Makalah Evaluasi dan Pengendalian
PENDAHULUAN Latar belakang masalah
Suatu strategi dipilih dari sekian banyak alternative yang telah dianalisis dan dipertimbangkan dengan teliti dan matang serta dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu. Maksunya adalah agar dalam suatu organisasi berada pada kondisi dan posisi yang efektif dalam upaya mencapai tujuan dan berbagai sasarannya dalam lingkungan eksternal yang sering berubah pada tingkat dan intensitas yang ada kalanya tidak mungkin diperhitungkan sepenuhnya sebelumnya. Suatu strategi berorientasi pada masa depan. Karena orientasi demikian, pemilihan strategi tertentu pada umumnya didasarkan pada berbagai asumsi dasar yang digunakan para perumus dan penentu strategi itu dengan sepenuhnya menyadari bahwa tidak semua peristiwa dan faktor yang berpengaruh pada implementasi strate gi dapat diperkirakan dan diperhitungkan dengan tepat. Telah ditekankan dimuka bahwa efektif tidaknya suatu strategi sebagai instr umen untuk mencapai tujuan dan dan berbagai sasaran suatu organisasi, tidak terlihat pada proses perumusan dan penentuannya penentuannya sebagai akibat analisis strategi strategi yang dilakukan terhadap berbagai alternative yang dipertimbangkan, melainkan pada implementasinya. Namun disisi lain perlu pula digaris bawahi bahwa evaluasi strategi yang telah kita jalankan perlu dilakukan hal tersebut dikarenakan dikar enakan agar kita dapat mengetahui mengeta hui apakah strategi yang kita jalankan berhasil dan dapat berjalan optimal. Selain evaluasi evaluasi strategi ada juga hal yang harus kita lakukan setelah kita menerapkan strategi selama beberapa periode yaitu pengendalian strategi dimana hal ini dimaksudkan agar strategi yang dijalankan dapat terkendali dan terwujud dengan baik.
Rumusan Masalah
Dari uraian diatas terdapat beberapa masalah diantaranya: 1. Apa pengertian dan konsep dari pengendalian? 2. Apa saja jenis-jenis dari pengendalian? 3. Bagaimana proses pengendalian? 4. Bagaimana pengendalian yang efektif ? Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian dan konsep pengendalian 2. Untuk mengetahui jenis-jenis dari pengendalian 3. Untuk mengetahui bagaimana proses pengendalian 4. Untuk mengetahui bagaimana pengendalian yang efektif
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN DAN KONSEP
Strategi yang telah dipilih dan di implementasikan sela njutnya perlu untuk diberikan suatu penilaian. Tindakan penilaian ini biasanya disebut sebagai evaluasi (evaluation). Evaluasi perlu dilakukan secara terus menerus guna untuk mengetahui bagaimana dampak perubahan lingkungan terhadap strategi yang di implementasikan itu. Instrument yang dapat dilakukan untuk melakukan penilaian bisa saja berupa dengan instrument yang dipakai dalam melakukan pengawasan. Secara umum, bentuk temuan yang sering diperoleh manajer dalam melakukan penilaian atas strategi melliputi : 1. Hasil yang dicapai melebihi harapan dan target 2. Hasil yang di harapkan sama dengan harapan dan target. 3. Hasil yang dicapai kurang dari harapan dan target Membuat kriteria evaluasi hendaknya jangan terlalu subjektif, karena akan menjadikan penilaian tidak fair. Beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk menilai keberhasilan dari strategi yang telah di implementasikan adalah sebagai berikut: 1. Market share yang dicapai 2. Profitabilitas yang dicapai 3. Hasil pengembalian atas ekuitas 4. Return of investment 5. Biaya produksi dan evisiensi 6. Jumlah hari kerja yang mogok Agar penilaian mendapatkan hasil yang maksimal, maka perlu diketahui faktor-faktor apa saja yang harus dinilai. Obyek penilaian dapat diarahkan secara langsung pada komponenkomponen yang berkaitan langsung dengan kegiatan-kegiatan perusahaan, baik secara structural maupun personil yang melaksanakan strategi, yaitu: tujuan dan sasaran perusahaan, misi, strategi itu sendiri, struktur organisasi perusahaan, dan komposisi manajeral dalam perusahaan.
Pengertian pengendalian sebenarnya berkisar pada kegiatan memberikan pengamatan, pemantauan, penyelidikan, dan pengevaluasian keseluruhan kegiatan manajemen agar tujuan yang sudah ditetapkan dapat tercapai secara tepat. Berikut ini diuraikan beberapa pengertian yang dikemukakan oleh para ahli tentang pengendalian: 1.
Robin dan Coutler (1999) mengartikan pengendalian sebagai suatu proses memantau
kegiatan-kegiatan untuk memastikan bahwa kagiatan-kegiatan itu diselesaikan sebagaimana telah direncanakan dalam proses mengoreksi setiap penyimpangan yang tidak berarti. Sebuah system pengendalian yang efektif menjamin kegiatan-kegiatan diselesaikan dengan cara-cara yang membawa pada tercapainya tujuan-tujuan perusahaan. Kriteria yang menentukan efektifitas sebuah system pengendalian adalah seberapa baik system itu memperlancar tercapainya tujuan. Semakin system itu membantu para manajer untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan mereka, semakin baiklah system pengendalian itu. 2. Stoner Freeman, dan Gilbert (1996) mendefinisikan pengendalian manajemen sebagai suatu proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan. Dikatakannya, pengendalian membantu manajer memonitor keefektivan aktivitas manajemen perusahaan meereka. Sedangakan bagian terpenting dari proses pengendalian itu sendiri adalah mengambil tindakan korektif yang diperlukan. 3.
Robert J.Mokler, memberikan pengertian pengendalian yang menekankan elemen esensial
proses pengendalian dalam beberapa langkah. Pengendalian di definisikan sebagai suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar prestasi dengan sasaran per encanaan, merancang system umpan balik informasi, membandingkan prestasi actual dengan standar yang telah ditetapkan itu, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan pengukuran signifikansi penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahawa semua sumber daya perusahaan yang sedang digunakan sedapat mungkin secara efisien dan efektif guna mencapai sasaran perusahaan. Berdasarkan batasan tersebut Mokler melihat terdapat empat langkah dalam pengendalian yaitu : 1. Menetapkan standard dan metode untuk pengukuran prestasi 2. Mengukur prestasi 3. Membandingkan prestasi, sesuai dengan standar 4. Mengambil tindakan perbaikan
B. JENIS-JENIS PENGENDALIAN
Terdapat beberapa klasifikasi pengendalian yang harus dilakukan oleh seorang manajer. Klasifikasi tersebut bisa dilihat dari focus pengendalian dan objek maupun subjek pengendalian. Gambar jenis-jenis pengendalian yang berdasarkan focus, objek maupun subjek pengandalian. Ditinjau
dari
fokusnya pengendalian
dapat
diklasifikasikan
menjadi
pengendalian pendahuluan, pengendalian bersamaan, dan pengendalian umpan balik. 1. Pengendalian pendahuluan
Pengendalian ini memastikan bahwa sebelum kegiatan dimulai, maka sumber daya manusia bahan dan modal yang diperlukan sudah dianggarakan. Sehingga bilamana kegiatan dilakukan maka sumber daya tersebut tersedia, baik menyangkut jenis, kualitas, kuantitas, maupun tempat sesuai
dengan
kebutuhan.
Anggaran
biasanya
dipergunakan
untuk
kepentingan
keteganakerjaan maupun menyangkut penunjang sarana produksi tertentu. Prosedur pengendalian pendahuluan meliputi seluruh upaya manajemen untuk meningkatkan kemungkinan perbandingan yang menguntungkan antara hasil-hasil nyata dengan hasil-hasil yang direncanakan. Adapun instrument penting untuk melaksanakan pengendalian ini dalah kebijakan. Beberapa teknik pengendalian yang bisa digunakan dalam pengendalian pendahuluan meliputi: pemilihan dan penempatan karyawan, penarikan staf, pemeriksaan material, penganggaran modal, dan penganggaran keuangan. 2. Pengendalian bersamaan
Sementara pengendalian pendahuluan memastikan ketersediaan sumber da ya manusia, modal, dan bahan, pengendalian bersama memantau operasi yang berjalan untuk memastikan bahawa berbagai tujua tengah direalisasikan. Pengendalian bersamaan terutama diimplementasikan melalui kegiatan dari para manajer. Dengan melakukan pengamatan pribadi secara langsung, para manajer menentukan apakah pekerjaan berlangsung dalam cara yang ditetapkan oleh kebijakan dan prosedur perusahaan. Dalam hal ini manajer melakukan fungsi pengarahan pada pekerja bawahannya. Pengarahan yang dimaksud dengan melalui tindakan ketika mereka meberikan instruksi pada bawahan dalam berbagai metode dan prosedur yang layak serta mengawasi pekerjaan bawahan untuk menjamin supaya pekerjaan dikerjakan dengan baik. 3. Pengendalian umpan balik
System pengendalian umpan balik biasanya berfokus pada hasil-hasil akhir sebagai dasar perbaikan berbagai tindakan masa depan. Misalnya, laporan keuangan dari sebuah perusahaan digunakan untuk menilai kelayakan hasil-hasil historis dan untuk menetapkan keinginan untuk membuat perubahan dalam perolahen sumber daya atau kegiatan operasional di masa depan. Pengendalian umpan balik dapat juga digunakan sebagai dasar untuk membuat berbagai keputusan lainnya, termasuk keputusan yang berhubungan dengan harga yang dibebankan
untuk produk atau jasa, pembatalan produk atau program, pengurangan atau penambahan karyawan dan lain-lain. Metode umpan balik yang dipakai dalam bisnis meliputi analisa laporan keuangan, analisis biaya standar, pengendalian kualitas, dan evaluasi kinerja karyawan. Jika pengendalian dilihat dari objeknya, maka data dibagi menjai dua bagian: 1. Penegendalian administratif yaitu pengendalian pada bidang atau bagian pekerjaan yang fungsinya dikategorikan sebagai tugas administrasi dalam suatu organisasi, misalnya pada bagian keuangan, bagian personalia. 2. Pengendalian operatif yaitu pengendalian yang dilakukan pada bidang atau bagian yang fungsinya melaksanakan pekerjaan operatif dalam suatu organisasi, misalnya bagian pabrik, bagian pemasaran, maintenance dan lain-lain. Berdasarkan subjek pengendaliannya, maka jenis pegendalian dapat dibagi menjadi dua bagian: 1. Pengendalian intern yaitu pengendalian yang dilakukan khusus ditujukan pada pelaku-pelaku dari fungsi-fungsi yang berada diluar organisasi. 2. Pengendalian ekstern yaitu pengendalian yang dilakukan khusus ditujukan pada subjek atau faktor-faktor dan fungsi-fungsi yang berada di luar organisasi.
C. PROSES PENGENDALIAN
Secara umum proses pengendalian terdiri dari 3 langkah : 1. Pengukuran kinerja Pengukuran kinerja yaitu perbandingan antara standar dengan pelaksanaan. Perbandingan tersebut hendaknya berdasarkan pandangan kedepan. Dengan pandangan kedepan berarti jika ada penyimpangan maka penyimpangan ini dapat diperbaiki didalam pelaksanaan nanti. Terdapat dua persoalan penting yang menyangkut pengukuran prestasi : a) bagaimana kita mengukur kinerja itu, b) apa saja yang kita ukur. Untuk dapat mengukur kinerja actual, seorang manajer dapat mempergunakan 4 sumber infomasi yang mencakup peralatan pribadi, laporan statistic, laporan lisan, dan laporan tertulis. Masing-masing sumber informasi tersebut memiliki kekuatan maupun kelemahannya. Namun, apabila keempat sumber informasi itu dapat dipadukan, maka akan dapat meningkatkan baik jumlah sumber masukan maupun kemungkinan menerima informasi yang handal. Pengamatan pribadi digunakan manajer untuk memperoleh pengetahuan mendalam tentang kegiatan-kegiatan sesungguhnya. Pendekatan ini memungkinkan pula liputan yang
intensif karena kegiatan yang kecil yang besar dapat diamati, dan pendekatan ini menyajikan peluang-peluang bagi seorang manajer untuk mengetahui hal-hal yang tidak tersurat. Sebagai contoh, para manajer dapat melakukan inspeksi keliling untuk melihat secara langsung kegiatan-kegiatan yang dilakukan bawahan. Jika terjadi penyimpangan, manajer dapat mengetahui seberapa besar penyimpangan itu. Langkah ini menimbulkan kecurigaan bagi bawahan karena mereka dianggap tidak dipercaya. Penggunaan laporan-laporan statistic untuk mengukur kinerja bawahan menjadi semakin disenangi ketika computer dipergunakan secara meluas. Laporan statistic yang ditunjukkan dengan grafik, diagram batang, dan peragaan angka-angka dalam bentuk apapun dapat digunakan manajer untuk menilai manajer. Perlu diingat, bahwa kelemahan dalam laporan statistic adalah bahwa laporan itu hanya melaporkan beberapa bidang utama yang dapat diukur secara numeric dan sering kali mengabaikan faktor-faktor penting la in yang sering kali subjektif. Informasi dapat pula diperoleh melalui laporan-laporan lisan, artinya melalui konferensi, rapat, percakapan tatap muka atau panggilan telepon. Keunggulan dan kelemahan dari pendekatan ini hampir sama dengan pendekatan pengamatan pribadi. Salah satu kekurangan besar laporan ini adalah masalah pendokumentasian informasi untuk rujukan dikemudian hari. Kinerja aktual dapat juga diukur melalui laporan-laporan tertulis. Sama seperti laporan – laporan statistic, laporan tertulis lebih lambat namun lebih formal dibandingkan laporan tangan pertama ataupun tangan kedua. 2. Membandingkan prestasi dengan standar Langkah ini dimaksudkan untuk membandingkan hasil-hasil yang tel ah diukur dengan target atau standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Apabila prestasi ini sesuai dengan standar, manajer berasumsi bahwa segala sesuatunya telah berjalan secara terkendali. Oleh karena itu manajer tidak perlu campur tangan secara aktif dalam organisasi. Sebaliknya, manajer perlu mempertimbangkan tindakan korektif apabila prestasi yang diperoleh jauh dari standar atau target yang ditetapkan. Kesalahan yang perlu dihindari dalam membandingkan prestasi dengan standar adalah menetapkan standar yang terlalu jauh atau rendah. Sehingga prestasi itu dianggap belum optimal apabila standar yang ditetapkan terlalu rendah. Untuk itu, perencanaan dalam menetapkan standar atau target harus betul-betul m emperhatikan kondisi internal dan eksternal dari organisasi. 3. Mengambil tindakan korektif
Langkah ketiga dan terakhir dalam proses control adalah mengambil tindakan manajerial. Tindakan ini dilakukan manakala prestasi rendah dibawah standard dan analisis menunjukkan perlunya diambil tindakan. Para manajer dapat memilih diantara 3 t indakan yang memungkinkan a) tidak melakukan tindakan apa-apa, b) mengoreksi kinerja yang sesungguhnya itu, c) manajer dapat merevisi standar. Apabila keputusan manajer adalah mengoreksi kinerja sesungguhnya maka pertanyaan pertanyaan yang harus dijawab adalah haruskan diambil tindakan perbaikan yang segera atau tindakan perbaikan mendasar? Tindakan perbaikan mendasar menanyakan bagaimana dan mengapa kinerja telah menyimpang dan kemudian melangkah untuk mengoreksi sumber ketimpangan itu. Penyimpangan-penyimpangan yang terjadi mungkin saja disebabkan oleh standar kinerja yang tidak realistis. Artinya tujuan itu barangkali terlampau tinggi atau terlampau rendah. Dalam hal ini, standarnya lah yang membutuhkan perhatian untuk dikoreksi bukan kinerjanya. Sebagai contoh, standar nilai kelulusan ujian bagi seorang mahasiswa adalah b, namun bagi mahasiswa yang bersangkutan standar tersebut terlalu tinggi mengingat mata ujiannya terlalu sullit. Tindakan yang dilakukan dalam hal ini adalah merasionalisaikan sta ndar nilai kelulusannya. D. PENGENDALIAN YANG EFEKTIF
Pegendalian yang efektif berarti pengendalian yang tepat sesuai dengan proses yang harus di laluinya, tanpa menyimpang dari sistem yang dianut, sehingga tahapan yang dilaluinya benar. Pengendalian, sebagai suatu sistem, seperti halnya sistem-sistem yang lain mempunyai karakteristik tertentu. Namun demikian, arti penting karakteristik itu bersifat nisbi, artinya pada kondisi yang berbeda karakteristik itu pun berbeda pula. Pada kondisi yang sama karakteristik tersebut berlaku sama. Sistem pengendalian yang efektif mempunyai karakteristik sebegai berikut : 1. Akurat Informasi dari presentasi yang akan diukur harusla h akurat. Ketidakakuratan data akan menyebabkan kesalahan dalam menarik kesimpulan bahkan dapat menimbulkan kesalahan yang tidak perlu. Pengujian keakuratan data atau informasi merupakan salah satu tugas penting bagi seorang manajer atau pimpinan. Dalam hal ini, manajer dapat mempergunakan komputer sebagai alat bantu untuk penyediaan informasi yang akurat maupun untuk menguji keakuratan informasi tersebut. 2. Secara ekonomi realistis
Pengeluaran biaya untuk implementasi pengendalian harus ditekan seminimum mungkin, sehingga terhindar dari pemborosan yang tak berguna. Usaha untuk meminimumkan pengeluaran yang tidak produktif adalah dengan cara mengeluarkan biaya yang paling minimum yang diperlukan, untuk memastikan bahwa aktivitas yang dipantau akan mencapai tujuan yang ditetapkan. 3. Tepat waktu Sistem pengendalian akan efektif jika dilakukan dengan cepat disaat penyimpangan diketahui. Jika terjadi kelambatan dalam reaksi terhadap penyimpangan, kerugian yang dihadapi akan semakin besar. Untuk menghindari hal ini, maka sebaiknya pengendalian dilakukan secara rutin, tetapi untuk hal-hal yang sangat penting perlu juga dilakukan pengendalian diluar pengendalian rutin. 4. Realistik secara organisasi Sistem pengendalian harus dapat digabungkan dengan realitas organisasi. Misalkan, individu harus dapat melihat hubungan antara tingkat prestasi yang harus dicapainya dan imbalan yang akan menyusul kemudian. Selain itu semua standar untuk prestasi harus realistik. Perbedaan status di antara individu harus dijaga juga. 5. Dipusatkan pada pengendaliab strategik Pengendalian hendaknya diarahkan pada titik-titik kunci (yang memiliki nilai strategis) sehingga penyimpangan di bidang ini cepat diketahui dan dapat dihindarkan timbulnya kegagalan pencapaian tujuan. Selain itu sistem pengendalian strategik sebaiknya dipusatkan pada tempat di mana tindakan perbaikan dapat dilaksanakan. 6. Terkoordinasi dengan arus kerja organisasi Memperhatikan bahwa satu kegiatan akan selalu terkait dengan kegiatan lain (misal, kegiatan produksi akan terkait dengan kegiatan penjualan), maka sist em pengendaliannya juga harus di koordinasikan dengan kegiatan lain yang erat hubungannya dengan kegiatan yang dikendalikan tersebut. 7. Objektif dan komprehensif Informasi dalam suatu sistem pengendalian harus mudah dipahami dan dianggap objektif oleh individu yang menggunakannya. Makin objektif sistem pengendalian, makin besar kemungkinannya bahwa individu dengan sadar dan efektif akan merespon informasi yang diterima, demikian pula sebaliknya. Sistem informasi yang sukar dipahami akan mengakibatkan bias yang tidak perlu dan kebingungan atau frustasi diantara para karyawan. 8. Fleksibel
Mengingat situasi dan kondisi terus berubah dengan cepat, maka sistem pengendalian harus dimiliki tingkat keluwesan yang tinggi, sehingga standar-standar pengendalian tetap dapat dipergunakan meskipun situasi dan kondisi berubah. 9. Diterima para anggota organisasi Idealnya, setiap sistem pengendalian dapat diterim a dan dimengerti oleh semua anggota organisasi, sehingga mereka masing-masing akan merasa ikut bertanggung jawab terhadap usaha pencapaian tujuan organisasi. oleh karena itu, sis tem pengendalian hendaknya dijelaskan terlebih dahulu kepada semua anggota organisasi. [1]
PENUTUP KESIMPULAN
Pengertian pengendalian sebenarnya berkisar pada kegiatan memberikan pengamatan, pemantauan, penyelidikan, dan pengevaluasian keseluruhan kegiatan manajemen agar tujuan yang sudah ditetapkan dapat tercapai secara tepat. Adapun jenis-jenis pengendalian adalah sebagai berikut : a.
Pengendalian pendahuluan
b. Pengendalian bersamaan c.
Pengendalian umpan balik Secara umum proses pengendalian terdiri dari 3 langkah :
a.
Pengukuran kinerja
b. Membandingkan prestasi dengan standar c.
Mengambil tindakan korektif
