MANAJEMEN KOPERASI
1
FUNGSI MANAJEMEN KOPERASI
2
penetapan tujuan, strategi, standar, rencana jangka pendek, menengah & panjang, cara mencapai tujuan (aktivitas/kegiatan) & pendanaan (permodalan) ORGANIZING menetapkan sumber daya & kegiatan, merancang & mengembangkan bagian & unit usaha, menetapkan posisi, tugas/wewenang & tangg. jawab, & pembagian kerja. STAFFING memperoleh org yg tepat utk tiap posisi/tugas, kualifikasi staf, rekruitmen, seleksi, orientasi, latihan & pengembangan, kompensasi & penilaian prestasi. PLANNING
FUNGSI MANAJEMEN KOPERASI
3
mengarahkan staf, pengembangan diri, motivasi, kerjasama staf, & menciptakan suasana kerja yg kondusif.
DIRECTING
COORDINATING
CONTROLLING
hubungan kerja serasi & terpadu, koordinasi antar unit/bagian, pola komunikasi vertikal & horizontal, & kepemimpinan. menentukan sejauh mana tugas telah dilaksanakan, membandingkan standar & pengukuran,, menetapkan tindakan lanjut berdasar pengukuran hasil yg dicapai, pelaporan kegiatan & evaluasi.
MANAJEMEN KOPERASI Dasar : Tujuan Koperasi kesejahteraan anggota
meningkatkan
Koperasi adalah organisasi ekonomi yg berwatak sosial : 1. koperasi sbg organisasi ekonomi motif ekonomi 2. koperasi berwatak sosial motif sosial : pemenuhan kebutuhan anggota & meningkatkan kesejahteraan anggota & masy.
4
motif pelayanan.
MANAJEMEN KOPERASI Falsafah Manajemen Koperasi : “Dari, Oleh & Untuk Anggota” : Asas Kekeluargaan Demokrasi Ekonomi
5
Perwujudan Manajemen dlm Koperasi : 1. Rapat Anggota, pengurus, pengawas, & manajer/ pelaksana, & penasehat. 2. Kekuasaan tertinggi pd Rapat Anggota 3. Pengelolaan koperasi oleh pengurus 4. Pengurus, pengawas dipilih oleh & bertindak utk & atas nama anggota. 5. Pembagian tugas, wewenang & tanggung jawab 6. Delegasi wewenang dr Rapat Anggota kpd pengurus dlm pengelolaan koperasi & tanggung jawab yg seimbang 7. Pertanggung jwban pengurus & pengawas dlm Rapat Anggota
Sifat Manajemen Koperasi : Dasar an g g o t a k o p e r as i s b g p em i li k & k o n s u m en / p e lan g g a n
6
Kekuasaan tertinggi kebijaksanaan & keputusan pd Rapat Anggota Hak suara sama. Usaha/organisasi koperasi dikelola scr bersamasama oleh anggota (melalui pengurus & pengawas), utk kepentingan anggota sendiri. Ukuran keberhasilan koperasi pd banyaknya anggota & masy, yg memperoleh pelayanan koperasi menentukan besar SHU anggota scr proporsional berdasarkan jasa anggota Usaha koperasi didasarkan kepentingan bersama anggota
MANAJEMEN KOPERASI Manajemen Partisipatori (P ar t i c i p a t o r y Ma n a g e m e n t )
7
Manajemen berdasar rasa kebersamaan & keterbukaan : setiap anggota baik yg aktif sbg pengurus & bukan pengurus, memiliki rasa tanggung jawab bersama, rasa memiliki, rela berkorban, dlm organisasi koperasi partisipasi anggota (partisipasi modal & transaksi usaha).
MANAJEMEN KOPERASI Manajemen Kewirausahaan (E n t r e p r e n e u r s h i p M a n a g e m e n t )
8
Manajemen berdasar kemampuan melaksanakan tindakan scr tepat & berani menanggung resiko yg diperhitungkan, selalu berubah/dinamis, jujur, motivasi tinggi, inovatif & kreatif, & mampu mengembangkan peluang yg ada.
PROSES MANAJEMEN KOPERASI PENGAMBILAN KEPUTUSAN
PERUMUSAN KEBIJAKSANAAN
EVALUASI TUJUAN & SASARAN
PENGAWASAN
PELAKSANAAAN
9
PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN
PERUMUSAN KEBIJAKSANAAN KOPERASI
FAKTOR-FAKTOR INTERNAL
LANDASAN, ASAS, & PRINSIP KOPERASI
TUJUAN KOPERASI
SASARAN YG INGIN DICAPAI STRATEGI KEBIJAKSANAAN KOPERASI
10
FAKTOR-FAKTOR EKSTERNAL
ORGANISASI KOPERASI STRUKTUR INTERN ORGANISASI RAPAT ANGGOTA
PENASEHAT
PENGURUS
PENGAWAS
MANAJER
11
MANAJER UNIT
MANAJER UNIT
MANAJER UNIT
KARYAWAN
KARYAWAN
KARYAWAN
ORGANISASI KOPERASI STRUKTUR EKTERN ORGANISASI INDUK KOPERASI
TK PUSAT
TK PROVINSI
GABUNGAN KOPERASI
TK KAB/KOTA
KOPERASI PRIMER
12
PUSAT KOPERASI KOPERASI PRIMER
GABUNGAN KOPERASI PUSAT KOPERASI KOPERASI PRIMER
GABUNGAN KOPERASI PUSAT KOPERASI KOPERASI PRIMER
KOPERASI PRIMER
PENERAPAN FUNGSI MANAJEMEN DLM KOPERASI RAPAT ANGGOTA : kekuasaan tertinggi koperasi. a. Menetapkan kebijakan pokok, bgm seharusnya menjalankan usaha utk dpt mencapai tujuan koperasi & bersifat mengikat bg semua anggota koperasi. b. Pendelegasian wewenang dlm Rapat Anggota kpd pengurus utk mengelola & pengawas utk pengawasan. 13
INTERAKSI ANGGOTA & KOPERASI MANAJEMEN KOPERASI Totalitas Anggota Seluruh anggota kelompok harus mampu berperan serta aktif dalam proses Interaksi Aturan Aspirasi Proses belajar Tanggung jawab
Totalitas Pengurus Harus mampu sebagai team yang solid
Aturan Proses Pembelajaran Pengendalian evaluasi
Anggota/kelompok
Tata nilai dasar dalam diri : Kebersamaan, Keterbukaan, Musyawarah, Saling percaya, Disiplin, Tanggung jawab.
14
PERANAN ANGGOTA DALAM PENGEMBANGAN KOPERASI
PEMRAKARSA/INISIATOR PEMILIK/ OWNER PERANAN ANGGOTA
PEMASOK MODAL PELANGGAN/KONSUMEN PEMASOK BARANG PENYULUH PELINDUNG KADER
15
HUBUNGAN POSITIF PARTISIPASI AKTIF ANGGOTA THD PERKEMBANGAN KOPERASI PARTISIPASI ANGGOTA
16
PERKEMBANGAN KOPERASI
KURUN WAKTU
PENGURUS dipercaya anggota utk mengelola koperasi.
17
Fungsi Perencanaan : 1. Merencanakan masa depan jalannya usaha koperasi sesuai kehendak anggota pd Rapat Anggota 2. Memberikan rumusan ttg tujuan koperasi dlm bentuk perencanaan jk pendek & jk panjang. Kegiatan : 1. Menyusun rencana jk panjang, menengah & pendek bersama manajer, bisa juga melibatkan pengawas. 2. Meminta manajer menyusun garis besar program operasional & ditelaah bersama manajer & pengawas.
Fungsi Perencanaan Kegiatan.................................. 3. Meminta manajer menyiapkan anggaran operasional utk mencapai hasil yg diinginkan dgn pertimbangan berbagai resiko yg mungkin timbul dlm pelaksanaannya. 4. Mempertimbangkan & menentukan rencana keuangan utk dpt memelihara struktur keuangan yg baik & sehat. 5. Penetapan kebijakan berdasar rencana, sbg pegangan seluruh anggota koperasi dlm mencapai tujuan koperasi. 6. Mempertimbangkan & menentukan kebijakan personalia & memberikan berbg kemungkinan utk pengemb. karier.
18
7. Merumuskan kebijakan utk memelihara anggota, hubungan koperasi & anggota, dgn informasi yg memadai & menggunakan informasi tsb, dgn perencanaan yg baik.
19
Fungsi Personifikasi Badan Hukum Koperasi mewakili koperasi (sbg badan hukum) di dlm & luar pengadilan sesuai keputusan Rapat Anggota
Kegiatan : 1. Mengesahkan scr hukum semua perjanjian & kontrak, serta memberikan persetujuan formal. 2. Menjaga agar semua ketentuan hukum yg berlaku ditaati (AD, ART & kebijakan lain). 3. Bertanggung jawab atas segala harta & kekayaan koperasi, termasuk hutang. 4. Menyelenggarakan Rapat Anggota & Rapat Pengurus sesuai ketentuan hukum yg berlaku dlm koperasi. 5. Mengangkat staf/meminta nasehat ahli.
Fungsi Kesatuan Pimpinan sbg satu kesatuan, pengurus diberi kepercayaan utk bertindak & atas nama anggota utk kepentingan anggota.
Kegiatan : 1. Menyelenggarakan Rapat Anggota sesuai jadwal & melaporkan segala sesuatu yg terkait jalannya organisasi & usaha koperasi. 2. Memberikan informasi & keterangan lain scr terus menerus agar anggota organisasi selalu tahu jalannya usaha koperasi.
20
3. Memelihara hubungan baik dgn masyarakat & anggota, agar kepercayaan anggota thd koperasi dpt terjamin.
21
Fungsi Penyediaan Sumber-sumber Daya yg diperlukan Koperasi :
Kegiatan : 1. Berusaha agar dana cukup tersedia utk memperlancar kegiatan koperasi & menjamin modal & tambahan modal, bila diperlukan setiap saat. 2. Bertanggung jawab mengangkat manajer & menetapkan gajinya, & memberikan kesempatan utk maju. 3. Memberikan wewenang penuh pd manajer utk melaksanakan tugas sehari-hari, & bertanggung jawab atas keputusan manajer mengangkat karyawan.
Fungsi Pengawasan :
Kegiatan : 1. Mempelajari & menelaah semua laporan 2. Menilai apakah kegiatan yg dilaks. sesuai rencana. 3. Mempertimbangkan kembali hal-hal yg tdk sesuai rencana & melihat kecenderungan yg akan datang. 4. Menilai atas prestasi manajer & karyawan 5. Meminta kpd akuntan utk memeriksa jalannya usaha koperasi, apabila diperlukan.
22
6. Melaporkan kegiatan pengurus dlm Rapat Anggota pertanggung jwban dlm melaks. fungsi pengawasan.
PENGAWAS :
1. Mengawasi jalannya usaha, kegiatan-kegiatan pengurus, & mengawasi jalannya organisasi koperasi. 2. Meminta jasa pihak ketiga, misal akuntan publik, utk memeriksa pembukuan/akuntansi audit internal oleh pengawas, audit eksternal oleh pihak ketiga (Jasa Audit Independen) 3. Melaporkan hasil pengawasan dan kegiatan pengawas kpd Rapat Anggota.
23
MANAJER : Tugas, wewenang & tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab thd jalannya usaha koperasi (operasional) sehari-hari kpd pengurus & bidang organisasi. 2. Memperoleh wewenang/tugas dr pengurus utk menjalankan usaha scr operasional. 3. Melaksanakan tugas scr teknis & peletak dasar tata kerja bg karyawan (pelaksana). 24
Manajer Kegiatan.................... 1.
Perencanaan
perencanaan taktis (jk pendek) yg akan
dilaks. sehari-hari/operasional (organisasi & usaha).
25
2.
Pengorganisasian mengumpulkan & koordinasi SDM, modal, & sumber daya lain, utk mencapai tujuan yg efektif & efisien.
3.
Pengarahan memotivasi staf utk bekerja dg baik, melalui petunjuk, instruksi/delegasi wewenang.
4.
Koordinasi menyelaraskan gerak & usaha koperasi utk mencapai tujuan, shg saling mengisi & mendukung.
5.
Pengawasan pengawasan scr operasional thd karyawan, yg mjd tanggung jawabnya.
MENGAPA KOPERASI SULIT BERKEMBANG ?
26
Semua urusan koperasi ditangani langsung pengurus, yg juga anggota koperasi, meski bidang usahanya butuh keahlian lain yg tdk dimiliki angg.
Ada keengganan dr koperasi utk mempekerjakan tenaga profesional dr luar & membayarnya dgn gaji yg layak pengurus cenderung tdk melihat kebutuhan keahlian lain utk mengelola koperasinya.
Ada keengganan anggota koperasi utk mengembangkan usaha koperasi dgn bekerja sama dgn pihak luar (diluar anggota)
MASALAH DLM MANAJEMEN KOPERASI
27
MASALAH KELEMBAGAAN KOPERASI : 1. Masih adanya proses pembentukan alat kelengkapan organisasi koperasi yg belum sepenuhnya berdsr pd asas & sendi dasar koperasi, shg : a. Alat kelengkapan tsb belum sepenuhnya berfungsi sebagaimana mestinya b. Sering timbul hubungan yg kurang serasi antara pengurus, pengawas, manajer & anggota koperasi c. Adanya rangkap jabatan diantara unsur kelengkapan organisasi koperasi
MASALAH DLM MANAJEMEN KOPERASI Masalah kelembagaan..........................
2. Masih kurang dimilikinya tenaga pelaksana yg memiliki kemampuan manajerial, trampil, tangguh & berjiwa koperasi, yg mampu mengembangkan kebutuhan anggota, shg : a. Kebutuhan anggota kurang dpt dikenali dgn baik b. Kegiatan dlm koperasi seringkali kurang didsrkan pd prinsip ekonomi anggota belum dpt menikmati manfaat koperasi c. Koperasi belum dpt memanfaatkan berbg kemajuan informasi & teknologi yg mungkin dpt diterapkan.
28
Masalah kelembagaan.................... 3. Belum tertampung scr penuh kesamaan, kebutuhan, keinginan & kepentingan serta keputusan bersama dr anggota, shg :
a. Masih kurangnya partisipasi anggota dlm proses pengambilan keputusan (usaha, permodalan, pengawasan,dll) b. Sistem perencanaan usaha msh belum cukup berkembang
keterbatasan pengetahuan & ketrampilan manajer c. Pengambilan keputusan kegiatan usaha belum sepenuhnya didasari asas manajemen terbuka, efisiensi, efektivitas & kepentingan anggota
d. SIM belum berkembang
pengambilan keputusan kurang
didukung informasi yg akurat, lengkap & dpt diandalkan e. Sistem pengawasan belum memadai
29
diketahui & dicegah scr cepat
penyimpangan sulit
MASALAH DLM MANAJEMEN KOPERASI Masalah kelembagaan..........................
4. Manajer & karyawan msh memiliki kemampuan & pengalaman manajemen, teknis & usaha, serta jiwa wirakoperasi yg kurang memadai 5. Kurangnya kreativitas & inovasi dlm manajemen & organisasi koperasi kurangnya pengembangan usaha, manajemen & organisasi 6. Masih belum terintegrasi antara sistem pendidikan & latihan koperasi dgn upaya pengembangan organisasi, manajemen, & usaha koperasi.
30
MASALAH DLM MANAJEMEN KOPERASI
31
MASALAH USAHA KOPERASI : 1. Usaha koperasi blm mampu berkembang di berbg sektor perekonomian belum ada peluang & kemampuan memanfaatkan peluang yg ada 2. Jaringan distribusi & cakupan geografis usaha yg belum memadai pengembangan usaha terbatas 3. Kemampuan berusaha pengelola koperasi terbatas, shg : a. Kurang mampu dlm persaingan usaha b. Belum optimalnya pemanfaatan dana, tenaga & sarana c. Belum optimalnya diversifikasi usaha (vertikal & horizontal)
Masalah usaha..........................
4. Sarana & prasarana usaha yg belum memadai 5. Pemupukan modal terbatas, krn kurangnya partisipasi anggota
pengembangan usaha terbatas
6. Tingginya biaya operasional per unit produksi/jasa keterbatasan kemampuan & fasilitas, serta belum mengacu efisiensi & efektivitas usaha 7. Perencanaan usaha belum memadai
kelemahan
manajemen & keterbatasan kemampuan pengelola 8. Rendahnya akses & penerapan informasi & teknologi dlm pengembangan usaha
32
TANTANGAN BISNIS KOPERASI KE DEPAN
33
Pengembangan usaha yg sdh ada keberlanjutan usaha scr efisien & efektif melalui perkuatan c o r e b u s i n e s s koperasi & profesionalisme manajemen Persaingan tanggap & cermat thd peluang usaha & perubahan lingkungan, serta bgm koperasi bisa memasukkan unsur bisnis yg bisa melayani anggota, dgn bidang yg berbeda dgn yg ditekuni anggota Diversifikasi Usaha (serba usaha) Pengelolaan SDM (penegakan etos & disiplin kerja) L e a d e r s h i p / keteladanan pengelola koperasi Akses informasi, permodalan & teknologi Kemitraan Usaha Koperasi “G o P u b l i c ” tujuan : memperoleh r e t u r n dr investasi dana & mengendalikan perusahaan sasaran investasi, dgn watak sosial-nya. Kemandirian koperasi (manajemen, organisasi & usaha)
ANGGARAN DASAR : Pedoman kerja koperasi, berisi peraturan & ketentuan dasar, yg memiliki arahan ttg bgm koperasi hrs dijalankan & apa yg hrs/dilarang dilakukan anggota, pengurus, pengawas, & pelaksana.
Anggaran Dasar memuat : daftar nama pendiri; nama & tempat kedudukan; maksud, tujuan & bidang usaha; ketentuan keanggotaan; ketentuan Rapat Anggota; ketentuan pengelolaan usaha; ketentuan permodalan; ketentuan jangka waktu berdirinya; ketentuan pembagian SHU, & ketentuan mengenai sanksi.
A NGGARA N RUMA H TA NGGA : Peraturan & ketentuan yg mengatur urusan rumah tangga koperasi sehari-hari, yg memuat ketentuan & peraturan
34 koperasi scr operasional dr Anggaran Dasar.
PEMBUKUAN KOPERASI : alat ukur keberhasilan pelaksanaan manajemen koperasi
INDIKATOR :
35
1.
Perkembangan volume usaha
2.
Perkembangan keanggotaan
3.
Perkembangan permodalan
4.
Perkembangan dlm pemberian pelayanan thd anggota & masyarakat.
MANFAAT PEMBUKUAN KOPERASI :
36
Sumber informasi/bukti hak & kewajiban thd anggota, kantor pajak, bank, kreditur, dll Pertanggung jwban pengurus pd RAT, dgn menyusun neraca & keadaan usaha maju mundurnya usaha koperasi. Alat manajemen dlm memberikan data utk pengambilan keputusan, perencanaan, organisasi, motivasi, & bimbingan. Alat pengukur yg efektif thd pelaks. manajemen yg mudah diperiksa dgn standar, rasio analisis keuangan & usaha dr neraca tahun berjalan dgn tahun lalu. Alat utk menambah kepercayaan & peran serta anggota, dgn mudah diketahuinya simpanan & belanja anggota utk menentukan keuntungan koperasi (SHU).
MACAM-MACAM PEMBUKUAN KOPERASI
37
PEMBUKUAN ORGANISASI buku daftar anggota, daftar pengurus/pengawas, simpanan anggota (pokok, wajib & sukarela), notulen rapat, keputusan rapat, rencana kerja & rencana anggaran belanja, buku tamu, buku anjuran, saran/pertanyaan, buku kejadian penting, dll. PEMBUKUAN USAHA jenis-jenis usaha yg dilakukan koperasi, perkembangan usaha, volume usaha, aset, hutang, dll.
KEBERHASILAN KOPERASI : penilaian koperasi thd keterpaduan manajemen koperasi SEHAT KOPERASI
38
SEHAT MANAJEMEN (ORGANISASI) : 1. Kesadaran & peran serta anggota dlm kegiatan koperasi. 2. Kesadaran koperasi utk hidup berdasar AD. 3. Alat kelengkapan koperasi (RA, pengurus, pengawas) bekerja dgn baik dlm hubungan organisasi. 4. Komunikasi antar pengurus, pengurus & anggota, anggota & anggota, yg tercermin pd administrasi & manajemen.
SEHAT KOPERASI...............
39
SEHAT USAHA : 1. Usaha dilaks. berdasar asas & sendi dasar koperasi. 2. Usaha berjalan kontinyu & setiap akhir th ada SHU. 3. Peran serta anggota diimbangi dgn jasa oleh koperasi & minimal anggota tdk kecewa dgn pelayanan koperasi. 4. Dpt dicapai tingkat efisiensi usaha.
SEHAT MENTAL 1. Kesadaran & tangg. jawab pengurus & anggota pd modal koperasi.
40
2. Kesadaran diri utk berbuat yg terbaik bg koperasi. 3. Rasa memiliki koperasi. 4. Menempatkan nilai kemanusiaan diatas nilai materi/ kebendaan. 5. Kejujuran, keadilan & kekeluargaan tercermin dlm keg. koperasi. 6. Segala kegiatan & kemanfaatan koperasi utk kesejahteraan anggota & masyarakat. 7. Pendidikan koperasi bg anggota & masyarakat. 8. Tindakan konkrit dlm pengabdian kpd masyarakat 9. Kesadaran hidup koperasi atas dasar prinsip swadaya/ mandiri. 10. Tdk mencari keuntungan yg tdk didasarkan prinsip koperasi.
