PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam
berkomunikasi,
manusia
saling
memberikan
informasi. Pemberian
informasi oleh manusia dilakukan dengan dua cara, yaitu secara lisan maupun tulisan. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi saling berhadapan baik langsung maupun tidak langsung. Proses Proses komunikasi tersebut dapat dilakukan dengan cara berbicara melalui telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Namun jika tidak dapat berhadapan komunikasi dapat dilakukan melalui surat. Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyam- paikan informasi dari satu pihak (oran (orang, g, inst instansi, ansi, atau organi organisasi) sasi) kepada pihak lain (orang, instansi, instansi, atau organisasi). Tujuan Tujuan menulis menulis surat surat secara secara garis garis besar besar diklasi diklasifika fikasik sikan an menjadi menjadi tiga tiga macam, macam, yaitu: yaitu: menyampaikan informasi kepada pembaca surat,mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat,ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat. Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu
kegiatan
atau hubungan yang dilakukan secara secar a terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. Fungsi Fungsi surat dalam suatu organisasi organisasi antara lain: Surat sebagai media komunikasi,Su komunikasi,Surat rat sebagai barometer,Surat sebagai duta penulis,Surat sebagai bukti tertulis,Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor.
1.2 Permas Permasala alahan han 1. Sebu Sebutk tkan an peng penger erti tian an sura suratt ? 2. Sebutk Sebutkan an jenisjenis-jen jenis is surat surat ? 3. Sebutk Sebutkan an bagianbagian-bagi bagian an surat surat ? 4. Sebutk Sebutkan an Jenis Jenis-je -jenis nis sty style le sura suratt ?
1.3 Tujuan Tujuan Penuli Penulisan san 1. Mema Memaha hami mi penge pengert rtia ian n surat surat 2. Dapat Dapat menge mengetah tahui ui jeni jenis-j s-jeni eniss surat surat 3. Dapat Dapat menge mengetah tahui ui bagia bagian-ba n-bagia gian n surat surat 4. Dapat Dapat menget mengetahui ahui jeni jenis-j s-jeni eniss style style surat surat
1
Bab II Pembahasan Surat dan Jenisnya 2.1 Pengertian Surat Dalam berkomunikas berkomunikasi, i, manusia saling saling memberikan memberikan informasi. informasi. Pemberian Pemberian infor informasi masi oleh manusia dilakukan dengan dua cara, yaitu secara lisan maupun tulisan. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi saling berhadapan baik langsung maupun tidak langsung. Proses komunikasi tersebut dapat dilakukan dengan cara berbicara melalui telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Namun jika tidak dapat berhadapan komunikasi dapat dilakukan melalui surat. Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (oran (orang, g, insta instansi, nsi, atau organi organisasi) sasi) kepada pihak lain (orang, instansi, instansi, atau organisasi). Atau surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi Informasi dalam surat surat dapat berupa pemberitahuan pemberitahuan,, pernyataan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, pemikiran, sanggahan, sanggahan, dan sebagainya. sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
2.2 Jenis–Jenis Surat Berdasarkan pemakaiannya surat dibagi atas tiga jenis, berikut.
1. Surat Pr Pribadi Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan kepen tingan pribadi. Isi surat berhubungan berhubungan dengan urus urusan an priba pribadi. di. Contoh Contohnya nya surat seora seorang ng anak kepada orang tuanya atau surat kepada teman. Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut. (1) Tidak menggunakan kop surat/kepala surat (2) Tidak menggunakan nomor surat (3) Salam pembuka dan penutup surat bervariasi (4) Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan k einginan si penulis surat. (5) Format surat bebas
2. Surat Resmi Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi. Contohnya: surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran. Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut. (1) Menggunakan Menggunakan kepala surat jika yang mengel mengeluarkan uarkannya nya adalah lemba lembaga ga atau atau organisasi (2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal (3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami (4) Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku (5) Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi resmi (6) Penulisan surat mengikuti format surat tertentu tertentu (tidak bebas).
2
3. Surat Dinas Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti. Ciri-ciri surat dinas, seperti berikut. (1) Menggunakan kop/kepala surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan (2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal (3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi, seperti : dengan hormat, hormat kami (4) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi (5) Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat (6) Format surat tertentu. Jika berasal dari instansi pemerintahan lazimnya menggunakan format surat resmi Indonesia baru atau format setengah lurus versi b.
Penggunaan Bahasa dalam Surat Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas bahwa penggunaan bahasa di dalam surat bergantung pada jenis pemakaian surat dan tujuan surat. Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa bersifat subjektif, bergantung pada keinginan si penulisnya dan kepada siapa surat ditujukan. Menulis surat untuk orang tua tentu akan menggunakan bahasa lebih formal dan santun, berbeda dengan menulis surat untuk teman atau sahabat. Begitu pula dengan surat pribadi yang bersifat resmi seperti surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan cuti. Meskipun bersifat pribadi, tapi karena ditujukan kepada sebuah instansi atau perusahaan tentu penulis harus menggunakan bahasa yang resmi dan formal. Lain halnya dengan surat resmi dan surat dinas, penggunaan bahasa cenderung menggunakan kosakata baku dan struktur kalimat yang lengkap. Hal ini disebabkan karena surat resmi dan surat dinas dipergunakan untuk tujuan atau fungsi-fungsi yang bersifat resmi atau kedinasan. Berikut contoh surat pribadi, resmi, dan dinas.
Contoh surat pribadi: Bandung, 11 Juni 2011
3
Menjumpai Kakakku Wisnu Di Jakarta
Assalamu’alaikum wr.wb. Apa kabar, Kak? Sehat-sehat saja, kan? Maaf ya, Kak baru kali ini Rina baru bisa kirim kabar. Harap maklum, karena Rina sibuk belajar untuk menghadapi ujian akhir semester. Oh iya, bagaimana keadaan Kakak sekarang, mudah-mudahan selalu sehat juga baik-baik saja dan pekerjaan Kakak berjalan dengan lancar. Ibu dan Bapak alhamdulillah kabarnya baik-baik saja. Mereka kirim salam buat Kakak dan mereka pesan supaya Kakak jaga kondisi tubuh dengan baik dan jangan lupa beribadah yang paling utama. Kak, Bapak dan Ibu sekarang aktif lho berolahraga. Mereka setiap pagi rajin jalan pagi, malah sekarang mereka ikut senam jantung sehat yang diadakan di lapangan RW kita. Kak, sebentar lagi, kan bulan Ramadhan. Kakak pulang ke Bandung atau tidak? Supaya kita bisa berkumpul kembali sama-sama berpuasa dan buka puasa bareng-bareng. Oh iya, Kak, kalau Kakak memang nggak bisa datang di bulan Ramadhan nanti, Rina harap kakak usahakan datang sebelum hari raya Idul Fitri, ya. Kalau Kakak mau pulang ke Bandung, tolong sebelumnya kasih kabar dulu, ya. Supaya kita bisa jemput di stasiun. Kak, udahan dulu, ya. Kita di sini selalu berdoa kepada Allah supaya Kakak selalu diberikan kesehatan, kemudahan dalam pekerjaan, dan sukses selalu. Cukup sekian dulu, Kak, lain waktu disambung lagi. Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh Adikmu, Ttd. Rina Wati
Contoh Surat Resmi Pemberitahuan:
4
BIDANG PENDIDIKAN YAYASAN MUJAHIDIN PEGAWAI PER TANIAN SD PELITA Jl. Lada II Komplek Perumahan Atsiri Permai Ragajaya K ec. Bo jonggede Bogor
================================================================ ================ Nomor : 01/YMPPLam p. : Hal : Pem ber itahuan
21 Juli
K e pada Yth. Orang tua / Wali siswa SD Pelita Atsir i Permai Bo jonggede, Bogor Assalamu’alaikum war ahmatullahi wa bar ak atuh, Dengan hor mat, Dalam rangka memasuki Tahun Pelajaran 2007/2008, dengan ini di ber itahuk an k e pada Ba pak /Ibu se bagai ber ikut. 1. Uang Bayar an Sekolah Berdasarkan surat keputusan Bidang Pendidikan Yayasan Mujahidin Pegawai Per tanian tanggal 21 Mei 2007 tentang bayar an uang sekolah Tahun Pelajar an 2007/2008 se bagai ber ikut : - Kelas I s.d. Kelas V setiap siswa sebesar Rp 105.000,00 (seratus lima ribu rupiah) per bulan disubsidi dari dana BOS (Bantuan Operasional Sekolah) Rp 15.000,00 (lima belas ribu rupiah) per bulan, sehingga orang tua siswa hanya dibebani sebesar R p 90.000.00 (sembilan puluh ribu rupiah), sudah termasuk dana kegiatan sekolah dan ekstr akulikuler. - Khusus kelas VI setiap siswa sebesar Rp 135.000,00 (seratus tiga puluh lima r i bu rupiah) per bulan, disubsidi dari dana BOS (Bantuan Operasional Sekolah) Rp 15.000,00 (lima belas r i bu rupiah), sudah ter masuk dana k egiatan u jian sekolah dan ekstr akur ikuler. 2. Ta bungan Sekolah. - Senin dan K amis : K elas I dan K elas VI - Selasa dan Jumat : K elas II dan K elas IV - Ra bu dan Sa btu : K elas III dan K elas V K egiatan ta bungan dimulai bulan Agustus 2007. 3. K egiatan Ekstr akur ikuler K egiatan ekstr akur ik eler mulai ber jalan pada bulan Agustus 2007, jadwal menyusul. Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan agar menjadi maklum, atas kerja sama dan perhatian dar i Ba pak /Ibu, k ami haturk an ter ima k asih. Billahitauf ik wal hidayah Wassalamualikum war ahmatullahi wa bar ak atuh,
Bo or 21 Juli K e pa a Ttd. Tem busan : 1. K etua Bidang Pendidik an YMPP 2. K etua Komite Sekolah
Supar yono,S.
a. Surat Lamaran Pekerjaan
5
Surat lamaran pekerjaan dapat ditulis tangan atau diketik. Adakalan ya suatu perusahaan atau instansi tertentu mensyaratkan secara khusus agar surat lamaran yang dikirimkan pelamar ditulis tangan atau diketik. Kalaupun surat lamaran pekerjaan akan ditulis tangan, tulisan tersebut hendaknya jelas, mudah dibaca, dan rapi. Surat yang ditulis seperti itu akan memudahkan orang yang membacanya. Bagian surat lamaran pekerjaan sebagai berikut. 1.
Tempat dan tanggal penulisan surat
2.
Perihal
3.
Alamat surat
4.
Salam pembuka
5.
Pembuka surat
6.
Tujuan surat lamaran pekerjaan
7.
Identitas pelamar
8.
Penutup surat
9.
Tanda tangan dan nama jelas pelamar
Penulis surat lamaran surat lamaran hendaknya mematuhi rambu- rambu berikut ini. 1.
Jika ditulis tangan, tulislah sendiri di atas kertas bergaris dengan menggunakan kertas berkualitas baik.
2.
Jika diketik, gunakan kertas HVS dengan jarak pengetikan 1 spasi.
3.
Bersih, tidak boleh ada coretan, bekas hapusan, tip ex, dan koreksian.
4.
Sifatnya optimistis, artinya si pelamar akan mampu bekerja dengan baik.
5.
Sapaan yang digunakan dalam surat lamaran, yaitu “ibu” atau “bapak”, dan tidak disarankan menyapa dengan kata”Saudara”/”Anda”.
Selain itu, bahasa surat lamaran pekerjaan harus memenuhi aturan sebagai berikut. (1) Bahasa yang digunakan sopan dan simpatik. (2) Kalimat yang digunakan efektif dan komunikatif. (3) Menggunakan bahasa yang baku dan ejaan yang tepat. Surat lamaran pekerjaan dapat dibuat setelah calon pelamar mendapat informasi adanya lowongan pekerjaan di perusahaan atau instansi tertentu. Informasi itu dapat diperoleh, baik melalui media massa atau media audio visual. Selain itu, ada juga surat lamaran pekerjaan yang dibuat atas inisiatif dari calon pelamar sendiri.
Contoh surat lamaran pekerjaan yang umum: 6
Perihal
:
Lamaran pekerjaan
Jakarta, 20 Mei 2011
Yth. Pimpinan PT Wahana Karya Jalan Pemuda I no. 10 Jakarta Dengan hormat, Berdasarkan pengumuman yang dimuat pada harian umum Merdeka, tanggal 16 Mei 2007, dengan ini saya berminat untuk mengajukan diri menjadi staf bagian Marketing di PT Wahana Karya yang Bapak/Ibu pimpin. Data diri saya sebagai berikut. Nama
: Sinta Nur Ramadhani
Tempat, tanggal lahir
: Jakarta, 8 September 1982
Pendidikan terakhir
: Sarjana Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta
Alamat
: Jalan Lembah Griya Indah No. 10, Depok
Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
satu lembar daftar riwayat hidup satu lembar fotokopi ijazah terakhir satu lembar transkrip nilai tiga lembar fotokopi sertifikat pendidikan komputer dan bahasa Inggris satu lembar fotokopi KTP dua lembar pasfoto ukuran 4 x 6 cm satu lembar surat pengalaman kerja.
Demikian surat lamaran ini saya sampaikan dengan harapan mendapat perhatian dari Bapak/Ibu. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Ttd. Sinta Nur Ramadhani
Contoh: Surat lamaran model gabungan dengan daftar riwayat hidup: Hal :
Lamaran Pekerjaan
Jakarta, 20 mei 2011
7
Yth. Pemasang Iklan PO Box 4853 Jakarta 11048 Dengan hormat, Setelah membaca iklan perusahaan Bapak/Ibu yang dimuat di harian sore Suara Pembaruan, 18 Mei 2006, dengan ini saya mengajukan permohonan sebagai staf Akunting. Adapun keterangan mengenai diri saya adalah sebagai berikut. Nama
: Ellis Fitriani
Tempat/tanggal lahir Alamat
: Semarang, 10 Agustus 1974 : Jalan Kroya, No. 50 Jakarta
Pendidikan
: Tahun 1989, tamat SMP Negeri 10 Jakarta, tahun 1992, tamat SMA Negeri 58 Jakarta, tahun 1996, tamat Akademi Perbankan Nasional Jakarta.
Pengalaman Kerja
: Tenaga Pembukuan pada CV CENTRAL ASIA Semarang selama 2 tahun, Staf Akuntansi PT Citra Jakarta selama 3 tahun
Hobi
: Membaca
Referensi
: Drs. Suparman Kepala Bagian Personalia CV CENTRAL ASIA Semarang, tlp (024) 332115 / Wijaya Akt. Akuntan PT Citra Jakarta tlp (021) 551223
Selain itu, saya dapat mengoperasikan komputer Microsoft Word, Excel, Access, dan mampu berbahasa inggris lisan dan tulisan. Untuk melengkapi surat lamaran ini, saya lampirkan pula syarat-syarat yang diperlukan. Atas kebijakan Bapak, saya ucapkan terima kasih.
Hormat Saya Ttd Ellis Fitriani Lampiran : 1. Fotokopi ijazah Akademi Perbanas 2. Fotokopi sertifikat kursus komputer 3. Fotokopi sertifikat kursus bahasa Inggris 4. Surat pengalaman kerja 5. Surat keterangan sehat 6. Pasfoto ukuran 4 x 6 (2 lembar)
b. Surat Undangan Undangan berasal dari kata dasar “undang” dan akhiran “an”. Undang berarti panggil. Mengundang berarti memanggil atau mempersilakan datang. Undangan adalah kata benda yang berarti orang yang dipanggil atau dipersilakan datang untuk hadir pada 8
waktu, hari, tanggal, tempat yang sudah ditetapkan dalam undangan. Surat undangan merupakan suatu penghormatan kepada orang yang diundang. Bentuk dan susunan surat undangan hendaknya disusun semenarik mungkin, jelas isinya dan dikirimkan tepat waktu agar yang diundang dapat mempersiapkan untuk memenuhi undangan tersebut. Dengan demikian, surat undangan adalah surat pemberitahuan akan adanya suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara dengan harapan agar penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.
1. Bagian-Bagian Surat Undangan a.
Kepala Surat (1) nama badan usaha, (2) alamat badan usaha, (3) nomor telepon, (4) nomor kotak pos, (5) identitas lainnya, (6) tanggal surat, (7) nomor yang ditujukan/alamat dalam.
b.
Isi Surat (1) salam pembuka, (2) alasan, (3) hari dan tanggal, (4) waktu, (5) tempat, (6) acara.
c.
Penutup/Kaki Surat (1) (2) (3) (4) (5)
nama badan usaha, jabatan, nama jelas, nomor induk pegawai, tembusan.
Contoh : Surat Undangan dari Salah Satu Badan Usaha
LEMBAGA PENDIDIKAN SEKRETARIS ANGKASA Jalan Kramat Raya No. 3-K Jakarta Pusat Telp : 00000000233, Fax : 00000000223 9
No. 005/UND/VII/95 Kepada Yth. Bapak Drs. Muhammad Ramadhiansyah Manajer Bidang Usaha Lembaga Pendidikan Sekretaris Angkasa Jalan Kramat Raya No. 3-K Jakarta Pusat Hal : Undangan Dengan hormat, Kami mengharapkan agar Bapak dapat menghadiri Rapat Dinas yang akan diselenggarakan pada: Hari/tanggal Pukul Tempat
Acara
: Senin, 17 Juli 2007 : 10.00 – selesai : Ruang Rapat, Lembaga Pendidikan Sekretaris Angkasa, Lantai 2. Jalan Kramat Raya No. 3-K Jakarta Pusat. : Penetapan harga jual buku surat-menyurat.
Harap mempersiapkan data-data ongkos produksi buku tersebut. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, A.n. Direktur LPSA Purek I Muhammad R izkiansyah NIP : 130 806 336
c. Surat Edaran Perkataan “edaran” berasal dari kata dasar “edar ” yang berarti berputar atau berotasi. Surat edaran disebut juga sirkuler yang berarti surat tersebut dikirim kepada berbagai pihak yang bentuk dan isinya sama.
1. Pengertian Surat Edaran pada Suatu Instansi Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan, atau suatu peraturan
10
perundang-undangan. Fungsi surat edaran: 1.
di kalangan instansi pemerintah, merupakan surat yang dapat memberi petunjuk, penjelasan tentang pelaksanaan atau peraturan;
2.
di perusahaan swasta, surat edaran dapat berfungsi sebagai pemberitahuan atau pengumuman.
Macam surat edaran: 1.
Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan kepada seluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional. Misalnya: (1) edaran tentang perayaan hari besar nasional (2) edaran tentang sensus penduduk (3) edaran tentang Pemilu
2.
Surat edaran dari instansi pemerintah adalah pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut. Misalnya, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membuat edaran tentang: (1) petunjuk kenaikan kelas
3.
(2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian serta penentuan pelaksanaan ujian dan petunjuk penilaian ujian serta petunjuk kelulusan ujian. Surat edaran dari perusahaan, terdiri atas : (1) Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang ditujukan untuk satu lingkungan tertentu (2)
Suratedaranumumadalahsuratedaranuntukmemperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari ke seluruh lapisan masyarakat / khalayak.
2. Susunan Surat Edaran dari Instansi Pemerintah Bagian-bagian surat ini adalah sebagai berikut. a.
Kepala surat (1) Tulisan “EDARAN” ditulis dengan huruf besar seluruhnya “Hal”, diberi garis bawah. (2) Sebelah kiri atas : Di bawah “Hal” ditulis nama pejabat dan alamat yang dituju. (3) Sebelah kanan atas : Tempat tanggal, bulan, dan tahun.
b.
Isi surat edaran/batang tubuh Dirumuskan dalam bentuk uraian yang terdiri atas: (1) pendahuluan (2) inti (3) penutup
c.
Kaki surat/bagian akhir, terdiri atas : (1) nama jabatan
11
(2) tanda tangan pejabat yang menerbitkan surat edaran (3) nama pejabat dan NIP/NRP (4) cap dinas (5) tembusan (bila dianggap perlu)
Contoh Surat Edaran: LEMBAGA PENDIDIKAN KOMPUTER BINA TERAMPIL ANGKASA JALAN DAGO RAYA 15 BANDUNG Nomor 03/09/XII/E/95 : Lampiran : Hal : Edaran Perpisahan Angkatan ke-10 Kepada Yth
: Sdr. Ketua-Ketua Program Lembaga Pendidikan Komputer Bina Terampil Angkasa Jl. Dago 15 Bandung
Dengan hormat, Berhubung masa belajar komputer angkatan ke sepuluh sudah berakhir, kami minta agar Saudara para ketua program membentuk kepanitiaan acara perpisahan untuk peserta didik tersebut. Untuk pengurus dan pelaksanaan dari acaratersebut, libatkan para pengurus kesiswaan. Kami mengharapkan agar edaran ini mendapat perhatian para ketua program komputer. Terima kasih. Hormat kami Ttd. Dra. Elia Riawati Kepala Bina Pendidikan Tembusan : 1. Yth. Sdr. Dra. Ilah Jamilah 2. Yth. Sdr. Dra. Mulyanti 3. arsip
2.3 Bagian Surat Bagian-bagian Surat (1) : kepala surat (2) : tanggal, bulan, tahun surat (3) : nomor surat (4) : lampiran (5) : hal atau perihal
12
(6) : alamat yang dituju (alamatdalam) (7) : salam pembuka (8) : alenia pembuka (9) : isi surat (10) : alenia penutup (11) : salam penutup (12) : tanda tangan penanggungjawab surat (13) : nama penanggungjawab surat (12) : jabatan penanggungjawab surat (14) : tembusan (15) : inisial
Fungsi Bagian Surat 1. Kepala Surat (Kop Surat) Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l.
Nama kantor badan, organisasi atau instansi; Alamat lengkap; Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada) Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada) Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada) Moto (bila ada) E-mail , situs (bila ada) Macam usaha Nama dan alamat kantor cabang (bila ada) Nama bankir (untuk referensi) Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.
2. Tanggal Surat Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap. Contoh: 28 Februari 2006 29 Juni 2006
3. Nomor Surat Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk: a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat c. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan d. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat e. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
13
Contoh nomor surat
105/Dir – MS/VI/06 Nomor urut surat keluar Direktur PT Mandiri Sejahtera Bulan Juni Tahun 2003
4. Lampiran Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas. Untuk surat bisnis ada 2 cara: a. di bawah nomor b. atau di kiri bawah
5. Hal atau perihal Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu
dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas
pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat. Penulisan perihal ada 3 cara yaitu: a. Sebelum penulisan alamat dalam b. Setelah penulisan selesai alamat dalam c. Setelah salam pembuka
6. Alamat yang dituju Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju; a. Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu” b. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara. Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat. Contoh menulis alamat: a. Alamat yang ditujukan kepada perorangan Contoh: Yth. Sdr. Dewi Sukmasari, S.E. Jln. Jend. Suprapto No. 96
14
Bandar Lampung 35157 b. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya Contoh: Yth. Direktur PT Mandiri Sejahtera Jln. Anggrek Raya No. 307 Jakarta 13465 c. Alamat yang ditujukan kepada nama instansi/perusahaan Contoh: Kepada PT Pembangunan Jaya Jln. Rasuna Said Kav. 13 Jakarta 12540 d. Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swasta Contoh: Yth. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan Nasional Propinsi Lampung Jln. Wolter Monginsidi No. 11 Bandar Lampung e. Penulisan alamat dari pejabat pemerintah kepada direktur perusahaan swasta tidak perlu menggunakan sebutan apapun Contoh: Yth. Direktur Utama PT Andalas Jln. Soekarno Hatta 397 Bandar Lampung 35672 f. Penulisan alamat dengan menggunakan u.p. Contoh: Yth. Direksi Bank Central Asia u.p. Ibu Ani Suwarsi, S.E., M.B.A Direktur Perkreditan Plaza BCA, Lt. XXI Jln. Cassablanca 121 Jakarta 12103 g. Penulisan alamat yang ditujukan kepada pemasang iklan Contoh: Yth. Pemilik Po. Box 405/Jkt Jakarta 12005 atau Kepada Po. Box. 405/Jkt Jakarta 12005
7. Salam Pembuka “Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka. Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah katakata: Dengan hormat, Saudara …….. yang terhormat, Bapak ……… yang terhormat,
15
Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. Misalnya: Assalamualaikum Wr.Wb. Salam hormat,
8. Isi Surat (tubuh surat) Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka, isi surat dan alinea penutup.
a. Alinea Pembuka Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Dengan ini kami beritahukan bahwa …… Bersama ini kami lampirkan ….. Kami mengundang ….. Sesuai dengan pemberitahuan …. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa ….. Perkenankanlah kami melaporkan Menyambung surat kami tanggal … No. ...
Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan. Contoh alinea pembuka pada surat balasan : 1. 2. 3. 4. 5.
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. ... Membahas surat Saudara tanggal….. No. ... Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ... Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No. ... Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu ……
b. Isi Surat Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik).
c. Alinea Penutup Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh: 1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. 2. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terima kasih. 3. Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.
16
4. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara. 5. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.
9. Isi surat (tubuh surat) Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Contoh: a. Hormat kami, b. Salam kami, c. Wassalam, Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP). Contoh: Kepala Biro Kepegawaian Mahatir Muhammad NIP. 160081022
10/11. Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku. Di bawah nama terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen.
12. Jabatan Penanggungjawab Surat Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.
13. Tembusan Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan: 1.Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung 2.Gubernur Lampung 3.Walikota Bandar Lampung 4.Arsip Atau cc.: 1. 2.
14. Inisial Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. Gunanya
17
untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.
2.4 Style Surat/ Format Surat Format Surat Sebagai sarana tertulis, surat memiliki format penulisan, terutama surat resmi atau dinas. Dengan adanya format surat, penulisan surat menjadi teratur, bagian-bagian surat tidak ditulis sembarang melainkan ditempatkan sesuai ketentuan. Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu : (1) bentuk lurus penuh (full block style) (2) bentuk lurus (block style) (3) bentuk setengah lurus (semiblock style) (4) bentuk lekuk (indented style) (5) bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph) Bentuk setengah lurus atau semiblock styleterdapat dua jenis, yaitu bentuk Indonesia lama (versi a) dan bentuk Indonesia baru (versi b). Berdasarkan pengamatan dalam pemakaian bentuk surat, surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format versi a, sedangkan surat-surat resmi Indonesia baru menggunakan format versi b. Dalam kaitan dengan format surat, Pusat Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b. Dan, Pusat Bahasa menganjurkan kepada masyarakat, melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi, penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui surat, untuk menggunakan format setengah lurus b karena ini dianggap lebih efisien dan lebih menarik. Berikut ini contoh-contoh format surat yang dimaksud di atas.
KOP SURAT Tanggal Nomor Surat Lampiran Hal
: : : :
Yth………………………… ……………………………..
18
Salam Pembuka, …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ………………… Inisial
Gambar 1. Format Lurus Penuh
(Full block style)
KOP SURAT Hal
Nomor Surat : :
Tanggal Lampiran
:
Yth………………………… ……………………………..
19
…………………………….. Salam Pembuka, …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan
Tembusan ………………… Inisial
Gambar 2. Format Lurus
(Block style)
20
KOP SURAT Nomor Surat : Lampiran : Hal :
Tanggal
Yth………………………… …………………………….. …………………………….. Salam Pembuka, ………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………
Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan
Tembusan ………………… Inisial
Gambar 3 Format Setengah Lurus versi a (Indonesia lama)
21
KOP SURAT Hal
Nomor Surat : :
Tanggal
Lampiran
Yth………………………… …………………………….. …………………………….. Salam Pembuka, ………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan
Tembusan ………………… Inisial
Gambar 4. Format Setengah Lurus versi b (Indonesia baru)
KOP SURAT
22
:
Nomor Surat : ………………… ………………….. Hal : ……………………..
Tanggal Lampiran :
Yth………………………… …………………………….. …………………………….. Salam Pembuka, ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………….
Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan
Tembusan ………………… …………………… Inisial
Gambar 5. Format Lekuk (Indented Style)
KOP SURAT
Nomor Surat
Yth…………………………
Tanggal Lampiran Hal
:
23
…………………………….. …………………………….. Salam Pembuka, …………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………
Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan
Tembusan ………………… Inisial
Gambar 6. Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Kesimpulan
24
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu
kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
Daftar Pustaka http://veronikacloset.files.wordpress.com/2010/07/korespondensi-bahasa-indonesia.pdf
25
http://gedeiwan.files.wordpress.com/2009/12/contoh-format-surat.pdf http://www.google.co.id/ http://www.docs-finder.com/
Surat dan Jenisnya 26
Disusun untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Bahasa Indonesia Dosen Pengampu : Syamsul Anam S.S,M.A
Feny purnawati 11 22 290 Fakultas Fkip Program Study Teknologi Pendidikan UNIVERSITAS BATURAJA 2011
Kata Pengantar 27
ن احــــيمالرح بســــــم ا Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga dapat memberikan kesempatan pada penulis untuk menyelesaikan makalah ini dengan sebaik-baiknya. Shalawat dan salam penulis limpahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang merupakan suri tauladan bagi seluruh umat. Kami telah berusaha secara maksimal agar penyajian makalah ini benar benar memadai dan mudah dipahami. Penyajian makalah ini disusun sedemikian sehingga urutan materi bersifat logis. Makalah ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pembaca. Kami menyadari bahwa makalah ini belum sempurna. Oleh karena itu, segala saran dan kritik membangun dari pembaca sangat kami harapkan. Kami dengan senang hati akan menerima kritik, saran dan masukan yang membangun dari pembaca. Semoga makalah ini memberikan manfaat bagi kita semua.
Baturaja, 19 Desember 2011
Penyusun
28
DAFTAR ISI Halaman Judul ……………………………………………………………..... i Kata Pengantar …………………………………………………………......... ii Daftar Isi …………………………………………………………………...... iii Bab I Pendahuluan 1.1 Pendahuluan ……..………………………………………………….........1 1.2 Permasalahan……..……………………………………....………............1 1.3 Tujuan Penulisan....................................................................................1 Bab II Pembahasan 2.1 Pengertian Surat ….. ..…….………………………………………..........2 2.2 Jenis Surat ..............................…….......................................................2 2.3 Bagian Surat .................………....……….............................................16 2.4 Style Surat..................................…........................................................21 Kesimpulan ……………..…………………………………………………... 28 Daftar Pustaka ……………………………………………………………..... 29
29
