Makalah Komunikasi Bisnis dan Penulisan Laporan
eh:
Annisa Farhha Azwar
C1B011120
Elisabet Hutauruk
C1B011139
Erlina Kristiani Frengki Oktavianus Siringoringo
C1B011129 C1B011117
Hani Fauziah
C1B011111
Marianti Mahdalena
C1B011130
M. Arief Prasetyo
C1B011134
M. Dwi Fadlu Rahman Tia Syaedati
C1B011125 C1B011144
jemeFakultas Ekonomi
Universitas Jambi 2013
Kata Pengantar Puji dan syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkah dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik.Makalah ini kami sampaikan kepada Dosen Pengampu mata kuliah Komunikasi Bisnis sebagai salah satu syarat melengkapi tugas kuliah. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam penulisan makalah ini.Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan masukan yang membangun dalam penulisan makalah selanjutnya.Kami berharap makalah ini memberikan manfaat bagi pembaca.
Penulis
DAFTAR ISI Kata Pengantar Bab I Pendauhuluan Latar Belakang ......................................................................................................... 5 Rumusan Masalah................................................ .................................................... 5 Tujuan .................................................................................... ................................... 6 Manfaat .................................................................................. ................................... 6 Bab II Pembahasan Komunikasi Bisnis................................................ .................................................... 7
Komunikasi Verbal .................................................................................................... 7 Komunikasi Nonverbal .............................................................................................. 8 Pola Komunikasi ................................................................................................ ........ 8 Hambatan Komunikasi Bisnis ................................................. ................................... 9 Mengatasi Hambatan Komunikasi Bisnis .................................................................. 9 Komunikasi yang Efektif Dalam Bisnis ................................................................. 10 Komunikasi Tertulis ................................................................................................ 10
Keuntungan dan Kerugian Komunikasi Tertulis........................................................ 11 Fungsi Komunikasi Tertulis ....................................................................................... 11 Prinsip-Prinsip Komunikasi tertulis ........................................................................... 12 Penulisan Laporan .................................................................................. ................. 12
Fungsi Laporan .......................................................................................................... 12 Macam-Macam Laporan ........................................................................... ................. 13
Perbedaan Antara Laporan Formal dan Nonformal ................................................... 16 Sistematika Laporan ................................................................................................... 17 Laporan Bisnis ........................................................................................................... 18 Bab III Kesimpulan ................................................................................................. 21 Daftar Pustaka .......................................................................................................... 22
BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang
Komunikasi merupakan hal yang penting dalam kehidupan sehari-hari , komunikasi yang baik sangat penting bagi efektivitas kelompok atau organisasi apapun. Riset yang ada mengidentifikasikan bahwa komunikasi yang buruk paling sering
dijadikan
sumber-sumber
konflik
antar
personal.
Karena
individu
menghabiskan hamper 70 persen dari waktu mereka untuk berkomunikasi. Menulis, membaca, mendengar, berbicara adalah hal yang masuk akal untuk menyimpulkan bahwa satu dari kekuatan terbesar yang merintangi kinerja kelompok yang berhasil adalah kurangnya komunikasi yang efektif. Sebuah ide betapapun hebatnya, tidak akan berguna sampai dapat disampaikan dan dipahami oleh orang lain. Komunikasi yang sempurna, jika hal itu memang ada, muncul ketika suatu pemikiran atau sebuah ide tersampaikan sedemikian rupa sehingga gambaran mental yang didapat oleh sipenerima sama dengan di gambarkan sipengirimnya. Didalam sebuah bisnis, komunikasi merupakan hal yang fundamental dimana kesalahan di dalam komunikasi bisa berakibat fatal seperti kehilangan tender. Komunikasi juga menjadi perhatian penting pada penulisan laporan yang ada dalam sebuah bisnis.Karena laporan dalam aktivitas bisnis berguna dalam penyampaian informasi yang terkait dengan tujuan dari suatu perusahaan atau organisasi.Sehingga penulisan laporan yang sesuai yakni yang baik dan benar akan mempengaruhi kinerja
perusahaan atau organisasi. Hal inilah yang kemudian menarik dikaji lebih lanjut bagaimana membuat sebuah laporan yang efektif dalam komunikasi bisnis. B.Rumusan Masalah
Terkait dengan peran komunikasi bisnis dalam penulisan sebuah laporan maka masalah yang dikaji sebagai berikut : 1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis ? 2. Bagaimana komunikasi yang efektif di dalam bisnis ? 3. Apa yang dimaksud dengan komunikasi tertulis ? 4. Bagaimana sistematika komunikasi tertulis khususnya dalam penulisan laporan ? C.Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini dapat dikemukakan sebagai berikut: 1. Memahami definisi serta jenis dan hambatan yang ada pada komunikasi bisnis. 2. Mengetahui komunikasi yang efektif dalam menjalankan bisnis. 3. Memahamami komunikasi tertulis mulai dari fungsi hingga prinsipnya. 4. Mengetahui struktur dan sistematika berbagai penulisan laporan yang baik dan benar. D.Manfaat
Manfaat dalam penulisan makalah tentang Komunikasi Bisnis dan Penulisan Laporan yakni :
1. Membantu penulis laporan untuk memahami Komunikasi bisnis yang efektif dalam menjalankan bisnis. 2. Membantu penulis laporan untuk mengetahui prosedur yang benar dalam penulisan laporan. 3. Meminimalisir kesalahan yang terjadi dalam penulisan laporan
BAB II PEMBAHASAN A.Komunikasi Bisnis
Secara etimologi komunikasi berasal dari bahasa Latin ”communis” (bersama), sedangkan menurut kamus, komunikasi meliputi ungkapan-ungkapan seperti berbagi informasi atau pengetahuan, memberi gagasan atau bertukar pikiran, informasi, atau sejenisnya dengan tulisan atau ucapan. Definisi lain terbatas pada situasi stimulus-response. Pesan dengan sengaja disampaikan untuk mendapatkan respon,seperti pertanyaan yang diajukan memerlukan jawaban, instruksi yang diberikan perlu diikuti, atau penyajian iklan untuk stimulan agar orang membeli suatu produk.Menurut William C. Himstreet dan wayne murlin Baty, komunikasi berarti suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim digunakan) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun dengan prilaku atau tindakan. Sedangkan Bisnis dalam Kamus Bahasa Indonesia diartikan sebagai perniagaan, perdagangan ataupun dagang.Jadi secara sederhana dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, yang mencakup komunikasi verbal dan nonverbal. B.Komunikasi Verbal
Komunikasi
verbal
merupakan
salah
satu
bentuk
komunikasi
yang
lazimdigunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lainmelalui
lisan ataupun tulisan. Bentuk komunikasi ini memiliki struktur yangteratur dan terorganisasi dengan baik. Contoh komunikasi verbal dalamdunia bisnis antara lain : 1. Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayaran. 2. Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain. 3. Berdiskusi dalam suatu tim kerja. 4. Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/manajer lini. 5. Melakukan presentasi bisnis dengan para investor. Dengan komunikasi verbal diharapkan orang dapatmemahami apa yang disampaikan oleh si pengirimpesan baik dalam bentuk mendengarkan informasi yangdisampaikan secara lisan maupun tulisan. Komunikasibisnis yang efektif sangat tergantung
pada
keterampilanseseorang
dalam
mengirim
maupun
menerima
pesan.Secara umum untuk mengirim pesan bisnis seseorangdapat menggunakan lisan (30 %) dan tulisan (9 %).Sedangkan untuk menerima pesan bisnis orang seringmenggunakan pendengaran / mendengar (45 %) danbacaan / membaca (16 %). C.Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal adalah salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam menyampaikan pesan dengan menggunakan gerak tubuh / bahasa tubuh. Contoh komunikasi nonverbal antara lain : 1. Mengerutkan dahi tanda seseorang sedang berpikir.
2. Tersenyum dan berjabat tangan sebagai cerminan rasa senang, simpati dan penghormatan kepada relasi bisnis. 3. Menganggukkan kepala isyarat tanda setuju dengan pendapat rekan bisnis Komunikasi nonverbal sangat penting karena memilikipengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal,isyarat komunikasi nonverbal sangat pentinguntuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang.Keunggulan komunikasi nonverbal adalah reabilitasnya,hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggiterhadap kebenaran pesan yang disampaikan.Denganisyarat nonverbal seseorang dapat mendeteksikecurangan ataupun menegaskan kejujuran informasiyang diterimanya. D.Pola Komunikasi
Secara umum pola komunikasi (patterns ofCommunications) dapat dibedakan menjadi dua, yaitu: 1. Komunikasi formal Komunikasi ini mengikuti garis hirarki atau jabatan yang ada dalam suatu organisasi. Terdapat tiga arah komunikasi formal : a) Komunikasi dari atas ke bawah (Downward), seperti pengambil keputusan ke
karyawan. Contoh : Kebijakan, rencana, strategi, instruksi dan
prosedur. b) Komunikasi dari bawah ke atas (Upward), seperti pekerja kepada pimpinan. Contoh : laporan kerja, dan usulan perbaikan. c) Komunikasi Horizontal, seperti karyawan/level yang sama. Contoh : Meeting, e-mail, dan memo
2. Saluran komunikasi informal (Informal Communications Channel) Komunikasi informal dilakukan berdasarkan hubungan sosial, karyawan sering bersosialisasi saat makan siang, istirahat atau pulang kantor.Jika dalam suatu organisasi banyak informasi yang beredar melalui informal artinya komunikasi formal tidak efektif.Keuntungan dari komunikasi informal yakni informasinya lebih cepat dan efektif serta bisa mengekspresikan pendapat tanpa ragu-ragu. E.Hambatan Komunikasi Bisnis
Dalam menjalankan suatu bisnis tentunya organisasi akan menemukan kendala atau hambatan dalam pencapaian tujuan terutama dalam melakukan komunikasi, seperti : 1. Iklim komunikasi tertutup, karyawan sedikit mengetahui tentang perusahaan, informasi dikuasasi oleh pemimpin. 2. Struktur organisasi yang besar dan berjenjang, distorsi, penyampaian tertunda, persepsi berbeda. 3. Filtering, pesan dirubah, diperpendek atau diperpanjang. 4. Tidak percaya, merasa diperdaya, dimanipulasi
atau diperlakukan dengan
tidak adil. 5. Rivalitas
antar
karyawan,
menguntungkan orang lain. 6. Status dan power.
saling
merahasiakan
informasi
yang
bisa
F.Mengatasi Hambatan Komunikasi Bisnis
Dari hambatan yang ditemui oleh suatu organisasi dalam melakukan komunikasi maka terdapat beberapa cara untuk mengatasi hambatan tersebut, yakni : 1. Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan. 2. Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat. 3. Mempromosikan komunikasi horisontal, meningkatkan moral, menambah ideide. 4. Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang. 5. Membuat saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan. G.Komunikasi yang Efektif Dalam Bisnis
Peran penting kemampuanberkomunikasi yang harusdimiliki oleh pelaku bisnis dalam dunia bisnis yakni kemampuankomunikasi baik secara verbal maupun non verbal, lisan maupuntulisan, simbolik maupun interaksimerupakan hal penting yang harus dimiliki oleh pelaku bisnis. Komunikasi yang efektifmerupakan sarana yang pentinguntuk memperoleh kesuksesandalam suatu perusahaan.Inimembantu menaikkan kepuasankerja, produktivitas, dankeuntungan.Komunikasi yangefektif adalah
nyawa
dari
setiaporganisasi
dan
suatu
kuncikesuksesan
dalam
bisnis.Secarainternal, komunikasi yang baikadalah mampu menjaga manajemen dalam
menjaga
stabilitasnya,
dapatmemotivasi
karyawannya,
dapat
mengetahui perkembanganperusahaan dengan baik, karyawandapat memahami kebijakan perusahaan dengan baik, dll.Sedangkan secaraeksternal,komunikasi yang baik
mampumenjaga
citra
perusahaan
di
matalingkungannya,
mampu
memberikankontribusi positif bagilingkungannya atas isu-isu yangdikembangkan, mampu menjagahubungan baik dengan mitra kerja,supplier, dan masyarakat sekitaryang pada akhirnya mampumemberikan kontribusi positif bagiperusahaan. Kemampuan komunikasi juganilai mutlak bagi kesuksesanseorang individu, baik ia seorangpelaku bisnis maupun tidak.Bagaimana seseorang berinteraksidengan orang lain, bagaimanaseseorang ‘menampilkan’kemampuannya, bagaimanaseseor ang berperan
secara
aktifdalam
masyarakat,
semuakeberhasilan
bergantung
padakemampuan seseorang dalamberkomunikasi. H.Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis merupakan salah satu bentuk komunikasi yangsering digunakan dalam bisnis, seperti komunikasi melalui surat-menyurat, pembuatan memo, laporan, iklan di surat kabar dan lain-lain. Untuk menolong kita dalam berkomunikasi secara baik, ada beberapa prinsip-prinsip yang harus diperhatikan, yaitu : 1. Lengkap. 2. Ringkas. 3. Pertimbangan. 4. Konkrit. 5. Jelas.
6. Sopan. 7. Benar. I.Keuntungan dan Kerugian Komunikasi Tertulis
Adapun keuntungan dari komunikasi tertulis,yaitu : 1. Adanya dokumen tertulis. 2. Sebagai bukti penerimaan dan pengiriman. 3. Dapat meyampaikan ide yang rumit. 4. Memberikan analisa, evaluasi dan ringkasan. 5. Menyebarkan informasi kepada khalayak ramai. 6. Dapat menegaskan, menafsirkan dan menjelaskan komunikasi lisan. 7. Membentuk dasar kontrak atau perjanjian. Sedangkan kerugian dari komunikasi tertulis, yaitu : 1. Memakan waktu lama untuk membuatnya 2. Memakan biaya yang mahal. 3. Komunikasi tertulis cenderung lebih formal. 4. Dapat menimbulkan masalah karena salah penafsiran. 5. Susah untuk mendapatkan umpan balik segera. 6. Bentuk dan isi surat tidak dapat diubah bila telahdikirimkan. 7. Bila penulisan kurang baik maka akan membingungkansi pembaca. J.Fungsi Komunikasi Tertulis
Adapun fungsi dari komunikasi tertulis yaitu : 1. Sebagai tanda bukti tertulis yang otentik, misalnya; surat perjanjian.
2. Alat pengingat/berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yangtelah diarsipkan. 3. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digalikembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau. 4. Jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan. 5. Pedoman atau dasar bertindak, misalnya surat keputusan, suratperintah, surat pengangkatan. 6. lebih efisien dari komunikasi melalui telepon, bila jarak antaraperusahaan dan langganan jauh sekali. K.Prinsip-Prinsip Komunikasi Tertulis
Dalam melakukan komunikasi tertulis, terdapat prinsip-prinsip yang bisa dijadikan acuan seperti : 1. Attention, yaitu penulisan surat bisnis harus dapat menarikperhatian pu blik. 2. Interest , yaitu penulisan harus dapat menarik minat publik. 3. Desire, yaitu bahwa tulisan tersebut menimbulkan keinginan public untuk membeli. 4. Action, yaitu bahwa ahirnya publik / mitra bisnis jadi membeliproduk kita. L.Laporan Bisnis
Laporan bisnis adalah presentasiyang direncanakan, berimbang,objektif, berisi fakta-fakta
bisnisyang
ditujukankepada untukpemegang
para
spesifik
dan
bertujuanpenting.Laporan
ke
Penyelia
dan
PenentuKebijakan.Secara
horisontal,
saham,
pelanggan,
masyarakat
dan
atas,
barangkali
kepadaPemerintah.Sedangkan ke bawah,ditujukan bagi para pekerja.Berisi tentang kejadian, kondisi-kondisi,kualitas, kemajuan, hasilpenyelidikan atau penafsiran dan kesimpulan.Pembuat laporan bolehmembantu penerima agar memahami situasi bisnis yang penting, guna penyelesaian tugas teknis atau operasional atau merencanakan prosedur, memecahkan masalah, danmembuat keputusan eksekutif. Ada enam langkah penting dalam membuat laporan bisnis, tentangtujuan penulisan laporan, pembaca laporan, pengumpulan idetermasuk fakta dalam laporan, penafsiran, dan organisasi. 1. Gambarkan masalah dan tujuan Langkah perencanaan pertama untuk meneliti masalah melibatkan dan mengenal tujuan
laporan.Tujuan
utama
laporan
bisnisseringkali
membantu
penerimamemecahkan masalah dan/ataumembuat keputusan. Dalam laporan lain, masalah bisa terkait dengan investasi dan suatu pilihan antara metoda-metoda, mesinmesin, atau kebijakan-kebijakan. 2. Pertimbangkan siapa yang menerima laporan Membayangkan siapa pembaca laporan dan kebutuhannya adalahlangkah sangat penting di dalam penulisan laporan bisnis.Jika laporan anda ditujukan untuk penyelia departemen, dapat menggunakan istilah teknik dan singkatan yang digunakan di dalam bidang Anda. Tetapi jika disalurkan ke departemen lain atau jika untuk seseorang di luar perusahaan atau ke stakeholder, bahasa yang digunakan harus umum dengan penjelasan. 3. Tentukan ide
Singkatnya langkah ketiga tentang ide-ide umum dan topik utama yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan laporan.Pada beberapa laporan, perumusan formula yang diinginkan (bahkan yang penting) sebagai dasar untuk menentukan informasi yang diperlukan dan lalu mencatat judul topik maupun garis besar dalam kerangka yang bersifat sementara. 4. Kumpulkan keperluan materi dari sumber Untuk beberapa laporan, mungkin punya semua data. Bagi yang melakukan penelitian
sekunder
yang
diperluas
dan/atau
penelitian
utama,
membutuhkan tambahan pemikiran untuk mencari data kemana pun. 5. Memilih dan menginterpretasikan data Langkah ke lima ini tergantung kompleksitas riset, seperti yang ditentukan tujuan dan kebutuhan pembaca. Jika sebagian (semua) fakta datang dari kuesioner, anda perlu menyusun kembali dan meneliti data setelah menyusun tabel jawaban.Pertimbangkan lagi logika hipotesis, apakah ide utama asli dan kerangka garis besar.Jadi meninjau kembali, menambahkan, dan menghapus topik-topik yang diperlukan. 6. Organisasi laporan Cara
menata
laporan
berhubungan
dengan
pembaca,
tujuan,
dan
pokok masalah.Utamanya dalam mengorganisir ketiga bagian laporan melalui penyusunan induktif dan deduktif. Penyusunan induktif pada dasarnya rencana yang tidak langsung, dengan beberapa pertimbangan: a) Punya
penjelasan
rinci
untukmemahami
kesimpulan,
rekomendasi siapa yang memperjuangkan keputusan.
pujian
dan
b) Menganggap kesimpulan bertentangan dengan hasil, c) Punya sedikit penyimpangan terhadap kesimpulan dan lebih mungkin menerima jika didapat analisa dari faktor penting, d) Perlu membaca seluruh laporan, dan e) Menyukai penataan laporan ini. Kualitas laporan akan menarik untuk disimak dan mudah dipahami apabila ditulis dengan menggunakan kaidah penulisan 7C, yaitu : 1. Completeness-Kelengkapan 2. Conciseness-Keringkasan 3. Consideration-Pertimbangan 4. Concreteness-Kekonkritan 5. Clarity-Kejelasan 6. Courtesy-Kesopanan 7. Correctness-Kebenaran
BAB III KESIMPULAN
Komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain bisamelalui komunikasi verbal dan nonverbal misalnya lisan ataupun tulisan. Sebaiknya bentuk komunikasi yang digunakan memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik.Karena komunikasi pesan bisnis merupakan gambaran dari pencitraan perusahaan terutama dalam komunikasi tertulis.Komunikasi dalam bisnis mengenai bagaimana penyampaian pesan-pesan bisnis yang berisi informasi perusahaan dapat disampaikan tepat sasaran. Keberhasilan komunikasi pada suatu perusahaan juga ditunjang oleh pelaku komunikasi. Para anggota organisasi atau perusahaan yang menjalankan komunikasi tertulis harus memahami fungsi dan prinsip dari komunikasi tertulis karena komunikasi tertulis memiliki aturan-aturan baku yang harus dipatuhi. Dalam laporan bisnis yakni setiap presentasiyang direncanakan, berimbang,objektif, berisi faktafakta bisnisyang spesifik dan bertujuanpenting. Oleh karena itu penulis laporan harus memahami prosedur dalam pembuatan laporan tertulis karena akan mempengaruhi informasi yang terkandung dalam tujuan penulisan laporan.
DAFTAR PUSTAKA
Komunikasi Bisnis. 2009. http://komunikasidalambisnis.com . Diakses tanggal 05 November 2014 Komunikasi Bisnis. http://www.slideshare.net/bandidasmillenix. Diakses tanggal 05 November 2014 Komunikasi Bisnis yang Efektif.2011. http://myblog26974.wordpress.com . Diakses tanggal 05 November 2014 Laporan.2011. http://aderiska-pilyang.blogspot.com . Diakses tanggal 05 November 2014 Laporan.2011. http://rahmaekaputri.blogspot.com . Diakses tanggal 05 November 2014
