BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Audit pada saat ini telah menjadi bagian penting dalam dunia akuntansi, khususnya aspek-aspek yang terkait dengan proses pengambilan keputusan dan aktivitas-aktivitas auditor dalam mempertimbangkan sesuatu sebelum mengambil keputusan. Terdapat banyak hal yang dapat dipertimbangkan sebagai data pendukung dalam pengambilan keputusan yang mengarah pada aspek keperilakuan auditor. Menurut siegel dan Marconi (1989) seharusnya auditor terlepas dari fakto-faktor personalitas dalam melakukan audit. Personalitas akan bisa menyebabkan kegagalan audit sekaligus membawa resiko yang tinggi bagi auditor. Untuk itu risiko inheren dalam audit harus diperhitungkan dengan baik. Ada dua tipe yang dihadapi oleh auditor; 1. Auditor dipengaruhi oleh persepsi mereka terhadap lingkungan audit. 2. Auditor harus menyelaraskan dan sinergi dalam pekerjaan kelompok, sehingga perlu ada prosesriview proses riview di dalamnya. Interaksi ini akan banyak menimbulkan proses keperilakuan dan sosial. Dalam lingkungan yang kompetitif, auditor internal harus secara teratur memonitor praktik-praktik terbaik yang menjamin profesionalisme karyawan secara efektif dan efisien. efisien. Penempatan staf yang cocok dalan tim audit menjadi sesuatu yang harus diperhatikan. Tim adalah kelompok. Banyak pertimbangan audit yang dibuat oleh kelompok,sebagaimana halnya individu. Interaksi kelompok merupakan fungsi dari preferensi individu yang ada di dalamnya. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa audit internal mengevaluasi aktivitas yang dilakukan oleh orang – orang – orang orang dan dengan demikian terdapat hubungan pribadi antara orang yang melakukan evaluasi dengan orang yang dievaluasi dan dengan para auditor. Hubungan antara dua kelompok yang menjadi subjek konflik atau subjek sinerji saling berkaitan. Audit internal seharusnya menguasai hubungan interpersonal dalam menawarkan penilaian terhadap keduanya dalam usaha audit. Oleh karena itu, sejumlah aktivitas interpersonal yang dapat menilai hubungan positif dan dapat diharapkan untuk berhasil dalam praktik audit internal. 1.2 Rumusan Masalah 1. Untuk mengetahui bagaimana hubungan antar-manusia dalam audit manajemen. 2. Untuk mengetahui tentang hubungan kerja sama antara auditor manajemen dan auditor eksternal. 3. Untuk mengetahui tentang kerja sama antara auditor manajemen dan auditee. 4. Untuk mengetahui bagaimana komunikasi dalam audit manajemen.
1
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Hubungan antar-Manusia Dalam Manajemen Audit Archie MC. Ghee dalam tulisannya “An Approach To Upgrading The Internal Audit Function” mengatakan bahwa seorang auditor pada umumnya mempunyai mempunyai empat kelemahan (Weakness), yaitu : 1. Kurang Imaginatif. 2. Kurang Praktis. 3. Kurang Obyektif, dan 4. Kurang dalam Sikap (Attitude).
K urang I mangina ngi natti f Orang yang suka merenung dalam pikiran(penghayal) sering dianggap remeh sebagai pengelamun yang tidak praktis. Akan tetapi imajinasi atau visi sering malah merupakan alata mental yang paling konkrit, karena semakin baik imajinasi seseorang, semakin konkrit pula rencana yang akan dibuatnya. Banyak penemu dan seniman besar mempunyai daya imajinasi yang hebat sekali. Tanpa imajinasi mereka tidak dapat melakukan pekerjaan. Enstain mengatakan bahwa dia menemukan Teori Relativitas melalui sorotan cahaya. Beethoven pada saat kehilangan pendengaran, semua orang eropa sangat berduka cita. Walaupun Beethoven sudah tuli beliau masih dapat mendengar music dalam pikirannya. Ia mencoba berbagai gagasan lagu tanpa memainkannya pada suatu alat music. Daya imajinasinya cukup kuat untuk dapat mendengarkan keseluruhan symphony. Dia mempunyai kemampuan yang luar biasa untuk membayangkan (mendengarkan) suatu karya sebelum karya tersebut dipergelarkan. Seorang auditor yang baik memerlukan daya imajinasi, walaupun tidak memerlukan daya imajinasi atau kemampuan membayangkan seperti enstain dan Beethoven. Auditor harus mampu mengenali akibat-akibat sebenarnya dari temuan-temuan auditnya. Banyak orang sudah lama berkecimpung dalam bidang akuntansi dan audititmng mempunyai daya imajinasi yang relative kurang. Hal ini disebabkan antara lain :
Sifat pengulangan dari pekerjaan akuntansi (Repeatitive nature of work)
Sering pemikiran audit mengikuti cara-cara yang stereotip (stereotyped lines), sama sekali tidak memiliki keaslian (Originality) seperti yang dijumpai dalam pekerjaan lain seperti pekerjaan dalam pemasaran dan sebagainya. Dalam pelajaran akuntansi, seoramg calon akuntan atau auditor sering terbiasa dengan memandang peristiwa atas dasar dua nilai (Two Value) yaitu Debit atau Kredit. Salah atau benar, secara tidak sadar jawaban filsafat tunggal ini mengupulkan daya imajinasi mereka. Sebagai contoh, seorang senior auditor melakukan pemeriksaan buktu-bukti pengeluaran, ia menemukan beberapa bukti yang diubah kasir menjadi tinggi nilainya. Hal ini dia beritahukan kepada asisten dan sekaligus memesannya agar lebih berhati-hati dalam melakukan pemeriksaan dikemudian hari. Ia meneruskan program rutinnya secara naif, mencatata temuan tersebut dan
2
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Hubungan antar-Manusia Dalam Manajemen Audit Archie MC. Ghee dalam tulisannya “An Approach To Upgrading The Internal Audit Function” mengatakan bahwa seorang auditor pada umumnya mempunyai mempunyai empat kelemahan (Weakness), yaitu : 1. Kurang Imaginatif. 2. Kurang Praktis. 3. Kurang Obyektif, dan 4. Kurang dalam Sikap (Attitude).
K urang I mangina ngi natti f Orang yang suka merenung dalam pikiran(penghayal) sering dianggap remeh sebagai pengelamun yang tidak praktis. Akan tetapi imajinasi atau visi sering malah merupakan alata mental yang paling konkrit, karena semakin baik imajinasi seseorang, semakin konkrit pula rencana yang akan dibuatnya. Banyak penemu dan seniman besar mempunyai daya imajinasi yang hebat sekali. Tanpa imajinasi mereka tidak dapat melakukan pekerjaan. Enstain mengatakan bahwa dia menemukan Teori Relativitas melalui sorotan cahaya. Beethoven pada saat kehilangan pendengaran, semua orang eropa sangat berduka cita. Walaupun Beethoven sudah tuli beliau masih dapat mendengar music dalam pikirannya. Ia mencoba berbagai gagasan lagu tanpa memainkannya pada suatu alat music. Daya imajinasinya cukup kuat untuk dapat mendengarkan keseluruhan symphony. Dia mempunyai kemampuan yang luar biasa untuk membayangkan (mendengarkan) suatu karya sebelum karya tersebut dipergelarkan. Seorang auditor yang baik memerlukan daya imajinasi, walaupun tidak memerlukan daya imajinasi atau kemampuan membayangkan seperti enstain dan Beethoven. Auditor harus mampu mengenali akibat-akibat sebenarnya dari temuan-temuan auditnya. Banyak orang sudah lama berkecimpung dalam bidang akuntansi dan audititmng mempunyai daya imajinasi yang relative kurang. Hal ini disebabkan antara lain :
Sifat pengulangan dari pekerjaan akuntansi (Repeatitive nature of work)
Sering pemikiran audit mengikuti cara-cara yang stereotip (stereotyped lines), sama sekali tidak memiliki keaslian (Originality) seperti yang dijumpai dalam pekerjaan lain seperti pekerjaan dalam pemasaran dan sebagainya. Dalam pelajaran akuntansi, seoramg calon akuntan atau auditor sering terbiasa dengan memandang peristiwa atas dasar dua nilai (Two Value) yaitu Debit atau Kredit. Salah atau benar, secara tidak sadar jawaban filsafat tunggal ini mengupulkan daya imajinasi mereka. Sebagai contoh, seorang senior auditor melakukan pemeriksaan buktu-bukti pengeluaran, ia menemukan beberapa bukti yang diubah kasir menjadi tinggi nilainya. Hal ini dia beritahukan kepada asisten dan sekaligus memesannya agar lebih berhati-hati dalam melakukan pemeriksaan dikemudian hari. Ia meneruskan program rutinnya secara naif, mencatata temuan tersebut dan
2
teguran-tegurannya dalam laporan audit. Tidak sedikitpun ia sadari bahwa ia juga sedang menambahkan sesuatu pada usaha yang curang. Bagaimana seorang auditor dapat mempertahankan daya imajinasinya? Imajinasi mengisyaratkan keinginan untuk originalitas. Dalam kenyataan, hanya karya segelintir oramng yang benar-benar original. Biasanya disebut disebut “Originality” itu semata-mata semata-mata merupakan gagasan atrau ide orang lain yang digabungkan atau dirangkai kembali untuk menciptakan suatu konsep baru. Seorang auditor yang yang ingin mempunyai daya imajinasi yang yang baik, maka ia harus mempunyai banyak gagasan. Gagasan-gagasan dapat ditemukan dalam peran serta aktif dengan bekerja dilembaga professional atau lembaga pendidikan, banyak membaca dan mendengar gagasan orang lain, dan lain-lain sebagainya. Imajinasi yang originalitas sangat tergantung pada akumulasi gagasan, partisipasi dalam bekerja dilembaga dilembaga professional professional merupakan merupakan sumber gagasan yang sempurna, karena ia memberikan kesempatan untuk berkopmunikasi dan memberikan pelatihan kepand aian berusaha (salesmanship training) yang sangat diperlukan untuk mengembangkan imajinasi. Pemilikan originalitas atau imajinasi yang tinggi oleh seorang akan sangat berguna pabila ia memiliki kemampuan untuk menjual arti gagasannya kepada orang lain.
K urang urang Pr akti kti s Auditor dalam melakukan pekerjaannya sering kurang praktis. Sebagai contoh dalam melakukan pengumpulan bukti- bukti bukti pemeriksaan, auditor sering menggunakan “Audit Questionaire (Sering dicomot atau dimodifikasi dari Textbook) yang demikian lengkap, panjang dan rumitnya sehingga kadang-kadang ia sendiri tidak mengerti bagaimana mengisinya. Daftar pertanyaan audit setelah diisi dengan dengan susah payah, lalu dilaporkan sebagai sebagai temuan audit atas semua jawaban negative yang menunjukkan keadaan-kea daan yang salah. Kepraktisan (Practicality) merupakan penerapan akal sehat, kebutuhan untuk praktis dibutuhkan setiap pekerjaan. Kepraktisan yang merupakan suatu keharusan bagi semua auditing yang konstruktif ini dapat dikembangkan melalui pengalaman praktek, atau melalui pelatihan. Agar auditor mengarah pada pendekatan praktis, maka ia perlu mengembangkan perspektif yaitu memperlakukan semua temuan-temuannya seolah-olah semua uang yang dilibatkan berasal dari uangnya sendiri dan auditor seakan-akan memiliki sekian prosen saham di dalam perusahaan yang diaudit.
Kurang Obyektif “Obyektif” berarti menyatakan atau mengungkapkan sifat realota sebagai hal yang terlepas dari refleksi atau perasaan pribadi. Seorang auditor sering bertindak kurang obyektif, misalnya : dalam laporan audit, ia sering memusatkan perhatian pada area-area yang memerlukan perbaikan. Temuannya sering hanya mengenai satu bagian kecil dari pelaksanaan pekerjaan secara keseluruhan. Auditor sering bertindak sebagai “Kritikus” atau “penemu kesalahan” daripada seorang pelatih. Ia sering menunjukkan hal-hal yang memerlukan perbaikan, tanpa menunjukkan tempat-tempat yang patut mendapat pujian, menambah kecaman terhadap seorang manajer yang
3
mencoba sebaik-baiknya untuk memperbaiki kondisi yang keliru hanyalah menjadi suatu pergelakan perbaikan-perbaikan lebih lanjut. Suatu kata pujian dan pengakuan atas usaha-usaha manajer, walaupun beberapa kelemahan-kelemahan pengendalian masih memerlukan pembetulan, akan lebih mendorong perbaikan-perbaikan lanjutan daripada kecaman audit.
Kekur angan Dalam Sikap Dalam bagian ini, penulis ingin menyoroti masalah kekurangan sikap (Attitude) yang menyangkut masalah “Human relation” lebih lanjut. Pada masa yang lalu, seorang auditor akan merasa senang apabila dia dapat mengungkapkan kesalahan atau kelemahan auditee (Orang yang pekerjaannya sedang diperiksa). Mereka suka melakukan pekerjaan yang sifatnya mendadak (Surprise basis), seperti memeriksa auditee tanpa memberitahukan terlebih dahulu, melakukan “Stock Taking” secara mendadak, melakukan cash count secara mendadak dan lain-lain. Yang lebih ekstrim lagi, banyak laporan audit dituliskan dalam kerahasiaan (Strictly Confidential), sehingga si auditee merasa tegang, dan menviptakan keadaan gelisah bahkan dikalangan pegawai yang “palin g terpercaya” dan setia pada perusahaan. Banyak temuan yang “biasa- biasa saja” diungkapkan dengan gaya menyolot dan tidak bijaksana untuk memberatkan si auditee yang sial, sehingga si auditee akan merasa bingung dan malu. Akibatnya auditor ditakuti dan dicela. Hubungan antara manusia atau percakapan untuk bergaul dengan berbagai orang (the ability to get along with people) merupakan subyek yang tidak pernah masuk dalam pemikiran auditor pada masa yang lalu. Padahal dalam melakukan pekerjaan sehari-hari, seorang auditor selalu berhubungan dengan manusia. Dia hrus dapat bekerjasama dengan teman sekerjanya, baik atasan maupun bawahannya, dan dia harus pula memberikan “Service” yang baik kepada kliennya (auditee). Dalam praktek, sering terjadi seseorang auditor kurang berhasil dalam pekerjaannya karena kurang m enyadari pentingnya “Human relations” atau karena ketidakmampuan dalam mengadakan “human relations” dengan bawahannya, atasanya maupun auditee. Agar pekerjaan auditee dapat berhasil, maka seorang auditor perlu mengetahui beberapa aspek hubungan antara manusia. Apakah hubu ngan antara manusia itu? Pengetahuan “hubungan antara manusia” pada saat ini semakin mendapat perhatian para manajer. Pengetahuan hubungan antara manusia ini dapat digunakan untuk memecahkan berbagai masalah yang berhubungan dnegan factor manusia dalam manajemen. Seperti menghilangkan kesalahan dalam komunikasi, kesalahan interpretasi yang terjadi antara manajer dan karyawan. Perkataan “hubungan manusia” yang diterjemahkan dari bahasa inggris “human relation” sebenarnya kurang tepat, ada orang yang menerjemahkannya menjadi “hubungan antar manusia” ini juga kurang tepat. Kedua istilah diatas tidak terdapat ciri-ciri hakiki “human relation”. Ciri hakiki “human relation” bukan “human” dalam pengertian wujud manusia (human being) melainkan dalam makna proses rohaniah yang tertuju kepada kebahagiaan berdasarkan watak, sifat, perangai, kepribadian, sikap, tingkah laku, dan lain-lain aspek kejiwaan yang terdapat pada diri manusia. Oleh sebab itu, ada ahli yang menerjemahkan dengan istilah yang lebih tepat yaitu : “Hubungan insani” atau “hubungan manusiawi”. “hubungan relation” adalah suatu proses interaksi yang terjadi antara seseorang dengan orang lain untuk mendapatakan saling pengertian,
4
kesadaran, dan keputusan psikologis (O.U.Effendi). hubungan manusia merupakan suatu bidang ilmu yang menerapkan berbagai ilmu perilaku seperti psikologi, sosiologi dan antropologi. Perbedaan “human relations” dengan ilmu perilaku lain adalah psikologi terutama melakukan studi ilmiah tentang perilaku individu-individu (mengapa orang berperilaku seperti ini dan itu), sosiologi menekankan studi ilmiah tentang kelompok-kelompok manusia (mengapa kelompok berprilaku seperti ini dan lain-lain). hubungan manusia mencakup kedua duanya (perilaku individu dan kelompok) secara lebih mendalam. Di bawah ini akan diberikan beberapa contoh untuk memperjelas pengertian hubungan manusiawi dengan yang bukan merupakan hubungan manusiawi.
Kasus 1 Seorang staff auditor junior yang bekerja di kantor akuntan “ABC” mengatakan kepada teman sekerjanya bahwa partner si Aadalah pamannya. Dalam kasus diatas, antara staff auditor junior dengan partner tersebut memang mempunyai hubungan, yaitu hubungan keluarga dan hubungan kerja. Tetapi itu hanya hubungan antara manusia atau hubungn manusia, bukan hubungan manusiawi. Kasus 2 Seorang guru berkata kepada muridnya “tolong bawa kapur itu kemari”.si murid lalu mengambilnya, dan menyerahkan kapur itu kepada sang guru. Antara sang guru dengan murid terdapat hubungan, yaitu hubungan antara manusia bukan hubungan manusiawi. Kasus 3 Seorang auditor berkata kepada istrinya “Bu, aku anti pulang malam sekitar jam 23.00, karena ada ‘Deadline’ untuk menyelesaikan pekerjaan dikantor. Jangan lupa membawa anak kita yangs edang sakit ke dokter jam 17.00 Sore” “Oke pak, jangan pulang terlalu malam ya!” jawab si istri. Dialog sang suamu dan istri tersebut diatas juga bukan merupakan hubungan manusiawi. Kasus 4 (Contoh hubungan Manusiawi) Seorang auditor senior yang telah bekerja selama 3 tahun di kantor akuntan “AKUNTAN” dengan gembira berkata kepada istrinya, “Bu, saya tahun ini sudah naik pangkat loh (maksudnya : sudah dipromosi). Saya sekarang pangkatnya supervisor, gajio saya tahun ini naik 20%. Bonus performa dan bonus akhir tahu (Performance dan year end bonus) untuk masa kerja tahun lalu sudah saya terima. Jumlahnya -+ Rp. 8.000.000, cukup besar bukan?” Si istri auditor menjawab “Oh ya! Kalau begitu belikan saya sebuah TV Berwarna yang baru. TV Kita sudah ketinggalan zaman, gambarnya masih hitam putih. Saya mau yang berwarna yang memakai multi system itu lho. Uangnya kalau ada sisa, sekalian belikan pula video untuk karaoke yang sedang “in”. Auditor yang menjadi suami ibu tersebut terdiam sejenak, lalu balas menjawab, “bagaimana ya.... bukan saya tidak suka TV baru, a kan tetapi saya pikir ada hal lain yang lebih penting. Rumahkita sekarang tinggal adalah rumah kontrakan, 3 bulan lagi masa kontraknya sudah habis, bagaimana kalau kita menggunakan bonus Rp. 8.000.000,- ini 5
untuk membeli sebuah rumah BTN saja. Hitung-hitung buat “depe” (maksudnya down payment/panjar/uang muka) pasti cukup”. Si istri menjawab “ide bapak baik sekali,aku setuju. Bagaimana besok pagi kita ke kantor PT. Papan Sejahtera untuk menanyakan secara rinciprosedur mendapatkan kredit rumah murah? “ok, bu”, jawab sang suami. Dialog di atas itulah yang disebut hubungan manusiawi, karena disini terdapat kegiatan yang sifatnya, komunikatif, persuasif dan sugestif, sang istri dan suami kedua-duanya merasa hatinya puas. Jadi hubungan manusiawi berorientas pada tindakan (action oriented) dan hubungan yang aktif. Yang dituju adalah kepuasan batin. Faktor “Hubungan Antara Manusia” Dalam Management Audit Titik sentral “Human Relations” adalah manusia, kata peribahasa “Rambut sama hitam, hati masing-masing”. Karena “hati masing-masing”, maka perilaku setiap orang adalah berlainan. Titik sentral ”Human Relations” dalam suatu pekerjaan adalah auditee (obyek yang ak an diperiksa). Auditor yang melakukan pemeriksaan perlu mengetahui perilaku auditee yang satu sama lain yang berbeda itu. Ahli jiwa Jung membedakan manusia menjadi 3 tipe yaitu: 1. Tipe Introversi (Introverse) yaitu orang yang perhatian utamanya diarahkan ke dalam diri sendiri. Seorang introvrt mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
Lebih mementingkan kepentingan diri sendiri daripada kepentingan umum.
Suka menyendiri atau mengasingkan diri dari kelompok.
Suka mengelamun/merenung
Pendiam
Susah bergaul 2. Tipe Ekstroversi (Extraverse) yaitu orang yang perhatiannya ditujukan ke luar. Seorang extrvert mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: Lebih mementingkan kepentingan teman daripada pribadi. Bersifat ramah tamah. Mudah dalam pergaulan Selalu bergembira. Berhati terbuka Memancaarkan sikap hangat sehingga cepat mendapaat banyak kawan. Kedua jenis tipe manusia yang ekstrim tersebut di atas dalam kenyataanya relatif sedikit.
Banyak manusia berada di antara tipe introversi dan ektroversi. Tipe manusia demikian diebut tipe Ambioversi (Ambiverse). Orang-orang yang ambiverst dalam kenyataan jumlahnya lebih banyak daripada orang-orang introvert dan extravert. Auditor perlu mengetahui auditeenyaitu termasuk manusia yang mana, introvert, extravert atau ambiverst, agar lebih mudah melakukan “Human Relations” dengan mereka.
6
Pada umumnya ada 3 macam perilaku auditee, yaitu: 1. Auditee yang memandang auditor (terutama internal auditor) sebagai seorang polisi ( a kind of policeman) yang melakukan pemeriksaan terhadap orang yang tengah menjalankan pekerjaan dengan maksud yang utama yang menemukan kesalahan, kelemahan ataupun kekurangan yang ada. Akibatnya auditee merasa “takut bahkan mereka mengemb angkan rasa permusuhan terhadap auditor. Mereka menggunakan berbagai cara yang mungkin untuk mendeteksi auditor dan untuk melindungi diri mereka. 2. Ada auditee yang sangat “ramah” (friendly) terhadap auditor. Semua data yang diperlukan auditor diberikan dengan cepat agar pekerjaan auditor dapat dieledaika. Mungkin dengan cepatnya pekerjaan auditor selesai, si auditee dapat segera mendapatkan laporan akuntan dan mmenggunakannya untuk tujuan permohonan pinjaman kepada bank. 3. Auditee yang berperilaku biasa-biasa saja/wajar/normal. Bagaimana perilaku auditor yang efektif untuk menghadapi ketiga situasi di atas? Dan bagaimana dapat mengembangkan hubungan manusiawi yang efektif dengan auditee? Reaksi auditor terhadap perilaku auditee juga bermacam-macam yaitu: 1. Mengabaikan tanggapan yang negatif dari auditee dan melakukan pekerjaannya dengan caranya yang biasa, walaupun terpakasa dibawah kendali besar. 2. Berusaha menunjukkan keramahan terhadap auditee, berusaha memenuhi permintaan yang dapat diterima dari auditee. Perlakuan demikian akan mengakibatkan auditee menjadi ragu-ragu atas peranan yang tidak disangka-sangka tersebut dan kadang-kadang mereka menjadi bingung. Hal ini tidak dapat menciptakan hubungan yang benar-benar memuaskan. 3. Melakukan pendekatan yang efektif yaitu berusaha mengembangkan hubungan kemitraan (Partnership relationship). Pendekatan inimenekankan pada kepentingan umum antara auditor dan auditee untuk bersama-sama menemukan cara-cara yang lebih berhasi guna dan berdaya guna dalam melaksanakan semua jenis kegiata operasional. Kepentingan umum bersama dapat menundukkan kpentingan-kepentingan pribadi, dan menemukan suatu ikatan yang menjadi dasar kerjasama yang baik dari segi hasil-hasil yang produktif. Auditor dan aud itee bekerjasama untuk memperbaiki keadaan perusahaan, bukan kritikus yang mengajarkan bagaimana melakukan pekerjaannya dengan lebih baik. Dari uraian di atas dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu: 1. Pendekan auditor selama ini mempunya 4 kelemahan (Weaknesses) yaitu kelemahan dalam imajinasi, kurang praktis, kurang obyektif dan kekurangan dalam sikap atau hubungan manusiawi.kekurangan yang terakhir ini sebenarnya dapat diperbaiki apabila auditor ingin merubah sikapnya. 2. Seorang auditor yang ingin berhasil perlu mengetahui pengetahuan dasar ilmu manusiawi (Organization Behavior) untuk mengindari akibat salah komunikas (Miscommunication) dan salah interpretasi (misinterpretation) yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam organisasi, maupun dengan auditee yang di luar organisasi.
7
3. Pendekatan ssikap auditor terhadap auditee yang kurang simpati seperti mencari kesalahan, mengriktik keadaan yang tidak baik, mengajarkan bagaimana auditee melakukan pekerjaan dengan lebih baikm sikap seorang polisi atau penyelidik dan lain-lain perlu dihindarkan. Ungkapan seperti “Kami selalu melakukan dengan cara itu” perlu dihilangkan. Sebaiknya auditor perlu mengembangkan suatu kecakapan bergaul dengan berbagai orang, mengembangkan suatu hubungan manusia yang efektif yaitu dengan mengembangkan hubungan kemitraan (Partnership relations). Sasaran hubungan kemitraan ini adalah besamasama dengan karyawan perusahaan (auditee) menemukan cara-cara yang lebih efektif dan efisien dalam melaksanakan semua jenis kegiatan operasional perusahaan.
3.2
Hubungan Kerja Sama Antara Management dengan Eksternal Auditor
Sebelum menjelaskan hubungan kerjasama antara manajemen dan auditor eksternal, ada baiknya dibahas terlebih dahulu mengenai perbedaan antara manajemen dan eksternal auditor. Manajemen maupun eksternal auditor sama-sama adalah auditor tetapi mereka mempunyai beberapa perbedaan. Perbedaan utama antara auditor ekstenal dan manajemen adalah: Auditor Manajemen adalah karyawan dari suatu organisasi sedangkan auditor eksternal adalah seorang “Kontraktor” yang independen. Auditor Internal melayani kebutuhan organisasi; sedangkan auditor eksternal melayani pihak ketiga yang memerlukan informasi keuangan yang dapat dipercaya. Auditor Manajemen meninjau semua operasi dan pengendalian dalam suatu organisasi untuk efisiensi, ekonomi, dan efektivitas; sedangkan auditor eksternal terutama meninjau perkiraan neraca dan Laba-Rugi, meninjau operasi dan pengendalian interen untuk menentukan ruang lingkup pemeriksaan dan keandalan data keuangan. Auditor manajemen secara langsung berhubunagn dengan pencegahan kecurangan pada setiap bentuk atau memperluas setiap akktivitas yang diperiksa; sedangkan auditor internal secara insidentil berhubungan dengan pencegahan dan deteksi kecurangan yang secara langsung dan mempengaruhi secara material atas laporan keuangan. Auditor manajemen adalah independen terhadap aktivitas yang diperiksa, akan tetapi siap menanggapi kebutuhan dan keinginan dari semua unsur-unsur manajemen, sedangkan auditor eksternal independen baik terhadap manajemen maupun dewan direksi keduaduanya dalam dakta dan dalam sikap mental. Auditor manajemen meninijau aktivitas secara berkesinambungan ; sedangkan auditor ekstenalmeninjau catatan yang mendukung laporan keuangan secra periodik biasanya setahun sekali Auditor manajemen, dalam kenyataan kebanyakan direkrut dari tingkat yang berpengalaman dari profesi akuntansi publik. Pengalaman sebelum ini sangat berharga. Ia memberikan pelatihan pemeriksaan yang penting dalam mengembangkan program pemeriksaan, menilai sistem, menganalisis transaksi, mengidentifisir kelemahan-kelemahan, dan menyiapkan kertas kerja. Apabila auditor yang ditransplansi atau dipindahkan ini menerapkan teknik akuntansi
8
publik tanpa perubahan terhadap proyek pemeriksaan manajemen, bagaimana juga, hasilnya mungki tidak efektif ; mereka mungkin menghilangkan hal-hal penting dari pemeriksaan secara keseluruhan. Aktivitas dari kedua displin ini, pemeriksaan manajemen dan e kstern, mungkin saling melengkapi (Overlap) dalam area seperti peninjauan kecukupan pengendalian akuntansi. Akan tetapi perbedaan merekaadalah lebih besar daripada kesamaannnya karena tujuannya adalah berbeda. Tanggung jawab auditor eksternal adalah melaporkan laporan keuangan perusahaan. Tujuannya untuk menentukan apaka laporan tersebut disajikan secara wajar mengenai posisi keuangan perusahaan dan hasil operasi untuk tahun yang bersangkutan. Juga, mereka harus memuaskan mereka sendiri bahwa laporan keuangan disusun sesuai dengan PAI, dan bahwa prinsip-prinsip tersebut telah dirapkan secara konsisten seperti tahun sebelumnya. Peninjauan interen dan pengendalian akuntansi adalah penting dan auditor manajemen harus melibatkannya dengan hal tersebut; akan tetapi akankah hal tersebut bukanlah misi secara keseluruhan. Kerugian yang diakibatkan dari produksi yang jelek, perekayasaan, pemasaran, atau manajemen persediaan dapat lebih besar daripada sesuatu yang diakibatkan oleh kerugian (peculation) keuangan. Penggelapan (embezzlement), dapat merugikan suatu perusahaan; manajemen yang tidak baik terhadap pengelolaan sumber daya dapat membangkrutkan perusahaan. Inilah salah satu perbedaan yang utama antara pemeriksa eksteren dengan pemeriksa interen yang modern yang pertama fokusnya lebih sempit, sedangkan kedua lebih komperehensif dalam ruangan lingkup. Auditor eksternal melaksanakan jasa untuk manajemen dan menyerahkan laporan kepada manjaemen dengan merekomendasi perbaikan dalam sistem dan pengendalian. Bagaimana juga, ini adalah berorientasi keuangan jugan, keterlibatan auitor eksternal insidentil dalam operasi non keuangan tidak memberikan manfaat sedalam apa yang dilakukan oleh auditor manajemen yang lebih mengerti sistem organisasi, manusia, dan tujuan. Lebih jauh lagi, auditor eksternal mungkin tidak terlalu memberi perhatian terhadap kecurangan atau pemborosan yang tidak mempunyai pengaruh signifikan terhapa laporan keuangan. Auditor internal maupun manajemen, bagaimana juga, sangat vital memperhatikan semua masalah yang menyangkut pemborosan dan kecurangan, apappun sumbernya dan ukuran sekecil apapun. Perhatiannya tidak mengakibatkan keperluan untuk mengecek setiap penyimpangan yang kecil. Ketidaksesuaian yang kecil mungkin tidak begitu material secara serius mempengaruhi laporan keuangan dari sebuah perusahaan yang besar. Akan tetapi, untuk sseorang auditor manajeman yang berpengalaman, pemborosan dan kecurangan artinya lebih besar dari sekedar ksalahan manusia. Ia mungkin merupakan suatu indikasi moral,sistem, kewajiban, supervisi yang jelek, atau suatu pengertian yang tidak baik dari filosofi manajemen. Suatu pem Bayaran duplikasi kecil yang ditemukan pada pemeriksaan hutang dagang mungkin tidak mendapat perhatian yang besar oleh external auditor. Seorang management auditor, bagaimanapun juga, tampkanya akan mengikuti/mengejar masalah tersebut lebih jauh untuk mengungkapkan apa sebabnya sistem memperbolehkan duplikasidan apakah ia mungkin terjadi lagi dalam jumlah yang lebih besar.
9
Management auditor dan external auditor harus mengkoordinasi usaha mereka bersamasama. Teknik-teknik yang digunakan dalam pemeriksaan keuangan baik oleh management maupun oleh external auditor mungkin adalah sama, akan tetapi tujuan nya dan hasil yang diharapkan bervariasi. Mereka merupakan dua profesi yang berbeda yang harus menghormati satu sama lain dan saling memanfaatkan bakat masing-masing. Mereka harus mengembangkan suatu hubungan yang kuat dan berkesinambungan. Sebagai contoh management auditor mengambil pendekatan yang berbeda dalam pemeriksaan kas. External auditor biasanya akan mengambil langkah-langkah sebagai berikut (tidak perlu berurutan):
Mengikuti transaksi tempat asal ke saldo keuangan dalam perkiraan pembukuan
Meninjau saldo kas untuk “reasonableness”
Menentukan bahwa penerimaan secara tepat didepositokan ke bank
Meninjau pisah batas (cut off) penerimaan dan pengeluaran kas
Menghitung kas yang ada di tangan dan mengecek penerimaan yang belum disetorkan (undeposited collections) ke bank.
Mengkonfirmasi saldo bank
Menguji ketetapan matematis rekonsiliasi bank
Mendapatkan suatu daftar cut off bank secara langsung dari bank, menelusuri pos-pos rekonsiliasi bank ke daftar yang bersangkutan. Membandingkan cek-cek yang ditulis sebelum akhir tahun yang tidak cair dalam daftar cut off bank ke daftar cek yang beredar yang mendukung rekonsiliasi bank. Membandingkan catatan pengeluaran kas dan dokumentasi penduku ng yang cek nya tidak cair dalam daftar cut off
Mempertanggungjawabkan cek beredar tahun lalu yang belum cair dengan daftar cu off bank tahun yang bersangkutan Apabila dicuragai adanya kecurangan kas, langkah tambahan perlu dilakukan; akan tetapi secara umum teknik pemeriksaan eksternal yang normal adalah seperti daftar diatas.management auditor akan melakukan hal yang sama apabila mereka memeriksa kas, atau mungkin mereka akan membantu eksternal auditor melakukan langkah-langkah di atas. Akan tetapi kepentingan mereka melebihi langkah-langkah yang pokok dan biasa di atas. Dua contoh akan diilustrasikan sebagai berikut: 1. Pada saat meninjau pemrosesan voucher kartu kredit, seorang manajement auditor menemukan bahwa voucher yang diterima setiap hari tidak dikirimkan ke bank sampai hari berikutnya. Management auditor merekomendasikan agar voucher dikirimkan ke bank pada hari yang sama pada saat mereka diterima. Dengan praktek demikian arus kas secara netto akan bertambah. 2. Management auditor menyadari bahwa kas, selain harus diproteksi juga harus dianggap aktiva yang tidak produktif (nonearning asset). Management auditor mrngrti bahwa saldo bank yang “nganggur” (idle cash) harus berusaha dimanfaatkan sedini mungkin. Management auditor melihat bahwa hal itu dapat dilakukan dengan forecast bank yang lebih baik dan memelihara hubungan yang progresif dengan bank. Ia juga melihat bahwa
10
manajemen tidak mempunyai pandangan yang baik mengenai hal ini. Sebab itu, management auditor mengambil satu komputer untuk menganalisis penerimaan dan pengeluaran bank selama dua tahun. Ia ingin mengetahui kapan kas tersedia walaupun untuk beberapa hari. Dengan melakukan rekomendasi kepada manajemen mengenai jumlah uang tidak dipakai, efisiensi pengelolaan perusahaan dapat ditingkatkan. Management dan eksternal auditor mengejar tujuan yang berbeda. Mereka memiliki akuntabilitas yang berbeda. Mereka memiliki kualifikasi yang tidak sama. Mereka mendapatkan tugas pada aktivitas yang berbeda. Akan tetapi mereka mempunyai kepentingan bersama (mutual interest) yang memerlukan koordinasi dari bakat mereka untuk kepentingan perusahaan. Tujuan management auditor adalah ditentukan oleh manajemen dan oleh standar professional. Biasanya tujuan tersebut adalah meninjau keandalan dan efektivitas pengendalian interen perusahaan. Tujuan eksternal auditor ditentukan oleh peraturan atau ditentukan oleh wakil pemegang saham (anggota dewan direksi) yang menugaskan mereka. Biasanya tujuannya adalah menyatakan pendapat atas kewajaran (fairness) laporan keuangan. Management auditor kebanyakan sering bertanggung jawab kepada manajemen, walaupun sekarang ini terdapat suatu kecenderungan mengembangkan suatu akuntabilitas ganda kepada manajemen dan Board of Committee. Eksternal auditor mempunyai akuntabilitas terhadap wakil pemegang saham dan peraturan yang menekankan independensi sehingga meniadakan beberapa individu sebagai eksternal auditor. Kualifikasi management adalah sesuai dengan apa yang diinginkan manajemen, sedangkan kualifikasi eksternal auditor biasanya ditentukan oleh peraturan dan memerlukan keanggotaan dalam suatu badan professional. Management auditor memperhatikan semua aspek perusahaan, baik keuangan maupun non keuangan. Eksternal auditor memberikan perhatian terutama pada aspek keuangan organisasi. Pada tahun-tahun sebelumnya, pekerjaan management auditor sangat dekat/parallel dengan eksternal auditor. Mereka sangat berperan sebagai bawahan, membantu dalam menganalisis catatan akuntansi, dibawah supervise eksternal auditor, sekarang ini terdapat perluasan kordinasi yang dipraktekkan oleh kedua disiplin tersebut. Beberapa studi telah menemukan bahwa praktek koordinasi antar management dan eksternal auditor telah kembali pada akhir-akhir ini. Management dan eksternal audit bekerja bersama-sama secara dekat untuk mengidentifikasi metode yang lebih efektif untuk menekan biaya, mengurangi duplikasi dalam caku pan audit secara keseluruhan. Apa yang telah meningkatkan management auditor dari perannya sebagai bawahan (subordinate) ke suatu kemitraan (partnership) dapat dibagi menjadi 2 faktor, yaitu yang pertama adalah perbaikan profesionalisme dari management auditor dan yang kedua adalah “Economic of auditing”. Profesionalisme management audit memberikan management auditor kepercayaan yang lebih besar dalam suatu kemitraan audit. Sesungguhnya, dalam suatu studi dibuktikan pujian yan g tinggi dilontarkan eksternal auditor kepada management auditor mengenai profesionalisme, kompetensi, dan objektivitas dari staf management audit. Karena perubahan “Economic of auditing” komite audit mengambil posisi bahwa mereka mempunyai hak untuk meninjau dan menyetujui biaya audit dan cakupan audit yang diperlukan
11
eksteral auditor dan monitor jam kerja yang dilakukan eksternl auditor, panitia audit telah mengambil pendirian negosiasi yang agresif dengan bantuan management auditor. Dan mereka melihat koordinasi yang lebih besar antara kedua disiplin untuk mengeliminasi duplikasi dan “overlap”. Panitia audit membantu dalam usaha ini sehingga teradapat peningkatan yang dramatis dalam status dan kemampuan dari staf management audit. Ini telah menciptakan suatu lingkungan yang lebih baik karena eksternal auditor dapat mempercayai pekerjaan management auditor. Dengan meningkatnya independensi, management auditor melaporkan kepa da tingkat manajemen yang lebih tinggi dan mempunyai akses yang tak terbatas kepada panitia audit. Manajemen perlu lebih jauh dalam menciptakan suatu kemitraan yang koperatif (cooperative partnership) anatara management dan eksternal auditor. Dalam kenyataannya, kedua staf audit dapat diliha sebagai suatu kelompok auditor yang siap untuk penugasan suatu audit yang diberikan dibawah supervisi baik oleh management maupun eksternal auditor. Beberapa perusahaan besar menjalankan suatu strategi yang agresif untuk mengawasi biaya audit perusahaan secara keseluruhan. Sering tujuannya adalah untuk mengeliminasi secara lengkap atas duplikasi dan “overlapping” cakupan audit. Panitia audit bernegosiasi untuk management auditor mereka agar dapat mengambil alih audit da ri area tambahan yang tidak harus diaudit secara eksklusif oleh eksternal auditor. Sesungguhnya akuntan public di Amerika diminta menyatakan apa sebabnya pekerjaan audit mereka tidak dapat dikerjakan oleh management auditor. Lebih jauh lagi, panitia audit perusahaan tertentu telah menyatakan secara terus terang bahwa berapa kantor akuntan public sekarang berhadapan dengan kemungkinan kehilangan klien karena mereka tidak mau bekerjasama mencapai efisiensi biaya audit yang memerlukan kordinasi audit antara management dan eksternal auditor. Terhadap beberap pandangan yang kerjasama yang dekat ini. Di dalam studi, seorang responden management audit menyatakan bahwa kemungkinan penggunaan yang paling tidak baik dari seorang kelompok management audit adalah menurunkan biaya eksternal audit. Responden menyatakan bahwa kedua kelompok harus melengkapi satu sam lain agar dapat mengecilkan usaha yang duplikasi dan sebanyak mungkin pemeriksaan keuangan harus diberikan kepada eksternal auditor dan pengendalian operasional diberikan kepada kelompok management audit. Disamping itu, responden menambahkan, apabila kelompok management audit melakukan pekerjaan untuk eksternal auditor, maka reduksi biaya adalah minimal. Kesemuanya ini tidak berarti kurang keterlibatan dengan eksternal auditor. Responden menyatakan bahwa management auditor memperhatikan biaya eksternal audit, menanyakan keperluan beberapa pekerjaan audit, dan menanggapi tagihan beberapa pekerjaan audit apabila mereka anggap berlebihan. Pentingnya dan Manfaat Kordinasi Kordinasi antara management dan eksternal auditor penting karena ia meningkatkan ekonomi, efisiensi dan efektivitas dari aktivitas audit secara keseluruhan untuk perusahaan. Dan apabila kedua audit tidak dikordinasi, mereka akan “overlap” dan duplikasi sehingga meningkatkan biaya audit yang tidak perlu.
12
Kerjasama antara management dan eksternal auditor akan memberikan nilai tambah dan manfaat bersama. Apa yang management auditor mungkin dapatkan dari eksternal ialah:
Pelatihan management auditor dapat ditingkatkan melalui suatu pertukaran dari teknik audit yang baru dan berbeda, prosedur-prosedur ide-ide dan informasi. Area pekerjaan audit yang lebih jauh dan prosedur untuk menyelesaikan pekerjaan dapat diidentifikasi. Management auditor mendapatkan suatu pengertian yang lebih baik tentang independensi, standar pemeriksaan dan tujuan pemeriksaan dan mendorong mereka menjadi lebih profesional. Penilaian external auditor terhadap efektivitas fungsi external audit akan sangat membantu management auditor.
Sedangkan Nilai tambah untuk external auditor adalah : - External auditor mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang operasi klien dalam area khusus di dalam organisasi melalui pengalaman management auditor dalam area tersebut. - Hubungan dengan klien dapat diperbaiki karena adanya, suatu perasaan keterlibatan (a feeling of involvement ) melalui kerja sama dari usaha kordinasi. - External auditor dapat lebih memperhatikan area yang lebih penting untuk merotasi penekanan audit. - External audit mendapatkan latihan yang bemianfaat dari kordinasi dan mengelola suatu kelompok audit yang termasuk management auditor Dari uraian di atas dapat ditarik beberapa kesimpulan, yaitu : 1. Kalau kita membedakan management auditor dengan external auditor, sebenamya kita membedakan apakah itu perbedaan pemeriksaan management dengan pemeriksaan external (external auditing / financial /independent auditing /attest auditing ). Secara ringkas perbedaanya adalah sebagai berikut : Pemeriksaan management Pemeriksaan Ekternal a. Pemeriksaan dilakukan oleh Pemeriksaan dilakukari oleh pe laksana pegawai perusahaan profesional yang bekerja sebagai “kontraktor” pekerjaan secara independen. b. Fungsi utama adalah untuk Fungsi utama untuk memenuhi kebutuhan membantu memenuhi pihak ketiga akan data finansial yang dapat kebutuhan pimpinan diandalkan. perusahaan.
c. Penelitian terhadap operasi dan pengendalian interen dilakukan terutama untuk melakukan perbaikan dan
Penelitian terhadap operasi dan pengendalian intern dilakukan terutama untuk menentukan ruang lingkup pemeriksaan dan keandalan data keuangan. 13
untuk mendorong ketaatan pada kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan tidak terbatas pada masalah keuangan. d. Pekerjaan pemeriksaan di bagi terutama sesuai dengan berbagai fungsi operasional dan garis tanggung jawab pengelolaan. e. Pemeriksaan langsung berkepentingan untuk menemukan dan mencegah kecurangan. f. Pemeriksaan haruslah indenpenden dari bendaharawan kontroler tetapi haruslah siap untuk menanggapi kebutuhan dan keinginan semua unsur pimpinan. g. Penelitian terhadap berbagai aktivitas perusahaan adalah terus menerus
Pekerjaan pemeriksaan dibagi terutama dalam hubunganrrya dengan berbagai pos dalam neraca dan perhitungan Rugi Laba.
Pemeriksaan hanya kadangkadang saja berkepentingan untuk menemukan dan mencegah kecurangan, kecuali apabila laporan keuangan dapat dipengaruhi secara nyata oleh kecurangan tersebut. Pemeriksaan haruslah independen dari pimpinan perusahaan baik dalam kedudukan maupun dalam sikap mental.
Pemeriksaan terhadap data pendukung bagi laporan keuangan adalah berkala, biasanya sekali setahun.
2.
Kordinasi dan kerja sama antara management dan external auditor adalah penting. Reduksi biaya bukan satu-satunya alasan. Yang lebih penting adalah meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari Jproses audit secara keseluruhan. Hal ini memerlukan perencanaan dan suatu kontruksi jembatan yang baik antara management dan external auditor. Kordinasi yang memuaskan memerlukan- pengertian bersama dari setiap pe ran dan tujuan. la membutuhkan penghargaan dari setiap profesionalisme yang lain. Ia memerlukan tingkah laku profesional dan kompetensi, dan yang paling pent ing, ia memerlukan saling kepercayaan (mutual trust).
14
3.3. Hubungan Kerja Sama Antara Management Auditor dan Auditee Auditor keuangan (Financial auditor) terutama berurusan dengan angka-angka. Auditor interen yang berorientasi manajemen (Management-Oriented Internal Auditor) terutama berurusan dengaii orangorang. Untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dan untuk meyakinkan tindakan korektif terhadap temuan audit mereka. management auditor harus mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik dengan auditee, sekarang ini management auditor dapat menemukan mereka sendiri dibebani tujuan yang bertentangan yang muncul dalam pertentangan yang lengkap. Masalahnya adalah sesuatu yang rumit sebagai berikut : - Di satu pihak, mengamankan perusahaan dari auditee ; di lain pihak, berjaga jaga terhadap kemungkinan adanya kecurangan dan mengungkapkannya apabila ia menjadi terbukti. - Di satu pihak, mendapatkan kepercayaan dari seorang manajer operasi ; di lain pihak, mencatat temuan yang menyimpang dalam laporan yang disampaikan kepada atasan manajer tersebut. - Di satu pihak, masuk kedalam daftar gaji CEO (Chief, Executive Officer), di lain pihak melaporkan kepada Dewan Direksi mengenai kelalaian (derelictions) dalam suatu perusahaan yang CEO mempunyai tanggung jawab penuh. Menghadapi tujuan yang bertentangan ini -dapat menyulitkan. Mereka harus dipenuhi management auditor dalam melaksanakan tanggung jawab yang ditugaskan kepada mereka. Bagian ini akan membahas masalah dan mengekplorasi jawaban, terutama befiubungan dengan : - Bagaimana auditee menghargai auditor. - Sebab-sebab penghargaan yang rendah (low esteem). - Pentingnya mengembankan dan memelihara hubungan yang baik antara auditor/auditee. - Akibat adanya hubungan baik atau jelek. - Beberapa, usulan untuk memperbaiki hubungan. - Pemeriksaan yang partisipatif (Participative auditing). - Dilema khusus untuk management auditor. Bagaimana auditee Menghadapi Auditor Untuk masa yang lalu, auditor dikenal secara umum bahyva kedatangan mereka tidak membawa kesukaan dan peninggalan mereka tidak membawa air mata. Sampai dengan tahun 1965, sesuatu studi riset yang dipublikasi memberikan kekhususan kepada pengertian umum in. NC. Churchil dan W.W. Cooper dalam Accounting Review, Vol XI No. 4 (Oktober 1965), halaman 267-281 dengan judul “A Field Study of Internal auditing” melaporkan suatu studi pilot dari tujuh perusahaan di Area Pittsburgh. Pertanyaan yang ditanyakan antara lain adalah : - Bagaimana sikap anda terhadap management auditor ? - Peranan apa yang mereka mainkan menurut perasaan/pendapatan anda ?
15
Ringkasan temuannya adalah sebagai berikut : Sikap Terhadap Auditor. Keterangan Jumlah Orang Negatif 11 Netral 20 Positif 10 Pengacara 1. 42 Peranan Guru 3 Polisi 15 Pengacara 6 Campuran 2. 26 Tabel 1: studi sikap terhadap auditor.
% Dari Total 26 48 24 2. 100
11 58 23 8. 100
Tanggapan dari tabel 1 di atas menunjukkan bahwa hanya 24% dari responden mempunyai sikap yang positif terhadap auditor. Sehubungan dengan peranan, pertanyaan tentang “pengacara” tidak terlalu jelas. Ia meragukan, berdasarkan tanggapan terhadap pertanyaan sikap, bahwa responden mempunyai suatu sikap mempertahankan dalam pikiran mereka, dan pandangan ini, paling sedikitnya 81% (58% + 23%) responden melihat internal auditor dari sudut tidak menguntungkan. Suatu survei yang dilakukan Mautz dan kawan-kawan, mengungkapkan bahwa penghargaan manajemen senior dan anggota penitia audit yang diberikan kepada management auditor merefleksi kebutuhan mereka atas jasa yang diberikan kepada management audit (Tabel 2 & Tabel 3). Tabel 2: Pandangan manajemen senior terhadap tujuan management audit. Pertimbangan Pentingnya Keterangan (%) Suatu proteksi untuk manajemen 92 Suatu aktivitas penting untuk keberhasilan usaha 75 Suatu sumber untuk membantu panitia audit 87 Suatu alat investigasi untuk panitia audit perusahaan 62 Suatu alat investigasi untuk manajemen senior 84 Lebih superior terhadap departemen lain dari aktivitas dalam perusahaan 55 130 16
Tabel 3 :
Pandangan anggota panitia audit tentang kepentingan relatif dari aktivitas bagian management audit. Pertimbangan Pentingnya Keterangan (%) Deteksi dan koreksi kesalahan yang tidak disengaja 66 Pencegahan atau reduksi kecurangan 94 Perbaikan pengendalian intern 98 Bantuan kepala kantor akuntan publik untuk melaksanakan audit 82 Suatu alat investigasi untuk panitia audit perusahaan 71 Suatu alat investigasi untuk manajemen senior 96 Superior terhadap bagian lain dari aktivitas dalam perusahaan 72
Sudah jelas, manajemen senior dan panitia audit mempun yai penghargaan yang lebih tinggi untuk mereka yang membantunya daripada orang yang tidak tergantung pada pemeriksaan manajemen. Sekarang ini auditee membantu management audit melaksanakan audit komprehensif. Sebab itu, agar dapat memperbaiki mereka dari sikap auditee, management auditor perlu mengetahui alasan mengapa banyak orang memandang mereka dengan penghargaan yang rendah. Perbaikan sulit dilakukan tanpa terlebih dahulu mengetahui secara menyeluruh sumber penyebabnya. Penyebab itu ditemukan dalam status organisasi dari management auditor, cara mereka memandang fungsi mereka sendiri, dan bagaimana mereka mempraktekkan profesi mereka. Auditee mungkin mempunyai perpepsi yang berbeda terhadap peran auditor dan tujuan audit. Hal ini mempengaruhi reaksinya terhadap wawancara audit, walaupun auditor belum mengalami taktik-taktik auditee yang akan dibicarakan berikut ini, ia harus menyadarinya, mengenalnya dan bertindak dengan tepat apabila taktik-taktik tersebut dilakukan auditee. A.J. Sayle dalam bukunya “ Management audit The Assessment of Quality Management System”, telah mengidentifisir tiga belas tipe taktik auditee sebagai berikut : 1. Pembuang waktu (Timewasters) yaitu waktu audit dibatasi. Semakin lama seorang auditee membuang waktu, semakin - sedikit waktu untuk pekerjaan audit. a. ”The Waffler ”, yaitu auditee berbicara banyak dan tidak menjawab pertanyaan. b. The “dog and pony show”, yaitu presentasi rumit yang memakan waktu dan diskusi digunakan untuk mempengaruhi auditor. Masalah-masalah penting terendam oleh hal-hal detail yang tidak signifikan. Auditor harus secara sopan menyeduhinya untuk kembali ke acara kerja.
17
c. “ Long Lunch Break ”, idenya adalah untuk membentuk “hubungan kerja yang baik” (good working relationship). Auditee mengatakan “Saya-mengetahui suatu tempat yang enak untuk makan siang. Apakah anda ingin ikut ?”Ternyata tempat makan tersebut sangat jauh dari tempat kerja audit. Setelah selesai makan siang, auditor kembali dan tidak dapat bekerja lagi. d. Ketibaan yang terlambat atau disengaja terlambat ke kantor (late arrival ). Taktik ini menghabiskan waktu audit yang terbatas. Ia bertujuan untuk mencegah pengujian yang rinci dari pekerjaan auditor. e. Berkeliling jauh (The long way round ) dalam sistem atau pabrik, untuk mengkonsumsi waktu auditor. f. Dokumen yang dilupakan (The forgotten document ). Hal ini membawa acara kerja menjadi terhenti dan dapat mematahkan garis-garis pertanyaan auditor. g. Interupsi ( Interruptions), hal ini membuat wawancara menjadi sulit, bahkan tidak mungkin dilakukan. h. The “Clean” room, misalnya berusaha agar auditor membenci hygiene yang kompleks dan peraturan keamanan, yang pihak organisasi lain tidak perlu mematuhinya (suatu mekanisme penundaan). i. Kurang persiapan (lack of preparedness). Kalau orangnya tidak diingati terlebih dahulu oleh manajemen, mereka mungkin tidak bersedia untuk berdiskusi dengan auditor. 2. “The Cooks Tour ” yaitu auditee berusaha untuk menentukan area yang diinvestigasi oleh auditor. 3. Provokasi ( Provocation), yaitu auditee berusaha menggusarkan auditor dalam argumentasi pribadi. 4. “ Fixed Ballot / Loaded Dice”, yaitu auditee berusaha untuk memilih sample auditor. 5. Kasus khusus (Special case), yaitu suatu alasan untuk menjelaskan ketiadaan pengendalian intern. 6. “Trial of Strength”, yaitu auditee berusaha untuk mengungkapkan kekurangan pengetahuan dan keahlian auditor. 7. Ketidaktulusan hati ( Insincerity), yaitu auditee berusaha merayu auditor dengan kebanggaan/kekaguman yang palsu, sehingga antara mereka terjadi keakraban yang berkelebihan (overfamiliar ) dan hilangnya independensi auditor. 8. “ Poor Me”, yaitu auditee menceritakan cerita yang sengsara (tales of woe) untuk membuat auditor mengasihinya, sehingga mengabaikan temuan yang kritikal. 9. Orang yang sangat diperlukan (indispensible person), yaitu akses ke informasi tertentu tidak tersedia, karena individu kunci atau penting ini absen (sakit, berlibur). 10. Amnesia, yaitu auditee secara terus menerus “lupa” memberikan data. 11. Hambatan bahasa (language barriers). Di luar negeri, auditee dapat berpura-pura tidak mengerti bahasa auditor. 12. Penyogokan (bribery).
18
13. “The Quisling”, yaitu auditee mengalihkan ke orang lain, untuk menghindari penyelidikan terhadap pekerjaannya sendiri. Ketiga belas taktik di atas hanya merupakan sedikit dari taktik yang mungkin diadopsi oleh seorang auditee. Auditor harus berpengalaman untuk mengatasinya dengan cara yang baik. Alasan Dan Penyebab Konflik 1. Konfilk Staf dan Lini
Hubungan staf/lini sudah menjadi sifatnya cenderung bertentangan. Banyak orang dibagian staf kurang menghargai personil lini. Orang staf biasanya lebih muda. Mereka pada ummnya mempunyai pendidikan formal yang lebih baik. Mereka lebih individualistis. Mereka mempunyai mode pakaian yang lebih formal. Mereka melaporkan kepada eselon yang lebih tinggi daripada personil lini. Menjadi spesialis di bidangnya, mereka mungkin berpikir jawaban mereka adalah jawaban satu-satunya. Mereka cenderung memudahkan kesulitan yang dihadapi orang-orang lini. Orang staf merasa bahwa mereka harus menunjukkan kekurangan untuk membuktikan mereka kepada manajemen yang lebih tinggi. Dengan keadaan demikian, personil lini tampaknya akan menganggap orang staf dengan bermusuhan. Aspek orang staf adalah satu alas an yang menyangkut permusuhan ; orang lini juga merasa takut kepada orang staf. Mereka takut dikatakan tidak mempunyai maksud untuk perbaikan mereka. Mereka takut dikatakan tidak mempunyai maksud untuk perbaikan mereka. Mereka takut bahwa perubahan yang diusulkan dapat mengganggu kerutinan yang menyenangkan dan klik/kelompok yang ada. Mereka takut bahwa metode yang direvisi dapat mengungkapak inefisiensi dan / atau praktek yang dilarang. Kebanyakan personil lini takut perubahan. Perubahan adalah suatu jendela untuk ketidaktahuan. Lebih baik “iblis” yang kita ketahui daripada “iblis” yang tidak diketahui ; lebih baik yang lama, cara yang biasa dilakukan daripada gangguan dan keterlepasan, yang dipandang orang lini dalam mengadakan perubahan. Management auditor adalah staf. Dan orang lini dalam hal ini. Semua auditee tampaknya menganggap management auditor dengan cara yang sama mereka menganggap orang staf yang lain Chris Argris, seorang ahli perilaku organisasi, telah membicarakan tentang internal auditor dalam studinya mengenai konflik antara staf anggaran dan o rang lini operasi. Staf anggaran, seperti management auditor, dapat memandang peranan mereka sebagai “watchdogs” untuk perusahaan. Keuntungan mereka adalah kerugian orang lain. Identifikasi kegagalan/kesalahan dan kelemahan mereka menunjukkan kepada manajemen bahwa mereka melakukan pekerjaan mereka dengan baik. Bagaimanapun juga, ia juga menyatakan bahwa orang lini melakukan pekerjaan tidak baik. Anggota staf dan management auditor menunjukkan temuannya kepada semua dunia agar dilihat. Pada waktu yang bersamaan, orang lini dibiarkan “telanjang” dan menggigil sebelum sorotan dingin dari manajemen senior.
19
2. Pengawasan
Orang lini mungkin terikat oleh pengawasan, akan tetapi mereka tidak harus menyukainya, pengawasan mempunyai konotasi yang negative. Orang lini memandang management auditor sebagai bagian dari system pengawasan. Sesungguhnya, management auditor tidak berusaha memainkan peranan tersebut. Pemeriksaan management adalah suatu pengendalian manajerial yang fungsinya diukur dan dinilai oleh efektibitas pengendalian lain. Manusia hamper secara universal tidak suka diawasi. Sebab itu pengawasan melahirkan antagonism sebagai akibat pandangan auditee, atau pengalaman pribadi terhadap audit. F.E. MINIS menunjukkan penyebab antagonism berdasarkan temuan risetnya sebagai berikut :
Takut kritikan yang berasal dari temuan audit yang tidak baik.
Takut perubahan kebiasaan kerja sehari-hari karena rekomendasi audit.
Tindakan menghukum oleh atasan yang disebabkan defisiensi yang dilaporkan.
Praktek audit yang insensitive (incensitive audit practices) laporan yang berisikan kritikan berlebihan, laporan yang hanya memfokus pada defisiensi, keadaan misteri yang menyelubungi audit, dan persespsi bahwa auditor secara pribadi mendapatkan keuntungan dari laporan yang defisiensi. Gaya audit yang bermusuhanb (hostile audit style) suatu aspek yang dingin dan jauh, kurang mengerti masalah auditee, tidak ada empati, suatu perasaan puas diri atau superioritas, konsentrasi yang berlebihan atas kesalahan yang tidak signifikan, suatu gaya menuntut pada waktu bertanya dan memperhatikan yang lebih besar pada kelemahan daripada membantu secara konstruktif dalam memperbaiki kondisi.
Banyak management auditor memberi kontribusi terhadap pandangan ini, melalui kegagalam mereka mereka mengerti apa sebabnyabertindak sebagaimana mereka lakukan, management auditor yang tidak mempunyai pemahaman terhadap teori motivasi akan menyebabkan perilaku yang menem patka “batu jalanan” di depan tujuan audit mereka. Manusia menerima motivasi dari kebutuhan dasar dan bertidak dalam suatu cara untuk memuaskan kebutuhan tersebut. Mereka beraksi secara negative dan bermusuhan apabila kebutuhan tersebut terancam. Dr Carmichael telah menunjukkan bahwa system pengendalian interen biasanya berasusmsi bahwa ”karyawan mempunyai mental yang melekat, moral dan kelemahan fisik”. Beliau juga menunjukkan bahwa asumsi ini dapat dipenuhi sendiri (self-fulfilling). Mereka menyebabkan karyawan berperilaku dalam keadaan sama yang tidak diinginkan, yang system berusaha mencegahnya. Karyawan mungkin merasa diancam karena temuan internal audit akan mengakibatkan hukuman, hilangnya tujuan pribadi, dan pencabutan kepuasan yang dibutuhkan oleh karena itu, mereka mungkin mengambil jalan ketidakjujuran untuk memenuhi standar, atau mereka memendam kesalahan mereka dan inefisiensi, dengan harapan bahwa management auditor tidak akan menemukannya.
20
3. Kekuasaan
Dalam setiap organisasi, manusia takut atau menghargai kekuasaan. Mereka takut kekuasaan dari seorang atasan yang otokratis. Mereka menghargai kekuasaan dari pemimpin yang berpengetahuan dan kharismatis. Management auditor menyenangi kekuasaan. Akan tetapi, kemampuan mereka untuk berurusan dengan manusia akan tergantung pada jenis kekuasaan yang mereka lakukan. Karena alas an tersebut, auditor harus menyadari kekuasaan yang tersedia untuk mereka. Keterampilan yang dibuttuhkan untuk memegang kekuasaan management audit ada tiga, yaitu keterampilan teknis, interpersonal dan konseptual. Untuk management auditor, kemampuan teknis tergantung pada pengetahuan mereka terhadap prinsip-prinsip pengawasan dan administrasi yang baik, dan kemampuan untuk mengalisis aktivitas yang paling rumit dan menarik kesimpulan terhadapnya. Keterampilan interpersonal tergantung pada kemapuan berurusan dengan orang, pengetahuan tentang kebutuhan mereka, dan penggunaan keterampilan teknis untuk membantu orang mencapai kebutuhan tersebut. Keterampilan konseptual berasala dari kemampuan menghubungkan aktivitas yang diperiksa terhadap sasaran dan tujuan perusahaan secara keselurhuan. Management auditor mengembangkan keterampilannya dalam melakukan bentuk yang cocok dari kekuasaan, kemampuan mereka untuk mencapai tujuan mereka sendiri tanpa mengganggu auditee secara tidak perlu adalah sangat dihargai. Kebutuhan Untuk Menjalin Hubungan Yang Baik
Asumsikan bahwa ahli perilaku organisasi adalah benar, yaitu orang lain tidak suka orang staf pada umumnya, dan management auditor pada khususnya. Dan anggaplah bahwa pengawasan pengawasan khususnya oleh seseorang management auditr akan menyebabkan orang merasa takut, defensive, dan tidak jujur. Apa itu menjadi masalah ? bukankah tugas mereka untuk menggali apa yang tertutu ? bukankah tugas mereka untuk melaporkan apa yang mereka temukan ? Jawaban terhadap semua pertanyaan di atas adalah benar. Akan tetapi, apa sebabnya tugas management audit menjadi lebih sulit daripada yang seharusnya ? apakah semangat yang bermusuhan (a spirit of animosity) dapat dirubah menjadi semangat kerja sama (a spirit of cooperation) ? konflik bertambaah karena auditor melakukan pemeriksaan operasi. Pada saat management auditor melakukan audit oeprasi yang kompre\hensif di seluruh perusahaan. Mereka mungkin tidak diinformasi dengan baik mengenai operasi. Proses operasi mungkin tidak terlalu dikenal, rumit dan membingungkan. Orang operasi mungkin berbicara dalam bahasa dan menggunakan istilah yang asing bagi pengalaman auditor.; tindakan korektif tampaknya memerlukan komitmen penuh orang operasi agar efektif. Pada umumnya orang operasi kurang membiasakan diri terhadap management auditor, dan tampaknya mereka kurang menerima rekomendasi auditor. Kerja sama antara auditor dan auditee adalah sangat penting. Kemajuan ternyata tidak dapat tercipta dalam lingkungan yang konflik, berselisihan, kebencian, ketidapercayaan, bahkan ketakutan. Menemukan masalah hanya merupakan sebagian pertempuran (only half of the battle),
21
bagian yang lain adalah melaksanakan rekmendasi, hal ini memerlukan pengertian dan kepercayaan diri. Auditor harus melakukan pendekatan pekerjaannya dalam keadaan yang konstruktif, menyadari bahwa kesalahan adalah petunjuk untuk perbaikan, bukan criminal. Auditor harus mempertimbangkan diri sendiri sebagai mitra (partner) dnegan mereka yang terlibat dalam audit, bukan sebagai seorang musuh (an adversary). Kemampuan tuntuk berurusan secara efektif dengan orang lain menciptakan hubungan yang menyenangkan. Ia mengakibatkan seorang memperlakukan orang lain secara baik. Ia berarti kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan pertentangan yang paling kecil. Pengaruh Hubungan Auditor/Auditee
Suatu riset mengumpulkan sejumlah bukti penting perlunya pelaksanaan audit tanpa bermusuhan. Studi riset menyatakan bahwa hubungan yang jelek mengalahkan tujuan audit dan bahwa hubungan yang baik mempromosikannya. Hasil yang diperoleh d ari gaya yang hangat dan empatitis secara signifikan lebih baik daripada hasil yang didapat dari gaya yang dingin dan tidak empatitis. Management auditor seharusnya tidak berpikir bahwa status yang tinggi dalam organisasi akan melindungi mereka dari pengaruh hubungan yang jelek antara auditee/auditor. Tampaknya pekerjaan management audit yang baik dan imaginative tidak cukup meyakinkan perbaikan dalam operasi. Auditee harus menerangkan rekomendasi audit. Oleh sebab itu, gaya audit mungkin sepenting seperti kometensi teknis. Beberapa Usaha Untuk Perbaikan Hubungan Adutitee/Auditor 1. Umpan Balik Sebelum management auditor dapat memperbaiki citranya (image) dalam perusahaan, mereka harus mengetahui bagaimana mereka dipandang. Ada ahli yang berpendapat, peninjauan management auditor oleh auditee adalah langkah yang fisibel terhadap perbbaikan hubungan auditee/auditor. Peloporan hasil umpan balik kepada management auditor maupun kepada manajemen senior, membantu meyankinkan akuntanbilitas fungsi management audit. Laporan sebagai umpan balik memberikan manfaat sebagai berikut: - Sebagai alat untuk mempertimbangkan perfoma management audit - Sebagai alat untuk memebuat audit pada masa yang dating lebih baik dengan menyadari areaarea yang jasa management audit dapat memperbaiki - Suatu cara untuk mendorong hubungan yang harmonis dengan auditee yaitu menciptakan atmosfer yang lebih baik untuk partisipasi - Suatu alat untuk mengurangi konflik yang timbul dari sindrom “mereka dan kami”, yaitu auditee terus-menerus dalam keadaan deferensif terhadap “mata-mata manajemen” (management spies). - Suatu cara untuk menyingkapkanbeberapa masalah dan kesulitan yang dihadapi oleh auditor dalam menilai performa. Sebagai hasilnya adalah apresiasi yang lebih baik dan identifikasi yang lebih dekat dari fungsi management audit.
22
2. Sikap Konsultatif Suatu solusi yang baik terhadap lini dan staf, (hubungan auditee/auditor) adalah adopsi suatu sikap konsultatif daripada sikap seperti polisi. Kalau staf spesialis, termasuk management auditor. Ingin berhasil mencapai tujuannya, mereka harus menyatakan bahwa pengetahuan dan usaha mereka daapat bekerja untuk manfaat orang operasi. Partisipasi akan berhasil,sedangkan permusuhan aakn gagal. Pendekatan audit yang trdisional (tradisional audit Approach/TAA) berbeda dengan pendekatan audit yang partisipatif (participative audit approach PAA), yaitu : -
Dalam TAA, tujuannya adalah mengurangi biaya dan memperbaiki efisiensi . sedangkan dalam PAA, tujuannya memerikan alat yang lebih baik agar manager mengurangi biaya dan memperbaiki efisiensi. - Dalam TAA, prosedur dan pengawasan ditentukan dari atas dan diawasi management auditor. Sedangkan dalam PAA, prosedur dan pengawasan kepunyaan manajer operasi. Management auditor adalah seorang konsultan professional yang berdedikasi untuk membantu manajer memperbaiki pengawasan dan prosedur - Dalam TAA, management auditor menentukan standar yanga akan mengelolanya, manajer hanya memberikan pengetahuan operasi, sedangkan dalam PAA., baik manajer maupun management auditor setuju terhadap standar pengukuran dan bagaimana standar akan diterapakan - Dalam TAA, perbaikan kondisi adalah sebagai akibat dari perhatian terhadap kekurangan yang diungkapkan oleh management auditor. Sedangkan dalam PAA, perbaikan kondisi berasal dari tindakan koreksi, baik oleh auditor maupun auditee - Dalam TAA, management auditor menghendaki semua prosedur dan kebijaksanaan harus ketat diikuti/ditaati. Sedangkan dalam PAA, management auditor menguji prosedur dan kebijakan untuk relevansi, pembukktian, dan pengertian yang baik (good sense); menyusul perubahan yang cocok; menunjukkan kepada manajer operasi dan karyawannya keinginan dan prosedur dan kebijakn yang dapat diterima untuk diikuti - Dalam TAA, management auditor bertindaka sebagai seorang ahli dari luar (outside expert). Sedangkan dalam PAA, management auditor sebagai bertindak seorang konsultan manajemen (management consultan). Management auditor harus menekankan kepada manajer operasi peran mereka yang konstruktif dan partisipatif. Hal ini memerlukan metode yang berkesinambunagn dan inovatif untuk membawa informasi kepada orang operasi. Seseorang akan membantuyang lain apabila ia merasa akan mendapatkan sesuatu manfaat (pada waktu mereka semuanya bekerja untuk mencapai tujuan yang sama). Orang operasi mempunyai pandanagn yang tidak terlalu negative terhadap anggaran, apabila mereka diikutsertakan dalam penyusunannya. Seseorang akan bekerja lebih antusias terhadap tujuan, apabila ia menbatnu menetapkan tujuan, pe rsonil ini akan lebih bijaksana
23
terhadap staf, apabila mereka melihat ataf sebagai suatu bantuan (an aid) dan bukan sebagai suatu pengawasan (a control) Hal yang sama juga berlaku dalam pemeriksaan manjemen, ketakutan, ketidakpercayaan, kemisteriusan akan hilang, apabila, auditor dan auditee bekerjasama dalam suatu semangat kerja sama dan penilaian diri sendiri. F.E. MINT, seorang ahli perilaku organisasi, mengemukakan beberapa metode untuk membangun hubungan kerja sama agar auditee dapat merasa sebagai suatu bagian dan mempunyai kepentinagan yang riil dalam proyek audit. Beliau mengusulkan : Sebagai contoh, auditor yang benar-benar partisipatifmungkin akan melakukan hal-hal berikut : 1. Meyakinkan auditee pada saat memulai penguijian dengan mendiskusikan programnya, mengenai tujuannya dan alasan yang melatar belakangi pendekatannya 2. Mengumpulkan ususlan-usulan dan bantuan untuk auditee 3. Mendiskusikan semua temuan yang ada sekarang dengan mereka yang secara langsung berhubungan dan secara aktif mencari bantuan dalam menegmbangkan jawaban yang diusulkan. 4. Memberikan auditee dengan laporan interim mengenai temuan agar langkah menuju implementasidan tindakan korektif yang dapat dilakuakan sebelum menerbitkan lapoaran final 5. Meninjau laporan dengan mereka yang berhubungan, pada setiap tingkat manajemen dan secara hati-hati mempertimbangkan usulan mereka untuk modifikasi, sebelum pindah ke tingkat berikutnya yang lebih baik. Perilaku yang diusulkan F.E MINT dalam melaksanakan audit merupakan dasar untuk membangun hubungan yang berguna antara auditir dan auditee. Bagaimanapun juga, suatu audit yang benar-benar partisipatif menyatakan secara tidak langsung bahwa personel operasi akan secara pribadi mengambil bagian daam audit itu sendiri. Management auditor harus memberi petunjuk dan mengarahkan audit, karena opini audit dalam analisis formal adalah milik mereka. Pengarahan mereka adalah penting untuk meyakinkan independensi dan obyektivitas. Akan tetapi dalam rangka kerja tersebut, partisipasi tetap dapat mengambil peranan. Ia memerlukan program agresif dengan melibatkan personil auditee dalam pengumpulan informasi, identifikasi kelemahan, dan koreksi kelemahan Dengan meningkatnya kerumitan system perusahaan, dan dengan meluasnya ruang lingkup pekerjaan management audit dengan melibatkan semua masalah operasi perusahaan, audit yang partisipatif (participative auditting) mungkin menjadi norma daripada pengecualian. Perpaduan dari keahlian teknis yang dikontribusi oleh management auditor, mungkin merupakan satu -satunya cara yang efektif untuk mengatasi audit atas aktivitas yang kompleks dan teknis. 3.4 Komunikasi Dalam Management Audit
Dalam melakuakan suatu tugas pemeriksaan, seseorang auditor sebagian besar waktunya digunakan untuk melakukan komunikasi dengan auditee, antara lain : untuk memperoleh, menanyakan, mendiskusikan dan mengungkapkan bukti-bukti ataupun fakta-fakta yang dicatat 24
dalam laporan keuangan. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif dengan auditee, pemahaman analisis transaksional adalah sangat membantu. Apakah analisis transaksional (transactional analysis) itu apa ? dalam kehidupan sehari-hari, kita melihat bahwa orang disekitar kita amati sering berubah (ekspresi wajah, kata-kata, gerak, sikap badan, fungsi tubuh). Seorang membanting pinti kamarnya karena kesal: seorang penceramah yang kalah beragumentasi sangat emosional dan hampir tidak terkendalikan dan bertingkah laku seperti anak-anak; seorang petugas kas/gudang sebelumnya ramah, tiba-tiba “naik darah” karena pertanyaan yang diajukan oleh auditor. Kadang-kadang kita merasa heran terhadap diri kita sendiri; “mengapa tadi saya mesti berkata begitu kasar kepada teman?” “mengapa saya tidak memberikan pendapat ?” “mengapa saya suka menggurui orang lain?” “mengapa saya tidak berkepala dingin dalam menghadapi persoalan tersebut?”, kalau kita amati orang lain dan diri kita sendiri, maka akan disadari bahwa setiap orang berpindah-pindah dari satu keadaan keadaan lain. Kadang-kadang bertingkah laku seperti seorang anak (child). Kadang-kadang seperti seorang dewasa (adult) dan pada kesempatan lain bertingkah laku seperti orang tua (parent). Eric L. Barne dan Thomas A. Harris dengan teori analisis transaksioanal berusaha menjelaskan tingkah laku manusia yang “aneh” tersebut. Analisis transaksional menyelidiki timbal balik atau komunikasi antara pribadi di antara orang-orang yang terlibat dalam suatu organisasi dengan tujuan meningkatkan efektivitas organisasi. Anlisis Transaksional menganalisis apa yang terjadi jika orang berkomunikasi dan berinteraksi. Suatu transaksi adalah setiap unit interaksi antara dua atau lebih orang. Teori ini berusaha menjelaskan pemahaman kita terhadap perilaku manusia dan hubungan antara pribadi . menurut teori ini, sifat dari suatu transaksi ditentukan oleh keadaan/bagian ego (ego state) pada saat tertentu dari orang yang berinteraksi. Ada 3 bagian ego dalam diri setiap orang yang melekat seumur hidup yaitu bagian orang tua, dewasa, dan anak-anak (parent, adult, child ego state). Ketiga bagian ego dan karakteristik adalah sebagai berikut : Struktur tiga bagian kepribadian : Karakteristik ORANG TUA Menentukan, menghukum, curiga, kritikan, direktif, (O) memberi perintah, membantu, memberi nasehat, protektif, suportif, dan lain-lain DEWASA Rasioanl, pengambil keputusan, pengumpulan (D) data, pengujian realita, kalkulasi probabilitas, tidak emosional, membuat pilihan, berubah pemikiran, dan lain-lain KANAK_KANAK Menggairahkan, emosional, membenci, marah, mencintai, (K) takut, suka main, bersenang-senang, kreatif, ingin tahu, destruktif, bersikeras terhadap pendapat sendiri, iri hati, dan lain-lain Ketiga istilah bagian ego ditulis dengan huruf besar untuk membedakan dari pengertian orang tua, dewasa, dan kanak-kanak dalam arti sebenarnya. Bagian orang tua adalah kumpulan rekaman dalam otak atas kejadian-kejadian luar yang dipaksakan atau diterima bagian saja oleh 25
seorang pada masa kecil, yaitu kira-kira umur lima tahun. Pada “bagian orang tua” terekamlahsemua nasehat, perintah dan larangan yang didengarnya dari orang tua serta yang dia lihat dalam hidupnya. “Bagian orang tua” dalam diri seseoarang berperasaan dan berperilaku seperti yang diperankan oleh orang tua (dalam arti sesungguhnya) dan figur-figur autoritas lainnya.persepsi, perasaan dan reaksi-reaksi terhadap figur ini “terprogram” ke dalam kepribadian dan menjadi suatu bagian ang permanen. Seperti dalam kenyataan hidup ini, orang tua atau figur superioritas, autoritas, dan kekuasaan dapat bersifat mengasuh maupun mencela atau menghakimi dengan sering menggunakan kata-kata “harus”. “Jangan sekali-kali “, “jang lupa”, atau kata-kata yang senada lainnya. ”Bagian Dewasa” merupakan bagian dari manusia yang mengolah persoalan dengan berpangkal pada data/fakta. Bagian ini merupakan semacam “komputer” atau bagian yang mengolah data dan fakta untuk membuat keputusan yang rasional. Bagian ini bersifat obyektif, suka berfikir matang secara emosional dan berdasarkan realita. “Bagian Dewasa” berfikir secara logis, sedangkan “bagian orang tua” dan “bagian kanak -kanak” hanya dapat hanya dapat merasakan dan bereaksi. “Bagian kanak -kanak” mencerminkan pengalaman di masa masih kanak -kanak. Bagian ini memiliki perasaan dan pola perilaku seperti yang dimiliki seseorang dimasa kecil, sifatsifat umum bagian ini ialah dependen, tidak matang (immature), rasa ingin tahu yang besar, spontan, malu-malu, kadang-kadang bersifat menurut dan pasif,tetapi kadang-kadang tak bertanggung jawab dan bersifat memberontak. Bentuk dasar dari “transaksi” adalah sejajar (parael complementary) atau silang (crossed). Transaksi sejajar menghasilkan respon yang baik dan diharapkan. Misalnya respons orang tua ke anak terhadap peryataan anak ke orang tua. Komunikasi yang sehat dan memuaskan biasanya terdapt pada bentuk transaksi sejajar. Sebaliknya transaksi silang menghentikan komunikasi yang efektif. Hal ini terjadi apabila respon anak ke orang tua atau orang tua ke anak terhaap pernyataan dewasa ke dewasa.
26
Diagram di bawah ini memperlihatkan seluruh kemungkinan transaksi :
1 0
10 11
2 3
12
4
13
D
5
D
14
6
15
7
16 17
8
A 9 Transaksi sejajar :
0
A 18
(1-10) (10-1), (5-14) (14-5), (9-18) (18-9) (2-13) (13-2), (3-16) (16-3), dan (6-17) (17-6).
Transaksi silang :
lain-lain bentuk transaksi, seperti (3-16) (12-7) atau (5-14) (12-7)
27
Amy Bjork harris dan Thomas A. Harris, MD dalam buku mereka “I’M OK You are OK” dan “Staying OK” membuat contoh diagram transaksional dalam gambar -gambar percakapan sebagai berikut: A. Bilamana vektor rangsangan sejajar dengan vektor tanggapan pada diagram, maka transaksinya berifat komplementer dan secara teoritis dapat berlangsung terus menerus sebagai berikut: 1. Transaksi antara bagian orang tua dengan bagian orang tua.
O
O
D
D
K
K
Rangsangan
: “apa rencanamu sesudah makan siang nanti?”
Tanggapan
: “aku akan menyusun agenda untuk rapat dewan yang akan diadakan”
2. Transaksi antara bagian dewasa dengan bagian dewasa.
O
O
D
D
K
K
Ransangan
: “isterinya bekerja, anda tahu?”
Tanggapan
: “oh, itulah sebabnya!”
28
3. Transaksi antara bagian kanak-kanak dengan bagian kanak-kanak.
O
O
D
D
K
K
Rangsangan
: “aku senang sekali berada di dekatmu”
Tanggapan
: “aku juga ingin lebih sering berada di dekatmu”.
4. Transaksi bagian orang tua dengan bagian kana-kanak.
O
O
D
D
K
K
Rangsangan
: “kamu memang ahli merusak apa saja!”
Tanggapan
: “maaf, Bu”.
5. Transaksi bagian kanak-kanak dengan orang tua, kanak-kanak.
O
O
D
D
K
K 29
Rangsangan
: “jangan dekat-deka saya. Saya harus menyelesaikan laporan audit yang bertumpuk ini sebelum siang hari. Kamu pergi ke bioskop dengan orang lain saja.
Tanggapan
: “mengapa kamu selalu menunda-nunda pekerjaan sampai kemenit terakhir?”
B. Bila vektor rangsangan dan vektor tanggapan bersilang pada diagram transaksional, maka komunikasi akan terhenti. Sebagai contoh :
6. Transaksi bersilang
O
O
D
D
K
K
Rangsangan
: “hari apa sekarang?”
Tanggapan
: “hari sesudah kemarin.”
7. Transaksi bersilang:
O
O
D
D
K
K
Rangsangan
: “saya kenyang.”
Tanggapan
: “sekarang cuci piringmu!”
30
8. Transaksi bersilang.
O
O
D
D
K
K
Rangsangan
: “ali tolong bersihkan kantor ini, kotor sekali!”
Tanggapan
: “ada apa dengan kamu sendiri? Memangnya tanganmu patah atau kenapa?”
Dari contoh diatas dapat disimpulkan bahwa hukum komunikasi yang pertama dalam analisis transaksional adalah apabila rangsangan dan tanggapan sejajar pada gambar transaksi OD-K, maka komunikasi akan berlangsung terus, sebaliknya apabila rangsangan dan tanggapan bersilang pada gambar transaksi O-D.K, maka komunikasi akan terhenti. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa :
Kekuatan utama analisis transaksional adalah bahwa ia merupakan “bahasa” yang dapat menterjemahkan gagasan-gagsan psikologis ke dalam konsep yang sederhana dan mudah dimengerti, sehingga orang awampun dapat menggunakannya. Ia memberi wawasan yang berharga dalam masalah-masalah emosional dengan cepat, yang tidak dapat diberikan oleh jenis psikotherapi lain yang memerlukan waktu yang lama. Tetapi perlu kiranya disadari, bahwa justru karena kesederhanaanny inilah ia telah banyak menerima kritik. Karena model tersebut sudah sangat disederhanakan (over simplification). Sedangkan masalah yang dibahas sangat kompleks dan seringkal berada jauh di dalam kepribadian Manusia. Dengan menguasai konsep/teori analisis transaksional, seorang management auditor diharapkan dapat melakukan komunikasi yang lebih efektif dengan auditeenya.
31
