Disusun Oleh: PAULO M.P. HARIANJA NPM: 11.032.111.006
Fakultas Ekonomi Jurusan Manajemen Universitas Darma Agung Medan 2012
KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang atas berkah dan rahmatNya maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang berjudul “Makalah Komunikasi Bisnis”. Dimana penulisan ”Makalah Komunikasi Bisnis” ini adalah merupakan salah satu tugas dan persyaratan dalam menyelesaikan tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis. Dalam penulisan makalah ini penulis merasa masih banyak kekurangan-kekurangan baik pada teknis penulisan maupun materi, mengingat akan kemampuan yang dimiliki penulis. Untuk itu kritik dan saran dari semua pihak sangat penulis harapkan demi penyempurnaan pembuatan makalah ini. Dalam penulisan makalah komunikasi bisnis ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tak terhingga kepada pihak-pihak yang membantu dalam menyelesaikan penelitian ini, khususnya kepada : 1. Bapak Dosen 2. Teman-teman dan keluarga Secara khusus penulis menyampaikan terima kasih kepada keluarga tercinta yang telah memberikan dorongan dan bantuan serta pengertian yang besar kepada penulis, baik selama mengikuti perkuliahan maupun dalam menyelesaikan makalah komunikasi bisnis ini. Dan juga kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah memberikan bantuan dalam penulisan makalah ini. Akhirnya penulis berharap semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan rahmat dan karunia yang setimpal pada mereka yang telah memberikan bantuan, dan dapat menjadikan semua bantuan ini sebagai ibadah, Amin.
Medan, 08 Januari 2012 Penulis
PAULO MP HARIANJA NPM :11.032.111.006
2
DAFTAR ISI Kata Pengantar Daftar Isi
..................................................................................................
2
..............................................................................................................
3
BAB 1.PENDAHULUAN 1.1 Pemahaman Dasar Komunikasi Bisnis 1.2 Pengertian Komunikasi Bisnis
..................................................
4
...............................................................
5
1.3 Komponen-komponen dalam proses komunikasi
...................................
5
....................................................................
7
BAB 2.TINJAUAN UMUM 2.1 Bentuk Dasar Komunikasi
2.1.1 Komunikasi Antarpribadi ( Interpersonal Communications ) 2.1.2. Komunikasi Lintas Budaya ( InterCultural Communications ) 2.1.3 Komunikasi Verbal
9 13 14
…………………………………………………....
16
.........................................................
2.4 Komunikasi yang Efektif dan Efisien
Daftar Pustaka
.....
...................................................................
2.3 Permasalahan dalam Komunikasi
BAB 3.PENUTUP
7
.........................................................................
2.1.4 Komunikasi Nonverbal 2.2 Proses Komunikasi
.........
17
...................................................
19
................................................................................................
21
.....................................................................................................
22
3
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Pemahaman Dasar Komunikasi Bisnis Dalam kehidupan sehari-hari, setiap orang tidak dapat dilepaskan dari dunia komunikasi, mulai dari bangun tidur hingga akan tidur kembali.Sebelum berangkat kerja atau sekolah,berbagai kegiatan komunikasi mereka lakukan, seperti mendengarkan musik atau radio, menonton acara televisi, membaca koran, majalah atau tabloid,atau bercengkerama dengan anggota keluarga. Kegiatan komunikasi yang dilakukan dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik media komunikasi nonelektronik / konvensional ( penggunaan bahasa lisan, bahasa isyarat / bahasa tubuh, surat menyurat, surat kabar majalah dan tabloid ), maupun media komunikasi elektronik ( media audio visual, interkom, internet, telepon seluler dan telepon biasa ). Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah maupun besar, para pelaku bisnis tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, komunikasi merupakan faktor yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Seorang pimpinan suatu organisasi bisnis, pada dasarnya dapat memberikan perintah kerja kepada bawahannya secara lisan ( penyampaian pesan bisnis melalui telepon, interkom, rapat-rapat, dan pengarahan ) dan secara tertulis ( memo, surat tugas kerja, surat perjanjian kerja, surat pengumuman, surat edaran umum dan lain lain ).pembuatan pesan-pesan bisnis tersebut merupakan kegiatan yang rutin dilakukan dalam dunia bisnis. Sebagai awal, akan dibahas dasar-dasar komunikasi bisnis yang mencakup pengertian dasar komunikasi bisnis, komunikasi antarpribadi ( interpersonal communications ), komunikasi lintas budaya ( intercultural / cross cultural communications ), bentuk dasar komunikasi ( komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal ), proses-proses komunikasi, permasalahan dan kesalahpahaman yang timbul dalam komunikasi serta cara-cara memperbaiki atau meningkatkan komunikasi.
4
1.2 Pengertian Komunikasi Bisnis Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communications : Principles and Methods, komunikasi adalah suatu pertukaran informasi antara individu melalui suatu sistem yang biasa ( lazim ), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan. Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal. Sedangkan komunikasi bisnis secara sederhana dapat dikemukakan sebagai komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.Dalam dunia bisnis, seorang komunikator yang baik disamping harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, juga harus mampu menggunakan berbagai macam alat atau media komunikasi yang ada untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai. Para komunikator harus memahami dengan baik bagaimana menyusun kata-kata yang mampu membentuk suatu arti dan makna, bagaimana mengubah situasi menjadi lebih menarik dan menyenangkan ( menghidupkan suasana ), mampu mengatur serta memilih media komunikasi secara tepat, dan juga mampu menggunakan gerakan-gerakan isyarat ataupun bahasa tubuh untuk memperkuat penyampaian pesan-pesan bisnis.
1.3 Komponen - Komponen dalam Proses Komunikasi Dalam komunikasi sehari-hari, ada beberapa komponen yang menjadi dasar pembentuk terciptanya proses komunikasi, antara lain : 1. Komunikator Yaitu subyek / pihak yang mengirim ide, pesan, gagasan kepada pihak lain ( penerima / receiver / komunikan ) untuk mencapai sebuah tujuan tertentu.
5
2. Ide, Pesan atau Gagasan ( Message ) Yaitu informasi berupa huruf, angka, gambar, yang disampaikan oleh pihak komunikator ( pengirim ) kepada pihak komunikan ( penerima ) untuk mencapai sebuah tujuan tertentu ( untuk menarik minat, mempromosikan, mempresentasikan sesuatu hal, barang ataupun jasa kepada pihak penerima ide, pesan atau gagasan tersebut / komunikan ). 3. Komunikan Yaitu pihak yang menerima ide, pesan atau gagasan dari komunikator ( pengirim ). 4. Feedback ( Respon / Umpan Balik ) Yaitu tanggapan atas ide, pesan atau gagasan yang diterima ( perbedaan reaksi atau respon antara suatu pesan ). 5. Channel ( Media ) Yaitu alat atau sarana yang dipergunakan dalam menyampaikan informasi.Pada dasarnya ada dua bentuk, yaitu : a.Media cetak ( surat kabar, majalah ) b.Media elektronik ( telepon, radio, televisi, dan lainnya ) Dimana dalam penyampaian suatu ide, pesan atau gagasan, perlu diperhatikan kompleksitas ( kerumitan ) dari ide, pesan atau gagasan yang akan disampaikan. Apabila ide, pesan atau gagasan yang akan disampaikan bersifat sederhana dan dari pribadi ke pribadi ( personal ), maka media yang digunakan dapat berupa telephon, handphone, surat ( pos ), maupun text. Namun apabila ide, pesan atau gagasan yang akan disampaikan bersifat kompleks dan kepada banyak orang ( umum ), maka media yang digunakan dapat berupa telavisi, radio, suratkabar, majalah, dan lain sebagainya. 6. Effect ( Pengaruh ) Yaitu perbedaan antara yang dirasakan dengan apa yang dipikirkan. 7. Lingkungan Yaitu pengaruh lingkup sosial budaya yang meliputi kepribadian, tingkah laku, pendidikan, adat istiadat, pergaulan, usia, kebiasaan ( tradisi ) dan lainnya.
6
BAB 2 TINJAUAN UMUM 2.1.Bentuk Dasar Komunikasi Selain dalam bentuk komunikasi bisnis, didalam dunia praktis, kita juga mengenal bentuk komunikasi antarpribadi ( interpersonal communications ), dan juga komunikasi lintas budaya ( intercultural/cross cultural communications ).Namun pada lazimnya, ada dua bentuk dasar komunikasi yang dipergunakan dalam dunia bisnis,yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. 2.1.1 Komunikasi Antarpribadi ( Interpersonal Communications ) Setiap individu dalam suatu organisasi, tidak dapat dilepaskan dengan dunia komunikasi.Salah satu jenis komunikasi adalah komunikasi antarpribadi ( interpersonal communications ), dimana komunikasi antarpribadi adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain ,secara langsung ( dalam situasi tatap muka ) maupun tidak langsung ( menggunakan media komunikasi tertentu ), dalam suatu masyarakat maupun organisasi, dengan bahasa yang mudah dipahami ( informal ) untuk mencapai suatu tujuan tertentu.Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan ciri-ciri komunikasi antar pribadi : a. Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih secara langsung maupun tidak langsung b. Menggunakan media tertentu, misalnya telepon, telepon seluler dan lain-lain. c. Bahasa yang digunakan bersifat informal ( tidak baku ), dapat menggunakan bahasa daerah, bahasa pergaulan, atau bahasa campuran. d. Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat pribadi ( personal ) bila komunikasi terjadi dalam suatu masyarakat, dan untuk pelaksanaan tugas pekerjaan bila komunikasi terjadi dalam suatu organisasi. Apabila saat seseorang melakukan komunikasi dengan orang lain dalam konteks komunikasi antar pribadi ( interpersonal communications ), biasanya ada beberapa tujuan yang ingin dicapai, antara lain :
7
a. Menyampaikan informasi Saat seseorang berkomunikasi dengan orang lain, tentu saja seseorang tersebut bertujuan untuk menyampaikan dan berbagi informasi yang dimilikinya kepada orang lain, agar orang tersebut juga mengetahui informasi yang dimilikinya..Sebagai contoh, seseorang menyampaikan informasi kepada temannya bahwa akan diselenggarakan pameran otomotif pada tanggal 1 hingga 5 Mei 2012 di Lapangan Merdeka Medan. Salah satu alasan mengapa pesan tersebut perlu disampaikan kepada temannya adalah karena temannya tersebut adalah salah satu penggemar dunia otomotif, sehingga akan sangat disayangkan kalau kesempatan langka tersebut tidak disampaikan kepada temannya tersebut. b. Berbagi pengalaman Selain menyampaikan informasi, komunikasi antar pribadi juga memiliki tujuan untuk saling membagi pengalaman pribadi kepada orang lain mengenai hal-hal yang dirasakan oleh seseorang. Saling berbagi rasa ini pada umumnya tidak disampaikan kepada setiap orang, tetapi hanya kepada seseorang yang dapat dipercaya atau kepada teman dekat maupun kepada anggota keluarga. Komunikasi antarpribadi ini bukan saja merupakan cara untuk mencurahkan perasaan pribadi ( baik yang menyenangkan maupun yang menyedihkan ), tetapi juga merupakan cara mencari jalan keluar atau alternatif solusi masalah yang dihadapi. c. Menumbuhkan simpati Komunikasi antarpribadi dapat juga digunakan untuk menumbuhkan rasa simpati seseorang kepada orang lain, dimana rasa simpati ini dapat berupa suatu sikap positif yang ditunjukkan oleh seseorang yang muncul dari lubuk hati yang paling dalam untuk ikut merasakan bagaimana beban derita, musibah, kesedihan, dan kepiluan yang sedang dirasakan oleh orang lain., berupa dalam bentuk dukungan moril, nasehat, bantuan dana, obat-obatan, bahan bangunan dan menjadi sukarelawan. Rasa simpati tumbuh dari lubuk hati yang paling dalam dari siapa saja tanpa melihat asal usul suku, agama, daerah, negara, maupun golongan. d. Melakukan kerja sama Tujuan komunikasi antarpribadi yang lainnya adalah untuk melakukan kerjasama antara seseorang dengan orang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu atau untuk melakukan
8
sesuatu yang bermanfaat bagi kedua belah pihak. Dengan adanya kerja sama yang baik antara sesorang dengan orang lain tersebut, akan semakin mempermudah dan mempercepat penyelesaian suatu pekerjaan. e. Menumbuhkan motivasi Melalui komunikasi antar pribadi,seseorang dapat memotivasi orang lain untuk melakukan sesuatu yang bersifat baik dan bernilai positif, berupa dorongan kuat dari dalam diri seseorang untuk melakukan sesuatu dengan sebaik-baiknya. Motivasi ini dapat berupa pujian dan pengakuan atas prestasi kerja seseorang maupun pemberian insentif yang bersifat finansial maupun non finansial. 2.1.2 Komunikasi Lintas Budaya ( InterCultural Communications ) Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing masing memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan geografis tempat tinggal. Komunikasi dapat terjadi pada tingkat antar daerah, antar wilayah maupun antar negara. Sedangkan bagi para pelaku bisnis, pemahaman yang baik terhadap kebudayaan di suatu daerah, wilayah atau negara menjadi sangat penting artinya bagi pencapaian tujuan organisasi bisnis.Sehingga secara sederhana, apabila komunikasi lintas budaya dipandang dari segi bisnis, dapat disimpulkan sebagai komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, baik dengan komunikasi verbal maupun nonverbal, dengan memperhatikan faktorfaktor budaya disuatu daerah, wilayah atau negara. Setiap orang hidup, tumbuh, dan berkembang dalam suatu kelompok-kelompok tertentu, baik yang berkaitan dengan kelompok keagamaan, profesi, dan bisnis. Mereka masingmasing menerapkan suatu aturan maupun perilaku yang sesuai dengan budayanya. Sehingga dengan demikian, perlu adanya pemahaman yang mendasar mengenai definisi kebudayaan. Dari beberapa sudut pandang beberapa ahli, budaya dapat didefinisikan sebagai berikut : a. Menurut Lehman, Himstreet dan Baty , budaya diartikan sebagai sekumpulan pengalaman hidup yang ada dalam masyarakat mereka sendiri, termasuk didalamnya perilaku dan keyakinan atau kepercayaan masyarakat itu sendiri.
9
b. Menurut Hofstede, budaya diartikan sebagai pemrograman kolektif atas pikiran yang membedakan anggota-anggota suatu kategori orang dari kategori lainnya. c. Menurut Bovee dan Thill, budaya adalah sistem sharing atas simbol-simbol, kepercayaan, sikap, nilai-nilai, harapan dan norma-norma untuk untuk berperilaku.Dalam hal ini, semua anggota dalam budaya memiliki asumsi-asumsi yang serupa tentang bagaimana seseorang berpikir, berperilaku dan berkomunikasi, serta cenderung untuk bertindak dan bertingkah laku berdasarkan asumsi-asumsi tersebut. d. Menurut Murphy dan Hildebrandt, budaya diartikan sebagai tipikal karakteristik perilaku dalam suatu kelompok, yang mengindikasikan bahwa komunikasi verbal dan nonverbal dalam suatu kelompok juga merupakan tipikal dari kelompok tersebut dan cenderung unik atau berbeda dengan yang lainnya. e. Menurut Mitchel, budaya merupakan seperangkat nilai-nilai inti, kepercayaan, standar, pengetahuan, moral, hukum dan perilaku yang disampaikan oleh individuindividu dan masyarakat, yang menentukan bagaimana seseorang bertindak, berperasaan, dan memandang dirinya serta orang lain. Berdasarkan beberapa pengertian budaya tersebut,ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan, antara lain bahwa budaya mencakup sekumpulan pengalaman hidup, pemrograman kolektif, sistem sharing, dan tipikal karakteristik perilaku setiap individu yang ada dalam suatu masyarakat, termasuk didalamnya tentang bagaimana sistem nilai, norma, simbol-simbol dan kepercayaan atau keyakinan mereka masing-masing. Dengan kata lain perbedaan antara satu budaya dengan budaya yang lain terletak pada tingkat keunikan masing-masing budaya. Mempelajari apa yang dapat dilakukan oleh seseorang tentang budaya tertentu sebenarnya merupakan suatu cara yang baik untuk menemukan bagaimana mengirim dan menerima pesan-pesan lintas budaya secara efektif. Sehingga dalam mempelajari keterampilan komunikasi lintas budaya pada umumnya akan membantu seseorang beradaptasi dalam setiap budaya, khususnya jika seseorang berhubungan dengan orang lain yang memiliki budaya yang berbeda. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dan perlu diketahui dalam memahami perbedaan budaya :
10
A. Nilai-nilai sosial Negara-negara maju seperti USA dan negara Eropa, didalam mengelola industrinya, lebih memilih menggunakan teknologi maju daripada tenaga kerja kasar ( padat karya ) . Namun negara-negara dengan jumlah penduduk yang besar dan jumlah pengangguran yang besar, misalnya Indonesia dan India, lebih memilih menggunakan tenaga kerja kasar ( padat karya ) daripada teknologi maju demi mengurangi tingkat pengangguran dinegara tersebut. B. Peran dan status Di negara maju seperti USA dan negara Eropa, yang pada dasarnya telah memiliki pola berpikir yang lebih maju, peran dan status seorang perempuan dianggap lebih rendah dari seorang pria. Yang sebaliknya terjadi di Indonesia, peran dan status baik pria dan perempuan dianggap sama, bahkan untuk memberikan perempuan peluang karir yang sama dengan pria, di Indonesia dibuat peraturan bahwa minimal 30 % dari anggota Dewan Perwakilan Rakyat adalah perempuan. C. Adat membuat keputusan ( adat pengambilan keputusan ) Di USA dan dinegara-negara Eropa, seorang pimpinan dari perusahaan maupun negara, dalam membuat atau pengambilan keputusan, hanya mengambil satu keputusan inti ( primer ), dan keputusan lain yang bersifat sekunder maupun pelaksanaan dari keputusan inti yang telah dibuat, didelegasikan kepada bawahannya. Tapi dinegara berkembang seperti Indonesia, seorang pimpinan membuat keputusan secara menyeluruh, dan para bawahannya hanya bertugas untuk menjalankan keputusan yang telah dibuat pimpinannya. D. Konsep ruang waktu Dinegara-negara maju seperti USA dan Eropa, kemampuan seseurang dalam menyelesaikan suatu tugas dan pekerjaan secara efektif dan efisien, adalah hal yang utama dan merupakan faktor penentu dari keberhasilan suatu usaha atau bisnis. Namun dinegara berkembang seperti Indonesia, faktor yang menentukan kelancaran maupun kesuksesan dari suatu usaha atau bisnis adalah apakah sipemilik usaha atau bisnis memiliki relasi yang baik dengan pengusaha lainnya maupun dengan pejabat pemerintahan setempat. E. Konsep ruang pribadi Dalam melakukan dan membicarakan transaksi bisnis, pengusaha-pengusaha dari negara maju seperti USA dan dari negara Eropa, cenderung membuat jarak antara seorang pelaku bisnis dengan pelaku bisnis lainnya. Namun dinegara Arab, jarak tersebut tiada maupun
11
ditiadakan. Sehingga apabila pelaku bisnis dari negara-negara dengan budaya yang berbeda tersebut bertemu, mereka harus bisa memahami perbedaan budaya tersebut, saling menunjukkan sikap toleransi agar bisnis mereka dapat berjalan dengan lancar. F. Konteks budaya Negara-negara maju ( USA ) yang menganut paham kebebasan individu, pada umumnya memiliki konteks budaya yang rendah. Berbeda dengan negara-negara yang masih menganut paham kebudayaan tradisional seperti Korea Selatan dan Taiwan, memiliki konteks budaya yang tinggi. G.Bahasa atau gerakan tubuh Pada umumnya apabila seseorang menjulurkan lidahnya, akan dianggap sedang mengejek orang lain dan merupakan suatu tindakan yang tidak sopan. Namun di Papua, penduduk lokal akan menjulurkan lidahnya untuk menyambut kedatangan famili atau keluarga yang sedang berkunjung, dan bukannya sebagai sikap saat sedang mengejek seseorang. H. Tingkah laku sosial dan sopan santun Hal ini dapat terlihat pada wisatawan mancanegara yang sedang berwisata ke negaranegara dengan budaya yang berbeda. Mereka akan memakai pakaian yang menurut norma setempat ’ terbuka ’ dan tidak sopan, dan berperilaku dan bertindak jorok bahkan akan dianggap oleh penduduk setempat sebagai hal yang memalukan. Misalnya berciuman bibir ditempat publik. I. Tingkah laku etis Dinegara-negara maju seperti di USA dan negara-negara Eropa, sesorang tidak boleh ditahan tanpa adanya surat penahanan, yang berarti bahwa pihak berwajib sudah memiliki bukti konkrit yang mendukung dakwaan terhadap seseorang tersebut. Namun di Indonesia, seseorang dapat ditahan terlebih dahulu, sementara bukti yang mendukung dakwaan yang digunakan sebagai dasar penahanan, baru tersedia setelahnya. J. Budaya perusahaan Pada umumnya terdapat pada perusahaan–perusahaan asing, berupa peraturan-peraturan kedisiplinan karyawan misalnya jam masuk dan keluar kerja, ruangan kusus untuk merokok, makan dan minum, dan juga dapat berupa sistem kesejahteraan dan sistem keselamatan kerja para karyawan perusahaan tersebut.
12
2.1.3 Komunikasi Verbal Komunikasi verbal adalah salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis ( written ) maupun lisan ( oral ). Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik. Contoh-contoh komunikasi verbal, antara lain : o Membuat dan mengirim surat pengantar barang kesuatu perusahaan. o Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayaran kredit. o Membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada perusahaan lain. o Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan. o Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain. o Membuat dan mengirim surat pengaduan kepada pihak lain. o Membuat dan mengirim surat lamaran pekerjaan. o Membuat dan mengirim surat pengumuman ke msdia massa. o Berdiskusi dalam suatu kerja tim. o Melakukan wawancara kerja dengan pelamar kerja. o Melakukan presentasi atas proposal dihadapan tim penguji. o Melakukan negosiasi dengan pelaku bisnis lain. o Dan lain sebagainya. Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Untuk dapat mengembangkan kemampuan dalam berkomunikasi secara efektif, baik secara personal maupun professional, kita harus menguasai empat jenis keterampilan dasar dalam berkomunikasi secara verbal, yaitu : a. Menulis (writing): Persentase penggunaan saluran komunikasi 9% b. Mendengarkan (listening): Persentase penggunaan saluran komunikasi 45% c. Membaca (reading) : Persentase penggunaan saluran komunikasi 16% d. Berbicara (speaking) : Persentase penggunaan saluran komunikasi 30% Disadari ataupun tidak, setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari keempat hal tersebut diatas dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan, komunikasi sering 13
dianggap sebagai suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu saja, sehingga seringkali kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya secara efektif dan efisien.
2.1.4 Komunikasi Nonverbal Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah
menggunakan
gerakan-gerakan
tubuh, bahasa tubuh sebagai alat untuk
berkomunikasi dengan orang lain.Contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal, antara lain : A.Gerakan tubuh atau bahasa tubuh o Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan o
Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati
terhadap orang lain o
Menggelengkan dan menganggukkan kepala untuk menunjukkan sikap
menolak dan menunjukkan tanda setuju. o
Gerakan kaki dan tangan secara tidak beratur, menunjukkan bahwa
seseorang sedang grogi atau gugup. o Melambaikan tangan untuk menyatakan selamat tinggal o Dan lain sebagainya. B.Mata Mata adalah cerminan hati atau jiwa seseorang, melalui mata seseorang dapat mengetahui dan mengerti isi hati dari orang lain, Misalnya, apabila seseorang memandang suatu objek yang dikaguminya maupun disenanginya, maka orang tersebut akan memandang objek tersebut dengan antusias dan dalam waktu yang lebih lama. C. Diam Sikap diam memiliki konotasi yang positif maupun negatif. Misalnya apabila seseorang diam dengan tiba-tiba saat sedang melakukan percakapan dengan orang lain, dapat menandakan bahwa orang tersebut merasa tersinggung terhadap apa yang dikatakan oleh lawan bicaranya.
14
D. Bentuk Tubuh Sebuah interpretasi umum akan sifat dan kepribadian sesorang menurut bentuk tubuh yang dimiliki seseorang tersebut. Misalnya : o Kurus, Tinggi menunjukkan ciri-ciri pintar dan kritis. o Tinggi, tegap menunjukkan ciri-ciri cerdas. o Pendek, gemuk, bulat menunjukkan ciri-ciri cerdik dan humoris. E. Bau Berkaitan dengan aroma parfum yang dikenakan seorang pria maupun wanita. F. Bunyi o Bunyi beduq menandakan akan dimulainya salat o Bunyi lonceng gereja menandakan akan dimulainya ibadat misa. G. Irama Yaitu menunjukkan jenis jenis suara manusia ( Bass, Alto, Tenor, Sopran ) H. Pakaian Yaitu menunjukkan ciri khas seorang pria maupun wanita dari pakaian yang dikenakannya. I. Waktu Misalnya papan pengumuman yang menunjukkan waktu tiba maupun keberangkatan pesawat udara, kapal laut, maupun kereta api. J, Kedudukan atau tempat Misalnya seseorang yang memiliki jabatan yang lebih tinggi disuatu perusahaan akan memiliki ruangan kerja tersendiri ( pribadi ), beda dengan pegawai dengan jabatan yang lebih rendah dimana ruang kerjanya menyatu dengan pegawai lainnya.
Secara singkat, dalam komunikasi nonverbal, seseorang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang, baik rasa senang, benci, sedih, cinta, rindu maupun berbagai macam perasaan lainnya, dimana ekspresi seseorang adalah merupakan bagian dari komunikasi nonverbal. 15
Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur. Namun, komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal, terutama dalam kaitannya dengan penyampaian perasaan dan emosi seseorang. Salah satu keunggulan komunikasi verbal adalah kesahihannya ( reliabilitas ), yang berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan. Secara umum, orang akan lebih mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh ( bahasa isyarat ) yang relatif lebih mudah untuk ditafsirkan dan dipahami kesahihannya. Meskipun dapat berdiri sendiri, komunikasi nonverbal sering sekali berkaitan erat dengan ucapan ( lisan ). Ini berarti sering terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan nonverbal dalam suatu situasi, dalam mencapai tujuannya untuk menyampaikan pesan kepada orang lain atau pihak lain.Menurut Thill dan Bovee : Excellence in Business Communications, komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan, yaitu : a. Memberikan informasi. b. Mengatur alur suatu pembicaraan. c. Mengekspresikan emosi. d. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal. e. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain. f. Mempermudah tugas-tugas khusus,misalnya,memberi contoh cara mengoperasikan mesin-mesin berat secara baik dan benar.
2.2 Proses Komunikasi Menurut Bovee dan Thill : Business Communication Today, Sixth Edition, proses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu : a. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan. Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus menyiapkan ide atau gagasan mengenai apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain, dimana ide atau gagasan ini dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita. Seorang komunikator yang baik harus dapat menyaring hal-hal yang tidak penting atau tidak relevan dari sumber-sumber tersebut dan memusatkan perhatian pada hal-hal yang
16
memang penting, relevan serta signifikan dalam usaha mempersiapkan ide atau gagasannya. b. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat dimengerti dan diterima secara sempurna, pengirim pesan harus mampu mengubah atau mentransformasikan ide atau gagasan tersebut kedalam bentuk pesan-pesan, seperti dalam bentuk kata-kata, ekspresi wajah,untuk kemudian disampaikan kepada orang lain. c. Pengirim menyampaikan pesan Setelah mengubah ide-ide kedalam bentuk pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada sipenerima pesan, secara efektif dan efisien. d. Penerima menafsirkan pesan Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan yang disampaikan. Suatu pesan yang disampaikan, harus mudah dimengerti dan tersimpan didalam benak pikiran sipenerima pesan, barulah suatu pesan dapat ditafsirkan secara benar bila sipenerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud si pengirim pesan. e. Penerima memberi tanggapan dan umpan balik ( feedback ) ke pengirim Setelah menerima pesan, komunikan akan memberi tanggapan dengan cara tertentu dan memberi sinyal terhadap sipengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh sipenerima pesan dapat juga disebut sebagai umpan balik ( feedback ), dimana umpan balik ( feedback ) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi, sebagai tanggapan sipenerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Disamping itu, adanya umpan balik akan dapat menunjukkan adanya faktor-faktor penghambat komunikasi. 2.3 Permasalahan dalam Komunikasi Didalam suatu proses komunikasi, sering ditemukan adanya faktor-faktor penghambat komunikasi antara sipengirim dan sipenerima pesan, yang dapat mengakibatkan penafsiran yang salah oleh si penerima pesan atas pesan yang diterima, sebagaimana yang sebenarnya
17
dimaksudkan oleh sipengirim pesan pada awal proses komunikasi.Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut, dikelompokkan kedalam empat masalah utama, yaitu : a. Masalah dalam Mengembangkan Pesan Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan suatu ide atau gagasan. Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, proses komunikasi akan dimulai dengan sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan membawa kegagalan yang akan berkelanjutan atau terus menerus. b. Masalah dalam Menyampaikan Pesan Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah penyampaian pesan dari pengirim ke penerima. Masalah yang paling jelas disini adalah faktor fisik dari media komunikasi tersebut. Misalnya, terdapat sambungan kabel yang kurang baik pada sound systemnya ( antara tersambung atau tidak ), kualitas suara sound system yang kurang baik, lampu yang tiba-tiba padam, dan lain sebagainya. Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan atau bermakna ganda.Bila dua buah pesan disampaikan sekaligus, atau bila sebuah pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang, akan muncul gangguan dalam arus komunikasi dan bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya. c. Masalah dalam Menerima Pesan Sebagaimana halnya dengan penyampaian pesan, menerima pesan pun tidak luput dari masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima. Dalam beberapa kasus, masalah penerimaan pesan dapat muncul berkaitab dengan kesehatan sipenerima pesan. Misalnya, pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang kabur atau bahkan sakit kepala. Meskipun tidak menghambat jalur komunikasi secara keseluruhan, tetapi hal-hal tersebut dapat mengurangi kesempurnaan penerimaan pesan.
18
d. Masalah dalam Menafsirkan Pesan Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan, masalah terbesar terletak pada mata rantai terakhir, saat suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Permasalahan saat penafsiran pesan tersebut dapat muncul akibat dari beberapa faktor berikut : o Perbedaan latar belakang kehidupan o Perbedaan penafsiran kata o Perbedaan reaksi emosional
2.4 Komunikasi yang Efektif dan Efisien Dalam melakukan komunikasi, ada kalanya hasilnya tidak sesuai dengan apa yang diharapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang dilakukan tidak berjalan secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif dan efisien, diperlukan beberapa persyaratan, yaitu : a. Persepsi Seorang komunikator yang baik harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau tidak. Bila prediksinya tepat, audiens akan dapat membaca dan menerima tanggapannya dengan benar sehingga dapat mengantisipasi reaksi komunikator dalam menyusun umpan balik, dengan tetap melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaman dalam komunikasi tersebut. b. Ketepatan Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas. Agar komunikasi dapat mencapai sasaran, seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka. Apabila hal tersebut diabaikan, yang muncul adalah kesalahan komunikasi ( miscommunications ). c. Kredibilitas Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimisme yang tinggi bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya, dan juga bahwa substansi atau inti pesan yang ingin disampaikan, benar-benar akurat dan dapat
19
dipertanggungjawabkan. Disamping itu, komunikator juga harus memahami dengan baik apa maksud dan tujuan penyampaian suatu pesan tersebut. d. Pengendalian Dalam berkomunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan. Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan audiens terhadap apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens bergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiensinya saat melakukan komunikasi. e. Keharmonisan Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannya. Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada audiensnya. Komunikasi yang efektif dan efisien dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut, yaitu : 1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-Hati Langkah utama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah memperhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju. Sampaikan pesan dengan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami dan tidak bertele-tele. Jelaskan hal-hal yang penting dan jangan lupa tekankan dan telaah ulang butir-butir tersebut. 2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi Melalui pemilihan saluran komunikasi yang hati-hati, komunikator dapat membuat audiensnya lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan. 3. Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan Agar pemberian umpan balik ( feedback ) dapat memberikan suatu manfaat yang berarti, cara dan waktu penyampaiannya harus direncanakan dengan baik. Kalau komunikator menghendaki umpan balik yang cepat, dapat dipilih sarana komunikasi yang cepat. Misalnya, melalui tatap muka atau melalui telepon. Akan tetapi, apabila umpan balik yang cepat tidak terlalu dipentingkan, sarana tertulis dapat menjadi alternatif yang baik dalam menyampaikan pesan.
20
BAB 3 PENUTUP Peran komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting. Tidak ada seorangpun dalam keseharian tugasnya tanpa berkomunikasi. Baik itu bertema masalah pekerjaan maupun masalah di luar pekerjaan, seperti masalah keluarga, politik, sosial dan ekonomi nasional. Semua ini pasti dilakukan lewat komunikasi. Juga baik itu dilakukan melalui jalur vertikal ( atasan-bawahan ) maupun jalur horisontal ( kolega setingkat ). Seberapa jauh proses berkomunikasi itu berhasil dengan baik sangat ditentukan oleh kondisi dan perilaku komunikator sebagai pengirim gagasan atau pesan, penerima pesan, media yang dipakai, teknologi informasi yanga ada, isi pesan dan cara pesan yang disampaikan serta suasana komunikasi itu sendiri. Keberhasilan itu akan dicerminkan oleh tidak adanya kesenjangan pemahaman antara pengirim dan penerima pesan sehingga para komunikator merasa senang dan puas, begitu juga para komunikan ( audiens ). Oleh karenanya, komunikasi merupakan keterampilan yang sangat penting dalam hidup manusia. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa yang kita tulis atau yang kita katakan, tetapi karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Penerima pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat yang disampaikan tetapi juga membaca dan menilai sikap dan ekspresi kita. Jadi syarat utama dalam komunikasi yang efektif adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi etika serta integritas pribadi yang kuat. Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau seberapapun unggulnya kualitas sebuah produk, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang sangat penting.
21
DAFTAR PUSTAKA Purwanto, Djoko, Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga, Jakarta: Penerbit Erlangga, 2006
22
