - actiune posibila doar in cazul in care documentele au fost inregistrate in sistem pe baza tranzactiilor manuale;  - se poate folosi in cazul in care s-a omis ceva in completarea acestor informatii la nivelul documentului;

Optiunile , si din meniul de mai sus necesita configurari suplimentare pentru a fi folosite. Prin apasarea combinatiei de taste si click-dreapta de mouse in zona listei de documente filtrate va aparea urmatorul meniu:

 - exporta informatiile din lista intr-un fisier Excel;  - exporta informatiile din lista intr-un fisier CSV;  - tipareste doar linia documentului selectat, spre deosebire de butonul din josul ecranului, care tipareste intreaga lista;  - deschide un ecran de configurare a imprimantei;

Pagina 34 din 466


Versiune manual 4.0

 - cu ajutorul acestei optiuni se pot face insumari ale valorilor numerice, fie la nivel de coloana (se face click pe capul de tabel, ca in imaginea de mai jos), fie doar partiale, selectand liniile pentru care se doreste insumarea;

Detalierea butoanelor din josul ecranului de filtrare - deschide documentul selectat (se poate si cu dublu-click) pentru a putea fi vizualiazat sau modificat; selectarea se face cu click pe linia respectivului document; - reafiseaza lista documentele filtrate; se foloseste in cazul in care respectivele documente au suportat anumite modificari de la ultima filtrare; - se refera la generarea automata a unui document din documentul selectat selectat in lista (de exemplu se genereaza Nota de intrare-receptie din Factura de Aprovizionare); - adauga un document nou; - sterge documentul selectat (exceptie fac documentele cu starea Valid); - salveaza informatiile modificate intr-un document (este inactiv in ecranul de filtrare, dar se activeaza cand intervine o modificare in detaliul documentului - exceptia fac documentele valide, unde informatiile nu mai pot fi modificate, deci nici salvate); - renunta la modificarile facute de la ultima salvare in cadrul documentului si revine la ultima forma salvata (este inactiv in ecranul de filtrare, dar se activeaza cand intervine o modificare in detaliul documentului - exceptia fac documentele valide, unde informatiile nu mai pot fi modificate, deci nici salvate); - inchide ecranul documentului; - tipareste lista documentelor filtrate. Dupa apasarea butonului , utilizatorul va intra in ecranul de editare a documentului pe care l-a selectat din lista. Vom continua exemplul nostru tot cu ecranul Factura de Aprovizionare.

Pagina 35 din 466


Versiune manual 4.0

Ecranul de editare este structurat in doua zone principale:  Antetul documentului – cuprinde informatiile generale ale documentului (in partea de sus);  Detaliile documentului – cuprinde informatiile despre articolele aflate pe documentul respectiv; Cele patru butoane pozitionate imediat deasupra zonei de detalii se folosesc pentru a afisa, unul dupa altul, documentele din lista filtrata anterior, fara a parasi ecranul de editare: - prima inregistrare; - inregistrarea anterioara; - inregistrarea urmatoare; - ultima inregistrare. In rand cu acestea se mai afla urmatoarele butoane: - valideaza documentul curent; - anuleaza documentul curent; - se pot adauga note, comentarii cu privire la documentul curent; - se foloseste pentru vizualizarea grafica a fluxului de documente din care face parte documentul curent. Fluxul poate cuprinde atat documentul sursa, cat si documentele ce se genereaza sau au fost generate din documentul curent. - tipareste documentul curent folosind o forma de tiparire presetata; - in functie de ecranul unde este accesat, acest buton deschide un meniu cu diverse optiuni. In cazul Facturii de Aprovizionare avem urmatoarele optiuni:

Pagina 36 din 466


Versiune manual 4.0

- permite introducerea unui calendar de plata a facturii:

- permite generarea automata a platii cu numerar a facturii respective; Se deschide ecranul Plata cu chitanta numerar furnizor pentru a vizualiza si valida plata. Daca mai exista deja o plata (partiala sau integrala) pentru acea factura, se afiseaza un mesaj sugestiv de informare si sistemul nu genereaza nimic. - permite alocarea procentual-valorica a facturii respective pe centre de analiza, linii de buget sau proiecte. Alocarea poate fi facuta in mod diferit, la nivelul fiecarui detaliu din factura sau poate fi identica pe toate detaliile.

- afiseaza documentul cu modificarile intervenite in cadrul acestuia; - permite deschiderea editorului de note si atasamente:

Pagina 37 din 466


Versiune manual 4.0

- afiseaza proprietatile la nivel de document; - permite vizualizarea modelului de contare (nu se genereaza notele contabile):

- inchide documentul; Butoanele din partea dreapta a ecranului de editare a documentului (vezi imaginea de mai jos) actioneaza doar la nivelul liniilor documentului, si au urmatoarele functionalitati:

Pagina 38 din 466


Versiune manual 4.0

- deschide un ecran care permite adaugare unui nou detaliu de document; (ecranul respectiv este prezentat in paragraful urmator). - permite vizualizarea, cu posibilitatea de editare, a informatiilor aferente liniei de detaliu de document selectate; - sterge linia de detaliu de document selectata; - permite alocarea valorii liniilor documentului pe centre de cost (butonul apare in interfata doar daca tranzactia respectiva a fost configurata sa lucreze cu centre de cost). Configurarea se face din calea General > Administrare > Tipuri tranzactii. Aici se alege documentul destinatie (in cazul nostru, factura de aprovizionare) si se filtreaza tranzactiile active. Se intra pe tranzactia ce se doreste a lucra cu centre de cost si, pe tabul [Tipuri alocari] se bifeaza Centre de cost. Ecranul de adaugare/vizualizare/editare a detaliilor de document

Aici utilizatorul va introduce o serie de informatii, cum ar fi: articolul, cantitatea, unitatea de masura, pretul unitar (camp editabil; se completeaza automat in cazul in care articolul exista intr-o lista de preturi), cota de TVA. Campurile de Valoare cu si fara TVA, precum si Totalul sunt campuri calculate. Acesta este minimum de informatii ce trebuiesc completate in aceasta interfata, lucru indicat si de casutele a caror descriere este ingrosata (bold). Exista si o serie de campuri cu informatii detaliate despre articol, care au valoare statistica si trebuiesc completate doar in cazul in care compania raporteaza Declaratia Intrastat. Articolul se poate cauta in nomenclatorul de articole dupa cod sau denumire in campul , dar si prin scanarea codului de bare in campul special , daca acest lucru este fizic posibil (presupune existenta unui scanner legat de calculator si accesul fizic la articolele respective sau cel putin la codul de bare al acestora).

Pagina 39 din 466


Versiune manual 4.0

De asemenea sunt dese situatiile in care pe factura de aprovizionare primita de la furnizor se regasesc coduri sau denumiri care sunt foarte specifice furnizorului respectiv, mult prea diferite de cele existente in Charisma. In acest caz, la cautare se poate accesa catalogul de articole al furnizorului din campul (binenteles cu conditia ca acesta sa fie importat in sistem si intretinut la zi). Intretinerea catalogului de articole se face din calea General > Articole > Catalog articole. Descrierea butoanelor din dreapta campului : se foloseste pentru a adauga un articol nou in nomenclatorul de articole din sistem (scurtatura de acces la ecranul General > Articole > Articole); Atentie: Se recomanda ca intretinerea nomenclatoarelor (de articole, de parteneri) sa fie responsabilitatea unor persoane cheie din companie si sa nu fie lasata la indema oricarui utilizator pentru ca altfel exista riscul dublarii/triplarii informatiilor in baza de date. permite vizualizarea listei proprietatilor asociate articolului curent, de unde se aleg valorile aferente; In cazul in care urmarirea articolelor pe stoc se face la nivel de proprietati este obligatorie selectarea acestora.

permite cautarea avansata a unui articol in ierarhia de articole setata in sistem;

Pagina 40 din 466


Cu ajutorul celor patru butoane document la altul fara a parasi ecranul de editare.

Versiune manual 4.0

se poate naviga de la un detaliu de

Dupa introducerea detaliilor aferente articolului curent, utilizatorul are mai multe optiuni: sa continue cu adaugarea unui nou articol; sa inchida ecranul, cu salvarea detaliilor introduse pana la acel moment; sa renunte la modificarile intervenite de la ultima salvare; sa execute diverse actiuni, configurate de la caz la caz. Dupa finalizarea introducerii articolelor se inchide ecranul de editare a detaliilor de document si se revine in ecranul principal. Aici se face o verificare vizuala a valorilor introduse in sistem cu totalurile din documentul fizic.

Descrierea butoanelor din josul ecranului de editare a documentului: se foloseste pentru a accesa lista documentelor filtrate, din ecranul de filtrare; se foloseste pentru a schimba tranzactia existenta (cea cu care s-a generat ultimul document sau cea implicita, dupa caz) cu o alta tranzatie disponibila in lista.

Pagina 41 din 466


Versiune manual 4.0

adauga un nou document (in cazul nostru o noua factura de aprovizionare); salveaza documentul curent; renunta la ultimele modificari nesalvate aduse documentului; Atentie: nu se afiseaza mesaj de confirmare a renuntarii; inchide ecranul documentului; in cazul in care exista modificari nesalvate se afiseaza mesaj de confirmare a salvarii; se pot atasa diverse actiuni unui document, configurate de la caz la caz. RAPOARTE Sistemul Charisma contine rapoarte specifice pentru fiecare modul in parte. In functie de modalitatea de afisare, acestea pot fi clasificate in:  Rapoarte de tip lista – se refera la rapoartele care contin liste de documente sau articole. De exemplu: Achizitii pe Furnizori, Facturi neplatite, Jurnal de cumparari etc. Acestea pot fi accesate din sub-meniul Rapoarte ale fiecarui modul. Formatul acestor rapoarte se poate modifica, listele putand fi sortate sau grupate dupa toate coloanele.  Rapoarte de tip document – au un format standard si contin informatiile din antet si liniile de detaliu ale unui singur document, cum ar fi: Factura de vanzare, Dispozitia de plata/incasare, Comanda furnizor, etc. Se pot vizualiza si printa prin apasarea butonului din cadrul documentului respectiv. In functie de informatiile pe care le ofera, rapoartele pot fi:  Rapoarte financiar-contabile – generate in cele doua module Financiar si Contabilitate;  Rapoarte operationale – generate in celelalte module (Achizitii, Vanzari, Depozit, Mijloace fixe) Rapoarte financiar-contabile Din aceasta categorie mentionam cateva rapoarte, dintre cele mai folosite:  Rapoarte financiare: o Lista documente de plata, Lista documente de incasare o Lista facturi de achizitie, Lista facturi de vanzare

Pagina 42 din 466


Versiune manual 4.0

o Solduri facturi: Facturi neincasate, Facturi neplatite o Avansuri parteneri: Avansuri furnizori neinchise, Avansuri clienti neinchise o Deconturi angajati: Lista avansuri si deconturi

 Rapoarte contabile: o Fisa contului, Cartea mare o Registre/Jurnale: Registru Jurnal, Registru de casa, Registru de banca, Jurnal de cumparari, Jurnal de vanzari o Balante: Balanta de verificare, Balanta parteneri, Balanta articole o Rapoarte speciale contabile: Bilant, Cont de profit si pierdere, Anexe

Pagina 43 din 466


Versiune manual 4.0

Un exemplu de raport financiar poate fi Facturi neplatite. Acesta se acceseaza din calea de meniu Financiar > Rapoarte > Facturi neplatite.

In antetul ecranului exista o serie de filtre pentru obtinerea raportului, dintre care mentionam: Locatia, De la (data) – la (data), Valuta, Partener. Dupa setarea filtrelor se apasa butonul (Executa filtru) din partea dreapta. Astfel se afiseaza documentele care intrunesc conditiile stabilite la filtrare. Informatiile afisate se pot exporta in fisier excel cu ajutorul butonului Export. Cu butonul Tiparire se deschide ecranul de previzualizare a raportului, inainte de trimiterea acestuia la imprimanta.

Pagina 44 din 466


Versiune manual 4.0

Rapoarte operationale Aceste rapoarte sunt grupate pe fiecare modul in parte, ca de exemplu:  Achizitii: Achizitii pe furnizori, Achizitii pe articol s.a.  Vanzari: Vanzari articole, Vanzari pe client s.a.  Depozit: Stoc la data, Balanta de stocuri, Vechime stoc s.a.  Mijloace fixe: Situatia mijloacelor fixe la data, Registrul numerelor de inventar s.a. Un exemplu de raport operational poate fi Achizitii pe furnizori. Acesta se acceseaza din calea de meniu Achizitii > Rapoarte > Achizitii pe furnizori.

In partea stanga regasim lista cu rapoartele modulului. Aici se alege raportul dorit, in timp ce in partea dreapta se stabilesc filtrele ce vor fi luate in considerare la rularea raportului respectiv. Se apasa butonul Vizualizare pentru deschiderea raportului. Fara bifa Afisare tabelara selectata, raportul se deschide in formatul Crystal reports, prezentat mai jos:

Pagina 45 din 466


Versiune manual 4.0

Linia din partea de sus contine o serie de butoane utile, cu urmatoarele functionalitati:



se afiseaza prima pagina a raportului



trece la pagina precedenta



trece la pagina urmatoare



se afiseaza ultima pagina a raportului



trimite raportul la imprimanta



stabileste setarile imprimantei



exporta raportul catre un anumit format de fisier (PDF, Excel, text s.a.)



activeaza/dezactiveaza structura arborescenta din partea stanga a raportului

 

mareste/micsoreaza raportul afisat pe ecran se poate cauta in raport o anumita secventa de caractere

In cazul bifarii casutei Afisare tabelara, raportul va afisa informatia filtrata sub forma de tabel, ca in imaginea de mai jos:

Pagina 46 din 466


Versiune manual 4.0

Acest format tabelar va permite sa efectuati diverse modificari ale raportului, cum ar fi: grupare dupa anumite coloane, ordonare ascendenta/descendenta pe coloane, stergerea anumitor coloane din raport, totaluri, medii aritmetice pe coloanele numerice etc. Optiunile se deschid cu click-dreapta de mouse pe capul de tabel. Raportul se poate tipari sau exporta in alte formate. Dupa vizualizarea raportului se poate reveni in zona de filtrare apasand pe Filtre, in partea de jos.

Pagina 47 din 466


II.

Versiune manual 4.0

MODULUL GENERAL

Dupa cum spuneam si in capitolul PREZENTARE GENERALA, in modulul General se gestioneaza nomenclatoarele si dictionarele cu care lucreaza aplicatia si se efectueaza majoritatea configurarilor de sistem (grupuri de utilizatori, parametri de initializare, tipuri de documente si tranzactii etc). Aceste configurari sunt facute in functie de specificul activitatii clientului, de organizarea interna si de fluxurile de business ale acestuia. Mentionam ca o mare parte din aceste configurari se fac de catre consultantii Totalsoft in faza de implementare a proiectului, inainte de instalarea aplicatiei la client. In acest capitol vom detalia configurarile standard cele mai importante, precum si principalele nomenclatoare si dictionare. Configurare societate Date societate

In aceast ecran se introduc urmatoarele informatii despre companie:  Informatii generale: codul si numele companiei, adresa de WEB si e-mailul;  Date de identificare ale companiei: numar de identificare de la Registrul Comertului, codul fiscal, forma de organizare legala, valutele cu care lucreaza;  Informatii suplimentare despre: locatiile companiei, conturile in banci si angajatii. Acestea sunt informatiile importante care trebuie completate in sistem, de aceea le vom prezenta in cele ce urmeaza: Tabul [Locatii]: Este deschis implicit la deschiderea ecranului. Pentru a adauga noi locatii, modifica sau sterge locatiile existente se folosesc butoanele din partea dreapta a ecranului.

Pagina 48 din 466


Versiune manual 4.0

Aici se completeaza campurile obligatorii, a caror descriere este ingrosata (bold). Exista si campuri a caror importanta nu este relevanta pentru compania proprie, in schimb acestea se vor completa pentru partenerii companiei (este aceeasi structura a ecranului), cum ar fi zonele de livrare si vanzare, bifa ca adresa sa fie implicita si persoana de contact. Tabul [Conturi in banci]:

Se adauga toate conturile bancare ale companiei. In ecranul de adaugare conturi bancare se completeaza campurile bold. Banca se va alege dintr-o lista (nomenclator) de banci. Aceasta lista se gestioneaza in ecranul General > Parteneri > Banci.

Pagina 49 din 466


Versiune manual 4.0

In campul se alege locatia (sau site-ul) pe care va fi vizibil contul bancar respectiv. In manual vom folosi si denumirea de site, cu sensul de locatie proprie. In cazul in care se doreste restrictionarea folosirii anumitor conturi bancare de catre unele locatii ale companiei atunci se poate seta parametrul de initializare Payment_FilterBankAccountWithSite cu valoarea . Setarea bifei va face ca in ecranele de plati pantru parteneri sa apara implicit contul selectat aici. Deci aceasta bifa trebuie pusa pe contul care se utilizeaza cel mai frecvent (pentru usurinta in operare a utilizatorilor). Fiecarui cont bancar trebuie sa i se asocieze un cont contabil (in tabul [Lista conturi]). In acest fel se creaza legatura dintre operational si contabilitate. Configurari specifice implementarilor de Charisma Retail: Bifa specifica daca pe contul respectiv se pot face operatiuni de acest gen. Impactul acestei setari se regaseste in aplicatia Charisma Retail. In ecranul de vanzare, la folosirea cardului bancar pentru incasarea bonului, vor aparea toate conturile care au setata aceasta bifa. Tabul [Vizibilitate pe locatii]. Aceasta vizibilitate presupune ca utilizatorii care se logheaza pe o anumita locatie de Retail sa aiba acces doar la anumite conturi bancare. Una sau mai multe locatii se muta din partea dreapta (Disponibile), in partea stanga (Atasate) cu ajutorul sagetilor din mijloc.

Departamente Configurarea departamentelor si a celulelor este necesara la configurarea ulterioara a depozitului si sectiilor de productie. Se intra in General > Configurare societate > Departamente si se adauga departamentele la care se asociaza celule de stoc.

La deschidere, ecranul afiseaza departamentele existente. Se pot adauga noi departamente cu butonul . Pentru modificarea unui departament existent, fie se face dublu-click pe linia acestuia, fie se apasa butonul . Apoi se deschide urmatorul ecran:

Pagina 50 din 466


Versiune manual 4.0

La adaugarea unui nou departament se completeaza un cod, un nume si se alege un tip de departament. Se bifeaza sau , dupa caz. In cazul bifei pe se va activa un tabel unde se vor completa celulele din care e compus depozitul:

Pe prima coloana se introduce un nume celulei de depozit si la tipul celulei se alege din lista. Cu Tab sau Sageata jos de la tastatura se trece la urmatoarea celula. Apoi se salveaza si se inchide ecranul. Cu ajutorul butonului se poate accesa ierarhia de departamente. Operatiunea de clasificare a departamentelor este asemanatoare celei de clasificare a articolelor. Articole Tipuri de conturi Principalele tipuri de conturi cu care lucreaza Charisma sunt deja predefinite in sistem si se regasesc in calea General > Articole > Tipuri de conturi. Ele reprezinta grupari generice de conturi contabile si sunt folosite pentru a facilita anumite automatisme in legatura dintre operational si contabilitate.

Pagina 51 din 466


Versiune manual 4.0

Tipuri de articole Fiecare articol din Charisma are asociat un tip de articol. Aceasta asociere are in principal implicatii in modulul Contabilitate (la generarea notelor contabile). Astfel nu este nevoie ca in sistem sa configuram fiecare articol in parte, ci apelam la aceste tipuri de articole, in sensul ca facem configurarea la nivel de tip de articol. Deci putem spune ca tipurile de articole reprezinta o clasificare contabila a articolelor si pot fi oarecum asimilate cu planul sintetic de conturi. In sistem exista presetat tipuri de articole. De asemenea exista si optiunea “Fara tip” pentru acele articole care nu se incadreaza in niciun tipar si astfel pot fi configurate individual. Gestionarea acestora se face din calea in General > Articole > Tipuri de articole.

Pagina 52 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru exemplificare vom prezenta configurarile tipului de articol “ST_371 - Marfa”:

In partea de sus a ecranului de editare sunt introduse codul si denumirea tipului de articol. In partea de jos se regaseste lista de conturi asociate acestui tip de articol, conturi pe baza caruia sistemul genereaza automat notele contabile. Adaugarea liniilor se face cu ajutorul butonului din partea dreapta a ecranului. Se dechide ecranul de mai jos unde se alege de cont, si .

Butonul va salva selectiile efectuate si veti reveni in ecranul de editare a tipului de articol. La finalul configurarilor se apasa butonul . Articole Spuneam in capitolul anterior ca articolul poate fi orice entitate stocabila sau nestocabila care poate sa apara pe detaliul unui document gestionat prin intermediul sistemului Charisma.

Pagina 53 din 466


Versiune manual 4.0

Nomenclatorul de articole se gestioneaza in ecranul General > Articole > Articole. Se deschide ecranul de filtrare care contine lista articolelor deja existente in sistem. Se recomanda ca inaintea introducerii unui articol nou, sa se consulte nomeclatorul existent pentru a se dublarile sau triplarile aceluiasi articol, adica pentru a se evita alterarea bazei de date.

La deschidere, ecranul de filtrare cuprinde doar 45 de inregistrari, insa cu ajutorul butoanelor si din partea dreapta-jos se poate afisa in modul lista intreg nomenclatorul de articole. Observati ca in lista de articole din imaginea de mai sus prima coloana se numeste „Introdus in”. Aceasta ne indica locatia unde a fost creat articolul, fiind singura locatie de unde se poate modifica articolul respectiv. De aceea recomandam sa existe o singura locatie din care sa se creeze nomenclatoarele (articole, parteneri, persoane, banci etc.) pentru ca doar de acolo se vor putea gestiona pe viitor. De obicei aceasta locatie este Sediul Central al companiei. Zona de filtrare a ecranului Articole contine principalele informatii dupa care se poate cauta un articol in nomenclator.

Dupa selectarea filtrelor de cautare se apasa butonul (Executa filtru) sau, de la tastatura, se apasa tasta F5. Rezultatul este aducerea in lista doar a inregistrarilor ce contin cumulativ valorile selectate in filtre.

Pagina 54 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru adaugarea unui nou articol se apasa . Se deschide ecranul de editare a articolului:

Aici se completeaza campurile obligatorii (bold) din antet, care sunt obligatorii si, dupa caz, anumite informatii din taburile prezente in ecran. Pentru exemplificare prezentam articolul CAMASA BARBATI – ALPHA:

Pagina 55 din 466


Versiune manual 4.0

Atentie! Codul si denumirea noului articolul trebuie sa fie unice, altfel la salvare veti primi urmatorul mesaj de avertizare:

Nota: Sistemul se poate configura sa genereze in mod automat coduri pentru articolele noi, pe baza unui algoritm prestabilit, insa deoarece fiecare companie poate avea reguli diferite, aceste detalii se vor discuta cu consultantii Totalsoft in etapa de analiza a proietului de implementare. Principalele campuri din antet: Se poate observa ca la deschiderea ecranului de editare pentru adaugarea unui nou articol apare implicit bifa pe campurile Valid si Stocabil: - bifa pe Stocabil indica faptul ca in sistem se va tine stoc pe articolul respectiv. Exceptia o reprezinta articolele de tipul mijloacelor fixe, care in sistemul Charisma sunt considerate articole nestocabile. - scoaterea bifei de pe Valid inseamna ca din acel moment articolul respectiv nu va mai fi vizibil in documente. Aceasta functionalitate se foloseste atunci cand se decide ca nu se mai lucreaza in sistem cu un anumit articol. De ce nu s-ar sterge pur si simplu? Pentru ca stergerea articolelor din baza de date nu este posibila daca acestea au fost deja folosite pe documente.

Pagina 56 din 466


Versiune manual 4.0

Setarea bifei pe Compus indica faptul ca articolul respectiv are in componenta sa alte articole, stocabile sau nestocabile. De asemenea un articol compus poate fi la randul sau stocabil sau nestocabil. In cazul articolelor compuse se completeaza tabul [Articole componente]. Aici se adauga articolele si cantitatile care intra in componenta acestui articol, precum si coeficientul cu care se va pondera valoarea articolului compus in momentul unei eventuale descompuneri ulterioare. La compunere, articolul compus preia valoarea adunata a articolelor componente, iar la descompunere, articolele componente preiau o anumita pondere din valoarea articolului compus, pondere stabilita de coeficientul aferent. Mai multe detalii despre compunerea si descompunerea articolelor gasiti in sub-capitolul Compunerea si descompunerea.

In campul se alege tipul de articol corespunzator. Am explicat in sub-capitolul anterior care este importanta acestor tipuri de articole si in ce ecran se gestioneaza ele. Daca articolul este unul special si nu se incadreaza in tipurile de articole existe in sistem, atunci sunt doua posibilitati: fie se creaza un nou tip de articol, cu reguli noi de relationare cu contabiliatea, fie se selecteaza optiunea “Fara tip”, iar reflectarea in contabilitate se configureaza la nivel de articol, in tabul [Conturi contabile].

Pagina 57 din 466


Versiune manual 4.0

Daca se intampla ca tipul de articol sa aiba anumite configurari contabile si in acelasi timp articolul sa aiba in tabul [Conturi contabile] alte conturi, atunci sistemul va genera nota contabila tinand cont de conturile prezente la nivel de articol, ignorand tipul de articol. Campul trebuie completat cu unitatea de masura de baza (adica cea de stoc). In cazul articolelor nestocabile se alege valoarea “----“. Adaugarea de noi unitati de masura se face in ecranul General > Articole > Unitati de masura. Campul este completat automat de sistem si contine primele 20 de caractere din denumirea articolului respectiv, putand fi modificata ulterior de catre utilizator. Aceasta denumire scurta va fi utilizata in cazul vanzarii prin intermediul bonurilor fiscale emise de o casa de marcat integrata cu Charisma. Principalele taburi din ecranul Articole: Tabul [Proprietati]:

Pagina 58 din 466


Versiune manual 4.0

Articolelor introduse in sistem li se pot asocia o serie de proprietati (caracteristici) care pot fi obligatorii de stoc sau nu. Selectarea valorilor aferente proprietatilor se va face la operarea documentelor in care apar articolele ce au proprietati. Un exemplu de proprietate este Culoarea. La definirea acesteia se completeaza o lista a valorilor posibile. Cu ajutorul proprietatii Culoare putem sti in orice moment care este cantitatea din stoc aferenta fiecarei culori sau putem face o analiza referitoare culorile care s-au vandut cel mai bine. In Charisma exista doua tipuri de proprietati: 

proprietate obligatorie de stoc: asocierea acestei proprietati la un articol presupune ca de fiecare data cand articolul este utilizat in documente de intrare/iesire sa fie completata si valoarea proprietatii de stoc. Daca proprietatea Culoare este pentru un anumit articol considerata obligatorie, acest lucru presupune ca la operarea NIR-ului trebuie specificata cantitatea intrata din respectivul articol pe fiecare culoare in parte. In acest caz, operarea documentelor de iesire se va putea vizualiza stocul existent pe fiecare culoare.



proprietate neobligatorie: asocierea acestei proprietati la un articol permite adaugarea/ selectarea de valori dupa caz atunci cand acestea se cunosc, deci nu are un caracter obligatoriu si nu este urmarita pe stoc. Daca proprietatea Culoare nu este obligatorie pentru un anumit articol, atunci la NIR nu este nevoie sa se diferentieze cantitatile pe fiecare culoare in parte si se opereaza o singura linie cu total cantitate articol. La vanzare stocul nu va putea fi vizualizat pe culori, dar se poate specifica la iesire ce anume culoare s-a vandut.

Definirea proprietatilor se face in ecranul General > Dictionare > Proprietati.

Pagina 59 din 466


Versiune manual 4.0

Se completeaza un cod si o denumire pentru noua proprietate, apoi se adauga in lista toate valorile posibile pe care le poate lua proprietatea respectiva. Revenind la tabul [Proprietati], pentru asocierea unei proprietati se apasa butonul din partea dreapta a ecranului. Se deschide ecranul de mai jos.

Aici se selecteaza din lista proprietatea dorita in campul . Cu un click de mouse pe coloanele Cod sau Denumire proprietate, acestea se pot aranja alfabetic pentru o cautare mai facila. Apoi se selecteaza care poate fi: de tip lista (pvtList), de tip interval de valori (pvtRange), o singura valoare (pvtSingle), o valoare nespecificata (pvt Unspecified, unde utilizatorul are liberatatea de a nota orice text) si altele. In cazul proprietatii Culoare din exemplul nostru, am ales tipul pvtList si urmeaza sa introducem lista valorilor pe care le poate lua proprietatea Culoare pentru articolul CAMASA BARBATI – ALPHA. La final selectam din lista valorilor introduse o si inchidem ecranul.

Pagina 60 din 466


Versiune manual 4.0

In plus fata de cele doua tipuri de proprietati detaliate anterior mai exista alte trei proprietati de stoc implicite (deja configurate in aplicatie) ce se pot asocia articolelor, si anume: Lot, Data expirare si Pret de stoc (ID). Lotul si Data expirarii nu au nimic deosebit fata de o proprietate de stoc optionala, in schimb pretul de stoc se utilizeaza doar cand se alege metoda de descarcare a gestiunii prin identificare directa. Acestea se gestioneaza in tabul [Configurare stoc]:

De asemenea in acest tab se poate vizualiza/seta metoda de descarcare a gestiunii pentru articolul respectiv. Metoda implicita de descarcare a gestiunii la nivelul companiei se seteaza cu ajutorul parametrului de initializare DefStockCrId (in ecranul General > Administrare > Parametrii de initializare). Tabul [Echivalente] se completeaza cu articolele similare. Acestea pot fi utile in cazul in care compania ramane fara stoc la un articol si clientului i se propune o alternativa.

Pagina 61 din 466


Versiune manual 4.0

In tabul [Seturi de unitati de masura] se pot adauga unitati de masura alternative (secundare), altele decat cea de baza (principala) cu scopul de a fi folosite in cazul aprovizionarii, vanzarii sau productiei (se pun bifele aferente). Unitatea de masura de baza a articolului respectiv este cea prezentata cu albastru-bold. Pentru exemplificarea unitatilor de masura, am schimbat articolul cu unul mai potrivit.

Cu ajutorul primului set de butoane din partea dreapta se gestioneaza noile unitati de masura alternative (adaugare, modificare, stergere, schimbare UM de baza). In ecranul de adaugare se introduce rata de conversie a noii UM in raport cu UM de stoc existenta. Bifa pe

Pagina 62 din 466


Versiune manual 4.0

Nefractionabila indica faptul ca articolul respectiv se poate achizitiona sau vinde doar in cantitati intregi (1,2,3...) sau multiplu ratei de conversie stabilite (6,12,18...). In partea de jos regasim cateva proprietati fizice si caracteristici referitoare la unitatea de masura selectata, cum ar fi: Volum, Greutate, Dimensiuni.

Cu ajutorul celui de-al doilea set de butoane din partea dreapta se gestioneaza eventuale noi seturi de unitati de masura. Un articol poate avea definite mai multe seturi de unitati de masura, insa doar unul va fi de stocare. In exemplul de mai jos vom crea un set de ambalare.

Se apasa butonul si se alege unitatea de masura de ambalare (Cutie, in cazul nostru). Se bifeaza optiunea si apoi .

Pagina 63 din 466


Versiune manual 4.0

Dupa crearea noii unitati de ambalare se merge in tabul pentru a seta conversia intre noua UM de ambalare si UM de baza existenta. Aici se da click-dreapta de mouse pe una din linii si se apasa .

In ecranul ce se deschide se introduce rata de conversie.

Pagina 64 din 466


Versiune manual 4.0

Nota: O unitate de masura, fie ca este de stocare (de baza sau alternativa), fie ca este de ambalare, daca este folosita pe documente atunci ea nu poate fi stearsa. Tabul [Configurari articol stocabil]:

Campurile , , , se pot utiliza intr-o formula pe baza careia sistemul sa calculeze automat care este necesarul de aprovizionat pentru articolul respectiv. Cu ajutorul butonului se deschide fisa de magazie a articolului respectiv. Campul este procentul minim de adaos sub care nu se doreste sa se vanda un anumit articol. Utilizatorul este avetizat printr-un mesaj atunci cand in documentele de vanzare introduce un pret de vanzare in urma caruia articolul respectiv s-ar vinde cu un adaos mai mic decat cel setat in acest camp. Mesajul apare in momentul in care se incearca validarea documentului. Articolul poate avea asociat un ambalaj returnabil sau o ECO taxa, caz in care se completeaza campurile aferente , respectiv .

Pagina 65 din 466


Versiune manual 4.0

Tabul [Cod de bare]:

Codul de bare trebuie sa fie unic in sistem, insa un articol poate avea asociate mai multe coduri de bare, in functie de unitatile de masura alternative sau de diversi parteneri furnizori. Adaugarea unui cod de bare se face cu butonul din partea dreapta a ecranului. In ecranul deschis se poate opta pentru generarea codului in mod automat (bifa), folosind un generator predefinit in sistem sau pentru introducerea manuala in campul . Se alege partenerul si unitatea de masura. Bifa se foloseste la codurile de bare ale articolelor cantaribile (ex. legume, fructe) sau care variaza in functie de anumite proprietati asociate articolului. Tabul [Liste de preturi] afiseaza informatiile care sunt introduse in ecranul General > Articole > Liste de preturi (vezi detalii in sub-capitolul Liste de preturi).

Pagina 66 din 466


Versiune manual 4.0

Campurile si sunt editabile. O modificare in aceste campuri va avea ca efect modificarea listei de pret. In campul se va inregistra data si ora exacta de la care urmeaza sa intre in vigoare noul pret (de vanzare in cazul nostru). In tabul [Furnizori] se poate introduce lista furnizorilor articolului respectiv, in ordinea prioritatii, precum si o serie de informatii suplimentare referitoare la relatia furnizorii respectivi, cum ar fi Cantitatea, Durata de aprovizionare, atunci cand acest lucru este important sa fie stocat in sistem. Ulterior folosind aceste campuri se pot consulta rapoarte de stoc sau de vanzari pe furnizor.

Pagina 67 din 466


Versiune manual 4.0

Catalog articole Catalogul de articole din Charisma permite utilizatorilor care se ocupa de aprovizionare identificarea corecta a articolelor din documentele de la furnizori, prin echivalenta automata intre codurile si denumirile acestora si codurile si denumirile cu care articolele respective sunt inregistrate in propriul sistem informatic. Utilizatorul va folosi codurile furnizorului insa documentul de aprovizionare se va inregistra cu codurile proprii, evitandu-se astfel crearea inutila de articole noi, cu consecinte in alterarea bazei de date. De asemenea, catalogul de articole poate fi de folos si in relatia cu clientii. Utilizatorul de Charisma va folosi propriile coduri la operarea documentelor de vanzare, insa la tiparire sistemul va fi configurat sa afiseze codificarea clientului. De regula cel mai puternic partener dicteaza. Definirea cataloagelor de articole se face in calea General > Articole > Catalog articole. Ecranul se deschide in modul lista afisand toate cataloagele de articole existente.

Adaugarea unui nou catalog se face cu butonul din partea de jos a ecranului. In crearea unui catalog nou se poate porni si de la un catalog existent, daca modificarile nu sunt majore, prin apasarea butonului . Cu butonul se intra pe un catalog deja existent.

Pagina 68 din 466


    

Versiune manual 4.0

- codul articolului din Charisma; - denumirea articolului din Charisma; - codul articolului la partener; - denumirea articolului la partener; - unitatea de masura a articolului la partener.

Pentru adaugarea unor linii noi de corespendenta intre articole se apasa butonul din partea dreapta a ecranului. Se deschide caseta de mai jos, unde se alege articolul din nomenclatorul propriu, in timp ce codul si denumirea partenerului se introduc manual. Butonul din aceasta caseta va repeta operatiunea de adaugare pentru un alt articol. La final se apasa .

Liste de preturi Listele de preturi pot fi utilizate atat pentru zona de achizitie, cat si pentru cea de vanzare. Preturile, fie ca sunt de achizitie sau de vanzare, sunt in general negociate cu partenerii companiei si au anumita valabilitate in timp. Cateva din avantajele utilizarii listelor de preturi in Charisma:  scade timpul de operare al unui document deoarece nu mai este nevoie ca pretul sa fie cautat in alte liste din afara sistemului Charisma, el completandu-se automat;

Pagina 69 din 466


Versiune manual 4.0

 elimina posibilele erori ale utilizatorilor;  controlul preturilor in relatia cu partenerii companiei; se verifica mai usor daca preturile din documentele fizice ale furnizorilor corespund cu cele din listele in vigoare;  in cazul listelor de pret in valuta, sistemul calculeaza pretul in moneda documentului, pe baza cursurilor valutare. Listele de preturi se acceseaza in sistem din calea General > Articole > Liste de preturi. Ecranul se deschide in modul lista:

Aici regasim cateva informatii referitoare la listele existente in sistem, si anume: locatia in care a fost creata lista de pret (de retinut ca doar utilizatorii logati in acea locatie pot aduce modificari listei), denumirea si tipul listei (de intrare, de iesire), moneda, valabilitatea, daca este o lista activa sau implicita. Pentru adaugarea unei noi liste de preturi se apasa butonul din partea de jos a ecranului. Daca noua lista urmeaza sa contina in principiu aceleasi articole si doar pretul va fi ajustat, atunci se poate opta pentru copierea listelor utilizand butonul , dupa care se aplica operatia de conversie dorita: inmultire, impartire, scadere, adunare cu un anumit factor:

NOTA: Sistemul nu va permite ca, in urma ajustarii, preturile sa devina negative. Pentru modificarea unei liste existente, dupa selectarea acesteia, se apasa butonul sau dublu-click de mouse pe linia respectiva. Se deschide ecranul de editare:

Pagina 70 din 466


Versiune manual 4.0

Antetul contine urmatoarele campuri:  - numele atribuit listei respective;  - data de la care este valabila lista;  - data pana la care este valabila lista;  - camp informativ; nu are influenta ce se alege deoarece valuta se va selecta pe articol;  - se alege una din urmatoarele tipuri de lista: a) Lista de preturi generala: atunci cand se doreste ca lista respectiva sa fie utilizata atat in documentele de intrare cat si in cele de iesire; b) Lista de preturi de intrare: atunci cand se doreste ca lista respectiva sa fie utilizata in documentele de intrare; c) Lista de preturi de iesire: atunci cand se doreste ca lista respectiva sa fie utilizata in documentele de iesire; d) Lista de preturi pentru gestiuni la pret de vanzare: atunci cand lista este folosita in documentele de evaluare a stocurilor;  - se alege modul in care pretul va fi introdus in lista: fara TVA sau cu TVA inclus;  - bifa pe acest camp indica faptul ca lista respectiva poate fi utilizata in documente; pentru inactivarea listei se scoate bifa;  daca in sistem exista mai multe liste de preturi de acelasi tip, toate active, se poate seta ca una din ele (de regula cea mai des utilizata) sa poata aparea in mod implicit in documente; Pentru fiecare tip de lista poate fi doar o singura lista implicita. O lista de pret se poate defini si pe baza unei liste de referinta, de exemplu putem crea o lista de preturi de iesire pe baza unei liste de preturi de intrare. Acest lucru este posibil folosind campul si apoi butoanele ce apar ca urmare a selectiei facute in campul mentionat.

Pagina 71 din 466


Versiune manual 4.0

In exemplul de mai sus am modificat lista de vanzare astfel: Pas1: Am setat lista de referinta cu preturile de intrare de la Mega Image (contine 3 articole, vezi imaginea de mai jos);

Pas2: Am setat adaosul la 120%; Pas3: Am apasat butonul ; Astfel sistemul a adaugat in lista de vanzare cele trei articolele din lista de preturi Mega Image, la care a aplicat un adaos comercial de 120%, restul ramanand neschimbate. NOTA: Veti observa ca in acest proces de modificare salvarea este obligatorie. Asadar este recomandat ca aceste operatiuni de modificare a listelor de pret sa fie facute pe o copie a listei de pret ce se doreste modificata si doar in momentul in care sunteti absolut siguri de rezultatul final sa redenumiti lista si s-o inactivati pe cea initiala. In felul acesta nu riscati sa alterati din greseala lista cea buna cu diverse incercari de modificare si ulterior sa nu mai puteti reveni la forma initiala. In continuare vom prezenta cum se adauga un articol nou in lista de preturi.

Pagina 72 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa butonul din partea dreapta a ecranului si astfel se deschide o caseta de introducerea informatiilor:

Se aleg articolul, valuta si cota de TVA. Se seteaza introduce pretul. De obicei pretul cu TVA este un pret rotund sau cum mai putine zecimale si de aceea se introduce acesta. Automat se completeaza si pretul fara TVA. In cazul in care se doreste restrictionarea vanzarii/achizitionarii doar intre anumite limite se poate seta cate un pret minim si unul maxim folosind campurile aferente din ecran.

Pretul poate intra in vigoare imediat, la salvarea documentului, prin bifarea sau de la o data/ora din viitor. Sistemul nu permite alegerea unei date/ore din trecut. Trecerea la urmatorul articol se face cu ajutorul sagetilor . La finalul operatiunii de adaugare se apasa si se revine in ecranul principal. Se observa ca liniile aferente articolelor nou introduse (sau modificate) apar colorate cu verde.

Pagina 73 din 466


Versiune manual 4.0

Modificarile survenite in timp asupra pretului unui articol se pot vizualiza prin apasarea butonului . Apare urmatoarea caseta informativa:

In cazul in care aveti de modificat preturile la grupuri mari de articole se apasa butonul din partea dreapta a ecranului. In noul ecran ce se deschide, utilizatorul parcurge urmatorii pasi de lucru: Pas1: filtreaza lista articolelor la care doreste sa modifice pretul (daca e cazul); Pas2: alege metoda prin care doreste sa modifice aceste preturi: le aduce pe toate la aceeasi valoare sau le multiplica cu anumite valori; Pas3: aplica rotunjiri la calculul pretului nou (daca e cazul); Pas4: bifeaza articolele la care se aplica modificarea de pret (toate sau unul cate unul); Pas5: apasa butonul din dreapta-jos;

Ca urmare a pasului 5, modificarile sunt afisate pe coloana Pret nou. In acelasi timp se activeaza butoanele de si .

Pagina 74 din 466


Versiune manual 4.0

La salvare se afiseaza o caseta unde se poate seta momentul de intrare in vigoare a modificarilor.

Se apasa . Apoi se ecranul Modificare preturi, revenindu-se astfel in ecranul Liste de preturi. O lista de preturi se poate asocia la unul sau mai multi parteneri, astfel incat in documentele in care acest partener este selectat, sa fie aduse preturile corespunzatoare acestuia. Mai mult, atunci cand este necesar pentru vanzare se poate asocia o lista de preturi la o anumita adresa de livrare a unui anumit client (deci pe locatie partener). Pentru a asocia unul sau mai multi parteneri unei liste de preturi se apasa pe tab-ul [Parteneri] din interiorul listei respective. Se adauga partenerii cu ajutorul butonului din partea dreapta. Se deschide o caseta in care acestia se cauta dupa cod sau denumire.

Pagina 75 din 466


Versiune manual 4.0

Similar se procedeaza si pentru [Locatii parteneri].

La finalul definirii listei de preturi se salveaza modificarile cu ajutorul butonului din partea de jos a ecranului. Daca din greseala uitati acest aspect, la inchiderea ecranului sistemul va atentioneaza daca doriti sa salvati:

Pagina 76 din 466


Versiune manual 4.0

Coduri vamale Pentru articolele care se achizitioneaza prin import este necesar sa se intocmeasca documentul numit Declaratia vamala de import. In functie de incadrarea vamala si tara de provenienta a bunurilor se calculeaza o serie de taxe si comisioane cum ar fi accize, comision vamal, taxa vamala, TVA. Pentru ca sistemul sa calculeze automat valoarea acestor taxe in functie de articolele importate, trebuie definite in sistem Codurile vamale. Pentru aceasta se acceseaza meniul General > General > Coduri vamale. In ecranul de filtrare vor aparea codurile vamale deja existente in sistem.

In sistemul Charisma prin cod vamal intelegem grupari de valori distincte ale urmatoarelor patru elemente: Acciza, Comision vamal, Taxa vamala si TVA. Pentru a adauga in sistem un nou cod vamal se apasa butonul din partea de jos a ecranului. Aici se adauga in campurile si codul si numele noului cod vamal pe care dorim sa-l introducem in sistem.

Pagina 77 din 466


Versiune manual 4.0

Apoi adaugate taxele care compun acest nou cod vamal. Pentru aceasta operatiune se apasa butonul aflat in partea dreapta a ecranului. Se deschide urmatoarea fereastra din care putem selecta categoriile de taxe si valorile acestora.

Presupunem ca pentru acest nou cod vamal avem Acciza 0%, Comision vamal 0.5%, Taxa vamala 15%, TVA 24%, iar tara de provenienta este China. Pentru a adauga o taxa se apasa pe sageata din dreapta campului si se selecteaza din lista Comision vamal. Apoi in campul se selecteaza valoarea comisionului.

Pagina 78 din 466


Versiune manual 4.0

Nota1: Ordinea de introducere a taxelor in codul vamal nu conteaza. Nota2: Se introduc doar taxele care au valori. In exemplul ales nu are sens sa introducem acciza 0%. Nota3: Valorile pe care le gasim in cele doua liste (Tip taxa si Rata) sunt definite in prealabil si se gestioneaza in nomenclatorul de taxe din meniul General > Articole > Taxe.

Revenind la definirea Codului Vamal, mentionam ca pentru Comision vamal si Taxa vamala trebuie specificata tara / tarile de provenienta la care se aplica taxele respective. Pentru acest lucru se executa click-stanga de mouse in campul . Va aparea o sageata pe care se apasa si se selecteaza tara la care se aplica taxa respectiva.

Pagina 79 din 466


Versiune manual 4.0

In cazul in care acelasi cod vamal se potriveste pentru mai multe tari, acestea se pot adauga si ele in lista. Pentru a mai selecta inca o tara se apasa butonul din dreapta ecranului de mai sus. Sistemul va adauga o noua linie goala pentru campul Tara. Pentru a adauga urmatoarea categorie de taxa, si anume Taxa vamala, se apasa butonul din partea de jos a ecranului si se reia procedura descrisa mai sus.

Se apasa din nou si se introduce TVA-ul. Nu se completeaza tara de provenienta. Dupa introducerea taxelor se apasa butonul si se revine in ecranul de editare a codului vamal care trebuie sa arate ca in print-screenul de mai jos.

Pagina 80 din 466


Versiune manual 4.0

Apoi se apasa butonul . Pasul urmator este sa asignam articolele care se incadreaza in acest cod vamal. Pentru acest lucru se executa click de mouse pe tab-ul [Articol]. Se deschide urmatorul ecran in care putem adauga articolele care fac parte din codul vamal respectiv.

Pentru a selecta si adauga articole se apasa pe butonul din partea dreapta a ecranului de mai sus. Se deschide un ecran de selectie a articolelor:

Pagina 81 din 466


Versiune manual 4.0

Articolele pot fi cautate dupa cod sau denumire (fragmente din denumire cu “%”).

Se selecteaza primul articol dupa care se apasa butonul din partea dreapta a ecranului.

Se selecteaza urmatorul articol prin apasarea butonului din partea dreapta a ecranului si se reia procedura de lucru. In cazul in care trebuie adaugate mai multe articole si varianta de adaugare unul cate unul nu este eficienta, se poate debifa check-box-ul si atunci la urmatoare apasare a butonului va aparea ecranul de filtrare al articolelor.

Pagina 82 din 466


Versiune manual 4.0

Aici se vor efectua diverse filtrari de articole si apoi se vor selecta multiplu doar acele articole care se doresc a fi aduse in lista codului vamal. Selectia multipla se face cu ajutorul combinatiei de taste+mouse:  + click-stanga de mouse pe linie: pentru selectia multipla consecutiva;  + click-stanga de mouse pe linie: pentru selectia multipla neconsecutiva; Dupa selectia multipla se apasa butonul astfel ca articolele selectate se vor regasi in lista codului vamal respectiv.

Dupa ce se termina de adaugat toate articolele corespunzatoare codului vamal se apasa butonul pentru a finaliza operatiunea de introducere a codurilor vamale.

Pagina 83 din 466


Versiune manual 4.0

Articolele care sunt supuse unui anumit cod vamal pot fi incluse in lista acestuia si la nivel de ierarhie de articole, prin completarea tabului [Categorie].

Pentru adaugarea unui ierarhii de articole se apasa butonul din partea dreapta a ecranului. Se va afisa ecranul de cautare al ierarhiilor de unde se va alege cea dorita.

La apasarea butonului , lista categoriilor se va completa cu cea aleasa, astfel ca toate articolele incluse in ierarhia respectiva vor fi supuse codului vamal, respectiv gruparii de taxe si comisioane aferente acestuia. Nu uitati sa salvati configurarile facute.

Pagina 84 din 466


Versiune manual 4.0

Cursuri valutare Deoarece in unele documente apar anumite valori exprimate in diferite valute trebuie sa putem adauga in sistem in fiecare zi cursuri valutare. Se pot introduce in sistem cursuri pentru aceeasi moneda la diverse banci. Pentru acest lucru se intra in meniul General > General > Cursuri valutare. Astfel se deschide ecranul de filtrare al cursurilor valutare aferente zilei curente. Pentru a adauga o inregistrare noua se apasa butonul din partea de jos a ecranului.

Se dechide ecranul de editare a cursurilor valutare unde se introduc urmatoarele date:  - data calendaristica a cursul valutar;

Pagina 85 din 466


Versiune manual 4.0

 - banca pentru care dorim sa introducem cursul valutar; Definirea bancilor in sistem se face in ecranul General > Parteneri > Banci;  - moneda straina pentru care dorim sa introducem cursul;  - moneda in raport de care se calculeaza paritatea (RON);  - valoarea exprimata in moneda de baza aferenta valutei selectate;

Dupa completarea acestor date se apasa butonul . Nota: Banca propusa implicit este cea stabilita initial la General > Administrare > Parametri de initializare, prin parametrul ExchangeBankId, din grupul Financiar.

Pagina 86 din 466


Versiune manual 4.0

PARTENERI Parteneri In acest nomenclator se stocheaza informatii referitoare la partenerii cu care lucreaza compania, indiferent de forma juridica de organizare sau de calitatea de furnizor sau client. Se acceseaza meniul General > Parteneri > Parteneri. Se deschide urmatorul ecran de filtrare.

Ecranul de filtrare are o structura care este respectata de majoritatea ecranelor din Charisma, in sensul ca va contine doua zone principale: partea de sus, numita antet (sau header) si zona de detaliu. Antetul contine o serie de filtre pe baza carora sistemul va afisa in partea de detaliu doar inregistrarile care satisfac acele conditii de filtrare. In partea de detaliu se vor afisa partenerii deja introdusi in sistem. Filtrele dupa care se pot face selectii in nomenclatorul de parteneri sunt:  - codul asignat partenerului in sistem;  - denumirea acestuia;  - codul fiscal aferent partenerului;  - categoria din care face parte partenerul;  - se pot cauta doar parteneri activi (cei cu care firma lucreaza in prezent) sau parteneri inactivi (in sensul ca firma a lucrat in trecut cu ei dar in prezent a incetat relatiile comerciale).  - locatia unde a fost creat partenerul; In cazul companiilor cu mai multe locatii (magazine, depozite, sucursale) cautarea se poate efectua doar dupa partenerii care au fost creati spre exemplu intr-un anumit magazin. Se recomanda totusi ca introducerea partenerilor sa fie facuta doar intr-o singura locatie deoarece o eventuala modificare ulterioara a acestora va fi permisa doar din locatia de creare. Dupa completarea filtrelor se apasa butonul din partea dreapta-sus.

Pagina 87 din 466


Versiune manual 4.0

Daca se doreste vizualizarea datelor despre un anumit partener se selecteaza linia corespunzatoare acestuia si apoi se apasa butonul din coltul stanga-jos. Acelasi efect se obtine si prin executare dublu-click de mouse pe linia selectata. Pentru introducerea in nomenclator a unui nou partener se apasa butonul . Se deschide fereastra de introducere a informatiilor aferente noului partener.

Ecranul de editare a partenerilor este structurat in 4 zone principale:  Zona Detaliu curent – aici se completeaza urmatoarele date (campurile bold sunt obligatorii):  – o insiruire unica de caractere; Pe baza anumitor criterii sistemul se poate seta sa genereze automat acest cod pentru noii parteneri. Pentru acuratete se recomanda totusi sa se utilizeze codul fiscal al partenerului respectiv.  – denumirea partenerului; Se recomanda ca si acest camp sa fie unic in sistem. Daca totusi se doreste introducerea de parteneri cu denumiri identice exista un parametru de initializare numit AllowDuplicatePartnerName care poate fi setat pe valoarea „DA”.  – se selecteaza din lista in functie de relatiile comerciale cu fiecare partener: client, furnizor, banca, persoana fizica, salariat etc. Daca se alege valoarea Furnizor, partenerul respectiv va putea fi folosit doar in documente de aprovizionare: Comanda furnizor, Factura de aprovizionare, NIR, etc. Nu se vor putea emite facturi de vanzare pe acest partener. Similar, la alegerea valorii Client partenerul va putea fi folosit doar in documente de vanzare, cum ar fi Aviz de expeditie client, Comanda client, Factura de vanzare, etc. Deoarece un partener se introduce o singura data in baza de date, in cazul in care se doreste folosirea acestuia atat in documente de aprovizionare, cat si de vanzare, atunci in campul trebuie aleasa o valoare care sa includa ambele descrieri cum ar fi: Client si Furnizor.  – implicit se afiseaza starea Activ pentru un partener nou;

Pagina 88 din 466


Versiune manual 4.0

Daca la un anumit partener existent se seteaza valoarea Inactiv, atunci acesta nu va mai putea folosit pe documentele. Aceasta facilitate este utilizata in contextul in care (spre exemplu) nu se mai doreste aprovizionarea cu marfuri de la un anumit furnizor cu care s-a lucrat pana atunci.  , , , - campuri optionale despre partener; Butonul va deschide ecranul de clasificare a partenerilor. Vom trata acest subiect in subcapitoul urmator (4.2. Clasificare parteneri).

Butonul va deschide un ecran in care se pot adauga note sau atasa documente relevante pentru acel partener.

Pagina 89 din 466


Versiune manual 4.0

Partenerului i se poate atasa un logo cu dublu-click in patratul alb din zona Detaliu curent si apoi alegerea imaginii dorite.

 Zona Date persoana juridica / Date persoana fizica In functie de tipul de partener selectat se activeaza fie campurile aferente persoanelor juridice, fie cele aferente persoanelor fizice. Pentru persoanele juridice se completeaza urmatoarele date:  - se bifeaza daca partenerul este platitor de TVA;  - numarul de inregistrare la Registrul Comertului;

Pagina 90 din 466


Versiune manual 4.0

 - codul de inregistrare fiscala (CIF); Daca statia de lucru este conectata la Internet se poate face o verificare a codului pe un website autorizat in acest sens, de exemplu cel al Ministerului de Finante. La apasarea butonului caseta:

din dreptul campului respectiv se deschide urmatoarea

 - forma de organizare legala a partenerului;  - aici se poate stoca informatia cu privire la seria si numarul documentului de inregistrare fiscala (pe care este inscris CIF-ul);  si - campuri optionale cu valutele cu care lucreaza partenerul respectiv. Pentru    

persoanele fizice se completeaza urmatoarele date: - partenerul de tip persoana fizica; - seria si numarul cartii de identitate; - codul numeric personal; - in cazul in care persoana este angajat, se pot stoca datele angajatorilor anteriori.

 Zona Taburilor Tabul [Locatii]

In cazul in care un partener are mai multe locatii (adrese) nu este necesar sa se creeze parteneri diferiti, ci se pot adauga mai multe adrese aceluiasi partener. Pentru a adauga o noua adresa unui partener se apasa butonul din partea dreapta a ecranului. Se deschide ecranul de adaugare adresa.

Pagina 91 din 466


Versiune manual 4.0

Aici se completeaza campurile obligatorii, a caror descriere este ingrosata (bold), dar si acele campuri cu relevanta pentru partenerul respectiv, cum ar fi zonele de livrare si vanzare (daca e cazul), bifa ca adresa sa fie cea implicita si persoana de contact. Tabul [Telefoane] - aici se introduc numerele de telefon si/sau de fax ale partenerului.

In tabul [Persoane de contact] se poate inregistra fie persoana din cadrul companiei proprii care tine legatura cu partenerul respectiv, fie o persoana din cadrul companiei pertenere.

In tabul [Conturi in banci] se pot adauga conturile bancare ale partenerului. Adaugarea unui cont bancar a fost prezentata la capitolul Configurare societate.

Pagina 92 din 466


Versiune manual 4.0

In tabul [Proprietati] se pot defini si adauga proprietati la nivelul partenerilor. Aceste particularitati specifice partenerilor pot sa fie utilizate ulterior in aplicatie pentru atentionari, restrictionari etc.

Tabul [Domenii de activitate]

Cu butonul din partea dreapta se deschide urmatoarea caseta. Aici se tipul de clasificare CAEN si Domeniul de activitate.

La final se partenerul nou creat. Un partener inregistrat in sistem nu se poate sterge daca exista inregistrari care sa faca referire la acesta. Sistemul va afisa un mesaj de eroare. Detaliile unui mesaj de eroare se pot vizualiza apasand pe butonul

din partea dreapta-jos.

Pagina 93 din 466


Versiune manual 4.0

Daca totusi dorim sa nu mai lucram cu un anumit partener pe care nu il putem sterge, putem decide sa il setam Inactiv prin schimbarea valorii campului din fisa partenerului. Persoane In nomenclatorul de persoane se inregistreaza date aferente unor persoane fizice care au legatura cu compania. Unele din aceste persoane pot sa fie chiar parteneri (in cazul unui client persoana fizica). De asemenea in nomenclatorul de persoane se pot adauga inregistrari care sa contina persoane fizice ce au calitatea de angajat in cadrul firmei respective. Se pot adauga de asemenea persoane care sa nu fie angajati in cadrul societatii respective, dar sa fie angajati in cadrul unor firme din nomenclatorul de parteneri. De exemplu pentru a putea selecta persoanele de contact in fisa unui partener (din nomenclatorul de parteneri), persoanele respective trebuie sa existe in nomenclatorul de persoane. Nota: Pentru a atasa persoanelor din sistem o anumita functie, pe care acestea o detin in cadrul organizatiei unde isi desfasoara activitatea, va trebui sa completam in prealabil un dictionar de functii. Acest dictionar se gaseste in ecranul General > Parteneri > Pozitie in cadrul organizatiei.

Pagina 94 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru a adauga o noua functie in sistem se apasa butonul din partea de jos a ecranului. Se va deschide un ecran in care se poate adauga o noua inregistrare:

Obligatoriu de completat sunt codul si denumirea functiei. Presupunem ca dorim sa adaugam functia de Secretara. Stabilim ca pentru aceasta functie codul va fi SCR, deci vom introduce aceasta valoare in campul (codul trebuie sa fie unic). Completam si denumirea functiei si apoi apasam butonul .

Pagina 95 din 466


Versiune manual 4.0

Revenind la nomenclatorul de persoane, acesta se gaseste in calea General > Parteneri > Persoane. Se deschide un ecran de filtrare in care putem vizualiza persoanele deja existente in sistem.

Pentru a adauga in sistem o noua persoana se apasa butonul din partea de jos a ecranului. Se va deschide ecranul in care se pot introduce date de identificare ale unei persoane.

Se completeaza campurile: Nume, Prenume, CNP, CI si alte date de identificare. Se alege din lista predefinita anterior Functia, precum si Locatia de munca.

Pagina 96 din 466


Versiune manual 4.0

Bifarea check-box-ului conduce la adaugarea acestei persoane si in nomenclatorul de parteneri, in momentul in care se va salva persoana respectiva in sistem. La bifare se activeaza un camp in care trebuie precizat cu ce tip dorim sa fie creat in sistem partenerul asociat persoanei.

Se apasa apoi butonul pentru a salva persoana in baza de date.

Pagina 97 din 466


Versiune manual 4.0

Banci Un tip special de partener este partenerul de tip Banca. Nomenclatorul de banci poate contine atat bancile cu care lucreaza compania proprie, cat si banci (sau sucursale) cu care lucreaza partenerii companiei (in masura in care se doreste aceasta informatie in sistem). Modul de adaugare este identic cu cel al unui partener obisnuit, doar ca pentru aceasta operatiune exista alta optiune in meniul General, si anume General > Parteneri > Banci.

Dupa apasarea butonului se va deschide o fereastra in care trebuie completat codul si denumirea bancii. Sistemul afiseaza implicit in campul valoarea Banca.

In tabul [Locatii] se adauga sucursala, iar in tabul [Conturi bancare] se adauga IBAN-ul aferent sucursalei respective. Pagina 98 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa apoi butonul pentru salvarea in baza de date a noii banci introduse. Credit control Credit control reprezinta, din punct de vedere business, modalitatea prin care valoarea comenzilor catre un partener sunt controlate prin limitare. Aceasta limitare se refera la diferenta valorica intre totalul comenzilor efectuate de catre un client si suma soldurilor facturilor. Credit Control >= Sold Facturi + Valoare Comanda Curenta + Valoare Comenzi inca Neconfirmate Pentru a elimina riscul ca un client sa faca astfel de comenzi, compania stabileste o limita maxima (in valoare) pana la care clientul respectiv poate face comenzi neplatite – practic un fel de creditare catre client. O data atinsa acea limita, clientul este blocat pana cand va achita din facturile mai vechi. Dupa modalitatea in care se va aplica aceasta limitare, in Charisma exista urmatoarele tipuri de credit control: • Blocat la nivel de holding – limitarea se face la nivelul intregului holding; • Blocat la nivel de partener – limitarea se face doar la nivelul unui partener; • Blocat la nivel de adresa – in acest caz doar o anumita adresa a partenerului este limitata; • Blocat la nivel de divizie – limitarea se aplica la nivel de divizie a partenerului; • Blocat dupa limita de credit – se poate ca unui partener sa i se acorde un credit suplimentar, dupa care este limitat; • Blocat dupa numarul de zile de depasire – daca depaseste numarul de zile de la scadenta. Observatii: • Toate aceste limitari pot fi aplicate simultan sau in diverse combinatii. • Un partener fara credit control nu are niciuna din aceste bife.

Pagina 99 din 466


Versiune manual 4.0

Activarea/dezactivarea credit controlului se face cu ajutorul paramentrului de initializare EnableCreditControl (General > Administrare > Parametrii de initializare), unde valoare 1= Da si 0 = Nu.

Fluxul pentru configurarea credit controlului este urmatorul: • Se decide stabilirea unei limite pentru un anumit partener; • Se introduc datele de identificare ale partenerului; • Se aleg tipurile de limitari de care este nevoie; • Se seteaza limita maxima admisa pentru acel tip de credit control; • Se seteaza, daca este cazul, si o linie de extra-credit pentru partenerul respectiv. Ecranul de credit control se acceseaza din calea de meniu General > Parteneri > Credit control.

Pagina 100 din 466


Versiune manual 4.0

In prima faza se deschide ecranul de cautare a partenerilor pentru care se doreste vizualizarea si/sau setarea credit controlului. Cu ajutorul filtrelor de cautare din partea stanga se aduce in lista partenerul. Filtrarea listei de parteneri poate continua si la nivel de coloana. De exemplu, pe coloana Tip partener am ales clientii doar prin tastarea unei secvente de cautare. Daca partenerul respectiv nu are setata o limita de credit la acel moment, atunci casutele de blocare vor fi nebifate (au ca simbol un patratel albastru).

Se selecteaza partenerul pentru care dorim sa setam/modificam limitele de credit control si se deschide ecranul de editare fie cu dublu-click, fie cu butonul .

Pagina 101 din 466


Versiune manual 4.0

Cele 6 bife de blocare ale clientului pe fluxul de vanzare (adica comanda client, aviz de expeditie sau factura de vanzare) sunt urmatoarele:  Credit pe Holding  Credit pe divizie  Credit pe partener  Credit pe adresa  Blocat dupa limita credit  Blocat dupa zile depasire In functie de combinatia de bife aleasa de catre utilizator, ecranul poate suferi anumite modificari, prin afisarea conditiilor de blocare. Cele 4 bife care incep cu Credit pe... (holding, divizie, partener si adresa) se pot combina cu cele 2 bife Blocat dupa... (limita de credit si zile depasire), astfel:  Bifa pe: Credit pe partener Blocat dupa limita credit

Pagina 102 din 466


Versiune manual 4.0

In exemplul de mai sus am setat urmatoarea conditie:  Clientul LCO TRADING are o limita de credit de 30.000 RON pe care o poate depasi cu maxim 10% (deci 3.000 RON) si, in mod special, in perioada 01.03.2013 – 31.03.2013 se mai poate adauga un extra-credit de 10.000 RON. Descrierea campurilor din zona de detalii Partener:  Limita de credit -> plafonul pana la care poate ajunge creditul acordat clientului;  Procent depasire -> procentul cu care se extinde limita de credit existenta;  Credit curent -> valoarea cumulata a facturilor aflate in sold (neincasate), dar si a comenzilor client validate;  Deblocare o singura comanda -> cand este bifat inseamna ca se permite deblocarea pentru o inca comanda in plus (daca in prealabil locatia respectiva a fost blocata in a mai comanda);  Blocare manuala -> cand este bifat inseamna ca nu se poate comanda pentru locatia respectiva;  Limita credit incasari neconfirmate -> plafonul valoric al instrumentelor de plata luate de la client (CEC, BO) si care nu au fost confirmate pe extrasul de cont;  ExtraCreditControl -> valoarea cu care se poate depasi limita de credit (aceea extinsa cu procentul sau valoare de depasire);  Data start, Data sfarsit -> perioada in care este valabil extra-creditul.

 Bifa pe: Blocat la nivel de partener Blocat dupa numar zile depasire

Pagina 103 din 466


Versiune manual 4.0

In exemplul de mai sus am setat urmatoarea conditie:  Clientul SOVER OPTICS are la dispozitie 30 zile de gratie pentru a-si achita facturile in sold (adica 30 zile in plus dupa depasirea datei scadente stabilita la nivel de factura).

 Bifa pe: Blocat la nivel de adresa partener Blocat dupa limita de credit

In exemplul de mai sus avem un partener cu mai multe locatii:

Pagina 104 din 466


Versiune manual 4.0

 Clientul NIRO INVESTMENT GROUP are 2 adrese partener (sau adrese de livrare). Pe fiecare dintre acestea se pot seta limite de credit si procente de depasire diferite, deblocari diferite. De asemenea pentru fiecare locatie in parte se poate seta cate o valoare de extra-credit pe o anumita perioada de timp. Aceasta informatie este accesibila in momentul selectarii locatiei (focusul este pe adresa de livrare respectiva).  Bifa pe: Blocat la nivel de partener Blocat la nivel de adresa partener Blocat dupa limita de credit  In exemplul anterior am setat limitele de credit ale unui client la nivel de adresa partener, insa putem adauga si o conditie de limita de credit la nivel de partener, ca entitate luata in ansamblu, indiferent de conditiile ce se regasesc pe locatii.

In acest caz clientul NIRO INVESTMENT GROUP, desi are 2 adrese de livrare a caror limite de credit insumeaza doar pe coloana Limita de credit 110.000 RON, totusi la nivel de partener, limita de credit nu poate depasi valoarea de 100.000 RON. Deci conditiile se aplica in cascada si cumulativ, in sensul ca sistemul verifica mai intai limita de credit de la nivelul adresei partener si daca aceasta este indeplinita verifica conditia de la nivel de partener. In aceste conditii blocarea la comanda client poate interveni fie la nivel de locatie, fie la nivel de partener. Daca se blocheaza partenerul, atunci se blocheaza toate locatiile, indiferent daca exista locatii ce nu si-au depasit limitele de creditare.  Bifa pe: Blocat la nivel de partener Blocat la nivel de adresa partener Blocat dupa numar zile depasire

Pagina 105 din 466




Versiune manual 4.0

Am setat pe adresele de livrare cate 20 zile de gratie, insa la nivel de partener 30 de zile. Sistemul va verifica termenul de plata al facturilor din fiecare locatie. Daca in una din locatii exista o factura care depaseste termenul de plata (scadenta) cu mai mult de 20 zile, sistemul va bloca acea locatie, lasand neafectate celelalte locatii. In schimb daca acea factura restanta ajunge sa atinga un numar mai mare de 30 de zile de la scadenta, sistemul va bloca toate locatiile.

Configurare Credit Control simultan, pentru mai multi parteneri In functie de politica comerciala a firmei, modificarea procentului si a valorii de depasire a limitei de credit se poate efectua si la nivelul unui liste de parteneri, in ecranul General > Parteneri > Setari credit control.

Pagina 106 din 466


Versiune manual 4.0

Primul pas este cautarea partenerilor pentru care se doreste aceasta modificare. Cautarea se poate efectua dupa Locatie, Judet, Tip adresa, dar si dupa intervalele valorice ale celor doua componente ce se doresc modificate: procentul de depasiere si valoarea de depasiere. (apoi se apasa butonul Cauta – stanga sus). In exemplul de mai sus avem o cautare a tuturor partenerilor ce au setat ca procent de depasire valori cuprinse in intervalul inchis [0 ... 50]. Dupa ce avem lista de parteneri, se introduce in zona Seteaza termene noul procent de depasire.

Pagina 107 din 466


Versiune manual 4.0

Se selecteaza, prin bifarea in lista de parteneri, doar aceia carora li se aplica modificarea (in caz ca se aplica intregii liste se poate folosi butonul Selecteaza din stanga sus). La final se apasa butonul Seteaza valori, avand ca rezultat modificarea listei de parteneri pe coloana respectiva (in cazul nostru Procent depasire). Utilizare Credit Control Credit controlul are un efect direct asupra procesului de vanzare si este primul element de care se tine cont de in fluxul de inregistrare comanda client. Incepand de la start comanda prin permiterea sau nu a inregistrarii pana la confirmare cantitatilor – prin calculul permanent al valorii ramase pana la atingerea limitei setate a credit controlului. Din punct de vedere al aplicatiilor in care se poate utiliza, credit controlul este sincronizat atat in Charisma cat si pe dispozitivele mobile SFA. Informatiile primite de Charisma de la SFA (valoare comenzi, incasari) sunt incluse in calculul de credit control. In acelasi timp si dinspre Charisma spre SFA se trimite valoarea setata a credit controlului precum si valoarea curenta a creditului sau facturile cu sold. Comanda client este influentata in mod direct astfel: • Blocarea inca de la inceput a preluarii unei comenzi, caz in care apare un mesaj de eroare care un permite trecerea mai departe in comanda; • Atentionarea printr-un mesaj de warning - respectivul partener/locatie/divizie a depasit limitata setata, dar permite in continuare procesarea de comenzi; • Atentionarea printr-un mesaj de warning - respectivul partener/locatie/divizie a depasit limitata setata, dar permite in continuare procesarea de comenzi pana la atingerea nivelui doi de limitare si anume extracredit;

Centre de cost Contul de profit si pierdere din contabilitatea financiara arata daca pe o anumita perioada de timp o companie a realizat profit sau nu. Deoarece este util sa se poata obtine un diagnostic asupra rentabilitatii diferitelor compartimente, sau a altor structuri interne se pot configura una sau mai multe ierarhii de centre de cost. Pe structura creata se vor repartiza ulterior cheltuielile si veniturile companiei. In functie de specificul activitatii unei companii centrele de cost se pot identifica prin urmatoarele:  departamentele companiei  contractele incheiate cu clientii  proiectele la care lucreza compania  agentii de vanzari  magazinele prin care isi realizeaza desfacerea  mijloacele de transport in cazul unei firme care ofera servicii transport Structura (ierarhia) de centre de cost este o structura arborescenta care poata sa contina centre, subcentre de cost pe oricate nivele. Definire centre de cost Primul pas in crearea unui structurii ierarhice de centre de cost il reprezinta definirea acestora in sistem. In aceasta faza nu se mentioneaza nici o relatie de subordonare intre centrele de cost, ci doar se definesc cu cod si denumire. Pentru a seta centrele de cost se acceseaza meniul General > Centre de cost > Definire centre de cost si profit. Se deschide lista cu centre de cost existente.

Pagina 108 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru adaugarea un nou centru de cost se apasa pe butonul din partea de jos a ecranului. Apare astfel ecranul de editare a datelor proprii centrului de cost. Aici se introduc codul si denumirea centrului de cost. Se alege apoi tipul centrului de cost.

In tabul [Conturi] i se poate asocia noului centrului de cost/profit un anumit cont contabil si atunci toate documentele inregistrate care contin in modelul lor de contare contul contabil ales se vor aloca centrului de cost respectiv. Aceasta alocare automata nu exclude posibilitatea ca utilizatorul sa aloce manual si alte documente pe acel centru de cost. In tabul [Vizibilitate] se asociaza centrului de cost/profit toate locatiile de lucru in care se vor inregistra documente ce se vor aloca centrului de cost aferent.

Pagina 109 din 466


Versiune manual 4.0

Pas1. Se selecteaza locatia disponibila din partea dreapta; Pas2. Se apasa butonul de transfer in partea stanga; Pas3. Locatia apare in lista locatiilor vizibile. Se apasa butonul si se trece la introducerea urmatorului centru de cost/profit. Sisteme de analiza Pentru a putea face alocarea documentelor primare pe strucutra de centre de cost constituita anterior, trebuie definit un sistem de analiza care sa se bazeze pe structura de centre de cost configurata. Se acceseaza meniul General > Centre de cost > Sisteme de analiza.

Pagina 110 din 466


Versiune manual 4.0

In partea de sus a ecranului se introduce codul si denumirea sistemului de analiza. Se pune bifa in casuta . Apoi in partea de jos se selecteaza ierarhia de centre de cost care va sta la baza sistemului de analiza. Pentru ca acest sistem de analiza sa apara implicit la alocarea documentelor primare pe centre de cost trebuie setat parametrul de initializare ACDefaultAnalysisSystem cu valoarea acestui sistem de analiza.

Pagina 111 din 466


Versiune manual 4.0

Clasificari Articolele, centrele de cost sau partenerii din sistem se pot grupa in ierarhii. O ierahie este o structura de tip arborescent de categorii si sub-categorii la care se pot asocia aceste inregistrari. Structura fiecarei ierarhii tine de modul in care se doreste segmentarea informatiilor respective. In caz ca exista criterii diferite de segmentare a informatiilor se pot definii mai multe ierarhii paralele. Clasificarea in ierarhii nu este obligatorie, ci poate fi folosita in anumite rapoarte ale companiei. De exemplu ierarhizarea partenerilor ajuta la cunoasterea a ce si cat anume s-a achizitionat, respectiv vandut, la o anumita categorie de parteneri. Clasificare articole Definirea unei ierarhii de articole se face in meniul General > Clasificari > Articole. Se deschide urmatorul ecran:

Pentru adaugarea unei noi clasificari se apasa pe butonul si se intra in ecranul de editare. Aici se completeaza un si o a noii clasificarii.

Pagina 112 din 466


Versiune manual 4.0

Ecranul este impartit in doua zone:  Clasificare – cuprinde ierarhia de articole (in partea stanga);  Nomenclator – afiseaza (dupa filtrare) nomenclatorul de articole (in partea dreapta). Trebuie adaugata o prima categorie si anume radacina arborelui. Nota: Pentru afisarea optiunilor de lucru disponibile cu categoriile, se poate bifa check-boxul din partea stanga jos.

Se da un click in partea stanga a ecranului, in zona de clasificare, si se apasa combinatia de taste . Apare un mic ecran de editare unde se introduc codul si numele radacinii (de unde va incepe ierarhizarea).

Apoi se apasa butonul .

Pagina 113 din 466


Versiune manual 4.0

In cazul in care se doreste adaugarea unei subcategorii se selecteaza linia FOOD si, dupa ce se executa click-dreapta pe ea, se alege optiunea “Adauga subcategorie pentru nodul selectat”.

Apare acelasi ecran ca cel prezentat anterior, in care se editeaza codul si denumirea subcategoriei. Procedura se reia pentru fiecare subcategorie.

Alocarea articolelor in cadrul unei categorii se face astfel: Pas1: Se pozitioneaza cu mouse-ul categoria de care se vor atasa articolele (in cazul nostru pe linia PAINE).

Pagina 114 din 466


Versiune manual 4.0

Pas2: In partea dreapta a ecranului, avand bifat check-box-ul , se apasa pe butonul (Executa filtru). Se afiseaza in lista doar articolele care nu au fost clasificate inca. Se pot face filtrari dupa anumite campuri: Cod, Nume, Tip sau Descriere a articolului. Nota: Pentru afisarea optiunilor de lucru disponibile cu nomenclatorul de articole, se poate bifa check-box-ul :

Pas3: Se selecteaza din partea dreapta articolul sau articolele care apartin categoriei respective. Selectia multipla consecutiva de articole se face tinand apasata tasta iar selectia multipla aleatoare tinand apasata tasta .

Pagina 115 din 466


Pas4: Dupa selectarea articolelor se apasa pe butonul

Versiune manual 4.0

din ecranul de mai sus.

Articolele clasificate vor aparea in nomenclator cu litere ingrosate (bold). In acest mod se adauga articolele aferente fiecarei sub-categorii. La finalul configurarilor se apasa butonul . In cazul in care s-a gresit asocierea unui articol la o anumita categorie se poate corecta situatia prin selectarea articolului respectiv din partea stanga, trecerea inapoi in nomenclatorul din partea dreapta cu butonul

si apoi reclasificarea in categoria corecta.

Pagina 116 din 466


Versiune manual 4.0

O ierarhie de articole poate arata ca in exemplul de mai jos.

Clasificare centre de cost Definirea unei ierarhii de centre de cost se face in meniul General > Clasificari > Centre de cost/profit. Se deschide urmatorul ecran:

NOTA: Definirea ierarhie de centre de cost este similara cu definirea ierarhiei de articole.

Pagina 117 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru adaugarea unei noi clasificari se apasa pe butonul si se intra in ecranul de editare. Aici se completeaza un si o a noii clasificarii.

Ecranul este impartit in doua zone:  Clasificare – cuprinde ierarhia de centre de cost (in partea stanga);  Nomenclator – cuprinde (dupa filtrare) lista centrelor de cost (in partea dreapta). Trebuie adaugata o prima categorie si anume radacina arborelui. Nota: Pentru afisarea optiunilor de lucru disponibile cu categoriile, se poate bifa check-boxul .

Se da un click in partea stanga a ecranului, in zona de clasificare, si se apasa combinatia de taste . Apare un mic ecran de editare unde se introduc codul si numele radacinii (de unde va incepe ierarhizarea).

Pagina 118 din 466


Versiune manual 4.0

Apoi se apasa butonul . In cazul in care se doreste adaugarea unei subcategorii se selecteaza linia COMPANIE si, dupa ce se executa click-dreapta pe ea, se alege optiunea “Adauga subcategorie pentru nodul selectat”.

Apare acelasi ecran ca cel prezentat anterior, in care se editeaza codul si denumirea subcategoriei. Procedura se reia pentru fiecare subcategorie. In exemplul nostru pastram o singura categorie, COMPANIE. Alocarea centrelor de cost in cadrul unei categorii se face astfel: Pas1: Se pozitioneaza cu mouse-ul pe categoria din partea stanga (in cazul nostru pe linia COMPANIE). Pas2: In partea dreapta a ecranului, avand bifat check-boxul , se apasa pe butonul (Executa filtru). Se afiseaza in lista doar centrele de cost care nu au fost clasificate inca. In cazul in care sunt foarte multe centre de cost se poate face o filtrare dupa anumite campuri: Cod, Nume, Tip sau Descriere a centrului de cost. Nota: Pentru afisarea optiunilor de lucru disponibile cu nomenclatorul de centre de cost, se poate bifa check-box-ul :

Pagina 119 din 466


Versiune manual 4.0

Pas3: Se selecteaza din partea dreapta centrul sau centrele de cost care apartin categoriei respective. Selectia multipla consecutiva de centre de cost se face tinand apasata tasta iar selectia multipla aleatoare tinand apasata tasta .

Pas4: Dupa selectarea centrelor de cost se apasa pe butonul

Pagina 120 din 466



Versiune manual 4.0

In acest mod se pot adauga centrele de cost aferente fiecarei categorii. Mai mult, la centrele de cost asociate unei categorii se pot asocia la randul lor sub-centre de cost in aceeasi maniera. Conditia este ca acestea sa fie definite in prealabil. La finalul configurarilor se apasa butonul . In cazul in care s-a gresit asocierea unui centru de cost la o anumita categorie se poate corecta situatia prin selectarea centrului de cost respectiv din partea stanga, trecerea inapoi in nomenclatorul din partea dreapta cu butonul


Clasificare parteneri Pentru a defini o ierarhie de parteneri vom accesa ecranul General > Clasificari > Parteneri.

Pagina 121 din 466


Versiune manual 4.0

NOTA: Definirea ierarhie de parteneri este similara cu definirea ierarhiei de articole. Pentru a adauga o noua ierarhie se apasa pe butonul . Se completeaza codul si numele clasificarii si se .

Ecranul este impartit in doua zone:  Clasificare – cuprinde ierarhia de articole (in partea stanga);  Nomenclator – afiseaza (dupa filtrare) nomenclatorul de parteneri (in partea dreapta).

Pagina 122 din 466


Versiune manual 4.0

Nota: Pentru afisarea optiunilor de lucru disponibile cu categoriile, se poate bifa check-boxul din partea stanga jos.

Se da un click in partea stanga a ecranului, in zona de clasificare, si se apasa combinatia de taste . Apare un mic ecran de editare unde se introduc codul si numele primei categorii.

Apoi se apasa butonul . In cazul in care se doreste adaugarea unei subcategorii se selecteaza linia Key accounts si, dupa ce se executa click-dreapta pe ea, se alege optiunea “Adauga subcategorie pentru nodul selectat”. In exemplul nostru nu va fi cazul pentru ca vom crea inca 4 categorii principale, la fel ca prima, fara alte subcategorii. Ne pozitionam cu click in partea stanga a ecranului si apasam din nou combinatia de taste . Apare a celasi ecran ca cel prezentat anterior, in care se editeaza codul si denumirea urmatoarei subcategorii.

Pagina 123 din 466


Versiune manual 4.0

Alocarea partenerilor in cadrul unei categorii se face similar ca la articole si centre de cost: Pas1: Se pozitioneaza cu mouse-ul pe categoria din partea stanga; Pas2: In partea dreapta a ecranului, avand bifat check-boxul , se apasa pe butonul (Executa filtru). Se afiseaza in lista doar partenerii care nu au fost clasificati inca. Se poate face o filtrare dupa anumite campuri: Cod, Nume, Tip sau Descriere a partenerului. Nota: Pentru afisarea optiunilor de lucru disponibile cu nomenclatorul de parteneri, se poate bifa check-box-ul :

Pas3: Se selecteaza din partea dreapta partenerul sau partenerii care apartin categoriei respective. Selectia multipla consecutiva de centre de cost se face tinand apasata tasta iar selectia multipla aleatoare tinand apasata tasta .

Pagina 124 din 466


Pas4: Dupa selectarea partenerilor se apasa pe butonul

Versiune manual 4.0


In acest mod se pot adauga partenerii aferenti fiecarei categorii. La finalul configurarilor se apasa butonul . In cazul in care s-a gresit asocierea unui partener la o anumita categorie se poate corecta situatia prin selectarea partenerului respectiv din partea stanga, trecerea inapoi in nomenclatorul din partea dreapta cu butonul


Pagina 125 din 466


Versiune manual 4.0

ADMINISTRARE Utilizatori Gestionarea utilizatorilor de Charisma se realizeaza in ecranul General > Administrare > Utilizatori. Se deschide urmatorul ecran de filtrare unde se afiseaza utilizatorii deja introdusi in sistem.

Se apasa butonul pentru inregistrarea unui nou utilizator de Charisma.

Se completeaza urmatoarele campuri:  - se alege din lista persoana (se presupune ca acesta deja exista in sistem, daca nu, se adauga in ecranul General > Parteneri > Persoane); Pagina 126 din 466


Versiune manual 4.0

 - se completeaza numele cu care utilizatorul respectiv se va loga in sistem (de ex poate fi initiala prenumelui si numele de familie sau un cod format din initialele numelui si data nasterii samd, in functie de politica companiei).  Butonul - se apasa si in casuta deschisa se introduce si se confirma parola asociata utilizatorului;

In partea dreapta a ecranului se regasesc doua taburi:  [Grupuri utilizatori] – se bifeaza grupurile de utilizatori asociate respectivului utilizator; definirea unui nou grup de utilizatori se face in ecranul General > Administrare > Grupuri de utilizatori;  [Locatii] – se bifeaza locatiile pe care utilizatorul va avea acces;

Pagina 127 din 466


Versiune manual 4.0

Se salveaza informatiile introduse. Grupuri de utilizatori Asocierea utilizatorilor in grupuri se face in ideea de a gestiona drepturile de acces ale acestora la nivel de grup si nu la nivelul fiecarui utilizator. Pentru aceasta operatiune se acceseaza ecranul General > Administrare > Grupuri de utilizatori. In ecranul de filtrare care se deschide sunt afisate grupurile de utilizatori deja existente.

Pentru adaugarea unui nou grup de utilizatori se apasa butonul .

Pagina 128 din 466


Versiune manual 4.0

Se introduce denumirea grupului. Daca noul grup va avea drepturi de Administrator se lasa bifa pe check-box-ul de langa, daca nu, se debifeaza. In tabul [Utilizatori] se asociaza utilizatorii care vor face parte din grupul respectiv. Se apasa pe primul rand al coloanei , apoi pe sageata “in jos” si astfel se deruleaza lista utilizatorilor de Charisma din care se va alege o persoana.

Nota1: Un utilizator poate fi asociat unui grup nou chiar daca este deja asociat altui grup, drepturile cumulandu-se. Modificarile au efect doar dupa o noua relogare a acestuia in aplicatie.

Pagina 129 din 466


Versiune manual 4.0

Nota2: Un utilizator care face parte dintr-un grup fara drepturi de Administrator nu poate fi inclus intr-un grup care are drepturi de Administrator. Sistemul va afisa urmatorul mesaj de atentionare:

Pentru adaugarea urmatorului utilizator fie se apasa butonul din partea dreapta a ecranului, fie de la tastaura se apasa sageata „in jos”.

In tabul [Tranzactii] se bifeaza tranzactiile ce vor fi disponibile utilizatorilor din grupul respectiv.

Pagina 130 din 466


Versiune manual 4.0

In functie de zona de desfasurare a activitatii fiecarui grup de utilizatori, se pot face selectii la nivel de modul (Achizitii, Vanzari etc), la nivel de documente (indiferent prin ce tranzactie se inregistreaza in sistem) sau la nivel de tranzactii individuale.

La final se salveaza modificarile. Parametri de initializare In functie de specificul fiecarei companii sistemul se poate configura pentru a functiona dupa anumite reguli si metode sau pentru a prelua automat in documente anumite valori implicite. Aceste presetari se realizeaza in meniul General > Administrare > Parametri de initializare.

Pagina 131 din 466


Versiune manual 4.0

Parametrii sunt grupati pe modulele aplicatiei sau pe diverse zone de interes. Cei mai multi sunt parametrii generali, valabili pentru majoritatea companiilor si in mare parte sunt configurati in momentul in care se incepe lucrul in Charisma. Cautarea unui parametru de initializare se face in campul . Este nevoie sa cunoastem doar o secventa din numele, descrierea sau valorile parametrului. Valoarea curenta a parametrilor pot fi data de o valoare aleasa dintr-o lista predefinita sau poate fi de tip DA/NU sau 1/0 (adevarat/fals). Dupa schimbarea valorii curente a unui parametru de initializare este necesara salvarea modificarii respective si repornirea aplicatiei. Cateva exemple de parametrii care pot sa difere de la o companie la alta:  Modalitate implicita de descarcare stoc – metoda propusa automat cand se creaza un articol nou;  CustomStatementExchangeBankId – Banca din care se preia cursul pentru Declaratie vamala de Import;  ImplicitStockAdministrationId – parametru implicit folosit la proforma de vanzare;  PartnerDefaultDueDays – numar zile scadente la plata facturii de vanzare;  Stoc disponibil dupa proprietati – daca stocul disponibil va tine sau nu cont de valorilor proprietatilor (din documentul sursa);  ExchangeBankId – Banca implicita curs valutar;  ReturnedInputTransactionList – lista cu tranzactii retur de intrare (storno de intrare); acestea vor fi luate in considerare la calculul CMP;  WorkCostCenter – daca sitemul va lucra sau nu cu centre de cost la contabilitate.

Pagina 132 din 466


III.

Versiune manual 4.0

MODULUL ACHIZITII

Acest capitol este destinat prezentarii modului de inregistrare a documentelor aferente activitatii de aprovizionare din cadrul companiei: comanda furnizor, avizul de expeditie, nota de intrare-receptie, factura de aprovizionare, factura de import, declaratia vamala de import. Inainte de trecerea la inregistrarea efectiva a documentelor de aprovizionare este necesar sa se verifice cateva aspecte, si anume:  Configurarea statiei de lucru Se verifica gestiunea de lucru si anul financiar pe care urmeaza sa se opereze documente (General > Configurare statie de lucru).

 Cursul de schimb Setarea este importanta in cazul in care se lucreaza cu valute straine. Cursul de schimb se introduce o singura data pe zi (General > Cursuri valutare) si de corectitudinea lui depind toate documentele de aprovizionare, precum si notele contabile generate din aceste documente.

Pagina 133 din 466


Versiune manual 4.0

 Parametrii de initializare In cazul in care se doreste modificarea configurarilor initiale, care au fost realizate impreuna cu consultantul Totalsoft la implementarea sistemului, se poate accesa meniul General > Administrare > Parametri de initalizare.

Nota: Se recomanda ca o eventuala schimbare a parametrilor de initializare sa se faca dupa consultarea echipei de (post)implementare a Totalsoft. Asa cum am explicat in capitolul CONCEPTE DE BAZA, articolele cu care lucreaza Charisma pot fi clasificate in doua categorii: stocabile si nestocabile. Articolelor stocabile sunt cele care se pot

Pagina 134 din 466


Versiune manual 4.0

receptiona fizic in depozitul sau magazinele companiei si ale caror miscari de stoc se urmaresc cu ajutorul Fisei de magazie, in timp ce articolele nestocabile sunt de natura avansurilor, cheltuielilor si veniturilor. Nota: Tot in categoria articolelor nestocabile intra si mijloacele fixe (intangibile sau tangibile), insa acestora le-am alocat un capitol separat in acest manual. Achizitii articole stocabile de la intern Activitatea de aprovizionare cu articole stocabile a unei companii, implicit documentele pe care aceasta le utilizeaza in acest proces economic, pot sa varieze in functie de mai multi factori: de specificul activitatii companiei, de organizarea sa interna, de volumul documentelor implicate in proces, de importanta acordata anumitor documente, de relatiile comerciale pe care compania le are cu furnizorii sai, etc. De regula se recomanda sa existe un flux principal prin care sa se desfasoare activitatea de aprovizionare, dar sa fie configurate cateva fluxuri alternative la care sa se apeleze in caz de nevoie. In cele ce urmeaza vom prezenta un flux standard de aprovizionare in care sunt prezente umatoarele documente: 1. Comanda furnizor; 2. Aviz de aprovizionare; 3. Nota de intrare-receptie; 4. Proces verbal de diferente; 5. Factura fiscala de achizitie; In principiu intr-un flux de documente, oricare ar fi acesta, primul document se introduce manual in sistem, urmand ca celelalte documente sa se genereze automat unele din altele, pe baza unor tranzactii configurate in prealabil. Comanda furnizor Se acceseaza ecranul Achizitii > Comenzi.

Se deschide ecranul de filtrare care contine lista comenzilor inregistrate la data respectiva:

Pagina 135 din 466


Versiune manual 4.0

Adaugarea unui noi comenzi se face cu butonul . Se deschide ecranul de editare a comenzii.

Nota: Observati ca denumirea ecranului este Emitere Comanda Furnizor, indicand-ne faptul ca suntem pe o tranzactie manuala. De regula cele manuale incep cu Emitere... sau Inregistrare..., pe cand cele automate cu Generare... In antetul comenzii se completeaza numarul documentului (sau se bifeaza casuta pentru ca, la salvare, sistemul sa aloce automat un numar), data documentului, furnizorul,

Pagina 136 din 466


Versiune manual 4.0

precum si alte informatii relevante pentru comanda respectiva: agentul de vanzare, data de livrare, observatii, etc. Pentru adaugarea detaliilor comenzii (articolele stocabile) se apasa butonul din partea dreapta a ecranului. Se deschide ecranul de editare a detaliilor.

Aici se alege articolul: se face click pe semnul din dreapta campului , apoi se filtreaza articolele dupa cod, denumire sau tip. Daca, de exemplu, cunoastem ca articolul contine in denumire secventa de text „bio”, atunci aceasta se introduce in campul Denumire si se apasa pictograma

sau de la tastatura se apasa .

Din lista restransa in urma filtrarii se selecteaza cu dublu-click articolul cautat. Se completeaza campurile obligatorii si si dupa caz alte informatii: valuta (daca difera de RON), cursul de schimb, un eventual discount, termenul de livrare, s.a.m.d..

Pagina 137 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru adaugarea urmatorului articol in comanda nu este necesara parasirea ferestrei active, ci se apasa butonul urmand a se relua procedura de completare a informatiilor precizata anterior. La final se apasa butonul al ecranului de editare detalii comanda furnizor si se revine in ecranul de editare a comenzii. In partea de jos a acestui ecran se regaseste lista detaliilor recent adaugate.

Se verifica corectitudinea datelor introduse in comanda si se .

Pagina 138 din 466


Versiune manual 4.0

Dupa salvare documentul primeste starea Draft, stare in care inca poate fi modificat sau sters. Pentru a-l transforma insa intr-un document sursa pentru urmatorul document din fluxul de aprovizionare este necesara validarea acestuia. Acesta operatiune se efectueaza apasand butonul . Astfel comanda furnizor isi va schimba starea in Valid. Dupa validare documentul nu mai poate fi modificat. Nota: Daca imediat dupa validare se constata o greseala la comanda furnizor (si comanda nu a apucat sa devina document sursa pentru un alt document din flux), atunci se poate deschide si anula fara probleme (butonul ). Daca insa o comanda furnizor a fost validata si din ea s-au generat alte documente (in cazul fluxului nostru, avize de aprovizionare) atunci ea nu va mai putea fi anulata. Pentru a o elimina ca posibil document sursa pentru alte avize de aprovizionare, aceasta trebuie inchisa (se deschide in modul de editare, se apasa butonul si se alege optiunea Inchide doc.). Cu butonul se poate afisa in mod grafic documentul curent si daca e cazul documentul destinatie din flux (inclusiv notele contabile, daca acestea au fost generate).

Aviz de expeditie de aprovizionare Introducerea avizelor de expeditie de aprovizionare se face in ecranul Achizitii > Avize > Avize de expeditie.

Pagina 139 din 466


Versiune manual 4.0

Ecranul care apare initial contine lista cu documentele introduse la data curenta.

In exemplul nostru, vom genera Avizul de aprovizionare din Comanda furnizor introdusa anterior. Se apasa pe butonul pentru introducerea unui nou document. Daca acesta este primul document din zi si cursul de schimb nu a fost inca introdus, atunci va aparea caseta de introducerea a cursului.

Pagina 140 din 466


Versiune manual 4.0

Dupa introducerea si salvarea cursului de schimb se deschidere ecranul de editare a avizului de aprovizionare. In partea de antet a documentului se introduc date generale: numar document, data document, furnizor, gestiune, etc.

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document Aviz de insotire de aprovizionare este Inregistrare Aviz de aprovizionare (este scrisa in titlul ecranului). Intrucat documentul se va genera automat dintr-o Comanda furnizor, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului . Pagina 141 din 466


Versiune manual 4.0

Se deschide lista tranzactiilor configurate pentru tipul de document Aviz de insotire de aprovizionare. Aici se alege tranzactia corespunzatoare, respectiv Generare Aviz de Aprovizionare din Comanda Furnizor (urmarim fluxul de aprovizionare prezentat la inceputul capitolului).

Se apasa pe butonul Inainte>> pentru a intra in ecranul de selectie a comenzilor primite de la furnizorul ales in antetul documentului. Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul Selectie.

Se apasa din nou butonul Inainte>> pentru deschiderea ecranului de selectie a articolelor existente pe documentul ales anterior.

Pagina 142 din 466


Versiune manual 4.0

In acest ecran este afisata in partea de jos o lista cu articolele din documentul sursa. Pentru fiecare din aceste articole sunt prezente 3 campuri de cantitate:  Totala – cantitatea existenta pe documentul sursa;  Ramasa – cantitatea afisata este diferenta intre cantitatea totala si cantitatea consumata (preluata deja de alte documente destinatie). Este egala cu cantitatea totala cand nu s-a consumat nimic din aceasta cantitate.  Selectata – cantitatea aleasa pe documentul curent. In caz ca furnizorul trimite marfa in mai multe trase, la date calendaristice diferite, atunci pe primul aviz de aprovizionare de la acesta nu vor aparea toate articolele sau intreaga cantitate asa cum apar ele in comanda initiala. In acest caz bifarea articolelor se face unul cate unul si se completeaza in campul , pentru fiecare articol in parte, cantitatea corespunzatoare din documentulul de la furnizor.

Pagina 143 din 466


Versiune manual 4.0

In cazul in care articolele din comanda, precum si cantitatile aferente, corespund in totalitate si pe avizul de la furnizor se poate apasa butonul din dreapta jos. Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului . Se apasa pe acesta si se revine in ecranul de editare a documentului.

Se observa ca au fost preluate articolele din documentul sursa, cu Cantitate, UM, Pret. La salvarea avizului (cu butonul ) se completeaza si informatia de cod si denumire. In urma acestei operatii, documentul va avea starea Draft. Cat timp documentul este in starea Draft, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge/adauga/modifica detalii). Pagina 144 din 466


Versiune manual 4.0

Nota: In cazul in care sistemul nu permite adaugarea de noi linii sau nu permite modificarea pretului unitar trebuie facute cateva modificari in tipul tranzactiei, si anume: a) Pentru adaugarea de noi linii (deoarece este posibil ca pe aviz sa apara si alte articole care nu s-au regasit in comanda) se bifeaza casuta Permite detalii manuale din antetul tranzactiei respective. Se acceseaza meniul General > Administrare > Tipuri de tranzactii, se cauta tranzactia, se deschide si se modifica.

b) Pentru a putea modifica pretul unitar (in caz ca acesta nu coincide cu cel din comanda) se bifeaza casuta Camp destinatie editabil din tabul [Mapari coloane], linia Pret comanda a tranzactiei respective.

Pagina 145 din 466


Versiune manual 4.0

Sa presupunem ca nu este nevoie de modificarea avizului (nici de adaugarea de linii noi, nici de modificari ale pretului unitar), astfel ca il vom trece in starea Valid (cu butonul ).

Dupa ce avizul de aprovizinare a fost validat nu se mai pot face modificari asupra lui si devine document sursa pentru urmatorul document din fluxul de aprovizionare, respectiv nota de intrare-receptie. Nota: Avizul de aprovizionare este document sursa si pentru factura de achizitie.

Pagina 146 din 466


Versiune manual 4.0

Prin apasarea butonului si alegerea optiunii Aplica model de contare avem posibilitatea de a vizualiza ce nota contabila va avea documentul respectiv.

Atentie: Aici doar se verifica modelul de contare configurat pentru documentul respectiv. Notele contabile urmeaza a fi generate (pe baza acestui model) in modulul Contabilitate. Butonul afiseaza reprezentarea grafica a documentelor de aprovizionare inregistrate la acest moment:

Nota de intrare-receptie Intr-un flux de aprovizionare unde marfa soseste in depozitul companiei cu aviz de aprovizionare si unde factura de achizitie ajunge la contabilitate la o data ulterioara, se recomanda

Pagina 147 din 466


Versiune manual 4.0

ca nota de intrare–receptie (NIR-ul – documentul care incarca stocul companiei) sa fie generata din avizul de insotire a marfii. Astfel marfa va fi disponibila spre vanzare cat mai curand. Este recomandat ca la receptia marfii sa se cunoasca toate cheltuielile auxiliare aferente marfii respective (transport, asigurare etc) pentru ca aceste cheltuieli sa fie incluse in costul de achizitie al marfurilor. In caz contrar, daca aceste costuri ajung mai tarziu la departamentul contabilitate, nu vor mai putea fi incluse in costul de achizitie, fiind evidentiate ca simple cheltuieli in conturile de clasa 6. NIR-ul se introduce in sistem folosind calea de meniu Achizitii > Receptie > Note de intrare receptie.

Ecranul care se deschide va contine lista documentelelor introduse la data curenta (daca exista).

Pagina 148 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru a adauga un nou document se apasa pe butonul .

Se deschide ecranul de editare a notei de intrare-receptie unde se introduc datele generale: document, document, , etc. Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document Nota de intrare– receptie este Generare NIR din Factura de Aprovizionare si cu Factura de Transport. Nota: Tranzactia implicita poate sa difere in cazul dumneavoastra, depinde de modul in care a fost setata in faza de implementare.

Pagina 149 din 466


Versiune manual 4.0

Intrucat documentul se va genera automat dintr-un Aviz de aprovizionare, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului . Astfel apare caseta de selectie a tranzactiilor.

Aici se alege tranzactia Generare NIR din Aviz de Aprovizionare. Nota: In imaginea de mai sus se poate observa ca exista mai multe tranzactii de generare NIR din aviz care, la o prima vedere, ar parea similare cu cea indicata de noi, insa exista o diferenta mare, si anume: tranzactiile care au la cod litera R in fata sunt generate automat din modulul Retail si apar in Core – aplicatia de baza – prin mecanismul de replicare a datelor. Inseamna ca acele documente NIR au fost operate direct in magazin. Motivul pentru care sunt doua tranzactii cu R la cod este ca pe una se inregistreaza NIR-urile cu marfa de la furnizorii companiei (aviz de expeditie furnizor), iar pe a doua NIR-urile cu marfa de la alte magazine sau depozite ale aceleiasi companii (avize interne sau “la distanta”). De regula aceste tranzactii sunt active doar in cazul in care exista implementat modul Retail. Dupa selectarea tranzactiei mentionate se apasa pe butonul Inainte>> pentru a intra in ecranul de selectie a avizelor primite de la partenerul ales pe antetul documentului. Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul Selectie.

Pagina 150 din 466


Versiune manual 4.0


Pentru consumarea tuturor articolelor din documentul sursa se apasa pe butonul . In caz contrar se alege articol cu articol si se completeaza la fiecare cantitatea consumata (in campul Selectata). Nota: Trebuie facuta o distinctie intre cantitatea consumata (selectata) si cea propriu-zis receptionata (intrata in stoc). Cantitatea consumata este cea preluata din documentul sursa (in cazul de fata avizul de aprovizionare) si chiar daca se constata anumite diferente cantitative la receptie, se recomanda ca aceasta cantitate consumata sa fie la nivelul celei de pe aviz. Avand

Pagina 151 din 466


Versiune manual 4.0

avizul consumat in intregime acesta nu va mai aparea in lista documentelor-sursa pentru urmatoarele NIR-uri sau facturi, evitandu-se astfel afisarea unor documente inutile care ar ingreuna munca utilizatorilor. Eventualele diferente cantitative fata de aviz se vor trata in pasul imediat urmator prin completarea cantitatii intrate. Selectarea a cel putin unui articol are ca efect activarea butonului . Dupa ce se face click pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului. Se recomanda salvarea documentului pentru ca sistemul sa faca refresh ecranului si astfel sa se afiseze codurile si denumirile articolelor.

Nota: In practica, la o receptie se pot constata diferente cantitative (mai frecvente fiind cele “in minus”) si atunci, in functie de regulile interne ale companiei sau de relatia cu furnizorul, pot exista mai multe rezolvari ale problemei:  Fie se receptioneaza cantitatea faptica, urmand ca furnizorul sa corecteze in factura sau, daca deja a emis-o, sa emita si o factura storno pe diferenta;  Fie se receptioneaza cantitatea scriptica si la urmatoarea livrare furnizorul va adauga cantitatea lipsa sub forma unei gratuitati;  Fie se refuza marfa si se trimite furnizorului inapoi; In cazul in care la numaratoarea fizica se constata diferente la vreun articol se selecteaza linia aferenta acelui articol si cu butonul si se modifica valoarea din campul .

Pagina 152 din 466


Versiune manual 4.0

Dupa o verificare a datelor introduse, se salveaza documentul, starea acestuia fiind in continuare Draft. Abia dupa validare NIR-ul va afecta stocul cu cantitatile efectiv receptionate. Nota: Tranzactia se poate configura astfel incat la validarea NIR-ului in care apar diferente intre cantitatea intrata si cea receptionata sa se genereze automat si documentul Procesul Verbal de Diferente. Prin apasarea butonului si alegerea optiunii Aplica model de contare avem posibiliatatea de a vizualiza nota contabila aferenta documentului respectiv.

Pagina 153 din 466


Versiune manual 4.0

Atentie: Aici doar se verifica modelul de contare configurat pentru documentul respectiv. Notele contabile urmeaza a fi generate (pe baza acestui model) in modulul Contabilitate. Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.

Pentru tiparirea NIR-ului se apasa butonul si apoi icon-ul Se alege imprimanta si apoi OK.

Pagina 154 din 466

din stanga sus.


Versiune manual 4.0

Proces verbal de diferente Este documentul ce consemneaza diferentele cantitative la receptie. PVD-ul se introduce in sistem folosind calea de meniu Achizitii > Receptie > Proces Verbal Diferente.

Ecranul care se deschide va contine lista documentelelor introduse la data curenta (daca exista).

Pagina 155 din 466


Versiune manual 4.0

In cazul in care nu s-a optat pentru generarea automata a acestui document direct la validarea NIR-ului, pasii de adaugare sunt urmatorii: Se apasa butonul din ecranul de filtrare. In ecranul de editare a documentului se completeaza numarul si data. Apoi se alege furnizorul, un motiv pentru diferenta si numarul NIR-ului in care a aparut diferenta.

Se apasa butonul si in functie de sensul diferentelor (minus sau plus) se alege tranzactia corespunzatoare. Se apasa butonul Inainte>> pentru a intra in ecranul de selectie a NIR-urilor.

Pagina 156 din 466


Versiune manual 4.0

Aici se alege NIR-ul prin bifare in campul Selectie si apoi din nou butonul Inainte >>.

Se deschide ecranul de selectie a pozitiilor din NIR care au diferente la receptie si, dupa ce se bifeaza toate, se apasa butonul .

Pagina 157 din 466


Versiune manual 4.0

Se revine in ecranul principal unde se salveaza si valideaza documentul.

Factura de achizitie Pentru inregistrarea facturilor de achizitie se acceseaza meniul Achizitii > Facturi > Facturi de achizitie.

Pagina 158 din 466


Versiune manual 4.0

Se deschide ecranul de filtrare unde se regasesc documentele introduse in ziua curenta.

Pentru a adauga un nou document se apasa pe butonul si astfel se deschide ecranul de editare.

Pagina 159 din 466


Versiune manual 4.0

In partea de antet a documentului se introduc date generale: numar document, data document, furnizor, gestiune, scadenta etc. Se observa in titul ecranului ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document Factura de aprovizionare este Inregistrare Factura de Aprovizionare. Intrucat in exemplul nostru factura se va genera automat din avizul de aprovizionare, se apasa butonul si se schimba tranzactia curenta.

Pagina 160 din 466


Versiune manual 4.0

Se alege tranzactia automata Generare Factura de Aprovizionare din Aviz de Furnizor. Se apasa pe butonul Inainte>> pentru a intra in ecranul de selectie a avizelor primite de la partenerul ales pe antetul documentului.

Aici se alege cel putin un document prin bifare in coloana Selectie (este posibil ca aceeasi factura sa aiba la baza mai multe avize). Se va activa astfel butonul Inainte>>. Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a articolelor existente pe avizul/avizele alese.

Daca se doreste consumarea tuturor articolelor din documentul sursa, la intreaga lor cantitate ramasa, se apasa pe butonul . Se pot alege si doar cateva articole, iar din acestea sa se consume doar o parte din cantitatea disponibila.

Pagina 161 din 466


Versiune manual 4.0

Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului . Dupa ce se face click pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului unde se salveaza pentru refresh de ecran.

Se observa ca au fost preluate articolele din documentul sursa, cu cantitate, UM si pret asa cum erau aceste informatii la momentul sosirii avizului. Dar in exemplul nostru, la NIR au fost constatate anumite diferente cantitatite astfel ca va trebui sa modificam factura in consecinta. Presupunem ca diferentele au fost acceptate de catre furnizor si ca factura a venit modificata fata de avizul initial. Cat timp factura de aprovizionare este in starea Draft, se pot face modificari in cadrul ei. Se alege linia de detaliu ce trebuie modificata si se apasa butonul .

Pagina 162 din 466


Versiune manual 4.0

Se modifica valoarea din campul (uneori este posibil ca si pretul sa fie usor modificat fata de aviz si atunci se corecteaza si acesta – documentul din sistem trebuie sa corespunda intocmai cu documentul fizic). Trecerea de la o linie de detaliu la alta se face cu ajutorul butoanelor . Dupa corectarea cantitatilor se apasa butonul si se revine in ecranul principal unde se verifica sumele (Valoare, TVA, Total) cu cele de pe factura fizica.

O data verificata factura de aprovizionare se valideaza (buton ) si din acel moment nu se mai pot face modificari in cadrul ei, fiind disponibila pentru plata in modulul Financiar. Prin apasarea butonului si alegerea optiunii Aplica model de contare avem posibiliatatea de a vizualiza nota contabila aferenta documentului respectiv.

Pagina 163 din 466


Versiune manual 4.0

Atentie: Aici doar se verifica modelul de contare configurat pentru documentul respectiv. Notele contabile urmeaza a fi generate (pe baza acestui model) in modulul Contabilitate. Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.

Alocarea facturii de achizitie pe centre de cost se face astfel: In ecranul de editare a facturii se apasa butonul din partea dreapta si astfel se deschide ecranul Alocare valoare detaliu document.

Pagina 164 din 466


Versiune manual 4.0

Se observa ca in campul a aparut primul articol din factura. Valoarea acestuia poate fi alocata procentul sau valoric pe unul sau mai multe centre de cost si/sau pe unul sau mai multe articole de calculatie, in functie de necesitatile companiei. Alocarea facturii se va face la nivelul fiecarei linii din factura. In cazul in care se doreste alocarea valorii detaliului pe Centre de cost se face click de mouse pe prima linie a coloanelor Cod sau Denumire si apoi pe butonul

.

Din ierarhia centrelor de cost afisata se alege cu dublu-click centrul de cost dorit.

Pagina 165 din 466


Versiune manual 4.0

Aviz retur catre furnizor Operatiunea de returnare catre furnizor a anumitor articole primite de la acesta se face din diverse motive, cele mai comune fiind constatatarea ulterioara a defectelor de fabricatie sau a produselor expirate, constatarea de diferente in plus la receptia marfii, prezenta pe stoc a unor produse greu vandabile, etc. De asemenea se presupune ca exista o intelegere cu partenerul respectiv pentru acceptarea marfii returnate. Returnarea articolelelor stocabile catre furnizori se face in Charisma in principal cu documentul numit Aviz retur catre furnizor. Acesta are efect doar asupra stocului, in sensul ca scade stocul la articolele returnate. Nu are efect financiar, adica nu diminueaza soldul financiar al partenerului respectiv. Exista insa fluxuri de business in care documentul care scade stocul este chiar documentul Factura storno de aprovizionare, insa acest document il vom trata mai jos, la subcapitolul Facturi storno. Avizul retur catre furnizor se deschide din calea de meniu Achizitii > Avize > Avize retur.

Daca se cunoaste documentul initial (si este introdus in sistem), prin care articolele au intrat in gestiune, avizul retur se va face printr-o tranzactie automata. In caz contrar, returul se va inregistra printr-o tranzactie manuala, de genul Emitere Aviz de Retur Catre Furnizor. Principalele tranzactii automate si cazurile de utilizare (U) la generarea unui Aviz retur catre furnizor:  Generare Aviz retur catre furnizor din Aviz de insotire o Cu scadere de stoc o U: cand documentul initial este un aviz  Generare Aviz retur furnizor din Factura de achizitie o Cu scadere de stoc o U: cand documentul initial nu este un aviz, ci o Factura  Generare Aviz retur furnizor din PVD (plus) o Cu scadere de stoc

Pagina 166 din 466


Versiune manual 4.0

o U: cand documentul initial este un PVD  Generare Aviz retur furnizor din Factura storno de aprovizionare o Cu scadere de stoc o U: cand s-a generat mai intai Factura storno In exemplul urmator vom introduce in sistem un Aviz retur catre furnizor pe baza unui avizul de aprovizionare deja existent (cel introdus mai sus). Astfel ca vom folosi tranzactia Generare Aviz retur catre furnizor din Aviz de insotire. Pentru adaugarea unui nou aviz de retur se apasa butonul din ecranul de filtare al documentului.

Se deschide ecranul de editare unde se introduc date generale ale avizului de retur: Numar document (fiind un document emis de companie poate primi un numar automat, deci se poate lasa bifata casuta Auto – exceptie fac doar documentele care se emit cu data din trecut), Data document, Furnizor, Gestiune etc.

Pagina 167 din 466


Versiune manual 4.0

Se observa in titlul ecranului ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document Aviz de retur catre furnizor este Emitere Aviz de Retur Catre Furnizor (CU SCADERE DE STOC). Intrucat documentul se va genera automat dintr-un aviz de aprovizionare, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului . Astfel apare ecranul de selectie a tranzactiilor.

Aici se alege tranzactia Generare Aviz Retur Catre Furnizor din Aviz de Insotire. Se apasa pe butonul Inainte>> pentru a intra in ecranul de selectie a avizelor primite de la partenerul ales pe antetul documentului.

Pagina 168 din 466


Versiune manual 4.0

Aici se alege cel putin un document prin bifare in coloana Selectie. Se apasa din nou Inainte>> pentru a se deschide ecranul de selectie a articolelor existente pe documentul ales anterior. Presupunem ca se vor returna 30 bucati din al treilea articol (cel cu codul 10078). Se alege acest articol prin bifare in coloana Selectie, dupa care, in partea de sus, in campul se inlocuieste 180 cu 30.

Se apasa apoi pe butonul si se revine astfel in ecranul initial, de editare a documentului unde se salveaza pentru refresh de ecran.

Pagina 169 din 466


Versiune manual 4.0

In urma operatiei de salvare, documentul va avea starea Draft. Se observa ca la salvare documentul primeste si un numar (daca bifa Auto a ramas activa). Cat timp documentul este in aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge/adauga/modifica detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente (de exemplu Factura storno de achizitie) el trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modificari in cadrul lui. Se poate vizualiza modelul de contare cu butonul optiunea Aplica model de contare.

Pagina 170 din 466


Versiune manual 4.0

Fiind un document emis de companie care trebuie sa insoteasca marfa la furnizor, avizul de retur se va printa (butonul si apoi icon-ul Print Report).

Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.

Factura storno de aprovizionare Stornarea este operatia de inregistrare a unei facturi fiscale emisa de un partener furnizor care are valorile cu semnul minus, avand ca principal scop modificarea datoriei companiei catre partenerul respectiv.

Pagina 171 din 466


Versiune manual 4.0

Tipul de document prin care se face stornarea in Charisma este Factura storno de aprovizionare. Acesta are efect in modulul Financiar (se stinge, total sau partial, obligatia de plata catre furnizor). Factura storno poate avea sau nu efect asupra stocului, in functie de fluxul de documente utilizat in sistem. Facturile storno se opereaza din calea de meniu Achizitii > Facturi > Facturi storno.

Daca se cunoaste documentul initial (si este introdus in sistem) prin care articolele au intrat in gestiune, factura storno se va face printr-o tranzactie automata. In caz contrar, stornarea se va inregistra printr-o tranzactie manuala, de genul Inregistrare Factura Storno de Aprovizionare. Aceasta tranzactie se poate face Cu scadere de stoc (cand se storneaza articole stocabile) sau Fara scadere de stoc (pentru articole nestocabile). Principalele tranzactii automate si cazuri de utilizare (U) la generarea unei Facturi Storno de Aprovizionare:  Generare Factura Storno de Aprovizinare din Aviz Retur Catre Furnizor o Fara scadere de stoc o U: dupa ce s-a facut Aviz retur (care a scazut stocul) se face si Factura storno, pentru a se modifica soldul financiar al furnizorului  Generare Factura Storno de Aprovizinare din Factura de aprovizionare o Cu scadere de stoc o U: initial s-a inregistrat Facura si apoi NIR-ul (nu s-a lucrat cu Aviz)  Generare Factura Storno de Aprovizinare din PVD (minus) o Cu scadere de stoc o U: cand documentul initial este un PVD In exemplul urmator vom inregistra o factura storno de aprovizionare, pe baza avizului de retur inregistrat anterior. Vom folosi Generare Factura Storno de Aprovizinare din Aviz Retur Catre Furnizor. Intrucat documentul sursa (avizul) a facut deja scaderea din stoc, este normal ca factura sa nu mai scada stocul. Aceasta va influenta insa soldul financiar al partenerului.

Pagina 172 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru adaugarea unui nou document se apasa butonul din ecranul de filtrare al facturii storno de aprovizinare. Se deschide ecranul de editare unde se completeaza datele generale ale facturii storno primite de la furnizor: numar document, data document, furnizor, gestiune, etc.

Se observa in titlul ecranului ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document Factura storno aprovizionare este Generare Factura Storno de Aprovizionare din Factura de Aprovizionare (CU SCADERE DE STOC). Intrucat documentul din exemplul nostru se va genera automat dintr-un aviz de retur, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului . Astfel apare ecranul de selectie a tranzactiilor.

Pagina 173 din 466


Versiune manual 4.0

Aici se alege tranzactia Generare Factura Storno de Aprovizionare din Aviz Retur Catre Furnizor (FARA SCADERE DE STOC). Se apasa pe butonul Inainte>> pentru a intra in ecranul de selectie a avizelor retur catre partenerul ales pe antetul documentului.

Se alege avizul retur prin bifare in coloana Selectie. Se apasa din nou Inainte>> pentru a se deschide ecranul de selectie a articolelor existente pe documentul ales.

Se selecteaza articolele prin bifare si se apasa butonul . Astfel se revine in ecranul de editare a documentului.

Pagina 174 din 466


Versiune manual 4.0

Se salveaza – starea documentului devine Draft (se poate modifica). Se valideaza – starea documentului devine Valid (produce efecte in soldul financiar al furnizorului). Se poate vizualiza modelul de contare (butonul si optiunea Aplica model de contare).


Pagina 175 din 466


Versiune manual 4.0

Factura proforma de aprovizionare Factura proforma reprezinta o copie a facturii fiscale, transmisa in avans de catre un furnizor care doreste sa se asigure ca serviciile sau marfurile ce urmeaza a fi executate, respectiv livrate catre posibilul cumparator sunt achitate in avans (partial sau total, in functie de intelegerea comerciala existenta intre parteneri). Proforma nu genereaza obligatii de plata pentru companie si nici nu reprezinta un document justificativ de inregistrare in contabilitate. Calea de meniu de unde acceseaza este Achizitii > Facturi > Facturi Proforma.

Pagina 176 din 466


Versiune manual 4.0

Adaugarea unei facturi proforma in sistem se face implicit cu tranzactia manuala Inregistrare Factura Proforma de Aprovizionare (singura disponibila). Completarea datelor acesteia se face in mod similar ca la factura (fiscala) de aprovizionare. Singura utilitate pe care o poate avea factura proforma, in caz ca se doreste includerea acesteia in fluxul de aprovizionare, este aceea ca poate reprezenta un document-sursa pentru factura de aprovizionare. Achizitii articole nestocabile de la intern Factura de servicii La inregistrarea in sistem a facturilor de servicii (articolele nestocabile) se foloseste un flux de aprovizionare mult mai simplu decat cel prezentat anterior, la articolele stocabile. In majoritatea cazurilor utilizatorii companiei aleg sa inregistreaza manual factura de aprovizionare. In alte cazuri fluxul poate cuprinde si o factura proforma ca prim document. In cazul in care se opteaza pentru inregistrarea manuala a facturii de servicii se foloseste acelasi cale de meniu Achizitii > Facturi > Facturi de achizitie.

In general, facturile de achizitie pentru articole nestocabile se inregistreaza in sistem prin tranzactia manuala Inregistrare Factura de Aprovizionare. In ecranul de editare a facturii se completeaza mai intai datele din antet: numar factura, data factura, furnizor, gestiune, scadenta etc.

Pagina 177 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru adaugarea liniilor facturii se apasa butonul din partea dreapta a ecranului. Se deschide ecranul de editare a liniei de detaliu.

In campul se alege serviciul/cheltuiala corespunzatoare. De obicei in cazul facturilor de servicii la se trece cifra 1, iar la se introduce valoarea fara TVA a serviciului respectiv. Dupa introducerea tuturor liniilor se inchide ecranul de editare a acestora si se revine in ecranul principal al facturii.

Pagina 178 din 466


Versiune manual 4.0

Dupa verificarea sumelor (Valoare, TVA, Total) se salveaza si se valideaza factura, fiind astfel disponibila pentru a fi platita, in modulul Financiar. Factura de aprovizionare (marfa si cheltuieli auxiliare) In cazul in care marfa soseste in companie cu o factura de aprovizionare care pe langa articolele stocabile contine si cheltuieli auxiliare (transport, asigurare etc) atunci avem urmatorul flux de aprovizionare: Inregistrare Factura de Aprovizionare – tranzactie manuala; Generare NIR din Factura de Aprovizionare si Factura de Transport – tranzactie automata; Pentru inregistrarea facturii se acceseaza calea de meniu Achizitii > Facturi > Factura de achizitie. Aici se introduce factura folosind tranzactia manuala Inregistrare Factura de Aprovizionare. Se completeza factura cu toate articolele din factura fizica, fie ca sunt stocabile sau nestocabile. Se salveaza si se valideaza documentul. Mai jos regasiti un exemplu de factura de aprovizionare care contine si marfa si cheltuiala aferenta cu transportul. Nota: Pentru transport am folosit un articol nestocabil de tip VAL – Valori Incluse in Pret Achizitie.

Pagina 179 din 466


Versiune manual 4.0

Al doilea pas al fluxului nostru alternativ il reprezinta receptia acestei facturi. Se acceseaza calea de meniu Achizitii > Receptie > Note de intrare receptie. Aici se introduce NIR-ul folosind tranzactia automata Generare NIR din Factura de Aprovizionare si Factura de Transport. In ecranul de editare a NIR-ului se completeaza mai intai datele din antet: numar NIR, data NIR, furnizor, gestiune.

Se observa in titlul ecranului de mai sus numele tranzactiei prin care se va introduce NIR-ul si anume Generare NIR din Factura de Aprovizionare si Factura de Transport.

Pagina 180 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa butonul care deschide ecranul de selectie al tranzactiilor. Aici se observa ca pentru tranzactia aleasa in lista (are o mica sageata neagra in dreptul ei) ii corespund in josul ecranului doua tipuri de documente sursa: factura de aprovizionare si facturi auxiliare.

Se lasa bifa pe FFA – Factura de aprovizionare si se apasa butonul Inainte>> pentru a intra in ecranul de selectie a facturilor primite de la partenerul ales pe antetul documentului. Aici se alege prin bifare in campul Selectie factura introdusa mai devreme.


Pagina 181 din 466


Versiune manual 4.0

Se observa ca lista contine doar liniile aferente articolelor stocabile. Pentru preluarea tuturor articolelor se apasa pe butonul , iar apoi pe . Astfel se revine in ecranul de editare a NIR-ului unde se apasa . Pentru a aduce si linia de transport se apasa din nou butonul .

Astfel se redeschide ecranul de selectie al articolelor si se apasa butonul <
Pagina 182 din 466


Versiune manual 4.0

Din ecranul de selectie a documentelor sursa se apasa inca o data butonul <
Aici se bifeaza FAux – Facturi auxiliare (transport, asigurari) si apoi se apasa Inainte>>.

Pagina 183 din 466


Versiune manual 4.0

Se observa ca acelasi document sursa apare si in lista facturilor de servicii de data aceasta doar cu suma aferenta cheltuielii de transport. Se apasa butonul .

Se revine in ecranul principal al NIR-ului si se salveaza. Se observa ca valoarea transportului s-a alocat pe cantitatile receptionate modificandu-se Pretul de intrare in stoc. Initial era 2 RON, acum 3,25 RON (250 RON/200 buc=1,25 RON).

Pagina 184 din 466


Versiune manual 4.0

Se intra pe tabul [Facturi auxiliare utilizate] si se vizualizeaza inregistrarea cheltuielii de transport.

Validarea NIR-ului va avea ca efect alimentarea stocului cu marfa respectiva. Pentru tiparirea NIR-ului se apasa butonul si apoi icon-ul Se alege imprimanta si apoi OK.

Pagina 185 din 466

din stanga sus.


Versiune manual 4.0

Importuri Inregistrarea activitatii de import in Charisma presupune urmatorii pasi de lucru:  stabilirea codurilor vamale  inregistrarea Facturii de import  inregistrarea Facturilor auxiliare care apar pe Declaratia Vamala de Import (DVI)  generarea DVI-ului din Factura de import (si facturi auxiliare)  generarea NIR-ului din Factura de import cu DVI, in cazul articolelor stocabile din DVI Modul de configurare a codurilor vamale a fost prezentat la sub-capitolul Coduri vamale. Factura de import Facturile de import se inregistreaza in ecranul Achizitii > Import > Facturi de import.

Pagina 186 din 466


Versiune manual 4.0

Ecranul de editare a unei Facturi de import arata astfel:

In antetul documentului se inregistreaza datele generale:  numar factura;  data – recomandare: sa se introduca data DVI-ului (pentru a se evita situatia cand factura are o data mai veche, din luna precedenta);  data emiterii – recomandare: sa se introduca data facturii;  data receptiei – fara importanta, se autocompleteaza cu data DVI-ului;  valuta facturii;  cursul de schimb – atentie!! Se introduce cursul din data DVI-ului!!

Pagina 187 din 466


Versiune manual 4.0

Nota: Dupa ce se alege valuta, este propus cursul introdus la General > Cursuri valutare pentru ziua respectiva. Acest curs se suprascrie cu valoarea din data DVI-ului.  gestiune, scadenta etc. Ecranul facturii de import se deschide automat cu bifa pusa in casuta Afiseaza observatii, invitand astfel utilizatorul sa-i completeze campurile. Aceasta zona este optionala insa completarea ei va ajuta la intocmirea Declaratiei 394.

Se observa in titlul ecranului ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document Factura import este Inregistrare Factura de Import – o tranzactie manuala. Un flux alternativ de import poate sa inceapa si cu o comanda furnizor sau cu o confirmare de comanda furnizor, insa in practica, de cele mai multe ori, factura de import se inregistreaza manual, fiind primul document din fluxul de import. Dupa completarea datelor de pe antet se poate trece la adaugarea detaliilor pe document. Se apasa butonul se astfel se deschide astfel ecranul de editare a detaliilor.

Aici se alege articolul (direct din nomenclatorul de articole, daca se cunoaste sau cu ajutorul unui Catalog de produse, daca exista – functionalitatea a fost detaliata la subcapitolul II.2.6). Se completeaza cantitatea, pretul in valuta aleasa pe antetul documetului si se alege cota de TVA corespunzatoare. Pentru adaugarea urmatorului articol se apasa butonul si se reiau pasii. Nota1: La acest moment trebuie sa ne asiguram ca toate articolele ce apar in factura de import se regasesc atasate unui cod vamal.

Pagina 188 din 466


Versiune manual 4.0

Nota2: In acest exemplu am ales sa adaug pe factura de import articole din doua coduri vamale diferite pentru a vedea cum se comporta in DVI (articolele gen bicicleta sunt atasate codului vamal 15%, iar spinner-ul (geamantan) este atasat codului vamal 10%). Codurile vamale pe care le-am definit si prezentat in acest manual sunt cu titlu de exemplu, nu inseamna ca asa se regasesc si in realitate. Dupa introducerea ultimului articol din factura de import se apasa butonul pentru a se reveni in ecranul principal al documentului.

Pagina 189 din 466


Versiune manual 4.0

Dupa o verificare a datelor introduse, se poate salva documentul prin butonul . In urma acestei operatii, documentul va avea starea Draft. Cat timp documentul este in starea Draft, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge/adauga/modifica detalii). Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul a fost validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui. Prin apasarea butonului si alegerea optiunii Aplica model de contare avem posibilitatea de a vizualiza ce nota contabila va avea documentul respectiv.

Facturi auxiliare Acestea sunt facturi care contin diverse servicii externe sau interne aferente importului (transport, asigurare, comisionar vamal, etc.). Daca facturile provin de la furnizori externi, se inregistreaza la Facturi de import; Daca facturile provin de la furnizori interni, se inregistreaza la Facturi de achizitie. Nota: Ambele documente au fost prezentate in capitolele anterioare. Presupunem ca pentru importul nostru avem urmatoarea factura de transport de la un furnizor extern:

Pagina 190 din 466


Versiune manual 4.0

Declaratia vamala de import Acest tip de document se acceseaza in calea de meniu Achizitii > Import > Declaratie vamala de import.

Precum majoritatea ecranelor din Charisma, se deschide ecranul de filtrare al documentelor deja introduse in sistem (cu filtru pe data curenta).

Pagina 191 din 466


Versiune manual 4.0

DVI-ul se genereaza automat din Factura de import prin tranzactia automata Generare DVI din Factura de import. Se introduce un nou document cu butonul . Se deschide ecranul de editare a DVI-ului.

In antetul documetului se inregistreaza datele generale: numar, data, furnizor, valuta, cursul valutar (se verifica sa corespunda cu cel de pe DVI), tara de origine. Dupa ce se completeaza datele de pe antet se apasa pe butonul . Astfel apare ecranul de selectie a tranzactiilor active pentru generarea DVI-ului.

Pagina 192 din 466


Versiune manual 4.0

In cazul nostru avem o singura tranzactie. In partea de jos a ecranului se observa lista cu tipurile de documente sursa. Implicit este bifat tipul Factura import. Se apasa pe butonul Inainte>> si apare ecranul in care se pot alege facturile.

Se alege factura prin bifare in coloana Selectie. Se apasa din nou butonul Inainte>> pentru a trece in ecranul de selectie a articolelor de pe facturi.

Pagina 193 din 466


Versiune manual 4.0

Se aleg articolele se apasa si astfel se revine in ecranul principal, de editare a DVI-ului.

Se observa ca: in antet au fost completate campurile de la Valoare: totala facturi, totala DVI si totala taxe; in zona de detalii a aparut doua linii aferente celor doua coduri vamale aplicate; fiecare linie cumuleaza valorile articolelor din factura de import care se incadreaza in respectivele coduri vamale.

Pagina 194 din 466


Versiune manual 4.0

De asemenea se observa ca apar informatii de genul: Baza de impozitare, Taxa vamala, Comision, Accize, TVA, Valoare totala taxe. Valoarea taxelor pe fiecare articol in parte se poate verifica alegand un cod vamal din lista si apasand pe butonul .

Daca exista si Facturi auxiliare, pentru preluarea lor in DVI se apasa din nou butonul .

In ecranul care apare (vezi mai sus) se bifeaza documentul sursa FAux - Facturi auxiliare si se apasa butonul Inainte>>. Se va afisa o lista cu facturile auxiliare nerepartizate inca pe DVI-uri. Asa cum s-a amintit anterior, aceste facturi contin anumite tipuri de articole (transport, asigurare, comision).

Pagina 195 din 466


Versiune manual 4.0

In cazul exemplului nostru avem doar o factura de transport, cu numarul 670. Se alege din lista si se apasa butonul . Astfel se revine in ecranul de editare a DVI-lui.

Se observa ca in antetul documentului s-a completat campul facturi auxiliare cu valoarea transportului preluata din factura auxiliara.

Dupa salvarea DVI-ului, se poate intra pe tabul [Facturi auxiliare asociate] pentru a vizualiza informatiile despre aceste facturi.

Pagina 196 din 466


Versiune manual 4.0

In urma salvarii documentului, acesta va avea starea Draft. Cat timp documentul este in aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge/adauga/modifica detalii). Se pot face verificari ale sumelor pe toate coloanele zonei de detaliu. Cu combinatia de taste si click-dreapta de mouse se deschide meniul de mai jos si se alege optiunea Activeaza modul „sumare”.

Cu modul „sumare” activat se apasa coloana ce se doreste a fi verificata.

Pagina 197 din 466


Versiune manual 4.0

In cazul in care verificarile s-au efectuat cu succes si totul este in regula, documentul se valideaza (butonul ). Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modificari in cadrul lui. Prin apasarea butonului si alegerea optiunii Aplica model de contare avem posibiliatatea de a vizualiza nota contabila aferenta documentului respectiv.


Pagina 198 din 466


Versiune manual 4.0

Nota de intrare receptie din DVI NIR-urile legate de activitatea de import se inregistreaza la Achizitii > Receptie > Note de intrare – receptie. Dupa introducerea datelor generale din antetul NIR-ului (numar, data, furnizor, gestiune) se apasa butonul pentru alegerea tranzactiei.

Pagina 199 din 466


Versiune manual 4.0

In cazul nostru vom alege tranzactia Generare NIR din Factura de Import si cu Factura de Transport la NIR. Nota: Se observa ca tranzactia aleasa mai sus are doua tipuri de documente sursa: FI – Factura Import si FAux – Facturi auxiliare. Trebuie precizat faptul ca daca facturile auxiliare au fost inregistrate in vama, pe documentul DVI, alaturi de factura de import (ca in exemplul nostru), atunci la inregistrarea NIR-ului nu mai trebuie preluate inca o data. Astfel pretul de intrare a marfii in stoc va nu va fi afectat de doua ori cu valoarea acestora. Este suficient ca documetul sursa sa fie FI – Factura Import. In caz ca exista alte facturi auxiliare aferente importului respectiv care nu au fost incluse pe DVI, dar trebuie incluse in valoarea marfii, atunci se pot prelua in acest moment, al receptiei, prin bifarea documentului sursa FAux – Facturi auxiliare. Dupa alegerea tranzactiei se apasa pe butonul Inainte>> pentru afisarea ecranului de selectie a facturilor de import (inca o data precizam ca acestea contin si facturile auxiliare incluse pe DVI).

Se alege factura de import si se apasa din nou butonul Inainte>> pentru aparitia ecranului in care se pot selecta articolele de pe DVI.

Pagina 200 din 466


Versiune manual 4.0

Se selecteaza articolele prin bifare in coloana Selectie sau cu butonul si se apasa butonul . Astfel se preiau toate aricolele si se revenire in ecranul initial, de editare a NIR-ului. Aici se apasa butonul pentru refresh de ecran.

Pagina 201 din 466


Versiune manual 4.0

In urma salvarii documentului, acesta va avea starea Draft. Cat timp documentul este in aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge/adauga/modifica detalii). Pentru ca NIR-ul sa aiba efect in Fisa de magazie, el trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui. Prin apasarea butonului si alegerea optiunii Aplica model de contare avem posibiliatatea de a vizualiza nota contabila aferenta documentului respectiv.

Pagina 202 din 466


Versiune manual 4.0

Nota: Aici doar se verifica modelul de contare configurat pentru documentul respectiv. Notele contabile urmeaza a fi generate (pe baza acestui model) in modulul Contabilitate. Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.

Pagina 203 din 466


IV.

Versiune manual 4.0

MODULUL VANZARI

Modulul Vanzari este destinat inregistrarii aspectelor comerciale ce tin de domeniul vanzarilor: configurarea si aplicarea discounturilor, a ofertelor speciale, inregistrarea comenzilor de la clienti, a avizelor de expeditie si facturilor de vanzare, inregistrarea exporturilor. Principalele setari ce trebuie verificate inainte de inceperea lucrului in modulul Vanzari:  Configurarea statiei de lucru Se verifica gestiunea de lucru (in tabul [Depozit]) si anul financiar (in tabul [Contabilitate]) pe care urmeaza sa se opereze documente (General > Configurare statie de lucru).

 Cursul de schimb Setarea este importanta in cazul in care se lucreaza cu valute straine. Cursul de schimb se introduce o singura data pe zi (General > Cursuri valutare) si de corectitudinea lui depind toate documentele care lucreaza cu valute: facturile de export, incasarile si platile, extrasele de cont, precum si notele contabile generate din aceste documente.

Pagina 204 din 466


Versiune manual 4.0


Cei mai multi dintre acesti parametri de initializare sunt general valabili pentru majoritatea companiilor, insa cativa pot sa difere de la o companie la alta, cum ar fi:  ImplicitStockAdministrationId: Parametru implicit folosit la proforma;  PartnerDefaultDueDays: Numar zile scadente default pentru parteneri;

Pagina 205 din 466


Versiune manual 4.0

Nota: Se recomanda ca o eventuala schimbare a parametrilor de initializare sa se faca dupa consultarea echipei de (post)implementare a Totalsoft. Configurare oferte speciale Configurarea ofertelor speciale in Charisma se face accesand ecranul Configurare > Oferta Speciala.

Se deschide ecranul de filtrare al ofertei speciale.

Pagina 206 din 466

Vanzari >


Versiune manual 4.0

Se observa ca ecranul de filtrare are un format de tip Adaptive, diferit fata de cele intalnite pana acum, care sunt realizate cu limbajul de programare Delphi. Logica meniurilor de tip adaptive este in principiu aceeasi, in sensul ca in prima faza se deschide ecranul de filtrare care, pe baza filtrelor puse, afiseaza lista configurarilor deja realizate in sistem si apoi cu dublu-click pe fiecare inregistrare se acceseaza ecranul de editare a acestora. O oferta existenta se poate modifica (butonul Modifica) sau sterge (butonul Sterge) doar daca este in starea Draft. Modificarea unei oferte speciale aflate in starea Draft poate presupune:  fie trecerea acesteia in starea Valid – activarea ofertei;  fie modificarea anumitor caracteristici ale ofertei inainte de validarea finala; O oferta speciala ajunsa in starea Valid nu se mai poate modifica sau sterge. Daca se doreste renuntarea la oferta respectiva aceasta se poate inchide (i se anuleaza impactul) prin apasarea butonului Inchide oferta din ecranul ofertei respective (aflat in ecranul de editare a ofertei, in zona antetului). Adaugarea unei noi oferte speciale se poate face:  prin apasarea butonului Adauga in ecranul de filtrare;  plecand de la o oferta deja existenta in ecranul de filtrare – cu click-dreapta pe o oferta existenta si alegerea optiunii Creaza o copie (atentie insa la tipul ofertei existente);  prin apasare butonului Nou in ecranul de editare a unei comenzi existente; NOTA: Oferta speciala nou creata prin copierea uneia existente va prelua in mod automat tipul ofertei speciale existente fara posibilitatea de schimbare a acestuia. Rezulta ca facilitatea de adaugare de oferte noi prin copiere este utila doar in cazul in care dorim sa adaugam mai multe oferte cu acelasi tip. Tipuri de oferte in Charisma:

Oferta Discount In ecranul de filtrare al ofertei speciale se apasa butonul Adauga din partea de sus a ecranului.

Pagina 207 din 466


Versiune manual 4.0

Nota: In cazul in care am fi avut deja o oferta de acest tip in sistem, o cautam cu ajutorul filtrelor Stare oferta si Valabila la data, faceam click-dreapta pe aceasta si alegeam optiunea Creaza o copie (ca in imaginea de mai jos).

Creand o oferta noua cu butonul Adauga, se deschide ecranul de editare a ofertei speciale.

Pagina 208 din 466


Versiune manual 4.0

Se observa ca ecranul de editare a ofertei contine mai multe taburi. Unele sunt taburi comune, care apar indiferent de tipul ofertei speciale, altele se activeaza doar la alegerea anumitor tipuri de oferte. In cazul tipului OFERTA DISCOUNT avem urmatoarele taburi:  General  Aplicabilitate Parteneri  Filtre Articole  Oferta Speciala pe Grupe  Alocari Costuri  Excludere/Includere  Proprietati oferta speciala Tabul General

Pagina 209 din 466


Versiune manual 4.0

In acest tab se completeaza informatii generale despre oferta speciala, despre discountul acordat, precum si despre aplicabilitatea ofertei speciale. Descrierea campurilor din zona Oferta speciala: o Cod – codul ofertei speciale; o Oferta – denumirea ofertei (se preia si in titlu); o Termen de plata – oferta se poate conditiona in functie de un termen de plata (in nr zile); o Tip – tipul ofertei; Campul este blocat doar in cazul in care oferta curenta a fost copiata dintr-o alta oferta deja existenta – se preia acelasi tip. o De la data, Pana la data – campuri de tip data care stabilesc intervalul de valabilitate al ofertei; o Divizia – in cazul in care compania este impartita in mai multe divizii, se alege divizia care face oferta speciala; o Grup – in functie de tipul de oferta ales aici se specifica tipul politicii comerciale (contract, discount sau oferta speciala – au fost explicate mai sus, la subcapitolul 3.2 Tipuri de Politici Comericale; Campul se autocompleteaza la momentul alegerii tipului de oferta, insa se pastreaza posibilitatea de modificare. o Stare oferta – are valoare Draft de la crearea ofertei si pana la validare, dupa care devine Valid. Are valoarea Inchis daca se inchide oferta. o Moneda – moneda ofertei; o Se aplica pe comanda – se bifeaza acele oferte care se doresc a fi aplicate direct pe comanda si apoi transferate pe factura. Daca bifa nu este pusa, atunci oferta va fi aplicata ulterior prin generare de facturi de tip credit note care se vor referi la o perioada de timp. La orice oferta se poate scoate bifa „aplicare pe comanda”. Pentru tipurile de oferte care determina automat compoartamentul din punct de vedere aplicare la comanda, bifa este readonly si pusa automat de aplicatie la salvarea ofertei. Tipurile de oferte si modul automat de aplicare al bifei este urmatorul: o Discount plati anticipate: bifa scoasa automat o Oferta valorica periodica : bifa scoasa automat

Pagina 210 din 466


o

o

Versiune manual 4.0

o Oferta valorica: bifa pusa automat. Sincronizare automata – se bifeaza in cazul in care se doreste ca si articolele nou create dupa momentul configurarii ofertei speciale sa fie disponibile in cadrul ofertei; Sincronizarea se va face pe baza proprietatilor articolelor nou create, includerea in anumite ierarhii de articole; Fara retur – nu se accepta returnarea marfurilor vandute in urma alegerii acestei oferte;

Descrierea campurilor din zona Discount: o Mod aplicare – apare automat sau optional in comanda client; o Mod de calcul – se alege daca reducerea este procentuala sau valorica; o Aplicabil la – detaliu sau header (antet) – prima varianta inseamna ca discountul este afisat pe fiecare linie de detaliu, alaturi de pretul nediscountat; o Aplicabil in – se opteaza daca discountul va fi inclus in pretul de vanzare (si atunci el nu va fi afisat ca linie separata in factura de vanzare) sau va fi explicit, in sensul ca in factura va exista o linie de discount vizibila; o Aplicabil pe – valoare factura sau valoare fara accize – se alege a doua varianta in cazul in care se doreste ca discountul sa se aplice la pretul de baza, neafectat de eventualele accize aplicate produsului/produselor; o Aplicabil la pret – de lista sau unitar – in cazul celei de-a doua optiuni, utilizatorul poate ignora un eventual pret de lista presetat si poate stabili un pret unitar diferit si atunci la acesta se va calcula si discountul; o Discount editabil – se bifeaza daca se doreste ca utilizatorul care utilizeaza oferta speciala in comanda client sa modifice discountul; daca nu se bifeaza discountul ramane nemodificabil; o Tip discount – insumat (permite ca in cazul existentei altor discounturi acestea sa se insumeze si sa se aplice toate o data, la aceeasi valoare), cascadat (in cazul existentei mai multor discounturi acestea sa se aplice pe rand, la o valoare deja discountata) si exclusiv (in cazul existentei altor discounturi acestea sa se ignore si sa se acorde acest discount); Descrierea zonei Aplicabilitate: In partea stanga a acestei zone se pot selecta prin bifare locatiile companiei unde oferta speciala curenta va fi disponibila pentru a fi preluata in comanda client. In partea dreapta se pot seta aplicatiile unde aceasta oferta este valabila (Charisma si/sau SFA). Tabul Aplicabilitate

Pagina 211 din 466


Versiune manual 4.0

In acest tab se stabileste caror parteneri (agenti) li se poate aplica oferta speciala curenta sau, daca este mai usor prin excludere, care parteneri sunt exclusi de la oferta respectiva. Filtrarea partenerilor este dinamica si se poate face la nivel de categorii, adrese si atribute prin bifarea/debifarea parametrilor afisati in partea stanga a ecranului:  Categorie parteneri  Lista parteneri  Lista parteneri exclusi  Atribute parteneri  Categorie agenti  Categorie adrese  Adrese parteneri  Adrese parteneri excluse  Atribute adrese O data bifat un parametru se va activa in partea dreapta lista de valori aferenta acestuia de unde se va alege valoarea dorita. In caz ca sunt necesare mai multe valori, se vor completa mai multe randuri. Prin bifarea coloanei Excludere insemna ca acea categorie de parteneri/adrese se exclude de la oferta speciala, iar aceasta va fi disponibila tuturor celorlalti din lista. Daca nu se bifeaza Excludere inseamna ca acea categorie de parteneri/adrese va putea beneficia de oferta speciala. In cazul unei alegeri gresite din lista de valori, liniile se pot sterge individual cu combinatia de taste CTRL+Delete. Atunci cand vreti sa stergeti un rand, randul trebuie sa fie selectat, iar cursorul trebuie sa fie in afara randului. Prin debifarea parametrului respectiv se va elimina intreaga lista de valori selectata. Tabul Filtre Articole

Pagina 212 din 466


In acest   

Versiune manual 4.0

tab se selecteaza articolele pentru care va fi valabila oferta respectiva in functie de: Atribute articol Categorie articol Clasa de produse

Dupa bifarea filtrelor si selectarea din lista a valorilor dorite la filtrare se apasa butonul Filtru produse si astfel se afiseaza o lista cu articolele care corespund criteriilor de filtrare. Apoi in acesta lista se bifeaza articolele care efectiv vor face parte din oferta speciala. Se pot bifa individual (unul cate unul) sau in caz ca se doresc toate se poate apasa butonul Valideaza selectie. Debifarea tuturor articolelor din lista filtrata se face cu butonul Invalideaza selectie. In plus, optional, tot aici se pot selecta si valori de discount pentru articolele selectate, valori care reprezinta discount-ul ofertei speciale. Tabul Oferta Speciala pe Grupe

Pagina 213 din 466


Versiune manual 4.0

In acest tab se selecteaza grupe de articole pentru care va fi valabila oferta respectiva. Particularitatea consta in faptul ca se pot crea grupe de articole la care sa se aplice acelasi procent de discount. In tabul precedent exista posibilitatea ca fiecarui articol sa i se atribuie un procent diferit de discount, aici discountul se seteaza la nivel de grupa de articole. In zona grupe de produse se definesc grupele prin atribuirea unui cod si a unei denumiri de grupa (ambele campuri sunt de tip free-text, unde utilizatorul introduce cate un sir de caractere). Dupa definirea grupei de produse se aleg filtrele aferente, se apasa butonul Filtru Produse si se valideaza prin bifare doar acele produse care vor face parte din grupa definita mai sus si implicit din oferta speciala, la fel ca in cazul tabului Filtre Articole. In cazul in care acelasi articol a fost introdus in oferta speciala de tip discount si in tabul Filtre Articole si in tabul Oferta Speciala pe Grupe, atunci primeaza configurarea facuta in tabul Filtre Articole. Tabul Alocare Centre de Cost O oferta speciala se poate acorda din diferite motive marketing sau vanzari, iar diferenta intre pretul initial si pretul final (supus ofertei) este suportat de centrul de cost respectiv. In cazul in care oferta este suportata de centrele de cost interne, in partea stanga a ecranului se completeaza:  codul centrului de cost (se alege din structura arborescenta);  procentul pe care il va suporta acel centru de cost;

Pagina 214 din 466


Versiune manual 4.0

Este posibil ca un anumit furnizor sa accepte sa suporte pe cheltuiala sa o anumita parte din costurile aferente ofertei speciale (setarea se face procentual, cantitativ sau valoric). In acest caz se va repartiza pe centre de cost doar diferenta ramasa din cheltuiala. In acest caz in partea dreapta a ecranului se completeaza:  Furnizor (se alege din lista)  Procent cost suportat  Cantitate maxima suportata  Valoare maxima suportata Tabul Excludere / Includere Scopul acestui tab este acela de a putea adauga la oferta curenta alte grupuri de oferte existente in sistem (cumularea ofertelor). Disponibilitatea ofertelor poate fi optionala sau obligatorie.

Pagina 215 din 466


Versiune manual 4.0

Tabul este impartit la randul sau in 2 sub-taburi: Excludere si Includere automata. Sub-tabul Excludere este impartit in 4 zone: Grupuri disponibile – aici se pot adauga grupuri de oferte pe baza regulilor de excludere prezentate la capitolul 3.4. De exemplu in cazul nostru, o oferta de tip Discount nu se poate combina cu o oferta de tip Contract. In schimb pot exista alte oferte de tip Oferta speciala si/sau Discount care sa se combine cu oferta curenta. Grupuri excluse – implicit aici apar grupele de oferte care nu se pot combina cu oferta curenta. Aici pot fi mutate cu ajutorul sagetilor si alte grupe de oferte daca e cazul. Oferte disponibile – implicit aici apar toate ofertele active care sunt aferente grupurilor disponibile. Mai departe, in caz ca nu toate ofertele trebuie sa se combine cu oferta curenta, se pot transfera in zona de excludere. Oferte excluse – implicit se vor afisa ofertele active si excluse apartind unui grup exclus. In printscreenul de mai jos se observa ca la aplicarea grupului de tip Oferta Speciala au ramas disponibile toate ofertele componente, valabile la acel moment. (Am trecut grupul Discount din partea stanga in partea dreapta, la zona de excluderi, si impreuna cu acesta toate ofertele active care ii apartineau.)

Pagina 216 din 466


Versiune manual 4.0

Mai mult, putem alegem ca in zona de Oferte disponibile sa ramana primele doua oferte, astfel ca pe ultima o transferam in zona ofertelor excluse cu ajutorul sagetii ->:

Sub-tabul Includeri automate – aici se afiseaza rezultatele selectiilor din zona Oferte disponibile, cu mentiunea ca aici se poate seta prin bifare includerea automata in oferta curenta a uneia sau mai multor oferte disponibile. Altfel spus, daca se aplica oferta curenta (cea pe care o definim acum), atunci din ofertele disponibile se va aplica in mod automat si obligatoriu acea oferta sau acele oferte care au bifa pusa in coloana Automat.

Pagina 217 din 466


Versiune manual 4.0

Tabul Proprietati Tab Proprietati are scopul de definii proprietati ale ofertelor speciale (functionalitate afisare clasic Charisma).

La final se valideaza oferta speciala prin apasarea butonului Validare. Astfel se schimba statusul din titlul ofertei indicand faptul ca oferta este activa si se poate acorda clientilor (in ecranul Comanda Client).

Pagina 218 din 466


Versiune manual 4.0

In functie de tipul ofertei speciale selectat in tabul General se va afisa tabul corespunzator configurarii acesteia. Aici se vor seta regulile „valorice” de aplicare in comanda ca de exemplu praguri valorice sau limite si valori de discount. In continuare vom prezenta si celelalte tipuri de oferta, cu mentionarea stricta a particularitatilor de configurare a acestora. Oferta pe Grupe de Produse Logica de business a ofertei pe grupe de produse este ca pe comanda client sa se afle cel putin cate o cantitate minima din una sau mai multe grupe diferite de articole si atunci se poate acorda un discount (procentual) din pretul de lista al articolelor respective. Grupele de articole se pot defini pe criterii diferite de filtrare. Particularitati configurare oferta:  In tabul General, in campul Tip, se alege OFERTA PE GRUPE DE PRODUSE  Se observa ca sunt inactive campurile din zona Discount

 In tabul Oferta Speciala pe Grupe se selecteaza conditiile speciale: o Cantintate minima; o Cantitate maxima; o Se definesc grupele de produse care intra la oferta si discounturile aferente;

Pagina 219 din 466


Versiune manual 4.0

In zona Grupe de produse se definesc grupele de articole aflate impreuna la oferta. Grupele se editeaza manual. Se completeaza campurile: o Cod o Denumire o Cantitatea minima o Cantitate maxima o Discount (%) In exemplul de mai sus am adaugat manual doua grupe: gr1 - alcoolice si gr2 - racoritoare. Fiecare dintre acestea are in spate o lista de articole specifice, adusa in ecran pe baza filtrarilor dupa parametrul de filtrare Categorie (apoi buton Filtru Produse). Se valideaza prin bifare articolele ce vor ramane in oferta. Logica ofertei este urmatoarea: Beneficiaza de acesta oferta (discounturile de 30% si 60%) acei parteneri selectati in tabul Aplicabilitate care comanda cel putin 5 bucati „produse alcoolice” (oricare din lista valida) si cel putin 10 bucati „produse racoritoare” (oricare din lista valida). Dupa cum se poate observa, acesta oferta are legatura cu cantitatile comandate. Restul de taburi au acelasi scop ca la oferta Discount. Oferta Valorica pe Grupe de Produse In caz ca se doreste includerea unor conditii valorice, se va folosi Oferta valorica pe grupe de produse. Aceasta functioneaza in mod similar celei cantitative, prezentate mai sus.

Pagina 220 din 466


Versiune manual 4.0

Logica ofertei de mai sus este urmatoarea: Beneficiaza de acesta oferta (discount 40%) acei parteneri selectati in tabul Aplicabilitate care comanda „produse alcoolice” (oricare din lista valida) in valoare de cel putin 400 ron si „produse racoritoare” (oricare din lista valida) in valoare de cel putin 600 ron. Deci valoarea minima a comenzii trebuie sa fie 1000 ron, insa nu trebuie sa depaseasca valoarea de 5000 ron (3000 de la alcoolice cumulat cu 2000 de la racoritoare). Acesta oferta are legatura cu valorile comandate. Restul de taburi au avea acelasi scop ca la oferta Discount. Oferta Valorica Logica de business a ofertei valorice este ca la o anumita valoare a comenzii client, pentru articolele aflate in oferta respectiva se acorda se poate acorda:  fie un discount (procentual sau in suma fixa) din pretul de lista al produselor aflate la oferta (selectate in tabul Filtre Articole);  fie un discount procentual din pretul de lista al altor produse din nomenclator;  fie o gratuitate (rabat natural) – discount 100%;  fie o combinatie intre cele mentionate mai sus.

Pagina 221 din 466


Versiune manual 4.0

In exemplul de mai sus oferta speciala se traduce astfel: Partenerii din tabul Aplicabilitate care comanda articolele din tabul Filtre Articole in valoare de cel putin 300 ron, dar nu mai mult de 500 ron, vor beneficia gratuit de o camasa barbateasca APLHA. Aceia care comanda intre 500 si 1000 vor primi 25% reducere din produsele comandate aflate la oferta, iar aceia care comanda peste 1000 ron vor primi o reducere in suma fixa de 500 ron. Oferta Produse Discount Acest tip de oferta este util in momentul in care se doreste setarea unui discount pentru un anumit tip de articole, indeplinind conditii speciale. Pasii de configurare sunt urmatorii:  Se completeaza tabul General.

Pagina 222 din 466


 Se completeaza tabul Aplicabilitate.

 Se aleg produsele din oferta in tabul Filtre Articole.

Pagina 223 din 466

Versiune manual 4.0


Versiune manual 4.0

 Se completeaza conditiile ofertei in tabul Oferta Speciala Discount: o Se introduc cantitatile: minima („de la”) si maxima („la”) si procentul de discount aferent; o Se apasa butonul Adauga Interval pentru a aduce in lista produsele filtrate in tabul precedent si a le aplica conditiile ofertei.

Logica de business a ofertei prezentate mai sus este: Se va aplica un procent de discount de 20% tuturor partenerilor din caregoria Hotel care comanda intre 5 si 10 bucati din oricare articol aflat la oferta (produsele din gama Cosmetice).

Pagina 224 din 466


Versiune manual 4.0

Pana acum avem doar o oferta bazata pe cantitati, insa putem adauga si o conditie de valoare. Daca bifam casuta Este activ de deasupra zonei Detaliu oferta se va activa si un interval de valoare, astfel ca oferta va fi disponibila doar peste o anumita limita valorica (50 ron in exemplul de mai jos).

Oferta Discount Plati Anticipate Se poate acorda un anumit discount la o comanda facuta de un client daca pentru factura de vanzare deja emisa se inregistreaza in sistem o plata anticipata. Exista doua abordari de plata in avans:  Plata facturii la un anumit numar de zile dupa facurare;  Plata facturii cu un anumit numar de zile inainte de scadenta. Ambele variante se pot configura pe intervale de valori (numar de zile), in functie de care se pot acorda procente de discount diferite. Intervalele de valori se introduc prin deplasarea in grid cu tasta “tab” sau prin apasarea tastei directionale “jos”. Daca se bifeaza „De la data facturarii”, atunci logica de business este sa acordam un procent mai mare de discount cu cat numarul de zile care a trecut de la data facturarii este mai mic. Vezi exemplul de mai jos.

Pagina 225 din 466


Versiune manual 4.0

Daca se bifeaza „Pana la scadenta”, atunci logica de business este sa acordam un procent mai mare de discount cu cat numarul de zile ramas pana la data scadentei este mai mare. Vezi exemplul de mai jos.

Oferta Produse cu Gratuitati Logica de business a ofertei de produse cu gratuitati este ca la o anumita cantitate comandata din articolele aflate in oferta respectiva se poate acorda:  fie o gratuitate (rabat natural) – discount 100% pentru orice cantitate din acelasi articol;

Pagina 226 din 466


Versiune manual 4.0

 fie o gratuitate (rabat natural) – discount 100% pentru orice cantitate dintr-un alt articol;  fie o combinatie intre cele mentionate mai sus. In tabul Filtre Articole se selecteaza articolele aflate la promotie.

Tabul de configurare a ofertei de produse cu gratuitati este impartit in doua zone:  Detaliu oferta  Produse oferite

In zona Detaliu oferta se fac urmatorii pasi:

Pagina 227 din 466


o

o o

o

Versiune manual 4.0

In campurile De la, La se completeaza intervalul cantitativ care este necesar pentru valabilitatea ofertei. In exemplul nostru de mai sus am setat o oferta de tipul 3 plus 1 gratis, asa ca am introdus la Cantitate oferta 3, iar la Cantitate gratuita 1; se apasa butonul Adauga Interval si, pe baza filtrelor setate in tabul Filtre Articole, se incarca lista cu articole care are acum aplicata conditia de cantitate; Bifa Multiplicabil la Interval activa indica faptul ca daca se comanda un multiplu din cantitatea ofertei (in cazul nostru 6, 9 samd) atunci si cantitatea gratuita se multiplica cu acelasi factor (2, 3 samd); Bifa Are limita cantitativa activa indica faptul ca oferta este limitata la o anumita cantitate. Se completeaza valorile intervalului.

In zona Produse oferite se adauga articolele care se acorda in cazul in care conditiile ofertei sunt respectate, cu discount 100% (gratuitati sau rabat natural). Implicit va aparea acelasi produs cu cel aflat la oferta insa se poate selecta orice alt produs din nomenclarul de articole. Daca se ofera o bucata cu titlu gratuit, procentul de discount va fi de 100%, iar cantitatea va fi 1. Procentul de discount si cantitatea sunt editabile, deci combinatiile ofertei pot fi multiple. De exemplu se pot oferi 2 bucati cu discount de 50% samd. Nota: Oferta speciala se poate salva in orice moment prin apasarea butonului Salveaza. Validarea ofertei speciale se face la finalul configurarilor. Ulterior validarii, singurele modificari care se mai pot face asupra ofertei sunt:  Modificarea datei de valabilitate;  Modificarea procentelor de alocare pe centre de cost. Vanzari articole stocabile la intern In cele ce urmeaza vom prezenta un flux standard de vanzare in care sunt prezente umatoarele documente: 1. Comanda client; 2. Confirmare comanda client; 3. Aviz de expeditie de vanzare; 4. Factura fiscala de vanzare; In principiu intr-un flux de documente, oricare ar fi acesta, primul document se introduce manual in sistem, urmand ca celelalte documente sa se genereze automat unele din altele, pe baza unor tranzactii configurate in prealabil. Comanda client Se acceseaza ecranul Vanzari > Vanzari > Comanda client.

Pagina 228 din 466


Versiune manual 4.0

Se deschide ecranul de filtrare a comenzilor. Aici se pot cauta comenzile introduse in sistem utilizand filtrele din partea stanga a ecranului.

Adaugarea unui noi comenzi se face cu butonul din partea de sus a ecranului. Se deschide ecranul de editare a comenzii.

Pagina 229 din 466


Versiune manual 4.0

Ecranul de editare a unei comenzi client este impartit in doua zone principale:  Antetul (header-ul) – cuprinde datele de identificare si caracteristicile comenzii;  Zona de detalii – cuprinde lista produselor comandate. Descrierea campurilor din zona antetului:  Numar – numarul de inregistrare in sistem al comenzii. La adaugarea unei noi comenzi campul apare implicit read-only (needitabil), urmand ca sistemul sa aloce un numar automat (incrementat cu 1: numarul ultimei comenzi plus 1), insa prin debifarea casutei Auto, campul Numar devine editabil.  Data – data de inregistrare a comenzii, implicit este afisata ziua curenta.  Tranzactie – tipul tranzactiei prin care se creaza documentul (din Charisma Core sau din SFA);  Client – se cauta si se alege denumirea clientului care comanda;  Adresa – se completeaza automat cu adresa implicita a partenerului; in caz ca sunt setate mai multe adrese pe un partener, se alege din lista cea pentru care se face comanda.  Agent – se completeaza denumirea agentului care inregistreaza aceasta comanda. Campul se poate completa automat cu agentul de vanzari responsabil cu partenerul/adresa/divizia selectate.  Divizia – se selecteaza divizia care face comanda;  Gestiunea – se selecteaza gestiunea din care fac parte produsele ce urmeaza a fi comandate;  Lista Pret – se poate alege lista de preturi din acelea asociate clientului pentru care se vrea inregistrata acesta comanda.  Scadenta – este numarul de zile setat pentru achitarea facturii aferente comenzii. Se auto-completeaza in momentul alegerii unei date scadente.  Data scadenta – camp de tip data. Se auto-completeaza in momentul introducerii unui numar de zile scadente.  Plata – modalitatea de plata aleasa de client (cash, card, banca, ramburs).

Pagina 230 din 466


Versiune manual 4.0

 Credit – se completeaza automat cu valoarea creditului acordat clientului (camp needitabil).  Credit disponibil – se completeaza automat cu valoarea creditului disponibil inaintea validarii comenzii curente (camp needitabil).  Credit utilizat – se completeaza automat cu valoarea creditului utilizat inaintea validarii comenzii curente (camp needitabil).  Varsta credit – maxim de numar zile de la scadenta facturilor  Rest facturi – sold facturi neplatite  Motiv blocare – in functie de ce paramentrii setati in credit control clientul este blocat;  Moneda – se alege din lista moneda comenzii.  Curs de schimb – se completeaza automat cursul valutar aferent datei comenzii (camp editabil).  Discount (%) – in cazul in care se doreste un discount suplimentar politicilor comerciale, se introduce valoarea discountului manual pentru intreaga comanda.  Observatii – se selecteaza dintr-o lista predefinita de observatii. Definirea listei se face apasand butonul .  Valoare – se calculeaza automat valoarea comenzii, dupa aplicarea politicilor comerciale daca este cazul.  Valoare TVA – camp needitabil, se calculeaza automat.  Valoare totala – se calculeaza automat valoarea comenzii, fara aplicarea politicilor. Dupa introducerea datelor in antetul comenzii, se trece la adaugarea articolelor. Se apasa butonul Adaugare.

Se deschide ecranul de adaugare a detaliilor comenzii.

Pagina 231 din 466


Versiune manual 4.0

La randul sau, ecranul de adaugare produse este impartit in patru zone principale:  Zona filtrelor  Zona listei articolelor filtrate  Zona detaliu comanda  Zona listei de articole comandate Zona filtrelor:

In aceasta zona se cauta produsele ce urmeaza a fi adaugate pe comanda. Cautarea se poate realiza dupa: Pagina 232 din 466


Versiune manual 4.0

o cod sau denumire (apasarea butonului Cod/Produs conduce la modificarea semnificatiei campului respectiv – alterneaza cand codul, cand denumirea); o producator (furnizor) – daca in nomenclatorul de articole este intretinuta aceasta informative; o lot – daca se lucreaza cu loturi; Prin bifarea casutei Pe Stoc cautarea se restrange doar la lista de produse existene pe stoc la momentul comenzii. Prin bifarea casutei Prod. Noi cautarea se restrange doar la lista de produse care au fost introduse in nomenclatorul de articole de la ultima comanda a clientului respectiv. Dupa introducerea secventei de text cautata se apasa tasta Enter. Rezultatul este popularea listei articolelor filtrate. Nota: Daca nu se doreste neaparat o filtrare prealabila a articolelor, pur si simplu se pozitioneaza cursorul in campul Produs si se apasa tasta Enter. In acest mod se vor aduce in lista articolelor filtrate toate articolele din nomenclator. Zona listei articolelor filtrate: Aceasta zona se populeaza cu articolele conform criteriilor de cautare executate in zona de filtrare. Aici se regasesc o serie de informatii cu privire articolele selectionate: daca exista oferte speciale pentru acestea (OS) sau daca sunt produse cu o anumita prioritate (Focus), care este stocul disponibil, stocul rezervat, pretul produselor, discounturi, mod de impachetare etc (pentru a vizualiza toate coloanele folositi bara de derulare). Nota: Din versiunea 3.3, produsele Focus se definesc in ecranul Liste de preturi. Exista o bifa (care se numeste chiar Focus) la nivelul intregii liste de pret.

In partea de sus a acestei zone regasim cateva butoane ce ofera informatii suplimentare despre articolele ce urmeaza sa fie comandate:  Art. Echivalente: articole echivalente sunt produse similare de la furnizori diferiti, cu coduri diferite in Charisma. Se seteaza in ecranul Articole.

Pagina 233 din 466


Versiune manual 4.0

Nota: O comanda introdusa in Charisma se face explicit pe codul articol si denumire si se factureaza numai daca exista pe stoc pe acel cod, ceea ce ingreuneaza foarte mult in cazul in care se doreste o comanda pe o categorie (generica). Aceasta functionalitate are scopul de a permite utilizarea in comanda din Charisma a unor articole generice astfel incat sa creasca gradul de livrare a comenzilor. Astfel se reduce riscul ca unele dintre articole sa nu fie livrate din cauza lipsei stocului. Exista situatii in care un articol similar ar exista in stoc si ar putea fi livrat in locul celui ales. Solutia consta in definirea/utilizarea unor articole generice, echivalente cu mai multe articole definite in momentul de fata. In ecranul de liste de pret exista un mecanism de sincronizare a pretului articolului generic cu articolele echivalente (orice modificare de pret a unui articol echivalent va genera modificari in oglinda pentru articolele echivalente cu acesta. Charisma permite confirmarea cantitatilor de pe comanda cu generare de rezervare de stoc; pentru un articol generic fereastra va permite selectia din stoc a articolelor echivalente. Articolele Generice sunt articole nestocabile, iar pretului articolului generic si cel al articolelor echivalente este identic. Astfel pe factura vor aparea articolele echivalente cu pretul lor. Stocul articolului echivalent este afisat ca suma a stocului articolelor echivalente cu acesta.  Arie Terapeutica: customizare pentru industria farmaceutica; campul este vizibil doar pe interfata farmaceutica care se activeaza cu ajutorul parametrului de initializare Sales_SaleOrder_UIConfiguration.

 Stoc: aici se poate verifica disponibilitatea articolelor din punct de vedere al cantitatilor;

Pagina 234 din 466


Versiune manual 4.0

 Comenzi neonorate:  Lista oferte speciale: se acceseaza ecranul de prezentare a ofertelor speciale definite in sistem pentru articolul respectiv, active la data comenzii;

 Back Order: aceasta functionalitate acopera nevoia de business in care clientul doreste o anume cantitate, iar pe stoc nu exista suficient. Se confirma cantitatea care exista acum pe stoc, iar diferenta se rezerva sub forma unor comenzi neonorate care au aceleasi configurari ca si cea principala, diferenta fiind facuta doar de cantitate.

Pagina 235 din 466


Versiune manual 4.0

Inaintea procesarii unei noi comenzi utilizatorul verifica daca mai exista comenzi neonorate si in cazul in care pe stoc exista cantitatile cerute, impreuna cu clientul confirma sau nu valabilitatea acestora.

Zona detaliu comanda: Dupa selectarea unui anumit produs in lista articolelor filtrate, se introduce cantitatea solicitata in zona detaliu comanda. Automat se completeaza cu aceeasi valoare si campul de cantitate acordata. Daca din diverse motive se decide acordarea unei cantitati mai mici, campul este editabil si astfel valoarea se poate modifica. Apoi se apasa tasta Enter.

Pagina 236 din 466


Versiune manual 4.0

Daca pentru produsul respectiv exista oferte speciale (acest lucru se poate observa si in coloana Info, apare OS) atunci utilizatorul va fi intrebat daca doreste sa le aplice.

Daca alege Da atunci se deschide ecranul ofertelor speciale disponibile pentru acel articol. Se alege prin bifare oferta speciala dorita si se apasa Accepta.

Nota: In cazul in care se doreste aplicarea a doua oferte care fac parte din grupuri excluse, aplicatia va da un mesaj de avertizare. Dupa acceptare, se revine automat in ecranul de editare a detaliilor comenzii, unde articolul se regaseste afisat in zona listei de articole comandate. In exemplul nostru, selectand oferta speciala cu gratuitati (5+1), vom regasi doua linii, una aferenta produselor comandate, iar cealalta produselor oferite cu titlu gratuit.

Pagina 237 din 466


Versiune manual 4.0

In cazul in care utilizatorul apasa Nu (nu doreste aplicarea politicilor comerciale existente), produsul selectat va fi transferat direct in zona articolelor comandate. Dupa parcurgerea celor descrise mai sus se trece la comandarea urmatorului articol: filtrare, selectare, adaugare cantitati, aplicare oferta speciala daca e cazul. La final se apasa butonul Inchide, din partea de sus a ecranului si se revine in ecranul principal al comenzii client (in tabul [General]).

Nota: La acest moment comanda este salvata automat de catre sistem si se va salva automat dupa fiecare adaugare de noi detalii daca va fi cazul (insemnand articole noi in lista). Insa Pagina 238 din 466


Versiune manual 4.0

in cazul modificarii unor informatii in antetul comenzii, butonul Salveaza se activeaza pentru salvare manuala a utilizatorului. In tabul [Date livrare] se completeaza daca e cazul informatii referitoare la destinatar, conditiile de livrare, tip transport, volum, greutate etc.

Dupa finalizarea comenzii aceasta se salveaza. Pentru validare se apasa butonul Valideaza, din partea de sus a ecranului. In meniul comenzii mai apar urmatoarele butoane:  Tipareste – conform unui sablon specific fiecarei companii;  Functii – cuprinde: o Trasabilitate – se pot vizualiza legaturile dintre documente; o Proprietati Document – se pot definii proprietati pe comanda conform standardului Charisma; o Inchide comanda – transforma o comanda valida intr-un document cu starea Inchis. O comanda inchisa nu va mai afecta de la acel moment stocurile (elibereaza eventualele rezervari existente) sau algoritmul de credit control. o Import din Excel o Exporta in Excel  Actiuni – cuprinde: o Info Partener – deschide un raport informativ cu datele clientului respectiv  Stari – cuprinde: o Flux Charisma – o comanda Draft se poate Valida sau Anula; o comanda Valida se poate Inchide sau Anula; o Istoric stari – se poate vizualiza momentul tranzitiei de la o stare la alta; Confirmare comanda client Fluxul de vanzare al unei companii poate sa includa si documentul Confirmare comanda client. In acest caz documentul se poate interpune intre comanda client (ca document sursa) si avizul de expeditie sau, dupa caz direct factura de vanzare (ca documente destinatie).

Pagina 239 din 466


Versiune manual 4.0

Confirmarile se inregistreaza in ecranul Vanzari > Vanzari > Confirmari comenzi:

Se deschide ecranul de filtrare a confirmarilor. Aici se pot cauta documentele introduse in sistem utilizand filtrele din antetul ecranului.

Introducerea unui noi confirmari se face cu butonul din partea de sus a ecranului. Se deschide ecranul de editare a documentului.

Pagina 240 din 466


Versiune manual 4.0

In partea de antet se introduc date generale: numar document (sau se lasa bifa pe casuta Auto pentru ca sistemul sa genereze automat un numar), data document, partener (cautarea se face dupa Cod sau Nume), gestiune, etc.

Se observa in titlul ecranului ca tranzactia curenta (implicita) este Generare Confirmare Comanda Client din Comanda Client. Se apasa butonul pentru a se prelua documentul/documentele sursa. Se deschide lista tranzactiilor configurate pentru tipul de document Confirmare Comanda Client (in acest caz este doar una singura).

Pagina 241 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa pe butonul Inainte>> pentru a intra in ecranul de selectie a comenzilor de la clientul ales in antetul documentului. Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul Selectie.


Pagina 242 din 466


Versiune manual 4.0

In acest ecran este afisata in partea de jos o lista cu articolele din documentul sursa. Pentru fiecare din aceste articole sunt prezente 3 campuri de cantitate:  Totala – cantitatea existenta pe documentul sursa;  Ramasa – cantitatea afisata este diferenta intre cantitatea totala si cantitatea consumata (preluata deja de alte documente destinatie). Este egala cu cantitatea totala cand nu s-a consumat nimic din aceasta cantitate.  Solicitata – cantitatea aleasa pe documentul curent. In cazul in care clientul confirma toate articolele comandate se poate apasa butonul din dreapta jos. Se activeaza butonul iar prin apasarea acestuia se revine in ecranul de editare a documentului.

Pagina 243 din 466


Versiune manual 4.0

Se observa ca au fost preluate articolele din documentul sursa, cu Cantitate, UM, Pret. Dupa verificarea documentului, se salveaza si se valideaza. Aviz de expeditie Avizele de expeditie de vanzare se inregistreaza la Vanzari > Avize > Avize de expeditie.

Pentru adaugarea unui aviz de expeditie de vanzare se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare a noului document. In partea de antet a documentului se inregistreaza date generale: numar, data, client, adresa de livrare, gestiune etc.

Pagina 244 din 466


Versiune manual 4.0

Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document Aviz de expeditie de vanzare este Emitere Aviz de Expeditie Client (CU SCADERE DE STOC). Intrucat documentul se va genera automat dintr-o Confirmare de comanda client, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului Genereaza. Astfel apare ecranul de selectie a tranzactiilor:

Aici se alege tranzactia automata Generare Aviz de expeditie de Vanzare din Confirmare Comanda Client (CU SCADERE DE STOC). Se apasa pe butonul Inainte si apare ecranul de selectie a documentelor sursa:

Pagina 245 din 466


Versiune manual 4.0

Nota: Alegerea tranzactiei de generare a documentului depinde de fluxurile de vanzare configurate pentru fiecare companie. De exemplu daca nu se doreste lucrul cu confirmari ale comenzilor client, avizul de expeditie de vanzare putea fi generat direct din comanda client sau daca si aceasta lipseste, putea fi emis pe o tranzactie manuala. Se alege, prin bifare in coloana Selectie, un document sursa (in cazul nostru o confirmare de comanda client) si apoi se apasa din nou butonul Inainte. Se trece in ecranul de selectie a articolelor de pe documentul ales anterior.

Pagina 246 din 466


Versiune manual 4.0

Se aleg articolele prin bifare in coloana Selectie. Daca se doreste o livrare partiala a articolelor se introduce pentru fiecare linie cantitatea Selectata (din partea dreapta-sus). Daca se doreste livrarea integrala se apasa butonul Toate. La final se apasa butonul Genereaza si se revine in ecranul initial, de editare a documentului.

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului Salveaza. In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face stergeri/modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul Valideaza. Dupa validare nu se mai poate modifica documentul. In caz ca se constata o greaseala dupa validare trebuie anulat. Folosind butonul Navigare se pot vedea atat documentele sursa care au stat la baza generarii documentului, cat si documentele (inclusiv nota contabila) generate din document.

Pagina 247 din 466


Versiune manual 4.0

Factura de vanzare Facturile de vanzare se inregistreaza la Vanzari > Facturi> Facturi de vanzare.

Pentru inregistrarea unei noi facturi de vanzare se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare. In partea de antet a documentului se inregistreaza date generale: numar, data, client, adresa, gestiune etc.

Pagina 248 din 466


Versiune manual 4.0

Se observa in titlul ecranului ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document Factura de vanzare este Emitere Factura de Vanzare in Rate (CU SCADERE DE STOC). Intrucat, in cazul nostru, documentul se va genera automat dintr-un Aviz de Expeditie de Vanzare, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului Genereaza. Astfel apare ecranul de selectie a tranzactiilor:

Aici se alege tranzactia automata Generare Factura de Vanzare din Aviz de Expeditie de Vanzare (FARA SCADERE DE STOC). Se apasa pe butonul Inainte si apare ecranul de selectie a documentelor sursa:

Pagina 249 din 466


Versiune manual 4.0

Nota: Alegerea tranzactiei de generare a unui document depinde de fluxurile de vanzare configurate pentru fiecare companie. Se alege, prin bifare in coloana Selectie, un document sursa (in cazul nostru avizul de expeditie introdus mai devreme) si apoi se apasa din nou butonul Inainte. Se trece in ecranul de selectie a articolelor de pe documentul ales anterior.

Se aleg articolele prin bifare in coloana Selectie sau se apasa butonul Toate. Apoi se apasa butonul Genereaza si se revine in ecranul initial, de editare a documentului.

Pagina 250 din 466


Versiune manual 4.0

Dupa ce se fac verificarile asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului Salveaza. In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face stergeri/modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul Valideaza. Dupa validare nu se mai poate modifica documentul. In caz ca se constata o greaseala dupa validare, trebuie anulat. Pentru tiparirea facturii se apasa butonul si apoi icon-ul Se alege imprimanta si apoi OK.

Pagina 251 din 466

din stanga sus.


Versiune manual 4.0

Folosind butonul Navigare se pot vedea atat documentele sursa care au stat la baza generarii documentului, cat si documentele (inclusiv nota contabila) generate din document.

Aviz retur de la client Operatiunea de returnare de catre client a anumitor articole vandute acestuia se face din diverse motive, cele mai comune fiind constatatarea ulterioara a defectelor de fabricatie sau a produselor expirate, constatarea de diferente in plus la receptia marfii, prezenta pe stoc a unor produse greu vandabile, etc. Returnarea articolelelor stocabile de la clienti se face in Charisma in principal cu documentul numit Aviz de expeditie retur. In general acest document are efect doar asupra stocului - creste stocul articolelor primite. Nu are efect financiar, adica nu diminueaza soldul financiar al partenerului respectiv - pentru aceasta se va folosi Factura storno de vanzare. Daca se cunoaste (si este introdus in sistem) documentul initial, prin care articolele au iesit din gestiune, avizul retur se va face printr-o tranzactie automata. In caz contrar (cand livrarea s-a produs inainte de implementarea sistemului informatic), returul se va inregistra printr-o tranzactie manuala, de genul Inregistrare Aviz de expeditie retur de la client. Tranzactii automate si cazuri de utilizare (U) la generarea unui aviz retur de la client:  Generare Aviz Retur de la Client din Aviz de Expeditie de Vanzare o Cu intrare in stoc o U: in cele mai multe cazuri  Generare Aviz Retur de la Client din Factura storno de vanzare o Cu intrare in stoc o U: in cazuri mai rare, cand se face mai intai Factura storno, dupa care se genereaza din aceasta Aviz retur In cele ce urmeaza vom prezenta cazul cel mai frecvent, al tranzactiei automate Generare Aviz Retur de la Client din Aviz de Expeditie de Vanzare.

Pagina 252 din 466


Versiune manual 4.0

Avizul de expeditie retur se deschide din calea de meniu Vanzari > Avize > Avize de expeditie retur.

Pentru inregistrarea unui nou aviz de retur se apasa butonul din ecranul de filtare al documentului.

Se deschide ecranul de editare unde se introduc date generale ale avizului de retur: Numar document, Data document, Client, Gestiune etc.

Pagina 253 din 466


Versiune manual 4.0

Dupa cum se observa in titlul ecranului, tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document Aviz de expeditie retur de la client este (in cazul nostru) Generare Aviz Retur de la Client din Aviz de Expeditie de Vanzare (CU INTRARE STOC). Se apasa butonul .

Tranzactia dorita este deja selectata, astfel ca se apasa pe butonul Inainte>> pentru a intra in ecranul de selectie a avizelor retur primite de la clientul ales pe antetul documentului.

Pagina 254 din 466


Versiune manual 4.0

Aici se alege cel putin un document prin bifare in coloana Selectie. Se apasa din nou Inainte>> pentru a se deschide ecranul de selectie a articolelor existente pe documentul ales anterior. Presupunem ca s-au primit ca retur 15 bucati din primul articol. Se alege acest articol prin bifare in coloana Selectie, dupa care, in partea de sus, in campul se inlocuieste 40 (cantitatea initiala) cu 15.

Se apasa apoi pe butonul si se revine astfel in ecranul initial, de editare a documentului. Se salveaza.

Pagina 255 din 466


Versiune manual 4.0

In urma operatiei de salvare, documentul va avea starea Draft. Cat timp documentul este in aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge/adauga/modifica detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente (de exemplu Factura storno de vanzare) el trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui. Se poate vizualiza modelul de contare cu butonul optiunea Aplica model de contare.

Pagina 256 din 466


Versiune manual 4.0


Factura storno de vanzare In cazul vanzarii, stornarea reprezinta operatia de emitere a unei facturi fiscale cu semnul minus catre un partener client, avand ca principal scop modificarea datoriei pe care o avea clientul respectiv fata de compania proprie (creanta). Tipul de document prin care se face stornarea in Charisma este Factura storno de vanzare. Acesta are efect in modulul Financiar (stinge, total sau partial, obligatia de plata a clientului). Factura storno poate avea sau nu efect asupra stocului, in functie de fluxul de documente utilizat in sistem. Facturile storno se opereaza din calea de meniu Vanzari > Facturi > Facturi stornare.

Pagina 257 din 466


Versiune manual 4.0

Factura storno poate avea sau nu efect asupra stocului, in functie de fluxul de documente utlizat in sistem. Daca se cunoaste (si este introdus in sistem) documentul initial, prin care articolele au iesit din gestiune, factura storno se va face printr-o tranzactie automata. In caz contrar, stornarea se va inregistra printr-o tranzactie manuala, gen Emitere Factura storno de vanzare. Aceasta tranzactie se poate face Cu intrare in stoc (cand se storneaza articole stocabile) sau Fara intrare in stoc (pentru articole nestocabile). Tranzactii automate si cazuri de utilizare (U) la generarea unei Facturi storno de vanzare:  Generare Factura Storno de Vanzare din Aviz Retur Client o Fara intrare in stoc o U: cand se face intai aviz de retur (care incarca stocul), dupa care se genereaza factura storno din acesta (modifica soldul financiar)  Generare Factura Storno de Vanzare din Factura de Vanzare o Cu intrare in stoc o U: cand nu exista aviz de retur si se genereaza factura storno direct din factura de vanzare  Generare Factura Storno de Vanzare din Factura de Vanzare o Fara intrare in stoc o U: in cazul articolelor nestocabile In exemplul urmator vom genera o factura storno de vanzare din factura de vanzare facuta in cadrul fluxului de documente prezentat la vanzarea de articole stocabile. Se va evidentia al doilea caz, in care factura storno face intrare in stoc. Pentru adaugarea unui nou document se apasa butonul din ecranul de filtrare al facturii storno de vanzare. Se deschide ecranul de editare unde se completeaza datele generale ale facturii storno catre client: numar document (sau bifa pe Auto), data document, client, gestiune, etc.

Pagina 258 din 466


Versiune manual 4.0

Se observa in titlul ecranului ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document Factura storno este Generare Factura Storno Vanzare din Factura Vanzare (FARA INCARCARE STOC). Intrucat documentul din exemplul nostru trebuie sa incarce stocul, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului . Astfel apare ecranul de selectie a tranzactiilor.

Aici se alege tranzactia Generare Factura Storno de Vanzare din Factura de Vanzare (CU INCARCARE STOC). Se apasa pe butonul Inainte>> pentru a intra in ecranul de selectie a facturilor de vanzare emise catre partenerul ales pe antetul documentului.

Pagina 259 din 466


Versiune manual 4.0

Se alege factura de vanzare prin bifare in coloana Selectie. Se apasa din nou Inainte>> pentru a se deschide ecranul de selectie a articolelor existente pe documentul ales.

Se selecteaza prin bifare articolele ce se returneaza si se apasa butonul . Astfel se revine in ecranul de editare a documentului.

Pagina 260 din 466


Versiune manual 4.0

Se salveaza – starea documentului devine Draft (se poate modifica). Se valideaza – starea documentului devine Valid (produce efecte in soldul financiar al clientului). Se poate vizualiza modelul de contare (butonul si optiunea Aplica model de contare).


Pagina 261 din 466


Versiune manual 4.0

Vanzari articole nestocabile Facturile de vanzare pentru articole nestocabile se inregistreaza tot la Vanzari > Facturi > Facturi de vanzare. Se va folosi o tranzactie manuala de genul Emitere Factura de vanzare, configurata sa nu faca scadere de stoc. Vanzari mijloace fixe Vanzarile de mijloace fixe se inregistreaza la Vanzari > Facturi > Facturi de vanzare a mijloacelor fixe.

Pagina 262 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru adaugarea unui nou document se apasa butonul din ecranul de filtrare al facturii de vanzare mijloace fixe. Se deschide ecranul de editare unde se completeaza datele generale ale facturii: numar document (sau se lasa bifa pe Auto), data document, client, gestiune, mod de plata etc.

Pentru adaugarea detaliilor pe document se apasa pe butonul din dreapta a ecranului. Astfel apare ecranul de editare a detaliilor:

Se alege articolul si se introduc cantitatea si pretul de vanzare.

Pagina 263 din 466


Versiune manual 4.0

In partea de jos exista o zona intitulata Selectie mijloace fixe. Este foarte important sa sa aleaga mijlocul fix (prin bifare in coloana Selectat) chiar daca exista un singur numar de inventar cu acea denumire. Daca nu se alege numarul de inventar, mijlocul fix nu va iesi din evidenta (nu va trece in starea Vandut) si nici nu se va calcula (in cazul vanzarii inainte de amortizare completa) suma cheltuielilor rezultate la vanzare. Dupa ce se introduc toate datele se salveaza detailul cu butonul . Astfel se revine in ecranul de editare a facturii. Dupa verificarea datelor, se salveaza si se valideaza.

Exporturi Exporturile se inregistreaza la Vanzari > Export > Facturi de export.

Pagina 264 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru inregistrarea unei noi facturi de export se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare. In partea de antet a documentului se inregistreaza date generale: Numar (sau se lasa bifa Auto), Data, Client, Adresa, Gestiune, Valuta, Curs valutar, Mod de plata. Se observa ca acest tip de document are setata implicit bifa Afiseaza observatii.

In functie de specificul operatiunii de export, se aleg din lista predefinita valorile corespunzatoare campurilor:  Tip livrare

 Conditii livrare

Pagina 265 din 466


Versiune manual 4.0

 Tip transport

 Natura tranzactiei

Dupa completarea campurilor mentionate mai sus se trece la adaugarea detaliilor facturii de export. Pentru asta se apasa pe butonul din partea dreapta a ecranului de editare.

Astfel se deschide ecranul de editare a detaliilor facturii.

Pagina 266 din 466


Versiune manual 4.0

Se alege articolul, se introduc cantitatea si pretul de vanzare in valuta (ori se alege lista de pret aferenta partenerului respectiv, daca este cazul), se alege cota de TVA corespunzatoare. Intrucat tranzactia este configurata sa faca scadere de stoc, in partea de jos a ecranului apara un panou denumit Iesire din stoc. In acesta este afisat stocul disponibil pentru articolul respectiv precum si cantitatea selectata, ce umeaza sa se vanda. Pentru adaugarea unui nou detaliu pe factura se apasa butonul . La final se apasa butonul , astfel ca se revine in ecranul principal al facturii.

Dupa verificarea corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat

Pagina 267 din 466


Versiune manual 4.0

este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului: stergeri/modificari ale detaliilor. La final documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul. In caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Target vanzari In Charisma targetul poate fi setat cantitativ si/sau valoric la nivel de categorie de produse (daca exista setata o asemenea ierarhie de produse), la nivel de articol sau pe o anumita unitate de masura. Tintele de vanzari se pot stabili fie direct pe fiecare agent de vanzare, fie cumulativ pe o anumita locatie a companiei, iar apoi redistribuite pe agentii de vanzare ce apartin locatiei respective. Mai jos vom prezenta cele doua metode. Target persoane Target-urile pe agenti se inregistreaza in ecranul Vanzari > Target vanzari > Target persoane.

Ecranul de filtrare care se deschide va contine lista agentilor de vanzare pentru care s-a stabilit deja un anumit target de vanzare/incasare. Initial acesta nu contine nimic.

Pagina 268 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru adaugarea unui target nou se apasa butonul Adauga. Astfel se deschide ecranul de editare. In antet se alege agentul de vanzari, tipul target-ului (pe categorie, pe articol sau pe unitate de masura) si, daca este cazul, divizia din care acesta face parte.

In partea de detalii, pe prima linie existenta, se introduc urmatoarele:  Data inceput, Data sfarsit – delimiteaza perioada; 

Categoria – in interiorul campului se apasa butonul alege categoria de produs dorita.

Pagina 269 din 466

si, din ecranul care se deschide, se




Versiune manual 4.0

valorile targetate pentru acea perioada: cantitatea, valoarea vanzarilor si/sau valoarea incasarilor.

Pentru introducerea urmatoarei linii (o alta perioada sau o alta categorie de produs) se apasa de la tastatura “sageata-in-jos” si cursorul trece pe a doua linie. Pentru stergerea unei linii se apasa CTRL+Delete. La final se salveaza. Target locatii Target-urile pe locatii se inregistreaza in ecranul Vanzari > Target vanzari > Target locatii.

Pagina 270 din 466


Versiune manual 4.0

Modul de introducere a unui target pe locatie este identic cu cel prezentat mai sus la Target persoane. Distributie target-uri O data stabilit target-ul pe o locatie, acesta se poate distribui pe agentii de vanzare ai locatiei respective accesand ecranul Vanzari > Target vanzari > Distributie target-uri.

Se observa ca target-ul locatiei introdus mai sus apare automat in ecranul de filtrare. Se acceseaza cu dublu-click sau prin selectarea liniei si apasarea butonului Detaliu.

Pagina 271 din 466


Versiune manual 4.0

La deschiderea ecranului de editare a distribuitiei se observa ca antetul este deja completat cu principalele informatii ale targetului. Ramane doar sa fie adaugati agentii de vanzare.

Pe prima linie se alege numele agentului si se completeaza targetul personal. Apoi se continua cu urmatorul agent samd (buton Adauga). La total exista o atentionare de culoare: daca totalul alocarilor pe agenti depaseste totalul targetului pe locatie, valorile vor aparea cu rosu.

Cu ajutorul butonului Target clienti se poate deschide un ecran in care fiecare target pe agent poate fi la randul sau defalcat pe clientii companiei.

Pagina 272 din 466


La final se salveaza datele introduse.

Pagina 273 din 466

Versiune manual 4.0


V.

Versiune manual 4.0

MODULUL DEPOZIT

Modulul Depozit este destinat inregistrarii aspectelor referitoare la gestiunea stocurilor:      

Intrari (Note de predare, Bonuri de retur) Iesiri (Bonuri de consum, Note de casare) Transferuri (Note de transfer in cadrul aceleiasi locatii sau intre locatii diferite) Intrari/Iesiri (Ordin de compunere/Ordin de descompunere) Inventar (Procese verbale de inventar) Rapoarte pentru urmarirea stocurilor

Principalele setari ce trebuie verificate inainte de inceperea lucrului in modulul Depozit:  Configurarea statiei de lucru Se verifica gestiunea de lucru (in tabul [Depozit]) si anul financiar (in tabul [Contabilitate]) pe care urmeaza sa se opereze documente (General > Configurare statie de lucru).


Pagina 274 din 466


Versiune manual 4.0

Cei mai multi dintre acesti parametri de initializare sunt general valabili pentru majoritatea companiilor, insa cativa pot sa difere de la o companie la alta, cum ar fi:  Modalitate implicita de descarcare stoc: este cea propusa automat cand se creaza un articol nou (poate fi Identificare directa, CMP, CMP lunar, FIFO, LIFO)  Stoc disponibil dupa proprietati: Daca acest paramentru are valoarea [DA] atunci disponibilul va tine cont de valorilor proprietatilor (din documentul sursa). Nota: Se recomanda ca o eventuala schimbare a parametrilor de initializare sa se faca dupa consultarea echipei de (post)implementare a Totalsoft. Crearea de gestiuni Prin gestiune se intelege un spatiu delimitat fizic in care sunt depozitate anumite valori aflate in grija unui gestionar. In Charisma gestiunea se poate identifica cu acest concept, insa in functie de necesitatile informationale, impartirea unui spatiu in mai multe gestiuni se poate face nu doar din punct de vedere fizic, ci si logistic. Daca fizic exista o singura gestiune si un singur gestionar, in Charisma aceasta gestiune poate sa includa mai multe subdiviziuni, numite celule. Un depozit contine cel putin o celula, caz in care celula se confunda cu depozitul. Crearea unei noi gestiuni in locatia curenta se face in doi pasi principali:  Se creaza un department/celula;  Se creaza noua gestiune si se leaga de depatamentul/celula creat in pasul anterior. Primul pas a fost prezentat la sub-capitolul Departamente. Pentru pasul al doilea se acceseaza calea de meniu Depozit > Depozit > Gestiuni.

Pagina 275 din 466


Versiune manual 4.0

Se deschide in ecranul de filtrare unde se regasesc toate gestiunile din sistem. In exemplul de mai jos se observa ca avem trei locatii (HEADOFFICE, Location1 si Location2), fiecare cu cate o singura gestiune (Sediu Central, Site1 si respectiv Site2).

Nota: Locatia pe care sunteti logati se poate observa in coltul din stanga jos al ecranului. Pentru filtrare. Astfel   

adaugare unei noi gestiuni se apasa butonul Adauga din partea de jos a ecranului de se deschide ecranul de editare unde se introduc urmatoarele informatii: Cod gestiune Nume gestiune Gestionar

Pagina 276 din 466


  

Versiune manual 4.0

Locatia (implicit apare locatia in care sunteti logat) Tip gestiune (la pret de achizitie, la pret de vanzare cu sau fata TVA) Lista Preturi – se alege una care sa fie implicita (din cele definite in sistem)

Nota: Avand in vedere ca gestiunea pe care o creez este una de rebuturi, nu doresc sa fie Gestiune de vanzare, astfel ca voi debifa casuta respectiva, nefiind obligatoriu sa mentionez vreun tip de gestiune sau vreo lista de pret. Se face asocierea unei celule/departament la noua gestiune. Pentru aceasta se apasa butonul Adauga din partea dreapta si, din caseta aparuta, se alege departamentul creat in pasul intai (General > Configurare societate > Departamente). Se apasa OK.

Se salveaza noua gestiune.

Pagina 277 din 466


Versiune manual 4.0

Daca se revine in ecranul de filtrare (prin apasarea butonului Lista) se poate observa ca noua gestiune este deja prezenta in lista.

In cazul in care nu sunt vizibile toate campurile se poate apasa butonul Reciteste pentru refresh de ecran.

Pagina 278 din 466


Versiune manual 4.0

Intrari in stoc Nota de intrare-receptie Este principalul tip de document prin care articolele intra in gestiune. Modul de inregistrare in sistem al NIR-ului a fost prezentat la capitolul Achizitii. Alte tipuri de documente care pot realiza intrare in stoc:  Nota de predare  Bon de restituire  Nota de transfer (articolele ies din gestiunea sursa si intra in gestiunea destinatie)  Proces verbal de inventar (face intrare cand scripticul este mai mic decat fapticul) Nota de predare Se foloseste pentru intrari de produse finite, semi-fabricate, produse reziduale, etc. rezultate in urma procesului de productie. Se acceseaza calea de meniu Depozit > Note de predare.

Pentru adaugarea unei note de predare se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare a noului document. In partea de antet a documentului se inregistreaza date generale: numar (sau se lasa bifa Auto), data si gestiunea.

Pagina 279 din 466


Versiune manual 4.0

Adaugarea detaliilor pe document se face prin butonul Adauga din partea dreapta. Se deschide astfel ecranul de editare a detaliilor:

Se alege articolul si se introduce cantitatea si pretul de intrare in stoc. Salvarea detaliului se face cu butonul Inchide (sau cu Adauga, daca se doreste adaugarea unui nou detaliu). Dupa salvarea detaliului/detaliilor, documentul ar putea arata astfel:

Pagina 280 din 466


Versiune manual 4.0

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului Salveaza. In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri/modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat cu butonul Valideaza. Dupa validare nu se mai poate modifica documentul. In caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Dupa validare, bonul se poate tiparii prin apasarea butonului Tipareste.

Pagina 281 din 466


Versiune manual 4.0

Modelul de contare poate fi verificat prin apasarea butonului Functii… si alegearea optiunii Aplica model contare.

Bon de restituire (retur) Se utilizeaza in situatia in care exista un bon de consum care a fost introdus gresit si se doreste repunerea pe stoc a anumitor cantitati. Bonurile de retur se introduc la Depozit > Bon de restituire materiale.

Pagina 282 din 466


Versiune manual 4.0

Daca se cunoaste (si este introdus in sistem) documentul initial, prin care articolele au iesit din gestiune, Bonul de retur se va face printr-o tranzactie automata. In caz contrar, returul se va inregistra printr-o tranzactie manuala, de genul Emitere Bon de retur. Vom prezenta cazul in care Bonul de retur se genereaza din Bon de consum. Pentru adaugarea unui bon de restituire se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare a noului document. In partea de antet a documentului se inregistreaza date generale: numar (sau se lasa bifa Auto), data si gestiunea.

Se apasa butonul Genereaza. Astfel apare caseta de selectie a tranzactiilor.

Pagina 283 din 466


Versiune manual 4.0

Tranzactia dorita este deja selectata, astfel ca se apasa pe butonul Inainte>> pentru a intra in ecranul de selectie a bonurilor de consum.

Aici se alege cel putin un document prin bifare in coloana Selectie. Se apasa din nou Inainte>> pentru a se deschide ecranul de selectie a articolelor existente pe documentul ales anterior. Presupunem ca se vor restitui 5 bucati din consumul initial de 20. Se alege acest articol prin bifare in coloana Selectie, dupa care, in partea de sus, in campul se inlocuieste 20 (cantitatea initiala) cu 5, cat va reintra in stoc.

Pagina 284 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa apoi pe butonul si se revine astfel in ecranul initial, de editare a documentului. Se salveaza.

In urma operatiei de salvare, documentul va avea starea Draft. Cat timp documentul este in aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge/adauga/modifica detalii). Operatia de validare se face prin butonul Valideaza. Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modificari in cadrul lui. Validarea unui Bon de restituire are urmatoarele efecte:  Se modifica fisa de magazie (se face intrare in stoc pentru cantitatile respective)  Documentul poate fi alocat pe centre de cost  Documentul poate fi contat (daca tranzactia respectiva permite acest lucru) Nota: Se observa ca pretul de stoc lipseste insa acesta va fi calculat automat la momentul procesarii de stoc. Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat documentul curent.

Pagina 285 din 466


Versiune manual 4.0

Dupa validare, bonul se poate tiparii prin apasarea butonului Tipareste.

Iesiri din stoc Tipuri de documente care pot realiza iesire din stoc:  Bon de consum  Nota de casare Bon de consum Bonurile de consum se introduc la Depozit > Bon de consum materiale.

Pagina 286 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru adaugarea unui bon de consum se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare a noului document. In partea de antet a documentului se inregistreaza date generale: numar (sau se lasa bifa Auto), data, gestiunea (este propusa cea stabilita la “Configurare statie de lucru”), comanda.

Adaugarea detaliilor pe document se face cu butonul Adauga din partea dreapta. Se deschide astfel ecranul de editare a detaliilor:

Pagina 287 din 466


Versiune manual 4.0

In partea de sus a ecranului se alege articolul. Se introduce cantitatea care iese din stoc in campul Solicitat. Se introduce cantitatea care iese din stoc in campul Livrat. Salvarea detaliului se face cu butonul Inchide (sau cu Adauga, daca se doreste adaugarea unui nou detaliu) si se revine astfel in ecranul initial, de editare a documentului. Dupa verificare, se salveaza bonul de consum si se valideaza.

Validarea unui Bon de consum are urmatoarele efecte:  Se modifica fisa de magazie (se face iesire din stoc pentru cantitatile respective)  Documentul poate fi alocat pe centre de cost  Documentul poate fi contat (daca tranzactia respectiva permite acest lucru)

Pagina 288 din 466


Versiune manual 4.0

Dupa validare, bonul se poate tiparii prin apasarea butonului Tipareste.

Nota de casare Se acceseaza calea de meniu Depozit > Note de casare.

Pentru adaugarea unei note de casare se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare a noului document. In partea de antet a documentului se inregistreaza date generale: numar (sau se lasa bifa Auto), data si gestiunea.

Pagina 289 din 466


Versiune manual 4.0


Se alege articolul si se introduce cantitatea. Salvarea detaliului se face cu butonul Inchide (sau cu Adauga, daca se doreste adaugarea unui nou detaliu). Dupa salvarea detaliului/detaliilor, documentul ar putea arata astfel:

Pagina 290 din 466


Versiune manual 4.0

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului Salveaza. Pentru validare se apasa butonul Valideaza. Dupa validare nu se mai poate modifica documentul. In caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Dupa validare, nota de casare se poate tiparii prin apasarea butonului Tipareste.

Transferuri de stoc Tipuri de documente care pot realiza transferuri de stoc:

Pagina 291 din 466


Versiune manual 4.0

 Nota de transfer (articolele ies din gestiunea sursa si intra in gestiunea destinatie, in cadrul aceleiasi locatii)  Aviz de expeditie intern (articolele ies din locatia curenta si intra intr-o gestiune dintr-o alta locatie) Nota de transfer Este documentul cu care se transfera articole (materiale, materii prime, marfuri) de la o gestiune la alta, in cadrul aceleiasi locatii. Pentru transferul intre locatii diferite se foloseste avizul de expeditie intern. Notele de transfer se introduc la Depozit > Nota de transfer.

Pentru adaugarea unei note de transfer se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare a noului document. In partea de antet a documentului se inregistreaza date generale: numar (sau se lasa bifa Auto), data, gestiunea sursa si gestionarul, respectiv gestiunea destinatie si gestionarul aferent.

Pagina 292 din 466


Versiune manual 4.0


Se alege articolul si se introduce cantitatea. Salvarea detaliului se face cu butonul Inchide (sau cu Adauga, daca se doreste adaugarea unui nou detaliu). Dupa salvarea detaliului/detaliilor, documentul ar putea arata astfel:

Pagina 293 din 466


Versiune manual 4.0

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului Salveaza. Se observa ca pretul nu apare pe detalii; el se va calcula la momentul procesarii de stoc, la finalul lunii. Pentru validare se apasa butonul Valideaza. Dupa validare nu se mai poate modifica documentul. In caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Validarea unei Note de transfer are urmatoarele efecte:  Se modifica fisa de magazie (se face iesire din stoc la gestiunea sursa si intrare in stoc la gestiunea destinatie)  Documentul poate fi contat (daca tranzactia respectiva permite acest lucru) Dupa validare, nota de transfer se poate tiparii prin apasarea butonului Tipareste.

Pagina 294 din 466


Versiune manual 4.0

Aviz de expeditie intern Este documentul cu care se transfera articole (materiale, materii prime, marfuri) intre doua locatii diferite (sucursale/filiale/puncte de lucru) ale companiei. In Charisma se mai poate intalni sub denumirea de Aviz de expeditie la distanta. Pentru inregistrarea avizelor de expeditie interne se acceseaza calea de meniu Depozit > Depozit > Aviz de expeditie intern.

Pentru adaugarea unui aviz de expeditie intern se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare a noului document. In partea de antet a documentului

Pagina 295 din 466


Versiune manual 4.0

se inregistreaza date generale: numar (sau se bifeaza casuta Auto), data, gestiunea sursa (din locatia care emite avizul), locatia si gestiunea destinatie.

In functie de tranzactia prin care se introduce in sistem, avizul poate fi generat automat dintr-o comanda interna sau confirmare de comanda si atunci se apasa butonul Genereaza pentru alegerea tranzactie corespunzatoare.

De asemenea, in cazul implementarilor de retail, acest document va fi generat in mod automat in momentul validarii transferurilor de marfa intre magazine (de regula tranzactiile ale caror coduri incep cu litera R sunt specifice implementarilor de retail).

Pagina 296 din 466


Versiune manual 4.0

In cazul in care documentul este inregistrat printr-o tranzactie manuala, atunci adaugarea detaliilor pe document se face prin butonul Adauga din partea dreapta. Se deschide astfel ecranul de editare a detaliilor:

Se alege articolul si se introduce cantitatea. Salvarea detaliului se face cu butonul Inchide (sau cu Adauga, daca se doreste adaugarea unui nou detaliu) si se revine in ecranul de editare initial.

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate fi salvat prin apasarea butonului Salveaza. Se observa ca pretul nu apare pe detalii; el se va calcula la momentul procesarii de stoc, la finalul lunii.

Pagina 297 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru validare se apasa butonul Valideaza. O data ce a fost validat documentul nu se mai poate modifica. In caz ca a fost facut gresit, trebuie anulat. Validarea unui aviz de expeditie intern are urmatoarele efecte:  Se modifica fisa de magazie (se face iesire din stoc la gestiunea sursa si intrare in stoc la gestiunea destinatie din locatia destinatie)  Documentul poate fi contat (daca tranzactia respectiva permite acest lucru) Dupa validare, avizul de expeditie intern se poate tiparii prin apasarea butonului Tipareste.

Compunerea si descompunerea In Charisma se pot gestiona (depozita, vinde, consuma) articolele si la nivel de set (pachet), prin compunerea de articole stocabile sau nestocabile (servicii). Pretul de stoc al noului articol obtinut (setul sau pachetul) va fi dat de suma componentelor din care acesta este format. Setul poate fi configurat la randul sau ca fiind stocabil, daca se doreste urmarirea pe stoc a acestuia sau nestocabil. De asemenea trebuie ca toate componenetele sa existe in cantitati suficiente pe stoc in aceeasi gestiune. Produsul rezultat in urma compunerii va fi introdus pe stoc in gestiunea din care au iesit coponentele. Configurarea unui set in Charisma se realizeaza in doi pasi: 1. Definirea articolului compus (si “reteta” acestuia) – prezentat la sub-capitolul Articole, tabul [Articole componente]; 2. Operarea documentului Ordin de compunere Ordin de compunere Se acceseaza calea de meniu Depozit > Depozit > Ordin de compunere.

Pagina 298 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru adaugarea unui ordin de compunere se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare a noului document. In partea de antet a documentului se inregistreaza date generale: numar (sau se lasa bifa Auto), data, gestiunea (se selecteaza gestiunea in care se gasesc componentele).

Se apasa butonul Adauga din partea dreapta a ecranului pentru a selecta articolul compus pe care dorim sa-l obtinem prin compunere (si care a fost creat in pasul 1).

Pagina 299 din 466


Versiune manual 4.0

Se adauga cantitatea dorita pentru articolul compus si automat (daca exista stoc suficient de componenente) se completeaza si articolele componente care vor fi scoase din stoc, proportional cu reteta definita. Se apasa butonul Inchide si se revine in ecranul de editare initial. Se apasa butonul Salveaza si apoi Valideaza. Dupa validare, componentele vor fi scazute din stoc si in locul lor va intra cantitatea de produs compus.

Ordin de descompunere In contextul in care operatiunea de compunere permite si descompunerea, aceasta se efectueaza prin Ordinul de descompunere. Efectul este exact invers ordinului de compunere.

Pagina 300 din 466


Versiune manual 4.0

Inventar Procesul verbal de inventar este documentul prin care se calculeaza stocul scriptic la un moment dat si se compara cu stocul faptic. In Charisma, procesul verbal de inventar are urmatoarele utilizari:  Introducerea stocului initial (cand se incepe lucrul cu sistemul Charisma);  Generarea inventarului periodic (si compararea scripticului cu fapticul);  Inregistrari ocazionale de corectie a stocului la anumite articole (plus sau minus). Inainte de inceperea inregistrarii in sistem a inventarului la o anumita data este important sa se valideze toate documentele aflate in starea Draft ce ar putea afecta stocul scriptic (avize, facturi, bonuri fiscale in asteptare, note de miscare stoc, alte inventare). Se poate consulta raportul Documente stoc nevalidate din calea de meniu Adaptive > Adaptive > Vizualizare rapoarte (asigurati-va ca acest raport este corect configurat, astfel incat sa tina cont de toate tranzactiile care afecteaza stocul!). Inventar de numarare In Charisma procesul de inventariere partiala sau totala incepe prin inregistrarea unui document de numarare, in calea de meniu Depozit > Inventar> Inventar de numarare.

Pentru adaugarea unui nou inventar de numarare se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide ecranul de editare a Procesului verbal de inventar:

Pagina 301 din 466


Versiune manual 4.0

In antetul documentului se inregistreaza date generale: numar (daca documentul se emite manual), data, se bifeaza daca acest document este ultimul din zi, se alege gestiunea pe care va fi creat inventarul, precum si tipul de inventar. Exista doua tipuri de inventar:  Partial - se pot selecta articolele ce urmeaza a se inventaria;  Total – pentru toate articolele din gestiunea respectiva; Nota: Se observa existenta a doua tranzactii, cea cu R la cod fiind utilizata in cazul in care documentul de numarare a fost realizat in magazin (in cazul implementarilor de Retail). In exemplul nostru vom opta pentru realizarea unui inventar partial pe gestiunea Sediu Central. Se apasa butonul Inainte>> pentru selectarea celulei (o gestiune poate avea mai multe celule) si apoi din nou Inainte>> pentru selectarea articolelor ce vor intra in procesul de inventariere.

Pagina 302 din 466


Versiune manual 4.0

In partea dreapta a ecranului se vor filtra toate articolele ce urmeaza sa se faca inventarul, dupa care, cu ajutorul butoanelor tip sageata din mijloc, se transfera in partea stanga, in lista de inventar, toate articolele filtrate sau unul cate unul.

Dupa finalizarea intregii liste de inventar (cea din partea stanga) se apasa butonul Genereaza. Se creaza asftel documentul de numarare pe baza listei de inventariere selectata anterior.

Pagina 303 din 466


Versiune manual 4.0

Din lista de inventariere vor aparea implicit doar articolele care au stoc scriptic, iar coloana de cantitate faptica este egala cu cea scriptica, neexintand diferente. Daca se doreste modificarea datelor la un anumit articol (de exemplu la un articol Cantitatea scriptica este 5 buc., dar Cantitatea faptica, numarata, este doar 3 buc.) se alege acel articol si se completeaza manual in coloana de Cantitate faptica:

Se apasa butonul Salveaza documentul pentru evidentierea diferentelor dintre scriptic si faptic. Se alege din lista motivul diferentei (minus de gestiune, plus de gestiune, imputatie, detaliu importat…).

Pagina 304 din 466


Versiune manual 4.0

In cazul unui document de numarare cu mult mai multe articole decat in exemplul nostru pot exista numeroase articole cu diferente care sa aiba acelasi motiv (de ex. Plus gestiune). Pentru a nu introduce acelasi motiv de multe ori (la fiecare articol), se poate completa motivul pentru un singur articol si apoi cu click-dreapta in ecran se va selecta optiunea potrivita pentru autocompletarea acelui motiv la celelalte linii.

In cazul in care se doreste un inventar pentru toate articolele ce se regasesc in gestiunea respectiva si se constata stoc faptic la un articol ce nu este se regaseste in lista de inventar, introducerea lui se realizeaza cu butonul Adauga material, urmand sa fie stabilite cantitatea si proprietatile acestuia: Pagina 305 din 466


Versiune manual 4.0

Daca la inventar exista diferente intre scriptic si faptic, acestea se vor reflecta in:  Intrari in stoc: cand Scriptic < Faptic  Iesiri din stoc: cand Scriptic > Faptic Pentru ca documentul sa fie corect intocmit, pe tabul [Comisie] se completeaza membri comisiei ce au participat la procesul de inventariere. Atat timp cat documentul este in starea Draft, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri/modificari ale detaliilor. Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit, trebuie anulat.

Pagina 306 din 466


Versiune manual 4.0

Nota: Atata timp cat exista un inventar in desfasurare (nevalidat) nu putem opera intrari – iesiri din acea gestiune. Se salveaza si valideaza documentul.

Dupa validare, inventarul de numarare se poate tiparii prin apasarea butonului Tipareste.

Validarea unui Document de numarare are ca efecte modificarea fisei de magazie (la articolele cu diferente intre Scriptic si Faptic) si generarea unui proces verbal de diferente la inventariere, document care are implicatii in contare (corecteaza stocul din punct de vedere contabil cu valorile articolelor gasite ca fiind diferite).

Pagina 307 din 466


Versiune manual 4.0

Proces verbal diferente inventar de numarare In functie de configurarea realizata in faza de implementare, generarea procesului verbal de diferente se poate avea loc automat, la validarea documentului (inventarului) de numarare sau manual prin accesarea butoanului Genereaza din ecranul de filtrare.

Daca documentul de numarare a fost realizat in Charisma Core se alege tranzactia “DEPOZIT Generare PVD, daca a fost realizat in magazin, in aplicatia Charisma Retail, se alege tranzactia RETAIL Generare PVD... Se apasa apoi butonul Genereaza. Astfel apare mesajul de confirmare:

Dupa generare, se acceseaza documentul PVD in calea de meniu Depozit > Inventar > Proces verbal diferente inventar de numarare.

Pagina 308 din 466


Versiune manual 4.0

In ecranul de filtrare se cauta documentul generat (aflat in starea Draft) si se deschide cu dublu-click sau prin apasarea butonului Detaliu. Nota: Numarul PVD-ului se formeaza automat ca fiind numarul inventarului de numarare si extensia PVD (in exemplul nostru: 201-PVD).

Se completeaza motivul corectiei si pretul unitar (in cazul intrarilor in stoc), urmand validarea documentului.

Pagina 309 din 466


Versiune manual 4.0

Se salveaza si se valideaza. Proces verbal corectie stoc Pe parcursul anului corectiile de stoc se realiza si cu documentul Proces verbal corectie stoc, ce va cuprinde articole la care se doreste corectarea cantitativa, cat si valorica.

Pentru adaugarea unui proces verba de corectie stoc se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare a noului document.

Pagina 310 din 466


Versiune manual 4.0

In partea de antet a documentului se inregistreaza date generale: numar (sau se lasa bifa Auto), data, gestiunea. Pentru adaugarea articolelor la care se doreste corectia de stoc se apasa butonul Adauga din partea dreapta a ecranului. In caseta deschisa se selecteaza din lista articolul si se apasa butonul din dreptul campului Material.

In noua caseta deschisa se apasa butonul Executa filtru pentru completarea unitatii de masura si apoi OK.

Pagina 311 din 466


Versiune manual 4.0

In acest fel s-a identificat materialul respectiv, afisandu-se stocul existent (cantitate disponibila).

Se selecteaza Tip miscare: intrare in stoc sau iesire din stoc si se introduce cantitatea aferenta in campul Cantitate miscare.

Pagina 312 din 466


Versiune manual 4.0

Salvarea detaliului se face cu butonul Inchide (sau cu Adauga, daca se doreste adaugarea unui nou detaliu) si se revine astfel in ecranul initial, de editare a documentului. In tabul [Rezumat] se completeaza de catre utilizator motivul corectiei precum si pretul unitar pentru acele articole gasite ca plus la inventariere, pentru care sistemul nu are o valoarea de referinta. Se salveaza si se valideaza.

Rolul documentului Proces verbal corectie stoc este de a corecta stocul si din punct de vedere contabil pentru acele articolele ce prezinta diferente la inventar.

Pagina 313 din 466


Versiune manual 4.0

Fisa de magazie Este documentul unde se poate vizualiza la orice data/perioada de timp soldurile initiale, miscarile de stoc (intrari/iesiri) ale datei/perioadei respective, precum si soldurile finale ale oricarui articol stocabil din sistem. Documentul opereaza la nivel de articol, deci introducerea acestuia este obligatorie. Se deschide accesand calea de meniu Depozit > Depozit > Fisa de magazie.

Documentul contine in partea superioara o serie de taburi afisand diverse informatii logistice: miscari de stoc, sold la data logistic si contabil, rezervari de stoc. Tabul [Jurnalul miscarilor logistice]

Pagina 314 din 466


Versiune manual 4.0

In antet se completeaza filtrele dorite: intervalul de analiza De la data – La data, Locatia, Depozitul (din cadrul locatiei) si obligatoriu Articolul. In cazul in care structura depozitului este mai complexa, se poate merge cu analiza mai in adancime, filtrand pe Gestiune si Celula.

Dupa completarea filtrelor se apasa butonul (Executa filtru) pentru afisarea rezultatelor cautarii in cele trei zone:  Sold initial – afiseaza stocul de inceput al perioadei pentru care se face cautare;  Miscari de stoc – afiseaza in ordine cronologica lista documentelor care au afectat stocul articolului respectiv in perioada selectata in antet. Se poate vizualiza tipul miscarii (intrare, iesire, inventar), depozitul si celula, cantitatea si unitatea de masura, numarul si tipul documentului, soldul dupa fiecare document inregistrat in sistem, tranzactia folosita la introducerea documentului etc. Coloanele se pot muta cu click si „drag and drop”.  Sold final – afiseaza stocul de finalul perioadei de cautare. Urmatoarele taburi: [Stoc la data (logistic)] si [Stoc disponibil] afiseaza stocul articolelor pe locatie, depozit, gestiune si material. Articolul nu mai este obligatoriu la filtrare.

Pagina 315 din 466


Versiune manual 4.0

Obiecte de inventar In prima faza, obiectele de inventar se vor adauga in nomenclatorul de articole ca articole stocabile deoarece gestionarea acestora se face prin intermediul modulului Depozit. Tipul de articol va fi ST_303 | Obiecte inventar. Pentru a gestiona obiectele de inventar avem nevoie de doua gestiuni:  o gestiune de depozitare – aici vor fi introduse cu NIR obiectele de inventar achizitionate;

Pagina 316 din 466


Versiune manual 4.0

 o gestiune de obiecte de inventar in folosinta – aceasta va fi utilizata la bonul de consum obiecte de inventar ca gestiune destinatie (se pot crea mai multe gestiuni de obiecte de inventar in folosinta). Adaugarea unei noi gestiuni a fost prezentata la sub-capitolul Crearea de gestiuni cu mentiunea ca pentru pentru cea de-a doua gestiune, cea a obiectelor de inventar in folosinta se va bifa obligatoriu casuta “Obiecte de inventar in folosinta”. Gestiunea de inventar DEPOZIT:

Gestiunea de inventar FOLOSINTA:

Pagina 317 din 466


Versiune manual 4.0

Achizitionarea obiectelor de inventar Se introduce in sistem factura de achizitie obiecte de inventar. Acest lucru se face prin documentul Factura de achizitie existenta in modulul Achizitii.

Se genereaza NIR-ul cu obiectele de inventar achizitionate in gestiunea “Obiecte de inventar DEPOZIT”.

Pagina 318 din 466


Versiune manual 4.0

Dupa operarea NIR-ului pentru obiectele de inventar exista doua abordari:  Cazul 1 – Nu se doreste identificarea fiecarei bucati de obiect de inventar.  Cazul 2 – Se doreste identificarea fiecarei bucati de obiect de inventar (se doreste evidenta similara ca si la mijloace fixe prin atribuirea unui numar de inventar distinct pentru fiecare obiect de inventar). Cazul 1 – Nu se doreste identificarea fiecarei bucati de obiect de inventar Bon de consum obiecte de inventar (fara identificare) In momentul in care se repartizeaza un obiect de inventar unui anumit angajat, se opereaza documentul Bon de consum obiect de inventar existent in modulul Depozit.

Pagina 319 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru adaugarea unui bon de consum obiecte de inventar se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare a noului document. In partea de antet a documentului se inregistreaza date generale: numar (sau se lasa bifa Auto), data, gestiunea sursa (in exemplul nostru “Obiecte de inventar DEPOZIT”) si gestiunea destinatie (“Obiecte de inventar FOLOSINTA”). In continuare se selecteaza Departamentul si Persoana careia i se preda obiectul(e) de inventar respectiv(e).

Pagina 320 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa butonul Adauga din partea dreapta a ecranului pentru selectarea articolului (obiectul de inventar). Dupa selectarea articolului, se introduce cantitatea dorita (cat se preda angajatului).

Apoi se apasa butonul Inchide (sau Adauga daca se mai doreste selectarea unui alt obiect de inventar). Se revine in ecranul de editare initial. Se salveaza si se valideaza Bonul de consum obiecte de inventar.

In acest caz vom sti ce obiecte de inventar au fost repartizate unei persoane fara a cunoaste insa care anume bucata se gaseste la fiecare pesoana.

Pagina 321 din 466


Versiune manual 4.0

Bon de restituire obiect de inventar In cazul in care un anumit angajat preda inapoi un obiect de inventar, se utilizeaza documentul Bon de restituire obiect de inventar existent in modulul Depozit.

Pentru adaugarea unui bon de restituire obiecte de inventar se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare a noului document.

In partea de antet a documentului se inregistreaza date generale: numar (sau se lasa bifa Auto), data. Gestiunea sursa este cea de obiecte de inventar in folosinta, iar la Gestiune destinatie se alege o gestiune de tranzit (o gestiune intermediara in care sunt introduse obiectele de inventar

Pagina 322 din 466


Versiune manual 4.0

predate sau care urmeaza sa fie repartizate ulterior altor persoane). Se completeaza apoi Departamentul si Persoana de la care se primeste inapoi obiectul de inventar. Se apasa butonul Adauga din partea dreapta a ecranului pentru a selecta obiectul de inventar care se restituie.

Se introduce cantitatea care se restituie (in exemplul nostru este o bucata). Se apasa butonul Inchide pentru revenirea in ecranul de editare initial. Se salveaza si valideaza documentul.

Pagina 323 din 466


Versiune manual 4.0

Nota: Daca se doreste transferarea dintr-un singur pas a unui obiect de inventar dintr-o gestiune in alta, acest lucru se poate face utilizand documentul Nota de transfer din modulul Depozit. Insa in acest caz se va pierde legatura obiectului de inventar cu angajatul. Cazul 2 – Se doreste identificarea fiecarei bucati de obiect de inventar Daca se doreste identificarea fiecarui obiect de inventar in parte, trebuie operata cate o fisa de obiect inventar pentru fiecare bucata achizitionata. Prin acest document se va atribui cate un numar de inventar distinct fiecarui obiect in parte. Fisa obiect inventar Dupa operarea NIR-ului in gestiunea de obiecte inventar depozit, se intra in modulul Depozit si se alege documentul Fisa obiect inventar.

Pentru adaugarea unui noi fise obiect de inventar se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare al noului document. Aici se completeaza numarul documentului (sau se lasa bifa pe casuta Auto), apoi se pune bifa in campul Document intrare.

Pagina 324 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa butonul aflat in dreapta campului Tip doc. pentru a selecta documentul de intrare pe baza caruia se opereaza fisa obiectului de inventar.

In cazul nostru documentul de intrare a obiectelor de inventar in gestiune a fost Nota de intrare-receptie. Cu ajutorul filtrelor de data, nr. doc., locatie, partener se identifica exact NIR-ul respectiv. Apoi se apasa butonul Selecteaza.

Pagina 325 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa pe butonul “sageata-jos” din dreapta campului Denumire pentru a selecta obiectul de inventar din NIR.

In functie de necesitatile de identificare se completeaza urmatoarele campuri din antet:  numar de inventar  serie  identificator In tabul [Date generale] se completeaza urmatoarele campuri:  departamentul  responsabilul  centrul de cost NOTA: Fisa obiectului de inventar se opereaza cu valori generice, adica de obicei se seteaza un centru de cost, un department si o persoana generica urmand ca valorile reale pentru departament si angajat sa fie ulterior schimbate la operarea Bonului de consum obiect de inventar, cand se va cunoaste clar destinatia obiectului de inventar.

Pagina 326 din 466


Versiune manual 4.0

In tabul [Date amortizare] se pot vizualiza detaliile aferente procesului de amortizare. Aici Se seteaza Durata de functionare (in luni). Data de incepere a amortizarii nu se seteaza manual ci se va calcula automat ca fiind prima zi a lunii urmatoare dupa data darii in folosinta (dupa data bonului de consum).

La final se salveaza si valideaza documentul. Deoarece in NIR au fost 5 bucati din acelasi obiect de inventar trebuie operate inca 4 fise. Acest lucru se poate face automatizat. Din fisa respectiva se apasa pe butonul Lista aflat in coltul stanga-jos al documentului si astfel se revine in ecranul de filtrare.

Pagina 327 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa butonul Multiplicare din partea de jos a ecranului si se introduce numarul de copii necesare (in exemplul nostru in factura au fost 5 bucati de obiecte de inventar; pentru unul am facut fisa, mai raman 4). Apoi se apasa OK.

Pagina 328 din 466


Versiune manual 4.0

Se observa ca sistemul a generat inca 4 fise pentru obiectele de inventar. Starea obiectelor de inventar este Inactiv pana la operarea Bonului de consum obiecte de inventar. Bon de consum obiecte de inventar (cu identificare) Se intra in modulul Depozit pentru operarea bonului de consum obiecte de inventar. Aici se va stabili pentru fiecare numar de invenar departamentul si persoana la care va ajunge obiectul respectiv. Diferenta fata de cazul 1 este ca se poate gestiona fiecare obiect in parte, deoarece am atribuit fiecarei bucati un anumit numar de inventar. In acest mod obiectele de inventar sunt gestionate similar cu mijloacele fixe.

Se observa ca dupa selectarea articolului apar suplimentar numerele de inventar disponibile pentru articolul respectiv. Acum putem selecta care anume numar de inventar urmeaza sa fie repartizat angajatului nostru. In cazul in care se restituie un obiect de inventar avem aceeasi procedura ca in cazul 1, adica se utilizeaza Bonul de restituire obiecte de inventar. Bon de transfer obiecte inventar Pentru obiectele de inventar tratate in acest mod (cu identificare) transferul unui obiect de inventar de la un angajat la altul se poate efectua prin intermediul documentului Bon de transfer obiecte de inventar existent in modulul Depozit. In ecranul de editare al noului document se seteaza sursa si destinatia. Apoi se selecteaza articolul care urmeaza sa fie transferat de la un angajat la altul.

Pagina 329 din 466


Versiune manual 4.0

Apoi se salveaza si se valideaza bonul de transfer. Proces verbal de scoatere din uz ob. de inv. Scoaterea din uz a obiectelor de inventar se face prin intermediul documentului Proces verbal de scoatere din uz ob. de inv.

Pentru adaugarea unui nou proces verbal de scoatere din uz obiecte de inventar se apasa butonul Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare a noului document. In partea de antet a documentului se inregistreaza date generale: numar (sau se lasa bifa Auto),

Pagina 330 din 466


Versiune manual 4.0

data, gestiunea sursa (in exemplul nostru “Obiecte de inventar FOLOSINTA”). Se selecteaza Departamentul si Persoana care are in gestiune respectivul obiect in vederea casarii. Se apasa butonul Adauga din partea dreapta.

La Articol se selecteaza obiectul de inventar care se scoate din uz, se trece cantitatea (in cazul nostru 1) si se bifeaza numarul de inventar alocat. Se apasa butonul Inchide si se revine in ecranul de editare initial.

Se salveaza si valideaza documentul.

Pagina 331 din 466


Versiune manual 4.0

Daca ulterior se vizualizeaza fisa obiectului de inventar cu numarul 12345 (cel scos din uz) se observa ca starea acestuia a devenit Casat.

Pagina 332 din 466


VI.

Versiune manual 4.0

MODULUL MIJLOACE FIXE

Modulul este destinat inregistrarii aspectelor referitoare la gestiunea mijloacelor fixe, si anume:  Stabilirea Grupelor si Claselor de mijloace fixe  Intocmirea documentului Fisa mijlocului fix  Generarea documentului Fisa de amortizare lunara  Diverse Procese verbale care apar in gestiunea mijloacelor fixe  Rapoarte pentru urmarirea mijloacelor fixe Principalele setari ce trebuie verificate inainte de inceperea lucrului in modulul Mijloace fixe:  Configurarea statiei de lucru Se verifica gestiunea de lucru (in tabul [Depozit]) si anul financiar (in tabul [Contabilitate]) pe care urmeaza sa se opereze documente (General > Configurare statie de lucru).


Pagina 333 din 466


Versiune manual 4.0

Cei mai multi dintre acesti parametri de initializare sunt general valabili pentru majoritatea companiilor, insa cativa pot sa difere de la o companie la alta, cum ar fi:  Tip de amortizare implicit la creare fisa mijloc fix: poate fi liniara, accelerata, degresiva; Nota: Se recomanda ca o eventuala schimbare a parametrilor de initializare sa se faca dupa consultarea echipei de (post)implementare a Totalsoft. De asemenea, pentru a putea lucra cu modulul de mijloace fixe in prealabil trebuie sa aveti introduse in sistem urmatoarele:  Structura de Centre de cost;  Departamentele societatii;  Angajatii societatii. Dictionare Dictionarele cu care lucreaza modului Mijloace fixe sunt deja pre-completate cu valori la momentul instalarii sistemului. Daca se doreste adaugarea de noi valori se va proceda astfel: Grupe Grupele de mijloace fixe se stabilesc la Mijloace fixe > Dictionare > Grupe. Lista cu grupe arata astfel:

Pagina 334 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru a adauga o noua grupa se apasa pe butonul Adauga. In ecranul de editare se introduce Codul si Denumirea grupei si se alege Tipul grupei (corporale, necorporale). In partea dreapta se bifeaza sistemele contabile cu care se lucreaza. La final se apasa Salveaza.

Clase Clasele de mijloace fixe se stabilesc la Mijloace fixe > Dictionare > Clase. Lista cu clase arata astfel:

Pagina 335 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru a adauga o noua clasa se apasa pe butonul Adauga. In ecranul de editare se selecteaza grupa din care va face parte noua clasa, se introduce Codul si Denumirea clasei, apoi duratele minima si maxima de functionare (in luni). La final se apasa Salveaza.

Alte dictionare Exista si alte dictionare care se pot folosi la mijloace fixe:  Motive modificare valoare: Casare, Conservare, Reevaluare periodica s.a.  Moduri de obtinere: Achizitie, Asamblare interna, Capital social, Donatie s.a.

Pagina 336 din 466


Versiune manual 4.0

Documente si functionalitati Fisa mijlocului fix Este documentul folosit atat pentru evidentierea datelor generale despre un anumit mijloc fix, cat si pentru centralizarea operatiilor referitoare la acesta. Acest document se opereaza la Mijloace fixe > Fisa mijlocului fix.

In ecranul de filtrare al acestui document apar in plus cateva campuri de filtrare specifice: Data PIF (Proces verbal de punere in functiune), Numar de inventar, Centru de cost, Departament, Clasa, Grupa, Stare mijloc fix, Serie, Identificator.

Pagina 337 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru adaugarea unui noi fise de mijloc fix se apasa butonul Adauga. Se deschide astfel ecranul de editare al fisei. Aici se completeaza numarul documentului (sau se lasa bifa pe casuta Auto), apoi se pune bifa in campul Document intrare.

Se apasa butonul aflat in dreapta campului Tip doc. pentru a selecta documentul de intrare pe baza caruia se opereaza fisa mijlocului fix. In general, Fisa mijlocului fix poate avea la baza unul din urmatoarele doua tipuri de documente: Factura de achizitie sau Proces verbal receptive mijloace fixe.

Pagina 338 din 466


Versiune manual 4.0

In exemplul nostru vom folosi o factura de achizitie. Cu ajutorul filtrelor de data, nr. doc., locatie, partener se identifica exact factura respectiva. Apoi se apasa butonul Selecteaza.

Astfel se revine in ecranul de editare si se apasa pe butonul “sageata-jos” din dreapta campului Denumire pentru a selecta mijlocul fix din cadrul facturii.

Pentru mijlocul fix ales de pe documentul de intrare se completeaza in zona de antet:  Numar de inventar  Serie (daca e cazul)  Identificator (daca e cazul) De asemenea, in functie de necesitatile de stocare a informatiei, in tabul [Date generale] se pot completa:  Mod de obtinere  Responsabil  Departament  Centru de cost  Stare utilizare

Pagina 339 din 466


Versiune manual 4.0

 Procent de uzura

In tabul [Date amortizare] se pot vizualiza detaliile aferente procesului de amortizare. Aici data receptiei se preia automat din documentul de intrare. Data PIF este data procesului verbal de punere in functiune si se va prelua automat dupa ce acest proces verbal va fi completat in sistem. Daca mijlocul fix se incadreaza la Mijloace fixe de natura obiectelor de inventar, se bifeaza check-boxul Ob. de inventar. Pentru stabilirea clasei si a grupei din care face parte mijlocul fix, precum si tipul de amortizare si durata de functionare (in luni), se apasa butonul Detaliu.

Pagina 340 din 466


Versiune manual 4.0

Data de incepere a amortizarii nu se seteaza manual ci se va calcula automat ca fiind prima zi a lunii urmatoare dupa data procesului verbal de punere in functiune (PIF). In cazul in care mijlocul fix cumparat are durata normala de utilizare de 72 luni, dar el a fost deja amortizat la firma de la care a fost achizitionat, avand inca 2 ani de amortizat, la Durata functionare se inlocuieste 72 cu 24. Tot in aceasta fereastra se pot completa - daca este cazul - Valoarea initial amortizata, Durata amortizata initial etc. Atentie: aceste valori sunt valabile la data fisei mijlocului fix! La final se apasa butonul Inchide si se revine in ecranul de editare al fisei mijlocului fix. In tabul [Date tehnice] se pot introduce, daca este cazul, anumite caracteristici tehnice ale mijlocului fix. Dupa introducerea datelor prezentate anterior fisa mijlocului fix se salveaza si valideaza. Dupa validare se apasa pe butonul Functii… si se alege optiunea Creare PV PIF. Aceasta actiune are ca efect generarea unui Proces verbal de punere in functiune si completarea tabului [Cote de amortizare]:

In tabul [Operatii] se pot vizualiza operatiile efectuate pana in prezent asupra mijlocului fix respectiv:

Pagina 341 din 466


Versiune manual 4.0

Cu butoanele prezente la capatul liniilor de detaliu, se pot vizualiza documentele respective (Facturi, Procese verbale de punere in functiune etc.) Fisa de amortizare lunara Este documentul in care se centralizeaza amortizarea aplicata la mijloacele fixe active; in nota contabila corespondenta se evidentiaza cheltuielile lunare cu amortizarea imobilizarilor. Fisa de amortizare lunara se genereaza la Mijloace fixe > Fisa de amortizare lunara. Ecranul de editare a unei fise arata astfel:

Pagina 342 din 466


Versiune manual 4.0

In antetul documetului se introduc date generale: Numar, Data (sfarsit de luna), Sistemul contabil. Se apasa pe butonul Functii… si se alege optiunea Preluare amortizare; in urma acestei actiuni se va completa lista de detalii cu mijloacele fixe active in luna respectiva:

Dupa preluarea amortizarii se poate salva si valida fisa de amortizare lunara. Bon de miscare mijloace fixe Acest tip de document se foloseste cand se doreste schimbarea departamentului, responsabilului sau centrului de cost de care apartine un anumit mijloc fix. Se introduce la Mijloace fixe > Bon de miscare mijloace fixe. Ecranul de editare arata astfel:

Pagina 343 din 466


Versiune manual 4.0

In antetul documentului se introduc date generale: numar, data, informatii despre locatia sursa si locatia destinatie. Pentru alegerea mijloacelor fixe se apasa butonul Adauga din partea dreapta. Astfel apare ecranul de editare a detaliilor unde se selecteaza mijlocul fix ce urmeaza sa fie transferat.

Dupa alegerea mijloacelor fixe se salveaza documentul. Pentru ca miscarea sa aiba efect, Bonul trebuie validat.

Pagina 344 din 466


Versiune manual 4.0

Procese verbale In Charisma exista o serie de procese verbale care au influenta asupra mijloacelor fixe, si anume:  Proces verbal de receptie mijloace fixe o Acest document poate sta la baza generarii Fisei mijlocului fix o Se foloseste in general cand nu exista Factura de achizitie  Proces verbal de punere in functiune (PIF) o In urma generarii PIF, mijlocul fix devine activ o Se poate genera in cadrul Fisei mijlocului fix  Proces verbal de reevaluare o Se foloseste la reevaluarea mijloacelor fixe  Proces verbal de crestere/diminuare a valorii o Este utilizat in cazul in care se modifica valoare de inventar a unui mjloc fix  Proces verbal de scoatere din uz o Se genereaza atunci cand un mijloc fixe se scoate din uz  Proces verbal de punere in conservare o Operatia de punere in conservare are ca efect trecerea in starea Inactiv pentru o anumita perioada de timp  Proces verbal de trecere in obiecte de inventar o Mijloacele fixe de natura obiectelor de inventar se diferentiaza de cele “normale” prin anumite criterii (Valoare de inventar, DNU)  Proces verbal de corectie o Este un document asemanator Bonului de miscare, insa cu care se pot face mai multe modificari (Centru de cost, Departament, Responsabil etc)  Proces verbal de repunere in functiune o Repunerea in functiune se face pentru un mijloc fix la care s-a facut anterior un Proces verbal de conservare

 Proces verbal de receptie mijloace fixe

Pagina 345 din 466


Versiune manual 4.0

Documentul se deschide cu ecranul de filtrare care contine lista documentelor deja introduse in sistem. In antet se pot alege urmatoarele filtre: Data documentului (de la, pana la), Stare, Numar, Articol si Locatie. Pentru adaugarea unui document nou se apasa butonul din partea de jos a ecranului. Se deschide ecranul de editare unde se introduce Numarul documentului (sau se bifeaza Auto) si Data.

Pentru adaugarea detaliilor se apasa butonul din partea dreapta. In ecranul care se deschide, se selecteaza mijlocul fix si i se declara o valoare de intrare in gestiune (de inventar).

Pagina 346 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa daca se doreste adaugarea unui nou articol sau pentru inchiderea ecranului si revenirea in ecranul de editare al procesului verbal. Se salveaza si se valideaza. O data validat, procesul verbal de receptie mijloace fixe poate fi preluat ca document de intrare pe fisa mijlocului fix.  Proces verbal de punere in functiune (PIF) Dupa intocmirea PV de receptie si apoi a Fisei mijlocului fix, pasul urmator este intocmirea PV de punere in functiune. Acest document este necesar pentru a marca momentul inceperii calculului ratelor de amortizare. Modul de lucru este similar cu cel prezentat la PV-ul de mai sus.

Dupa adaugarea liniei de detaliu, se salveaza si valideaza PV-ul. Documentul se poate tipari accesand butonul Tipareste. Dupa validare se va observa ca in Fisa mijlocului fix se completeaza campul Data PIF cu data procesului verbal de punere in functiune.

Pagina 347 din 466


Versiune manual 4.0

 Proces verbal de reevaluare In Charisma operatiunea de reevaluare se poate realiza prin trei modalitati: 1. Aplicand un anumit procent la valoarea actuala a mijlocului fix 2. Stabilirea unei noi valori pentru mijlocul fix respectiv 3. Distribuirea cheltuielilor cumulate pe centre de cost pe mijlocul fix (capitalizare) 1. Daca se doreste ajustarea valorii de inventar a mijlocului fix cu un anumit procent se poate proceda astfel: ● In campul Valuta legala se introduce procentul care se doreste aplicat la reevaluarea mijloacelor fixe; ● Se selecteaza semnul %; ● Se alege un Sistem contabil (implicit sunt alese toate); ● Se apasa butonul Reeval. periodica din partea dreapta a ecranului:

Pagina 348 din 466


Versiune manual 4.0

La apasarea respectivului buton se deschide o noua fereastra. Aici se pot filtra dupa data punerii in functiune toate mijloacele fixe care se doresc a fi reevaluate cu respectivul procent.

Dupa afisare, mijloacele fixe supuse reevaluarii se bifeaza in campul Selected si apoi se Salveaza. Se revine astfel in ecranul initial unde se regasesc detaliile selectate. Procesul verbal se Salveaza si apoi se Valideaza.

Pagina 349 din 466


Versiune manual 4.0

2. Daca se doreste schimbarea valorii de inventar cu o anumita valoare fixa se procedeaza similar ca in primul caz, cu deosebirea ca de aceasta data se introduce valoarea cu care trebuie sa creasca (sau scada) mijlocul fix si se alege semnul +/-. Dupa validarea PV-ului de reevaluare, modificarea de valoare se poate observa la nivelul Fisei mijlocului fix, in tabul [Operatii].

3. Pentru reevaluarea mijloacelor fixe prin alocarea cheltuielilor cumulate pe diverse centre de cost se procedeaza astfel:  in zona de antet Capitalizare cheltuieli se alege Centru de cost;

Pagina 350 din 466


Versiune manual 4.0

 automat se completeaza campul Cheltuieli cu suma alocata pe centru de cost respectiv;  in campul Valuta legala se poate modifica valoarea propusa de system si doar aceasta va fi distribuita pe mijlocul fix;  se selecteaza Sistemul contabil (daca e cazul);  se apasa butinul Reeval. periodica si, in ecranul care se deschide, se alege mijlocul fix;  tot in acel ecran se apasa Salveaza;

Mijlocul fix selectat va aparea in lista procesului verbal si apoi documentul se salveaza si valideaza.

Pagina 351 din 466


Versiune manual 4.0

 Proces verbal de crestere/diminuare a valorii Cu ajutorul acestui document se ajusteaza valoarea de inventar a unui mijloc fix, astfel: o Se adauga mijlocul fix; o Se intra la nivel de detaliu pe fiecare sistem contabil; o Se modifica valoarea;

 Proces verbal de scoatere din uz Pentru casarea mijloacelor fixe se procedeaza astfel: o Se adauga mijlocul fix (optional se alege Motivul modificarii); o Se salveaza si valideaza PV-ul.

Pagina 352 din 466


Versiune manual 4.0

Impactul validarii unui astfel de proces verbal in fisa mijlocului fix respectiv: se schimba starea in Casat si nu se mai calculeaza amortizarea.

 Proces verbal de punere in conservare Modalitatea de operare este similara ca la procesul verbal de casare.  Proces verbal de corectie Se foloseste pentru a modifica anumite proprietati ale unui mijloc fix, cum ar fi: centrul de cost, departamentul, responsabilul, modul de obtinere, clasa sau grupa.

Pagina 353 din 466


VII.

Versiune manual 4.0

MODULUL FINANCIAR

Modulul Financiar este destinat inregistrarii aspectelor ce tin de activitatea financiara a companiei: incasari si plati, compensari, inchideri de avansuri, operatii cu casa, operatii cu banca, reevaluari de facturi si avansuri, note de reglare, deconturi angajati etc. Principalele setari ce trebuie verificate inainte de inceperea lucrului in modulul Financiar:  Configurarea statiei de lucru Se verifica gestiunea de lucru (in tabul [Depozit]) si anul financiar (in tabul [Contabilitate]) pe care urmeaza sa se opereze documente (General > Configurare statie de lucru).

 Cursul de schimb Setarea este importanta in cazul in care se lucreaza cu valute straine. Cursul de schimb se introduce o singura data pe zi (General > Cursuri valutare) si de corectitudinea lui depind toate documentele care lucreaza cu valute: incasarile si platile, deconturile, extrasele de cont etc, precum si notele contabile generate din aceste documente.

Pagina 354 din 466


Versiune manual 4.0


Cei mai multi dintre acesti parametri de initializare sunt general valabili pentru majoritatea companiilor, insa cativa pot sa difere de la o companie la alta, cum ar fi:  ImplicitCashLocationId: Casa pentru operatiunile in numerar  ExchangeBankId: Banca de schimb

Pagina 355 din 466


Versiune manual 4.0

Nota: Se recomanda ca o eventuala schimbare a parametrilor de initializare sa se faca dupa consultarea echipei de (post)implementare a Totalsoft. Plati pentru parteneri (Chitanta, OP, CEC, BO) Documentele de plata pentru parteneri care se afla la dispozitia utilizatorilor in sistemul Charisma se regasesc in meniul Financiar > Plati pentru parteneri. Acestea sunt urmatoarele: • Chitanta numerar • Ordinul de plata • Cec-ul • Biletul la ordin

Pentru descrierea ecranelor si a modului de operare am ales sa va prezentam in detaliu documentul Ordin de plata, deoarece, statistic, acesta este instrumentul de plata cel mai folosit de catre societatile comerciale, urmand ca la Chitanta, CEC si BO sa mentionam doar particularitatile acestora. Ordin de plata furnizori Se acceseaza meniul Financiar > Plati pentru parteneri > Ordin de plata. Se deschide astfel ecranul de filtrare, unde, in mod implicit, sunt afisate documentele inregistrate in sistem in data curenta.

Pagina 356 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru a adauga un nou document se apasa pe butonul si astfel se deschide ecranul de editare. A. Informatiile disponibile in interfata Ordinului de plata Ecranul de editare/vizualizare a documentului Ordin de plata furnizor arata astfel:

Campuri din antetul documentui: - Numar (cand bifa Auto este pusa, numarul documentului se completeaza automat conform unei plaje de numere asociate tipului de document curent); - Data – data documentului;

Pagina 357 din 466


Versiune manual 4.0

- Stare (Draft/Valid – documentul nu se valideaza la inregistrare (ramane in starea Draft), fiind suficienta doar salvarea acestuia; Validarea se in urma confirmarii OP-ului respectiv pe extrasul bancar); - Colector; - Furnizor – cautarea se poate efectua dupa cod, denumire sau ID (cod fiscal, CNP); - Sold – reprezinta soldul facturilor neplatite partenerului ales; - Suma – valoarea platita partenerului; - buton (Generare automata) – permite alegerea unui criteriu de alocare automata a platii pe facturile existente in sold (Dupa data document sau Dupa scadenta document); - Valuta; - Curs valutar; - Scadenta; - Tip plata (Avans/Normal/Altele); - Banca proprie; - Cont – contul din care se plateste; - Banca furnizor; - Cont – contul furnizorului unde se transfera banii; - Scop Plata; - Tranzactie – lista tranzactiilor disponibile pe care se poate utiliza documentul (detaliate mai jos, in subcapitolele V.3 si V.4) - Observatii; - Note; - Utilizator; Butoane (in partea de mijloc a ecranului): – permit saltul intre documentele existente in lista, conform filtrarii efectuate anterior in ecranul de filtrare; - bifa Auto – cand este selectata, la salvare genereaza automat un numar de document; - Valideaza – fara implicatii deoarece documentul nu se valideaza la inregistrare (ci in momentul confirmarii pe extrasul de cont); - Anuleaza – permite trecerea documentului curent in starea Anulat; - Note – permite vizualizarea unor informatii legate de document; - Navigare – permite vizualizarea legaturilor existente ale documentului curent cu documentele legate de el (inaintea lui si dupa el) pe fluxul de business (conform tranzactiilor utilizate); - Tipareste – permite deschiderea formei printabile asociate tipului de document curent; - Functii – permite deschiderea unui meniu cu functiile configurate asociate tipului de document curent; Grid de afisare a detaliilor de document “Lista facturi platite”: - Data; - Numar; - Tip – tipul de document; - Serie (Cod/Numar); - Suma platita; - Curs valutar factura; - Echivalent lei; - Echivalent valuta plata (Factor/Facturi proforme/Facturi finale); - Echivalent lei din RON; - Diferenta curs valutar; - Inchis cu documentul (Numar/Din data);

Pagina 358 din 466


Versiune manual 4.0

- Articol (Cod/Nume); - Valoare facura; - Note; Butoane (in partea dreapta a ecranului): - Modifica/Vezi – permite modificarea/vizualizarea unui detaliu de document existent; - Sterge – permite stergerea unui detaliu de document existent; Butoane (in partea de jos a ecranului): - Lista – permite inchiderea interfetei documentului curent si revenirea in interfata tip lista de documente; - Genereaza – permite deschiderea listei de facturi in sold, conform tranzactiilor de generare configurate; - Adauga – adauga un document nou in lista de documente; - Salveaza – salveaza modificarile efectuate in interfata; - Renunta – se elimina modificarile efectuate de la ultima salvare si se afiseaza continutul documentului, asa cum a fost salvat ultima data; - Inchide – permite inchiderea interfetei curente; - Actiuni – permite deschiderea unui meniu cu actiunile configurate asociate tipului de document curent. B. Descrierea ecranulului de selectare a facturilor din sold La apasarea butonului se deschide ecranul de selectie a facturilor aflate in sold, aferente partenerului selectat in antet.

Campuri de header ecran (antet): - Numar – numarul documentului selectat; - Data – documentului selectat; - Valoarea Totala – valoarea facturii selectate; - Valoarea Ramasa – valoarea ramasa de platit a facturii selectate; - Valoarea Solicitata – valoarea care se plateste din factura selectata;

Pagina 359 din 466


Versiune manual 4.0

- Nume partener; - Total – valoarea totala care se plateste; camp needitabil; Grid de afisare a detaliilor de document (zona de mijloc): - bifa Selectie – permite selectarea din lista a facturilor; - Introdus in – specifica locatia in care s-a creat documentul; - Nume partener; - Numar document; - Data document; - Nr. Contract – in cazul in care factura s-a generat in baza unui contract furnizor; - Cod – codul documentului in Charisma; - Serie; - Numar; - Data scadenta; - Valuta; - Rest de plata – valoarea care ramane de platit dupa efectuarea platii curente; - Total de plata – totalul facturii selectate; - Plati efectuate – valoarea platilor efectuate anterior; - Valoare totala; - Plata curenta – valoarea care se plateste cu documentul curent; - Curs; Butoane (in partea de jos): - << Inapoi – permite intoarcerea in ecranul care contine lista de tranzactii; - Inainte >> – se activeaza in ecranul cu tranzactii si permite trecerea la ecranul cu documentele sursa; - Genereaza – accepta modificarile efectuate in intefata curenta; - Toate – bifeaza toate documente din lista; - Nici unul – debifeaza documentele selectate initial; - Inchide – permite inchiderea interfetei curente; C. Pasii de lucru la inregistrarea unui Ordin de plata furnizor 1. Se completeaza datele de identificare a documentului: Numar (sau se bifeaza casuta Auto), Data, Furnizor. 2. Se alege tranzactia prin care se inregistreaza documentul; Implicit apare tranzactia Plata cu ordin de plata furnizori (avans si/sau factura). Tranzactia se poate schimba fie din campul Tranzactie aflat in antet, fie prin apasarea butonului Genereaza din josul paginii (si apoi a butonului <
Pagina 360 din 466


Versiune manual 4.0

Particularitati ale ecranului Chitanta numerar

 Chitanta numerar este singurul document din modulul Financiar care se valideaza; deci butonul Valideaza are utilizate in acest ecran;  Comparativ cu ecranul ordinului de plata, in ecranul Chitanta numerar apare campul Casa si sunt indisponibile campurile de banci si conturi; Particularitati ale ecranelor CEC si Bilet la ordin

Pagina 361 din 466


Versiune manual 4.0

 Comparativ cu ecranul ordinului de plata, in ecranele CEC si Bilet la ordin apar campuri noi cu privire la emitentul si girantul acestor efecte comerciale, precum si campul informativ Stare bancara (Semnat/Depus la banca). Incasari de la parteneri (Chitanta, OP, CEC, BO, Carte de credit) Documentele de incasare de la parteneri care se afla la dispozitia utilizatorilor in sistemul Charisma se regasesc in meniul Financiar > Incasari de la parteneri. Acestea sunt urmatoarele: • Chitanta numerar • Ordinul de plata • Cec-ul • Biletul la ordin  Carte de credit Ecranele documentelor de incasare sunt similare cu cele ale documentelor de plata, prezentate in sub-capitolul precedent, singura diferenta fiind ca aici este vorba despre operatiunea de incasare.

Pagina 362 din 466


Versiune manual 4.0

Vom prezenta in detaliu documentul Ordin de plata, deoarece statistic acesta este instrumentul de incasare cel mai folosit de catre societatile comerciale, urmand ca la Chitanta, CEC, BO si Carte de credit sa mentionam doar particularitatile acestora. Ordin de plata clienti Se acceseaza meniul Financiar > Incasari de la parteneri > Ordin de plata. Se deschide astfel ecranul de filtrare, unde, in mod implicit, sunt afisate documentele inregistrate in sistem in data curenta.

A. Informatiile disponibile in interfata Ordinului de plata

Pagina 363 din 466


Versiune manual 4.0

Ecranul de editare/vizualizare a documentului Ordin de plata clienti arata astfel:

Campuri din antetul documentui: - Numar (bifa Auto nu isi are rostul aici, documentul nefiind emis de catre compania proprie); - Data; - Stare (Draft/Valid – documentul nu se valideaza la inregistrare, fiind suficienta doar salvarea; acesta va aparea in starea Valid in urma confirmarii pe extrasul bancar); - Colector; - Client – cautarea se poate efectua dupa cod, denumire sau ID (cod fiscal, CNP); - Sold – reprezinta soldul facturilor neincasate; - Suma – valoarea incasata de la partener; - buton (Generare automata) – permite alegerea unui criteriu de alocare automata a valorii incasate pe facturile existente in sold (Dupa data document sau Dupa scadenta document); - Valuta; - Curs valutar; - Scadenta; - Tip plata (Avans/Normal/Altele); - Banca furnizor – banca proprie; - Cont – contul in care se incaseaza; - Banca client; - Cont – contul furnizorului unde se transfera banii; - Scop Plata; - Tranzactie – lista tranzactiilor disponibile pe care se poate utiliza documentul; - Observatii; - Note; - Utilizator; Butoane (in partea de mijloc a ecranului):

Pagina 364 din 466


Versiune manual 4.0

– permit saltul intre documentele existente in lista, conform filtrarii efectuate anterior in ecranul de filtrare; - bifa Auto – cand este selectata, la salvare genereaza automat un numar de document; - Valideaza – fara implicatii deoarece documentul nu se valideaza la inregistrare (ci in momentul confirmarii pe extrasul de cont); - Anuleaza – permite trecerea documentului curent in starea Anulat; - Note – permite vizualizarea unor informatii legate de document; - Navigare – permite vizualizarea legaturilor existente ale documentului curent cu documentele legate de el (inaintea lui si dupa el) pe fluxul de business (conform tranzactiilor utilizate); - Tipareste – permite deschiderea formei printabile asociate tipului de document curent; - Functii – permite deschiderea unui meniu cu functiile configurate asociate tipului de document curent; Grid de afisare a detaliilor de document “Lista facturi platite”: - Data; - Numar; - Tip; - Serie (Cod/Numar); - Suma platita; - Curs valutar factura; - Echivalent lei; - Echivalent valuta plata (Factor/Facturi proforme/Facturi finale); - Echivalent lei din RON; - Diferenta curs valutar; - Inchis cu documentul (Numar/Din data); - Articol (Cod/Nume); - Valoare facura; - Note; Butoane (in partea de mijloc dreapta): - Modifica/Vezi – permite modificarea/vizualizarea unui detaliu de document existent; - Sterge – permite stergerea unui detaliu de document existent; Butoane (in partea de jos a ecranului): - Lista – permite inchiderea interfetei documentului curent si revenirea in interfata tip lista de documente; - Genereaza – permite deschiderea listei de facturi in sold, conform tranzactiilor de generare configurate; - Adauga – adauga un document nou in lista de documente; - Salveaza – salveaza modificarile efectuate in interfata; - Renunta – se elimina modificarile efectuate de la ultima salvare si se afiseaza continutul documentului, asa cum a fost salvat ultima data; - Inchide – permite inchiderea interfetei curente; - Actiuni – permite deschiderea unui meniu cu actiunile configurate asociate tipului de document curent. B. Descrierea ecranulului de selectare a facturilor din sold La apasarea butonului se deschide ecranul de selectie a facturilor aflate in sold, aferente partenerului selectat in antet.

Pagina 365 din 466


Versiune manual 4.0

Campuri de header ecran (antet): - Numar – numarul documentului selectat; - Data – documentului selectat; - Valoarea Totala – valoarea facturii selectate; - Valoarea Ramasa – valoarea ramasa de incasat a facturii selectate; - Valoarea Solicitata – valoarea care se incaseaza din factura selectata; - Nume partener; - Total – valoarea totala care se incaseaza; camp needitabil; Grid de afisare a detaliilor de document (zona de mijloc): - bifa Selectie – permite selectarea din lista a facturilor; - Introdus in – specifica locatia in care s-a creat documentul; - Nume partener; - Numar document; - Data document; - Nr. Contract – in cazul in care factura s-a generat in baza unui contract client; - Cod – codul documentului in Charisma; - Serie; - Numar; - Data scadenta; - Valuta; - Rest de plata – valoarea care ramane de incasat dupa inregistrarea incasarii curente; - Total de plata – totalul facturii selectate; - Plati efectuate – valoarea incasarilor efectuate anterior; - Valoare totala; - Plata curenta – valoarea care se incaseaza cu documentul curent; - Curs; Butoane (in partea de jos): - << Inapoi – permite intoarcerea in ecranul care contine lista de tranzactii;

Pagina 366 din 466


Versiune manual 4.0

- Inainte >> – se activeaza in ecranul cu tranzactii si permite trecerea la ecranul cu documentele sursa; - Genereaza – accepta modificarile efectuate in intefata curenta; - Toate – bifeaza toate documente din lista; - Nici unul – debifeaza documentele selectate initial; - Inchide – permite inchiderea interfetei curente; C. Pasii de lucru la inregistrarea unui Ordin de plata 1. Se completeaza datele de identificare a documentului: Numar (se introduce numarul documentului fizic – aici bifa Auto nu isi are rostul), Data, Client. 2. Se alege tranzactia prin care se inregistreaza documentul; Implicit apare tranzactia Incasare cu ordin de plata clienti (avans si/sau factura). Tranzactia se poate schimba fie din campul Tranzactie aflat in antet, fie prin apasarea butonului Genereaza din josul paginii (si apoi a butonului <
 Chitanta numerar este singurul document din modulul Financiar care se valideaza; deci butonul Valideaza are utilizate in acest ecran;  Comparativ cu ecranul ordinului de plata, in ecranul Chitanta numerar apare campul Casa si sunt indisponibile campurile de banci si conturi;

Pagina 367 din 466


Versiune manual 4.0

Particularitati ale ecranelor CEC si Bilet la ordin

 Comparativ cu ecranul ordinului de plata, in ecranele CEC si Bilet la ordin apar campuri noi cu privire la emitentul si girantul acestor efecte comerciale, precum si campul informativ Stare bancara (Semnat/Depus la banca). Decontarea cu furnizorii (plata si incasarea retur) Lista tranzactiilor disponibile la decontarea cu furnizorii prin ordin de plata:  Plata cu ordin de plata furnizori (avans si/sau factura)

Pagina 368 din 466


Versiune manual 4.0

Se foloseste fie pentru a plati un avans furnizorului, fie pentru a plati, partial sau integral, una sau mai multe facturi aflate in sold (caz in care tranzactia se genereaza din documentul Factura de aprovizionare).  Incasare Retur Avans Furnizor – OP Se foloseste atunci cand initial s-a platit un avans catre furnizor si acum se incaseaza banii inapoi (prin transfer bancar). Are ca document sursa Avansuri furnizori.  Incasare Retur Furnizor – facturi negative – OP Cazul de aplicare: In sistem exista inregistrata si platita o factura de aprovizionare. Decidem sa returnam marfa furnizorului, astfel ca vom genera in sistem o factura storno de aprovizionare (fizic aceasta ne parvine de la furnizorul nostru), pe baza careia vom incasa banii de la furnizor (prin transfer bancar). Are ca document sursa Factura storno de aprovizionare.  Incasare Retur Furnizor – facturi platite anterior – OP Cazul de aplicare: In sistem exista inregistrata si platita o factura de aprovizionare „A” (in luna inchisa operational/contabil) si ulterior, in luna urmatoare de exemplu, se constata ca plata s-a alocat eronat pe factura „A” fiind necesara realocarea pe factura „B”. Practic este vorba de un retur fictiv, care are ca efect dezalocarea la plata a facturii „A”, ce va figura de la acel moment ca neplatita (factura in sold). Are ca document sursa Factura storno aprovizionare. Tranzactii similare sunt configurate si in cazul celorlalte documente: Chitanta numerar, CEC si Bilet la ordin. Singura particularitate este la Chitanta numerar, acest document putand fi emis si in aplicatia Charisma Retail, caz in care va aparea automat in Charisma ERP sub tranzactia Generare Chitanta Furnizor din Intrare/Iesire Numerar. Decontarea cu clientii (incasarea si plata retur) Lista tranzactiilor disponibile la decontarea cu clientii prin ordin de plata:  Incasare cu ordin de plata furnizori (avans si/sau factura) Se foloseste fie pentru a incasa un avans de la client, fie pentru a incasa, partial sau integral, una sau mai multe facturi aflate in sold (caz in care tranzactia se genereaza din documentul Factura de vanzare).  Plata Retur Avans Client – ordin de plata Se foloseste in cazul in care initial s-a incasat un avans de la client si acum se returneaza banii clientului (prin transfer bancar). Are ca document sursa Avansuri clienti.  Plata Retur catre Clienti – facturi incasate anterior – OP Cazul de aplicare: In sistem avem factura de vanzare „A” emisa si incasata intr-o luna inchisa operational/contabil si ulterior, in luna urmatoare de exemplu, se constata ca incasarea s-a alocat eronat pe factura „A” fiind necesara realocarea pe factura „B”. Practic este vorba de un retur fictiv, care are ca efect dezalocarea la plata a facturii „A”, ce va figura din acel moment ca neincasata (factura in sold). Documentul sursa este Factura de vanzare.  Plata Retur catre Clienti – facturi negative – OP Cazul de aplicare: In sistem avem o factura de vanzare care este deja incasata. Clientul decide returnarea marfii, astfel ca dupa generarea facturii storno de vanzare, se returneaza banii clientului (prin transfer bancar). Documentul sursa este Factura storno de vanzare. Tranzactii similare sunt configurate si in cazul celorlalte documente: Chitanta numerar, CEC si Bilet la ordin. Singura particularitate este la Chitanta numerar, acest document putand fi emis si in aplicatia Charisma Retail, caz in care va aparea automat in Charisma ERP sub tranzactia Generare Chitanta Clienti din Intrare/Iesire Numerar. Borderou de depunere la banca a CEC-urilor si BO CEC-urile si Biletele la ordin primite de societate de la clientii acesteia, reprezentand plata serviciilor pretatate sau a bunurilor vandute, sunt depuse la scadenta la banca proprie impreuna cu un borderou special, document care in Charisma poate fi operat din: Financiar > Operatiuni CEC si BO > Borderou depunere la banca CEC-uri si BO.

Pagina 369 din 466


Versiune manual 4.0

Se deschide ecranul de filtrare care contine lista borderourilor inregistrate la data respectiva:

Pentru adaugarea unui nou borderou se apasa butonul Adauga. Se deschide astfel ecranul de editare al borderoului, unde, in prima faza, se completeaza numarul, data, se selecteaza banca si contul.

Pagina 370 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa butonul Adauga din partea dreapta pentru adaugarea documentelor pe borderou. In ecranul ce se deschide se va selecta intervalul de timp, partenerul, tipul de document (CEC,BO). Apoi se vor selecta prin bifare documentele de incasare deja inregistrate in sistem, fie individual, in coloana Selectat, fie toate, prin bifarea casutei Confirma toate platile.

Dupa bifare se apasa butonul Salveaza si astfel documentele selectate vor trece in ecranul borderoului si se salveaza borderoul.

Pagina 371 din 466


Versiune manual 4.0

Extras de cont Extrasul de cont este documentul care contine toate informatiile privind operatiunile executate prin contul curent (cont de card, etc) in ordine cronologica. Este eliberat de banca periodic sau la cerere. Pe el se regasesc in detaliu toate platile si incasarile efectuate prin cont, comisioanele percepute pentru fiecare operatiune, inclusiv pentru administrarea contului. De asemenea prezinta soldul disponibilitatilor existente in contul curent. In Charisma, extrasul de cont se deschide din calea: Financiar > Operatii cu banca > Extrase de cont.

Pagina 372 din 466


Versiune manual 4.0

In ecranul de filtrare care se deschide se afiseaza lista extraselor introduse in sistem la data curenta. Cu ajutorul campurilor de data, banca, cont bancar, locatie (introdus in) se pot aduce in lista si documente anterioare.

Pentru adaugarea unui extras nou se apasa butonul Adauga, din partea de jos a ecranului de filtrare.

In ecranul de editare se introduc urmatoarele informatii: numar, data, se alege banca si contul bancar. Apoi se apasa butonul Salveaza.

Pagina 373 din 466


Versiune manual 4.0

In extrasul de cont se poate opera in doua moduri:  Se inregistreza documentele ce il compun prin adaugare (se presupune ca acestea nu au fost inregistrate in sistem inainte de operarea extrasului). Astfel:  se apasa butonul Adauga din partea dreapta si se selecteaza din lista tipul de document ce se doreste a fi inregistrat;

  

se deschide ecranul aferent documentului ales in lista de mai sus si se inregistreaza in mod normal; la salvare, documentul inregistrat (OP, CEC sau BO, de plata sau incasare) se va afisa ca linie in extrasul curent; In cazul in care se alege optiunea Diverse incasari si plati se deschide ecranul Diverse sume:

In ecranul de mai sus se introduc urmatoarele informatii: Tip: se alege Debit - daca este vorba de o plata sau Credit - pentru incasare; Tip document: se alege din lista, in general, "Extras de cont"; Data document: este afisata automat data extrasului; Numar: se introduce numarul documentului; Partener: se alege din lista partenerul pentru care se inregistreaza incasarea / plata;  Operatie: din aceasta lista se pot selecta articolele de tip Extras, introduse in nomenclatorul de articole;

    

Pagina 374 din 466


Versiune manual 4.0

 Suma: se completeaza suma de pe documentul financiar;  Cursul: este cel aferent monedei contului bancar la care se evidentiaza extrasul;  Cota de TVA: cota de TVA aferenta inregistrarii, in general, FARA;  Echivalent: este dat de produsul dintre Suma si Curs;  Explicatie: aici se poate scrie o scurta descriere a operatiei repective. Se apasa butonul Inchide pentru salvarea inregistrarii si afisarea liniei respective in detaliile extrasului.  A doua metoda de inregistrare a documentelor pe extras este prin confirmare (se presupune ca acestea au fost inregistrate in sistem inainte de operarea extrasului):  se apasa butonul Confirma si apare ecranul Documente de confirmat;

 

se selecteaza din lista documentele deja inregistrate in sistem; se apasa butonul Salveaza pentru a fi transferate ca linii in extrasul curent.

Pagina 375 din 466


Versiune manual 4.0

In cazul in care exista comisioane sau anumite plati/incasari care nu pot fi confirmate deoarece nu au fost inregistrate in sistem, se vor inregistra prin adaugare. NOTA: In urma confirmarii pe extras, documentele gen OPF, OPC, CECF, CECF trec in starea Valid.

Diverse plati In acest capitol vom trata urmatoarele:  Bonul fiscal diverse  Dispozitia de plata diverse Bon fiscal diverse Cu ajutorul acestui document se inregistreaza platile catre diversi furnizori pentru produse sau servicii achizitionate cu bon fiscal. Se acceseaza in calea de meniu: Financiar > Diverse Plati > Bonuri fiscal diverse.

Pagina 376 din 466


Versiune manual 4.0

Se deschide astfel ecranul de filtrare, unde, in mod implicit, sunt afisate documentele inregistrate in sistem in data curenta. Pentru adaugarea unui nou bon fiscal se apasa butonul Adauga din partea de jos a ecranului de filtrare. In ecranul de editare se completeaza campurile din antet: numarul si data bonului fiscal, apoi se alege din lista partenerul care l-a emis.

Dupa completarea antetului, se trece la adaugarea liniilor de detaliu, direct in lista. Se apasa butonul din coloana Tip si se alege articolul de cheltuiala dorit. O data selectat articolul, se introduce cantitatea (implicit apare 1) si pretul fara TVA.

Pagina 377 din 466


Versiune manual 4.0

In campul Tip TVA se selecteaza cota de TVA aferenta (implicit apare FARA). La salvare se observa ca se autocompleteaza campurile din antet aferente valorilor bonului.

NOTA: Documentul Bon fiscal benzina se completeaza in mod similiar, singura deosebire fiind aceea ca pe linia de detaliu se va introduce valoarea cu tot cu TVA, pentru usurinta inregistratrilor. Dispozitia de plata diverse Cu ajutorul acestui document se inregistreaza platile catre diversi furnizori/angati pentru produse sau servicii achizitionate cu numerar din casierie si pentru care nu s-a primit inca bon fiscal sau se inregistreaza la plata retur a unui bon fiscal (bon fiscal cu minus nu exista). Se acceseaza in calea de meniu: Financiar > Diverse Plati > Bonuri fiscal diverse.

Pagina 378 din 466


Versiune manual 4.0

Se deschide astfel ecranul de filtrare, unde, in mod implicit, sunt afisate documentele inregistrate in sistem in data curenta. Pentru adaugarea unei noi dispozitii de plata se apasa butonul Adauga din partea de jos a ecranului de filtrare. In ecranul de editare se completeaza campurile din antet: numarul si data dispozitiei de plata, apoi se alege din lista partenerul pentru care se emite.

Dupa completarea antetului (suma se va autocompleta ulterior), se verifica tranzactia in titlul ecranului si daca se doreste schimbarea acesteia se apasa butonul Genereaza. Se trece la adaugarea liniilor de detaliu, direct in lista.

Pagina 379 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa butonul din coloana Cod si se alege articolul de cheltuiala dorit. O data selectat articolul, se introduce Suma fara TVA si in campul Cota TVA se selecteaza cota de TVA aferenta (implicit apare cota atribuita articolului). La salvare se observa ca se autocompleteaza campul Suma din antet cu valoarea cu TVA.

Flux deconturi angajati In acest capitol vom trata urmatoarele:  Acordarea unui avans spre decontare  Operarea decontului  Inchiderea decontului Acordarea unui avans spre decontare Se acceseaza meniul Financiar > Deconturi > Acordare avansuri:

Pagina 380 din 466


Versiune manual 4.0

Exista doua modalitati de acordare a unui avans spre decontare:  in numerar, din casieria unitatii, prin emiterea unei dispozitii de plata;  prin transfer bancar in contul angajatului, caz in care se emite un ordin de plata. Mai jos regasim un model de interfata de operare/vizualizare a documentului Dispozitie de plata avans spre decontare:

Informatiile disponibile in interfata sunt: a) campuri de header document (sus):

Pagina 381 din 466


Versiune manual 4.0

- Numar (cand bifa Auto este pusa, numarul documentului se completeaza automat conform unei plaje de numere asociate tipului de document curent); - Data; - Tip document; - Stare document (Draft/Valid – documentul nu se valideaza la inregistrare, fiind suficienta doar salvarea; acesta va aparea in starea Valid in urma generarii notei contabile); - Angajat; - Casa – casa din care se plateste suma de bani; - Suma; - Valuta; - Curs valutar; - Echivalent; - Observatii; - Note; - Emitent; Restul butoanelor din interfata au fost explicate in paginile precedente (vezi capitolul Plati pentru parteneri). Mai jos regasim un model de interfata de operare/vizualizare a documentului Ordin de plata avans spre decontare:

In ecranul Ordin de plata avans spre decontare apar campurile de banca si cont atat ale societatii, cat si ale angajatului si dispare campul Casa, restul informatiilor ramanand similare cu cele din ecranul Dispozitie de plata avans spre decontare. Operarea decontului Se acceseaza meniul Financiar > Deconturi > Deconturi angajati:

Pagina 382 din 466


Versiune manual 4.0

Mai jos regasim un model de interfata de operare/vizualizare a documentului Decont angajati:

In ecranul de mai sus am introdus in prima faza data decontului (numarul va fi generat automat de sistem pentru am lasat active bifa pe casuta Auto) si am selectat numele angajatului pentru care facem decontul. Mai jos, in tab-ul Selectie documente, se face imperecherea avansului/avansurilor spre decontare deschise pe numele angajatului si lista documentelor ce trebuiesc decontate de catre acesta.

Pagina 383 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa butonul Adauga de deasupra listei de avansuri. Astfel se deschide ecranul de selectie avansuri angajat:

Ecranul se deschide implicit pe data curenta, astfel ca pentru a se vizualiza toate avansurile existente in sistem se poate debifa casuta De la. Apoi se apasa butonul (Executa filtru). Se alege prin bifare avansul spre decontare dorit (se pot bifa mai multe avansuri) si se salveaza. Astfel se revine in ecranul de editare al decontului.

Pagina 384 din 466


Versiune manual 4.0

Urmatorul pas este confirmarea unui document justificativ pentru respectivul avans sau adaugarea acestuia in system, daca acest lucru nu s-a intamplat anterior. In mod similar ca la confirmarea sau adaugarea documentelor pe extrasul de cont. Se apasa butonul Adauga de deasupra listei documentelor decontate. Se poate opta deci pentru confirmare sau adaugare:

In cazul in care se opteaza pentru inregistrarea diverselor bonuri fiscal sau chitante, se vor deschide ecranele aferente acelor documente, se vor inregistra in sistem, iar la salvarea acestora si inchiderea ecranului respective, se vor evidentia in decont, ca documente decontate. In cazul in care bonurile au fost inregistrate anterior in sistem si acum, la momentul decontului, doar se confirma, se va deschide ecranul urmator:

Aici se selecteaza prin bifare documentele deja inregistrate in sistem (bonuri fiscal, chitante, diverse cheltuieli) care vor inchide avansul angajatului. Se apasa butonul Genereaza si se revine in decont. Se salveaza decontul. Astfel vom avea pe partea stanga avansul/avansurile, iar pe dreapta documentele decontate.

Pagina 385 din 466


Versiune manual 4.0

Sistemul este flexibil si permite ca un decont sa poata fi inregistrat pe masura ce angajatul aduce documente justificative, adica pe o anumita perioada de timp sau, daca angajatul aduce toate documentele, se poate finaliza printr-o singura interventie in sistem, caz in care decontul sau se poate inchide direct in acest ecran. In partea de sus a ecranului (header) exista un buton numit Inchidere decont care are exact acest rol. La apasarea acestuia se deschide urmatorul ecran:

Aici se poate alege modalitatea de inchidere a decontului, fie prin casa, fie prin banca. In functie de sensul diferentei dintre avans si suma decontata, se va propune automat fie generarea unui Dispozitii de incasare restituire rest avans (insemnand ca angajatul are de restituit

Pagina 386 din 466


Versiune manual 4.0

o diferenta de bani), fie generarea unei Dispozitii de plata diferenta avans (insemnand ca angajatul are de primit o diferenta de bani deoarece a cheltuit mai mult decat a luat in avans). Se apasa butonul Gen. inchidere. Evidentierea documentului de inchidere se face in partea de jos a ecranului. Cu click-dreapta pe acest document de inchidere se poate vizualia documentul generat.

In tabul Detalii inchidere se poate vizualiza lista documentelor decontate si, daca decontul este inchis, documentul de inchiderea a decontului, respectiv Dispozitia de plata diferenta avans sau Dispozitia de incasare restituire rest avans. NOTA: In situatia in care suma avansului este egala cu suma documentelor decontate atunci butonul Inchidere decont nu se mai activeaza, deoarece decontul este deja egalizat (inchis). Inchiderea decontului Se aceseaza din meniul Financiar > Deconturi > Inchidere deconturi:

Pagina 387 din 466


Versiune manual 4.0

La inchiderea unui decont putem avea doua situatii:  Daca valoarea avansului depaseste valoarea documentelor decontate, atunci angajatul trebuie sa restituie diferenta catre companie si atunci in sistem se inregistreaza o Dispozitie de incasare rest avans;  Daca valoarea avansului este mai mica decat valoarea documentelor decontate, atunci angajatul trebuie sa primeasca diferenta din partea companie si atunci in sistem se inregistreaza o Dispozitie de plata diferenta avans; In cazul in care se inregistreaza o Dispozitie de incasare restituire rest avans, se introduc urmatoarele date: o numarul (sau se lasa bifa Auto); o data; o se alege angajatul; o tipul inchiderii (prin casa sau prin banca); o se alege casa sau banca si contul; o moneda si cursul, dupa caz.

Pagina 388 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa butonul Genereaza si se alege din lista avansul care trebuie inchis.

Dupa selectarea decontului se apasa din nou butonul Genereaza, dar de data aceasta din ecranul Dispozitie de incasare restituire rest avans. Se revine astfel in ecranul initial si se salveaza documentul.

Pagina 389 din 466


Versiune manual 4.0

Se poate vizualiza nota contabila apasand butonul Functii… si alegand optiunea Aplica model de contare:

Se poate vizualiza trasabilitatea documentelor apasand butonul Navigare:

Pagina 390 din 466


Versiune manual 4.0

In mod similar se opereaza si documentului Dispozitie de plata diferenta avans, in cazul in care angajatului i se plateste diferenta cheltuita in plus fata de suma avansului. Se introduc urmatoarele date: o numarul (sau se lasa bifa Auto); o data; o se alege angajatul; o tipul inchiderii (prin casa sau prin banca); o se alege casa sau banca si contul; o moneda si cursul, dupa caz.

Pagina 391 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa butonul Genereaza si se alege din lista decontul care trebuie inchis.

Dupa selectarea decontului se apasa din nou butonul Genereaza, dar de data aceasta din ecranul Dispozitie de plata diferenta avans. Se revine astfel in ecranul initial si se salveaza documentul.

Pagina 392 din 466


Versiune manual 4.0

Compensare, note de reglare si inchidere avansuri Compensarea intre facturi Sistemul Charisma ERP permite compensarea facturilor primite de la un furnizor cu facturile de vanzare emise catre un anumit client (care, la randul sau, are o creanta asupra respectivului furnizor). Se acceseaza calea de meniu: Financiar > Financiar > Compensari intre facturi:

Si acest document se deschide cu ecranul de filtrare, unde, in mod implicit, sunt afisate documentele inregistrate in sistem in data curenta. Pentru adaugarea unui nou proces verbal de compensare se apasa butonul Adauga din partea de jos a ecranului de filtrare. In ecranul de editare se completeaza prima data campurile din antet: numarul si data documentului.

Pagina 393 din 466


Versiune manual 4.0

In partea stanga se vor selecta furnizorul si, cu butonul Adauga pozitionat imediat sub, factura/facturile de aprovizionare care vor intra la compensare, iar in partea dreapta clientul, respectiv factura/facturile de vanzare. Se salveaza pv-ul. Dupa selectia mentionata mai sus, ecranul Procesului verbal de compensare facturi va arata astfel:

Se observa ca la salvarea documentului campul din antet Valoare se completeaza automat cu valoarea compensata. Campul Diferenta va indica diferenta dintre suma facturilor furnizori si suma facturilor client.

Pagina 394 din 466


Versiune manual 4.0

In tabul Compensare este prezentata in mod sumarizat lista documentelor care intra in acest proces.

Notele de reglare Se utilizeaza in principal cu scopul de a inchide anumite „ramasite” sau „cozi” existente in zona operationala a sistemului, respectiv anumite resturi de avansuri/facturi de la diversi furnizori/clienti. In functie de tranzactia aleasa pe acest document, utilizatorul poate decide daca reflecta sumele in contabilitate sau daca opereaza reglarea doar in operational. De exemplu daca avem o factura de vanzare pe care stim sigur ca nu o vom mai incasa prea curand, putem utiliza nota de reglare pentru a inchide factura in operational (ea nu va mai aparea in sold) si a transfera suma pe contul 4118 - Clienti incerti sau in litigiu sau direct pe un cont de cheltuiala. In Charisma se pot efectua note de reglare pentru:  avansuri furnizori;  facturi furnizori;  avansuri clienti;  facturi clienti; Ecranul arata in mod similar pentru toate notele de reglare si se acceseaza din calea de meniu: Financiar > Note de reglare.

Pagina 395 din 466


Versiune manual 4.0

Model de interfata de operare/vizualizare a documentului Nota de reglare Facturi Furnizor:

Cateva din particularitatile ecranului:  In header-ul documentului se selecteaza partenerul, precum si tipul tranzactiei (“…cu selectie cont” sau “…fara contare”);  Campul Suma nu se completeaza manual, ci va afisa valoarea insumata din coloana Suma platita a documentelor din lista;

Pagina 396 din 466


Versiune manual 4.0

Inchiderea avansurilor Sistemul Charisma ERP permite inchiderea avansurilor platite catre un furnizor cu facturile de aprovizionare de la respectivul furnizor, respectiv inchiderea avansurilor primite de la un client, cu facturile de vanzare emise catre acel client. Ecranele si functionalitatile acestora sunt similare si se acceseaza din calea de meniu Financiar > Inchidere avansuri:

Documentul se deschide cu ecranul de filtrare, unde, in mod implicit, sunt afisate documentele inregistrate in sistem in data curenta. Pentru adaugarea unui nou document se apasa butonul Adauga din partea de jos a ecranului de filtrare. In ecranul de editare se completeaza prima data campurile din antet: numarul si data documentului.

Pagina 397 din 466


Versiune manual 4.0

In partea stanga se va selecta partenerul si, cu butonul Adauga pozitionat imediat sub, avansul existent care vor intra la compensare.

In partea dreapta se selecteaza acelasi partener, si, cu butonul Adauga aferent, se va selecta factura/facturile de aprovizionare aflate in sold. Daca valoarea facturii depaseste valoarea avansului trebuie modificat in campul Solicitata astfel incat valorile sa fie egale. Apoi se apasa Genereaza si astfel se revine in ecranul initial.

Pagina 398 din 466


Versiune manual 4.0

Se salveaza documentul. Se observa ca la salvarea documentului campul din antet Valoare se completeaza automat cu valoarea compensata (a avansului). Campul Diferenta va indica diferenta dintre avans si suma facturilor de aprovizionare. Conditia pentru salvare este ca acest camp sa fie zero.

Reevaluare facturi si avansuri furnizori si clienti Sistemul Charisma ERP permite reevaluarea facturilor si avansurilor primite de la furnizori, precum si a facturilor si avansurilor emise catre clienti, altele decat cele in valuta RON. Ecranul de

Pagina 399 din 466


Versiune manual 4.0

editare arata in mod similar atat pentru reevaluarea facturilor, cat si pentru reevaluarea avansurilor. Reevaluare facturi furnizori si clienti Se acceseaza calea de meniu Financiar > Reevaluare creante si datorii in valuta > Facturi de furnizori si client:

Documentul se deschide cu ecranul de filtrare, unde, in mod implicit, sunt afisate documentele inregistrate in sistem in data curenta. Pentru adaugarea unui nou document de reevaluare se apasa butonul Adauga din partea de jos a ecranului de filtrare. In ecranul de editare se completeaza campurile din antet: numarul si data documentului. Se alege valuta si se introduce cursul valutar de reevaluare. In campul Tranzactie se va indica daca se procedeaza la o reevaluare facturi furnizori sau reevaluare facturi client.

Pagina 400 din 466


Versiune manual 4.0

In pasul urmator se apasa butonul Genereaza. Daca tranzactia nu a fost aleasa in campul din antet, se poate alege acum.

Se apasa butonul Inainte>> pentru a intra in ecranul de selectie a facturilor de import existente in sold.

Pagina 401 din 466


Versiune manual 4.0

Se selecteaza facturile ce trebuie reevaluate, fie individual prin bifare in coloana Selectie, fie prin apasarea butonului Toate. Dupa realizarea selectiei se apasa butonul Genereaza pentru revenirea in ecranul initial. Ecranul, precum si modul de operare sunt similare in cazul reevaluarii avansurilor furnizori si clienti.

Se apasa butonul Salveaza. Pe coloana Diferenta de curs valutar venitul se evidentiaza cu semnul plus, iar cheltuiala cu minus.

Pagina 402 din 466


Versiune manual 4.0

Provizioane clienti incerti Charisma permite gestionarea provizioanelor constituite asupra clientilor, precum si a clientilor incerti. In acest capitol vom trata urmatoarele aspecte:  Configurarea provizioanelor  Calculul provizioanelor o Descrierea ecranelor o Procedura calcul provizioane o Diagrama de stari o Contare clienti incerti si provizioane  Contarea provizioanelor  Contarea clientilor incerti Configurarea provizioanelor Interfata de configurare a provizioanelor in Charisma este utilizata pentru definirea anumitor modele de calcul automat pentru necesarul de provizionat, functie de specificul fiecarei companii si cum intelege aceasta sa trateze problema clientilor incerti. Se acceseaza calea de meniu Financiar > Provizioane Financiar > Configurare Provizioane.

Se observa ca ecranul de filtrare are un format de tip Adaptive, diferit fata de cele realizate cu limbajul de programare Delphi. Logica meniurilor de tip adaptive este in principiu aceeasi, in sensul ca in prima faza se deschide ecranul de filtrare care, pe baza filtrelor puse, afiseaza lista configurarilor deja realizate in sistem si apoi cu dublu-click pe fiecare inregistrare se acceseaza ecranul de editare a acestora. Adaugarea unei noi configurari de provizioane se face prin apasarea butonului Adauga din ecranul de filtrare. Se deschide astfel ecranul de editare.

Pagina 403 din 466


Versiune manual 4.0

Interfata de configurare contine 3 zone:  Antet In aceasta zona se salveaza informatiile despre configurarea respectiva: - Cod: codul configurarii; - Descriere: camp text pentru o scurta descriere a configurarii; - Valabil de la..., Pana la…: intervalul de valabilitate al configurarii automate; - Bifa Implicit: configurarea implicita va fi adusa automat in calculul provizionului; - Valoare contata la clienti incerti: - Factura: se va trece la clienti incerti valoarea neincasata din factura respectiva; - Provizion: se va trece la clienti incerti valoarea provizionata pentru factura respectiva.  Calcul Provizion Total In aceasta sectiune se configureaza urmatoarele: - Data referinta pentru calcul Provizion: se alege una din optiunile: - Incepand cu data facturii; - Incepand cu data scadentei facturii (implicit); - Sold factura minim: valoarea minima a soldului aferent unei facturi neincasate care este luata in calculul provizionului; - Sold partener minim: valoarea minima a soldului aferent tuturor facturilor neincasate pe un anumit client care este luata in calculul provizionului; - Zile intarziere factura (min): se va introduce numarul minim de zile intarziere pentru care se foloseste procentul asociat; - Zile intarziere factura (max): se va introduce numarul maxim de zile intarziere pentru care se foloseste procentul asociat. Valoarea minima a intervalului urmator va fi valoarea maxima a intervalului anterior +1. - Procent provizion (%): se va introduce procentul de provizion asociat intervalului de intarziere;

Pagina 404 din 466


Versiune manual 4.0

- Ordine: in cazul in care pe o factura/partener sunt mai asociate mai multe proprietati, atunci calculul se va face in functie ordinea configurata pe aceasta coloana; - Proprietate: se vor trece proprietatile in functie de care se asociaza procentul de provizion. Proprietatile pot fi pe partener sau pe document. Proprietatile pe document vor avea prioritate in calcul fata de proprietatile pe partener. Proprietatile vor fi definite in etapa de implementare, in acest scop se vor crea proprietatile pe document, respectiv pe partener si apoi vor fi selectate si in gridul de configurare al provizioanului. La asocierea in grid proprietatile vor fi aduse dintr-o lista. - Tip partener – contine lista tipurilor de partener din Charisma. Gridul foloseste la eliminarea unei tip de partener din calculul provizioanelor. - Bifa Neprovizionabil – cand este bifata exclude din calculul automat de provizioane tipul de partener selectat in pasul anterior.  Determinare valoare deductibila a provizionului In aceasta sectiune se configureaza partea deductibila din provizionul respectiv. Pentru a fi considerate deductibile provizioanele trebuie sa indeplineasca conditiile prevazute in codul fiscal. Aloarea deductibila nu trebuie sa fie mai mare decat valoarea totala a provizionului (nici procentual, nici ca valoare absoluta). Campurile sunt similare celor descrise anterior, la calculul provizionului total. Documentul de calcul al provizioanelor Cu ajutorul acestui document se determina urmatoarele:  Calculul automat si manual al totalului de provizionat  Calculul automat si manual al provizioanelor deductibile  Calculul provizionului ce trebuie inregistrat in contalilitate (+/- in functie de variatia provizionului total si/sau deductibil)  Separarea elementelor calculate automat de cele introduse manual  Cautarea clientilor pentru a putea edita valoarea provizioanata  Incadrare client la clienti sau la clienti incerti Ecranul se acceseaza din calea de meniu Financiar > Provizioane Financiar > Provizioane. Documentul de calcul provizioane este impartit in urmatoarele 3 taburi:  Antet document  Facturi si totaluri  Fisiere atasate

Pagina 405 din 466


Versiune manual 4.0

In tabul [Antet document] sunt afisate urmatoarele informatii: - Numar provizion; - Data provizion – data la care se calculeaza provizioanele; - Stare – documentul poate avea starile standard Charisma: Generat, Validat sau Anulat. - Observatii – este un camp text in care se pot introduce observatii cu privire la documentul de calcul provizioane. Aici se pot introduce informatii despre operatii speciale efectuate asupra documentului (calcul manual al provizionului, inclusiv modul de calcul al clientilor incerti); - Configurare provizion – utilizatorul poate alege una din modalitatile de calcul automat care a fost configurata in prealabil in ecranul Configurare Provizioane. Daca exista mai multe variante configurate si una este bifata „Implicit”, atunci sistemul o va propune automat. - Proprietati document – utilizatorul poate adauga, sterge, reincarca proprietati pe acest document, proprietati care au fost definite in prealabil. Tabul [Facturi si totaluri] cuprinde la randul sau o zona de filtrare si o zona de calcul cu 4 taburi. Zona de filtrare „de la data” „la data” se poate realiza pentru un anumit client sau se poate bifa „Afiseaza toate facturile”, caz in care se vor afisa toti clientii cu toate facturile neincasate. Zona calcul este compusa din 4 sub-taburi: - Totaluri pe parteneri - Calcul automat - Calcul manual - Totaluri

Pagina 406 din 466


Versiune manual 4.0

In sub-tabul [Total pe parteneri] se aduc facturile provizionabile conform algoritmului configurat (sub-tabul Calcul automat), precum si cele adaugate manual in sub-tabul Calcul manual. Valorile sunt afisate la nivel de partener dar si ca total general. Contine urmatoarele coloane: - Client: pentru vizualizarea informatiilor despre un anumit client; - Moneda: moneda in care a fost emisa facturare; - Rest de incasat in valuta: restul de incasat de pe factura in valuta facturii; - Rest de incasat in valuta de baza: restul de incasat de pe factura in lei. In cazul in care exista un document de reevaluare al facturii anterior datei documentului de provizioane se va lua cursul de pe documentul de reevaluare. - Status anterior: este preluat statusul clientilor incerti curent din ultimul document creat; - Status curent: camp editabil de catre utilizator, in functie de valorile din cele 2 campuri (anterior sau curent) se va determina daca se conteaza sau nu clientii incerti, precum si sensul contarii. - Provizion total: se va calcula valoarea provizionului prin inmultirea procentului de provizion cu valoarea de incasat in lei. In cazul in care se va modifica acest camp atunci va fi actualizat si procentul de provizion. La salvare se va pastra valoarea ultimului camp editat si se va actualiza valoarea celuilalt (intre „Procent provizion” si „Valoare Provizion total”); - Provizion deductibil: se va calcula in lei conform configurarilor definite anterior. Campul va putea fi editat de catre user. Daca campul a fost editat atunci va trebui sa fie marcat (bold sau alta culoare); - Provizion nedeductibil: se va calcula ca diferenta intre „Valoare provizion total” si „Valoare provizion deductibil”; - Provizion total anterior: este afisata valoare provizioanelor totale din ultimul document de provizioane; - Provizion deductibil anterior: este afisata valoarea provizionului deductibil din ultimul document anterior documentului curent (data ducumentului); - Provizion nedeductibil anterior: este afisata valoarea provizionului nedeductibil din ultimul document anterior documentului curent (data ducumentului).

Pagina 407 din 466


Versiune manual 4.0

- Provizion de constituit/diminuat total: diferenta intre „Valoare provizion total” si „Valoare provizion total anterior”; - Provizion de constituit/diminuat deductibil: este diferenta intre „Valoare provizion deductibil” si „Valoare provizion deductibil anterior”; - Provizion de constituit/diminuat nedeductibil: este diferenta intre „Valoare provizion nedeductibil” si „Valoare provizion nedeductibil anterior”; Sub-tabul [Calcul automat]

In sub-tabul [Calcul automat] vor fi afisate toate documentele de tip factura de vanzare care indeplinesc conditiile din configurare (au sold si serviciul datoriei mai mare decat o anumita valoare configurata anterior in interfata de configurare) sau au avut constituit provizion pe documentul anterior constituit. In acest tab nu vor fi aduse facturile adaugate manual in sub-tabul [Calcul manual]. Daca se doreste eliminarea unei facturi provizionabile care apare automat in acest tab, utilizatorul o poate selecta prin bifare si apoi cu butonul Muta facturi o va transfera in tabul Calcul manual. Aici se modifica in zero campurile editabile Procent provizion si Procent provizion deductibil. Daca se utilizeaza functia Recalculeaza document atunci modificarile care au fost facute de user vor fi actualizate conform parametrilor din interfata de configurare descrisa mai sus. Nu vor fi aduse in recalcul facturile care au fost mutate in interfata de calcul manual. Actiuni:  Recalcul document: are ca efect recalculul valorilor din interfata. Aceasta actiune va aduce toate facturile care indeplinesc conditiile precizate mai sus si nu se afla in sub-tabul [Calcul manual]. Daca exista facturi care au fost sterse de user din acest tab dar nu au fost adaugate in sub-tabul [Calcul manual] acestea vor fi aduse din nou in acest tab.  Sterge facturi: userul poate sterge facturile care nu doreste sa fie in document. Daca factura respectiva nu este adaugata in sub-tabul [Calcul manual] atunci la recalcul document acestea vor fi afisate din nou. La salvarea documentului va apare un mesaj in

Pagina 408 din 466


Versiune manual 4.0

care se mentioneaza ca au fost sterse facturi (iar in comentariile documentului va fi trecut la salvare acest lucru).  Editeaza valori: este folosit pentru a modifica campurile editabile din document. Actiunea recalcul document va recalcula toate valorile editate de user. Daca se doreste ca actiunea de recalcul sa nu modifice modificarile va trebui ca facturile sa fie mutate in sub-tabul [Calcul manual] si editate acolo. La salvarea documentului va apare un mesaj in care se mentioneaza ca au fost modificate facturi (iar in comentariile documentului va fi trecut la salvare acest lucru).  Muta factura: va avea ca efect transferarea facturii in sub-tabul [Calcul manual] si activarea acestui tab pentru a fi editat. Se vor putea muta mai multe facturi in acelasi timp (selectie multipla). Cursorul va fi pozitionat automat in primul camp editabil al primei facturi din lista. Daca sunt aduse mai multe facturi la o singura selectie acestea vor fi afisate grupat, urmand ca sortarea lor sa se faca la recalculul documentului sau la salvare. Sub-tabul [Calcul manual]

In acest sub-tab sunt aduse toate facturile care au fost adaugate manual pe documentul anterior de provizionare (preluare istoric). De asemenea pot fi adaugate cu butonul Adauga facturile care se doresc a fi provizionate desi acestea nu respecta algoritmul configurat anterior. O a treia speta o reprezinta facturile mutate din tabul Calcul automat in ideea modificarii procentului de provision calculat automat de sistem. Pentru aceasta se editeaza campurile Procent provizion si Procent provizion deductibil. Se salveaza documentul. La Recalcul Document se va actualiza valoarea soldului facturii si implicit valoarea Provizionului total, de asemenea se va verifica ca valoarea deductibila sa nu fie mai mare decat valoarea totala a provizionului. Daca se doreste ca pentru anumite facturi sa nu se calculeze provizion atunci acele facturi se vor adauga aici si se va edita valoarea procentului de provizionare cu valoarea 0.

Pagina 409 din 466








Versiune manual 4.0

Actiuni: Recalcul document: are ca efect recalculul soldurilor facturilor si valoarea provizionului total, in cazul in care provizionul deductibil este mai mare dacat provizionul recalculat acesta va fi ajustat la valoarea provizionului total; Stergere facturi: stergerea unei facturi din acest tab are ca efect introducerea acesti facturi in calculul automat. Acest lucru se va realiza fie la un nou Recalcul document, la crearea unui nou document cu o data ulterioara. O factura se va sterge automat din acest tab daca nu mai are sold. Daca ulterior stergerii automate din document (ca urmare incasarii), prin diverse corectii factura are din nou sold, ea va trebui introdusa manual in acest tab, altfel va fi luata in calcul in sub-tabul [Calculul automat]. Editare facturi: se va folosi pentru modificarea campurilor editabile din document. Recalculul documentului nu va modifica campul Procent provizion si nici Valoarea provizionului deductibil daca acesta este mai mic decat provizionul total.

In tabul [Fisiere atasate] se pot adauga diverse documente cu referire la provizioanele create (ex.: fisier scanat reprezentand un angajament de plata).

Diagrama de stari Documentul va avea starile standard Charisma: Generat, Validat, Anulat. Starea documentului se schimba cu click-dreapta in orice zona a ecranului si selectarea optiunii Flux Charisma.

Pagina 410 din 466


Versiune manual 4.0

 Generat – permite editarea si/sau stergerea documentului. Documentul va fi creat in aceasta stare.  Validat – un document trecut in starea validat nu mai poate fi sters sau modificat. Un document poate trece din starea generat in validat numai daca documentul nu a fost contat si nu are create documente cu data ulterioara documentului in cauza. La validarea documentului, daca exista facturi in valuta se va verifica daca exista un document de reevaluare cu acea data. Daca nu exista se va afisa un mesaj de atentionare, userul putand opta pentru validarea documentului dau deschiderea documentului de reevaluare facturi.  Anulat – Documentul exista in baza de date, dar nu are efecte (nu poate fi contat sau modificat modificat, poate fi sters). Un document nu poate fi anulat daca un alt document de provizioane citeste informatii din documentul respectiv. (exista un document de provizioane cu data ulterioara). Pentru a putea anula sau trece in starea generat un document validat trebuie anulate sau sterse toate documentele care au o data mai mare decat documentul ce se doreste a fi anulat sau trecut in starea generat. Se va putea crea un document nou de provizioane numai daca ultimul document de provizioane este validat. Nu voi putea crea un document de provizioane cu data mai mica decat data ultimului document de provizioane. Contare clienti incerti si provizioane Contarea facturilor se face conform modelelor configurate acum la clienti, particularitatile la contare constau in contarea provizioanelor si a clientilor incerti.  Contarea provizioanelor - se face din documentul de provizioane. Modelul de contare va prelua valorile din campurile: „Valoare provizion de constituit/diminuat deductibil” si „Valoare provizion de constituit/diminuat nedeductibil”. Calculul si contarea provizioanelor se face in lei (si valuta). In cazul in care valorile din aceste campuri sunt negative atunci modelul de contare va fi „cont de provizion = cont de venit” si valoarea (cu semn pozitiv).

Pagina 411 din 466


Versiune manual 4.0

La efectuarea modelului de contare trebuie sa se tina cont ca la stingerea unui provizion cheltuielile deductibile trebuie sa se regaseasca pe venituri deductibile si respectiv cheltuielile nedeductibile trebuie sa se regaseasca pe venituri nedeductibile. 

Contarea clientilor incerti - contarea facturilor se face pe conturile de clienti implicite.

Trecerea din clienti in clienti incerti se va face prin contarea documentului de provizionare pentru cazurile in care statusul anterior este client si statusul curent este incert. In cazul in care in document atat campurile „Status clienti anterior” si „Status clienti curent” au aceeasi valoare, nu se conteaza. De asemenea la contarea clientilor incerti trebuie sa se verifice si valoarea parametrului configurat pentru determinarea modului de contare la clienti incerti (toata suma sau numai suma previzionata). Verificarea acestui parametru trebuie sa se verifice pentru fiecare document (in mod normal acest parametru nu trebuie sa se modifice de la un document la altul). Comentariul este valabil si pentru diminuarea clientilor incerti. Diminuarea soldului clientilor incerti se poate face in doua situatii: o Incasare facturii: la incasarea facturii, daca factura este pe ultimul document de provizioane anterior incasarii ca fiind incert, contarea se fa face pe Clienti incerti. In acest scop trebuie modificate modelele de contare pentru a raspunde acestei cerinte. o Modificarea manuala a statusului: in cazul in care pe un document de provizioane avem urmatoarea combinatie: status anterior = incerti; status curent = clienti, atunci se va face contarea de la clienti incerti la clienti curenti in cu valoarea din documentul de provizioane (aceasta valoare va fi preluata si in functie de parametrul descris mai sus).

Pagina 412 din 466


Versiune manual 4.0

VIII. MODULUL CASH-FLOW Cash-flow-ul permite obtinerea informatiilor cu privire la istoricul miscarilor de numerar si de echivalente de numerar specifice activitatii de exploatare, de investitii si de finantare ale unei companii. Pentru a raspunde acestor necesitati, plecand de la soldul din Casa si Banca (sold initial de la care se porneste in calculul Cash-flow-ului) si extrapoland cu incasarile si platile preconizate in viitor se va determina fluxul de numerar al firmei pentru cele trei componente: exploatare, investitii, finantare. Fluxurile din activitatea de exploatare vor detalia incasarile si platile generate de activitatea curenta a entitatii. Cash-flow-ul de exploatare reprezinta capacitatea potentiala de finantare viitoare a companiei, de remunerare a investitorilor de capital si a creditorilor din rezultul de exploatare obtinut. Fluxurile din activitatea de investitii vor detalia incasarile si platile generate de activitatea de investii a entitatii (achizitii/vanzari de imobilizari). Fluxurile din activitatea de finantare vor detalia incasarile si platile provenite din activitati de finantare (emisiune de actiuni, credite primite, dividende, leasing financiar). Ecranul Cash-flow se acceseaza in calea de meniu Financiar > Cash-flow si se imparte in 3 zone principale:  Graficul evolutiei fluxului de numerar  Zona liniilor de Cash-flow – afiseaza valorile monetare grupate pe intervale de timp  Zona de detalii Cash-flow – afiseaza componentele intregii linii de Cash-flow sau doar ale unei anumite perioade (in functie de selectia facuta in zona liniilor de Cash-flow)

Configurare Cash-flow Configurarea Cash-flow-ului presupune definirea a trei elemente importante:  Sursele de date (definite de TotalSoft, pe baza discutiilor cu beneficiarul) – tabelele unde se strang toate informatiile necesare calcularii Cash-flow-ului (facturi, chitante, incasari, plati, conturi, etc)

Pagina 413 din 466


Versiune manual 4.0

 Liniile de Cash-flow (definite de utilizator Charisma)  Maparea surselor de date la liniile de Cash-flow (definite de utilizator Charisma) Prin configurarea Cash-flow–ului se realizeaza urmatoarele:  se defineste algoritmul de completare automata a Cash-flow-ului previzionat  se editeaza manual valorile Cash-flow-ului previzionat  se definesc algoritmii de completare automata a Cash-flow-ului realizat Realizarea Cash-flow-ului previzionat se realizeaza fie prin operatii automate (pentru liniile de Cash-flow care au date disponibile in sistem) sau prin completarea/actualizarea manuala a valorilor in structura de Cash-flow. Configurarea operatiunilor automate asigura urmatoarele doua aspecte:  repartizarea rulajelor pe structura de Cash-flow (repartizarea elementelor de factura pe linii de Cash-flow: utilitati, comunicatii, investitii)  repartizarea Cash-flow-ului previzionat in timp (asocierea scadentei in functie de ultimul document din flux: Factura proforma – Factura fiscala – CEC – Confirmare pe extras). Definire structura Cash-flow Definirea structurii presupune definirea liniilor de Cash-flow. Definirea structurii se poate face in interfata de definire a operatiilor automate, astfel pentru liniile de Cash-flow pentru care nu se pot aduce date automat din sistem, nu se va configura nicio operatie automata. Algoritmul de configurare a valorilor din structura de Cash-flow permite operatii intre liniile din Cash-flow, ordinea de calcul a liniilor de Cash-flow, precum si introducerea de valori chiar din faza de configurare. Se va putea defini si modul de orientare pe cele doua axe x/y (timp/indicatori sau indicatori/timp). In etapa de configurare a structurii, exista posibilitatea de a se formata layout-ul liniilor de Cash-flow. Adaugarea/Editare/Stergerea unei linii de Cash-flow se face prin click-dreapta in zona de vizualizare a liniilor de credit si selectarea optiunii dorite.

Editarea unei linii de Cash-flow

Pagina 414 din 466


Versiune manual 4.0

 Se editeaza denumirea liniei de credit in sectiunea Nume  Se editeaza gridul ce reprezinta componenta de timp a liniei respective: o Durata – perioada de analiza a surselor de date (0 – reprezinta actualul, iar tot ce este peste 0 reprezinta previzionatul) o Durata totala – perioada de analiza cumulata o Tip interval – unitatea de masura a perioadei  Se mapeaza carei surse de date ii corespunde aceasta linie de cash-flow o Sursa – se alege sursa de date definita de TotaSoft in configurarea Cash-flow-ului. o Nume/Descriere – denumirea si descrierea acestei surse  Se aleg campurile dupa care se va filtra sursa de date pentru linia curenta de cash-flow. O sursa de date poate sta la baza mai multor linii de cash-flow.  Se salveaza modificarile.

Vizualizare Cash-flow Informatiile afisate sunt diferentiate in functie de tipul de Cash-flow, sub forma unui raport care contine atat perioadele trecute cat si cele viitoare astfel:  perioade trecute se va afisa Cash-flow-ul realizat (contine fluxurile reale de numerar)  periode viitoare se va afisa numai Cash-flow-ul previzionat Nivelul de granularitate este decis in functie de intervalul de raportare, astfel in cadrul unui Cash-flow editat pentru mai multe luni datele vor fi vizibile pornind de la o data initiala care se poate selecta in campul Data inceput, astfel:  Zi  Saptamana  Luna  Variabil (azi, maine, poimaine, pana la sf saptamanii, sf lunii etc) Cash-flow-ul poate calcula si afisa valorile calculate in diferite monede. La Filtru Moneda se alege moneda cu care s-au inregistrat documentele, iar la Valori afisate in se alege moneda in care se vor converti toate valorile din Cash-flow. Cursul de schimb este ultimul curs introdus in ecranul Cursuri valutare.

Pagina 415 din 466


Versiune manual 4.0

Butonul Functii are urmatoarea componenta:  Config Sold initial – se aleg casele si bancile care intra in componenta cash-flow-ului  Tipareste – tipareste cash-flow-ul  Export Excel – exporta doar liniile de cash-flow in forma in care arata pe ecran (cu defalcarile tip drill-down)  Refresh datasources – actualizeaza sursele de date  Comuta grafic – ascunde/afiseaza graficul  Comuta detalii – ascunde/afiseaza detaliile  Duplica – face o copie cash-flow-ului actual  Exporta detalii – exporta liniile de detaliu ale cash-flow-ului Vizualizarea se poate face la nivel de linie de Cash-flow, iar fiecare linie de Cash-flow poate fi grupata in functie de campurile sursei de date ce compun linia de Cash-flow respectiva (functionalitate de tip „drill-down“). De exemplu se pot vizualiza toti partenerii care compun linia de cash-flow Utilitati. Se apasa click-dreapta pe linia respectiva de Cash-flow si se selecteaza una din optiunile aparute (in cazul nostru PartnerName).

Rezultatul se afiseaza astfel:

Pagina 416 din 466


Versiune manual 4.0

Stergerea unei detalieri tip „drill down“ se realizeaza in mod similar: click-dreapta pe linia de cash-flow detaliata si alegerea optiunii Sterge detaliere. Pe linia de Cash-flow se pot adauga sau scadea (suma cu semn minus) valori manuale, anticipand anumite intrari sau iesiri de numerar care nu au fost inca inregistrate in sistem. Astfel, cu click-dreapta pe un camp valoric si selectarea optiunii Adauga date manual se deschide ecranul de mai jos. Se adauga suma (cu semn minus se va scadea), o descriere, se salveaza si se inchide.

Campurile din cash-flow afectate de valori manuale vor fi evidentiate prin apartia literei M. Detaliere Cash-flow In momentul in care se selecteaza o linie de Cash-flow sau o anumita valoare aferenta unei perioade de timp se va afisa in josul ecranului o lista cu continutul detaliat al campului respectiv.

Pagina 417 din 466


Versiune manual 4.0

In functie de campul selectat se vor afisa urmatoarele informatii:  Daca respectivul camp este realizat se va aduce componenta detaliata al valorilor care compun campul respectiv.  Daca respectivul camp este unul previzionat automat se va afisa o lista cu detaliile care formeaza suma respectiva (facturi, rate)  Daca respectivul camp este unul editat manual se va afisa valoarea adaugata (sau scazuta) si comentariul introdus de utilizator in momentul editarii. Tabul [Detalii selectie] Aici sunt afisate detaliile din care se compune campul selectat cu mouse-ul (fie intreaga linie de cash-flow, fie doar o anumita celula – intesectia intre linia de Cash-flow si perioada). Coloanele sunt campurile sursei de date ce stau la baza linie de cash-flow respective.

Tabul [Linii sursa bruta] Aici se poate verifica (la modul general, fara vreo legatura cu cash-flow-ul actual) care sunt datele unei anumite surse de date, selectate in acelasi tab. In interiorul tabelului se pot face filtrari/cautari dupa toate coloanele.

Pagina 418 din 466


Versiune manual 4.0

Tabul [Reguli linie] Aici este afisata denumirea sursele de date care stau la baza liniei de cash-flow selectate (surse cu date reale, realizate pentru Actual si surse cu date previzionate pentru perioadele viitoare). Aceeasi informatie se regaseste si in ecranul de editare a liniei de cash-flow (pe Actual, Viitorul apropiat, mediu si indepartat).

Tabul [Date manuale] Aici sunt afisate toate datele manuale din calculul Cash-flow-ului. Bifa Realizat - se bifeaza de catre utilizator in momentul in care evenimentul respectiv s-a produs si a fost inregistrat in sistem (deci exista si in sursa de date) si astfel se inhiba efectul

Pagina 419 din 466


Versiune manual 4.0

interventiei manuale asupra cash-flow-ului pentru a nu dubla sumele. La bifare va disparea indicatorul M din celula, informatia pastrandu-se doar in scop informativ. Eliminarea unei date introdusa manual se poate face si altfel: se da click-dreapta pe celula respectiva (care contine M), se alege optiunea Vezi date manuale si apoi, in ecranul care se deschide, se selecteaza linia si se sterge.

Pagina 420 din 466


IX.

Versiune manual 4.0

MODULUL CONTABILITATE

Modulul Contabilitate aduna datele din toate module operationale ale sistemului Charisma ERP si le integreaza intr-o forma contabila. Indiferent de structura, dimensiunea, cadrul international, limba, moneda sau planul de conturi ale companiei, modulul are capacitatea de a furniza centralizat date financiar-contabile, informatii esentiale despre pozitia economica a companiei, despre rezultatele si evolutia performantei financiare in timp. Principalele setari ce trebuie verificate inainte de inceperea lucrului in modulul Contabilitate:  Configurarea statiei de lucru Se verifica gestiunea de lucru (in tabul [Depozit]) si anul financiar (in tabul [Contabilitate]) pe care urmeaza sa se opereze documente (General > Configurare statie de lucru).

 Cursul de schimb Setarea este importanta in cazul in care se lucreaza cu valute straine. Cursul de schimb se introduce o singura data pe zi (General > Cursuri valutare) si de corectitudinea lui depind toate documentele care lucreaza cu valute: incasarile si platile, deconturile, extrasele de cont etc, precum si notele contabile generate din aceste documente.

Pagina 421 din 466


Versiune manual 4.0


Cei mai multi dintre acesti parametri de initializare sunt general valabili pentru majoritatea companiilor, insa cativa pot sa difere de la o companie la alta, cum ar fi:  AccSystemId = Sistemul contabil implicit

Pagina 422 din 466


Versiune manual 4.0

 ReturnedInputTransactionList = Lista cu tranzactii retur de intrare (storno de intrare); acestea vor fi luate in considerare la calculul CMP  WorkCostCenter = Lucru cu centre de cost la contabilitate Nota: Se recomanda ca o eventuala schimbare a parametrilor de initializare sa se faca dupa consultarea echipei de (post)implementare a Totalsoft. Principalele etape de lucru cu modulul Contabilitate In prima luna de utilizare a sistemului se parcurg urmatoarele etape specifice:  Se introducere Planul de conturi Planul de conturi valabil in cadrul unui sitem contabil se defineste in ecranul Contabilitate > Definire parametri > Planul de conturi. Charisma vine cu un plan de conturi standard, care poate fi modificat dupa caz.  Se initializeaza soldul contabil In ecranul Contabilitate > Definire parametri > Exercitiu financiar initial se introduc soldurile contabile initiale.  Se initializeaza soldul operational prin introducerea unor documente primare care vor avea data anterioara primei luni de utilizare a sistemului (de ex daca Go Live-ul a avut loc la data 01.01.2013, documentele primare de initializare operationala se vor opera cu data 31.12.2012). Soldul operational este compus din: o Solduri pe furnizori si clienti: Facturi furnizori/clienti in sold, Avansuri furnizori/clienti in sold; o Deconturi angajati in sold; o Solduri initiale la conturi bancare, precum si soldul initial in casierie; o Stocuri initiale; o Mijloace fixe;  Se verifica soldurile contabile si operationale La final se verifica daca soldurile contabile corespund cu cele operationale, introduse cu ajutorul documentelor primare.  Se verifica modelele de contare existente Sistemul vine deja preconfigurat cu modele de contare insa in cazul unor modele de contare specifice se procedeaza astfel: o Se completeaza atributele pentru modelele de contare Lista entitatilor si atributelor se regaseste in ecranul Contabilate > Definire parametri > Entitati si atribute. o Se realizeaza/modifica modelele de contare Modelele de contare necesare contarii automate a documentelor primare se regasesc in ecranul Contabilitate > Definire parametri > Modele de contare. Intr-o luna obisnuita de utilizare a sistemului se opereaza urmatoarele etape:  Se opereaza documentele primare ale lunii curente in modulele: Achiziti, Vanzari, Financiar, Depozit, Mijloace fixe etc.  Se conteaza automat toate documentele primare La Contabilitate > Note contabile din documente primare se conteaza automat toate documentele primare facute prin tranzactii care suporta contare automata.  Se introduc note contabile manuale (daca este cazul) La Contabilitate > Note contabile se introduc note contabile manuale.  Se verifica rapoartele contabile Dupa introducerea tututor notelor contabile (automate si/sau manuale), se poate trece la urmatorul pas:

Pagina 423 din 466


Versiune manual 4.0

La Contabilitate > Rapoarte se verifica rapoartele contabile care prezinta interes: Balanta de verifcare contabila, Jurnal de cumparari, Jurnal de vanzari, Registru de Banca, Registru de casa etc. Daca se gasesc date eronate se trece la rezolvarea problemelor, dupa care se verifica din nou rapoartele in cauza.  Se regenereaza notele contabile de TVA (daca si cand este cazul) Se acceseaza aplicatia TVA la incasare (extensie a sistemului Charisma) si se opereaza cele trei documente de exigibilitate TVA (facturi, incasari/plati si facturi peste 90 de zile), in conformitate cu O.G. nr. 15 din 23.08.2012.  Se ruleaza inchiderile de perioada La Contabilitate > Operatiuni periodice se ruleaza inchiderile de perioada: o Inchidere conturi de cheltuieli; o Inchidere conturi de venituri; o Inchidere conturi de TVA; Dupa inchiderile de perioada este indicat sa se verifice din nou Balanta contabila.  Se (poate) inchide luna Dupa ce verificarile facute arata ca datele sunt corecte se poate inchide luna la Contabilitate > Definire parametri > Stare perioade contabile: o Inchidere operationala: dupa aceea nu se mai pot face documente primare; o Inchidere contabila: nu se mai pot face nici note contabile; Definire parametri Sisteme contabile Charisma permite urmarirea simultana a activitatii in mai multe sisteme contabile: RAS, IAS, USGAAP, IFRS, de grup. Fiecare tranzactie operationala va fi evaluata contabil diferit, pe baza modelelor specifice sistemului contabil. Configurarea initiala a sistemului va permite obtinerea instantanee a rezultatelor in oricare din sistemele prezentate. Introducerea unui nou sistem contabil se face in ecranul Contabilitatea > Definire parametri > Sisteme contabile.

In cadrul fiecarui sistem contabil se va crea ulterior un plan de conturi si se vor genera note contabile. Planul de conturi Acesta se configureaza la Contabilitate > Definire parametri > Plan de conturi. Este afisat automat planul de conturi care tine de sistemul contabil stabilit la Parametri de initializare prin parametrul AccSystemId (Sistem contabil implicit).

Pagina 424 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru adaugarea unui cont nou se alege in lista contul parinte, dupa care se apasa pe butonul Adauga. Astfel apare fereastra de editare:

In ecranul de mai sus am adaugat la contul 4428 un cont analitic 4428.01 - TVA neexigibila achizitii. Nota: Cele doua analitice 4428.01 si 4428.02 sunt necesare pentru evidentierea TVA-ului neexigibil aferent proceselor de achizitie si vanzare in vederea generarii notele contabile generate in aplicatia TVA la incasare). In partea dreapta a ecranului se completeaza urmatoarele campuri:

Pagina 425 din 466


        

Versiune manual 4.0

Exercitiul financiar: anul fiscal curent; Sistemul contabil: RAS, IAS etc.; Simbol: este simbolul contului, folosit in note contabile; Denumire: cea care apare in balanta de verificare; Cont parinte: este sinteticul de care apartine contul nou introdus ; Cont monetar: specifica daca noul cont lucreaza cu valori monetare (in acest caz DA); Centru de cost: specifica daca noul cont lucreaza pe centre de cost (in acest caz NU); Tip: Activ, Pasiv sau Bifunctional; Clasificare: se selecteaza clasificarea aferenta noului cont (daca parintele este cont sintetic de grad I, atunci noul cont va fi sintetic de grad II s.a.m.d.).

In tabul [Locatii] din partea de jos se aleg locatiile in care va fi vizibil (activ) contul. Se apasa butonul Salveaza si noul cont este creat. Se verifica planul de conturi cu ajutorul butonului Verificare structura.

Perioade contabile La Contabilitate > Definire parametri > Perioade contabile se configureaza exercitiile financiare, respectiv anii si lunile corespunzatoare.

Pagina 426 din 466


Versiune manual 4.0

Se deschide lista perioadelor contabile deja existente in sistem.

Pentru adaugarea unui nou exercitiu financiar se apasa pe butonul Adauga. Astfel apare ecranul de editare. In partea de sus se introduc Denumirea si Anul. Casuta Initial se bifeaza doar pentru anul in care se introduc soldurile initiale. Se alege din calendar Prima zi a noii perioade fiscale (in cazul nostru 1 ianuarie 2014).

Pagina 427 din 466


Versiune manual 4.0

Se apasa pe butonul Genereaza perioade pentru generarea lunilor (perioade contabile).

Dupa ce se genereaza perioadele, operatia trebuie salvata prin butonul Salveaza din partea de sus a ecranului. Stare perioade contabile La un moment dat starea unei perioade contabile (luna contabila) poate fi: nedefinita (imediat dupa creare), deschisa, inchisa operational, inchisa contabil. Setarea se face din calea de meniu Contabilitate > Definire parametri > Stare perioade contabile.

Pagina 428 din 466


Versiune manual 4.0

In ecranul de filtrare care se deschide se apasa butonul Cauta pentru afisarea anilor fiscali.

Se selecteaza anul fiscal pentru care se doreste modificarea si se deschide cu dublu-click sau prin apasarea butonului Modifica. Se deschide astfel ecranul de editare.

Pagina 429 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru a deschide prima luna a anului 2014 se selecteaza in lista cu perioade contabile si se apasa butonul Deschide contabil. In urmatorul ecran se alege sistemul contabil pentru care se doreste deschiderea perioadei contabile, precum si locatiile unde vor fi active. Implicit sunt selectate toate sistemele si toate locatiile.

Se apasa butonul Modifica si astfel observa ca, in ecranul de editare, starea lunii Ianuarie s-a modificat in Deschisa. Se repeta secventa si pentru urmatoarele luni ale anului 2014.

Pagina 430 din 466


Versiune manual 4.0

Inchiderea unei perioade contabile se face in doi pasi: o Inchidere dpdv operational – inseamna ca nu se mai pot introduce documente primare pe luna respectiva. Se pot introduce note contabile (evident manuale), se pot tipari documente. Inchiderea se poate seta si pentru o anumita locatie. Se selecteaza luna, se selecteaza locatia si se apasa butonul Inchide operational.

In exemplul de mai sus am inchis operational luna ianuarie 2014 doar pentru locatiile 1 si 2, astfel ca se mai pot opera documente doar pe Sediu central. Perioadele se pot redeschide operational.

Pagina 431 din 466


Versiune manual 4.0

Inchidere dpdv contabil – inseamna ca nu se pot introduce documente primare si nici note contabile manuale. O perioada se inchide contabil doar daca este deja inchisa operational. Se procedeaza similar ca la inchiderea operationala. o

De asemenea, in acest ecran exista posibilitatea de a seta o anumita perioada ca fiind Perioada raportata. La final, dupa inchiderea contabila a tuturor lunilor din an se poate opta pentru Inchiderea exercitiului financiar (se activeaza butonul). Cote de TVA La Contabilitate > Definire parametri > Cote TVA se stabilesc cotele de TVA cu care se lucreaza in Charisma Enterprise.

Pagina 432 din 466


Versiune manual 4.0

Folosirea corecta a cote de TVA la definirea articolelor, introducerea documentelor primare, modele de contare, note contabile manuale etc. va conduce la obtinerea corecta a Jurnalelor de Cumparari si Vanzari. Aceste doua jurnale sunt obtinute numai dupa ce documentele primare au fost contate. Pentru verificarea datelor operationale cu cele contabile, in modulul Financiar (zona de rapoarte) exista doua rapoarte numite Lista facturi de achizitie si alte documente cu TVA si Lista facturi de vanzare si alte documente cu TVA. Acestea se prezinta informatia intr-o forma comparabila cu cea a jurnalelor mentionate mai sus, insa cu datele operationale din documente inainte de a fi contate. Tipuri de TVA In ecranul Contabilitate > Definire parametri > Tipuri de TVA se asociaza tipurile de TVA cu care lucreaza sistemul Charisma cu conturile de TVA din planul de conturi al companiei. De regula aceste configurari sunt deja facute de catre echipa Totalsoft in faza de configurare a sistemului, in functie de specificul companiei (comerciala sau leasing).

Pagina 433 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru fiecare tip de TVA din partea stanga a ecranului trebuie asociat contul corespondent din planul de conturi. Se selecteaza tipul de TVA, se alege contul si se apasa Adauga. La final se salveaza. Nota: Trebuie verificat daca cele doua analitice ale contului de TVA neexigibila (achizitii si vanzari), create pentru urmarirea TVA-ului neexigibil in aplicatia TVA la incasare, sunt si ele asociate tipului de TVA corespunzator. Exercitiul financiar initial La Contabilitate > Definire parametri > Exerictiu financiar initial se introduc soldurile initiale contabile. Acestea se vor reflecta in Balanta de verificare contabila. Lista cu solduri initiale arata astfel:

Pagina 434 din 466


Versiune manual 4.0

In campul Exercitiu financiar apare anul care a fost setat ca fiind initial in ecranul Perioade contabile (are bifata optiunea Initial). Pentru introducerea valorilor la un anumit cont se foloseste butonul Adauga si se intra in ecranul de editare:

Aici se editeaza urmatoarele campuri:  Pina la luna – daca din lista se selecteaza optiunea inceputul anului atunci se vor introduce doar Soldurile initiale; daca activitatea cu noul sistem incepe in timpul anului, se selecteaza luna de inceput si, pe langa Soldurile initiale, se vor introduce si Rulajele anterioare cumulate de la inceputul anului;

Pagina 435 din 466


     

Versiune manual 4.0

Sistem contabil: va fi cel de care apartine contul pentru care se introduc soldurile; Simbol cont: se alege din plunul de conturi contul la care se introduc valorile; Valuta: este cea in care se evidentiaza sumele respective; Curs valutar: se completeaza in cazul conturilor care lucreaza cu valuta; Solduri initiale: Debitor/Creditor - cele de la inceputul anului; Rulaje anterioare: Debitor/Creditor - sunt rulajele cumulate de la inceputul anului, exclusiv luna selectata in campul Pina la luna.

Nota: Daca un cont are sold initial in mai multe valute (exempl: contul 4012 - Furnizori externi, cu sold in EUR si USD) se va introduce cate o inregistrare pentru fiecare valuta in parte; in functie de cursul introdus la "Curs valutar" se va calcula automat si echivalentul in valuta de baza. Soldurile introduse aici apar ca solduri in raportul Fisa contului; daca se doreste, de exemplu, sa se urmareasca fisa contului 401 pe parteneri, trebuie ca la acest cont sa fie introduse soldurile initiale pe fiecare partener in parte. In partea de jos a ecranului apar 3 taburi:  [Detaliat pe parteneri] – se foloseste pentru conturile 401, 409, 411, 419, 542... la care se doreste urmarirea acestora la nivel de partener (in raportul Balanta analitica pe parteneri). Se vor introduce valori pe fiecare partener in parte.  [Detaliat pe articole] – se foloseste pentru conturile de stocuri 301, 371... daca se doreste evidentierea acestora detaliat in raportul Balanta analitica pe articole. Se vor introduce valori pe fiecare articol in parte.  [Detaliat pe note contabile] – se foloseste pentru situatii speciale, de exemplu cand se doreste detaliarea unui cont la nivel de partener si apoi pe fiecare articol de la partener. Entitati si atribute In ecranul Contabilitate > Definire parametri > Entitiati si atribute se stabilesc entitatile si atributele necesare indeosebi la modelele de contare pentru contarea automata a documentelor primare. Contarea automata a documentelor presupune trei pasi pregatitori:  Se definesc entitatile si atributele corespunzatoare acestora;  Se structureaza machetele de conturi analitice pe baza atributelor facute anterior;  Se construiesc modelele de contare automata folosind atributele realizate. Mai jos sunt exemplificate cateva entitati si atributele corespondente: Entitate

Atribute

Partener

CodPartener, TipPartener, NumePartener, PartenerExtern ...

Articol

Stocabil, Cont Stoc, ContMarfa, ContCheltuieli, ContVenit ...

Incasari/Plati

PaymentNumber, PaymentPartnerId, InvoiceCurrencyId ...

La deschiderea ecranului Entitati si atribute apare lista de entitati:

Pagina 436 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru cautarea unui atribut anume se introduce o secventa din denumirea atributului respectiv in campul Cautare si apoi se apasa tasta Enter. Astfel, daca secventa exista, in lista din dreapta va fi evidentiat atributul respectiv. Daca exista mai multe atribute la care denumirea incepe cu sirul de caractere introdus, va fi afisat primul atribut gasit. Pentru configurarea unei entitati se face dublu-click pe aceasta sau se apasa butonul Detaliu. Se deschide astfel ecranul de editare.

Pagina 437 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru a adauga un nou atribut in cadrul listei de atribute se apasa pe butonul Adauga din dreapta. Pentru editarea unui atribuit existent se acceseaza cu dublu-click sau se apasa butonul Modifica/Vezi.

Daca atributul este de tip SQL se scrie o sintaxa SQL care sa returneze valoare dorita. Daca este Direct din camp se scrie campul la care se refera (si se alege tipul de data).

Machete de conturi La Contabilitate > Definire parametri > Machetele de conturi analitice se realizeaza machetele de conturi. Acestea semnifica modul de construire a conturilor analitice pe baza

Pagina 438 din 466


Versiune manual 4.0

atributelor introduse in ecranul Entitati si atribute. Aceste machete vor fi folosite ulterior la Modele de contare, care stau la baza contarii automate a documentelor. Lista machetelor de conturi realizate pana in prezent arata astfel:

Pentru a se intelege structura unei machete se intra in ecranul de editare:

In antet se introduc/se afiseaza urmatoarele informatii:  Cont sintetic: se selecteaza din lista contul pentru care se face macheta;  Cod: se da un cod pentru acesta macheta;  Denumire: este un nume specific pentru macheta;

Pagina 439 din 466


Versiune manual 4.0

 Separator: simbol care va separa, in cadrul unui cont analitic, nivelurile de conturi analitice (in general este punctul ".");  Denumire cont analitic generat: se specifica formatul pe care il va lua denumirea analiticului format prin macheta In gridul de detalii se vor adauga atributele care compun macheta. Pentru adaugarea unui nou atribut al machetei se apasa pe butonul Adauga, din partea dreapta si se intra in ecranul de editare a componentei. Aici se selecteaza din lista un atribut care va intra in componenta machetei:

Modele de contare Modelele de contare se definesc in ecranul Contabilitate > Definire parametri > Modele de contare. Asa cum am mentionat si in sub-capitolele precedente, modelele de contare stau la baza contarii automate a documentelor primare. In ecranul de filtrare apare lista cu modelele de contare deja configurate in sistem:

Pagina 440 din 466


Versiune manual 4.0

In antetul ecranului de filtrare se poate selecta de exemplu un Tip document sau un Tip tranzactie. Pentru exemplificare, sa urmarim un model de contare realizat pentru tranzactiile care genereaza tipul de document Factura de vanzare.

Se observa ca pe acesta baza de date de test Factura de vanzare va folosi doua modele de contare pentru ca sa conteze toate operatiile de acest tip, dintr-o anumita perioada contabila. Primul model trateaza speta in care factura de vanzare este generata dintr-un aviz de expeditie client, deci o singura tranzactie. Al doilea model de contare din lista este mai complex pentru ca

Pagina 441 din 466


Versiune manual 4.0

trateaza mai multe cazuri de gererare a facurii de vanzare, asa ca o vom alege pe aceasta. Se deschide cu dublu-click sau butonul Detaliu. Ecranul de editare a modelului arata astfel:

In partea de sus a ecranului se afiseaza denumirea modelului de contare si sistemul contabil in care se incadreaza. Daca se bifeaza Grupare formule contabile, in nota contabila ce va fi generata automat cu acest model, detalille vor fi grupate dupa conturi contabile.

    

Ecranul este compus din cinci taburi: [Formule contabile] – se realizeaza structura modelului de contare; [Tipuri de tranzactii] – se specifica tranzactiile care se conteaza cu modelul curent; [Variabile] – se pot introduce variabile care sa fie folosite in model; [Arbore linii] – se poate observa, acolo unde e cazul, structura arborescenta a modelului de contare; [Verificare document] – se pot configura anumite conditii care sa fie verificate la contarea automata a documentelor;

Pentru adaugarea unei noi formule contabile se apasa pe butonul Adauga din dreapta, iar pentru editarea uneia existente, butonul Modifica/vezi. Ecranul de editare a liniei din model arata astfel:

Pagina 442 din 466


Versiune manual 4.0

Descrierea campurilor din ecranul de mai sus:  Conditii care se executa inainte: se completeaza cand se impune o conditie in modul de contare a documentului;  Cota TVA: cota de TVA care se foloseste la contarea documentului sau a detaliului de document;  Se aplica la: se specifica daca formula curenta se aplica la intregul document sau se refera la fiecare linie de detaliu;  Pozitie, Parinte: se alege o valoare doar daca modelul are o structura arborescenta;  Expresie debit: se completeaza un atribut necesar pentru debitul notei contabile proprii acestui model;  Expresie credit: un alt atribut, corespunzator creditului notei contabile;  Expresie suma: se completeaza un atribut propriu tipului de document;  Expresie valuta: se completeaza cand este cazul unei tranzactii financiare la care are importanta si cursul valutar;  Curs valutar: in general este cel existent pe document;  Expresie partener: atunci cand este nevoie se selecteaza un atribut in legatura cu Partenerul care apare pe document;  Suma in valuta de baza: se completeaza un atribut doar daca modelul foloseste sume in valuta;  Explicatie nota contabila: un text referitor la semnificatia detaliului din modelul de contare respectiv;  Jurnal contabil: se completeaza daca se doreste ca notele generate prin acest model sa apartina unui anumit jurnal; Se observa ca apare de mai multe ori checkbox-ul . Semnificatia lui este urmatoarea: daca la "Expresie suma" se bifeaza acest check-box atunci suma va fi aceeasi pe debit si pe credit (in cadrul notei contabile rezultate in urma contarii). Debifarea permite scrierea unui atribut diferit pe Credit, fata de cel de pe Debit.

Pagina 443 din 466


Versiune manual 4.0

In cadrul rubricilor prezentate mai sus (Expresie debit, Expresie credit, Expresie suma...) se poate scrie direct numele atributului sau, daca nu se cunoaste denumirea lui, se face dublu-click pentru a intra in ecranul de selectie. Aici apare o structura ierarhica de entitati si atribute:

Documente si functionalitati Note contabile din documente primare Contarea automata a documentelor primare se face la Contabilitate > Note contabile din documente primare.

In ecranul de filtrare care apare se pot completa urmatoarele campuri:

Pagina 444 din 466


Versiune manual 4.0

 De la si la – se alege perioada pentru care se doreste generarea notelor contabile;  Tip document – Factura de achizite, Bon de consum, Extras de cont etc.  Model contabil – apar numai acele modele de contare aferente tipului de document ales anterior;  Tranzactie – in functie de tipul de document si de modelul de contare alese la primii pasi, aici apar doar anumite tranzactii;  Sistem contabil – RAS, IAS...  Stare – se refera la starea documentelor din lista: Contate, Necontate Dupa alegerea filtrelor se apasa butonul Executa filtru (sau F5 de la tastatura).

Inainte de generarea notelor contabile utilizatorul poate vizualiza nota contabila ce urmeaza a se genera (fara a conta insa documentul selectat) precum si modelul de contare care sta la baza notei respective. Pentru aceasta se apasa click-dreapta pe o linie din lista cu documentele de contat si se alege optiunea Aplica model, respectiv Vezi model contare. Se apasa pe butonul Genereaza note care are ca efect contarea documentelor primare. Dupa generare, documentele care s-au contat vor avea Contat pe coloana Stare.

Pagina 445 din 466


Versiune manual 4.0

In cazul existentei unor probleme de configurare linia cu eroare va aparea cu rosu, iar in coloana Mesaj de eroare se afiseaza motivul aparitiei acestei erori. Pentru identificarea exacta a cauzei acestei erori se poate accesa modelul de contare aferent cu click-dreapta pe linia cu eroare.

Pentru verificarea unei linii care s-a contat se poate folosi butonul Detaliu si se intra in ecranul de vizualizare a notei (notelor) contabile realizate:

Pagina 446 din 466


Cu butonul

Cu butonul in urma contarii automate:

Versiune manual 4.0

se poate accesa documentul care tocmai a fost contat:

se poate vedea cum arata nota contabila care a fost generata

Pagina 447 din 466


Versiune manual 4.0

Note contabile Notele contabile rezultate in urma contarii automate a documentelor primare se regasesc in calea de meniu Contabilitate > Note contabile. Tot aici se introduc si notele contabile manuale. Acestea trebuie insa utilizate pentru situatiile in care nu s-a putut modela nota contabila prin intermediul unui document, pentru reglari sau pentru cazul in care nu se dispune de un anumit modul din Charisma. Spre exemplu daca nu am achizitionat modulul Mijloace fixe, nota contabila privind amortizarea va fi introdusa manual.

In ecranul de filtrare care apar notele contabile deja introduse sau generate pe luna curenta:

Pagina 448 din 466


Versiune manual 4.0

In partea de sus a ecranului se poate face filtrarea notelor dupa anumite criterii: Interval data, Perioada de gestiune, Numar doc. Sursa, Numar NC, Tip document sursa. Pentru o filtrare avansata se poate folosi butonul

.

Aici se pot realiza filtre simple sau complexe (compuse din mai multe conditii). Bifarea optiunii

inseamna ca se va tine cont si de alegerile initiale ale filtrele normale.

Pagina 449 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru adaugarea/modificare unei note contabile se foloseste butonul Adauga/Detaliu. Astfel se deschide ecranul de editare:

Ecranul se imparte in doua zone. In antetul documentului se introduc date generale: Numar, Data, Valuta, Curs, Sistem contabil, Tip document etc. Zona de detalii document contine inregistrarile contabile propriu-zise: Cont debitor, Cont creditor, Suma, Cota TVA. Nota: Pentru un mod corect de lucru si pentru a avea fisele de cont corecte, una din cerinte este ca pe antetul notei contabile sa fie alese Valuta, Cursul si Partenerul. Dupa ce aceste informatii sunt introduse pe antet, ele vor fi preluate automat pe detaliile notei contabile, in momentul editarii. Detaliile notei se pot edita direct in aceast ecran sau folosind butonul Modifica/Vezi din partea dreapta. Apare astfel ecranul de editare a detaliului notei contabile:

Pagina 450 din 466


Versiune manual 4.0

O nota contabila se valideaza automat la inchiderea perioadei contabile. Alegerea optiunii Valid nu are consecinte speciale, documentele putand fi recontate de mai multe ori (informatia nu se dubleaza). Daca se doreste ca o anumita nota contabila sa nu se mai refaca se poate bloca prin apasarea butonului Blocare contare. In acest mod veti fi siguri ca la o eventuala recontare a documentelor primare, documentul respectiv nu va mai aparea in lista. Actiunea inversa este de Deblocare contare.

Operatiuni periodice La Contabilitate > Operatiuni periodice se fac operatiile automate inainte de inchiderea perioadei contabile: Pagina 451 din 466


   

Versiune manual 4.0

inchiderea conturilor de cheltuieli inchiderea conturilor de venituri inchiderea conturilor de TVA reevaluarea disponibilitatilor in valuta

In partea de sus a ecranului se selecteaza luna la care se face inchiderea si se bifeaza checkbox-ul Selectat. Automat se va propune un numar pentru notele contabile care vor rezulta in urma acestor operatii de inchidere. Rularea operatiunilor periodice se poate face si individual, prin selectarea si alegerea lunii la nivel de linie. La sfarsit se apasa butonul Generare. Atentie! Daca dupa inchiderea conturilor de cheltuieli, venituri, TVA sau disponibilitati se fac note contabile noi in perioada respectiva sau se modifica rulajul celor existente, trebuie rulate din nou operatiunile periodice. Metodologie Inchidere Luna Pas 1. Se verifica pentru fiecare modul (exceptand modulul Financiar) daca in perioada pe care dorim sa o inchidem (de obicei o luna) au ramas documente in starea Draft (Generat). Acest lucru se poate face in doua moduri:  Se intra pe fiecare document alegand in campurile de tip data prima si ultima zi a perioadei, iar in campul Stare se alege valoare Draft. Apoi se apasa butonul Executa filtru. Documentele care apar in lista se sterg sau se valideaza, dupa caz.  Se ruleaza raportul Documente in starea generat din ecranul Contabilitate > Rapoarte diverse; Nota: Locatia in care se regaseste acest raport poate fi diferita la anumiti clienti. Pas 2. Se inchide luna dpdv operational pentru a nu se mai permite operarea de documente in cadrul perioadei respective. Se intra in Contabilitate > Definire parametri > Stare perioade contabile. (procedura este descrisa la sub-capitolul Stare perioade contabile)

Pagina 452 din 466


Versiune manual 4.0

Pas 3. Pasul urmator este generarea notelor contabile pe perioada in cauza. Se intra in Contabilitate > Note contabile din documente primare. (procedura este descrisa la subcapitolul Note contabile din documente primare) Pas 4. Daca este cazul se introduc si note contabile manuale in calea de meniu Contabilitate > Note contabile. Acestea trebuie insa utilizate pentru situatiile in care nu s-a putut modela nota contabila prin intermediul unui document, pentru reglari sau pentru cazul in care nu se dispune de un anumit modul din Charisma. Spre exemplu daca nu am achizitionat modulul Mijloace fixe, nota contabila privind amortizarea va fi introdusa manual. (procedura este descrisa la sub-capitolul Note contabile) Pas 5. Se inchid conturile de venituri, cheltuieli si TVA si se reevalueaza disponibilitatile in valuta. Pentru acest pas se intra in Contabilitate > Operatiuni periodice. (procedura este descrisa la sub-capitolul Operatiuni periodice) Rezultatul acestor operatiuni periodice de inchidere este constituit din patru note contabile care se pot vizualiza in ecranul Contabilitate > Note contabile cu data ultimei zile din perioada pe care o inchidem. Pas 6. Pasul urmator etse inchiderea contabila. Pentru acest lucru se acceseaza din nou ecranul Contabilitate > Definire parametri > Stare perioade contabile. Ulterior acestei operatiuni nu se vor mai putea genera note contabile automate si nici nu se vor mai putea introduce in perioada respectiva note contabile manuale. Nota: O luna inchisa contabil se poate redeschide ulterior daca este cazul. Pas 7. Se consulta rapoartele Balanta de verificare, Registru de casa, Registru de banca, Jurnal de vanzari, Jurnal de cumparari. Se verifica alte corelatii contabile.

Pagina 453 din 466


X.

Versiune manual 4.0

MODULUL BUGETE

Modulul Bugete permite definirea bugetelor de venituri si cheltuieli pe centrele de profit si alocarea valorilor realizate, inregistrate in contabilitate, pe aceste centre de profit. Pentru alocarea cheltuielilor si veniturilor realizate, pe centrele de profit, valorile sunt mai intai repartizate pe centrele de cost de tip regie, fiind ulterior alocate pe centrele de profit. Definire termeni Sisteme de analiza, articole de calculatie Pentru bugetarea veniturilor si cheltuielilor se definesc mai intai Sistemele de analiza. Acestea sunt ierarhii de centre de analiza (centre de profit/centre de cost) care sunt relevante pentru bugetare dar si pentru urmarirea activitatii. De exemplu, un sistem de analiza poate fi dat de impartirea companiei pe departamente, obiectivul analizei fiind determinarea profitabilitatii reale a fiecarui departament. Modulul foloseste si notiunea de Articol de calculatie, aceasta entitate fiind definita ca o dimensiune valorica, relevanta pentru business (de exemplu „Cheltuieli cu salariile”, „Cheltuieli cu chiriile” etc.). Bugetul este vazut ca o matrice avand dimensiunile Articole de calculatie si Centre de analiza: Companie

Centru de analiză 3



Centru de analiză 3.1

Centru de analiză 3.2

Articol de calculaţie 1

Valoare bugetată 1.1









Valoare bugetată n.1




... Articol de calculaţie n

La intersectia dintre Articolul de calculatie si Centrul de analiza se introduc valorile bugetate. La acelasi nivel se vor colecta si datele din executia bugetara (din contabilitate), conform pasilor de mai jos. Relatia Articol de calculatie – Cont contabil Pentru compararea valorilor bugetate cu cele efectiv realizate sistemul permite colectarea valorilor din contabilitate pe aceeasi structura de matrice ca mai sus. Repartizarea valorilor existente in Conturile contabile se fac fie pe baza alocarii facute in operational, pe Centru de cost si Articol de calculatie, fie, daca valoarea nu este alocata din operational, pe un articol de calculatie, pe baza legaturii dintre Conturile contabile si Articolul de calculatie. Pentru aceasta se face asocierea dintre Conturile contabile si Articolele de calculatie (pe baza acestei legaturi, valorile din contul contabil pot fi alocate automat pe articolul de calculatie corespunzator).

Pagina 454 din 466


Versiune manual 4.0

Cont contabil 1 Cont contabil 2


... Cont contabil n

Nota: Un cont contabil nu poate fi legat de doua Articole de calculatie (in caz contrar sistemul nu poate distribui automat valorile din acel cont, neexistand o cheie de repartitie definita pentru acest lucru). Preluarea datelor executiei bugetare Preluarea datelor din contabilitate se face in mai multi pasi. In primul pas al sunt preluate datele brute pe toate centrele de analiza, obtinand valori pe intersectiile Centru de analiza – Articol de calculatie. Dupa preluarea valorilor din contabilitate pe centre de analiza se face redistribuirea acestora de pe centrele de cost de tip regie, pe centrele de profit. Transferul valorilor de pe Centrele de analiza sursa pe Centrele de analiza destinatie se poate face urmand un set de pasi care, la randul lor, pot avea una sau mai multe etape. In cazul in care doua repartizari succesive nu se influenteaza reciproc (de exemplu, daca se repartizeaza cheltuielile de la Departamentul Administrativ pe Departamentul Productie, apoi cheltuielile de la Departamentul Marketing pe Departamentul Productie) acestea se vor defini ca etape in cadrul unui pas. Daca doua repartizari succesive se influenteaza reciproc (de exemplu, daca se repartizeaza cheltuielile de la Departamentul Administrativ pe Departamentul Productie dar si pe Departament Marketing, apoi cheltuielile de la Departament Marketing, care contin si valoarea primita de la Administrativ, pe Departamentul Productie) acestea se vor defini ca pasi diferiti. Chei de repartizare Repartizarea valorilor de pe Centrele de analiza sursa pe Centrele de analiza destinatie se face pe baza unor chei de repartitie. Acestea sunt template-uri de repartizare a valorilor pe centrele de analiza destinatie, in baza unor proportii definite. De exemplu, se poate defini o cheie de repartitie care sa se bazeze pe numarul de angajati din departamentele destinatie: daca in departamentul Suport sunt 40 de angajati, iar in departamentul Operational sunt 60 de angajati, conform acestei chei valorile vor fi distribuite in proportie de 40% pe departamentul Suport si de 60% pe departamentul Operational. Aceste chei de repartitie vor fi asignate etapelor de repartizare pe Centre de profit, descrise mai sus. Se pot defini trei tipuri de chei de repartitie:  repartitie automata  repartitie manuala  repartitie simpla Repartitia automata. La acest tip de repartitie este obligatoriu sa se introduca in campul SQL o valoare pentru numele procedurii care face repartitia. In acest caz, echipa de suport tehnic a Totalsoft trebuie sa furnizeze codul SQL pentru procedura de repartitie. Repartitie manuala. Utilizatorul poate introduce valori in cele trei campuri pentru denumiri de proceduri SQL, astfel: - in campul „SQL” se introduce denumirea procedurii care returneaza lista de Centre de analiza destinatie si valorile luate in calcul pentru determinarea proportiei de distribuire – aceasta procedura va avea ca parametru de intrare Centrul de cost sursa; - campul „SQL obtinere parinte” se foloseste atunci cand se doreste folosirea aceleiasi chei pentru mai multe Centre de cost sursa (Centrele de analiza destinatie si proportiile de distribuire sunt returnate de procedura din campul „SQL”);

Pagina 455 din 466


Versiune manual 4.0

- in campul „SQL valoare totala” se introduce denumirea procedurii pentru determinarea valorii totale ce va fi repartizata pe Centrele de analiza returnate de procedura „SQL” de mai sus. In cazul (2) Repartitie manuala, Suportul Tehnic trebuie sa furnizeze codul SQL pentru procedurile descrise mai sus. Repartitie simpla. Utilizatorul poate selecta manual Centrele de analiza destinatie sau Tipurile de centre de analiza destinatie. In acest caz, utilizatorul trebuie sa specifice in ecranul Valori chei de repartizare (meniul Bugete > Valori chei de repartizare) valorile pe baza carora se face repartizarea.

Modele de calculatie Pentru obtinerea rapoartelor comparative intre valorile bugetate si cele efectiv realizate se vor defini modele de consolidare a datelor de la nivel de detaliu la nivelul superior. De exemplu, pentru a putea consolida veniturile totale se vor cumula veniturile din exploatare cu veniturile financiare, iar pentru a obtine valoarea veniturilor din exploatare se vor cumula veniturile din vanzari, comisioane, alte activitati, subventii etc. Articolele de calculatie pot fi de tip Venit sau Cheltuiala. In cadrul Modelului de calculatie, pentru determinarea valorii articolelor parinte, valorile articolelor de tip copil se insumeaza. Pentru adaugarea unui articol de tip frunza la un articol din model se foloseste butonul Adauga detaliu si se selectaza articolul de calculatie subordonat. Utilizatorul trebuie sa se asigure ca nu introduce articole de tip Venit impreuna cu articole de tip Cheltuiala in subordinea aceluiasi articol parinte (in acest caz, sistemul va calcula valoarea parintelui insumand cheltuielile cu veniturile respective). Ecranul de definire a Modelului de calculatie:

Pagina 456 din 466


Versiune manual 4.0

Configurari generale Perioade financiare. Perioadele pe care se face bugetarea si urmarirea executiei bugetare sunt aceleasi cu perioadele contabile din modulul Contabilitate (se definesc din Contabilitate > Definire parametri > Perioade contabile). Valuta pentru bugetare. Se poate folosi o singura valuta pentru bugetarea pe un an. Configurarea se face din fereastra Configurare valuta pentru bugete (ecranul Bugete > Configurare > Configurare valuta pentru bugete) selectand valuta aferenta fiecarui an.

Pagina 457 din 466


Versiune manual 4.0

Cursul valutar (ecranul Bugete > Configurare > Rata de schimb bugetare) Cursul valutar se inregistreaza la nivel de perioada contabila si tip de valuta, in raport cu valuta de referinta pentru anul din care face parte perioada contabila respectiva, definita la pasul anterior.

Articole de calculatie (ecranul Bugete > Configurare > Articole de calculatie) Articolele de calculatie reprezinta o grupare pe tipuri a cheltuielilor/veniturilor facuta in functie de destinatia sau de natura acestora. Pentru fiecare articol de calculatie se vor defini conturile contabile din care se vor prelua valorile cheltuielilor/veniturilor:

Pagina 458 din 466


Versiune manual 4.0

Pentru a se putea introduce manual valori pentru bugetare, Articolul de calculatie trebuie sa aiba bifat campul „Este alocat” din ecranul General > Centre de cost > Articole de calculatie.

Bugetare Definire Centre de cost/profit In ecranul General > Centre de cost > Definire Centre de cost/profit se introduc codul si denumirea departamentului, se selecteaza „Centru de cost” in campul Tip si se selecteaza bifa Activ. Pentru mai multe detalii vezi sub-capitolul Definire centre de cost.

Ierarhia de Centre de cost In ecranul General > Clasificari > Centre de cost/profit se defineste ierarhia de departamente. Pentru mai multe detalii vezi sub-capitolul Clasificare centre de cost. Pagina 459 din 466


Versiune manual 4.0

Definire Sisteme de analiza In ecranul General > Centre de cost > Sisteme de analiza se defineste sistemul de analiza (de exemplu „Analiza pe departamente”). Se introduc codul, denumirea, se bifeaza Permite alocari in operational si se selecteaza ierarhia definita mai sus („Structura firma”).

Introducere buget Dupa definirea sistemului de analiza se poate face bugetarea pe acest sistem (ecranul Bugete > Introducere Buget). In zona de filtre se selecteaza sistemul de analiza definit mai sus, anul, perioada contabila. Dupa setarea filtrelor se apasa butonul Reincarca. Sistemul va afisa o matrice avand pe linii

Pagina 460 din 466


Versiune manual 4.0

Articolele de calculatie, iar pe coloane Centrele de analiza, toate definite in pasii descrisi anterior. Se vor completa celulele cu valorile bugetate.

Bugetul se poate importa si din fisier excel accesand ecranul Bugete > Import buget. Nota: Formatul fisierului de import este foarte important, acesta fiind pus la dispozitie de echipa de implementare Tolalsoft.

Pagina 461 din 466


Versiune manual 4.0

Preluarea valorilor din contabilitate Configurare chei de repartizare In ecranul Bugete > Configurare > Chei de repartizare se definesc cheile de repartizare. In exemplul nostru am definit cheia de repartizare Repartizare nr angajati, de tip „Repartitie simpla”, cu centrele de analiza: Operational si Support.

Valori chei de repartizare Valorile cheilor de repartizare trebuie setate pentru fiecare perioada contabila. In calea de meniu Bugete > Valori chei de repartizare se selecteaza cheia de repartizare definita la pasul anterior, anul si perioada contabila si se apasa butonul Reincarca. Sistemul va incarca lista de Centre de analiza definita anterior. Pentru fiecare Centru de analiza se introduce valoarea aferenta (sistemul calculeaza proportiile rezultate). In exemplul nostru am stabilit ca in departamentul Suport sunt 40 de angajati, iar in departamentul Operational sunt 60 de angajati. Conform acestei chei valorile vor fi distribuite in proportie de 40% pe departamentul Suport si de 60% pe departamentul Operational. La final se apasa butonul Salveaza.

Pagina 462 din 466


Versiune manual 4.0

Definire pasi de transfer a valorilor din contabilitate Se acceseaza ecranul Bugete > Tipuri de analiza. Pentru adaugarea unui tip de analiza se foloseste butonul Adauga. In cazul in care se doreste adaugarea de etape la un tip de analiza existent se apasa butonul Modifica.

In zona de antet se introduce codul si denumirea tipului de analiza. Se bifeaza Preia datele din contabilitate pentru tipurile de analiza care lucreaza cu valori realizate, introduse in sistem prin operarea documentelor primare. Se alege sistemul contabil.

Pagina 463 din 466


Versiune manual 4.0

Primul pas este preluarea datelor din contabilitate, fara prelucrari, astfel ca se va defini primul pas cu o singura etapa, fara alocari pe Centre de analiza. Acest pas poate fi denumit Preluare date primare. Se apasa butonul Adauga din partea dreapta si se completeaza linia.

Adaugam urmatorul pas (in cazul nostru Executa chei de repartizare) si apoi se va apasa butonul Editeaza pentru asignarea cheilor de repartitie.

Pagina 464 din 466


Versiune manual 4.0

In ecranul Etape de repartizare care se deschide se introduc Cod, Denumire, Descriere si Cheie de repartitie, apoi se selecteaza Centrele de analiza sursa (valorile cheltuielilor si veniturilor care se repartizeaza sunt preluate de pe aceste Centre de analiza).

In cazul repartizarilor succesive care se influenteaza reciproc (daca de exemplu cheltuielile de la departamentul Administrativ se repartizeaza pe Proiect1, Proiect2 dar si pe departamentul Vanzari si apoi cheltuielile de la depatamentul Vanzari, care contin si valoarea primita de la Administrativ, se repartizeaza pe Proiect1 si Proiect2) acestea se vor defini ca pasi diferiti.

Pagina 465 din 466


Versiune manual 4.0

Daca repartizarile succesive nu s-ar fi influentat reciproc (de exemplu, daca s-ar fi repartizat cheltuielile de la Administrativ pe Proiect1 si Proiect2, apoi cheltuielile de la Vanzari pe Proiect1 si Proiect2) acestea s-ar fi definit ca etape in cadrul aceluiasi pas. Repartizarea costurilor pe centrele de profit In calea de meniu Bugete > Prelucrare date bugetare se introduc: Luna contabila si Punct de vedere (Tipul de analiza) folosit. Pentru preluarea datelor din contabilitate si repartizarea bruta pe Centre de analiza (si pe Centrele de cost si pe cele de profit) se selecteaza in campul Etapa Preluare date primare si se apasa butonul Contabilitate din partea de jos a ecranului. In acest moment sistemul preia valorile repartizate in operational pe Centre de cost si Articole de calculatie (daca in operational nu este precizat Articolul de calculatie sistemul aloca valorile pe baza asocierii dintre Conturi si Articol de calculatie).

Pentru repartizarea costurilor de pe Centrul de cost Administrativ pe celelalte Centre de analiza trebuie executat pasul al doilea din cei definiti anterior (pasul Executa chei de repartizare). Astfel se selecteaza acest pas in campul Etapa si se apasa din nou butonul Contabilitate. In acest moment sistemul repartizeaza valorile existente pe centrul de cost Administrativ pe celelalte centre de analiza, in conformitate cu Cheia de repartizare „Repartizare numar de angajati”. Comparare bugetat-realizat Pentru compararea valorilor bugetate cu cele efectiv realizate se ruleaza raportul Bugetat vs. Realizat.

Pagina 466 din 466

Manual Utilizare Charisma

Recommend Documents