MAKALAH PERSURATAN DAN KEARSIPAN
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan YME karena atas limpahan rahmat, hidayah dan inayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah tentang “PERSURATAN DAN KEARSIPAN” dengan lancar dan tepat waktu tanpa halangan suatu apapun. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas kuliah bidang studi ADMINISTRASI PENDIDIKAN, SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM BUNGA BANGSA CIREBON. Akhir kata, tiada gading yang tak retak. Penulis sadar, karya ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik maupun saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Terima kasih kami sampaikan kepada seluruh pihak yang telah membantu menyusun makalah ini.
DAFTAR ISI 1. Kata Pengantar …………………………………………………….. 2. Daftar Isi …………………………………………………………… 3. BAB I PENDAHULUAN………………………………………….. A. Latar Belakang…………………………………………………… B. Rumusan Masalah………………………………………………... C. Tujuan Penulisan………………………………………………….. 4. BAB II PEMBAHASAN …………………………………………… A. Pengelolaan Surat……………………………………………….... 1. Pengurusan Pengurusa n Surat Masuk…………………………… Masuk…………………………………… ……… 2. Pengurusan Pengurusa n Surat Keluar…………………………… Keluar…………………………………… ……… 3. Tata Persuratan……………… Persuratan…………………………………… …………………………….. ……….. B. Pengelolaan Arsip……………………………………………… 5. BAB III PENUTUP ……………………………………………… A. Kesimpulan…………………………………………………… B. Saran........................ Saran.................................... ........................ ........................ ........................ ........................ ....................... ........... 6. DAFTAR PUSTAKA …………………………………………….
PERSURATAN DAN KEARSIPAN
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang asing. Surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan , baik pribadi, bisnis, maupun kedinasan. Dalam menulis surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, diantaranya adalah: bahasa yang digunakan mudah dipahami, menggunakan kalimat yang sederhana, isi pesannya jelas-tegas-dan tidak bertele tele. Disamping itu, yang tidak kalah pentingnya untuk diperhatikan adalah jangan lupa untuk mengunakan kertas yang masih bersih serta ukurannya sesuai dengan maksud dan tujuan pengiriman surat. Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu sampai kepada tujuannya, tujuannya, sejalan dengan kehendak si pengirim. Maka Maka dari itu isi atau maksud dari surat itu harus terang dan jelas, dan tidak menimbulkan salah pengertian pada pihak pihak penerima. Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat yang terdapat di kantor tersebut. Pengelolaan surat dan tata persuratan merupakan salah satu komponen penting dalam arsip, karena tata persuratan yang baik akan mendukung tugas-tugas pimpinan. Pada dasarnya suatu lembaga/instansi akan melakukan pengawasan yang ketat terhadap surat yang masuk ataupun surat yang keluar. Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan suratsurat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat-surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga suratsurat keluar adalah dianggap lebih baik.
Pengelolaan surat baik berupa surat masuk maupun surat keluar haruslah dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan alur pelaksanaan. Banyaknya surat masuk maupun surat keluar yang diterima dan dikeluarkan oleh suatu lembaga/instansi haruslah ditata dan diarsipkan dengan baik. Seorang arsiparis yang memilki pengalaman tentu dapat menyortir mana surat yang perlu diarsipkan dan mana yang tidak.
B. Rumusan Masalah
Masalah yang akan kita teliti dalam penelitian ini adalah: “Menguasai substansi dan teknis administrasi tata persuratan dan kearsipan”. Dari apa yang telah di uraikan di atas maka dapat di tarik kesimpulan rumusan pe permas rmasla lah han masa asalah lah seb sebagai berik eriku ut:
Bagaima Bagaimana na pelak pel aksa sana naan an peng pe ngua uasa saan an substans substansii dan teknis teknis admini administra strasi si tata tata persur persuratan atan dan dan kearsipan ?
C. Tujuan Penulisan
Mampu menguasai substansi dan teknis administrasi tata persuratan dan kearsipan.
BAB II PEMBAHASAN A. Pengelolaan Surat 1. Pengurusan surat masuk Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Setiap kantor dalam setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada yang 1 surat, 2 surat, puluhan surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan. Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.
Prosedur Pengelolaan surat masuk itu sendiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut :
terdiri
1) Penyortiran surat Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/ instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat dapat dipilah berdasarkan: a. Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan. b. Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas dsb. c. Klasifikasi Pemilahan selanjutnya, terutama suratsurat dinas dikelompokkan menurut surat kilat/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat
segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima). d. Kualifikasi Selanjutnya surat dikelompokkan menurut : Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), Surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), Surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), Surat biasa (kode B ). e. Urgensi Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat. Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu untuk memudahkan dalam penanganan surat selanjutnya, yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan. 1. Pembukaan sampul (amplop) surat. 2. Pengeluaran surat dari dalam sampul 3. Pembacaan isi surat 4. Pencatatan di Buku Agenda Masuk Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian suratsurat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan padasetiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.
2) Penyampaian/Pendistribusian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan 2. Pengurusan surat keluar
Surat Keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Prosedur pengelolaan Surat Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut: 1. Pembuatan konsep Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep. Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu:
a. Penetapan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat. b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat. c. Mengetahui calon penerima surat. Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat. Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya. 2. Persetujuan konsep Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat. Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi. Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat. 3. Pemberian nomor surat 4. Pengetikan konsep
Setelah konsep surat diaprove atau disetujui oleh atasan, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut; a. diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap b. dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan c. memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi waktu pengirimannya dan isinya. Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, barulah mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai
dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan. Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak. 5. Penanda tanganan surat Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya. Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya pada konsep surat tersebut. 6. Pemberian cap Stempel 7. Pencatatan surat keluar Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan. Semua surat keluar perlu dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah: a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat b. untuk mengontrol surat yang keluar c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar 8. Pengiriman surat Proses pengiriman surat secara umum ada yaitu; a. dikirim oleh petugas pengiriman surat b. dikirim melalui jasa pengiriman surat
dua
macam,
Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman. Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya, yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim. Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu; a. Perum Pos dan Giro b. Perum Telekomunikasi c. Swasta
3. Tata Persuratan
Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup Arsip. Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan. Pembakuan elemen-eleman dalam tata persuratan tersebut apabila dilaksanakan dengan benar dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah : a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan. b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya. d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan. Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun publik akan menjadi pedoman bagi elemen-eleman yang ada di dalam organisasi tersebut. Sehingga masingmasing dalam membuat surat tidak menurut selera masingmasing. Dalam hal ini ditentukan jenisnya seperti surat, laporan, produk hukum maupun formulir. Masing-masing ditentukan juga formatnya. Contoh surat korespondensi yang memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala Surat (logo,nama dan alamat, kota, tangga, nomor, sifat surat lampiran, hal dan alamat yang dituju; 2) batang tubuh (pembuka, isi pokok dan penutup); dan kaki surat (jabatan penandatangan, nama, tembusan dan cap).Pembakuan ini penting dalam menciptakan efisien dan efektifitas. Bukan sekedar menjadi pedoman tetapi sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu surat. Sebagai contoh penendatanganan surat. Betapa repotnya kalau semua surat harus ditandatangani pimpinan tertinggi. Tetapi apabila ada pedoman tentang pendelegasian wewenang penandatanganan surat, hal tersebut akan lebih memudahkan serta lebih efisien.
B. Pengelolaan Arsip Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian.Arsip harus dikelola dengan cara: 1. Sistem penataan/ penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan: a) Sistem masalah, b) Sistem abjad c) Sistem tanggal d) Sistem wilayah 2. Arsip pasif penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agarterjamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip yangmenyangkut akta tanah, akta pendirian gedung, akte statussekolah, dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971 tentangketentuan pokok kearsipan). 3. Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna,dilakukan penyusustan/ pemusnahan arsip yang tidak bergunadengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34Tahun 1979 tentang Penyusustan Arsip.
BAB III PENUTUP A. KESIMPULAN
Adapun kesimpulan dari hasil tulisan tersebut diatas bahwa surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan.Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan untuk itu segala bentuk surat merupakan bukti dari sebuah rekaman arsip yang perlu dilakukan pengelolaan dan penataan yang baik. Terciptanya pengelolaan yang baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam suatu organisasi. Selain itu juga harus didukung SDM yang professional, anggaran yang memadai, sarana dan prasarana yang standar, serta system yang baku, aplikatif dan efisien. Pengelolaan surat terdiri dari pengurusan surat masuk dan surat keluar dimana surat masuk merupakan surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan dan surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan.
Tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat sendiri terdiri atas : 1. Penyortiran surat 2. Pembukaan sampul (amplop) surat. 3. Pengeluaran surat dari dalam sampul 4. Pembacaan isi surat
masuk
itu
5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk 6. Penyampaian/Pendistribusian Surat Untuk tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat keluar terdiri dari : 1. Pembuatan konsep 2. Persetujuan konsep 3. Pemberian nomor surat 4. Pengetikan konsep 5. Penanda tanganan surat 6. Pemberian cap Stempel 7. Pencatatan surat keluar 8. Pengiriman surat B.
SARAN Pengelolaan surat yang dilakukan sesuai dengan alur pelaksaanaan tentu akan tepat sasaran dan memiliki daya guna yang bermanfaat. Selain pengelolaan surat, suatu instansi/lembaga juga perlu melakukan tata persuratan apabila dilaksanakan dengan benar dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah : a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan. b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya. d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.
Selain itu untuk memaksimalkan tugas dari suatu lembaga/instansi dalam hal menangani surat-menyurat agar mendukung nilai kearsipan bagi intansi/lembaga yang bersangkutan maka perlu ditingkatkan kualitas kinerja tenaga kearsipan, pengadaaan pelatihan bagi tenaga arsiparis serta daya dukung pimpinan untuk menciptakan kinerja yang baik bagi bawahannya. Dengan demikian dapat tercipta suatu lembaga/ instansi yang berkualitas dalam hal penanganan surat-menyurat serta memudahkan pimpinan dalam hal mengambil sebuah keputusan.
DAFTAR PUSTAKA ANRI. 2007. Modul manajemen persuratan dan formulir – Edisi revisi . Jakarta: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia
Burhanuddin. 2009. Peranan dan fungsi tata persuratan dan kearsipan dalam mendukung Tugas-tugas pimpinan. Gunung Kidul : Makalah Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Keahlian Brata, W Thomas. 1990. Surat Bisnis Modern. Jakarta:
PT. Pustaka Binaman Pressindo. Finoza, Lamuddin. 1995. Aneka Surat Statuta, Laporan, Dan Notula. Seri Korespondensi Indonesia 2. Jakarta: Mawar Gempita Laksmi. 2005. Tata Persuratan di Perguruan Tinggi. Depok: Universitas Indonesia Sulistyo,Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar . Jakarta: Rajawali Press
Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai surat biasa, surat penting, atau surat rahasia. Yang dikategorikan surat penting adalah: 1. Memerlukan penanganan segera 2. Jika terlambat diproses akan dapat merugikan organisasi/perusahaan 3. Jika hilang, sulit dicari gantinya 4. Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain 5. Memerlukan tindak lanjut Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang sama, maka surat tersebt dapat dikategorikan surat penting. Ketika kita menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, identifikasikanlah surat-surat tersebut berdasarkan pengiriman surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penangan surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat-surat. Sedangkan pengertian kearsipan adalah segenap kegiatan yang mencakup penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filling ), penemuan kembali arsip (finding ), penyelamatan arsip, dan penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan). Filling yang berjalan dengan baik akan berpengaruh pada keberhasilan finding . Dengan kata lain penemuan kembali arsip dalam jangka waktu 1 menit tidak akan tercapai bila penyimpanannya tidak baik. Ada 5 filling system yang biasa digunakan oleh organisasi/perusahaan, yaitu: 1. Filling sistem Abjad/huruf
2. 3. 4. 5.
2.1
Filling sistem Nomor Filling sistem Tanggal/kronologis Filling sistem Subyek/masalah/perihal Filling sistem Wilayah/geografis
Pengertian surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat. ”Surat merupakan komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi pernyataan, pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan berbagai pihak tertentu”. O. Setiawan Djuharie, dkk (dikuti NN:2001.) Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percapakan tertulis, dari seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut dapat berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya. Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
2.2
Fungsi surat
1.Surat sebagai alat komunikasi Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada pembaca/penerimanya.Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain). 2.Surat sebagai wakil penulis Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat. 3.Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya. Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya. 4.Surat sebagai bukti tertulis Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya.
Segala jenis surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingankepentingan lain kelak kemudian hari. Selain fungsi, surat juga memiliki kreteria, syarat dan bahasa surat , sebagai berikut 1. Kriteria surat Dikemas dalam bentuk yang menarik. Bahasanya mudah dimengerti. Langsung kepada intinya (tidak bertele-tele). 2. Syarat-syarat isi surat yang baik jelas tepat tuntas sopan singkatdan sederhana penuh pertimbangan 3. Bahasa surat Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri mengetahui artinya dan ia mampu menggunakan kata-kata itu. Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum dan bukan kata-kata daerah/asing gaya bahasa dalam penulisan suatu
2.3
Bagian-bagian surat
1) Kepala Surat Setiap surat resmi baik niaga maupun pemerintah pasti mempunyai kepala surat atau kop surat. Kepala surat berfungsi sebagai identitas dari mana surat itu dibuat, siapa yang mengirim surat, dan bisa juga digunakan sebagai alat promosi khususnya untuk surat niaga. 2) Tanggal Surat Ada dua cara penulisan tanggal surat, yaitu: o Jika penulisan tanggal surat menggunakan kertas surat yang sudah berkop maka tidak usah menuliskan nama kota. o Jika penulisan tanggal surat menggunakan kertas tanpa kop surat, maka nama kota dapat dituliskan.
3) Nomor Surat Penulisan nomor surat ditulis lengkap tidak boleh disingkat No. Sebutan kata yang digunakan Nomor bukan Nomer. Nomor ini ditulis sejak nomor satu sampai surat yang dikeluarkan pada hari ini. Hal tersebut akan mempermudah pencarian surat. 4) Lampiran Penulisan kata lampiran ditulis utuh tidak disingkat dengan kata Lamp. Lampiran adalah berkas yang disertakan bersama surat yang dikirimkan. Jika menerima surat disebutkan lampiran beserta jumlahnya, maka harus dicek kebenarannya.
5) Hal atau Perihal Hal atau perihal adalah bagian yang menunjukkan pokok isi surat. Isi dari hal ini singkat saja, jika agak panjang bisa dijadikan dua atau tiga baris agar tidak mengganggu format. 6) Alamat Dalam Penulisan alamat dalam dapat ditulis sbb: o Penulisan kata Yth. mengikuti orang yang dikirimi surat. o Yang diberikan kata Yth. adalah orangnya bukan lembaganya. 7) Salam Pembuka Salam pembuka ditunjukkan untuk menunjukkan sikap hormat kepada penerima surat. Contoh salam pembuka: o Dengan hormat, o Assalamu’alaikum wr. wb, 8) Isi Surat a. Alinea pembuka Jika kita menulis surat, maka jangan langsung berbicara mengenai pokok suratnya akan tetapi didahului dengan pembukaan yang penemptannya pada alinea pembuka. Contoh alinea pembuka antara lain: o Dengan ini kami beritahukan bahwa ............. o Kami beritahukan bahwa ............................... o Berkenaan dengan surat Saudara tanggal ......Nomor ....... b. Isi surat Isi surat merupakan inti dari surat. Isi surat harus ditulis secara singkat, jelas, dan sopan. c.
Alinea penutup Alenia penutup digunakan untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada penerima surat. Contoh: o Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih. o Atas bantuan Bapak, kami ucapkan terima kasih.
9) Salam Penutup Salam penutup tidak begitu penting. Tetapi dalam surat niaga atau surat pribadi sering digunakan seperti: o Hormat kami, o Wa’alaikum salam. 10) Nama Jabatan Nama jabatan perlu dicantumkan untuk mengetahui siapa pejabat yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut. Contoh:
o Direktur, o Kepala
11) Nama Terang dan NIP Nama terang penanda tangan surat penting untuk dicantumkan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap isi surat tersebut dan dengan siapa kelak berhubungan jika dikemudian hari membutuhkan tindak lanjut. Jika pejabat tersebut PNS maka perlu juga mencantumkan NIP. 12) Tembusan Tembusan adalah surat yang dibuat dengan tindasan kabon ditujukan kepada pihak-pihak yang ada hubungannya dengan isi surat terutama yang menyangkut urusan pembiayaan sebagai akibat dikeluarkannya surat tersebut. 13) Inisial Inisial lazim dcantumkan pada surat niaga sedangkan pada surat dinas pemerintah biasanya hanya dicantumkan paraf dari orang yang mengonsep atau membuat surat saja. Apabila pembuat surat tidak mengetik sendiri suratnya, maka perlu mencantumkan singkatan pengetiknya. Contoh: FMI/PP atau fmi/pp. ·
2.4
Bentuk-bentuk surat
1.Bentuk lurus penuh (full block style) , yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri. 2.Bentuk lurus (block style) , pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat. 3. Bentuk setengah lurus (semi block style) , sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
2.5
Jenis-jenis surat
1. Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1). Surat Pribadi Yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi atau instansi. Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Ciri-ciri surat pribadi adalah sebagai berikut : - Tidak menggunakan kop surat atau kepala surat. - Tidak menggunakan nomor surat. - Salam pembuka dan penutup surat bervariasi. - Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat. Berikut adalah yang termasuk surat pribadi diantaranya : 1. Surat keluarga
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
2. Surat lamaran kerja Format surat pribadi Kota dan tanggal surat. Nama dan alamat penerimaan surat (sering kali tidak ditulis karena biasanya sudah dicantumkan pada amplop surat). Salam pembuka. Paragraf pembuka. Isi surat. Paragraf penutup. Salam penutup. Nama dan tanda tangan pengirim surat. 2). Surat Resmi/Dinas, Merupakan surat yang disampaikan oleh suatu instansi / lembaga kepada seseorang atau lembaga / instansi lainnya. Surat resmi terbagi atas beberapa bagian, yaitu : Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha Contoh: - Surat jual beli - perdangangan - Kwitansi Bagian-bagian surat resmi ; 1. Kepala atau kop surat 2. Nomor surat 3. Lampiran 4. Hal 5. Tanggal surat 6. Alamat yang dituju 7. Pembuka atau salam pembuka 8. Isi surat 9. Penutup surat 10. Tembusan surat Ciri-ciri surat dinas: a. Menggunakan instrument yang sesuai termasuk ukuran kertas, jenis & warna, tinta, serta bentuk tulisan. b. Memakai bentuk surat yang standar. c. Menggunakan bahasa Indonesia yang baku dengan penyampaian singkat lugas, jelas dan santun, serta menyajikan fakta yyang benar jika diperlukan. d. Menghindari kata-kata singkatan dan tidak umum, perhatikan kerapihan dan kebersihan
Bagian-bagian Surat resmi : 1). Kepala / Kop surat, terdiri dari : - Nama instansi / lembaga, di tulis dengan huruf besar.
- Alamat Instansi / lembaga, di tulis dengan variasi huruf besar dan kecil - Logo Instansi / lembaga 2) Nomor surat Nomor surat selalu di beri : - Nomor urut yang selalu di kirimkan - kode - Tahun Misalnya : No.200 / Diklat-1 / 2004 3) Lampiran, berisi lembaran lain yang di sertakan selain surat 4) Hal Perihal Menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu 5) Nama Tempat dan Tanggal surat Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak di tulis jika blangko surat yang di gunakan adalah blangko surat resmi yang memuat kepala surat, tanggal surat di ketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setenga lurus) atau di sebelah kanan bawah 6) Alamat yang di tuju (jangan gunakan kata kepada) Ada 2 macam alamat surat, yaitu alamat dalam (Pada helai surat) dan alamat luar (pada sampul surat). Alamat ini dituliskan tanpa diakhiri tanda baca apapun. 7) Pembuka / salam pembuka Merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia ”berbicara” secara tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan adalah ”Dengan Hormat ,”.Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan di tulis dengan tidak singkat.
8). Isi surat (Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat dan sebagainya di tulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang di sempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan) 9) Penutup surat, berisi - Salam penutup - Jabatan - Tanda tangan - Nama ( biasanya disertai nomor induk pegawai / NIP ) 10) Tembusan surat, berupa penyertaan / pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan. Anda sudah mengetahui bahwa surat dinas disebut juga surat resmi yang berhubungan dengan instansi pemerintah, sedangkan surat pribadi dikirimkan oleh seseorang sebagai individu dan tidak mewakili sebuah instansi
2. Menuirut isinya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut : Surat Pemberitahuan Surat Perintah Surat Perjanjian
Surat Pengantar Surat Undangan Surat Lamaran Pekerjaan.
Contoh : Cibinong, 1 Agustus 2010 Hal : Lamaran Pekerjaan Kepada Yth., Manajer Sumber Daya Manusia PT. Hand's Parmantindo Jl. Raya Bumi Sentoda No. 5 Cibinong Dengan hormat, Bpk. Bambang Satrio, seorang asisten editor di PT. Hand's Parmantindo, menginformasikan kepada saya tentang rencana pengembangan Departemen Finansial PT. Hand's Parmantindo. Sehubungan dengan hal tersebut, perkenankan saya mengajukan diri (mela mar kerja) untuk bergabung dalam rencana pengembangan PT. Hand's Parmantindo. Mengenai diri saya, dapat saya jelaskan sebagai berikut :
: Florentina Putri : Probolinggo , 5 Agustus 1979 Nama : Sarjana Tempa Akuntansi t & tgl. Universitas lahir Pancasila Pendid Jakarta ikan : Perum Akhir Bojong Alama Depok Baru t 1, Blok ZT Telepo No.3, n, HP, Cibinong e-mail 16913 Status : 021 Perka 87903802, winan HP = 0817 9854 203, email = putri.flo@g mail.com : Menikah.
Saat ini saya bekerja di PT. Flamboyan Bumi Singo, sebagai staf akuntasi dan perpajakan, dengan fokus utama pekerjaan di bidang finance dan perpajakan. Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan : 1. Daftar Riwayat Hidup. 2. Foto copy ijazah S-1. 3. Foto copy sertifikat kursus/pelatihan. 4. Pas foto terbaru. Besar harapan saya untuk diberi kesempatan wawancara, dan dapat menjelaskan lebih mendalam mengenai diri saya.Seperti yang tersirat di resume ( riwayat hidup), saya mempunyai latar belakang pendidikan, pengalaman potensi da n seorang pekerja keras. Demikian saya sampaikan.Terima kasih atas perhatian Bapak. Hormat saya, Putri
1)
2)
3)
4)
3. Menurut sifatnya surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut : Surat Sangat Rahasia , Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang nerupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya, surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran Surat Rahasia . Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantasdiketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS, yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apapun. Surat jenis ini, misalnya surat tentang konduite pejabat dan surat dokumen suatu instansi. Surat Konfidensial. Surat yang isinya hanya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya, surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang. Surat Biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak manapun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan. 4. Berdaraskan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi : 1) Pengumuman Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam ruang lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
2) Surat Edaran Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadangkadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke ruang lingkup yang lebih luas. 3) Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju. 5. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya, surat terbagi atas : 1) Surat Kilat Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
1.
2.
3.
4.
2) Surat Segera Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat. 3) Surat Biasa Jenis surat ini, baik cara pembuatan atau pengirimannya, tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas. 6. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas : Kartu Pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 × 15 cm. Lembaran kertas surat ini, biasanya, tebal sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini, biasanya, dijual di kantor pos. Warkat Pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagaiamplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. Lembaran surat jenis ini, biasanya, dijual di kantor pos. Telegram disebut juga surat kawat. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Jenis telegram terdiri atas telegram umum, telegram dinas, telegram kilat, dan telegram biasa. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi. Surat Bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini, biasanya, berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain, yaitu: a) lebih terjamin kerahasiaan isinya; b) lebih leluasa dalam menulis isi surat; c) lebih santun dalam surat menyurat. 7. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas :
1) Memorandum Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan. 2) Nota Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi. 3) Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan. 8. Berdasarkan Pengertian Umum 1) Surat Terbuka Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok yang, biasanya, dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka. 2) Surat Tertutup Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain. 3) Surat Kaleng Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
9. Berdasarkan Pesan Surat Surat Keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman. Surat Setengah Resmi adalah surat yang dikirim oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini, misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB, dan surat permohonan cuti. Surat Sosial Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang, biasanya, berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti. Surat Niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang. Surat Dinas Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dari organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas. Surat Pengantar. Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengantar atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.
Hal- hal yang harus diperhatikan dalam surat- menyurat
2.6
1. 2. 3. 4.
Pengirim surat, yaitu orang atau lembaga yang menyampaikanpesan lewatsurat. Penerima surat, yaitu orang atau lembaga sasaran yang dikirimi surat. Pesan, yaitu surat berupa informasi gagasan atau perasaan pengirimnya. Saluran, yaitu surat itu sendiri yanng memuat pesan yang diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format surat yang sesuai dengan keperluan.
2.7
Prosedur Tata Persuratan
1. Surat atau dokumen masuk ke sub bagian persuratan kepegawaian dan 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Dokumentasi Ilmiah untuk di catat di agenda surat masuk dan stempel nomor surat masuk Diteruskan ke sekretaris kapus untuk dicatat agenda kapus lalu surat/dokumen tersebut di beri lembar disposisi untuk disampaikan ke kepala pusat Kepala pusat memberikan Insstruksi/komentar dalam lembar disposisi untuk setiap surat agar di tindak lanjuti oleh bagian atau bidang-bidang yang ada di pusat Rekaya perangkat Nuklir. Sekertariat kapus, mencatat kembali Instruksi / Komentar di buku/agenda surat masuk kapus untuk selanjutnya di serahkan ke bagian tata usaha Bagian tata usaha untuk menindak lanjuti surat tersebut dengan memberi catatan dalam siposisi dan selanjutnya semua surat tersebut di berikan ke Sub bagian persyaratan, kepegawaian dan Dokumentasi ilmiah untuk penyelesaiannya Sub bagian persyaratan kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah memberikan instruksi ke sataf untuk menyampaikan surat-surat yang telah di beri komentar agar segera diselesaikan Sub bagian Persyaratan, kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah membuat konsep surat bila surat tersebut perlu di jawab dan untuk penomeran surat keluar di catat dalam buku atau agen surat keluar, untuk surat – surat keluar di beri atau dilampiri dengan lembar pengantar surat dan semua surat keluar masuk di arsip di sub bagian persyaratan, kepegawaian dan dokumentasi Ilmiah.
III. KESIMPULAN Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan.Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga.
Administrasi Persuratan Dan Kearsipan
1. Umum Persaingan pada era global, mendorong upaya-upaya untuk memperoleh keunggulan kompetitif, salah satunya dengan peningkatan kualitas sumber daya manusia. Sekolah Menengah Kejuruan sebagai salah satu lembaga pendidikan yang mendidik dan melatih sumber daya manusia dituntut untuk menghasilkan tamatan/lulusan yang memenuhi standar tertentu yang berlaku paa tingkat nasional dan ataupun internasional. Upaya peningkatan mutu pendidikan menengah kejuruan tersebut akan berhasil dengan baik, apabila adanya dukungan administrasi sekolah yang baik. Kepala SMK sebagai administrator mempunyai peran yang besar dalam proses penyelenggaraan kegiatan usaha kerjasama atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan dukungan tata usaha sekolah yang baik. Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua keterangan yang diperlukan oleh sekolah (AW Widjaya, 1993:17) Hubungan komunikasi surat menyurat tidak hanya terbatas di tingkat nasional, tetapi sangat dimungkinkan sekolah menjalin hubungan kerjasama dengan lembaga internasional, dengan demikian dituntut kemampuan untuk mengelola surat yang tidak hanya dalam bahasa Indonesia tetapi juga dalam bahasa Inggris. 2. Pengertian Surat Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak kepada pihak lain (Kepmendikbud 095/U/1995). Sedangkan AW Widjaja (1993: 17) menyatakan bahwa surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan tertulis kepada pihak lain atas nama pribadi ataupun karena kedinasan. Sepucuk surat yang telah ditulis dengan cara benar akan memberikan harapan kepada penulisnya bahwa suratnya akan mendapat perhatian dari si alamat dan ada kemungkinan kehendaknya yang tertuang dalam surat itu akan terpenuhi. Semua surat apapun motifnya adalah ibarat sebuah kunjungan pribadi yang menggantikan penulisnya, karena itu tidak diragukan lagi bahwa dengan memperhatikan cara menyusun bagian-bagian surat yang tepat dan benar serta cara menuangkan isi pikiran dengan baik dan menarik akan menjamin bahwa surat tersbut akan memberikan kesan/pengaruh kepada si alamat dan akan mendapat perhatian. Menurut Hasan (1997:19) surat yang baik mengandung lima sifat pokok yaitu : Menarik dan rapi Jelas arti dan maksud, informasi yang disampaikan tidak bertele-tele
Lengkap yang menggambarkan cukup sempurna tentang keinginan, pemikiran si penulis Ringkas
Sopan dan tidak kasar
Sedangkan menurut Gartside beberapa aturan menulis surat yang baik adalah : Think first of the reader and address yourself to his interest. Adopt the tone suited to the occasion and purpose Write naturally by using plain and familiar words
Write clearly and to the point Write courteously and make your letter sound friendly and sincere
Write effectively by using simple language and consistent also precise
Avoid monctony
Pay special attention to the opening and closing paragraphs
Jenis-jenis Surat Berdasarkan isi surat dikenal beberapa jenis-jenis surat yaitu : Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau setingkat yang berisikan catatan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan. Memo alah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisikan penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang atau bahan lain yang dikirim. Surat kawat atau telegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai sesuatu hal yang perlu cepat diselesaikan dan disampaikan melalui telegraf. Surat keputusan adalah surat yang berisikan keputusan tentang sesuatu hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang untuk itu yang berisikan keputusan yang bersifat mengatur, menetapkan. Surat edaran merupakan surat yang berisikan penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada. Surat undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. Surat tugas adalah surat yang berisikan penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan Surat kuasa adalah surat yang berisikan kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa. Surat pengumuman merupakan surat yang berisikan pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum. Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut. Surat keterangan adalah surat yang berisikan keterangan mengenai sesuatu hal agar tidak menimbulkan keraguan. Berita acara adalah surat yang berisikan laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut. Surat dinas merupakan surat yang berisikan hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.
Sifat dan derajat surat Sifat surat terdiri atas surat sangat rahasia, surat rahasia, surat terbatas dan surat biasa. Surat sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi. Tingkat pengamanan informasi surat erat kaitannya dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerima. Surat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi. Surat terbatas adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.
Derajat surat terdiri atas kilat (amat sangat segera), segera dan biasa Kode surat Surat dinas yang ditujukan, baik untuk unit kerja maupun untuk unit kerja diluar organisasi pembinanya, harus menggunakan kode surat yang terdiri atas kode jabatan, kode unit, kode perihal dan apabila bersifat rahasia diberi kode RHS. Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat yang menandatangani surat. Kode unit merupakan tanda dari unit kerja yang membuat surat. Kode perihal merupakan tanda dari perihal atau subjek surat. Bagian-bagian surat dinas Surat dinas terdiri bagian-bagian berikut : Kepala surat yang berisikan lambang lembaga, nama unit organisasi pembinanya, nama unit organisasi dan alamat organisasi. Pembuka surat dinas yang berisikan nomor surat, lampiran surat, halaman surat, penanggalan surat dan alamat tujuan surat. Nomor surat dinas berisikan nomor urut surat, kode surat dan tahun pembuatan. Isi surat dinas yang terdiri atas pendahuluan, isi pokok dan kalimat penutup.
Penutup surat dinas yang terdiri atas nama jabatan penanda tangan, nama pejabat penanda tangan, tanda tangan, NIP, cap dinas dan tembusan.
Prosedur pengurusan surat Dalam setiap organisasi harus adan komponen pengeloa surat yang terdiri atas penerima surat, pengirim surat, pencatat surat, pengarah surat, pengolah surat dan penata arsip. Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirimkan surat keluar. Pencatat surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya. Pengolah surat adalah petugas yang mengolah atau menyelesaikan isi surat.
Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip.
Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat biasa (rutin), surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia dan surat penting dicatat dalam kartu kendali.
Kartu kendali selain untuk mencatat surat juga penting sebagai alat pelacak, alat pengendali surat, alat pengganti ekspedisi arsip pengganti. Dalam pengurusan surat dapat dipergunakan azas sentralisasi atau desentralisasi bergantung kepada kebijakan organisasi. Pada organisasi yang besar biasanya menggunakan azas desentalisasi dan sebaliknya. Azas sentralisasi dalam pengurusan surat adalah azas penerimaan dan atau pengiriman surat yang dipusatkan pada satu unit kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan, dan digunakan dalam unit organisasi yang satu atap. Asas desentralisasi dalam pengurusan surat atau asas penerimaan dan atau pengiriman surat yang tidak dipusatkan pada satu unit kerja yang menangani suratmenyurat dan kearsipan dan digunakan dalam suatu unit organisasi yang tidak satu atap.
Pengurusan Surat Masuk Surat masuk, baik yang datang melalui pos, ekspedisi swasta maupun yang diantar oleh kurir, diterima oleh petugas penerima surat pada induk tata usaha. Surat masuk terdiri atas tiga kelompok yaitu surat biasa, surat penting; dan surat rahasia.
Prosedur pengurusan surat biasa Penerima surat tugas : Menerima surat masuk dan memeriksa kebenaran alamat Membubuhkan paraf atau tanda tangan pada buku ekspedisi pengantar surat
Memilih surat antara surat dinas dan surat pribadi Memilih surat dinas antara yang bersifat rahasia dan yang tidak bersifat rahasia
Membuka surat yang tidak bersifat rahasia
Memilih antara surat biasa dan surat penting Meneliti kelengkapan lampiran jika ada, dan membubuhkan cap/stempel penerimaan, dan menuliskan tanggal dan nomor urut tiap bulan.
Pencatat surat bertugas : Menerima semua surat dari penerima surat Mencatat surat dalam lembar pengantar surat biasa (rutin) rangkap dua Menyampaikan surat beserta lembar pengantar rangkap dua kepada pengarah surat.
Pengarah surat bertugas : Menerima surat beserta lembar pengantar surat; Meneliti surat apakah sesuai dengan lembar pengantar;
Menyampaikan surat beserta lembar pengantar rangkap dua kepada petugas tata usaha pengolah surat Menerima kembali satu lembar pengantar asli dari petugas tata usaha pengolah surat dan menyimpannya.
Petugas tata usaha pengolah surat bertugas : Menerima dan meneliti surat dan lembar pengantar rangkap dua yang diterima dari
pengarah surat Memaraf lembar pengantar dan mengembalikan satu lembar pengantar asli kepada pengarah surat Menyimpan lembar pengantar kedua Menyampaikan surat disertai lembar disposisi rangkap dua kepada pimpinan pengolah surat. Pimpinan pengolah surat bertugas : Menerima surat dan lembar disposisi dari petugas tata usaha pengolah surat. Memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah surat.
Surat penting Surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila : Surat yang bersangkutan terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan. Surat tersebut hilang atau terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat menimbulkan kerugian yang berarti Surat tersebut memerlukan tindak lanjut. Surat tersebut mempengaruhi kelanjutan hidup organisasi yang bersangkutan; dan atau surat tersebut hilang sehingga sulit memperoleh informasi tentang surat itu di tempat lain.
Prosedur Penanganan Surat Penting : Penerima surat melaksanakan tugas sebagaimana diatur diatas. Pencatat surat bertugas menerima surat penting dari petugas penerima surat, mencatat surat penting pada kartu kendali, dan menyampaikan surat beserta kartu kendali rangkap tiga kepada pengarah surat. Pengarah surat bertugas Menerima surat beserta kartu kendali rangkap tiga dari pencatat surat dan meneliti keheranan pengisian kartu kendali Menentukan kesatuan kerja dengan cara memilih surat yang harus diarahkan, dengan menuliskannya pada kolom pengolah yang tercantum data kartu kendali. Menyampaikan surat beserta kartu kendali pada petugas tata usaha pengolah surat. Menerima kembali kartu kendali dari petugas tata usaha pengolah surat. Menerima kembali kartu kendali dari petugas tata usaha pengolah lembar kesatu dan kedua Menyampaikan kartu kendali lembar kedua kepada piñata arsip
Menyimpan kartu kendali lembar kesatu.
Penata arsip bertugas Menerima kartu kendali, lembar kedua dari pengarah surat dan menyimpannya di
dalam file kartu kendali; dan Menerima kartu kendali lembar ketiga bersama surat aslinya dari unit pengolah untuk disimpan kalau sudah inaktif serta menyerahkan kartu kendali lembar kedua kepada petugas tata usaha pengolah surat. Petugas tata usaha pengolah surat bertugas Menerima surat beserta kartu kendali rangkap tiga dari pengarah surat; Memaraf kartu kendali pada kolom paraf dan mengembalikan kartu kendali lembar kesatu dan kedua kepada pengarah surat; Menyimpan kartu kendali lembar ketiga;
Menyampaikan surat kepada pimpinan pengolah surat dengan dilampiri lembar disposisi rangkap dua; Menerima kembali surat dari pimpinan pengolah surat dan meneruskannya kepada pelaksana pengolah surat sesuai dengan isi disposisi; dan Menyimpan lembar disposisi kedua.
Pimpinan pengolah surat bertugas Menerima surat dari petugas tata usaha pengolah surat; Memberi disposisi pada lembar disposisi surat rangkap dua dan
Menyampaikan surat kepada petugas tata usaha pengolah surat untuk diteruskan ke pelaksana pengolah surat agar diproses sesuai dengan isi disposisi surat.
Pelaksana pengolah surat bertugas: Menerima surat yang sudah dilampiri lembar disposisi pimpinan pengolah surat Mempelajari dan memproses surat selanjutnya sesuai dengan disposisi pimpinan pengolah surat Menyampaikan hasil pengolahan surat kepada pimpinan pengolah surat melalui petugas tata usaha pengolah surat.
Surat Rahasia Prosedur pengurusan surat rahasia dilaksanakan sebagai berikut : Penerima surat melaksanakan tugas sebagaimana diatur diatas pada penerimaan surat biasa. Pencatat surat bertugas Mencatat nomor dan tanggal surat rahasia pada lembar pengantar surat rahasia rangkap dua Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup beserta lembar pengantar surat kepada pengarah surat. Pengarah surat bertugas : Menerima surat dalam keadaan tertutup bersama lembar pengantarnya Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup bersama lembar pengantar kepada petugas tata usaha pengolah surat
Petugas tata usaha pengolah surat bertugas : Menerima surat dalam keadaan tertutup bersama lembar pengantar rangkap dua dari pengarah surat. Memaraf lembar pengantar surat rahasia dan menyampaikan kembali satu lembar pengantar tersebut kepada pengarah surat. Menyimpan satu lembar pengantar surat rahasia. Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup disertai lembar disposisi rangkap dua kepada pimpinan pengolah surat. Menerima kembali surat yang dianggap tidak rahasia lagi dengan disposisi pimpinan pengolah untuk diteruskan kepada pelaksana pengolah surat sesuai dengan isi disposisi.
Pimpinan pengolah surat bertugas : Menerima surat dalam keadaan tertutup dari petugas tata usaha pengolah surat. Membuka surat tersebut dan membaca isinya Menyimpan surat yang bersifat rahasia
Memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah surat untuk surat yang dianggap tidak rahasia lagi Menyampaikan surat dan disposisi kepada petugas tata usaha pengolah surat untuk diteruskan kepada pelaksana pengolah surat yang bersangkutan. Petugas tata usaha pengolah surat memproses surat tersebut sebagai surat penting dengan menggunakan kartu kendali, Pelaksana pengolah surat bertugas : Menerima dan mempelajari surat dan disposisi dari pengolah/pimpinan satuan organisasi. Melaksanakan pengolahan sesuai dengan disposisi
Menyampaikan hasil pengolahan kepada pengolah/pimpinan
Pengurusan Surat Keluar Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada lembar pengantar rutin untuk surat rutin, kartu kendali untuk surat penting, dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia. Surat keluar dibagi atas tiga golongan, yaitu surat biasa, surat penting, dan surat rahasia. Pengurusan surat keluar dimulai sejak pembuatan konsep surat sampai dengan pengirimannya. Surat dinas keluar dibuat dengan menggunakan lembar konsep surat.
Surat rahasia ditangani dari awal sampai dengan pengiriman atas tanggung jawab sepenuhnya pimpinan pengolah surat.
Pada dasarnya pengiriman surat keluar harus melalui satu pintu.
Pengurusan Surat Keluar Surat Biasa Prosedur pengurusan surat biasa dilaksanakan sebagai berikut : Pengolah surat bertugas : Menyusun konsep surat Menyerahkan konsep kepada pimpinan pengolah surat untuk mendapatkan
persetujuan Menyerahkan konsep yang telah disetujui kepada petugas tata usaha pengolah surat Petugas tata usaha pengolah surat bertugas : Mengetik surat sesuai dengan konsep tanpa nomor dan tanggal Meminta tanda tangan pimpinan pengolah surat Mencatat surat pada lembar pengantar surat ritun rangkap dua
Menyampaikan surat asli dan tembusannya, konsep surat, serta lembar pengantar kepada pencatat surat Menerima arsip surat, konsep surat, dan satu lembar pengantar pertama dari pencatat surat sebagai bukti bahwa surat asli dan tembusan sudah dikirim.
Pencatat surat bertugas : Menerima dan meneliti surat beserta kelengkapannya sesuai lembar pengantar surat rutin Memaraf lembar pengantar surat rutin Memberikan nomor surat, cap dinas atau cap jabatan, dan tanggal surat pada surat asli, tembusan, dan arsip surat Mengembalikan arsip, konsep surat, dan satu lembar pengantar pertama kepada petugas tata usaha pengolah surat Menyimpan lembar pengantar kedua
Menyampaikan surat asli dan tembusannya kepada pengirim surat.
Pengirim surat bertugas : Menerima surat dan tembusannya dari pencatat surat Mengirim surat berikut tembusannya pada alamat yang dituju
Prosedur pengurusan surat penting sebagai berikut : Pengolah surat bertugas : Menyiapkan surat sesuai dengan isi disposisi Meminta persetujuan pada pimpinan pengolah surat Menyerahkan konsep pada petugas tata usaha pengolah surat untuk diketik
Petugas tata usaha pengolah surat bertugas : Menerima konsep dari pelaksana pengolah surat untuk diketik tanpa memberikan nomor dan tanggal surat Meminta tanda tangan kepada pimpinan pengolah surat Mencatat surat pada kartu kendali rangkap tiga Menyampaikan surat asli, tembusan, arsip, konsep surat, dan kartu kendali kepada pencatat surat Menerima arsip surat, konsep surat, dan kartu kendali lembar ketiga dari pencatat surat setelah surat itu dikirimkan Menyimpan kartu kendali lembar ketiga, arsip, dan konsep surat.
Petugas pencatat surat bertugas : Memberi nomor dan tanggal surat pada surat asli, tembusan, arsip, dan konsep surat Membubuhkan cap dinas atau cap jabatan pada surat asli, tembusan, dan arsip
Menyampaikan surat asli, tembusan, arsip, konsep surat asli, dan kartu kendali
rangkap tiga kepada pengarah surat. Pengarah surat bertugas : Menerima surat asli, tembusan, arsip, konsep surat dan kartu kendali rangkap tiga dari pencatat surat Meneliti kebenaran pengisian kartu kendali Memaraf kartu kendali Menyerahkan kartu kendali lembar ketiga, arsip, dan konsep surat kepada petugas tata usaha pengolah surat sebagai bukti bahwa surat tersebut sudah dikirimkan
Menyerahkan kartu kendali lembar kedua piñata arsip Meneruskan surat asli dan tembusan kepada pengirim surat untuk diteruskan sesuai dengan alamat yang dituju Menyimpan kartu kendali kesatu.
Pengirim surat bertugas : Menerima surat asli dan tembusannya Mengirim surat sesuai dengan alamat surat Memaraf dan membubuhkan tanggal pengiriman pada lembar konsep surat.
Surat Rahasia Surat rahasia diberi sampul rangkap dua. Sampul pertama berada di bagian dalam dan dibubuhi tanda rahasia, sampul kedua tidak dibubuhi tanda kerahasiaan. Prosedur pengurusan surat rahasia dilaksanakan sebagai berikut : Pimpinan pengolah surat bertugas : Menyiapkan surat rahasia Memusnahkan menghapus file/karbon yang berisikan surat rahasia Memintakan nomor surat rahasia dari satuan kerja yang menangani surat-menyurat dan kearsipan Menyampaikan surat rahasia yang sudah disampul atau tertutup kepada petugas tata usaha pengolah surat
Menyimpan atau menyerahkan surat rahasia kepada petugas yang ditunjuk.
Petugas tata usaha pengolah surat bertugas : Menerima surat dari pimpinan atau pengolah surat Mencatat surat pada lembar pengantar surat rahasia rangkap dua
Menyerahkan surat dan lembar pengantar surat kepada pencatat surat
Menerima satu lembar pengantar kedua dari pencatat surat dan menyimpannya.
Pencatat surat bertugas : Menerima surat dan lembar pengantar rangkap dua dari petugas tata usaha pengolah surat Memaraf lembar pengantar dan mengembalikan satu lembar pengantar surat kepada petugas tata usaha pengolah surat Menyimpan lembar pengantar pertama Menyerahkan kepada pengirim surat.
Pengirim surat bertugas : Menerima surat dari pencatat surat Mengirim surat sesuai dengan alamat. Apabila alamat satuan kerja tidak berada dalam satu atap, dapat dilakukan sistem desentralisasi.
Sarana Persuratan Sarana persuratan terdiri atas lembar disposisi, lembar konsep surat, kartu kendali, lembar pengantar, sampul, tempat surat, dan alat pengiriman surat. Lembar disposisi adalah sarana atau alat pemantau yang memuat disposisi untuk mengatur proses pengolahan surat dan alur surat. Lembar disposisi terdiri atas kolom rahasia, penting dan rutin.
PENGELOLAAN SURAT DAN TATA PERSURATAN DALAM ARSIP Abstrak Surat adalah sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya. Pengelolaan surat dalam suatu lembaga diategorikan atas dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk merupakan surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan dan surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Dalam sebuah lembaga/instansi baik negeri maupun swasta selalu berhubungan dengan suratmenyurat. Pada dasarnya banyaknya surat yang masuk maupun surat keluar perlu dilakukan penataan yang baik. Tata persuratan yang dilakukan dengan baik oleh sebuah lembaga/instansi dapat memudahkan lembaga/instansi tersebut dalam menemukan kembali surat-surat yang telah diarsipkan tersebut. Kata-kata Kunci : Pengelolaan, Surat, Tata Persuratan, Arsip
A. Pendahuluan Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang asing. Surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan , baik pribadi, bisnis, maupun kedinasan. Dalam menulis surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, diantaranya adalah: bahasa yang digunakan mudah dipahami, menggunakan kalimat yang sederhana, isi pesannya jelas-tegas-dan tidak bertele tele. Disamping itu, yang tidak kalah pentingnya untuk diperhatikan adalah jangan lupa untuk mengunakan kertas yang masih bersih serta ukurannya sesuai dengan maksud dan tujuan
pengiriman surat. Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu sampai kepada tujuannya, sejalan dengan kehendak si pengirim. Maka dari itu isi atau maksud dari surat itu harus terang dan jelas, dan tidak menimbulkan salah pengertian pada pihak penerima. Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat yang terdapat di kantor tersebut. Pengelolaan surat dan tata persuratan merupakan salah satu komponen penting dalam arsip, karena tata persuratan yang baik akan mendukung tugas-tugas pimpinan. Pada dasarnya suatu lembaga/instansi akan melakukan pengawasan yang ketat terhadap surat yang masuk ataupun surat yang keluar. Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian masingmasing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni 2013 8.
dan pengiriman surat-surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar adalah dianggap lebih baik. Pengelolaan surat baik berupa surat masuk maupun surat keluar haruslah dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan alur pelaksanaan. Banyaknya surat masuk maupun surat keluar yang diterima dan dikeluarkan oleh suatu lembaga/instansi haruslah ditata dan diarsipkan dengan baik. Seorang arsiparis yang memilki pengalaman tentu dapat menyortir mana surat yang perlu diarsipkan dan mana yang tidak. . B. Pembahasan 1. Pengurusan surat masuk Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Setiap kantor dalam setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada yang 1 surat, 2 surat, puluhan surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan. Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. Prosedur Pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri dari aktivitasaktivitas sebagai berikut : 1. Penyortiran surat Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/ instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat dapat dipilah berdasarkan:
Unit Organisasi Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan. Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas dsb. Klasifikasi Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kilat/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima). Kualifikasi Selanjutnya surat dikelompokkan menurut : Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), Surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), Surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), Surat biasa (kode B) Urgensi Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat. Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu untuk memudahkan dalam penanganan surat selanjutnya, yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan. 2. Pembukaan sampul (amplop) surat. 3. Pengeluaran surat dari dalam sampul 4. Pembacaan isi surat 5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni 2013 85 selalu dilakukan padasetiap terjadi pemindahan dan penyimpanan. 6. Penyampaian/Pendistribusian Surat Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabatpejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi. 2. Pengurusan surat keluar Surat Keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Prosedur pengelolaan Surat Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut: 1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep. Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu: a. Penetapan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat. b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat. c. Mengetahui calon penerima surat. Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat. Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya. 2. Persetujuan konsep Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat. Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi. Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat. 3. Pemberian nomor surat 4. Pengetikan konsep Setelah konsep surat diaprove atau disetujui oleh atasan, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut; a. diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap b. dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan c. memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi waktu pengirimannya dan isinya. Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, barulah mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni 2013 86 dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan. Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.
5. Penanda tanganan surat Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya. Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya pada konsep surat tersebut. 6. Pemberian cap Stempel 7. Pencatatan surat keluar Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan. Semua surat keluar perlu dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah: a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat b. untuk mengontrol surat yang keluar c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar 8. Pengiriman surat Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu; a. dikirim oleh petugas pengiriman surat b. dikirim melalui jasa pengiriman surat Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman. Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya, yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim. Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu; a. Perum Pos dan Giro b. Perum Telekomunikasi c. Swasta 3. Tata persuratan Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup Arsip. Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan. Pembakuan elemen-eleman dalam tata persuratan tersebut apabila dilaksanakan dengan benar dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :
a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan. b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya. d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan. Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun publik akan menjadi pedoman bagi elemen-eleman yang ada di dalam organisasi tersebut. Sehingga masing-masing dalam membuat surat tidak menurut Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni 2013 87
selera masing-masing. Dalam hal ini ditentukan jenisnya seperti surat, laporan, produk hukum maupun formulir. Masing-masing ditentukan juga formatnya. Contoh surat korespondensi yang memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala Surat (logo,nama dan alamat, kota, tangga, nomor, sifat surat lampiran, hal dan alamat yang dituju; 2) batang tubuh (pembuka, isi pokok dan penutup); dan kaki surat (jabatan penandatangan, nama, tembusan dan cap).Pembakuan ini penting dalam menciptakan efisien dan efektifitas. Bukan sekedar menjadi pedoman tetapi sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu surat. Sebagai contoh penendatanganan surat. Betapa repotnya kalau semua surat harus ditandatangani pimpinan tertinggi. Tetapi apabila ada pedoman tentang pendelegasian wewenang penandatanganan surat, hal tersebut akan lebih memudahkan serta lebih efisien. C. Penutup Adapun kesimpulan dari hasil tulisan tersebut diatas bahwa surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan.Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan untuk itu segala bentuk surat merupakan bukti dari sebuah rekaman arsip yang perlu dilakukan pengelolaan dan penataan yang baik. Terciptanya pengelolaan yang baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam suatu organisasi. Selain itu juga harus didukung SDM yang professional, anggaran yang memadai, sarana dan prasarana yang standar, serta system yang baku, aplikatif dan efisien. Pengelolaan surat terdiri dari pengurusan surat masuk dan surat keluar dimana surat masuk merupakan surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan dan surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri atas : 1. Penyortiran surat 2. Pembukaan sampul (amplop) surat. 3. Pengeluaran surat dari dalam sampul 4. Pembacaan isi surat 5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
