LLuvia de Ideas, Multivoto, TNG Virtual

GESTIÓN DE PROCESOS Ms. Roger Hurtado Rojas.

HERRAMIENTAS DE CALIDAD

HERRAMIENTAS DE CALIDAD

¿CÓMO SE HACEN LOS DIAGNÓSTICOS DE UNA UN A ORGANIZACIÓN?

Suponga que lo contratan como administrador de una organización. La cual esta atravesando por muchas dificultades.

¿Cómo Ud, resuelve los problemas de ésta organización? ¿Cómo descubre ud. su principal problema?

"La imaginación es más importante que el conocimiento". "En tiempos de crisis la imaginación es más efectiva que el intelecto".

• • •

LLUVIA DE IDEAS MULTIVOTO TÉCNICA NOMINAL DE GRUPO

BRAINSTORMING Es una técnica eficaz, de las más empleadas para estimular la creatividad.

…una técnica de reuniones con la que se

obtiene ideas de todos sus miembros para encontrar : •

La problemática

•

 Analizar causas de un problema

•

 Analizar las consecuencias de un problema

•

Soluciones.

FASE 1: PRESENTACIÓN DEL TEMA O PROBLEMA A TRATAR Y SEÑALIZACIÓN DE LOS LÍMITES DEL MISMO

… A MANERA DE PREGUNTA

El coordinador debe de presentar el tema a manera de una PREGUNTA clara, simple y concreta; donde exprese el objetivo que se persigue.

OBJETIVOS QUE PERSIGUEN

•

La problemática

•

 Analizar causas de un problema

•

 Analizar las consecuencias de un problema

•

Soluciones

¿QUÉ PERMITE LA PREGUNTA?

La PREGUNTA debe de permitir que los participantes puedan responder a partir de su realidad o experiencia.

TIPS PARA ENUNCIAR UN PROBLEMA

 Al enunciar un problema no olvidar: El enunciado debe involucrar a todos los que están participando • Usar verbos en primera persona en plural •

“Nosotros” •

Cuando se use el verbo “ser” o “estar” se enunciará en tiempo presente

EJEMPLOS DE PROBLEMAS

¿Cómo eliminamos los desperdicios de éste proceso? ¿Cuáles son las causas de nuestras mermas? ¿Cuál es nuestro problema principal que nos impide trabajar en equipo?

LÍMITES AL PROBLEMA  Al momento de expresar el objetivo que se persigue, se debe de DELIMITAR el problema. ¿Por qué?

ESTABLECIMIENTO DE LÍMITES

Ejemplos de Límites: •

No tocar el tema del presupuesto del área

•

No hablar de falta de capacitaciones.

•

No responsabilizar a las otras áreas

•

Las ideas deben de ser respecto al mejor uso nuestros recursos

•

No incluir a Jefaturas y Gerencias

•

No hablar de falta de valores

FASE 2: GENERACIÓN DE IDEAS

FASE 3: CLASIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE IDEAS

1.- En conjunto (Todos los participantes) clasifican las ideas que mencionan lo mismo, para fusionarlas o eliminar ideas iguales. Ejm. Idea 1: Descoordinaciones por los horarios Idea 2: Horarios generan retrasos Idea Fusionada: Horarios causan descoordinaciones y retrasos 2.- Se clasifican las ideas en factibles y no factibles de acuerdo a los limites establecidos al inicio

FASE 4: EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE IDEAS

Se analiza cada idea, y de ser necesario se solicita la sustentación al colaborador que la ha generado

FASE 5: VOTACIÓN

MULTIVOTO Es una técnica de grupo empleada para la toma de decisiones reduciendo largas listas de items a números mas manejables por medio de una serie estructurada de votos.

PROCEDIMIENTO DEL MULTIVOTO (Votaciones sucesivas) Paso 1: Trabaje sobre una larga lista generada por Tormenta de Ideas u otra técnica de generación de ideas. Paso 2:

 Asígnele una letra a cada ítem, para evitar confusiones en el proceso de votación b

Paso 3:

Vote  –

Cada miembro del equipo selecciona 1/3 de los items más importantes para él.

 –

Cada miembro emite sólo un voto por idea de su selección

 –

El voto puede ser por papel (confidencial) o a mano alzada.

PROCEDIMIENTO DEL MULTIVOTO Paso 4: Puntee los votos: marque cada ítem con la cantidad de votos emitidos. Retenga los el tercio de los items con mayor cantidad de votos. Paso 5: Repita ; En segunda vuelta, cada miembro elige nuevamente 1/3 de su preferencia. Repita los pasos 3 y 4 hasta algunos items.

EJEMPLO DE MULTIVOTO El Gerente de Calidad de una empresa citó a una reunión para determinar los motivos por el cual las reuniones de mejoramiento continuo no son productivas. El Gerente quería saber la opinión de los seis miembros del comité de mejora.

El mismo lideró una sesión de tormenta de ideas, con los siguientes resultados:

RESULTADOS TORMENTA DE IDEAS SOBRE REUNIONES NO PRODUCTIVAS. I III II I I II IIII

a. No hay agenda b. No hay objetivos claros c. Desviación de objetivos d. Tópicos extraños e. Muchas historias f. Ausencia de miembros vitales. g. Preparación insuficiente para las reuniones

i. Problemas no mencionados.  j. Interrupciones telefónicas. k. El coordinador no propicia el diálogo l. Interrupción por visitas. m. No hay apoyo administrativo. n. Reuniones mas allá del tiempo programado. III o. Presión sobre los asistentes.

I IIII II IIII I I

III h. Muchos “saltos y brincos”

15 ideas: 15/3= 5x7=35 votos

TÉCNICA NOMINAL DE GRUPO

Es una técnica que permite libertad para priorizar temas, sin existir dominancia de miembros del grupo de trabajo que sean fuertes sobre los que lo son menos.

Su resultado son planes de acción.

BENEFICIOS DE LA TÉCNICA NOMINAL GRUPO

Es posible evidenciar si existe consenso, y si no es así, hace posible el discutir abiertamente desacuerdos sobre un punto específico para llegar a soluciones. Su resultado son planes de acción.

DAR UNA LETRA A CADA IDEA

Item  A B C D E

DESCRIPCI N DE LA IDEA Idea A Idea B Idea A Idea B Idea A

DAR UNA LETRA A CADA IDEA

Item  A B C D E

DESCRIPCI N DE LA IDEA No existe actitud adecuada del servicio No hay personal capacitado disponible No existe estándares claros Los indicadores no son los indicados Alto nivel de rotación de personal

EJEMPLO DE TNG: Obtiene la siguiente lista. ¿Cuál es nuestro principal problema en nuestra área de trabajo? A.

Estructura organizacional deficiente

B.

Comunicación pobre fuera de la oficina

C.

Falta de entrenamiento

D.

Comunicación pobre dentro de la oficina

E.

Misión y objetivos poco claros

F.

Mala distribución de los correos en la oficina.

G.

Falta de informes de retroalimentación a la gerencia.

EJEMPLO DE TNG: El equipo aplica Parte II. Puntuación por Técnica Nominal de Grupo Item P-1 P-2 P-3 P-4 P-5 TOTAL Prioridad  A 7 5 1 6 5 24 2º B 2 1 6 3 2 14 6º C 6 4 5 4 4 23 3º D 1 2 3 2 3 11 7º E 5 6 4 5 6 26 1º F 3 3 2 7 7 22 4º G 4 7 7 1 1 20 5º Comprobación 28 28 28 28 28

EJEMPLO DE TNG: Priorización Item Prioridad DESCRIPCI N DE LA IDEA E 1º Misión dy objetivos poco claros  A 2º Estructura organizacional deficiente C 3º Falta de entrenamiento F 4º Mala distribución de los correos en la oficina G 5º Falta de informes de retroalimentación a la gerencia B 6º Comunicación pobre fuera de la oficina D 7º Comunicación pobre dentro de la oficina

PLAN DE TRABAJO : CRONOGRAMA DE TRABAJO Item Prioridad E  A C F G B D

1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º

DESCRIPCIÓN DE LA IDEA Misión dy objetivos poco claros Estructura organizacional deficiente Falta de entrenamiento Mala distribución de los correos en la oficina Falta de informes de retroalimentación a la gerencia Comunicación pobre fuera de la oficina Comunicación pobre dentro de la oficina

L M M J x x x x x x x x x

V x x x x

Días S L M x x x x x x x x x x x x x

M J V S x x x x x x x x x x x x x x x

Puntuación por Técnica Nominal de Grupo Item P-1 P-2 P-3 P-4 P-5 TOTAL Prioridad

Comprobación