4
MAKALAH
PENGANTAR BISNIS
MENGELOLA SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI KOMUNIKASI
DISUSUN OLEH :
WILDAN RIZKI D. (1313015011)
SHELLY INTAN PERMATASARI (1313015006)
SHEPTIAN RICHMAN RADITTE (1313015012)
TALITHA DYAN SHABRINA (1313015029)
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL "VETERAN" JAWA TIMUR
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
SURABAYA
2013
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kepada Allah SWT, yang mana kami dapat menyelesaikan makalah pengantar bisnis Bab XVI tentang "Mengelola Sistem Informasi dan Teknologi Komunikasi".
Makalah ini digunakan mahasiswa semester I program study Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional "Veteran" Surabaya, yang dimaksudkan untuk mempermudah mahasiswa dalam pemahaman materi mata kuliah tersebut.
Mudah-mudahan makalah yang sederhana ini dapat memberikan manfaat yang besar pada para mahasiswa/i.
Akhirnya kami sangat menghargai kepuasan dan kritik yang datang dari para mahasiswa dan dosen untuk perbaikan pada periode mendatang.
Dan terima kasih atas sumbang sarannya.
Surabaya, 10 Desember 2013
Penyusun,
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR............................................................................................... 2
DAFTAR ISI............................................................................................................. 3
BAB I PENDAHULUAN................................................................................ 4
Latar Belakang.............................................................................................. 4
Rumusan Masalah........................................................................................ 4
Tujuan........................................................................................................... 5
BAB II PEMBAHASAN.................................................................................. 7
2.1 MANAJEMEN INFORMASI : SEBUAH TINJAUAN…................................... 7
2.1.1 Data vs Informasi………………………............................................... 7
2.1.2 Sistem Informasi…………………………………………………………. 8
2.2 TEKNOLOGI BISNIS BARU DALAM ERA INFORMASI............................... 8
2.2.1 Perluasan Jangkauan dalam Sistem Informasi.................................. 9
2.2.2 Bisnis Elektronik dan Teknologi Komunikasi...................................... 9
2.2.3 Pilihan Baru untuk Rancangan Organisasi : Network Enterprise... 13
2.3 JENIS SISTEM INFORMASI…………………………………………............... 16
2.3.1 Kelompok Pengguna dan Sistem yang Dibutuhkan........................... 16
2.3.2 Sistem Utama Berdasarkan Tingkat…............................................... 18
2.4 ELEMEN DALAM SISTEM INFORMASI……………..................................... 22
2.4.1 Perangkat Keras…………………………………………………………. 23
2.4.2 Piranti Lunak………...………………………………………………...…. 23
2.4.3 Pengendalian……………………………………………………………. 24
2.4.4 Database dan Program-Program Aplikasi…………………………….. 24
2.5 TELEKOMUNIKASI DAN JARINGAN………………………………................ 26
2.5.1 Multimedia Communications System………………............................ 26
2.5.2 Arsitektur Sistem…………………………............................................ 27
III PENUTUP..................................................................................................... 28
3.1 Kesimpulan................................................................................................... 28
DAFTAR PUSTAKA................................................................................................ 30
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Kehadiran teknologi informasi dan komunikasi mendorong adanya perubahan manajemen organisasi secara keseluruhan dan mengubah pendekatan organisasi dalam berhubungan dengan masyarakat atau warga negara. Hal ini mungkin juga tampak dalam berbagai ragam layanan publik yang dilakukan oleh organisasi pemerintah dan lembaga publik lainnya. Konsekuensinya, perubahan yang terjadi jelas menuntut kehadiran inovasi dalam mengelola layanan publik yang disediakan. Fakta menunjukkan bahwa layanan berbasis teknologi informasi dan komunikasi memudahkan masyarakat dalam mengakses beragam jenis layanan, baik dengan perangkat komputer, jaringan seluler atau telepon bergerak (lihat, Rust dan Kannan, 2002).
Secara faktual, pelayanan lewat dengan menggunakan teknologi infromasi dan komunikasi kemudian kian berkembang, tidak hanya mencakup penggunaan jaringan elektronik, internet, ataupun infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi, tetapi juga mencakup jenis dan bentuk pelayanan publik serta lingkungan dan proses pelayanan publik ketika diberikan kepada warga negara. Di titik inilah, sejalan dengan konteks pelayanan informasi publik, diperlukan sistem layanan informasi publik yang memadai. Sistem informasi itu untuk meningkatkan aksesibiltas atau kemudahan memperoleh informasi, kualitas informasi, dan pengembangan manajemen organisasi (Lucas, 1987).
Pengelolaan informasi publik melibatkan pengumpulan, analisis, dan penyebaran informasi kepada publik. Tentu dibutuhkan kepemimpinan dan pengambilan keputusan yang efektif sehingga memungkinkan masyarakat/publik mampu mengakses dan memahami informasi yang disediakan.
Secara garis besar dapat dipahami bahwa proses pengelolaan ini mencakup dua wilayah kegiatan penting, pertama penyediaan informasi yang akurat, cepat dan mudah diakses. Dan kedua, mengembangkan kolaborasi dan sinergi promosi dan pertukaran informasi antar lembaga yang ada. Namun perlu diperhatikan, karena pengelolaan informasi publik lebih mengedepankan aspek teknis, pada akhirnya pengembangan layanan mengabaikan kualitas informasi. Padahal, kualitas informasi itu seharusnya menjadi ruh dari informasi yang disampaikan kepada publik, apalagi bentuk layanan informasi publik oleh pemerintah/lembaga publik sangat berkaitan dengan hal tersebut.
Berkaitan dengan produk informasi, O'Brien (1998:25--26) mengidentifikasi beberapa atribut kualitas informasi yang akan membuat informasi publik lebih bernilai dan bermanfaat bagi publik penggunanya. Pandangan O'Brien menjadi sangat relevan karena tiga dimensi, yaitu dimensi waktu, isi, dan bentuk informasi harus diperhitungkan dalam pengelolaan informasi publik berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
Perumusan Masalah
1. Mengapa memahami konsep sistem teknologi informasi sangat perlu jika seseorang ingin menguasai sistem teknologi informasi ?
2. Apakah ada pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajamen perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai?
3. Jika ada pengaruh, seberapa besar pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern terhadap produkitivitas kerja pegawai?
1.3 Tujuan
Pengelolaan informasi dan cara sistem komputer dan teknologi komunikasi yang telah merombak manajemen informasi.
Mengidentifikasi dan menjabarkan secara ringkas tiga elemen utama dalam data communication network-internet, World Wide Web, dan intranet.
Menjabarkan lima pilhan baru untuk rancangan organisasi yang tumbuh dari perkembangan teknologi informasi yang pesat.
Mendiskusikan berbagai program aplikasi sistem informasi yang tersedia bagi pengguna pada berbagai tingkat organisasi.
Secara singkat menjabarkan isi dan peran dari database dan tujuan dari piranti lunak database bagi sistem informasi.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 MANAJEMEN INFORMASI : SEBUAH TINJAUAN
Bisnis saat ini tergantung pada manajemen informasi melalui sebuah cara yang tidak dapat dibayangkan pada satu dekade yang lalu. Manajer saat ini memperlakukan teknologi digital sebagai sumber dasar organisasi dalam menjalankan bisnis harian perusahaan. Saat ini setiap pekerjaan selalu dihubungkan dengan informasi. Sebagian besar bisnis juga menganggap informasi mereka sebagai suatu sumber daya pribadi dimana merupakan aset yang mereka rencanakan, kembangkan dan lindungi. Tidak heran bila perusahaan memiliki manajer informasi dimana merupakan seorang manajer yang bertanggung jawab untuk merancang dan mengimplementasikan system untuk mengumpulkan, mengorganisir dan mendistribusikan informasi. Manajemen informasi sendiri merupakan suatu operasi internal untuk mengatur sumber daya informasi perusahaan untuk mendukung kinerja dan hasil bisnis.
2.1.1 Data Versus Informasi
Walaupun para pebisnis sering kali mengeluh bahwa mereka mendapatkan terlalu banyak informasi dimana berbentuk data (fakta dan gambaran mentah). Informasi merupakan interprestasi data yang berguna.
2.1.2 Sistem Informasi (Information System – IS)
Merupakan sistem untuk menyampaikan dan mengubah data mentah menjadi informasi yang dapat digunakan untuk membuat keputusan. Manajer IS pertama-tama harus menentukan informasi apa yang diperlukan. Kemudian mereka harus mengumpulkan data dan menerapkan teknologi untuk mengubah data menjadi informasi. Disini manajer IS juga harus mengendalikan arus informasi sehingga informasi tersebut hanya sampai kepada orang-orang yang memerlukannya.
Informasi yang disajikan cukup beragam berdasarkan faktor-faktor seperti bidang fungsional dimana orang bekerja dan pada tingkat manajemennya. Kualitas informasi, seluruhnya tergantung pada sumber daya teknologi suatu organisasi serta orang-orang yang mengelolanya.
2.2 TEKNOLOGI BISNIS BARU DALAM ERA INFORMASI
Karyawan pada seluruh tingkat organisasi menggunakan sistem informasi untuk meningkatkan kinerja mereka. Sistim ini sangat membantu dalam menjadwal perjalanan, evaluasi karyawan dan merumuskan strategi. Meluasnya peranan IS dikarenakan pesatnya perkembangan dalam teknologi elektronik yang memungkinkan arus informasi dan komunikasi yang lebih cepat dan luas. Teknologi telah sangat menginspirasi rancangan organisasi baru, hubungan inovatis dengan organisasi lain dan proses manajemen baru untuk meningkatkan daya saing.
2.2.1 Perluasan Jangkauan Dalam Sistem Informasi
Hubungan antara sistem informasi dan organisasi merupakan salah satu diantara aspek bisnis yang paling cepat berubah. Suatu saat aplikasi IS mempunyai jangkauan yang sempit dan terfokus secara teknik. Para manajer mulai menggunakan sistem IS tidak semata-mata untuk memecahkan masalah teknis, tetapi juga untuk menganalisis masalah manajemen, terutama untuk tujuan pengendalian.
Kini sistem informasi juga penting dalam perencanaan. Manajer secara rutin menggunakan IS untuk memutusan produk dan pasar perusahaan untuk 5 – 10 tahun mendatang. Perubahan dasar lainnya dalam organisasi yaitu peningkatan interdependensi antara strategi bisnis perusahaan dengan IS nya. Strategi tertentu akan gagal bila komponen sistem tidak di integrasikan untuk mendukung sistemnya.
2.2.2 Bisnis Elektronik dan Teknologi Komunikasi
Tekanan untuk mempertahankan komunikasi dan sistem informasi yang lebih baik semakin meningkat seiring dengan semakin ketatnya persaingan dan sewaktu organisasi berekspansi ke operasi global dan e-business. Perusahaan memerlukan komunikasi seketika diantara para manajer.
Teknologi Informasi Elektronik (Elektronic, Informatian Thechnologies/EIT
EIT adalah aplikasi IS berdasarkan teknologi komunikasi yang menggunakan jaringan alat-alat atau perlengkapan untuk menyampaikan informasi dengan alat elektronik. EIT meningkatkan kinerja dan produktivitas dengan melaksanakan dua fungsi, yaitu :
Menyediakan koordinasi dan komunikasi dalam perusahaan.
Mempercepat transaksi dengan perusahaan lain dan pelanggan.
Dalam sistem bisnis terdapat enam teknologi yang sering digunakan, diantaranya :
Mesin Faks (facsimile machine) mengirimkan dan menerima teks maupun gambar melalui saluran telepon dan memungkinkan untuk berkomunikasi secara tertulis dalam jarak jauh. Mesin faks merupakan teknologi yang sangat popular dan paling banyak digunakan pada perusahaan besar maupun kecil karena kecepatan dan biayanya yang rendah.
Voice Mail sistem berbasis komputer untuk menerima dan menyampaikan telepon yang masuk. Telepon yang masuk tidak pernah terlewatkan karena suara akan menjawab penelpon untuk meninggalkan pesan dan akan menyimpannya untuk didengarkan nanti.
Surat Elektronik (e-mail) secara elektronik mengirimkan memo dan informasi lainnya antar komputer. E-mail juga dapat mengirimkan transmisi suara, grafik dan video dari satu komputer ke komputer yang lain.
Electronic Conferencing sistem berbasis komputer yang memungkinkan orang-orang berkomunikasi secara langsung dari berbagai lokasi melalui komputer, telepon atau video. Dalam Video conferencing memungkinkan para peserta dapat melihat satu sama lain pada layar saat konferensi sedang berlangsung. Teleconference merupakan hal yang menarik karena meniadakan perjalanan sehingga menghemat uang.
Groupware merupakan piranti lunak yang menghubungkan anggota kelompok untuk distribusi e-mail, rapat elektronik, penyimpanan pesan, rapat dan jadwal serta penulisan kelompok. Groupware terutama berguna apabila anggota bekerja bersama-sama secara reguler dan sangat bergantung pada pembagian informasi.
Informasi dari luar perusahaan dapat dihubungkan dengan jaringan elektronik dan informasi ini dapat tersedia di setiap workstation dimana merupakan sebuah jasa komersial yang menyediakan informasi online untuk tujuan khusus maupun topik umum.
Data Communication Networks
Merupakan suatu teknologi untuk membawa aliran data secara bolak balik melalui sistem telekomunikasi. Jaringan (network) yang paling terkenal adalah internet dengan sistem penyertaannya yaitu world wide web (www).
Internet merupakan jaringan komunikasi data global yang melayani jutaan computer dengan informasi pada berbagai macam topik dan memberikan arus komunikasi untuk jaringan pribadi tertentu. Internet memungkinkan komputer pribadi terhubung dengan computer yang ada di berbagai lokasi. Walaupun orang tidak dapat terhubung langsung dengan internet, mereka dapat berlangganan internet dengan sedikit biaya langganan bulanan melalui Internet Service Provider (ISP) dimana merupakan perusahaan komersial yang mengelola sambungan permanen ke internet dan sambungan sementara kepada para pelanggannya.
World Wide Web (www atau "the web") merupakan subsistem komputer yang memberikan akses ke internet dan menawarkan kemampuan berhubungan serta multimedia. Internet memungkinkan pengguna di seluruh dunia berkomunikasi secara elektronik dengan mudah. The web ini juga merupakan sistem dengan standar yang dapat diterima secara universal untuk menyimpan, mendapatkan kembali, menformat dan menayangkan informasi. Untuk mengakses situs web, pengguna harus menentukan Uniform Resource Locator (URL) yang akan merujuk pada alamat unik sumber tersebut di internet.
Servers dan Browser pada setiap situs web dibuka dengan home page atau layar tampilan tambahan yang mungkin berupa grafik, suara, dan visual yang memperkenalkan pengguna kepada situs tersebut. Orang yang bertanggung jawab untuk memelihara situs web suatu organisasi biasanya dinamakan Webmaster. Situs web besar menggunakan workstation yang disebut sebagai Web Servers yang disesuaikan untuk mengelola dan mendukung situs web tersebut. Menyortir begitu banyak situs web merupakan hal yang tidak mungkin dilakukan tanpa Web browser dimana merupakan piranti lunak yang memudahkan pengguna dalam mengakses informasi pada web. Browser bekerja pada komputer pengguna serta mendukung grafik dan kemampuan hubungan yang diperlukan untuk menavigasi web.
Directories dan Search Engine pada browser menawarkan alat-alat tambahan guna mencari halaman web yang mengandung istilah dari pengguna dan kemudian memperlihatkan halaman yang sesuai. Salah satu diantara perusahaan cyberspace yang paling berhasil adalah "Yahoo".
Intranet hanya dapat diakses oleh para aryawan yang dilindungi firewall elektronik dimana merupakan sistem hardware dan software yang menghalangi pihak luar untuk mengakses jaringan internal suatu perusahaan. Intranet sendiri merupakan network pribadi dari situs-situs web internal dan sumber-sumber informasi lain yang tersedia.
Ekstranet mengizinkan pihak luar mengakses secara terbatas pada sistem informasi internal suatu perusahaan. Aplikasi yang paling umum untuk memungkinkan pembeli memasuki sistem untuk melihat-lihat produk yang tersedia untuk dijual dan diantarkan, sehingga memberikan informasi ketersediaan produk secara cepat kepada pembeli diluar.
2.2.3 Pilihan Baru untuk Rancangan Organisasi : Network Enterprise
Pesatnya pertumbuhan teknologi informasi telah mengubah struktur organisasi bisnis.
Organisasi Yang Lebih Ramping
Jaringan informasi membuat perusahaan menjadi lebih ramping dengan jumlah karyawan yang sedikit dengan struktur organisasi yang lebih sederhana. Karena networked firm dapat mengelola hubungan informasi antara karyawan maupun pelanggan, semakin banyak pekerjaan dapat diselesaikan dengan jumlah orang yang lebih sedikit.
Pengurangan posisi manajemen menengah dan penyusutan lapisan struktur organisasi dapat dilakukan karena jaringan informasi memberikan komunikasi langsung antara para manajer puncak dan para pekerja di tingkat yang lebih rendah.
Operasi Yang Semakin Fleksibel
Jaringan elektronik menyebabkan bisnis dapat menawarkan variasi yang lebih banyak dan siklus pengantaran yang lebih cepat ke pelanggan. Prinsip tersebut disebut mass customization dimana artinya adalah proses produksi fleksibel yang menghasilkan produk-produk yang sesuai dengan selera dalam jumlah besar pada harga yang rendah.
Meningkatnya Kolaborasi
Kolaborasi, tidak hanya di antara unit-unit internal tetapi juga dengan perusahaan luar, meningkat karena sistem jaringan mempermurah dan mempermudah kontak dengan tiap orang. Di bantu oleh intranet, perusahaan menyadari bahwa masalah yang compleks dapat di atasi lebih baik melalui kolaborasi, baik dalam bentuk tim formal ataupun melalui interaksi spontan. Keputusan yang dulunya di buat perorangan, kini di bagi di antara orang-orang departemen. Rancangan produk baru, misalnya : dulu hanya menjadi tanggung jawab departemen rekayasa. Sekarang hal itu dapat menjadi tanggung jawab bersama karena begitu banyak informasi tersedia dan dapat di akses untuk evaluasi dari berbagai sudut pandang, yaitu: pemasaran, produksi, rekayasa, dan pembelian dapat berbagi informasi untuk menentukan rancangan terbaik.
Perusahaan Maya dan Networking
Sistem jaringan dapat juga meningkatkan kolaborasi antar organisasi melalui apa yang di sebut sebagai perusahaan maya (virtual company). Perusahaan dengan keterampilan pemasaran dan promosi, misalnya: dapat membentuk tim dengan perusahaan pakar pergudangan dan distribusi, rekayasa, dan produksi. Networking memungkinkan peserta kolaborasi bertukar gagasan, merencanakan strategi, berbagai informasi pelanggan, dan mengkoordinasi usaha-usaha perusahaan, bahkan apabila fasilitas mereka saling berjauhan.
Meningkatnya Kemandirian Perusahaan dan Tempat Kerja
Aktivitas perusahaan dapat tersebar secara geografis tetapi sangat terkoordinasi berkat kehadiran sistem jaringan. Banyak e-business, tidak melakukan aktifitas pada satu lokasi terpusat. Sewaktu anda memesan perabot dari toko di Internet katakan kursi, meja, dan dua buah bola lampu. Kursinya mungkin berasal dari gudang di Philadelphia, dan lampunya berasal dari produsen di California, sementara sofa dan mejanya mungkin di kirim langsung dari dua produsen yang berbeda di North Carolina. Semua aktivitas ini di lakukan ketika pelanggan memesan dan di koordinasikan melalui jaringan, seakan-akan mereka semua di proses pada satu lokasi.
Perbaikan Proses Manajemen
Sistem jaringan telah mengubah sifat dasar proses manajemen. Aktivitas dan metode manajer kini umumnya sangat berbeda dari manajer beberapa tahun yang lalu. Pada satu saat, para manajer tingkat atas tidak peduli dengan seluruh informasi rinci yang tersaring ke atas dalam tempat kerja karena hal tersebut mahal untuk dikumpulkan dan lambat sehingga cepat basi. Manajemen tempat kerja di delegasikan kepada manajer menengah dan lini pertama. Akan tetapi dengan sistem jaringan, informasi dapat langsung di akses dan lebih berguna. Akibatnya semakin banyak manajer tingkat atas menggunakannya secara rutin untuk operasi perencaan, kepemimpinan, pengarahan, dan pengendalian.
Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Enterprise Resourse Planning)
Satu jenis sistem jaringan adalah perencanaan sumber daya perusahaan sistem informasi besar untuk mengintegrasikan kegiatan semua unit perusahaan. Hal itu di dukung oleh satu database besar dimana setiap orang berbagi informasi yang sama ketika setiap transaksi terjadi.
2.3 JENIS SISTEM INFORMASI
Program aplikasi sistem informasi yang tersedia bagi pengguna pada berbagai tingkat organisasi.
2.3.1 Kelompok Pengguna (User Group) dan Sistem yang Dibutuhkan (System Reprisement)
Empat kelompok pengguna (user groups) yang di identifikasi dalam gambar, juga mengindikasikan berbagai jenis sistem yang paling sesuai bagi masing-masing tingkat pengguna.Termasuk di antara pengguna adalah Staf Ahli (knowledge workers) karyawan yang menggunakan informasi dan pengetahuan sebagai bahan mentah serta bergantung pada teknologi infoemasi untuk merancang produk atau sistem bisnis baru.
Manajer Pada Berbagai Tingkatan
Karena kelompok pengguna bekerja pada jenis masalah yang berbeda. Maka dari itu di bedakan menjadi :
Manajer Puncak
Menganalisis tren dalam lingkungan bisnis dan kinerja perusahaan secara keseluruhan agar dapat melaksanakan perencanaan jangka panjang.
Manajer Tingkat Menengah
Memerlukan rangkuman dan analisis untuk menetapkan tujuan jangka menengah dan jangka panjang untuk kegiatan yang berada dalam supervisi mereka.
Staf Ahli
Memerlukan informasi khusus untuk menjalankan proyek-proyek teknis.
Manajer Lini Pertama
Mempunyai kebutuhan informasi yang berbeda, yaitu perlu informasi untuk mengatur proyek dan rincian departemen sehari-hari.
Bidang Fungsional dan Proses Bisnis
Setiap fungsi bisnis pemasaran, sumber daya manusia, akuntasi, produksi, keuangan memiliki kebutuhan informasinya sendiri. Selain itu dalam bisnis yang di atur sesuai dengan berbagai proses bisnis, kelompok proses ini juga memerlukan informasi khusus. Setiap kelompok pengguna dan departemen ini di wakili oleh sebuah sistem informasi.Sekarang tambahkan pada sistem ini keempat sistem yang di perlukan oleh empat tingkat pengguna yang telah kita bahas. Total jumlah sistem informasi dan aplikasi meningkat secara signifikan.
2.3.2 Sistem Utama Berdasarkan Tingkat
Dalam bagian ini, kita membahas berbagai jenis sistem yang menyediakan aplikasi pada beberapa tingkatan organisasi. Untuk transaksi yang rutin dan berulang, seperti pengambilan pesanan setiap hari oleh pengecer online, aplikasi khusus akaan mencangkupi. Namun kebutuhan untuk staf ahli akan bervariasi karena staf ahli sering menghadapi berbagai masalah khusus. Aplikasi sistem informasi bagi keputusan manajemen tingkat menengah atau puncak harus bersifat fleksibel, karena mereka akan menggunakan kisaran informasi luas yang dikumpulkan dari berbagai sumber, baik eksternal maupun internal.
Transaction Processing System
Transaction Processing System merupakan Aplikasi pemrosesan informasi untuk transaksi aktifitas bisnis yang rutin, mencangkup tahap-tahap pemrosesan yang telah disusun dengan baik. Proses penagihan kepada pelanggan di mulai ketika produk jadi yang dipesan pelanggan dikemas dan siap untuk dikirimkan. Menggunakan data yang disimpan dalam master file perusahaan, staf penagihan menyesuaikan nomor identifikasi pelanggan tersebut (dari master file penagihan) dengan kode produk (dari master file pekerjaan). Sistem tersebut dengan seketika menghitung jumlah yang harus di bayarkan (termasuk penagihan ongkos pengiriman di tambah tagihan yang belum di bayar), menciptakan faktur pembelian dan memberikan laporan status kepada pengguna sistem melalui akses online. Informasi dari master file penagihan dan pekerjaan mengalir secara elektronis ke sistem akuntansi untuk memperbarui akun piutang dagang dan persediaan.
Sistem untuk Staf Ahli dan Aplikasi Kantor
Banyak system dan aplikasi kantor (office application) yang mendukung aktivitas staf ahli maupun karyawan administratif. Mereka memberikan bantuan untuk pemrosesan data dan aktivitas lainnya, termasuk penciptaan dokumen komunikasi. Seperti departemen lain, departemen IS juga terdiri dari pekerja ahli (knowledge workers) dan pekerja data (data workers).
IS Knowledge Worker
Staf ahli (knowledge worker) IS mencangkup analisis sistem dan programmer sistem atau aplikasi :
Analisis Sistem (System Analysts) berurusan dengan seluruh sistem computer. Mereka mempelajari keperluan pengguna dan merancang sistem untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Umumnya, mereka memutuskan jenis dan ukuran komputer serta cara mempersiapkan hubungan antar komputer untuk membentuk jaringan.
Programer (Programmers) menulis instruksi piranti lunak yang mengatakan apa yang harus dilakukan oleh komputer. Programmer aplikasi (application programmer), misalnya : menuliskan instruksi untuk mengatasi masalah tertentu. Programer sistem (system programmers) memastikan bahwa suatu sistem dapat menangani permintaan yang dibuat oleh berbagai program aplikasi.
Personel Operasional (Data Workers)
Orang-orang yang menjalankan peralatan computer perusahaan dinamakan sistem operation personnel. Mereka memastikan bahwa program yang cepat dijalankan dalam rangkaian yang tepat dan memonitor peralatan untuk memastikan bahwa peralatan berjalan dengan baik. Banyak organisasi juga mempunyai pekerja untuk memasukkan data ke dalam sistem untuk pemrosesan.
Knowledge Level dan Office System
Sistem pendukung baru, word processing, desktop publishing, computer aided design, simulation modeling telah meningkatkan produktivitas para karyawan kantor maupun staf ahli. Word processing adalah sistem untuk memformat, mengedit, dan menyiapkan dokumen dalam bagian lain di bab ini. Desktop publishing yaitu menggabungkan grafik dengan teks pengolah kata untuk menerbitkan cetakan dan dokumen web berkualitas professional. Document imaging sistem dapat memindai dokumen kertas dan gambar, mengubahnya menjadi bentuk digital untuk di simpan di dalam disk, menariknya, dan memindahkannya secara elektronik kepada workstation di seluruh jaringan. Perusahaan bertaraf dunia seperti Harley Davidson US Bancorp menggunakan aplikasi sistem ini untuk mengurangi waktu perancangan produk, mengurangi waktu siklus pelayanan, dan mempercepat pengantaran ke pelanggan.
Computer Aided Design
Teknologi elektronik berbasis komputer yang membantu dalam perancangan produk dengan mensimulasikan produk sebenarnya dan memperlihatkannya dalam grafik tiga dimensi.
Computer Aided Manufacturing
Sistem komputer yang digunakan untuk merancang dan mengendalikan peralatan yang diperlukan dalam proses manufakturing.
Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems)
Sistem yang digunakan untuk mengubah data menjadi informasi untuk digunakan dalam proses mengambil keputusan.
Decision Support Systems
Sistem interaktif berbasis komputer yang menemukan dan menyampaikan informasi yang diperlukan untuk mendukung process pengambilan keputusan.
Executive Support Systems
Aplikasi sistem informasi untuk referensi cepat yang khusus dirancang untuk akses langsung para manajer tingkat atas.
Artifical Intelligence dan Expert Systems
Aplikasi sistem komputer yang meniru perilaku manusia dengan melakukan tugas-tugas fisik, menggunakan proses berfikir, merasa, dan belajar.
Expert Systems
Bentuk dari artificial Intelligence yang berusaha untuk meniru perilaku seorang pakar dalam suatu bidng tertentu.
2.4 ELEMEN DALAM SISTEM INFORMASI
Kita tahu sekarang bahwa sistem informasi adalah sekelompok alat yang saling berhubungan di beberapa lokasi berbeda yang dapat bertukar informasi. Kita juga mengetahui bahwa networking-menghubungkan alat-alat ini membuat komputer yang terdesentralisasi dapat bertukar data secara cepat dan mudah.
Walaupun merupakan mesin yang kuat, komputer hanyalah satu bagian dari sistem informasi. Beberapa komponen dari sistem :
Perangkat Keras (komponen fisik dari sistem komputer).
Alat Input : Bagian dari sistem komputer yang memasukan data ke dalam komputer.
Central Processing Unit (CPU) : Bagian dari sistem komputer dimana pemrosesan data aktual dilakukan.
Memori Utama : Bagian dari CPU komputer yang menjadi rumah memori dari program-program yang diperlukan komputer agar dapat beroperasi.
Program : Serangkaian perintah yang di gunakan oleh komputer untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu.
Alat Output : Bagian dari sistem komputer yang menghadirkan hasil-hasil, baik secara visual maupun dalam bentuk cetakan.
Piranti Lunak (Software)
Program-program yang memberi perintah yang harus dilakukan komputer. Pada dasarnya terdapat dua jenis program piranti lunak :
Program sistem (system program) piranti lunak yang memberitahu komputer mengenai sumber daya apa yang digunakan dan bagaimana menggunakannya.
Program aplikasi piranti lunak (application program) seperti word for windows, yang mengolah data sesuai dengan kebutuhan khusus pengguna.
Graphic User Interface (GUI) adalah piranti lunak yang menyediakan tampilan visual untuk membantu penggunanya memilih aplikasi.
2.4.3 Pengendalian (Control)
Pengendalian memastikan bahwa sistem beroperasi sesuai dengan prosedur tertentu.Prosedur-prosedur ini mencakup panduan untuk pengoperasian sistem, tanggung jawab orang-orang yang terlibat di dalamnya,dan rencana untuk mengatasi kegagalan sistem.
Database (kumpulan data yang saling berkaitan secara terpusat dan terorganisasi). Di dalam sistem komputer, serangkaian data angka-angka, kata-kata, dan kalimat-kalimat disimpan dalam kumpulan yang berkaitan, yang di sebut field, record, dan file. Bersama-sama, seluruh file data ini membentuk database-kumpulan data terkait, yang terpusat dan terorganisasi.
2.4.4 Database dan Program-Program Aplikasi
Program Aplikasi
Sebagian besar pengguna komputer tidak menulis program melainkan menggunakan program aplikasi. Tiap aplikasi yang berbeda (seperti analisis keuangan, pengolah kata, atau web browsing) menggunakan program yang memenuhi kebutuhan tersebut. Sebagian besar program aplikasi bisnis termasuk salah satu dari empat kategori : pengolah kata, pengolah angka, manajemen database, dan grafik. Sekitar 70% dari seluruh aplikasi piranti lunak PC dirancang untuk ketiga jenis program pertama.
Pengolah Kata (Word Processing)
Program pengolah kata. Program aplikasi yang memungkinkan komputer menyimpan, mengedit, serta mencetak surat dan angka untuk dokumen yang dibuat oleh pengguna.
Kertas Kerja (spreadsheets)
Kertas kerja elektronik (electronic spreadsheets) menempatkan data dalam baris dan kolom pada seluruh halaman. Pengguna memasukan data, termasuk rumus-rumus, pada pertemuan antara baris dan kolom, dan komputer secara otomatis melakukan perhitungan yang diperlukan. Kertas kerja juga merupakan alat perencanaan uang berguna karena mereka membuat para manajer melihat bagaimana perubahan dalam satu hal dapat mempengaruhi hal lainnya yang terkait.
Manajemen Database
Jenis software produktivitas pribadi lain yang terkenal adalah database management programs. Sistem-sistem ini dapat menciptakan, menyimpan, menyortir dan mencari data serta mengintegrasikan sepotong data pada beberapa file yang berbeda.
Grafik
Computer graphics programs mengubah data numerik dan karakter menjadi informasi bergambar seperti diagram dan grafik.
2.5 TELEKOMUNIKASI DAN JARINGAN
Meskipun sistem komunikasi terus berkembang, tetapi beberapa elemen dasar tertentu telah tersusun dengan baik : komputer, alat-alat komunikasi, dan jaringan. Sebuah jaringan mengorganisasi komponen telekomunikasi menjadi sistem yang efektif.
2.5.1 Multimedia Communications Systems
Sistem komunikasi multimedia. Sistem-sistem ini menghubungkan jaringan dari perangkat komunikasi seperti faks, televisi, peralatan suara, telepon seluler, mesin cetak, dan mesin fotokopi yang juga dapat dihubungkan lewat satelit dengan jaringan lain. Integrasi elemen-elemen ini telah mengubah cara kita mengelola bisnis.
Alat Komunukasi dapat membuat orang-orang menjalankan bisnisnya dari jarak jauh dan dari wilayah yang tidak mempunyai komunikasi sebelumnya. Global Positioning System (GPS) misalnya, menggunakan transmisi satelit untuk menyelidiki dan mengidentifikasi lokasi geografis suatu target, seperti sebuah perahu atau bahkan seseorang. Personal digital assistant (PDA) merupakan komputer genggam mini dengan kemampuan telekomunikasi nirkabel. Saluran komunikasi, termasuk transmisi kabel dan nirkabel, merupakan media yang membuat seluruh transmisi ini memungkinkan. Saluran Broadband, jenis sambungan transmisi data yang dapat membawa beberapa sinyal dari media yang berbeda seketika.
2.5.2 Arsitektur Sistem
Local dan Wide Area Networks Sistem jaringan digolongkan sesuai dengan jangkauan geografis yang berupa jaringan lokal atau wilayah yang lebih luas. Wide Area Networks (WAN) jaringan komputer dan stasiun kerja di dalam lokasi satu dengan yang lainnya saling berjauhan dan dihubungkan dengan kabel telepon, sinyal gelombang mikro, atau satelit. Local area network (LAN) jaringan komputer dan stasiun kerja, biasanya dalam satu perusahaan yang dihubungkan dengan kabel.
Wireless Network Teknologi nirkabel menggunakan sinyal elektronik di udara untuk menghubungkan peralatan jaringan. Selain telepon selular, teknologi nirkabel meluas ke laptop, komputer genggam, dan aplikasi di dalam mobil (termasuk akses internet dan pemutar musik, map terminal, dan mesin game). Manfaat bagi bisnis adalah mencegah semrawutnya jaringan kabel dalam pabrik.
Client-server system, sistem teknologi informasi yang terdiri dari klien (pengguna) yang secara alektronik tersambung ke berbagai sumber daya jaringan yang disediakan oleh sebuah server, seperti komputer induk. Manfaat yang jelas terlihat dari jaringan adalah berbagi sumber daya dan dengan demikian, menghindari penggandaan biaya.
BAB III
PENUTUP
Demikian makalah Pengantar Bisnis Manajemen tentang "Mengelola Sistem Informasi dan Teknologi Komunikasi" ini kami buat, semoga dapat bermanfaat bagi kita semua. Dan kurang lebih dalam penulisan atau penyusunan, mohon dimaklumi.
3.1 Kesimpulan
Sebagian besar bisnis juga menganggap informasi mereka sebagai suatu sumber daya pribadi dimana merupakan aset yang mereka rencanakan, kembangkan dan lindungi. Tidak heran bila perusahaan memiliki manajer informasi dimana merupakan seorang manajer yang bertanggung jawab untuk merancang dan mengimplementasikan system untuk mengumpulkan, mengorganisir dan mendistribusikan informasi.
Kini sistem informasi juga penting dalam perencanaan. Manajer secara rutin menggunakan IS untuk memutusan produk dan pasar perusahaan untuk 5 – 10 tahun mendatang. Perubahan dasar lainnya dalam organisasi yaitu peningkatan interdependensi antara strategi bisnis perusahaan dengan IS nya. Strategi tertentu akan gagal bila komponen sistem tidak di integrasikan untuk mendukung sistemnya.
Empat kelompok pengguna (user groups) yang di identifikasi, juga mengindikasikan berbagai jenis sistem yang paling sesuai bagi masing-masing tingkat pengguna.Termasuk di antara pengguna adalah Staf Ahli (knowledge workers) karyawan yang menggunakan informasi dan pengetahuan sebagai bahan mentah serta bergantung pada teknologi infoemasi untuk merancang produk atau sistem bisnis baru.
Walaupun merupakan mesin yang kuat, komputer hanyalah satu bagian dari sistem informasi,yang komponennya diantaranya Perangkat Keras, Perangkat Lunak, Pengendali, Program Aplikasi, Manusia, dan Telekomunikasi.
Alat Komunukasi dapat membuat orang-orang menjalankan bisnisnya dari jarak jauh dan dari wilayah yang tidak mempunyai komunikasi sebelumnya. Global Positioning System (GPS) misalnya, menggunakan transmisi satelit untuk menyelidiki dan mengidentifikasi lokasi geografis suatu target, seperti sebuah perahu atau bahkan seseorang. Personal digital assistant (PDA) merupakan komputer genggam mini dengan kemampuan telekomunikasi nirkabel.
DAFTAR PUSTAKA
Ricky W. Griffin, Ronald J. Ebert. 2006. Bisnis Edisi Kedelapan Jilid 1, Erlangga : Jakarta.
